Luận văn Thạc sĩ: Hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, Nghệ An

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……./……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN CẢNH THÁI

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – NĂM 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……./……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN CẢNH THÁI

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 60 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN

HÀ NỘI – NĂM 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn này là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, các

kết quả nghiên cứu chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nào khác, các

số liệu khảo sát được sử dụng trong luận văn là kết quả do tôi tự tiến hành và

tổng hợp. Các quan điểm của các tác giả khác, các số liệu của các nghiên cứu

khác được sử dụng trong luận văn này đều được trích dẫn, dẫn nguồn đúng

quy định.

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Tác giả

Nguyễn Cảnh Thái

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình cao học và luận văn tốt nghiệp thạc sỹ

chuyên ngành quản lý công, tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy giáo, cô

giáo các khoa, ban thuộc Học viện Hành chính Quốc gia đã trang bị các kiến

thức cơ bản, cũng như các kiến thức chuyên ngành có giá trị lý luận và thực

tiễn to lớn.

Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Phó Giáo sư, Tiến sỹ Nguyễn Thị

Thu Vân đã trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện Luận văn này với tinh thần

trách nhiệm cao độ, phong cách làm việc dân chủ, khoa học.

Đồng thời, xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về nhiều

mặt trong quá trình thực hiện luận văn này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Tác giả

Nguyễn Cảnh Thái

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục chữ viết tắt

Danh mục các sơ đồ, bảng, biểu

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN ......... 9

1.1. Khái quát chung về Văn phòng ........................................................... 9

1.1.1. Khái niệm ....................................................................................... 9

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ................................................................... 11

1.1.3. Vị trí, vai trò ................................................................................. 14

1.2. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện .......................................................... 16

1.2.1. Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện…………………………………………………………………….16

1.2.2. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện ..................... 20

1.2.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................................... 22

1.2.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện...................................................................................... 26

1.3. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ....................................................................................................... 29

1.3.1. Khái niệm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 29

1.3.2. Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 30

1.3.3. Các nội dung hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 32

1.4. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân

dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện ............................................................ 39

1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................... 40

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ............................................................................... 44

Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN ........................................................................................... 45

2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An ..... 45

2.1.1. Đặc điểm địa lý, dân cư và tình hình kinh tế, xã hội thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An……………………………………………………...45

2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An…………………………………………..49

2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An............................................................................................. 52

2.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh .............................................................................................. 54

2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ....................................... 54

2.2.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự ........................................................... 58

2.3. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh .....…………………………………………60

2.3.1. Lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động ......................... 61

2.3.2. Bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin ............................... 63

2.3.3. Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị..................................... 65

2.3.4. Công tác văn thư, lưu trữ.............................................................. 67

2.3.5. Công tác tiếp công dân ................................................................. 72

2.3.6. Hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin………………………………………………………………………...75

2.4. Đánh giá chung về thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh ......................................... 77

2.4.1. Những kết quả đạt được ............................................................... 77

2.4.2. Những hạn chế còn tồn tại............................................................ 80

2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................. 81

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ............................................................................... 83

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN..................................................................... 84

3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp................................................................ 84

3.2. Các định hướng xây dựng giải pháp ................................................. 86

3.3. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh ......................................... 87

3.3.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện…………………………………………………………………….87

3.3.2. Hoàn thiện quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh.......................................................................................... 89

3.3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng…………………………………………………………………….93

3.3.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh................................................. 98

3.3.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác văn phòng................................................................................................ 100

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ............................................................................. 102

KẾT LUẬN .................................................................................................. 103

TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 105

PHỤ LỤC ..................................................................................................... 111

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CNTT : Công nghệ thông tin

HĐND : Hội đồng nhân dân

UBND : Ủy ban nhân dân

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU

TT Tên Trang

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp 27

huyện

Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung 66

cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh

67 Bảng 2.2. Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND

được Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tổ

chức hàng năm

Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến và đi tại UBND thành phố Vinh 69

Bảng 2.4. Kết quả thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết 75

đơn thư của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vinh

Biểu 2.1. Đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập kế hoạch 64

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

Biểu 2.2. Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội 68

nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

Biểu 2.3. Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về 73

công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh

Biểu 2.4. Đánh giá mức độ đảm bảo tuân thủ các quy định của 76

pháp luật trong công tác tiếp công dân của Văn phòng

HĐND và UBND thành phố Vinh

78 Biểu 2.5. Đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo HĐND và

UBND đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn

phòng và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế hiện nay, Việt Nam

cùng với nhiều quốc gia khác trên thế giới đang tích cực tiến hành cải cách

nền hành chính nhà nước song hành với cải cách bộ máy nhà nước; đồng thời

coi việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước

là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, phát huy dân chủ, duy trì sự ổn định

và đảm bảo sự phát triển các lĩnh vực của đời sống xã hội.

Hoàn thiện hoạt động của văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước

từ trung ương tới địa phương nói chung và văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là một trong những nhiệm vụ quan trọng

trong các chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay. Văn

phòng là bộ phận không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, có thể nói

văn phòng như là bộ phận trung gian, là cầu nối giữa cấp lãnh đạo, quản lý

với các phòng, ban chuyên môn và các nhân viên cấp dưới. Vì vậy văn phòng

hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp các cơ quan, tổ chức dễ dàng đạt được các

mục tiêu đã đặt ra với nguồn lực hợp lý nhất.

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh

Nghệ An là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Vinh; có

nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân,

Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động;

đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân,

tổ chức chuyển đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành

phố giải quyết và nhận kết quả trả cho cá nhân, tổ chức.

Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành

phố Vinh, tỉnh Nghệ An trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành tựu đáng

ghi nhận, nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại không ít những hạn chế và một

số phương diện còn hoạt động chưa thật hiệu quả. Vì vậy việc nghiên cứu,

đánh giá một cách đầy đủ thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hoạt

động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh

là một yêu cầu cấp thiết, để hoạt động của Văn phòng được cải thiện tốt hơn,

đáp ứng được những đòi hỏi của quá trình quản lý nhà nước trong giai đoạn

công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay.

Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài: “Hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh,

tỉnh Nghệ An” để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên

ngành Quản lý công của mình.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Nghiên cứu về tổ chức, hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động văn

phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là đề tài thu

hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý trong nước

và thế giới và đã có nhiều bài viết, công trình nghiên cứu được công bố đề cập

đến vấn đề này ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau. Có thể liệt kê một số

công trình nghiên cứu, bài viết sau đây:

- Cuốn sách “Quản trị Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội,

năm 2004) của tác giả Nguyễn Hữu Thân trình bày một cách đại cương về

quản trị hành chính văn phòng, chức năng của quản trị hành chính văn phòng,

mục tiêu hoạch định và tổ chức quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị

hành chính văn phòng một cách khoa học, đơn giản hoá công việc hành chính,

thư tín thương mại quốc tế và nghiệp vụ hành chính văn phòng.

- “Giáo trình Quản trị văn phòng” (Nxb Tài chính, Hà Nội, năm 2005)

của Đại học Kinh tế Quốc dân: Giới thiệu công tác tổ chức văn phòng và một

số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như: tổ chức công tác thông tin, quản lý

thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, hội họp, hội nghị, tổ chức các chuyến

đi công tác, công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản

- “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” (Nxb Khoa

học và kỹ thuật, Hà Nội, năm 2009) của Học viện Hành chính, do TS. Lưu

Kiếm Thanh chủ biên: Tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng: tổ

chức lao động, thông tin, lập chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội

họp, tiếp khách... và công tác về văn thư, lưu trữ.

- “Nghiệp vụ Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm

2009) của tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong

công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng:

công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác

thông tin - báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp

đồng, giao tiếp văn phòng

- “Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng – Lý luận và thực

tiễn”, (Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005), của Trường Đại học Khoa

học xã hội và nhân văn: Bao gồm các bài viết, nghiên cứu chuyên đề về lý

luận và thực tiễn tập trung các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, các hoạt

động cụ thể của văn phòng; các yêu cầu, nguyên tắc quản trị văn phòng ở cả

khu vực công lẫn khu vực tư.

- Hai tác giả Vũ Thị Phụng, Cam Anh Tuấn trong bài viết “Tổng thuật

các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng ở Việt Nam”

(Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2015, tr.43-50) đã trình bày một

cách tổng quát, tóm lược một số nghiên cứu về văn phòng, quản trị văn phòng

ở nước ta trong những năm qua. Từ đó, rút ra một số kết luận, nhận xét và chỉ

ra những điểm cần tiếp tục nghiên cứu, làm rõ.

- Tác giả Phạm Thi Diệu Linh trong bài viết “Quản trị văn phòng: Khái

niệm và các mô hình tổ chức”, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

11/2014, tr. 9-18) đã đưa ra một số nội hàm trong khái niệm quản trị văn

phòng và hai mô hình quản trị văn phòng phổ biến hiện nay.

- Trong bài viết “Sứ mệnh của quản trị hành chính văn phòng trong bối

cảnh hội nhập và phát triển công nghệ” (Tạp chí Quản lý nhà nước, số

243/2016, tr. 44-46) tác giả Nguyễn Văn Hậu đã phân tích và chỉ ra những

yêu cầu, nhiệm vụ (sứ mệnh) của quản trị hành chính văn phòng trong giai

đoạn hiện nay, gắn với sự bùng nổ công nghệ thông tin và quá trình hội nhập

toàn cầu.

- Trong bài viết “Khung năng lực của lãnh đạo Văn phòng HĐND và

UBND cấp huyện” (Nội san Khoa Hành chính học - Học viện Hành chính

Quốc gia, số 17/2015, tr. 12-19), tác giả Vũ Duy Yên đã trình bày một cách

tương đối khái quát khung tiêu chí tham chiếu đối với năng lực của người

lãnh đạo trong tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nước ta hiện

nay.

Các công trình nêu trên đã cung cấp những lý luận cơ bản về văn phòng,

tổ chức, điều hành và quản trị văn phòng; nhưng về khía cạnh thực tiễn hoạt

động của văn phòng ở các cơ quan hành chính nhà nước thì chưa đi sâu phân

tích, đánh giá cụ thể.

Ngoài ra còn có nhiều luận văn, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về tổ

chức và hoạt động của văn phòng ở các cơ quan, tổ chức; cụ thể là:

- Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Nâng cao năng lực điều

hành Văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay” của Thái Thị

Thùy Linh (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2010).

- Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Hiệu quả hoạt động của

Văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội” của Tăng Thị Bích

Ngọc (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2014).

Các tài liệu và công trình nghiên cứu này đã tập trung nghiên cứu, phân

tích và cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về văn phòng, quản lý và điều

hành văn phòng; tạo cơ sở cho việc nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động của

văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước tại một địa bàn cụ thể.

Đánh giá tổng quát cho thấy, đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào

mang tính hệ thống, đi từ lý luận đến thực tiễn về hoạt động của Văn phòng

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. Tuy

nhiên, những nghiên cứu hiện có trên sẽ là tài liệu tham khảo quý báu để tác

giả hoàn thành luận văn này.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

- Mục đích nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về

văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện; từ đó

đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn cần giải quyết những vấn đề cơ bản

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động của Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện.

Trình bày, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An và tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực

trạng đó.

Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động của Văn phòng HĐND

và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

- Phạm vi nghiên cứu:

Về nội dung: Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến văn phòng và

hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, từ đó đưa ra giải pháp

hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh

Nghệ An.

Về thời gian: tổng hợp số liệu và báo cáo từ năm 2011 đến 2016, với tầm

nhìn đến năm 2020.

Về không gian: Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ

An.

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận:

Phương pháp luận được sử dụng trong quá trình nghiên cứu là phép biện

chứng duy vật và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác và Lênin.

- Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp thu thập và xử lý các thông tin, số liệu, tài liệu liên quan

đến tổ chức, hoạt động UBND thành phố Vinh, Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh qua các giai đoạn, thời kỳ phát triển. Việc thu thập, xử lý

thông tin này trực tiếp phục vụ cho việc xây dựng các luận cứ khoa học được

sử dụng trong chương 2 luận văn, làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại

chương 3.

Phương pháp thống kê, so sánh được sử dụng để thống kê số lượng cán

bộ, công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, thống kê các số

liệu trên một số mặt hoạt động cơ bản của Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh như công tác hội họp, văn thư lưu trữ… Từ đó, so sánh, đối chiếu

và đánh giá thay đổi qua từng năm hoặc từng giai đoạn.

Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng trong cả 3 chương của

luận văn nhằm xem xét, đánh giá, làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận cũng

như thực tiễn tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện nói riêng trong phạm vi cả nước (lý luận), và từ

thực tiễn tại HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

Phương pháp điều tra xã hội học thông qua sử dụng bảng hỏi nhằm thu

thập thông tin về các đánh giá của cán bộ, công chức, lao động hợp đồng làm

việc trong các cơ quan thuộc HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

đối với một số nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về mặt lý luận:

Luận văn giúp làm sáng tỏ, hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến văn

phòng, hoạt động của văn phòng trong bối cảnh tổ chức triển khai thực hiện

Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và vận dụng lý thuyết vào

thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh

Nghệ An.

Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở pháp lý liên quan đến Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện.

Luận văn giúp hoàn thiện hệ thống lý luận về Văn phòng nói chung và

Văn phòng HĐND và UBND nói riêng.

- Về mặt thực tiễn:

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần làm cơ sở để Văn phòng

HĐND và UBND thành phố Vinh áp dụng các giải pháp để hoàn thiện hoạt

động đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ thực tiễn.

Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các văn phòng

của các tổ chức, cơ quan khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

Những kết luận, luận cứ khoa học và thực tiễn được đưa ra trong luận

văn có thể làm căn cứ, cơ sở khoa học để các nhà khoa học, nhà quản lý sử

dụng trong các công trình nghiên cứu.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, Luận văn

gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG

NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

1.1. Khái quát chung về Văn phòng

1.1.1. Khái niệm

Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành

chính”, Viện nghiên cứu Khoa học hành chính [57] dẫn ra một số cách hiểu

như sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có

nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ,

văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ

quan, tổ chức.

Các nước phương tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford

Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm

việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ

công (Bưu điện)…; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại

giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sư…).

Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa văn phòng là “địa điểm làm

việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị,

kinh tế, văn hóa, xã hội… nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là

nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó. Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng

là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức

với các công việc chủ yếu như: Giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng và triển

khai chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản

cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài

chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các

thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao”.

Hiện nay, thuật ngữ văn phòng được dùng theo các nghĩa sau đây:

Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính;

Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều

hành công việc nội bộ [57, tr. 352-353].

“Từ điển Tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học định nghĩa văn phòng là

“bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [58, tr.

1408].

Theo các tác giả cuốn sách “150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính

văn phòng” thì trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác

nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất

định. Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng:

Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận,

đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ

cho việc điều hành của lãnh đạo.

Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian:

Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây:

Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối

nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn

phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc...

Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ

quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn

bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư [56, tr. 7-8].

Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn

phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này

tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ

quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ

cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ

thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12].

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan

trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã được

trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm,

sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học.

1.1.2.1. Chức năng

Chức năng được hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể

hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng được

hiểu là những mặt, những phương diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ

quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình.

Chức năng của văn phòng là những phương diện hoạt động chuyên biệt

của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn

hóa.

Các chức năng của văn phòng được phân loại tùy thuộc vào mục đích

nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn

vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến

hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều

cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ

bản, bao gồm: tham mưu, tổng hợp; hậu cần và đại diện.

Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và

cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ

chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công

việc cụ thể.

Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu,

đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các

vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động; tổ chức

các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý.

Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ

cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo,

thủ trưởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông

tin thu được từ công tác tiếp dân...

Tham mưu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để

tham mưu, muốn tham mưu cần phải tổng hợp.

Thứ hai, chức năng hậu cần. Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân

phối và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và

phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm

các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ

bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc; quản lý

tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lương, thưởng; và thực

hiện các hoạt động khác như y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự,

phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Thứ ba, chức năng đại diện. Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp

của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông

qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những

nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tượng quản lý;

hai là, hướng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp;

ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép;

bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu; năm là, tổ chức các buổi

tiệc chiêu đãi khách [56, tr.10-12].

1.1.2.2. Nhiệm vụ

Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng

của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ

cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị,

tổ chức có những nhiệm vụ sau đây:

− Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan (năm, quý,

tháng) và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó.

− Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo

cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các

biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.

− Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách

nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.

− Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và

những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết

văn bản theo đúng quy định của Nhà nước.

− Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công

tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ

quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.

− Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan.

− Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến

phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm;

chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước

và quyết định của thủ trưởng.

− Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật

chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu

cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.

− Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an

toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện

công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh.

− Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn

phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và

hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị

chuyên môn khi cần thiết [56, tr.12-14].

1.1.3. Vị trí, vai trò

1.1.3.1. Vị trí

Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn

liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong quá

trình hoạt động, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức luôn có mối quan hệ nội

bộ với nhau, đồng thời có mối quan hệ ra bên ngoài với các cơ quan, đơn vị,

tổ chức khác thông qua hệ thống văn bản đến và đi, các hoạt động thông tin

qua lại khác.

Xét trong nội bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức, văn phòng có vị trí là bộ phận

trung gian, thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ giữa các bộ phận, thông

qua hoạt động quản lý, điều hành của người đứng đầu nói riêng, của bộ máy

lãnh đạo, quản lý nói chung. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục,

đa dạng và phức tạp trong từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, thể hiện rõ nét vị trí

trung gian của văn phòng.

Xét ở phạm vi rộng hơn, các hoạt động nhằm xác lập, duy trì các mối

quan hệ bên ngoài ấy đều được tiến hành thông qua văn phòng, không thể

thiếu văn phòng. Do đó, văn phòng được coi là đầu mối thông tin liên lạc, là

bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đồng thời,

là bộ phận có mối quan hệ mật thiết, gắn liền với hoạt động của nhà lãnh đạo,

quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Gắn với chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp

việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho

các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động

điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng.

Như vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn

phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo

cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài được

thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

1.1.3.2. Vai trò

Ở đây, vai trò của văn phòng được hiểu là tính cần thiết của văn phòng

trong cơ quan, đơn vị, tổ chức mà nếu thiếu nó thì thiếu đi cơ chế để vận hành

bộ máy một cách trơn tru, thuận lợi hoặc thậm chí không thể vận hành được.

Cụ thể là:

Thứ nhất, hoạt động của văn phòng giúp “giải phóng” nhà lãnh đạo,

quản lý khỏi các sự vụ không đáng có, để họ tập trung vào các công việc

chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành và ra các quyết định một cách chính

xác, mau lẹ, hiệu quả hơn. Thêm nữa, văn phòng là bộ phận tham mưu trực

tiếp cho lãnh đạo trong việc xử lý, giải quyết các công việc hàng ngày, thường

xuyên và cả các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Do đó, văn phòng đóng

vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của bộ

máy quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Thứ hai, văn phòng có vai trò điều hòa các hoạt động giữa các bộ phận

khác nhau trong cơ quan, đơn vị, tổ chức; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống

nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Ở đây,

văn phòng đóng vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ trực tiếp hoạt động của các

bộ phận khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, văn

phòng còn có vai trò bảo đảm hoạt động cho toàn cơ quan, đơn vị, tổ chức

tuân thủ các quy định của pháp luật, giữ vững trật tự, kỷ cương trong quản lý.

Văn phòng còn là cầu nối trung gian trong quá trình thông tin giữa các cấp

trong nội bộ cũng như với bên ngoài.

Thứ ba, văn phòng đóng vai trò là bộ phận đảm bảo các điều kiện vật

chất nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động của từng bộ phận và của cả cơ

quan, đơn vị, tổ chức.

Thứ tư, văn phòng có vai trò tạo nền nếp làm việc khoa học trong tổ

chức, nâng cao năng suất, chất lượng lao động của tổ chức thông qua việc

giúp lãnh đạo xây dựng quy chế làm việc, quy chế kiểm tra, giám sát việc

thực hiện quy chế của tổ chức. Hoạt động này của văn phòng hết sức quan

trọng bởi nó góp một phần quan trọng trong việc trực tiếp tạo nên môi trường

làm việc chuyên nghiệp trong mỗi tổ chức.

Thứ năm, văn phòng đóng vai trò cung cấp kịp thời thông tin phục vụ

quản lý bởi đây là đầu mối duy nhất có chức năng thu thập, phân tích, xử lý

thông tin để tham mưu cho nhà lãnh đạo, quản lý. Hoạt động thông tin của

văn phòng góp phần trực tiếp vào chất lượng, hiệu quả quản lý của nhà lãnh

đạo, quản lý trong tổ chức.

Như vậy, có thể thấy văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng

trong tổ chức và hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là

trong các cơ quan hành chính nhà nước, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính

thường xuyên, liên tục và luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của đời

sống xã hội.

1.2. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

1.2.1. Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp

huyện

Tổ chức và hoạt động của hệ thống chính quyền địa phương nói chung,

của chính quyền cấp huyện nói riêng trước đây thực hiện theo quy định của

Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 (gọi chung là

Luật 2003) và các văn bản hướng dẫn. Hiện nay, tổ chức và hoạt động của

chính quyền địa phương thực hiện theo quy định của Luật Tổ chức chính

quyền địa phương năm 2015. Tuy nhiên, do chưa có các văn bản hướng dẫn,

cũng như sau khi tiến hành cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại

biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021 nên trên thực tế cơ

cấu tổ chức và các hoạt động của chính quyền địa phương, trong đó có chính

quyền cấp huyện đang duy trì theo mô hình của Luật Tổ chức Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Điều này hoàn toàn phù hợp với điều

khoản chuyển tiếp trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.

Theo Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, các đơn vị hành

chính cấp huyện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam gồm có: một

là, chính quyền cấp huyện ở nông thôn, gồm chính quyền địa phương ở huyện

(từ Điều 23 đến Điều 29); hai là, chính quyền địa phương cấp huyện ở đô thị

bao gồm: quận (từ Điều 44 đến Điều 50), thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành

phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (từ Điều 51 đến Điều 57).

1.2.1.1. Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân cấp huyện

Điều 1 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định về chức năng

và mục đích hoạt động của Hội đồng nhân dân như sau:

“Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại

diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa

phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà

nước cấp trên; Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp

quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa

phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải

thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa

vụ của địa phương đối với cả nước; Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám

sát đối với hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân

dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực

hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giám sát việc tuân theo pháp luật

của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân

dân và của công dân ở địa phương”.

Theo Điều 3 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định: “Hội

đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập

trung dân chủ; Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ,

quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà

nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã

hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa

quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác

của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương”.

Về cơ cấu tổ chức, Hội đồng nhân dân theo quy định Luật Tổ chức

HĐND và UBND năm 2003 bao gồm:

Thứ nhất, Thường trực HĐND gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên

thường trực. Thành viên của Thường trực HĐND không được đồng thời là

thành viên của UBND cùng cấp.

Thứ hai, các ban của HĐND gồm: Ban Kinh tế - xã hội và Ban Pháp chế.

Số lượng thành viên mỗi ban do HĐND cùng cấp quyết định. Thành viên của

các ban của HĐND không được đồng thời là thành viên của UBND cùng cấp.

Thứ ba, các đại biểu do nhân dân bầu ra, đại diện cho ý chí và nguyện

vọng của nhân dân địa phương. Đại biểu HĐND cấp huyện hoạt động theo

nhiệm kỳ của HĐND, bắt đầu từ kỳ họp thứ nhất của HĐND khóa đó đến kỳ

họp thứ nhất của HĐND khóa sau.

Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 quy định về cơ cấu tổ

chức bộ máy HĐND cấp huyện bao gồm:

Thứ nhất, các đại biểu HĐND do cử tri ở cấp huyện bầu ra. Số lượng đại

biểu HĐND cấp huyện được xác định phụ thuộc vào điều kiện đặc thù của

từng địa phương, trên cơ sở quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa

phương.

Thứ hai, Thường trực HĐND gồm Chủ tịch, hai Phó Chủ tịch và các Ủy

viên là Trưởng ban của HĐND cấp huyện. Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện

có thể là đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động chuyên trách.

Thứ ba, các Ban pháp chế, Ban kinh tế - xã hội; nơi nào có nhiều đồng

bào dân tộc thiểu số thì thành lập Ban dân tộc. Ban của HĐND cấp huyện

gồm có Trưởng ban, một Phó Trưởng ban và các Ủy viên. Số lượng Ủy viên

của các Ban của HĐND cấp huyện do HĐND cấp huyện quyết định.

Thứ tư, các đại biểu Hội đồng nhân dân huyện được bầu ở một hoặc

nhiều đơn vị bầu cử hợp thành Tổ đại biểu HĐND. Số lượng Tổ đại biểu

HĐND, Tổ trưởng và Tổ phó của Tổ đại biểu HĐND do Thường trực HĐND

cấp huyện quyết định. (Điều 25, Điều 46, Điều 53).

1.2.1.2. Tổ chức bộ máy Ủy ban nhân dân cấp huyện

Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định:

“UBND do HĐND cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và

Uỷ viên. Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND (cùng cấp); Các thành viên khác

của UBND không nhất thiết phải là đại biểu HĐND; Kết quả bầu các thành

viên của UBND phải được Chủ tịch UBND cấp trên trực tiếp phê chuẩn;

Trong nhiệm kỳ nếu khuyết Chủ tịch UBND thì Chủ tịch HĐND cùng cấp

giới thiệu người ứng cử Chủ tịch UBND để HĐND bầu. Người được bầu giữ

chức vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân trong nhiệm kỳ không nhất thiết là đại

biểu HĐND” (Điều 119).

Về số lượng thành viên UBND, Luật Tổ chức HĐND và UBND năm

2003 quy định: “Uỷ ban nhân dân cấp huyện có từ bảy đến chín thành viên”

(khoản 2, Điều 122).

Theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015,

“UBND do HĐND cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành HĐND, cơ quan hành

chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương,

HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. UBND gồm Chủ

tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên, số lượng cụ thể Phó Chủ tịch Ủy ban nhân

dân các cấp do Chính phủ quy định” (Điều 8).

Theo đó, bộ máy UBND cấp huyện gồm có:

Thứ nhất, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên. UBND cấp huyện loại

I có không quá ba Phó Chủ tịch; cấp huyện loại II và loại III có không quá hai

Phó Chủ tịch. Ủy viên UBND cấp huyện gồm các Ủy viên là người đứng đầu

cơ quan chuyên môn thuộc UBND, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ

trách công an.

Thứ hai, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện gồm có các

phòng và cơ quan tương đương phòng (Điều 27, Điều 48, Điều 55).

1.2.2. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

Theo Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015, “Cơ quan chuyên môn

thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân

dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương

và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan

nhà nước cấp trên.

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo,

quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân, đồng thời chịu

sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về ngành,

lĩnh vực cấp trên.

Việc tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện

được thực hiện trên nguyên tắc bảo đảm phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô

thị, hải đảo và điều kiện, tình hình phát triển kinh tế - xã hội của từng địa

phương; bảo đảm tinh gọn, hợp lý, thông suốt, hiệu lực, hiệu quả trong quản

lý nhà nước về ngành, lĩnh vực từ trung ương đến cơ sở; không trùng lặp với

nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước cấp trên đặt tại địa bàn” (Điều

9).

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm có các

phòng và cơ quan tương đương phòng.

Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định

tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,

thành phố thuộc tỉnh quy định rõ các cơ quan chuyên môn được tổ chức thống

nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, bao gồm: Phòng nội vụ,

Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi

trường, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông

tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra huyện, Văn phòng

HĐND và UBND.

Các cơ quan chuyên môn được tổ chức để phù hợp với từng loại hình

đơn vị hành chính cấp huyện. Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức

thống nhất ở tất cả các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã nêu trên,

thì có tổ chức thêm một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình

đơn vị hành chính cấp huyện. Cụ thể là, ở các quận, thị xã, thành phố thuộc

tỉnh tổ chức thêm Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị; ở các huyện tổ chức

thêm Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Phòng Kinh tế và Hạ tầng.

Bên cạnh đó còn tổ chức thêm Phòng Dân tộc nhằm tham mưu, giúp

UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.

Việc thành lập Phòng Dân tộc do UBND cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân

cùng cấp quyết định căn cứ tiêu chí quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 2 Nghị

định số 53/2004/NĐ-CP ngày 18/02/2004 của Chính phủ về kiện toàn tổ chức

bộ máy làm công tác dân tộc thuộc UBND các cấp.

Về tổ chức các cơ quan chuyên môn ở các huyện đảo thì căn cứ vào các

điều kiện cụ thể của từng huyện đảo, UBND tỉnh trình HĐND cấp tỉnh quyết

định số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện đảo. Số

lượng cơ quan chuyên môn của UBND huyện đảo không quá 10 phòng.

1.2.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban

nhân dân cấp huyện

Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chánh Văn phòng là người đứng

đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm trước UBND

cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.

Các Phó Chánh Văn phòng là cấp phó của người đứng đầu Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện, là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số

mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được

phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng được

Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng. Số lượng

Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện không quá 03 người.

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn

nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng,

Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định theo quy

định của pháp luật.

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng

và theo Quy chế làm việc của UBND cấp huyện; bảo đảm nguyên tắc tập

trung dân chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên

môn theo quy định.

Chánh Văn phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của

UBND cấp huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của

cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó.

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND cấp

huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

mình và các công việc được UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện phân công

hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi

để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị

thuộc quyền quản lý của mình.

Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND

cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan

mình; báo cáo công tác trước HĐND và UBND cấp huyện khi được yêu cầu;

phối hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã

hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của mình.

Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ

phận tổng hợp; bộ phận hành chính – văn thư; bộ phận quản trị, kế toán – tài

vụ; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện

Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND

Bộ phận tổng hợp

Bộ phận hành chính – văn thư Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính

Một là, bộ phận tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, xây

dựng chương trình công tác của UBND cấp huyện; tổng hợp, báo cáo định kỳ

và đột xuất; đề xuất, dự thảo các đề án, văn bản hành chính giúp Thường trực

HĐND, UBND cấp huyện trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị

trên địa bàn quản lý thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh,

quốc phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện.

Hai là, bộ phận hành chính – văn thư. Bộ phận này thực hiện các nhiệm

vụ bao gồm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một

cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, điều

hành của Thường trực HĐND, UBND và của Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ

thể thức, nội dung văn bản của Thường trực HĐND, UBND cấp huyện và

Văn phòng trước khi ban hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy

định; Soạn thảo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ của cơ quan; Thực hiện công

tác lưu trữ, các quy định về bí mật nhà nước trong xây dựng, ban hành văn

bản quản lý nhà nước; Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc hướng

dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ hành chính – văn thư đối với Văn phòng của

các cơ quan thuộc UBND cấp huyện và Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.

Ba là, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ. Bộ phận này thực hiện các

nhiệm vụ sau:

− Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;

− Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ

quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy

định hiện hành;

− Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên

cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng

tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;

− Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội

nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện;

− Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh

trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;

− Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí nhân viên trực cơ

quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung;

− Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh

phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn

phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy

định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê

tài sản theo đúng quy định;

− Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng

quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng

hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;

− Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị,

tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;

− Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho

cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo

nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;

− Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ

bản thuộc Văn phòng;

− Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện

và Văn phòng;

− Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết

kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;

− Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa,

thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không

bị ách tắc;

− Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp

điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh Văn

phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng biết trước khi đi.

Bốn là, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính. Bộ phận này

có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị

thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO

9001:2000, cơ chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy

chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn

phòng HĐND và UBND cấp huyện.

1.2.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND -

UBND cấp huyện

Về mặt lý thuyết, văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, giúp việc

cho một cơ quan cụ thể, trên cơ sở đảm bảo phù hợp tính chất, mục đích hoạt

động của cơ quan đó. Khi vận dụng lý thuyết này vào tổ chức và hoạt động

của chính quyền địa phương cấp huyện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND

năm 2003, các văn bản hướng dẫn đã lựa chọn mô hình Văn phòng HĐND và

UBND là cơ quan chuyên môn giúp việc cho cả 2 cơ quan chính quyền cấp

huyện là HĐND và UBND với mục tiêu hạn chế sự phình to của bộ máy;

đồng thời mô hình này được xây dựng cũng một phần từ đánh giá tính chất

tương đồng trong hoạt động của HĐND và UBND là thực hiện chức năng

hành pháp. Tuy nhiên, thực tế bộc lộ rõ mô hình tổ chức Văn phòng HĐND

và UBND cấp huyện nhiều bất cập cần được khắc phục, đặc biệt là khi tổ

chức thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.

Theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 về bộ

máy giúp việc của chính quyền địa phương thì Văn phòng HĐND và UBND

cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và

UBND cấp huyện (khoản 3, Điều 127).

− Về vị trí, chức năng

Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND về:

Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,

điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt

động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ

sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và

chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa,

một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất

cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ

sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận

kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức (Điều 7).

− Về nhiệm vụ, quyền hạn

Từ các chức năng trên, có thể thấy, Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện phải thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn sau:

+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng

kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,

UBND và Chủ tịch UBND cấp huyện. Giúp UBND cấp huyện tổ chức theo

dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã,

phường, thị trấn thực hiện chương trình đó;

+ Giúp Thường trực HĐND và UBND cấp huyện theo dõi, đôn đốc các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã, phường, thị trấn

trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm

pháp luật, các dự án kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác)

và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để

UBND cấp huyện xem xét quyết định;

+ Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được

thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND,

UBND cấp huyện và chỉ đạo điều hành của UBND cấp huyện, Chủ tịch

UBND cấp huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà

nước cấp trên theo quy định của pháp luật;

+ Phối hợp với Thanh tra cấp huyện giúp Thường trực HĐND và UBND

cấp huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo

theo quy định của pháp luật;

+ Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND

cấp huyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND

cấp huyện với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;

+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai

thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cấp trên, của UBND

cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện đến các ngành, các cấp và theo dõi,

đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản

quy phạm pháp luật đó;

+ Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ

hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;

+ Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND cấp

huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của

pháp luật;

+ Quản lý con dấu của thường trực HĐND và UBND cấp huyện, tổ

chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND

và UBND cấp huyện; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản

lý hành chính nhà nước đối với các phòng, ban và các xã, phường, thị trấn

thuộc phạm vi quản lý của cấp huyện;

+ Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư,

hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện

về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND cấp

huyện;

+ Quản lý các hoạt động của Nhà khách và Hội trường UBND cấp

huyện;

+ Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường

trực HĐND và UBND cấp huyện giao.

1.3. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

dân cấp huyện

1.3.1. Khái niệm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân cấp huyện

Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học định nghĩa “hoạt động” là

“tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích

nhất định trong đời sống xã hội (hoạt động văn nghệ nghiệp dư, hoạt động

ngoại giao), hoặc được hiểu là thực hiện một chức năng nhất định nào đó

trong một chỉnh thể (máy móc hoạt động bình thường, tim ngừng hoạt động,

hoạt động của thần kinh cao cấp)” [58, tr. 586].

Từ điển bách khoa Việt Nam định nghĩa “hoạt động” là một phương

pháp đặc thù của con người quan hệ với thế giới chung quanh nhằm cải tạo

thế giới theo hướng phục vụ cuộc sống của mình. Trong mối quan hệ ấy, chủ

thể của hoạt động là con người, khách thể của hoạt động là tất cả những gì mà

hoạt động tác động vào, qua đó tạo ra được sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của

chủ thể. Mục đích trên đây thể hiện trong nhiều lĩnh vực và trên nhiều dạng

hoạt động: kinh tế, chính trị, xã hội, quân sự, tư tưởng, lí luận, văn hóa, tâm lí,

vv. Nhưng hình thức cơ bản, có ý nghĩa quyết định là thực tiễn xã hội. Hoạt

động thường được chia thành hai loại: hoạt động hướng ngoại nhằm cải tạo

thiên nhiên và xã hội; hoạt động hướng nội nhằm cải tạo bản thân con người.

Hai loại hoạt động ấy gắn liền mật thiết với nhau vì con người chỉ có thể cải

tạo mình trong quá trình cải tạo thiên nhiên và xã hội. Hoạt động bao giờ cũng

mang tính lịch sử qua các thời đại khác nhau [24, tr. 341].

Như vậy, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là việc

tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích

nhất định trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn

phòng HĐND và UBND. Hoạt động này được thực hiện một cách thường

xuyên, liên tục và phân biệt với các nhóm hoạt động của các cơ quan nhà

nước khác, phản ảnh bản chất, chức năng của Văn phòng.

1.3.2. Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân cấp huyện

Về cơ bản hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện tuân

thủ các nguyên tắc hoạt động của các công sở nói chung, cụ thể là:

Thứ nhất, nguyên tắc tuân thủ pháp luật. Đây là nguyên tắc có tính tiên

quyết, đặc biệt trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền ở nước ta hiện

nay. Theo đó, mọi hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

được tiến hành trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện những điều pháp luật

cho phép và không được thực hiện những điều mà pháp luật cấm.

Thứ hai, nguyên tắc công khai. Với tính cách là cơ quan nhà nước, hoạt

động nhằm mục đích phục vụ cho lợi ích nhà nước, lợi ích nhân dân nên mọi

hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cũng phải đảm bảo công khai,

minh bạch để nhân dân nắm được và thực hiện giám sát một cách chặt chẽ;

đồng thời, cũng là cơ sở để huy động sự tham gia của nhân dân vào hoạt động

quản lý nhà nước nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện nói riêng.

Thứ ba, nguyên tắc liên tục, ổn định. Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện là cơ quan hành chính nhà nước nên mang đặc tính của cơ quan hành

chính nhà nước với tính liên tục, thường xuyên của nó. Đồng thời, hoạt động

này cũng phải đảm bảo tính ổn định tương đối.

Thứ tư, nguyên tắc có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và

trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong văn phòng. Nguyên tắc này

đảm bảo cho tính khoa học trong phân công, bố trí phù hợp giữa con người

với công việc, tránh trường hợp bỏ sót công việc hoặc chồng chéo công việc.

Đồng thời, nó cũng là cơ sở để xem xét trách nhiệm của tập thể, cá nhân khi

có sai phạm xảy ra.

Thứ năm, nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành. Nguyên tắc

này đặt ra yêu cầu cần huy động sự tham gia ý kiến của các bộ phận, các cá

nhân trong Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nhằm phát huy trí tuệ tập

thể. Bên cạnh đó, việc ban hành các quyết định đảm bảo sự tham gia một cách

dân chủ sẽ có tính khả thi cao, tạo được sự đồng thuận, nhất trí trong toàn cơ

quan, dễ dàng thực hiện và đạt được các mục tiêu đề ra.

Ngoài ra hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND còn phải tuân thủ

một số nguyên tắc khác:

Thứ nhất, nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng

là người đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, thực hiện lãnh

đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được

giao; chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp

huyện về toàn bộ công tác của Văn phòng.

Thứ hai, nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với nguyên

tắc lãnh đạo tập thể. Theo đó, Chánh Văn phòng và các Phó chánh Văn phòng

phải tiến hành bàn bạc và quyết định tập thể những loại công việc như: Xây

dựng chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và quy chế làm việc của Văn phòng

HĐND và UBND; Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Văn

phòng; Báo cáo định kỳ 6 tháng, năm công tác Văn phòng; Các vấn đề thực

hiện chính sách đối với cán bộ, công chức Văn phòng; Các biện pháp thực

hành tiết kiệm, chống lãng phí trong các cơ quan chính quyền cấp huyện.

Thứ ba, nguyên tắc bảo đảm kỷ luật lao động. Nguyên tắc này xuất phát

từ yêu cầu của Bộ luật Lao động năm 2012 và Luật Cán bộ, công chức năm

2008, cùng với hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật quy định

chi tiết và hướng dẫn thi hành. Cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện phải bảo đảm kỷ luật lao động; tự giác, tự chịu

trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ, bảo đảm thực hiện đầy đủ các

quy định, quy chế, nội quy, chế độ công tác.

1.3.3. Các nội dung hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân cấp huyện

Thứ nhất, lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng phải xây

dựng cho mình các chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động một cách hợp

lý, khoa học để đảm bảo sử dụng, phối hợp một cách tốt nhất các nguồn lực

nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về

chương trình, kế hoạch.

Một cách chung nhất (theo nghĩa rộng), chương trình, kế hoạch công tác

là hình ảnh tương lai của đơn vị sau một khoảng thời gian hoạt động nhất

định. Ở phạm vi hẹp hơn, chương trình, kế hoạch là sự định hình, dự báo mục

tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ

quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.

Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn liền với các điều

kiện bảo đảm thực hiện hơn chương trình. Trên thực tế, trong nhiều trường

hợp, kế hoạch và chương trình được hiểu đồng nhất [56, tr. 20].

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có trách nhiệm phải xây dựng

chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

của HĐND và UBND cấp huyện, qua đó đảm bảo cho hoạt động của HĐND,

UBND được liên tục, thống nhất và tạo cơ sở để lãnh đạo HĐND và UBND

chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, khoa học, hợp lý. Đồng thời,

giúp cho lãnh đạo HĐND và UBND thuận lợi và dễ dàng trong kiểm tra, giám

sát quá trình hoạt động, thực hiện công việc của toàn cơ quan, cũng như từng

bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức.

Thứ hai, bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin

Vấn đề sử dụng thông tin trong quản lý, điều hành hiện nay đã trở thành

một đòi hỏi thiết yếu của các tổ chức nói chung và văn phòng HĐND và

UBND nói chung. Thông tin có vai trò quan trọng, giúp cho quá trình quản lý,

điều hành được thông suốt, thống nhất. Trong quản lý hành chính nhà nước

thì thông tin là cơ sở, căn cứ đề các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xây dựng,

ban hành các văn bản, quyết định hành chính nhà nước.

Có nhiểu định nghĩa khác nhau về thông tin. Một cách chung nhất, có thể

hiểu: Thông tin là những tin tức được tiếp nhận về một sự kiện, một vấn đề

hay một tình hình của đời sống tự nhiên và xã hội.

Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác

nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài

có liên quan, về những thay đổi lớn của hệ thống quản lý và môi trường xung

quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý [56, tr. 30].

Về chế độ thông tin, báo cáo, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

phải tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của

HĐND và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cấp huyện. Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện có vị trí trung gian giữa các đầu mối, bộ phận, tổ

chức trong và ngoài HĐND và UBND cấp huyện, vì vậy Văn phòng vừa phải

thu nhận thông tin, vừa phải xử lý và truyền tải, cung cấp thông tin đến lãnh

đạo HĐND và UBND, các phòng ban của HĐND và UBND đầy đủ, chính

xác, kịp thời, nhanh chóng đề giải quyết các công việc, nhiệm vụ một cách

khoa học, hợp lý, đạt hiệu lực, hiệu quả cao.

Thứ ba, tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức

giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước

trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải

quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định

của pháp luật.

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp

với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc

họp của HĐND và UBND cấp huyện.

Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng không thể

thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng trong điều hành tổ chức. Bên cạnh đó, việc

tổ chức cuộc họp còn mang lại những lợi ích thiết thực trên các phương diện

sau đây:

− Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập

thể và tạo ra năng suất lao động cao;

− Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị;

− Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý

kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;

− Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó

khăn; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;

− Trong nhiều trường hợp, nếu cuộc họp được tổ chức tốt có thể đem lại

những lợi ích kinh tế đáng kể [56, tr.148-149].

Thứ tư, công tác văn thư, lưu trữ

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển

giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử

dụng con dấu... được gọi chung là công tác văn thư.

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ

quan, tổ chức. Các cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà

nước muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn

bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên

cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện

tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng nói

chung, văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng là các cơ quan trực

tiếp giúp Thường trực HĐND, UBND cấp huyện tổ chức điều hành bộ máy,

có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn

thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa

học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu

chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Trong các cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta, công tác lưu trữ đối

với các loại tài liệu, văn bản, giấy tờ thuộc thẩm quyền quản lý của chính

quyền cấp huyện được giao cho Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực

hiện.

Thứ năm, tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ hành chính

Với vai trò là đầu mối trong giao tiếp giữa UBND cấp huyện với công

dân, tổ chức, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện việc tiếp

nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa

liên thông. Đây là một trong những nội dung cải cách thủ tục hành chính

nhằm làm giảm bớt phiền hà cho công dân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục

hành chính tại các cơ quan quản lý nhà nước.

Việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của Văn phòng HĐND và

UBND cấp huyện thực hiện theo các quy định của pháp luật, trực tiếp nhất là

Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ

Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ

quan hành chính nhà nước ở địa phương.

Thứ sáu, công tác lễ tân, giao tiếp, tiếp khách

Đây cũng là một trong những nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND

và UBND cấp huyện, gắn liền với vai trò là cầu nối về thông tin giữa Thường

trực HĐND và UBND cấp huyện với các cơ quan, tổ chức, đơn vị bên ngoài

(cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp). Do đó, hoạt động lễ tân, giao tiếp, tiếp

khách của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là hoạt động giao tiếp có

tính chất nghi thức giữa cơ quan nhà nước với đối tác bên ngoài cơ quan.

Đây là hoạt động giao tiếp mang tính chất chính thức của Văn phòng

hoặc của Thường trực HĐND và UBND cấp huyện, diễn ra theo lề lối, thủ tục

quy định chứ không phải là các giao tiếp cá nhân đời thường. Bởi mục đích

của hoạt động giao tiếp này không chỉ là thực hiện các công vụ, nhiệm vụ, thu

nhận thông tin mà trong nhiều trường hợp còn là để bày tỏ, thể hiện thái độ

chính trị, quan điểm của cơ quan nhà nước hay năng lực của chính quyền địa

phương cấp huyện.

Thứ bảy, công tác tiếp công dân

Tiếp công dân cũng là một trong những hình thức giao tiếp mang tính

nghi thức trong cơ quan hành chính nhà nước nói chung, chính quyền địa

phương cấp huyện nói riêng. Tuy nhiên, do tính chất và tầm quan trọng của

hoạt động này trong việc đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của công

dân, tổ chức, cũng như tăng cường tính thực tiễn của các hoạt động quản lý

nên nó được xem như một hoạt động tương đương với các hoạt động khác của

HĐND, UBND cấp huyện mà Văn phòng đảm nhận.

Trong công tác này, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có nhiệm

vụ tham mưu cho lãnh đạo việc bố trí nơi tiếp dân, gắn liền với các điều kiện

cơ sở vật chất đi kèm. Đồng thời, tham mưu việc lựa chọn, bố trí cán bộ, công

chức thực hiện tiếp dân.

Thứ tám, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Để đảm bảo thành công cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo, Văn

phòng HĐND và UBND cấp huyện phải tiến hành thu thập các thông tin về

mục đích của chuyến đi, thời gian đi công tác, thành phần tham gia chuyến

công tác, yêu cầu về phương tiện đi lại và nơi ăn, nghỉ của các thành viên

chuyến công tác, kinh phí dự kiến phục vụ cho chuyến công tác.

Đồng thời, Văn phòng cũng cần đảm bảo thực hiện một số công việc cụ

thể sau: Liên hệ với nơi đến công tác để chuẩn bị các điều kiện về ăn, nghỉ và

làm việc của đoàn công tác; Chuẩn bị các nội dung công tác; Chuẩn bị các tài

liệu chuyên môn; Chuẩn bị các phương tiện đi lại; Chuẩn bị các giấy tờ cần

thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường...; Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết

bị; Chuẩn bị lịch trình cho chuyến đi công tác.

Thứ chín, hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông

tin

Với xu thế và tốc độ phát triển ngày càng nhanh của các mặt đời sống xã

hội, các tiến bộ khoa học công nghệ thì nhu cầu hiện đại hóa công tác văn

phòng, gắn với ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, đặc biệt là công

nghệ thông tin càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Đồng thời, hiện đại hóa công tác văn phòng còn góp phần quan trọng

trong việc hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, hạn chế

việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý, điều hành; giúp cho các nhà

quản lý thoát khỏi các công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện để

cán bộ, công chức phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công việc.

Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm: Tổ chức bộ máy

văn phòng khoa học, gọn nhẹ; Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng;

Trang bị các trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hiện đại, phù hợp; Cải thiện,

nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ hành chính.

Thứ mười, tổ chức bố trí nơi làm việc

Nơi làm việc hay còn gọi là không gian và môi trường làm việc có ảnh

hưởng rất lớn đến tâm lý và hiệu suất công việc của người lao động. Bất kỳ

cán bộ, công chức nào cũng đều mong muốn được làm việc trong một môi

trường năng động, dễ chịu, thoải mái với đầy đủ thiết bị văn phòng để hỗ trợ

cho công việc.

Việc tổ chức, bố trí nơi làm việc được tiến hành dựa trên 5 nguyên tắc cơ

bản: 1- Đáp ứng nhu cầu sử dụng; 2- Phù hợp với mối tương quan giữa luồng

công việc, người làm việc, thiết bị làm việc; 3- Bố trí bàn ghế, thiết bị phù

hợp nhu cầu sử dụng; 4- Bảo đảm yếu tố nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm

thanh; 5- Tạo không gian mở cho nơi làm việc.

Thứ mười một, công tác quản lý tài chính, công sản

Nội dung này thuộc chức năng hậu cần của Văn phòng, nhằm thực hiện

các nhiệm vụ cụ thể sau đây: Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật

chất cho cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ; Mua sắm, quản lý, bảo vệ,

bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, bảo đảm cho hoạt động của cơ

quan được tiến hành liên tục; Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ,

chính sách mà Nhà nước quy định; Bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn lao động

trong cơ quan.

Công tác quản lý tài chính, công sản bao gồm các hoạt động cụ thể: Một

là, quản lý chi tiêu kinh phí; Hai là, quản lý quỹ lương, quản lý tài sản cố

định, quản lý vật tư hàng hóa, vật rẻ tiền mau hỏng; Ba là, bảo đảm điều kiện

làm việc cho cơ quan; Bốn là, thực hiện các loại công vụ khác có liên quan

đến tài chính, công sản như khánh tiết, tổ chức hội họp, lễ tân, tiếp khách...

1.4. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân

dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện

Thứ nhất, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải

đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, góp phần xây dựng nhà nước

pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Đây là yêu cầu có tính chất cấp thiết, quan

trọng, phù hợp với định hướng xây dựng bộ máy chính quyền các cấp ở Việt

Nam hiện nay, đồng thời cũng phù hợp với xu hướng vận động khách quan

của xã hội.

Việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình hoạt động của

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trực tiếp đảm bảo thực hiện một

phần chức năng, nhiệm vụ quan trọng của chính quyền địa phương ở cấp

huyện, vừa gián tiếp góp phần đảm bảo quá trình vận hành liên tục, ổn định

của hệ thống hành chính nhà nước.

Thứ hai, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải

đảm bảo các nguyên tắc hoạt động cơ bản; đồng thời đảm bảo thực hiện dân

chủ cơ sở. Việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động cơ bản sẽ giúp cho quá

trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện diễn ra đúng

định hướng, có tính khoa học, hợp lý.

Bên cạnh đó, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

phải đảm bảo và không ngừng nâng cao hiệu quả thực hiện dân chủ cơ sở

trong cơ quan nhằm bảo vệ các lợi ích hợp pháp của cán bộ, công chức trong

cơ quan. Đồng thời, phát huy được trí tuệ tập thể thông qua việc lắng nghe,

tiếp thu các ý kiến đóng góp, xây xựng, phản hồi từ nhiều phía khác nhau.

Thứ ba, phải từng bước đổi mới hoạt động, xây dựng và chuyển dần sang

mô hình công vụ việc làm. Quá trình vận động liên tục của đời sống xã hội,

cũng như yêu cầu vừa nâng cao hiệu quả hoạt động, vừa thực hiện tinh giản

bộ máy đặt ra yêu cầu chung trong mọi cơ quan hành chính nhà nước, bao

gồm Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải liên tục đổi mới nội dung

và hình thức hoạt động. Thêm nữa, cần có nghiên cứu và lộ trình thích hợp

nhằm chuyển dần mô hình công vụ từ chức nghiệp sang việc làm nhằm hạn

chế sức ì trong công tác của cán bộ, công chức; đồng thời, cũng là một trong

những tiền đề để phát huy hiệu quả các giải pháp trong chính sách cải cách

tiền lương, gắn trả lương với vị trí công tác, kết quả công tác.

Thứ tư, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phải đảm bảo tuân

thủ các nội dung trọng tâm của cải cách hành chính nhà nước, trực tiếp góp

phần thực hiện các mục tiêu cải cách hành chính nhà nước.

Yêu cầu về cải cách hành chính nhà nước mang tính chất giai đoạn, được

xác định các trọng tâm thực hiện khác nhau trong từng giai đoạn cụ thể. Văn

phòng HĐND và UBND cấp huyện là cơ quan hành chính nhà nước cấp địa

phương, cấu thành hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Do đó, việc

thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ nhằm đảm bảo xây dựng nền hành chính

nhà nước hiện đại đòi hỏi phải được đưa vào trong từng nội dung hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.

1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Thứ nhất, các yếu tố từ bên ngoài

Một là, trình độ phát triển kinh tế, xã hội. Theo đó, trình độ phát triển

kinh tế, xã hội càng cao thì tính chất và mức độ phức tạp trong hoạt động

quản lý càng lớn, đòi hỏi phải có những thích ứng liên tục trong quá trình tổ

chức, vận hành bộ máy nhà nước trong phạm vi quốc gia lẫn phạm vi địa

phương, trong đó bao gồm bộ máy chính quyền cấp huyện. Tuy nhiên, sự phát

triển kinh tế, xã hội cũng đem lại thuận lợi về mặt trang bị các phương tiện

vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung,

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng một cách trực tiếp hoặc

gián tiếp.

Hai là, chế độ chính trị và môi trường thể chế trong nước. Đây là yếu tố

ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đối với hoạt động của bộ máy nhà nước nói

chung, của chính quyền cấp huyện, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

nói riêng. Trong một quốc gia có chế độ chính trị ổn định thì hệ quả tất yếu là

việc tổ chức và hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức được đảm bảo, đặc

biệt là tính thường xuyên, liên tục và ổn định trong hoạt động quản lý nhà

nước. Ngược lại, nếu chế độ chính trị có tính chất bất ổn, có sự biến động lớn,

tần suất dày thì đồng thời cũng tạo nên tính mất ổn định trong hoạt động của

các cơ quan hành chính nhà nước, trong đó có văn phòng HĐND và UBND

cấp huyện.

Bên cạnh đó, thể chế hay luật pháp cũng có tác động rất lớn đến hoạt

động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bởi hoạt động của cơ quan

này chỉ có thể thực hiện được dựa trên các quy định mang tính pháp lý do các

cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Nếu môi trường thể chế lành

mạnh, hoạt động của Văn phòng sẽ diễn ra một cách thuận lợi; ngược lại, nếu

hệ thống thể chế yếu kém, có nhiều kẽ hở thì hoạt động của Văn phòng dễ bị

sai lệch so với các mục tiêu định hướng ban đầu.

Ba là, các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán của địa phương. Yếu tố

văn hóa, phong tục, tập quán luôn gắn liền với một phạm vi không gian xã hội

nhất định, là nơi mà các cá nhân, cộng đồng người tổ chức các hoạt động

sống, lao động, giao lưu, trao đổi các kiến thức, kinh nghiệm, lối sống, phong

tục, tập quán, lễ nghi, tín ngưỡng, tôn giáo... Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng

trực tiếp đến mọi cá nhân, tổ chức trong phạm vi không gian đó, từ đó hình

thành nên văn hóa đặc trưng của địa phương đó, ảnh hưởng vào môi trường

văn hóa công sở ở địa phương đó. Cho nên, mặc dù có những đặc điểm chung

của văn hóa công sở nhưng mỗi công sở ở mỗi địa phương lại có những nét

đặc thù riêng ví dụ kiến trúc, bài trí các trang thiết bị. Xa hơn là ảnh hướng

đến cách thức, phương pháp quản lý, văn hóa giao tiếp, phong cách làm việc...

Bốn là, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ. Đây là những yếu tố

mang tính vật chất tác động đến hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND

cấp huyện nói riêng, tác động đến toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của

xã hội, của cộng đồng nói chung. Ở những địa phương có hệ thống cơ sở hạ

tầng kỹ thuật và khoa học công nghệ phát triển thì nhìn chung mọi hoạt động

đều có tính thuận lợi, được hỗ trợ trực tiếp nhờ các tiện nghi vật chất. Ngược

lại, ở những địa phương có hệ thống hạ tầng kém phát triển, không có khả

năng áp dụng, triển khai các thành tựu khoa học công nghệ thì hoạt động

thường chậm chạp, kém hiệu quả.

Thứ hai, các yếu tố từ bên trong

Một là, nguyên tắc, cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng HĐND

và UBND cấp huyện. Trong một cơ quan có càng nhiều phòng, ban, nhiều bộ

phận thì tính chất công việc càng phức tạp hoặc do các mảng chức năng,

nhiệm vụ chưa được phân định, phân công một cách khoa học, bài bản.

Xét cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn đều cho thấy, trong bất kỳ cơ quan,

đơn vị, tổ chức nào có cơ cấu tổ chức hợp lý, thống nhất, có nguyên tắc và cơ

chế vận hành khoa học, rõ ràng thì sẽ tạo nên sự vận hành đồng bộ, hài hòa,

cân bằng giữa các bộ phận, đem lại hiệu quả cao trong công việc và ngược lại.

Do đó, để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND và

UBND nói chung, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng cần cơ

cấu tổ chức văn phòng hợp lý theo hướng tinh gọn, bảo đảm đủ người, đủ

việc, đúng người đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trường

của từng người.

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nếu được tổ chức khoa học, hợp

lý, có cơ chế vận hành phù hợp sẽ làm cho quá trình thông tin diễn ra hiệu

quả, nhanh chóng, chính xác, kịp thời; đồng thời, các nguồn lực phục vụ cho

hoạt động tham mưu, cũng như hoạt động điều hành, quản lý có thể được huy

động, sử dụng một cách hiệu quả khi vận dụng các phương pháp tác động,

vận hành, bố trí, sắp xếp khoa học.

Hai là, năng lực của đội ngũ công chức, người lao động của Văn phòng.

Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định phần lớn thành công trong hoạt

động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, bao gồm Văn phòng bởi suy cho đến

cùng, con người là chủ thể của mọi hoạt động có mục đích. Công chức văn

phòng vừa phải đáp ứng được các tiêu chuẩn chung về trình độ chuyên môn,

nghiệp vụ, đạo đức công vụ, sức khỏe, đồng thời còn phải có thêm tinh thần,

thái độ làm việc hăng hái, năng động, có óc tổ chức, quản lý, bao quát công

việc, có khả năng quan sát, đánh giá, xử lý các tình huống trong thời gian

ngắn, chịu được áp lực công việc lớn, có khả năng vận động, thuyết phục mọi

người trong thực thi công vụ, nhiệm vụ.

Bên cạnh đó, hoạt động của Văn phòng cũng đòi hỏi khả năng phối hợp

hành động giữa các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho

việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

Ba là, quy chế hoạt động của Văn phòng. Đây là yếu tố mang tính chất

pháp lý, đóng vai trò là thể chế trong nội bộ Văn phòng mà nếu thiếu nó sẽ

khó hoặc không có khả năng tiến hành được các hoạt động của Văn phòng.

Quy chế hoạt động của Văn phòng bao gồm các quy định có tính chất bắt

buộc cao. Quy chế này, cùng với hệ thống thể chế hành chính nhà nước tạo

nên sự ràng buộc các bộ phận và các cá nhân trong Văn phòng với nhau trong

việc hướng đến thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Bên cạnh đó, quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND còn

bao gồm các quy định, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện các nội dung hoạt

động của Văn phòng như quy chế thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quy chế

quản lý tài sản công…

Bốn là, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của

Văn phòng. Đây là yếu tố vật chất, ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng lao

động trong Văn phòng. Muốn đảm bảo chất lượng, hiệu quả hoạt động của

các cơ quan cũng như của Văn phòng thì không thể thiếu các trang thiết bị hỗ

trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là một cơ quan chuyên môn

thuộc UBND cấp huyện, có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, gắn với các chức

năng cơ bản của mình góp phần rất lớn trong việc tạo nên chất lượng, hiệu

quả hoạt động quản lý, điều hành.

Văn phòng HĐND và UBND mang những nét chung của văn phòng,

đồng thời cũng còn có những đặc trưng riêng gắn với yếu tố quyền lực nhà

nước, đặc thù của hoạt động hành chính nhà nước với tính chất đa dạng, phức

tạp và luôn luôn phải có khả năng thích ứng với quá trình thay đổi liên tục.

Việc nghiên cứu các vấn đề lý luận về văn phòng nói chung, Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện nói riêng có ý nghĩa rất lớn trong việc thiết lập

nền tảng để tham chiếu, đánh giá thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND

và UBND cấp huyện ở từng địa phương cụ thể. Từ đó, có cơ sở tiếp tục nâng

cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện ở nước ta.

Chương 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA

VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

2.1.1. Đặc điểm địa lý, dân cư và tình hình kinh tế, xã hội thành phố

Vinh, tỉnh Nghệ An

2.1.1.1. Đặc điểm địa lý, dân cư

Thành phố Vinh là đô thị loại 1 thuộc tỉnh Nghệ An, là trung tâm kinh tế,

chính trị của tỉnh và đã được Chính phủ quy hoạch để trở thành trung

tâm kinh tế, văn hóa của vùng Bắc Trung bộ. Thành phố Vinh có tọa độ địa lý

từ 18°38'50" đến 18°43’38" độ vĩ Bắc, từ 105°56’30" đến 105°49’50" độ kinh

Đông; nằm bên bờ sông Lam, phía Bắc giáp huyện Nghi Lộc, phía Nam và

Đông Nam giáp huyện Nghi Xuân, phía Tây và Tây Nam giáp huyện Hưng

Nguyên; cách thủ đô Hà Nội 295 km về phía Bắc, cách Thành phố Hồ Chí

Minh 1.424 km về phía Nam, cách thủ đô Viên Chăn (Lào) 400 km về phía

Tây.

Thành phố Vinh nằm trong hành lang kinh tế Đông Tây, nối liền

Myanma - Thái Lan - Lào - Việt Nam - Biển Đông; nằm trên trục giao thông

huyết mạch Bắc - Nam về cả đường bộ, đường sắt, đường thủy và đường hàng

không, nắm giữ vị trí trọng yếu trên con đường vận chuyển trong nước từ Bắc

vào Nam và ngược lại; do đó rất thuận lợi cho việc giao lưu kinh tế - văn hóa

trong khu vực và quốc tế.

Thành phố Vinh có diện tích 104,96 km², dân số khoảng 480.000 người

(2013), được chia làm 25 đơn vị hành chính, trong đó bao gồm 16 phường

(Bến Thủy, Cửa Nam, Đội Cung, Đông Vĩnh, Hà Huy Tập, Hồng Sơn, Hưng

Bình, Hưng Dũng, Hưng Phúc, Lê Lợi, Lê Mao, Quán Bàu, Quang Trung,

Trung Đô, Trường Thi, Vinh Tân) và 9 xã (Hưng Chính, Hưng Đông, Hưng

Hòa, Hưng Lộc, Nghi Ân, Nghi Đức, Nghi Kim, Nghi Liên, Nghi Phú).

Theo “Đề án Phát triển thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An thành trung tâm

kinh tế, văn hóa vùng Bắc Trung bộ đến năm 2020 theo tinh thần Nghị quyết

số 26-NQ/TW của Bộ Chính trị” đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại

Quyết định số 2468/QĐ-TTg ngày 29 tháng 12 năm 2015 thì chức năng của

thành phố Vinh là: đầu tàu tăng trưởng và giải quyết các nhiệm vụ trọng yếu

về phát triển kinh tế của tỉnh Nghệ An và vùng Bắc Trung bộ; trung tâm về tài

chính, thương mại, du lịch, khoa học - công nghệ, công nghệ thông tin, công

nghiệp công nghệ cao, y tế, văn hóa, thể thao, giáo dục đào tạo của vùng Bắc

Trung bộ; đầu mối giao thông, cửa ngõ quan trọng của vùng Bắc Trung bộ, cả

nước và quốc tế.

Mục tiêu tổng quát phát triển thành phố trong thời gian tới là xây dựng

thành phố Vinh trở thành thành phố văn minh, hiện đại, là trung tâm chính trị,

kinh tế, văn hóa của tỉnh Nghệ An; trung tâm vùng Bắc Trung bộ về các lĩnh

vực tài chính, thương mại, du lịch, khoa học - công nghệ, công nghệ thông tin,

công nghiệp công nghệ cao, y tế, văn hóa, thể thao, giáo dục - đào tạo; có nền

văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc xứ Nghệ, xã hội phát triển, đời sống vật chất

tinh thần của nhân dân ngày càng được nâng cao.

2.1.1.2. Tình hình kinh tế, xã hội thành phố Vinh

Về phát triển kinh tế giai đoạn 2011 – 2015: Trong bối cảnh thế giới

biến động khó lường, kinh tế trong nước khó khăn, thực hiện chỉ đạo của

Trung ương và tỉnh, thành phố đã triển khai nhiều giải pháp nhằm thực hiện

kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, an sinh xã hội vì sự phát triển bền

vững; thực hiện tái cơ cấu kinh tế gắn với đổi mới mô hình tăng trưởng theo

hướng nâng cao chất lượng, hiệu quả, sức cạnh tranh. Nhịp độ tăng trưởng

kinh tế giai đoạn 2011 – 2015 là 7,92% (giai đoạn 2006 – 2010 là 16,1%). Giá

trị gia tăng bình quân đầu người/năm tăng từ 36,47 triệu đồng năm 2010 lên

68,1 triệu đồng năm 2014, ước 2015 đạt 75,5 triệu đồng. Cơ cấu kinh tế

chuyển dịch theo hướng tích cực, phù hợp vị thế của đô thị: tỷ trọng ngành

dịch vụ tăng từ 58,66% năm 2010 lên 65,23% năm 2015; công nghiệp – xây

dựng giảm từ 39,39% xuống còn 33,16%; nông – lâm – ngư nghiệp giảm từ

1,96% xuống còn 1,61%. Tổng thu ngân sách trên địa bàn 5 năm ước đạt

21.668 tỷ đồng, tăng bình quân 8,34%/năm, trong điều kiện khó khăn nhưng

tăng trưởng đảm bảo quy mô, đóng góp khoảng 32,75% thu ngân sách trên

địa bàn tỉnh. Tổng vốn đầu tư phát triển toàn xã hội trong 5 năm ước đạt

49.913 tỷ đồng, tăng bình quân 8,99%/năm, chiếm 33,21% tổng vốn đầu tư

trên địa bàn toàn tỉnh (150.288 tỷ đồng).

Về quản lý đô thị, đất đai, xây dựng cơ bản và phát triển hệ thống kết

cấu hạ tầng đô thị: Đã tích cực phối hợp với các ngành cấp tỉnh hoàn thành

việc điều chỉnh quy hoạch chung thành phố đến năm 2030, tầm nhìn đến năm

2050. Công tác đầu tư, phát triển kết cấu hạ tầng kỹ thuật, chỉnh trang đô thị

được đẩy mạnh. Công tác huy động nguồn lực trong nhân dân xây dựng các

công trình hạ tầng kỹ thuật được tập trung chỉ đạo. Quản lý đầu tư xây dựng

cơ bản được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.

Về văn hóa xã hội; khoa học – công nghệ: Mạng lưới giáo dục phát triển

mạnh, cơ bản đáp ứng nhu cầu học tập của con em trên địa bàn thành phố và

khu vực. Các tổ chức khoa học – công nghệ trên địa bàn không ngừng được

củng cố và phát triển, một số cơ sở nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học

công nghệ quy mô vùng hoạt động có hiệu quả. Công tác quản lý nhà nước

đối với lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao được tăng cường. Công tác khám

chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân được quan tâm. Các

chính sách xã hội được chăm lo; công tác bảo trợ xã hội, chính sách người có

công được chi trả đầy đủ, kịp thời, đúng đối tượng; các giải pháp thực hiện kế

hoạch giảm nghèo bền vững được triển khai tích cực.

Về quốc phòng – an ninh: Tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý nhà

nước về nhiệm vụ quốc phòng – an ninh, đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an

toàn xã hội. Kết hợp tốt giữa phát triển kinh tế – xã hội với củng cố quốc

phòng – an ninh gắn với nhiệm vụ xây dựng các cụm an toàn làm chủ – sẵn

sàng chiến đấu, xây dựng khu vực phòng thủ, thế trận quốc phòng toàn dân

gắn với thế trận an ninh nhân dân.

Bên cạnh những thành tựu đạt được thành phố Vinh vẫn còn những

khuyết điểm, yếu kém như: Kinh tế chưa có tính đột phá, các yếu tố trở thành

trung tâm vùng đối với các lĩnh vực kinh tế chưa rõ nét. Công tác quản lý quy

hoạch, quản lý đất đai có mặt chưa tốt, còn sai phạm và vi phạm pháp luật;

trật tự đô thị, vệ sinh môi trường còn bộc lộ nhiều hạn chế chậm được khắc

phục. Xây dựng nếp sống văn minh đô thị còn hạn chế, thiếu giải pháp cụ thể.

An ninh, trật tự an toàn xã hội vẫn còn tiềm ẩn một số yếu tố phức tạp, nhất là

tội phạm ma túy, băng nhóm trộm, cướp, trật tự an toàn giao thông. Đơn thư

khiếu nại tố cáo còn nhiều, một số vụ việc giải quyết thiếu dứt điểm, kéo

dài…

Nguyên nhân của những khuyết điểm, yếu kém là: Tình hình suy giảm

kinh tế, sản xuất ngừng trệ, nhiều doanh nghiệp phá sản; thời tiết diễn biến

phức tạp, một số dịch bệnh phát sinh đã tác động bất lợi đến sản xuất, kinh

doanh và đời sống nhân dân; tệ nạn xã hội, nạn tham nhũng, tình trạng suy

thoái về tư tưởng chính trị, đạo đức lối sống của một bộ phận cán bộ, đảng

viên, công chức, sự chống phá của các thế lực thù địch đã ảnh hưởng không

nhỏ đến tâm tư, tình cảm, niềm tin của cán bộ, đảng viên và nhân dân. Thẩm

quyền thành phố trong quản lý nhà nước ở một số lĩnh vực còn bất cập nên

thiếu chủ động trong chỉ đạo, giải quyết nhiệm vụ. Công tác dự báo thiếu

chính xác, chưa lường hết những khó khăn của suy thoái kinh tế. Công tác

lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của cấp ủy, chính quyền từ thành phố đến cơ sở

trên một số lĩnh vực chưa thường xuyên và thiếu quyết liệt. Trách nhiệm

người đứng đầu một số lĩnh vực, phòng, ban, đơn vị, phường, xã chưa cao, có

lúc, có nơi còn ngại va chạm, đùn đẩy, né tránh; trong thực hiện nhiệm vụ

thiếu tính bao quát, chậm phát hiện vấn đề để tham mưu xử lý.

2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân

thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

Trong giai đoạn trước ngày 01/01/2016, UBND thành phố Vinh có vị trí,

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng

nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, là UBND cấp huyện. Theo đó:

UBND cấp huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (quận,

huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), do HĐND cùng cấp bầu ra, chịu trách

nhiệm trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên; UBND chịu trách nhiệm

chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị

quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp

phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các

chính sách khác trên địa bàn; UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở

địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy

hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở (Điều 2).

Theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

năm 2003, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định bao

gồm các nhiệm vụ chung (từ Điều 97 đến Điều 107) và các nhiệm vụ riêng

đối với từng loại hình chính quyền cấp huyện ở đô thị, nông thôn và hải đảo

(từ Điều 108 đến Điều 110). Trong đó, quyền hạn và nhiệm vụ chung của

UBND cấp huyện được quy định cụ thể trong các lĩnh vực: kinh tế; nông

nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ

công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ và du lịch;

giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao; khoa học, công

nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã

hội; thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật;

xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.

Ngoài ra, UBND thành phố thuộc tỉnh còn thực hiện các nhiệm vụ,

quyền hạn cụ thể sau: Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã, thành

phố thuộc tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên

phê duyệt; Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch

tổng thể xây dựng và phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trên cơ

sở quy hoạch chung, kế hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện

pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ

môi trường và cảnh quan đô thị; biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức

đời sống dân cư trên địa bàn; Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ

nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ

chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất

đai theo quy định của pháp luật; Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các

công trình công cộng được giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông

quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện

chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông,

vệ sinh đô thị ở địa phương; Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể

thao của thị xã, thành phố thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích

lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do thị xã, thành phố thuộc tỉnh quản

lý (Điều 108).

Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, có hiệu lực thi

hành kể từ ngày 01/01/2016, chính quyền địa phương các cấp đã có sự phân

định tương đối giữa chính quyền ở nông thôn, đô thị và hải đảo. Trên cơ sở

quy định của Luật, UBND thành phố Vinh là UBND thành phố thuộc tỉnh,

thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 56, cụ thể:

Thứ nhất, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Điều 28 của

Luật này, bao gồm: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân thành phố quyết định

các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3

Điều 26 của Luật này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND thành

phố; Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc UBND; Tổ chức thực hiện ngân sách thành phố; thực hiện

các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng,

thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới

giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất

đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở

vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành

phố theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo

đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới

hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể

dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng,

an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các

nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật; Thực hiện nhiệm vụ,

quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền; Phân cấp, ủy

quyền cho UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ,

quyền hạn của UBND thành phố.

Thứ hai, xây dựng, trình Hội đồng nhân dân thành phố quyết định các

nội dung quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 54 của Luật này và tổ chức

thực hiện các nghị quyết của HĐND thành phố.

Thứ ba, quyết định cơ chế khuyến khích phát triển công trình hạ tầng đô

thị trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, quyết định kế hoạch xây dựng công trình hạ tầng đô thị, quy

hoạch phát triển đô thị theo quy định của pháp luật.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ủy ban nhân dân thành phố

Vinh, tỉnh Nghệ An

Thứ nhất, về cơ cấu tổ chức

Căn cứ Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 04/3/2016 của UBND

tỉnh Nghệ An về việc quy định các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các

huyện, thành phố, thị xã của tỉnh Nghệ An, UBND thành phố Vinh đã tổ chức

12 cơ quan chuyên môn tham mưu, giúp việc UBND, bao gồm:

1. Phòng Nội vụ

2. Phòng Tư pháp

3. Phòng Tài chính – Kế hoạch

4. Phòng Tài nguyên và Môi trường

5. Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

6. Phòng Văn hóa và Thông tin

7. Phòng Giáo dục và Đào tạo

8. Phòng Y tế

9. Thanh tra

10. Văn phòng HĐND và UBND

11. Phòng Kinh tế

12. Phòng Quản lý đô thị

Ngoài ra, UBND thành phố Vinh còn có các đơn vị sự nghiệp công lập

trực thuộc như sau:

1. Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng thành phố Vinh

2. Ban quản lý tiểu dự án Phát triển đô thị Vinh

3. Nhà văn hóa thiếu nhi Việt Đức

4. Trường Trung cấp nghề Kinh tế – Kỹ thuật – Công nghiệp Vinh

5. Đài phát thanh – truyền hình thành phố Vinh

6. Trung tâm Văn hóa Thể thao thành phố Vinh

7. Trung tâm Giáo dục lao động xã hội thành phố Vinh

8. Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Vinh

9. Trung tâm Phát triển quỹ đất thành phố Vinh

10. Thanh tra đô thị thành phố Vinh

11. Ban nghĩa trang thành phố Vinh

12. Ban quản lý chợ Vinh

13. Ban quản lý chợ Ga Vinh

Thứ hai, về cơ cấu nhân sự, UBND thành phố Vinh nhiệm kỳ 2016 –

2021 bao gồm:

− 01 Chủ tịch UBND thành phố.

− 04 Phó Chủ tịch UBND thành phố: 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh

tế, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Văn hóa – Xã hội, 01 Phó Chủ tịch phụ trách

về Đô thị, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Xây dựng cơ bản – Giải phóng mặt

bằng.

− 14 Ủy viên: 01 Ủy viên phụ trách Quân sự, 01 Ủy viên phụ trách

Công an, 01 Ủy viên phụ trách Thanh tra, 01 Ủy viên phụ trách Văn phòng,

01 Ủy viên phụ trách Tài chính – Kế hoạch, 01 Ủy viên phụ trách Tài nguyên

và Môi trường, 01 Ủy viên phụ trách Quản lý đô thị, 01 Ủy viên phụ trách

Kinh tế, 01 Ủy viên phụ trách Nội vụ, 01 Ủy viên phụ trách Lao động –

Thương binh và Xã hội, 01 Ủy viên phụ trách Giáo dục và Đào tạo, 01 Ủy

viên phụ trách Văn hóa và Thông tin, 01 Ủy viên phụ trách Tư pháp, 01 Ủy

viên phụ trách Y tế.

− Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố có 01 trưởng phòng,

từ 01 đến 04 phó trưởng phòng và một số chuyên viên, cán sự. Biên chế của

các phòng thuộc UBND thành phố do Chủ tịch UBND thành phố phân bổ trên

tổng biên chế quản lý Nhà nước của UBND thành phố được UBND tỉnh giao

hàng năm và thực hiện theo các quy định hiện hành.

2.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

dân thành phố Vinh

2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.2.1.1. Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh là cơ quan chuyên môn

thuộc UBND thành phố, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và

UBND về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về

chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý

và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm

bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND và UBND.

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có tư cách pháp nhân, có

con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và

công tác của UBND thành phố Vinh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,

hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Nghệ An.

2.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Thứ nhất, đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND

Một là, trình UBND thành phố chương trình làm việc, kế hoạch công tác

hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND thành phố. Đôn đốc,

kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND các xã, phường việc thực hiện

chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND thành phố sau

khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các

phòng chuyên môn, UBND xã, phường theo quy định của pháp luật;

Hai là, thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh

đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND thành phố theo quy

định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất

được giao theo quy định của pháp luật;

Ba là, trình UBND thành phố quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,

các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và

UBND thành phố;

Bốn là, chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của

Chủ tịch UBND thành phố; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn,

UBND cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

Năm là, có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản

của các phòng, ban chuyên môn, UBND xã, phường trước khi trình UBND và

Chủ tịch UBND thành phố xem xét, quyết định;

Sáu là, giúp UBND và Chủ tịch UBND thành phố giữ mối quan hệ phối

hợp công tác với Thành uỷ, Thường trực Thành ủy, Thường trực HĐND, Ủy

ban Mặt trận Tổ quốc thành phố, các đoàn thể nhân dân thuộc thành phố và

các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn thành phố;

Bảy là, tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND

thành phố; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có

liên quan. Giúp UBND thành phố phối hợp với các cơ quan chức năng theo

dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên

môn, UBND xã, phường;

Tám là, quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch

UBND thành phố; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin

học hoá hành chính nhà nước của UBND thành phố;

Chín là, trình UBND thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực

hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng

HĐND và UBND thành phố;

Mười là, phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, phường về

nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà

nước theo quy định của pháp luật;

Mười một là, giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng,

chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và

UBND thành phố theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch

UBND thành phố;

Mười hai là, tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt

động của UBND và Chủ tịch UBND thành phố; bảo đảm điều kiện hoạt động

của UBND, Chủ tịch UBND thành phố và các tổ chức có liên quan theo quy

định của UBND thành phố;

Mười ba là, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,

công chức, viên chức của cơ quan;

Mười bốn là, quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên

chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định

của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND thành phố;

Mười lăm là, thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND

thành phố giao.

Thứ hai, đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường

trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu HĐND thành phố, Văn phòng

HĐND và UBND thành phố có các nhiệm vụ sau đây:

Một là, tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động

hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND,

các Ban của HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch

đã được phê duyệt;

Hai là, tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc

chung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo

đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban

của HĐND, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ

với Tổ đại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND,

Ban của HĐND trong hoạt động đối ngoại;

Ba là, giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ

kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn

đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc

họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND;

Bốn là, giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo

công tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị

quyết; giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúp

Thường trực HĐND hoàn thiện các nghị quyết của HĐND;

Năm là, phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại

biểu HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và

cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;

Sáu là, phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại

biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố

cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến

nghị của công dân;

Bảy là, phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND

tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri

và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

Tám là, phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự

án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực

HĐND tỉnh;

Chín là, phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu

Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch,

Phó Chủ tịch HĐND xã, phường;

Mười là, phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác

giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu

HĐND các cấp;

Mười một là, phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ

mối liên hệ công tác với các cơ quan của tỉnh và thành phố, Thường trực

Thành ủy, UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân,

Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể của thành phố;

Mười hai là, phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động

hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;

Mười ba là, bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học,

công tác hành chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND,

Thường trực HĐND, Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND;

phục vụ Thường trực HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu

HĐND;

Mười bốn là, thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.

2.2.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự

Thứ nhất, về cơ cấu tổ chức, Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh bao gồm 04 bộ phận chuyên môn:

Một là, bộ phận Tổng hợp, có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, phục vụ

cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND và UBND Thành phố.

Công chức, lao động của bộ phận Tổng hợp được bố trí bao gồm: Chuyên

viên giúp việc Thường trực HĐND và theo dõi khối đô thị, nội chính; Chuyên

viên công nghệ thông tin, theo dõi khối kinh tế; Chuyên viên ngoại vụ và theo

dõi xử lý thông tin báo chí, lĩnh vực xây dựng cơ bản – giải phóng mặt bằng;

Chuyên viên theo dõi khối văn hóa – xã hội, tổng hợp; Chuyên viên phụ trách

văn thư; Chuyên viên phụ trách lưu trữ; Nhân viên đánh máy, in ấn tài liệu;

Nhân viên tạp dịch (đưa công văn giấy tờ).

Hai là, bộ phận Hành chính – Quản trị: Có trách nhiệm tham mưu trong

công tác đối nội, đối ngoại, đảm bảo các điều kiện làm việc và phục vụ các

hoạt động của Thường trực HĐND, UBND Thành phố. Đồng thời, tham mưu

cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố về các hoạt động của UBND

theo đúng quy chế. Công chức, lao động của bộ phận Hành chính – Quản trị

được bố trí bao gồm: Kế toán; Thủ quỹ; Nhân viên tạp vụ; Nhân viên phụ

trách điện, nước; Nhân viên vệ sinh; Lái xe; Bảo vệ; Giữ xe đạp, xe máy.

Ba là, bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả: Có nhiệm vụ tiếp nhận và trả

kết quả các loại hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa của tổ

chức, công dân, phối hợp với các phòng, cơ quan chuyên môn trong thực hiện

quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính. Công chức,

lao động bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả được bố trí bao gồm: Nhân viên

thu phí; các công chức, lao động hợp đồng được điều động từ các phòng

chuyên môn, đơn vị có liên quan phụ trách các lĩnh vực: thuế; lao động,

thường binh và xã hội; chứng thực; hộ tịch; cấp đăng ký kinh doanh hộ cá thể;

xây dựng cơ bản; đất đai.

Bốn là, Ban Tiếp công dân: Có nhiệm vụ thực hiện công tác tiếp dân của

Thành phố. Công chức, lao động của Ban Tiếp công dân được bố trí bao gồm:

Chuyên viên Văn phòng làm công tác tiếp dân; Các chuyên viên của Phòng

Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra Thành phố được điều động.

Thứ hai, về nhân sự, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh bao

gồm tổng biên chế là 23 người, trong đó về giới tính có 10 nam và 13 nữ,

được cơ cấu như sau:

01 Chánh Văn phòng, là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động

chung của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo

UBND thành phố và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

HĐND và UBND;

01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận Tổng hợp: Chịu trách

nhiệm trước Chánh Văn phòng về lĩnh vực tổng hợp của Văn phòng HĐND

và UBND thành phố; giúp Chánh Văn phòng quản lý kỷ luật lao động của

công chức, lao động Văn phòng;

01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính – Quản trị: Chịu trách

nhiệm trước Chánh Văn phòng về công tác hành chính và quản trị;

01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả:

Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về quản lý, điều hành hoạt động

của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;

01 Phó Chánh Văn phòng kiêm nhiệm Trưởng Ban Tiếp công dân Thành

phố;

Ngoài ra còn có thêm 18 công chức, lao động hợp đồng thuộc biên chế

Văn phòng và được điều động từ các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND

thành phố Vinh.

Trong tổng số 23 người, có 02 người có trình độ chuyên môn thạc sĩ, 17

người có trình độ đại học và 04 người có trình độ trung cấp; 02 người được

bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên chính, 15 người đã

được bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên, số còn lại

đang trong quá trình học tập nâng cao trình độ năng lực chuyên môn.

2.3. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân thành phố Vinh

Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

được trình bày trong mục này là kết quả tổng hợp từ các báo cáo hàng năm do

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh ban hành, kết hợp với kết quả

điều tra khảo sát của học viên thông qua sử dụng bảng hỏi đối với cán bộ,

công chức, lao động hợp đồng tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh và một số cơ quan chuyên môn khác thuộc HĐND và UBND thành phố

Vinh. Số phiếu phát ra là 157 phiếu trên tổng số 157 cán bộ, công chức, lao

động hợp đồng đang làm việc tại HĐND và UBND thành phố Vinh. Vấn đề

khảo sát bao gồm một số nội dung hoạt động chủ yếu của Văn phòng HĐND

và UBND thành phố Vinh nhằm đảm bảo tập trung để đi sâu vào các mặt hoạt

động chủ yếu này, thay vì tiến hành dàn trải trên tất cả các nội dung. Cụ thể là

các công tác, hoạt động sau: lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động;

bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; tổ chức, phục vụ các cuộc họp,

hội nghị; văn thư, lưu trữ; tiếp công dân; hiện đại hóa công tác văn phòng,

ứng dụng công nghệ thông tin.

2.3.1. Lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động

Thứ nhất, trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động, bao gồm kế hoạch

hoạt động chung của UBND thành phố và kế hoạch hoạt động của Văn

phòng. Để xây dựng kế hoạch hoạt động, Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh thực hiện các công việc, các khâu cụ thể như: Thu thập thông tin, số

liệu, dữ liệu liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến nội dung công tác, hoạt

động cần xây dựng kế hoạch. Từ đó đưa ra các đánh giá, dự báo, nhận định sơ

bộ đối với hoạt động, công tác cần xây dựng kế hoạch.

Tiếp theo, tiến hành thu thập, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức

có liên quan để hình thành những nội dung chính của kế hoạch; xác định mục

tiêu cụ thể trong từng vấn đề, từng nội dung công tác, gắn với các giải pháp,

công cụ, phương tiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó.

Dự thảo kế hoạch hoạt động, công tác do Văn phòng HĐND và UBND

sẽ được trình để lãnh đạo UBND thành phố xem xét, thông qua. Đối với kế

hoạch hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND, Chánh Văn phòng là

người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ban hành.

Theo các báo cáo tổng hợp, trong đó có đề cập đến chất lượng xây dựng

kế hoạch công tác của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh trong

giai đoạn 2011 – 2016, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra.

Việc xây dựng các kế hoạch, hoạt động công tác của UBND và của Văn

phòng đã căn cứ vào những quy trình có tính khoa học nhất định và bám sát

thực tế công tác quản lý, điều hành trên địa bàn thành phố.

Trên thực tế, việc xây dựng kế hoạch của Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh thể hiện sự ưu trội trong việc đã xác định được các mục tiêu

ngắn hạn cụ thể, là một trong những tiêu chí rất quan trọng để đánh giá chất

lượng, hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch.

Thứ hai, trong việc xây dựng chương trình công tác, bao gồm chương

trình công tác năm, quý, tháng và tuần.

Đối với chương trình công tác năm, Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh là đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp, dự thảo, gửi đến các cơ quan,

đơn vị khác tham gia ý kiến.

Đối với chương trình công tác quý, Văn phòng HĐND và UBND chịu

trách nhiệm tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch UBND xem xét, quyết định.

Đối với chương trình công tác tháng và công tác tuần, Văn phòng

HĐND và UBND căn cứ vào ý kiến của từng bộ phận, đơn vị để tổng hợp,

xây dựng dự thảo trình Chủ tịch UBND quyết định và ban hành trước ngày 01

của tháng (đối với chương trình công tác tháng) và trước ngày thứ Hai của

tuần làm việc (đối với chương trình công tác tuần).

Chương trình công tác sau khi được ban hành sẽ được gửi đến các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND các xã, phường thuộc

thành phố, các tổ chức, cá nhân có liên quan để biết và chủ động thực hiện.

Bên cạnh đó, trong thực tế, khi có những thay đổi của hoạt động quản lý, điều

hành, lãnh đạo UBND sẽ chỉ đạo việc điều chỉnh, thay đổi chương trình công

tác sao cho sát với thực tiễn, Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm

thông báo kịp thời đến các đơn vị liên quan.

Theo kết quả khảo sát đối với cán bộ, công chức, lao động làm việc tại

HĐND và UBND thành phố Vinh, có 42,04% ý kiến cho rằng, việc xây dựng

kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND có tính

khoa học, hợp lý rất cao, 52,87% ý kiến đánh giá ở mức khá cao và 5,1% ý

kiến đánh giá ở mức trung bình.

Biểu 2.1. Đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập kế hoạch của

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

5.1%

42.04%

52.87%

Rất cao Khá cao Trung bình

Theo các đánh giá này, chất lượng xây dựng kế hoạch, chương trình

công tác của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh trong giai đoạn

2011 – 2016 khá cao, đáp ứng được một cách cơ bản đối với các yêu cầu về

tính khoa học cũng như tính hợp lý.

Tuy nhiên, trong các đánh giá của công chức thu được từ kết quả khảo

sát, cũng vẫn còn những ý kiến có tính chất chủ quan, phần nào chưa phản

ánh đúng thực trạng xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn

phòng HĐND và UBND thành phố Vinh.

2.3.2. Bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin

Công tác thông tin là một trong những nội dung hoạt động của Văn

phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói riêng

nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp cho hoạt động quản lý,

điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND thành phố.

Xem xét trên thực tế, thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo

UBND thành phố Vinh do Văn phòng HĐND và UBND tiến hành thu thập từ

các nguồn bao gồm: Thông tin từ cấp trên (HĐND, UBND tỉnh, Văn phòng

Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh...); Thông tin từ cấp dưới (văn bản của

UBND các xã, phường, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố

Vinh); Thông tin từ các cơ quan Đảng, đoàn thể; Thông tin từ dư luận xã hội

(đơn thư khiếu nại, tố cáo); Thông tin từ các cơ quan nghiên cứu khoa học,

các trung tâm lưu trữ, thư viện, bảo tàng, triển lãm...; Thông tin từ các đoàn

công tác (đoàn đi dự họp, đoàn kiểm tra cơ sở...); Thông tin từ các phương

tiện thông tin đại chúng.

Tuy nhiên, các thông tin chính thức phục vụ trực tiếp cho công tác quản

lý, điều hành của UBND thành phố Vinh được Văn phòng HĐND và UBND

thành phố chú trọng nhất bao gồm các thông tin từ cấp trên và thông tin từ cấp

dưới, thể hiện qua các văn bản đến trong quá trình quản lý. Dưới hình thức là

văn bản quản lý nhà nước, các thông tin từ hai nguồn này thường được đảm

bảo về tính pháp lý, tính chính xác, độ tin cậy. Do đó, việc sử dụng thông tin

từ các nguồn này tạo thuận lợi nhất định cho đội ngũ công chức trực tiếp thực

hiện nhiệm vụ thu thập, tổng hợp.

Quy trình thông tin tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

được thực hiện theo quy trình chung của công tác thông tin trong hoạt động

quản lý, bao gồm các bước: xây dựng và tổ chức nguồn thông tin; thu thập

thông tin; nghiên cứu, xử lý thông tin; kiến nghị các phương án giải quyết, sử

dụng thông tin; xác định đối tượng nhận thông tin và thực hiện truyền thông

tin; lưu trữ thông tin.

Qua khảo sát thực tế, 89,17% công chức được hỏi cho rằng việc thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

cơ bản đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động này trong việc phục vụ

hoạt động của UBND thành phố, 10,83% ý kiến đánh giá không đảm bảo.

Đối với tính chính xác của việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin,

82,17% ý kiến được hỏi đánh giá đảm bảo, 7,01% ý kiến được hỏi đánh giá

không đảm bảo. Đối với tính kịp thời trong việc thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin, 76,43% ý kiến được hỏi đánh giá là đảm bảo, 5,73% ý kiến được

hỏi đánh giá không đảm bảo. Đối với tính phù hợp trong việc thu thập, xử lý

và cung cấp thông tin, 90,45% ý kiến được hỏi đánh giá là đảm bảo, 9,55% ý

kiến được hỏi đánh giá không đảm bảo.

Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

Đơn vị: %

Nội dung đánh giá Đảm bảo Không đảm bảo

10,83 Tính đầy đủ 89,17

7,01 Tính chính xác 82,17

5,73 Tính kịp thời 76,43

9,55 Tính phù hợp 90,45

Nguồn: Phụ lục 02

Đánh giá chung về mức độ đáp ứng yêu cầu trong việc thu thập, xử lý,

cung cấp thông tin, 49,04% ý kiến đánh giá ở mức rất cao, 22,29% ý kiến

đánh giá ở mức khá cao và 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.

2.3.3. Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị

Theo kết quả tổng hợp từ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ

phận Hành chính – Quản trị thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh, trong giai đoạn 2010 – 2015, trung bình mỗi năm Văn phòng phục vụ

689 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND thành phố Vinh. Như vậy, tính

trung bình cho 253 ngày làm việc/năm, mỗi ngày Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh tổ chức, phục vụ cho 2,7 cuộc họp, hội nghị của

HĐND và UBND. Những con số này vừa phản ánh thực trạng hội họp quá

nhiều trong các cơ quan nhà nước nói chung, chính quyền thành phố Vinh nói

riêng; đồng thời cũng phần nào thể hiện những yêu cầu rất cao đối với công

tác phục vụ hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh.

Thông thường, để đảm bảo hiệu quả cho việc tổ chức, phục vụ họp, hội nghị

của HĐND, UBND, quá trình tổ chức được chia thành 3 giai đoạn, bao gồm:

Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn

này, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh thực hiện các công việc cụ

thể như: Đăng ký địa điểm tổ chức họp, hội nghị; Xây dựng chương trình

cuộc họp, hội nghị, trong đó đề cập một số nội dung chủ yếu như mục đích,

tính chất, nội dung họp, thành phần tham gia, chủ trì, thời gian, địa điểm, trình

tự dự kiến của cuộc họp, hội nghị; Soạn thảo giấy mời, hoặc công văn triệu

tập thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, kèm theo các tài liệu, văn bản,

yêu cầu hoặc các gợi ý, đề xuất liên quan đến nội dung họp, hội nghị.

Bảng 2.2. Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND được

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tổ chức hàng năm

Đơn vị: cuộc họp/hội nghị

2016 Năm 2011 2012 2013 2014 2015 (6 tháng đầu)

657 678 702 676 731 377 Số lượng

Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Hành chính –

Quản trị thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh từ năm 2011 –

2016 (6 tháng đầu năm)

Thứ hai, trong khi tiến hành các cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này,

Văn phòng HĐND và UBND thực hiện các công việc chủ yếu bao gồm: Đón

tiếp đại biểu, phát tài liệu (nếu có); Tham gia điều hành cuộc họp, thường là

trong phần nghi thức, khánh tiết và dẫn chương trình; Thực hiện ghi biên bản

cuộc họp, hội nghị, và tùy thuộc vào nội dung, tính chất cuộc họp, hội nghị,

Văn phòng tiến hành ghi âm, ghi hình.

Thứ ba, sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị. Đây là giai đoạn mà Văn

phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tiến hành hoàn thiện các văn kiện

họp, hội nghị; thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị đến các cơ quan, đơn vị,

tổ chức, cá nhân có liên quan; lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị; thu thập hóa đơn,

chứng từ về chi phí để thanh toán.

Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 57,96% công chức được hỏi

cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng

HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đầy đủ, bài bản,

khoa học; 42,04% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 57,96% ý kiến cho

rằng, chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng

HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 36,94% ý kiến đánh giá ở mức khá

cao; 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.

Biểu 2.2. Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

5.1%

57.96%

36.94%

Rất cao Khá cao Trung bình

2.3.4. Công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh do 2 chuyên viên thuộc bộ phận Tổng hợp đảm nhiệm, thực hiện các

công việc cụ thể bao gồm: Tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy tờ, tài liệu;

Sao y, phát hành các văn bản của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và

UBND thành phố qua đường bưu điện và qua hệ thống văn phòng điện tử;

Quản lý và sử dụng con dấu; Tiếp và hướng dẫn tổ chức, công dân đến thực

hiện các giao dịch liên quan đến công tác văn bản; Lưu trữ văn bản, tài liệu,

hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến và đi tại UBND thành phố Vinh

Đơn vị: văn bản

Năm

2011

2012

2013

2014

2015

Tổng số văn bản đi 24.381 22.471 26.291 27.195 26.979

Tổng số văn bản đến 7.180 8.101 8.657 8.851 9.192

Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp thuộc

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh từ năm 2011 – 2015

Thứ nhất, đối với hoạt động quản lý văn bản đến. Văn bản đến được hiểu

là tất cả văn bản từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi đến UBND, Văn phòng

HĐND và UBND thành phố Vinh. Từ bảng 2.2 cho thấy, số lượng văn bản

đến do Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tiếp nhận trung bình mỗi

năm trong giai đoạn 2011 – 2015 là 8.396 văn bản, tăng từ 7.180 văn bản năm

2011 lên 9.192 văn bản năm 2015. Số lượng văn bản đến tương đối lớn nên

việc tiếp nhận văn bản đến trong sổ tiếp nhận được biên mục theo ngày, tháng

nhận văn bản. Tùy thuộc vào tên loại văn bản đến, chuyên viên tiếp nhận sẽ

lưu các văn bản đến trong các hộp lưu có ghi tên loại văn bản lưu ở ngoài. Kết

thúc năm (ngày 31/12 hàng năm), toàn bộ văn bản đến trong năm được lưu

vào tủ hồ sơ Văn phòng HĐND và UBND.

Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến ở Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh tuân thủ các quy định chung của pháp luật về văn thư, lưu trữ

và các quy định cụ thể của UBND thành phố, trong đó gồm các bước sau:

Một là, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Khi thực hiện tiếp nhận văn bản

được chuyển đến, chuyên viên phụ trách công tác văn thư thực hiện việc kiểm

tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong, dấu chỉ

mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có). Đặc biệt, đối với các văn bản

được đóng dấu mật, chuyên viên văn thư sẽ kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi

(phát hành) trước khi nhận và ký nhận văn bản.

Hai là, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến. Đối với các văn bản đến

ghi đích danh cá nhân, văn bản mật, văn bản khẩn, văn bản của các cơ quan

Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội đều được chuyển trực tiếp cho lãnh đạo

UBND hoặc Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố. Đối với các loại

văn bản khác còn lại, văn thư bóc bì và xử lý theo các quy định về nghiệp vụ

văn thư.

Ba là, đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản được tiếp nhận.

Đối với các bản fax thì được chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với các văn

bản được gửi qua hệ thống trực tuyến thì tùy thuộc vào văn bản cụ thể để in

và đóng dấu đến. Đối với các loại văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn

thư thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị mà không tiến hành đóng dấu

đến.

Bốn là, đăng ký văn bản đến. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký

văn bản đến và được đăng ký trên hê thống máy tính thông qua phần mềm

quản lý văn bản.

Năm là, trình văn bản đến. Sau khi đăng ký, văn bản đến được chuyển

đến lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND để phân loại, trình lãnh đạo

UBND giải quyết.

Sáu là, chuyển văn bản đến. Sau khi lãnh đạo UBND thành phố xử lý, có

ý kiến chỉ đạo, văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để chuyển đến

phòng, ban, đơn vị liên quan.

Thứ hai, đối với hoạt động quản lý văn bản đi, quy trình được thực hiện

gồm những bước cơ bản sau:

Một là, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai

sót, nhầm lẫn thì kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải

quyết.

Hiện nay tại HĐND và UBND thành phố Vinh, tất cả các văn bản do

UBND thành phố ban hành trước khi chuyển đi đều phải thông qua lãnh đạo

văn phòng (Phó Chánh văn phòng) kiểm tra, ký nháy về thể thức, kỹ thuật

trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính.

Hai là, ghi số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản theo quy định

tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Ba là, nhân văn bản đi theo đúng số lượng, thời gian quy định.

Bốn là, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có). Việc

đóng dấu được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và chỉ đóng dấu khi có

chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.

Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn được thực hiện theo quy định tại

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Năm là, đăng ký văn bản đi vào sổ. Đăng ký văn bản đi là việc ghi các

thông tin cơ bản của văn bản đi, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng,

năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản.

Sáu là, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

theo quy định.

Bảy là, lưu văn bản đi theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Thứ ba, đối với công tác lưu trữ thì được giao cho một chuyên viên tại

Phòng Tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND phụ trách. Các nhiệm vụ

liên quan đến công tác lưu trữ gồm có: thu thập tài liệu từ văn thư, các phòng

chuyên môn UBND thành phố để chỉnh lý, lên danh mục tài liệu; khai thác,

cung cấp tài liệu lưu trữ khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND thành phố

và lãnh đạo Văn phòng; quản lý kho lưu trữ tài liệu của cơ quan UBND thành

phố theo đúng quy định; phối hợp với chuyên viên phụ trách văn thư để thực

hiện công tác văn thư theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng; hướng dẫn

nghiệp vụ công tác lưu trữ cơ sở; thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự

phân công của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND thành phố. Công tác

lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định

số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 về quy định chi tiết thi hành một số điều

của Luật Lưu trữ năm 2011.

Theo kết quả khảo sát đối với cán bộ, công chức làm việc tại HĐND và

UBND thành phố Vinh, 78,98% ý kiến cho rằng việc thực hiện các quy định

của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh được tuân thủ tuyệt đối; 21,02% ý kiến đánh giá cơ bản đảm

bảo đúng quy định. Đồng thời, có 42,04% ý kiến cho rằng việc tuân thủ quy

trình quản lý văn bản đến và đi ở Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh đáp ứng ở mức rất cao; 57,96% ý kiến đánh giá ở mức khá cao. Từ đó,

có thể thấy, đại đa số công chức được hỏi đều cho rằng, về cơ bản việc thực

hiện quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tuân

thủ chặt chẽ các quy định chung của pháp luật, và tuân thủ quy trình thực hiện

công tác văn thư cơ quan.

Biểu 2.3. Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về công

tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

21.02%

78.98%

Tuân thủ tuyệt đối

Cơ bản đảm bảo đúng quy định

Thứ tư, hoạt động quản lý và sử dụng con dấu. Liên quan đến quản lý, sử

dụng con dấu, hệ thống văn bản điều chỉnh bao gồm: Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị

định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng

con dấu; Nghị định số 321/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa

đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8

năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số

07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ

chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số

58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ; Thông tư số 08/2003/TT-

BCA ngày 12/5/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức

khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức

theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.

Theo quy định tại Điều 25, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, con dấu của cơ quan được giao

cho nhân viên phụ trách công tác văn thư giữ, nhân viên văn thư có trách

nhiệm bảo quản, tuyệt đối không để mất con dấu, không được giao dấu co bất

kỳ ai trừ khi được lãnh đạo đồng ý và phải có biên bản bàn giao; đồng thời

không được đóng dấu khống chỉ (lưu không) trên bất kỳ loại văn bản, tài liệu

nào.

2.3.5. Công tác tiếp công dân

UBND thành phố Vinh tổ chức tiếp công dân thường xuyên vào tất cả

các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6; tiếp định kỳ vào ngày 10 và ngày 20

hàng tháng, không kể các ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ tết.

Ban Tiếp công dân thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

gồm 01 Trưởng ban do Phó Chánh Văn phòng kiêm nhiệm, 02 chuyên viên

Văn phòng và các chuyên viên thuộc Thanh tra thành phố, Phòng Tài nguyên

và Môi trường được điều động sang.

Ban Tiếp công dân có con dấu riêng, có quy chế hoạt động riêng theo

quyết định của Chủ tịch UBND thành phố Vinh.

Ban Tiếp công dân có nhiệm vụ: Thực hiện công tác tiếp công dân; xây

dựng lịch tiếp công dân cho Chủ tịch HĐND, đại biểu HĐND, Chủ tịch

UBND, các Phó Chủ tịch UBND; tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, tham

mưu cho Chủ tịch UBND xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; theo dõi tình hình

giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân để phục vụ cho công tác

tiếp dân.

Bảng 2.4. Kết quả thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn

thư của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

Tổng số

Số vụ

đơn thư

Tỷ lệ

Số vụ

việc

Số vụ

Tổng số

khiếu nại,

Tỷ lệ

vụ

thuộc

việc

lượt tiếp

tố cáo, kiến

vụ việc

việc

thẩm

đã

thuộc

công

nghị, phản

Năm

đã

đã giải

quyền

giải

Năm

thẩm

dân

ánh đã tiếp

giải

quyết

đã giải

quyền

(lượt/vụ

nhận

quyết

(%)

(vụ

quyết

(vụ

việc)

(%)

việc)

(vụ

việc)

(đơn/vụ

việc)

2011

662/630

534

84,76

2011

1.542/1.227 1.160

945

81,47

2012

786/771

679

88,07

2012

1.768/1.375 1.303

1.026

78,74

Số vụ

Tổng số

Số vụ

Tỷ lệ

việc

đơn thư

Tổng số

việc

thuộc

vụ

khiếu nại,

Tỷ lệ

lượt tiếp

thuộc

đã

thẩm

việc

tố cáo, kiến

vụ việc

công

Năm

thẩm

giải

đã

quyền

Năm

nghị, phản

đã giải

dân

quyền

quyết

giải

đã giải

ánh đã tiếp

quyết

(lượt/vụ

(vụ

quyết

nhận

(%)

việc)

(%)

(vụ

(đơn/vụ

việc)

2013

844/823

712

86,51

2013

1.971/1.528 1.436

1.305

90,88

2014

854/835

754

90,23

2014

2.261/1.642 1.531

1.442

94,20

2015

677/638

586

91,94

2015

1.845/1.476 1.418

1.200

84,64

2016

542/526

508

96,58

tháng

1.216/980

930

652

70,11

tháng

đầu

năm)

Nguồn: Báo cáo kết quả tiếp công dân và xử lý đơn thư của Ban Tiếp

công dân thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh từ năm 2011 –

2016 (6 tháng đầu năm)

Theo các số liệu từ Bảng 2.3, giai đoạn 2011 – 2015, tỷ lệ số vụ việc

được giải quyết/tổng số vụ việc khiếu nại, tố cáo tăng từ 84,76% lên 91,94%,

tính đến hết 6 tháng đầu năm 2016 là 96,58%. Kết quả này có được bao gồm

một phần đóng góp của công tác tiếp dân một cách có hiệu quả, biết lắng nghe

ý kiến công dân, đi sâu, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của công dân.

Qua công tác tiếp dân cho thấy, tuy số vụ việc khiếu nại, tố cáo rất lớn,

và có xu hướng tăng nhưng tính chất từng vụ việc không quá khó khăn, phức

tạp, trước khi khiếu nại, tố cáo, đa số công dân có tâm lý bức xúc do không

được giải thích, giải đáp thỏa đáng về các chủ trương, chính sách, quy định

của địa phương; nhưng sau khi được hướng dẫn, giải thích cụ thể của lãnh đạo

UBND, của Thường trực HĐND, công dân tăng thêm hiểu biết, giảm bớt áp

lực đối với các cơ quan chính quyền.

Qua khảo sát, 47,13% công chức được hỏi cho rằng công tác tiếp công

dân tại Văn phòng HĐND và UBND đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp

luật ở mức độ rất cao, 47,13% đánh giá ở mức khá cao, 5,73% ý kiến đánh giá

ở mức độ trung bình. Bên cạnh đó, 73,89% ý kiến công chức cho rằng, trong

quá trình thực hiện tiếp công dân có dấu hiệu gây khó khăn, phiền hà, nhũng

nhiễu từ phía công chức đối với công dân, 26,11% khẳng định không có việc

nhũng nhiễu trong tiếp công dân.

Biểu 2.4. Đánh giá mức độ đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp

luật trong công tác tiếp công dân của Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh

5.73%

47.13%

Rất cao Khá cao Trung bình

2.3.6. Hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin

Nhận thức được tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn

phòng, ngay từ năm 2010, UBND thành phố Vinh cho thử nghiệm hệ thống

văn phòng điện tử, đến năm 2011 được đưa vào sử dụng chính thức.

Hiện nay, hệ thống văn phòng điện tử ở thành phố Vinh đã cung cấp

dịch vụ công trực tuyến mức độ 2, theo đó bảo đảm cung cấp đầy đủ các

thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về thủ

tục hành chính đó, cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai

báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực

tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

Khái quát về thực trạng các nguồn lực con người, vật chất phục vụ việc

hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT, Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh có: 01 kỹ sư công nghệ thông tin; các trang thiết bị

của Văn phòng HĐND và UBND bao gồm 16 máy vi tính, 16 máy in, 01 máy

scan, 05 điện thoại.

So sánh với các giai đoạn trước, việc hiện đại hóa công tác văn phòng và

ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói riêng,

của UBND thành phố Vinh nói chung đạt được nhiều tiến bộ. Tuy nhiên, so

sánh với các địa phương khác trong cả nước thì tiến trình này còn chậm.

Theo ý kiến đánh giá của cán bộ, công chức làm việc tại HĐND và

UBND thành phố Vinh, có 5,1% ý kiến đánh giá mức độ quan tâm của lãnh

đạo HĐND và UBND đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng

và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh chỉ ở

mức trung bình, 31,85% ý kiến đánh giá mức độ quan tâm khá cao và 63,06%

ý kiến cho rằng mức độ quan tâm rất cao, cơ bản đáp ứng được yêu cầu cải

cách hành chính và thực tiễn địa phương.

Biểu 2.5. Đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo HĐND và UBND

đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT

tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

5.1%

63.06%

31.85%

Rất cao Khá cao Trung bình

2.4. Đánh giá chung về thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội

đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh

2.4.1. Những kết quả đạt được

Thứ nhất, việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động

được thực hiện tốt, các mục tiêu được xác định bám sát thực tiễn, tính khả thi

tương đối cao. Điều này vừa giúp phát huy tốt năng lực quản lý của chính

quyền thành phố, vừa giúp cán bộ, công chức có cái nhìn khách quan, có sự

đánh giá chính xác trình độ, khả năng của mình trong việc thực hiện các

chương trình, kế hoạch chung.

Đồng thời, việc xây dựng, lựa chọn các giải pháp, công cụ thực hiện

chương trình, kế hoạch đảm bảo tính cụ thể, trực tiếp góp phần thực hiện mục

tiêu đề ra. Từ đó, giúp tiết kiệm chi phí, phát huy tối đa hiệu quả các nguồn

lực đầu vào.

Chương trình, kế hoạch được xây dựng cũng cơ bản đảm bảo tính khoa

học, được sắp xếp, bố trí hợp lý nên tạo điều kiện khá thuận lợi cho Thường

trực HĐND, lãnh đạo UBND thành phố chủ động trong việc chỉ đạo, điều

hành.

Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đã

chủ động tham mưu xây dựng chương trình công tác năm của UBND thành

phố; giúp lãnh đạo UBND thành phố điều hành công việc hàng ngày trên cơ

sở chương trình công tác được xây dựng hàng tuần, hàng tháng, đảm bảo tính

kế hoạch, khoa học, chặt chẽ.

Thứ hai, công tác thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin đảm bảo tính

thường xuyên, kịp thời, chính xác; các thông tin được sử dụng có tính chất

thời sự, bám sát yêu cầu thực tiễn của hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt là

trong việc ban hành các quyết định quản lý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch

UBND thành phố.

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đã tham mưu thay đổi quy

chế giao ban các khối và giao ban hành chính theo hướng tăng cường giao ban

khối hàng tháng, giao ban hành chính theo quý để kịp thời chỉ đạo xử lý các

vấn đề phát sinh, các sự vụ của khối; gắn giao ban hành chính với định kỳ

đánh giá tình hình kinh tế - xã hội hàng quý. Kịp thời theo dõi, tìm hiểu thông

tin các vấn đề nhạy cảm, bức xúc trên địa bàn thành phố được báo chí phản

ánh để tham mưu giao nhiệm vụ, đôn đốc việc xử lý và trả lời các vụ việc báo

nêu; được báo chí và Sở, ngành cấp trên ghi nhận.

Đặc biệt, nhận thấy tình trạng một số văn bản cấp trên chuyển về, cấp

dưới chuyển lên; văn bản giao việc của Lãnh đạo UBND thành phố, các

phòng, ban, đơn vị, phường, xã có lúc không thực hiện, thực hiện không kịp

thời, thực hiện nhưng không báo cáo kết quả; Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh đã có nhiều cải tiến trong công tác theo dõi, đôn đốc xử lý để

báo cáo Chủ tịch UBND thành phố các trường hợp không chấp hành nghiêm

kỷ luật, kỷ cương hành chính để chấn chỉnh, xử lý kịp thời. Văn phòng đã

tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các văn bản giao nhiệm vụ của

lãnh đạo HĐND và UBND thành phố, văn bản từ cơ sở chuyển lên, văn bản

do cấp trên chuyển xuống của các phòng, ban, đơn vị, phường, xã. Tại bộ

phận Tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có bố trí

chuyên viên theo dõi các khối (khối đô thị, nội chính; khối kinh tế; khối văn

hóa, xã hội, tổng hợp...); hàng tháng đều có báo cáo chỉ ra công việc còn tồn

đọng, hàng quý thì điểm lại các báo cáo của các tháng và dựa trên cơ sở đó để

xếp loại thi đua các phòng, ban, đơn vị, phường, xã.

Thứ ba, công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị đều được chuẩn bị chu

đáo, có sự đầu tư lớn về thời gian, công sức, đảm bảo chất lượng và có xu

hướng không ngừng được cải thiện. Nội dung các cuộc họp, hội nghị được

nghiên cứu, sắp xếp khoa học, hợp lý nên giảm bớt được tính nhàm chán, lãng

phí trong việc họp; các tài liệu phục vụ họp, hội nghị ngày càng được chuẩn

bị tốt, góp phần nâng cao chất lượng họp, hội nghị, đặc biệt là các kỳ họp của

HĐND thành phố.

Thứ tư, công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đảm bảo tuân thủ các

quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Tốc độ xử lý văn bản đến và đi

ngày càng nhanh, làm giảm bớt thời gian ngưng trệ tại văn thư của văn bản,

góp phần đảm bảo tính kịp thời của văn bản quản lý nhà nước. Công tác thẩm

định các văn bản đã từng bước được nâng cao và đi vào nề nếp, đặc biệt là các

văn bản do khối nội chính hoặc các văn bản của các đơn vị. Trên thực tế gần

như 100% văn bản đi đều tuân thủ đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình

bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính. Hoạt động lưu trữ ngày càng có chất lượng, đảm bảo tính khoa

học, hệ thống.

Thứ năm, công tác tiếp công dân ngày càng có chất lượng, trực tiếp góp

phần đảm bảo dân chủ, phát huy quyền làm chủ của nhân dân. Công chức

thực hiện tiếp dân ngày càng được trang bị các kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ

cao, biết lắng nghe ý kiến nhân dân; có tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân,

sẵn sàng giải thích, hướng dẫn cho công dân.

Thứ sáu, về hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông

tin đạt được nhiều kết quả tích cực. Lãnh đạo Văn phòng đã quan tâm chỉ đạo

làm tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu, tổng

hợp, giúp nâng cao hiệu suất công việc. Việc quản lý văn bản đi, đến, gửi văn

bản, giấy mời qua hệ thống văn phòng điện tử đã giúp việc lưu giữ, quản lý,

gửi, nhận, tra cứu văn bản nhanh hơn, góp phần từng bước đổi mới phương

thức lãnh đạo, đổi mới lề lối làm việc trong công tác tham mưu, giúp việc.

Ngoài ra, đánh giá chung về quy trình thực hiện các công tác, hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh thì phần lớn các cán bộ,

công chức, lao động hợp đồng làm việc tại HĐND và UBND thành phố Vinh

đều đánh giá là phù hợp, triển khai thuận lợi, đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra từ

thực tiễn. Quy trình thực hiện các công tác, hoạt động của Văn phòng đã được

đưa vào đầy đủ và chi tiết trong bộ tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

TCVN ISO 9001:2000 của UBND thành phố Vinh từ năm 2007, và còn được

nêu rõ ràng trong Quy chế làm việc của Văn phòng. Cụ thể là các quy trình

sau: quy trình quản lý văn bản đi, đến; quy trình quản lý trang thiết bị,

phương tiện làm việc; quy trình tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo,

kiến nghị phản ánh của công dân; quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, văn bản

chứng thực...

2.4.2. Những hạn chế còn tồn tại

Bên cạnh những kết quả tích cực đã đạt được, trong quá trình hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh vẫn bộc lộ một số hạn chế

cần tiếp tục khắc phục. Cụ thể là:

Thứ nhất, việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động

thường dựa trên kinh nghiệm các năm, chưa đảm bảo tính dự đoán, dự báo

khoa học để làm cơ sở hoạch định các mục tiêu kế hoạch.

Thứ hai, hoạt động thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin vẫn còn bị động,

thường chỉ được tiến hành khi phát sinh đòi hỏi thực tế hoặc từ chỉ đạo trực

tiếp của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND. Trong nhiều trường hợp, quá

trình truyền nhận thông tin gặp khó khăn nên độ trễ lớn, làm giảm giá trị của

thông tin.

Thứ ba, trong công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị còn lãng phí, sử

dụng các nguồn lực kém hiệu quả. Thêm vào đó, chưa chủ đông trong việc

nghiên cứu các hình thức khác thay thế các phiên họp, kỳ họp tập trung, vừa

tốn kém vừa tạo tâm lý không thoải mái đối với người dự họp.

Thứ tư, trong hoạt động tiếp công dân, vẫn còn một số ít công chức có

biểu hiện gây khó khăn, nhũng nhiễu công dân để trục lợi bất chính. Một số ít

khác chưa đảm bảo tinh thần trách nhiệm, chưa có nhận thức đúng đắn về vai

trò của công dân trong định hướng xây dựng nhà nước pháp quyền.

Thứ năm, về hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ

thông tin thì việc tham mưu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản

lý nhà nước tuy có chuyển biến nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ

đặt ra.

2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế

Một là, hệ thống thể chế về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND

và UBND cấp huyện chưa đầy đủ, đồng bộ, dẫn đến tình trạng mỗi địa

phương vẫn còn những quy định khác biệt nhau. Từ đó, làm giảm tính thống

nhất trong tổ chức, hoạt động của Văn phòng; làm giảm vị thế của Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện trong bộ máy nhà nước. Điều này trực tiếp tác

động đến tư duy, nhận thức của cả các nhà lãnh đạo và cán bộ, công chức,

trong đó có cả công chức thuộc Văn phòng HĐND và UBND.

Hai là, chưa tạo được cơ chế để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nước ta nói chung, ở thành phố

Vinh nói riêng. Văn phòng HĐND và UBND với hệ thống các chức năng,

nhiệm vụ rất lớn luôn được đặt trong bối cảnh đời sống xã hội có nhiều thay

đổi nhanh chóng, phức tạp nhưng ít được đầu tư cải thiện mọi mặt, trong đó

có nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng.

Ba là, việc tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng

HĐND và UBND rất hạn chế, thiếu hiệu quả, thực hiện chiếu lệ. Do đó, việc

thanh tra, kiểm tra không tạo được tác dụng trong việc động viên, khích lệ

những mặt tích cực, đồng thời hạn chế, khắc phục, thậm chí răn đe đối với

những mặt còn yếu kém.

Bốn là, trình độ, năng lực của đội ngũ công chức, lao động Văn phòng

HĐND và UBND nói chung, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

nói riêng còn chưa cao; công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, lao động Văn

phòng HĐND và UBND chưa được quan tâm, đầu tư đúng mức; chế độ đãi

ngộ đối với công chức, lao động Văn phòng HĐND và UBND chưa thực sự

tạo được động lực làm việc.

Năm là, việc hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT chưa

đáp ứng được đòi hỏi của cải cách hành chính nói chung, của yêu cầu nâng

cao chất lượng, hiệu quả hoạt động Văn phòng nói riêng. Quá trình hiện đại

hóa, ứng dụng CNTT còn chậm, nhiều máy móc, chương trình mới đưa vào

sử dụng đã lỗi thời.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh là cơ quan chuyên môn

thuộc UBND thành phố, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và

UBND về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về

chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý

và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm

bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND và UBND.

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có tư cách pháp nhân, có

con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và

công tác của UBND thành phố Vinh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,

hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Nghệ An.

Việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh trong giai đoạn 2011 – 2016 trong các mặt cho thấy

những kết quả tích cực cần được tiếp tục phát huy, đồng thời vẫn còn có

những hạn chế, yếu kém cần được hạn chế, khắc phục nhằm hoàn thiện hơn

nữa trong giai đoạn hiện nay.

Chương 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp

Thứ nhất, hoàn thiện hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện là yêu cầu mang tính cấp thiết, xuất phát từ nhu cầu khách quan của sự

vận động và phát triển của xã hội nói chung, của yêu cầu nâng cao chất lượng

hoạt động của bộ máy nhà nước nói riêng.

Theo lý luận của phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, xã hội luôn

luôn vận động phát triển không ngừng theo hướng ngày càng hoàn thiện, ngày

càng phức tạp, đa dạng. Do đó, các lĩnh vực trong đời sống kinh tế - xã hội

cũng luôn thay đổi, đặt ra yêu cầu hoạt động quản lý nói chung, hoạt động

quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng phải liên tục được cải

thiện, nâng cao, thích nghi một cách nhanh chóng đối với những thay đổi đó.

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là cơ quan chuyên môn thuộc

UBND cấp huyện, là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND cấp huyện

thực hiện hoạt động quản lý nhà nước trong phạm vi thẩm quyền theo các quy

định của pháp luật. Hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có

vai trò quan trọng trong việc góp phần đảm bảo thực hiện các chức năng nhà

nước ở địa phương, đồng thời, cũng đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả,

chất lượng hoạt động chung của UBND cấp huyện nói riêng, chính quyền cấp

huyện nói chung.

Thứ hai, hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện là trực tiếp góp phần vào thực hiện các mục tiêu về cải cách hành chính

nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày

08/11/2011 về việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà

nước giai đoạn 2011 – 2020.

Cải cách hành chính nhà nước là một trong những nhiệm vụ to lớn, được

Đảng ta xác định tại Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương lần thứ 8 khóa VII

ngày 23/01/1995 về tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước Cộng hòa xã

hội chủ nghĩa Việt Nam, trọng tâm là cải cách một bước nền hành chính nhà

nước. Từ năm 2001, Chính phủ đã ban hành 02 Chương trình tổng thể về cải

cách hành chính nhà nước cho giai đoạn 2001 – 2010 và giai đoạn 2011 –

2020. Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 –

2020 xác định 05 mục tiêu cơ bản:

Một là, xây dựng, hoàn thiện hệ thống thể chế kinh tế thị trường định

hướng xã hội chủ nghĩa nhằm giải phóng lực lượng sản xuất, huy động và sử

dụng có hiệu quả mọi nguồn lực cho phát triển đất nước.

Hai là, tạo môi trường kinh doanh bình đẳng, thông thoáng, thuận lợi,

minh bạch nhằm giảm thiểu chi phí về thời gian và kinh phí của các doanh

nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong việc tuân thủ thủ tục hành chính.

Ba là, xây dựng hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ trung

ương tới cơ sở thông suốt, trong sạch, vững mạnh, hiện đại, hiệu lực, hiệu

quả, tăng tính dân chủ và pháp quyền trong hoạt động điều hành của Chính

phủ và của các cơ quan hành chính nhà nước.

Bốn là, bảo đảm thực hiện trên thực tế quyền dân chủ của nhân dân, bảo

vệ quyền con người, gắn quyền con người với quyền và lợi ích của dân tộc,

của đất nước.

Năm là, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có đủ phẩm

chất, năng lực và trình độ, đáp ứng yêu cầu phục vụ nhân dân và sự phát triển

của đất nước.

Đồng thời, giai đoạn 2011 – 2020 là giai đoạn mà cải cách hành chính

nhà nước được thực hiện với 6 trọng tâm, cụ thể: Cải cách thể chế; xây dựng,

nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, chú trọng cải cách

chính sách tiền lương nhằm tạo động lực thực sự để cán bộ, công chức, viên

chức thực thi công vụ có chất lượng và hiệu quả cao; nâng cao chất lượng

dịch vụ hành chính và chất lượng dịch vụ công.

Thứ ba, hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh, tỉnh Nghệ An là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm góp

phần thực hiện cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Vinh,

nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của UBND thành phố Vinh nói

riêng, chính quyền thành phố Vinh nói chung.

3.2. Các định hướng xây dựng giải pháp

Thứ nhất, hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện là một nội dung quan trọng, phải được tiến hành trên cơ sở thực hiện

cải cách hành chính nhà nước ở địa phương, phải trực tiếp tạo ra những thay

đổi mang tính căn bản trong hoạt động quản lý của bộ máy hành chính nhà

nước cấp huyện.

Thứ hai, hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện cần phải được tiến hành dựa trên các chương trình, kế hoạch cụ thể,

phải xây dựng các mục tiêu, giải pháp khả thi, có lộ trình thực hiện rõ ràng,

phải xuất phát từ các nguồn lực vật chất và phi vật chất phù hợp với điều kiện

phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương.

Thứ ba, hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện vừa là nhiệm vụ chính trị quan trọng, vừa là nhiệm vụ cụ thể, gắn với

quá trình dịch chuyển giữa khu vực công và khu vực tư; gắn với quá trình

chuyển đổi mô hình nhà nước cai trị, duy trì sang nhà nước kiến tạo, phục vụ.

Thứ tư, hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện phải được đặt trong bối cảnh xu thế quốc tế hóa, hội nhập quốc tế; phải

được định hướng phấn đấu tới các tiêu chuẩn mang tính khu vực và quốc tế;

không ngừng cải thiện tính hiện đại của nền hành chính nói chung, của bộ

máy hành chính nhà nước ở địa phương nói riêng.

3.3. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh

3.3.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND

cấp huyện

Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 quy định UBND cấp

tỉnh, huyện có quyền: Quy định tổ chức, bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ

thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp. Nhưng Luật quy định tại

Khoản 2 Điều 19, Điều 104, Khoản 1 Điều 106, HĐND cấp tỉnh, huyện:

Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp;

Thường trực HĐND: Thảo luận và quyết định từng vấn đề thuộc nhiệm vụ,

quyền hạn theo quy định của pháp luật; đôn đốc, kiểm tra UBND, các cơ quan

nhà nước thực hiện nghị quyết của HĐND. Thường trực HĐND là cơ quan

thường trực của HĐND, giải quyết các công việc của HĐND giữa hai kỳ họp.

Ban HĐND là cơ quan của HĐND, có nhiệm vụ thẩm tra dự thảo nghị quyết,

báo cáo, đề án trước khi trình HĐND, giám sát, kiến nghị những vấn đề thuộc

lĩnh vực ban phụ trách. Trong khi đó, Thường trực HĐND, các ban HĐND

cấp huyện chỉ có từ 01 đến 03 thành viên hoạt động chuyên trách; bộ máy

giúp việc các cơ quan HĐND cấp huyện chỉ có: Văn phòng HĐND và UBND

tham mưu, giúp việc phục vụ vừa cho HĐND, vừa cho UBND cấp huyện.

Đối với UBND cấp huyện còn có nhiều cơ quan chuyên môn tham mưu,

giúp việc. UBND là cơ quan chấp hành của HĐND. Do vậy, về lý thuyết, Văn

phòng HĐND và UBND cấp huyện có chức năng tham mưu, giúp việc phục

vụ HĐND phải là chính; tham mưu, giúp việc UBND xem xét, quyết định

theo thẩm quyền thì đồng thời đó là hình thức tham mưu, giúp việc, phục vụ

các cơ quan HĐND cấp huyện để quyết định và giám sát kịp thời, có hiệu

quả. Thực tế những năm qua, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

nói riêng, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nhiều nơi nói chung đã

bố trí bộ máy tham mưu, giúp việc và phục vụ HĐND nhưng số lượng ít, một

số công chức chưa nhiệt tình, tâm huyết với công việc. Vì làm việc cho

HĐND, nhưng lại hưởng lương từ kinh phí hoạt động của UBND và do

UBND quyết định bổ nhiệm và tuyển dụng.

Từ cơ sở và thực tế trên, cần thiết phải có sự tách bạch về mặt tổ chức

đối với Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND một cách độc lập. Theo đó,

Văn phòng HĐND cấp huyện sẽ do Thường trực HĐND cấp huyện quyết

định thành lập, bổ nhiệm lãnh đạo, tuyển dụng công chức, nhân viên và quy

định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng HĐND. Tương tự, UBND

cấp huyện quyết định thành lập, bổ nhiệm lãnh đạo, tuyển dụng công chức,

nhân viên và quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng UBND.

Trong giai đoạn thực hiện theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và

UBND năm 2003, các Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ngày

26/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức

các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành

phố thuộc tỉnh và Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 20/6/2014 của Chính

phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì Văn phòng HĐND và UBND được

Chính phủ quy định là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện. Tuy

nhiên, mô hình này đã bộc lộ những hạn chế trên thực tế, có sự cản trở nhất

định đối với việc thực hiện các chức năng của Văn phòng cũng như tổ chức

và hoạt động của UBND cấp huyện nói riêng, chính quyền cấp huyện nói

chung.

Do vậy, trong giai đoạn hiện nay, khi Luật Tổ chức chính quyền địa

phương năm 2015 đang trong quá trình được tổ chức thực hiện, triển khai,

Chính phủ cần có những nghiên cứu thay đổi mô hình tổ chức và hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND theo hướng tách thành hai cơ quan độc lập

như trên đã nêu. Việc thành lập hai Văn phòng chuyên môn phải được tiến

hành trên cơ sở biên chế, nhân sự hiện tại; căn cứ vào việc thực hiện các chức

năng, nhiệm vụ của HĐND cấp huyện, UBND cấp huyện để quy định những

nhiệm vụ cụ thể trong việc tham mưu, tổng hợp của mỗi cơ quan văn phòng.

3.3.2. Hoàn thiện quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh

Quy chế hoạt động là văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành, quy

định cách thức quản lý, điều hành, lề lối làm việc của một cơ quan, đơn vị, tổ

chức cụ thể. Trong quy chế hoạt động bao gồm các quy định về nhiệm vụ,

quyền hạn của người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo các đơn vị, bộ phận, tổ

chức; các mối quan hệ phân công, phối hợp trong quá trình giải quyết công

việc; trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong hoạt động, cách thức phối hợp

giải quyết công việc; tiêu chí đánh giá kết quả giải quyết công việc hay thực

hiện chức năng, nhiệm vụ; chế độ thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát, chế

độ thông tin, báo cáo. Ngoài ra, Quy chế hoạt động chứa đựng một số nội

dung cơ bản bao gồm: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, phương

pháp điều chỉnh; thẩm quyền ban hành; điều kiện thực hiện quy chế; các chế

tài (nếu có).

Việc xây dựng Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND

phải do Văn phòng HĐND và UBND thực hiện. Trong quá trình đó, Quy chế

hoạt động cần có sự tham gia đóng góp ý kiến, tư vấn trong toàn cơ quan, đơn

vị, tạo ra sự thống nhất cả về mặt nhận thức và hành động. Khi dự thảo Quy

chế hoạt động được hoàn thành, Văn phòng HĐND và UBND trình lãnh đạo

UBND cùng cấp xem xét, phê duyệt và ban hành, làm cơ sở để tổ chức triển

khai thực hiện trong quá trình hoạt động.

Để đảm bảo tính liên tục, tính ổn định, vừa đảm bảo tính linh hoạt và

tính hiệu quả trong hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh, Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cần đảm bảo một

số nội dung cụ thể sau đây:

Một là, Quy chế cần xác định rõ cơ chế phối hợp hoạt động và trách

nhiệm giữa Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng trong công tác chỉ

đạo, điều hành.

Theo đó, Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND và

UBND, chỉ đạo, điều hành chung và chịu trách nhiệm mọi mặt về hoạt động

của Văn phòng. Các Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân

công phụ trách và chịu trách nhiệm một hoặc một số lĩnh vực công tác. Các

Phó Chánh Văn phòng chỉ xử lý, giải quyết công việc trong phạm vi lĩnh vực

được giao, tuyệt đối không được xử lý các công việc ngoài lĩnh vực phụ trách,

hoặc vượt quá thẩm quyền giải quyết. Trong trường hợp có phát sinh những

công việc, nhiệm vụ liên quan nhưng vượt ngoài phạm vi được giao phụ trách

thì Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của

Chánh Văn phòng để định hướng, tìm cách giải quyết cụ thể, hiệu quả.

Các Phó Chánh Văn phòng chủ động xử lý công việc trong phạm vi

được phân công phụ trách. Trong trường hợp xuất hiện những vấn đề, vụ việc

liên quan đến lĩnh vực phụ trách của Phó Chánh Văn phòng khác thì chủ động

phối hợp giải quyết một cách thống nhất; nếu không có sự thống nhất hoặc

thiếu tinh thần trách nhiệm trong phối hợp giải quyết công việc thì Phó Chánh

Văn phòng đang chủ trì xử lý, giải quyết công việc đó phải báo cáo Chánh

Văn phòng để xin ý kiến hoặc Chánh Văn phòng đưa ra thảo luận tại cuộc họp

lãnh đạo Văn phòng để thống nhất xử lý, xác định trách nhiệm, kịp thời chấn

chỉnh.

Trong quá trình chỉ đạo, điều hành phát sinh những vấn đề khó khăn,

vướng mắc thì các Phó Chánh Văn phòng chủ động báo cáo Chánh Văn

phòng để xử lý ngay mà không đợi đến cuộc họp giao ban định kỳ.

Việc xây dựng cơ chế phân công, phối hợp, chịu trách nhiệm như vậy sẽ

giúp xác định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân lãnh

đạo Văn phòng HĐND và UBND; mỗi người phụ trách và chỉ chịu trách

nhiệm theo từng lĩnh vực cụ thể, dưới sự chỉ đạo thống nhất chung của Chánh

Văn phòng; tránh được tình trạng đùn đẩy, thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc

tình trạng chồng chéo nhiệm vụ trong quá trình giải quyết, xử lý công việc.

Đồng thời, tạo thuận lợi khi xem xét trách nhiệm cá nhân nếu có các vi phạm,

sai phạm xảy ra.

Hai là, xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, đơn vị

thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói chung, Văn phòng HĐND

và UBND thành phố Vinh nói riêng. Quy chế hoạt động cần quy định rõ cơ

chế phối hợp hoạt động giữa các ban, phòng thuộc Văn phòng HĐND và

UBND, nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn hay quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận,

đơn vị trong từng lĩnh vực công việc cụ thể; cách thức, phương pháp giải

quyết công việc khi có sự không thống nhất ý kiến giữa các bộ phận. Trong

trường hợp này, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách

quyết định, hoặc báo cáo lãnh đạo cấp trên để thống nhất phương thức giải

quyết.

Khi quy trình giải quyết công việc được quy chế hóa, cần giao cho bộ

phận hoặc cá nhân đảm trách, tức chịu trách nhiệm chính, trong đó đặc biệt đề

cao trách nhiệm cá nhân, đặc biệt là trách nhiệm của Chánh Văn phòng và các

Phó Chánh Văn phòng.

Ba là, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh cần chủ động tham

mưu cho lãnh đạo UBND thành phố xây dựng quy chế phối hợp hoạt động

giữa Văn phòng và các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND thành phố

Vinh.

Đối với Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, phối hợp hoạt

động là một nguyên tắc làm việc quan trọng, là phương thức cơ bản để tiến

hành các hoạt động nhằm thực hiện chức năng và các nhiệm vụ cụ thể của

Văn phòng. Quan hệ phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND và các cơ

quan chuyên môn khác thuộc UBND thành phố trong giải quyết công việc là

điều kiện để Văn phòng có khả năng tiến hành thu thập, tổng hợp thông tin

một cách hiệu quả, góp phần quyết định chất lượng tham mưu, tổng hợp giúp

Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND thành phố ban hành các quyết định

quản lý, điều hành một cách kịp thời, chính xác.

Bên cạnh đó, hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh như công tác hành chính – quản trị, công tác văn thư –

lưu trữ... phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ phối hợp với các cơ quan chuyên

môn thuộc UBND thành phố Vinh.

Để đảm bảo phát huy được hiệu quả phối hợp hoạt động giữa Văn phòng

HĐND và UBND với các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND, cần thực

hiện một số nội dung cụ thể sau:

Thứ nhất, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh cần tham mưu

cho UBND thành phố xây dựng, ban hành quy chế phối hợp có tính pháp lý

cao, quy định rõ và cụ thể các nội dung về quyền hạn, nhiệm vụ của cơ quan

chủ trì, cơ quan phối hợp, cơ quan đôn đốc, cơ quan thanh tra, kiểm tra;

phương thức thực hiện, các hình thức tiến hành phối hợp, các điều kiện,

nguồn lực đảm bảo cho việc phối hợp, chế độ khen thưởng, kỷ luật trong phối

hợp hoạt động, đặc biệt là các chế tài xử lý đủ mạnh đối với các vi phạm xảy

ra. Chế tài xử lý là cơ sở đảm bảo các quy định được thực hiện một cách

nghiêm túc, đầy đủ; góp phần tạo nên hệ thống thể chế mạnh, buộc các cơ

quan phải thực hiện tốt mối quan hệ phối hợp trong công tác, hướng đến thực

hiện các mục tiêu, nhiệm vụ chung của chính quyền thành phố.

Thứ hai, trao quyền cho chuyên viên thuộc bộ phận Tổng hợp trong việc

thực hiện thu thập thông tin đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

thành phố. Trong trường hợp người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng

đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố không cung cấp thông

tin, ngăn cản việc thu thập thông tin phục vụ hoạt động tham mưu cho lãnh

đạo UBND, Thường trực HĐND thì chuyên viên bộ phận Tổng hợp có quyền

lập biên bản để làm căn cứ xử lý theo chế tài đã quy định trong quy chế.

Bốn là, xây dựng quy trình theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn

thuộc UBND thành phố Vinh và UBND các xã, phường thuộc thành phố Vinh

thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND thành phố đối với

mọi lĩnh vực công tác. Việc xây dựng quy trình này cần được trao cho bộ

phận Tổng hợp. Thực hiện tốt công tác theo dõi, đôn đốc triển khai thực hiện

các nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, Văn phòng HĐND và UBND thành

phố sẽ giảm được áp lực cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành

phố; hạn chế được những bất cập trong công tác tham mưu của các cơ quan

chuyên môn đối với HĐND và UBND thành phố.

3.3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng

Chủ tịch Hồ Chí Minh chỉ rõ: “Cán bộ là cái gốc của mọi công việc”,

“Công việc thành công hoặc thất bại đều do cán bộ tốt hay kém”. Vì đội ngũ

cán bộ, công chức là “cầu nối” giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng. Nếu đội

ngũ này yếu thì dù có đường lối, chính sách đúng cũng không thể hiện thực

hoá. Hồ Chí Minh khẳng định: “Cán bộ là cái sợi dây chuyền của bộ máy.

Nếu dây chuyền không tốt, không chạy thì động cơ dù tốt, dù chạy toàn bộ

máy cũng tê liệt. Cán bộ là những người đem chính sách của Chính phủ, của

đoàn thể thi hành trong nhân dân, nếu cán bộ dở thì chính sách hay cũng

không thể thực hiện được”.

Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác văn

phòng là một trong những nội dung quan trọng trong công cuộc cải cách hành

chính nhà nước nói chung, cải cách hành chính nhà nước trong bộ máy chính

quyền cấp huyện nói riêng. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức

nói chung trong nền hành chính nhà nước là nội dung cải cách mang tính đột

phá, có ý nghĩa quyết định đối với thành công hoặc thất bại của công cuộc cải

cách hành chính nhà nước bởi suy cho đến cùng, yếu tố con người vẫn là yếu

tố quan trọng nhất, giữ vai trò quyết định và chi phối toàn bộ mọi hoạt động

của nền hành chính nhà nước. Như vậy, nâng cao chất lượng đội ngũ công

chức làm công tác văn phòng nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng hoạt

động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói chung, Văn phòng

HĐND và UBND thành phố Vinh nói riêng mang tính chất cơ bản, xuyên

suốt, có tính liên tục trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng nói riêng,

chính quyền thành phố nói chung.

Để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng trong

giai đoạn hiện nay, cần phải tổ chức thực hiện một số nội dung cụ thể sau đây:

Một là, xây dựng hệ thống các tiêu chí tuyển chọn và bổ nhiệm công

chức làm công tác văn phòng. Hiện nay, việc tuyển dụng công chức ở hầu hết

các ngành, các lĩnh vực trong bộ máy nhà nước, đặc biệt là trong các cơ quan

hành chính nhà nước vẫn chủ yếu dựa trên các quy định về tiêu chí chung đối

với công chức tại Luật Cán bộ, công chức năm 2008, Nghị định số

06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định những người là

công chức và Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ

quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức. Cụ thể: “Có một quốc

tịch là quốc tịch Việt Nam; Đủ 18 tuổi trở lên; Có đơn dự tuyển; có lý lịch rõ

ràng; Có văn bằng, chứng chỉ phù hợp; Có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt;

Đủ sức khoẻ để thực hiện nhiệm vụ; Các điều kiện khác theo yêu cầu của vị

trí dự tuyển” (khoản 1, Điều 36, Luật Cán bộ, công chức năm 2008). Các quy

định trong Luật Cán bộ, công chức mới mang tính chất khái quát cao, các

nghị định thì chủ yếu liệt kê những ngạch chức danh công chức cụ thể nên rất

khó có thể hệ thống một cách mang tính chất lý luận về tiêu chí xác định công

chức. Điều này vừa gây khó khăn lúng túng trong quá trình thực hiện tuyển

dụng, bổ nhiệm công chức; vừa là kẽ hở cho khả năng những người không đủ

tiêu chuẩn, phẩm chất lại được tuyển dụng vào các cơ quan nhà nước, trong

đó có Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói chung, Văn phòng HĐND

và UBND thành phố Vinh nói riêng.

Hai là, đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức nói

chung, công chức làm công tác văn phòng nói riêng. Hoạt động đào tạo, bồi

dưỡng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng vừa mang những đặc điểm

chung của đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hành chính nhà nước, vừa

mang một số đặc điểm cơ bản sau đây:

Thứ nhất, đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn phòng là đào

tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ. Đó là quá trình nâng cao trình độ,

phương pháp, kỹ năng nghề nghiệp cho người được đào tạo, bồi dưỡng. Theo

đó, đối tượng của đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn phòng phải

là công chức đang làm việc trong các cơ quan văn phòng hoặc thực hiện chức

năng văn phòng có khả năng đảm đương được công việc chuyên môn của

công tác văn phòng.

Thứ hai, đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn phòng để thực

hiện chuyên môn hóa, chuẩn xác chức năng văn phòng nên nội dung, chương

trình đào tạo luôn gắn với đặc trưng cơ bản của nghề nghiệp như tính chuyên

nghiệp, kinh nghiệm trong hoạt động nghề nghiệp và nhu cầu phát triển của

xã hội. Đặc biệt, phải xuất phát từ yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính

và hội nhập, hợp tác quốc tế trong lĩnh vực hành chính công. Đặc điểm này

thể hiện tính mục đích rõ nét của đào tạo, đồng thời đặt ra yêu cầu nội dung,

chương trình của đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn phòng

không chỉ trang bị và cập nhật đầy đủ những kiến thức, tri thức mới về chính

trị, pháp lý, kinh tế, xã hội mà cần đặc biệt chú trọng rèn luyện kỹ năng, kỹ

xảo về nghiệp vụ văn phòng, tăng cường thực hành tác nghiệp, nâng cao trình

độ nhận thức và trau dồi đạo đức nghề nghiệp cho học viên trong quá trình

đào tạo. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn phòng có

các đặc thù sau đây:

- Mang tính nghề nghiệp cụ thể. Đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công

tác văn phòng không chỉ cung cấp các kiến thức, kỹ năng về nghiệp vụ văn

phòng mà còn bao gồm các kiến thức, pháp luật chuyên ngành, đạo đức nghề

nghiệp, bản lĩnh chính trị vững vàng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ được giao.

- Mang tính toàn diện. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công

tác văn phòng phải có kết cấu hợp lý giữa lý luận và thực tiễn, gắn thực hành

với lý thuyết, giữa bổ sung kiến thức chuyên môn nghiệp vụ với nâng cao

nhận thức trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp, kiến thức bổ trợ về tin học và

kiến thức pháp luật chuyên ngành, hội nhập kinh tế quốc tế.

- Cơ cấu chương trình và bố trí thời lượng phù hợp với đối tượng và từng

nội dung đào tạo để đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả của việc đào tạo, phù

hợp với yêu cầu của người học là những người đang đảm nhận công tác chỉ có

thể tham gia trong một thời gian hữu hạn nhất định cho việc học tập nâng cao

trình độ, bổ sung kiến thức.

Thứ ba, trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nói chung và công

chức làm công tác văn phòng nói riêng, xuất phát từ yêu cầu của hoạt động

quản lý nhà nước, luôn đòi hỏi công chức thực thi công vụ, nhiệm vụ phải

tuân theo trình tự, thủ tục chặt chẽ theo quy định của pháp luật và sự chủ động

sáng tạo trong việc triển khai nhiệm vụ, áp dụng pháp luật vào thực tiễn sinh

động một cách chính xác. Do đó, phương pháp đào tạo, bồi dưỡng công chức

là những phương pháp đào tạo hiện đại, rèn luyện, tạo được sự chủ động cho

người học không chỉ tiếp nhận kiến thức mà còn cả khả năng vận dụng kiến

thức, nâng cao năng lực tư duy đánh giá độc lập trong công vụ, đặc biệt là giải

quyết các tình huống cụ thể. Các phương pháp đào tạo được ưu tiên lựa chọn

trong đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn phòng là phương pháp

giảng dạy tích cực, phát huy tính chủ động của người học và sự hướng dẫn,

hỗ trợ đầy đủ về tri thức của người giảng dạy.

Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nói chung, công chức

làm công tác văn phòng nói riêng trong thời gian qua đã có những đóng góp

nhất định cho việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, vững

mạnh. Tuy vậy, công cuộc cải cách hành chính nhà nước đang đặt ra cho hoạt

động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nói chung và đào tạo, bồi dưỡng

công chức làm công tác văn phòng nói riêng những yêu cầu và nhiệm vụ nặng

nề như: Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng phải có khả năng tạo được những

chuyển biến mạnh mẽ, những đột phá mang tính căn bản trong việc nâng cao

chất lượng cán bộ, công chức nói chung, công chức làm công tác văn phòng

nói riêng; Chương trình đào tạo, bồi dưỡng phải được đổi mới nhằm trang bị

cho người học kiến thức chuyên môn và kỹ năng hành nghề đáp ứng yêu cầu

công việc đảm nhận trong thực tế. Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng những kỹ

năng nghề nghiệp cần thiết mà trên thực tế công chức văn phòng còn đang

yếu. Đảm bảo có đầy đủ chương trình, giáo trình hoàn toàn mang tính kỹ năng

theo chương trình đã được duyệt; Chất lượng đào tạo, bồi dưỡng phải phù hợp

với Bộ tiêu chuẩn kiểm định của Bộ Giáo dục ban hành và đáp ứng yêu cầu

của cơ quan sử dụng lao động. Các học viên được đào tạo, bồi dưỡng sau khi

hoàn thành chương trình được trang bị kiến thức nghiệp vụ sát với yêu cầu,

đòi hỏi thực tiễn, được trang bị một cách có hệ thống kỹ năng hành nghề, đạo

đức và bản lĩnh nghề nghiệp; Xây dựng đội ngũ giảng viên bao gồm giảng

viên cơ hữu và giảng viên kiêm chức giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm

chất đạo đức tốt, tâm huyết với nghề nghiệp; Tăng cường xây dựng cơ sở vật

chất, đáp ứng công nghệ thông tin và các điều kiện trang thiết bị kỹ thuật cần

thiết hỗ trợ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng.

3.3.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở của

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa

cán bộ, công chức, là người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với

công dân và giữa cán bộ, công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực

để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ. Khi văn hóa công sở của

cán bộ, công chức được nâng cao thì nấc thang văn hóa ứng xử của công dân

đến công sở làm việc chắc chắn cũng sẽ được nâng cao. Văn hóa công sở còn

là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều có

nền nếp, kỷ cương; mỗi người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và

luôn tự nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao.

Văn hóa công sở giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, là một

loạt hành vi và quy ước mà con người phải dựa vào đó để điều khiển các mối

quan hệ tương tác của mình với người khác. Văn hóa công sở trong Văn

phòng HĐND và UBND hướng tới các giá trị về tinh thần, tạo niềm tin giá trị

và thái độ của đội ngũ cán bộ, công chức ảnh hưởng đến nhận thức và hành vi

của họ.

Chính vì vậy, việc lập lại trật tự kỷ cương; xây dựng phong cách ứng xử

chuẩn mực của cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ là một đòi hỏi vừa

khách quan vừa, cấp bách. Ngày 02/8/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành

Quy chế văn hóa công sở kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg. Quy

chế gồm: 03 chương, 16 điều quy định chi tiết các nội dung, phạm vi, đối

tượng điều chỉnh và các nguyên tắc thực hiện; quy định việc thực hiện văn

hoá công sở phải tuân thủ theo các nguyên tắc: Phù hợp với truyền thống, bản

sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế – xã hội; phù hợp với định hướng xây

dựng đội ngũ cán bộ, công chức chuyên nghiệp, hiện đại; phù hợp với các quy

định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện

đại hoá nền hành chính nhà nước. Theo Quy chế này, các nhân viên cơ quan

nhà nước từ trung ương đến địa phương trong khi làm việc, tiếp xúc với dân,

giao tiếp, ứng xử phải hết sức nghiêm túc, lịch sự, biết tôn trọng người dân;

quy định cụ thể về trang phục; việc đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ; việc bố trí

phòng làm việc, treo biển hiệu cơ quan... Ngoài ra, Quy chế còn quy định các

hành vi cấm đối với cán bộ, công chức như: cấm hút thuốc lá, không được nói

tục, không sử dụng đồ uống có cồn tại công sở (trừ trường hợp được sự đồng

ý của thủ trưởng cơ quan)...

Xây dựng lề lối làm việc khoa học, có trật tự, kỷ cương, dân chủ trong

mọi hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND, UBND thành phố Vinh cần

tạo điều kiện cho cán bộ, công chức của UBND thành phố nói chung, của Văn

phòng HĐND và UBND nói riêng được tham gia thường xuyên vào các hoạt

động mang tính chất chính thức, lẫn phi chính thức, kết hợp lồng ghép trong

quá trình làm việc và cả bên ngoài giờ làm việc nhằm tăng sự hiểu biết, tin

cậy, hỗ trợ lẫn nhau giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, tạo nền tảng cho việc

xây dựng một nền văn hóa công sở hiện đại, văn minh và chuyên nghiệp.

Để xây dựng được văn hóa công sở, Văn phòng HĐND và UBND cần

chủ động xây dựng đề án thực hiện và tham mưu cho lãnh đạo UBND với một

số nội dung cơ bản như: các tiêu chí xác định và xây dựng văn hóa công sở; lộ

trình xây dựng và tổ chức thực hiện; các giải pháp thực hiện cụ thể; trách

nhiệm của các bên và nguồn lực tổ chức thực hiện.

3.3.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công

tác văn phòng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin có ý nghĩa hết sức to lớn và quan

trọng đối với việc nâng cao hiệu quả, hoàn thiện hoạt động của Văn phòng

HĐND và UBND cấp huyện nói chung, của Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh nói riêng như: tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian,

chi phí, tra cứu, cập nhật thông tin một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu

quả.

Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ

điện tử xác định mục tiêu: Đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao

chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân

và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Nâng vị trí của Việt Nam về Chính phủ

điện tử theo xếp hạng của Liên hợp quốc. Công khai, minh bạch hoạt động

của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng. Theo đó, Nghị quyết đặt ra

các nhiệm vụ thực hiện chủ yếu bao gồm: 1. Triển khai các giải pháp để nâng

cao cả ba nhóm chỉ số về dịch vụ công trực tuyến (OSI), hạ tầng viễn thông

(TII) và nguồn nhân lực (HCI) theo phương pháp đánh giá Chính phủ điện tử

của Liên hợp quốc; 2. Xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên

thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện,

cấp xã. Tạo lập môi trường điện tử để người dân giám sát và đóng góp cho

hoạt động của chính quyền các cấp; 3. Thiết lập Cổng dịch vụ công Quốc gia

tại một địa chỉ duy nhất trên mạng điện tử (Một cửa điện tử Quốc gia) trên cơ

sở hình thành từ các hệ thống thông tin về: Thủ tục hành chính, dân cư, đất

đai - xây dựng và doanh nghiệp để cấp phép, thực hiện các thủ tục liên quan

đến người dân, doanh nghiệp; 4. Ứng dụng CNTT gắn kết chặt chẽ với công

100

cuộc cải cách hành chính và các nhiệm vụ, giải pháp về nâng cao năng lực

cạnh tranh, cải thiện môi trường kinh doanh; triển khai thực hiện ứng dụng

CNTT kết hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO điện tử); 5. Nâng

cao chất lượng cơ sở hạ tầng viễn thông, bảo đảm chất lượng đường truyền.

Đẩy mạnh triển khai đưa hạ tầng di động và Internet về vùng sâu, vùng xa.

Tăng cường bảo đảm an toàn thông tin, an ninh thông tin.

Việc ứng dụng CNTT và hiện đại hóa công tác văn phòng cần được phân

công, phân cấp giữa các chủ thể thẩm quyền, các cơ quan, đơn vị, tổ chức để

vừa có thể đảm bảo tính thống nhất chung, vừa đảm bảo tính phù hợp với các

đặc điểm tình hình cụ thể trong tổ chức và hoạt động của từng cơ quan, đơn

vị, tổ chức.

Đối với Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, để thực hiện tốt

việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT và hiện đại hóa công tác văn phòng, cần phải

chủ động thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản sau đây:

Một là, xây dựng quy chế về việc truyền – nhận thông tin trên mạng nội

bộ và mạng diện rộng với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố,

UBND các xã, phường.

Hai là, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tin học, công nghệ thông

tin cho đội ngũ công chức, lao động hợp đồng để giúp họ từ việc sử dụng một

cách thành thạo máy vi tính đến ứng dụng, sử dụng thành thạo các phần mềm

tin học phục vụ cho hoạt động của văn phòng.

Ba là, tập trung nâng cao nhận thức về công nghệ thông tin của đội ngũ

công chức, lao động hợp đồng của Văn phòng; tổ chức các buổi tập huấn, các

lớp đào tạo về kiến thức tin học, công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng máy vi

tính, các phần mềm phục vụ quản lý công việc hiệu quả.

101

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói

chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói riêng

là một trong những yêu cầu cấp thiết, gắn liền với quá trình thực hiện cải cách

hành chính nhà nước ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Yêu cầu này vừa

mang tính chất khách quan do tác động mang tính ngoại biên, vừa mang tính

chất tự thân, xuất phát từ nhu cầu cần tự hoàn thiện của Văn phòng.

Để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói

riêng, cần tiến hành động bộ một số giải pháp căn bản như: hoàn thiện mô

hình tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trên cơ sở những điểm

mới của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; hoàn thiện quy chế

hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND; nâng cao chất lượng đội ngũ

công chức làm công tác văn phòng; xây dựng và tổ chức thực hiện văn hóa

công sở; đẩy mạnh ứng dụng CNTT.

102

KẾT LUẬN

Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, thực hiện chức năng

tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND;

tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND;

cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các

cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt

động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ

phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng

dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm

quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên

môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ

chức. Do vậy, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói

chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói riêng

có ảnh hướng rất lớn đến hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước ở địa phương.

Thực tế từ địa bàn thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An trong những năm qua

cho thấy, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố đã đạt được

nhiều kết quả tích cực, tính chuyên nghiệp ngày càng được phát huy, hiệu

quả, chất lượng ngày càng được cải thiện. Tuy nhiên, đánh giá chung, hoạt

động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nước ta vẫn bộc lộ nhiều

hạn chế, bất cập cần được khắc phục, hoàn thiện.

Để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói

riêng, cần tiến hành động bộ một số giải pháp căn bản như: hoàn thiện mô

hình tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trên cơ sở những điểm

103

mới của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; hoàn thiện quy chế

hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND; nâng cao chất lượng đội ngũ

công chức làm công tác văn phòng; xây dựng và tổ chức thực hiện văn hóa

công sở; đẩy mạnh ứng dụng CNTT.

Đây là một quá trình đòi hỏi phải có thời gian, lộ trình, bước đi cụ thể

dựa trên các tính toán, nghiên cứu mang tính khoa học; đồng thời, phải bám

sát thực tiễn, bám sát quá trình vận động, phát triển của xã hội.

104

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tạ Hữu Ánh (2002), Công tác hành chính – văn phòng trong cơ quan

nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội;

2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

3. Hồ Ngọc Cẩn (chủ biên) (2003), Cẩm nang tổ chức hành chính văn

phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội;

4. Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về

quản lý và sử dụng con dấu;

5. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về

công tác văn thư;

6. Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy

định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

7. Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh;

8. Chính phủ (2010), Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ngày 26/02/2010

Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04

tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn

thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

9. Chính phủ (2014), Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 quy

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh;

10. Chính phủ (2010), Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 quy

định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng và Luật Sửa

đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng;

11. Chính phủ (2010), Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 01/6/2010 về

105

kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật;

12. Chính phủ (2011), Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 về

việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2011 – 2020;

13. Đảng Cộng sản Việt Nam (2007), Nghị quyết số 17-NQ/TW ngày

01/8/2007 Hội nghị lần thứ 5 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa X về

đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ

máy nhà nước;

14. Đại học Kinh tế quốc dân (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng,

Nxb Tài chính, Hà Nội;

15. Học viện Hành chính Quốc gia (2002), Nghiệp vụ thư ký văn phòng

và tổ chức, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội;

16. Học viện Hành chính Quốc gia (2004), Giáo trình Hành chính công,

Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội;

17. Học viện Hành chính Quốc gia (2007), Giáo trình Kỹ thuật tổ chức

công sở, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội;

18. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban

hành văn bản, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội;

19. Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Hành chính văn phòng

trong cơ quan nhà nước, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội;

20. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Quản lý và phát triển tổ

chức hành chính nhà nước, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;

21. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Tổ chức nhân sự hành chính

nhà nước, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;

22. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Văn phòng, văn thư và lưu

trữ trong cơ quan nhà nước, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;

23. Học viện Hành chính (2012), Giáo trình Quản lý học đại cương, Nxb

106

Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội;

24. Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam

(2002), Từ điển bách khoa Việt Nam, Tập 2, Nxb Từ điển bách khoa, Hà Nội;

25. Nguyễn Thị Thùy Linh (2012), Nâng cao năng lực điều hành của

Văn phòng UBND cấp huyện, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học

viện Hành chính, Hà Nội;

26. Thái Thị Thùy Linh (2010), Nâng cao năng lực điều hành Văn

phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay, Luận văn thạc sĩ quản

lý hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội;

27. Tăng Thị Bích Ngọc (2014), Hiệu quả hoạt động của Văn phòng

HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội, Luận văn thạc sĩ quản lý công, Học

viện Hành chính, Hà Nội;

28. Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An (2005), Quản trị

hành chánh văn phòng, Nxb Thống kê, Tp. Hồ Chí Minh;

29. Đặng Thị Quyên (2012), Nâng cao chất lượng hoạt động của Văn

phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính

công, Học viện Hành chính, Hà Nội;

30. Quốc hội (2003), Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

dân;

31. Quốc hội (2015), Luật Tổ chức chính quyền địa phương;

32. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ;

33. Lưu Kiếm Thanh (2002), Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà

nước, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội;

34. Lưu Kiếm Thanh (2006), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm

pháp luật, Nxb Lao động, Hà Nội;

35. Thành ủy Vinh (2015), Báo cáo chính trị số 337-BC/ThU ngày

15/7/2015 của Ban Chấp hành đảng bộ thành phố Vinh khóa XXII trình Đại

107

hội Đảng bộ lần thứ XXIII;

36. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức và điều hành hoạt động của các

công sở, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội;

37. Nguyễn Văn Thâm (2009), Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công

tác Văn phòng, Nxb Chính trị - Hành chính, Hà Nội;

38. Nguyễn Hữu Thân (2001), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb

Thống kê, Hà Nội;

39. Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ

quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội;

40. Văn Tất Thu (2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà

nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội;

41. Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày

19/7/2001 phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn

2001 – 2010;

42. Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày

25/5/2005 ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan

hành chính nhà nước;

43. Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày

20/6/2006 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt

Nam ISO 9001-2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

44. Thủ tướng Chính phủ (2007), Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày

02/8/2007 ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà

nước;

45. Thủ tướng Chính phủ (2009), Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày

30/9/2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số

144/2006/QĐ-TTg;

46. Nguyễn Hữu Tri (2001), Nghiệp vụ văn phòng, Nxb Thống kê, Hà

108

Nội;

47. Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, Nxb Trẻ,

Tp. Hồ Chí Minh;

48. Ủy ban nhân dân thành phố Vinh (2015), Kế hoạch phát triển kinh tế

- xã hội 5 năm giai đoạn 2016 – 2020;

49. Ủy ban nhân dân thành phố Vinh (2016), Quyết định số 884/QĐ-

UBND ngày 19/02/2016 về việc ban hành Kế hoạch Cải cách hành chính nhà

nước thành phố Vinh giai đoạn 2016 – 2020;

50. Ủy ban nhân dân thành phố Vinh (2011), Quyết định số 12/2011/QĐ-

UBND ngày 24/10/2011 về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân

dân thành phố Vinh nhiệm kỳ 2011 – 2016;

51. Ủy ban nhân dân thành phố Vinh (2015), Quyết định số 02/2015/QĐ-

UBND ngày 16/01/2015 về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh;

52. Ủy ban nhân dân thành phố Vinh (2015), Quyết định số 01/2015/QĐ-

UBND ngày 16/01/2015 về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ

cấu tổ chức và hoạt động của Ban Tiếp công dân thành phố Vinh;

53. Ủy ban nhân dân thành phố Vinh (2015), Quyết định số 12/2015/QĐ-

UBND ngày 21/9/2015 về việc ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận Tiếp

nhận và Trả kết quả - Ủy ban nhân dân thành phố Vinh;

54. Ủy ban nhân dân thành phố Vinh (2015), Quyết định số 13/2015/QĐ-

UBND ngày 21/9/2015 về việc ban hành Quy chế phối hợp tiếp nhận, xử lý hồ

sơ và trả kết quả thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND thành phố

Vinh;

55. Ủy ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh số 34/2001/PL-

UBTVQH10 ngày 10/01/2001 về lưu trữ quốc gia;

56. Nguyễn Thị Thu Vân và Nguyễn Thị Thu Hà (2013), 150 câu hỏi –

109

đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb Chính trị quốc gia – Sự thật, Hà

Nội;

57. Viện Nghiên cứu Khoa học hành chính, Học viện Chính trị – Hành

chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Học viện Hành chính (2009), Thuật ngữ hành

chính, Hà Nội;

58. Viện Ngôn ngữ học (2010), Từ điển tiếng Việt, Nxb Từ điển Bách

khoa, Hà Nội;

59. Bùi Thế Vĩnh (2002), Thiết kế tổ chức cơ quan hành chính nhà nước,

Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.

110

PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 01

PHIẾU KHẢO SÁT

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

Dành cho cán bộ, công chức làm việc tại HĐND và UBND thành phố Vinh

Kính thưa ông/bà, để đánh giá một cách khách quan, chính xác nhằm

nâng cao hơn nữa hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban

nhân dân thành phố Vinh, chúng tôi đang tiến hành một cuộc khảo sát về vấn

đề này. Chúng tôi rất mong được lắng nghe ý kiến của ông/bà để hoàn thành

được khảo sát này. Do vậy, xin ông/bà vui lòng cho biết ý kiến của ông/bà

bằng việc trả lời một số câu hỏi cụ thể mà chúng tôi đưa ra sau đây:

Câu hỏi số 01: Theo ông/bà, Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh được tổ chức đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật ở mức độ

nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 02: Theo ông/bà, trong thời gian qua, Văn phòng HĐND

và UBND thành phố Vinh đảm nhận chức năng theo quy định của pháp

luật ở mức độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 03: Ông/bà đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn

111

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh hiện nay ở mức độ nào?

(cid:136) Rất tốt

(cid:136) Khá tốt

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Chưa đạt yêu cầu

Câu hỏi số 04: Ông/bà đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập

kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh như thế nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 05: Theo ông/bà hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có đảm bảo

tính đầy đủ không?

(cid:136) Có đảm bảo (Trả lời tiếp câu hỏi số 05a)

(cid:136) Không đảm bảo (Chuyển sang câu hỏi số 06)

Câu hỏi số 05a: Theo ông/bà hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có đảm bảo

tính chính xác không?

(cid:136) Có đảm bảo (Trả lời tiếp câu hỏi số 05b)

(cid:136) Không đảm bảo (Chuyển sang câu hỏi số 06)

Câu hỏi số 05b: Theo ông/bà hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có đảm bảo

tính kịp thời không?

(cid:136) Có đảm bảo (Trả lời tiếp câu hỏi số 05c)

(cid:136) Không đảm bảo (Chuyển sang câu hỏi số 06)

112

Câu hỏi số 05c: Ông/bà đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung

cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đáp ứng

yêu cầu ở mức độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 06: Theo ông/bà, quy trình thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có phù hợp

hay không?

(cid:136) Phù hợp

(cid:136) Không phù hợp

Câu hỏi số 07: Ông/bà đánh giá việc tuân thủ quy trình tổ chức các

cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh như

thế nào?

(cid:136) Tuân thủ tuyệt đối đầy đủ

(cid:136) Tuân thủ cơ bản đầy đủ

(cid:136) Tuân thủ một vài khâu

(cid:136) Chưa tuân thủ

Câu hỏi số 08: Theo ông/bà, công tác chuẩn bị tài liệu, chương trình

các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

đáp ứng yêu cầu ở mức nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 09: Ông/bà đánh giá chung chất lượng công tác tổ chức

113

các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

ở mức độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 10: Theo ông/bà, việc thực hiện các quy định của pháp

luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh hiện nay như thế nào?

(cid:136) Tuân thủ tuyệt đối

(cid:136) Cơ bản đảm bảo đúng quy định

(cid:136) Còn nhiều vi phạm

(cid:136) Chưa tuân thủ

Câu hỏi số 11: Theo ông/bà, việc thực hiện quản lý văn bản đến và

văn bản đi tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo

tuân thủ quy trình theo quy định ở mức độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 12: Theo ông/bà, việc quản lý và sử dụng con dấu của

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ quy định

của pháp luật ở mức độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

114

Câu hỏi số 13: Theo ông/bà, việc thực hiện công tác lễ tân, giao tiếp

tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ các

quy định của pháp luật và các nguyên tắc, yêu cầu trong giao tiếp ở mức

độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 14: Ông/bà đánh giá công tác tiếp công dân của Văn

phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ các quy định

của pháp luật ở mức độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 15: Theo ông/bà, công chức Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh khi thực hiện tiếp công dân có gây khó khăn, phiền hà,

nhũng nhiễu không?

(cid:136) Có (Xin mời trả lời tiếp câu hỏi số 15a)

(cid:136) Không (Xin mời chuyển sang câu hỏi số 16)

Câu hỏi số 15a: Theo ông/bà, mức độ gây khó khăn, phiền hà, nhũng

nhiễu của công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh khi

thực hiện tiếp công dân biểu hiện như thế nào?

(cid:136) Thường xuyên

(cid:136) Thỉnh thoảng

(cid:136) Rất hiếm khi

Câu hỏi số 16: Ông/bà đánh giá những trở ngại khi tiếp công dân

115

của công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh ở mức độ

nào?

(cid:136) Thường xuyên

(cid:136) Thỉnh thoảng

(cid:136) Rất hiếm khi

(cid:136) Chưa bao giờ

Câu hỏi số 17: Ông/bà đánh giá chung về chất lượng/hiệu quả công

tác tiếp công dân của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh ở mức

độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 18: Theo ông/bà, việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn

phòng và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) tại Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh được lãnh đạo HĐND và UBND quan tâm ở mức

độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

(cid:136) Thấp

Câu hỏi số 19: Ông/bà đánh giá kết quả thực hiện hiện đại hóa công

tác văn phòng và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh trong nhiệm kỳ 2011 – 2016 ở mức độ nào?

(cid:136) Rất cao

(cid:136) Khá cao

(cid:136) Trung bình

116

(cid:136) Thấp

Xin trân trọng cảm ơn ông/bà!

Nếu có thể, xin ông/bà vui lòng cho biết một số thông tin cá nhân của

ông/bà và những ý kiến khác của ông/bà:

Họ tên: .................................................................. Tuổi: ...........................

Chức vụ/bộ phận chuyên môn: ...................................................................

Những ý kiến đóng góp khác không có trong phiếu khảo sát này: ............

.............................................................................................................................

117

PHỤ LỤC 02

TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

Tổng số phiếu khảo sát phát ra: 157 phiếu

Tổng số phiếu khảo sát thu về: 157 phiếu

Câu hỏi số 01: Theo ông/bà, Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Vinh được tổ chức đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật ở mức độ

nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

83 52,87 58 36,94 16 10,19 0 0

Câu hỏi số 02: Theo ông/bà, trong thời gian qua, Văn phòng HĐND

và UBND thành phố Vinh đảm nhận chức năng theo quy định của pháp

luật ở mức độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

50 31,85 91 57,96 16 10,19 0 0

Câu hỏi số 03: Ông/bà đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh hiện nay ở mức độ nào?

Chưa đạt

Rất tốt

Khá tốt

Trung bình

yêu cầu

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

118

74 47,13 66 42,04 17 10,83 0 0

Câu hỏi số 04: Ông/bà đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập

kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh như thế nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

66 42,04 83 52,87 8 5,1 0 0

Câu hỏi số 05: Theo ông/bà hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có đảm bảo

tính đầy đủ không?

Đảm bảo

Không đảm bảo

Số Số % % phiếu phiếu

140 89,17 17 10,83

Câu hỏi số 05a: Theo ông/bà hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có đảm bảo

tính chính xác không?

Đảm bảo

Không đảm bảo

Số Số % % phiếu phiếu

129 82,17 11 7,01

Câu hỏi số 05b: Theo ông/bà hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có đảm bảo

tính kịp thời không?

119

Đảm bảo

Không đảm bảo

Số Số % % phiếu phiếu

120 76,43 9 5,73

Câu hỏi số 05c: Ông/bà đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung

cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đáp ứng

yêu cầu ở mức độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

77 49,04 35 22,29 8 5,1 0 0

Câu hỏi số 06: Theo ông/bà, quy trình thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có phù hợp

hay không?

Phù hợp

Không phù hợp

Số Số % % phiếu phiếu

142 90,45 15 9,55

Câu hỏi số 07: Ông/bà đánh giá việc tuân thủ quy trình tổ chức các

cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh như

thế nào?

Tuân thủ tuyệt

Tuân thủ cơ bản

Tuân thủ một

Chưa tuân thủ

đối đầy đủ

đầy đủ

vài khâu

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

120

91 57,96 66 42,04 0 0 0 0

Câu hỏi số 08: Theo ông/bà, công tác chuẩn bị tài liệu, chương trình

các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

đáp ứng yêu cầu ở mức nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

83 52,87 66 42,04 8 5,1 0 0

Câu hỏi số 09: Ông/bà đánh giá chung chất lượng công tác tổ chức

các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

ở mức độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

91 57,96 58 36,94 8 5,1 0 0

Câu hỏi số 10: Theo ông/bà, việc thực hiện các quy định của pháp

luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND thành

phố Vinh hiện nay như thế nào?

Tuân thủ

Cơ bản đảm bảo

Còn nhiều

Chưa tuân thủ

tuyệt đối

đúng quy định

vi phạm

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

124 78,98 33 21,02 0 0 0 0

Câu hỏi số 11: Theo ông/bà, việc thực hiện quản lý văn bản đến và

văn bản đi tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo

121

tuân thủ quy trình theo quy định ở mức độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

66 42,04 91 57,96 0 0 0 0

Câu hỏi số 12: Theo ông/bà, việc quản lý và sử dụng con dấu của

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ quy định

của pháp luật ở mức độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

91 57,96 58 36,94 8 5,1 0 0

Câu hỏi số 13: Theo ông/bà, việc thực hiện công tác lễ tân, giao tiếp

tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ các

quy định của pháp luật và các nguyên tắc, yêu cầu trong giao tiếp ở mức

độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

66 42,04 74 47,13 17 10,83 0 0

Câu hỏi số 14: Ông/bà đánh giá công tác tiếp công dân của Văn

phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ các quy định

của pháp luật ở mức độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số % Số % Số % Số %

122

phiếu phiếu phiếu phiếu

74 47,13 74 47,13 9 5,73 0 0

Câu hỏi số 15: Theo ông/bà, công chức Văn phòng HĐND và UBND

thành phố Vinh khi thực hiện tiếp công dân có gây khó khăn, phiền hà,

nhũng nhiễu không?

Có

Không

Số Số % % phiếu phiếu

116 73,89 41 26,11

Câu hỏi số 15a: Theo ông/bà, mức độ gây khó khăn, phiền hà, nhũng

nhiễu của công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh khi

thực hiện tiếp công dân biểu hiện như thế nào?

Thường xuyên

Thỉnh thoảng

Rất hiếm khi

Số Số Số % % % phiếu phiếu phiếu

33 21,02 17 10,83 66 42,04

Câu hỏi số 16: Ông/bà đánh giá những trở ngại khi tiếp công dân

của công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh ở mức độ

nào?

Thường xuyên

Thỉnh thoảng

Rất hiếm khi

Chưa bao giờ

Số Số Số Số Số % % % phiếu phiếu phiếu phiếu phiếu

33 21,02 74 47,13 25 15,92 25 15,92

Câu hỏi số 17: Ông/bà đánh giá chung về chất lượng/hiệu quả công

tác tiếp công dân của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh ở mức

123

độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

58 36,94 83 52,87 16 10,19 0 0

Câu hỏi số 18: Theo ông/bà, việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn

phòng và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) tại Văn phòng HĐND và

UBND thành phố Vinh được lãnh đạo HĐND và UBND quan tâm ở mức

độ nào?

Rất cao

Khá cao

Trung bình

Thấp

Số Số Số Số % % % % phiếu phiếu phiếu phiếu

99 63,06 50 31,85 8 5,1 0 0

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

Chủ đề:

Luận văn thạc sĩ quản lý

Luận văn thạc sĩ quản lý dự án

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN

2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân

5.1%

42.04%

52.87%

Rất cao Khá cao Trung bình

5.1%

57.96%

36.94%

Rất cao Khá cao Trung bình

Năm

2011

2012

2013

2014

2015

21.02%

78.98%

Tuân thủ tuyệt đối

Cơ bản đảm bảo đúng quy định

Tổng số

Số vụ

đơn thư

Tỷ lệ

Số vụ

việc

Số vụ

Tổng số

khiếu nại,

Tỷ lệ

vụ

thuộc

việc

việc

lượt tiếp

tố cáo, kiến

vụ việc

việc

thẩm

đã

thuộc

công

nghị, phản

Năm

đã

đã giải

quyền

giải

Năm

thẩm

dân

ánh đã tiếp

giải

quyết

quyết

đã giải

quyền

(lượt/vụ

nhận

quyết

(%)

(vụ

quyết

(vụ

việc)

(%)

việc)

(vụ

việc)

(đơn/vụ

việc)