BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP
TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. HOÀNG VĂN THANH
Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VĂN LONG
Mã số sinh viên : 1305QTVD035
Khóa : 2013-2017
Lớp : ĐH QTVP 13D
HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận này, tôi đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ
của nhiều cá nhân, tổ chức. Với tất cả tình cảm cho phép tôi được bày tỏ lòng
biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi
trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài. Trước hết tôi xin gửi tới Khoa
quản trị văn phòng và tòa thể các cán bộ giảng viên trong Khoa lời chúc sức
khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Đặc biệt hơn nữa, tôi xin chân thành cảm ơn tới
Th.s Hoàng Văn Thanh, người đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm đề
tài khóa luận này. Với sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình chu đáo, đến nay
tôi đã có thể hoàn thành xong bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài:“ Công tác tổ
chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông ”. Tiếp đến tôi xin chân thành cảm ơn đến Trung tâm thông tin thư
viện – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho tôi được sử dụng những kiến
thức và tìm kiếm thông tin, cùng các anh,chị và cô chú trong Văn phòng Công
ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã tạo điều kiện thuận lợi nhất
cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại Văn phòng. Với điều kiện thời gian
cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, đề tài này không thể
tránh được những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý
kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của
mình,phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này. Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là nội dung nghiên cứu của tôi trong thời gian
vừa qua. Những kết quả báo cáo và các số liệu trong đây được thực hiện tại
Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, không sao
chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan
này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2
3. Mục tiêu..................................................................................................... 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 2
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 2
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 3
7. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 3
8. Cấu trúc đề tài .......................................................................................... 3
PHẦN NỘI DUNG ......................................................................................... 4
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC
CUỘC HỘI HỌP ............................................................................................. 4
1.1. Khái niệm hội họp .................................................................................. 4
1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp ......................... 4
1.3. Phân loại các cuộc hội họp .................................................................... 5
1.4. Quy trình tổ chức hội họp ...................................................................... 7
1.4.1. Chuẩn bị hội họp ................................................................................. 7
1.4.2. Tiến hành hội họp.............................................................................. 12
1.4.3. Công việc sau hội họp ....................................................................... 14
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI
HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ
TẦNG VÀ GIAO THÔNG ........................................................................... 16
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông ............................................................................................................ 16
2.1.1. Quá trình hình thành Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông . 16
2.1.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông................................................................................. 21
2.2. Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông .................................................................. 25
2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị ........................................... 28
2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị ................................................... 30
2.2.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị ........................................................... 30
2.2.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự ..................................................... 31
2.2.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời ................................ 32
2.2.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị ............................................... 33
2.2.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội
nghị hội họp ................................................................................................. 34
2.2.2.6. Công tác thông tin truyền thông ..................................................... 34
2.2.2.7. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị ................................................ 35
2.2.2.8. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị ...................................................... 35
2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị .............................................. 36
2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc ............................................ 39
2.3. Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty
CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông ................................................ 41
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 41
2.3.2. Nhược điểm ....................................................................................... 42
2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 42
