Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:82

Thêm vào BST

Báo xấu

81
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát thực tế tại UBND huyện Quốc Oai, nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND; đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến ưu điểm, hạn chế đó. Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI - THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. TRẦN VĂN QUANG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HUYỀN Mã số sinh viên : 1405LTHA020 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH LTH 14A HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là bài khóa luận tốt nghiệp độc lập của riêng em. Các số liệu, thông tin sử dụng phân tích trong bài có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả dùng để nghiên cứu trong bài khóa luận tốt nghiệp này do em đã tiến hành khảo sát thực tế tại Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội và chưa từng được công bố trong bất kỳ đề tài khóa luận nào khác.
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1.Lý do chọn đề tài...................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................... 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................. 3 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4 6. Lịch sử nghiên cứu.................................................................................. 5 7. Đóng góp của khóa luận ......................................................................... 7 8. Bố cục của bài khóa luận ........................................................................ 7 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 9 Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NÀY. .. 9 1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của huyện Quốc Oai ......... 9 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai ................................................................................................... 10 1.2.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 10 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................... 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 12 1.3. Thành phần tài liệu tại UBND huyện Quốc Oai ................................ 13 1.4. Nội dung của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai ................. 15 1.5. Gía trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND huyện Quốc Oai. ....................................................................................... 18 Tiểu kết chương 1: .................................................................................... 23 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI- THÀNH PHỐ HÀ NỘI .......... 24 2.1. Khái niệm về tổ chức, quản lý ........................................................... 24
2.2. Thực trạng tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai ................................................................................................... 26 2.2.1. Tình hình tổ chức lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai.................. 26 2.2.2. Tình hình nhân sự làm công tác lưu trữ .......................................... 29 2.3. Thực trạng quản lý về lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai ............... 30 2.3.1. Ban hành văn bản quản lý ............................................................... 30 2.3.2. Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ............................................ 32 2.3.3. Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ 45 2.3.4. Thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ .......................................... 46 Tiểu kết chương 2: .................................................................................... 47 Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI –THÀNH PHỐ HÀ NỘI ......................................................... 48 3.1. Khái quát ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai ............................................................................ 48 3.1.1.Ưu điểm trong tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai .... 48 3.1.2. Hạn chế trong tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai .... 49 3.2. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai. ........................................................................... 50 3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai ............................................................................ 53 3.3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ ......... 53 3.3.2. Nhóm giải pháp về quản lý lưu trữ ................................................. 56 Tiểu kết chương 3: .................................................................................... 64 KẾT LUẬN .................................................................................................... 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 67 PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ cái viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 HĐND- UBND Hội đồng nhân dân- Uỷ ban nhân dân 03 UBND Uỷ ban nhân dân 04 TLLT Tài liệu lưu trữ
PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại. Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triển công tác lưu trữ Việt Nam nói chung và tổ chức, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói riêng là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm có những nhìn nhận đúng đắn, khách quan và xác thực về công tác lưu trữ. Đồng thời việc rút ra các bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn công tác này là hết sức cần thiết trong quá trình phát triển của đất nước. Trong quá trình xây dựng, hoàn thiện và phát triển công tác lưu trữ nói chung và tổ chức, quản lý về lưu trữ nói riêng, được sự quan tâm của Đảng, Chính phủ, một số văn bản quy định về tổ chức, quản lý về lưu trữ đã được ban hành. Một trong những mốc thời gian quan trọng của lịch sử lưu trữ Việt Nam phải kể đến đó là ngày 24 tháng 01 năm 1998, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp. Có thể nói, Thông tư 40 ra đời đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với ngành lưu trữ Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác lưu trữ ở các địa phương, trong đó có huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện). Trong quá trình hoạt động, lưu trữ cấp huyện đã đạt được một số thành tựu nhất định. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu thì lưu trữ cấp huyện đã và đang phải đối mặt với nhiều những tồn tại, cần phải được nhanh chóng khắc phục, củng cố và hoàn thiện. Một trong nhiều vấn đề mà lưu trữ cấp huyện cần phải được hoàn thiện đó là tổ chức và quản lý về lưu trữ. Cấp huyện là một trong bốn cấp hành chính quan trọng của hệ thống đơn vị hành chính nước ta. Tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một cách đầy đủ và chân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện; là cơ sở để 1
cơ quan lưu trữ cấp trên nắm được tình hình thực tế nhằm giúp cho công tác quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp huyện được thực hiện tốt hơn. Trong đó, khối tài liệu của UBND chiếm khối lượng tương đối nhiều. Tài liệu của UBND là những tài liệu có giá trị, phản ánh hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước cấp huyện. Vì vậy việc lưu giữ, bảo quản khối tài liệu này là hết sức cần thiết. Để công tác lưu trữ của UBND huyện đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả, ngày càng phục vụ hơn nữa phát triển kinh tế - xã hội tại cấp huyện thì trước hết, việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại cơ quan cần được đặt ra và cần phải giải quyết. Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND huyện Quốc Oai công tác lưu trữ tại UBND đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Tuy nhiên, hoạt động tổ chức, quản lý về lưu trữ tại UBND huyện vẫn còn nhiều bất cập. Qua quá trình khảo sát, em nhận thấy việc tổ chức, quản lý lưu trữ của UBND huyện vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh hưởng không nhỏ đến số phận của tài liệu lưu trữ và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Từ những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ đến việc triển khai thực hiện trong thực tiễn còn nhiều bất cập; những nghiên cứu của cơ quan về tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện nhằm có những thay đổi tích cực về công tác lưu trữ cũng chưa được quan tâm. Với mong muốn được đi sâu tìm hiểu về vấn đề tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai nhằm bổ sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho bản thân, nâng cao nhận thức thực tiễn về công tác lưu trữ của cán bộ, công chức tại UBND và đề xuất các giải pháp về tổ chức, quản lý đối với lưu trữ cấp huyện trong giai đoạn hiện nay, em đã chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp. 2
2. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài này, em hướng đến những mục tiêu cơ bản sau: - Thứ nhất, giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai và thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện. - Thứ hai, khảo sát thực tế tại UBND huyện Quốc Oai, nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND; đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến ưu điểm, hạn chế đó. - Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu *Đối tượng nghiên cứu: - Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện; thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND huyện; - Thực trạng tổ chức và quản lý về lưu trữ tại UBND huyện hiện nay; - Các giải pháp tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện. *Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Với quy mô của một bài khóa luận tốt nghiệp, do điều kiện và khả năng có hạn, vì vậy em chủ yếu nghiên cứu những vấn đề về về tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai. - Về thời gian nghiên cứu: từ năm 2011 - tính từ thời điểm Luật Lưu trữ được ban hành đến năm 2017. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Trong bài khóa luận, em tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai theo quy định của pháp luật; thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai; 3
-Tiến hành khảo sát để nắm bắt thực trạng tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ, tình hình quản lý về lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai; - Qua đó đưa ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai hiện nay, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai. 5. Phương pháp nghiên cứu Để tiến hành thực hiện bài khóa luận, trên cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu phổ biến trong nghiên cứu khoa học, cụ thể như: - Phương pháp phân tích: Đây là phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện khóa luận. Do việc khảo sát được thực hiện trong những thời gian khác nhau, và thu thập được những thông tin, số liệu sau mỗi lần khảo sát. Vì vậy, đòi hỏi thông tin, số liệu phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này. - Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp quan trọng và thường xuyên sử dụng để thực hiện bài khóa luận. Em đã tiến hành điều tra, khảo sát kết hợp với phỏng vấn cán bộ lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện, cán bộ văn thư- lưu trữ kiêm nhiệm tại phòng Nội vụ. Về nội dung khảo sát tập trung chủ yếu vào các nội dung như tình hình thực hiện các văn bản của nhà nước, tổ chức bộ máy, nhân sự, cơ sở vật chất, tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, những khó khăn, thuận lợi của lưu trữ tại UBND huyện. - Phương pháp thu thập, xử lý số liệu, hệ thống: thu thập số liệu từ các đơn vị, phòng ban bằng cách quan sát, theo dõi, sưu tầm. Sau đó phân loại xử lý số liệu, giữ lại những số liệu quan trọng, phù hợp với bài khóa luận để tiếp tục phân tích, so sánh, tổng hợp; trên cơ sở những thông tin đã thu thập được em tiến hành hệ thống hóa, từ đó thấy được thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện. Sau đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác này một cách khách quan và đầy đủ hơn. 4
- Phương pháp thống kê, đánh giá, so sánh: thống kê các tài liệu về tổ chức và quản lý lưu trữ của UBND huyện, đánh giá về thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ dựa trên thực tế. So sánh thực trạng về tổ chức, quản lý lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai với những quy định của Nhà nước. 6. Lịch sử nghiên cứu Tổ chức và quản lý lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đó. Chính vì vậy đã có các công trình nghiên cứu về tổ chức, quản lý lưu trữ được thực hiện một cách nghiêm túc và có những đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng như thực tiễn. Đề tài “Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai – thành phố Hà Nội” không phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên được đề cập tới. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết được một số sách tham khảo, xuất bản phẩm, đề tài, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp có hướng liên quan đến đề tài. Cụ thể là: Vấn đề này đã được đề cập đến trong giáo trình “Công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS. Dương Văn Khảm; giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” xuất bản năm 2016 do GVC.TS. Chu Thị Hậu làm chủ biên; Công tác lưu trữ các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát trong các xuất bản phẩm như: “Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát triển” của PGS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, TS. Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của PGS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, PGS. Vương Đình Quyền, TS. Nghiêm Kỳ Hồng, TS. Đào Thị Diến xuất bản năm 2010; Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do PGS. Vương Đình Quyền chủ nhiệm đề tài. Đề tài đã khái quát được thực trạng công tác lưu trữ của nhiều cơ quan, đưa ra những luận giải dựa trên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho việc tổ chức lưu trữ các cấp và đề xuất xây dựng hệ thống lưu trữ từ cấp trung ương đến địa phương trong đó bao gồm cả cấp huyện; 5
Bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà nước như: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh, tập san Văn thư - Lưu trữ số 1/1978; “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của Nguyễn Mạnh Cường, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, số 8/2010; “Tổ chức văn thư, lưu trữ tại địa phương những khó khăn cần giải quyết” của tác giả Quốc Thắng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam năm 2009. - Các luận văn, khoá luận tốt nghiệp như: Luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội”, năm 2009, đề tài này phản ánh công tác lưu trữ cấp huyện của một địa phương cụ thể - thành phố Hà Nội nhưng ở một góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên được những vấn đề quan trọng của lưu trữ cấp huyện. Luận văn Thạc sỹ của Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2014, trong đề tài này phản ánh thực trạng tổ chức và hoạt động quản lý lưu trữ của cấp huyện nói chung trên địa bàn cả nước hiện nay. Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang” của sinh viên Hoàng Lan Nhi, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016; “Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn- tỉnh Bắc Ninh” của sinh viên Phạm Thị Thu Hường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017. Trên đây là một số công trình nghiên cứu về tổ chức, quản lý lưu trữ; công tác lưu trữ, các bài viết đã nêu ra thực trạng về công tác lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ không chỉ trong các cơ quan nhà nước cụ thể mà còn đối với hệ thống lưu trữ các cấp. Tuy nhiên, theo khảo sát của cá nhân em, nghiên cứu sâu về tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai hiện chưa có đề tài nghiên cứu nào viết về vấn đề này, nắm bắt được tình hình thực tế đó em đã tiến hành nghiên cứu đề tài: 6
“Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội”. 7. Đóng góp của khóa luận - Thứ nhất, về mặt thực tiễn quản lý, bài khóa luận cho chúng ta thấy thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ, thực trạng tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai. Trên có sở đó thấy được tính khách quan cần phải ổn định tổ chức, biên chế thực hiện công tác lưu trữ. - Thứ hai, kết quả của khóa luận đã cung cấp các giải pháp nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý lưu trữ đối với UBND huyện Quốc Oai. - Thứ ba, là tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành lưu trữ học về vấn đề tổ chức, quản lý lưu trữ của cơ quan quản lý hành chính cấp huyện. 8. Bố cục của bài khóa luận Khóa luận tốt nghiệp được cấu tạo gồm có 03 phần: Phần mở đầu: Giới thiệu chung về bài khóa luận, trong đó nêu các cơ sở để triển khai đề tài. Phần nội dung chính: gồm có 03 chương: Chương 1: Giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai và thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan này. Trong chương này em tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Quốc Oai; thành phần, nội dung và giá trị tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND. Chương 2: Thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai – thành phố Hà Nội Với những thông tin thu thập được qua việc khảo sát chức năng, nhiệm vụ và thành phần, nội dung, giá trị tài liệu của UBND. Trong chương này, em trình bày về thực trạng tổ chức, quản lý về lưu trữ tại UBND huyện ở các nội dung như: tổ chức bộ máy lưu trữ; tình hình về nhân sự làm lưu trữ; quản lý nghiệp vụ lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ; bố trí cơ sở vật chất; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ; thanh tra, kiểm tra trong công 7
tác lưu trữ. Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai –thành phố Hà Nội Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng như đã phân tích ở chương 2, từ đó em chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội. Phần kết luận: Phần này tổng kết về quá trình thực hiện và kết quả triển khai đề tài. Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, ngoài sự nỗ lực không ngừng của bản thân, em cũng nhận được rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên tại UBND huyện Quốc Oai; các thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ. Và đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ Trần Văn Quang - Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Qua đây, cho phép em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến những sự giúp đỡ quý báu đó. Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và em còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên em cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp. Vì vậy, trong bài khóa luận không thể tránh khỏi những hạn chế và sai sót nhất định. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài khoá luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2018 Sinh viên Nguyễn Thị Huyền 8
PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NÀY. 1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của huyện Quốc Oai Trước đây huyện Quốc Oai là trấn, rồi phủ Quốc Oai, gồm các huyện Đan Phượng, Từ Liêm, Thạch Thất, Yên Sơn, Phúc Lộc (sau là Phúc Thọ). Năm 1831, tách huyện Từ Liêm về Hà Nội. Năm 1888, sau khi tách huyện Đan Phượng về Phủ Hoài Đức thuộc tỉnh Hà Đông mới lập, phủ Quốc Oai chuyển thành huyện Quốc Oai thuộc tỉnh Sơn Tây. Từ năm 1965, huyện Quốc Oai thuộc tỉnh Hà Tây, đến năm 1975 thuộc tỉnh Hà Sơn Bình. Ngày 29 tháng 12 năm 1978, 07 xã của huyện Quốc Oai là Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận, Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú và Đại Thành nhập vào thủ đô Hà Nội, trong đó 04 xã (Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú, Đại Thành) nhập vào huyện Hoài Đức, 03 xã còn lại (Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận) nhập vào huyện Phúc Thọ, đều thuộc Hà Nội (Quyết định của Hội đồng Chính phủ ngày 17 tháng 02 năm 1979). Phần còn lại của huyện Quốc Oai vẫn ở lại tỉnh Hà Sơn Bình với tên gọi huyện Quốc Oai. Từ ngày 12 tháng 8 năm 1991 huyện Quốc Oai lại trở về với tỉnh Hà Tây. Các xã trước kia thuộc huyện Hoài Đức, Hà Nội cũng chuyển về huyện Quốc Oai. Riêng 03 xã Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận vẫn thuộc huyện Phúc Thọ. Ngày 01 tháng 08 năm 2008, cùng với toàn bộ tỉnh Hà Tây, huyện Quốc Oai được nhập về thủ đô Hà Nội, và tiếp nhận thêm xã Đông Xuân từ huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình về Quyết định của HĐND Thành phố Hà Nội mới (mở rộng). Ngày 08 tháng 05 năm 2009, toàn bộ xã Đông Xuân được chuyển vào huyện Quốc Oai. Huyện Quốc Oai nằm ở phía Tây Thành phố Hà Nội có tổng số 20 xã 9
(trong đó có 02 xã miền núi là Đông Xuân và Phú Mãn) và 01 thị trấn. Với diện tích 147.01 km2, dân số khoảng 174.254 nghìn người (năm 2014), trong những năm gần đây được sự quan tâm của Chính phủ, Thành ủy, HĐND và UBND Thành phố Hà Nội, tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội của huyện có sự chuyển biến quan trọng, đời sống của nhân dân trong huyện ngày càng được nâng cao. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai 1.2.1. Vị trí, chức năng Trước đây, vị trí pháp lý của Uỷ ban nhân dân huyện được quy định theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Vị trí pháp lý: “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên” [25; Tr.6] Đến năm 2015, Luật Tổ chức chính quyền địa phương được ban hành và thay thế Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Theo đó, vị trí pháp lý của Uỷ ban nhân dân huyện được quy định như sau: “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên” [26; Tr.6] Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà 10
nước từ trung ương tới cơ sở. UBND huyện làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm. UBND huyện được tổ chức và hoạt động theo chế độ tập thể với Chủ tịch, các Phó chủ tịch. Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 cũng quy định rõ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và những vấn đề do Chủ tịch UBND quyết định. Để đảm bảo cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, đáp ứng yêu cầu thực tiễn và triển khai thực hiện các quyết định đó được chính xác, đầy đủ và kịp thời, UBND huyện được sự tham mưu, giúp việc của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND. 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Về nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện, trước đây được quy định thống nhất tại các điều từ Điều 97 đến Điều 110 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Các nhiệm vụ và quyền hạn được quy định cụ thể trên các lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai; lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải; lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch; lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao; lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. Hiện nay, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện được quy định tại Điều 28, Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, cụ thể như sau: 1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện. 11
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện. 3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật. 4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. 5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền. 6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Theo Điều 27, Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 19 tháng 6 năm 2015 quy định cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương ở huyện, cơ cấu của UBND huyện Quốc Oai gồm có 01 chủ tịch, 02 phó chủ tịch: -Chủ tịch: Đỗ Huy Chiến -Phó Chủ tịch: Đỗ Lai Luật -Phó Chủ tịch: Nguyễn Đức Phương 12
*Các Phòng, ban chuyên môn: -Văn phòng HĐND-UBND huyện -Phòng Tư pháp -Phòng Nội vụ -Phòng Tài chính - Kế hoạch -Phòng Kinh Tế -Phòng Giáo dục và Đào tạo -Phòng Tài nguyên và Môi trường -Phòng Lao động Thương binh và Xã hội -Phòng Quản lý đô thị -Phòng Y tế. -Phòng Văn hóa và Thông tin -Thanh tra huyện 1.3. Thành phần tài liệu tại UBND huyện Quốc Oai Tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai là toàn bộ tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của UBND huyện, nó phản ánh mọi mặt hoạt động của ủy ban, bao gồm những loại tài liệu như sau: -Tài liệu hành chính: loại tài liệu này chủ yếu là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm một khối lượng lớn tại UBND, trong đó bao gồm: + Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cơ quan Trung ương, UBND thành phố Hà Nội, các sở ban ngành thuộc UBND thành phố Hà Nội) chỉ đạo trực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Kế hoạch…Ví dụ như Quyết định 06/2018/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Quỹ đầu tư phát triển thành phố Hà Nội; Chỉ thị 14/CT-UBND của UBND thành phố Hà Nội về tăng cường quản lý cán bộ, công chức, viên chức và người quản lý doanh nghiệp. + Tài liệu do UBND huyện và các đơn vị thuộc UBND huyện ban hành. Nội dung của những tài liệu này phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của UBND huyện. + Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm Đề án, Tờ trình, Báo cáo, Công văn, Thông báo, Kế hoạch...để báo cáo tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trương, 13
biện pháp, cách thức giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý của UBND huyện. Hình ảnh 1.1. Tài liệu hành chính -Tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Loại tài liệu này chiếm số lượng ít. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính, trắc địa, bản đồ.... -Tài liệu điện tử: Loại tài liệu này chiếm số lượng khá lớn trong hoạt động của UBND huyện. Theo Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015 (tính đến ngày 31/12/2015) của Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai báo cáo: Tổng số văn bản đi: 7839 văn bản Trong đó: Văn bản điện tử: 7698 văn bản Tổng số văn bản đến: 6399 văn bản 14
Trong đó: văn bản điện tử: 6399 văn bản -Tài liệu nghe-nhìn: xã hội phát triển, kéo theo sự ra đời của tài liệu nghe nhìn. Tại UBND huyện Quốc Oai loại tài liệu này hình thành qua các cuộc họp, các hội nghị, đó là các bức ảnh, các đoạn ghi hình…Tuy nhiên, loại hình tài liệu này chưa được lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND huyện, chúng chủ yếu được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBND huyện. Như vậy, xuất phát từ sự đa dạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện nên tài liệu lưu trữ hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan này khá đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của cơ quan tại cấp huyện. 1.4. Nội dung của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai Nội dung tài liệu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành UBND; quá trình phát triển, hoạt động tổ chức, điều hành các mặt khác nhau của đời sống xã hội trên địa bàn toàn huyện theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ. Nội dung tài liệu lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai rất đa dạng phong phú, được thể hiện như sau: -Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan trung ương, của thành phố về công tác xây dựng, bảo vệ chính quyền và bầu cử; chương trình, kế hoạch, báo cáo của thành phố về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử ở huyện; hồ sơ tổ chức bầu cử của đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp ở huyện. -Tài liệu phản ánh hoạt động tổ chức và quản lý hành chính của UBND huyện. Ví dụ như Quyết định số 04/QĐ-UBND của UBND huyện Quốc Oai ngày 06/01/2015 về việc ban hành kế hoạch kiểm tra công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và công tác chứng thực trên địa bàn huyện Quốc Oai năm 2015. -Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng của huyện. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của huyện theo từng năm; hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân ở huyện. Tài liệu về công 15