lụt việc phải làm sao?: phấn 2

CHƯƠNG 6<br /> Xử lý thư điện tử ngay! Thách<br /> thức lớn nhất đối với hầu hết mọi<br /> người<br /> TÓM LƯỢC CHƯƠNG 6<br /> Trong chương này, bạn sẽ học được:<br /> Cách tốt nhất để xử lý lượng thư điện tử và thông tin khổng lồ là<br /> không nhận nó ngay từ đầu!<br /> Đặt ra những tiêu chuẩn cho các loại thông tin liên lạc bạn nhận<br /> và gửi.<br /> Cách xử lý thông tin hiệu quả hơn.<br /> <br /> Dựa trên kinh nghiệm từ chính khách hàng của chúng tôi, tôi có<br /> thể nói nguồn căng thẳng, quá tải duy nhất và lớn nhất mà mọi người<br /> phải trải qua trong công việc bắt nguồn từ lượng thông tin mà họ cần<br /> xử lý. Lượng thông tin khổng lồ đó đến từ nhiều nguồn khác nhau.<br /> Nguồn lớn nhất trong số đó là thư điện tử – và không chỉ là thư điện<br /> tử nội bộ trong tập đoàn. Hiện nay còn có thư điện tử từ nhiều nguồn<br /> khác, trong đó có thư điện tử từ các doanh nghiệp và các mạng xã hội<br /> như LinkedIn hay Facebook. Và cũng đừng quên những tin nhắn văn<br /> bản được chuyển tiếp từ điện thoại và dịch vụ tin nhắn nhanh.<br /> Vài năm trước, hãng Reuters đã tiến hành một nghiên cứu<br /> (phỏng vấn 1.300 nhà quản lý ở nước Anh, Mỹ, Hồng Kông và<br /> Singapore) để xác định xem việc quá tải thông tin có “đóng góp” như<br /> thế nào trong căng thẳng. Hai phần ba số người được hỏi cho rằng<br /> quá tải thông tin gắn liền với căng thẳng với đồng nghiệp và gắn liền<br /> với cảm giác không hài lòng về công việc; 42% cho rằng sự căng thẳng<br /> <br /> này dẫn đến tình trạng sức khỏe yếu; 61% chia sẻ rằng họ đã hủy các<br /> hoạt động xã hội vì quá tải thông tin, và 60% nói rằng họ thường quá<br /> mệt mỏi với những hoạt động giải trí.<br /> Vậy nên, cũng không quá khi nói mọi người dường như đang ở<br /> trong tình trạng quá tải tinh thần kéo dài. Nhiều nguồn thông tin dễ<br /> gây mất tập trung khiến mọi người khó có thể vượt qua hoặc khó có<br /> thể làm việc được. Theo một nghiên cứu gần đây của tập đoàn<br /> Radicati, một công ty nghiên cứu thị trường ở Palo Alto, một người<br /> sử dụng thư điện tử bình thường nhận được 127 bức thư mỗi ngày,<br /> tăng 51% so với năm 2003.<br /> Tạp chí Tâm lý học thực nghiệm phát hiện ra là khi bạn<br /> cứ nhảy qua nhảy lại giữa các nhiệm vụ thì não bạn phải<br /> mất quãng thời gian dài gấp bốn lần để nhận ra và xử lý<br /> được mỗi việc mà bạn đang làm.<br /> ―Julie Morgenstern, Không bao giờ kiểm tra thư điện tử vào<br /> buổi sáng (Never Check E-mail in the Morning)<br /> Carl Honore, nhà báo, tác giả cuốn sách Đề cao sự chậm rãi (In<br /> Praise of Slowness), nói mọi người chỉ có thể kỳ vọng 3 phút không bị<br /> ngắt quãng trước khi bị ngắt quãng! Nhưng trung bình phải mất từ 8<br /> đến 11 phút để quay trở lại với việc bạn đang làm khi bạn bị sao lãng<br /> bởi một việc khác. 8 đến 11 phút có thể là quá ít. Giáo sư Georges của<br /> Viện nghiên cứu N.E.T, một tác giả chuyên viết về môi trường làm<br /> việc, đã nói: “Phải mất khoảng 20 phút tập trung sức mạnh tinh thần<br /> trước khi não lại có thể sử dụng tốt nhất thùy trước.”<br /> Ngoài ra, những nhà nghiên cứu ở trường Đại học King, Đại học<br /> Luân Đôn, đã chỉ ra rằng chỉ số thông minh IQ của những người được<br /> kiểm tra trong lúc bị sao lãng hoặc bị quá tải đã giảm khoảng 10 điểm.<br /> Thêm nữa, khi các công ty cấm gửi và nhận thư điện tử vào các ngày<br /> thứ Sáu, họ ghi nhận năng suất tăng và thư điện tử giảm tới 75%, kể<br /> cả trong những ngày không phải là thứ Sáu.<br /> Chẳng nghi ngờ gì khi hầu hết chúng ta đều phải chịu cảnh quá tải<br /> thông tin: Quá nhiều thư điện tử, quá nhiều yêu cầu dành cho chúng<br /> ta từ quá nhiều nơi. Hệ quả là môi trường làm việc sẽ càng khó khăn<br /> hơn.<br /> <br /> Dù thư điện tử có vẻ như là thủ phạm chính, nhưng điện thoại di<br /> động, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân PDA và lối kiến trúc văn<br /> phòng mở đều tạo ra một môi trường dễ bị sao lãng, khiến mọi người<br /> khó có thể tập trung vào công việc.<br /> Chương này được chia thành hai phần chính. Phần đầu cung cấp<br /> những mẹo hay và những ý tưởng về cách giúp bạn không phải nhận<br /> quá nhiều thông tin ngay từ đầu. Phần thứ hai trình bày về cách xử lý,<br /> theo cách năng suất và hiệu quả hơn, tất cả những thư điện tử và<br /> những thông tin khác xuất hiện trên bàn cũng như trong máy tính của<br /> bạn.<br /> <br /> PHẦN 1: KIỂM SOÁT NHỮNG GÌ BẠN<br /> NHẬN ĐƯỢC<br /> Trước tiên, cần phải hiểu là chẳng có cách đơn giản nào để giải<br /> quyết vấn đề đặc biệt này. Chúng ta thường không kiểm soát được<br /> những người làm việc xung quanh mình. Ngay cả khi bạn có tham<br /> vọng lớn là kiểm soát số lượng thư điện tử và khối lượng thông tin<br /> bạn nhận được, chắc chắn bạn sẽ nhận thấy là những người làm việc<br /> cùng với bạn không sẵn lòng hợp tác với bạn để thực hiện ý tưởng đó.<br /> Hơn nữa, bất kể bạn có chuyên tâm với việc tổ chức sắp xếp các<br /> quy trình và phương pháp làm việc của bạn tới đâu, bạn cũng sẽ vấp<br /> phải một ngọn núi cản đường. Luôn có những việc gây ngắt quãng. Sẽ<br /> có những ngày mà hòm thư điện tử của bạn đầy ứ. Sẽ luôn có những<br /> trường hợp khẩn cấp phá vỡ kế hoạch của bạn. Đừng hốt hoảng.<br /> Đừng để những khó khăn làm bạn đi chệch đường. Hãy tiếp tục nắm<br /> giữ các trật tự và nắm quyền kiểm soát, và dần dần bạn sẽ làm được.<br /> Hành động đầu tiên bạn có thể làm là giải quyết những bức thư<br /> quá hạn và thiết lập một cơ cấu tổ chức điện tử giúp bạn có thể dễ<br /> dàng tìm được các vật, các việc và xử lý kịp thời. (Hãy xem lại<br /> Chương 3, phần “Các bước để tổ chức, sắp xếp thư điện tử). Khi bạn<br /> đã tổ chức, sắp xếp và đã xử lý hết, hãy thử qua những ý tưởng dưới<br /> đây và xem bạn có thể “thuần hóa” được “con quái vật” này không.<br /> Gửi càng nhiều thư điện tử, bạn sẽ càng nhận được<br /> <br /> nhiều thư điện tử<br /> Nếu bạn gửi nhiều thư điện tử, bạn sẽ nhận được rất nhiều thư<br /> điện tử. Nếu bạn muốn cắt giảm số lượng thư điện tử bạn nhận được,<br /> hãy cắt giảm số lượng thư điện tử bạn tạo ra. Hãy lựa chọn kỹ hơn<br /> khi gửi thư điện tử cũng như nội dung trong thư, và bạn sẽ phát hiện<br /> ra là bạn có thể kiểm soát được, ở một chừng mực nào đó, khối lượng<br /> thư điện tử bạn nhận được. Một trong những văn phòng IBT của<br /> chúng tôi ở châu Âu đã khuyên khách hàng là chỉ nên cho phép mạch<br /> thư điện tử trải qua ba cấp độ: tạo ra, trả lời, trả lời và dừng. Nếu việc<br /> gì đó phức tạp tới mức cần phải trao đổi thông tin nhiều hơn hoặc<br /> cần phải định nghĩa rõ ràng hơn mới đưa ra được quyết định, thì có lẽ<br /> đó là việc thích hợp nhất để nhấc điện thoại lên, thực hiện một cuộc<br /> gọi đơn giản, hoặc có lẽ, phù hợp với một cuộc gặp riêng hai người.<br /> Đẩy để kéo<br /> Nhiều công ty đã cắt giảm được đáng kể lượng thư điện tử bằng<br /> cách tạo ra một cổng thông tin, chung cho cả công ty, nơi đăng tải<br /> những thông tin mà đáng ra được chuyển tải bởi thư điện tử, cho<br /> phép mọi người tự do truy cập vào đó thay vì phải xử lý từng bức thư<br /> điện tử một.<br /> Những công ty này đã phát hiện ra là đăng tải những biên bản<br /> họp, những điểm hành động lên một trang nội bộ có thể giảm đáng kể<br /> việc sử dụng thư điện tử để triển khai một dự án, một cuộc họp hay<br /> một hoạt động.<br /> Nếu bạn được hỗ trợ hành chính<br /> Trong những ngày xưa yêu dấu (cách đây không lâu lắm), nhiều<br /> người chúng ta may mắn có trợ lý hoặc thư ký riêng. Trợ lý thường<br /> tập hợp tất cả các loại thư, phân loại và lọc những thông tin không<br /> cần thiết, rồi chia thành các mục để người quản lý xử lý. Nếu bạn có<br /> một nhân viên hành chính, người đó nên tiếp tục thực hiện việc này,<br /> nhưng bạn vẫn có thể yêu cầu người trợ lý giúp bạn những việc liên<br /> quan tới thông tin điện tử. Hiển nhiên là việc chuyển các cuộc điện<br /> thoại tới trợ lý hoặc thư ký, thay vì chuyển tới bạn, là một cách giảm<br /> tải.<br /> Tôi biết có những người quản lý có người hỗ trợ xử lý thông tin<br /> <br /> xuất hiện trên bàn làm việc của họ theo cách hiệu quả hơn nhiều.<br /> Người quản lý có thể dành thời gian ngồi cùng trợ lý của mình để có<br /> thể xử lý số thư điện tử bằng lời nói, trong khi trợ lý ghi chép lại<br /> những việc cô ta có thể theo dõi, hoặc có thể tự giải quyết. Người<br /> quản lý có thể hướng dẫn cô trợ lý xử lý nhanh hơn nhiều. Và cô ta sẽ<br /> nhanh chóng nhận ra được là kiểu việc nào người quản lý không<br /> muốn hoặc không cần xem, và có thể lọc những việc đó ra, dù những<br /> việc đó xuất hiện dưới dạng thư điện tử hay thư thoại.<br /> Đáng tiếc là không phải ai trong chúng ta cũng may mắn có một<br /> trợ lý như thế. Nhưng bạn có thể làm những việc khác để lọc các<br /> thông tin mà bạn nhận được.<br /> Các giải pháp công nghệ<br /> Chuyện những nhà cung cấp dịch vụ Internet, những nhà xuất<br /> bản trực tuyến và những cổng thông tin điện tử bán thông tin cá nhân<br /> của bạn cho những người làm thị trường là rất bình thường. Bạn biết<br /> điều này thông qua những bức thư rác bạn nhận được. Hầu hết các<br /> công ty đều có một phần mềm lọc thư rác khá hiệu quả. Bạn cũng có<br /> thể mua nhiều ứng dụng cho máy tính cá nhân để giúp bạn không<br /> phải nhận thư rác. Hầu hết những nhà cung cấp dịch vụ Internet đều<br /> cải tiến công nghệ lọc thư rác của họ và thư rác không còn là vấn đề<br /> lớn trong những năm gần đây. Tuy nhiên, việc nhận những tài liệu<br /> quảng cáo bạn không hề muốn vẫn rất khó chịu, lãng phí thời gian.<br /> Có một phương pháp để giảm số lượng thư rác bạn nhận được là<br /> không đăng ký vào danh sách nhận thư khi bạn truy cập vào các trang<br /> web. Nếu bạn đã đăng ký rồi, hãy hủy đăng ký đi.<br /> Một phát triển (vô vị) mới đây ở nhiều công ty là lịch rác. Những<br /> người gửi thư rác gửi “lời mời họp” hiển thị trực tiếp trong phần lịch<br /> của bạn. Lịch rác không xuất hiện dưới dạng thư điện tử, và không<br /> hiển thị trong hòm thư đến của bạn mà hiển thị trên phần lịch của<br /> bạn. Trong một số trường hợp, vì những hạn chế kỹ thuật, chẳng có<br /> cách đơn giản nào để ngăn chặn loại hình thư rác này. Nếu nó trở<br /> thành một vấn đề thực sự đối với bạn, hãy để nhân viên hành chính<br /> của bạn cài đặt bộ lọc để gạt tất cả những lời mời họp đó ra khỏi tên<br /> miền công ty của bạn.<br /> Cuối cùng, đừng quên tin nhắn rác. Càng ngày càng có nhiều<br /> <br />