intTypePromotion=1
ADSENSE

Lý luận và thực tiễn trong quản trị văn phòng: Phần 2

Chia sẻ: 1234 1234 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:142

58
lượt xem
8
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 của tài liệu Lý luận và thực tiễn trong quản trị văn phòng là các bài báo cáo: Vấn đề phụ nữ làm việc tại các văn phòng ở nước ngoài nhìn từ góc độ kinh nghiệm quản trị văn phòng của Mỹ; văn hóa và những tác động đối với hoạt động văn phòng, về hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng,... Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Lý luận và thực tiễn trong quản trị văn phòng: Phần 2

T ố n l ú ' I .A O Đ Ộ N G KI K )A 11Ọ CCÔ N G TÁC' V Ã N Pl IÒ N G<br /> M Ộ T NỘ! DUNG CỦ A Q U ÁN T R Ị V À N PHÒNG<br /> Xuân f)àor><br /> <br /> T ro n g hát kỳ một to chức, (lơn vị nào khi hoại đ ộ n g c ũ n g đ ề u chú<br /> <br /> V icVi muc tiêu Iiánu cao năng suãì lao dộng, ìiếl kiêm thời gian và sức<br /> lao động. Q u a nhiều năm imhiẽn cứu, người ta đ ă tìm ra phương thức<br /> lo ch ức lao tlỏniĩ mội ciich khoa học dựa tren c ờ s ớ áp d ụ n g các thành<br /> tựu kỹ thuật, nlùrne kinh nghiệm liên tiên irong c ò n g lác q u á n lý các<br /> cơ q uan, xí n ẹ h ic p, vàn phòng... hướng tới n a n g suất và dieu kiện làm<br /> <br /> việc của người lao dộng.<br /> Từ dó, thuật ngữ ‘T ổ chức lao động khoa học” xuất hiện. Tổ chức<br /> lao dộng khoa học khỏng chi dien ra trong sán xuất, mà còn trong các<br /> cơ quan hành chính, sự nghiệp và doanh nghiệp.<br /> Vãn phòng với chức năng làm tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo<br /> quân lý tổ chức và dieu hành hoạt dộng chung cua cơ quan, đổng thời<br /> thực hiện clìức nàng dam bao các dịch vụ và cơ sở vật chất cho hoạt<br /> dộng cua cơ quan. Dê thực hiện các chức năng đó, vãn phòng phải<br /> thực hiện nhiều nhiêm vụ như: thu thập, xử lý thông tin, phoi hợp với<br /> các bộ phận của cơ quan, cluiiín bị các vãn bản, đổ án, quyết dịnh quản<br /> lý theo sự phản công của lanh dao; biên lập và quản lv vãn bản, tổ<br /> chức giao ticp, dõi nội, (lòi ngoại... Do thực hiện nhiều chức nàng và<br /> nlìiệm vụ. nên vùn phòng (lòi hỏi phái dược lổ chức một cách khoa<br /> học. Bài viết này. chúng lôi chỉ trình bày vé tám quan trọng và một sỏ<br /> nội dung chú yếu cùa tổ chức lao dộng khoa học công tác vân phòng<br /> và nách nhiệm cíia nhà quản trị van phòng trong việc tổ chức lao động<br /> khoa học công tác này.<br /> <br /> Trường<br /> <br /> Oại học Khoa học Xà hội và Nhân vãn. Đại hoc Quốc gia Hà Nội.<br /> <br /> 167<br /> <br /> 1. Y nghĩa ctia việc tổ chức lao động khoa hoc trong (ỊUỉin tri<br /> vân phòng<br /> Việc lổ chírc lao dộng khoa học trong vãn phòng có y Uỉihĩa rai<br /> lớn, bới I1Ó giúp cho công việc tại vãn phònu được ill ực hiện Irõi clüiv.<br /> tác động tích cực tới năng suất lao độne và hiệu quả hoạt dộng cùa<br /> toàn cơ quan, đơn vị.<br /> Tổ chức lao dộng khoa học trong vãn phòng được hiểu là việc áp<br /> dụng những phương pháp, kỹ thuật thực hiện trong quá trình quán trị<br /> nhằm đưa bộ máy hoạt động cùa vãn phòng dược lổ chức một cách<br /> hợp lý nhất, tiết kiêm nhất, đem lại hiệu quá nhai.<br /> Khoa học về tổ chức lao độne không phái là mới nhưng (rưóc dàv<br /> chỉ được quan tâm trong lĩnh vực sán xuất, còn trong các hoại dộng<br /> của vãn phòng các cơ quan thì hầu như chưa được quan lãm thoà dáng.<br /> Tuy nhiên, trong vài chục năm trớ lại dãy, việc tổ chức lao động<br /> khoa học trong vân phòng các cơ quan dã được thú ý hơn. bới lẽ do áp<br /> lực cùa công việc văn phòng ngày càng lớn, do sự hùng lũi thòng Ún và<br /> việc áp dụng các liến bộ khoa học kỹ thuẠt ỉién tiến, đòi hỏi việc lổ<br /> chức cong lác văn phòng phái được khoa học. mới đám hào dược yêu<br /> cầu ngày càng cao cúa các cơ quan. Mặt khác, yêu tấ u giảm bớt các<br /> thủ tục hành chính không cần thiết, eiám sự phiền IÙ1 cho dân cũng dòi<br /> hỏi phái tổ chức lao động có khoa học hơn.<br /> Nếu hố trí nơi làm việc cùa cõng chức, viên chức vãn phòng không<br /> hợp lý. các phương tiện làm việc như bàn, ghế. tú... không đầy đủ, thì<br /> chắc chán nãng suất lao động sẽ bị giảm sút, cán bộ sẽ nhanh chóng một<br /> mỏi và chán nản với công việc, sẽ dần đốn bệnh tram cám (stress).<br /> Vì vậy. nếu người cán hộ. công chức, viên chức vãn phòng được<br /> quan tâm hơn tiến điều kiện làm việc, sẽ tạo dược nâng suât lao động<br /> cao hơn.<br /> 2 . Nlürnjj nội duns CU11 Ít’ chức lao động khoa học V1ÌI1 phòng<br /> <br /> 2.1Hò'tri noi làm việc của cán bộ còng chức, viên chức vờn phòng<br /> Bó Irí nơi làm việc cùa công chức trong cơ quan là việc xác đinh<br /> vị trí đặt các nơi làm việc theo trình tự nhủi định cho phù hợp với quy<br /> 168<br /> <br /> trinh quán Iv. tạc dieu kiại thuận lợi cho hoạt lions» của cơ quan vit của<br /> mỏi cóng chức.<br /> Khi hố trí nơi làm<br /> <br /> việc<br /> <br /> trong cơ quan can llieo các nguyên tác sau:<br /> <br /> - Các bõ phận lớn như ban lanh đạo, van phòng dược đặt ớ những<br /> vi trí cỏ lư thè. thích hợp nhút 1ron lì trụ sứ.<br /> - Các nơi làm việc được bố trí theo dây chuyên dường tháng,<br /> không ngược chiêu hoặc chònu chéo nhau.<br /> - Các cục. phòiiũ. ban. hộ phận và các nơi làm việc có quan hệ<br /> lhường JÚIyen với nhau phai được hó trí gán nhau.<br /> - Các phòng liếp khách ĩìhiẽti, nên bố trí gần lối vào hoặc gán<br /> phòng khách dể thuận tiện cho việc liên hộ còng tác.<br /> - Các plìònu có phươna tien kỹ thuật như máy tính, tcletip. máv<br /> móc khác, kho dược bố trĩ cách hiệt với các bộ phận khấc và phòng<br /> tiếp khách đê tránh liếng ổn khi vận hành máy, ít anh hường lới hoạt<br /> clônü của CÒI1 Ũ chức. Phòng bào mật cần bỏ trí ờ nơi có dieu kiện bảo<br /> vọ nhất.<br /> - Trong các phòng làm việc có nhiều người, nên bố trí bàn làm<br /> việc quay về một hướrtQ. cẩn có những CỊIIV định dể mọi người không<br /> gày ành hướng lần nhau khi làm việc.<br /> - Cần có hệ thòng hàng chí đản hành chính dế khách đến làm việc<br /> do ù m . dẻ lien hộ công l á i .<br /> - Không nên hò trí Irong cơ quan những bộ phận mà còng việc<br /> không thuộc chức năng, nhiệm vụ cùa cơ quan (bộ phận sán xuất, phục<br /> vụ tông tác đời sống).<br /> - Phòng khách thưỡna hố trí gần phòng hành chính quàn trị dể dẻ<br /> dàiiiỉ liếp xúc với khách<br /> Mỏi lígìụ. các cõng chức phái mất 8 giờ làm việc ớ ván phòng cơ<br /> quan. Dây cũ nu là một (hời gian khá dài. thcm vào dó. là khoáng thời<br /> gian mà các cán bộ mát nhiều sức lực nhấl trong ngày. Nêu nhãn viên<br /> có (lú sự thóải mai. họ sẽ thấy hứng thú với công việc và đỡ mệt mói.<br /> sè đần tiên năng suấi lao động cũng được tàng lèn. Do đó, công tác vãn<br /> phòng phái chú ý lới việc tạo điéu kiện lãng sự hào hứng, an loàn đe<br /> <br /> 169<br /> <br /> người cõng chức, viên chức vãn phòng làm việc làu dài. Người la nhặn<br /> thay rang hoàn cánh làm việc ánh hướng lát nhiều lới lãm. Mill) ly cua<br /> con người và lới hiệu quá lao dộng. Công chức làm việc irnng một<br /> khung cánh dược bò trí khoa học là ral quail irọng.<br /> Bò trí nơi làm việc của còng chức văn phòng là toàn hộ những<br /> việc tạo nên không gian nliât định theo vị trí của công chức với những<br /> trang tlìiết bị cẩn thiél dược sắp xếp theo một trình lự phù hợp với đặc<br /> điểm lừng nơi làm việc ciia công chức.<br /> Trụ sớ cơ quan hay nơi làm việc trong cõng sỡ hãnh chinh là<br /> khoảng không gian nhát định được trang bị và bỏ trí những phương<br /> tiện cán thiết, trone dó, các còng chức thực hiện cỏnu việc thuộc phạm<br /> vi. chức vụ của mình. Trong trụ sớ cơ quan, các nơi làm việc dược bỏ<br /> Irí như sau:<br /> - Nơi làm việc cùa cán bộ lãnh đạo. I|iián lý là nơi làm việc của<br /> các cán bộ từ cấp Phó cùa các phòng, ban trờ lên.<br /> - Nơi làm việc cùa các cán bộ. công chức nghicn cứu la nơi làm<br /> việc cúa các cán bộ chuyên môn, nghiên cứu. iham mưu cho cốc cán<br /> bộ lãnh dạo.<br /> Trong trụ sở có sự phân chia nơi làm việc thành các klui khác<br /> nhau theo tính chất cùa công việc như: Nơi làm việc độc lập. nơi làm<br /> việc tránh liếp xúc bên ngoài, nơi tiếp khách, giao dịch, nơi làm việc<br /> nghiên cứu... Phân chia như vậy để bô trí nơi làm việc cho khoa học và<br /> hợp lv.<br /> Đôi với trụ sờ cơ quan, viôc quan trọng nhái của thiẽi kẽ là xác định<br /> vị trí đật cơ quan và kiến trúc tương xứng với vi tri pháp lý cùa cơ quan.<br /> Vị trí đật trụ sở cư quan quản lý hành chính Nhà nƯỚC nói chung<br /> clượe chọn ớ trung tâm chinh irị. kinh tê, ván hoá. xã hội ờ tlịii phưcrng<br /> để tluiận tiện cho việc tiếp xúc thường xuyên với các cơ quan, tó chức<br /> khác, có diều kiện báo vệ trật tự an ninh tốt hơn, thuận lợi giai) thông,<br /> di lại cho nhãn dàn khi có việc liếp xúc với cơ quan. Nơi đóng trụ sỡ<br /> phái dám háo cho mọi người hicl den. Tuy nhiên, khi dã! trụ sứ ớ vị trí<br /> trung tâm ihườne bị ảnh hướng bói liếng ổn. khỏns khi bị nhiciĩi bẩn.<br /> điểu kiện phái triển cùa trụ sớ bị hạn chó. Khi lliiêt kè can chú ý hạn<br /> che lới mức lòi đa những diểu hat tiện dó.<br /> <br /> 170<br /> <br /> kcl can V,I kicii trik cái' VMil«! t!mil iroiiü 1III SỚ phiii phil hợp vcVi<br /> t'K I. .111. Lluiv IKIIU' 1 ||.|;ÍI1 ly (.'lia co' quan, còng nghẹ qiiiin lý h à nh ch ín h.<br /> Níioái ra klxtiu! clirọc COI »họ những cóng Innh phụ. Can chọn kiêu<br /> kiên litk cho phũ họp vciíị cơ quan quán lv Nhà nước, tránh gâv lam ly<br /> lỵtili lẽo cho nsnròị liếp MK nlurnii vẫn dam báo sự trang ngliiàn, thuận<br /> lien vil lạo (lien kiện tót cho việc bão vệ bí mật và irậi lự an ninh của<br /> cu I|iian Ví dụ: I ru MI { Y han nhân (lán có kiên trúc uy nghiỏm khác<br /> với bõ trí 1III sớ cùa các cơ quan hoạt dộng vãn hoá. nghệ thuật. Cũng<br /> c.tn tránh khuynh liuoìi!! xáv dựn.g trụ sớ lãna phí. phò tiưolig hay quá<br /> bé nhó.<br /> IỈÓ trí nưi làm việc có IỊU\ mỏ tương ứng với quv mô hoạt động<br /> cua các cơ quan. Đối vôi cơ quan có quy mô tương dối lớn. nơi làm<br /> VIÓC cùa cán bọ CÕI1Ũ chức dược thiêl kê thành các phòng làm việc. Có<br /> the bò 1 rí phòng làm viéc riêng cho 1-2 người hoặc cliunu cho 4-6<br /> niỉirời IUV theo chức Mãng và tính chát cóng việc. Diện tích phòng làm<br /> việc có tiu- chrợc phân chia (heo chức nàng khác nhau của công chức,<br /> cỏ lililí den các loại diện tích sau: Diện lích dặt hàn làm việc cá nhãn,<br /> (liện Iích đát tú. giá lài liêu, diện lích cho 1-2 khách đốn làm việc, diện<br /> tích dặt các phương tiện Ihòníỉ tin và máy móc (nếu có), ctiện tích (lặt<br /> bàn nước uống. Phòng làm vicc chú ý đến lính tương xứng 6m2/ngirời.<br /> Khi iliièt kế nơi làm việc cũng phái tính đèn khá năng phát sinh bộ<br /> phận mới. táng thêm các thiết bị mới.<br /> <br /> 2.2 Bó tri, sáp xếp thiết bi vãn phòng<br /> Trang hi ciic thict liỊ vần phòng là việc tung câp cho cán bộ công<br /> chúc. VICI1 chức v;m phòng những trang lliiối bị, máy móc. dụng cụ cần<br /> thiẽt mil công chức SƯ dụng đẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình.<br /> Trang thiết bị nơi làm việc của còng chức có thê chia thành ba<br /> nhóm: trang thiết bị chính, trang thiết bị phụ, và dụng cụ vãn<br /> phòng. Các tr.mg tliiôi bị này được irang bi tương ứng với lừng loại<br /> nơi làm vi ộc.<br /> Các Iliicl bị chinh: là thiết bị chủ yếu ở nơi làm việc mà cỏng<br /> chức sứ dụng cho việc thực hiện trách nhiệm của mình. Các thièt bị<br /> nàv íhriv Iranu bị urơiụ ứng với từnu loại, từim nơi làm việc.<br /> -<br /> <br /> 171<br /> <br />
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2