Microsoft® Office Excel 2007 - Phùng Văn Đông

Chia sẻ: Ganuongmuoimatong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:116

Thêm vào BST

Báo xấu

49
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Microsoft® Office Excel 2007 cung cấp cho người học những kiến thức như: Khám phá Microsoft Excel 2007; Làm việc với dữ liệu trong Excel; Các hàm số trong Excel; Biểu đồ; In ấn; Một số thủ thuật. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Microsoft® Office Excel 2007 - Phùng Văn Đông

MICROSOFT® OFFICE Microsoft® Office Excel 2007 Phùng Văn Đông Trường Đại học Hà Nội 2011 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang 1
MỤC LỤC Chương 1. Khám phá Microsoft Excel 2007 ..................................................... 7 1.1. Làm quen nhanh với Excel 2007............................................................................... 7 1.1.1. Ribbon .................................................................................................................. 7 1.1.2. Nhiều tùy chọn cần thiết khác .............................................................................. 8 1.1.3. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn .......................................................................... 9 1.1.4. Chuẩn XML .......................................................................................................... 9 1.1.5. Quản lý dữ liệu lớn hơn ........................................................................................ 9 1.1.6. Những thuật ngữ cần nhớ ................................................................................... 10 1.2. Thao tác với Workbook ........................................................................................... 11 1.2.1. Tạo mới Workbook ............................................................................................ 11 1.2.2. Mở Workbook có sẵn trên đĩa ............................................................................ 11 1.2.3. Lưu Workbook ................................................................................................... 12 1.2.4. Đóng Workbook ................................................................................................. 14 1.2.5. Sắp xếp Workbook ............................................................................................. 14 1.3. Thao tác với Worksheet .......................................................................................... 15 1.3.1. Chèn thêm Worksheet mới vào Workbook ........................................................ 15 1.3.2. Đổi tên Worksheet .............................................................................................. 16 1.3.3. Xóa Worksheet ................................................................................................... 16 1.3.4. Sắp xếp thứ tự các worksheet ............................................................................. 16 1.3.5. Sao chép Worksheet ........................................................................................... 17 1.3.6. Chọn màu cho Sheet Tab .................................................................................... 17 1.3.7. Ẩn/ Hiện worksheet ............................................................................................ 18 1.4. Thao tác với ô và vùng ............................................................................................. 19 1.4.1. Nhận dạng ô và vùng (cells, range) .................................................................... 19 Trang 2
1.4.2. Chọn vùng .......................................................................................................... 19 1.4.3. Sao chép và di chuyển vùng ............................................................................... 20 1.4.4. Dán đặc biệt (Paste Special) ............................................................................... 20 1.4.5. Đặt tên vùng ....................................................................................................... 21 1.4.6. Thêm chú thích cho ô ......................................................................................... 22 1.4.7. Chèn, xóa ô, dòng và cột .................................................................................... 23 1.4.8. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng............................................................. 25 1.4.9. Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split).................................................................... 27 1.4.10. Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô ................................................................ 27 1.5. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt ................................................... 27 1.5.1. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang .................................................................... 27 1.5.2. Thanh Sheet tab .................................................................................................. 28 1.5.3. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển.......................................................... 28 1.6. Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác........................................... 29 1.6.1. Sử dụng thanh Zoom .......................................................................................... 29 1.6.2. Xem và so sánh Worksheet trong nhiều cửa sổ .................................................. 30 1.6.3. Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề ......................... 30 1.6.4. Sử dụng Watch Window..................................................................................... 31 Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel .................................................. 33 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh ............................................................................................... 33 2.1.1. Nhập liệu ............................................................................................................ 33 2.1.2. Nhập các ký tự đặc biệt ...................................................................................... 34 2.1.3. Hiệu chỉnh nội dung ........................................................................................... 35 2.1.4. Nhập đè lên ô có sẵn nội dung............................................................................ 36 2.1.5. Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu..................................................................... 36 2.1.6. Sử dụng chức năng Automatic Completion ....................................................... 38 2.2. Định dạng.................................................................................................................. 40 Trang 3
2.2.1. Định dạng chung................................................................................................. 40 2.2.2. Tự động định dạng có điều kiện ......................................................................... 47 2.2.3. Bảng và định dạng bảng (table) .......................................................................... 48 2.2.4. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ........................................ 49 2.3. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu .................................................................................. 50 2.4. Sắp xếp và lọc dữ liệu .............................................................................................. 51 Chương 3. Các hàm số trong Excel ................................................................. 54 3.1. Giới thiệu công thức và hàm ................................................................................... 54 3.1.1. Giới thiệu công thức (Formula) .......................................................................... 54 3.1.2. Giới thiệu hàm (Function) .................................................................................. 55 3.1.3. Nhập công thức và hàm ...................................................................................... 55 3.1.4. Tham chiếu trong công thức ............................................................................... 58 3.1.5. Các lỗi thông dụng (Formulas errors) ................................................................ 59 3.2. Các hàm trong Excel................................................................................................ 60 3.2.1. Nhóm hàm logic ................................................................................................. 60 3.2.2. Nhóm hàm toán học............................................................................................ 63 3.2.3. Nhóm hàm chuỗi ................................................................................................ 66 3.2.4. Nhóm hàm thống kê ........................................................................................... 69 3.2.5. Nhóm hàm date & time ...................................................................................... 73 3.2.6. Hàm dò tìm dữ liệu ............................................................................................. 77 Chương 4. Biểu đồ ............................................................................................. 82 4.1. Cách tạo biểu đồ trong Excel 2007 ......................................................................... 82 4.2. Làm thế nào để dữ liệu worksheet xuất hiện trong biểu đồ ................................. 83 4.3. Tìm hiểu về Chart Tools .......................................................................................... 83 4.4. Thay đổi biểu đồ ....................................................................................................... 84 4.5. Thêm tiêu đề cho biểu đồ ........................................................................................ 85 Trang 4
Chương 5. In ấn ................................................................................................. 86 5.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel .................................................................... 86 5.2. Thiết lập các thông số cho trang in ........................................................................ 86 5.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print .......................................................................... 91 Chương 6. Một số thủ thuật ............................................................................. 93 6.1. Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp...................................................................... 93 6.2. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức .......................................................... 94 6.3. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox ............................................ 101 6.4. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting ................... 107 6.5. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn 108 6.6. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực .................................................... 109 6.7. Tăng thêm số lần Undo cho Excel ........................................................................ 111 6.8. Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel ................................... 115 Trang 5
Lời mở đầu Tài liệu này được xây dựng dựa trên các tài liệu của Microsoft và tham khảo một số trang web trên Internet. Tài liệu nhằm mục đích giúp người học hệ thống lại một số những kiến thức cơ bản về máy tính phục vụ cho các công việc văn phòng hàng ngày như: xử lý công việc của cơ quan, học tập và nghiên cứu. Những kiến thức trong tài liệu này không có gì mới mà chỉ được biên tập sắp xếp theo khối kiến thức mà theo tác giả là cần thiết cho những người sử dụng máy tính trong công việc văn phòng. Tài liệu này được biên soạn để chia sẻ cho những người quan tâm đến kiến thức về Microsoft Excel chứ không mang mục đích thương mại. Phùng Văn Đông Trường Đại học Hà Nội Trang 6
Chương 1. Khám phá Microsoft Excel 2007 1.1. Làm quen nhanh với Excel 2007 1.1.1. Ribbon Ribbon công cụ mới của Excel 2007 Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Những thứ bạn cần bây giờ rất trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ dàng hơn. Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời. Với Excel 2007, các lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, khi cần là có ngay. Ribbon - trung tâm kiểm soát mới của bạn Sau đây là chức năng của các Ribbon: Home: Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như (cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột,…). Insert: Có các công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào bảng tính. Page Layout: Nơi có các lệnh sử dụng trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Đây là nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, … Review: Ribbon dành cho các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm chú thích, ... View: Đúng như tên của nó, là nơi thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …). Trang 7
Add-Ins: Ngăn này có các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, … Khi Excel mở một tập tin có sử dụng chúng. Ngoài ra còn một Ribbon có tên là Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này, vì nó dành cho các lập trình viên. Bạn có thể vào: Office - Excel Options - Popular rồi chọn Show Developer tab in the Ribbon để mở Developer. Ba tab chứa nhóm lệnh trên một Ribbon Trong suốt quá trình làm việc với bảng tính, bạn có thể sử dụng shortcut menu, nó cho phép bạn thực hiện các lệnh nhanh chóng hơn. Trong bảng tính, chỉ cần trỏ chuột vào đó và nhấp phải, bạn sẽ có ngay một thanh menu chứa các lệnh thông dụng để bạn lựa chọn và sử dụng. 1.1.2. Nhiều tùy chọn cần thiết khác Bấm vào hình mũi tên ở dưới cùng của một nhóm để có thêm các lệnh khác Nút hình mũi tên (gọi là Dialog Box Launcher) ở góc phía dưới bên phải của một nhóm là nơi cung cấp thêm cho bạn những lựa chọn sẵn có của nhóm, nhưng mặc định thì Excel 2007 không hiển Trang 8
thị trên Ribbon. Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, ngay lúc đó sẽ có một hộp thoại hoặc bảng chứa tác vụ xuất hiện. Ví dụ, trong nhóm Font đã có tất cả các lệnh được sử dụng nhiều nhất để thực hiện các thay đổi: thay đổi font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới). Nhưng nếu muốn có nhiều lựa chọn hơn nữa, chẳng hạn như superscript, chỉ cần bấm vào nút hình mũi tên ở góc dưới bên phải của Font, bạn sẽ nhận được hộp thoại cung cấp các các superscript có các tùy chọn khác liên quan đến phông chữ. 1.1.3. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn Nút lệnh Office: là nơi chứa các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất như lệnh như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… và danh mục lưu tạm các tập tin vừa mở trước đó. Nút lệnh Office thay cho menu File của phiên bản cũ. Thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh quan trọngvà cơ bản nhất. Người dùng có thể tùy biến thanh công cụ này bằng cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục các lệnh và bấm chọn thêm các lệnh cần hiển thị trên thanh lệnh. 1.1.4. Chuẩn XML Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. 1.1.5. Quản lý dữ liệu lớn hơn Bảng dưới đây tóm tắt khả năng lưu trữ dữ liệu mở rộng trong Excel 2007. Giới hạn Excel 2003 Excel 2007 Số cột trong một worksheet 256 16,384 Số hàng trong một worksheet 65,536 1,048,576 Số màu khác nhau cho phép trong một workbook 56 4.3 tỷ Số định dạng điều kiện áp dụng cho một ô 3 Phụ thuộc vào bố nhớ máy tính. Sô cấp độ sắp xếp của một vùng hoặc bảng 3 64 Trang 9
Số mục hiển thị trong một danh sách AutoFilter 1,024 32,768 Tổng số ký tự hiển thị trong một ô 1,024 32,768 Tổng số ký tự cho mỗi ô Excel có thể in ra 1,024 32,768 Tổng số kiểu ô khác nhau trong một workbook 4,000 65,536 Độ dài tối đa của một công thức, trong các ký tự 1,024 8,192 Number of nested levels allowed in a formula 7 64 Số cấp độ lồng nhau cho phép trong một công thức Số các tham số tối đa trong một công thức 30 255 Số ký tự có thể được lưu trữ và hiển thị trong một ô 255 32,768 với một định dạng văn bản Số cột cho phép trong một PivotTable 255 16,384 Số trường hiển thị trong một bảng danh sách 255 16,384 PivotTable 1.1.6. Những thuật ngữ cần nhớ Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều sheet, do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính. Worksheet: Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng. Worksheet được lưu trong workbook. Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ. Chart sheet: Thực chất là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ưu. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dưới của cửa sổ workbook. Bạn có thể di chuyển từ sheet này sang sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. Trang 10
1.2. Thao tác với Workbook 1.2.1. Tạo mới Workbook Chọn nút Office Button / New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: Workbook trống, Workbook theo mẫu dựng sẵn, Workbook dựa trên một Workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank Workbook và nhấp nút Create. 1.2.2. Mở Workbook có sẵn trên đĩa Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office Button/ chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office / Excel Options /Advance / phần Display / Show this number of Recent Documents). 2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin. Trang 11
3. Chọn nút Office / Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi). 1.2.3. Lưu Workbook Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office / Excel Options / Save, sau đó đánh dấu chọn ; vào Save AutoRecover information every minutes. Một số cách lưu workbook: 1. Chọn nút Office / Save 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Trang 12
Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ. Minh họa lưu tập tin • Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > | • Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!). Bước 1. Nhấn nút Office / Save As, hộp thoại Save As hiện ra. Bước 2. Nhấn nút Tools / chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra Bước 3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh Workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK Bước 4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK Bước 5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh Workbook. Sau đó nhấn nút OK Bước 6. Nhấn nút Save để hoàn tất. Trang 13
Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc). 1.2.4. Đóng Workbook Một số cách đóng Workbook: 1. Chọn nút Office / Close 2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó. 1.2.5. Sắp xếp Workbook Chi mở nhiều Workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View / chọn nút Arrange All / Chọn kiểu bố trí thích hợp. Trang 14
Sắp xếp các Workbook trong cửa sổ Excel 1.3. Thao tác với Worksheet 1.3.1. Chèn thêm Worksheet mới vào Workbook Có nhiều cách thực hiện: 1. Nhấn vào nút trên thanh sheet tab 2. Dùng tổ hợp phím chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành. 3. Nhấn chọn nhóm Home đến nhóm Cells / Insert / Insert sheet 4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành. Trang 15
Minh họa chèn sheet mới 1.3.2. Đổi tên Worksheet Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? * 1.3.3. Xóa Worksheet Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn sheet muốn xóa hãy chọn nhóm Home / chọn nhóm Cells / Delete / Delete sheet 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. 1.3.4. Sắp xếp thứ tự các worksheet Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như: 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột. 2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK. Trang 16
1.3.5. Sao chép Worksheet Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy / nhấn nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép / giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab / thả trái chuột. • Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím để chọn sheet. • Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới). 1.3.6. Chọn màu cho Sheet Tab Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab được tốt hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, tiếp theo hãy chọn Tab Color và chọn màu thích hợp. Trang 17
1.3.7. Ẩn/ Hiện worksheet Khi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần và chọn Hide thế là sheet đã được ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK. Trang 18
1.4. Thao tác với ô và vùng 1.4.1. Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là : (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12. Địa chỉ ô và vùng 1.4.2. Chọn vùng Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím Æ và È để đến ô cuối của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước và kéo chọn đến ô đầu tiên). Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn , còn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets. Trang 19
1.4.3. Sao chép và di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: • Dùng Ribbon: Chọn vùng / Home / nhóm Clipboard / nhấn nút hay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home / nhóm Clipboard /nhấn nút (Paste). Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh / nhấp phải chuột. • Chuột: Chọn vùng / giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) / kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. 1.4.4. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả Trang 20