Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
MỘT SỐ KINH NGHIỆM NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG, THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ<br />
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG<br />
? Võ Công Chánh - Nguyễn Thị Kiều Anh<br />
* **<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
1. Đặt vấn đề<br />
Sự lớn mạnh của truyền thông và mạng xã hội<br />
hiện nay đang tạo ra một môi trường mở về thông tin<br />
- nơi người dân có thể trực tiếp phản ánh những vấn<br />
đề bức xúc diễn ra hàng ngày và yêu cầu các cơ quan<br />
chức năng can thiệp hoặc xử lý kịp thời. Với bất kỳ<br />
một sự việc phát sinh hoặc một phản ánh nào từ phía<br />
người dân, tất yếu đặt ra yêu cầu cho các cơ quan<br />
quản lý nhà nước phải có những phản ứng nhanh,<br />
hiệu quả hoặc chí ít cần có phản hồi cụ thể, đúng thời<br />
hạn, nhằm thể hiện đầy đủ tinh thần, trách nhiệm và<br />
thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ của cơ quan công<br />
quyền. Sự chuyển dịch từ một nền hành chính quản<br />
lý thuần túy sang phục vụ, làm hài lòng người dân<br />
đang đặt các cơ quan quản lý trước áp lực vừa phải<br />
xử lý một khối lượng công việc ngày càng tăng, vừa<br />
đảm bảo tự cân đối, sắp xếp nguồn lực để thực hiện<br />
có hiệu quả chính sách tinh giản biên chế theo tinh<br />
thần chỉ đạo của Bộ Chính trị và Chính phủ, phấn đấu<br />
đến năm 2021 đạt tỷ lệ tinh giản “tối thiểu là 10% so với<br />
biên chế công chức được giao năm 2015”.1<br />
Đối với một đô thị luôn tìm tòi đổi mới như Đà Nẵng,<br />
trong những năm qua, lãnh đạo thành phố đã tích cực<br />
Ban Thường vụ Thành ủy đã ban hành Chỉ thị số 29-<br />
mở rộng các kênh thông tin, nguồn phản biện xã hội<br />
CT/TU ngày 06 tháng 11 năm 2013 nhằm nâng cao<br />
để tiếp thu các góp ý của người dân, xem đây là điều<br />
đạo đức công vụ theo tinh thần “5 xây” (trách nhiệm,<br />
kiện tiên quyết để hoàn thiện những “lỗ hổng” trong<br />
chuyên nghiệp, trung thực, kỷ cương, gương mẫu) và<br />
quản lý của hệ thống chính quyền. Việc nâng cao vai<br />
“3 chống” (quan liêu, tiêu cực, bệnh hình thức).<br />
trò phản ánh từ phía người dân và tổ chức lại HĐND<br />
quận, huyện, phường cần phải tăng cường công tác Nâng cao ý thức, tác phong, tinh thần làm việc của<br />
giám sát của xã hội và đòi hỏi các cơ quan chuyên môn mỗi cán bộ, công chức, viên chức là bước khởi đầu căn<br />
thuộc UBND các cấp, từ thành phố đến quận, huyện bản nhằm tạo dựng một hệ thống chính quyền hoạt<br />
và bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường, xã động có hiệu quả, hiệu lực. Tuy nhiên, để hệ thống đó<br />
phải năng động trong xử lý, phản hồi. Bên cạnh đó, được vận hành một cách thông suốt, đảm bảo công<br />
*<br />
NCS., Quận ủy Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng.<br />
**<br />
ThS., Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng.<br />
<br />
Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi<br />
Ñaø Naüng<br />
13<br />
Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng<br />
<br />
<br />
việc được xử lý nhanh chóng, kịp thời thì mỗi cơ quan, vụ Thành ủy; Nghị quyết tại các kỳ họp HĐND thành<br />
đơn vị không chỉ quan tâm phát triển nguồn nhân lực phố, Chương trình công tác, Chương trình xây dựng<br />
mà còn cần chú trọng tổ chức một hệ thống quản trị văn bản quy phạm pháp luật và việc giao 3 nhiệm vụ<br />
công việc hiệu quả. Cụ thể hơn, hệ thống này đảm bảo trọng tâm của UBND thành phố hàng năm. Nguồn<br />
khả năng kết nối cũng như phát huy tối đa năng lực thứ hai tổng hợp từ nội dung đăng ký của các phòng,<br />
của tất cả các cá nhân trong một tổ chức nhằm thực đơn vị thuộc, trực thuộc về các công việc phát sinh<br />
hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Trong đó, một hệ trong thực tiễn hoạt động của năm trước và cần được<br />
thống quản trị công việc hiệu quả đòi hỏi phải khái thực hiện trong năm tiếp theo. Sau khi tổng hợp từ hai<br />
quát, tổng hợp đầy đủ các nội dung nhiệm vụ mà tổ nguồn này, Văn phòng sẽ trình các Phó Giám đốc tham<br />
chức cần thực hiện, tính hợp lý trong phân công, phân gia nội dung dự thảo, sau đó đưa ra tập thể lãnh đạo<br />
nhiệm cho mỗi cá nhân cũng như sự thường xuyên, Sở thông qua trước khi trình Giám đốc ký. Nội dung<br />
kịp thời của lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm tra, giám Kế hoạch công tác năm được phổ biến rộng rãi trong<br />
sát tình hình xử lý của từng bộ phận chuyên môn. Việc toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc<br />
vận hành hệ thống này không những giúp lãnh đạo cơ Sở tại Hội nghị tổng kết công tác năm và được đăng<br />
quan hành chính nắm bắt, theo dõi công việc mà nhờ tải lên chuyên mục “Văn bản dùng chung” trên Hệ<br />
thế còn kịp thời chỉ đạo tháo gỡ các khó khăn, vướng thống thông tin chính quyền điện tử để cán bộ công<br />
mắc trong quá trình xử lý. Điều này giúp hạn chế đến chức viên chức (CBCCVC) theo dõi, nắm công việc.<br />
mức tối đa tình trạng quên, sót việc, chậm trễ của các Từ Kế hoạch công tác năm, Văn phòng sẽ tham<br />
phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc và là điều kiện tiên mưu lãnh đạo Sở cụ thể hóa thành Kế hoạch công<br />
quyết để giúp mỗi cơ quan hoàn thành tốt khối lượng tác hàng tháng. Căn cứ theo tình hình hoạt động<br />
lớn các công việc được giao thường xuyên và đột xuất. của đơn vị vào mỗi tháng, Văn phòng cũng như các<br />
Để nâng cao hơn nữa chất lượng xây dựng, theo dõi phòng chuyên môn, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở sẽ đề<br />
và quản lý chương trình công tác, mỗi sở, ngành tùy xuất bổ sung thêm các nhiệm vụ đột xuất được giao.<br />
theo đặc thù lĩnh vực quản lý sẽ có những phương thức Đối với công việc cụ thể của mỗi tuần làm việc, vào<br />
thực hiện khác nhau. Dưới đây là một số kinh nghiệm sáng thứ sáu hàng tuần, các đơn vị trực thuộc gửi báo<br />
được đúc kết từ thực tiễn quản lý của Sở Nội vụ thành cáo cho Văn phòng về kết quả thực hiện trong tuần<br />
phố Đà Nẵng, được nêu cụ thể thông qua 03 phần và dự kiến chương trình công tác trong tuần đến. Văn<br />
chính, bao gồm kinh nghiệm xây dựng chương trình phòng tổng hợp, cho ý kiến trước 15h00 chiều thứ<br />
công tác, kinh nghiệm quản lý, điều hành công việc sáu hàng tuần, gửi trước dự thảo nội dung họp cho<br />
và kinh nghiệm trong đánh giá chất lượng công việc. lãnh đạo Sở và các thành viên dự họp.<br />
<br />
2. Một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất Cần tạo mối quan hệ tốt đối với các cơ quan, đơn vị<br />
lượng, xây dựng, theo dõi và quản lý chương trình liên quan<br />
công tác của các sở, ngành tại thành phố Đà Nẵng Trong công tác tổng hợp, quản trị công việc, Văn<br />
2.1. Kinh nghiệm xây dựng chương trình công tác phòng Sở phải luôn tạo mối quan hệ tốt đối với Phòng<br />
Tổng hợp Văn phòng Thành ủy, Văn phòng UBND<br />
Cần thu thập, tổng hợp chương trình công tác từ<br />
thành phố và các cơ quan, đơn vị liên quan nhằm kịp<br />
nhiều nguồn liên quan, đặc biệt là kết luận, chỉ đạo của Bộ<br />
thời nắm bắt lịch công tác của lãnh đạo cũng như các<br />
chủ quản, Thành ủy, HĐND, UBND thành phố Đà Nẵng<br />
chương trình công tác lớn, các nội dung chỉ đạo phát<br />
Định kỳ vào cuối tháng 11 và đầu tháng 12 hàng sinh từ thành phố, để từ đó kịp thời báo cáo lãnh đạo<br />
năm, Văn phòng Sở Nội vụ sẽ tiến hành tổng hợp các Sở bổ sung, điều chỉnh nội dung Chương trình công<br />
đầu mối công việc được giao để đưa vào Chương tác hàng tuần của Sở… Việc phối hợp tốt với các cơ<br />
trình công tác của năm tiếp theo. Cơ sở để xây dựng quan, đơn vị sẽ tạo tính thống nhất trong chỉ đạo,<br />
chương trình công tác căn cứ từ hai nguồn cơ bản. quản lý, điều hành, hạn chế tình trạng chồng chéo,<br />
Nguồn thứ nhất là các nhiệm vụ được Bộ chủ quản thiếu thông tin trong xử lý công việc. Đối với những<br />
giao tại Hội nghị triển khai công tác ngành hàng năm, sự kiện liên quan đến Bộ chủ quản, Sở cần chủ động<br />
các kết luận của lãnh đạo Bộ tại các chương trình hoạt liên hệ với Văn phòng Bộ bố trí thời gian làm việc để<br />
động lớn của ngành trong năm, các nghị quyết của kịp thời xin ý kiến lãnh đạo Bộ trong các công việc<br />
Thành ủy, Chương trình công tác của Ban Thường chuyên môn.<br />
<br />
14 Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi<br />
Ñaø Naüng<br />
Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
2.2. Kinh nghiệm theo dõi, quản lý chương trình có nhiều nội dung, Văn phòng cần liệt kê cụ thể tại<br />
công tác lịch công tác và thời gian dự kiến cho mỗi nội dung<br />
họp để các thành viên dự họp chủ động bố trí thời<br />
Sắp xếp thời gian hội họp hợp lý để theo dõi và quản<br />
gian làm việc phù hợp.<br />
lý chương trình công tác<br />
Lịch họp, thành phần họp sẽ được thông qua vào<br />
Việc theo dõi và quản lý chương trình công tác<br />
mỗi sáng thứ hai, trước thời gian họp giao ban. Việc<br />
chủ yếu thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ<br />
duyệt lịch đầu tuần giúp giảm thiểu khả năng xảy ra<br />
hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, sáu tháng đầu năm<br />
chồng chéo trong bố trí, sắp xếp nhân sự tham gia các<br />
và tổng kết công tác năm. Trong đó, tần suất hội họp,<br />
cuộc họp; đồng thời, có thể kết hợp nhiều nội dung<br />
thành phần dự họp được thống nhất và quy định cụ<br />
làm việc trong cùng một cuộc họp để tiện thời gian<br />
thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị, là<br />
làm việc cho các ngành, cũng như ưu tiên bố trí lịch<br />
chế tài để Văn phòng cũng như các phòng chuyên<br />
làm việc đối với những công việc gấp, đòi hỏi phải xử<br />
môn; đơn vị thuộc, trực thuộc căn cứ thực hiện.<br />
lý ngay. Chuyên viên theo dõi lịch của Văn phòng có<br />
Trước mỗi cuộc họp, Văn phòng Sở có nhiệm vụ trách nhiệm phải kiểm tra lịch mỗi ngày hai lần, vào<br />
tổng hợp nội dung họp và gửi trước cho các thành đầu giờ sáng và đầu giờ chiều, cũng như liên tục cập<br />
viên dự họp. Tại các cuộc họp giao ban sáng thứ hai nhật các lịch phát sinh để báo cáo lại với lãnh đạo Sở.<br />
hàng tuần, Văn phòng sẽ báo cáo tình hình xử lý<br />
Bố trí nhân lực hợp lý để thực hiện công tác tổng<br />
công việc trong tuần, trong tháng hoặc trong quý, 6<br />
hợp, báo cáo và công tác chuyên môn<br />
tháng và dự kiến các công việc sẽ triển khai thực hiện<br />
trong thời gian đến. Nội dung bàn luận của cuộc họp Bên cạnh công chức và lãnh đạo phụ trách công<br />
sẽ được lập biên bản và sau mỗi buổi họp, Chánh Văn tác tổng hợp tại Văn phòng Sở, mỗi phòng, đơn vị<br />
phòng thông báo Kết luận cuộc họp cho các phòng, thuộc, trực thuộc cần bố trí chuyên viên phụ trách<br />
đơn vị thuộc, trực thuộc để triển khai thực hiện. công tác tổng hợp, chịu trách nhiệm chính trong việc<br />
theo dõi, rà soát, báo cáo tiến độ thực hiện công việc<br />
Liên tục cải tiến việc lập lịch, theo dõi lịch công tác<br />
của phòng cho Văn phòng vào thứ sáu hàng tuần.<br />
Lịch họp được cập nhật và tổng hợp vào thứ sáu Nội dung báo cáo bao gồm tình hình thực hiện các<br />
hàng tuần, trên cơ sở giấy mời họp từ các ngành và công việc được giao, kèm theo tiến độ xử lý văn bản<br />
lịch đăng ký làm việc của các phòng, đơn vị thuộc, đến, danh sách văn bản đang trình UBND thành phố<br />
trực thuộc. Nhằm nâng cao chất lượng hội họp và cũng như các kiến nghị, đề xuất cần xin ý kiến lãnh<br />
tiết kiệm thời gian làm việc, Văn phòng Sở cần phối đạo tại cuộc họp giao ban. Báo cáo phải được lãnh<br />
hợp tốt với các phòng liên quan để phân công phòng đạo phòng hoặc lãnh đạo đơn vị trực thuộc thông<br />
hoặc cá nhân phụ trách chuẩn bị nội dung cũng như qua trước khi gửi về Văn phòng. Đây là kênh thông<br />
đề xuất các điều kiện phụ trợ cho buổi họp như địa tin quan trọng để lãnh đạo các phòng cũng như các<br />
điểm họp, việc bố trí xe cho lãnh đạo, chuẩn bị văn Phó Giám đốc phụ trách phòng có thể theo dõi số<br />
phòng phẩm, hoa, máy chiếu... Đối với các cuộc họp lượng các công việc đang thực hiện tại phòng, đơn vị<br />
<br />
Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi<br />
Ñaø Naüng<br />
15<br />
Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng<br />
<br />
<br />
cũng như tiến độ thực hiện của từng công việc. Bên phân công, bố trí lãnh đạo theo dõi, phụ trách các<br />
cạnh các công việc được thực hiện theo cơ chế một mảng công việc một cách hài hòa, hợp lý sẽ giúp hệ<br />
cửa với những quy định cụ thể về thời gian xử lý công thống quản trị công việc của mỗi cơ quan được vận<br />
việc, Sở đã ban hành riêng quy định về danh mục thời hành thông suốt và thuận lợi. Mỗi lãnh đạo phụ trách<br />
hạn xử lý đối với tất cả các công việc nội bộ. Căn cứ phòng, đơn vị ngoài nhiệm vụ giúp Giám đốc quản<br />
từ đó, chuyên viên tổng hợp của các phòng, đơn vị sẽ lý, điều hành công việc còn đóng vai trò quan trọng<br />
theo dõi và gắn thời hạn xử lý cho từng công việc nội trong đánh giá chất lượng hoạt động của công việc,<br />
bộ này, giúp các phòng có kế hoạch tốt hơn để xử lý từ đó, tạo dựng được một hệ thống đánh giá sát thực,<br />
công việc theo thời hạn đề ra. đầy đủ thông tin.<br />
Đồng thời, việc phân công cụ thể cho các cá nhân Tổng hợp góp ý từ phía người dân<br />
trong từng phòng chuyên môn cũng đóng vai trò<br />
Suy cho cùng, mọi hoạt động hành chính đều<br />
quan trọng nhằm đảm bảo tính xuyên suốt, khoa<br />
cùng một điểm đến là nâng cao chất lượng quản<br />
học trong xử lý công việc, tránh chồng chéo giữa<br />
lý xã hội và mang lại sự hài lòng cho người dân. Do<br />
các phòng, đơn vị cũng như giữa các cá nhân thuộc<br />
vậy, ý kiến phản hồi từ phía người dân đối với bất kỳ<br />
cùng một phòng, ban. Bố trí hài hòa nhân lực giữa<br />
một công việc chậm trễ hay xử lý sai quy trình, chưa<br />
các phòng và có các phương án kiêm nhiệm, trưng<br />
đúng thẩm quyền… cũng đều cần được cẩn trọng<br />
tập khi đơn vị có thiếu hụt về nhân sự hoặc tập trung<br />
lắng nghe, tiếp thu và hoàn chỉnh. Có như vậy thì tất<br />
thực hiện các nhiệm vụ đột xuất cũng là những giải<br />
cả những nỗ lực hiện nay nhằm xây dựng một chính<br />
pháp nhằm đảm bảo nguồn lực để thực hiện công<br />
quyền phục vụ mới thực sự đạt đến đúng “địa chỉ”,<br />
việc được giao.<br />
mới thực chất.<br />
2.3. Kinh nghiệm đánh giá chất lượng công việc<br />
Từ những kinh nghiệm nêu trên, có thể thấy để<br />
Xây dựng hệ thống thống kê số liệu chung của ngành xây dựng, quản trị chương trình công tác thành công<br />
Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin cần quyết tâm cao của thủ trưởng các cơ quan hành<br />
trong quản lý văn bản đến, theo dõi quy trình xử lý chính trong lãnh đạo, quản lý và điều hành nhằm tập<br />
nội bộ, việc xây dựng một hệ thống thống kê số liệu trung bám sát công việc và chỉ đạo hoàn thành rốt<br />
của ngành để phục vụ cho công tác tổng hợp, báo ráo theo tiến độ và chất lượng được giao. Tạo dựng<br />
cáo, đánh giá chất lượng và khối lượng của các công được một hệ thống quản trị công việc hiệu quả là tiền<br />
việc được giao là rất cần thiết. Hệ thống số liệu dùng đề để tạo nên tính thông suốt cho mọi hoạt động của<br />
chung này được thiết kế theo từng lĩnh vực thuộc cơ quan hành chính các cấp đồng thời cũng cho thấy<br />
ngành và các tiêu chí số liệu được đặt ra dựa trên các quyết tâm cải cách hành chính của mỗi cơ quan, đơn<br />
mảng công việc chính đang được thực hiện tại từng vị trong việc tích cực ứng dụng công nghệ thông tin<br />
phòng chuyên môn. Công chức phụ trách mảng lĩnh nhằm cải tiến quy trình xử lý công việc, trong cách<br />
vực nào thì chịu trách nhiệm cập nhật số liệu đó vào thức tổ chức hội họp hợp lý, trong bố trí, sử dụng<br />
hệ thống vào mỗi thứ sáu hàng tuần. Việc khai thác nguồn nhân lực hiệu quả và giảm thiểu các công việc<br />
số liệu từ hệ thống số giúp lượng hóa các công việc mang tính hình thức, các thủ tục trùng thừa, không<br />
đã thực hiện hàng tuần, hàng tháng, qua đó đánh giá cần thiết nhằm rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao<br />
được áp lực công việc của mỗi phòng, ban trực thuộc, chất lượng phục vụ.<br />
đánh giá tình hình xử lý công việc và từ đó có những V.C.C. - N.T.K.A.<br />
giải pháp nhằm điều phối, bố trí nhân lực thực hiện<br />
cho phù hợp. Bảng số liệu được thống kê đầy đủ vào<br />
cuối mỗi năm và là cơ sở để đánh giá tình hình thực<br />
hiện Chương trình công tác năm.<br />
CHÚ THÍCH<br />
Bố trí lãnh đạo phụ trách từng mảng công việc<br />
phù hợp<br />
1<br />
Nghị quyết số 39-NQ/TW của Bộ Chính trị ngày 17<br />
tháng 4 năm 2015 về việc tinh giảm biên chế và cơ cấu<br />
Có thể nói điều kiện quan trọng nhất quyết định lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; và Nghị định số<br />
kết quả thực hiện công việc bắt nguồn từ chính 108/2014/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20 tháng 11 năm<br />
quyết tâm cao của tập thể lãnh đạo. Trong đó, việc 2014 về chính sách tinh giản biên chế.<br />
<br />
16 Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi<br />
Ñaø Naüng<br />