intTypePromotion=3
Array
(
    [0] => Array
        (
            [banner_id] => 140
            [banner_name] => KM1 - nhân đôi thời gian
            [banner_picture] => 964_1568020473.jpg
            [banner_picture2] => 839_1568020473.jpg
            [banner_picture3] => 620_1568020473.jpg
            [banner_picture4] => 994_1568779877.jpg
            [banner_picture5] => 
            [banner_type] => 8
            [banner_link] => https://tailieu.vn/nang-cap-tai-khoan-vip.html
            [banner_status] => 1
            [banner_priority] => 0
            [banner_lastmodify] => 2019-09-18 11:11:47
            [banner_startdate] => 2019-09-11 00:00:00
            [banner_enddate] => 2019-09-11 23:59:59
            [banner_isauto_active] => 0
            [banner_timeautoactive] => 
            [user_username] => sonpham
        )

)

MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN

Chia sẻ: Nguyễn Bảo An | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:87

0
494
lượt xem
255
download

MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình control panel. Khởi động Windows: - Chọn menu start/setting/Control Panel (Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, chọn OK).

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN

  1. PHẦN I: MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN CHƯƠNG I: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU I. Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình control panel. Khởi động Windows: - Chọn menu start/setting/Control Panel (Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, ch ọn OK). - Định dạng cho tiền tệ với quy ước sử dụng: Trong Control Panel chọn Regional and language options, ch ọn customize, ch ọn Currency, định dạng các thông sô như sau: + Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm) + Currency Symbol: “Đồng” + Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là d ấu “,”). + Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là d ấu “.”) + Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 s ố). - Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng: Trong Control Panel chọn Regional and language options, ch ọn customize, ch ọn number, định dạng các thông số như sau: + Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm) + Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là d ấu “,”). + Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là d ấu “.”) + No. of digits after group: 2 (số chữ thập phân là 2 ch ữ s ố) + Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 s ố). + List Separator: “,” (dấu phân cách trong công thức toán h ọc) II. Định dạng khi nhập dữ liệu Có thể định dạng dữ liệu ngay khi nhập dữ liệu vào b ảng tính ho ặc có th ể nh ập xong d ữ li ệu vào bảng tính rồi mới định dạng lại dữ liệu. 1. Dữ liệu kiểu số: Nếu bắt đầu nhập một số với dấu cộng (+), Excel bỏ dấu cộng khi đưa dữ li ệu vào b ảng tính. Nhưng nếu nhập một số với dấu trừ (-), Excel diễn giải mụcnhập nh ư là m ột s ố âm và gi ữ d ấu này trên bảng tính. Có thể sử dụng các ký hiệu E hay e để nhập một số theo d ạng khoa h ọc. Ví dụ: Khi muốn nhập số 30.000.000, có thể nhập 3E07 (t ức là 3 x 10 7). Excel diễn giải các số được đặt trong ngoặc đơn như là các s ố âm. Đi ều này th ường áp d ụng trong nghiệp vụ kế toán. Ví dụ: Khi nhập (1000) thì Excel hiểu rằng đó là số -1000. Khi nhập dữ liệu kiểu số, có thể dùng dấu phẩy để tách ra hàng nghìn, tri ệu cũng nh ư có th ể sử dụng dấu chấm (.) để phân cách với hàng thập phân. Nếu bắt đầu nhập mộ số với dấu đô la ($), Excel chia phần định dạng cho ô. Ví dụ: khi nhập số $1234567. Excel hi ển th ị: $1,234,567. Trong tr ường h ợp này, excel t ự động thêm dấu phẩy vào các vị trí hàng tri ệu và hàng nghìn vì đây là ph ần đ ịnh d ạng ng ầm đ ịnh v ề tiền tệ của Excel. Khi nhập vào một số mà độ dài của nó nhiều hơn đ ộ r ộng c ủa m ột ô thì Excel đành chuy ển nó sang dạng khoa học như ví dụ trên. Nhưng nếu ngay cả trong tr ường h ợp này cũng không đ ủ v ị trí, Excel sẽ đưa các dấu sao (*) vào trong các ô. Nếu m ở r ộng đ ộ r ộng c ủa ô, các giá tr ị th ực t ế của nó sẽ trở lại. 2. Các chuỗi văn bản Khi nhập một chuỗi văn bản có dạng số. Ví dụ như một mã vật tư có mã số là 0123, cần tiến hành theo hai cáh sau: =”123” ‘0123
  2. Giá trị 0123 được đưa vào trong ô tương ứng và được hiểu là dạng ký tự. N ếu nh ập theo dạng số thì số không (0) đầu tiên sẽ bị loại bỏ vì nó hoàn toàn vô nghĩa và nh ư v ậy thì không gi ữ đúng được mã số của vật tư tương ứng. Để chỉnh dữ liệu nhập vào sang trái, thêm một dấu nháy (‘) ở tr ước d ữ li ệu nh ập vào. Đ ể chỉnh dữ liệu sang phải, thêm hai nháy (“) và đ ể ch ỉnh gi ữa d ữ li ệu nh ập vào, thêm d ấu mũ (^) ở trước dữ liệu nhập vào. III. Định dạng dữ liệu kiểu số Sau khi nhập dữ liệu và tính toán để đưa ra các thông tin c ần thi ết, c ần ph ải trình bày các bảng tính (dữ liệu và kết quả) sao cho phù hợp với yêu cầu. Đ ối với d ữ li ệu ki ểu s ố, ph ải l ựa ch ọ cách thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính, thay đổi ki ểu ch ữ, nhấn mạnh nh ững v ị trí quan tr ọng (chẳng hạn như các kết quả thì in đậm, hay in nghiêng) … Để thực hiện các nội dung trên, cần tiến hành các phương pháp sau: 1. Dùng bảng chọn Một số khi nhập vào một ô được tự động chỉnh phải và đ ược hi ển th ị ph ụ thu ộc vào hai thành phần: nhóm và dạng. Ví dụ: các nhóm gồm Number, Date, Time… Trong nhóm date lại có dạng: MM/DD/YY, DD/MM/YY… Để định dạng hiển thị dữ liệu kiểu số khi dùng bảng chọn, tiến hành các b ước nh ư sau: - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng dữ liệu kiểu số. - Vào bảng chọn Format. - Chọn cells Khi này một bảng chọn hiện ra, chọn Number. Hộp thoại Format Cells xu ất hi ện nh ư sau: Sau đó hãy chọn dạng dữ liệu cần thể hiện trong khung Negative Numbers. Ch ọn s ố ch ữ s ố thập phân trong khung Decimal Places. Ch ọn nút Use 100 Separator (,) đ ể có d ấu ph ẩy phân cách hàng nghìn, triệu… 2. Dùng biểu tượng trên Formating Toolbar. Chọn biểu tượng dấu đô la ($) để biểu diễn số kiểu tiền tệ. Ví dụ: 1,234.56 chuyển thành: $1,234.00 Chọn biểu tượng phần trăm (%) để biểu diễn dữ liệu kiểu phần trăm (%) Ví dụ: 123456 Chuyển thành 12345600%
  3. Chọn biểu tượng dấu phẩy (,) để biểu diễn dữ liệu kiểu phân nhóm gi ữa hàng nghìn, hàng triệu bằng dấu phẩy. Ví dụ: 12345 chuyển thành 12,345. Biểu tượng để tăng phần lẻ thập phân một chữ số 0 hoặc lấy lại phần thập phân cũ n ếu bạn đã giảm đi bằng biểu tượng (dưới đây gọi là biểu tượng tăng). Biểu tượng để giảm đi một số thập phân sau khi đã làm tròn s ố theo đúng nguyên t ắc làm tròn số (dưới đây gọi là biểu tượng giảm). Ví dụ: 1,234.56. Nếu nhấn chuột ở biểu tượng tăng, sẽ được kết quả: 1,234.560. Nếu nhấn biểu tượng giảm, sẽ được kết quả: 1,234.56. Nếu nh ấn bi ểu t ượng gi ảm m ột l ần nữa, kết quả sẽ là: 1,234.6 (đã làm tròn số theo đúng nguyên t ắc làm tròn s ố. CHƯƠNG II: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET I. Định dạng Font chữ Cách 1: - Chọn vùng muốn định dạng. - Vào menu Format, chọn Font. Hộp hội thoại Format cells xu ất hi ện, ch ọn tab Font. - Chọn các thuộc tính Font cần thiết.  Font: danh sách tên các font  Font style: kiểu font. • Normal, Regular: kiểu chuẩn • Italic: kiểu nghiêng • Bold: kiểu đậm • Bold – Italic: kiểu vừ nghiêng vửa đậm.  Size: kích thước font chữ  Underline • None: xóa chọn gạch dưới. • Single: gạch dưới nét đơn. • Double: gạch dưới nét đôi. • Single Accounting: tác động lên toàn bộ ô n ếu ô ch ứa văn b ản, ch ỉ g ạch d ưới (nét đ ơn) số nếu ô chứa số. Nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $. • Double Accounting: tác động lên toàn bộ ô nếu ô ch ứa văn b ản, ch ỉ g ạch d ưới (nét đôi) số nếu ô chứa số. Nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $.  Color: bảng màu được mở ra để bạn chọn màu cho màu của ký tự trong c ả ô.  Effects: • Strikethrough: gạch ngang giữa chữ. • Superscript: chỉ số trên. • Subscript: chỉ số dưới.  Normal Font: lấy các thuộc tính của Font chữ mặc nhiên.  Preview Window: cho thấy hình mẫu của các thuộc tính đ ược ch ọn. - Chọn OK
  4. Cách 2: Chọn vùng muốn định dạng - Click vào nút Font để chọn font chữ. - Click vào Font size để chọn kích thước font chữ. - Click vào nút Bold để chọn kiểu đậm. Click trở lại vào nút Bold để b ỏ ch ọn ki ểu đậm. - Click vào nút Italic để chọn kiểu nghiêng. Click trở lại vào nút Italic đ ể b ỏ ch ọn ki ểu nghiêng. - Click vào nút Underline để chọn kiểu gạch dưới. Click tr ở lại vào nút Underline đ ể b ỏ ch ọn kiểu gạch dưới. - Click vào nút Font Color để chọn màu của ký t ự. Click tr ở l ại vào nút Font Color, ch ọn Automatic để bỏ chọn màu của ký tự. II. Kẻ khung Cách 1 - CHọn vùng cần kẻ khung - Vào menu Format, chọn Cells, Chọn tab Border. - Style: Chọn hình thức của các đường kẻ. - Color: Chọn màu của các đường kẻ. - Border: chọn các kiểu border cần tạo. - Preset  None: Xoá border  Inside: tạo đường chung quanh vùng được chọn.  Outline: tạo đường giữa các ô Cách 2 - Chọn vùng muốn định dạng - Click vào nút Border, sau đó chọn dạng khung mà bạn cần tạo. III. Định vị trí dữ liệu Cách 1 - Chọn vùng cần định dạng - Vào menu Format, chọn Cells, chọn Alignment. - Horizontal: canh ký tự trong ô theo chiều ngang.  General: theo mặc định, văn bản canh trái, số canh ph ải.  Left: canh dữ liệu trong ô sang trái  Right: canh dữ liệu trong ô sang phải  Fill: điền đầy các ô được chọn.
  5.  Justify: dàn điều theo chiều ngang của ô (tự đ ộng xu ống dòng).  Center Acrss Selection: canh giữa nhóm ô đã chọn. - Vertical: canh ký tự trong ô theo chiều dọc.  Top: nội dung trong ô nằm sát vào phía đỉnh của ô.  Center: canh giữa theo chiều dọc.  Bottom: nội dung trong ô nằm sát vào phía đáy c ủa ô.  Justify: dàn đều theo chiều đứng của ô và tự động xuống dòng. - Wrap text: cắt ngắn các dòng chữ dài cho phù hợp với đ ộ r ộng c ột. M ột dòng có th ể đ ược c ắt thành nhiều dòng ngắn hơn vừa với độ rộng của cột. Chi ều cao c ủa dòng t ự đ ộng đi ều ch ỉnh đ ể phù hợp với nhiều dòng chữ.Shrink to fit: làm thay đ ổi size c ủa font, co kéo ch ữ cho v ừa ô. - Merge cells: ghép nhiều ô thành 1 ô, mà không làm thay đ ổi chi ều cao dòng hay đ ộ r ộng c ột. - Orientation: xoay văn bản trong ô. Bạn có thể làm thay đổi h ướng c ủa văn b ản t ừ -90 0 đến +900 so với hướng nằm ngang. Chọn 1 trong 2 cách sau:  Click chuột và kéo kim chỉ hướng  Chọn chỉ số góc trong Degrees Cách 2: - Chọn vùng muốn định dạng. - Click vào nút Left để canh trái. - Click vào nút Center để canh giữa. - Click vào nút right để canh phải. - Click vào nút Merge and center để ghép nhi ều ô thành 1 ô. CHƯƠNG III: MỘT SỐ THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH I. Các thao tác liên quan đến dòng cột, worksheet 1. Chèn thêm column vào bảng tính + Đặt con trỏ vào cột muốn chèn. + Ra lệnh Insert / Column. Kết quả: Cột chèn thêm sẽ chèn vào vị trí trước cột hiện tại. 2. Chọn thêm Row vào bảng tính + Đặt con trỏ vào dòng muốn chèn.
  6. + Ra lệnh Insert / Row. Kết quả: dòng chèn thêm sẽ chèn vào vị trí trước dòng hiện tại 3. Chèn thêm Sheet mới vào work book + Ra lệnh Insert / WorkSheet. 4. Đặt tên cho Work Sheet + Chọn sheet muốn đặt tên là sheet hiện hành + Format/Rename (hoặc double click tại phần tên sheet) + Gõ tên worksheet vào. 5. Dấu hoặc hiện Column, Row, Worksheet Chọn Row hay Column, Worksheet muốn dấu đi. + Ra lệnh Format / (Row, Column ahy sheet t ương ứng) + Chọn Hide Chọn Row hay Column, Worksheet muốn hiện ra. + Ra lệnh Format / Row hay Column + Chọn Unhide 6. Copy công thức và giá trị Chọn vùng chứa công thức hay giá trị cần copy. + Ra lệnh : Ctrl + C hay Edit / Copy + Chọn địa chỉ cần Copy đến + Ra lệnh: Ctrl + V hay Edit / Paste 7. Copy kết quả công thức hay giá trị Chọn vùng chứa công thức hay giá trị cần copy. + Ra lệnh : Ctrl + C hay Edit / Copy + Chọn địa chỉ cần Copy đến + Ra lệnh Edit / Paste Special / Value. Hay Click phải chuột chọn Paste Special / Value. 8. Mặc định Font VNI-TIMES cho toàn bảng tính + Ra lệnh Tools/Options/General + Chọn font VNI-TIMES, size 12 trong khung Standard Font. + Thoát khỏi excel, sau đó khởi động lại. II. CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM Tham chiếu I. Tham chiếu tuyệt đối: chỉ đến 1 ô hay các ô cụ thể. Tham chi ếu tuy ệt đ ối không thay đ ổi khi được sao chép sáng các ô khác. Công thức: $CỘT$DÒNG Tham chiếu tương đối: chỉ đến 1 ô hay các ô trong s ự so sánh v ới 1 v ị trí nào đó. Công th ức CỘTDÒNG. Tham chiếu hỗn hợp: Một thành phần là tham chi ếu tuy ệt đ ối, thành ph ần kia là tham chi ếu tương đối. Công thức $CỘTDÒNG,CỘT$DÒNG. II. Các toán tử số học trong công thức + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phép lấy phần trăm khi đ ặt sau 1 con s ố) III. Hàm trong Worksheet 1. Cú pháp chung các hàm: = TÊN HÀM(CÁC THAM BIẾN) Công thức trong Excel có các tính chất cơ bản sau: - Mọi công thức bắt đầu bằng dấu = - Nhập xong công thức, trong ô sẽ xuất hiện trị kết quả. - Khi chọn ô có chứa công thức, thanh công thức sẽ xuất hiện bản thân công th ức đó. 2. Các hàm số thường dùng trong kế toán excel.
  7. a. Nhóm hàm số (Abs, Int, Mod, Round, Sqrt, Power) Abs(number): trả ra giá trị tuyệt đối một số number. Ví dụ: =ABS(2)  2, ABS(-2)  2, ABS(-9)  9 Int(number): trả ra phần nguyên của một số Ví dụ: Int (2.99)  2 Mod(number, divisor): trả ra phần dư của phép chia nguyên Ví dụ: Mod(5,3)  2 Round(number,n): làm tròn số number theo con số được chỉ định. n>0 thì số làm tròn đến vị trị thấp phân được chỉ định. n
  8. b6. Hàm Upper - Cú pháp: Upper(text) Công dụng: chuyển tất cả các ký tự của chuỗi text ra chữ hoa. b6. Hàm Proper(text) - Cú pháp: Proper(text) Công dụng: chuyển tất cả các ký tự của mỗi từ trong chuỗi text ra ch ữ hoa b7. Hàm Value - Cú pháp: Value(text) Công dụng: đổi chuỗi số ra số. c. Các hàm thống kê c1 Hàm Sum() - Cú pháp Sum(n1,n2, . . . ) => Công dụng: Dùng để tính tổng các ô chứa giá trị. Ví dụ: A B C D Tổng cộng 1 Thu L1 Thu L2 Thu L3 2 150 250 500 3 ⇒ 900 Tại ô D2 = sum(A2:C2) c2 Hàm Count() - Cú pháp Count(n1,n2, . . . ) => Công dụng: Dùng để đếm các ô chứa giá trị. Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên ⇒3 Tại ô A1 = Count(A2:C2) c3 Hàm Average() - Cú pháp Average(n1,n2, . . . ) => Công dụng: Dùng để tính giá trị trung bình. Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên ⇒ 300 Tại ô A1 = Average(A2:C2) c4 Hàm Max() - Cú pháp Max(n1,n2, . . . ) => Công dụng : Dùng để lấy ra giá trị lớn nhất. Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên ⇒ 500 Tại ô A1 = Max(A2:C2) c5 Hàm Min() - Cú pháp Min(n1,n2, . . . ) => Công dụng: Dùng để lấy ra giá trị nhỏ nhất. Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên ⇒ 150 Tại ô A1 =Min(A2:C2) c6 Hàm Sumif() - Cú pháp: Sumif(Khối chứa ĐK,Điều kiện,Khối tính t ổng ) => Công dụng: Dùng để tính tổng có điều kiện. Ví dụ: Tình hình bán hàng trong kỳ của một của hàng đi ện t ử có s ố li ệu nh ư sau: Sheet 1: A B C D Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tivi 5 10 50
  9. 3 Đầu máy 7 3 21 4 Tivi 9 9 81 5 Đầu máy 6 4 24 6 Đầu máy 3 4 12 Sheet 2: Bảng tổng kết tình hình bán hàng A B C Mặt hàng Tổng số tiền Số lượng bán 1 2 Tivi Đầu máy 3 4 ⇒ 131 Tại ô B2 =Sumif($A$2:$A$6,A2,$D2:$D$6) ⇒ 57 Tại ô B3 =Sumif($A$2:$A$6,A3,$D2:$D$6) c7 Hàm Countif() - Cú pháp: Countif (Khối ĐK, ĐK) => Công dụng: Dùng để đếm các ô chứa giá trị thỏa điều kiện. Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên ⇒2 Tại ô C2 = Countif(($A$2:$A$6,A2) ⇒3 = Countif(($A$2:$A$6,A3) c8 Hàm Rank() - Cú pháp: Rank(Giá trị sắp hạng,Khối dữ liệu, mã sắp h ạng) => Công dụng: Trả về giá trị thứ hạng trong khối dữ liệu. Mã Sắp hạng: 0 : Sắp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp. 1 : Sắp hạng theo thứ tự từ thấp đến cao. Ví duï: A B C D E F Điểm 1 7 5 6 9 6 Hạng 2 ⇒ Hạng 2 Tại ô B2 = Rank(B1,$B$1:$F$1,0) c9 Hàm Round() - Cú pháp: Round(n, m) n: là số lẽ. m: là số nguyên (âm hoặc dương) => Công dụng : làm tròn số, nếu m âm thì làm tròn sang ph ần nguyên, n ếu m d ương thì hàm làm tròn sang phần thập phân. c10 Hàm Int () - Cú pháp: Int (n), n: là số lẻ => Công dụng : hàm trả về số nguyên sau khi cắt b ỏ ph ần s ố th ập phân. c11 Hàm Mod () - Cú pháp: Mod (n, m) - n: là số chia. - m: là số bị chia (m phải khác 0) => Công dụng : hàm trả về số dư của thương n chia cho m d. Các hàm về thời gian d1 Hàm Today () - Cú pháp Today ()
  10. - Công dụng: Hàm trả về giá trị kiểu ngày, là ngày của h ệ th ống máy (ngày / tháng / năm) Ví dụ : Hôm nay là ngày 10/10/2004, thì hàm : ⇒ 10/10/2004 =Today() d2 Hàm Day () - Cú pháp Day () - Công dụng: Hàm trả về con số chỉ ngày Ví dụ : ⇒ 24 =Day(24/10/2004) d3 Hàm Month () - Cú pháp Month (Date) - Công dụng: Hàm trả về con số chỉ tháng Ví dụ : ⇒ 10 =Month(24/10/2004) d4 Hàm Year () - Cú pháp Year (Date) - Công dụng: Hàm trả về con số chỉ năm Ví dụ : ⇒ 2004 =Day(24/10/2004) e. Các hàm logic e1 Hàm IF() - Cú pháp: IF(Điều kiện,Giá trị 1, Giá trị 2) => Công dụng: Nếu điều kiện đúng thì hàm sẽ về giá tr ị 1, Ng ược lại hàm tr ả v ề giá tr ị 2 e2 Hàm And() - Cú pháp And(Btđk1,Btđk2,……) => Công dụng: Hàm sẽ trả về giá trị True (đúng) nếu t ất c ả các Btđk là True (đúng) ng ược l ại hàm trả về False (sai) Ví dụ: ⇒ True = And(4>3,5
  11. 5 B01 Cái Sheet 2: A B C Đơn giá 1 Mã hàng Tên hàng 2 A01 Tivi 10 Đầu máy 3 A02 7 Tủ lạnh 4 B01 12 Taïi oâ B2 = Vlookup(A2,$A$2:$C$4,2,0) ⇒ Tivi ⇒ 10 Tại ô D2 =Vlookup(A2,$A$2:$C$4,3,0) g2 Hàm Hlookup() Cú pháp: Hlookup(Trị dò, Khối dò tìm, dòng trả về giá trị, mã dò tìm). Mã dò tìm: 1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối) 0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối) Ví dụ: Sheet 1: A B C D Đơn vị tính Đơn giá 1 Mã hàng Tên hàng 2 A01 Cái 3 A02 Cái 4 A01 Cái 5 B01 Cái Sheet 2: A B C 1 Mã hàng A01 A02 B01 Đầu máy Tủ lạnh 2 Tên hàng Ti vi Đơn giá 3 10 7 12 ⇒ Tivi Tại ô B1 = Hlookup(A1,$A$1:$D$3,2,0) ⇒ 10 Tại ô D1 = Hlookup(A1,$A$1:$D$3,3,0) g3 Hàm Match () - Cú pháp: Match(Trị dò, Khối dò tìm, mã dò tìm). Mã dò tìm: 1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối) 0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối) => Tác dụng: Hàm trả về thứ tự của trị dò trong bảng dò, nếu tìm không th ấy hàm tr ả v ề #NA Ví dụ: A B C 1 M N L =Match(“M”,$A$1:$C$1,0) ⇒ Hàm sẽ cho ta biết vị trí của “M” nằm ở vị trí thứ 1 ở trong bảng. =Match(“L”, $A$1:$C$1,0) ⇒ Hàm sẽ cho ta biết vị trí của “L” nằm ở vị trí thứ 3 ở trong bảng. g4 Hàm Index () - Cú pháp: Index(Bảng chứa giá trị, dòng, cột) => Tác dụng: Hàm trả về giá trị là ô giao nhau giữa dòng và c ột. Ví dụ A B C 1 5 6 7 2 8 9 10 3 4 3 5 Hãy lấy giá trị ở dòng 3, cột 2. Như vậy ta thực hiện lệnh Index nh ư sau:
  12. ⇒ Cho ra giá trị là 3. =Index($A$1:$C$3,3,2) Hãy lấy giá trị ở dòng 2, cột 3. ⇒ Cho ra giá trị là 10. =Index($A$1:$C$3,2,3) g5 Hàm Dsum () - Cú pháp: Dsum(Bảng dữ liệu, Cột tính tổng, Bảng điều ki ện) => Tác dụng: Hàm sẽ tính tổng các giá trị ứng với dòng chứa đi ều ki ện Yêu cầu: tính tổng số tiền bên nợ hoặc bên có của tải khoản 111 bằng bao nhiêu? Ta phải tạo dùng điều kiện trước A B 1 TKGHI NO TKGHICO 2 ‘1111 3 ‘1111 = DSUM($A$2:$M$14,11,$A$2:$B3) =>1.622.800 h. Sử dụng chức năng lọc h1 Lọc tại chổ Auto Filter : Dùng để lọc các mẫu tin trên vùng dữ liệu với điều ki ện l ọc đ ơn giản. B1: Click con trỏ chuột tại dòng tiêu đề. B2: Data / Filter / Auto Filter B3: Chọn điều kiện lọc để lọc ra mẫu tin cần thiết. h2 Lọc cao cấp Advance Filter : Cho phép lọc tại chổ hoặc sao chép các mẫu tin đ ến n ơi khác với điều kiện lọc phức tạp. B1: Chuẩn bị vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện lọc. + Dòng đầu tiên : Là tiêu đề của điều kiện lọc. + Dòng thứ 2: trở đi chứa các điều kiện lọc. B2: Data / Filter / Advance Filter : Khi ch ọn lệnh này máy s ẽ xu ất hi ện h ộp tho ại. B3: Trả lời hộp thoại: + Chọn Copy tao another locatioan : Cho lọc dử liệu đến 1 sheet khác. + List range: Nhập khối dử liệu cần lọc. + Criteria range: Nhập khối điều kiện lọc. + Copy: Nhập địa chỉ nơi muốn copy tới + Chọn OK. i. Sắp xếp dữ liệu Ra lệnh Data /Sort. => Sắp xếp các dữ liệu theo một tiêu thức nào đó giúp d ữ liệu trong báo cáo đ ược d ễ nhìn hơn. PHẦN II: THỰC HÀNH ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN
  13. CHƯƠNG I: TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Hệ thống bài tập kế tóan ứng dụng dùng để minh h ọa ở đây đ ược xây d ựng trên c ơ s ở những đặc điểm sau đây: Doanh nghiệp có 2 phân xưởng một chính, m ột ph ụ. Phân x ưởng s ản xu ất chính s ản xu ất chính (PX1) sản xuất sản phẩm F01, F02, giá trị lao vụ (sản phẩm B) c ủa phân x ưởng s ản xu ất ph ụ dược dùng cho phân xưởng sản xuất chính và bộ phận qu ản lý doanh nghi ệp theo t ỷ l ệ 25% cho QLDN và 75% cho QL phân xưởng 1. Phân b ổ chi phí sản xu ất chung phân x ưởng 1 cho s ản ph ẩm F01, F02 theo tỷ lệ 40% và 60%. Cuối kỳ đánh giá sản phẩm d ở dang F01=0, F02=0 Giá các lọai vật tư, công cụ, thành phẩm nhập kho trong kỳ đ ược tính theo giá th ực t ế. Giá xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quy ền liên hoàn. Giá thành kế hoạch tạm nhập kho của sản phẩm F01 và F02 là F01= 4.600, F02 = 5.600 Kế toán thực hiện theo các hình thức sổ: Nhật ký chung Nhật ký chứng từ Nhật ký sổ cái Chứng từ ghi sổ Việc chuyển các bút toán định khỏan đã ghi ở sổ đ ịnh khoản vào các s ổ k ế toán: nh ật ký chung, các sổ nhật ký đặc biệt và sổ cái tài kho ản, nh ật ký s ổ cái, …đ ược ti ến hành th ường xuyên theo số liệu chi tiết của các bút toán. Tình hình họat động sản xuất kinh doanh của doanh nghi ệp đ ược th ể hi ện qua các nghi ệp vụ kinh tế phát sinh (Xem nội dụng ở sheet SOKTMAY) I. Hướng dẫn mở tài khoản và số dư đầu kỳ Tất cả các tài khoản doanh nghiệp sử dụng để định khoản kế toán đầu ph ải đăng ký s ẵn và phản ánh số dư đầu kỳ của các tài khoản trong bảng Danh mục tài kho ản. Vào sheet 1, đặt tên sheet là BDMTK (Bảng danh m ục tài kho ản), sau đó l ập c ấu trúc b ảng như sau:
  14. Hướng dẫn định khoản kế II. toán trên excel 1.Cấu trúc sổ kế toán máy Giải thích thêm các cột trong bảng: Cột số XERI: phản ánh số xêri của hóa đơn thuế GTGT, nh ững ch ứng t ừ không có xêri thì cột số xêri bỏ trống. (nhập dạng chuỗi). Cột ngày ghi sổ: là ngày định khoản kế toán. (nhập dạng chu ỗi) Cột số chứng từ: lưu trữ số chứng từ (nhập dạng chuỗi) Cột ngày chứng từ: lưu trữ ngày chứng từ (có thể nhập dạng chuỗi) Cột tên cơ sở kinh doanh: Tên người mua, người bán (nhập d ạng chu ỗi) Cột mã số thuế: Mã số thuế của người mua, người bán (nhập dạng chuỗi) Cột diễn giải: ghi trích yếu nội dung nghiệp vụ (nhập dạng chu ỗi).
  15. Cột TKGHINO, TKGHICO: nhập tài khoản ghi nợ và ghi có c ủa m ột bút toán (nh ập d ạng chỗi) Cột số lượng: ghi nhận số lượng phát sinh (nhập, xuất), nh ững nghi ệp v ụ không có s ố l ượng thì bỏ trống (nhập dạng số). Cột số tiền phát sinh: phản ánh số tiền phát sinh c ủa t ừng tài kho ản trong các bút toán (nh ập dạng số). Cột thuế GTGT: phản ánh thuế GTGT của từng mặt hàng mua vào (hay m ặt hàng bán ra) tương ứng, thuế GTGT được tính tương ứng mức thuế suất thu ế GTGT c ủa t ừng lo ại hàng, nh ững định khoản không có thuế GTGT thì cột này bỏ trống (nhập dạng số). Cột thuế suất thuế GTGT: phản ánh thuế suất của từng mặt hàng mua vào hay bán ra theo quy định (0%, 5%, 10%). Riêng HHDV mua vào, bán ra không thu ộc đ ối t ượng n ộp thu ế GTGT thì thuế suất qui ước là K. Thuế suất thuế GTGT của hàng mua nh ập khẩu thì thêm ký t ự N vào sau thuế suất (10%N, 5%N, 0%N, KN). Cột kiểm tra tài khoản ghi nợ và cột kiểm tra tài khoản ghi có: dùng đ ể ki ểm tra tài kho ản s ử dụng đã được mở và đăng ký trong bảng danh mục tài khoản ch ưa. 2. Nội dung Tất cả các chứng từ đều được định khoản vào sổ kế toán máy theo các thông tin trong s ổ 3. Cách định khoản: Khác với định khoản trên các sổ kế toán làm theo l ối th ủ công, đ ịnh kho ản trên máy vào s ổ kế toán máy có những đặc điểm phải tuân thủ là: - Phải định khoản theo hình thức giản đơn, tài khoản ghi n ợ, tài kho ản ghi có và các thông tin khác trong một bút toán định khoản được ghi trên một dòng máy tính. N ếu m ột ch ứng t ừ phát sinh bút toán kép thì kế toán phải tách thành nhi ều bút toán đ ơn gi ản đ ể đ ịnh kho ản vào s ổ kế toán máy. - Các bút toán phát sinh của cùng một chứng t ừ thì các thông tin chung nh ư: s ố xêri, ngày ghi sổ, số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải, mã số thuế, tê cơ sở kinh doanh,… s ẽ có chung n ội dung. - Một tài khoản đã mở tài khoản chi tiết thì tài kho ản đó s ẽ không đ ược s ử d ụng đ ể đ ịnh kho ản (VD: tài khoản 111 có mở tài khoản chi ti ết 1111, 111 & 1113 thì khi đ ịnh kho ản không đ ược dùng tài khoản 111 để định khoản mà phải dùng các tài kho ản chi ti ết đã m ở đ ể đ ịnh kho ản). - Trong sổ kế toán máy dữ liệu trên các cột có thể nhập theo d ạng mặc đ ịnh, riêng các c ột TKGHINO, TKGHICO và thuế suất thuế GTGT phải nhập dữ liệu dạng chu ỗi đ ể thu ận ti ện cho việc tính toán & tổng hợp sau này. - Các trường hợp đặc biệt: khi gặp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau đây thì ph ải đ ịnh kho ản lại theo hướng dẫn Theo chế độ Hướng dẫn lại 1. Nghiệp vụ hoàn thuế GTGT Khi lập và gửi hồ sơ đề nghị hoàn Khi gửi bộ hồ sơ đề nghị hoàn thuế, chuyển thuế: Không định khoản số thuế đề nghị hoàn từ 1331, 1332 sang tài khoản 1333 “thuế GTGT đã đề nghị hoàn” Số thuế đề nghị hoàn ghi: Nợ TK 1333 Có TK 1331, 1332 Khi nhận quyết định hoàn thuế Khi nhận được quyết định hòan thuế, xử lý của cơ quan thuế: Không định như sau: khoản Phần không được hoàn do cơ quan thuế loại ra thì tính vào chi phí, ghi: Nợ TK 621, 62 7, 632, 641, 642, 142… Có TK 1333 Phần được hoàn thuế chuyển thành khoản phải thu khác Nợ TK 13883 (thuế GTGT được hoàn lại phải thu) Có TK 1333
  16. Phần không được hoàn tính vào Khi nhận được tiền hoàn thuế Nợ TK 111, 112 chi phí Nợ TK 621, 62 7, 632, 641, 642, Có TK 13883 142… Có TK 1331, 1332 Phần được hoàn Nợ TK 111, 112 Có TK 1331, 1332 2. Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Khi nhập hàng Khi nhập hàng Nợ TK 1331 Nợ TK 1335 “Thuế GTGT của hàng NK” Có TK 33312 Có TK 33312 Khi nộp thuế Khi nộp thuế Nợ TK 33312 Nợ TK 33312 Có TK 1111 Có TK 1111 Nợ TK 1331, 1332 Có TK 1335 3. Thuế được miễn giảm: nếu doanh nghiệp nhận được quyết đ ịnh mi ễn gi ảm thu ế trước kỳ tính thuế thì không hạch toán thuế phải n ộp n ữa, còn n ếu nh ận đ ược quyết định miễn giảm thuế sau kỳ tính thuế (đã h ạch toán thu ế) thì h ạch toán nh ư sau: Nhận được quyết định: Không Khi nhận quyết định được miễn (giảm) thuế định khoản căn cứ vào thực tế của doanh nghiệp đã nộp thuế chưa hay chỉ mới tính thuế phải nộp. Trừ vào số thuế phải nộp, ghi: Nợ TK 333xx (chi tiết theo loại Nếu mới tính thuế (ghi có 333xx) mà chưa nộp thì trừ ngay vào số thuế phải nộp, ghi: thuế phải nộp) Có TK 7112 (tăng thu nhập Nợ TK 333xx (giảm thuế phải nộp) Có TK 7112 (tăng thu nhập không chịu không chịu thuế thu nhập) thuế thu nhập) Nhận về bằng tiền, ghi: Nếu đã nộp thuế vào ngân sách thì ghi tăng Nợ TK 111, 1112 Có TK 7112 (tăng thu nhập thu nhập và ghi tăng phải thu khác Nợ TK 13881x (chi tiết theo từng loại thuế không chịu thuế thu nhập) được miễn giảm phải thu) Có TK 7112 (tăng thu nhập không chịu thuế thu nhập) Khi doanh nghiệp nhận được tiền, ghi Nợ TK 111, 112 Có TK 13881x Trường hợp doanh nghiệp không thoái thu mà để số thuế đã nộp nhưng được miễn giảm này sang kỳ phải nộp thuế tiếp theo thì khi tính ra số thuế phải nộp, ghi: Nợ TK 333xx Có TK 13881xx 4. Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chi ết kh ấu bán hàng Bán hàng, ghi: Bán hàng, ghi: Nợ TK 111, 112, 131, 136 Nợ TK 111, 112, 131, 136 Có TK 33311 Có TK 33311 Khi có hàng bán bị trả lại, giảm Khi có hàng bán bị trả lại, giảm giá, chiết khấu giá, chiết khấu bán hàng, ghi: bán hàng, ghi: Nợ TK 33311 Nợ TK 33313 “Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá, chiết khấu bán hàng) Có TK 111, 112, 131, 136 Có TK 111, 112, 131, 136 Cuối kỳ, kết chuyển số thuế GTGT của hàng
  17. bán bị trả lại, giảm giá hay chiết khấu từ TK 33313 sang TK 33311 để tính ra thuế GTGT đầu ra phát sinh thuần, ghi: Nợ TK 33311 Có TK 33313 Cuối mỗi năm tài chính, tính toán các khoản ph ải thu, ph ải tr ả dài h ạn đ ến h ạn thu, h ạn tr ả và chuyển thành phải thu, phải trả ngắn hạn, ghi Nợ TK 1311.xx, 1361xx “Phải thu … ngắn hạn” Có TK 1312.xx, 1362xx “phải thu … dài hạn” Nợ TK 3311.xxx, 3362xx “Phải trả … ngắn hạn” Có 3312.xxx, 3362xx “ Phải trả … dài hạn” Nếu hàng mua phải trả lại, giảm giá và chiết khấu thì định kho ản gi ống nh ư khi mua vào nhưng doanh số và thuế GTGT ghi âm. Ví dụ: Mua NVL nhập kho 152A 1111 10 100.000 10.000 10% Thuế GTGT 1331 1111 10.000 Hàng mua trả lại 152A 1111 10 (100.000) (10.000) 10% Thuế GTGT hàng mua 111 1331 10.000 trả lại
  18. Để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu sau này cần đ ặt tên m ột s ố vùng tham chi ếu đ ến SOKTMAY tương ứng như sau: Đặt trên cho sheet chứa sổ kế toán máy vừa nhập nội dung trên là SOKTMAY Từ A2:P65536 là SOKTMAY (sổ kế toán máy) Từ H3:H65536 là TKGHINO (tài khoản ghi nợ) Từ I3:I65536 là TKGHICO (tài khoản ghi có) Từ J3:J65536 là SOLUONGPS (số lượng phát sinh) Từ K3: K65536 là SOTIENPS (số tiền phát sinh) Trong phần đặt tên các khối ở trên, ta phải đặt đến dòng 65536 đ ể d ự tr ữ khi có nhu c ầu s ử dụng ta không phải đặt lại các khối nữa. III.Tổng hợp số phát sinh các tài khoản chi tiết từ SOKTMAY vào BDMTK Trên BDMTK ta thấy các cột còn bỏ trống là [1]?, [2]?, [3]?, [4]? và đây chính là các c ột ph ải sử dụng công thức để tổng hợp
  19. [1] Tổng số phát sinh nợ [2] Tổng số phát sinh có [3] Tính số lượng tồn cuối các tài khoản: [4] Tính số dư cuối kỳ của các tài khoản:. IV. Định khoản các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí
  20. Trong phần III đã thực hiện công việc tổng hợp số phát sinh N ợ - Có và tính s ố d ư cu ối kỳ của các tài khoản vào BDMTK vì thế khi thực hiện bút toán kết chuy ển ta ch ỉ vi ệc đ ọc s ố d ư cu ối kỳ của các tài khoản trong BDMTK để định kho ản vào các bút toán k ết chuy ển t ương ứng trong SOKTMAY. Công việc này thực hiện theo từng kỳ. Chú ý: trước khi kết chuyển doanh thu (chi phí) thu ần, ph ải k ết chuy ển các kh ỏan gi ảm tr ừ doanh thu (chi phí) (nếu có) trước. VD: trước khi kết chuyển doanh thu t ừ TK 5112 sang 911, ph ải kết chuyển các khoản chiết khấu bán hàng, hàng bán b ị tr ả lại, gi ảm giá hàng bán t ừ 521, 531, 532 sang 5112 trước. Ví dụ 1: Trước khi kết chuyển doanh thu thuần t ừ TK 5112 sang TK 911 đ ể xác đ ịnh k ết qu ả kinh doanh, ta phải kết chuyển các khoản giảm trừ vào doanh thu tr ước. Kết chuyển các khoản giảm trừ (nợ TK 5112, có TK 532), đ ọc s ố d ư cu ối kỳ t ại th ời đi ểm c ủa tài khoản 532 trong BDMTK và gõ vào (=174.000); Sau đó kết chuyển doanh thu thuần (n ợ TK 5112, có TK 911), đ ọc s ố d ư cu ối kỳ TK 5112 trong BDMTK tại thời điểm và gõ vào (=12.093.500) Khi định khoản xong nghiệp vụ này ta thấy số dư của TK 532 và TK 5112 bằng 0. Ví dụ 2: Kết chuyển chi phí bán hàng từ TK 641 sang TK 911 đ ể xác đ ịnh k ết qu ả kinh doanh, đọc số dư cuối kỳ của TK 641 trong BDMTK và l ấy s ố đ1 đ ịnh kho ản vào bút toán k ết chuyển),.. tương tự như vậy thực hiện định khoản tất cả các bút toán k ết chuy ển trong kỳ còn đ ể trống trong SOKTMAY. Kiểm tra sơ bộ kết quả: Sau khi thực hiện các phần trên, tiến hành ki ểm tra xem k ết qu ả tổng hợp đã cân đối giữa các chỉ tiêu chưa, cần chú ý phương trình: Tổng số tiền phát sinh trong SOKTMAY phải bằng tổng số phát sinh nợ và bằng tổng số phát sinh có trong BDMTK. CHƯƠNG II: THỰC HÀNH LẬP SỔ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH THEO HÌNH THỨC “NHẬT KÝ CHUNG” I. Sơ đồ truyền thông tin của kế toán excel theo hình thức nh ật ký chung Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Nhật ký mua hàng chịu 5 Nhật ký Nhật ký bán hàng chịu Chứng từ Nhật ký chung gốc Sổ cái các tài khoản Sổ cái tổng hợp Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết thanh toán Các sổ chi tiết Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết hàng tồn kho Sổ chi tiết các tài khoản khác SOKTMAY Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (Nhật ký) Bảng tổng hợp chi Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 tiết Bảng tổng hợp chi tiết TK 15… Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (154, Kế toán chi phí 621, 622, 627, 632… Phiếu tính giá thành sản phẩm Bảng cân đối số phát sinh BDMTK Bảng cân đối kế toán (hệ thống Báo cáo tài chính Báo cáo kết quả kinh doanh tài khoản) Báo cáo lưu chuyểnt iền tệ Bảng kê HĐ, CT HHDV mua vào Bảng kê HĐ, CT HHDV bán ra Báo cáo thuế GTGT Tờ khai thuế GTGT Qua sơ đồ ta thấy tất cả các sổ kế toán, báo cáo thu ế và báo cáo tài chính đ ều nh ận thông tin từ BDMTK và SOKTMAY, trong đó:

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

AMBIENT
Đồng bộ tài khoản