Nghệ thuật đòi nợ (Phần cuối)
Trong một số trường hợp, thật có lợi nếu tạo ra bức thư đặc biệt
mà với nó, bạn có thể thông báo cho khách hàng biết rằng họ đã
thỏa thuận hợp tác với công ty bạn. Hãy tỏ ra vui vẻ lịch thiệp
thông báo với họ rằng thời hạn thanh toán được gia hạn, mức tín
dụng như thế nào…Hãy gửi những bức thư như vậy cho kế toán
trưởng hoặc một người nào đó chịu trách nhiệm thanh toán
khỏan nợ cho công ty bạn.
Chuẩn mực viết thư đã được lập ra vào thập niên 30 của thế kỷ
trước. Và thời đó khác với bây giờ, đặc biệt là với thông tin văn
bản. Giờ đây, sau 7-10 năm, có rất nhiều văn bản buộc chúng ta
phải đọc, nghĩa là mọi thứ đập vào mắt chúng ta, trên các
phương tiện giao thông, phim ảnh, tivi, nói chung là những thông
điệp mang tính chất quảng cáo. Và trong quảng cáo thì chỉ rặt
những động từ (hãy chờ, hãy tin, hãy ăn, hãy cầm lấy…). Còn
chúng ta trở nên dễ dàng lĩnh hội các văn bản ngắn gọn, cụ thể
hơn là quảng cáo. Chúng ta trở nên khó lĩnh hội những văn bản
dài dòng, đặc biệt là những văn bản luật. Tôi thường cảm thấy
mệt mỏi và rối rắm khi đọc những văn bản như thế và không đủ
kiên nhẫn để đọc hết. Càng trẻ trung bao nhiêu, con người ta
càng thụ động hơn trong phản ứng với việc nhận thư từ bởi họ
đang sống trong một thời đại khác – thời đại của tốc độ.
Hãy tạo ra một bức thư ngắn gọn, có nội dung và điều cơ bản là,
phải kích động.
Các thể loại thư từ
Thư thứ nhất: Thăm hỏi
Trong một số trường hợp, thật có lợi nếu tạo ra bức thư đặc biệt
(xem Phục lục 1) mà với nó, bạn có thể thông báo cho khách
hàng biết rằng họ đã thỏa thuận hợp tác với công ty bạn. Hãy tỏ
ra vui vẻ lịch thiệp thông báo với họ rằng thời hạn thanh toán
được gia hạn, mức tín dụng như thế nào…Hãy gửi những bức
thư như vậy cho kế toán trưởng hoặc một người nào đó chịu
trách nhiệm thanh toán khỏan nợ cho công ty bạn.
Thư thứ hai: Nhắc nhở
Các nguyên tắc chính:
1. Hãy tỏ ra thiện chí.
2. Hãy viết ngắn gọn .
3. Hãy nhắc nhở khách hàng về nội dung cơ bản của thỏa thuận.
4. Hãy để lộ rằng bạn tin tưởng khách hàng sẽ thanh toán khoản
nợ.
Thư thứ ba: nhắc nợ gay gắt
Các nguyên tắc chính:
1. Hãy tỏ ra nghiêm khắv, viết ngắn gọn, nhưng cặn kẽ, súc tích.
2. Đính kèm phiếu thanh toán.
3. Nhắc lại các điều khoản hợp đồng.
4.Yêu cầu hoàn tất việc thanh toán ngay lập tức, hoặc gửi kế
hoạch thanh toán (thư bảo đảm).
5. Hãy nằng nặc đòi thanh toán hoặc đòi phải trả lời bằng văn
bản.
Thư thứ tư: Yêu cầu
Các nguyên tắc chính:
1. Hãy yêu cầu cụ thể và dứt khoát.
2. Hãy yêu cầu (tối thiểu) thanh toán một phần khoản nợ ngay
lập tức.
3. Hãy sử dụng các công cụ gây tác động trực quan (hãy làm nổi
bật bức thư của mình trong đống thu từ).
4. Nên đính kèm bản sao phiếu nợ.
5. Thông báo về ngày bắt đầu có hiệu lực của các hoạt động kiện
tụng ra tòa.
6. Hãy giải thích cho khách hàng biết cách làm thế nào để tránh
được kiện tụng (thanh toán ngay).
Tác dụng của chữ ký
Nếu tôi gửi cho bạn bưu thiếp chúc mừng ngày lễ vớ chữ ký là
Mikhail thì điều này không trung hòa tý nào. Còn nếu tôi viết dòng
“Trưởng phòng kinh doanh Mikhail” thì bạn có thể nghĩ “Họ đang
muốn bán món gì đây”. Nếu tôi ký “Chủ tịch công ty” thì bạn sẽ
nghĩ rằng “À, họ tôn trọng mình”. Còn nếu tôi ký “ Trưởng phòng
tín dụng” thì hẳn bạn sẽ tỏ ý nghi ngờ “Khoản nợ nào đây?” Nếu
tôi ký “Luật sư” (Trưởng bộ phận pháp chế) thì điều này thường
gợi cho người nhận mong muốn đọc lại văn bản một lần nữa: “Ý
họ định nói gì giữa các dòng kia?” Tôi muốn bạn lưu ý đến tác
dụng của chữ ký. Còn nếu nói điều gì hiệu quả hơn cả thì chúng
ta có thể bắt đầu từ lá thư thứ hai, tốt hơn là có chữ ký của luật
sư. Điều này khiến con nợ có cảm giác rằng, những gì bạn nói
trong thư là rất nghiêm túc và chuyên nghiệp.