10 nguyên tắc vàng cho nhóm
làm việc ảo
(Kỳ 1)
Các công ty lớn, đặc biệt là những tập đoàn đa quốc gia, thường thành lập
những nhóm làm việc ảo – những nhóm bao gồm những thành viên ở cách xa nhau
về mặt địa lý – để thực hiện một dự án nào đó. Theo cách này, họ có thể có được
những nhân viên tốt nhất cho dự án. Tuy nhiên, để một nhóm làm việc ảo hoạt
động một cách có hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng.
Công nghệ truyền thông được cải tiến không ngừng giúp cho việc thông tin
liên lạc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Về mặt kỹ thuật, việc phối hợp với những
người đồng sự ở xa hoặc tổ chức những buổi họp với nhiều người ở rải rác khắp
nơi trên thế giới không còn là một thách thức nữa.
Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều rào cản khiến cho hoạt động của các
nhóm này không đạt được hiệu quả cao như các công ty mong đợi. Múi giờ khác
nhau khiến cho việc trao đổi nhanh những thông tin cần thiết gặp nhiều khó khăn,
và sự khác biệt về văn hóa có thể gây nên những sự hiểu lầm, đôi khi là nghiêm
trọng, giữa các thành viên trong nhóm. Người ta nhận thấy ở những nhóm mà các
thành viên không gặp mặt nhau trực tiếp thì khó có thể phát triển một chất xúc tác
thường thấy ở những nhóm có các thành viên thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với
nhau. Chất xúc tác này là mối quan hệ giữa con người với con người, là yếu tố
quan trọng tạo nên năng suất của nhóm.
Một cuộc khảo sát gần đây tại một số công ty đa quốc gia về các nhóm làm
việc ảo có quy mô từ bốn người đến gần 200 người cho thấy nhiều nhóm gặp phải
những khó khăn từ những rào cản nói trên. Trong khi đó, các công ty ngày càng
muốn giảm chi phí cho những cuộc họp trực tiếp, và nhân viên cũng không muốn
di chuyển xa để dự họp thường xuyên vì như thế sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe cũng
như cuộc sống cá nhân của họ. Vì vậy, việc tìm ra một cách nào đó giúp cho các
nhóm làm việc ảo hoạt động tốt hơn là một trong những vấn đề trọng yếu của các
công ty.
Cuộc khảo sát nghiên cứu kỹ các nhóm làm việc ảo có năng suất cao tại các
công ty lớn như British Petroleum (BP), Nokia và Ogilvy & Mather. Ngoài ra, một
nhóm nghiên cứu của Trường Kinh doanh Luân Đôn cũng tiến hành thăm dò hơn
1.500 thành viên của 55 nhóm làm việc ảo tại 15 công ty đa quốc gia ở Mỹ và
châu Âu.
Dựa trên những kết quả có được, nhóm khảo sát đã đưa ra mười quy tắc
vàng giúp cho các nhóm làm việc ảo nâng cao năng suất.
1. Đầu tư vào một nguồn trực tuyến để các thành viên trong nhóm có
thể nhanh chóng tìm hiểu về nhau
Vì ở xa nhau nên các thành viên trong nhóm thường gặp một trong những
thách thức lớn nhất là họ không thể tìm hiểu về nhau một cách dễ dàng, cũng như
khó biết rõ công việc của từng người trong một dự án. Những công cụ trực tuyến
có thể giúp giải quyết vấn đề này. Những công cụ này hoạt động giống như các
trang web mạng xã hội giúp các học sinh, sinh viên biết về các thành viên khác
trong cộng đồng của họ. Cuộc khảo sát cho thấy công cụ đó thường không được
dùng phổ biến trong các nhóm làm việc ảo dù chúng rất hữu dụng trong việc thông
tin liên lạc giữa họ với nhau.
David Ogilvy, người sáng lập công ty quảng cáo Ogilvy & Mather có trụ sở
ở New York, Mỹ, đã rất chú trọng đến việc chia sẻ kiến thức trong công ty. Cách
nay hơn một thập niên, ông ta đã xây dựng một mạng nội bộ gọi là Truffles, lấy
tên một loại nấm đắt tiền. Là người sành ăn, Ogilvy đánh giá cao hương vị của loại
nấm này, và ông tin rằng mọi người phải “săn lùng” kiến thức với tất cả năng lực
và sự nhiệt tình giống như con heo miệt mài ủi đất để tìm loại nấm này trong rừng.
Truffles cho phép mọi nhân viên truy cập vào những dự án dùng chung và
cơ sở dữ liệu tri thức của công ty. Nó tạo ra một diễn đàn cho hàng trăm cộng
đồng trong công ty với những mối quan tâm khác nhau, ở đó họ có thể chia sẻ
những ý tưởng, tâm tư và nguyện vọng. Truffles cũng có một thư mục liệt kê chi
tiết các thông tin về tất cả các nhân viên của công ty. Thư mục này được cập nhật
thường xuyên, mỗi nhân viên có thể đưa vào đó những lĩnh vực công việc mà họ
ưa thích.
Những hệ thống như thế giúp cho các thành viên trong nhóm có thể nhanh
chóng quen biết nhau. Ví dụ, khi một khách hàng lớn của Ogilvy & Mather muốn
tung ra một chiến dịch quảng cáo cùng một lúc tại tất cả những thị trường của họ
trên thế giới, một nhóm làm việc ảo có thể bắt đầu làm việc với nhau một cách có
hiệu quả chỉ trong vài ngày.
2. Chọn một vài thành viên đã quen biết để thành lập nhóm
Các nhóm làm việc ảo sẽ có nhiều khả năng sáng tạo và nâng cao năng suất
hơn nếu có một số thành viên đã từng quen biết nhau. Những mối quan hệ này
đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng nhanh chóng những mối liên lạc
trong cả nhóm.
Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý : nếu đa số thành viên trong nhóm đều đã
quen biết nhau thì hoạt động của nhóm có thể trở nên tẻ nhạt. Người ta nhận thấy
những hiểu biết sâu sắc của các nhóm đồng sự mới thường làm này sinh những ý
tưởng cách tân.