PDCA: Công cụ không thể thiếu cho quản trị chất lượng

PDCA: Công cụ không

thể thiếu cho quản trị

chất lượng

PDCA (Plan - Do - Check - Act), tạm dịch là Hoạch định - Thực hiện - Kiểm

tra - Khắc phục, là một thuật ngữ rất thường được nhắc đến trong lĩnh vực

quản trị chất lượng (Quality Management).

Đây là chu trình (cycle) chuẩn mực, được các nhà quản trị thường xuyên áp

dụng, không chỉ trong hoạt động quản trị của mình, mà còn cả trong cách thức

đánh giá các hoạt động quản trị của cấp dưới cũng như các cấp khác.

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang xây dựng hoặc áp dụng hệ thống

quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, thì chu trình PDCA gần như là

bài học vỡ lòng không thể thiếu cho những người được đề cử trực tiếp tham

gia trong nhóm dự án, cho các đánh giá viên nội bộ, cũng như cho các cấp

quản lý có tham dự các buổi huấn luyện về ISO. Tuy nhiên, do mức độ đào

tạo khác nhau, cũng như do trình độ, nhận thức của các chuyên viên chịu

trách nhiệm đào tạo thuộc các tổ chức tư vấn ISO khác nhau, dẫn đến mức độ

hiểu biết và nhận thức của nhiều người về chu trình này cũng khác nhau.

Đây là một chu trình hoạt động chuẩn, khái quát hóa các bước đi thông

thường trong công tác quản trị.

Trước hết, mọi việc bắt đầu bằng việc hoạch định, tức lập kế hoạch (Plan) cho

những việc cần làm. Sau đó là đến khâu triển khai thực hiện (Do) những công

việc đó. Tiếp theo là kiểm tra (Check) lại những việc đã làm xem có đúng

không, có phù hợp không, có sai sót gì không. Cuối cùng là hành động khắc

phục, phòng ngừa những sai sót, yếu kém, những điểm không phù hợp (Act)

để cải tiến. PDCA giúp cho công việc được hoạch định và triển khai một cách

bài bản, hạn chế được những sai sót dẫn đến thiệt hại, mất mát.

Đặc biệt, trong lĩnh vực quản trị chất lượng, PDCA được coi là một công cụ

không thể thiếu – tương tự như người bác sĩ không thể thiếu tai nghe, người

thợ may không thể thiếu chiếc kéo cắt vải, anh thợ hồ không thể thiếu chiếc

bay vậy.

Thông thường, những người có sự hiểu biết căn bản nhất về PDCA hiểu rằng

khâu hoạch định là dành cho người quản lý, khâu thực hiện là dành cho nhân

viên, khâu kiểm tra và đề ra những yêu cầu khắc phục, phòng ngừa lại dành

cho người quản lý; cuối cùng khâu thực hiện những hành động khắc phục,

phòng ngừa lại là của nhân viên.

Với nhận thức này, người nhân viên chỉ có việc thực hiện mà không cần phải

hoạch định hay kiểm tra gì cả. Sai sót hoặc những điểm không phù hợp chỉ có

thể được phát hiện khi có người quản lý kiểm tra. Khi đó, chính người quản lý

phải đưa ra giải pháp khắc phục và ngăn ngừa sự tái diễn. Ngược lại, người

quản lý chỉ có hoạch định và kiểm tra mà không phải làm gì. Nhận thức này

dẫn đến sự hoạt động kém hiệu quả của chu trình khi các nhân tố hoạt động

trong chu trình đều hoạt động tách biệt, thụ động và cứng nhắc.

Mức nhận thức cao hơn về chu trình PDCA có thể khái quát trong sơ đồ

dưới đây. Với nhận thức này, chúng ta thấy rằng ngay cả nhân viên, trong

khâu thực hiện (Do) cũng phải đi qua tuần tự các bước lập kế hoạch (Plan),

thực hiện (Do), rồi phải tự kiểm tra (Check) và tự khắc phục, phòng ngừa

những điểm không phù hợp (Act). Điều này làm tăng tính chủ động hơn cho

nhân viên.

Họ biết cách tự lập những kế hoạch nỏ cho mình trước khi bắt tay vào làm,

biết cách tự kiểm tra và tự khắc phục những lỗi nhỏ ngay tại chỗ thay vì cứ hễ

gặp sự cố là thụ động ngồi chờ chấp trên hoặc bộ phận khác đến khắc phục.

Nhận thức này thể hiện rất rõ trong các công ty sản xuất của người Nhật. Ở

đó, ngay cả công nhân đứng máy cũng biết lập kế hoạch cho mình trước khi

làm, biết cách kiểm tra sau khi làm và biết cách khắc phục các sự cố nhỏ mà

không cần sự trợ giúp của bộ phận kỹ thuật hay của người giám sát.

Sơ đồ III thể hiện nhận thức đầy đủ nhất về chu trình PDCA. Từ sơ đồ

này, chúng ta nhận thấy rằng tất cả các khâu trong chu trình chính đều

phải thực hiện theo một chu trình PDCA phụ. Có nghĩa là mọi hoạt động từ

hoạch định, thực hiện, kiểm tra, đến khắc phục, phòng ngừa, tự thân nó cũng

phải đi theo một chu trình con là Plan – Do – Check – Act.

Điều này giúp cho chu trình chính trở nên mạnh hơn, ít sai sót và hiệu quả

hơn. Mỗi người, từ cấp quản lý đến nhân viên, tùy theo mức độ đều phải biết

và thực hiện một cách đầy đủ chu trình này ngay trong từng khâu của mình.

Chẳng hạn, bản thân việc hoạch định cũng phải đi qua bốn bước PDCA thì

mới có thể cho ra đời những bảng kế hoạch hoàn hảo, không có hoặc có rất ít

sai sót.

Triết lý PDCA với nhận thức ở mức độ đầy đủ như sơ đồ này là hết sức cần

thiết và phải được vận dụng xuyên suốt trong hoạt động của từng người, từng

khâu trong hệ thống quản trị của tổ chức, doanh nghiệp. Triết lý ấy sẽ giúp

cho các hoạt động cải tiến liên tục – vốn là đòi hỏi sống còn của tổ chức,

doanh nghiệp – tự thân chúng đã được “lồng ghép” một cách hiệu quả trong

từng chu trình mà không cần phải có sự kêu gọi, áp đặt, kiểm soát một cách

tốn kém và có lúc gây áp lực một cách không cần thiết.