137
CHѬѪNG 8. PHӔI HӦP Vӄ MҺT THÔNG TIN
MC ÍCH
- Hiu c tm quan trng ca truyn thông tt trong qun lý d án và mô t các thành
phn chính ca mt k hoch qun lý thông tin, truyn thông
- Hiu c qui trình qun lý thông tin, truyn thông
GII THIU CHUNG
a) Tm quan trng ca truyn thông tt.
- Ni s hãi ln nht i vi d án là tht bi (kém) truyn thông, các thành viên d án
không giao tip c vi nhau.
- Các nhà chuyên môn v CNTT không phi là ngi truyn thông tt
- Các nghiên cu cho thy nhà chuyên môn CNTT phi có kh nng truyn thông hiu qu
 có th thng tin trong ngh nghip
- K nng nói là yu t ch yu  thng tin ngh nghip i vi các nhà chuyên môn
CNTT
b) Các qui trình qun lý truyn thông
- Lp k hoch truyn thông: xác nh thông tin và nhu cu giao tip ca các bên liên quan.
- Phân phi thông tin: có th dùng thông tin cn thit úng lúc
- Báo cáo hiu sut: thu thp và ph bin thông tin v hiu sut
- Kt thúc hành chính: to, thu thp, và thông tin  hp thc hóa kt thúc d án / giai on
NI DUNG
1. XÁC NH THÔNG TIN – THIT K K HOCH TRAO I THÔNG TIN
- Yêu cu trao i thông tin
- Lp k hoach truyn thông
Trong ch  này, chúng ta trao i cách thit lp mt bn k hoch trao i thông tin hiu
qu s rt cn cho quá trình thc hin d án.
Mt công ty ã tin hành mt nghiên cu v thi gian trên các giám c d án CNTT ca
mình và thy rng h dùng t 50 – 65% thi gian vào hot ng trao i thông tin nên rt khó
hoàn thành công vic.  hiu rõ hn v tình trng này, công ty ã thành lp 2 nhóm kim soát.
Nhóm giám c d án CNTT th nht c yêu cu phi có mt bn k hoch trao i thông tin
chi tit và s b giám sát vic thc hin k hoch ó trong sut vòng i ca d án. Nhóm th hai
không có yêu cu gì và c qun lý d án theo cách mà h thng làm. Kt qu, nhóm th nht
luôn mt t 25- 45% thi gian mi tun cho vic trao i thông tin, trong khi ó nhóm th hai
phi mt t 50 – 65%. Có mt iu thú v là, nhóm buc phi dùng k hoch trao i thông tin
138
báo cáo li rng thi gian mà h dùng  trao i thông tin không nh!ng gim mà vic trao i
thông tin còn hiu qu cao hn nhiu, mc  cng th"ng trong trao i thông tin gim áng k.
Bn ang dùng thi gian ca d án nh th nào?
a) Yêu cu trao i thông tin
Mi d án cn có k hoch qun lý truyn thông, là tài liu hng d#n truyn thông trong
d án. Phân tích các bên liên quan trong truyn thông d án c$ng h tr qui trình lp k hoch
truyn thông. Ni dung ca k hoch qun lý truyn thông:
- Mô t vic thu thp các loi thông tin khác nhau
- Mô t và cu trúc phân phi thông tin n vi ai, khi nào và bng cách nào
- nh dng thông tin  truyn thông.
- Lch biu to thông tin
- Các phng pháp truy cp  nhn thông tin
- Phng pháp cp nht k hoch qun lý truyn thông theo tin  ca d án
- Phân tích truyn thông vi các bên liên quan
M&c ích ca k hoch trao i thông tin là nhm m bo hiu qu nh!ng giao tip quan
trng gi!a các thành viên trong i và nh!ng i tng liên quan n d án  h có th làm vic
mt cách c lp. Giao tip hiu qu trong d án s to iu kin cho giám c d án, các thành
viên trong i d án, nhà tài tr, i tng liên quan d án và nhà cung cp a ra nh!ng quyt
nh hp lý, c thông báo y . C$ng cn phi giao tip vi nh!ng i tng bên ngoài có
liên quan ví d& nh: khách hàng, c ông, báo chí và công chúng. Trao i thông tin óng mt vai
trò quan trng trong vic m bo cht lng thông qua vic gim bt các báo cáo v hiu qu
hot ng ca d án. Trao i thông tin có th ngn ch'n mt s ri ro, *ng thi rt cn thit
nhm ph bin thông tin v nh!ng thay i cn thit  gii quyt nh!ng ri ro ã c xy ra. K
hoch trao i thông tin cn phi c cp nht và tinh lc khi d án tin trin.
Bng 8-1. Các giai on xác nh yêu cu thông tin
Giai on Mô t
Giai on 1 Xác nh yêu cu v thông tin và trao i thông tin; Ai cn thông tin gì, khi
nào và + dng nào
Giai on 2 Xác nh cách thc trao i thông tin tt nht, la chn phng tin bao g*m
truyn ming, vn bn, th in t9, mng ni b, tho lun.
Giai on 3 Ch< nh vai trò và trách nhim trao i thông tin.
Giai on 4 Lp lch cho công tác trao i thông tin.
Giai on 5 Vit bn k hoch thành vn bn và ph bin.
Mt trong nh!ng khía cnh ch yu ca vic qun lý d án chính là qun lý k= vng ca
nh!ng i tng liên quan d án. Các i tng liên quan d án có m&c tiêu và mc u tiên ca
riêng mình i vi d án. Khi d án tin trin, h s ánh giá mc  thành công ca d án.
Ngi giám c d án có th nh hình nh!ng nhn thc này bng cách cung cp úng thông tin
úng thi im thông qua vic lp k hoch trao i thông tin k l>ng.
139
Do ó, yêu cu trao i thông tin (communication requirements) là nh!ng tài liu d án xác
nh ra nh!ng thông tin phù hp cho tng i tng ti tng thi im và + nh!ng dng thích
hp. M&c tiêu ca yêu cu trao i thông tin là a úng thông tin n úng i tng, úng lúc,
vi cách thc tit kim chi phí. Kt qu ca quá trình lp yêu cu này là mt danh sách các i
tng trao i thông tin, s lng ngi ca tng nhóm, loi thông tin trao i h cn nhn c,
và các ngu*n trao i thông tin c yêu cu. Bn phân tích nên có dng kE ô, bng câu hFi ho'c
bng kho sát. Các câu hFi bao g*m:
- Ai cn thông tin?
- Ti sao h cn?
- H cn loi thông tin gi?
- Mc  chi tit mà h cn?
- H thích thông tin c cung cp + dng nào?
- Mc  thng xuyên h cn thông tin?
- M&c tiêu ca vic cung cp thông tin này là gì?
- Ai là ngi s cung cp thông tin này n ngi nhn?
Ví d:
Hãy xem xét th khó x9 ca mt giám c chng trình cho mt công ty bo him y t ln.
Có 15 giám c d án phi báo cáo cho cô, trong ó mi giám c trung bình ph& trách 6 d án.
Ban u, mi giám c np mt bn báo cáo hàng tun v mi d án. c mi bn báo cáo này
phi mt 30 phút, có nghIa là cô phi mt 30 phút  c mi báo cáo trong tng s 90 báo cáo
trng thái g9i n hàng tun, tc là 45 gi mi tun. Thay vào ó, cô ã truyn t ti các giám
c d án rng cô mun h np cho cô mt bn tóm tJt thc hin hai tun mt ln, trong ó có
bao g*m tt c các d án mà h tham gia. Vic này ã gim thiu c thi gian cô dành  c
các báo cáo xung khong 8 gi trong 2 tun. Cô c$ng yêu cu h phi thông báo ngay nh!ng vn
 quan trng qua email, in thoi ho'c yêu cu hp. Khi ó cô có th tr giúp cho các giám c
d án khi h cn, *ng thi các giám c d án c$ng không còn dùng thi gian quí giá vào vic
vit ra nh!ng báo cáo ht sc không rõ ràng. Hình i ây trình bày mt phn ca tài liu yêu
cu trao i thông tin này.
Bng 8-2. Yêu cu trao i thông tin
Tài liu Mô t Ngi nhn
Mc  thng
xuyên
D án s b Tng quan v d án /Tóm
lc thc thi
Nhà tài tr Mt ln vào lúc bJt
u
nh nghIa
phm vi
Mô t phm vi d án, gii
hn,ngân sách, yêu cu…
Nhà tài tr
Giám  d án
Tt c các thành viên
ban d án
Các i tng liên quan
Ti thi im bJt u
d án và mi khi có
thay i
Báo cáo qun
lý ri ro
Mô t các ri ro ca d án
cùng vi các ma trn kh
nawngvaf mc  nghiêm
Giám c d án
Nhà tài tr nu (cn)
Duyt hàng tun trong
toàn d án, thông báo
ngay khi ri ro xOy ra.
140
trng, chin lc gim
thiu và các k hoch d
phòng
Qc tính n
lc trong d
án
Mô t mc  n lc cn
có  hoàn thành d án
Giám c d án
Các giám c chc nng
Nhà tài tr
Duyt hàng tun
Báo cáo hiu qu hàng
tháng
b) Lp k hoch truyn thông – k hoch trao i thông tin
D án càng phc tp và vn ng thì nguy c tht bi càng cao. Nguy c tht bi càng cao
thì s tin c chi cho trao i thông tin càng cao. Trên c s+ các d án CNTT thng phc tp
và bin ng, thì s nhit tình dành cho vic trao i thông tin trong d án là iu có th hiu
c. Trên c s+ vai trò vô cùng quan trng ca trao i thông tin trong các d án CNTT, mt d
án c bJt u mà không có k hoch trao i thông tin là iu không th hiu c.
Các bc xây dng k hoch trao i thông tin nh sau:
1. Xác nh i tng trao i thông tin .
2. Xác nh các yêu cu v ni dung và tn sut cho i tng, bao g*m i tng liên quan
d án, nhà tài tr, nhà cung cp, và các bên liên quan khác.
3. Xác nh các yêu cu trao i thông tin 'c bit cho các i d án phân tán và mang tính
quc t.
4. Lp k hoch báo cáo hiu qu và 't ra k= vng cho quá trình trao i thông tin.
5. Xác nh các kênh trao i thông tin c chính thc và không chính thc, chn ra các kênh
trao i thông tin áp ng tt nht nhu cu ca t chc.
6. Ch< nh vai trò và trách nhim trao i thông tin .
i vi mt d án nhF thì giám c d án có th nhn trách nhim trao i thông tin . i
vi nh!ng d án ln hn, vai trò này nên c ch< nh cho mt thành viên trong i, ho'c ch<
nh cho các thành viên khác nhau trong i chu trách nhim thc hin các phn khác nhau ca
k hoch trao i thông tin . Giám c d án có trách nhim m bo cho k hoch trao i thông
tin c thc hin.
7. Phân b thi gian trong lch trình cho vic thc hin trao i thông tin .
Vic này m bo tài nguyên c phân b cho vic thc hin k hoch trao i thông tin .
D nh tt Rp ca trao i thông tin thng b tht bi do s cng th"ng ca các công vic t
ngày này sang ngày khác. Bng cách coi trao i thông tin là mt công vic d án chính thc và
phân b thi gian hp lý, chc nng quan trng này chJc chJn s c thc hin.
8. Vit thành vn bn k hoch trao i thông tin và phân phát. ng quên cp nht bn k
hoch khi cn.
Bài tp 8-1: Xây dng k hoch trao i thông tin
Thi gian: 15 phút
Mc tiêu:
Xây dng k hoch trao i thông tin da trên nhu cu t các i tng d án.
Kch bn:
141
Vn phòng vn hành ca Công ty XYZ, vi vai trò là nhà tài tr ca d án cn phi c
theo kp d án + mc chung. Giám c vn hành là ngi có óc phân tích và cô lo rng nhu cu
ca mình s không c áp ng trong d án này. Giám c chm sóc khách hàng ch< quan tâm
n các vn  v nhân s và duy trì nhân s (retention). Anh ta rt nhy cm vi nh!ng thông tin
trong công ty truyn v i lý chm sóc khách hàng ca mình. Giám c CNTT li quan tâm n
nh!ng yêu cu thêm v bng thông tim On ca Sng d&ng chm sóc khách hàng mi. Giám c
Kho và bo trì xe c không tin i IT có th áp ng các yêu cu v chc nng ca mình. Giám
c Makerting là ngi cc kì thiu kiên nh#n, ngi này hi vng th phn s tng sau khi sn
phOm c bàn giao.
1. Xác nh tn sut và kênh trao i thông tin cho nhng i t!ng lit kê trong
bng?
i t!ng Tn sut Kênh trao i thông tin
Phó Ch tch ph& trách
vn hành
Hàng tháng ho'c hai tun
mt ln
Tóm lc thc thi qua
email ho'c hp.
Giám c vn hành Báo cáo chi tit hàng tun Email
Giám c chm sóc khách
hàng
Hàng tháng ho'c khi cn Hp nhóm nhF
Giám c IT Hàng thàng ho'c theo yêu
cu
Bt c kênh thông tin nào
Giám c kho và bo trì
xe c
Ch< khi thông tin s[n có phù
hp
Email ho'c g'p trc tip
Giám c Makerting nh kì cho n khi d án
gn kt thúc – có th a vào
Hp ban qun lý ho'c cp
nht thông tin qua email
i lý chm sóc khách
hàng
Theo ý ca giám c Thông qua Giám c chm
sóc khách hàng
2. Sau khi k hoch !c xây dng xong, cn làm gì " m bo k hoch !c thc
hin?
oCh nh vai trò và trách nhim thc hin trao i thông tin . Lý tng nht là
chn mt thành viên trong i  qun lý quá trình trao i thông tin.
oVit bn k hoch thành vn bn và Giám c d án phi phê duyt (trong trng
hp ca chúng ta Phó ch tch phê duyt) và phân phát.
oPhân b thi gian cho vic thc hin trao i thông tin .
2. PHÂN PH#I THÔNG TIN - XÁC NH CÁC KÊNH TRAO I
THÔNG TIN
Cung cp thông tin cho úng ngi vào úng thi im và úng nh dng c$ng quan trng
nh to thông tin. Các yu t quan trng cn xét:
- Dùng công ngh  ci tin phân b thông tin
- Các phng pháp hình thc và không hình thc  phân b thông tin