quản lý cộng đồng: cuốn 2 - quy trình thực hiện quản lý cộng đồng

Quản lý cộng đồng<br /> Cuốn 2: Quy trình thực hiện Quản lý cộng đồng<br /> (Tập thể tác giả Nhóm cán bộ dự án PCM)<br /> <br /> Lời nói đầu – DWC ................................................................................................................................ 2<br /> Các từ viết tắt ......................................................................................................................................... 3<br /> Giải thích một số khái niệm ................................................................................................................... 3<br /> Ông Biềng kể về việc thực hiện quản lý cộng đồng ............................................................................... 4<br /> Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý cộng đồng.................................................................................... 4<br /> Quy trình thực hiện quản lý cộng đồng .................................................................................................. 5<br /> Bước 1: Họp cộng đồng, thảo luận về mục tiêu của QLCĐ và bình bầu NNC .................................. 5<br /> Bước 2: NNC học hỏi các kỹ năng quản lý cộng đồng ...................................................................... 6<br /> Bước 3: NNC hướng dẫn người dân lập hồ sơ cộng đồng và lựa chọn các ưu tiên ........................... 6<br /> Bước 4: Thành lập các NCĐ để thực hiện các dự án phát triển.......................................................... 7<br /> Bước 5: Xây dựng đề xuất tiểu dự án ................................................................................................. 7<br /> Bước 6: Thẩm định và phê duyệt tiểu dự án ....................................................................................... 7<br /> Bước 7: Thông báo dự án được duyệt cho các thành viên cộng đồng ................................................ 8<br /> Bước 8: Thực hiện, theo dõi và giám sát dự án .................................................................................. 8<br /> Bước 9: Đánh giá dự án ...................................................................................................................... 8<br /> Giám sát việc thực hiện các dự án cộng đồng ........................................................................................ 9<br /> Khái niệm giám sát ............................................................................................................................. 9<br /> Các cách tiếp cận của giám sát ........................................................................................................... 9<br /> Quy trình giám sát dự án .................................................................................................................. 10<br /> Mối liên quan giữa giám sát, công tác lập kế hoạch, thực hiện và và đánh giá dự án ...................... 10<br /> Các lưu ý trong giám sát dự án ......................................................................................................... 11<br /> Các chủ đề nâng cao năng lực trong quản lý cộng đồng ...................................................................... 12<br /> Tính bền vững của quản lý cộng đồng ................................................................................................. 13<br /> Các phụ lục ........................................................................................................................................... 15<br /> Phụ lục 1: Hồ sơ cộng đồng .............................................................................................................. 15<br /> Phụ lục 2: Đề xuất tiểu dự án............................................................................................................ 17<br /> Phụ lục 3: Quy trình thẩm định Tiểu dự án cộng đồng..................................................................... 18<br /> Phụ lục 4: Biên bản thẩm định TDA ................................................................................................ 20<br /> Phụ lục 5: Biên bản đánh giá kết thúc dự án .................................................................................... 21<br /> Phụ lục 6: Biểu mẫu giám sát ........................................................................................................... 23<br /> Phụ lục 7: Biên bản giám sát tại hiện trường .................................................................................... 24<br /> Phụ lục 8: Báo cáo giám sát .............................................................................................................. 25<br /> <br /> 1<br /> <br /> Lời nói đầu – DWC<br /> «Quản lý cộng đồng - QLCĐ” là một phương pháp quản lý mà ở đó người dân là chủ thể, họ<br /> có quyền và biết cách xác định các vấn đề ưu tiên, biết lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và<br /> đánh giá các hoạt động phát triển một cách công khai minh bạch và có trách nhiệm giải trình.<br /> QLCĐ chú trọng tới việc chính quyền lắng nghe tiếng nói của người dân đồng thời người dân<br /> có quyền và trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định tại địa phương.<br /> Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tại Việt nam » (PCM - Promoting Community<br /> Management in Vietnam) được Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thụy Sỹ (SDC) hỗ trợ đã giúp<br /> người dân và chính quyền tại địa bàn dự án nâng cao năng lực, có cái nhìn sâu rộng về các<br /> cách tiếp cận trong phát triển và có các kỹ năng, phương pháp QLCĐ.<br /> QLCĐ là một minh chứng cho tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động phát triển khi mà<br /> người dân thực sự làm chủ. Dự án PCM đã tập trung vào nâng cao trách nhiệm xã hội cho<br /> người dân và chính quyền địa phương, thúc đẩy quá trình trao quyền cho cộng đồng, khuyến<br /> khích phương thức làm việc theo hướng công khai, minh bạch, và có trách nhiệm giải trình.<br /> Các hoạt động cộng đồng được thực hiện với sự tham gia của mọi tầng lớp nhân dân, đặc biệt<br /> chú trọng tới nhóm người thiệt thòi như người nghèo và phụ nữ. Áp dụng phương pháp QLCĐ,<br /> được dự án hỗ trợ một phần kinh phí, người dân tại địa bàn dự án đã tự huy động thêm các<br /> nguồn lực từ trong cộng đồng, từ các nhà hảo tâm, từ chính quyền và từ các doanh nghiệp để<br /> tạo ra các giá trị gia tăng và tạo ra các thay đổi đáng kể trong cộng đồng.<br /> Nhóm cán bộ dự án PCM biên soạn Bộ tài liệu gồm 04 cuốn về các nội dung liên quan<br /> đến Quản lý cộng đồng nhằm trình bày với độc giả giá trị của QLCĐ, toàn bộ quá trình thực<br /> hiện, các phương pháp, các kỹ năng cần thiết trong QLCĐ và các bài học rút ra từ thực tiễn<br /> quản lý cộng đồng.<br /> Hy vọng bộ tài liệu này sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các độc giả trong quá trình<br /> thúc đẩy phát triển cộng đồng bền vững tại Việt Nam.<br /> Bùi Thị Kim – Giám đốc DWC<br /> Giám đốc dự án PCM<br /> <br /> 2<br /> <br /> Các từ viết tắt<br /> NCĐ<br /> NNC<br /> PCM<br /> QLCĐ<br /> SDC<br /> TDA<br /> TĐV<br /> <br /> Nhóm cộng đồng<br /> Nhóm nòng cốt<br /> Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tạ Việt Nam”<br /> Quản lý cộng đồng<br /> Cơ quan hợp tác và phát triển Thụy Sỹ<br /> Tiểu dự án<br /> Thúc đẩy viên<br /> <br /> Giải thích một số khái niệm<br /> Cộng đồng<br /> <br /> Là một nhóm người chia sẻ chung giá trị hoặc lợi ích, sẵn sàng cùng nhau thực<br /> hiện những hành động tập thể nhằm tạo dựng, bảo vệ giá trị và lợi ích chung<br /> của cả cộng đồng. Cộng đồng không phải là một đơn vị hành chính.<br /> Dự án PCM coi cấp tổ/thôn/xóm là cộng đồng (quy mô trung bình từ 60 đến 80<br /> hộ). Để dễ dàng hơn trong công tác quản lý, các tổ/thôn/xóm có quy mô dân số<br /> lớn có thể chia thành các cụm dân cư. Khi đó mỗi cụm dân cư sẽ là một cộng<br /> đồng.<br /> Nhóm nòng cốt NNC do cộng đồng lựa chọn dựa vào các tiêu chí được cộng đồng thống nhất<br /> (NNC)<br /> (khoảng 10 người cho một cộng đồng). NNC đại diện cho cộng đồng đứng ra tổ<br /> chức các hoạt động phát triển chung của cộng đồng.<br /> Trong dự án PCM, NNC được tham gia vào các khóa tập huấn về các phương<br /> pháp và kỹ năng thực hiện QLCĐ.<br /> Thúc đẩy viên Một số người nổi trội trong NNC tiếp tục được nâng cao năng lực để trở thành<br /> (TĐV)<br /> các thúc đẩy viên.<br /> Trong dự án PCM, các thúc đẩy viên là những người đi chia sẻ và nhân rộng<br /> phương pháp QLCĐ tại các cộng đồng ngoài dự án.<br /> Nhóm cộng<br /> NCĐ là một nhóm người dân tự nguyện đứng ra xây dựng và thực hiện các<br /> đồng<br /> TDA phát triển cộng đồng.<br /> (NCĐ)<br /> Trong dự án PCM, mỗi TDA sẽ do một NCĐ xây dựng và thực hiện. NCĐ có<br /> từ 05 người trở lên. Trong nhóm tự phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân để<br /> đảm bảo TDA được thực hiện hiệu quả, hiệu suất và có trách nhiệm giải trình.<br /> Tiểu dự án<br /> TDA (dự án nhỏ) nhằm giải quyết các vấn đề bức xúc của cộng đồng, được<br /> (TDA)<br /> Nhóm cộng đồng (NCĐ) đứng ra xây dựng và tổ chức thực hiện.<br /> TDA được xây dựng dưới dạng Khung lô gic (xem mẫu TDA trong Cuốn 2).<br /> Ban quản lý quỹ Trong số các thành viên NNC, ba người được bầu vào Ban quản lý quỹ: 01<br /> Trưởng nhóm, 01 kế toán và 01 thủ quỹ.<br /> Trong dự án PCM, Ban quản lý quỹ, đại diện cho cộng đồng tiếp nhận nguồn<br /> ngân sách hỗ trợ từ dự án và chuyển ngân sách cho các NCĐ theo kế hoạch<br /> hoạt động đã được cộng đồng thông qua. Ban quản lý quỹ chịu trách nhiệm<br /> quyết toán các hóa đơn chứng từ đối với số tiền nhận tài trợ từ dự án.<br /> <br /> 3<br /> <br /> Ông Biềng kể về việc thực hiện quản lý cộng đồng<br /> «Vừa rồi dân xóm tôi viết được 04 cái TDA và dự án hỗ trợ được 40 triệu đồng. Đến nay cả<br /> bốn cái TDA của xóm đã làm xong. Những khái niệm như mục tiêu, kết quả, chỉ số giờ đã trở<br /> nên quen thuộc. Để thực hiện được mấy cái TDA này nó công phu lắm. Chúng tôi đã làm theo<br /> QLCĐ, tức là dân tự thành lập nhóm, tự lập kế hoạch, tự thực hiện, giám sát và đánh giá mọi<br /> công việc. Mọi việc đều do dân tự bàn bạc, tự quyết định. Xóm đã họp, bàn nhau xem trong<br /> xóm đang còn những khó khăn gì, rồi mình có thế mạnh gì. Phức tạp nhất là khi đã chọn ra<br /> được đến chục vấn đề muốn làm rồi mà không biết chọn cái nào làm trước, cái nào làm sau.<br /> Cũng may dự án hướng dẫn cho cách “chấm điểm” rất công bằng. Ai cũng được chấm điểm<br /> theo ý mình. Sau đó cộng lại, cái nào điểm cao thì làm trước. Xóm chọn ra được bốn vấn đề,<br /> mọi người thống nhất ưu tiên thực hiện trước. Cái anh quản lý tài chính cũng khá phức tạp.<br /> Trước đây đi chợ mua gạo, mua rau, mua vật liệu xây nhà, dân chỉ đưa tiền, rồi người ta giao<br /> hàng là xong. Còn bây giờ, làm theo QLCĐ là phải học cách ghi chép thu chi, lấy chứng từ,<br /> hóa đơn, hợp đồng, báo cáo kinh phí hẳn hoi…Tuy có hơi khó nhưng rồi dân chúng tôi vẫn tự<br /> học và làm được.” - Theo lời kể của ông Nguyễn Văn Biềng - xóm Lũng Hang, xã Mông Hóa,<br /> huyện Kỳ Sơn, Hòa Bình.<br /> <br /> Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý cộng đồng<br /> Cộng đồng hoạt động dựa vào các nguyên tắc tự nguyện, đoàn kết, cùng có lợi, quản lý và lãnh<br /> đạo bằng uy tín cá nhân. Để đảm bảo tính hiệu quả và để mọi thành viên trong cộng đồng tham<br /> gia và được nâng cao năng lực, các dự án phát triển thực hiện theo QLCĐ cần chú ý một số các<br /> nguyên tắc sau:<br />  Các dự án phát triển cộng đồng nhằm để cải thiện điều kiện sống cho cả phụ nữ và<br /> nam giới trong cộng đồng;<br />  Người thiệt thòi được tham gia và hưởng lợi: Nhóm người thiệt thòi (bao gồm phụ nữ,<br /> người nghèo, người khuyết tật, người già neo đơn) là những người dễ bị tổn thương.<br /> QLCĐ chú trọng rằng nhóm người thiệt thòi không chỉ hưởng lợi mà cần tham gia tích<br /> cực vào các hoạt động cộng đồng và tham gia vào việc ra quyết định trong cộng đồng;<br />  Chú trọng việc xây dựng năng lực cho các thành viên trong cộng đồng: nhờ tham gia<br /> tích cực vào các hoạt động phát triển cộng đồng và thông qua các chia sẻ kinh nghiệm,<br /> các thành viên trong cộng đồng sẽ được nâng cao năng lực và tích lũy thêm nhiều kinh<br /> nghiệm trong phát triển cộng đồng;<br />  Nhạy cảm giới: Chú trọng tham gia và hưởng lợi bình đẳng của cả phụ nữ và nam giới;<br />  Tính bền vững và tính sở hữu cộng đồng: Bên cạnh việc huy động các nguồn lực bên<br /> ngoài (từ chính quyền, từ các nhà hảo tâm, từ các doanh nghiệp, từ các nhà tài trợ quốc<br /> tế…), QLCĐ phát huy tối đa các điểm mạnh, các kinh nghiệm và nguồn nội lực trong<br /> cộng đồng, chú trọng đến công tác duy tuy bảo dưỡng các thành quả mà cộng đồng đã<br /> tạo ra;<br />  Công khai minh bạch và trách nhiệm giải trình: Quá trình quản lý và thực hiện các dự<br /> <br /> án phát triển cộng đồng phải công khai, minh bạch đối với tất cả các thành viên trong<br /> cộng đồng. Trong QLCĐ cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên<br /> trong mọi công việc chung của cộng đồng. Những người được cộng đồng uy tín giao<br /> <br /> 4<br /> <br /> nhiệm vụ, có trách nhiệm giải trình rõ ràng với mọi thành viên trong cộng đồng khi<br /> được yêu cầu.<br /> <br /> Quy trình thực hiện quản lý cộng đồng<br /> QLCĐ trong dự án PCM đã thực hiện thành công theo quy trình 09 bước sau:<br /> <br /> 1.<br /> <br /> Họp dân thảo luận về mục tiêu<br /> của QLCĐ và bầu NNC<br /> <br /> 9. Đánh giá TDA rút ra các<br /> bài học kinh nghiệm<br /> <br /> 8. Thực hiện, theo dõi và giám<br /> sát TDA, chia sẻ học hỏi kinh<br /> nghiệm<br /> <br /> 2. NNC học hỏi các kỹ năng và<br /> phương pháp QLCĐ<br /> <br /> Tham<br /> gia của<br /> người<br /> dân<br /> trong<br /> cộng<br /> đồng<br /> <br /> 3. NNC hướng dẫn người dân<br /> lập hồ sơ cộng đồng và lựa<br /> chọn các ưu tiên để xây dựng<br /> TDA<br /> <br /> 7. Thông báo TDA được phê<br /> duyệt tới các thành viên<br /> trong cộng đồng<br /> <br /> 4. Thành lập NCĐ để xây<br /> dựng và thực hiện các<br /> TDA<br /> <br /> 6. Thẩm định và phê<br /> duyệt các TDA để thực<br /> hiện<br /> <br /> 5. NCĐ xây dựng đề<br /> xuất TDA với sự hỗ<br /> trợ của NNC<br /> <br /> Bước 1: Họp cộng đồng, thảo luận về mục tiêu của QLCĐ và bình bầu NNC<br /> Chủ trì cuộc họp này là người đã được cộng đồng bầu làm lãnh đạo (tổ trưởng, trưởng thôn<br /> hoặc trưởng cụm dân cư). Toàn bộ các hộ dân trong tổ thôn đều được mời tham dự. Chú ý các<br /> thành viên được mời họp không phải là chủ hộ mà là đại diện hộ gia đình (có cả nam và nữ,<br /> khuyến khích cả vợ và chồng cùng tham gia). Trong cuộc họp các thành viên cùng thảo luận để<br /> hiểu sâu về mục tiêu, lợi ích và các nguyên tắc của QLCĐ1. Sau đó cộng đồng bàn bạc về tiêu<br /> chí lựa chọn thành viên NNC (khoảng 10 người). NNC là những người đại diện cho cộng đồng<br /> và thường được người dân bình bầu dựa vào các tiêu chí như: tự nguyện, nhiệt tình, tâm huyết,<br /> 1<br /> <br /> Tham khảo cuốn 1”Cách tiếp cận và các giá trị của quản lý cộng đồng”<br /> 5<br /> <br />