Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn
Đặt ra những ưu tiên và liệt kê một danh sách những việc phải làm.
Bây giờ, việc quan trọng của bạn là lập một danh sách những việc cần phải làm
trong tuần. Sắp xếp việc A, B hay C theo thứ tự dựa trên mức độ quan trọng của
công việc. Với mỗi ngày làm việc, bạn cũng lập một list các công việc theo cách
đó. Khi bắt tay vào làm, bạn hãy dành một vài phút để nghĩ xem công việc nào cần
phải hoàn thành trong ngày hôm nay?
Tận dụng thời gian thông minh
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để
nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc.
Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất
kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao
tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai...
Sử dụng những folder cho các công việc cần được ưu tiên
Bạn có thể sử dụng máy tính để lập các folder cho công việc. Bạn có thể sử dụng
những màu khác nhau để tạo sự chú ý. Ví dụ, có thể sử dụng folder đỏ cho các dự
án mới nhất và khách hàng, màu vàng là các ý tưởng, màu xanh là nội dung bạn
đang muốn tìm kiếm.
Không chấp nhận những việc vặt vãnh
Khi bạn quyết định không làm những việc vặt vãnh nữa tức là bạn đang định nghĩa
lại bản thân và gia tăng các giá trị của mình. Để lựa chọn bạn cũng cần có một
nghị lực lớn. Khi bạn chọn cách không chấp nhận những việc vặt vãnh, bạn sẽ có
thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào những việc đáng làm hơn.
Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn
tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy
nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung
thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong
quá trình thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của
bạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.
Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng
Những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người thường làm việc
theo cảm xúc. Trong khi đó, người quản lý thời gian hiệu quả thường làm việc dựa
trên thói quen chứ không phải dựa trên cảm hứng. Phần lớn mọi người thường
thích thực hiện các công việc dễ dàng và đơn giản khi bắt đầu một ngày làm việc
như đọc email, scan tài liệu hoặc làm vệ sinh chỗ làm việc. Tuy nhiên, những
người có phương pháp quản lý thời gian tốt lại thường thực hiện các công việc
quan trọng trước tiên mà không dựa vào ý thích.
Chăm sóc bản thân
Việc bảo dưỡng thường xuyên là hết sức cần thiết để chiếc ô tô hay máy tính có
thể hoạt động bình thường. Cũng như thế, cơ thể, trí óc và tâm hồn của bạn cũng
cần được “bảo dưỡng” và có thêm năng lượng để duy trì ổn định. Các bài tập thể
dục, các bài thiền (15’ tĩnh tại mỗi ngày) và các hình thức giải trí (nghe nhạc,
khiêu vũ,.v.v) sẽ giúp bạn hồi phục sức lực. Điều này cũng hết sức cần thiết để
duy trì “cỗ máy” của bạn có thể hoạt động ở điều kiện hoàn hảo nhất. Khi bạn bình
tĩnh và thanh thản, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Không trì hoãn
Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗi con
người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú
vị. Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu
tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.