Quy trình thực hiện 1
Event
Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ
bản.
Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như
sau:
Quy trình tổ chức một sự kiện
1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)
Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối
với những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay
Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông
tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối
tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng
đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.
2. Hình thành Concept và Theme
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event
ví như “linh hồn của Event” cho nên bước hình thành Concept cho Event rất
quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ
đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong
chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với
Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là “Linh hồn” thì
Theme là “Diện mạo” của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các
hoạt động ở Event.
Bánh bèo sẽ có một bài viết giải thích rõ hơn khái niệm Concept và Theme,
nhưng bạn có thể tạm hiểu 2 khái niệm này qua ví dụ sau: Event ra mắt một
nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là “Luôn tràn đầy
năng lượng sống”, còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ “Tràn đầy năng
lượng”đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng
trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster…, qua các trò chơi trong
Event thật trẻ khỏe, năng động.
Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc
điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của
khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi
phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.
3. Viết kế hoạch (Planning proposal)
Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý
tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát
triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa
trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức
tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội
dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo
lường hiệu quả… Bạn có thể đọc thêm bài viết hướng dẫn viết Proposal tại
đây.
Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được “mặt mũi” chương trình,
thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu
(backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu… Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế
hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội
thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty),
hay Báo giá (làm cho khách hàng), đã có bài viết về việc này, các bạn có thể
xem thêm tại đây.
4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự
kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết
trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho
người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào,
mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ
thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ.
Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu
tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.
5. Tổ chức triển khai (Execution)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự
thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng
ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn
còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency,
việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ
trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách
hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ
phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền
thông đối ngoại (PR-Media)…
Nhiệm vụ của bạn – một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event
này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải
lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có
các thời hạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc
của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.
Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ
khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự,
giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình,
sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt
(rehearsal)… và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành.
Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp
ứng biến phù hợp nữa.
Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ
huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy
của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công
ty/Khách hàng.
Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải
quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải
thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng
thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event
team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có
thể vẫn phải đãi họ một chầu).
6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết
cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:
* Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao,
thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
* Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả
chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng
