Quyết định số 372/QĐ-BNN-VP

Chia sẻ: Son Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:16

Thêm vào BST

Báo xấu

105
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quyết định số 372/QĐ-BNN-VP về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quyết định số 372/QĐ-BNN-VP

B NÔNG NGHI P C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T VÀ PHÁT TRI N NÔNG NAM THÔN c l p - T do - H nh phúc ----- ------- S : 372/Q -BNN-VP Hà N i, ngày 28 tháng 01 năm 2008 QUY T NNH BAN HÀNH QUY CH TI P NH N, X LÝ VÀ QU N LÝ VĂN B N, THÔNG TIN C A B NÔNG NGHI P VÀ PHÁT TRI N NÔNG THÔN B TRƯ NG B NÔNG NGHI P VÀ PHÁT TRI N NÔNG THÔN Căn c Ngh nh s 01/2008/N -CP ngày 03 tháng 01 năm 2008 c a Chính ph qui nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và t ch c b máy c a B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn; Căn c Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 8/4/2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Theo ngh c a Chánh Văn phòng B , QUY T NNH: i u 1. Ban hành kèm theo Quy t nh này Quy ch ti p nh n, x lý và qu n lý văn b n, thông tin c a B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn. i u 2. Quy t nh này có hi u l c thi hành k t ngày ký. Bãi b Quy t nh s 3149/Q -BNN-VP ngày 25/10/2006 ban hành Quy ch ti p nh n, x lý và qu n lý văn b n, thông tin c a B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn và Quy t nh s 3754/Q -BNN-VP ngày 11/12/2006 s a i i u 2 Quy ch ti p nh n, x lý và qu n lý văn b n, thông tin c a B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn. i u 3. Chánh Văn phòng, Th trư ng các V , C c, Thanh tra, Ban i m i và qu n lý doanh nghi p nông nghi p; các Trung tâm; các Ban Qu n lý d án tr c thu c B ch u trách nhi m thi hành Quy t nh này./. B TRƯ NG Nơi nh n: - Như i u 3; - Lãnh o B ; - Lưu: VT. Cao c Phát QUY CH
TI P NH N, X LÝ VÀ QU N LÝ VĂN B N, THÔNG TIN C A B NÔNG NGHI P VÀ PHÁT TRI N NÔNG THÔN (Ban hành kèm theo Quy t nh s 372 /Q -BNN-VP ngày 28 / 01/2008 c a B trư ng B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn) Chương I. NH NG QUY NNH CHUNG i u 1. Ph m vi i u ch nh Quy ch này quy nh quy trình và trách nhi m c a ơn v , cá nhân trong vi c ti p nh n, x lý văn b n, thông tin n; so n th o, góp ý ki n, trình ký, ký phát hành, qu n lý và lưu tr văn b n c a các ơn v và c a B . i u 2. i tư ng áp d ng Quy ch này áp d ng i v i các V , C c, Thanh tra, Văn phòng B , Ban i m i và qu n lý doanh nghi p nông nghi p, Trung tâm, Ban Qu n lý Trung ương các d án tr c thu c B (sau ây g i chung là ơn v ) và cán b , công ch c c a các ơn v trong vi c th c hi n nhi m v ư c giao. i u 3. Gi i thích t ng M t s t ng trong văn b n này ư c hi u như sau: 1. Văn b n n là văn b n, tài li u, ơn, thư nh n ư c. 2. Văn b n i là văn b n, tài li u, thư g i i. 3. Thông tin là nh ng tin t c ư c chuy n t i b ng Fax, E-mail, truy n qua m ng, i n tho i, truy n mi ng, v t mang tin. 4. H sơ công vi c là t p văn b n có liên quan v i nhau ph n ánh v m t s vi c ho c m tv n ư c phát sinh trong quá trình th c hi n nhi m v c a cán b , công ch c trong các ơn v t khi b t u n khi k t thúc, ư c ch nh lý, s p x p theo th t th i gian di n bi n c a s vi c. Chương II. TI P NH N VÀ X LÝ VĂN B N, THÔNG TIN N i u 4. Ti p nh n, ăng ký văn b n, thông tin n 1. T t c văn b n n u ph i làm th t c ti p nh n t i văn thư: a) Văn thư B (Văn thư t i Văn phòng B ) có trách nhi m làm th t c ti p nh n t t c các văn b n n c a B , Văn phòng B ; thư, tài li u g i Lãnh o B và cá nhân thu c Văn phòng B ;
Nh ng văn b n g i các ơn v t i s 2 Ng c Hà qua Văn thư B , Văn thư B vào s theo dõi riêng và chuy n n các ơn v ; b) Văn thư các ơn v có trách nhi m làm th t c ti p nh n t t c các văn b n nc a ơn v ; c) Cán b , công ch c tr c ti p nh n văn b n t các cơ quan, cá nhân g i B ho c g i ơn v ho c nh n ư c văn b n g i ích danh cá nhân nhưng có liên quan n công vi c c a B , ơn v ph i chuy n cho Văn thư B ho c Văn thư ơn v làm th t c ti p nh n, ăng ký. 2. Văn thư B tr l i nơi g i nh ng văn b n sai a ch , ch m , nhàu nát, b n photocopy d u en (tr b n fax, các văn b n trong h sơ kèm theo). Văn thư ơn v tr l i nơi g i nh ng văn b n sai a ch , ch m , nhàu nát, b n photocopy d u en (tr b n fax, các văn b n trong h sơ kèm theo, văn b n do B chuy n t i). 3. Văn thư không bóc nh ng bì thư có óng d u “ Tuy t m t ” (A), bì thư g i ích danh ho c có ghi “ch ngư i có tên trên bì thư m i ư c bóc ”. 4. Văn thư ph i gi l i bì thư kèm v i văn b n i v i nh ng ơn thư khi u n i, t cáo, thư n c danh ho c văn b n c n ki m tra, xác minh. 5. i v i các văn b n n ngoài gi hành chính, Thư ng tr c cơ quan có trách nhi m làm th t c ti p nh n; văn b n có d u “h a t c”, “thư ng khNn”, “khNn”, nhân viên thư ng tr c ph i ghi l i s văn b n trên bì, tên cơ quan g i và báo cáo ngay lãnh o ơn v x lý. Các văn b n còn l i, bàn giao cho Văn thư vào u gi sáng ngày làm vi c hôm sau. 6. ăng ký văn b n n: a) Chánh Văn phòng B quy nh vi c l p s ăng ký văn b n nc aB ; b) Th trư ng ơn v quy nh vi c l p s ăng ký văn b n n c a ơn v . 7. i v i các thông tin nh n qua fax, email ho c truy n qua m ng, v t mang tin ư c ăng ký vào s riêng và trình th trư ng ơn v x lý. 8. i v i các thông tin nh n ư c qua i n tho i, truy n mi ng có liên quan n công tác ch o, i u hành c a B ho c c a ơn v , ngư i ti p nh n ph i ghi l i n i dung, th i gian ti p nh n, h tên ngư i truy n t và chuy n ngay cho th trư ng ơn v x lý. i u 5. X lý văn b n n 1. Văn b n n ư c phân lo i như sau: a) Văn b n ph i tr l i cho nơi g i:
- Lo i A: văn b n có ghi th i h n ph i tr l i; - Lo i B: văn b n không ghi th i h n ph i tr l i; b) Văn b n không ph i tr l i cho nơi g i: lo i C. 2. Trách nhi m c a Văn phòng B : a) Trách nhi m c a Văn thư B : - Trình Chánh Văn phòng văn b n n. Các văn b n có d u “h a t c”, “thư ng khNn”, “khNn” ph i trình ngay sau khi ăng ký; - C p nh t ý ki n x lý c a Chánh Văn phòng vào chương trình qu n lý văn b n n ho c s ăng ký văn b n n theo quy nh; - Chuy n giao văn b n n cho ơn v , cá nhân ư c giao x lý; - Lưu văn b n m t theo quy nh; lưu b n phô tô văn b n theo yêu c u c a Chánh Văn phòng ho c B trư ng. b) Trách nhi m c a Chánh Văn phòng B : - Xác nh lo i văn b n; ghi ý ki n x lý vào “Phi u x lý văn b n” (ban hành kèm theo Quy ch này); i v i văn b n chuy n th ng n các ơn v , ghi rõ yêu c u th i h n trình B văn b n tr l i trong trư ng h p c n thi t; - M các bì thư có óng d u “Tuy t m t” g i B và x lý theo quy nh; c) Phòng T ng h p: - C p nh t ý ki n x lý c a Lãnh o B b ng chương trình qu n lý văn b n chung c a B và g i hàng ngày cho lãnh o B ; - Chuy n Văn thư B nh ng văn b n Lãnh o B nh n tr c ti p có liên quan n công tác ch o i u hành c a B ; nh ng văn b n Lãnh o B chuy n cho các ơn v x lý; - Theo dõi, ôn c các ơn v tr l i các văn b n lo i A, B; t ng h p, báo cáo t i các cu c h p giao ban hàng tháng c a B . 3. Trách nhi m c a Lãnh o B : ghi ý ki n x lý vào “Phi u x lý văn b n”; yêu c u th i h n trình B văn b n tr l i trong trư ng h p c n thi t. 4. Trách nhi m c a ơn v : a) Trách nhi m c a Văn thư ơn v : - Trình th trư ng ơn v văn b n n;
- C p nh t ý ki n x lý c a th trư ng ơn v vào chương trình qu n lý văn b n chung c a B ho c s qu n lý văn b n n; - Chuy n văn b n n t ch c ho c cá nhân ư c giao x lý ho c chuy n tr nơi g i nh ng văn b n không thu c thNm quy n; - Tr Văn thư B i n m t sau khi x lý xong; - C p nh t k t qu x lý văn b n lo i A, B b ng chương trình qu n lý văn b n chung c aB ; - Theo dõi k t qu x lý các văn b n lo i A, B; - Hàng tu n th ng kê k t qu x lý văn b n n c a ơn v báo cáo th trư ng ơn v. b) Trách nhi m c a th trư ng ơn v : - Xem xét, x lý văn b n ngay trong ngày theo úng yêu c u v n i dung, th i gian phù h p v i ch c năng, nhi m v ư c giao. i v i nh ng văn b n g i B , ơn v nh n ư c theo m c “Nơi nh n”, ch x lý khi nh n ư c văn b n chính th c do Lãnh o B ho c Chánh Văn phòng B chuy n n (văn b n có Phi u x lý văn b n). Nh ng văn b n g i tr c ti p cho ơn v , ơn v t gi i quy t theo ch c năng, nhi m v , thNm quy n và ch u trách nhi m v vi c gi i quy t; - Chuy n Văn thư làm th t c tr l i nơi g i nh ng văn b n không thu c thNm quy n; - Ch ng ph i h p v i các ơn v khác x lý nh ng văn b n liên quan n nhi u ơn v ho c ph i h p x lý theo yêu c u c a ơn v ch trì; - Ki m tra, ôn c vi c x lý, c p nh t k t qu x lý văn b n n theo yêu c u; - Quy nh vi c ti p nh n và x lý văn b n do ơn v nh n tr c ti p. c) Các ơn v , cán b , công ch c không có trách nhi m gi i quy t nh ng văn b n n u không ư c ăng ký t i văn thư. i u 6. Th i h n tr l i văn b n n 1. i v i các văn b n trình Lãnh o B ký: a) i v i văn b n lo i A, ơn v ch trì có trách nhi m trình Lãnh o B văn b n tr l i trư c ít nh t m t ngày làm vi c so v i th i h n ghi trong văn b n n; b) i v i văn b n lo i B, ơn v ch trì có trách nhi m trình Lãnh o B văn b n tr l i: - Không quá 4 ngày làm vi c i v i nh ng văn b n thông thư ng, k t khi nh n ư c văn b n n;
- Không quá 8 ngày làm vi c i v i nh ng văn b n góp ý ki n v chương trình, d án, án, quy ho ch c a các b , ngành Trung ương, các t nh, thành ph tr c thu c trung ương, k t khi nh n ư c văn b n n; - Trư c ít nh t 3 ngày làm vi c theo quy nh c a pháp lu t v th i h n thNm nh, phê duy t d án u tư, quy t toán d án hoàn thành. 2. i v i văn b n các ơn v ký th a l nh, th a u quy n; các văn b n thu c thNm quy n c a ơn v : a) i v i văn b n lo i A, ơn v ch trì có trách nhi m tr l i úng th i h n ghi trong văn b n n; b) i v i văn b n lo i B, ơn v ch trì có trách nhi m tr l i: - Không quá 5 ngày làm vi c i v i nh ng văn b n thông thư ng, k t khi nh n ư c văn b n n; - Theo úng quy nh c a pháp lu t v th i h n thNm nh, phê duy t d án u tư, quy t toán d án hoàn thành. Chương III. QU N LÝ VĂN B N I i u 7. Hình th c, th th c và k thu t trình bày văn b n 1. Hình th c, th th c và k thu t trình bày văn b n theo quy nh c a pháp lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu t, Ngh nh 110/2004/N -CP ngày 8/4/2004 v công tác văn thư và Thông tư liên t ch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n. Phông ch dùng trong các văn b n là phông ch Times New Roman (mã Unicode). 2. Tên vi t t t và ký hi u c a các ơn v trong văn b n c a B th c hi n theo hư ng d n c a Chánh Văn phòng B . i u 8. So n th o văn b n 1. Văn b n do m t ơn v so n th o: a) Trách nhi m c a th trư ng ơn v so n th o : - Giao nhi m v c th cho m t công ch c, ho c m t nhóm công ch c (trong ó có m t ngư i ch u trách nhi m chính) so n th o theo úng k ho ch, n i dung và th i gian; hoàn ch nh d th o, báo cáo Lãnh o B . Trong trư ng h p v n ph c t p, quan tr ng, công ch c ư c phân công so n th o c n ch ng xu t, xin ý ki n th trư ng ơn v , ho c th trư ng ơn v ch ng xin ý ki n Lãnh o B trư c khi d th o văn b n.
- T ch c th o lu n trong t p th lãnh o ơn v i v i nh ng văn b n có liên quan n chính sách, chi n lư c, k ho ch dài h n, chương trình, d án c p Nhà nư c và c pB ; - T ch c l y ý ki n c a các ơn v có liên quan i v i nh ng lo i văn b n quy nh t i kho n 1 i u 9 Quy ch này; - T ng h p, gi i trình vi c ti p thu các ý ki n tham gia; - ngh m c m t, khNn, ph m vi lưu hành c a văn b n; - Ch u trách nhi m trư c B trư ng và trư c pháp lu t v n i dung c a văn b n. b) Trách nhi m c a ngư i so n th o: - So n th o văn b n theo úng yêu c u n i dung, th th c và k thu t trình bày c a văn b n; - xu t m c m t, khNn c a văn b n; - Ch u trách nhi m trư c th trư ng ơn v v n i dung chuyên môn ư c giao, tính pháp lý, th th c và k thu t trình bày c a văn b n. 2. Văn b n do m t ơn v ch trì ph i h p v i m t ho c nhi u ơn v so n th o: a) Trách nhi m c a th trư ng ơn v ch trì: - Phân công trách nhi m so n th o cho các ơn v ph i h p; - Th c hi n các quy nh t i kho n 1 i u này. b) Trách nhi m c a th trư ng ơn v ph i h p: - C ngư i có năng l c tham gia so n th o; - Ch u trách nhi m v n i dung chuyên môn do ơn v tham gia. 3. Vi c so n th o văn b n quy ph m pháp lu t th c hi n theo quy nh c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t, các văn b n hư ng d n thi hành Lu t và Quy t nh 90/2007/Q -BNN ngày 09/11/2007 c a B trư ng ban hành Quy ch so n th o, ban hành, ki m tra, x lý và rà soát, h th ng hoá văn b n quy ph m pháp lu t c a B Nông nghi p và Phát tri n nông thôn (sau ây g i là Quy t nh “90”). i u 9. L y ý ki n tham gia 1. Các lo i văn b n ph i l y ý ki n tham gia: a) Văn b n quy ph m pháp lu t; b) án, d án, chương trình;
c) Văn b n Lãnh o B yêu c u; d) Văn b n ơn v so n th o th y c n thi t. 2. Cách th c l y ý ki n: a) B ng văn b n; b) T ch c h p. 3. Trách nhi m c a th trư ng ơn v so n th o: a) G i d th o văn b n và nêu rõ th i h n ph i tr l i (n u l y ý ki n b ng văn b n) ho c g i trư c ít nh t 1 ngày (n u t ch c h p); b) T ng h p y và ti p thu các ý ki n tham gia; gi i trình các ý ki n không ti p thu (b ng văn b n). 4. Trách nhi m c a th trư ng ơn v ư c l y ý ki n tham gia: a) Tham gia ý ki n theo yêu c u c a ơn v so n th o. i v i văn b n có yêu c u g p, th trư ng ơn v có trách nhi m tr l i theo yêu c u ghi trong văn b n; b) Ch u trách nhi m trư c B trư ng, pháp lu t v ý ki n tham gia thu c n i dung chuyên môn do ơn v ph trách. c. ư c quy n t ch i tr l i nh ng văn b n có n i dung không liên quan n ch c năng, nhi m v ho c chuyên môn c a ơn v . 5. i v i các văn b n l y ý ki n thành viên Chính ph , V Pháp ch ch u trách nhi m t ch c l y ý ki n c a các ơn v liên quan, t ng h p và trình B trư ng. Các ơn v ư c l y ý ki n có trách nhi m tham gia theo quy nh t i kho n 4 i u này. i u 10. Trình Lãnh o B ký văn b n 1. H sơ trình ký a) Nh ng lo i văn b n sau c n có h sơ trình ký: - Văn b n quy ph m pháp lu t; - Văn b n thNm nh, phê duy t các d án, án, chương trình; - Văn b n có liên quan n công tác t ch c, cán b , tài chính; - Văn b n ngh c p trên gi i quy t m t v n c th c a ngành; - Văn b n trao i ý ki n, ph i h p gi i quy t, tr l i ngh c a các B , ngành, a phương, ơn v tr c thu c và tương ương;
- Quy t nh khen thư ng, k lu t; - Quy t nh x lý sau thanh tra. b) H sơ trình ký g m: - Phi u trình văn b n (ban hành kèm theo Quy ch này), dùng cho các văn b n do m t ơn v ch trì ph i h p v i m t ho c nhi u ơn v so n th o; - D th o văn b n g m 02 b n, trong ó: 01 b n (b n 1) có ghi ngày, tháng và ch ký c a lãnh o ơn v ch trì so n th o và ơn v ng trình (n u có) vào l trái trang u, h tên và ch ký c a công ch c so n th o và c a trư ng phòng ( i v i các C c, Thanh tra, Văn phòng B và nh ng V có c p Phòng), tr nh ng văn b n do lãnh o ơn v tr c ti p so n th o, phía dư i ph n “Nơi nh n”; 01 b n nhân b n (b n 2). T t c các văn b n c a B , nhân danh B g i các nư c, các t ch c qu c t u ph i có ý ki n ng trình c a V H p tác qu c t . - Các ph l c kèm theo văn b n chính (n u có). Th trư ng ơn v ch trì so n th o ph i ký t t vào cu i t t c các trang ph l c; - T trình c a th trư ng ơn v ch trì so n th o n u th y c n thi t ho c theo yêu c u c a Lãnh o B ; - Các văn b n thNm tra, thNm nh, góp ý ki n (n u có); - Các văn b n có liên quan khác. c) H sơ trình ký văn b n quy ph m pháp lu t theo quy nh riêng c a B . d) i v i các văn b n trình ký khác: g m 02 b n có ch ký theo quy nh t i i m b kho n 1 i u này; Phi u trình văn b n (n u có); các văn b n có liên quan khác. 2. Trách nhi m trình ký a) Th trư ng các ơn v phân công công ch c chuyên ch u trách nhi m trình ký, nh n và phát hành văn b n. Các ơn v trình văn b n lên Lãnh o B thông qua Văn phòng B , không trình tr c ti p văn b n lên Lãnh o B , tr trư ng h p văn b n ho t c theo yêu c u c a Lãnh o B . b) Chánh Văn phòng B : - Phân công công ch c chuyên ti p nh n văn b n do các ơn v trình ký, k c file i n t c a văn b n và tr k t qu t i Văn thư B . Công ch c ti p nh n văn b n trình ký có trách nhi m ki m tra ngay th th c, k thu t trình bày văn b n và th t c trình ký, n u chưa úng, thì tr l i ngay cho ơn v ch trì so n th o hoàn ch nh. N u úng, thì trình Chánh Văn phòng trình Lãnh o B . - Tr l i nh ng văn b n trình không úng thNm quy n;
- Ki m tra th th c, k thu t trình bày văn b n, văn ph m, nơi nh n, th t c trình ký. N u i u ki n, ghi rõ ý ki n trình B trư ng ho c Th trư ng; ch nh vi c n p file i n t c a văn b n; ghi ngày, tháng và ký tên vào “ Phi u trình văn b n” (n u có), l trái trang u c a “b n 1”. N u chưa i u ki n, ghi rõ lý do, tr l i ơn v so n th o hoàn ch nh và trình ký l i. c) Trư ng h p Chánh Văn phòng B và th trư ng ơn v so n th o có ý ki n khác nhau, Th trư ng ơn v so n th o có trách nhi m báo cáo Lãnh o B quy t nh. 3. Ký ban hành a) Văn b n có i u ki n, Lãnh o B ký c 2 b n. b) Trư ng h p văn b n chưa i u ki n, Lãnh o B ghi rõ ý ki n vào “Phi u trình văn b n” ho c l c a “b n 1” tr l i ơn v so n th o hoàn ch nh và trình ký l i; trư ng h p Th trư ng ơn v so n th o, ơn v tham gia ho c Chánh Văn phòng B có ý ki n khác v i ý ki n c a Lãnh o B thì ư c tham gia ý ki n nhưng ph i ch p hành ý ki n c a Lãnh o B . c) Trư ng h p B trư ng ho c Th trư ng ph trách i v ng: - i v i nh ng văn b n chưa có yêu c u ký ban hành g p: ch B trư ng ho c Th trư ng ph trách v x lý; - i v i nh ng văn b n có yêu c u ký ban hành g p: thư ký B trư ng ho c chuyên viên giúp vi c Th trư ng ph trách có trách nhi m liên h xin ý ki n và xu t, báo cáo Chánh Văn phòng quy t nh; báo cáo B trư ng ho c Th trư ng ph trách k t qu gi i quy t. i u 11. Ký th a l nh, th a u quy n c a th trư ng các ơn v . 1. ThNm quy n ký: a) Th trư ng các ơn v ư c ký th a l nh (TL) B trư ng theo các quy t nh c a B trư ng giao ký th a l nh ho c ư c Lãnh o B giao tr c ti p; b) Th trư ng các ơn v ư c ký th a u quy n (TUQ) theo các quy t nh u quy n c a B trư ng. 2. H sơ: a) Phi u trình văn b n: i v i nh ng văn b n ph i có phi u trình văn b n: áp d ng theo quy nh t i i m b Kho n 1 i u 10; b) D th o văn b n: 02 b n; c) Các tài li u khác theo quy nh c a pháp lu t và yêu c u c a th trư ng ơn v . 3. Văn b n ký phát hành g m 02 b n: 01 b n (b n 1)có ghi ngày, tháng, ch ký c a Trư ng phòng vào l trái trang u, h tên và ch ký c a công ch c so n th o ph n
dư i “Nơi nh n” ( i v i các C c, Thanh tra, Văn phòng và nh ng V có c p Phòng) ho c ch ký c a công ch c ch trì so n th o vào l trái trang u ( i v i các V không có c p Phòng, Ban i m i và Qu n lý doanh nghi p); ch ký c a th trư ng ơn v úng v trí quy nh; 01 b n ch có ch ký c a th trư ng ơn v nhân b n (b n 2). Văn b n ký th a l nh, ký th a u quy n ph i g i Lãnh o B ph trách lĩnh v c m t b n chính. 4. Th trư ng ơn v ký th a l nh, th a u quy n ch u trách nhi m trư c B trư ng và trư c pháp lu t v n i dung, th th c và k thu t trình bày văn b n. i u 12. Vi c so n th o, ban hành văn b n c a các ơn v Th trư ng các ơn v căn c vào Quy ch này, quy nh vi c so n th o và ban hành văn b n c a ơn v theo úng ch c năng, nhi m v ư c giao. i u 13. X lý văn b n có sai sót 1. i v i nh ng văn b n Lãnh o B ã ký ho c ã phát hành, ơn v ho c cá nhân phát hi n có sai sót v th th c, n i dung, ph i k p th i thông báo ngay cho Chánh Văn phòng B ho c th trư ng ơn v so n th o, báo cáo B trư ng, Th trư ng xem xét quy t nh. 2. i v i nh ng văn b n do th trư ng các ơn v ã ký th a l nh, th a u quy n ho c ã phát hành, ơn v ho c cá nhân phát hi n có sai sót v th th c, n i dung, ph i k p th i thông báo ngay cho th trư ng ơn v ký văn b n xem xét quy t nh. 3. nh kỳ (6 tháng), V Pháp ch ch trì, ph i h p v i Văn phòng B , V T ch c cán b t ch c ki m tra văn b n ký th a l nh, th a u quy n c a các ơn v và báo cáo B k t qu . 4. ính chính văn b n: a) Nh ng văn b n quy ph m pháp lu t ph i ính chính, ơn v ch trì so n th o ph i h p v i V Pháp ch ính chính theo qui nh t i Quy t nh “90”; b) Nh ng văn b n hành chính c a B , ơn v ch trì so n th o ph i h p v i Văn phòng B ính chính. Chương IV. PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N i u 14. Phát hành văn b n 1. Văn b n sau khi ư c Lãnh o B ký, Văn phòng B giao l i h sơ văn b n cho ơn v so n th o làm th t c phát hành. ơn v so n th o có trách nhi m g i file i n t cho Văn phòng B i v i nh ng văn b n ư c Chánh Văn phòng ch nh.
2. H sơ phát hành văn b n: a) Phi u trình văn b n (n u có) có các ch ký theo quy nh; b) 02 b n có ch ký theo quy nh t i i u 10 và i u 11 c a Quy ch này; c) Tài li u g i kèm (n u có). 3. óng d u phát hành văn b n a) Ngư i óng d u ki m tra các ch ký, n u úng, thì cho s , ngày, tháng nhân b n và óng d u. N u không úng, các ch ký thì tr l i. b) Các hình th c óng d u: - óng d u lên ch ký c a ngư i có thNm quy n: ph i trùm lên 1/3 ch ký v phía bên trái, ngay ng n, rõ ràng, úng chi u; - óng d u các ph l c kèm theo văn b n (n u có): óng lên trang u, trùm lên m t ph n tên cơ quan ho c tên ph l c; - óng d u giáp lai i v i các lo i văn b n ban hành kèm theo quy t nh c a B trư ng: các quy t nh c a B trư ng phê duy t các d án u tư, tài nghiên c u khoa h c, quy t toán tài chính và các văn b n khác theo yêu c u c a Chánh Văn phòng B : óng mép ph i c a văn b n; - óng d u treo i v i các báo cáo c a B ph c v h i h p; thư công c a B trư ng, Th trư ng; văn b n ngo i giao theo quy nh; các tài li u khác theo yêu c u c a Lãnh o B : óng dư i tên cơ quan; - óng d u n i trên các lo i th , gi y t theo quy nh c a vi c ban hành các lo i th và gi y t c th ; - óng d u khNn, m t và d u văn thư khác theo quy nh c a pháp lu t. c) Trư ng h p ph i xác nh n ch ký, Chánh Văn phòng xác nh n và óng d u Văn phòng B . 3. Phát hành văn b n a) i v i văn b n do các V , Thanh tra, Văn phòng B , Ban i m i và qu n lý Doanh nghi p nông nghi p so n th o: ơn v so n th o ph i h p v i Văn phòng B (phòng Hành chính) nhân b n, phát hành theo “Nơi nh n” ghi trong văn b n; b) i v i văn b n do các C c, Ban qu n lý trung ương các d án tr c thu c B , Trung tâm so n th o; các chương trình, d án có kinh phí in tài li u, phát hành văn b n: vi c nhân b n và phát hành do ơn v th c hi n. 4. Vi c ăng ký văn b n phát hành, làm th t c chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b n i th c hi n theo hư ng d n c a C c Văn thư và lưu tr nhà nư c.
i u 15. Qu n lý văn b n phát hành 1. Văn thư B có trách nhi m: a) Lưu h sơ văn b n phát hành g m: - Phi u trình văn b n (n u có); - B n 1; - B n 2. b) Báo cáo B trư ng, Th trư ng, Chánh Văn phòng danh m c văn b n c a B ban hành hàng ngày. 2. ơn v ch trì so n th o lưu: a) B n chính; b) Các tài li u, căn c pháp lý, ý ki n thNm nh, thNm tra, góp ý. 3. V H p tác qu c t lưu các văn b n c a B , nhân danh B g i các nư c, các t ch c qu c t . i u 16. Phát hành văn b n trên m ng 1. Các lo i văn b n c a B ch phát hành trên website www.mard.gov.vn, không phát hành b n c ng (b n gi y), tr nh ng b n g i các B , ngành, cơ quan ng, Nhà nư c, Qu c h i, Chính ph , bao g m: a) Báo cáo công tác hàng tháng, quí, năm c a B ; Báo cáo nh kỳ c i cách hành chính; Báo cáo nh kỳ th c hi n Lu t Phòng ch ng tham nhũng, Lu t Th c hành ti t ki m, ch ng lãng phí; b) Chương trình công tác tháng, quý, năm c a B ; c) Thông báo ý ki n ch o c a B trư ng t i giao ban hàng tu n, tháng c a B ; 2. Không phô tô, sao các văn b n quy ph m pháp lu t và các văn b n hành chính khác v i s lư ng l n g i ti p cho các ơn v , tr trư ng h p c bi t do Chánh Văn phòng quy t nh. Văn phòng B ph i h p v i các ơn v liên quan ưa nh ng văn b n này lên website www.mard.gov.vn, các ơn v khai thác, s d ng. Chương V. CÔNG TÁC LƯU TR i u 17. L p h sơ
1. Hàng năm cán b , công ch c, viên ch c trong các ơn v có trách nhi m l p h sơ công vi c theo quy nh c a Pháp l nh Lưu tr và Ngh nh 110/2004/N -CP. 2. Th trư ng ơn v có trách nhi m ch o th c hi n các quy nh c a pháp lu t lưu tr t i ơn v mình và thư ng xuyên ôn c, ki m tra vi c l p h sơ và n p h sơ vào lưu tr . i u 18. Lưu tr h sơ 1. Lưu tr c a các V , Văn phòng, Thanh tra, Ban i m i doanh nghi p nông nghi p có trách nhi m: a) L p danh m c h sơ hàng năm c a ơn v trình th trư ng ơn v phê duy t; thu nh n h sơ c a các cá nhân, ơn v tr c thu c theo danh m c h sơ ã duy t; b) Ch nh lý h sơ n h n bàn giao cho lưu tr B sau m t năm lưu t i ơn v . 2. Lưu tr c a các C c, Ban qu n lý trung ương các d án tr c thu c B , Trung tâm có trách nhi m: a) L p danh m c h sơ hàng năm c a ơn v trình th trư ng ơn v phê duy t; thu nh n h sơ c a các cá nhân, ơn v tr c thu c theo danh m c h sơ ã duy t; b) Thu th p, ch nh lý và t ch c lưu tr t i ơn v , sau 10 năm làm th t c bàn giao cho Lưu tr nhà nư c. 3. Lưu tr B có trách nhi m: a) Ti p nh n h sơ lưu tr c a các V , Thanh tra, Văn phòng, Ban i m i doanh nghi p nông nghi p vào tháng 1 hàng năm; b) L p danh m c, ch nh lý h sơ c a B hàng năm; t ch c lưu tr ; sau 10 năm làm th t c bàn giao cho Lưu tr nhà nư c. 4. Th trư ng các ơn v thành l p H i ng ánh giá giá tr tài li u hàng năm tiêu h y nh ng tài li u h t giá tr và xác nh h sơ tài li u n p lưu tr theo quy nh. 5. Hàng năm Chánh Văn phòng B thành l p h i ng ánh giá giá tr tài li u lưu tr c a B ti n hành tiêu hu ho c n p Lưu tr nhà nư c theo quy nh. i u 19. Qu n lý và khai thác h sơ, tài li u lưu tr Lưu tr B , ơn v có trách nhi m qu n lý và ph c v khai thác i v i các h sơ, tài li u thu c ph m vi ơn v ph trách theo quy nh c a B , Nhà nư c. i u 20. T ch c ki m tra 1. Th trư ng các ơn v có trách nhi m t ch c ki m tra công tác lưu tr c a ơn v mình.
2. Chánh Văn Phòng B hàng năm ho c t xu t t ch c ki m tra và báo cáo B v công tác lưu tr c a các ơn v Chương VI. NG D NG CÔNG NGH THÔNG TIN TRONG QU N LÝ VĂN B N VÀ LƯU TR TÀI LI U i u 21. ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý văn b n 1. T t c văn b n n, văn b n i c a B ư c qu n lý th ng nh t b ng chương trình qu n lý văn b n chung c a B , tr các văn b n quy nh vào s theo dõi riêng. 2. Trách nhi m c a Chánh Văn phòng B : a) Xây d ng và t ch c tri n khai áp d ng t i các ơn v chương trình qu n lý văn b n chung c a B ; m b o chương trình ho t ng thông su t, an toàn, b o m t trong quá trình s d ng. b) T ch c c p nh t danh m c các văn b n phát hành c a B báo cáo B trư ng, Th trư ng và ưa danh m c lên website www.mard.gov.vn hàng ngày; c) ưa n i dung nh ng văn b n theo quy nh lên website www.mard.gov.vn; d) C p nh t cơ s d li u nh ng văn b n c a B theo quy nh. 3. Trách nhi m c a th trư ng các ơn v : a) T ch c áp d ng chương trình qu n lý văn b n chung c a B t i ơn v ; phân công cán b chuyên trách c p nh t y theo yêu c u c a chương trình; thư ng xuyên u tư, nâng c p các thi t b công ngh thông tin chương trình ho t ng thông su t; b) G i file i n t c a văn b n cho V Pháp ch g i ăng Công báo, website Chính ph , website www.mard.gov.vn i v i văn b n quy ph m pháp lu t; c) G i file i n t văn b n cho Văn phòng B i v i các lo i văn b n quy nh có file g i kèm. i u 22. ng d ng công ngh thông tin trong công tác lưu tr 1. Chánh Văn phòng B có trách nhi m xây d ng các ng d ng công ngh thông tin ph c v công tác lưu tr và chuy n giao cho các ơn v thu c B áp d ng th c hi n. 2. Th trư ng các ơn v có trách nhi m ng d ng công ngh thông tin ph c v công tác lưu tr c a ơn v . Chương VII. T CH C TH C HI N
i u 23. Các ơn v Th trư ng các ơn v có trách nhi m ph bi n Quy ch này n toàn th cán b , công ch c c a ơn v ; t ch c th c hi n; thư ng xuyên ki m tra, rút kinh nghi m và k p th i kh c ph c nh ng vi c làm chưa úng Quy ch ; căn c vào Quy ch này, xây d ng quy ch th c hi n trong ơn v . i u 24. Văn phòng B Chánh Văn phòng B có trách nhi m t ch c ph bi n, hư ng d n, theo dõi và ki m tra vi c th c hi n Quy ch này; ti p thu và t ng h p các ki n ngh s a i, b sung và xu t v i B trư ng hoàn thi n Quy ch . i u 25. Khen thư ng và k lu t Vi c th c hi n Quy ch này là m t căn c tính i m thi ua và xét khen thư ng theo Quy ch khen thư ng c a B . Nh ng ơn v , cá nhân không ch p hành Quy ch ph i ki m i m, làm rõ trách nhi m; tuỳ theo m c sai ph m, s b x lý theo quy nh c a pháp lu t. i u 26. B sung, s a i Quy ch Trong quá trình th c hi n, n u có vư ng m c, ơn v k p th i phát hi n và xu t, báo cáo B (qua Văn phòng B ) nh ng i m chưa phù h p s a i, b sung k p th i./.