Soạn thảo và trình bày văn bản - Kỹ năng thực hành: Phần 1

Chia sẻ: Thuong Thuong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:134

Thêm vào BST

Báo xấu

46
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 1 của tài liệu Soạn thảo và trình bày văn bản - Kỹ năng thực hành sẽ cung cấp cho người đọc các kiến thức: Khái quát chung về trình bày văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản, phong cách ngôn ngữ hành chính,... Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Soạn thảo và trình bày văn bản - Kỹ năng thực hành: Phần 1

ThS. VƯƠNG THỊ K I M T H A N H K Ỹ T H U Ậ T S O Ạ N T H Ả O VÀ TRÌNH BÀY VÃN BẢN (THEO HƯỚNG DẪN CỦA THÔNG Tư LIÊN TỊCH số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP NGÀY 06/5/2005 CỦA BỘ NỘI vụ & VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ) Tái bản lần thứ hai, có sửa chữa và bổ sung NHÀ XUẤT BẢN THÔNG KÊ
L Ờ I NÓI Đ Ầ U C ô n g tác soạn thảo v ă n bản giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý, đ i ề u h à n h và giao dịch của c á c cơ quan, doanh nghiệp h i ệ n nay. V ă n bản được xem là công cụ đắc lực đ ể hoạch định, tổ chức, thực h i ệ n m ọ i hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, m ô n Soạn thảo văn bản từ lâu đã được đưa v à o chương trình giảng dạy cho học sinh, sinh viên ở c á c trường trung cấp, cao đẳng và đ ạ i học, nhằm mục đích g ó p phần h o à n t h i ệ n kỹ n ă n g và k i ế n thức đ ể học sinh, sinh viên có t h ể đ ả m nhận công t á c k h i ra trường. Đ ể soạn thảo v ă n bản có chất lượng, người soạn thảo cần có k i ế n thức nhất định v ề p h á p luật, v ề ngôn ngữ, về kinh t ế - xã h ộ i . V i ệ c soạn thảo và dinh b à y v ă n bản k h ô n g t h ể tùy t i ệ n mà phải dựa v à o những cơ sở p h á p lý. Đặc biệt, khi c á c cơ sở p h á p lý có sự thay đ ổ i thì những người l à m c ô n g t á c liên quan đ ế n soạn thảo v ă n bản cần cập nhật thông tin nhằm đ ả m bảo tính quy phạm của công tác này. Do đó, việc h i ể u và n ắ m vững c á c h thức soạn thảo và trình b à y v ă n bản là đ i ề u cần thiết đ ố i v ớ i những n g ư ờ i đang công tác và sẽ công t á c trong c á c cơ quan, doanh nghiệp. G i á o trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản được b i ê n soạn nhằm g ó p phần đ á p ứng nhu cầu trên. M ụ c tiêu của tài l i ệ u n à y là giúp c á c bạn học sinh, sinh v i ê n và những người làm công tác v ă n p h ò n g có t h ể trang bị những k i ế n thức c ă n bản v ề soạn thảo và trình b à y v ă n bản. Cuốn sách g ồ m hai phần, n ộ i dung cụ t h ể được t ó m lược như sau: Phần ì: Khái quát về kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Phần n à y có bốn chương, đ ề cập đ ế n những vấn đ ề mang tính khái q u á t n h ư c á c k h á i n i ệ m v ề v ă n bản và p h â n l o ạ i văn bản, bản sao v ă n bản; t h ể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n bản; phong cách ngôn ngữ h à n h chính - công vụ và kỹ thuật sử dụng tiếng V i ệ t trong v ă n bản h à n h chính - công vụ; quy trình soạn thảo và ban h à n h v ă n bản. 3
Phần n : Kỹ thuật soạn thảo và trình bày một số loại văn bản hành chính thông dụng. Phần n à y có bảy chương, hướng dẫn cụ t h ể k ỹ thuật soạn thảo và trình b à y c á c l o ạ i v ă n bản : quyết định, thông b á o , tờ trình, b á o c á o , b i ê n bản, c ô n g văn, hợp đồng. Phần phụ lục ở c u ố i sách là c á c v ă n bản của Chính phủ quy định những v ấ n đ ề liên quan đ ế n công tác soạn thảo v ă n b ả n ở cơ quan, t ổ chức đ ể b ạ n đọc cố t h ể tham k h ả o t h ê m . Ở m ỗ i chương, b ê n cạnh v i ệ c dinh b à y t ó m tắt những k i ế n thức v à k ỹ n ă n g cần thiết, c h ú n g tôi cũng đưa n h i ề u m ẫ u sử dụng trong những tình huống cụ t h ể đ ể minh họa. Những k i ế n thức và m ẫ u được trình b à y trong tài l i ệ u n à y cho đ ế n nay đ ề u dựa v à o những quy định m ớ i nhất, cụ t h ể là Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP n g à y 08/4/2004 của Chính phủ v à T h ô n g tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP n g à y 06/5/2005 của B ộ N ộ i v ụ và V ă n p h ò n g Chính phủ. C h ú n g tôi hy vọng g i á o trình sẽ giúp ích cho c á c bạn học sinh, sinh v i ê n và những n g ư ờ i l à m công t á c v ă n p h ò n g toong v i ệ c n â n g cao chất lượng soạn thảo v ă n bản. C ó t h ể cuốn sách còn có những k h i ế m k h u y ế t nhất định. C h ú n g tôi r ấ t mong và x i n c á m ơn c á c đồng nghiệp, bạn đọc có những đ ó n g g ó p đ ể cuốn sách n g à y c à n g h o à n thiện hơn trong những l ầ n tái b ả n v ề sau. Người biên soạn ThS. Vương Thị Kim Thanh 4
P H Ầ N I : K H Á I Q U Á T V Ề K Ỹ T H U Ậ T S O Ạ N T H Ả O V À T R Ì N H B À Y V Ầ N B Ả N 5
C h ư ơ n g 1 : KHÁI Q U Á T V Ề V Ẫ N B Ả N 1.1. K h á i n i ệ m v ă n b ả n , v ă n b ẳ n q u ả n lý N h à n ư ớ c , v ă n b ẳ n h à n h c h í n h . a) K h á i n i ệ m v ă n b ả n . Theo nghĩa rộng, v ă n bản được h i ể u là v ậ t mang tin được ghi b ằ n g k ý h i ệ u hay bằng n g ô n ngữ, nghĩa là bất cứ phương t i ệ n n à o d ù n g đ ể ghi n h ậ n và truyền đ ạ t thông tin từ chủ thể n à y đ ế n chủ t h ể k h á c . Theo c á c h h i ể u n à y , bia đ á , h o à n h phi, câu đ ố i ở đ ề n , c h ù a ; chúc thư, v ă n k h ế , thư tịch cổ; tác p h ẩ m v ă n học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, k h ẩ u h i ệ u , b ă n g ghi â m , bản vẽ... ở cơ quan đ ề u được g ọ i là v ă n bản. K h á i n i ệ m n à y được sử dụng m ộ t cách phổ b i ế n ư ơ n g giới n g h i ê n cứu v ề v ă n b ả n học, n g ô n ngữ học, v ă n học, sử học ỏ nước ta từ trước tới nay. Theo nghĩa hẹp, v ă n bản được h i ể u là c á c tài l i ệ u , g i ấ y tờ, h ồ sơ được hình t h à n h trong quá bình hoạt động của c á c cơ quan nhà nước, c á c t ổ chức xã h ộ i , c á c tổ chức kinh t ế . Theo nghĩa n à y , c á c l o ạ i giấy tờ d ù n g đ ể quản lý và đ i ề u h à n h c á c hoạt động của cơ quan, t ổ chức như chỉ thị, t h ô n g tư, nghị quyết, quyết định, đ ề án công tác, b á o cáo... đ ề u được g ọ i là v ă n bản. N g à y nay, k h á i n i ệ m này được dùng một cách rộng r ã i trong hoạt đ ộ n g của c á c cơ quan, tổ chức. Khái n i ệ m văn bản dùng trong tài l i ệ u n à y cũng được h i ể u theo nghĩa hẹp nói trên. b) K h á i n i ệ m v ă n b ả n q u ả n lý N h à nước. V ă n bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý t h à n h v ă n do c á c cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá n h â n được n h à nước uy q u y ề n theo chức n ă n g ban hành theo t h ể thức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước, l à m phát sinh c á c h ệ quả p h á p lý cụ t h ể . Trong thực t ế v ă n bản quản lý Nhà nước được sử dụng n h ư một công cụ của n h à nước p h á p quyền k h i t h ể c h ế hoá c á c quy p h ạ m p h á p luật thành v ă n bản n h ằ m quản lý xã h ộ i . c) K h á i n i ệ m v ă n b ả n h à n h c h í n h . K h á i n i ệ m h à n h chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của N h à nước, k h ô n g phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ m ộ t chủ t h ể n à o đ ố i v ớ i 6
b ấ t k ỳ m ộ t đ ố i tượng v à m ộ t khách t h ể n à o . Tuy n h i ê n , theo c á c h h i ể u h i ệ n nay, k h á i n i ệ m n à y dùng đ ể chỉ sự t ổ chức, đ i ề u h à n h , k i ể m ư a , n ắ m tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung. K h á i n i ệ m v ă n bản h à n h chính được sử dụng v ớ i nghĩa là v ă n b ả n d ù n g l à m công cụ quản lý và đ i ề u h à n h của c á c n h à quản trị n h ằ m thực h i ệ n n h i ệ m vụ giao t i ế p , truyền đ ạ t mệnh lệnh, trao đ ổ i thông tin d ư ớ i dạng n g ô n ngữ v i ế t , theo phong c á c h h à n h chính - công vụ. 1.2. P h â n l o ạ i v ă n b ả n v à b ả n sao v ă n b ả n . a) P h â n l o ạ i v ă n b ả n . V i ệ c p h â n l o ạ i v ă n bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho n g ư ờ i soạn thảo v ă n bản lựa chọn l o ạ i v ă n bản phù hợp v ớ i mục đích sử dụng của m ì n h vì m ỗ i l o ạ i v ă n bản k h á c nhau thường cố n ộ i dung, bình thức và chức n ă n g k h á c nhau. V ă n bản được p h â n l o ạ i theo nhiều c á c h dựa v à o nhiều tiêu chí như tính chất của v ă n bản, chủ t h ể ban h à n h v ă n bản, chức n ă n g của v ă n bản, thuộc tính p h á p lý của v ă n bản, hình thức của v ă n bản. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP n g à y 08 tháng 4 n ă m 2004 của Chính phủ, h ệ thống v ă n bẳn được chia thành c á c l o ạ i : h ệ thống v ă n bẳn quy p h ạ m p h á p luật và h ệ thống v ă n bản h à n h chính. - H ệ t h ố n g v ă n b ẳ n quy p h ạ m p h á p l u ậ t : V ă n bản quy p h ạ m p h á p luật là l o ạ i v ă n bản t h ể h i ệ n những quyết định quản lý nhà nước do c á c cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban h à n h theo m ộ t hình thức và dinh tự do p h á p luật quy định, t h ể h i ệ n ý chí nhà nước, mang tính bắt buộc chung, buộc c á c đ ế i tượng cố liên quan p h ả i thỉ h à n h và được nhà nước đ ả m bảo thực h i ệ n bằng c á c b i ệ n p h á p cưỡng chế. V ă n bản quy p h ạ m p h á p luật được quy định theo L u ậ t Ban h à n h v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p luật n g à y 12 tháng l i n ă m 1996 và L u ậ t sửa đ ổ i , b ổ sung m ộ t s ố đ i ề u của L u ậ t Ban h à n h v ă n bản quy phạm p h á p luật n g à y 16 t h á n g 12 n ă m 2002. V ă n bản quy phạm p h á p luật được quy định cụ t h ể như sau : 7
- L à v ă n b ả n do cơ quan nhà nước hoặc qá n h â n được n h à nước u ỷ q u y ề n theo chức n ă n g ban h à n h theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự được quy định; - L à v ă n b ả n quy định những quy tắc x ử sự chung, được á p dụng n h i ề u l ầ n , đ ố i v ớ i m ọ i đ ố i tượng, có h i ệ u lực trong p h ạ m v i t o à n quốc hoặc từng địa phương. Quy tắc x ử sự chung là những chuẩn mực m à m ọ i cơ quan, t ổ chức, cá n h â n khỉ tham gia quan h ệ xã h ộ i được quy tắc đ ó đ i ề u chỉnh; - L à v ă n b ậ n được N h à nước đ ả m bảo thỉ h à n h bằng c á c b i ệ n p h á p t u y ê n truyền, g i á o dục, thuyết phục; c á c b i ệ n p h á p v ề t ổ chức, h à n h chính, kinh t ế ; trong b ư ơ n g hợp cần thiết thì nhà nước á p dụng b i ệ n p h á p cưỡng c h ế b ắ t buộc thỉ h à n h và quy định c h ế tài đ ố i v ớ i n g ư ờ i có h à n h v i vỉ p h ạ m . Theo T h ô n g tư l i ê n tích số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP n g à y 06 t h á n g 5 n ă m 2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ò n g Chính phủ (hướng d ẫ n thi h à n h Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP n g à y 08/4/2004 của Chính phủ), v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t g ồ m c á c l o ạ i sau đ â y : 1. L u ậ t ( L í ) : L à v ă n bản được ban h à n h đ ể cụ t h ể hoá H i ế n p h á p n h ằ m mục đích đ i ề u chỉnh c á c quan h ệ xã h ộ i ư ơ n g c á c lĩnh vực đ ế i n ộ i , đ ế i ngoại, n h i ệ m v ụ kinh t ế x ã h ộ i , an ninh quếc p h ò n g của đ ấ t nước; quy định những n g u y ê n tắc chủ y ế u v ề tổ chức và hoạt động của b ộ m á y N h à nước, v ề quan h ệ x ã h ộ i và hoạt động của công d â n . L u ậ t cố tính c ố định, k h ô n g t h ể sửa đ ổ i , b ổ sung m à chỉ có t h ể thay t h ế bằng v ă n bản l u ậ t m ớ i . L u ậ t được Quốc h ộ i thông qua và Chủ tịch nước k ý l ệ n h c ô n g b ố . 2. P h á p l ệ n h ( P L ) : L à v ă n bản cố giá trị p h á p lý n h ư luật, cụ t h ể h o á những n g u y ê n tắc được quy định trong H i ế n p h á p , quy định những v ấ n đ ề được Quốc h ộ i giao, sau m ộ t thời gian thực h i ệ n trình Quốc h ộ i x e m x é t q u y ế t định ban h à n h t h à n h luật. P h á p l ệ n h cố t h ể sửa đ ổ i , b ổ sung trong q u á trình thực h i ệ n , do U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i thông qua v à Chủ tịch nước k ý l ệ n h công b ế . 3. L ệ n h (Ly. L à v ă n bản d ù n g đ ể công b ế H i ế n p h á p , luật, p h á p l ệ n h ; đ ể tổng động v i ê n hoặc động viên cục b ộ ; đ ể công b ế tình trạng k h ẩ n cấp trong cả nước hoặc từng địa phương; đ ể công b ế l ệ n h đặc x á hoặc â n x á ; đ ể 8
phong cấp h à m ngoại giao hoặc q u â n sự cao cấp. L ệ n h do Chủ tịch nước ban h à n h . 4. N g h ị q u y ế t ( N Q ) : Là v ă n b ả n d ù n g đ ể quyết định chủ trương, chính s á c h của Chính phủ, t h ô n g qua c á c d ự án, k ế hoạch v à n g â n sách nhà nước, p h ê duyệt c á c đ i ề u ước quốc t ế thuộc t h ẩ m quyền của Chính phủ; cụ t h ể h o á c á c chương trình hoạt động của Quốc h ộ i , H ộ i đồng n h â n d â n và U ỷ ban n h â n d â n ; thông qua ý k i ế n k ế t luận t ạ i c á c kỳ họp của c á c cơ quan quản lý N h à nước. Nghị quyết là cơ sỏ đ ể t ổ chức hoạt động v à ban h à n h c á c v ă n b ả n v ề quản lý N h à nước như h i ế n p h á p , luật, p h á p l ệ n h . Nghị quyết do Quốc h ộ i , Chính phủ, H ộ i đồng n h â n d â n c á c cấp ban h à n h . S.Nghịquyếtliêntịch(NQLT) : L à nghị quyết do c á c cơ quan N h à nước cố t h ẩ m q u y ề n phếỉ hợp ban h à n h , thống nhất ý k i ế n trong quá trình tham gia quản lý N h à nước. T h ẩ m quyền ban h à n h của c á c v ă n b ả n l i ê n tịch g ồ m có thủ trưởng c á c b ộ , cơ quan ngang b ộ , c á c tổ chức chính t r ị - x ã h ộ i cấp trung ương có t h ẩ m quyền tham gia quản lý N h à nước theo l u ậ t định. 6. N g h ị đ ị n h ( N Đ ) : L à v ă n b ả n quy định chi t i ế t thi h à n h luật, nghị q u y ế t của Quốc h ộ i ; p h á p l ệ n h , nghị quyết của U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i ; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định n h i ệ m v ụ , quyền h ạ n , t ổ chức bộ m á y của c á c cơ quan N h à nước ở cấp trung ương; quy định những v ấ n đ ề cấp t h i ế t nhưng chưa được x â y dựng thành luật hoặc p h á p l ệ n h . Nghị định do Chính phủ ban h à n h . 7. Q u y ế t đ ị n h ( Q Đ ) : L à v ă n bản d ù n g đ ể quy định hay định ra c h ế độ chính sách trong p h ạ m v i của cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, B ộ , U B N D tỉnh, t h à n h phố, quận, huyện); đ i ề u chỉnh những c ô n g v i ệ c v ề tổ chức n h â n sự thuộc t h ẩ m quyền của Chủ tịch nước, T h ủ tướng Chính phủ, B ộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang b ộ , U B N D c á c cấp. Q u y ế t định do Chủ tịch nước, T h ủ tướng Chính phủ, Ẹ ộ trưởng hoặc T h ủ trưởng cơ quan ngang b ộ , U B N D c á c cấp ban h à n h . 8. C h ỉ t h ị ( C T ) : L à v ă n b ả n d ù n g đ ể truyền đ ạ t chủ trương, quy định c á c b i ệ n p h á p chỉ đạo, đ ô n đốc, p h ố i hợp và k i ể m tra hoạt động của c á c bộ 9
phận do cơ quan có t h ẩ m quyền phụ trách. Chỉ thị do T h ủ tướng, B ộ trưởng, U B N D c á c cấp ban h à n h . 9. T h ô n g t ư ( T T ) : L à v ă n bản dùng đ ể hướng dẫn thực h i ệ n , g i ả i thích và đ ề ra b i ệ n p h á p thi h à n h các quy định của những v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t có giá trị p h á p lý cao hơn như luật, p h á p l ệ n h , nghị quyết, nghị định, quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. T h ô n g tư do B ộ trưởng hoặc T h ủ trưởng c á c cơ quan ngang bộ ban h à n h . 10. T h ô n g t ư l i ê n tịch ( T T L T ) : L à thông tư do c á c cơ quan N h à nước có t h ẩ m q u y ề n ( B ộ , cơ quan ngang b ộ , c á c t ổ chức chính trị xã h ộ i cấp trung ương được tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) c ù n g p h ố i hợp ban h à n h đ ể hướng dẫn thi hành các v ă n bản quỵ p h ạ m p h á p l u ậ t của cơ quan N h à nước cấp trên có liên quan đ ế n chức n ă n g , n h i ệ m v ụ , q u y ề n h ạ n của c á c cơ quan đ ố . - H ệ thống v ă n b ả n h à n h chính: C á c v ă n bản h à n h chính thông thường là những v ă n b ả n mang tính t h ô n g tin quy p h ạ m nhằm thực thi các v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật, hoặc d ù n g đ ể thực h i ệ n c á c t á c nghiệp h à n h chính trong hoạt động của c á c cơ quan q u ả n lý h à n h chính n h à nước, c á c tổ chức k h á c . Đ â y là hình thức v ă n b ả n được sử dụng phổ b i ế n trong c á c cơ quan, tổ chức. Trong h ệ thống v ă n bản h à n h chính, ngoại trừ thông cáo quy định r õ chủ t h ể ban h à n h , c á c v ă n bản h à n h chính k h á c k h ô n g x á c định t h ẩ m q u y ề n ban h à n h theo t ê n l o ạ i của v ă n bản. C á c cơ quan, t ổ chức, đơn vị, cá n h â n tùy theo t h ẩ m quyền g i ả i quyết công v i ệ c có t h ể ban h à n h l o ạ i v ă n b ả n p h ù hợp. H ệ thống v ă n bản h à n h chính bao g ồ m c á c l o ạ i : v ă n bản h à n h chính cá biệt, v ă n bản h à n h chính thông thường có t ê n l o ạ i , v ă n bản h à n h chính thông thường k h ô n g có tên l o ạ i . V ă n b ẳ n h à n h chính cá biệt: 1. Q u y ế t định (cá b i ệ t ) ( Q Đ ) : Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể quy định c á c v ấ n đ ề v ề c h ế độ, chính sách, tổ chức bộ m á y , n h â n sự và g i ả i quyết những v ấ n đ ề k h á c dưới hình thức á p dụng c á c v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật. V i ệ c 10
á p dụng n à y chỉ được thực h i ệ n m ộ t l ầ n cho một cá n h â n , m ộ t sự v i ệ c hay m ộ t v ấ n đ ề cụ t h ể . Do đặc đ i ể m nói trên, chủ t h ể ban h à n h quyết định là T h ủ trưởng c á c cơ quan quản lý N h à nước (Thủ tướng, B ộ trưởng hoặc T h ủ trưởng cơ quan ngang B ộ , U B N D c á c cấp), Thủ trưởng c á c cơ quan h à n h chính sự nghiệp, T h ủ trưởng c á c doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp d â n doanh. 2. C h ỉ t h ị (cá b i ệ t ) ( C T ) : L à l o ạ i v ă n bản dùng đ ể g i ả i quyết những công v i ệ c mang tính chất cá b i ệ t của c á c cơ quan quản lý N h à nước. V ă n bản h à n h chính thông thường có t ê n loại: 1. T h ô n g c á o ( T C ) : Là v ă n bản do c á c cđ quan quản lý N h à nước trung ương dừng đ ể cồng b ế v ớ i n h â n d â n m ộ t quyết định hoặc m ộ t sự k i ệ n quan trọng v ề đ ố i n ộ i , đ ố i ngoại của quốc gia. T h ô n g c á o do Quốc h ộ i , U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i , Chính phủ, Ban chấp h à n h Trung ương Đ ả n g Cộng sản V i ệ t N a m ban h à n h . 2. T h ô n g b á o ( T B ) : Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể thông tin c á c v ấ n đ ề trong hoạt động của c á c cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá n h â a . . đ ể c á c đ ố i tượng có liên quan b i ế t hoặc thực thi. 3. C h ư ơ n g t r ì n h ( C T r ) : Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể sắp x ế p n ộ i dung công tác, lịch l à m v i ệ c cụ t h ể theo m ộ t trình tự nhất định và trong m ộ t thời gian nhất định. 4. K ế h o ạ c h ( K H ) : Là l o ạ i v ă n bản được dùng đ ể x á c định mục tiêu, y ê u cầu, chi tiêu của n h i ệ m vụ cần h o à n thành trong m ộ t thời gian nhất định và c á c b i ệ n p h á p v ề tổ chức, n h â n sự, cơ sở vật chất cần thiết đ ể thực h i ệ n n h i ệ m vụ đ ố . 5. P h ư ơ n g á n ( P A ) : L à l o ạ i v ă n bản n ê u dự k i ế n v ề c á c h thức, trình tự t i ế n h à n h công v i ệ c trong h o à n cảnh, đ i ề u k i ệ n nhất định. 6. Đ ề á n ( Đ A ) : Đ ề á n là v ă n bản dùng đ ể trình b à y dự định, mục tiêu, k ế hoạch thực h i ệ n công t á c trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc đ i ể m , tình hình thực t i ễ n của cơ quan, đơn vị. 7. B á o c á o ( B C ) : Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể phản á n h tình hình, sự v i ệ c , vụ v i ệ c , hoạt động của c á c cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá n h â n trong m ộ t li
khoảng thời gian cụ t h ể n h ằ m k i ế n nghị c á c g i ả i p h á p hoặc đ ề nghị cấp t r ê n cho phương hướng x ử lý. 8. B i ê n b ả n ( B B ) : L à l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể ghi l ạ i sự v i ệ c , v ụ v i ệ c đ ã hoặc đ a n g x ả y ra đ ể l à m chứng cứ p h á p lý. B i ê n b ả n được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan n h à nước v ớ i c ô n g d â n . 9. T ờ t r ì n h ( T T r ) : Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể đ ề x u ấ t v ớ i cấp t r ê n p h ê chuẩn hay x é t duyệt m ộ t v ấ n đ ề m ớ i hoặc đã có trong k ế hoạch m à cấp d ư ớ i k h ô n g t h ể tự quyết định được. 10. H ợ p đ ồ n g ( H Đ ) : L à v ă n bản d ù n g đ ể ghi l ạ i sự thoả thuận giữa hai hay n h i ề u b ê n bằng v ă n bản, trong đó c á c b ê n k ý v ớ i nhau l ậ p m ộ t quan h ệ p h á p lý v ề quyền l ợ i và nghĩa v ụ . l i . C ô n g đ i ệ n ( C Đ ) : L à l o ạ i v ă n bản đặc b i ệ t d ù n g đ ể truyền đ ạ t nhanh m ộ t m ệ n h l ệ n h , m ộ t n ộ i dung c ô n g v i ệ c đ ế n cơ quan, đơn vị, t ổ chức đ ể thực h i ệ n trong trường hợp k h ẩ n cấp. 12. G i ấ y chứng n h ậ n ( C N ) : L à v ă n bản d ù n g đ ể x á c nhận. m ộ t sự v i ệ c m ộ t đ ố i tượng có liên quan đ ế n hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 13. G i ấ y u ỷ n h i ệ m ( U N ) : L à l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể ghi n h ậ n sự thoả thuận giữa n g ư ờ i có quyền (hoặc n g ư ờ i đ ạ i d i ệ n theo p h á p l u ậ t ) và n g ư ờ i được uỷ n h i ệ m . Theo đ ó , n g ư ờ i được uỷ n h i ệ m thực h i ệ n q u y ề n hoặc nghĩa vụ thay cho n g ư ờ i có quyền (hoặc n g ư ờ i đ ạ i d i ệ n theo p h á p luật). 14. G i ấ y m ờ i ( G M ) : Là l o ạ i v ă n bản d à n h cho cơ quan n h à nước sử dụng k h i cần t r i ệ u tập công d â n đ ế n trụ sở cơ quan đ ể g i ả i quyết những v ấ n đ ề liên quan đ ế n y ê u cầu hoặc k h i ế u n ạ i của c ô n g d â n đ ó (giấy m ờ i của cơ quan h à n h chinh). 15. G i ấ y g i ớ i t h i ệ u ( G T ) : Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể cấp cho c á n b ộ n h â n v i ê n liên h ệ giao dịch, g i ả i quyết c á c n h i ê m vụ được giao k h i đi c ô n g t á c . 16. G i ấ y nghỉ p h é p (NP): L à l o ạ i v ă n b ả n d ù n g đ ể cấp cho c á n b ộ , n h â n v i ê n được nghỉ p h é p theo L u ậ t lao động đ ể g i ả i quyết c á c công v i ệ c của cá nhân. 12
17. G i ấ y đi đ ư ờ n g ( Đ Đ ) : L à l o ạ i v ă n bản dùng đ ể cấp cho c á n b ộ , n h â n v i ê n đi c ô n g t á c đ ể tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho g i ấ y giới thiệu. 18. G i ấ y b i ê n n h ậ n h ồ s ơ ( E N ) : Là l o ạ i v ă n b ẳ n dừng đ ể x á c nhận s ố lượng và l o ạ i h ồ sơ, g i ấ y tờ do cơ quan hoặc cá n h â n k h á c gửi đ ế n . 19. P h i ế u g ử i (PG): Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể gửi tài l i ệ u của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá n h â n n à y đ ế n cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá n h â n k h á c . Phiếu gửi k h ô n g thay t h ế cho c ô n g văn. 20. P h i ế u c h u y ể n (PC): L à l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể chuyển h ồ sơ, tài l i ệ u của cơ quan, t ổ chức, đơn vị, cá n h â n đ ế n bộ phận k h á c đ ể t i ế p tục g i ả i quyết hoặc do chủ t h ể chuyển k h ô n g có thẩm quyền g i ả i quyết. V ă n b ả n h à n h chính t h ô n g thường k h ô n g có t ê n loại: C ô n g v ă n ( h à n h c h í n h ) là l o ạ i v ă n b ẳ n k h ô n g cố t ê n l o ạ i dừng l à m phương tiện giao dịch h à n h chính giữa c á c cơ quan, t ổ chức hoặc giữa cơ quan, t ổ chức v ớ i c ô n g d â n . Phạm v i sử dụng của công v ă n r ấ t rộng, liên quan đ ế n c á c lĩnh vực hoạt động thường x u y ê n của cơ quan, t ể chức. b) P h â n l o ạ i b ẳ n sao v ă n b ả n . B ả n sao v ă n b ả n được quỵ định g ồ m c á c l o ạ i sau đ â y : 1. B ả n sao y b ả n c h í n h : Là bản sao đ ầ y đủ, chính x á c n ộ i dung của v ă n bản và được trình b à y theo t h ể thức quy định. B ả n sao y b ả n chính p h ả i được thực h i ệ n từ b ả n chính. 2. B ả n t r í c h sao: L à b ả n sao m ộ t phần n ộ i dung của v ă n b ả n và được trình b à y theo t h ể thức quy định. B ả n trích sao phải được thực h i ệ n từ b ả n chính. 3. B ả n sao l ụ c : L à b ẳ n sao đ ầ y đủ, chính x á c n ộ i dung của v ă n bản, được thực h i ệ n từ b ả n sao y b ả n chính và trình b à y theo t h ể thức quy định. c) D a n h m ụ c v à quy đ ị n h v i ế t t ắ t t ê n l o ạ i v ă n b ẳ n , b ả n sao v ă n b ả n . (Theo Phụ lục ì T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ò n g Chính phủ). 13
Phụ lục ì BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VÀN B Ả N VÀ BẢN SAO ( K è m theo T h ô n g tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-^PCP n g à y 06 t h á n g 5 n ă m 2005 của B ộ N ộ i v ụ v à V ă n p h ò n g C h í n h p h ủ ) SÍT Tên loại văn bản Chữ v i ế t t ắ t V ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t 1 Luật Lt 2 P h á p lệnh PL 3 Lệnh L 4 Nghị quyết NỌ 5 Nghị quyết liên tịch NQLT 6 Nghị định NĐ 7 Quyết định QĐ 8 Chỉ thi CT 9 T h ô n g tư TT 10 T h ô n g tư liên tịch TTLT V ă n b ả n h à n h chính 1 Quyết định (cá biệt) QĐ 2 Chỉ thị (cá biệt) CT 3 Thông cáo TC 4 Thông b á o ra 5 Chương trình CTr 6 K ế hoach KH 7 Phương á n PA 8 Đề án ĐA 9 Báo cáo BC 10 Biên bản BB li T ờ trình TTr 12 Hợp đồng HĐ 13 Công điện CĐ 14 G i ấ y chứng nhận CN 15 Giấy uỷ n h i ệ m UN 16 Giấy mời GM 17 Giấy giới thiệu GT 18 Giấy nghỉ p h é p NP 14
SÍT T ê n loai v ă n bản Chữ v i ế t t ắ t 19 G i ấ y đi đường ĐĐ 20 G i ấ y b i ê n nhận h ồ sơ BN 21 Phiếu gửi PG 22 Phiếu chuyển PC B á n sao v ă n b ả n 1 B ả n sao y bản chính SY 2 B ả n trích sao TS 3 , B ả n sao lúc SL 15
C h ư ơ n g 2 : T H Ể THỨC VÀ KỸ T H U Ậ T T R Ì N H BÀY V A N B Ả N , B Ả N SAO VÀN B Ả N 2.1. C ơ sở p h á p lý x á c định t h ể thức v à k ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y v ă n b ả n , b ả n sao v ă n b ả n . T h ể thức của v ă n bản là những quy định mang tính chất p h á p lý y ê u c ầ u tất cả c á c cơ quan, t ổ chức khi soạn thảo v ă n b ả n đ ề u p h ả i t u â n theo. T ừ trước đ ế n nay, c á c cơ quan chức n ă n g đã ban h à n h n h i ề u v ă n b ả n quy định t h ể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n bản, cụ t h ể n h ư sau : - T C V N 5700-1992, n g à y 31/12/1992, quy định t h ể thức, n ộ i dung và m ẫ u b ì n h b à y v ă n bản h à n h chính, v ă n bản quản lý. - C ô n g v ă n số 3378/ HC, n g à y 09/7/1993 của V ă n p h ò n g C h í n h phủ, quy định c á c h tình b à y chủ t h ể ban h à n h v ă n bản là U B N D c á c cấp. - C ô n g v ă n số 900/ VPCP-HC, n g à y 14/3/1998 của V ă n p h ò n g Chính phủ, quy định c á c h trình b à y thành phần số và ký h i ệ u của v ă n b ả n theo L u ậ t ban h à n h v ă n bản quỵ p h ạ m p h á p luật n ă m 1996. - C ô n g v ă n số 1145/VPCP-HC, n g à y 01/4/1998 của V ă n p h ò n g Chính phủ, quy định v ề m ẫ u trình b à y v ă n b ả n quản lý N h à nước. - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, n g à y 28/8/2001 của Chính phủ, quy định v i ệ c quản lý và sử dụng con dấu. - T C V N 5700-2002, thay t h ế T C V N 5700-1992, do Tổng cục T i ê u chuẩn Đ o lường Chất lượng đ ề nghị, B ộ Khoa học & C ô n g nghệ ban h à n h n ă m 2002, quy định m ẫ u binh b à y v ă n bản quản lý N h à nước. - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, n g à y 08/4/2004 của Chính phủ v ề c ô n g t á c v ă n thư, trong đó quy định rõ v i ệ c soạn thảo và ban h à n h v ă n b ả n . - T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, n g à y 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ò n g Chính phủ, hướng dẫn v ề t h ể thức v à k ỹ thuật trình b à y v ă n bản theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. T h ô n g thường, c á c cơ sở p h á p lý quy định t h ể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n b ả n có sự thay đ ổ i , phù hợp v ớ i từng thời đ i ể m . Do đ ó , n g ư ờ i l à m c ô n g 16
t á c b i ê n tập và soạn thảo v ă n bản cần cập nhật thông tin đ ể hoạt động n à y đ ả m bảo tính chuẩn mực và theo đúng quy định của p h á p luật. T h ể thức v à kỹ thuật trình b à y v ă n bản trong tài l i ệ u n à y dựa theo n ộ i dung của Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP và T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP. 2.2. P h ạ m vỉ v à đ ố i t ư ợ n g á p d ụ n g . T h ô n g tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn v ề t h ể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật, v ă n b ả n h à n h chính v à bản sao v ă n bản; được á p dụng cho c á c cơ quan nhà nước, c á c tổ chức xã h ộ i , t ổ chức xã h ộ i - nghề nghiệp, tổ chức kinh t ế và đơn vị vũ trang n h â n d â n ( g ọ i chung là cơ quan, tổ chức). 2.3. K h ổ giấy, k i ể u t r ì n h b à y , định l ề v à đ á n h s ố t r a n g v ă n b ả n . Quy định á p dụng đ ố i v ớ i v ă n bản được soán thảo trên m á y v i tính, sử dụng chương trình soạn thảo v ă n bản như Microsoít Word for Windows, i n ra giấy; hoặc c á c v ă n b ả n được soạn thảo bằng c á c phương p h á p hay phương t i ệ n kỹ thuật k h á c ; hoặc đ ố i v ớ i c á c v ă n bẳn được l à m t r ê n giấy mẫu in sẩn. a) K h ế giấy. - V ă n bản quy p h ạ m p h á p luật và ị?gh"bSĩNftBHV»HW HHHE* y trên k h ổ giấy A 4 (210mm X 297mm). - C á c l o ạ i v ă n b ả n như giấy giới thiẸu, giấy b i ỏ n nhạn h ổ " ã t f r p h i ế ư ' g ử i , p h i ế u chuyển có t h ể được trình b à y trên k h ổ giấy A5 (148mm X 210mm) hoặc t r ê n giấy m ẫ u ÚI sấn. b) K i ể u t r ì n h b à y . - V ă n b ả n quy p h ạ m p h á p luật và v ă n bản h à n h chính được trình b à y theo chiều d à i của trang giấy k h ổ A 4 (định hướng bản i n theo chiều dài). - Trường hợp n ộ i dung v ă n bản có c á c bảng, b i ể u nhưng k h ô n g được l à m t h à n h c á c phụ lục riêng thì v ă n bản có t h ể được trình b à y theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). c) Đ ị n h l ề t r a n g v ă n b ả n ( đ ố i v ớ i k h ố g i ấ y A 4 ) . - Trang m ặ t trước : 17
L ề t r ê n (Tóp): cách m é p trên từ 20-25 mm; L ề d ư ớ i (Bottom): cách m é p dưới từ 20-25 m m ; L ề trái (Insize): cách m é p trái từ 30-35 m m ; L ề p h ả i (Outstee): cách m é p p h ả i từ 15-20 mm. - Trang m ặ t sau : L ề t r ê n (Tóp): cách m é p trên từ 20-25 min; L ề d ư ớ i (Bottom): cách m é p dưới từ 20-25 mm; L ề trái (Insize): cách m é p trái từ 15-20 min; L ề p h ả i (Outsize): cách m é p p h ả i từ 30-35 mm. d) Đ á n h s ố t r a n g v ă n b ả n . N ế u v ă n bản có OI trang thì không cần đ á n h số. N ế u v ă n bản có từ 2 trang trỏ lên, p h ả i đ á n h s ố trang v ă n b ả n . C á c h trình b à y được quy định như sau : K i ể u s ố : Sử dụng số Ả rập (1,2,3,4...) V ị trí đ á n h s ế trang : Ngay chính giữa l ề trên của v ă n b ả n (phần header) hoặc t ạ i g ó c phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng v ớ i cỡ chữ trình b à y phần n ộ i dung, k i ể u chữ đứng. Chỉ b ắ t đ ầ u đ á n h số từ trang 2 (số 2). K h ô n g ghi s ố Ì t r ê n trang 1. 2.4. Font c h ữ t r ì n h b à y v ă n b ả n v à b ả n sao v ă n b ả n . - Font chữ sử dụng đ ể trình b à y v ă n bản là c á c font chữ t i ế n g V i ệ t v ớ i k i ể u chữ c h â n phương, bảo đ ả m tính trang trọng, n g h i ê m túc của v ă n bản. Đ ố i v ớ i những v ă n bản dùng trong trao đ ổ i thông tin đ i ệ n tử giữa c á c cơ quan, t ổ chức của N h à nước, phải sử dụng font chữ của b ộ m ã k ý tự chữ V i ệ t (font chữ tiếng V i ệ t Unicode) theo T i ê u chuẩn V i ệ t N a m T C V N 6909- 2001. V i ệ c quy định mang tính thống nhất n à y đ ả m bảo cho những v ă n b ả n trao đ ổ i qua thông tin đ i ệ n tử giữa c á c cơ quan, t ổ chức k h ô n g bị thất lạc. - VỊ trí c á c thành phần t h ể thức, m ẫ u chữ và chi t i ế t trình b à y t h ể thức v ă n bản và t h ể thức bản sao: V ị trí trình b à y c á c thành phần t h ể thức v ă n b ả n trên m ộ t trang giấy k h ổ A 4 được b ố trí theo sơ đồ ở Phụ lục n (xem 18
m ẫ u trình b à y ) . VỊ tí trình b à y các thành phần t h ể thức v ă n bản trên m ộ t trang giấy k h ổ A5 được á p dụng tương tự theo sơ đồ trên. - M ẩ u chữ và chi t i ế t trình b à y t h ể thức v ă n bản và t h ể thức bản sao được hướng dẫn cụ t h ể t ạ i Phụ lục r v (xem m ẫ u trinh b à y ) . 2.5. C á c t h à n h p h ầ n t h ể thức của v ă n b ẳ n . T h ể thức của v ă n bản là tập hợp c á c thành phần cấu thành v ă n bản, bao g ồ m những thành phần chung á p dụng đ ố i v ớ i c á c l o ạ i v ă n bản và c á c thành phần b ổ sung trong những trường hợp cụ t h ể hoặc đ ố i v ớ i m ộ t số l o ạ i v ă n bản nhất định. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định cụ t h ể như sau: a) T h ể thức của v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t v à v ă n b ả n h à n h c h í n h . T h ể thức của v ă n bản quy phạm p h á p luật và v ă n bản h à n h chính bao g ồ m c á c thành phần sau: - Quốc h i ệ u ; - T ê n cơ quan, tổ chức ban h à n h v ă n bản; - Số, ký h i ệ u của v ă n bản; - Địa danh và n g à y , tháng, n ă m ban h à n h v ă n bản; - T ê n l o ạ i v à trích y ế u n ộ i dung của v ă n bản; - N ộ i dung v ă n bản; - Chức vụ, h ọ t ê n và chữ ký của người có thẩm quyền; - D ấ u của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - D ấ u chỉ mức độ khẩn, mật ( đ ố i v ớ i những văn bản l o ạ i khẩn, mật; chỉ sử dụng khi cần thiết). Đ ố i v ớ i công v ă n , công điện, giấy giới thiệu, giấy m ờ i , phiếu gửi, phiếu chuyển, n g o à i c á c thành phần được quy định trên, có t h ể b ổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số đ i ệ n thoại, số Telex, số Fax. b) T h ể t h ứ c của v ă n b ả n c h u y ê n n g à n h . 19
T h ể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n bản c h u y ê n n g à n h do B ộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý n g à n h quy định sau k h i thoả thuận thống nhất v ớ i B ộ trưởng B ộ N ộ i v ụ . c) T h ể t h ứ c v ă n b ả n của t ố chức c h í n h t r ị , t ố chức c h í n h t r ị - x ã h ộ i . T h ể thức và kỹ thuật trinh b à y v ă n bản của t ổ chức chính trị, t ổ chức chính trị - xã h ộ i do người đứng đầu cơ quan Trung ương của t ổ chức chính trị, t ổ chức chính t r ị - x ã h ộ i quy định. d) T h ể t h ứ c v à k ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y v ă n b ả n t r a o đ ố i v ớ i c á c c ơ quan, t ố chức h o ặ c c á n h â n nước n g o à i . Được thực h i ệ n theo thông l ệ quốc t ế . 2.6. S ơ đ ồ b ố t r í , m ẫ u c h ữ t r ì n h b à y c á c t h à n h p h ầ n t h ể t h ứ c c ủ a v ă n bản. (Theo Phụ lục n và I V T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP n g à y 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ò n g Chính phủ) 20