Sử dụng và chỉnh lí bản đồ địa chính - chuyên đề 1

Chia sẻ: Nguyễn Thị Ngọc Huỳnh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

358
lượt xem 107
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

CHUYÊN ĐỀ 1 QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CẤP XÃ BÀI 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm chung 1.1. Khái niệm, nguyên tắc, nội dung quản lý hành chính nhà nước - Khái niệm: Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì, phát triển các mối quan hệ xã hội...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sử dụng và chỉnh lí bản đồ địa chính - chuyên đề 1

CHUYÊN ĐỀ 1 QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CẤP XÃ BÀI 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm chung 1.1. Khái niệm, nguyên tắc, nội dung quản lý hành chính nhà nước - Khái niệm: Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì, phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước - Quản lý hành chính cần phải tuân theo các nguyên tắc sau: + Nguyên tắc Đảng lãnh đạo + Nguyên tắc bảo đảm sự tham gia đông đảo của nhân dân lao động vào quản lý Nhà nước + Nguyên tắc tập trung dân chủ. + Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa + Nguyên tắc kết hợp tốt giữa quản lý theo lãnh thổ và quản lý theo ngành. + Nguyên tắc phân định và kết hợp tốt chức năng quản lý nhà nước về kinh tế và chức năng sản xuất kinh doanh của các tổ chức kinh tế. - Nội dung hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Tất cả các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và địa phương hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, thẩm quyền; có cơ cấu tổ chức và đội ngũ viên chức, công chức thực hiện chức năng hành pháp và quản lý hành chính nhà nước về các lĩnh vực và các mặt công tác do Đảng và Nhà nước đề ra thông qua các chủ trương của Đảng và nghị quyết của Quốc Hội, gồm chín lĩnh vực chủ yếu sau: - Quản lý hành chính nhà nước về kinh tế, văn hoá xã hội: - Quản lý hành chính nhà nước về an ninh, quốc phòng: - Quản lý hành chính nhà nước về tài chính, ngân sách nhà nước, kế toán, kiểm toán, chứng khoán; bảo vệ quản lý tài sản xã hội chủ nghĩa và công sản để
nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý kinh tế của nhà nước. - Quản lý hành chính nhà nước các vấn đề xã hội, thực hiện các chính sách xã hội do Đảng và Nhà nước đã đề ra: Ra sức tạo việc làm, xoá đói giảm nghèo, đền ơn đáp nghĩa, bảo hiểm xã hội, nhân đạo từ thiện chăm sóc sức khoẻ, dân số kế hoạch hoá gia đình, đẩy lùi tệ nạn xã hội.... - Quản lý hành chính nhà nước về đối ngoại, củng cố môi trường hoà bình và tạo mọi điều kiện quốc tế thuận lợi hơn nữa để đẩy mạnh phát triển kinh tế- xã hội, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. - Quản lý hành chính nhà nước về phát triển các nguồn nhân lực (Công nhân lành nghề, đội ngũ cán bộ khoa học kĩ thuật trình độ cao, chế độ công vụ và công chức nhà nước hiện đại...) Để phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. - Quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước(cấp và phân hệ, toàn hệ thống và từng cơ quan). - Quản lý hành chính nhà nước về việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng... - Quản lý hành chính nhà nước về phát triển công nghệ tin học quản lý hành chính nhà nước. 1. 2. Vị trí, nhiệm vụ của công chức Địa chính - Xây dựng cấp xã 1.2.1. Vị trí - Hệ thống cơ quan quản lý đất đai được thành lập thống nhất từ trung ương đén cơ sở. Cơ quan quản lý đất đai ở trung ương là Bộ Tài nguyên và Môi trường. Cơ quan quản lý đất đai ở địa phương được thành lập ở cấp tỉnh, cấp huyện; có văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, cơ quan quản lý đất đai cấp nào trực thuộc cơ quan hành chính cấp đó, ở cấp xã có cán bộ địa chính - xây dựng. Công chức địa chính- xây dựng cấp xã.giúp UBND cấp xã trong quản lý đất đai, đo đạc bản đồ và xây dựng. 1.2.2. Nhiệm vụ, tiêu chuẩn - Nhiệm vụ + Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn bộ đất của xã, phường, thị trấn. + Giúp UBND cấp xã hướng dẫn thủ tục, thẩm tra để xác nhận việc tổ chức,
hộ gia đình đăng ký đất đai ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan tới đất trên địa bàn xã, phường, thị trấn theo quy định của pháp luật. Sau khi hoàn tất các thủ tục thì có trách nhiệm chỉnh lí sự biến động đất đai trên sổ và bản đồ địa chính đã được phê duyệt. + Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định về giao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân và tổ chức thực hiện quyết định đó. + Thu thập tài liệu số liệu về số lượng, chất lượng đất đai, tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai: Kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. + Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê đất đai theo thời gian và mẫu quy định. + Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ chuyên ngành, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chững nhận quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai, số liệu thống kê, kiểm kê, quy hoạch- kế hoạch sử dụng đất đai tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã, các mốc địa Giới...... + Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp xã quản lí công tác xây dựng, giám sát về kỹ thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương + Tuyên truyền giải thích, hoà giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo của dân về đất đai, để giúp Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền giải quyết; thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện trường hợp vi phạm đất đai để kiến nghị Uỷ ban nhân dân cấp xã xử lí. + Phối hợp các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đồ địa chính, bản đồ địa giới hành chính, giải phóng mặt bằng. +Tham gia tuyên truyền, phổ biến về chính sách pháp luật đất đai. Theo quy định tại Điều 8, Nghị định số 81/2007/NĐ -CP ngày 23/5/2007 về Quy định tổ chức, bộ phận chuyên môn về bảo vệ môi trường tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước thì công chức Địa chính - Xây dựng cấp xã có nhiệm vụ giúp UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường trên địa bàn cấp xã.
- Tiêu chuẩn + Tuổi đời; không quá 35 tuổi khi tuyển dụng lần đầu. + Học vấn: Tốt nghiệp trung học phổ thông đối với khu vực đồng bằng và đô thị, tốt nghiệp trung học cơ sở trở lên đối với khu vực miền núi. + Lí luận chính trị: sau khi được tuyển dụng phải bồi dưỡng lí luận chính trị tương đương trình độ sơ cấp trở lên. + Chuyên môn nghiệp vụ: ở khu vực đồng bằng có trình độ trung cấp địa chính hoặc trung cấp xây dựng trở lên. và công chức đang công tác ở khu vực miền núi hiện nay, tối thiểu được bồi dưỡng kiến thức chuyên môn địa chính hoặc xây dựng: nếu mới được tuyển dụng lần đầu phải có trình độ trung cấp Địa chính hoặc xây dựng trở lên. Sau khi được tuyển dụng phải qua bồi dưỡng về quản lí đất đai, đo đạc bản đồ, quản lí hành chính nhà nước. ở khu vực đồng bằng và đô thị phải sử dụng được kĩ thuật tin học trong công tác chuyên môn. + Phương pháp công tác là phải kết hợp giữa nguyên tắc quản lý và thực tiến địa phương; sâu sát và thục tế; làm việc có chương trình kế hoạch. 2. Văn bản quản lý hành chính nhà nước 2.1. Khái niệm chung 2.1.1. Khái niệm Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ ( hay ký hiệu) nhất định. Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước và nhau và giữa các cơ quan nhà nước và các tổ chức và công dân. 2.1.2. Các hình thức văn bản quản lý hành chính nhà nước Văn bản quản lý nhà nước (Theo Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư ) bao gồm : văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên ngành và văn bản của các tổ chức a. Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó các quy tắc xử sự chung được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Văn bản quy phạm pháp luật có một số đặc điểm là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục do pháp luật quy định; nội dung là những quy phạm pháp luật được áp dụng nhiều lần, cho nhiều đối tượng. - Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay: Ngoài các văn bản do các cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành thì các văn bản do địa phương ban hành gồm: + Văn bản của HĐND các cấp, gồm: Nghị quyết + Văn bản của UBND các cấp, gồm: Quyết định ; Chỉ thị. b. Văn bản hành chính * Văn bản cá biệt (quyết định, chỉ thị cá biệt) - Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết những công việc cụ thể. - Văn bản cá biệt có đặc điểm là do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành; mang tính chất bắt buộc đối với một cá nhân hay tổ chức có địa chỉ cụ thể; được áp dụng một lần. - Văn bản cá biệt gồm quyết định, chỉ thị cá biệt * Văn bản thông thường: - Văn bản thông thường là những văn bản chỉ mang chức năng trao đổi thông tin, hướng dẫn công việc, hoặc để tổng kết, trình bày các dự án công tác, giao dịch.... - Đặc điểm: không mang tính quyền lực, mệnh lệnh. - Các loại văn bản thông thường gồm: thông cáo, thông báo, báo cáo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy Giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển... * Văn bản chuyên ngành: Văn bản chuyên ngành là những văn bản mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ của ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi
thoả thuận thống nhất và Bộ trưởng Bộ nội vụ. 2.2. Nguyên tắc, thể thức, thủ tục xây dựng văn bản 2.2.1. Nguyên tắc xây dựng - Đảm bảo đúng thẩm quyền; - Hình thức văn bản phải tuân theo đúng quy định của pháp luật; - Đảm bảo tính thống nhất về mặt pháp chế văn bản; - Đảm bảo phạm vi hiệu lực của văn bản. 2.2.2. Một số thủ tục liên quan đến văn bản a. Soạn thảo văn bản * Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật Việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của luật ban hành vản bản quy phạm pháp luật. * Việc soạn thảo các văn bản khác: Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu của cơ quan giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo. Đơn vị, cá nhân soạn thảo phải thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung, mức độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo. - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan. - Soạn thảo văn băn - Tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ( khi cần thiết); tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. - Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan. b. Duyệt bản thảo Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt, trường hợp sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt phải trình người duyệt xem xét quyết định . c. Kiểm tra văn bản Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản . - Người được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cơ quan phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành.
d. Ký văn bản Người có thẩm quyền hoặc người ký thay, người được thừa uỷ quyền, thừa lệnh ký theo quy chế ký văn băn. Khi ký không dùng bút chì, không dùng bút mực đá hoặc các thứ mực dễ phai. e. Bản sao văn bản - Các hình thức sao: + Sao y bản chính: bản sao đầy đủ nội dung của văn bản và trình bày theo thể thức quy định, được thực hiện sao từ bản chính . + Sao lục: là bản sao đẩy đủ, chính xác, nội dung của văn bản được thực hiện từ bản sao y như bản chính và trình bày theo thể thức quy định. + Trích sao : là bản sao một phần nội dung của văn bản được thực hiện từ bản chính và trình bày theo thể thức quy định. - Thể thức văn bản sao: bản sao văn bản phải có đầy đủ các yếu tố sau : Hình thức sao; tên cơ quan sao; số, ký hiệu bản sao; địa danh, ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan sao; nơi nhận - Các bản sao được thực hiện đúng quy định có giá trị như bản chính. Bản chụp cả dấu, chữ ký của văn bản kh ông thực hiện đúng thể thức quy định chỉ có giá trị thông tin , tham khảo . 2.2.3. Thể thức của văn bản a. Khái niệm Thể thức của văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành văn bản được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và thuận tiện trong quá trình sử dụng. b. Thể thức chung của văn bản. Thể thức chung của văn bản bao gồm: * Quốc hiệu: gồm dòng chữ : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc *. Tên cơ quan ban hành: bao gồm tên cơ quan ban hành và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp. (trừ trường hợp đối với các Bộ, văn phòng Quốc hội,
HĐND và UBND) Tên cơ quan ban hành phải ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức theo văn bản thành lập. Có thể viết tắt các cụm từ thông dụng như: UBND, HĐND * Số và kí hiệu của văn bản - Văn bản quy phạm pháp luật: + Số của các văn bản quy phạm pháp luật: gồm số thứ tự đăng kí được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm, năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ ả rập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; các số dưới 10 phải thêm số 0 ở đằng trước. + Kí hiệu: là chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. . Số và ký hiệu của văn bản quy phạ m pháp luật có cơ cấu như sau: . Số:...../ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành Ví dụ: Số: 110/2004/NĐ-CP . Số và ký hiệu của văn bản cá biệt: Số:......../ viết tắt tên loại văn bản- viết tắt tên cơ quan ban hành. Ví dụ : Số : 01/QĐ - UB . Số và ký hiệu của văn bản hành chính: -> Văn bản có lên loại: Số:....../viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành -> Văn bản không có tên loại ( công văn): Số :..../ viết tắt tên cơ quan ban hành - viết tắt tên cơ quan soạn thảo. * Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở. Cụ thể: + Đối với các cơ quan Trung ương : là tên c ủa tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan đóng trụ sở. + Các cơ quan cấp tỉnh: đối với các thành phố trực thuộc Trung ương địa danh ghi trên văn bản là tên thành phố trực thuộc Trung ương; đối với các tỉnh: là tên của thị xã , thành phố trực thuộc tỉnh nơi cơ quan đóng trụ sở.
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan cấp huyện: là tên của huyện quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. + Cấp xã: là tên của xã, phường, thị trấn - Ngày, tháng năm ban hành: + Đối với văn bản quy phạm pháp luật của Quốc Hội, UB thường vụ Quốc Hội, HĐND là ngày, tháng năm văn bản được thông qua . - Đối với các văn bản khác là ngày văn bản được kí ban hành. Phải ghi đầy đủ ngày, tháng năm bằng chữ ảrập. Nếu ngày nhỏ hơn 10 và tháng1, 2 phải ghi thêm số 0 đằng trước. * Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản - Tên loại là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành ( trừ công văn). Tất cả các văn bản đều phải ghi tên loại. - Trích yếu nội dung là câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản . * Nội dung văn bản Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Trong đó các quy phạm pháp luật hoặc các quy định được đặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày. Bố cục, nội dung văn bản phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định. * Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền - Trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo . - Trường hợp ký thay người đứng đầu phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu. - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ “TL” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức. * Dấu của cơ quan *Nơi nhận Nơi nhận là những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản và các mục đích cụ thể: để kiểm tra, giám sát, giải quyết, thi hành.... * Dấu chỉ mức độ mật, khẩn.
* Các thành phần thể thức khác Địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax,chỉ dẫn và phụ lục kèm theo. ( Xem sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản ở trang sau) c. Thể thức bản sao - Hình thức sao : + Sao y bản chính; + Trích sao; + Sao lục . - Tên cơ quan tổ chức sao văn bản . - Số ký hiệu bản sao: được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan thực hiện và chữ viết tắt tên bản sao. Số ghi băng chữ A Rập từ số 01 ngày đầu năm đến ngày 31 tháng 12. - Các thành phần thể thức khác ghi tương tự như văn bản chính Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản- trang bên Ghi chú: Ô số - Thành phần về thể thức văn bản Quốc hiệu 1 : : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 2 Số, ký hiệu của văn bản 3 : : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 4 Tên loại và trích yếu nội dung 5a : Trích yếu nội dung công văn hành chính 5b : Nội dung văn bản 6 : Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền 7a,7b,7c: Dấu của cơ quan, tổ chức 8 : 9a,9b : Nơi nhận Dấu chỉ mức độ mật 10a : Dấu chỉ mức độ khẩn 10b :
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 11 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 12 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website; 14 : số điện thoại, số fax. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm) (Theo thông tư liên tịch số 55/ 2005/ TTLT-BNV- VPC ngày 06Tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính Phủ) 2.3. Soạn thảo một số văn bản hành chính 2.3.1. Những vấn đề chung a. Trình tự soạn thảo * Chuẩn bị : xác định mục đích ,yêu cầu của văn bản cần soạn thảo, xác định đối tượng tiếp nhận văn bản, thu thập xử lý các thông tin cần thiết, lựa chọn hình thức văn bản. * Soạn đề cương: Trình bày theo nội dung và thể loại văn bản, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc phân chia thành các mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định . - Văn bản qui phạm pháp luật : Ngoài luật, pháp lệnh các văn bản quy phạm pháp luật có bố cục : + Nghị quyết : điều, khoản, điểm. + Nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm. + Quyết định: điều, khoản, điểm. + Các quy chế, quy định ban hành kèm theo: chương- mục, điều, khoản- điểm. -Văn bản hành chính: + Quyết định cá biệt : điều, khoản, điểm; các quy chế, quy định ban hành
kèm theo quyết định theo chương, mục, điều, khoản, điểm. + Các loại khác: Phần, mục,khoản, điểm. * Viết thành văn : - Khi soạn thảo văn bản phải sử dụng văn phong hành chính. Văn phong hành chính là phong cách viết văn trong văn bản hành chính. Văn phong hành chính có những đặc điểm sau: + Tính khách quan của nội dung hay sự việc được nói đến và cách trình bày trực tiếp không thiên vị (vì đây là tiếng nói của cơ quan không phải là tiếng nói riêng của cá nhân). +Tính chất ngắn gọn, chính xác của các thông tin đưa vào văn bản và tính đầy đủ thông tin cần thiết cho vấn đề hoặc sự việc mà văn bản nói đến (không dài dòng nhưng phải đầy đủ thông tin). +Tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ được sử dụng và cách diễn đạt trong sáng. Các thuật ngữ sử dụng trong văn bản phải c hính xác và chỉ được hiểu theo một nghĩa. Trong trường hợp phải sử dụng từ đa nghĩa, từ chuyên môn phải có sự giải thích. Không dùng những từ ngữ màu mè, hình tượng. +Tính chất rõ ràng, cụ thể của các quan điểm, vấn đề và lối truyền đạt phổ thông đại chúng. +Tính cân đối với sự liên kết chặt chẽ giữa các câu trong một văn bản. - Cách xưng hô trong văn bản : + Tự xưng. . Văn bản gửi cấp trên: phải nêu đầy đủ tên cơ quan mình. .Văn bản gửi cấp dưới: chỉ cần nêu tên cấp, bậc chủ quản. .Văn bản gửi cơ quan ngang cấp thêm từ” chúng tôi” sau tên cơ quan gửi văn bản. + Gọi tên cơ quan cá nhân nhận văn bản: . Cơ quan nhận là cấp dưới trực thuộc có thể nêu tên cụ thể hoặc tổng quát . Cơ quan nhận là cấp trên : chỉ cần nêu cấp chủ quản . Cơ quan nhận là cơ quan ngang cấp hoặc không cùng hệ thống: ghi đầy đủ tên cơ quan đó. . Văn bản gửi cho cá nhân : nam gọi là Ông, nữ gọi là Bà.
* Kiểm tra bản thảo : Khi soạn xong bản thảo nhất thiết phải kiểm tra lại. Cần phải soát lại nội dung; câu, từ ; lỗi chính tả . Nội dung văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau : - Phù hợp và hình thức văn bản được sử dụng ; - Phù hợp và đường lối chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước . - Các quy phạm, các quy định sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. - Sử dụng ngôn ngữ viết cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu. - Dùng ngôn ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. - Không viết tắt những cụm từ không thông dụng. Đối với những cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau cụm từ đó. - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại; trích yếu nội dung; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản ( trừ luật, pháp lệnh), trong các lần viện dẫn tiếp theo có thể ghi tên loại; số, ký hiệu. b. Kĩ thuật trình bày * Khổ giấy, kiểu trình bày và định dạng lề trang văn bản: - Khổ giấy + Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4( 210mm x 297mm) + Các loại giấy Giới thiệu, biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể trình bày trên khổ A5 (148mm x 210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn. - Kiểu trình bày: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy. ( định hướng bản in theo chiều dài). (Trừ trường hợp có bảng biểu không làm phụ lục riêng) - Định lề trang văn bản:
+ Mặt trước: Lề trên, dưới: Cách mép giấy từ 20mm đến 25mm. Lề trái.: Cách mép giấy từ 30mm đến 35mm. Lề phải: Cách mép giấy từ 15mm đến 20mm. + Mặt sau : Lề trên, dưới cách mép giấy 20mm đến 25mm. Lề trái : Cách mép giấy từ 15mm đến 20mm. Lề phải cách mép giấy 30mm đến 35mm. * Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao (Theo thông tư liên tịch số 55 / 2005 / TTLT- BNV- VPVB, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ)
Thành phần thể thức và chi tiết Loại chữ Cì chữ Kiểu chữ Stt trình bày (1) (2) (3) (4) (5) Quốc hiệu 1 Đứng, đậm - Dòng trên In hoa 12-13 - Dòng dưới In thường Đứng,đậm 13-14 - Dòng kẻ bên dưới Tên cơ quan, tổ chức 2 - Tên cơ quan, tổ chức chủ Đứng In hoa 12-13 quản cấp trên trực tiếp - Tên cơ quan, tổ chức Đứng,đậm In hoa 12-13 - Dòng kẻ bên dưới Số, ký hiệu của văn bản In thường Đứng 3 13 Địa danh và ngày, tháng, năm In thường 4 13-14 Nghiêng ban hành văn bản (1) (2) (3) (4) (5) Tên loại và trích yếu nội dung 5 Đối với văn bản có tên loại A - Tên loại văn bản Đứng, đậm In hoa 14-15 - Trích yếu nội dung In thường Đứng, đậm 14 - Dòng kẻ bên dưới Đối với công văn B - Trích yếu nội dung In thường Đứng 12-13 Nội dung văn bản In thường Đứng 6 13-14 Gồm, phần, chương, mục, A điều, khoản, điểm - Từ “Phần”, “Chương” và số In thường Đứng, đậm 14 thứ tự của phần, chương - Tiêu đề của phần, chương Đứng, đậm In hoa 13-14
Thành phần thể thức và chi tiết Loại chữ Cì chữ Kiểu chữ Stt trình bày - Từ “Mục” và số thứ tự In thường Đứng, đậm 14 - Tiêu đề của mục Đứng, đậm In hoa 12-13 - Điều In thường Đứng, đậm 13-14 - Khoản In thường Đứng 13-14 - Điểm In thường Đứng 13-14 Gồm phần, mục, khoản, điểm B - Từ “Phần” và số thứ tự In thường Đứng, đậm 14 - Tiêu đề cuả phần Đứng, đậm In hoa 13-14 - Số thứ tự và tiêu đề của mục Đứng, đậm In hoa 13-14 - Khoản: - Trường hợp có tiêu đề In thường Đứng, đậm 13-14 - Trường hợp không có tiêu đề In thường Đứng 13-14 Điểm In thường Đứng 13-14 Chức vụ; họ, tên của người ký 7 - Quyền hạn của người ký Đứng, đậm In hoa 13-14 - Chức vụ của người ký Đứng , đậm In hoa 13-14 - Họ tên của người ký In thường Đứng, đậm 13-14 Nơi nhận 8 Từ “ kính gửi” và tên cơ quan. In thường Đứng A 14 (1) (2) (3) (4) (5) Tổ chức, cá nhân - Gửi một nơi - Gửi nhiều nơi Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, B tổ chức cá nhân - Từ “nơi nhận” In thường Nghiêng đậm 12 - Tên cơ quan, tổ chức, cá In thường Đứng 11 nhân nhận văn bản, bản sao
Thành phần thể thức và chi tiết Loại chữ Cì chữ Kiểu chữ Stt trình bày Dấu chỉ mức độ khẩn Đứng, đậm 9 In hoa 13-14 10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Đứng, đậm In hoa 13-14 11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Đứng, đậm In hoa 13-14 12 Ký hiệu người đánh máy, nhân In thường Đứng 11 bản và số lượng bản 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa In thường Đứng 11-12 chỉ E- Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 14 Phụ lục văn bản - Từ “ phụ lục” và số thứ tự In thường Đứng, đậm 14 của phụ lục - Tiêu đề của phụ lục Đứng In hoa 13-14 15 Số trang In thường Đứng 13-14 16 Hình thức sao Đứng, đậm In hoa 13-14 2.3.2. Soạn thảo Báo cáo a. Khái niệm Báo cáo là văn bản được dùng để trình bày, phản ánh các kết quả hoạt động của một cơ quan, đơn vị, địa phương, đánh giá kết quả công tác, rút ra các bài học kinh nghiệm trong công tác chỉ đạo, đề xuất những vấn đề cần bổ sung cho chủ trương chính sách hoặc phản ánh những sự việc bất thường xảy ra để xin ý kiến, phương hướng xử lý. - Có nhiều loại báo cáo khác nhau và mỗi loại đều có những đặc thù riêng, như báo cáo định kỳ; báo cáo sơ kết, tổng kết; báo cáo bất thường. Nhưng bất luận thế nào báo cáo cũng không phải là văn bản suy luận mà là văn mô tả. Người viết báo cáo không được phép sáng tạo mà chỉ được đánh giá, nhận định dựa trên kết quả đã khảo sát, mô tả. b. Cách viết một báo cáo Khi soạn thảo báo cáo cần tuân theo những qui định chung; trong đó cần chú
ý một số vấn đề : * Chuẩn bị +Xác định rõ mục đích,yêu cầu của báo cáo: có thể căn cứ vào mục đích yêu cầu mà cấp trên đề ra cho đơn vị hoặc từ thực tế công tác đang tiến hành cần báo cáo. +Thu thập các tài liệu, số liệu để đưa vào nội dung báo cáo. Cần phải xác định đúng giá trị các tài liệu, số liệu vì đó là phần minh hoạ không thể thiếu đồi và mỗi loại báo cáo. + Sắp xếp, tổng hợp các tài liệu, số liệu thu thập được theo một hệ thống nhất định để đưa vào báo cáo. * Cách viết một báo cáo - Hình thức : Phải đúng, đủ các thể thức văn bản theo quy định chung - Nội dung: Tuỳ theo các báo cáo khác nhau mà người soạn thảo có thể xây dựng một bố cục thích hợp. Một bản báo cáo thông thường phần nội dung thường có hai phần: Phần thứ nhất: + Là phần nói về trình hình công việc hoặc là phần mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế. Hoặc Giới thiệu những nét chung tiêu biểu về trình hình, đặc điểm cơ quan, địa phương + Là phần nói về những thành tích đã đạt được, phân tích kết quả, đánh giá, rút ra những kinh nghiệm trong chỉ đạo, lãnh đạo, xác định các vấn đề còn tồn tại cần tiếp tục giải quyết. Phần thứ hai: Là phần trình bày những phương hướng lớn để tiếp tục giải quyết vấn đề. Hoặc những kiến nghị, đề nghị trong lãnh đạo, chỉ đạo Trong mỗi phần nêu trên có thể có nhiều mục và nhiều cách phân chia khác nhau dựa theo đối tượng báo cáo. Việc phân tích kết quả đạt được có thể phân tích một cách tổng quát các hoạt động hay từng mặt hoạt động. - Cách trình bày và hành văn: Báo cáo có thể viết bằng lêi, dùng chữ số để minh hoạ, trình bày theo lối
biểu mẫu, sơ đồ, các bảng đối chiếu nếu xét thấy cần thiết. Hành văn của báo cáo phải mạch lạc, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá trình hình cần thực sự khách quan và công bằng. Không nên dùng các từ mang tính chất chủ quan, một chiều hoặc khoa trương vì điều đó làm tổn hại cho giá trị của báo cáo. Và báo cáo chuyên đề có thể kèm theo phần phụ lục gồm những số liệu liên quan đến nội dung báo cáo. Phần phụ lục cũng có thể là các bảng thống kê, các biểu mẫu so sánh v.v ... 2.3.3. Biên Bản a. Khái niệm - Biên bản là bản ghi chép tại chỗ về một sự việc, một hoạt động diễn ra trong một Giới hạn thời gian ngắn mà không có hiệu lực pháp lý để dẫn đến trình trạng mới của quá trình quản lý. Ví dụ: biên bản về một cuộc họp, biên bản bàn giao tài sản, biên bản kiểm phiếu v.v... - Phân loại biên bản: Hoạt động quản lý nhà nước ở cấp xã thường sử dụng các loại biên bản sau: Biên bản hội nghị; Biên bản bàn giao, kiểm kê; Biên bản ghi chép một sự cố, một vụ vi phạm pháp luật. b . Cách viết một biên bản - Hình thức: Phải đúng, đầy đủ các thể thức văn bản theo quy định chung. - Nội dung: Tuỳ theo từng loại hình biên bản mà bố cục cho thích hợp. Thông thường các biên bản có ba phần: + Phần 1: Ghi thời gian, địa điểm, thành phần chứng kiến xảy ra sự kiện. + Phần 2: Ghi diễn biến sự kiện. + Phần 3: Ghi những kết luận. - Cách ghi chép khi làm biên bản, có hai cách ghi chép khi làm biên bản: + Cách thứ nhất là ghi chi tiết và đầy đủ mọi biểu hiện có liên quan đến sự kiện. Ví dụ: biên bản cuộc họp, theo cách này biên bản được ghi lại đầy đủ nguyên
văn lời nói của tất cả các cá nhân tham gia hội nghị. Cách này là bắt buộc đối với các biên bản bàn giao, biên bản kiểm tra, biên bản cuộc họp quan trọng. + Cách thứ hai là ghi tổng hợp. Theo cách này, trong biên bản những chi tiết quan trọng mới ghi đầy đủ, còn những chi tiết xét thấy thể tóm tắt thì không cần ghi đầy đủ. 2.3.4. Tờ trình a. Khái niệm Tờ trình là văn bản mà nội dung chủ yếu đề xuất và cơ quan cấp trên xem xét quyết định, phê chuẩn một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, chế độ, một phương sán xây dựng, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách b. Những yêu cầu của tờ trình - Trình bày và phân tích mặt tích cực, tiêu cực của trình hình, lý giải được nhu cầu bức thiết qua tờ trình. - Nêu và phân tích được những ý nghĩa của đề nghị mới. - Phân tích thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện đề nghị mới. Khi thảo tờ trình cần lưu ý: - Cần nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện và có xác định rõ bản chất của vấn đề. - Có lập luận sắc bến khi đua ra các đề nghị mới, sử dụng số liệu có chọn lọc, chính xác. c. Cách viết một tờ trình - Hình thức: Phải đúng và đủ các thể thức văn bản theo quy định chung. - Nội dung: Thông thường bố cục của một tờ trình được chia thành ba phần: - Phần 1 : Nêu lý do đưa ra tờ trình. Nhận định tr ình hình chung, những mặt tiêu cực, tích cực của trình hình. Phần này cần tr ình bày khách quan, c ụ thể. - Phần 2 : Nêu nội dung vấn đề cần đề xuất và cơ quan cấp trên. Phần này cần viết rõ ràng, sáng sủa, có tính thuyết phục cao, lập luận chặt chẽ. Các số liệu được sử dụng một cách chọn lọc, chính xác - Phần 3 : ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới. Phần này cần trình bày gọn, toàn diện, trách chủ quan. Tóm tắt nội dung đề xuất và cấp trên, đề nghị cơ quan