zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Công Nghệ Thông Tin

» Tin học văn phòng

Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 2 - Trường ĐH Thủ Dầu Một

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:57

Báo xấu

33
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Trường và biểu mẫu; Biên tập văn bản trong chế độ cộng tác; Chuẩn bị in. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 2 - Trường ĐH Thủ Dầu Một

Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu CHƯƠNG 4. TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU Khi soạn thảo văn bản, bạn muốn tiêu đề đầu trang thay đổi theo tên chương? Hoặc bạn muốn nhập ngày tự động thay đổi theo ngày hiện hành? Hoặc bạn muốn tính toán một vài số liệu đơn giản? Hoặc bạn muốn thiết kế mẫu điền dữ liệu tự động hàng loạt (như thư mời, thẻ sinh viên,…)? v.v… Chương này sẽ giới thiệu đến quý bạn đọc những công cụ: Trường văn bản (field), biểu mẫu (form) và phối thư (Mailings) giúp quý bạn đọc giải quyết những vấn đề kể trên và hiểu biết thêm một số chức năng hữu ích khác. Từ khóa: MS Word Field, MS Word Legacy Form, MS Word Mailings. 4.1. Trường văn bản 4.1.1. Tạo trường (field) trong văn bản  Trường văn bản là gì? + Chèn trường văn bản (field) có thể cho phép bạn kiểm soát chính xác văn bản động trong tài liệu của mình. Bạn có thể nhận biết đâu là field bằng cách bấm tổ hợp phím Alt +F9 thì tên thông tin field sẽ xuất hiện trong căp dấu {}. + Các field là một phần quan trọng của Word, nhiều field được chèn vào tài liệu một cách tự động thông qua các lệnh và tính năng dựng sẵn. Ví dụ: Khi bạn chèn số trang hoặc tạo một mục lục thì kết quả là một field. Trong những trường hợp này, có thể đơn giản hơn để Word tự động thêm chúng cho bạn. + Các field hữu ích nhất khi bạn cần vùng giữ chổ cho dữ liệu có thể thay đổi trong tài liệu của bạn và để tạo các mẫu thư hoặc nhãn trong các tài liệu phối thư. Trong phần này, bạn sẽ được hướng dẫn cách tạo field trực tiếp.  Cách tạo field Trên Ribbon, nhấp chuột vào Insert. Hình 4.1: Chức năng Insert Trong nhóm Text, các bạn chọn Quick Parts > Field. Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 101
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao Hình 4.2: Chức năng chèn Field Trong cửa sổ Field, bạn chọn các trường có sẵn cần gán vào văn bản. Ví dụ như: Table of Contents, Bibliography, Time & Date… Hãy bắt đầu với việc đơn giản là đếm chữ, sau đó các bạn sẽ tự tìm hiểu thêm các tính năng mở rộng khác Hình 4.3: Hộp công cụ Field Tại mục Categories các bạn chọn Numwords để đếm chữ. Tiếp theo là chỉnh sửa các thuộc tính liên quan, định dạng … ở đây chúng ta để nguyên dạng mặc định 102 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu Hình 4.4: Chèn field đếm số lượng từ Trong bài ví dụ này chúng ta đếm được tổng cộng 1.232 từ, trường có thể đặt ở bất cứ nơi đâu trong văn bản theo ý muốn của người sử dụng và cách trình bày. Hình 4.5: Kết quả chèn field đếm số lượng từ 4.1.2. Xóa các trường Bấm tổ hợp phím Alt + F9 để hiển thị field ở dạng chi tiết (xuất hiện cặp ngoặc {}). Chọn khối field. Bấm phím delete trên bàn phím. 4.1.3. Đặt tên, thay đổi định dạng trường. Tùy loại field chúng ta chèn mà sẽ có định dạng khác nhau như: Field time, date thì có định dạng ngày tháng năm; field title, UserName, UserAddress,…thì có định dạng chuyển đổi chữ hoa chữ thường. Chúng ta Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 103
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao không thể mở cửa sổ field để thay đổi định dạng cho field đã chèn. Tuy nhiên, chúng ta có thể mở lại của sổ field để xem field code có định dạng và sao chép nó để thay đổi cho field đã chèn. Cách thực hiện như sau: Mở cửa số field (xem mục 4.1.1). Chọn field cần xem mã định dạng > nhấp chuột vào nút lệnh Field Codes Hình 4.6: Cách mở Field Codes Xuất hiện đoạn mã cũng với định dạng của field. Chúng ta sẽ sao chép phần định dạng (tính từ dấu ‘\’ qua hết bên phải – xem Hình 4.7) trong ô bên dưới mục Filed codes. Lưu ý: Nếu bạn đã nhớ đoạn mã lệnh định dạng field, thì không cần làm bước (2) & (3)) Hình 4.7: Sao chép mã định dạng field 104 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu Bấm tổ hợp phím Alt + F9 để chuyển sang hiển thị field code, sau đó dán đoạn mã định dạng vào đúng vị trí tương ứng với lúc bạn sao chép ở field của bạn đã chèn. Sau đó cập nhật lại field (xem mục 4.1.4) và bấm Alt + F9 để trở lại trạng thái thông thường của field. 4.1.4. Khóa/mở khóa, cập nhật một trường. Nếu muốn cập nhật số lượng ký tự thay đổi, rất đơn giản, chỉ việc kích chuột phải vào số từ và chọn Update Field. Hình 4.8: Cập nhật field Đây là kết quả sau khi chúng ta thêm 1 đoạn văn bản nữa, các bạn có thể thấy rằng trường đếm này tự động cập nhật đầy đủ. Hình 4.9: Kết quả sau khi cập nhật file đếm số lượng từ 4.2. Biểu mẫu văn bản 4.2.1. Cách dùng biểu mẫu (form). Bạn có thể tạo biểu mẫu (Form) trong Microsoft Word trên một tài liệu trống hoặc mẫu biểu mẫu (Form Template) có sẵn và thêm điều khiển nội dung (content controls), bao gồm hộp kiểm (check boxes), hộp văn bản (text boxes), bộ chọn ngày (date pickers) và danh sách thả xuống (drop-down lists). Những Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 105
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao người khác có thể sử dụng Word để điền vào biểu mẫu trên máy tính của họ. Nâng cao hơn, bất kỳ điều khiển nội dung nào bạn thêm vào biểu mẫu cũng có thể được liên kết với dữ liệu. Công cụ thêm các điều khiển nội dung được bố trí trong tab Developer. Mặc định tab này chưa hiển thị trên thanh Ribbon. Ngoài ra, khi thực hiện các biểu thức toán học chúng ta thường chuyển sang sử dụng Excel, tuy nhiên Word cũng có thể xử lý các biểu thức tính toán đơn giản. Trong phần này tác giả giới thiệu công cụ Legacy Form gồm 03 loại: Text Form Field, Checkbox Form Field và Drop-Down Form Field dùng để giải quyết vấn đề trên.  Các bước để tạo biểu mẫu trong Word Bước 1: Mở tab Developer. Bước 2: Mở tài liệu trắng hoặc mẫu để tạo biểu mẫu. Bước 3: Đưa nội dung vào biểu mẫu. Bước 4: Thiết lập hoặc thay đổi thuộc tính của các công cụ điều khiển nội dung. Bước 5: Thêm đoạn hướng dẫn cho biểu mẫu. Bước 6: Bảo vệ biểu mẫu.  Chi tiết các bước tạo biểu mẫu 4.2.2. Tạo biểu mẫu  Mở tab Developer (bước 1) Chọn File, sau đó chọn Options Trên hộp thoại Word Options, chọn Customize Ribbon, ở Customize the Ribbon chọn Developer. 106 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu 1 2 3 Hình 4.10: Cách mở tab Developer Sau khi thực hiện xong, tab Developer được hiển thị như hình. Hình 4.11: Tab Developer  Mở tài liệu trắng hoặc mẫu để tạo biểu mẫu (bước 2) Để tiết kiệm thời gian bạn có thể sử dụng mẫu biểu mẫu của Word. Hoặc bạn có thể tự thiết kế một mẫu biểu của của riêng mình và lưu chúng lại thành tài liệu hoặc tài liệu mẫu (có phần mở rộng là *.dotx) để sử dụng lại. + Sử dụng mẫu biểu mẫu Nhấp chuột vào tab File > New. Tìm kiếm với từ khóa “Forms” trong hộp tìm kiếm Templates. Chọn mẫu biểu mẫu phù hợp với mong muốn của bạn. Nhấp chuột vào Create (Word 2013/2016). Nhấp chuột lại vào tab File > Save as và chọn vị trí lưu biểu mẫu. Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 107
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao Trên hộp thoại Save as¸ chọn thư mục cụ thể để lưu biểu mẫu và nhập tên cho biểu mẫu ở ô File name và cuối cùng nhấp Save. + Sử dụng tài liệu trống (blank document) Sau khi thiết kế xong biểu mẫu của bạn, nhấp vào tab File > Save as. Xuất hiện hộp thoại Save as, chọn vị trí cầu lưu biểu mẫu. Trên hộp thoại Save as, tại ô bên phải mục Save as type, chọn Word template (*.dotx) từ danh sách đổ xuống. Trên hộp thoại Save as, tại ô bên phải mục File name, nhập tên biểu mẫu. Nhấp nút Save để hoàn tất.  Đưa nội dung vào biểu mẫu (bước 3) Trên Ribbon, chúng ta đến Developer > Controls > Nhấp Design Mode để bật chế độ thiết kế các điều khiển. Chưa bật Đã bật Design Design Mode Mode Hình 4.12:Chế độ thiết kế các điều khiển (Design Mode) Đạt con trỏ văn bản tại vị trí cần chèn điều khiển. Cũng trên nhóm Controls, bạn chọn loại điều khiển nội dung bạn muốn chèn (xem Hình 4.13). Riêng đối với công cụ Legacy Form, sẽ được trình bày chi tiết bên dưới. Điều khiển nhập văn Điều khiển chèn Điều khiển chèn bản không định dạng. khối văn bản. Điều khiển hộp hình ảnh. chọn ngày. Điều khiển nhập văn bản có định dạng. Điều khiển danh sách cuộn. Điều khiển hộp kiểm. Điều khiển danh Điều khiển lặp lại nội sách đổ xuống. Công cụ Legacy dung. Form Hình 4.13: Các loại điều khiển nội dung + Công cụ Legacy Form (xem Hình 4.14) - : Text Form Field, để người dùng nhập dữ liệu hoặc để viết biểu thức tính toán. - : Check Box Form Field, điều khiển cho phép người dùng đánh dấu chọn. - : Drop Down Form Field: Danh sách đổ xuống, cho phép người dùng chọn một mục trong danh sách đổ xuống. 108 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu - : Frame, cho phép kẻ khung chưa các điều khiển. - : Form Field Shading, dùng để bật/tắt tô nền cho các điều khiển. - : Reset Form Fields, trả về giá trị mặc định lúc đầu khi thiết kế. Hình 4.14: Hộp công cụ Legacy Forms  Thiết lập hoặc thay đổi thuộc tính của các công cụ điều khiển nội dung (bước 4) Mỗi điều khiển nội dung có những thuộc tính mà bạn muốn thiết lập hoặc thay đổi. Ví dụ, bộ chọn ngày (Date Picker) có những tùy chọn định dạng ngày mà bạn muốn dùng để hiển thị ngày. Để thay đổi thuộc tính của điều khiển ta thực hiện theo các bước sau: Nhấp chọn điều khiển (đã chèn vào văn bản) mà bạn muốn thay đổi. Trên Ribbon, bạn đến Developer > Controls > Properties. Thay đổi các thuộc tính mà bạn cần. Nhấp OK để kết thúc. 4.2.3. Thêm hướng dẫn cho một trường  Thêm đoạn chỉ dẫn vào biểu mẫu (bước 5) Đoạn chỉ dẫn cho điều khiển nhằm giúp biểu mẫu của bạn tăng tính khả dụng khi phân phối cho nhiều người dùng. Mặc định những điều khiển đã có sẵn đoạn chỉ dẫn, bạn hoàn toàn có thể thay đổi chúng theo cách riêng của mình. Sau đây là các thực hiện: Đảm bảo là chế độ Design Mode đã được bật (xem lại Hình 4.12). Nhấp chọn điều khiển mà bạn muốn chỉnh sửa chỉ dẫn. Chỉnh sửa chỉ dẫn đang hiển thị trong điều khiển và định dạng chúng theo cách bạn muốn. Trở lại tab Developer > Controls > nhấp Design Mode để tắt chế độ thiết kế và đồng thời lưu các chỉ dẫn đã được chỉnh sửa. + Đối với công cụ Legacy Form - (1) Không nhất thiết phải mở chế độ Design Mode. - (2) Nhấp đôi chuột vào điều khiển cần thêm chỉ dẫn. - (3) Trên hộp thoại thuộc tính của điều khiển, ở gốc dưới bên trái, bạn bấm chọn vào nút Add Help Text. Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 109
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao - (4) Xuất hiện hộp thoại Form Field Help Text (xem Hình 4.15). - (5) Bạn chọn tab Status Bar để thiết lập chỉ dẫn hiển thị trên thanh trạng thái và tab Help Key (F1) để thiết lập chỉ dẫn khi người dùng nhấn phím F1 (giúp đỡ). - (6) Bạn chọn mục Type your own và nhập nội dung hướng dẫn ở ô bên dưới mục này. - (7) Nhấp OK để hoàn tất. Hình 4.15: Hộp thêm hướng dẫn cho điều khiển 4.2.4. Đặt/hủy chế độ bảo vệ cho biểu mẫu.  Bảo vệ biểu mẫu (bước 6) Bảo vệ biểu mẫu nhằm mục đích không cho phép người khác thay đổi thiết kế của biểu mẫu; người sử dụng khác chỉ có thể điền nội dung cho các điểu khiển, nhưng không thể thay đổi các điều khiển và thuộc tính của chúng. Cách thực hiện bảo vệ biểu mẫu như sau: Mở biểu mẫu bạn muốn bảo vệ. Trên Ribbon, bạn đến Home > Editing > Select > Select All (xem Hình 4.16. Bạn cũng có thể bấm tổ hợp phím Ctrl + A). 110 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu Hình 4.16: Công cụ chọn toàn bộ văn bản Quay lại Ribbon, bạn đến Developer > Controls > Group. + Nếu bạn muốn mở khóa thì chỉ cần làm bước 3 này và chọn Ungroup thay vì Group). + Nếu bạn dùng chức năng Legacy Form thì bước khóa này chỉ có tác dùng không cho người dùng chỉnh sửa biểu mẫu. Nhưng để người dùng có thể điền dữ liệu vào biểu mẫu (dạng Legacy Form) thì bạn phải dùng chức năng khóa Filling in Forms: - Trên Ribbon, bạn đến Developer > Protect > Restrict Editing. - Xuất hiện thanh công cụ Restric Editing. Bạn đánh dấu kiểm vào mục Allow only this type of editing in the document tại mục số 2. Editing restrictions. - Trong danh sách đổ xuống, bạn chọn mục Filling in forms (xem Hình 4.17). Hình 4.17: Chọn loại bảo vệ Filling in forms - Sau đó bạn nhấp chọn nút Yes, Start Enforcing Protection bên dưới mục 3. Start enforcement (xem Hình 4.18). Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 111
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao Hình 4.18: Chấp nhận bảo vệ biểu mẫu - Xuất hiện hộp thoại nhập mật khẩu, bạn có thể nhập hoặc không nhập mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập, phải nhập 2 lần giống nhau (xem Hình 4.19). - Nhấp OK để hoàn tất. Hình 4.19: Hộp thoại đặt mật khẩu bảo vệ biểu mẫu 4.3. Phối thư (Merge) Khi soạn thảo văn bản theo một mẫu nhưng nội dung dữ liệu lại khác nhau, Ví dụ như: Mẫu giấy khen, mẫu giấy chứng nhận, mẫu bằng cấp,… làm thế nào để chúng ta có thể thực hiện nhanh việc điền dữ liệu cho những mẫu ấy? Câu trả lời là dùng công cụ phối thư (Mailing). Khi đó chúng ta chỉ cần chuẩn một tài liệu chính (mẫu) chứa những trường thông tin (chưa nhập dữ liệu) cùng với một danh sách dữ liệu dạng bảng (table) và dùng công cụ phối thư để điền dữ liệu tự động từ danh sách vào tài liệu chính. 4.3.1. Tạo tài liệu chính và danh sách  Tài liệu chính  Là tài liệu chứa trường thông tin của một dạng mà chúng ta dự định xuất bản.  Word hỗ trợ nhiều dạng khác nhau. Các tạo một tài liệu chính như sau: Mở một tập tin mới và nhập các trường thông tin cần thiết. 112 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu Trên Ribbon, bạn đến Mailings > Start Mail Merge > Start Mail Merge. Chọn một trong các dạng sau: + Letters: Dạng thư thông thường. Ví dụ mẫu giấy báo (xem Hình 4.20). Hình 4.20: Mẫu giấy báo (dạng Letters) + Email messages: Dạng thư điện tử. + Envelopes: Dạng bao thư (kích thước có thể tùy chọn). Đối với dạng này, sau khi chọn sẽ xuất hiện hộp thoại Envelope Options (xem Hình 4.21). Trong đó: - Envelope size: Bạn chọn kích thước của bao thư (cao x ngang). - Delivery address: Định dạng ký tự (bấm vào nút Font) và thiết lập vị trí so với biên trái (From left), biên trên (From top) cho thông tin địa chỉ của người nhận thư. - Return address: Định dạng ký tự (nhấp nút Font) và thiết lập vị trí so với biên trái (From left), biên trên (From top) cho thông tin địa chỉ của người gửi. Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 113
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao Hình 4.21: Hộp thoại Envelope Options + Labels: Dạng giấy nhãn. Dạng này giúp chúng ta sắp xếp được nhiều mẫu trên cùng một mặt của khổ giấy đã chọn. Sau khi nhấp chọn mẫu này sẽ xuất hiện hộp thoại Label Options (xem Hình 4.22). - Nếu bạn chọn dạng giấy nhãn có sẵn, bạn nhấp chọn nhà cung cấp mẫu ở mục Label Vendors sau đó chọn một mẫu của nhà cung cấp đó bên dưới mục Product Number và nhấp OK để hoàn tất. Hình 4.22: Hộp thoại Label Options - Nếu bạn muốn thiết kế một giấy nhãn theo ý mình, bạn nhấp chọn nút New labels. Xuất hiện hộp thoại Label Details (xem Hình 4.23). Ví dụ: Tạo nhãn để in được 8 nhãn trên 1 trang A4 (2 x 4). Lưu ý: Tổng các số đo theo chiều dọc phải nhỏ hơn hoặc bằng page height và tổng các số đo theo chiều ngang phải nhỏ hơn hoặc bằng page width. 114 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu 1 3 5 4 6 7 9 8 10 2 2a 2b Hình 4.23: Hộp thoại Label Details - (1) Label name: Đặt tên cho nhãn. Tùy theo ý của bạn (nên gợi nhớ). - (2) Page size: Chọn kích cỡ trang in. - (2a) Page width: Xem chiều ngang của trang in. - (2b) Page Height: Xem chiều dọc của trang in. - (3) Top margin: Đặt lề trên, là phần chừa trống phía trên cùng của trang in. - (4) Side margin: Đặt lề trái, là phần chừa trống phía bên trái cùng của trang in. - (5) Label height: Đặt chiều cao của mỗi nhãn. - (6) Label width: Đặt chiều ngang của mỗi nhãn. - (7) Vertical pitch: Đặt khoảng cách giữa các nhãn theo chiều dọc, bằng Label height + phần khoảng cách. Ví dụ: Nhãn có Label heigh là 6 cm và bạn muốn nhãn trên và nhãn dưới cách nhau 0.5 cm thì giá trị này bạn sẽ đặt 6.5 cm (=6cm+0.5cm). - (8) Horizontal pitch: Đặt khoảng cách giữa các nhãn theo chiều ngang, bằng Label width + phần khoảng cách. Ví dụ: Nhãn có Label width là 10 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 115
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao cm và bạn muốn nhãn trái và nhãn phải cách nhau 0.5 cm thì giá trị này bạn sẽ đặt 10.5 cm (=10cm+0.5cm). - (9) Number across: Số lượng nhãn sắp xếp theo hàng ngang trên trang in. - (10) Number down: Số lượng nhãn sắp xếp theo chiều dọc trên trang in. + Directory: Dạng danh mục liệt kê. Đối với các dạng: Letters, Email message, Envelope khi chúng ta in, mỗi một mẫu sẽ được in trên một trang riêng biệt. Dạng Directory này giúp chúng ta in liên tiếp các mẫu mà không phân trang.  Tập tin danh sách  Là tập tin chứa danh sách dữ liệu (dạng bảng) dùng để phối thư, có thể thuộc nhiều loại khác nhau như: Tập tin văn bản Word (*.doc, *.docx), tập tin bảng tính Excel (*.xls, *.xlsx), tập tin cơ sở dữ liệu Access (*.mdb, *.accdb),… Thông dụng nhất là tập tin bảng tính Excel.  Nếu tập tin dữ liệu dạng văn bản Word thì lưu ý trong văn bản này chỉ nên có duy nhất một Table chứa dữ liệu cần dùng để phối thư. Nếu tập tin dữ liệu là bảng tính Excel thì chỉ nên có duy nhất 1 sheet (nếu nhiều sheet bạn cần phải nhớ tên sheet chứa bảng dữ liệu), và dòng tiêu để của bảng dữ liệu phải là dòng đầu tiên của sheet đó (xem Hình 4.24). Hình 4.24: Minh họa danh sách dạng bảng tính Excel 4.3.2. Biên tập, sắp xếp một danh mục người nhận. Trên tài liệu chính mà bạn đã tạo ở mục Error! Reference source not ound., bạn vào Mailing > Start Mail Merge > Select Recipients > Use an Existing List. Hiển thị của sổ Select Data Source, bạn chỉ đến thư mục chứa tập tin dữ liệu. Sau đó chọn tập tin dữ liệu bạn muốn dùng để phối thư và nhấp nút Open. Đối với tập tin bảng tính Excel (hoặc Access,…) sẽ xuất hiện hộp thoại Select Table để chọn đúng nơi chứa bảng dữ liệu. Ví dụ trên Hình 4.25, chúng ta chọn bảng dữ liệu tại sheet DULIEU (tập tin dữ liệu dạng là tập tin bảng tính Excel - .xlsx). Nhấp chuột vào nút OK để chọn. 116 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu Hình 4.25: Hộp thoại chọn bảng dữ liệu dùng để phối thư Đến lúc này tài liệu chính đã kết nối được với tập tin danh sách dữ liệu. Các công cụ phục vụ thiết lập cho phối thư bắt đầu có hiệu lực (xem Hình 4.26). Hình 4.26: Trạng thái các công cụ phối thư sau khi kết nối dữ liệu 4.3.3. Chèn các trường điều kiện. Tìm hiểu về quy tắc phối thư và khám phá cách sử dụng từng quy tắc. Khi bạn tạo thư hoặc email cho tất cả khách hàng của mình và bạn muốn thư nói những điều khác nhau tùy thuộc vào các giá trị khác nhau trong các trường nhất định của nguồn dữ liệu của bạn — bạn có thể thiết lập quy tắc. Ví dụ, bạn đã tạo một bức thư về một sự kiện sắp tới được tổ chức tại ba địa điểm địa lý khác nhau trên thế giới. Bạn đã tạo thư bằng cách sử dụng tùy chọn Start Mail Merge trên tab Mailings trong Word, nhưng sau khi xem lại tài liệu, bạn phát hiện ra rằng không chỉ có nội dung lặp lại mà còn nhận ra một số nội dung cần thay đổi dựa trên vị trí của sự kiện. Trong tình huống như vậy, bạn có thể sử dụng Rules trong nhóm Write & Insert Fields để bao gồm nhiều điều kiện khác nhau. Thêm quy tắc vào tài liệu phối thư giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn và linh hoạt hơn. Với quy tắc, bạn không cần tạo nhiều tài liệu và nội dung có thể thay đổi nhanh chóng. Bạn có thể thêm quy tắc khi bạn thiết lập cho tài liệu phối thư. Các thực hiện như sau: Trên Ribbon, bạn đến Mailings > Write & Insert Fields > Rules (xem Hình 4.27). Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 117
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao Hình 4.27: Công cụ chèn quy tắc khi phối thư Chọn một quy tắc có trong danh sách (xem Hình 4.28). Lưu ý là quy tắc chỉ có hiệu lực khi bạn thực hiện trộn thư. Hình 4.28: Danh sách các quy tắc Mỗi quy tắc đều là một trường văn bản nên bạn có thể nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để hiển thị / ẩn Field Code của các quy tắc bạn tạo. Tên quy tắc Mô tả Ví dụ và phương pháp Sử dụng để nhập nội dung Trong mẫu giấy báo có không có trong dữ liệu hoặc chưa thông tin ngày xuất giấy báo, xác định trước của một thông tin thông tin này sẽ được cập nhật lúc nào đó. Nội dung đã nhập sẽ xuất in giấy báo. Chúng ta sẽ dùng hiện trong tài liệu kết quả phối trường quy tắc Ask cho trường thư. hợp này. Cách thực hiện: Ask Trong hộp thoại Insert [1] Tạo bookmark tại vị trí Word Field:Ask có hộp kiểm bạn muốn nhập nội dung (xem Ask once. Chọn hộp kiểm nếu 3.3.1). bạn muốn lời nhắc chỉ xuất hiện [2] Tạo trường có tên Ref liên một lần khi kết hợp thư cuối kết đến bookmark vừa tạo. cùng. Hoặc xóa hộp kiểm (cài đặt [3] Trên hộp thoại Insert Word Field: Ask, tại hộp 118 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
Xử lý văn bản nâng cao Chương 4. Trường và biểu mẫu mặc định) nếu bạn muốn lời nhắc Bookmark, chọn bookmark vừa xuất hiện cho mỗi bản ghi. tạo. [4] Tại hộp Prompt, bạn nhập câu yêu cầu “Bạn xuất giấy báo ngày nào”? [5] Tại hộp Default bookmark text, bạn có thể nhập một ngày mặc định hoặc để trống. [6] Chọn OK để hoàn tất. Sử dụng trường Fill-in khi Lấy ví dụ tương tự phần bạn muốn đặt câu hỏi. Trường Ask. Cách làm sẽ đơn giản hơn. này tương tự như trường Ask, [1] Đặt con trỏ văn bản tại vị trí hiển thị nhiều lần trong một tài bạn cần chèn trường. liệu. [2] Trên hộp thoại Insert Trong trường hộp thoại Word Field: Fill-in, tại hộp Fill-in Insert Word Field: Fill-in có Prompt, bạn nhập câu yêu cầu hộp kiểm Ask once. Chọn hộp “Bạn xuất giấy báo ngày nào”? kiểm nếu bạn muốn phản hồi áp [3] Chọn OK để hoàn tất. dụng cho mọi bản ghi được hợp nhất. Hoặc xóa hộp kiểm (cài đặt mặc định) nếu bạn muốn được nhắc cho mỗi bản ghi. Sử dụng trong trường hợp Bạn muốn gửi thư mời cho cần điền nội dung dựa trên điều khách hàng và để thêm phần kiện nào đó. Điều kiện được xác trang trọng, phía trước họ tên của lập trên một trường thông tin có họ bạn cần điền chính xác từ Ông trong bảng danh sách. hoặc Bà dựa trên trường Phái có Các kiểu so sánh trong mục trong bảng danh sách. Comparison (từ [3]  [6] chỉ sử [1] Trên hộp thoại Insert If Then Else dụng cho trường giá trị kiểu số): Word Field: IF, tại danh sách đổ xuống Field name, chọn cột [1] Equal to: Bằng. Phái (Cột này lấy từ tập tin danh [2] Not equal to: Khác. sách). [3] Less than: Nhỏ hơn. [2] Trong danh sách đổ xuống Comparison, bạn chọn Equal [4] Greater than: Lớn hơn. to. [5] Less than or equal: Nhỏ [3] Trong hộp Compare to, hơn hoặc bằng. bạn nhập Nam. Sau đó trông hộp Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 119
Chương 4. Trường và biểu mẫu Xử lý văn bản nâng cao [6] Greater than or equal: Lớn Insert this text, bạn nhập Ông hơn hoặc bằng. và trong hộp Otherwise insert [7] Is blank: Trống rỗng. this text bạn nhập Bà. [8] Is not blank: Có chứa nội [4] Nhấp OK để hoàn tất. dung (không trống rỗng). Sử dụng để in số thứ tự bản [1] Đặt con trỏ văn bản ở vị trí ghi tương ứng trong nguồn dữ cần chèn Merge Record #. Merge liệu trên tài liệu kết quả. Số này [2] Trên Ribbon > Mailings > Record # phản ánh chính xác sắp xếp hoặc Write & Insert Fields > Rules > lọc mà bạn đã áp dụng cho Merge Record #. nguồn dữ liệu trước khi phối thư. Sử dụng khi bạn muốn đếm Ví dụ: Bạn phối một danh số lượng bản ghi trong tài liệu đã sách thư và muốn biết tổng số bao phối. nhiêu thư được phối. Merge Merge Sequence # sẽ đánh [1] Đặt con trỏ văn bản ở vị trí Sequence # số tăng dần liên tục và số ở bản cần chèn Merge Sequence #. ghi cuối cùng chính là tổng số thư [2] Trên Ribbon bạn đến đã được phối. Mailings > Write & Insert Fields > Rules > Merge Sequence #. Sử dụng để chèn bản ghi dữ Ví dụ: Khi bạn phối thư liệu tiếp theo vào tài liệu hiện tại dạng Label, tạo 2 nhãn trên trang mà không cần bắt đầu một tài liệu A4. Tuy nhiên bạn lỡ tay xóa mất mới. Thường sử dụng khi bạn trường và bạn muốn phối nhiều bản ghi trên cần chèn lại trường này. Next Record cùng một trang tài liệu. [1] Đặt con trỏ văn bản ở vị trí Dạng phối thư Label mặc cần chèn Next Record. định chèn trường này từ nhãn thứ [2] Trên Ribbon bạn đến 2 trở đi. Mailings > Write & Insert Fields > Rules > Next Record. Sử dụng để so sánh một [1] Đặt con trỏ văn bản ở vị trí trường phối nào nào đó với một cần chèn Next Record If. giá trị tương ứng. Nếu so sánh là [2] Trên Ribbon bạn đến Next Record đúng (true) thì Word sẽ phối bản Mailings > Write & Insert Fields If ghi tiếp theo ở trang phối hiện tại, > Rules > Next Record If. ngược lại, nếu so sánh là sai [3] Trong danh sác Field (false) thì Word sẽ phối theo thứ name, bạn chọn trường tên tự bình thường. muốn so sánh, ví dụ Điểm thi. 120 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.