Tầm quan trọng của kế hoạch tuyển dụng nhân sự

TẦM QUAN TRỌNG CỦA KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ<br /> <br /> Tuyển dụng nhân sự  thực sự  là một khâu quan trọng vì nó là định hướng, quyết định sức <br /> khỏe doanh nghiệp của bạn. Một doanh nghiệp có phát triển được hay không cũng là do có  <br /> tuyển dụng được nhân sự  thực sự phù hợp hay không. Vậy, làm cách nào có một kế  hoạch <br /> tuyển dụng tốt, tuyển được nhân sự  phù hợp, hiệu quả… đó là vấn đề  sẽ  được làm rõ qua  <br /> cuộc trao đổi dưới đây.<br /> ­ Phóng viên: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự  rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, vậy  <br /> theo Bà, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần những yếu tố nào?<br /> Bà Hoàng Thu Uyên: Trước tiên người quản lý nhân sự  cần biết có 2 kế  hoạch chính cần <br /> thực hiện, đó là: Kế  hoạch tuyển dụng nhân sự  của năm và kế  hoạch tuyển dụng nhân sự <br /> ngắn hạn.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Lập kế  hoạch tuyển dụng là việc phổ  biến với những doanh nghiệp có sự  phát triển tăng  <br /> đều và các doanh nghiệp có sự biến động về nhân sự tương đối lớn.<br /> Hiển nhiên rằng, việc dự trù nhân sự phải thuộc phần việc của các phòng ban trong công ty  <br /> dựa vào các yêu tố  như: việc phát triển, mở  rộng kinh doanh, dự kiến thay thế nhân sự  hay <br /> các yếu tố  khác của phòng. Tuy nhiên việc thẩm định, nắm bắt yêu cầu chi tiết về  nhân sự <br /> cần và lên kế hoạch thì phải là của phòng nhân sự. (Việc duyệt thẩm định nhu cầu nhân sự <br /> xin được chia sẻ ở một bài viết khác).<br /> Cần lường trước các yếu tố thuận lợi, khó khăn, kinh phí và nhân lực triển khai:<br /> Phòng nhân sự phải làm gì cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự  năm? Đó là việc lường trước <br /> được các yêu tố thuận lợi, khó khăn, dự trù nguồn kinh phí, nhân lực triển khai..<br /> Để  dễ  hình dung bạn hãy tưởng tượng chúng ta sẽ  phải chuẩn bị cho 1 buổi đi công tác từ <br /> Hà Nội vào TP.HCM trong vòng 1 tuần. Ngoài việc lựa chọn phương án từ  đi lại, chỗ ăn ở,  <br /> cũng cần phải tính toán thêm các yếu tố như thời tiết, văn hóa địa phương, chi phí... Chúng ta  <br /> phải lường trước việc nếu đi vào cuối tuần hoặc dịp lễ thì việc đặt mua vé máy bay khá khó  <br /> vì thế cần có sự chuẩn bị trước về việc này.<br /> Và nếu lường trước được công việc ít biến động về mặt thời gian, chúng ta có thể chủ động  <br /> đặt vé khứ hồi để đảm bảo trở lại công ty đúng hạn. Về mặt thời tiết, nếu Hà Nội đang là <br /> mùa Đông nhưng TP.HCM lại không hề  lạnh, thì thay vì áo đại hàn chúng ta cần chuẩn bị <br /> cho mình những bộ quần áo thoải mái nhất. Chúng ta cũng cần phải nghiên cứu việc văn hóa <br /> trong đó như thế nào việc tặng quà đối tác và mời đối tác ăn uống ra sao cho phù hợp chẳng  <br /> hạn... cũng có thể  phòng sẵn thuốc giải rượu nếu biết đối tác là người hay “quá chén” để <br /> khỏi mất lòng chủ  nhà. Nói chung cần là phải tính toán đến mọi yếu tố  tác động như  vậy <br /> mới là kế hoạch.<br /> Tương tự  như  vậy việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự  năm cũng cần phải có các  <br /> phân tích cụ thể các yếu tố tác động. Ví dụ: Phòng Kế toán cần tuyển thêm 3 kế toán hỗ trợ <br /> dự án năm tới thì có nghĩa chúng ta phải tính đến bài toán lương, máy tính, vị trí ngồi, tủ tài <br /> liệu... cho nhân sự mới.<br /> Giá sử thời gian tuyển dụng là vào cuối năm (tháng 12 dương lịch), thời điểm này thật sự khó <br /> tuyển dụng vì mọi người có thể muốn một chút ổn định vào dịp cuối năm thay vì phải nhận <br /> một công việc mới, đồng nghĩa bạn có thể  chọn được ít  ứng viên hơn cho vị  trí cần thiết.  <br /> Việc tuyển dụng lúc này cần đẩy sớm hơn 2 đến 3 tháng.<br /> Các yếu tố  yêu cầu như  kinh nghiệm về  kế toán dự  án cần phải tuyển dụng như  thế  nào,  <br /> nhân lực triển khai tuyển dụng và dự  trù thời gian triển khai. Các yếu tố  này sẽ  quyết định  <br /> đến việc kế hoạch của bạn có thành công hay không, càng chi tiết được bao nhiêu càng tốt.<br /> ­ Với kinh nghiệm của mình, bà có thể  chia sẻ  cụ  thể  các bước để  lập kế  hoạch tuyển  <br /> dụng?<br /> Đối với kế hoạch tuyển dụng cho cả năm, cần các bước thực hiện sau để có được kế hoạch  <br /> tuyển dụng hoàn hảo.<br /> Bước 1: Thẩm định các kế hoạch nhân sự của các phòng ban<br /> Họp bàn phân tích và làm rõ nhu cầu nhân sự cần tuyển dụng. Chi tiết mục đích, thời gian, số <br /> lượng, mô tả  công việc, chế  độ  lương thưởng, các yêu cầu với nhân sự  cần tuyển... Phân  <br /> tích rõ nguồn lao động thời vụ, dự  trù hay chính thức. Chú ý đến các vấn đề  nhân viên hết  <br /> hạn hợp đồng, nhân viên thai sản để có kế hoạch cụ thể.<br /> Bước 2: Phân tích nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng<br /> Nhắm vào sự  phổ  biến để  đánh giá tỷ  lệ  thành công trong tuyển dụng cũng như  phân tích <br /> được thời gian hoàn thành, chi phí bỏ ra… Ví dụ: Để  tuyển nhân viên kế  toán khá đơn giản <br /> do số lượng  ứng viên lớn nên việc tìm nguồn tuyển dụng không cần thiết, nhưng việc đánh  <br /> giá chuyên môn nghiệp vụ cần phải chú trọng. Còn đối với vị trí cao hơn như giám đốc hay  <br /> phó giám đốc, nhân viên kinh doanh thì việc tuyển dụng lại cần thực hiện theo hướng khác <br /> kể cả đến phương án thuê đơn vị “Săn đầu người”.<br /> Bước 3: Điều chỉnh dựa trên thực tế nếu có sự thay đổi<br /> Do kế hoạch dài hạn nên việc điều chỉnh kế hoạch là hoàn toàn cần thiết, tuy nhiên cần dựa <br /> trên phân tích thực tế và vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp.<br /> Bước 4. Xây dựng kênh truyền thông đủ tốt, bao phủ.<br /> Một yếu tố  sống còn đề  đảm bảo kế hoạch tuyển dụng được thành công đúng hạn… là có  <br /> một mạng lưới các đơn vị  truyền thông, sàn giao dịch việc làm hỗ  trợ. Đây cũng là việc tốn  <br /> kém nhất trong khâu tuyên dụng nhân sự.<br /> Tại Việt Nam hiện nay có rất nhiều lựa chọn như: Quảng cáo Google, Facebook... hay đặt <br /> banner trên các báo điện tử, báo giấy, các Sàn giao dịch việc làm trực tuyến... Đối với một số <br /> doanh nghiệp có lượng người truy cập website lớn như các báo điện tử, công ty điện máy, <br /> ngân hàng... thì việc đăng tuyển dụng ngay trên website công ty cũng thu hút được lượng xem  <br /> đáng kể, tuy nhiên tùy vị trí tuyển dụng mà cũng cần phải liên kết với các Sàn giao dịch việc <br /> làm để  tăng lượng người xem tuyển dụng, từ  đó có thể  lựa chọn được  ứng viên sáng giá  <br /> nhất.<br /> Việc lựa chọn sàn giao dịch cũng cần phải nghiên cứu dựa trên ngân sách tuyển dụng, đối  <br /> tượng tuyển dụng hoặc tranh thủ các đợt khuyến mại giảm giá đáng kể của các sàn giao dịch  <br /> để tối đa hóa lợi ích.<br /> Về kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn:<br /> Về việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn dành cho các loại sau:<br /> ­ Thay thế nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột ngột, sa thải nhân viên…<br /> ­ Thêm mới nhân sự: Tuyển dụng mới cho các vị  trí cần bổ  xung người ngoài dự  kiến kế <br /> hoạch năm.<br /> Đối với việc thay thế nhân viên<br /> Đây là kế  hoạch tuyển dụng đơn giản hơn do các mô tả  cũng như  các công việc của nhân  <br /> viên đã rõ ràng, việc tìm người thay thế dựa trên các thông tin có sẵn, tuy nhiên cần chú ý rút <br /> kinh nghiệm (nếu có) về nhân viên ở vị trí trước đã từng làm. VD: Nhân viên nghỉ do sinh con  <br /> thì cần lựa chọn ứng viên phù hợp ( Đã sinh 2 con rồi) hoặc có điều kiện ràng buộc trước khi <br /> tuyển dụng mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật.<br /> Đối với việc thêm nhân sự mới<br /> Cần chỉ ra rõ ràng sự cần thiết của việc thêm mới, mô tả  cụ  thể công việc, quyền lợi trách  <br /> nhiệm, yêu cầu cụ thể của nhân sự mới. Phòng nhân sự cần phải thẩm duyệt kỹ càng vì vấn <br /> đề này sẽ liên quan đến rất nhiều yếu tố như đã phân tích ở trên.<br /> Bước 1: Xác định loại tuyển dụng để xây dựng kế hoạch<br /> Xem xét công việc cần giải quyết cấp thiết hiện tại khi nhân sự cũ nghỉ hoặc cần triển khai  <br /> ngay một dự án mới chưa có người đảm nhiệm. Vì vậy, cần bổ sung ngay nhân sự còn thiếu.<br /> Bước 2: Lên kế hoạch, cách thức tuyển dụng và thời gian tuyển dụng<br /> Làm rõ được yêu cầu đối với nhân sự và đưa ra phương hướng thực hiện. Thiết lập các tiêu  <br /> chí đánh giá năng lực, văn hóa, lương thưởng… của các ứng viên, để lọc hồ sơ phù hợp với  <br /> nhu cầu tuyển dụng nhân sự công ty. Vòng phòng vấn sẽ giúp phòng nhân sự có cái nhìn chi <br /> tiết nhất về ứng viên. Qua đó lựa chọn những người tốt nhất làm việc tại doanh nghiệp.<br /> ­ Bà đánh giá hiện trạng về  tuyển dụng nhân sự  tại các doanh nghiệp Việt Nam như  thế  <br /> nào?<br /> Đối với các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam thì nhìn chung họ lập kế hoạch tuyển dụng nhân <br /> sự  tương đối bài bản, mức độ  đầu tư  cũng lớn. Tuy nhiên ở  các doanh nghiệp nhỏ  quy mô <br /> dưới 30 nhân sự có thể nói hết sức thụ động. Nhiều đơn vị liên hệ với chúng tôi hỗ trợ tuyển  <br /> dụng mà họ thậm chí còn không cụ thể được những yêu cầu về mặt hồ sơ đối với ứng viên <br /> cần tuyển dụng, thậm chí có đơn vị còn không có những giới thiệu, hình ảnh cần thiết để thu  <br /> hút ứng viên mặc dù có những đơn vị hoạt động tới 5 năm, 10 năm.<br /> Thực ra cũng không thể trách được họ, có những đơn vị chỉ có 10 nhân sự thì làm gì có phòng <br /> nhân sự, mọi vị trí đều ưu tiên làm kinh doanh hoặc kỹ thuật. Việc phụ trách tuyển dụng chỉ <br /> là kiêm nhiệm... cũng nắm được thực trạng này nên Sàn giao dịch Việc Làm Mới chúng tôi <br /> xây dựng những gói dịch vụ hỗ trợ tối đa, với các dịch vụ này các doanh nghiệp có thể  tạm  <br /> coi chúng tôi chính là phòng Nhân sự của họ.<br />