intTypePromotion=1
ADSENSE

Tầm quan trọng của kỹ năng công nghệ thông tin cơ bản - Tin học văn phòng

Chia sẻ: Huyết Thiên Thần | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

25
lượt xem
1
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tin học văn phòng sẽ giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm các nội dung liên quan đến công việc, quản lý hoặc theo dõi cùng một lúc nhiều công việc thay vì phải ghi nhớ trong đầu hoặc phải dùng sổ sách, tạo ra được những hiệu ứng tốt khi trình bày một vấn đề với mầu sắc và hình ảnh đa dạng, tiết kiệm chi phí in ấn vì chúng ta có thể nháp, chỉnh sửa văn bản đến khi văn bản đã đẹp, chính xác rồi mới in, hoặc gửi file cho người khác thay vì việc phải in ra rồi mới gửi. Tiết kiệm thời gian khi bạn có thể làm nhiều phép tính phức tạp một cách tự động trên excel với rất nhiều thông tin. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung bài viết!

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Tầm quan trọng của kỹ năng công nghệ thông tin cơ bản - Tin học văn phòng

  1. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN - TIN HỌC VĂN PHÒNG Hoàng Phương Thảo Trường Đại học Hà Nội Tóm tắt: Xã hội hiện đại mở ra cho chúng ta ngày càng nhiều cơ hội nghề nghiệp, đồng thời cũng đòi hỏi chúng ta phải có nhiều kỹ năng mới. Khi tìm kiếm thông tin tuyển dụng của các công ty chúng ta thấy hầu hết các công việc văn phòng như kế toán, hành chính, nhân sự, tài chính, … thì một trong những yêu cầu không thể thiếu cho các vị trí này là phải “thành thạo tin học văn phòng”. Bời vì tất cả những công việc này hàng ngày đều liên quan đến máy tính như: Chuẩn bị tài liệu, in ấn, tập hợp dữ liệu, tính toán, báo cáo, thuyết trình, …Tin học văn phòng sẽ giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm các nội dung liên quan đến công việc, quản lý hoặc theo dõi cùng một lúc nhiều công việc thay vì phải ghi nhớ trong đầu hoặc phải dùng sổ sách, tạo ra được những hiệu ứng tốt khi trình bày một vấn đề với mầu sắc và hình ảnh đa dạng, tiết kiệm chi phí in ấn vì chúng ta có thể nháp, chỉnh sửa văn bản đến khi văn bản đã đẹp, chính xác rồi mới in, hoặc gửi file cho người khác thay vì việc phải in ra rồi mới gửi. Tiết kiệm thời gian khi bạn có thể làm nhiều phép tính phức tạp một cách tự động trên excel với rất nhiều thông tin. I. MỤC TIÊU Ngày nay, với sự tiến bộ và phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã xuất hiện ở mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề trong cuộc sống đòi hỏi chúng ta ít nhất phải thành thạo những kỹ năng cơ bản về Công nghệ Thông tin trong đó có Tin học Văn phòng. Tin học Văn phòng là một công cụ không thể thiếu trong hầu hết các vị trí tuyển dụng của các doanh nghiệp. Đặc biệt các nhà quản lý họ đều sử dụng Excel để thực hiện việc quản trị, nhân viên văn phòng và sử dụng Excel để tối ưu hóa các công việc họ phải làm, …Sau khi tốt nghiệp chắc chắn chúng ta ai cũng sẽ phải đi vào thị trường lao động, cũng muốn xin được việc đúng theo ngành nghề mình yêu thích. Vì vậy nếu muốn được đánh giá cao cần phải có những kỹ năng nghề nghiệp tốt để các nhà tuyển dụng thấy được khả năng của bạn. Ngoài kĩ năng làm việc nhóm, kĩ năng truyền đạt thông tin,… thì kỹ năng sử dụng Công nghệ Thông tin cơ bản cũng vô cùng cần thiết giúp năng suất làm việc trở nên hiệu quả hơn. Không chỉ các sinh viên chưa ra trường mà còn đối với tất cả các nhân viên văn phòng, người đi làm hành chính …đều cần sử dụng đến công cụ Microsoft Word – Microsoft Excel – Microsoft PowerPoint để làm việc. II. TIN HỌC VĂN PHÒNG LÀ GÌ? Tin học Văn phòng là một mảng nhỏ trong ngành Công nghệ Thông tin chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như thao tác với các văn bản, bàng tính, trình chiếu, …Tin học Văn phòng bao gồm bộ các công cụ Microsoft Office trong đó có MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook và rất nhiều các công cụ khác với rất nhiều các phiên bản khác nhau như 2003, 226
  2. 2007, 2010, 2013, 2016 nhưng chúng đều có mục đích chính là phục vụ cho công việc văn phòng. Đặc biệt khi nói đến Tin học Văn phòng thì bộ 3 công cụ không thể thiếu mang lại những tính năng ứng dụng rất rộng rãi và được áp dụng phổ biến trong việc thực hiện tất cả các công việc văn phòng, văn bản, giấy tờ hiện nay đó chính là Word, Excel, PowerPoint. Đứng trước những tính năng đa dạng của bộ 3 công cụ này mang lại không ít người đã bất ngờ, không biết đươc cách tiếp cận và sử dụng thế nào cho hiệu quả và tối ưu nhất. Việt thành thạo Tin học Văn phòng mang đến giá trị không chỉ là nhất thời và duy nhất mà còn kéo dài mãi về sau và bổ trợ cho mọi công việc trong cuộc sống. Nắm vững kiến thức và kỹ năng Tin học Văn phòng là chìa khóa quan trọng trong việc hội nhập nguồn chi thức của xã hội. III. SỰ CẦN THIẾT CỦA TIN HỌC VĂN PHÒNG Xã hội hiện đại mở ra ngày càng nhiều cơ hội nghề nghiệp đồng thời cũng đòi hỏi chúng ta phải có nhiều kỹ năng mới thì vai trò của Tin học ngày càng trở nên quan trọng và là nhân tố vô cùng cần thiết trong mọi lĩnh vực. Trong những năm gần đây tin học được phổ cập rộng rãi như là đã đưa vào chương trình học của tất cả các cấp, hỗ trợ việc giảng dạy, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý riêng nhằm đáp ứng được công việc đặc thù của từng ngành nghề. C. 1. Đối với công việc: Hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên phải thành thạo các kỹ năng tin học nói chung và tin học văn phòng nói riêng để hoàn thành trôi chảy các công việc như: các giao dịch bằng văn bản, giấy tờ, hoạt động quản lý hành chính – nhân sự, hoạt động kế toán, kiểm toán, marketing, … Tất cả các vị trí tuyển dụng của các doanh nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu là thành thạo tin học văn phòng. Đây là kỹ năng mà chúng ta có thể dễ dàng có được khi còn ngồi trên ghế nhà trường nếu chúng ta thực sự có ý thức rèn luyện và thực hành. D.2. Đối với đời sống: Nhờ có tin học mà cuộc sống của con người trở nên dễ dàng và thú vị hơn rất nhiều. Chúng ta có thể kết nối, liên lạc và chia sẻ khắp toàn cầu. Tìm kiếm nguồn tài nguyên mở và phong phú. Xử lý thông tin, văn bản và thuyết trình trở nên hay ho hơn bao giờ hết. E. 3. Đối với giáo dục: Khi còn ngồi trên ghế nhà trường chắc hẳn ai trong chúng ta cũng phải dùng đến MS Word, MS Excel, MS PowerPoint. Tin học được xử dụng xuyên suốt quá trình học để làm tiểu luận, báo cáo thực tập, luận văn, thuyết trình. Đây là cơ hội tốt để các bạn thực hành và rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng của mình trước khi bước vào thị 227
  3. trường lao động thực sự. Các bạn tự đặt ra yêu cầu cho mình phải trình bày một bài tiểu luận, luận văn, một đề án hay một slide thuyết trình đẹp, đúng quy cách, chuyên nghiệp. Thực tế cho thấy việc học những kỹ năng Tin học Văn phòng này lại gặp không ít khó khăn vì hầu hết chúng ta chưa nhận thấy được tầm quan trọng của những kỹ năng này nên chưa thực sự tập trung vào học. Lượng kiến thức cần học là rất nhiều nên cần thời gian dài mới đủ để tiếp thu. IV. KỸ NĂNG TIN HỌC VĂN PHÒNG Nói đến kỹ năng Tin học Văn phòng chúng ta nghĩ ngay đến các thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu, …Tin học Văn phòng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn. Nếu bạn thành thạo nó thì hiệu quả công việc của bạn sẽ được đánh giá cao vì sự chuyên nghiệp và nhanh chóng mà nó mang lại. Thành thạo kỹ năng Tin học Văn phòng sẽ giúp các bạn có được lợi thế tốt hơn trong công việc. Những kỹ năng Tin học Văn phòng cần có: - Kỹ năng Word: Trình bày, soạn thảo văn bản trên MS Word - Kỹ năng Excel: Tổ chức dữ liệu, tính toán và báo cáo trên Microsoft Excel - Kỹ năng PowerPoint: Trình bày nội dung báo cáo, thuyết trình trên Microsoft PowerPoint - Cách sao lưu dữ liệu an toàn - Kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón - Học cách sử dụng Email hiệu quả - Sử dụng phần mềm diệt virus 1. Kỹ năng Microsoft Word trong Tin học Văn phòng Microsoft Word là một công cụ soạn thảo khá phổ biến hiện nay, nó cho phép người dùng làm việc với văn bản, các hiệu ứng như phông chữ, mầu sắc, hình ảnh đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. - Nhập liệu văn bản, định dạng văn bản, đoạn văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font chữ, cỡ chữ, mầu chữ. - Lập, chèn, định dạng bảng: Bullet, Numbering, căn đoạn, Line Spacing, tab, chia cột văn bản, trộn, tách, đường viền bảng. - Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ - Chèn ký tự đặc biệt , chèn liên kết, ghi chú . - Thiết lập trang in: Khổ giấy, lề in, tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang, đánh số trang văn bản. 228
  4. - Trộn văn bản - Bảo mật file 2. Kỹ năng Microsoft Excel trong Tin học Văn phòng Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và côt, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm. - Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn, xóa cột,… - Định dạng tự động theo yêu cầu - Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, sum, sumif, Average, Count, CountIf, Min. Max, Year, Month, Day, Now, … - Sử dụng lọc dữ liệu: Lọc theo yêu cầu - Vẽ biểu đồ: Chart - Tạo liên kết - Thiết lập in, bảo mật file 3. Kỹ năng Microsoft PowerPoint trong Tin học Văn phòng Gồm bộ soạn thảo và thiết lập trình chiếu - Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint - Tạo liên kết - Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế - Tạo hiệu ứng - Sử dụng slide Master - Bảo mật file - Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF 4. Cách sao lưu dữ liệu an toàn Bạn đang sử dụng máy tính của công ty hay máy tính cá nhân thì việc sao lưu dữ liệu cũng rất cần thiết, đặc biệt là những dữ liệu quan trọng. Mọi việc đều có thể xảy ra nếu như chúng ta không có kế hoạch xử lý. Bạn hãy tưởng tượng rằng ngày mai là một cuộc họp rất quan trọng mà hôm nay máy tính bị hỏng trong khi toàn bộ dữ liệu cần thiết bạn để hết trên máy tính, bạn không có cách nào để lấy được dữ liệu. Vì vậy chúng ta nên sử dụng một thiết bị hay một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên internet để tránh những 229
  5. rủi ro không đáng có. Bạn có thể dùng USB, Ổ cứng di động, đĩa CD, DVD,…Hay dịch vụ lưu trữ trên internet để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn và đặc biệt ở bất kỳ đâu bạn cũng có thể lấy nó ra được: OneDriver, Dropbox, GoogleDriver, website Mediafile,… 5. Kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón Trong công việc hằng ngày, bạn phải sử dụng thành thạo chương trình Word, do vậy nếu các bạn chỉ gõ bàn phím bằng 2 ngón thì để soạn được một văn bản cũng đã mất khá nhiều thời gian. Việc đó sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của bạn cũng như của cả công ty. Vì vây các bạn cần phải sử dụng bàn phím một cách thành thạo nhất. Hoàn thành một bản thảo của dự án trong thời gian ngắn nhất. Bạn sẽ luôn được tin tưởng và đánh giá cao về những gì mà bạn đã làm cho công ty. 6. Học cách sử dụng email hiệu quả Với công nghệ hiện đại ngày nay chúng ta không còn phải mang tài liệu văn bản ra bưu điện để gửi mà hầu hết văn bản chúng ta chuyển tiếp bằng Email. Như vậy chúng ta cần biết phải sử dụng email như thế nào cho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Chúng ta cần phải biết cách cài đặt chữ ký, cài đặt chế độ tự động trả lời email, chức năng lọc email, chức năng đánh dấu và ưu tiên các email quan trọng,…và nhiều hơn thế nữa. Những kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ một giây phút nào khi có thông tin mới. 7. Sử dụng phần mềm diệt virus Nếu máy tính của chúng ta không được cài chế độ bảo vệ tốt, chẳng may máy tính bị virus xâm nhập, những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc của bạn và của công ty. Do vậy, bạn cần phải biết sử dụng phần mềm diệt virus để bảo vệ cho máy tính, tránh việc mất dữ liệu. Kỹ năng tin học cơ bản này rất quan trọng cho công việc văn phòng của bạn, vì vậy bạn phải học để sử dụng chúng một cách thành thạo nhất. V. KẾT LUẬN Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật ngày nay, chắc hẳn ai trong chúng ta cũng thấy được tầm quan trọng của Công nghệ Thông tin. Sự có mặt của Công nghệ Thông tin đã góp phần tích cực cho nhiều vấn đề của cuộc sống. Việc chú trọng đến phát triển Tin học đã đem lại lợi ích rất to lớn, đáp ứng được nhu cầu của đất nước và con người trong thời kỳ hội nhập quốc tế. 230
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2