Thiết lập và sử dụng
quyền lực hiệu quả
Lê Phú Hùng
Doanh nghiệp vừa là một chủ thể kinh tế vừa là một chủ thể xã hội. Nó
vừa thực hiện hoạt động kinh doanh để tìm kiếm lợi nhuận vừa thực hiện
hoạt động hành chính để tổ chức và quản lý. Nói cách khác, doanh
nghiệp là một lãnh địa, một xã hội thu nhỏ mà ở đó, nhà quản lý là một vị
"Thủ lĩnh tối cao" vừa thực hiện chức năng cai trị vừa thực hiện chức
năng phục vụ và công cụ hữu hiệu nhất để thực hiện những chức năng đó
chính là quyền lực.
Đã qua rồi thời kỳ mà những nhà quản lý doanh nghiệp có thể làm việc và
hành xử theo lối ứng phó, tuỳ tiện, cảm tính và thiếu chuyên nghiệp, thời kỳ
mà những ông chủ suy nghĩ rằng mình đã bỏ tiền ra đầu tư, thành lập doanh
nghiệp thì trong lãnh địa của mình mình là một "lãnh chúa" thích gì làm nấy.
Ngày nay, khoa học kỹ thuật liên tục phát triển với tốc độ cực đại, quá trình
giao thoa giữa các nền văn hoá không ngừng gia tăng, bên cạnh môi trường
kinh tế toàn cầu hoá ngày càng rộng mở đã tạo ra nhiều việc làm cũng như cơ
hội thăng tiến để người lao động chọn lựa môi trường làm việc. Những nhân
tố đó thật sự là thách thức cho các nhà quản lý doanh nghiệp bởi quyền lực là
một công cụ bất biến theo thời gian nhưng khả biến theo không gian (biến đổi
theo sự thay đổi của môi trường, sự vật và hoàn cảnh xã hội). Vì vậy, thiết lập
và sử dụng hợp lý quyền lực để điều hành hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp trong thời đại văn minh luôn đòi hỏi những nhà quản
lý không những phải vận dụng khéo léo khoa học quản trị mà cao hơn nữa là
nghệ thuật quản trị để thích ứng với mọi hoàn cảnh và ở mọi thời điểm khác
nhau. Trong phạm vi giới hạn của bài này, người viết xin giới thiệu vài biện
pháp được một số nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng hiện nay.
Xây dựng các định chế kịp thời và hợp lý
Định chế ở đây bao gồm những quy chế, quy định và quy trình cụ thể. Tuỳ
theo tính chất của từng vấn đề mà nhà quản lý sẽ ban hành hoặc điều chỉnh
định chế thích hợp. Định chế vừa để phân cấp, phân quyền, tạo động cơ làm
việc ở cấp dưới vừa để quy định hoặc hướng dẫn rõ ràng các phương pháp tổ
chức thực hiện và kiểm soát công việc nhằm hạn chế những sai sót và thu
được những kết quả nhất định. Định chế cũng là một dạng "khế ước" để ràng
buộc và chi phối hành vi của mọi đối tượng trong doanh nghiệp vào một luật
chơi nhất định. Mặt khác, nó còn chứa đựng những ưu điểm như: xây dựng và
phát triển khả năng tự lãnh đạo ở mỗi nhân viên, giúp nhân viên vận hành tốt
công việc ngay cả khi nhà quản lý vắng mặt (vì công việc đã được phân công,
hướng dẫn rõ ràng), kiềm chế được "cái tôi" hay sự "nóng lạnh thất thường"
và đặc biệt là nạn "cát cứ" của những nhân vật có ảnh hưởng và thế lực trong
doanh nghiệp (những nhà quản lý trung gian, những người đảm nhận các
công việc trọng yếu..), thể hiện lập trường ổn định và nhất quán của nhà quản
lý. Khi ban hành những định chế cũng là khi nhà quản lý đã thiết lập một
phần quyền lực bằng những thủ thuật kín đáo nhưng khá hữu hiệu. Tuy nhiên,
nếu là một nhà quản lý vừa đảm nhận chức trách mới thì tốt nhất là khoan đưa
ra những định chế có tính cải cách và đột phá trong trong thời gian đầu mà chỉ
nên thực hiện cải cách từng bước và ưu tiên thực hiện những bước được đánh
giá là khả thi nhất.
Phát triển quyền lực mềm
Nhà quản lý doanh nghiệp có thể là người đại diện cho lợi ích của chính mình
trong trường hợp là chủ doanh nghiệp, nhưng cũng có thể là người đại diện
cho lợi ích của những nhóm sở hữu vốn đầu tư như thành viên hoặc cổ đông
của công ty, đơn vị cấp trên chủ quản hoặc đối tác hợp tác kinh doanh theo
hợp đồng.. Ngoài những nhóm sở hữu vốn đầu tư, hoạt động của doanh
nghiệp còn liên quan đến những nhóm lợi ích khác như các tổ chức tín dụng,
khách hàng, nhà cung ứng, người lao động, công đoàn.. Phạm vi quyền lực
của nhà quản lý rộng hay hẹp phụ thuộc một phần vào những nhóm lợi ích mà
nhà quản lý đại diện hoặc liên hệ. Mặt khác, có thể những nhóm sở hữu vốn
đầu tư cũng áp dụng những định chế để quy định, thậm chí là hạn chế quyền
lực của nhà quản lý. Vì vậy, phát triển rộng rãi quyền lực mềm để bù đắp
hoặc thay thế một phần quyền lực cứng là một giải pháp hợp lý. Muốn làm
được việc đó, nhà quản lý phải có đủ quyết tâm và uy tín để xây dựng một
thiết chế văn hoá doanh nghiệp mạnh rồi từ đó gián tiếp gây ảnh hưởng lên
mọi đối tượng trong doanh nghiệp theo phương châm văn hoá ảnh hưởng đến
đâu thì quyền lực lan toả đến đó.
Phát triển trình độ chuyên môn
Trình độ chuyên môn là một nhân tố phụ góp phần thiết lập nên nguồn lực và
quyền lực. Một nhà quản lý có thể thành công khi hoạt động ở lĩnh vực không
thuộc chuyên môn của mình (vì doanh nghiệp có thể hoạt động ở nhiều lĩnh
vực khác nhau nhưng nhà quản lý thì không thể hoặc không cần thiết phải am
hiểu về mọi lĩnh vực). Tuy nhiên, ở lĩnh vực được đào tạo thì tốt nhất là nhà
quản lý phải đạt đến một trình độ chuẩn nhất định hoặc ít nhất là có hiểu biết
ở mức căn bản nếu muốn đội ngũ nhân tâm phục, khẩu phục. Trình độ chuyên
môn của nhà quản lý không phải để dùng vào việc "ganh đua" với nhân viên
của mình mà là một công cụ để nhà quản lý khẳng định "tính hãnh diện của
thương hiệu". Trình độ chuyên môn của nhà quản lý tốt nhất là luôn luôn
được hoàn thiện để phù hợp với quá trình phát triển của đời sống xã hội và
doanh nghiệp.
Xây dựng nhân cách
Nhân cách là một tiêu chuẩn bắt buộc đối với mọi nhà quản lý thuộc mọi lĩnh
vực. Với nhà quản lý doanh nghiệp, nhân cách tốt sẽ giúp hoá giải các khó
khăn, thách thức và xung đột bằng lối hành xử tiến bộ. Một nhà quản lý có
nhân cách tốt là người không đố kỵ, hẹp hòi, biết thông cảm, khoan dung và
hơn nữa là biết chấp nhận sự khác biệt về văn hoá và quan điểm.. Bên cạnh
đó, nhà quản lý phải là người dám nhận lãnh trách nhiệm và chia xẽ thành
công với nhân viên. Vì vậy, phân phối hợp lý lợi ích giữa nhà quản lý và đội
ngũ nhân viên vừa thể sự quan tâm chân thành vừa tăng khả năng thuyết phục
nhằm xây dựng niềm tin, thu phục nhân tâm của nhân viên và cũng cố quyền
lực của nhà quản lý.
Phát triển tư duy chiến lược
Với nhà quản lý doanh nghiệp, phát triển tư duy chiến lược là vũ khí sống còn
của bản thân cũng như của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần phải có tư duy trừu
tượng để nghĩ đến những mục tiêu mà người khác cho là không thể nhưng bên
cạnh đó phải có tư duy cụ thể để chuyển biến những mục tiêu đã nghĩ đến
thành những giá trị, những lợi ích kinh tế có thể định tính và định lượng được.
Nhà quản lý phải dám nghĩ, dám làm, dám biến thách thức thành cơ hội để
luôn luôn dẫn dắt doanh nghiệp của mình đi đến mọi thắng lợi và thành công.