Thông tư 12/2009/TT-BGTVT

Chia sẻ: Son Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

71
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thông tư số 12/2009/TT-BGTVT về việc quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải do Bộ Giao thông Vận tải ban hành

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thông tư 12/2009/TT-BGTVT

B GIAO THÔNG V N T I C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM ------- c l p – T do – H nh phúc -------------- S : 12/2009/TT-BGTVT Hà N i, ngày 03 tháng 07 năm 2009 THÔNG TƯ QUY NNH CHI TI T CÔNG TÁC LƯU TR C A B GIAO THÔNG V N T I Căn c Pháp l nh Lưu tr Qu c gia s 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001; Căn c Ngh nh s 111/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph quy nh chi ti t thi hành m t s i u c a Pháp l nh Lưu tr Qu c gia; Căn c Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Căn c Ngh nh s 51/2008/N -CP ngày 22 tháng 4 năm 2008 c a Chính ph Quy nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B Giao thông v n t i; B trư ng B Giao thông v n t i quy nh chi ti t công tác lưu tr c a B Giao thông v n t i như sau: Chương 1. QUY NNH CHUNG i u 1. Ph m vi i u ch nh Thông tư này quy nh c th v ngu n n p lưu tài li u vào Lưu tr B Giao thông v n t i (sau ây g i là Lưu tr B ), công tác thu th p, qu n lý h sơ, tài li u và ph c v khai thác, th i h n giao n p tài li u vào Lưu tr B và Lưu tr l ch s , quy trình tiêu h y tài li u lưu tr h t giá tr c a B Giao thông v n t i. i u 2. i tư ng áp d ng Thông tư này ư c áp d ng i v i các ơn v thu c cơ quan B (các V , Thanh tra, Văn phòng B ), các T ng c c, C c, Vi n, Ban Qu n lý d án, Ban ch o Phòng ch ng l t bão và tìm ki m c u n n, các ơn v tr c thu c và các t ch c, cá nhân khai thác, s d ng tài li u lưu tr . i u 3. H sơ công vi c và h sơ lưu tr 1. “H sơ công vi c” là t p h p có h th ng các tài li u, công văn, gi y t có liên quan v i nhau v m t s vi c, m t v n , hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a ơn v , k t khi s vi c b t u n khi k t thúc. 2. “H sơ lưu tr ” là t p h p có h th ng các tài li u, công văn, gi y t có ý nghĩa v chính tr , kinh t , văn hóa, an ninh qu c phòng hình thành trong quá trình ho t ng c a cơ quan B và các ơn v tr c thu c ã ư c x lý và gi i quy t xong. i u 4. Tài li u lưu tr Tài li u lưu tr ph i là b n chính, b n g c c a tài li u ư c ghi trên gi y, phim, nh, phim i n nh, băng hình, ĩa hình, băng âm thanh, ĩa âm thanh, ho c các v t mang tin khác; trong trư ng h p không còn b n chính, b n g c thì ư c thay th b ng b n sao h p pháp. Chương 2. CÔNG TÁC THU TH P VÀ QU N LÝ H SƠ LƯU TR
i u 5. Ngu n tài li u n p lưu vào Lưu tr B Ngu n tài li u n p lưu vào Lưu tr B bao g m: 1. Tài li u Văn phòng B : a) Tài li u c a B trư ng và các Th trư ng; b) Tài li u c a Lãnh o Văn phòng B ; c) Tài li u v các cu c h p, h i ngh c a Lãnh oB ; d) H sơ h i ngh hàng năm c a ngành Giao thông v n t i g m: Thông báo tri u t p h i ngh , Văn b n t ch c h i ngh , K ho ch t ch c h i ngh , L i khai m c, Báo cáo chính t i h i ngh , các báo cáo tham lu n, Bài phát bi u c a Lãnh o c p trên (n u có), Ngh quy t h i ngh , Biên b n h i ngh , Thông báo k t qu h i ngh , tài li u nh, ghi âm ho c ghi hình v h i ngh (n u có); ) Văn b n g c c a B g m: Thông tư, Ch th , Quy t nh, Thông báo, Báo cáo, các lo i Công văn giao d ch, i n báo, fax, kèm theo s sách ho c ĩa vi tính lưu danh m c các lo i tài li u trên; e) Tài li u c a các phòng: Thông tin tuyên truy n, K toán. 2. Tài li u Thanh tra B . 3. Tài li u V K ho ch – u tư. 4. Tài li u V Tài chính 5. Tài li u V K t c u h t ng giao thông. 6. Tài li u V An toàn giao thông. 7. Tài li u V Pháp ch . 8. Tài li u V V n t i. 9. Tài li u V Khoa h c – Công ngh . 10. Tài li u V Môi trư ng. 11. Tài li u V H p tác qu c t . 12. Tài li u V T ch c cán b . 13. Tài li u Ban ch o Phòng ch ng l t bão và tìm ki m c u n n. 14. Các tài li u khác, bao g m: a) Tài li u phim, nh, phim i n nh, mi-crô-phim, băng, ĩa ghi âm, ghi hình và các v t mang tin khác c a các ơn v tr c thu c B có giá tr s d ng khai thác; b) H sơ hoàn công tác công trình h t ng giao thông các nhóm A, nhóm B và nhóm C không phân c p c a các Ban qu n lý d án. i u 6. Trách nhi m thu th p và qu n lý tài li u lưu tr
1. B trư ng B Giao thông v n t i quy t nh vi c l a ch n tài li u văn thư giao n p vào Lưu tr B , tài li u lưu tr hi n hành giao n p vào Lưu tr l ch s theo ngh c a Chánh Văn phòng B và các ơn v tr c thu c, ng th i quy t nh lo i ra tài li u h t giá tr tiêu h y theo ngh c a H i ng ánh giá, xác nh giá tr h sơ, tài li u. 2. Hàng năm, Phòng Lưu tr - Văn phòng B có trách nhi m: a) L p k ho ch thu th p h sơ tài li u; b) Ph i h p v i các ơn v , cá nhân trong cơ quan B xác nh h sơ tài li u c n thu th p; c) Hư ng d n các ơn v , cá nhân chuNn b h sơ, tài li u giao n p và th ng kê thành “M c l c h sơ tài li u n p lưu”; d) ChuNn b kho tàng và phương ti n ti p nh n tài li u; ) T ch c ti p nh n tài li u và l p “Biên b n giao nh n tài li u”. “M c l c h sơ tài li u” và “Biên b n giao nh n tài li u” ư c l p thành 02 b n theo m u th ng nh t do C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c hư ng d n. ơn v , cá nhân n p lưu h sơ tài li u vào Phòng Lưu tr - Văn phòng B gi m i lo i m t b n. M c l c h sơ, tài li u n p lưu theo Ph l c s 1; Biên b n giao nh n tài li u theo Ph l c s 2 ban hành kèm theo Thông tư này. 3. Các ơn v có trách nhi m thu th p và n p h sơ có giá tr lưu tr úng h n, úng quy nh vào kho Lưu tr B . i u 7. Th i h n giao n p tài li u vào Lưu tr B 1. Tài li u lưu tr c a các V , Thanh tra, Văn phòng B sau khi gi i quy t xong, cán b công ch c ph i l p h sơ, s p x p văn b n, tài li u thành h sơ theo quy nh, sau m t năm k t ngày gi i quy t xong công vi c ph i n p vào kho lưu tr c a cơ quan B . Th i gian giao n p h sơ tài li u vào tháng 3 hàng năm, trư ng h p chưa gi i quy t xong ph i thông báo cho Văn phòng B và ph i l p danh m c n p lưu vào năm sau. 2. Cán b , công ch c, viên ch c trư c khi ngh hưu, thôi vi c ho c chuy n công tác khác u ph i bàn giao m i h sơ, tài li u cho ơn v ho c ngư i k nhi m. 3. Các văn b n do B ban hành lưu t i Văn thư B , sau 03 tháng ph i n p lưu tr m t l n ph c v tra c u và s d ng tài li u. 4. Trư ng h p ơn v chia tách, sáp nh p thì vi c qu n lý, giao n p tài li u vào lưu tr do Th trư ng ơn v trư c khi chia tách, sáp nh p ho c bàn giao cho Th trư ng ơn v m i có trách nhi m giao n p vào Lưu tr B . 5. Trong trư ng h p cơ quan, t ch c gi i th , doanh nghi p phá s n thì trư c khi ch m d t ho t ng, ngư i ng u cơ quan, t ch c, doanh nghi p ó ph i qu n lý, giao n p tài li u lưu tr cho cơ quan lưu tr c p trên tr c ti p. 6. Tài li u nh, phim i n nh; mi-crô-phim; tài li u ghi âm, ghi hình và tài li u khác: Sau 03 tháng k t khi công vi c k t thúc. 7. Riêng i v i h sơ hoàn công các công trình h t ng giao thông g m các nhóm A, nhóm B và nhóm C không phân c p, ch n p lưu ư c th c hi n sau 03 tháng k t khi công trình hoàn thành và ã ư c bàn giao ưa vào s d ng.
i u 8. Th i h n giao n p tài li u vào Lưu tr l ch s 1. Văn phòng B có trách nhi m thu th p nh ng h sơ tài li u có giá tr l ch s n p lưu vào các Trung tâm Lưu tr Qu c gia II, III. Thành ph n tài li u n p lưu căn c vào văn b n hư ng d n s 319/LTNN- NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c ban hành; th i h n n p Lưu tr l ch s căn c Ngh nh s 111/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph quy nh chi ti t thi hành m t s i u c a Pháp l nh Lưu tr Qu c gia. 2. Tài li u hành chính, tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c và công ngh , tài li u xây d ng cơ b n: Th i h n n p h sơ tài li u vào Lưu tr l ch s là sau mư i năm k t năm tài li u ư c giao n p vào Lưu tr B . 3. Riêng i v i h sơ hoàn công tác công trình h t ng giao thông thu c nhóm A; Căn c văn b n hư ng d n s 115/TTIII-TT ngày 17 tháng 8 năm 2004 c a Trung tâm Lưu tr Qu c gia III - C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c v vi c n p lưu h sơ hoàn công các công trình nhóm A, ch n p lưu ư c th c hi n sau 03 tháng k t khi công trình hoàn thành và ã ư c bàn giao ưa vào s d ng. 4. Tài li u phim, nh, phim i n nh; mi-crô-phim; tài li u ghi âm, ghi hình, tài li u khác: Th i h n n p h sơ, tài li u vào Lưu tr l ch s là sau hai năm, k t năm tài li u ư c giao n p vào Lưu tr B . i u 9. B o qu n h sơ lưu tr 1. H sơ lưu tr ph i ư c b o qu n an toàn trong kho lưu tr . Kho lưu tr ph i có trang b , thi t b b o qu n và các i u ki n b o m s an toàn tài li u lưu tr như: giá, t , phương ti n phòng ch ng thiên tai, h a ho n; ch ng Nm, m c, m i xông, chu t c n. 2. H sơ lưu tr c bi t quý hi m ph i ư c b o qu n theo ch riêng. 3. Tiêu chuNn các lo i kho lưu tr và ch b o qu n th c hi n theo quy nh c a cơ quan lưu tr nhà nư c. i u 10. Tiêu h y tài li u 1. Vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ph i ư c ti n hành theo úng th t c do cơ quan lưu tr nhà nư c quy nh và ph i m b o tiêu h y h t thông tin trong tài li u ó. 2. Chánh Văn phòng B trình B trư ng v vi c tiêu h y h sơ, tài li u h t giá tr t i kho Lưu tr B , Chánh Văn phòng ơn v trình Th trư ng ơn v v vi c tiêu h y h sơ, tài li u h t giá tr c a ơn v . Vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ư c l p thành h sơ. H sơ v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr bao g m: a) T trình v vi c xin tiêu h y tài li u h t giá tr ; b) Quy t nh thành l p H i ng xác nh giá tr h sơ, tài li u; c) Danh m c tài li u h t giá tr ; d) B n thuy t minh tài li u h t giá tr ; ) M c l c h sơ, tài li u gi l i; e) Biên b n h p H i ng xác nh giá tr h sơ, tài li u c n tiêu h y; g) Biên b n tiêu h y h sơ, tài li u và văn b n thNm nh h sơ, tài li u c a C c Văn thư và Lưu tr nhà nư c;
h) Quy t nh tiêu h y h sơ, tài li u h t giá tr c a ngư i có thNm quy n; i) H sơ v vi c tiêu h y h sơ, tài li u h t giá tr ph i ư c b o qu n trong th i h n ít nh t hai mươi năm, k t ngày h sơ, tài li u ư c tiêu h y. Riêng tài li u k toán, H i ng ánh giá, xác nh giá tr h sơ, tài li u k toán ph i ti n hành ki m kê, ánh giá, phân lo i theo t ng lo i tài li u k toán, l p “Danh m c tài li u k toán tiêu h y” và “Danh m c tài li u k toán lưu tr trên 20 năm” theo quy nh t i Quy t nh s 218/2000/Q -BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 c a B Tài chính. Biên b n tiêu h y tài li u theo Ph l c s 3; Danh m c tiêu h y h sơ tài li u h t giá tr theo Ph l c s 4 ban hành kèm theo Thông tư này. 3. Thành viên H i ng xác nh giá tr h sơ, tài li u c a B Giao thông v n t i g m: a) Ch t ch H i ng: Chánh Văn phòng B ; b) y viên H i ng: i di n Lãnh o các ơn v có tài li u; c) Thư ký H i ng: i di n Lãnh o Phòng Lưu tr , Văn phòng B Giao thông v n t i. 4. i v i các ơn v tr c thu c B , thành viên H i ng xác nh giá tr h sơ, tài li u g m: a) Ch t ch H i ng: Th trư ng ơn v ; b) y viên H i ng: Chánh Văn phòng ơn v , i di n các ơn v có tài li u; c) Thư ký H i ng: Cán b ph trách công tác lưu tr c a ơn v . 5. H i ng làm vi c theo phương th c sau ây: a) T ng thành viên H i ng xem xét các văn b n quy nh t i i m c, kho n 2 i u này; iv i danh m c tài li u h t giá tr , c n ki m tra th c t tài li u; b) H i ng th o lu n t p th và bi u quy t theo a s ; c) Thông qua biên b n trình ngư i ng u cơ quan, t ch c quy t nh. Chương 3. KHAI THÁC VÀ S D NG TÀI LI U LƯU TR i u 11. T ch c ph c v khai thác tài li u lưu tr Văn phòng B có trách nhi m: 1. T ch c các phương ti n, i u ki n ph c v cho công tác tra c u, khai thác tài li u lưu tr t hi u qu ; 2. T ch c công b , gi i thi u tài li u lưu tr , l p danh m c th ng kê ph c v công tác khai thác; 3. L p k ho ch v trang thi t b ph c v khai thác và t ch c th c hi n. i u 12. Khai thác h sơ tài li u lưu tr 1. Cán b , công ch c, viên ch c trong cơ quan B khi n khai thác h sơ tài li u ph i có ý ki n c a Th trư ng ơn v qu n lý, ư c c t i ch , sao y b n chính, photocopy ho c mư n ph c v công
tác i v i nh ng h sơ, văn b n hành chính g m: H sơ lưu tr , Quy t nh, Công văn, Ch th , Thông báo, Thông cáo, Chương trình k ho ch, Phương án, án, Báo cáo, Biên b n, T trình, Công i n và các văn b n quy ph m pháp lu t. 2. Cơ quan, t ch c, cá nhân, tr các i tư ng ã nêu t i kho n 1 i u này n khai thác, s d ng tài li u t i Lưu tr B vì m c ích công v ph i có văn b n ngh ho c gi y gi i thi u c a cơ quan, t ch c nơi công tác; vì m c ích cá nhân ph i có ơn xin s d ng tài li u lưu tr có xác nh n c a cơ quan, t ch c nơi công tác ho c c a chính quy n a phương nơi cư trú và có Gi y ch ng minh nhân dân, h chi u, ho c gi y t tùy thân khác; trư ng h p nghiên c u chuyên ph i có cương nghiên c u. 3. Chánh Văn phòng B cho phép khai thác s d ng tài li u và ký sao y b n chính tài li u lưu tr , Phòng Lưu tr tr c ti p th c hi n ph c v khai thác s d ng tài li u. 4. Trư ng h p khai thác tài li u lưu tr n m trong danh m c “M t” ph i ư c s ng ý c a B trư ng. 5. Cán b , công ch c mang tài li u lưu tr ra kh i cơ quan ph i báo cáo lãnh o ơn v . Tuy t i không ư c mang tài li u lưu tr c a cơ quan v nhà làm tài li u riêng ho c s d ng vào m c ích trái v i l i ích c a nhà nư c, quy n và l i ích h p pháp c a t ch c, cá nhân. 6. Cán b , công ch c cơ quan mang tài li u c a Lưu tr B ra nư c ngoài công tác ph i ư c s ng ý c a B trư ng B Giao thông v n t i. i u 13. B o m an toàn thông tin tài li u 1. Văn phòng B có trách nhi m ph i h p v i Trung tâm Công ngh thông tin theo dõi và qu n lý các cơ s d li u trên trang Web, chương trình qu n lý văn b n và chương trình qu n lý tài li u lưu tr c a B Giao thông v n t i; 2. Ch cung c p lên m ng Chính ph các văn b n quy ph m pháp lu t c a B và trên m ng LAN các cơ s d li u ph c v cho cán b , công ch c c a B gi i quy t công vi c; không ư c cung c p trên m ng Internet các cơ s d li u thông tin “B o m t”. Chương 4. T CH C TH C HI N i u 14. Trách nhi m c a Văn phòng B 1. Chánh Văn phòng B giúp B trư ng t ch c th c hi n công tác lưu tr h sơ tài li u, hư ng d n t ch c thu th p, n p lưu, s d ng và khai thác tài li u lưu tr theo Thông tư này; ph bi n, hư ng d n, giám sát vi c th c hi n các quy nh t i Thông tư này và nh kỳ hàng năm báo cáo B trư ng. 2. Phòng Lưu tr thu c Văn phòng B là ơn v chuyên môn nghi p v lưu tr , có nhi m v giúp Chánh Văn phòng xây d ng các văn b n ch o nghi p v , hư ng d n th c hi n các ch , quy nh v công tác lưu tr ; l p k ho ch u tư kinh phí hàng năm cho ho t ng lưu tr trình Lãnh o B duy t. Ch c năng, nhi m v c a Phòng Lưu tr ư c quy nh t i Quy t nh s 3566/Q -BGTVT ngày 25 tháng 11 năm 2008 c a B trư ng B Giao thông v n t i quy nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a Văn phòng B Giao thông v n t i. i u 15. Trách nhi m c a cơ quan tham mưu c a B 1. Tri n khai th c hi n Thông tư này trong cơ quan. 2. Cán b , công ch c làm công tác lưu tr có trách nhi m thu th p, qu n lý, b o v an toàn và ph c v vi c khai thác, s d ng tài li u lưu tr c a B .
3. Cán b , công ch c, viên ch c trong cơ quan n khai thác tài li u có trách nhi m th c hi n theo Thông tư này. i u 16. Trách nhi m c a các ơn v khác tr c thu c B Giao thông v n t i 1. T ng C c trư ng, C c trư ng, Vi n trư ng, T ng Giám c các Ban Qu n lý d án và Th trư ng các ơn v tr c thu c B ch u trách nhi m trư c B trư ng vi c th c hi n nhi m v qu n lý nhà nư c v công tác lưu tr h sơ, tài li u c a ơn v mình. 2. Căn c nh ng quy nh chung c a nhà nư c, Thông tư này và th c t t i cơ s , Th trư ng các ơn v có trách nhi m xây d ng và tri n khai th c hi n Thông tư này trong n i b ơn v mình, ng th i có trách nhi m ph i h p ch t ch và thư ng xuyên v m t nghi p v v i Phòng Lưu tr , Văn phòng B . i u 17. Hi u l c thi hành Thông tư này có hi u l c sau 45 ngày, k t ngày ký. Chánh Văn phòng B , Chánh Thanh tra B , V trư ng các V , T ng C c trư ng, C c trư ng các C c thu c B , th trư ng các cơ quan, t ch c và cá nhân có liên quan ch u trách nhi m thi hành Thông tư này. Trong quá trình th c hi n, n u có vư ng m c, ngh các ơn v ph n ánh v Văn phòng B t ng h p, báo cáo B trư ng xem xét b sung, s a i Thông tư này. B TRƯ NG Nơi nh n: - Như i u 17; - Văn phòng Chính ph ( báo cáo); -B N iv ; - C c Ki m tra văn b n (B Tư pháp); H Nghĩa Dũng - Website Chính ph , Công báo; - Website B GTVT; - Các Th trư ng; - Các ơn v tr c thu c B ; - Lưu: VT, PH L C 1 M U M C L C H SƠ TÀI LI U N P LƯU Tên ơn v ............. C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM c l p – T do – H nh phúc -------------- M CL CH SƠ TÀI LI U N P LƯU NĂM …………. S và ký hi u h Tiêu h sơ Th i h n b o Ngư i l p h sơ Ghi chú sơ qu n (1) (2) (3) (4) (5)
B n danh m c h sơ này có ……………………… h sơ, bao g m: …………………….. H sơ có th i h n b o qu n vĩnh vi n …………………….. H sơ có th i h n b o qu n lâu dài …………………….. H sơ có th i h n b o qu n t m th i Duy t Ngày … tháng …. năm ….. TH TRƯ NG CƠ QUAN PH L C 2 M U BIÊN B N GIAO NH N TÀI LI U B GIAO THÔNG V N T I C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM VĂN PHÒNG B c l p – T do – H nh phúc ------- -------------- S : /BB-VP BIÊN B N GIAO NH N TÀI LI U LƯU TR Căn c Pháp l nh Lưu tr Qu c gia s 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001; Căn c Ngh nh s 111/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph quy nh chi ti t thi hành m t s i u c a Pháp l nh Lưu tr Qu c gia;
Căn c Thông tư s …../TT-BGTVT ngày … tháng … năm … c a B Giao thông v n t i quy nh chi ti t công tác lưu tr c a B Giao thông v n t i. Căn c k ho ch giao n p tài li u vào lưu tr năm ………………………………………………… Hôm nay, ngày …….. tháng ……… năm …….chúng tôi g m: i di n c a Phòng Lưu tr B ………………………………………. 1. ......................................................................................................................................... 2. ......................................................................................................................................... 3. ......................................................................................................................................... i di n ơn v n p tài li u ..................................................................................................... 1. ......................................................................................................................................... 2. ......................................................................................................................................... 3. ......................................................................................................................................... Cùng th ng nh t giao nh n tài li u vào Lưu tr cơ quan như sau: 1. Tên kh i tài li u 2. Th i gian tài li u 3. S lư ng tài li u 4. S m c l c h sơ t ng lo i 5. Các văn b n khác 6. Tình tr ng tài li u Biên b n này l p thành 02 b n, bên nh n gi 01 b n. Ngư i nh n Ngư i giao i di n Ch ng th c c a i di n ơn v n p Phòng Lưu tr Văn phòng B PH L C 3 M U BIÊN B N TIÊU H Y TÀI LI U LƯU TR B GIAO THÔNG V N T I C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM VĂN PHÒNG B c l p – T do – H nh phúc
------- -------------- S : /BB-BGTVT-VP BIÊN B N TIÊU H Y TÀI LI U LƯU TR Căn c Quy t nh s ……. ngày …… tháng ……. năm ……… c a ……………. v vi c tiêu h y tài li u h t giá tr ; Hôm nay, ngày …….. tháng ……… năm …….. chúng tôi g m: 1. …………… Ch c v ………………………….. Ch t ch H i ng …………………………….. 2. …………… Ch c v ………………………….. i di n Phòng Lưu tr , Văn phòng B 3. …………… Ch c v ………………………….. i di n ơn v có tài li u ……………………. Cùng th ng nh t tiêu h y s h sơ, tài li u ã h t giá tr có b n danh m c th ng kê tài li u tiêu h y kèm theo. 1. Tên kh i tài li u 2. Th i gian tài li u 3. S lư ng tài li u 4. S m c l c h sơ, tài li u tiêu h y t ng lo i Biên b n này l p thành 04 b n, bên có tài li u tiêu h y gi 02 b n, Văn phòng B gi 02 b n. Thư ký H i ng Ch t ch H i ng i di n ơn v có tài li u tiêu h y PH L C 4 M U DANH M C H SƠ TÀI LI U H T GIÁ TRN DANH M C H SƠ TÀI LI U H T GIÁ TRN Phông (kh i) ………………. ………………………………. Bó s T ps Tiêu h sơ ho c t p tài li u Lý do h y Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) Hư ng d n cách ghi: Phông (kh i): Ghi tên phông ho c kh i tài li u (1): Ghi th t các bó (c p) tài li u. S th t ư c ghi liên t c cho m t phông (ho c kh i) tài li u. (2): Ghi s th t h sơ ho c t p tài li u h t giá tr trong t ng bó (c p). (3): Ghi tiêu c a h sơ ho c tài li u h t giá tr . Tiêu tài li u h t giá tr ph i ph n ánh h t n i dung tài li u bên trong. (4): Ghi lý do tiêu h y tài li u như: H t th i h n b o qu n; b bao hàm ( i v i k ho ch, báo cáo tháng, quý mà ã gi báo cáo 6 tháng ho c năm); trùng; tài li u b rách nát không còn kh năng ph c h i; b n nháp; tư li u tham kh o; b n ch p …. i v i nh ng h sơ ho c t p tài li u b bao hàm, trùng th a ph i ghi rõ b bao hàm ho c trùng v i h sơ nào trong m c l c h sơ gi l i. (5): Ghi ý ki n c a H i ng xác nh giá tr h sơ tài li u ho c các ghi chú khác.