intTypePromotion=1
ADSENSE

Tổ chức quản lý văn bản trên mạng diện rộng với văn bản điện tử, số hóa

Chia sẻ: Lê Thị Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

133
lượt xem
14
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết nêu lên phương pháp tổ chức quản lý và sử dụng văn bản trong chương trình phần mềm tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến trên mạng diện rộng và chương trình quản lý văn bản đi, ăn bản đến trên mạng diện rộng với văn bản điện tử và số hóa. Đồng thời đề xuất sử dụng văn bản điện tử và số hóa trong chương trình phần mềm quản lý văn bản trên mạng tin học diện rộng.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Tổ chức quản lý văn bản trên mạng diện rộng với văn bản điện tử, số hóa

Chuyen de Van ban dien tu, Chu ky so So 3/2011<br /> <br /> <br /> TO CHLPC QUAN Lt VAN BAN TR^N MANG DIEN RQNG<br /> V6l VAN BAN DIEN TI),S6 HOA<br /> <br /> NGUYEN LE HA THAO HA<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> I I j n g dung cdng nghe thdng tin trong<br /> I I viee to chuc quan ly van ban di, van<br /> ^ ^ ban d i n tai eae ca quan, to chuc<br /> d i n thdi dilm hien nay khdng phai la v i n d l<br /> kho khan hay mdi la. Tuy nhien, viee td<br /> chuc quan ly, chuyin giao, XLP ly van ban va<br /> tiln tdi lap hd sa tren mdi trudng mang dien<br /> rpng lai la mpt v i n d l r i t dang quan tam,<br /> nhilu quy djnh e i n xem xet mdt each t h i u<br /> dao trudc khi triln khai d dien rdng. Chang Bao cao tw tong hop tinh hinh glal quyit van ban<br /> han, viec cdng khai hd sa cdng viee (trong<br /> hoat ddng "mot cwa dien tu^') cua qua trinh<br /> giai quylt thu tue hanh ehinh eho ca nhan vay, khi xem xet d i n nhCJ-ng hoat ddng nay<br /> va eae td ehue nham cdng khai, minh bach c i n nghien CLPU d i n phuang thCpc to chCpc<br /> hoat dpng giai quylt hd sa tai eae ea quan va van hanh eua cac chuang trinh quan ly<br /> ehue nang. Cae hd sa nay dwcfc tao lap, luu van ban. Dac biet c i n chu y d i n hinh thCpc<br /> trO va cd t h i tra cuu cdng khai tren mang van ban dinh kem trong mdi ndi dung dang<br /> dien rpng qua cong thdng tin "mdt cCra dien ky eua chuang trinh d l thyc hien viec<br /> tu" eua ca quan, td chuc giai quylt hd sa. ehuyln giao, SLP dung, XLP ly va quan ly van<br /> ban tren mang dien rpng.<br /> Hd s a luu t r u tren mang dien rdng tam<br /> gpi la hd sa dien tCr la mdt tap gdm cac van 1. Phu'O'ng phap td chupc quan ly va<br /> ban dudi dang van ban dien t u hay so hda. su> dun^ van ban trong chu'O'ng trinh<br /> Nhu vay, ngay ti> khau td chCpc quan ly van phin mem td chiec quan ly van ban di,<br /> ban di, d i n da phai t i l n hanh thyc hien tren van ban d i n tren mang dien rong.<br /> mang dien rpng. Cac chuang trinh p h i n Khae vdi phuang phap to chCpc quan ly<br /> m i m quan ly van ban hien nay da giup thyc va luan chuyin edng van giiy t d bang giiy<br /> hien ban hanh, chuyin giao van ban di, t i l p (ban CLPng), khi thyc hien tren mang dien<br /> nhan phan phdi va XLP ly van ban den hoan<br /> toan tren mang dien rdng. TCP dd, viec XLP ly ,, .W :• Ousn iy Vdii ban s.Hb Sff c o n g viec<br /> <br /> <br /> van ban va lap hd sa edng viee tren mang<br /> CO t h i thyc hien dugc, gdp phin cdng khai t*ncvce< ''**«*<br /> <br /> tiln trinh XLP ly van ban cua can bp, vien<br /> sA r*i MiiAfu VA Mft nwoMCt m/tmciCneoB<br /> chLPC tai ca quan chCpc nang dang thu ly hd n ^ oraoctf>'.jiV Mo V u « gq M f i t nch Or CP c<<br /> <br /> <br /> sa. NhCrng hoat ddng dd, trong thyc t l hien<br /> nay da bat d l u hinh thanh hoat ddng cua '<br /> cong tac van thw dien tCr, moi trwang lam '.^<br /> viec dien ft> trong mdi trudng van phdng. Vi Ludng chuyen giao van ban din<br /> Chuyen de Van ban dien tu, Chu ky so So 3/2011<br /> <br /> rdng, cac p h i n m i m quan ly van ban thyc nop luu) di thdng bao cho ca nhan, dan vj<br /> hien theo theo phuang thCre phan ludng ed hd sa va bd phan van thu, luu trCp ea<br /> phan phoi van ban va giai quyet cong viec. quan to chCre thyc hien.<br /> Nhu vay, chuang trinh td chCrc quan ly van Nhu vay, khi ban hanh (van ban di) hay<br /> ban di, van ban d i n d giai doan hien nay t i l p nhan (vdi van ban din), bd phan van<br /> phai dap Cpng dugc cae yeu c l u : thwc hien thu cua ca quan se thyc hien cae thao tac<br /> tren mang dien rong de ket noi, lien thong t i l p nhan, quan ly va chuyin giao van ban<br /> giO'a cac may tinh trong mot cac ca quan, to hoan toan tren mang dien rdng thdng qua<br /> chirc va giira cac bo phan trong mot ca mdt chuang trinh p h i n m i m . Van ban SLP<br /> quan vai cac bo phan cua ca quan khae dung trong chuang trinh nay la van ban dien<br /> trong ciing mot nganh... Muon lam dugc tw (cd chCp ky so) hoac van ban s6 hoa (van<br /> nhu t h i , viec dang ky, quan ly van ban ban da ban' hanh bang giiy, dugc scan)<br /> thdng qua eae chuang trinh Crng dung tin dugc dinh kem vao tCpng ndi dung dang ky<br /> hpc phai dap Cpng 6wac nhudng yeu c l u : quan ly.<br /> - Toan bd npi dung thdng tin quan ly van Mat khae, viee phan ludng chuyin giao<br /> ban ehl thyc hien dang ky 01 l l n (khi ban van ban cua cac chuang trinh p h i n mim<br /> hanh van ban - dang ky van ban di). T i t ca quan ly van ban di, d i n khdng chi dCrng lai<br /> nhCppg ngudi t i l p nhan sau (tilp nhan van trong pham vi td ehCre quan ly van ban eua<br /> ban d i n , nhan phan phdi van ban d l XLP ly, bd phan van thu... ma cdn quan ly d i n qua<br /> ...) se SLP dung dugc toan bd hay mdt sd trinh chuyin giao va viec lap hd sa cong<br /> nhCpng ndi dung dd ma khdng phai dang ky viec cua can bd, vien chCre phu trach viec t6<br /> lai; chCpc giai quylt hay thyc hien van ban dugc<br /> - Cd e h l dp t y ddng cap nhat va t y san giao XLP ly.<br /> sinh bao cao theo tCpng thdi dilm d l cung 2. Chu'O'ng trinh phin m i m quan ly<br /> e i p thdng tin v l thdi han XLP ly van ban, t i l n van ban di, van ban den tren mang dien<br /> dp giai quylt edng viec thdng qua van rong vdi van ban dien tif va so tioa<br /> ban,... theo nhCpng d i l u kien xae djnh lpe dCp Vdi t i t ea eae chuang trinh p h i n mim<br /> lieu da duge xae lap trudc trong khau lap quan ly van ban di d i n hien dang SLP dung<br /> trinh; tai eae ea quan, to chCpc. nhCpng yeu clu<br /> - Thyc hien dwac viee<br /> Thdng tin chinh<br /> ehuyln giao van ban bao ^} Danh so t v dlpng ]Nli«pnhi^uVB<br /> So van ban Ngay den [2-» ' :*<br /> owt ifc.-—.<br /> »<br /> Do nhQ'ng tuang ddng dd, trong khi n .-.*«..«-—•«"<br /> O .—•«(«.<br /> ^-<br /> chua cd quy djnh cu t h i , cd t h i c h i p f}.....»'*¥*•***•'• i<br /> nhan ban so hda g i n ehu' ky sd dang P Dinh kem van ban dien tw hay s6 hoa vao nol dung<br /> cd gia trj SLP dung nhu ban sao y. Cd dang ky van ban dl<br /> nhu vay, van ban SLP dung trong qua<br /> trinh XLP ly va lap ho sa tren mdi trudng<br /> mang mdi ed gia trj phap ly va hieu lye thi lap hd sa cdng viee), td ehCpc xu' ly (giai<br /> hanh nhu ban eCpng (ban goe hay ban quylt hay thyc hien) van ban tren mang<br /> chinh). dien rdng, cac van ban nay phai dugc tdn tai<br /> Tuy nhien, hien nay, h i u h i t cae website dudi dang dien tCp hay sd hda. Di tranh tinh<br /> eua ca quan nha nudc d l u dang tai van ban trang phai tao ra nhilu hinh thCpc tdn tai cua<br /> sd hda (ke ca van ban quy pham phap luat) mpt van ban (ban cCpng, ban mem) gay lang<br /> nhung khong cd cac y l u td dam bao tinh phi v l vat chit va edng lao ddng eua can<br /> xae thyc, tinh toan ven d l cd t h i SLP dung bd, nhan vien van phdng, giai phap SLP dung<br /> loai van ban nay nhu ban chinh hay ban sao chQ' ky so dang P la hieu qua nhit. Dac<br /> biet, trong tinh trang hien nay, viec triln khai<br /> y-<br /> chCp ky sd cho eae ca nhan (chQ' ky dang S -<br /> 3. De xuat SCH dung van ban dien tiF va<br /> Signer - tCpc ehCp ky cua mdt ngudi) trong<br /> sd hda trong chu-ang trinh phin m i m<br /> cae td chu'c va ca quan ehua trd nen pho<br /> quan ly van ban tren mang tin hoc dien<br /> biln, viee SLP dung loai chCp ky so cua mpt<br /> rong<br /> dan vi, mdt td chCpc dang P (Publisher tCpc<br /> Hien nay, theo Nghj djnh sd 09/2010/ND- ngudi hoac ea quan, td chCpc edng bl) la<br /> CP va cac van ban quy pham phap luat mpt giai phap da dwac tin hpe Bd Giao<br /> khae cd lien quan (edng chCpng, cdng thdng Van tai, Cdng bao cua UBND Tp. Ha<br /> bao...), van ban sau khi dugc ban hanh chi Ndi va Tp. Hd chi Minh ap dung. Day la mpt<br /> cd 03 loai: giai phap c i n dugc xem xet va ap dung dien<br /> - Ban goc va ban chinh hinh thanh ngay rdng. Co t h i ap dyng giai phap nay, ed t h i<br /> tu- l l n ban hanh d l u tien; ap dung chCr ky so dang P vdi van ban di,<br /> - Ban dang tren cdng bao ed gia trj phap van ban d i n trong nhQ-ng trudng hgp eu t h i<br /> ly nhu ban g i c ^; nhu sau.<br /> - Ban sao tCp sd gdc cd gia trj phap ly va Ddi vai van ban di • •.<br /> hieu lyc thi hanh nhu ban chinh ^ Cd 02 tinh hudng:<br /> Cac hinh thCpc tdn tai cua nhCpng van ban - Trudng hgp ca quan, td chu'c chua<br /> noi tren chi ap dung vdi ban cCpng - in tren mudn hay chua cd d i l u kien triln khai rpng<br /> giiy, da dugc ban hanh, ed chCr ky cua rai ehu' ky sd d i n td'ng ea nhan - chu' ky s6<br /> ngudi cd t h i m quyin va con d l u . Song, d l dang S (chu- ky cua ngudi cd tham quyin<br /> td chLPC quan ly van ban trong cae ea quan, duge ky va ddng d l u len chQ' ky);<br /> t l ehCpc (quan ly van ban di, van ban d i n va<br /> <br /> 10<br /> Chuyen de Van ban dien tu, Chu ky so So 3/2011<br /> <br /> - Ca quan, td chu'c v i n mudn chpn giai eung d p thdng tin theo ddi giai quylt ho sa<br /> phap ban hanh van ban dang giiy (ban tren mang dien rdng (niu cd quy djnh).<br /> eCrng) la ehinh, ehi su' dung van ban so hda N i u thyc hien nhu giai phap nay (tuy<br /> tren mang dien rdng d l tien cho viec chuyin chua phai la toi uu) nhung chac ehan khic<br /> giao, quan ly va XLP ly thi v i n ed t h i thyc phue dugc 02 v i n d l hien dang bd ngd:<br /> hien chu- ky so trong cac trudng hgp sau - Van ban dang tren cdng thdng tin dien<br /> day: tLP eua cac ca quan td ehCpc hien da phin chf<br /> + Chi SLP dung van ban dien tCp ed ky sd ed hp va ten ngudi ky hoac file dang PDF cd<br /> eho toan bp van ban dung trong hoat ddng chQ' ky va con d l u nhu van ban photo b i n g<br /> npi bp eua ea quan, td chCpc; giiy hay scan - khdng cd gia trj phap ly va<br /> + Ky sd vao ban m i m t i t ea cac van ban hieu lyc thi hanh;<br /> (ca van ban di va van ban din) khi dang - N I U mudn su' dung d l xu' ly hay to<br /> edng bao hay dua len cdng thdng tin dien tCp chCpc thyc hien phai cd ban cCpng (da ban<br /> cua ea quan; hanh) kem theo.<br /> + Ky sd vao ban sd hda (ban dwac scan) Cdn van ban dang DOC hay PDF (nen la<br /> de SLP dung trong qua trinh theo ddi giai PDF) ed ehCp ky sd P (cua van phdng ca<br /> quylt hoac td chCre thyc hien; quan ban hanh hay t i l p nhan) hoan toan cd<br /> + SLP dung van ban di (sd hda) ed ehCp ky t h i x l p vao dang van ban sao y bin chinh<br /> sd dang P d l lap h i sa edng viee - hd sa va cd gia trj phap ly, hieu lye thi hanh nhu<br /> luu trCp tren "mdt eCra dien tU'" nham cung ban sao y bing giiy. Trudng hgp nay khi SLP<br /> c i p thdng tin theo ddi giai quylt ho sa tren dung khdng d n cd ban cCpng kem theo. Vdi<br /> mang dien rpng (niu cd quy djnh), each lam nay, van ban luu trCp tren mang<br /> Doi vai van bin den dien rdng ed ehCp ky sd dang P hoan toan du<br /> Khi nhan duge van ban eua eae ea quan t u each d l xae djnh ngudn eung d p , tinh<br /> khae gCri d i n , van thu ca quan tiln hanh toan ven, tinh chdng choi bd va gia trj phap<br /> tuin ty cac thao tae: ly, hieuTyc thi hanh nhu ban sao y<br /> - Scan van ban d i n (tao ban mim); Tren day la mdt vai gdc nhin v l mdi<br /> - G i n chQ' ky s l dang P cua ca quan (do quan he giCpa eae hinh thCpc t i n tai cua van<br /> bp phan van phdng quan ly) nhu hinh thCre ban (ban cCpng) va ban m i m (van ban dien<br /> sao van y van ban; tLP va sd hda) vdi viee SLP dung chuang trinh<br /> - Dang ky quan ly van ban d i n va g i n quan ly van ban di d i n thyc hien tren mang<br /> file van ban s l hda cd chCp ky sd vao npi dien rdng. N i u chua SLP dung dugc van ban<br /> dung dang ky; dien tCp ed ehCp ky s l mdt each rdng rai, van<br /> ban sd hda gan chQ' ky sd dang P se la giai<br /> - Trinh thu trudng duyet phan phdi van<br /> phap cd t h i chip nhan khi chua cd nhQ'ng<br /> ban d i n ed ehCp ky sd mdi g i n ;<br /> quy djnh eu t h i han. D i l u nay khdng ehi gdp<br /> - Chuyin giao van ban d i n ed g i n chCp phin nang cao hieu qua hoat dpng eua<br /> ky sd cho CBNV dugc phan edng giai quylt CBVC trong cdng tac van thu, luu trCr ma<br /> van ban d i n ; cdn gdp phin nang cao hieu qua hoat ddng<br /> - CBNV duge phan cdng giai quylt van cua cdng eudc cai each hanh chinh hien<br /> ban d i n tryc t i l p XLP ly (giai quylt hay td nay./.<br /> chCpc thyc hien) van ban d i n tren ban m i m ;<br /> - Can bd, nhan vien dugc phan cdng giai<br /> quylt van ban d i n ;<br /> 1. Muc a, 1.2, I CVso 139A/TLTNN-TTTH)<br /> - SLP dung van ban d i n (ban so hda) cd 2. Muc 2, diiu 78. Luat s6 17/2008/QH12: Muc 1,<br /> chCp ky so dang P d l lap hd sa edng viec - dieu 7, ND s6 104/2004/ND-CP.<br /> ho sa luu trCp tren "mpt eCra dien tCp" nham 3 . Diiu 3, ND 79/2007/ND-CP<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 11<br />
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2