BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN THỊ HỒNG HUỆ
CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI
Chuyên ngành : Quản lý công
Mã số : 60 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - NĂM 2018
1
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Hà
Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Văn Hậu
Phản biện 2: TS. Nguyễn Bùi Nam
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính
Quốc gia.
Địa điểm: Phòng nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ Học viện
Hành chính Quốc gia.
Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP. Hà Nội.
Thời gian: vào hồi giờ phút ngày tháng năm 2018.
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên
trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia.
2
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai
trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong hoạt động
quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý,
tính trang trọng, uy nghiêm của Nhà nước, của một quốc gia dân tộc. Các cơ
quan từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương
tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Mặt khác, văn bản hành
chính còn thể hiện là kết quả, sản phẩm đầu ra của quá trình quản lý.
Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản hành chính nhà nước, từ
trước tới nay, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác này
như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật tổ chức chính quyền địa
phương, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành,… đã được ban hành
nhằm giúp cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính được thống
nhất trong cả nước, đảm bảo cho văn bản hành chính ban hành có chất lượng
và thực thi được trên thực tế, đồng thời, có cơ sở pháp lý cho việc quản lý về
công tác văn bản hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước từ Trung
ương xuống địa phương ở nước ta trong giai đoạn hiện nay.
Thành phố Lào Cai - Mảnh đất kiên trung nơi địa đầu phía Bắc Tổ quốc -
Vùng đất giàu tiềm năng phát triển kinh tế thương mại, dịch vụ du lịch và tiểu
thủ công nghiệp. Thành phố có cửa khẩu quốc gia, quốc tế, có vị trí quan trọng
trên tuyến hành lang kinh tế Côn Minh - Lào Cai - Hà Nội - Hải Phòng. Thành phố có tổng diện tích tự nhiên 221 km2, 17 đơn vị hành chính (12 phường, 5 xã),
dân số trên 10 vạn người, thuộc 25 dân tộc. Với nhiều đặc điểm riêng biệt là
vùng đất có cửa khẩu, du lịch và khoáng sản,… do vậy số lượng văn bản hành
chính nhà nước ban hành hàng năm rất lớn. Cũng giống như thực trạng chung
của toàn quốc thì chất lượng văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố
Lào Cai vẫn chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả. Vẫn tồn tại một số văn bản sai
3
thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một
số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật chính quyền địa phương, tên loại văn bản
không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ
viết tắt sai quy định, vẫn còn sai sót về nội dung.
Từ những lý do nêu trên, tác giả chọn đề tài “Chất lượng văn bản hành
chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai” làm luận văn chuyên
ngành quản lý công với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng văn bản hành
chính của Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai trong hoạt động quản lý công,
đáp ứng với yêu cầu của công cuộc xây dựng và phát triển đất nước nói chung
và tỉnh Lào Cai nói riêng trong tình hình mới.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong những năm gần đây có nhiều công trình nghiên cứu, sách, giáo
trình, sách chuyên khảo, các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sỹ nghiên cứu về văn
bản hành chính nhà nước được công bố trên nhiều diễn đàn khác nhau từ trung
ương đến địa phương, có thể liệt kê một số công trình tiêu biểu.
Bên cạnh, sách, giáo trình còn có nhiều đề tài khoa học, luận văn cao học
nghiên cứu về vấn đề này như:
- Nguyễn Thị Minh (2016) “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại
Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa” luận văn thạc sỹ Quản lý công, Học viện
Hành chính Quốc gia.
- Nguyễn Quốc Hoàn (2015), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản
quản lý nhà nước của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Luận văn
thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia .
- Đặng Anh Minh (2013) “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành
chính tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương”Luận văn Thạc sĩ Quản lý
Hành chính công, Học viện Hành chính.
- Nguyễn Nữ Phương Thảo (2013) “Quy trình xây dựng và ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân qua thực tiễn
tỉnh Phú Thọ” Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành
chính.
Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu trên đây, chủ yếu đi vào nghiên cứu
4
quy trình ban hành văn bản; đánh giá chất lượng ban hành và quản lý văn bản
của các cơ quan hành chính nhà nước ở nhiều địa phương khác nhau, chưa có
công trình nghiên cứu một cách có hệ thống và toàn diện về hoàn thiện hệ thống
văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai.
3. Mục đích và nhiệm vụ của nghiên cứu
3.1. Mục đích
Nghiên cứu lý luận và thực tiễn chất lượng văn bản hành chính, trên cơ sở
đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng của văn bản hành chính
của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.
3.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản hành chính và chất lượng văn bản
hành chính nhà nước;
- Chỉ ra những điểm đạt được, những điểm còn hạn chế, nguyên nhân hạn
chế, tồn tại của chất lượng văn bản hành chính của ủy ban nhân dân thành phố
Lào Cai, tỉnh Lào Cai.
- Định hướng và giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng văn bản hành
chính nhà nước tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Chất lượng văn bản hành chính nhà nước của UBND thành phố Lào Cai,
tỉnh Lào Cai
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: nghiên cứu chất lượng văn bản hành chính của Ủy
ban nhân dân thành phố Lào Cai (tức chỉ văn bản của các phòng ban chuyên
môn của thành phố, văn bản của UBND thành phố ban hành)
Phạm vi thời gian: nghiên cứu chất lượng văn bản hành chính của UBND
thành phố Lào Cai từ năm 2011 – 6/2017.
Phạm vi nội dung: nghiên cứu văn bản hành chính thông thường.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5
5.1. Phương pháp luận
Đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lê nin về
Nhà nước và Pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng
và Nhà nước trong sự nghiệp đổi mới;
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử dụng một
số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:
- Phương pháp thu thập số liệu từ tham khảo tài liệu
Phương pháp này là dựa trên nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp thu thập
được từ những tài liệu nghiên cứu trước đây để xây dựng cơ sở dẫn chứng,
chứng minh vấn đề nghiên cứu.
- Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
- Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
- Phương pháp phân tích - tổng hợp
- Phương pháp thống kê
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận:
Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về chất lượng văn bản hành chính của
UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn:
- Nghiên cứu chất lượng văn bản hành chính thông thường của UBND
thành phố Lào Cai, để từ đó giúp cho các cơ quan chuyên môn của Thành phố
Lào Cai rút kinh nghiệm trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tốt hơn.
- Luận văn có thể làm tư liệu cho các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng trên địa bàn
tỉnh Lào Cai tham khảo
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và phần Phụ
lục, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm:
Chương 1. Cơ sở lý luận về chất lượng văn bản hành chính.
Chương 2. Thực trạng chất lượng văn bản hành chính tại ủy ban nhân dân
6
thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.
Chương 3. Định hướng và giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng văn bản
7
hành chính nhà nước tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính
1.1.1. Một số khái niệm về văn bản
1.1.1.1. Khái niệm về văn bản
Về mặt hình thức: văn bản được thể hiện bằng ngôn ngữ (ký hiệu) nhất
định, phổ biến nhất là chữ viết, được gắn với một vật mang tin nhất định. Về
mặt nội dung: văn bản chứa đựng, truyền đạt thông tin nhất định, có tính mục
đích, giá trị thông tin sẽ quyết định giá trị nội dung của văn bản.
Trên thực tế, tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội mà mỗi
một loại văn bản có hình thức và nội dung thể hiện khác nhau như: văn bản ghi
âm, văn bản ghi hình, văn bản nghệ thuật, văn bản quản lý.
1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước
Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, ăn bản quản lí
nhà nước là nh ng quyết định và thông tin quản lí thành văn được văn bản
h a do các cơ quan quản lí nhà nước ban hành th o th m quyền, trình t , thủ
t c, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành b ng nh ng biện
pháp khác nhau nh m điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước ho c
gi a các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[15, tr 9].
1.1.1.3. Khái niệm về văn bản hành chính
ăn bản hành chính là là nh ng văn bản do các cơ quan, tổ chức c th m
quyền ban hành th o trình t , hình thức nhất định nh m giải quyết công việc
thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Là phương tiện không
thể thiếu được trong các hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ
chức
Tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn
8
bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
1.1.2. Chức năng của văn bản hành chính
1.1.2.1. Chức năng thông tin
Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản
chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn
bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế
hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý
(các cơ quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý
nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá
trị thông tin chứa đựng trong đó.
1.1.2.2. Chức năng pháp lý
Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản
quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng
pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:
- Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ
về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác.
- Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể
trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
1.1.2.3. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện khi văn
bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình…)
và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực
hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…).
1.1.2.4. Chức năng văn h a - xã hội
- Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra
trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản phẩm của
quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại
những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang
thế hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa.
1.1.2.5. Các chức năng khác
Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn
9
bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử lý...
1.1.3. Các loại văn bản hành chính và đặc điểm của mỗi loại
Theo Khoản 2 Điều 4, Nghị định 110/ 2004/NĐ – CP ban hành ngày 08
tháng 4 năm 2004 văn bản hành chính gồm có 02 loại sau:
a) Văn bản cá biệt
- Khái niệm văn bản hành chính cá biệt
Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành
chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy
phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình
nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
- Đ c điểm của văn bản hành chính cá biệt
+ Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy
phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ
quan ban hành.
+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành.
+ Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ
thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác
định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật.
+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định.
+ Đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không
gian và thời gian nhất định.
b) Văn bản hành chính thông thường
- Khái niệm văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành nhằm thực thi các văn
bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể, giao dịch,
trao đổi, giải quyết các công việc mang tính chất thường xuyên trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức.
1.2. Chất lượng và chất lượng văn bản hành chính
1.2.1. Khái niệm Chất lượng
Chất lượng là một phạm trù trừu tượng, mang tính chất định tính, khó có
thể cân đo, đong đếm được. Dưới mỗi cách tiếp cận khác nhau thì quan niệm về
10
chất lượng cũng khác nhau.
Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, trong dự thảo DIS 9000:2000,
đã đưa ra định nghĩa sau: Chất lượng là khả năng của tập hợp các đ c tính của một
sản ph m, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các
bên có liên quan".
1.2.2. Chất lượng văn bản hành chính
Từ những phân tích nêu trên, có thể hiểu “Chất lượng văn bản hành chính
là việc văn bản ban hành đảm bảo chính xác cả về nội dung và hình thức, đúng
th m quyền, phù hợp với pháp luật và với th c tiễn khách quan.”
Như vậy, trong quá trình nghiên cứu soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính, chất lượng văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: chủ thể ban hành,
quy trình xây dựng và ban hành văn bản, năng lực của người soạn thảo văn bản.
Mặt khác, cần phải xem xét cả về hình thức và nội dung, văn bản khi ban hành
cần phải đảm bảo cả hai yếu tố này.
1.2.3. Các yếu tố cấu thành chất lượng văn bản hành chính
1.2.3.1. Th m quyền ban hành
1.2.3.2. Nội dung văn bản
1.2.3.3. Thể thức văn bản
1.2.3.4. Ngôn ng văn bản hành chính
1.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng văn bản hành chính
1.3.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo, quản lý và của cán bộ, công
chức, viên chức
Đây là yếu tố quan trọng bậc nhất trong số các yếu tố ảnh hưởng tới chất
lượng văn bản hành chính bời vì:
- Các cấp lãnh đạo, quản lý: Là khâu then chốt trong công tác xây dựng
định hướng việc xây dựng và ban hành văn bản bởi chính lãnh đạo, quản lý là
cấp trực tiếp chỉ đạo, định hướng đề xuất các cấp xây dựng văn bản và đồn thời
trực tiếp duyệt, chỉnh sửa nội dung và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
11
hành chính.
1.3.2. Hệ thống văn bản quy định về xây dựng và ban hành văn bản
hành chính
Đây là yếu tố hết sức quan trọng, bởi đây chính là cơ sở pháp lý để các cơ
quan ban hành văn bản có cơ sở vận dụng, tham chiếu xem xét ban hành văn
bản cho phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản. Nhận thức
được tầm quan trọng này, trong thời gian qua các cơ quan nhà nước đã ban hành
nhiều văn bản quy định về vấn đề này như: Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật (2015); Nghị đinh số 34/2016/ NĐ – CP ban hành ngày 14/5/2016 có
hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2016 quy định chi tiết biện pháp thi hành
một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Những quy định của nhà nước nêu trên có ảnh hưởng nhất định tới chất
lượng văn bản hành chính, bởi vì nó giúp cho các cơ quan có cơ sở xây dựng
quy trình ban hành văn bản. Mặt khác, giúp cho các cơ quan có cơ sở để tham
chiếu, kiểm tra, rà soát và đánh giá văn bản trên thực tế.
1.3.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc
Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng và được quan tâm chú ý
trong những năm trở lại đây. Cơ sở vật chất bao gồm không gian làm việc, trang
thiết bị phục vụ (máy tính, máy in, máy scan,…), hệ thống mạng không dây,
Internet,… đều có ảnh hưởng nhất định tới việc nâng cao chất lượng văn bản
hành chính. Hiện nay trên địa bàn thành phố Lào Cai, 100% cơ quan đã sử dụng
máy tính và hệ thống email nội bộ để trao đổi công việc, giao dịch văn bản bằng
hệ thống phần mềm máy tính, vì vậy việc giải quyết văn bản qua mạng nhanh
hơn, kịp thời hơn, khiến cho công việc xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Mặt khác, giúp các đơn vị chú trọng hơn đến chất lượng văn bản bởi lẽ kết nối
mạng, một văn bản sai sẽ ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan bởi ai cũng biết.
Chính vì vậy, mọi cơ quan, tổ chức và chính cá nhân ký văn bản sẽ cẩn trọng
hơn. Ngoài các yếu tố nêu trên, theo tác giả cơ sở vật chất và trang thiết bị làm
12
việc có ảnh hướng lớn tới chất lượng văn bản, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay.
1.4. Văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai
1.4.1. Các loại văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai
UBND thành phố là nơi tổ chức thực hiện các chính sách, mệnh lệnh quản
lý của UBND tỉnh, là cầu nối giữa tỉnh và các phường. Hầu hết các công việc
hành chính muốn triển khai đến cấp cơ sở cần phải qua cấp trung gian là thành
phố, quận, huyện theo nguyên tắc trực tuyến; UBND thành phố Lào Cai có vai
trò quan trọng trong việc tham mưu cho cấp tỉnh, thành phố về những vấn đề
quan trọng trong quản lý kinh tế - văn hóa - xã hội, giúp tỉnh phát hiện và tháo
gỡ khó khăn, bất cập trong các quy định, chính sách mà trong quá trình thực thi
ở cấp quận đó nảy sinh các vướng mắc.
Đối với cấp phường, cán bộ, công chức thực thi công vụ trên địa bàn
tương đối rộng, bao gồm nhiều đơn vị hành chính cơ sở (cấp phường.
Để thực thi văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên; của cơ
quan cùng cấp (Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND) thì UBND
thành phố Lào Cai ban hành rất nhiều VBHC. Các loại VBHC của UBND dùng
để thực hiện công việc nội bộ của ủy ban; liên hệ, trao đổi, giao dịch trong hoạt
động giữa ủy ban thành phố với tỉnh, với UBND các phường, với các đối tác...
1.4.1.1. Các loại BHC thông thường của UBND thành phố Lào Cai
- Báo cáo: Báo cáo của UBND thành phố gồm báo cáo tháng, báo cáo
quý, báo cáo năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất…Tùy
theo tính chất sự kiện và nhu cầu quản lý cụ thể mà báo cáo thể hiện, nhưng
trong một báo cáo cần nêu được một số điểm chính: Những kết quả đã thực hiện
được; những tồn tại, hạn chế; nguyên nhân; phương hướng thực hiện trong thời
gian tới; những đề nghị, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả QLNN.
- Công văn: Đây là loại hình văn bản được sử dụng rộng rãi trong hoạt
động của các CQHCNN nhằm để thực hiện các mối quan hệ công tác của các
CQHCNN với nhau, CQHCNN với cá nhân, công dân; dùng để trả lời đối với
công dân.
- Tờ trình là một dạng văn bản của UBND thành phố dùng để gửi lên
thành tỉnh, lên cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền để xin phê duyệt các
13
chính sách, chế độ, quyết định quản lý…
- Biên bản: là VBHC của các cơ quan nói chung, UBND thành phố nói
riêng; dùng để ghi lại diễn biến một cuộc họp, hội nghị bàn giao công trình, bàn
giao tài sản, ghi lại diễn biến một sự việc….
- Thông báo, UBND thành phố thường sử dụng thông báo trong một số công
việc sau: Về lịch họp giao ban, lịch tiếp dân, thông báo tuyển công chức, kết luận một
cuộc họp, thông báo các vấn đề trong QLNN đối với người dân trên địa bàn, thông
báo cụ thể từng nội dung đến các hộ…
- Kế hoạch, UBND thành phố thường xây dựng các kế hoạch sau: Kế
hoạch năm, kế hoạch 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, kế hoạch đối với từng
CBCC trong các đơn vị, kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn…Nội dung kế hoạch
thường về cải cách hành chính, điều tra đất đai, bầu cử…
- Hợp đồng, thường UBND chủ yếu ký các hợp đồng với các cá nhân, cơ
quan, tổ chức về thực hiện một công việc chung của cơ quan; hợp đồng lao động
với viên chức…
Ngoài ra, UBND thành phố có sử dụng rất nhiều các loại giấy: Giấy giới
thiệu, Giấy đi đường, Phiếu gửi, Giấy phép, Giấy chứng nhận có liên quan và
bảo đảm quyền thân nhân của CBCC trong cơ quan.
1.4.1.2. ăn bản hành chính cá biệt
Văn bản cá biệt của UBND thành phố là những văn bản do các cơ quan,
cá nhân có thẩm quyền ban hành, theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải
quyết các công việc cụ thể của UBND thành phố. Nó có thể làm phát sinh, thay
đổi hoặc chấm dứt một hoạt động pháp lý nhất định.
1.4.2. Đặc điểm văn bản hành chính của thành phố Lào Cai
- Hệ thống VBHC của UBND thành phố ban hành để thực thi các loại văn
bản QPPL của cơ quan cấp trên và cơ quan cùng cấp. UBND thành phố là cơ
quan HCNN cấp trung gian giữa cấp thành phố và cấp phường, do vậy các
VBHC của quận chủ yếu để triển khai VB của thành phố xuống cấp phường, để
giải quyết công việc nội bộ của UBND thành phố
14
- Thẩm quyền ban hành VBHC:.
- Hệ thống VBHC của UBND thành phố ban hành theo tính chất công
việc. Các cuộc họp, hội nghị….phát sinh hệ thống VB nhằm giải quyết công
việc chung của cơ quan.
Về cơ bản văn bản hành chính của UBND thành phố dung để chỉ đạo,
điều hành và giải quyết các công việc cụ thể của UBND thành phố..
1.4.3. Vai trò của văn bản hành chính đối với hoạt động của thành phố
Lào Cai
Trong hoạt động quản lý nhà nước của thành phố Lào Cai, văn bản có các
hành chính có vai trò sau:
- Văn bản hành chính nhà nước là phương tiện cung cấp thông tin để ra
quyết định.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý của UBND thành phố Lào Cai..
- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của UBND thành phố
Lào Cai..
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm
tra. Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức
tạp đã được văn bản hóa.
Tiểu kết chương 1
Trong chương 1, tác giả đã trình bày những nội dung lý thuyết cơ bản nhất
liên quan đến nội dung của luận văn, cụ thể tác giả đã trình bày và phân tích
khái niệm về văn bản và văn bản hành chính, chức năng của văn bản hành chính,
các loại văn bản hành chính nhà nước. Tiếp đến nêu và phân tích chất lượng và
chất lượng văn bản hành chính; các yếu tố cấu thành chất lượng văn bản hành
chính; Các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng của văn bản hành chính; Văn bản
hành chính của UBND thành phố Lào Cai, đặc điểm văn bản hành chính của
thành phố Lào Cai. Đây là những vấn đề có tính chất lý luận cơ bản nhất liên
quan đến văn bản và chất lượng văn bản hành chính, để từ đó tác giả có cơ sở
tiếp tục nghiên cứu tìm hiểu thực trạng chất lượng văn bản hành chính của
15
UBND thành phố Lào Cai tại chương 2.
Chương 2
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND
THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI
2.1. Khái quát chung về thành phố Lào Cai
2.1.1. Vị trí địa lý và điều kiện dân cư
Thành phố Lào Cai là thành phố biên giới, vùng cao, nằm hai bên bờ sông Hồng, có tọa độ địa lý từ 22025’ đến 25030’ vĩ độ Bắc và từ 103037’ đến 104022’
kinh độ Đông.
- Phía Bắc giáp thị trấn Hà Khẩu, huyện Hồng Hà, tỉnh Vân Nam - Trung
Quốc (có đường biên giới là sông Hồng và sông Nậm Thi);
- Phía Đông giáp huyện Bảo Thắng;
- Phía Tây giáp huyện Bát Xát và Sa Pa;
- Phía Nam huyện Sa Pa.
2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội
- Công tác văn hóa thông tin, TDTT: Tỷ lệ hộ gia đình đạt danh hiệu
“Gia đình văn hóa” đạt 93,6%; thôn, tổ dân phố văn hóa 98,1%; tỷ lệ cơ quan,
trường học đạt tiêu chuẩn nếp sống văn hóa 97,5%. Tổ chức 90 buổi tuyên
truyền lưu động; tỷ lệ phủ sóng truyền thanh đạt 98%, sóng truyền hình đạt
100%. Chỉ đạo các xã, phường tổ chức tốt Ngày hội “Đại đoàn kết toàn dân tộc”
lồng gắn với tuyên truyền Bộ “Quy tắc ứng xử văn hóa, văn minh”, cuốn “Sổ tay
đô thị” đến toàn thể Nhân dân.
- Công tác giáo dục đào tạo: Tỷ học sinh giỏi và chất lượng giáo dục tiếp
tục dẫn đầu trong toàn tỉnh; tiếp tục xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh,
thúc đẩy quy mô và chất lượng giáo dục toàn diện, năm học 2014 - 2015 tỷ lệ
huy động học sinh ra lớp và tỷ lệ chuyên cần đạt 99,9%; đã có 38/60 = 63,3%
trường đạt chuẩn quốc gia, tỷ lệ học sinh 15-18 tuổi có bằng tốt nghiệp THCS
đạt 97,7%.
- Y tế, chăm sóc sức khoẻ cộng đồng: Khám và điều trị bệnh cho trên
250.000 lượt người; công tác kiểm tra, kiểm soát an toàn vệ sinh thực phẩm
16
được tăng cường, trong năm không có vụ ngộ độc thực phẩm nào xẩy ra.
2.1.3. Tổ chức bộ máy chính quyền thành phố Lào Cai
Hiện tại bộ máy tổ chức các cơ quan thuộc UBND thành phố gồm: Văn
phòng HĐND&UBND thành phố; Phòng Quản lý đô thị; Phòng Tư pháp; Phòng
Tài nguyên và Môi trường; Phòng Nội vụ; Phòng Văn hoá; Phòng Y tế; Phòng
TC-KH; Thanh tra thành phố; Phòng Lao động TB&XH; Phòng Giáo dục và
Đào tạo; Phòng Kinh tế; Phòng Dân tộc.
Với bộ máy chính quyền như trên, dẫn tới khối lượng công việc hàng năm
nhiều; từ đó tác động nhất định đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đặc
biệt là số lượng văn bản ban hành hàng năm tăng do khối lượng công việc nhiều.
2.2. Phân tích thực trạng chất lượng văn bản hành chính của thành
phố Lào Cai
2.2.1. Về số lượng văn bản đã ban hành
Văn bản hành chính của thành phố Lào Cai được ban hành từ năm 2011 –
6/2017, có số lượng khác nhau, có tiểu loại văn bản ban hành nhiều như Quyết
định hành chính cá biệt, công văn; có loại văn bản thì rất ít như đề án...ngoài số
lượng không đồng đều về loại văn bản thì số lượng văn bản ban hành hàng năm
cũng khác nhau, thông thường năm sau nhiều hơn năm trước, có thể do tính chất
công việc ngày càng đa dạng, ngày càng nhiều hoặc sự thay đổi, phát triển của
kinh tế - xã hội dẫn đến sự cần thiết phải ban hành nhiều văn bản.
2.2.2. Về chất lượng nội dung văn bản
Trong tổng số 98.587 văn bản hành chính: thông báo, quyết định CT,
quyết định UB, công văn CT, công văn UB, kế hoạch, hướng dẫn, công điện, chị
thị, báo cáo, chương trình, đề án, tờ trình, giấy giới thiệu, tác giả tiến hành lựa
chọn ngẫu nhiên 5000 văn bản hành chính nhà nước với 12 loại văn bản để đánh
giá các tiêu chí liên quan tới chất lượng văn bản hành chính nhà nước. Số lượng
các văn bản được lựa chọn tổng
Nghiên cứu, phân tích 5000 văn bản hành chính ban hành từ năm 2011
đến tháng 6 năm 2017, tác giả nhận thấy có 129 văn bản (chiếm 2,58% tổng số
văn bản) chưa đảm bảo về nội dung, chúng ta có thể nhận diện một cách rõ ràng
17
hơn thông qua bảng tổng hợp, phân
2.3.3. Ngôn ngữ văn bản
Nghiên cứu, phân tích văn bản hành chính trên thực tế, tác giả cho thấy,
một số văn bản báo cáo việc sử dụng từ chưa chính xác, chẳng hạn như: sử dụng
từ chưa phù hợp kết quả, hiệu quả, hậu quả..
Nghiên cứu, phân tích 5000 văn bản hành chính do thành phố Lào Cai ban
hành từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy, nhiều văn bản còn sử dụng ngôn ngữ
trong văn bản chưa chính xác, vẫn có trường hợp sử dụng từ chưa đúng, chưa
phù hợp; một số câu viết chưa rõ ràng; dấu câu dùng chưa chính xác và còn
nhiều lỗi chính tả; chúng ta có thể nhận thấy rõ hơn về vấn đề này qua bảng
thống kê
Từ số liệu tổng hợp trên ta thấy trong 5000 thì có 194 văn bản có lỗi về
ngôn ngữ (chiếm gần 4%). Trong số 12 tiểu loại văn bản khảo sát loại văn bản
có hạn chế ngôn ngữ chiếm tỷ lệ cao nhất là hướng dẫn, báo cáo, chương trình.
2.3.4. Thể thức văn bản
Nghiên cứu, đánh giá 5000 văn bản mà chúng tôi đã tổng hợp, cho thấy
hầu hết các văn bản ban hành đã đảm bảo về thể thức.
Trong số 5000 văn bản được lựa chọn, tác giả đã thống kê được số lượng
văn bản có lỗi sai về thể thức là 248 văn bản (chiếm gần 5% tổng số lượng văn
bản được lựa chọn). Để thấy rõ hơn, chúng ta có thể xem bản tổng hợp sau:
Bảng 2. 1. Tỷ lệ, văn bản hành chính sử dụng thể thức còn hạn chế
Bảng tổng hợp cho thấy, số lượng văn bản ban hành chưa chuẩn xác về thể
thức chiếm tỷ lệ không lớn chiếm khoảng gần 5% trong tổng số 5000 văn bản đã
lựa chọn, trong 12 tiểu loại văn bản tác giả khảo sát thì loại văn bản nào cũng bị
sai sót về thể thức, trong đó báo cáo, công văn, thông báo là những loại văn bản
bỉ sai sót nhiều về thể thức nhất.
2.3. Đánh giá, nhận xét chung về chất lượng văn bản hành chính của
UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
2.3.1. Những mặt đã đạt được
Nghiên cứu thực tế và đánh giá, nhận xét 5000 văn bản hành chính của
thành phố Lào Cai từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy chất lượng văn bản của
18
thành phố Lào Cai đã đạt được những điểm như sau:
- Thứ nhất, hầu hết các văn bản hành chính được ban hành đúng quy định
của pháp luật hiện hành, tức là văn bản ban hành không sai về thẩm quyền mà
Luật quy định; không sai quy chế ban hành văn bản của UBND thành phố.
- Thứ hai, phần lớn các văn bản hành chính được ban hành tại Ủy ban
nhân dân thành phố Lào Cai đều tuân thủ đúng quy định nhà nước về thế thức
văn bản; vẫn còn hiện tượng sai nhưng tỷ lệ thấp, điều này có thể khắc phục
được trong thời gian tới.
- Thứ ba, ngôn ngữ sử dụng trong các văn bản hành chính đều rõ nghĩa, dể
hiểu, không bị hiểu nhầm, hiểu sai hoặc hiểu chưa hết ý nghĩa.
- Thứ tư, tất cả văn bản của UBND thành phố Lào Cai ban hành từ năm
2011 – 6/2017 không có văn bản sai phạm chủ trương, chính sách của Đảng và
nhà nước về mặt chính trị và tư tưởng.
2.3.2. Những hạn chế, tồn tại
Qua nghiên cứu, khảo sát đánh giá công tác xây dựng văn bản hành chính
trên thực tế của thành phố Lào Cai, bên cạnh những điểm đạt được như đã phân
tích ở trên, vẫn còn những điểm hạn chế, tồn tại nhất định, cụ thể như sau:
- S quan tâm của các cấp lãnh đạo, quản lý: Mặc dù các cấp lãnh đạo,
quản lý đã chú trọng đến công tác xây dựng và ban hành văn bản, chú trọng đến
chất lượng văn bản nhưng vẫn còn có độ trễ.
- ề m t nội dung của văn bản: Đánh giá, phân tích 5000 văn bản, tác giả
thấy có 129/5000 văn vẫn còn tồn tại những lỗi về nội dung như:.
- ề ngôn ng văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính, tác giả nhận
thấy có 194/5000 văn bản vẫn còn lỗi sai về ngôn ngữ.
- ề thể thức văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính, tác giả nhận
thấy có 248/5000 văn bản chưa đúng thể thức theo quy định của nhà nước về thể
thức văn bản hành chính.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại
Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến văn bản hành chính vẫn còn những
tồn tại nêu trên, tác giả xin nêu một số nguyên nhân chủ yếu sau.
Thứ nhất, các cấp lãnh đạo thành phố Lào Cai chưa chỉ đạo sát sao công
19
tác xây dựng văn bản;.
Thứ hai, công tác cập nhật văn bản của nhà nước quy định liên quan đến
công tác xây dựng và ban hành văn bản của các cấp lãnh đoạ cũng như của đội
ngũ công chức, viên chức giúp việc còn chậm trễ
Thứ ba, vẫn còn một số ít cán bộ, công chức ảnh hưởng tính bảo thủ, trì
trệ, không chịu tiếp thu, coi thường hình thức, thể thức văn bản.
Thứ tư, do số lượng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai ban hành
hàng năm rất lớn, trong khi đó công chức, viên chức tham mưu năng lực về văn
bản hạn chế.
Thứ năm, Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản cũng chưa nắm hết được
quy định về thể thức văn bản hành chính hoặc là các quy định mới của nhà nước
như về thể thức, về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký văn bản...
Thứ sáu, Quy trình kiểm tra văn bản làm ngược, cụ thể tại Ủy ban nhân
dân thành phố Lào Cai khi văn bản hành chính.
Thứ bảy, chúng ta cũng chưa có những chế tài đủ mạnh và xác định trách
nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban vi phạm các quy định pháp luật liên
quan đến công tác ban hành văn bản.
Thứ tám, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của nước ta liên quan
đến công tác ban hành văn bản hành chính còn chưa đồng bộ, lại còn thay đổi
thường xuyên gây lúng túng cho nhiều công chức trong công tác vận dụng, áp
dụng thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ chín, điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí dành riêng cho công tác xây
dựng soạn thảo văn bản chưa đảm bảo, không ổn định.
Mười là, trình độ kiến thức và năng lực công tác thực tiễn của đội ngũ lãnh
20
đạo phòng, ban chưa ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ.
Tiểu kết chương 2
Chúng tôi nhận thấy hạn chế căn bản trong chất lượng văn bản hành chính
nhà nước đó là quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nước đôi khi còn sai
quy trình (ví dụ: khi văn bản đã được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành
phố ký, cán bộ tại bộ phận phát hành văn bản mới kiểm tra thể thức, lỗi chính tả
và phát hành văn bản bước ký duyệt văn bản trước khi được bộ phận phát hành
văn bản kiểm tra. Điều này chính là nguyên nhân căn bản của hầu hết những hạn
chế trong công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố
Lào Cai. Đây là căn cứ quan trọng nhất để chúng tôi định hướng xây dựng
những giải pháp nâng cao chất lượng văn bản hành chính nói riêng và nâng cao
chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân
21
dân thành phố Lào Cai.
Chương 3
ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI,
TỈNH LÀO CAI
3.1. Định hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính của UBND
thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về việc phải nâng cao chất lượng thống
văn bản hành chính
Có thể nói, văn bản là sản phẩm của hoạt động lao động, sáng tạo. Lao
động của cán bộ quản lý và lãnh đạo về bản chất là lao động trí óc. Cán bộ
quản lý và lãnh đạo có nhiệm vụ xác định sản phẩm lao động của người dưới
quyền.
Cán bộ quản lý và lãnh đạo của cơ quan dù là cấp nào trên thực tế cũng
là người có trách nhiệm chủ yếu tổ chức mọi hoạt động của cơ quan.
3.1.2. Xuất phát từ chủ trương của Lãnh đạo và nhu cầu của cán bộ, công
chức thành phố Lào Cai
Nhu cầu sử dụng văn bản trong lao động của người lãnh đạo là rất lớn.
Nhu cầu này có thể xác định theo từng loai công việc, từng thời gian và theo
từng đối tượng quản lý cụ thể.
Củng cố, kiện toàn và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác
xây dựng văn bản quản lý hành chính nhà nước cho UBND thành phố theo
hướng bảo đảm cả về số lượng và chất lượng, có bản lĩnh chính trị vững vàng,
phẩm chất đạo đức tốt và kỹ năng nghiệp vụ cao.
3.1.3. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến công tác xây
dựng và ban hành văn bản
Hiện nay, đã có rất nhiều quy định, hướng dẫn về kỹ thuật soạn thảo và
ban hành văn bản. Nhưng trên thực tế nhiều cơ quan, đơn vị soạn thảo văn
22
bản còn sai..
3.1.4. Xuất phát từ thực tiễn khách quan
Thành phố Lào Cai hàng năm có số lượng văn bản hành chính ban hành
nhiều, văn bản có vai trò quan trọng, nếu chát lượng văn bản hạnh chế, sẽ ảnh
hưởng không nhỏ tới sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.
Nghiên cứu thực tiễn hệ thống văn bản hành chính nhà nước của thành
phố Lào Cai trong thời gian qua bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những
nhược điểm về nội dung, hình thức và cách sử dụng ngôn ngữ,
Từ bảng trên và quá trình phân tích phần 2.2 cho thấy ảnh hưởng tới chất
lượng văn bản hành chính là rất đa dạng và do cả nguyên nhân khách quan và
chủ quan của người biên soạn, đã làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng
văn bản hành chính nhà nước. Chính vì vậy cần có những biện pháp khắc phục
cụ thể cho từng nguyên nhân tồn tại.
3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng văn bản hành chính của UBND
thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
3.2.1. Nâng cao nhận thức của cấp ủy, chính quyền và cán bộ, công
chức
3.2.2. Hoàn thiện thể chế, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
3.2.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức
- Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức
- Tổ chức các hội thảo chuyên đề về công tác xây dựng chính sách, xây
dựng pháp luật.
- Sắp xếp, củng cố đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng chính sách, xây
dựng văn bản hành chính nhà nước.
- Tăng cường tập huấn, đào tạo chuyên sâu về công tác xây dựng, thẩm
định, kiểm tra, rà soát văn bản hành chính nhà nước.
- Đổi mới nội dung và chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức.
- Tăng cường năng lực, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan soạn thảo,
thẩm định dự thảo văn bản hành chính nhà nước, cán bộ đầu mối kiểm soát thủ
23
tục hành chính trong việc khảo sát, học tập kinh nghiệm;
- Tăng cường hơn nữa sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính
quyền các cấp trong công tác xây dựng, thi hành pháp luật và kiểm soát thủ tục
hành chính.
- Đồng thời, thể chế hóa thành trách nhiệm kỷ luật thực thi c ác quy định
về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đối với các cán
bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định
- Quá trình thực hiện cần chủ động phối hợp với cơ quan chuyên môn
ngay từ quá trình dự thảo; đối với những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa cơ
quan soạn thảo, cơ quan thẩm định, góp ý thì sẽ được bàn bạc, trao đổi, làm rõ
ngay từ khi dự thảo.
3.2.4. Tăng cướng đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin
và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
- Nâng cao đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc
Cơ sở vật chất là phương tiện để thực thi công vụ. Yếu tố này có ảnh
hưởng khá lớn đến hiệu quả thực thi công việc.
- Hiện đại h a cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Điều kiện làm việc tốt giúp các cán bộ rất nhiều trong việc tổ chức sử
dụng văn bản. Phân loại phòng, ban làm việc theo tiêu chuẩn xác định. Tìm ra
các phòng, ban chưa đạt chuẩn, có kế hoạch ưu tiên xây dựng, đảm bảo giải
quyết dứt điểm các phòng, ban có trang thiết bị làm việc chưa và không đạt
yêu cầu.
- Tối ưu h a kỹ thuật hành chính văn phòng
Để xây dựng hệ thống kỹ thuật hành chính văn phòng tiên tiến, phù hợp
với đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác Văn
phòng hiện nay.
- Đảm bảo điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở
Việc trang bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở cần phải đáp
ứng được các yêu cầu.
Cách thức phân công như trên là không cố định, có thể thay đổi tùy
24
theo quan điểm và nghệ thuật quản lý của lãnh đạo các phòng ban; trong
nhiều trường hợp có tác động đến tâm lý của cán bộ khi sử dụng trang thiết
bị, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng.
- Đảm bảo nguồn kinh phí tài chính cho công tác soạn thảo và ban
hành văn bản
Thực tế đã chứng minh nhiều văn bản của UBND thành phố được ban
hành rất đúng đắn, nhưng thực hiện lại chưa tốt.
Trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sử dụng nội
dung đặc biệt là thực hiện nội dung văn bản, nhất là nội dung văn bản là dự
án, đề án gặp rất nhiều khó khăn về vấn đề kinh phí.
Như vậy, để văn bản của UBND thành phố được ban hành kịp thời,
chất lượng văn bản ngày càng được nâng cao, Chủ tịch UBND thành phố cần
xây dựng một cơ chế đảm bảo kinh phí..
Việc đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng là yếu tố tác động đến thái độ làm
việc của CBCC. Tuy nhiên, không hẳn cứ đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng tốt là
có thể đạt được hiệu quả mà cần phải có một kế hoạch đầu tư cụ thể, chính
xác, bố trí đúng người có khả năng sử dụng, vận hành hệ thống đó.
- Ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001:2008
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý quy trình công việc trong nội
bộ UBND thành phố Lào Cai, trong giao dịch với các cơ quan hành chính khác
và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động cung cấp
dịch vụ hành chính công;
- Công bố, công khai danh mục, nội dung các văn bản hành chính trên
môi trường mạng do các cơ quan hành chính nhà nước cung cấp.
- Mẫu hóa các văn bản và đưa vào cơ sở dữ liệu của mạng nội bộ, hướng
dẫn cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thống nhất trong toàn cơ
quan UBND thành phố Lào Cai.
- Trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đang được áp dụng
tại UBND thành phố Lào Cai có thể chuyển dự thảo văn bản cho Lãnh đạo
25
UBND thành phố Lào Cai xem, duyệt dự thảo.
3.2.5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và cổng kết rút
kinh nghiệm
Thực hiện pháp luật là quá trình hoạt động có mục đích làm cho những quy
định của pháp luật đi vào cuộc sống,
Để làm được điều này, theo tác giả, lãnh đạo UBND thành phố nên yêu
cầu mỗi đơn vị cần xây dựng kế hoạch đánh giá, tổ chức tổng kết chung và
báo cáo lên UBND thành phố, căn cứ vào đó lãnh đạo thành phố đưa ra các
biện pháp điều chỉnh.
Hàng năm, UBND thành phố cần khen thưởng, tuyên dương, nêu
gương các đơn vị điển hình
Tiểu kết chương 3
Chúng tôi trên cở sở đánh giá phân tích hiện trạng về chất lượng của văn
bản hành chính của thành phố Lào Cai. Chủ trương, định hướng và những quy
định liên quan, đã đề xuất những giải pháp sát với thực tế và có khả năng ứng
26
dụng góp phần nâng cao chất lượng của văn bản hành chính.
KẾT LUẬN
Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản
lý nhà nước lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học
hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản hành chính nhà nước.
Phương thức hoạt động của cơ quan phù hợp hay không phù hợp được thể
hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản hành chính nhà
nước. Chính vì thế, công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đang đòi
hỏi những người làm công tác này phải có trình độ chuyên môn và nắm vững
các quy định pháp luật của nhà nước.
Thành phố Lào Cai trong những năm gần đây đưa ra nhiều giải pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính
với mục tiêu cụ thể là đến năm 2020 đảm bảo mức độ hài lòng của cá nhân,
doanh nghiệp, nhà đầu tư đối việc giải quyết thủ tục hành chính đạt trên 90%.
Để đạt được mục tiêu này, đòi hỏi công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn
bản của UBND Thành phố Lào Cai phải được tuân thủ theo đúng quy trình, phải
được thực hiện tốt hơn để phát huy hết hiệu quả trong hoạt động quản lý.
Nghiên cứu “Chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào
Cai, tỉnh Lào Cai” từ việc nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn, tác giả đi vào
nghiên cứu tổng quan về văn bản hành hình nhà nước, các loại văn bản hành
chính của UBND thành phố Lào Cai; Xác định các yếu tố cấu thành chất lượng
văn bản hành chính; tiếp đến xác định được các yếu ảnh hưởng tới chất lượng
văn bản hành chính bao gồm thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản, thể thức
văn bản, ngôn ngữ văn bản hành chính.
Nghiên cứu thực trạng chất lượng văn bản hành chính, tác giả chỉ ra
những điểm đạt được, những điểm còn tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của
những tồn tại hạn chế, từ đó có cơ sở đề xuất một số giải pháp nâng cao chất
27
lượng văn bản hành chính cho UBND thành phố Lào Cai trong thời gian tới.
