BỘ NỘI VỤ
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
TRẦN TUẤN ANH
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - NĂM 2023
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Thanh Hương
Phản biện 1: PGS. TS. Nguyễn Thị Thu Vân
Phản biện 2: TS. Trần Thanh Tùng
Luận văn được bảo vệ tại Hồi đồng đánh giá luận văn thạc sĩ, Học viện Hành
chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng 4B, Nhà G - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia
Số 77 – Đường Nguyễn Chí Thanh – Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội
Thời gian: vào hồi 11 giờ 00 phút, ngày 17 tháng 7 năm 2023
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên Trang thông tin điện tử của Ban QLĐT, Học viện Hành chính Quốc gia
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Quản lý nhà nước là sự tác động của các chủ thể có quyền lực nhà nước bằng
pháp luật đến các đối tượng được quản lý nhằm thực hiện các chức năng của nhà nước.
Hiểu theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nước là thực hiện quyền hành pháp trên hai mặt là
ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật và tổ chức điều hành để đưa pháp
luật vào cuộc sống. Hoạt động này được thực hiện bởi hệ thống hành chính nhà nước
từ trung ương đến địa phương mà đứng đầu là Chính phủ. Đó chính là nhiệm vụ của
công tác lưu trữ, công tác này là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước, đó là toàn bộ
các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung,
bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc phát triển hình thành các hệ thống văn bản
ngành Kế hoạch Đầu tư, nó phản ánh toàn diện các hoạt động quan trọng trong việc
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác kế hoạch, đầu tư phát triển toàn
quốc. Cho nên việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ là một nội dung quan trọng được chú trọng đặc biệt tại Phòng Văn thư - Lưu trữ
thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Nhận thức được vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan
nhà nước và quản lý công tác lưu trữ là một nội dung nghiên cứu của ngành học Quản
lý công, tác giả bước đầu tìm hiểu tình hình, khảo sát hoạt động quản lý công tác lưu
trữ tại Văn phòng Bộ kế hoạch và Đầu tư và nhận thấy công tác này cần có những
điều chỉnh, hoàn thiện để góp phần nâng cao chất lượng công tác đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong giai
đoạn hiện nay, cho nên tôi chọn vấn đề: “Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư’’ làm đề tài luận văn cao học chuyên ngành Quản lý công.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong thời gian qua đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến cung cấp cơ sở lý luận
cũng như thực trạng quản lý công tác lưu trữ với nhiều cấp độ và góc độ khác nhau.
1
Đến nay đã có một số công trình nghiên cứu, giáo trình nghiên cứu khoa học về công
tác lưu trữ được công bố và xuất bản:
- Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” (Học viện Hành
chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004);
- Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm;
- Từ điển “Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992;
- Từ điển “Thuật ngữ công tác văn thư lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm.
Trong thời gian qua đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực văn thư - lưu
trữ, trong đó có quản lý công tác lưu trữ. Một số công trình có liên quan đến đề tài
luận văn như:
- Luận văn “Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương
Đảng” của tác giả Nguyễn Thị Thư, luận văn thạc sĩ, ĐHKHXH và NV Hà Nội năm
2018;
- Luận văn “Hoàn thiện hệ thống văn bản QLNN về chế độ, chính sách đối với
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay”, Luận
văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia năm 2016, tác giả Vũ Hải Thanh;
- Luận văn “Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà
nước của các Bộ” của tác giả Cam Anh Tuấn;...
Có thể nói, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chưa có một công trình
nào nghiên cứu cụ thể về quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và
Đầu tư. Do vậy, đề tài tôi lựa chọn nghiên cứu là cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn to
lớn trong giai đoạn hiện nay.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn
Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được mục đích chủ yếu:
Một là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chỉ ra những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của
những hạn chế.
Hai là, trên cơ sở đó, Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
quản lý công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tiếp tục đưa các
2
thông tin có giá trị phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Kế hoạch và
Đầu tư.
Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, Luận văn đặt ra và giải quyết những nhiệm
vụ chính sau:
- Một là, hệ thống hoá cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý công tác lưu trữ
- Hai là, tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
- Ba là, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình quản lý công tác lưu trữ của
Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư,
- Bốn là, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công
tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn
Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là hoạt động quản lý công tác lưu trữ trong
Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung nghiên cứu: Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn, quản lý
công tác lưu trữ được tập trung nghiên cứu ở các nội dung chủ yếu: Tổ chức bộ máy
và nhân sự; Ban hành các văn bản quản lý; Hướng dẫn, tổ chức thực hiện; Công tác
kiểm tra, đánh giá và bảo đảm cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ.
- Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu trong giai đoạn từ 2015 - nay.
- Không gian nghiên cứu: Tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử được thể hiện trong các nguyên tắc của văn thư, lưu trữ.
Trên cơ sở phương pháp luận, luận văn còn sử dụng các phương pháp nghiên
cứu khoa học cụ thể như: Phương pháp hệ thống; Phương pháp khảo sát, thống kê;
Phương pháp phân tích; Phương pháp tổng hợp; Phương pháp suy luận logíc.
3
6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của Luận văn
Đề tài hệ thống hoá một số vấn đề lý luận về quản lý, về công tác lưu trữ, góp
phần làm sáng tỏ thêm vai trò, ý nghĩa của quản lý công tác lưu trữ trong việc ban
hành các quyết định quản lý, xây dựng chính sách, pháp luật thuộc thẩm quyền của
Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đồng thời, luận văn đánh giá thực trạng việc quản
lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư từ đó đưa ra các đề xuất
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ phục vụ hoạt động của
Văn phòng Bộ.
7. Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung Luận văn được chia thành 3 chương
như sau:
Chương 1. Tổng quan về quản lý công tác lưu trữ của văn phòng bộ
Chương 2. Thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và
Đầu tư
Chương 3. Các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ của Văn
phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư
4
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA VĂN PHÒNG BỘ
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm quản lý
Chúng ta có thể đưa ra định nghĩa về quản lý (trong phạm vi luận văn) như sau:
quản lý là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể
quản lý lên một đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của
con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng quản lý theo những
mục tiêu đã định.
1.1.2. Khái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ
* Khái niệm tài liệu lưu trữ
Định nghĩa về tài liệu lưu trữ (trong phạm vi luận văn) như sau: tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai
thác phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học của toàn xã hội.
* Khái niệm công tác lưu trữ
Trên cơ sở lý luận và pháp lý về lưu trữ, khái niệm về công tác lưu trữ được tác giả
định nghĩa như sau: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học
những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác
lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước.
1.1.3. Khái niệm quản lý công tác lƣu trữ
* Khái niệm quản lý công tác lưu trữ
theo tác giả, quản lý công tác lưu trữ đối với mỗi cơ quan, tổ chức là việc bố trí
nhân sự làm công tác lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và
xử lý các vi phạm trong hoạt động lưu trữ; đồng thời quản lý kho bảo quản, trang
thiết bị tại bộ phận lưu trữ cơ quan, tổ chức được đảm bảo góp phần hiệu quả vào
hoạt động chung của cơ quan, tổ chức.
1.1.4. Văn phòng Bộ
5
Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về
chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng
tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Bộ; Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo
đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công
tác quản trị nội bộ; thực hiện các nhiệm vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ
trưởng giao.
1.2. Vai trò, nhiệm vụ của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ
1.2.1. Vai trò của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ
Thứ nhất, công tác lưu trữ đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ
các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội.
Thứ hai, công tác lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu
suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của công
việc.
Thứ ba, công tác lưu trữ tạo ra các công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực
của các cơ quan, tổ chức.
Thứ tư, công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan
đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
1.2.2. Nhiệm vụ của công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ
Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, bảo quản an toàn tài liệu.
Thứ ba, Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
1.3. Nội dung quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ
1.3.1. Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ
Quản lý công tác lưu trữ là công việc cần thiết trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ, vì vậy để thực hiện tốt việc quản lý công tác lưu
trữ cần phải có hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật thống nhất, đầy đủ để xây
6
dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, làm tiền đề cho việc tổ
chức thực hiện xây dựng các quy chế, quy định trong lưu trữ của Bộ.
1.3.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ
Tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu lực, hiệu
quả trong công tác lưu trữ. Tại mỗi cơ quan, đơn vị cách sắp xếp và bố trí nhân sự là
yếu tố then chốt để phát huy được khả năng làm việc, tư duy sáng tạo của nhân viên;
bộ máy làm việc được tổ chức khoa học, bài bản, sắp xếp được đội ngũ cán bộ,
chuyên viên đúng năng lực, đúng vị trí, phân công công việc hợp lý theo chuyên
môn, nghiệp vụ, điểm mạnh sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc.
1.3.3. Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ
Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ được thực hiện qua các nội dung cơ bản
sau:
- Công tác thu thập bổ sung các tài liệu lưu trữ;
- Công tác chỉnh lý và xác định các giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thống kê kiểm tra các tài liệu lưu trữ;
- Bảo quản các tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức sử dụng các tài liệu lưu trữ.
1.3.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ
Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ được xem là hoạt động thường xuyên và
mang tính nội bộ. Việc thực hiện này nhằm đánh giá việc thực thi pháp luật về công
tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị đã đúng chưa, nhằm tìm ra những điểm tích cực,
những điểm còn hạn chế và tồn tại trong công tác lưu trữ.
1.3.5. Tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ
Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ là một trong những
yếu tố quan trọng, góp phần đảm bảo hiệu lực, hiệu quả, chất lượng công việc. Các
trang thiết bị, cơ sở vật chất phải được đầu tư đầy đủ, đồng bộ, từng bước hiện đại
đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của công việc.
1.4. Cơ sở pháp lý của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ
Một số văn bản pháp lý quan trọng làm nền tảng pháp lý cho quản lý công tác
lưu trữ trong Văn phòng Bộ như:
7
- Luật Lưu trữ 2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ, về quản lý và
sử dụng con dấu;
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Tiểu kết chƣơng 1
Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc tổ chức khoa học thông tin
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Chính vì vậy, việc quản lý công tác lưu trữ là cần thiết ở mỗi cơ quan, tổ chức nói
chung và Văn phòng Bộ nói riêng. Tuy mỗi cơ quan Bộ có chức năng, nhiệm vụ khác
nhau song Văn phòng Bộ đều nhiệm vụ tương đồng, trong đó có nhiệm vụ quản lý
công tác lưu trữ nhằm tổ chức khoa học văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan Bộ để phục vụ sử dụng khi cần thiết.
Các nội dung quản lý công tác lưu trữ đã cơ bản được làm rõ trong Chương
này, bên cạnh đó tác giả cũng đã hệ thống hóa và làm rõ cơ sở pháp lý để thực hiện
quản lý công tác lưu trữ trong Văn phòng các Bộ hiện nay. Đây là tiền đề, là căn cứ,
cơ sở để tìm hiểu hiện trạng quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và
Đầu tư trong Chương 2.
8
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ
2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và tài liệu lƣu trữ của
Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.
2.1.1. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về kế hoạch, đầu tư phát triển và thống kê, bao gồm: Tham mưu tổng hợp
về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tư công
của quốc gia; cơ chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tư trong nước, đầu tư của nước
ngoài vào Việt Nam và đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ
phát triển chính thức (ODA), vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính phủ nước ngoài;
đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã; thống kê; quản lý nhà
nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực
hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, điều phối các hoạt động của các đơn vị thuộc
Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc của Bộ; kiểm soát thủ tục hành chính, tổ
chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý
công tác kế hoạch - tài chính, tài sản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và thực hiện công
tác hành chính, quản trị, lễ tân đối với các hoạt động của cơ quan Bộ.
2.1.3. Khái quát về tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
* Thành phần tài liệu lưu trữ:
Hiện nay, tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan Bộ có
thành phần đa dạng và phong phú. Thực tế trong Kho lưu trữ của Bộ hiện đang bảo
quản tài liệu của hai phông, gồm Phông Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Phông Cục Đầu tư
nước ngoài.
* Nội dung tài liệu lưu trữ:
9
Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm
vụ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động
của cơ quan Bộ có số lượng rất lớn, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung,
phản ánh và chứa đựng nhiều thông tin khác nhau.
Phông Cục Đầu tư nước ngoài chủ yếu phản ánh thông tin về các hoạt động
đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài; khu kinh
tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính
phủ nước ngoài…
* Khối lượng tài liệu lưu trữ:
Tổng số hồ sơ của 02 phông hiện đang được bảo quản trong Kho lưu trữ là
10887 hồ sơ được đựng trong 3000 hộp tương đương với 374 mét giá hồ sơ, tài liệu.
* Đặc điểm tài liệu lưu trữ:
Một là, về thời gian hình thành tài liệu;
Hai là, đặc điểm về tình trạng vật lý của tài liệu;
Ba là, đặc điểm về ngôn ngữ trình bày trong văn bản;
Bốn là, đặc điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2.2. Quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
Phòng Văn thư - Lưu trữ gồm 2 bộ phận là bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ.
Tổng số có 18 biên chế, trong đó có 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 02 phó
trưởng phòng phụ trách 02 bộ phận và 15 chuyên viên.
Bộ phận lưu trữ có 06 công chức, trong đó trình độ đại học (05 người), sau đại
học (01 người).
2.2.2. Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ
* Về nhận thức của lãnh đạo
Ban lãnh đạo Văn phòng đã nhận thức được sâu sắc vai trò, ý nghĩa và tầm
quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng.
* Về xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ
10
Hằng năm, phòng Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Bộ
ban hành các văn bản để triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ và pháp
luật về văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế.
2.2.3. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
2.2.3.1. Thu thập tài liệu lưu trữ
* Nguồn thu thập tài liệu
Nguồn tài liệu, hồ sơ vào Kho Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư gồm: Nguồn tài
liệu từ các cá nhân, lãnh đạo cơ quan Bộ; Nguồn tài liệu từ các đơn vị thuộc Bộ;
Nguồn tài liệu của các tổ chức…
* Tình hình thu thập
Văn phòng Bộ đã tiến hành thu được 72m giá tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ.
2.2.3.2. Phân loại tài liệu
Thứ nhất, toàn bộ tài liệu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư được chia thành 19 nhóm
theo đặc trưng cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ, tài liệu của đơn vị nào để riêng ra đơn
vị đó.
Thứ hai, trong mỗi nhóm này, tài liệu được chia ra thành các nhóm nhỏ theo
đặc trưng thời gian, cụ thể thời gian được tính ở đây là năm, tài liệu của năm nào để
riêng ra năm đó. Tài liệu năm nhỏ để trước, năm lớn hơn để sau.
Thứ ba, trong mỗi nhóm nhỏ này, tài liệu lại tiếp tục được phân chia ra thành
các hồ sơ công việc cụ thể, hồ sơ nào đưa về hồ sơ đó.
2.2.3.3. Các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ
* Xác định giá trị tài liệu
Để xác định giá trị tài liệu được chính xác, khách quan và có hiệu quả, Bộ Kế
hoạch và Đầu tư đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Thành phần hội đồng
bao gồm: Thứ trưởng phụ trách công tác quản trị văn phòng cơ quan Bộ - Chủ tịch
Hội đồng; Chánh Văn phòng Bộ - Phó chủ tịch Hội đồng; Trưởng phòng Văn thư –
Lưu trữ - Ủy viên; Đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài liệu đưa ra xác định giá trị tài
liệu - Ủy viên; Đại diện lãnh đạo một số đơn vị - Ủy viên; Phó trưởng phòng Văn thư
– Lưu trữ - Ủy viên, thư ký Hội đồng.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
11
Lưu trữ Bộ đã tiến hành chỉnh lý hoàn thiện 1026 hồ sơ, tài liệu (tương đương
19m giá) của các đơn vị nộp về, trong đó có 81 hồ sơ, tài liệu chỉ các mức độ mật;
Sắp xếp, rà soát, đóng lưu 18m giá tập lưu công văn phát hành đi của cơ quan Bộ (từ
tháng 10/2020 đến tháng 08/2021), trong đó có 2m giá tài liệu mật; Tiến hành rà soát,
phân loại tài liệu bó gói của một số đơn vị còn tồn đọng trong kho lưu trữ.
* Công tác phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu
Lưu trữ cơ quan Bộ đã phục vụ 97 lượt sao y với 362 bản sao, 5.083 trang tài
liệu được sao; Phục vụ sao chụp 59 lượt với 90 bản sao, 2.797 trang tài liệu; Phục vụ
10 lượt khai thác tại liệu tại chỗ; Phục vụ 82 lượt sao y bản chính văn bản chỉ các mức
độ mật với 217 bản sao và 2.890 trang tài liệu được sao.
* Công tác tiêu hủy tài liệu
Văn phòng Bộ đã tiến hành thủ tục tiêu hủy 906 hồ sơ tài liệu hết giá trị của
Phòng Tài vụ, Văn phòng Bộ, Phông Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư giai đoạn 1999
- 2006 theo Quyết định số 237/QĐ-BKHĐT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Bộ
trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
*Công tác bảo quản tài liệu
Văn phòng Bộ đã cải tạo và nâng cấp kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật được
trang bị đầy đủ và thường xuyên được bảo trì, bảo dưỡng, thay thế mới; tổ chức sắp
xếp tài liệu trong kho lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Bước đầu bố trí được kho lưu
trữ tổng diện tích 170m2 để bố trí bảo quản tài liệu.
2.2.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ
Theo kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trung bình mỗi năm Văn
phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổ chức ít nhất từ 02 (hai) đến 03 (ba) cuộc kiểm tra.
Trong năm 2021, Văn phòng Bộ đã tổ chức 02 (hai) đợt kiểm tra tại phòng Văn thư –
Lưu trữ, nội dung kiểm tra tập trung vào các công việc như: công tác quản lý, chỉ đạo
và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại lưu trữ Bộ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thu
thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử; bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá
trị; sử dụng tài liệu lưu trữ.
12
2.2.5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ
Trong Kho Lưu trữ của Bộ, tài liệu được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, có sơ đồ
kho rõ ràng rất thuận tiện cho việc cất và lấy tài liệu. Qua khảo sát thực tế cho thấy,
tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang bảo quản 10911 hồ sơ của các đơn vị thuộc
Bộ gửi về được bảo quản trong 3001 hộp đựng tài liệu tương đương với khoảng 374
mét giá tài liệu và khoảng 391 mét giá tài liệu công văn, sổ sách các loại được bảo
quản trong các kho lưu trữ với diện tích khoảng 170 m vuông mặt sàn.
2.2.6. Ứng dựng khoa học kỹ thuật vào công tác lƣu trữ
Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng
10 năm 2007 của Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành hệ
thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN
9001:2000 (Quyết định này được sửa đổi, bổ sung năm 2013 sau khi có Luật Lưu trữ
ra đời), cùng với đó Bộ cũng sử dụng ứng dụng phần mềm e Ofice – Văn phòng điện
tử vào trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cơ quan.
2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng
Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
2.3.1. Ƣu điểm
Thứ nhất, lãnh đạo Văn phòng Bộ bước đầu đã nhận thức đúng về ý nghĩa, vai
trò và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói
riêng.
Thứ hai, về bố trí công chức thực hiện công tác lưu trữ: Hiện tại Văn phòng Bộ
Kế hoạch và Đầu tư số lượng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ là 18 người,
riêng bộ phận lưu trữ là 06 người, nhân sự làm công tác lưu trữ đa phần đáp ứng được
nội dung công việc.
Thứ ba, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã tham mưu và giúp Bộ trưởng
xây dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thư – lưu trữ.
Thứ tư, công tác lập hồ sơ đã được quan tâm, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2001 vào công
tác văn thư – lưu trữ.
13
Thứ năm, công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu: Những năm qua công tác thu
thập, chỉnh lý tài liệu đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Văn phòng Bộ quan tâm,
các tài liệu sau khi đã được giải quyết công việc tại các đơn vị được lập hồ sơ và sau
một năm số lượng tài liệu này đã được bàn giao cho các công chức phòng Văn thư –
Lưu trữ để thực hiện lưu trữ.
Thứ sáu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ trong
các kho lưu trữ của cơ quan Bộ được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, có sơ đồ rõ ràng rất
thuận tiện cho việc lấy và cất tài liệu.
Thứ bảy, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ: Kho lưu trữ đều được trang
bị các thiết bị chuyên dụng cho việc bảo quản tài liệu: cặp đựng tài liệu, giá đựng tài
liệu, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, hệ thống báo cháy và
chữa cháy tự động.
Thứ tám, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã đầu tư xây dựng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000, cùng với đó Bộ đã và đang sử dụng
đồng thời hai loại tra cứu hồ sơ, tài liệu là mục lục hồ sơ và lưu trữ điện tử.
2.3.2. Nhƣợc điểm
Thứ nhất, một số đơn vị, phòng ban còn thiếu sự quan tâm và chưa thực sự có
nhận thức đúng đắn về công tác lưu trữ.
Thứ hai, công chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ có nhiều người
chưa được đào tạo đúng chuyên ngành về văn thư – lưu trữ.
Thứ ba, công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu
trữ chưa có những phương thức đa dạng để giúp công chức trong cơ quan nhận thức
rõ, đầy đủ và toàn diện.
Thứ tư, công tác thanh tra, kiểm tra, tổng kết công tác lưu trữ còn hình thức,
chưa thực hiện thường xuyên.
Thứ năm, việc quản lý đánh giá, kiểm tra chất lượng đội ngũ công chức thực
hiện công tác lưu trữ cũng còn những điểm thiếu sót, sơ sài, phiến diện, còn cả nể
trong khi đánh giá, giá xét.
14
Thứ sáu, mặc dù cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư – lưu
trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng đã được lãnh đạo Bộ quan tâm, tuy nhiên
vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.
Thứ bảy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chưa được
đồng bộ và chưa đạt được hiệu quả như mong muốn.
Thứ tám, một số bước của nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế.
2.3.3. Nguyên nhân
Một là, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn ban hành
còn chậm, chưa đồng bộ, trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng được với yêu
cầu thực tế.
Hai là, kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ còn hạn chế.
15
Tiểu kết Chƣơng 2
Thứ nhất, Chương 2 giới thiệu khái quát về Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng
Bộ về lịch sử hình thành và phát triển; đã mô tả được chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức, biên chế của Bộ; chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ về
công tác Văn thư – Lưu trữ (Phòng Văn thư – Lưu trữ).
Thứ hai, khảo sát thực trạng hoạt động quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tập trung làm rõ tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác
Lưu trữ; xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ; công
tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ hoạt động lưu trữ; công tác lập hồ
sơ, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu,
việc áp dụng ISO trong công tác quản lý Văn thư – Lưu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu
tư; công tác kiểm tra, đánh giá, tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công
tác lưu trữ.
Thứ ba, phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ của Văn
phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Thứ tư, đưa ra ưu điểm, hạn chế và các nguyên nhân khách quan, chủ quan
trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
16
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ
3.1. Xu hƣớng phát triển của công tác lƣu trữ trong giai đoạn hiện nay
Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (còn được gọi là công nghiệp 4.0) là
sự kết hợp của công nghệ trong các lĩnh vực: vật lý, công nghệ số và sinh học, tạo ra
những khả năng sản xuất hoàn toàn mới và có tác động sâu sắc đến đời sống kinh tế,
chính trị, xã hội trên thế giới cũng như ở Việt Nam.
Đảng và Nhà nước cũng đã kịp thời ban hành nhiều chủ trương, chính sách,
pháp luật nhằm thích ứng với bối cảnh mới, hướng tới xây dựng và phát triển chính
phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới chính phủ số, nền kinh tế số và
xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng. Với sự vận động của cả hệ
thống chính trị, bộ máy nhà nước thì công tác văn thư, lưu trữ nói chung cũng có sự
thay đổi, điều chỉnh để phù hợp với hoạt động quản lý nhà nước.
Cách mạng 4.0 đang tác động và thúc đẩy xu hướng chuyển dịch của ngành
Lưu trữ từ lưu trữ tài liệu truyền thống sang lưu trữ tài liệu điện tử, ứng dụng công
nghệ thông tin để số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống, tự động hóa với các nội dung
như: môi trường thông tin số, tác động của Internet đến công tác lưu trữ, hay vai trò
của Big Data và quản lý tài liệu điện tử trong lưu trữ… Với tính năng tiện ích của
công nghệ và hệ thống phần mềm được xây dựng phù hợp sẽ làm cho việc tổ chức
quản lí tài liệu hiện đại hơn, truy xuất nhanh hơn, khai thác tài liệu lưu trữ điện tử
hiệu quả cao, nhiều tiện ích; đẩy mạnh việc công bố - khai thác phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ trên môi trường mạng để thông tin tài liệu lưu trữ đến với công chúng,
đến với xã hội nhanh, hiệu quả hơn thông qua khả năng lan truyền nhanh, rộng của
mạng xã hội và truyền thông xã hội theo đúng quy định của pháp luật nói chung và
pháp luật về Lưu trữ nói riêng.
Xu hướng phát triển của ngành Lưu trữ trong tương lai sẽ gắn với những yếu tố
của thời đại khoa học và công nghệ, nhất là những yếu tố mới của Cuộc cách mạng
công nghiệp số 4.0 - được mệnh danh là cuộc cách mạng số, hàm chứa sự thay đổi
lớn lao, không chỉ biến đổi kinh tế, mà cả văn hóa, xã hội một cách toàn diện. Xu
hướng này sẽ giúp những người làm lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu
17
một cách tự động, thuận tiện và nhanh chóng, lợi ích mà nó đem lại là vô cùng lớn,
dần dần xóa bỏ cơ chế xin cho mà hướng tới mục đích phục vụ người sử dụng có nhu
cầu chính đáng.
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ của Văn
phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
3.2.1. Tăng cƣờng sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với hoạt
động quản lý công tác lƣu trữ
Sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lưu trữ là nguyên nhân góp phần
đưa đến sự thành công của công tác lưu trữ. Để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý
công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần có sự chỉ đạo trực tiếp
của lãnh đạo Văn phòng Bộ, lãnh đạo Phòng Văn thư, lưu trữ.
Văn phòng Bộ cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả, kiểm điểm làm rõ
những mặt làm được, những mặt chưa được của các hoạt động nghiệp vụ. Hình thức
kiểm tra có thể thực hiện thông qua sổ sách và khảo sát hoạt động thực tế. Sau khi
kiểm tra cần tiến hành các phương pháp phân tích về số lượng, chất lượng các nội
dung hoạt động. Trên cơ sở kiểm tra đưa ra đánh giá, kết luận về những điểm mạnh,
cũng như những vấn đề còn tồn tại để có những phương hướng phù hợp.
3.2.2. Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ
Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quản lý lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế
hoạch và Đầu tư có ý nghĩa quan trọng để hiện thực hóa các mục tiêu của công tác
lưu trữ. Đây có thể coi là các quy chuẩn, điều lệ mà công chức lưu trữ cần tuân thủ
chấp hành, là cơ sở để đảm bảo ổn định công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ.
Văn phòng Bộ cần nghiên cứu xây dựng, ban hành các văn bản chuẩn hóa hệ
thống công cụ hướng dẫn nghiệp vụ và thể chế hóa những quy định của pháp luật về
hoạt động lưu trữ, cụ thể:
- Ban hành Bản danh mục hồ sơ mới phù hợp với quy định của Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư để làm cơ sở
hướng dẫn công tác lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ vào Lưu trữ Bộ.
- Hướng dẫn nội dung, thành phần hồ sơ tài liệu cần nộp vào Kho lưu trữ Văn
phòng Bộ;
18
- Xây dựng Bảng hướng dẫn phân loại tài liệu đối với những tài liệu
thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Văn phòng Bộ;
- Hướng dẫn về việc chỉnh lý tài liệu;
- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu và hướng dẫn bảo quản tài liệu;
- Xây dựng mới Bảng lịch sử đơn vị hình thành phông và Bản lịch sử
phông khi tiến hành thu nộp tài liệu để chuẩn bị cho hoạt động chỉnh lý.
- Tổ chức hướng dẫn cụ thể việc quản lý tài liệu điện tử.
- Tiếp tục tổ chức phổ biến, tuyên truyền các văn bản về công tác lưu
trữ đến công chức làm công tác văn thư lưu trữ trong các đơn vị thuộc Bộ.
3.2.3. Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ chuyên trách làm
công tác lƣu trữ
Để tổ chức công tác lưu trữ đảm bảo thực hiện có hiệu quả, chất lượng, Văn
phòng Bộ cần có những giải pháp cụ thể quan tâm tới đội ngũ làm công tác lưu trữ,
cụ thể như sau:
Thứ nhất, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần có kế hoạch cụ thể về đào
tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng chuyên môn đối với những người làm văn thư, lưu trữ.
Thứ hai, cần xây dựng khung định biên số lượng công chức làm lưu trữ thuộc
phòng Văn thư – Lưu trữ.
Thứ ba, cần có một chế độ tuyển dụng chặt chẽ, công khai đối với những người
dự tuyển vào vị trí lưu trữ ở Văn phòng Bộ.
3.2.4. Tổ chức thực hiện hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ lƣu trữ
Chất lượng hoạt động nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Trong từng hoạt động nghiệp vụ cần thực
hiện các biện pháp sau đây:
Thứ nhất, lập hồ sơ: việc lập hồ sơ lưu trữ được thực hiện nhằm chuẩn hóa các
hồ sơ công việc đã giải quyết xong và đưa vào lưu trữ theo thời hạn quy định, nhằm
giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng ở dạng bó, gói tại các đơn vị, sau đó có thống
kê và xác định thời hạn bảo quản theo quy định.
Thứ hai, thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Muốn làm được điều
này cho tốt thì cần xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ hàng năm. Trong kế
19
hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, sự cần thiết của công tác lưu trữ.
Thứ ba, chỉnh lý tài liệu: Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiếp tục đẩy mạnh
công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng cần được đầu tư thích đáng
cả về nhân lực và vật lực.
Thứ tư, xác định giá trị tài liệu: Việc thực hiện xác định thời hạn bảo quản cho
các nhóm tài liệu tại Văn phòng Bộ chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của
Bộ có thể chia tài liệu đó thành hai mức độ: Thời hạn bảo quản vĩnh viễn; Bảo quản
tài liệu có thời hạn dưới 70 năm trở xuống.
Thứ năm, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ: Văn phòng Bộ cần tham mưu kịp
thời với lãnh đạo Bộ trong việc bố trí kinh phí phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nói
chung và công tác lưu trữ nói riêng nhất là về kho lưu trữ, đầu tư các trang thiết bị
hiện đại để bảo quản tài liệu lưu trữ phù hợp để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
Thứ sáu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Văn phòng Bộ cần: Đẩy
mạnh các hoạt động công bố giới thiệu, quảng bá về tiềm năng và giá trị của tài liệu
lưu trữ đối với các nhà khoa học, các cơ quan nghiên cứu, các cá nhân có nhu cầu
khai thác tài liệu; Đa dạng hoá, hiện đại hoá các hình thức phục vụ theo hướng giúp
người khai thác thuận lợi hơn trong việc tiếp cận và khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ; Xây dựng hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để phục vụ nghiên
cứu khoa học.
3.2.5. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá và khen thƣởng trong việc
thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ
Song song với việc ban hành các văn bản, chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ
thì lãnh đạo Văn phòng Bộ cần có trách nhiệm tham mưu giúp Bộ trưởng kiểm tra,
đánh giá tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong phạm vi cơ quan Bộ và các đơn vị
thuộc Bộ.
Sau các đợt kiểm tra đối với công tác lưu trữ, Văn phòng Bộ cần có những đánh
giá để tìm ra các giải pháp tối ưu.
Bên cạnh việc kiểm tra, đánh giá đối với công tác lưu trữ thì cũng cần có những
hình thức khen thưởng phù hợp và kịp thời đối với việc thực hiện công tác này.
3.2.6. Bố trí đầu tƣ kinh phí, hạ tầng cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ
20
Để nâng cao được chất lượng của công tác lưu trữ Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế
hoạch và Đầu tư cần quan tâm, đề xuất lãnh đạo Bộ đầu tư cơ sở vật chất cũng như
các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ.
Văn phòng Bộ tham mưu cho lãnh đạo Bộ cần đầu tư kho tàng rộng rãi hơn thì
tài liệu được sắp xếp khoa học và việc lấy tài liệu sẽ thực hiện dễ dàng hơn.
Văn phòng Bộ tham mưu cho lãnh đạo Bộ đầu tư hạ tầng công nghệ thì việc đào
tạo lưu trữ chuyên trách và sử dụng kỹ sư tin học để đưa công nghệ thông tin (CNTT)
vào hoạt động lưu trữ.
21
Tiểu kết Chƣơng 3
Tóm lại, ở Chương 3 tác giả đã trình bày một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của công tác lưu trữ, để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác
lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, cụ thể là gồm các giải pháp sau:
- Tăng cường sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với hoạt động quản lý
công tác lưu trữ;
- Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các văn bản quản lý về công tác lưu trữ;
- Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ chuyên trách làm công tác
lưu trữ;
- Tổ chức thực hiện hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ lưu trữ;
- Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và khen thưởng trong việc thực hiện
nhiệm vụ công tác lưu trữ;
- Bố trí đầu tư kinh phí, hạ tầng cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ.
Tác giả mong rằng các giải pháp trên có thể đóng góp phần nào đó trong hoạt
động quản lý lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
22
KẾT LUẬN
Trong thời gian qua, được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư và
lãnh đạo Văn phòng Bộ cũng như đội ngũ công chức của Bộ, công tác lưu trữ đã đạt
được những kết quả nhất định, góp phần vào sự phát triển chung của Bộ Kế hoạch và
Đầu tư và Văn phòng Bộ trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Trong quản lý công tác lưu trữ, Lãnh đạo Bộ và Văn phòng Bộ đã chú trọng,
ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, Văn phòng Bộ tổ chức thực hiện và nâng
cao chất lượng công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu, lập hồ sơ, xác định giá trị tài
liệu, lưu trữ tài liệu…. tạo được nhiều thuận lợi cho quá trình thực hiện các khâu
nghiệp vụ trong công tác lưu trữ cơ quan Bộ.
Bên cạnh những kết quả đó, công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ vẫn còn những
mặt tồn tại hạn chế thuộc phạm vi quản lý cũng như các hoạt động nghiệp vụ truyền
thống và hiện đại. Những hạn chế đố đã làm cho chất lượng công tác lưu trữ cơ quan
Bộ chưa được đảm bảo, chưa theo kịp xu thế vận động và phát triển của lĩnh vực
hành chính nhà nước nói chung cũng như công tác lưu trữ nói riêng trong bối cảnh
cách mạng công nghệ 4.0.
Để công tác lưu trữ cơ quan Bộ ngày được tốt lên, hoạt động quản lý công tác
lưu trữ ngày càng hiệu quả thì việc nghiên cứu, hệ thống hóa lý luận, khảo sát thực
tiễn và đưa ra các giải pháp khả thi, phù hợp là vấn đề đã được tác giả nghiên cứu
trong Luận văn này. Mong rằng với kết quả nghiên cứu sẽ được lãnh đạo Văn phòng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư quan tâm, áp dụng vào thực tiễn quản lý công tác lưu trữ tại
Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ đem lại hiệu quả cao trong việc tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ, phát huy giá trị vốn có của chúng để phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của
Bộ trong lĩnh vực Kế hoạch và Đầu tư.
23
