BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
…………/…………
……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LƢƠNG THỊ HẢI YẾN
CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ
TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - NĂM 2023
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Nguyễn Văn Hậu
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Nguyễn Văn Hậu
Phản biện 1: …………………………………………
Phản biện 1: ………………………………………… Phản biện 2: …………………………………………
Phản biện 2: …………………………………………
Luận văn được bảo vệ tại Hồi đồng đánh giá luận văn thạc sĩ, Học viện Hành
Luận văn được bảo vệ tại Hồi đồng đánh giá luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Địa điểm: Phòng ……, Nhà …… - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học
Địa điểm: Phòng ……, Nhà …… - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học Số 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội
chính Quốc gia chính Quốc gia viện Hành chính Quốc gia viện Hành chính Quốc gia
Thời gian: vào hồi …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm 20… Số 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội
Thời gian: vào hồi …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm 20…
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên Trang thông tin điện tử của Ban QLĐT, Học viện Hành chính Quốc gia
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên Trang thông tin điện tử của Ban QLĐT, Học viện Hành chính Quốc gia
1 MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều ban hành những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với nền hành chính công là rất quan trọng. Bởi đó là hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội… Từ đó, giúp cho Thủ trưởng cơ quan quản lý được toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý, giải quyết công việc nhanh chóng, có cơ sở pháp lý, phục vụ kịp thời hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát và các hoạt động khác của cơ quan; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức.
Đặc biệt, trong bối cảnh hiện nay trong công cuộc chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt văn thư, lưu trữ điện tử đối với nền hành chính trong công cuộc chuyển đổi số được quy định tại nhiều các Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, tiêu biểu như Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025 đã xác định mục tiêu: “Hoàn thiện nền tảng chính phủ điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, phát triển chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng…”.
Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) là một trong hai Đại học quốc gia của Việt Nam, là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao tri thức và công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao với sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trình độ cao, bồi dưỡng nhân tài; nghiên cứu khoa học, phát
2 triển công nghệ và chuyển giao tri thức đa ngành, đa lĩnh vực; góp phần xây dựng, phát triển và bảo vệ đất nước; làm nòng cột và đầu tàu trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam.
Về cơ cấu quản lý, ĐHQGHN có 3 cấp quản lý hành chính: 1. ĐHQGHN là đầu mối được Chính phủ giao các chỉ tiêu, kế hoạch hàng năm; có tư cách pháp nhân, có con dấu mang hình Quốc huy. Giám đốc và các Phó Giám đốc ĐHQGHN do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. 2. Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên; các khoa, trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ; các đơn vị phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học trực thuộc ĐHQGHN là các đơn vị cơ sở có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. 3. Các khoa, phòng nghiên cứu và tương đương thuộc trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên và các đơn vị trực thuộc. Do vậy công tác văn thư, lưu trữ tại ĐHQGHN mang tính đặc thù nhất định, trong đó Cơ quan ĐHQGHN là đơn vị điều hành, đầu não của ĐHQGHN đóng vai trò thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ tại khối điều hành của ĐHQGHN, đồng thời ban hành quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại ĐHQGHN áp dụng đối với Cơ quan ĐHQGHN và các đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN.
Là cán bộ công tác tại đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, tôi nhận thấy rằng trong những năm gần đây, công tác văn thư, lưu trữ, tại Cơ quan ĐHQGHN đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của khối Cơ quan ĐHQGHN và tại các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN. Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ, của Cơ quan ĐHQGHN trong thời gian qua vẫn còn có những tồn tại, hạn chế. Thực tế này đòi hỏi phải đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho hoạt động quản lý của Cơ quan ĐHQGHN là đòi hỏi cấp thiết trong thời gian tới.
Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số hiện nay, cũng như tình hình thực tế mà tôi đã khảo sát được trong thời gian qua và với mong muốn đóng góp ý kiến đổi mới công tác văn thư, lưu trữ tại ĐHQGHN nơi tôi đang công tác, tôi đã chọn đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN” để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài Trong những năm gần đây đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữở các dạng thức khác nhau như: sách, luận án tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành quản lý công, giáo trình giảng dạy cho các đối tượng về văn thư - lưu trữ. Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã tiếp cận với nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học khác nhau có liên
3
quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài đang nghiên cứu như:
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, của tác giả Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016) (Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội) biên soạn. Tác giả đã cung cấp một cách đầy đủ về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
“Lý luận và phương pháp công tác văn thư", của tác giả Vương Đình Quyền (Nhà xuất bản ĐHQGHN, năm 2008) biên soạn. Tác giả đã trình bày một cách chi tiết về lý luận và phương pháp thực hiện công tác văn thư.
“Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, năm 2003). Tác giả đã cung cấp đầy đủ về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ. - Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh” của tác giả Vũ Thị Thanh Tâm, Học viện Hành chính Quốc gia (năm 2020). Luận văn đã đánh giá đánh giá những mặt làm được, chưa làm được, tìm ra hạn chế và nguyên nhân chủ yếu, đưa ra giải pháp để tiếp tục thực hiện hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Tây Ninh.
Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” của tác giả Lê Thanh Tín, Học viện Hành chính Quốc gia (năm 2019), Luận văn tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác văn thư lưu trữ trong thời gian tới.
Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa (Giai đoạn 2011 - 2017)” của tác giả Lê Minh Nguyệt, Học viện Hành chính Quốc gia (năm 2018). Luận văn đã chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này tại tỉnh Thanh Hóa là đòi hỏi cấp thiết của nhu cầu thực tiễn.
Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình” của tác giả Nguyễn Ngọc Ánh, Học viện Hành chính Quốc gia (Năm 2020). Luận văn đã đánh giá một cách toàn diện, chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này của huyện Kim Bôi.
Có thể nói, hiện nay có rất nhiều bài viết, đề tài nghiên cứu về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữở những khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. Vì vậy, việc lựa chọn đề tài của tác giả đảm bảo tính mới, không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước. Việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữtại cơ quan ĐHQGHN là cần thiết và hết sức có ý nghĩa, những nghiên cứu này sẽ góp phần quan trọng trong sự phát triển chung của ĐHQGHN.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
4
3.1. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhằm thực hiện mục đích trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, luận
văn cần thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN.
- Nghiên cứu tình hình và đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữtại
cơ quan ĐHQGHN.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan ĐHQGHN.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu luận văn là công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
ĐHQGHN.
4.2. Phạm vi nghiên cứu Không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác văn thư,
lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.
Thời gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ tại
cơ quan ĐHQGHN giai đoạn 2018 - 2022. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử được thể hiện trong các nguyên tắc của văn thư, lưu trữ.
Trên cơ sở phương pháp luận, luận văn còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp thu thập, tổng hợp dữ liệu, số liệu; Phương pháp quan sát thực tế; Phương pháp thống kê, tổng hợp; Phương pháp so sánh.
6. Ý nghĩa phƣơng pháp luận và thực tiễn của đề tài Đề tài góp phần bổ sung một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và tại cơ quan ĐHQGHN nói riêng. Kết quả nghiên cứu của luận văn này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.
7. Kết cấu của Luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ
lục, kết cầu luận văn gồm 3 chương như sau:
Chương 1. Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2. Thực trạng hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Đại
học Quốc gia Hà Nội.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
văn thư, lưu trữtại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
5 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ
1.1. Khái quát chung về công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Có thể đưa ra định nghĩa về công tác văn thư (trong phạm vi luận văn) như sau: Công tác văn thư là khái niệm chỉ toàn bộ hoạt động soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư nhằm bảo đảm thông tin phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
1.1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư
- Yêu cầu nhanh chóng; - Yêu cầu chính xác; - Yêu cầu bí mật; - Yêu cầu hiện đại;
1.1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.
1.1.1.4. Nội dung của công tác văn thư - Soạn thảo và ban hành văn bản. - Quản lý văn bản đi. - Quản lý văn bản đến. - Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật. - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 1.1.2. Những vấn đề chung về công tác lƣu trữ 1.1.2.1. Khái niệm của công tác lưu trữ Có thể đưa ra định nghĩa về công tác lưu trữ (trong phạm vi luận văn) như sau: công tác lưu trữ là một hoạt động của nhà nước chỉ toàn bộ công việc liên quan đến thu thập; chỉnh lý; xác định giá trị; thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.2.2. Yêu cầu của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
1.1.2.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy quá trình thực hiện cách hành chính.
6
1.1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ
- Thứ nhất, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ: - Thứ hai, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản
hướng dẫn về công tác lưu trữ:
- Thứ ba, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: + Thu thập tài liệu lưu trữ + Chỉnh lý tài liệu lưu trữ + Xác định giá trị tài liệu lưu trữ + Bảo quản tài liệu lưu trữ + Thống kê tài liệu lưu trữ + Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ + Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ - Thứ tư, tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 1.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ Đối với công tác văn thư, lưu trữcó nhiều yếu tố tác động đến việc thực hiện chức năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ (tích cực hoặc tiêu cực). Có thể khái quát như sau:
1.2.1. Sự phát triển của cách mạng công nghệ 4.0 hướng đến xây dựng
và phát triển Chính phủ điện tử
Trong thời kì cách mạng công nghệ 4.0 như hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ buộc phải đổi mới, nâng cao để có thể bắt kịp với xu hướng của thời đại. Qua đó việc đổi mới công tác văn thư, lưu trữ cần thực hiện theo 2 nội
dung như sau:
Thứ nhất, cần phải thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư - lưu trữ, tạo khâu đột phá, cơ sở đánh giá cấp độ phát triển trong cải cách hành chính quốc gia để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, cơ sở tiên quyết để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử như quy định hiện hành chính là việc sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy (chuyển sang sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử,…).
Như vậy, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữlà một yếu tố mang tính khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.
1.2.2. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
Pháp luật về công tác văn thư của nước ta hiện nay đã được ban hành bao
gồm các nội dung sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật đảm bảo để điều chỉnh các vấn đề thuộc
phạm vi điều chỉnh của pháp luật trong lĩnh vực văn thư;
7
- Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư; ban hành và chỉ đạo, hướng
dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức; - Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nhận thức, trình độ của các cấp
lãnh đạo, đội ngũ làm công tác văn thư;
- Kế hoạch kiểm tra, tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá quá trình thực hiện
pháp luật về công tác văn thư.
Pháp luật về công tác lưu trữ của nước ta hiện nay đã được ban hành bao
gồm các nội dung sau:
- Quy định về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cơ bản: thu thập, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Quy định cụ thể về trách nhiệm, yêu cầu đối với các nội dung như: lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm; thống kê nhà nước về lưu trữ; hủy tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử; Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn.
- Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản.
- Quy định các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu và các mức thời hạn bảo quản tài liệu; quy định thành phần, phương thức làm việc của.
- Quy định các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. Đồng thời, quy định việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.
1.2.3. Bộ máy, cơ cấu tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ Hiện nay, bộ máy quản lý công tác văn thư, lưu trữở nước ta được tổ chức đầy đủ từ Trung ương đến địa phương (Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND cấp tỉnh, Sở Nội vụ, UBND cấp huyện, Phòng Nội vụ,…), được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng nhu cầu xử lý công việc nhanh chóng, không chồng chéo. Tuy nhiên, chất lượng hoạt động của bộ máy chưa được đánh giá đúng, đầy đủ và kịp thời.
1.2.4. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của đội
ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ
Quản lý công tác văn thư, lưu trữmuốn đạt hiệu quả cao thì đội ngũ tham gia làm công tác này cần được trang bị đầy đủ kỹ năng trong thực hiện nhiệm vụ
8 được giao, đảm bảo công việc được trôi chảy, đem lại hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động quản lý, lãnh đạo, đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữđược tiến hành đồng bộ, thống nhất. Bên cạnh đó việc ổn định tổ chức bộ máy cũng vô cùng qua trong. Phải có đội ngũ tham mưu quản lý và người làm công tác văn thư, lưu trữđáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật.
1.2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữlà một trong những yếu tố quan trọng, đảm bảo hiệu quả, chất lượng công tác văn thư; đồng thời là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý của mỗi công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ. Cơ sở vật chất, trang thiết bị ở đây bao gồm phòng làm việc, máy móc (máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy scan), phần mềm quản lý văn bản, hệ thống quản lý văn bản điều hành, thiết bị lưu khóa bí mật, chữ ký số,… phục vụ cho thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ.
9 Tiểu kết Chƣơng 1
Ở Chương 1, tác giả đã hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận chung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ; bao gồm: cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của hoạt động văn thư, lưu trữ tại Việt Nam.
Qua các nội dung tổng quát ở Chương 1, chúng ta có thể nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn thư, lưu trữ là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Bên cạnh đó, các nội dung của công tác văn thư, công tác lưu trữ được nêu chi tiết tại Chương 1 có vai trò quan trọng trong việc đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị nghiên cứu là Cơ quan ĐHQGHN sẽ được trình bày tại Chương 2 của Luận văn.
10 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu chung về Đại học Quốc gia Hà Nội và Cơ quan Đại học
Quốc gia Hà Nội
2.1.1. Giới thiệu chung về Đại học Quốc gia Hà Nội 2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHQGHN (tên giao dịch bằng tiếng Anh: Vietnam National University, Hanoi; viết tắt là VNU) được thành lập theo Nghị định số 97/1993/NĐ-CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chính phủ trên cơ sở tổ chức, sắp xếp lại 3 trường đại học lớn ở Hà Nội: Đại học Tổng hợp Hà Nội, Đại h ọc Sư phạm Hà Nội I và Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội. ĐHQGHN chính thức bước vào hoạt động theo Quy chế do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 5/9/1994.
Sau nhiều năm xây dựng và phát triển, ĐHQGHN, một mô hình đại học đa ngành, đa lĩnh vực có quy mô lớn, có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao và nhân tài khoa học, công nghệ cho đất nước, đã được khẳng định. Ngày 1/2/2001, Chính phủ ban hành Nghị định số 07/2001/NĐ-CP về Đại học Quốc gia. Đây là mốc lịch sử đánh dấu giai đoạn phát triển mới về quy mô và chất lượng của ĐHQGHN - một "trung tâm đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu và ứng dụng khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao" hàng đầu, đóng vai trò đầu tàu của hệ thống giáo dục đại học của cả nước.
2.1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vị, quyền hạn của Đại học Quốc gia Hà
Nội
Vị trí và chức năng
- Đại học Quốc gia là cơ sở giáo dục đại học công lập bao gồm tổ hợp các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác nhau, tổ chức theo hai cấp để đào tạo các trình độ của giáo dục đại học; là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao, được Nhà nước ưu tiên đầu tư phát triển.
- Đại học Quốc gia có tư cách pháp nhân, có con dấu hình Quốc huy và tài
khoản riêng; là đầu mối được giao các chỉ tiêu về ngân sách và kế hoạch.
- Đại học Quốc gia chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Giáo dục và Đào tạo về giáo dục và đào tạo, của Bộ Khoa học và Công nghệ về khoa học và công nghệ, của các bộ, ngành khác và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Đại học quốc gia đặt trụ sở trong lĩnh vực được phân công theo quy định của Chính phủ và phù hợp với pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Đại học
Quốc gia.
- Tổ chức các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng nhân tài khoa học; chuyển giao
11 tri thức và cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế.
- Quản lý, điều hành, sử dụng và chia sẻ các nguồn lực, cơ sở vật chất dùng chung trong Đại học quốc gia, bảo đảm tính hữu cơ, đồng bộ và hiệu quả; huy động nguồn lực của xã hội để xây dựng Đại học quốc gia thành cơ sở giáo dục đại học từng bước đạt chuẩn quốc tế, khu vực.
- Nghiên cứu, cung cấp luận cứ khoa học nhằm góp phần xây dựng các định hướng, chủ trương, chính sách, chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của đất nước; đề xuất và thực hiện các chương trình nghiên cứu khoa học trọng điểm quốc gia theo quy định.
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo Thủ tướng Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ, các bộ, ngành có liên quan theo quy định; chịu sự kiểm tra, thanh tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ, Thanh tra Chính phủ, các bộ, ngành có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Đại học quốc gia đặt trụ sở theo quy định.
- Được quyền tự chủ cao trong các hoạt động về đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, quan hệ quốc tế và tổ chức bộ máy theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Đại học quốc gia và các cơ sở giáo dục đại học thành viên và có cơ chế tài chính đặc thù do Thủ tướng Chính phủ quy định.
- Được thí điểm mở các ngành, chuyên ngành đào tạo mới, ngoài danh mục các ngành, chuyên ngành đào tạo đã được quy định, nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và thực hiện trên cơ sở có đủ các điều kiện theo quy định; báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo theo dõi, kiểm tra.
- Được phê duyệt chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài trình độ đại
học, thạc sĩ, tiến sĩ tổ chức tại Đại học quốc gia theo quy định của pháp luật.
- Được làm việc trực tiếp với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Khi cần thiết, Giám đốc Đại học quốc gia báo cáo Thủ tướng Chính phủ về những vấn đề liên quan đến hoạt động và phát triển của Đại học quốc gia.
- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Đại học Quốc gia Hà Nội Cơ cấu tổ chức của ĐHQGHN bao gồm: - Hội đồng Đại học Quốc gia. - Giám đốc, Phó Giám đốc. - Văn phòng và các ban chức năng được tổ chức theo nguyên tắc tinh, gọn,
hiệu quả.
- Các trường đại học thành viên; các viện nghiên cứu khoa học thành viên. - Các khoa trực thuộc; các trung tâm nghiên cứu khoa học và công nghệ; phân hiệu (nếu có); các tổ chức phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng; cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; bệnh viện, nhà xuất bản, tạp chí khoa học (sau đây gọi chung là các đơn vị trực thuộc).
- Hội đồng khoa học và đào tạo; một số hội đồng tư vấn khác.
12
2.2. Khái quát chung về Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội 2.2.1. Chức năng - Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các công tác tổng hợp, thống kê; hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa hoạt động quản lý, điều hành; thông tin - truyền thông, quản trị thương hiệu của ĐHQGHN.
- Quản lý tài khoản; quản lý thu, chi và các nguồn kinh phí của Cơ quan ĐHQGHN được ĐHQGHN giao theo quyền hạn đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng ngân sách; quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị phục vụ các hoạt động của Cơ quan ĐHQGHN.
- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy
định của pháp luật. [10] 2.2.2. Nhiệm vụ - Báo cáo Giám đốc về tình hình hoạt động của ĐHQGHN và của các đơn vị
trong ĐHQGHN.
- Hướng dẫn tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và hành chính, văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN; thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và hành chính, văn thư, lưu trữ của Cơ quan ĐHQGHN.
- Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn tổ chức triển khai và kiểm tra, giám sát công tác cải cách hành chính và ứng dụng triển khai tin học hóa hoạt động quản lý, điều hành của ĐHQGHN.
- Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn tổ chức triển khai và kiểm tra, giám sát các hoạt động thông tin, truyền thông, nghi lễ, khánh tiết; thực hiện quản trị thương hiệu và Website (tiếng việt) của ĐHQGHN.
- Quản lý tài khoản; quản lý thu, chi và các nguồn kinh phí của Cơ quan
ĐHQGHN.
- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị; thực hiện
công tác hậu cần phục vụ các hoạt động của Cơ quan ĐHQGHN.
- Chuẩn bị nội dung, điều kiện cần thiết và tổ chức các hoạt động, kỳ họp của
Hội đồng ĐHQGHN.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.[10] 2.3. Thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia
Hà Nội
2.3.1. Tổ chức bộ máy nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ - Về tổ chức bộ máy Hiện nay, bộ phận văn thư, lưu trữ được biên chế 04 chuyên viên trong đó: 01 đồng chí phó trưởng phòng Hành chính phụ trách bộ phận; 02 chuyên viên thực hiện công tác văn thư; 01 chuyên viên thực hiện công tác lưu trữ. Về trình độ chuyên môn: 04/04 chuyên viên đều có trình độ đại học; 02/04 chuyên viên có trình độ sau đại học; 02/04 chuyên viên có trình độ đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ; 100% chuyên viên đã qua đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ. Các chuyên viên thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã có nhiều năm
13 kinh nghiệm trong công tác, chất lượng hoàn thành công việc luôn đảm bảo đúng tiến độ đề ra, về cơ bản phù hợp với tiêu chí của ĐHQGHN và cũng đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ mà ĐHQGHN đặt ra.
2.3.2. Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN Thứ nhất, soạn thảo và ban hành văn bản. Về cơ bản, công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Các văn bản của cơ quan chuyên môn tham mưu cho ĐHQGHN ban hành và ban hành gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.
Thứ hai, quản lý văn bản đến. Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan. Đối với văn bản đến gửi đến ĐHQGHN được phòng Hành chính - Tổng hợp Văn phòng ĐHQGHN thực hiện đăng ký văn bản bằng phần mềm quản lý văn bản.
Thứ ba, quản lý văn bản đi. Danh mục các văn bản điện tử ký số được thực hiện theo Công văn số 2468/ĐHQGHN-VP ngày 24/8/2021 của ĐHQGHN ban hành về việc gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trên Hệ thống quản lý VB&ĐH VNU- Office.
Thứ tư, sử dụng và quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật. Việc đóng dấu được thực hiện đúng theo quy định Quy chế, Văn thư đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng đúng mực dấu màu đỏ; dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai trên văn bản giấy được thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ĐHQGHN. Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Thứ năm, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Trong những năm qua, ĐHQGHN đã quan tâm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nên việc thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị có chuyển biến tích cực.
Thứ sáu, công tác thu thập và bổ sung tài liệu được căn cứ vào các quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. Đến nay đã tập trung được về Kho lưu trữ Cơ quan ĐHQGHN khoảng 30 mét giá tài liệu gồm các thành phần cơ bản và quan trọng nhất của Phông lưu trữ ĐHQGHN.
Thứ bảy, công tác phân loại tài liệu: Tại Cơ quan ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN đã bảo quản, lưu giữ được một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ từ năm 1993 đến nay gồm: 132 mét giá tài liệu trong đó 103 mét giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và còn lại 29 mét giá tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.
Thứ tám, tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Thực tế quá trình xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ ĐHQGHN chưa được tiến hành ở khâu hiện hành cần được thực hiện bởi cán bộ lưu trữ trong quá trình giải quyết công việc xác định giá trị tài liệu. Cơ quan ĐHQGHN cũng chưa xây dựng đầy đủ hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu, chưa tiến hành lựa chọn những tài liệu có giá trị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
14
Thứ chín, công tác thống kê, bảo quản tài liệu: Cùng với quá trình hoạt động của Cơ quan ĐHQGHN thì tài liệu lưu trữ của Cơ quan ĐHQGHN cũng được hình thành từ năm 1993, cho đến nay tài liệu lưu trữ tăng lên rất nhiều, trong đó chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu KHCN.
- Tài liệu hành chính: Với số lượng khoảng gần 100 mét giá, tài liệu hành chính là khối tài liệu chủ yếu đang được bảo quản trong Kho lưu trữ của Cơ quan ĐHQGHN.
- Tài liệu khoa học: Với khoảng hơn 30 mét giá, tài liệu khoa học chủ yếu là các chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án từ cấp nhà nước, cấp bộ đến cấp ĐHQGHN.
Thứ mười, công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Văn phòng ĐHQGHN tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phong phú: Đọc tại chỗ, cung cấp bản sao (sao lục, trích sao, sao y bản chính), cho mượn về phòng làm việc (sử dụng hạn chế), khai thác từ xa (chuyển qua fax, thư điện tử...) phục vụ các nhu cầu khai thác của các Ban chức năng, các đơn vị thành viên, trực thuộc.
2.3.3. Hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của ĐHQGHN
- Về hướng dẫn thực hiện, Cơ quan ĐHQGHN đã ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại ĐHQGHN kèm theo Quyết định số 4889/QĐ- ĐHQGHN ngày 19/12/2014 của Giám đốc ĐHQGHN.
- Về tổ chức: Phòng thực hiện công tác hành chính (Hành chính - Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức...) của các đơn vị thành lập bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Về kiểm tra, giám sát thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN Theo quy định, Ban Thanh tra và Pháp chế ĐHQGHN là đơn vị chủ trì, phối hợp với Văn phòng ĐHQGHN rà soát tình hình thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN, thực hiện việc rà soát 03 tháng một lần.
2.4. Đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Cơ quan Đại
học Quốc gia Hà Nội 2.4.1. Ưu điểm - Công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN đã được quan tâm và tổ chức thực hiện nghiêm túc. Về quản lý điều hành đã ban hành văn bản quy định công tác văn thư, lưu trữ thống nhất chung trong toàn ĐHQGHN, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN do Văn phòng ĐHQGHN làm đầu mối tổ chức thực hiện.
- Cơ sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ và cho bộ
phận văn thư, lưu trữ chuyên trách ở Cơ quan ĐHQGHN được đảm bảo.
- Cơ quan ĐHQGHN đã sớm tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Từ năm 2014 đã đưa vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNU e-office hoạt động ổn định giúp cho việc gửi văn bản đi trong ĐHQGHN và xử lý văn bản đến Cơ quan ĐHQGHN nhanh
15 chóng, thuận lợi, đờng thời tiết kiệm được chi phí, thời gian cho cán bộ văn thư, lưu trữ.
- Việc thực hiện nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ nhìn chung khoa học, đúng quy định: Tuân thủ đúng các quy định về thẩm quyền soạn thảo và ban hành văn bản tạo nên một hệ thống văn bản thống nhất, đồng bộ; Thể thức của các văn bản đi của Cơ quan ĐHQGHN phát hành nhìn chung đã được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước và mẫu văn bản của ĐHQGHN đã ban hành; Việc quản lý và giải quyết văn bản đến của Cơ quan ĐHQGHN nhìn chung đã thực hiện theo quy định chung của nhà nước về quản lý văn bản; Việc quản lý và giái quyết văn bản đi của Cơ quan ĐHQGHN cơ bản được thực hiện theo quy định chung; Việc bảo quản con dấu tại Cơ quan ĐHQGHN được tiến hành rất chặt chẽ, có tủ chuyên dụng để đựng con dấu, đảm bảo an toàn; Việc sử dụng con dấu được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định; Công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu cũng được trang bị đầy đủ, đáp ứng yêu cầu công việc; Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quan tâm chú ý và phát huy được giá trị tài liệu đang được lưu giữ, bảo quản.
2.4.2. Hạn chế - Vẫn có văn bản ban hành còn sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình
bày,... làm giảm chất lượng văn bản được ban hành.
- Vẫn còn xảy ra tình trạng văn bản phát hành ra ngoài ĐHQGHN chưa được theo dõi kịp thời dẫn tới tình trạng thất lạc văn bản hoặc chuyển giao không đúng nơi nhận.
- Còn tình trạng việc giải quyết văn bản đến chưa đáp ứng yêu cầu về mặt
thời gian.
- Chưa có danh mục hồ sơ nên việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong Cơ quan ĐHQGHN chưa được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện, làm cho việc lập hồ sơ có thể sai sót, thiếu tính đầy đủ.
- Công tác phân loại tài liệu Phông lưu trữ ĐHQGHN còn có hạn chế, tài liệu được chỉnh lý nhiều đợt, thiếu sự thống nhất chung trong toàn phông. Ngoài ra, hiện nay Cơ quan ĐHQGHN chưa xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu Phông lưu trữ ĐHQGHN.
- Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN vẫn chưa đầy đủ, cần phải bổ sung, hoàn thiện hơn để đảm bảo hành lang pháp lý cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan ĐHQGHN hoạt động phù hợp và hiệu quả.
- Việc kiểm tra, giám sát thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của
ĐHQGHN còn chưa được thực hiện thường xuyên.
2.4.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân của các ƣu điểm Nguyên nhân khách quan: - ĐHQGHN là một trong hai hệ thống đại học quốc gia của Việt Nam, đây là Đại học gồm nhiều các trường đại học thành viên và các Khoa, Viện, Trung
16 tâm nghiên cứu, dịch vụ phục vụ việc đào tạo giáo dục, ĐHQGHN đã và đang đi lên cùng sự lớn mạnh không ngừng cùng sự phát triển của đất nước; ĐHQGHN có đội ngũ cán bộ, chuyên viên, giảng viên, học viên, sinh viên, ngày càng phát triển cả về số lượng và chất lượng cao.
Nguyên nhân chủ quan: - Môi trường đặc thù của hoạt động điều hành ĐHQGHN là một trong những điều kiện thuận lợi cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữphát huy hiệu quả vốn có của nó. Sự quan tâm, chỉ đạo của Ban Giám đốc và lãnh đạo các cơ quan là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác văn thư - lưu trữ.
Nguyên nhân của các hạn chế
- Nguyên nhân khách quan: Phòng Hành chính mà đặc biệt là bộ phận văn
thư, lưu trữcòn thiếu thể chế hoạt động của chính mình.
- Nguyên nhân chủ quan: Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn ban hành còn chậm, thiếu tính đồng bộ và trong một số trường hợp chưa đáp ứng với yêu cầu thực tế.
17 Tiểu kết Chƣơng 2
Chương 2 đã trình bày tổng quát nhất về cơ cấu tổ chức của ĐHQGHN và Cơ quan ĐHQGHN, đặc biệt là tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN; đồng thời tác giả phân tích, đánh giá, làm rõ thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN với 2 vai trò rõ ràng của Cơ quan ĐHQGHN là thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan ĐHQGHN và hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN.
Nhìn chung, công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN đã được quan tâm và tổ chức thực hiện nghiêm túc. Việc thực hiện nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ được thực hiện khoa học như: quản lý văn bản đi và văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đã được thực hiện theo các Nghị định, Thông tư và các văn bản hướng dẫn nên đã đạt hiệu quả tích cực; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến; việc quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư về cơ bản đã được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN vẫn còn tồn tại những hạn chế cần phải khắc phục nhẳm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay.
Việc đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ được trình bày ở Chương 2 là cơ sở để đưa ra những giải pháp ở Chương 3 với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN.
18 Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
3.1. Quan điểm của Đảng, Nhà nƣớc, của ngành Nội vụ và Đại học
Quốc gia Hà Nội về nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ
3.1.1. Quan điểm của Đảng, Nhà nước, của ngành Nội vụ Quy hoạch ngành Văn thư - lưu trữ có vai trò to lớn, thể hiện sự quan tâm và Đảng và Nhà nước về ngành văn thư - lưu trữ, tầm nhìn phát triển ngành văn thư - lưu trữ trong thời gian tới. Quy hoạch gồm các nội dung cơ bản sau:
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ kỹ thuật để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu đổi mới đất nước và hội nhập quốc tế;
- Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ trung ương đến địa phương đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng nhân lực văn thư, lưu trữ chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu thực hiện thành công các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập của đất nước;
- Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia;
- Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông
tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
- Ngân sách nhà nước đảm bảo nhu cầu cho quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại. Các địa phương lấy đây là cơ sở để xây dựng các kế hoạch từng bước hoàn thiện công tác quản lý văn thư.
3.1.2. Quan điểm của Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHQGHN đã ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư - lưu trữ trong
ĐHQGHN
Kế hoạch tập trung chỉ đạo, triển khai các nội dung như sau: - Tổ chức triển khai các văn bản chỉ đạo, điều hành, các quy định về công tác văn thư - lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của ĐHQGHN. Trong đó, trọng tâm là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Quyết định số 4889/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/12/2014 của Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội, các văn bản quy định liên quan đến công tác văn thư hiện hành.
- Hình thức triển khai: Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của ĐHQGHN, Cổng thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc ĐHQGHN, thông qua Hệ thống quản lý văn bản điều hành VNU - Office, qua các hội nghị tập huấn, triển khai, sơ kết, tổng kết,…
- ĐHQGHN ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: rà soát, đánh giá các quy định hiện hành về công tác văn thư - lưu trữ; đề xuất sửa đổi, bổ sung, thay thế trong trường hợp cần thiết nhằm đảm
19
bảo tính kịp thời, thống nhất, phù hợp với quy định hiện hành.
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chỉ đạo triển khai tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý theo đúng quy định.
- Tiếp tục xây dựng nội dung và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trên cơ sở Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức, người lao động ĐHQGHN năm 2022.
- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc ĐHQGHN.
- Hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ trong đó tập trung nghiên cứu, đánh giá hiệu quả, sự phù hợp của Hệ thống quản lý văn bản điều hành VNU - Office, từ đó làm cơ sở hoàn thiện chức năng hệ thống, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động chỉ đạo, điều hành công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.
3.2. Xu hƣớng phát triển của công tác văn thƣ, lƣu trữ trong giai
đoạn hiện nay
Trong thời kỳ phát triển tột bậc của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 để đạt được những mục tiêu chính yếu trong lộ trình cải cách hành chính và xây dựng chính phủ điện tử, việc phát triển hình thái văn thư lưu trữ 4.0 là điều tất yếu và có tính tiên quyết. Đó là công cụ cốt lõi góp phần quan trọng trong việc đẩy mạnh cải cách hành chính và xây dựng thành công chính phủ điện tử, Chính phủ số.
3.3. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
thƣ - lƣu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
3.3.1. Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn
công tác văn thƣ - lƣu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
Đại học Quốc gia Hà Nội cần xem đây là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và cụ thể hóa những nội dung, công việc có liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ. Để đảm bảo công tác văn thư - lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, trong thời gian tới, Văn phòng ĐHQGHN cần tham mưu cho ĐHQGHN ban hành các văn bản sau:
- Các văn bản của ĐHQGHN quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ theo thẩm quyền, theo văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan nhà nước (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
- Kế hoạch thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của ĐHQGHN làm căn cứ chỉ đạo, tổ chức, triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giá các nội dung công việc đối với các cơ quan ĐHQGHN quản lý. Đồng thời, căn cứ vào Kế hoạch của ĐHQGHN, mỗi cơ quan, đơn vị trực thuộc tổ chức xây dựng Kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ cụ thể của cơ quan, đơn vị mình để thực hiện.
- Căn cứ theo Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư, xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư ĐHQGHN; căn cứ Luật Lưu trữ 2011 để xây dựng quy chế công tác
20 lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế, để các cơ quan, đơn vị trực thuộc có cơ sở pháp lý để tiến hành xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
- Quy chế công tác văn thư - lưu trữ được xây dựng trên cơ sở các quy định pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc của ĐHQGHN và theo quy định tại Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư - lưu trữ cơ quan, tổ chức.
3.3.2. Xây dựng hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại Đại
học Quốc gia Hà Nội
Cơ quan ĐHQGHN với đầu mối là Văn phòng ĐHQGHN cần căn cứ Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ để tham mưu Lãnh đạo ĐHQGHN quản lý công tác văn thư - lưu trữ. ĐHQGHN và các cơ quan, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN cần ban hành kế hoạch thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, từng bước đưa công tác này đi vào nề nếp, khoa học, đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
Thứ nhất, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ. Đối với nhiệm vụ này, các cơ quan, đơn vị thuộc ĐHQGHN tiếp tục kiện toàn bộ máy, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác theo đúng quy định.
Thứ hai, bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị quan tâm, bố trí kinh phí để tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ ba, hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu, đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm văn phòng điện tử (VNU - Office) đang triển khai, áp dụng trong các cơ quan, đơn vị thuộc ĐHQGHN.
3.3.3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ
chuyên viên Cơ quan ĐHQGHN hàng năm
Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ viên chức, người lao động làm công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo các tiêu chuẩn ngạch theo quy định của Bộ Nội vụ nhằm tăng cường hiệu quả công tác tham mưu của các bộ phận giúp việc lĩnh vực này tại mỗi cơ quan, đơn vị.
Các cơ quan cần tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho chuyên viên thực hiện công tác văn thư - lưu trữ để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ đặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình, đồng thời có những chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của chuyên viên trong các cơ quan.
3.3.4. Tiếp tục cải tiến, nâng cấp hệ thống VNU e-office Để hệ thống VNU e-office hiệu quả hơn nữa trong công tác văn thư, lưu trữ phục vụ cho quản lý, điều hành thì cần tiếp tục được cải tiến, nâng cấp hiện đại hơn với việc tích hợp thêm các ứng dụng vào quản lý như: công tác tổ chức cán
21 bộ; quản lý KHCN; quản lý công tác đào tạo; hợp tác quốc tế,… để việc xử lý các quy trình được thực hiện nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu các văn bản, giấy tờ không cần thiết; như vậy đúng với tinh thần và mục tiêu của cải cách hành chính, đó là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp, hiện đại hóa công tác hành chính và nâng cao chất lượng đội ngũ.
3.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Cơ quan ĐHQGHN cần áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp cho tra cứu và tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn, không cần phải tới trực tiếp Văn phòng ĐHQGHN mới có thể tra cứu, tìm kiếm được tài liệu lưu trữ. Tác giả đề xuất Cơ quan ĐHQGHN triển khai dự án số hóa tài liệu Phông lưu trữ ĐHQGHN; hệ thống văn bản quản lý, điều hành (quy định, quy chế, hướng dẫn,…) trong các lĩnh vực hoạt động chuyên môn theo chức năng của từng Ban chức năng để phục vụ cho khai thác tài liệu lưu trữ dễ dàng, hiệu quả trong toàn ĐHQGHN.
3.3.6. Tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN
Kiểm tra, thanh tra việc văn thư, lưu trữtại cơ quan ĐHQGHN là hết sức cần thiết, đây là một công việc cần phải tiến hành thường xuyên, liên tục. Công tác văn thư, lưu trữđược thực hiện qua các khâu nghiệp vụ, đối với từng đơn vị trực thuộc ĐHQGHN việc thực hiện có thể ở các mức độ khác nhau chính vì vậy cần có sự kiểm tra, hướng dẫn cụ thể; thực hiện tốt việc kiểm tra, thanh tra sẽ góp phần làm hạn chế những sai sót và khắc phục được những thiếu sót trong công tác văn thư, lưu trữtại cơ quan ĐHQGHN.
22 Tiểu kết Chƣơng 3
Ở Chương 3, tác giả đã trình bày đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN, cụ thể: bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại ĐHQGHN; xây dựng hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại ĐHQGHN; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán bộ chuyên viên Cơ quan ĐHQGHN hàng năm; tiếp tục cải tiến, nâng cấp hệ thống VNU e- office; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN.
23 KẾT LUẬN
Qua lý luận và thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, có thể nhận thấy như sau: Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. Công tác này bao gồm các hoạt động liên quan đến: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thu thập bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê kiểm tra tình hình tài liệu; bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, vì những thông tin chứa đựng trong tài liệu là những thông tin mang tính chính xác độ tin cậy cao, có giá trị pháp lý và là cơ sở để nghiên cứu, giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, đơn vị. Cùng với đó tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, các tranh chấp, khẳng định giá trị cao. Chính vì vậy, công tác văn thư, lưu trữcó tầm quan trọng đặc biệt gắn liền với công tác quản lý nhà nước. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữlà thực hiện các hoạt động công vụ của các cơ quan có thẩm quyền về văn thư, lưu trữ, bao gồm các hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, nhằm tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, mang lại hiệu quả cao nhất các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề cần thiết và cần được cải tiến phát triển phù hợp với xu thế phát triển chung. Kết quả khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữtại cơ quan ĐHQGHN cho thấy, vấn đề xây dựng các văn bản chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức các nghiệp vụ văn thư, lưu trữvẫn còn những hạn chế, bất cập nhất định, chưa đạt yêu cầu của nhiệm vụ văn thư, lưu trữtrong thời kỳ mới. Trên cơ sở nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của cơ quan ĐHQGHN, tác giả mạnh dạn đề xuất phương hướng và một số giải pháp với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữđể công tác này hoạt động hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo và đáp ứng nhu cầu của ĐHQGHN nói riêng và của xã hội nói chung hướng tới xây dựng nền hành chính nhà nước chính quy, hiện đại.
