Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cưởng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Pymerpharco

Chia sẻ: Sdfv Sdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

108
lượt xem 24
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn trình bày về lý luận kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp, phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Pymerpharco, đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Pymerpharco.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cưởng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Pymerpharco

1 2 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N NG Đ TH THANH LAN Ngư i hư ng d n khoa h c: TS. ĐOÀN TH NG C TRAI TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I Ph n bi n 1: TS. Đư ng Nguy n Hưng CÔNG TY C PH N PYMEPHARCO Ph n bi n 2: GS. TS. Nguy n Quang Quynh Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 Lu n văn ñã ñư c b o v t i H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p Th c sĩ Qu n tr Kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 25 tháng 11 năm 2012 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin - H c li u, Đ i h c Đà N ng Đà N ng - Năm 2012 - Thư vi n Trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng
3 4 M Đ U Trên cơ s nghiên c u th c tr ng v KSNB chu trình bán 1. Tính c p thi t c a ñ tài hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO, lu n văn ñ Trong b t kỳ m t doanh nghi p nào, s th ng nh t và mâu xu t m t s gi i pháp thích h p nh m tăng cư ng KSNB chu trình thu n quy n l i chung hay riêng gi a ngư i s d ng lao ñ ng v i bán hàng và thu ti n t i công ty. ngư i lao ñ ng luôn t n t i song song. V n ñ là làm th nào ñ ki m 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u soát ñư c các ho t ñ ng c a ngư i lao ñ ng không vì quy n l i riêng Đ i tư ng nghiên c u: Công tác ki m soát n i b chu trình c a mình mà làm nh ng ñi u thi t h i ñ n l i ích chung c a ñơn v . bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO. Đ gi i quy t v n ñ trên, c n thi t ph i xây d ng m t h Ph m vi nghiên c u: Công ty c ph n PYMEPHARCO có h th ng ki m soát n i b (KSNB) th t s khoa h c và hi u qu . Công th ng phân ph i ph r ng kh p lãnh th Vi t Nam. Công ty bán theo ty c ph n PYMEPHARCO là công ty s n xu t dư c ph m, kinh phương th c bán buôn, bán l trong nư c và xu t kh u sang nư c doanh thu c và v t tư thi t b y t . Hi n t i, công ty có h th ng phân ngoài (vi c xu t kh u ñư c th c hi n t i chi nhánh thành ph H Chí ph i ph r ng kh p các t nh trong nư c bao g m: H th ng chi Minh). Ho t ñ ng xu t kh u và bán l chi m t tr ng r t nh trong nhánh, h th ng c a hàng, h th ng trung tâm gi i thi u và phân ph i t ng doanh thu c a công ty. Hơn n a, ñi u ki n công tác t i t nh Phú thu c,... Do ñó, ho t ñ ng s n xu t và bán hàng t i công ty ngày càng Yên nên ph m vi nghiên c u c a lu n văn tác gi gi i h n trong vi c m r ng, doanh thu bán hàng ngày càng gia tăng. Ho t ñ ng bán tìm hi u th c t công tác KSNB chu trình bán hàng và thu ti n theo hàng và thu ti n phát sinh thư ng xuyên nên d x y ra nh ng sai sót, phương th c bán buôn trong nư c t i văn phòng công ty và h th ng gian l n d n t i sai l ch nghiêm tr ng ñ n k t qu kinh doanh. Vì trung tâm gi i thi u, phân ph i thu c trên ñ a bàn t nh Phú Yên. v y, c n ph i tăng cư ng công tác KSNB ñ ngăn ch n gian l n, 4. Phương pháp nghiên c u gi m thi u sai sót, khuy n khích hi u qu ho t ñ ng và nh m ñ t - Phương pháp tr c ti p thu th p tài li u th c p. ñư c s tuân th các chính sách và quy trình ñư c thi t l p. - Phương pháp ph ng v n: Ban ki m soát, k toán trư ng, Chính vì nh ng lý do trên, tác gi ch n ñ tài: “Tăng cư ng trư ng phòng nghi p v kinh doanh (NVKD), các nhân viên bán ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n hàng và nhân viên k toán liên quan,... PYMEPHARCO” làm lu n văn t t nghi p. - Phương pháp ñ i chi u. 2. M c tiêu nghiên c u 5. B c c ñ tài Lu n văn làm sáng t nh ng v n ñ lý lu n cơ b n v ki m Ngoài ph n m ñ u và k t lu n, b c c ñ tài bao g m ba soát n i b , ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n trong các chương: doanh nghi p. Chương 1: Cơ s lý lu n v ki m soát n i b và ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n trong doanh nghi p.
5 6 Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng CHƯƠNG 1 và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO. CƠ S LÝ LU N V KI M SOÁT N I B VÀ Chương 3: M t s gi i pháp nh m tăng cư ng ki m soát n i KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n THU TI N TRONG DOANH NGHI P PYMEPHARCO. 1.1. NH NG V N Đ CHUNG V KI M SOÁT N I B 6. T ng quan tài li u nghiên c u TRONG DOANH NGHI P Nghiên c u g n ñây v v n ñ KSNB ñ i v i ho t ñ ng bán 1.1.1. Khái ni m ki m soát n i b hàng và thu ti n trong doanh nghi p kinh doanh dư c ph m có ñ tài KSNB là nh ng phương pháp và chính sách ñư c thi t l p c a tác gi Tr n Th Thanh Nga (2011), Tăng cư ng ki m soát n i b b i các nhà qu n lý trong ph m vi m t ñơn v ñ t ki m tra, giám sát doanh thu t i công ty c ph n Dư c Thi t b Y t Đà N ng, lu n văn các ho t ñ ng nh m ngăn ch n gian l n, gi m thi u sai sót, khuy n th c sĩ Qu n tr kinh doanh, chuyên ngành k toán, Đ i h c Đà N ng. khích hi u qu ho t ñ ng, ñ t ñư c s tuân th các chính sách và quy Tuy nhiên, ñ tài này ch t p trung nghiên c u v ki m soát ho t trình ñư c thi t l p. ñ ng doanh thu trong ñơn v . 1.1.2. S c n thi t c a ki m soát n i b Công ty c ph n PYMEPHARCO s n xu t và mua bán kinh 1.1.3. M c tiêu c a ki m soát n i b doanh trên 1.000 s n ph m bao g m thu c, trang thi t b , d ng c y Các m c tiêu trong m t ñơn v r t ña d ng nhưng có th phân t (trong ñó công ty s n xu t g n 400 s n ph m thu c). S n ph m c a thành ba lo i như sau: M c tiêu ho t ñ ng, m c tiêu báo cáo tài chính công ty r t ña d ng và khách hàng ch y u là nh ng ñơn v có gi y và m c tiêu tuân th . phép kinh doanh v y dư c như: B nh vi n, công ty Dư c, trung tâm 1.1.4. Các y u t cơ b n c a h th ng ki m soát n i b y t , qu y thu c, ñ i lý thu c,... H th ng phân ph i c a công ty ph a. Môi trư ng ki m soát r ng kh p lãnh th Vi t Nam. Đ ki m soát ñư c ho t ñ ng bán hàng Môi trư ng ki m soát bao g m nh n th c, thái ñ , hành ñ ng c a và thu ti n, công ty ñã ban hành các quy trình KSNB bán hàng và thu ngư i qu n lý trong ñơn v ñ i v i ki m soát và t m quan tr ng c a ki m soát. ti n t i ñơn v . Tuy nhiên, h th ng KSNB t i công ty c ph n b. Đánh giá r i ro PYMEPHARCO còn nhi u h n ch nhưng chưa có ñ tài nào nghiên R i ro là nh ng nguy cơ làm cho m c tiêu c a t ch c không c u. Vì v y, lu n văn s t p trung nghiên c u v v n ñ “Tăng cư ng ñư c th c hi n. Vì th , ñ h n ch r i ro m c ch p nh n ñư c thì ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n ngư i qu n lý ph i xác ñ nh ñư c m c tiêu c a ñơn v , nh n d ng r i PYMEPHARCO”. ro, phân tích và ñánh giá r i ro t ñó có th ki m soát ñư c r i ro. c. Th t c ki m soát Th t c ki m soát: Là các quy ch và th t c do ban lãnh ñ o
7 8 ñơn v thi t l p và ch ñ o th c hi n trong ñơn v nh m ñ t ñư c m c - Giai ño n x lý Đơn ñ t hàng c a khách hàng: Đơn ñ t tiêu qu n lý c th . hàng có th ñư c ch p nh n nhưng không ñư c phê duy t ho c b ghi d. H th ng k toán sai các thông tin v ch ng lo i, s lư ng, ñơn giá,... H th ng k toán: Là các quy ñ nh v k toán và các th t c k toán - Giai ño n xét duy t bán ch u: C p quá nhi u h n m c bán mà ñơn v áp d ng ñ th c hi n ghi chép k toán và l p báo cáo tài chính. ch u ñ ñ t doanh thu làm ñơn v ph i gánh ch u r i ro v tín d ng quá m c. e. Giám sát - Giai ño n giao hàng: Nhân viên giao hàng khi hàng chưa Giám sát là m t b ph n c a h th ng KSNB. Giám sát là xác ñ nh ñư c xét duy t hay giao không ñúng ch ng lo i, s lư ng,... h th ng KSNB có v n hành ñúng như thi t k hay không và có c n thi t - Giai ño n l p hóa ñơn: Không l p Hóa ñơn khi bán hàng ho c ph i s a ñ i chúng cho phù h p v i s phát tri n c a ñơn v hay không. l p Hóa ñơn bán hàng sai v s lư ng, giá tr , ñ a ch khách hàng... 1.1.5. H n ch c a ki m soát n i b - Giai ño n ghi chép doanh thu, thu ti n và theo dõi n ph i - V ch quan: S thông ñ ng c a các nhân viên bên trong và thu khách hàng: Nhân viên k toán ghi nh n sai s ti n, ghi trùng, ghi bên ngoài ñơn v ñ gian l n; ngư i ch u trách nhi m th c hi n sót, ghi sai niên ñ k toán,... KSNB l m d ng quy n h n c a mình nh m ph c v l i ích riêng. 1.2.4. T ch c thông tin k toán ph c v ki m soát n i b chu - V khách quan: Do h n ch v năng l c c a con ngư i như trình bán hàng và thu ti n s vô ý, b t c n, sai sót v xét ñoán ho c do không hi u rõ yêu c u a. Các ch ng t thư ng ñư c s d ng công vi c; công tác ki m tra n i b thư ng nh m vào nh ng nghi p v Các ch ng t s d ng như: Đơn ñ t hàng c a khách hàng; thư ng xuyên phát sinh mà ít chú ý ñ n nh ng nghi p v b t thư ng,... H p ñ ng kinh t ; L nh bán hàng; Phi u xu t kho; Ch ng t v n 1.2. KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU chuy n; Hoá ñơn bán hàng; Phi u thu; Gi y báo Có c a ngân hàng. TI N TRONG DOANH NGHI P b. Các s sách thư ng ñư c s d ng 1.2.1. Ch c năng cơ b n c a chu trình bán hàng và thu ti n Các s sách thư ng s d ng như: S nh t ký bán hàng; s 1.2.2. M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu nh t ký hàng bán b tr l i ho c gi m giá; s nh t ký thu ti n m t, ti n ti n g i ngân hàng; s chi ti t n ph i thu khách hàng; ... Ki m soát t t chu trình bán hàng và thu ti n giúp ñơn v ñ t 1.2.5. Th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ñư c các m c tiêu sau: S h u hi u và hi u qu trong ho t ñ ng, báo ti n cáo tài chính ñáng tin c y, tuân th pháp lu t và các quy ñ nh. Các bư c ki m soát trong chu trình bán hàng và thu ti n như sau: 1.2.3. Nh ng sai ph m có th x y ra c a chu trình bán hàng - Ki m soát quá trình ti p nh n và x lý Đơn ñ t hàng c a và thu ti n khách hàng: Khi ki m soát c n ph i ki m tra Đơn ñ t hàng có ñánh Chu trình bán hàng và thu ti n thư ng x y ra các sai ph m như sau: s th t liên t c, ñư c ghi chép ñ y ñ , phê chu n c a c p có th m
9 10 quy n và có ch ký, con d u h p pháp c a ngư i bán. Sau khi ki m CHƯƠNG 2 tra nhân viên bán hàng ghi các thông tin trên Đơn ñ t hàng vào L nh TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH bán hàng. L nh bán hàng ñư c g i sang b ph n xét duy t bán ch u. BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY C PH N - Ki m soát quá trình xét duy t bán ch u: Căn c vào L nh PYMEPHARCO bán hàng và các thông tin khác, b ph n xét duy t s phê chu n ñ ng ý 2.1. GI I THI U KHÁI QUÁT V CÔNG TY C PH N bán hàng hay t ch i vi c bán hàng. PYMEPHARCO - Ki m soát quá trình giao hàng cho khách hàng: Căn c Đ tìm hi u v công ty c ph n PYMEPHARCO, tác gi thu L nh bán hàng ñã phê chu n, b ph n bán hàng l p Phi u xu t kho. th p và nghiên c u B n cáo b ch c a công ty, tài li u gi i thi u v Th kho ki m tra và xu t ñúng quy cách, s lư ng hàng hoá ghi trên công ty. K t qu nghiên c u ñư c th hi n c th như sau. Phi u xu t kho. Phi u xu t kho ph i ñư c ñánh s th t liên t c 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty trư c và có ñ y ñ ch ký c a các bên liên quan. Th kho l p Biên Ti n thân c a công ty c ph n PYMEPHARCO là công ty b n giao nh n hàng v i khách hàng ho c ngư i v n chuy n và các Dư c và V t tư Y t Phú Yên ñư c thành l p vào ngày 23/07/1989, bên liên quan ký xác nh n. Khi hoàn t t vi c giao hàng th kho căn văn phòng công ty ñóng t i tr s 163 - 165 Lê L i, thành ph Tuy c vào Phi u xu t kho ghi vào th kho. Hòa, t nh Phú Yên. Tháng 05/2006, công ty chuy n ñ i thành công ty - Ki m soát quá trình l p Hoá ñơn bán hàng: Hóa ñơn l p c ph n PYMEPHARCO. xong ph i có ñ y ñ ch ký ngư i l p, ngư i mua, th trư ng ñơn v , sau ñó g i 2.1.2. Đ c ñi m t ch c kinh doanh c a công ty ñ n cho khách hàng, cho các b ph n liên quan ñ ghi s k toán và lưu tr . a. Ngành ngh kinh doanh c a công ty - Ki m soát quá trình ghi s nghi p v và theo dõi thanh S n xu t thu c tân dư c; kinh doanh bán buôn, bán l thu c toán: Căn c vào Hóa ñơn bán hàng, Phi u xu t kho ñã ñư c duy t, tân dư c, v t tư, hóa ch t và trang thi t b y t ; xu t nh p kh u tr c k toán ti n hành ki m tra, ñ i chi u ñúng r i ti n hành ghi s doanh ti p; s n xu t, kinh doanh th c ph m ch c năng dinh dư ng. thu bán hàng, giá v n hàng bán, s ti n thu ñư c và n ph i thu. b. M ng lư i kinh doanh c a công ty - Ki m soát quá trình l p d phòng và xóa s n ph i thu Công ty ñã hình thành ñư c h th ng phân ph i ph r ng khó ñòi: Đơn v c n ban hành chính sách l p d phòng ph i thu khó kh p lãnh th Vi t Nam và xu t kh u sang nư c ngoài. ñòi và chính sách xóa n ph i thu khó ñòi ñúng quy ñ nh hi n hành. 2.2. MÔI TRƯ NG KI M SOÁT VÀ H TH NG K TOÁN K T LU N CHƯƠNG 1 T I CÔNG TY C PH N PYMEPHARCO Trong chương 1, lu n văn ñã trình bày nh ng v n ñ chung Tác gi thu th p và nghiên c u B n cáo b ch c a công ty, v ki m soát n i b và ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng và m t s quy ñ nh v chính sách nhân s , ch ñ làm vi c t i phòng thu ti n trong doanh nghi p. hành chính nhân s và quy ñ nh v h th ng k toán t i phòng k
11 12 toán công ty. K t qu nghiên c u v môi trư ng ki m soát và h chính sách “giá c h p lý” trên cơ s quy t tâm th c hi n chính sách th ng k toán t i công ty như sau. ch t lư ng cao, n ñ nh và ñ ng nh t trong t ng s n ph m. 2.2.1. Môi trư ng ki m soát t i công ty c. Chính sách chi t kh u 2.2.2. H th ng k toán t i công ty Tùy theo t ng khách hàng mà công ty có chính sách bán a. Mô hình t ch c b máy k toán: B máy k toán c a hàng khác nhau. Trong h p ñ ng có quy ñ nh c th các ñi u kho n công ty ñư c t ch c theo mô hình tr c tuy n ch c năng. Công ty áp bán hàng và m c chi t kh u. d ng hình th c k toán ch ng t ghi s và ñư c x lý trên máy vi d. Chi n lư c qu ng bá thương hi u tính v i ph n m m k toán VB.net for SQL Sever. Công ty qu ng bá thương hi u thông qua vi c tham gia các b. L p và luân chuy n ch ng t k toán h i ch , tri n lãm, t ng h c b ng cho sinh viên trư ng Dư c,... Các ch ng t ch y u ñư c s d ng trong ho t ñ ng bán 2.3.2. Th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu hàng t i công ty bao g m: Đơn ñ t hàng c a khách hàng; H p ñ ng ti n t i công ty kinh t ; Hoá ñơn GTGT; Phi u thu; Gi y báo Có c a ngân hàng. Đ nghiên c u các th t c KSNB chu trình bán hàng và thu c. T ch c h th ng s k toán ti n, tác gi s d ng phương pháp thu th p tài li u th c p như: Công ty s d ng h th ng s sách k toán ñ y ñ và ñúng Ch ng t , s k toán, báo cáo công n ,...Ngoài ra, tác gi s d ng quy ñ nh c a B tài chính. phương pháp ph ng v n các thành viên ban ki m soát, CBCNV 2.3. TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN phòng NVKD,... K t qu nghiên c u c th như sau. HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY C PH N a. Th t c ki m soát ho t ñ ng bán hàng PYMEPHARCO a1.T i văn phòng công ty 2.3.1. Các chính sách liên quan ñ n hàng tiêu th t i công ty - Ki m soát ti p nh n và x lý Đơn ñ t hàng: Đ nghiên c u các chính sách liên quan ñ n hàng tiêu th , Quy trình ki m soát ho t ñ ng bán hàng t i văn phòng công tác gi s d ng phương pháp thu th p tài li u th c p như: B n cáo ty ñư c th c hi n như Hình 2.3. b ch c a công ty, quy ñ nh chính sách giá bán, các H p ñ ng kinh - Ki m soát l p Hoá ñơn bán hàng: Ki m soát d a vào Hóa t ,... K t qu nghiên c u th hi n như sau. ñơn GTGT ñư c l p ñ y ñ thông tin và ch ký các b ph n liên quan. a. Chính sách s n ph m - Ki m soát giao hàng cho khách hàng: Ki m soát d a vào Công ty xác ñ nh th m nh trên dòng s n ph m kháng sinh vi c xu t hàng ñúng n i dung ghi trên Hóa ñơn GTGT ñư c duy t. Cephalosporin và chú tr ng ch t lư ng ngu n nguyên li u ñ u vào. - Ki m soát ghi nh n doanh thu bán hàng: Quy trình ki m b. Chính sách giá c soát doanh thu t i văn phòng công ty ñư c th c hi n như Hình 2.4. Công ty không l a ch n phương châm giá r mà xây d ng
13 14 - Ki m soát ghi nh n hàng bán b tr l i: Vi c ki m soát d a vào Biên b n th a thu n hàng bán b tr l i, Phi u xu t hàng và Hóa ñơn GTGT hàng bán b tr l i c a khách hàng, Phi u yêu c u nh p hàng và Phi u nh p kho. Phòng NVKD Khách hàng Nhân viên bán hàng Trư ng phòng NVKD Nh n và Ki m tra ki m tra và xét Đơn ĐH duy t bán ch u Yêu c u c a KH Duy t Không Duy t Phó T ng GĐ Duy t Không Duy t L p HĐ GTGT Yêu T Chu n b c u ch i Hình 2.4: Quy trình ki m soát doanh thu t i văn phòng công ty giao thanh khách hàng toán hàng a2.T i các trung tâm gi i thi u và phân ph i thu c Các trung tâm bán hàng theo k ho ch công ty giao hàng năm và ngu n hàng là do công ty ñi u chuy n ñ n. Trư ng trung tâm Hình 2.3 Quy trình ki m soát ho t ñ ng bán hàng t i văn phòng là ngư i tr c ti p ñi u hành vi c bán hàng. công ty
15 16 công n phát sinh trong toàn công ty. K toán công n theo dõi t ng Nhân viên BH Trư ng trung Th kho Ph trách k toán ñ i tư ng n t i văn phòng công ty và ñôn ñ c các trung tâm thu h i tâm n theo ñúng h n quy ñ nh. b2.T i các trung tâm gi i thi u và phân ph i thu c Ti p Ki m tra nh n và ký Đơn Ph trách k toán t i các trung tâm có trách nhi m theo dõi, Đơn ĐH ĐH qu n lý các khách hàng c a trung tâm. Cu i tháng, ph trách k toán l p báo cáo tình hình công n trong tháng và s n quá h n c a trung Đơn ĐH tâm g i v phòng k toán văn phòng công ty. c a Vi t c. Th t c ki m soát nghi p v thu ti n K/hàng HĐ Ki m tra GTGT HĐ c1. Nghi p v thu ti n m t GTGT - T i văn phòng công ty: Vi c ki m soát căn c vào Phi u Ki m tra và ký HĐ thu. Cu i m i ngày th qu ki m kê ti n m t t i qu b ng máy ñ m GTGT ti n ñi n t và ñ i chi u v i s li u trong s qu . Công ty quy ñ nh Hóa ñơn Cp GTGT 1 s dư t n qu cu i m i ngày t i ña là 5.000.000 ñ ng nên s còn l i nh t Hóa ñơn Ki m vào ph i n p vào tài kho n ngân hàng c a công ty. GTGT 2 tra HĐ ph n - T i các trung tâm gi i thi u và phân ph i thu c: Hàng ngày, k Hóa ñơn GTGT m m Lưu GTGT 3 toán thu ti n, ghi s và cu i ngày ch t s s ti n thu ñư c trong ngày. Hôm sau, th qu công ty ñ n các trung tâm thu toàn b s ti n ngày hôm trư c. Lưu c2. Nghi p v thu ti n qua ngân hàng Xu t T i văn phòng công ty m i ñư c phép m tài kho n t i ngân hàng hàng. Các trung tâm không ñư c phép m tài kho n riêng mà ch n p Khách hàng ti n thu ñư c vào tài kho n ngân hàng c a công ty. 2.3.3. Kh o sát vi c tuân th các th t c ki m soát n i b chu Hình 2.5: Quy trình ki m soát doanh thu t i các trung tâm trình bán hàng và thu ti n t i công ty b. Th t c ki m soát n ph i thu khách hàng Trong quá trình th c hi n còn m t s trư ng h p chưa tuân b1.T i văn phòng công ty th quy trình ki m soát như sau: K toán công n t i văn phòng công ty ñư c giao nhi m v - M t s Đơn ñ t hàng không qua trư ng phòng NVKD ký duy t. t ch c, theo dõi, ki m tra, ñôn ñ c và phân lo i n nh m ki m soát - M t s Đơn ñ t hàng nhân viên ti p nh n ghi sai tên hàng.
17 18 - Trư ng phòng NVKD ho c trư ng các trung tâm c p quá - Công tác ki m soát doanh thu và thu ti n t i các trung tâm nhi u h n m c bán ch u cho m t s khách hàng ñ ñ y m nh doanh s . chưa ñư c th c hi n thư ng xuyên. - Vi c vi t sai giá bán v n còn tình tr ng x y ra. - Công ty chưa có bi n pháp x lý nghiêm ñ i v i nhân viên - Th kho khi giao hàng xong quên ñóng d u ñã giao hàng cu i kỳ v n ñ m t s khách hàng có s dư n vư t quá m c cho vào Hóa ñơn GTGT ho c quên ghi vào th kho. phép ho c t ý c p vư t h n m c tín d ng cho phép khi duy t bán ñ - Nhân viên v n chuy n n p l i Hóa ñơn GTGT (Hóa ñơn ch y theo doanh thu. photo có ch ký c a khách hàng) cho phòng NVKD ch m. - Công ty chưa có b ph n thu ti n ñ c l p. - Vi c ñ i chi u t ng s Hóa ñơn GTGT ñã c p nh t vào ph n - Công tác ki m tra, ñ i chi u s ti n m t thu t bán hàng m m k toán và t ng s Hóa ñơn ñã s d ng chưa th c hi n nghiêm túc. hàng ngày t i các trung tâm chưa ch t ch . - Vi c l p báo cáo tình hình công n bán hàng t i các trung - Công tác ki m tra, ñ i chi u s li u ghi trên s gi a k toán tâm g i v phòng k toán công ty còn ch m so v i quy ñ nh. thanh toán ti n m t và th qu ch th c hi n vào cu i tháng ho c ñ t xu t. - M t s nhân viên ñi thu ti n c a khách hàng cu i ngày - Hi n t i, k toán ngân hàng ñ ng th i là ngư i ñ i chi u xác không n p l i s ti n thu ñư c cho th qu . nh n s ti n v i ngân hàng. Đi u này vi ph m nguyên t c b t kiêm nhi m. - M t s khách hàng có s dư n cu i kỳ vư t quá m c cho phép. Vi c tuân th các th t c ki m soát n i b chu trình bán 2.4. M T S H N CH TRONG CÔNG TÁC KI M SOÁT N I hàng và thu ti n B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY - Công ty chưa xây d ng b ph n ki m toán n i b ñ c l p C PH N PYMEPHARCO ñ ki m soát vi c th c hi n các quy trình ñư c ban hành. H th ng KSNB chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty - Chưa có các quy ñ nh c th v x ph t khi nhân viên vi ñư c thi t l p và v n hành khá t t nhưng v n còn m t s h n ch sau: ph m quy trình KSNB c a công ty ñã ban hành. Th t c ki m soát chu trình bán hàng và thu ti n - H n ch v y u t con ngư i v n còn t n t i trong công ty - Khi khách hàng ñ t hàng b ng hình th c ñi n tho i d x y - Vi c b trí nhân s t i các trung tâm còn h n ch , m t s ra nh m l n tên hàng nhưng công ty chưa có bi n pháp kh c ph c. nhân viên ph i kiêm nhi m nhi u vi c. - Đơn ñ t hàng c a khách hàng không ñư c ñánh s th t t t K T LU N CHƯƠNG 2 c mà ch ñánh s th t cho m t s Đơn ñ t hàng l n c n chú ý ñ n. Chương 2, lu n văn ñã mô t th c tr ng công tác ki m soát n i - Công ty chưa có quy ñ nh b ng văn b n v vi c luân b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO. chuy n ch ng t mà ch th c hi n theo thói quen. Công ty ñã xây d ng và v n hành h th ng ki m soát n i b chu trình - Công ty chưa có m t b ph n th m ñ nh khách hàng ñ c l p. bán hàng và thu ti n tương ñ i t t. Tuy nhiên, v n còn m t s h n ch - Công ty không s d ng Phi u xu t kho khi xu t kho giao hàng. chưa ñáp ng ñư c m c tiêu ki m soát c a công ty ñ ra.
19 20 CHƯƠNG 3 ghi sai tên hàng và thu n ti n trong vi c qu n lý thì b ph n bán hàng M T S GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG KI M phòng NVKD nên thi t k l i m u Đơn ñ t hàng phù h p v i ñ c SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N ñi m c a công ty. Đơn ñ t hàng ñư c g i cho khách hàng c a công T I CÔNG TY C PH N PYMEPHARCO ty. Khách hàng ñi n ñ y ñ các thông tin vào Đơn ñ t hàng, sau ñó 3.1. S C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I g i v b ph n bán hàng c a công ty ñ yêu c u bán hàng. B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY Ngoài ra, Đơn ñ t hàng c a công ty hi n nay ñư c nhi u C PH N PYMEPHARCO nhân viên bán hàng ti p nh n và không ñư c ñánh s th t liên t c. Hi n nay, công ty c ph n PYMEPHARCO ngày càng m Do ñó, m t s Đơn ñ t hàng b th t l c hay x lý ch m nhưng không r ng quy mô s n xu t, ña d ng nhi u lo i thu c. T ng s s n ph m ki m soát ñư c làm cho vi c giao hàng ch m tr , khách hàng không c a công ty hi n nay trên 1.000 s n ph m khác nhau trong ñó công ty hài lòng. Vì v y, ñ ñ t ñư c m c tiêu t t c các Đơn ñ t hàng ñ u s n xu t g n 400 s n ph m. Công ty có h th ng phân ph i ph r ng ñư c ki m soát và x lý k p th i thì công ty nên thi t l p l i quy trình kh p lãnh th Vi t Nam, liên k t v i các ñ i tác trong và ngoài nư c ti p nh n và x lý Đơn ñ t hàng. ñ m r ng th trư ng tiêu th . Đ ki m soát ñư c quá trình tiêu th b. Hoàn thi n th t c ki m soát công tác th m ñ nh khách s n ph m ch t ch , hi u qu công ty ñã xây d ng và v n hành h hàng th ng KSNB chu trình bán hàng và thu ti n. Tuy nhiên, h th ng Hi n t i, công ty y quy n cho trư ng phòng NVKD ho c KSNB t i công ty còn m t s h n ch . Vì v y, công ty c n ñưa ra trư ng các trung tâm v a xét duy t bán ch u v a duy t bán hàng. m t s gi i pháp c th nh m kh c ph c nh ng h n ch ñang t n t i Đi u này d d n ñ n vi c c p vư t h n m c bán ch u quy ñ nh ñ ñ h th ng KSNB ñ t hi u qu cao. tăng doanh s bán hàng. Vì th , ngoài vi c công ty ñã xây d ng m t 3.2. M T S GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG KI M SOÁT chính sách bán ch u thích h p, công ty c n thành l p m t t th m N IB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG ñ nh khách hàng ñ c l p v i b ph n bán hàng. Các thành viên trong TY C PH N PYMEPHARCO t th m ñ nh khách hàng ph i là nh ng ngư i có kinh nghi m, ñ o 3.2.1. Hoàn thi n các th t c ki m soát n i b chu trình bán ñ c t t, am hi u v lĩnh v c kinh doanh, tài chính và ñ c l p v i hàng và thu ti n t i công ty ngư i duy t bán hàng. Ngoài ra, công ty thi t l p l i quy trình ki m a. Hoàn thi n th t c ki m soát ti p nh n và x lý Đơn ñ t soát ho t ñ ng bán hàng t i công ty. hàng c. Hoàn thi n th t c ki m soát l p Hóa ñơn bán hàng và Hi n nay, khách hàng ñ t hàng không theo m u Đơn ñ t giao hàng hàng th ng nh t và m t s Đơn ñ t hàng ghi sai tên hàng trong Th c t t i công ty hi n nay, khi xu t kho hàng giao cho khách trư ng h p khách hàng ñ t hàng qua ñi n tho i. Đ kh c ph c vi c hàng không s d ng Phi u xu t kho ñ ph n ánh s lư ng hàng th c t
21 22 xu t. Sau khi xu t kho hàng xong th kho ký nháy và ñóng d u “Đã doanh thu t i các trung tâm không th c hi n thư ng xuyên. Công ty giao hàng” vào Hóa ñơn GTGT (liên 3). Sau ñó, liên 2 c a Hóa ñơn th c hi n ki m tra ñ t xu t m t ñ n hai l n trong năm. Đi u này, d GTGT ñư c giao cho khách hàng, liên 3 th kho căn c ghi vào th d n ñ n gian l n và sai sót x y ra làm m t doanh thu c a công ty. Vì kho r i chuy n cho phòng k toán ghi s và lưu tr . Như v y, kho v y, công ty nên quy ñ nh 10 ngày ho c ñ t xu t ñ n ki m tra, ñ i không lưu tr ch ng t ñ ki m tra, ñ i chi u vi c ghi th kho. Trư ng chi u vi c ghi nh n doanh thu t i các trung tâm có ñ y ñ , chính xác, h p Hóa ñơn GTGT b th t l c s gây khó khăn trong công tác ñ i k p th i và ñúng quy ñ nh không. N u phát hi n sai ph m thì ph i chi u, ki m tra s lư ng hàng th c t xu t kho gi a s k toán và th ñi u ch nh và x ph t nghiêm. kho. Vì v y ñ theo dõi, ki m tra, ñ i chi u ch t ch s lư ng hàng e. Hoàn thi n th t c ki m soát n ph i thu khách hàng th c t xu t kho công ty nên s d ng Phi u xu t kho khi xu t hàng Hi n nay, công ty ñã có các quy ñ nh c th v ki m soát n giao cho khách hàng và Phi u xu t kho ñư c ñánh s th t trư c. ph i thu khách hàng th ng nh t trong toàn h th ng. Tuy nhiên, cu i d. Hoàn thi n th t c ki m soát ghi nh n doanh thu bán hàng kỳ v n còn x y ra nhi u khách hàng có s dư n vư t quá m c cho Hi n t i, ph n m m không k t n i tr c tuy n gi a văn phòng phép làm t n th t m t kho n tài chính c a công ty. Vì v y, ñ ki m công ty v i các trung tâm gi i thi u và phân ph i thu c. Do ñó, các soát và thu h i ñư c n ñúng h n, h n ch n quá h n phát sinh kéo báo cáo t ng h p hàng xu t bán, tình hình công n c a khách hàng dài hay r i ro không thu h i ñư c. Công ty c n ñưa ra các quy ñ nh x c a các trung tâm không k p th i gây khó khăn cho công tác ki m tra, ph t nghiêm ñ i v i nh ng nhân viên vi ph m quy ñ nh ñã ban hành. ñ i chi u. Đ kh c ph c h n ch này, công ty nên trang b , s d ng Đ ki m soát ñư c hi n tư ng ch y theo doanh thu c a b ph n m m qu n lý th ng nh t, có k t n i tr c tuy n gi a các phòng ph n bán hàng gây ra. Cu i tháng, phòng k toán ngoài vi c l p báo ban và các trung tâm. C n phân quy n c th , m i nhân viên ñ u có cáo tình hình công n c a khách hàng, c n ph i l p b ng t ng h p m t tài kho n và m t kh u riêng. Bên c nh ñó, công ty nên quy ñ nh hàng bán b tr l i theo t ng ñ a ñi m bán hàng. N u th y hi n tư ng vi c ghi nh n doanh thu ñư c th c hi n h ng ngày, không nên ñ d n gia tăng trên m c bình thư ng v doanh thu bán hàng ho c hàng bán vài ngày m i ghi như hi n nay. b tr l i là d u hi u cho th y x y ra hi n tư ng ch y theo doanh thu. Hi n t i, vi c vi t sai giá bán v n còn tình tr ng x y ra m c Công ty c n ñi u tra, phát hi n s m và có bi n pháp x lý nghiêm dù công ty ñã có b ng giá bán hàng cài trên ph n m m và có b ph n nh ng nhân viên vi ph m nh m ngăn ch n nh ng gian l n. k toán ki m tra ñ c l p. Vì v y, công ty nên quy ñ nh trư c khi giao f. Hoàn thi n th t c ki m soát ti n thu bán hàng b ng ti n cho khách hàng Hóa ñơn GTGT ngoài ch ký c a ngư i l p, trư ng m t phòng NVKD còn ph i có ch ký c a nhân viên k toán ph trách - T i văn phòng công ty vi c ki m tra Hóa ñơn. Đ ki m soát vi c t t c các nhân viên bán hàng thu ti n t Ngoài ra, công tác ki m tra c a công ty v vi c ghi nh n khách hàng cu i ngày ñ u n p v công ty k p th i, không chi m d ng
23 24 ti n thu ñư c s d ng cho m c ñích cá nhân. Công ty nên khuy n 3.2.2. Ki m tra vi c tuân th các th t c ki m soát n i b chu khích khách hàng tr ti n b ng chuy n kho n ho c ñem tr c ti p ñ n trình bán hàng và thu ti n t i công ty n p t i công ty. Trư ng h p thu ti n tr c ti p t khách hàng thì giao Công ty ñã thi t l p, v n hành h th ng KSNB ñ i v i chu cho m t b ph n ñ c l p v i b ph n bán hàng ñi thu ti n, không cho trình bán hàng và thu ti n. Tuy nhiên, do y u t con ngư i nên m t phép nhân viên bán hàng thu ti n tr c ti p c a khách hàng. s trư ng h p chưa tuân th các quy trình công ty ñã ban hành. Đ Ngoài ra, công ty c n quy ñ nh cu i m i ngày k toán ti n kh c ph c ñi u này, công ty c n có m t s gi i pháp sau: m t và th qu ph i ti n hành ñ i chi u, ki m tra và yêu c u th qu Th nh t, thành l p m t t ki m toán n i b ñ c l p ph i ñ s dư t n qu t i ña cu i m i ngày là 5.000.000 ñ ng, s còn Hi n nay, công ty ñã thành l p ban ki m soát tr c thu c ñ i l i ph i n p vào tài kho n ngân hàng c a công ty. Sau khi ki m tra h i ñ ng c ñông. Các thành viên trong ban ki m soát còn kiêm th qu , k toán ti n m t và trư ng phòng k toán ký xác nh n. nhi m nhi u vi c khác. Công tác ki m tra, ki m soát các ho t ñ ng - T i các trung tâm gi i thi u và phân ph i thu c hi n nay c a công ty do ban ki m soát th c hi n không thư ng xuyên Đ ki m soát ch t ch lư ng hàng bán ra và ti n thu v t nên chưa ñem l i k t qu như mong mu n. Do ñó, không ñánh giá và vi c bán hàng t i các trung tâm không b các nhân viên gian l n, s ñưa ra các bi n pháp ñ kh c ph c nh ng h n ch c a h th ng d ng vào m c ñích cá nhân. Ngoài vi c cu i tháng các trung tâm báo KSNB k p th i. Vì th , công ty nên thành l p m t t ki m toán n i b cáo ti n thu t bán hàng, công ty c n ti n hành ki m tra ñ t xu t ti n ñ c l p v i các phòng ban c a công ty. T ki m toán n i b do t ng m t t i qu c a các trung tâm v i s ti n ghi chép trên s sách ñ giám ñ c công ty b u ra ñ ki m tra vi c v n hành h th ng KSNB phát hi n nh ng kho n ti n chưa n p v công ty. Ngoài ra, công ty ñã ban hành. V i quy mô c a công ty hi n nay, s lư ng thành viên c n quy ñ nh các trung tâm ph i l p báo cáo bán hàng hàng ngày và trong b ph n ki m toán n i b nên t 3 – 5 ngư i, là nh ng ngư i cu i ngày Fax v công ty. có nhi u kinh nghi m v lĩnh v c kinh doanh và tài chính. g. Hoàn thi n th t c ki m soát ti n thu bán hàng b ng ti n Th 2: Xây d ng các quy ñ nh x ph t nghiêm ñ i v i g i ngân hàng nh ng nhân viên vi ph m các quy ñ nh mà công ty ñã ban hành T i công ty hi n nay, cu i tháng k toán ti n g i ngân hàng Hi n nay, trình ñ chuyên môn c a các nhân viên trong công ti n hành ñ i chi u s dư trên s sách k toán c a công ty v i s dư ty không ñ ng ñ u. Do ñó, ñ các quy trình ki m soát n i b do công trên s ph ngân hàng. Đi u này vi ph m nguyên t c b t kiêm nhi m, ty ban hành ñư c th c hi n nghiêm túc. T ng giám ñ c d a vào ñ c d d n ñ n gian l n x y ra. Vì v y, ñ ngăn ch n gian l n x y ra, ñi m c a công ty và nh ng vi ph m c a CBCNV ti n hành xây d ng công ty nên c m t nhân viên có th m quy n và không ph i là k các quy ñ nh x ph t c th ñ i v i t ng trư ng h p vi ph m. Ch ng toán ti n g i ngân hàng ñ ki m tra, ñ i chi u v i s ph ngân hàng. h n, ñ i v i trư ng h p bán n vư t m c tín d ng cho phép, công ty c n có bi n pháp x lý nghiêm như ki m ñi m và yêu c u trư ng
25 26 phòng NVKD hay trư ng các trung tâm cam k t th i h n thu ti n. K T LU N CHƯƠNG 3 Trư ng h p tái ph m và không thu h i ñư c n thì trư ng phòng Trong chương 3, lu n văn ñã nêu ñư c s c n thi t ph i tăng NVKD hay trư ng các trung tâm ph i ñ n bù. Các quy ñ nh sau khi cư ng công tác KSNB chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c xây d ng xong ph i ñư c thông báo và hư ng d n ñ n t ng b ph n, ph n PYMEPHARCO. Đ ng th i, ñưa ra ñư c m t s gi i pháp c th t ng CBCNV bi t, th c hi n nghiêm túc. v th t c ki m soát và ki m tra vi c tuân th các th t c KSNB ñ kh c Th 3: Hoàn thi n chính sách nhân s t i công ty ph c nh ng h n ch ñang t n t i, nh m tăng cư ng công tác ki m soát n i T i công ty hi n nay, h n ch v y u t con ngư i v n còn b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO. t n t i như: m t s nhân viên b t c n trong vi c x lý ch ng t , ghi K T LU N chép s sách, hi u sai nh ng quy ñ nh m i do công ty ban hành. Qua th c t tìm hi u công tác ki m soát n i b chu trình bán Đ h th ng KSNB h u hi u công ty c n ph i xây d ng hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO k t h p v i chính sách tuy n d ng nhân s c th cho t ng v trí làm vi c. Sau nghiên c u lý lu n v ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu khi tuy n d ng xong c n b trí công vi c phù h p v i năng l c và ti n, lu n văn v i ñ tài: “Tăng cư ng ki m soát n i b chu trình bán ngành ngh ñư c ñào t o. Công ty c n chú tr ng ñ n công tác ñào hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO” cơ b n gi i t o, b i dư ng tay ngh , ñào t o k năng m m cho các nhân viên, ñ c quy t ñư c các v n ñ sau: bi t là nhân viên tr c ti p bán hàng và thu ti n. Th nh t, lu n văn ñã ñi sâu nghiên c u nh ng lý lu n chung v Ngoài ra, hi n t i các trung tâm chưa có th qu riêng, ph KSNB và KSNB chu trình bán hàng và thu ti n trong doanh nghi p; trách k toán v a thu ti n v a ghi s . Đi u này vi ph m nguyên t c Th hai, nghiên c u ñư c th c tr ng công tác ki m soát n i b b t kiêm nhi m, d d n ñ n gian l n, sai sót x y ra. Công ty c n b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO. trí thêm nhân s ñ ñ m b o kh năng ki m tra, ki m soát l n nhau. Lu n văn ñưa ra nh ng h n ch trong công tác ki m soát n i b chu Như v y, khi công ty có m t chính sách nhân s t t, m i trình bán hàng và thu ti n t i công ty; thành viên trong công ty ñ u hi u rõ trách nhi m và quy n h n c a Th ba, trên cơ s nghiên c u lý lu n và th c t công tác mình, hài lòng v ñi u ki n làm vi c. Đi u này s giúp cho h th ng ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i ñơn v , lu n văn KSNB ñư c v n hành t t, h n ch ñư c nh ng gian l n, sai sót x y ra ñã ñưa ra m t s gi i pháp nh m tăng cư ng công tác KSNB chu và giúp công ty ñ t ñư c m c tiêu ñ ra. trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO. Nh ng gi i pháp mà lu n văn ñưa ra có th ñư c áp d ng trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO nh m kh c ph c nh ng h n ch ñang t n t i, giúp nâng cao hi u qu h th ng ki m soát n i b c a công ty.