Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép Đà Nẵng

Chia sẻ: Sdfv Sdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

187
lượt xem 54
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn trình bày cơ bản về kiểm soát nội bộ, chu trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp, thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép Đà Nẵng, giải pháp kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép Đà Nẵng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép Đà Nẵng

1 2 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O CÔNG TRÌNH ĐƯ C HOÀN THÀNH T I Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N NG NGUY N THI N CHƯƠNG Ngư i hư ng d n khoa h c: TS. NGUY N PHÙNG TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B Ph n bi n 1: TS. ĐOÀN NG C PHI ANH CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN T I CÔNG TY C PH N THÉP ĐÀ N NG Ph n bi n 2: PGS.TS. VÕ VĂN NH Chuyên ngành: K TOÁN Mã s : 60.34.30 Lu n văn ñư c b o v t i H i ñ ng ch m Lu n văn Th c s Qu n tr Kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 26 tháng 8 năm 2012 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin - H c li u, Đ i h c Đà N ng. Đà N ng, Năm 2012 - Thư vi n Trư ng Đ i h c kinh t , Đ i h c Đà N ng.
3 4 2. M c ñích nghiên c u c a lu n văn M Đ U Lu n văn v n d ng lý lu n và thông qua nghiên c u th c ti n t i 1. Lý do ch n ñ tài Công ty, ñ xu t gi i pháp phù h p nh m tăng cư ng ki m soát n i b ñ i M i doanh nghi p trong quá trình t ch c khi ñ t ñ n m t qui mô v i chu trình mua hàng và thanh toán t i Công ty c ph n Thép Đà N ng. ho t ñ ng nh t ñ nh ph i thi t l p và duy trì các b ph n ñ ki m tra, ki m 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u soát, tư v n cho nhà qu n lý và ñi u hành các ho t ñ ng kinh t tài chính Đ i tư ng nghiên c u c a ñ tài: Là ki m soát n i b chu trình mua trong doanh nghi p. M t trong các b ph n th c hi n ch c năng này là b hàng và thanh toán t i Công ty C ph n Thép Đà N ng, ñ ng th i làm rõ ph n ki m soát n i b c a ñơn v . Ki m soát n i b giúp qu n lý hi u qu nh ng sai sót, h n ch còn t n t i trong quá trình mua hàng và thanh toán các ngu n l c kinh t c a công ty ñ ng th i góp ph n h n ch t i ña nh ng t i công ty, qua ñó ñưa ra các gi i pháp nh m tăng cư ng ki m soát chu r i ro phát sinh trong quá trình s n xu t, kinh doanh giúp doanh nghi p xây trình mua hàng và thanh toán m t cách có hi u qu hơn. d ng ñư c n n t ng qu n lý v ng ch c ph c v cho quá trình phát tri n c a Ph m vi nghiên c u: Lu n văn gi i h n công tác ki m soát n i b ñơn v và nâng cao hi u qu ho t ñ ng kinh doanh. ñ i v i khâu mua hàng hóa v t tư và thanh toán ti n mua hàng hóa v t tư Công ty C Ph n Thép Đà N ng v i lĩnh v c kinh doanh chính là t i Công ty. xu t nh p kh u các s n ph m thép, v t tư, nguyên li u, nhiên li u và trang 4. Phương pháp nghiên c u thi t b ph c v s n xu t và kinh doanh thép. Vì th , ñ tăng s c c nh tranh Trong quá trình nghiên c u ñ th c hi n lu n văn, tác gi s d ng các và tăng cư ng công tác ki m tra qu n lý thì công ty c n ph i s d ng ph i phương pháp c th bao g m: Quan sát, ñi u tra phân tích, h th ng hoá, phân h p nhi u bi n pháp ñ ñem l i hi u qu nh t ñ nh. Trong ñó, n i b t lên là tích t ng h p, phương pháp th c ch ng ñ ñ i chi u, ñánh giá các v n ñ , s ph i tăng cư ng ki m soát n i b ñ i v i chu trình mua hàng và thanh ki n và nêu lên ý ki n c a b n thân. toán. 5. Đóng góp c a Lu n văn Đây là chu trình r t quan tr ng, cung c p ñ y ñ các y u t ñ u Lu n văn ñã góp ph n h th ng hoá và làm rõ các lý lu n cơ b n vào cho ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. Hi n nay, t i v ki m soát n i b , ñ t bi t là ki m soát n i b v chu trình mua hàng và công ty ñã thi t l p các th t c ki m soát n i b ñ i v i mua hàng và thanh thanh toán trong doanh nghi p. toán nhưng chưa th t s h u hi u. Nó luôn ti m n nh ng rũi ro t nh ng Qua phân tích và ñánh giá th c tr ng ki m soát n i b ñ i v i chu y u kém ho c sai ph m do các nhà qu n lý, ñ i ngũ nhân viên hay bên th trình mua hàng và thanh toán t i công ty C Ph n Thép Đà N ng, lu n văn ba th c hi n gây thi t h i ho c làm suy gi m hi u qu s n xu t kinh doanh ñã nêu lên nh ng b t c p, nh ng t n t i, h n ch ñ i v i ki m soát n i b c a doanh nghi p. Vi c xây d ng h th ng Ki m soát n i b là vi c quan chu trình mua hàng và thanh toán t i công ty, t ñó ñưa ra m t s gi i pháp tr ng, giúp ngăn ng a, phát hi n các sai ph m và gi m thi u t n th t có th tương ñ i h u hi u nh m ñáp ng ñư c yêu c u ki m tra, ki m soát ñ i v i x y ra. Đi u này càng th y rõ s c n thi t ñ i v i vi c Ki m soát n i b mua hàng và thanh toán ñơn v . chu trình mua hàng và thanh toán. 6. K t c u lu n văn Vì v y tôi ñã ch n ñ tài “Tăng cư ng ki m soát n i b chu Ngoài ph n m ñ u, k t lu n, m c l c, danh m c tài li u tham trình mua hàng và thanh toán t i Công ty c ph n Thép Đà N ng ”, kh o, lu n văn g m 3 chương: ñ làm ñ tài lu n văn t t nghi p Cao h c K toán. Chương 1: Lý lu n cơ b n v ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghi p.
5 6 Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình mua hàng và toán xây d ng và áp d ng nh m ñ m b o cho ñơn v tuân th pháp lu t và thanh toán t i Công ty c ph n Thép Đà N ng. các quy ñ nh, ñ ki m tra, ki m soát, ngăn ng a và phát hi n gian l n, sai Chương 3: Tăng cư ng ki m soát n i b chu trình mua hàng và sót; ñ l p báo cáo tài chính trung th c và h p lý; nh m b o v , qu n lý và thanh toán t i Công ty c ph n Thép Đà N ng. s d ng có hi u qu tài s n c a ñơn v . Ki m soát n i b là toàn b nh ng chính sách và th t c do ban CHƯƠNG 1 Giám ñ c ñơn v thi t l p nh m ñ m b o vi c qu n lý ch t ch và s hi u LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH qu c a các ho t ñ ng trong kh năng có th . Các th t c này ñòi h i vi c MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHI P tuân th các chính sách qu n lý, b o qu n tài s n, ngăn ng a và phát hi n ra sai sót hay gian l n, tính ñ y ñ và chính xác c a các ghi chép k toán, 1.1. LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT N I B ñ m b o l p các báo cáo trong th i gian mong mu n. 1.1.1. Khái ni m v ki m soát n i b 1.1.2. M c tiêu c a Ki m soát n i b Theo y ban c a H i ñ ng qu c gia Hoa Kỳ v vi c ch ng gian M c tiêu 1: B o v tài s n c a ñơn v . l n v báo cáo tài chính (COSO): “Ki m soát n i b là m t quá trình b chi M c tiêu 2: Đ m b o ñ tin c y c a các thông tin ph i b i ngư i qu n lý, H i ñ ng qu n tr và các nhân viên c a ñơn v , nó M c tiêu 3: Đ m b o vi c th c hi n các ch ñ pháp lý ñư c thi t l p ñ cung c p m t s ñ m b o h p lý nh m ñ t ñư c các m c M c tiêu 4: B o ñ m hi u qu c a ho t ñ ng và năng l c qu n lý tiêu sau ñây: 1.1.3. Các b ph n c u thành c a Ki m soát n i b - S h u hi u và hi u qu c a ho t ñ ng. 1.1.3.1. Môi trư ng ki m soát - S tin c y c a báo cáo tài chính. - Đ c thù v qu n lý - S tuân th pháp lu t và các quy ñ nh.” - Cơ c u t ch c Trong ñ nh nghĩa trên, có b n n i dung cơ b n là : - Chính sách nhân s - Ki m soát là m t quá trình - Công tác k ho ch - Ki m soát n i b ñư c thi t l p và v n hành b i con ngư i - U ban ki m soát - Ki m soát n i b cung c p s ñ m b o h p lý - B ph n ki m toán n i b Theo liên ñoàn k toán qu c t (IFAC): “Ki m soát n i b là m t - Môi trư ng bên ngoài ch c năng thư ng xuyên c a các ñơn v , t ch c và trên cơ s xác ñ nh r i 1.1.3.2. H th ng k toán ro có th x y ra trong t ng khâu công vi c ñ tìm ra bi n pháp ngăn ch n M t h th ng k toán h u hi u ph i ñ m b o cho các m c tiêu nh m th c hi n có hi u qu t t c các m c tiêu ñ t ra c a ñơn v : t ng quát sau ñây s ñư c th c hi n: - B o v tài s n c a ñơn v . Tính có th c; s phê chu n;tính ñ y ñ ; s ñánh giá; s phân lo i; - Đ m b o ñ tin c y c a các thông tin. tính ñúng kỳ; quá trình luân chuy n s và t ng h p chính xác. - B o ñ m vi c th c hi n các ch ñ pháp lý. 1.1.3.3. Các th t c ki m soát - B o ñ m hi u qu c a ho t ñ ng và năng l c qu n lý.” Các th t c ki m soát ñư c xây d ng d a trên ba nguyên t c cơ Theo chu n m c 400 c a B tài chính (Ban hành theo Quy t ñ nh b n: Nguyên t c phân công, phân nhi m rõ ràng; nguyên t c b t kiêm s 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 c a B tài chình): Ki m nhi m, và nguyên t c y quy n và phê chu n. soát n i b là các quy ñ nh và các th t c ki m soát do ñơn v ñư c ki m
7 8 1.1.4. Vai trò c a ki m soát n i b ñ i v i công tác qu n lý 1.2.1.4. R i ro có th x y ra trong chu trình mua hàng và thanh Ngày nay, KSNB ñang ñóng m t vai trò h t s c quan tr ng trong toán ho t ñ ng kinh t c a các doanh nghi p và t ch c. KSNB giúp các nhà - Đ ngh mua hàng: mua hàng không c n thi t ho c trùng l p, qu n tr qu n lý h u hi u và hi u qu hơn các ngu n l c kinh t c a công mua sai m c ñích s d ng, ñ t hàng quá tr ho c quá s m, ñ t hàng kém ty mình như: Con ngư i, tài s n, v n,...góp ph n h n ch t i ña nh ng sai ch t lư ng ho c giá cao ph m và r i ro phát sinh trong quá trình SXKD c a doanh nghi p, ñ ng - L a ch n nhà cung c p: nhân viên mua hàng có th thông ñ ng th i giúp doanh nghi p xây d ng ñư c m t n n t ng qu n lý v ng ch c v i nhà cung c p m c d u nhà cung c p này không có hàng hóa ho c giá ph c v hi u qu cho quá trình m r ng và phát tri n c a doanh nghi p. cao, nhân viên b ph n x lý báo giá thông ñ ng v i nhà cung c p nên 1.2. KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH gi u b t h sơ báo giá c a các nhà cung c p có giá h p lý hơn giá c a nhà TOÁN TRONG DOANH NGHI P cung c p ñư c nhân viên này ng h . 1.2.1. Đ c ñi m v chu trình mua hàng và thanh toán - Nh n hàng: Nh n hàng không ñúng quy cách, ch t lư ng, s 1.2.1.1. Khái ni m v chu trình mua hàng và thanh toán lư ng, hàng ñã ñ t, nh n và bi n th hàng và không nh p kho. Chu trình mua hàng và thanh toán là giai ño n ñ u tiên c a ho t - B o qu n hàng: Hàng t n kho có th b m t c p, công nhân có ñ ng s n xu t kinh doanh. Chu trình này bao g m các nghi p v liên quan th h y ho c gi u nh ng s n ph m có l i ñ tránh b ph t. Hàng hóa b hư t i vi c mua hàng và nghi p v thanh toán ñ i v i tài s n c ñ nh, v t tư, h ng, m t ph m ch t. hàng hóa,... ph c v cho ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a ñơn v . Chu - Tr ti n: L p ch ng t thanh toán kh ng ñ ñư c thanh toán, chi trình này b t ñ u t yêu c u mua hàng c a các b ph n có nhu c u thông tr nhi u hơn s ti n trong hóa ñơn, tr ti n tr h n,… qua phi u yêu c u mua hàng,..và k t thúc b ng vi c thanh toán ti n cho 1.2.2. M c tiêu ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh nhà cung c p và chu trình này cũng nh hư ng ñ n nhi u kho n m c trên toán báo cáo tài chính c a ñơn v . Đ m b o tính hi u l c, hi u qu và tính tuân th : 1.2.1.2. Đ c ñi m - Hàng hoá mua vào ñ m b o v quy cách, ch t lư ng, s lư ng Mua hàng và thanh toán là m t chu trình quan tr ng ñ i v i ña s - Các nghi p v thanh toán ñ u ñư c phê chu n b i ngư i có th m doanh nghi p. S h u hi u và hi u qu c a chu trình này ñư c th hi n qua quy n trư c khi th c hi n. vi c ñơn v mua hàng k p th i v i giá h p lý, không b t n th t tài s n, chi - Vi c thanh toán ph i ñ m b o ñúng v i s lư ng hàng th c t mua, tr n ñúng h n cho nhà cung c p,...s có nh hư ng l n ñ n ho t ñ ng c a ñúng nhà cung c p. ñơn v . Đ ng th i, trong quá trình th c hi n theo dõi, ghi s , báo cáo chu Chu trình mua hàng và thanh toán trãi qua nhi u khâu, liên quan trình mua hàng và thanh toán ph i ñ m b o tính trung th c, h p lý c a h u h t ñ n các chu trình khác, liên quan ñ n tài s n nh y c m như hàng BCTC. t n kho, ti n,… nên d b tham ô, chi m d ng. - Các nghi p v mua vào ph i có ñ y ñ ch ng t ñi kèm như: yêu 1.2.1.3. Ch c năng c a chu trình mua hàng và thanh toán c u mua hàng, ñơn ñ t hàng, báo cáo nh n hàng, hoá ñơn c a ngư i - X lý các ñơn ñ t mua hàng và ký h p ñ ng mua bán bán….có s phê chu n c a ngư i có th m quy n. - Nh n hàng hoá, d ch v và ki m ñ nh - K toán ghi nh n ñúng giá tr th c t giá v n hàng nh p kho. - Ghi nh n các kho n n ngư i bán - Các nghi p v thanh toán ñư c tính toán và ghi nh n ñúng ñ n - X lý và ghi s các kho n thanh toán ngư i bán
9 10 1.2.3. H th ng các ch ng t , s sách và các báo c a chu trình mua hàng và thanh toán - Tr l i hàng: Khi ki m nh n, n u phát hi n hàng không ñúng quy 1.2.3.1. Luân chuy n ch ng t : Đơn ñ ngh mua hàng, ñơn ñ t cách, ch t lư ng không ñ m b o ho c s lư ng không ñúng v i Đơn ñ t hàng, phi u giao hàng, phi u nh p kho, hóa ñơn bán hàng, hóa ñơn GTGT hàng, h p ñ ng mua bán, Hóa ñơn, b ph n mua hàng có quy n t ch i và 1.2.3.2. H th ng s sách và báo cáo: Ch ng t ghi s , s chi ti t xúc ti n các th t c tr l i hàng. Đ i di n hai bên s l p biên b n tr l i hàng hóa, nguyên v t li u, s chi ti t theo dõi thanh toán v i ngư i bán, s hàng, trong ñó nêu rõ lý do tr l i hàng và cùng ký xác nh n vào biên b n. chi ti t ti n g i ngân hàng, s cái hàng hóa, s cái ph i tr ngư i bán, s Biên b n này ñư c lưu ñ ch ng minh là hàng ñ t mua v n chưa nh n qu , s cái ti n g i ngân hàng. ñư c. 1.2.4. Th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh toán 1.2.4.2. Th t c ki m soát chu trình thanh toán 1.2.4.1.Th t c ki m soát chu trình mua hàng Căn c vào các ch ng t liên quan, k toán hàng t n kho s ghi nh n - Yêu c u mua hàng: Khi có yêu c u mua hàng, b ph n có liên nghi p v mua hàng vào s chi ti t hàng hóa. B ch ng t ñ y ñ c a t ng quan s căn c trên phi u yêu c u mua hàng ñ mua. Đây là ch ng t kh i nghi p v mua hàng bao g m: Đơn ñ ngh mua hàng, Đơn ñ t hàng, H p ñ u cho chu trình mua hàng, do ñó có th cung c p b ng ch ng v i m c ñ ñ ng mua bán, Biên b n ki m nh n hàng hóa, Hóa ñơn. tin c y v s phát sinh c a nghi p v mua hàng hay s hi n h u c a hàng CHƯƠNG 2 hóa. Đơn ñ ngh hàng hóa ph i ñ m b o các thông tin như ngày ñ ngh TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG hàng hóa, s hi u ch ng t , tên hàng hóa, s lư ng, quy cách, ngư i ñ VÀ THANH TOÁN T I CÔNG TY C PH N THÉP ĐÀ N NG ngh , ngư i phê duy t,... 2.1. GI I THI U CHUNG V CÔNG TY C PH N THÉP ĐÀ - Đ t hàng: Đơn ñ ngh mua hàng chuy n cho b ph n ph trách N NG mua hàng. Đ ki m soát n i b t t thì b ph n này s ñ c l p v i các 2.1.1.Quá trình hình thành và phát tri n c a Công ty c ph n Thép phòng ban khác và ch u trách nhi m m i nghi p v mua hàng hóa, d ch v Đà N ng t bên ngoài. Công ty C ph n Thép Đà N ng là công ty c ph n ñư c chuy n ñ i - Sau khi ñơn ñ ngh mua hàng ñã ñư c duy t b ph n mua hàng t doanh nghi p Nhà nư c – Công ty C ph n Thép Đà N ng thu c T ng ti n hành ch n nhà cung c p. Quá trình ch n nhà cung c p ph i ñư c giám Công ty Thép Vi t Nam theo Quy t ñ nh s : 690/QĐ-BCN ngày 24 tháng sát ch t ch tránh tình tr ng thông ñ ng gi u nhân viên ñ t hàng v i nhà 3 năm 2006 c a B trư ng B Công Nghi p. cung c p làm thi t h i ñ n ñơn v Tên giao d ch c a Công ty là: Da Nang Steel Joint Stock Company. - Th c hi n các th t c pháp lý c n thi t: Trong quá trình mua Tên vi t t t là: DSC, ho t ñ ng kinh doanh c a Công ty là: hàng, b ph n mua hàng ph i th c hi n các th t c pháp lý c n thi t ñ - S n xu t, kinh doanh: Phôi thép, thép xây d ng các lo i, tôn m màu, ñ m b o quy n l i c a ñơn v n u phát sinh tranh ch p sau này. xà g , lư i thép, thép ch t o thông d ng, các chi ti t gang thép, các lo i - Nh n hàng: Khi hàng ñư c v n chuy n ñ n ñ a ñi m giao hàng khí công nghi p ñã ñư c th a thu n trư c, b ph n nh n hàng s căn c vào Đơn ñ t hàng - Kinh doanh mua bán v t tư, nguyên v t li u và H p ñ ng mua bán ñ ki m tra th c t v quy cách, s lư ng và ch t - Gia công, ch t o các chi ti t gang thép lư ng c a hàng nh n. Ngoài ra, b ph n nh n hàng còn ph i ti n hành ki m tra các thông tin ghi trên Hóa ñơn, các thông tin trên Hóa ñơn ph i kh p v i Đơn ñ t hàng, h p ñ ng mua bán.
11 12 - Xu t nh p kh u các s n ph m thép, v t tư, nguyên li u, nhiên li u và (chi m 4,6%), 47 ngư i trình ñ trung c p (chi m 13,4%), 16 ngư i trình trang thi t b ph c v s n xu t và kinh doanh thép, s n xu t và kinh doanh ñ ngh b c 2 (chi m 4,6%) và 233 ngư i lao ñ ng ph thông (chi m khí ôxy, y t 66%). Vi c tuy n d ng nhân s cũng ñ t bi t ñư c coi tr ng, ngoài tiêu chí Tr s chính c a Công ty t i: Khu công nghi p Liên Chi u, Qu n ñư c s d ng ñ l a ch n là k năng chuyên môn, công ty còn chú tr ng Liên Chi u, Thành Ph Đà N ng, Vi t Nam. ñ n ñ o ñ c ngh nghi p, l i s ng, tính trung th c, sáng t o và năng ñ ng. 2.1.2. Ch c năng và nhi m v c a Công ty C Ph n Thép Đà N ng 2.2.1.2. Đ c thù s n ph m 2.1.2.1 Ch c năng S n ph m phôi thép, là ngu n nguyên li u chính ph c v cho s n Công ty c ph n Thép Đà N ng v i ch c năng th c hi n k ho ch xu t thép t i Công ty. Trư c ñây, ngu n cung c p thép ph li u cho công ty s n xu t phôi thép và kinh doanh thép xây d ng. ch y u là các cơ s thu mua ph li u thu c khu v c mi n Trung, Tây Công ty chuyên nh p kh u và kinh doanh các lo i thép ph li u. nguyên. Tuy nhiên, v i quy mô phát tri n hi n nay, do công ty ñã nâng c p 2.1.2.2. Nhi m v công su t lên m c 150.000 t n/năm nên nhu c u v lư ng thép là r t l n, L p k ho ch s n xu t kinh doanh các s n ph m và d ch v hi n có m c cung trong nư c không th ñáp ng, do ñó công ty ñang th c hi n trên th trư ng trong nư c, nghiên c u xác ñ nh nhu c u th trư ng v các nh p kh u t nư c các nư c như Nam Phi, M , Singapo, m t hàng công nghi p nh m xây d ng k ho ch, t ch c ho t ñ ng kinh Philippin,….lư ng thép ph li u nh p kh u chi m kho ng t 60% - 70% doanh hi u qu và ph c v t i ña hóa nhu c u c a khách hàng nh m hoàn nhu c u ph c v cho s n xu t thành t t các ch tiêu kinh t và k ho ch công ty ñ ra. 2.2.1.3. Quan ñi m qu n lý 2.1.3. Sơ ñ t ch c b máy qu n lý c a Công ty C ph n Thép Đà T ng giám ñ c là ngư i ch u trách nhi m cao nh t v các m t ho t N ng ñ ng s n xu t t i Công ty. Trong công tác chuyên môn, T ng giám ñ c B máy qu n lý c a công ty theo mô hình tr c tuy n ch c năng th c hi n phân công c th ch c năng, nhi m v quy n h n cho các Phó 2.1.4. T ch c k toán t i công ty t ng giám ñ c, có trách nhi m h tr , tham mưu cho T ng giám ñ c trong 2.1.4.1. T ch c b máy k toán t i Công ty C ph n Thép Đà vi c ñi u hành các ho t ñ ng Công ty. Quan ñi m, thái ñ c a lãnh ñ o N ng ñư c th hi n thông qua các quy ch , quy ñ nh và qua ñó nh m t o ra môi B máy k toán c a công ty ñư c áp d ng theo mô hình t p trung trư ng qu n lý thu n l i cho các ñơn v và cá nhân nh n th c ñúng ñ n và 2.1.4.2. Hình th c s k toán áp d ng t i Công ty c ph n Thép ch p hành nghiêm túc các quy ñ nh, ñem l i hi u qu SXKD. Đà N ng 2.2.1.4. Cơ c u t ch c V i quy mô s n xu t kinh doanh như trên, Công ty ñang s d ng Sơ ñ t ch c ñư c phân ñ nh quy n h n và trách nhi m c a m i ph n m m k toán theo hình th c “ Nh t ký chung”. phòng ban tương ñ i rõ trên cơ s ñánh giá năng l c th c t và trình ñ 2.2. TH C T KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ chuyên môn, ñ o ñ c c a m i nhân viên. Quan h báo cáo trong doanh THANH TOÁN T I CÔNG TY C PH N THÉP ĐÀ N NG nghi p tương ñ i rõ ràng, như v y s giúp ích cho m i quan h h p tác, 2.2.1. Môi trư ng ki m soát ph i h p và chia s thông tin l n nhau gi a nh ng b ph n trong doanh 2.2.1.1. Chính sách nhân s nghi p và nh ng nhân viên trong cùng m t phòng ban. Là công ty c ph n nên vi c s d ng nhân s và s d ng lao ñ ng cũng khá ch t ch và hi u qu , v i l c lư ng lao ñ ng là 352 ngư i trong ñó: 40 ngư i trình ñ ñ i h c (chi m 11,4%), 16 ngư i trình ñ cao ñ ng
13 14 2.2.1.5. Công tác l p k ho ch 2.2.3. H th ng các ch ng t , s sách và các báo c a chu trình - Đ i v i k ho ch s n xu t: Do phòng k ho ch l p d a trên năng mua hàng và thanh toán t i Công ty c ph n Thép Đà N ng l c s n xu t hi n có t i công ty và nhu c u s n ph m tiêu th trên th 2.2.3.1. T ch c l p và luân chuy n ch ng t mua hàng và trư ng. thanh toán t i công ty c phânThép Đà N ng - Đ i v i v t tư, Thép ph li u: Thép ph li u là lo i nguyên li u Khâu mua v t tư hàng hóa nh p kho chính c a quá trình s n xu t phôi Thép, nó chi m kho ng 70% giá thành Ch ng t k toán: H p ñ ng, ñơn ñ t hàng, hóa ñơn GTGT, Hóa ñơn bán s n ph m. Tuy nhiên, ngu n cung c p lo i nguyên li u này l i không n hàng thông thư ng, phi u cân, biên b n ki m nghi m, biên b n giao ñ nh do b nh hư ng nhi u b i th trư ng th gi i và s nghiêm túc trong nhân…… kinh doanh c a ñ i tác nư c ngoài nên công tác thu mua Thép ph li u Khâu thanh toán ñư c ñ t bi t quan tâm nh m ñ m b o cho quá trình s n xu t ñư c liên t c. Ch ng t k toán: Hóa ñơn GTGT, phi u ñ ngh thanh toán, phi u chi, 2.2.2. M c tiêu ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh toán UNC, l nh chi,…… c a Công ty c ph n Thép Đà N ng 2.2.3.2. H th ng tài kho n và s sách k toán mua hàng và thanh 2.2.2.1. Đ i v i khâu mua hàng toán t i công ty c phân Thép Đà N ng Mua hàng ñúng lo i, ñ m b o ñúng quy cách, ch t lư ng, s lư ng, H th ng k toán là y u t c u thành h th ng ki m soát n i b c a mua ñúng nhà cung c p, ñúng giá (giá càng th p thì càng t t) mua ñúng công ty. Thông qua vi c ñ i chi u, ghi chép các nghi p v kinh t phát theo s phân công, phân c p c a lãnh ñ o. sinh. T ch c t t h th ng k toán chu trình mua hàng và thanh toán s Mua hàng ñ s lư ng hàng hóa ñã ñ ngh , ñã ñư c phê duy t. giúp cho h th ng ki m soát n i b t i Công ty ch t ch hơn. Mua hàng k p th i, ñúng th i h n ñã quy ñ nh, ñúng k ho ch ñã xây 2.2.4. Th t c ki m soát chu trình mua hàng và thanh toán t i Công d ng không làm nh hư ng ñ n ho t ñ ng s n xu t, tiêu th c a công ty. ty C ph n thép Đà N ng 2.2.2.2. Đ i v i khâu thanh toán 2.2.4.1.Th t c ki m soát nghi p v mua hàng t i công ty c ph n Vi c thanh toán ph i ñ m b o ñúng v i s lư ng hàng th c t mua, Thép Đà N ng ñúng nhà cung c p. Yêu c u mua hàng Thanh toán ñúng giá ñã th a thu n trên h p ñ ng, tr ñ s ti n th c T i Công ty, Phòng V t tư XNK ñư c s y quy n c a Ban giám s n nhà cung c p. ñ c ch u trách nhi m chính trong vi c mua hàng. Khi có yêu c u v v t tư Thanh toán ñúng h n ñã ký k t trong h p ñ ng, các kho n n nhà hàng hóa, các b ph n liên quan (phân xư ng, kho) s căn c trên nhu c u cung c p, ñã cam k t th i h n thanh toán. c a b ph n, cân ñ i v t tư hàng hóa t n t i kho, k ho ch mua hàng, k Các nghi p v thanh toán ñ u ñư c phê chu n b i T ng giám ñ c ho ch tiêu th c a công ty, d trù v t tư hàng hóa c a khách hàng làm cơ Nghi p v mua hàng và thanh toán ph i ñư c k toán ghi nh n, báo s ñ l p Phi u ñ ngh mua hàng, công ño n này ñư c ki m tra, ñ i chi u cáo tình hình xu t nh p t n c a hàng hóa và công n ñúng, k p th i, rõ ch t ch nh m tránh ñư c tình tr ng mua hàng sai m c ñích, không ñúng ràng cho t ng khách hàng c th . s lư ng. Phi u này ñư c l p thành 03 liên, m u th ng nh t c a công ty, Nghi p v mua hàng ph i ñ y ñ các ch ng t sau: Phi u yêu c u ñ m b o các thông tin chính như ngày ñ ngh , s hi u ch ng t , s lư ng, mua hàng, phi u ki m ñ nh thép ph li u, phi u nh p v t tư, cân quan ñi n quy cách c a v t tư hàng hóa, ñ y ñ ch ký c a ngư i ñ ngh , ngư i phê t , phi u ki m ñ nh c a KCS, hoá ñơn c a ngư i bán,….có s phê chu n duy t, phi u này ñư c chuy n ñ n T ng giám ñ c công ty phê duy t ñ ng c a ngư i có th m quy n. ý mua hàng.
15 16 Đ t hàng tra, ñ i chi u s li u trên các ch ng t ñã kh p v i nhau hay chưa, t t c Phòng V t tư XNK căn c vào phi u ñ ngh mua hàng ñã ñư c các ch ng t ñã ñư c phê duy t, có ñ y ñ ch ký c a b ph n có liên phê duy t ñ xem xét v nhu c u và ch ng lo i c n mua, kh o sát các nhà quan hay chưa ñ ñ m b o thanh toán ñúng, ñ s n cho ngư i bán, h n cung c p truy n th ng v ch t lư ng, giá c , so v i các nhà cung ng khác ch thanh toán cho s lư ng hàng hóa vư t quá yêu c u. (thông qua b ng báo giá) Đ ng th i cũng ki m tra, ñ i chi u hóa ñơn, phi u nh p kho,biên Sau ñó Đơn ñ t hàng do Phòng v t tư XNK l p, căn c vào phi u b n ki m nghi m v t tư v i ñơn ñ t hàng s ti n ghi nh n trên hóa ñơn có ñ ngh mua hàng ñã ñư c duy t, ngoài ra còn căn c vào k ho ch, k ñúng s n ph i tr hay không, ki m tra kho n chi t kh u mà công ty ñư c ho ch mua hàng, k ho ch tiêu th , ñơn ñ t hàng c a khách hàng, s lư ng hư ng,… hàng t n t i kho. Sau khi ki m tra, ñ i chi u ñúng theo yêu c u th c t , Khi ñ n h n thanh toán, k toán thanh toán chuy n b ch ng t thanh Phòng v t tư XNK ti n hành g i ñơn ñ t hàng t i nhà cung c p. Bên c nh toán cho k toán trư ng duy t, sau ñó chuy n v cho T ng giám ñ c xét ñó công ty cũng kh o sát tìm thêm nhà cung c p m i trong nư c cũng duy t và ch p nh n thanh toán. Sau khi ch p nh n thanh toán, T ng giám như ngoài nư c ñ ñ m b o cho hàng hoá mua vào ñ m b o v ch t lư ng, ñ c s ñ ngh k toán l p ch ng t thanh toán. n ñ nh, giá c phù h p, thanh toán thu n và ñ m b o hoàn thành theo h p 2.2.5. Đánh giá v ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh ñ ng Công ty ñã ký k t toán t i công ty C ph n Thép Đà N ng Các th t c pháp lý c n thi t 2.2.5.1. Ưu ñi m Trong quá trình mua hàng, b ph n V t tư XNK th c hi n các th - T i công ty, ñ hoàn thi n và ch n ch nh trong công tác thanh toán, t c pháp lý c n thi t ñ ñ m b o quy n l i c a công ty khi có x y ra tranh T ng giám ñ c ñã quy ñ nh v th t c và th i gian trong quá trình thanh ch p. Sau khi ch p nh n ñơn ñ t hàng gi a hai bên s ký h p ñ ng mua toán r t c th t khâu mua hàng cho ñ n khâu thanh toán. bán hàng hóa trên s th ng nh t gi a hai bên, h p ñ ng ph i ñ y ñ tính - Ban Giám ñ c Công ty c ph n Thép Đà N ng ñã nh n th c ñư c pháp lý, m i bên s gi 02 b n có ñ y ñ ch ký c a ngư i ñ i di n pháp s c n thi t c a công tác Ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh lý ký h p ñ ng. toán, th hi n qua vi c chú tr ng vào công tác l p k k ho ch mua hàng, Nh n hàng phi u cân, biên b n ki m nghi m v t tư,.... Đây là cơ s ñ nhà qu n lý Khi hàng v ñ n công ty thì xe v n chuy n ph i qua tr m cân c a theo dõi, ki m soát ch t ch chu trình mua hàng và thanh toán. công ty, sau ñó th kho ti n hành ñ i chi u, ki m tra gi a ñơn ñ t hàng v i - Ch ng t k toán Công ty ñư c l p ñ y ñ và ñư c ñánh s th t hàng hoá th c t nh n ñư c và làm th t c nh p kho v t tư hàng hoá ñó. trư c khi s d ng và tuân theo các quy ñ nh hi n hành, trình t luân Tuỳ theo ñ c ñi m c a t ng lo i v t tư hàng hoá mà có nh ng cách th c chuy n ch ng t h p lý. Công ty áp d ng ph n m m k toán ñ h tr vi c ki m tra khác nhau và biên b n ki m nghi m cũng ñư c l p khác nhau. ghi chép và tính toán s li u k toán cung c p k p th i thông tin theo yêu B ph n kho sau khi hoàn thành các th t c nh p kho hàng hóa, c u ki m soát c a lãnh ñ o. l p b ng báo cáo nh n hàng. - Trong su t chu trình mua hàng t khâu l p k ho ch, ñánh giá, l a 2.2.4.2. Th t c ki m soát nghi p v thanh toán t i công ty c ch n nhà cung c p cho t i lúc nh n hàng ñ u ñư c t ch c th c hi n r t là ph n Thép Đà N ng. ch t ch ñ c bi t là khâu ki m tra v ch t lư ng v t tư mua vào. K toán thanh toán sau khi nh n ñ các ch ng t liên quan như: 2.2.5.2. H n ch H p ñ ng mua bán, ñơn ñ t hàng, phi u cân, biên b n ki m tra v t tư, - Môi trư ng ki m soát phi u nh p kho, hóa ñơn bán hàng ho c hóa ñơn GTGT s ti n hành ki m
17 18 * Ban ki m soát chưa th c s phát huy ñư c ch c năng và nhi m ñ ng b , hơn n a tăng cư ng kh năng ki m soát nh ng r i ro có kh năng v c a mình, Ban ki m soát chưa ti n hành ki m soát ch t ch các ho t x y ra trong quá trình th c hi n. ñ ng s n xu t kinh doanh c a Công ty. Do các thành viên Ban ki m soát - V th t c ki m soát chu trình mua hàng và thanh toán: ñ u là các thành viên ñư c thuê ngoài (sáu tháng ti n hành ki m soát m t * Nghi p v mua hàng l n) và kiêm nhi m vì v y h không có th i gian ñ th c hi n các nhi m v - Công ty chưa ki m soát ñư c v n ñ giá c thép khi thu mua, ñi u c a ban ki m soát. này d n ñ n trư ng h p chênh l ch giá th c mua v i báo giá c a nhà cung * Khâu mua hàng chưa ñư c ki m soát h u hi u, b ph n v t tư - c p. XNK kiêm nhi u khâu t công tác liên h v i nhà cung c p, ñ t hàng, nh n - Công ty chưa ñưa ra ñư c các tiêu chí c th ñ l a ch n nhà cung hàng như v y vi c phân công này ñã vi ph m nguyên t c b t kiêm nhi m. c p phù h p và không có s tách bi t gi a vi c ñ t hàng, l a ch n nhà * T i công ty vi c b nhi m, ñ b t cán b còn chung chung chưa cung c p (Phòng V t tư – XNK ñư c công ty giao nhi m v ). Công ty ch có quy ñ nh c th , ch ñ thư ng ph t chưa ñư c th c thi, công tác tuy n y u mua hàng c a các nhà cung c p lâu năm. d ng không d a vào m t tiêu chu n c th nào. - Vi c phê duy t, quy t ñ nh mua hàng chưa tính ñ n v t tư t n kho * V i quy mô ngày càng phát tri n c a Công ty nhưng t i công ty th c t cũng như chưa căn c vào kh năng s n xu t c a công ty, làm cho chưa xây d ng b ph n ki m toán n i b ho t ñ ng theo các chu n m c lư ng hàng t n kho l n, chi phí tăng cao. c a ki m toán Nhà nư c và ki m toán qu c t . * Nghi p v nh p kho * Chu trình mua hàng và thanh toán là m t chu trình r t quan - Sau khi hàng hóa v t tư v kho, th kho ti n hành ki m kê và l p tr ng, cung c p ñ y ñ các y u t ñ u vào c n thi t cho ho t ñ ng s n xu t báo cáo nh n hàng. Tuy nhiên, ch ng t l i không ñánh s th t , ñi u này kinh doanh c a doanh nghi p. Nhưng chu trình mua hàng và thanh toán t i có th d n ñ n nh ng r i ro trong ki m soát, th t thoát tài s n ho c gian l n công ty ñưa ra còn thi u xót c n ñi u ch nh b sung thêm cho h p lý. trong vi c ki m hàng. * V vi c l p k ho ch thanh toán: Chưa chú tr ng ñ n công tác * Nghi p v thanh toán: l p k ho ch thanh toán, ñi u này d n ñ n nh ng khó khăn v cân ñ i tài - Các nghi p v thanh toán liên quan ñ n ngo i t phát sinh t i công chính mà Công ty có th g p ph i trong quá trình ho t ñ ng s n xu t kinh ty nhưng l i chưa ñư c theo dõi riêng vào s riêng bi t. doanh. - K toán thanh toán chưa Báo cáo các kho n n ph i tr ñ theo dõi - H th ng thông tin ph c v cho công tác ki m soát công n . D a vào Báo cáo này Ban giám ñ c có th tranh th các kho n * H th ng bi u m u, ch ng t , s sách ph c v công tác mua hàng ti n t m th i nhàn r i ñ thanh toán cho nhà cung c p trong th i h n chi t và thanh toán chưa ñáp ng ñ y ñ nhu c u ki m soát, chưa hi u qu . kh u ñ có th hư ng thêm kho n thanh toán chi t kh u t nhà cung c p. * Đ i v i hàng mua ñang ñi ñư ng cu i tháng chưa v nh p kho - Chu trình mua hàng và thanh toán c a công ty ñưa ra, còn thi u sót không ñư c công ty ti n hành theo dõi vào tài kho n 151 mà nhân viên k c n b sung thêm ñ ki m soát chu trình m t cách có hi u qu hơn. toán ñ i cho t i lúc hàng hoá v t i kho m i ti n hành ph n ánh vào tài s sách k toán ñi u này làm cho hàng hoá c a ñơn v không ñư c theo dõi m t cách ñ y ñ trên s sách k toán nên vi c qu n lý và ki m soát hàng hóa s tr nên khó khăn hơn. * Qua th c t t i công ty, tác gi nh n th y công ty chưa xây d ng quy trình mua hàng và thanh toán c th ñ các b ph n th c hi n m t cách
19 20 CHƯƠNG 3 3.2. M T S GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG CÔNG TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ TÁC KI M SOÁT N I B Đ I V I CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN T I CÔNG TY C PH N THÉP ĐÀ N NG THANH TOÁN T I CÔNG TY C PH N THÉP ĐÀ N NG 3.2.1. Gi i pháp hoàn thi n môi trư ng ki m soát 3.1. S C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B 3.2.1.1. Nâng cao nh n th c c a Ban lãnh ñ o v ki m soát n i b CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN T I CÔNG TY C Ban Giám ñ c Công ty c n ph i tìm hi u v h th ng ki m soát n i PH N THÉP ĐÀ N NG b m t cách toàn di n trong ñó có ki m soát n i b v chu trình mua hàng Trong chi n lư c kinh doanh c a công ty trong nh ng năm t i, và thanh toán. B i n u không có m t h th ng Ki m soát n i b ho t ñ ng ho t ñ ng s n xu t phôi thép và kinh doanh thép xây d ng v n là tr ng tâm m t cách ch t ch có hi u qu thì không th nào ki m tra, ki m soát toàn c a công ty và ngày càng ñư c m r ng. Vì s phát tri n c a công ty trong b các ho t ñ ng c a Công ty nh m phát hi n k p th i các sai sót, gian l n tương lai nên công tác KSNB ñ i v i chu trình mua hàng và thanh toán ñ c ñ ñưa ra các bi n pháp x lý hi u qu , ñúng quy ñ nh c a pháp lu t. bi t có ý nghĩa quan tr ng. Ban lãnh ñ o Công ty c n xác ñ nh rõ s c n thi t ph i xây d ng Công ty c n ph i ti p t c c i ti n công tác qu n lý, ñ ngày càng m t h th ng ki m soát n i b ñ ng th i ñi u hành và ki m soát h th ng hoàn thi n công tác kinh doanh Thép, nâng cao hi u qu kinh doanh và ki m soát n i b , mà tr ng tâm là ki m soát n i b v chu trình mua hàng ngày càng ph c v khách hàng t t hơn v giá c và ch t lư ng. Đ ng th i, và thanh toán sao cho phù h p v i ñ c ñi m c a ñơn v . Vì ñó, là m t công ñơn v ph i nâng cao tính chuyên nghi p v i h th ng công c qu n lý c h u hi u c a ban Giám ñ c trong quá trình qu n lý ñi u hành ho t ñ ng quan tr ng là h th ng KSNB h u hi u, ñ c bi t là h th ng KSNB chu s n xu t t i Công ty. Đ ng th i thông qua cơ ch ki m soát ñó, m i b trình mua hàng và thanh toán. ph n và m i cá nhân trong ñơn v s có nh n th c ñúng v v trí, vai trò Vì th , vi c tăng cư ng KSNB ñư c coi là công vi c c n thi t, c a ki m soát n i b trong quá trình th c hi n nhi m v c a mình. thư ng xuyên liên t c ph i làm không ch t i công ty mà là c a t t c các 3.2.1.2. Tăng cư ng công tác qu n lý công ty. Đây là quy lu t t t y u c a quá trình v n ñ ng và phát tri n. Phòng V t tư XNK và phòng tài chính k toán c n s ph i h p nh p Đ ñáp ng v i xu th h i nh p và s phát tri n c a công ty, hi n nhàng v i nhau trong quá trình th c hi n chu trình mua hàng và thanh nay công ty ñã nâng công su t lên m c 150.000 t n/ năm nên nhu c u v toán. M i khi có s thay ñ i thanh toán (th i h n, hàng mua tr l i,…) lư ng thép ph là r t l n, m c cung trong nư c không th ñáp ng, do ñó ho c là mua b sung thì phòng V t tư XNK thông báo ngay v i phòng tài công ty ñang th c hi n nh p kh u t nư c các nư c như Nam Phi, M , chính k toán ñ k p th i ph n ánh vào s sách k toán cũng như l p các Singapo, Philippin,….lư ng thép ph li u nh p kh u chi m kho ng t 60% ch ng t c n thi t. - 70% nhu c u ph c v cho s n xu t. Đi u này, ch có th th c hi n ñư c Công ty ñã có phân công ch c năng, nhi m v cho t ng b ph n, khi Công ty tăng cư ng KSNB, nâng cao hi u qu c a công tác qu n lý tuy nhiên c n xây d ng b ng mô t công vi c quy ñ nh rõ trách nhi m, ñi u hành. Do v y, vi c tăng cư ng KSNB là yêu c u c p bách ñ công ty nhi m v c a m i nhân viên trong các phòng ban ch c năng c a ñơn v . th c hi n thành công chi n lư c phát tri n c a mình, ti p t c phát tri n b n Phòng V t tư – XNK t i công ty nên ñư c tách bi t thành hai b v ng trong ti n trình h i nh p, ñ t ñư c m c tiêu tăng trư ng mà H i ñ ng ph n c th ñó là b ph n thu mua và b ph n tìm ki m ngu n hàng, ñ t qu n tr ñ ra. ñó công tác ki m soát ñư c t t hơn và gi i quy t ñư c tình hình cán b phòng v t tư – XNK kiêm nhi m nhi u khâu, h n ch ñư c quy n quy t ñ nh
21 22 3.2.1.3. V chính sách nhân s , khen thư ng quá trình thanh toán không, ñ x lý và ñi u ch nh k ho ch k p th i. Công H ng năm, công ty nên có k ho ch ñào tào nhân s hi n có nh m t o ty cũng nên xây d ng k ho ch thanh toán ngay t ñ u năm ñ bi t ñư c ngu n nhân l c có trình ñ chuyên môn, qu n lý t t. Đi u này s giúp cho nhà lu ng ti n ñi ra là bao nhiêu t ñó có chính sách cân ñ i thu chi cho h p lý. qu n lý c p cao ch ñ ng hơn trong vi c s d ng ngu n l c con ngư i ñ góp K ho ch thanh toán ñư c l p căn c trên k ho ch mua hàng, k ho ch ph n ñ t ñư c m c tiêu chung c a ñơn v . ñ u th u, k ho ch nh p kh u, ñ l p k ho ch thanh toán cho nhà Đ c bi t, công ty c n có bi n pháp nâng cao năng l c ñ i ngũ làm cung c p. công tác ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh toán, ñ m b o ñ 3.2.2. Gi i Pháp hoàn thi n h th ng thông tin ph c v ki m soát v s lư ng và ch t lư ng, thư ng xuyên ñư c c p nh p nâng cao ki n n i b ñ i v i chu trình mua hàng và thanh toán th c m i v qu n lý ñ u tư và ki m soát n i b chu trình mua hàng và 3.2.2.1. Xây d ng quy trình mua hàng thanh toán. Bư c 1: 3.2.1.4. Xây d ng b máy ki m toán n i b Khi có nhu c u v hàng hóa v t tư dùng cho s n xu t các b ph n V i quy mô ñ u tư s n xu t như hi n nay, b ph n KTNB c a có liên quan l p phi u ñ ngh mua hàng trong ñó kê chi ti t nh ng lo i Công ty nên thành l p g m 4 ngư i, ñ ng ñ u là Trư ng phòng KTNB hàng hóa v t tư c n mua và s lư ng ch u trách nhi m và s ch ñ o tr c ti p t Ban Giám ñ c. Dư i trư ng Trình trư ng b ph n xem xét ký duy t phòng là phó trư ng phòng và các ki m toán viên n i b , ñó là nh ng Bư c 2: ngư i có trình ñ chuyên môn nghi p v , ñ o ñ c ngh nghi p, am hi u Sau khi nh n ñư c phi u ñ ngh mua hàng c a các b ph n liên nhi u lĩnh v c và ñư c ñưa ñi b i hu n b sung ki n th c v ki m toán n i quan g i qua (có ch ký c a trư ng b ph n) Phòng v t tư –XNK căn c b chu trình mua hàng và thanh toán. B ph n KTNB ñư c ti n hành như vào s lư ng bán kỳ trư c, lư ng t n kho hi n t i, các h p ñ ng ñã ký k t sau: ñ u năm, căn c vào k ho ch ñ u năm, quý, tháng. Sau khi ñã ki m tra - Xác l p các m i quan h cơ b n c a KTNB v i các b ph n ñúng th c t theo nhu c u c n mua. trong và ngoài ñơn v như các phòng ban ch c năng trong công ty ho c cơ Bư c 3: quan ki m toán ñ c l p, Ki m toán Nhà nư c,... Vi c xác l p các m i quan Chuy n cho T ng giám ñ c xem xét duy t h này có th thông qua vi c ban hành các Qui ch trong n i b công ty Bư c 4: nh m t o s th ng nh t trong tri n khai th c hi n. Sau khi ñư c duy t b ph n v t tư- XNK ti n hành tìm ki m nhà 3.2.1.5. Hoàn thi n chu trình mua hàng và thanh toán t i Công ty cung c p, thông tìm v giá,….. Chu trình mua hàng và thanh toán t i công ty c n b sung thêm Bư c 5: các m c: tìm ki m nhà cung c p, thông tin v giá; l a ch n nhà cung c p; Chuy n thông tin v nhà cung c p, giá, ch t lư ng cho b ph n k báo cáo nh n hàng; ki m soát thông tin giá, ñánh giá ñ tin c y toán ki m tra, th m ñ nh ñánh giá ñ tin c y c a thông tin. 3.2.1.6. Công tác l p k ho ch thanh toán Bư c 6: Công ty c n l p k ho ch thanh toán ñ t ñó có th ki m soát hi u K toán ki m tra th y h p lý chuy n cho b ph n V t tư- XNK qu hơn các kho n thanh toán phát sinh trong kỳ. Trên cơ s k ho ch ti n hành l p h p ñ ng và xác nh n th i gian hoàn thành. ñư c l p công ty cũng ph i ti n hành theo dõi k ho ch thanh toán ñ bi t Bư c 7: ñư c tình hình th c hi n so v i k ho ch ñ t ra như th nào, có phát sinh Chuy n T ng giám ñ c ký h p ñ ng. thêm kho n thanh toán n m ngoài k ho ch, có v n ñ gì b t thư ng trong
23 24 Bư c 8: Phòng v t tư-XNK ti n hành theo dõi h p ñ ng, th i gian s y u t m i cho ch ng t ñ th hi n vai trò ki m soát c a các b ph n hoàn thành và nh n hàng, nh p kho liên quan, qua ñó ñ giúp cho công tác ki m soát chi phí ñư c th c hi n Quy trình thanh toán ch t ch hơn ñem l i hi u qu cao trong công tác qu n lý. Bư c 1: Các ch ng t công ty s d ng trong chu trình mua hàng và thanh Khi có nhu c u thanh toán các b ph n liên quan t p h p ch ng t toán ñ u ñư c ñánh s th t trư c khi s d ng và quy ñ nh rõ ràng v g m: Phi u ñ ngh mua hàng, b ng báo giá l a ch n nhà cung c p, phi u trách nhi m ký duy t ch ng t , h th ng s sách ñư c t ch c khoa h c và cân, biên b n ki m nghi m, KCS ñánh giá, hóa ñơn, phi u ñ ngh chi ti n khá ch c ch thu n ti n cho vi c ghi chép, lưu tr và tìm ki m khi c n thi t. m t, chuy n kho n chuy n cho trư ng b ph n duy t chuy n bư c 2 (n u Nghi p v hàng mua ñang ñi ñư ng cu i tháng chưa v nh p kho không duy t ch t lư ng chưa ñ m b o, k t thúc ) ph i ñư c công ty ti n hành theo dõi. Bư c 2: Các ch ng t thanh toán t i công ty do k toán thanh toán t p h p K toán v t tư ki m tra ñ i chi u b ch ng t : Đ i chi u v s ph i ñư c ki m tra và phê duy t c a T ng giám ñ c ho c ngư i ñư c u lư ng, s ti n, phi u cân, biên b n ki m nghi m có ñúng như trong h p quy n. ñ ng hay không, sau ñó chuy n b ch ng t cho k toán trư ng (n u có sai Gi i pháp x lý v n ñ v chênh l ch giá khi mua ph m chuy n tr h sơ thanh toán) T i công ty vi c ki m soát chênh l nh giá gi a h p ñ ng và Thanh Bư c 3: toán chưa ñư c ki m soát m t cách hi u qu . Theo tác gi ñ ki m soát t t K toán trư ng ki m tra h p lý, ñ y ñ duy t chuy n T ng giám trư ng h p trên B ph n k toán khi nh n ñư c phi u yêu c u thanh toán ñ c ký (không duy t chuy n tr h sơ ch thanh toán) c n ñ i chi u giá th c mua gi a h p ñ ng ñã ký và phi u báo giá v i nhà Bư c 4: cung c p có s chênh l ch nào không, n u có s chênh l ch v giá thì báo T ng gi m ñ c duy t chuy n sang bư c 5, không duy t chuy n tr cáo ngay v i Ban lãnh ñ o công ty ñ có hư ng x lý. h sơ Công tác thu mua Thép ph li u g p khó khăn trong v n ñ ki m tra Bư c 5: ch t lư ng Thép ph li u khi qua cân, ñ i v i trư ng h p này theo tác gi Phó phòng k toán ki m tra xác nh n ch ng t h p l , ñ i chi u ñ ñ m b o công tác thu mua ñ t ch t lư ng, mua ñúng, mua ñ , ñ m b o công n , thu x p dòng ti n thanh toán chuy n bư c 6, chưa ñ ti n lưu h tính chính xác, trung th c thì công ty nên có s phân lo i sau khi Thép ph sơ ch thanh toán sau. li u qua nhà cân thì b ph n KCS c a công ty ti n hành ñánh giá t ng xe Bư c 6: theo hóa ñơn nh p hàng. T i công ty nên ñưa ra tiêu chí phân lo i thép ph K toán ti n m t ki m tra ch ng t ñ y ñ , l p phi u chi, UNC, h li u lo i 1, 2 d a trên t p ch t n m l n trong ph li u ñ t ñó công tác sơ vay ñánh giá ñư c ch c ch và chính xác hơn Sau ñó chuy n cho k toán trư ng ký phi u chi, chuy n T ng 3.2.2.3. H th ng s sách, báo cáo giám ñ c ký phi u chi, Lưu h sơ. Theo tác gi t i công ty c n b sung các s sau: 3.2.2.2. Trình t luân chuy n ch ng t - S theo dõi mua hàng Nh m ph c v t t cho vi c ki m soát chu trình mua hàng và thanh - S theo dõi công tác thu mua toán, các ch ng t ph i ñư c thi t k l i ho c hoàn thi n l i sao cho có th - B ng báo cáo nh n hàng s d ng trong môi trư ng máy tính. Vi c hoàn thi n ch ng t có th b - Báo cáo ki m kê hàng t n kho sung thêm m t s ch ng t ki m soát m i ho c ch c n b sung thêm m t - Phi u ki m kê
25 26 3.2.3. Tăng cư ng th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng s giúp phát hi n k p th i ñư c các hàng hóa kém ch t lư ng không ñ m và thanh toán t i Công ty c ph n Thép Đà N ng b o yêu c u trong H p ñ ng ñã phê duy t, thông báo cho NCC bi t. 3.2.3.1.Nghi p v mua hàng nh p kho Các ch ng t ñư c l p t i th i ñi m nh n hàng là, Phi u nh p kho, - Khâu ñ t hàng: Đ tránh sai ph m khi B ph n mua hàng có s phi u cân, biên b n ki m nghi m ch t lư ng,..... Theo tác gi , t t c các thông ñ ng v i nhà cung c p, công ty nên tách b ch ch c năng tìm ki m ch ng t liên quan ñ n nh p kho, th kho l p nên ñư c ñánh s th t , có ngu n hàng, thương th o giá c , mua hàng v i ch c năng ký h p ñ ng, ch ký xác nh n c a kho, b ph n KCS, phòng v t tư – XNK, ñ i di n nhà ki m tra, giám sát ñ i v i vi c thu mua hàng hóa v t tư, thép ph li u. cung c p. - L a ch n nhà cung c p: Đ ñ m b o ngu n hàng cung c p n 3.2.3.3. Nghi p v thanh toán ñ nh cho vi c s n xu t, công ty thư ng ch n nhà cung c p truy n th ng, Đ b ph n tài chính k toán phát huy ñư c hi u qu , thì ban giám ñ ki m soát ch t ch hơn khâu ñ t hàng nhà cung c p, c n có s ki m ñ c tránh trư ng h p phân công m t nhân viên kiêm nhi m nhi u ch c duy t c a ngư i qu n lý b ph n trư c khi nhân viên c a mình g i ñơn ñ t năng s nh hư ng ñ n tính ki m soát trong h th ng qu n lý c a công ty. hàng ñi nh m h n ch nh ng gian l n, sai sót có th x y ra. Trư ng h p Các ch ng t thanh toán t i công ty do k toán thanh toán t p h p n u có s khác nhau v giá gi a nhà cung c p truy n th ng và th trư ng ph i ñư c ki m tra và phê duy t c a T ng giám ñ c ho c ngư i ñư c u ñ i v i v t tư hàng hóa cùng lo i, thì nhân viên cung ng ph i l y báo giá quy n. c a 03 nhà cung c p khác nhau thông qua trư ng phòng v t tư XNK xem b ph n k toán n ph i tr , t t c các ch ng t c n ñư c ñóng xét, trình T ng giám ñ c (có th là ngư i ñư c y quy n) phê duy t d u ngày nh n và các ch ng t khác phát sinh trong b ph n này ph i ñư c Đ nh kỳ, phòng V t tư XNK ph i h p v i b ph n KCS ti n hành ñánh s liên t c ñ ki m soát. ñánh giá l i nhà cung c p, và báo cáo cho Ban lãnh ñ o Công ty v vi c có Theo tác gi t i B ph n tài chính k toán c a công ty nên thi t nên ti p t c mua hàng c a nhà cung c p ñó hay không, n u h không còn k m t B ng kê các ch ng t c n thanh toán, ñ tránh r i ro là b quên ñáp ng ñ y ñ các tiêu chí l a ch n ban ñ u, ho c có nhà cung c p t t ho c sót m t Hóa ñơn ñã ñ n h n thanh toán. hơn. N u NCC vi ph m các ñi u kho n v ch t lư ng, s lư ng hàng, ti n K T LU N ñ giao hàng ch m,… c n ph i ñánh giá l i, xem xét có th ti p t c mua Trong giai ño n hi n nay, ngành s n xu t Thép ph i ti p t c duy trì ñư c nh ng lô hàng ti p theo hay không. m c tăng trư ng n ñ nh b n v ng trên cơ s ñ m b o tính hi u qu ñ ñáp ng 3.2.3.2. Nh p kho hàng hóa Đ h n ch các r i ro thì khi ti p nh n hàng t i kho, th kho khi yêu c u c a s nghi p công nghi p hóa, hi n ñ i hóa ñ t nư c, t ng bư c phát nh n hàng c n ph i ki m tra lô hàng v s lư ng, ch t lư ng, m u mã, th i tri n thành m t trong nh ng ngành công nghi p mũi nh n n n kinh t nư c nhà. gian nh n hàng và các ñi u kho n ghi trên ĐĐH. M i nghi p v nh n hàng Trên cơ s nghiên c u lý lu n và th c ti n, lu n văn “Tăng cư ng ki m soát ph i ñư c l p Báo cáo nh n hàng, có ch ký c a ngư i giao hàng, th kho n i b chu trình mua hàng và thanh toán t i công ty c ph n Thép Đà N ng” ñã và ngư i l p, nhân viên thu mua Phòng v t tư – XNK, KCS. Phi u này xây d ng ñư c m t s gi i pháp nh m tăng cư ng công tác ki m soát n i b chu ph i ñư c ñánh s liên t c, là b ng ch ng v vi c nh n hàng và ki m tra hàng hóa, dùng ñ theo dõi thanh toán trình mua hàng và thanh toán nh m h n ch nh ng gian l n trong vi c mua hàng Bên c nh ñó, khi nh n hàng ngoài th kho ph i có thêm b ph n và thanh toán t ñó nâng cao tính canh tranh trên th trư ng cho doanh nghi p qu n lý ch t lư ng ( KCS ) tham gia ñ ki m tra ch t lư ng hàng. Vi c này trong giai ño n h i nh p.