TỰ HỌC EXCEL 2007 - CĂN BẢN VỀ EXCEL PHẦN 3

Chia sẻ: Nguyễn Quang Hòa | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:25

0
688
lượt xem
371
download

TỰ HỌC EXCEL 2007 - CĂN BẢN VỀ EXCEL PHẦN 3

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'tự học excel 2007 - căn bản về excel phần 3', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: TỰ HỌC EXCEL 2007 - CĂN BẢN VỀ EXCEL PHẦN 3

  1. BÀI 13 NGÀY 18.12.2009 UTBINH SOẠN  NỘI DUNG BÀI VIẾT NÀY GỒM CÓ  LÝ  THUYẾT RẤT HAY – DỄ  HIỂU CẦN  BIẾT   ĐỂ   ÁP  DỤNG   THUẦN  THỤC  CỦA  KS  NGUYỄN  MINH  ĐỨC   ĐÃ   GIỚI  THIỆU   SÁCH   TRONG   BÀI   TRƯỚC   :   TÌM   HIỂU   THANH  RIBBON  –   THANH  CÔNG THỨC – THANH TRẠNG THÁI VÀ CÁC TÙY CHỌN – CÁCH THỨC LƯU  FILES BẢNG TÍNH VỚI  NHIỀU  ĐỊNH DẠNG CHỌN LỰA  VÀ  THỰC  TẬP  ÁP  DỤNG CÁC HÀM THỐNG KÊ  – CÁC HÀM NGÀY THÁNG NĂM TRONG DỈA  CỦA  NHÓM  PHÁT  TRIỂN  PHẦN  MỀM  SINH  VIÊN  .   CÁC  BẠN  CŨNG  CẦN  DOWNLOAD  CÁC  BÀI  MẪU  ĐỂ   THỰC  TẬP  VÀ   CÀI  ĐẶT  CODEC  ĐỂ   ĐỌC  ĐƯỢC CÁC ĐỊNH DẠNG VIDEO .  1.CÁC TAB CỦA RIBBON  Là nơi quy tụ tất cả tính năng của Excel . Các trình ứng dụng khác như Word – Access –   Power Point đều sử dụng Ribbon mới này . Tuy nhiên mỗi Chương Trình đều có một tập   hợp các Tab và nút khác nhau . Sau đây là nội dung của từng Tab . HOME : Bao gồm một số Nút sử dụng thÔng thường như : Cắt và Dán thông tin  • – định dạng dữ liệu của bạn – tìm kiếm những Mạng Thông Tin quan trọng với   nhửng công cụ tìm kiếm . Bạn đã sử dụng Nút Go To trên Tab này . 1
  2. INSERT : Bổ sung những yếu tố quan trọng như : Các Bản – Các Đồ Họa – Các  • Biểu Đồ và những Siêu Liên Kết .  PAGE LAYOUT : Làm cho Bảng Tính của bạn sẵn sàng để in  . Bạn có thể canh  • lề ­ Hướng Trang và Cài đặt Trang khác .  FORMULAS : Là  các hướng dẫn Toán Học giúp cho bạn thể  hiện những Phép   • Tính . Các Tab này giúp cho bạn cài  đặt những công thức thông minh và  giải   quyết những lỗi thuộc về do bị quên . 2
  3. DATA : Cho phép bạn lấy thông tin từ  những dữ  liệu bên ngoài  để  bạn có  thể   • phân tích chúng trong Excel . Nó  chứa công cụ  cho việc giải quyết các số  lượng lớn thông tin chẳng hạn như phân loại , làm đầy và phân nó ra thành các   nhóm nhỏ .  REVIEW : Chứa những công cụ kiểm chứng Office quen thuộc ( Chẳn hạn Hộp  • kiểm chính tả ) . Có những nút thêm lời bình chú vào Trang Bảng Tính và Quản   lý các phiên bản . VIEW : Cho phép bạn bật và tắt các tùy chọn xem khác nhau . Nó giúp cho bạn   • có   được những thủ  thuật thông minh  để  bạn muốn xem nhưng Trang Bảng   Tính riêng biệt cùng một lúc .  3
  4. ADD­INS : Xuất hiện khi bạn xem Bảng Tính được tạo ra trong phiên bản trước   • của Excel . Trong một số trường hợp bạn có thể thấy 2 Tab này không được liệt   kê ở đây . Đó là tab Add­ Ins và Developer .    THU NHỎ RIBBON :   • Nếu bạn thỉnh thoảng dung Ribbon hoặc nếu bạn thích sử  dụng Phím Tắt thì   thu nhỏ  Ribbon là   đều hợp lý  . Khi thu nhỏ  bạn vẫn nhanh chóng sử  dụng lại   Ribbon khi cần .  o Nhấp  đúp vào bất cứ  Tiêu  Đề  nào , Ribbon sẽ   được thu nhỏ  lại . Hoặc  nhấp Phải vào chổ trống > Chọn Minimize the Ribbon . 4
  5. Muốn mở lại nhấp đúp lại 1 Tiêu Đề . o Khi cần dùng 1 Tab nào  đó  , nhấp lên Tiêu  Đề  của Tab > Hiễn ra nội  dung của Tab  đó  . Bạn nhấp lên HOME , Tab Home sẽ   được mở  ra trên   Trang Bảng Tính . Khi nhấp bất kỳ Nút nao trong Tab Home  ( Hoặc nhấp vào 1 Ô trong Bảng Tính của bạn ) , Ribbon tự động thu nhỏ  lại . 2.THANH CÔNG THỨC (FORMULAR BAR )  Nằm dưới Ribbon , nó  hiển thị   Địa chỉ  của  Ô   ở  bên Trái   và  nội   • dung của  Ô   ở  bên Phải . Bạn có  thể  chỉnh sửa nội dung của  Ô  bằng cách thực hiện thay  đổi trên Thanh Công Thức thay vì  trên  Bảng Tính . Trên Thanh Công Thức cung cấp cho bạn không gian   rộng hơn trên Ô . 5
  6. Cũng giống như  việc chỉnh sửa trên  Ô  , bạn nhấp Enter khi xác   • nhận những thay  đổi hoặc nhấn ESC  để  hủy bỏ  chúng . Hoặc sử  dụng chuột . Khi bắt dầu giỏ  nhập trong Thanh Công Thức , một dấu kiểm và 1  • biểu tượng X xuất hiện phía trên Trái của  Ô  . Nhấp vào dấu kiểm   để khẳng định lại việc nhập của bạn hoặc dấu X để Cancel nó lại .   Dấu tròn kế bên Trái để rê di chuyển Thanh Công Thức . Làm Ẩn – Hiện Thanh Công Thức : View > Show/Hide> Formular bar . • Để mở rộng Thanh Công Thức , nhấp lên lề dưới và rê nó xuống hoặc nhấp   • Nút Expand /Collapse bên Phải . 3.THANH TRẠNG THÁI ( STATUS BAR ) 6
  7. Để   ẩn hay hiện Thanh Trạng Thái , chọn View > Show / Hide >   • Status Bar . Nếu bạn lưu hay in một tài liệu , Thanh Trạng Thái thể  hiện quá  • trình In .  Nếu bạn thực hiện một hành động nhanh , bộ chỉ thị chương trình  • có thể biến mất trước khi bạn có cơ hội để chú ý đến nó . Thanh Trạng Thái hiển thị : • o Ready : Đang sẵn sang chờ bạn khởi động . o Enter : Khi bắt đầu gỏ nhập . o Edit : Đang ở chế độ chỉnh sửa . o Nhấn Phím Mủi tên để sang Ô dữ liệu khác . o Các Nút Xem : Normal ( Xem bình thường ) – Page Layout View  ( Xem dàn Trang ) – Page Break View ( Xem ngắt Trang ) . o Zoom Slides : Rê thanh trượt để thu nhỏ hay phóng to Trang . o Scroll Lock : Khi bạn nhấn Phím Scroll Lock > Chữ  này xuất hiện trên   Thanh Trạng Thái báo cho biết bạn  đang  ở  trong Chế   độ  cuộn . Trong   Chế độ cuộn , Phím mủi tên không di chuyển được từ Ô này sang Ô khác   . Thay vào đó , chúng cuộn toàn bộ Trangf lên xuống hoặc sang 2 bên .   Chế   độ  cuộn rất thích hợp  để  kiểm tra phần khác của Trang Bảng Tính   mà khôn cần phải rời vị trí hiện tại của bạn .  o Nhấp Phải hiện ra Menu Con . Mỗi hạng mục có  dấu kiểm , bạn thấy   Caps Lock đang tắt và Cell Mode đang chọn ổ chế đệ Ready .  7
  8. 8
  9. 9
  10. 10
  11. 11
  12. 12
  13. 4.CÁC TÙY CHỌN EXCEL  13
  14. Nhấp Nút Office > Chọn Excel Options > Hiện ra cửa sổ  cung cấp cho bạn một   • đầu mối trung tâm .  Ở   đây bạn có  thể   điều chỉnh cách xem Excel , các tính năng  và các phép tính của chúng .  Cửa sổ  có  9 Mục : 5 Mục trên cùng cho phép bạn mở  ra chế   độ  xem  đa dạng và  • chi tiết . Bên dưới là 4 Chuyên Mục  đã được chuyên biệt hóa : o  CUSTOMIZE  : Cho phép bạn  đặt các lệnh mong muốn trên Thanh Quick  Access . o  ADD­INS : Cho phép bạn cấu hình các chương trình nhỏ tiện  ích hoạt động    với Excel và cải tiến công xuất của nó . Ví dụ : Mở rộng công cụ Solver . o  TRUST CENTER  : Cho phép bạn mở  hoặc cài  đặt các bảo mật của Excel    nhằm bảo vệ  chống lại các hành  động nguy hiểm ( Virus ) . Bạn sẽ  học  cách cài đặt này trước khi sử dụng Excel để giao tiếp với một Cơ sở dữ liệu   hoặc để chạy mã Macro . o  RESOURCES  : Cung cấp vài nút cho phép bạn nhận  được thông tin chẩn  đoán bổ  sung ,kích hoạt bản sao   Office , nhận  được các chỉ  dẫn và  cập  nhật trên Web .  Bạn có thể kiểm tra các cập nhật của Excel  ( Check for Updates )   Chạy một công cụ   để  nhận biết một sữ  cố  không cho phép Excel    hoạt động ( Diagnose ) .  Kiểm tra thông tin cũng như  các nội dung khác trên Office Web Site   ( Go Online ) . 5.LƯU CÁC FILES Bạn có 2 lựa chọn để lưu 1 File trong Bảng Tính :   SAVE AS : Bạn lưu File với một tên mới hoặc sử dụng nó để lưu 1 bản sao của     • Trang Bản Tính hiện tại . Nhấp Nút Office > Chọn Save As hoặc nhấp F12   >   Chọn nơi lưu trong Cột Trái hoặc nhấp xổ xuống trong Hàng Save In > Đặt tên  > Nhấp Save .    SAVE : Khi cần cập nhật 1 File  đã  Save As  . Nếu bạn sử  dũng Save trên một    • File mới mà  trước  đó  chưa  được lưu thì  nó  cũng hiện ra Bảng Save As .Excel   nhắc bạn chọn 1 Folder và   đặt tên . Nhấp Nút Offive > Save hay Ctrl+S hoặc   nhấp Nút Save trong Quick Access . Bạn nên tập thói quen thường xuyên nhật  tu bằng cách nhấp Ctl+S . 14
  15. 1.   NH DẠNG FILE TRONG EXCEL 2007 : ĐỊ   Trong các phiên bản trước  , Excel đã lưu các Trang Bảng Tính dưới dạng .xls . Đến phiên bản Excel 2007 , nó đã thay đổi tất cả đó là định dạng mở rộng .xlsx Nó là dạng nén : Sử dụng nén kiểu File Zip do đó các Trang Bảng Tính nhỏ hơn   • rất nhiều  để  dễ  dàng gởi  đi . Hình dưới so sánh dung lượng cùng 1 File với 2  định dạng cũ và nới . Ít bị lỗi : Định dạng phân biệt cẩn thận nội dung thông thường – Các Hình ảnh   • – Các mã  Macro thành những phần riêng biệt . Nếu 1 phần File Excel của bạn   bị  phá  hủy ( ví  dụ  dỉa cứng bị  lỗi lỗi ) bạn vẫn có  thể  giữ  lại phần còn lại của  thong tin . 15
  16. Có  thể  mở  rộng : Excel sử  dụng  định dạng XML ( Ngôn ngữ  Nhãn phụ  có  thể  • mở  rộng ) . Nó  là  cách  được chuẩn hóa  để  mở  rộng thông tin . Khi lưu trữ  với   định dạng này , các Công Ty có thể tạo ra những chương trình tự  động mà có   thể  kéo thong tin họ  cần một cách trực tiếp tới Trang Bảng Tính , mà  không  phải qua Excel . Định dạng mới trên có 3 tính năng liên quan . Ngoài ra còn có : • o XLSM : Tính năng này bổ sung khả năng lưu trữ Mã Macro . Nếu bạn bổ   sung bất kỳ Mã Macro nào vào Bảng Tính , Excel nhắc bạn sử dụng kiểu   File này khi bạn lưu . ( Sẽ học sau ) . o XLSX   :   Là   tùy   chọn   đặc   biệt   có   thể   nhanh   hơn   khi   bạn   mở   va2luu7   những Trang Bảng Tính Khổng Lồ .  o XLSB : Có  cùng kiểu nén tự   động  và  kháng lỗi giống như  XLSX nhưng   nó không sử dụng XML . Thay vào đó , nó lưu trữ thong tin dưới dạng nhị   phân hang ( Gồm các ký  tự  là  số   và  số  0 ) .  , tốc độ  hơn trong một số   trường hợp . Chọn : Nút Office > Save As > Từ  danh sách Save As Type  chọn : Excel Binary Workbook (.xlsb) . 2.   ƯU TRANG BẢNG TÍNH VỚI ĐỊNH DẠNG CŨ HƠN : L   Nếu bạn muốn chia sẽ Bảng Tính với Người Dùng Phiên Bản Excel cũ hơn , bạn sẽ có  2 tình huống chọn lựa :  Phiên Bản 97 , Với định dạng .xls , chọn Nút Office > Save As > Excel 97­2003  • Format .  Với   Phiên   Bản   Excel   2000­2002­2003   có   thể   đọc   được   File   của  • Excel 2007 nếu cài đặt thêm Add­ Ins được cung cấp bởi Microsoft  . Vào : http://tinyurl.com/v5w78r Thông thường bạn nên lưu Bảng Tỉnh theo định dạng mới .xlsx và   • thêm  định dạng cũ   để  gởi cho Người Dùng . Tại vì  các  định dạng   khác không bảo  đảm sẽ  lưu hoàn toàn 100% nội dung Bảng Tính   của bạn . Bạn sẽ tìm thấy một số định dạng được phép lưu trong danh sách  • xổ  xuống , như  Excel 95 ­   kiểu File CSV  để  các trình  ứng dụng   trong bất kỷ hệ điều hành nào cũng có thể đọc được . 16
  17. Chế Độ Tương Thích : Có trở ngại khi bạn xử lý với phiên bản cũ nếu bạn sử  • dụng Hàm để tính toán . Nó ngăn không cho bạn sử dụng các công thức dài  và rối . Nó không cho bạn dùng một số tính năng Pivot Table .  Khi bạn lưu Bảng Tính với  định dạng .xls , nó  hiện ra Bảng Compatibility  • Checker thông báo một danh sách các sự cố có th63 ảnh hưởng đến Người  Dùng 2003 và  số  lần xảy ra . Các sự  cố  này không gây ra lỗi nghiêm trọng  như  làm hỏng máy hay dữ  liệu của bạn và  nó  có  thể  không làm  được việc  như bạn mong muốn . 17
  18. Nếu bạn sử  dụng Excel 2003  để  mở  1 File .xlsx với những tính năng Excel  • 2007 , nó không giống như việc mở File .xls . Một phần Bảng Tính sẽ không   làm việc theo cách bạn mong muốn . Bạn mở  Bảng Compatibility Checker   để  xem có  rắc rối gì  cho Người Dùng Excel 2003 . Cách mmo73 Bảng này   như sau : Office > Prepare > Run Compatibility Checker. Nếu bạn đánh dấu   kiểm vào Check Compatibility  when  saving this  workbook  nó  sẽ  hiện ra   bảng này trước khi bạn lưu . 6.THỰC TẬP CƠ BẢN , BÀI 5 CÁC HÀM THỐNG KÊ (Statistical functions) 1.  Tính Giá Trị Lớn Nhất  , áp dụng Hàm : =max( ) Nhập : =max( > Rê từ   Ô  A2 xuống Phải  đến  Ô  E8 > Nhập : ) > Phím Enter . Ra   • kết quả 85 . 18
  19. 2.  Tính Giá Trị Nhỏ Nhất  , áp dụng Hàm : =min( ) Nhập : =min( > Rê  từ   Ô  A2 xuống Phải  đến  Ô  E8 > Nhập : ) > Phím Enter . Ra  • kết quả 2 . 3.  Tính Giá Trị Trung Bình  , áp dụng Hàm : =average( ) Nhập : =average( > Rê từ  Ô A2 xuống Phải  đến  Ô E8 > Nhập : ) > Phím Enter .   • Ra kết quả 36 . 4.  Tính Tổng Các Giá Tr ị , áp dụng Hàm : =sum( ) Nhập : =sum( > Rê  từ   Ô  A2 xuống Phải  đến  Ô  E8 > Nhập : ) > Phím Enter . Ra  • kết quả 869 . 5.  Tính Số Ô chứa Giá Tr ị , dùng Hàm COUNTA để đếm số Ô chứa Dữ Liệu       KHÔNG   =counta( ) RỔNG , áp dụng Hàm :  Nhập : =counta( > Rê từ Ô A2 xuống Phải đến Ô E8 > Nhập : ) > Phím Enter . Ra  • kết quả 32 . 19
  20. 6.  Tính số Ô chứa GIÁ TRỊ CHUỖ I ( Lấy Số Ô chứa giá trị trừ Số Ô chứa giá trị số ) , áp  =counta( ) – count( ) . Kết quả : 8 . dụng Hàm :  7. Tính Số Ô chứa Giá Trị > 50 , áp dụng Hàm : =countif(A2:E8,”>50”) Kết quả : 8. 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản