Tự học powerpoint 2010 part 6

Chia sẻ: Mr Yukogaru | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:10

Thêm vào BST

Báo xấu

321
lượt xem 143
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mặc định, chỉ có th mở bằng PowerPoint và (hoặc phải cài thêm phần b sung cho c c phiên bản củ thì mới mở được) ịnh dạng tập tin theo chuẩn XML Như trên nhưng có cho phép lưu mã Macro và VBA ịnh dạng tương thích ngược với c c phiên bản PowerPoint , , (XP), hoặc Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF and XPS từ trang web Office Online Tương tự PDF nhưng đây là định dạng của Microsoft Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS. Tập tin mẫu định dạng...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tự học powerpoint 2010 part 6

h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản ảng ác kiểu đ nh dạng của tập tin mà PowerPoint hỗ trợ ịnh dạng Ph n mở Ghi chú rộng PowerPoint .pptx Mặc định, chỉ có th mở bằng PowerPoint và Presentation (hoặc phải cài thêm phần b sung cho c c phiên bản củ thì mới mở được) ịnh dạng tập tin theo chuẩn XML PowerPoint Macro- .pptm Như trên nhưng có cho phép lưu mã Macro và VBA Enabled Presentation PowerPoint 97-2003 .ppt ịnh dạng tương thích ngược với c c phiên bản Presentation PowerPoint , , (XP), hoặc PDF .pdf Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF and XPS từ trang web Office Online XPS .xps Tương tự PDF nhưng đây là định dạng của Microsoft Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS. PowerPoint Template .potx Tập tin mẫu định dạng (template) của PowerPoint 2007 PowerPoint Macro- .potm Như trên nhưng có th lưu mã Macro và VBA Enabled Template PowerPoint 97-2003 .pot Tập tin mẫu định dạng (template) của c c phiên bản Template PowerPoint , , (XP), hoặc Office Theme .thmx Giống như template, nhưng nó chỉ chứa c c thiết lập định dạng (theme) như (fonts, màu sắc, và c c hiệu ứng) PowerPoint Show .pps, .ppsx Giống như một tập tin PowerPoint bình thư ng nhưng mở sẽ ở chế độ Slide Show rất h u ích khi phân phối cho ngư i xem PowerPoint Macro- .ppsm Giống như trên nhưng có th lưu mã Macro và VBA Enabled Show PowerPoint 97-2003 .ppt ịnh dạng có th mở trong c c phiên bản PowerPoint Show đến PowerPoint PowerPoint Add-In .ppam Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa c c lệnh tạo thêm bằng VBA PowerPoint 97-2003 .ppa Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa c c lệnh tạo Add-In thêm bằng VBA và có th mở trong c c phiên bản PowerPoint đến PowerPoint Single File Web Page .mht, .mhtml Lưu toàn bộ c c thành phần của tập tin trình diễn trong một file duy nhất và có th mở bằng trình duyệt web Thích hợp khi muốn đưa lên trang web hoặc g i e-mail Web Page .htm, .html Lưu tập tin dưới định dạng HTML, c c hình ảnh sẽ lưu thành c c tập tin riêng ịnh dạng này thích hợp cho việc đưa lên trang web Trang 50
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản PowerPoint XML .xml Lưu tập tin dưới định dạng XML Presentation Windows Media Video wmv Lưu bài thuyết trình sang định dạng video PowerPoint có th lưu sang phim với c c mức chất lượng như High Quality ( x , fps) Medium Quality ( x , fps) và Low Quality (320X240, 15fps). ịnh dạng phim WMV có th chơi trên Windows Media Player và nhiều chương trình ph biến kh c GIF (Graphics .gif Hình động, giới hạn trong 5 màu Interchange Format) JPEG (Joint .jpg Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web Photographic Experts Group) File Format PNG (Portable .png Hình tĩnh, độ phân giải cao, nó bao gồm c c ưu đi m Network Graphics) của hình GIF và JPG Format TIFF (Tagged Image .tif Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải rất cao File Format) Device Independent .bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows Bitmap Windows Metafile .wmf Hình tĩnh, họ định dạng vector vì thế có th điều chỉnh kích thước mà không làm vỡ hình (không tương thích với m y chạy hệ điều hành Mac) Enhanced Windows .emf Phiên bản cải tiến của WMF Metafile Outline/RTF .rtf ịnh dạng toàn văn bản, loại bỏ tất cả c c thành phần kh c Chỉ chứa c c Text trên slide nằm trong (placeholders) mới được chuy n outline, c c Text trong phần Notes không được lưu PowerPoint Picture .pptx Lưu bài thuyết trình trong PowerPoint hoặc Presentation sang định dạng hình sẽ giúp giảm kích thước tập tin Tuy nhiên, một số thông tin sẽ bị mất OpenDocument .odp Lưu tập tin PowerPoint sang định dạng ODP sẽ Presentation giúp chúng ta có th mở tập tin bằng c c trình biên soạn bài thuyết trình kh c như là Google Docs và OpenOffice.org Impress. Tất nhiên, bạn có th dùng PowerPoint 2010 đ mở c c tập tin odp Tuy nhiên, một số thông tin có th bị mất khi lưu PowerPoint 2010 không hỗ trợ các định dạng sau:  Đ nh dạng từ PowerPoint 95 trở về tr c.  ác tập tin (.ppz) tạo bởi Pack and Go Wizard. Trang 51
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản ảng ác tính năng m i trong PowerPoint 1 mà các phiên bản từ PowerPoint 2003 trở về tr c không hỗ trợ Khi mở tập tin trong PowerPoint 2 1 trong Tính năng mới trong PowerPoint 2 1 các phiên bản từ PowerPoint 2 3 trở về trước Hình ảnh SmartArt Chuy n thành hình không cho phép hiệu chỉnh ồ thị (trừ Microsoft Graph charts) Chuy n thành đối tượng OLE có th hiệu chỉnh, nhưng c c đồ thị có th bị biến dạng đôi chút khi mở lại trên PowerPoint . C c mẫu slide tự tạo (Slide Layouts) Chuy n thành multiple masters (nhiều slide master) C c ki u đ bóng C c ki u bóng mềm (soft shadows) sẽ chuy n thành c c ki u đ bóng đơn giản (hard shadows) Font ch cho Heading và phần nội dung Chuy n thành font ch bình thư ng C c hình vẽ (shape), hình ảnh (picture), đối Chuy n thành hình không hiệu chỉnh được tượng (objects), hiệu ứng hoạt hình, c c hiệu trong c c phiên bản trước ứng mới  Hiệu ứng 2-D hoặc 3-D cho văn bản  Gradient cho c c hình vẽ hoặc văn bản  Gạch ngang ch bằng nét đơn hoặc kép  Tô nền bằng gradient, picture, và texture cho văn bản  ỗ bóng,hiệu ứng tương phản, hầu hết c c hiệu ứng -D Chuy n bài thuyết trình sang ịnh dạng video Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến kh n giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint cho phép chuy n bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng như Windows Media Video ( wmv) và chúng ta có th dùng c c công cụ x l phim đ chuy n đ i sang c c định dạng video kh c như avi, mov,… Một đi m rất hay khi chuy n bài thuyết trình sang định dạng video là tất cả c c hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động chuy n theo k cả việc ghi âm lồng tiếng và s dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình Trang 52
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản H nh Chuyển bài thuyết tr nh sang đ nh dạng video C c bước thực hiện như sau: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuy n sang định dạng video. 2. Vào ngăn File 3. Chọn lệnh Share 4. Tại nhóm File Types, chọn Create a Video 5. Chọn chất lượng video tại hộp x xuống phía bên phải c a s Share. Có lựa chọn cho bạn:  Computer & HD Displays: tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất. Ki u kết xuất này có th dùng đ ph t trên màn hình m y tính, m y chiếu hoặc c c thiết bị hi n thị có độ phân giải cao.  Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin có kích thước vừa phải. Ki u kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng internet hay chép ra đĩa DVD  Poratble Devices: Xuất ra video có chất lượng thấp nhất và tập tin sẽ có kích thước nhỏ nhất. Loại kết xuất này thích hợp đ tải vào c c thiết bị di Trang 53
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản động như Zune, c c PDA hay Smart Phone… 6. Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có c c tùy chọn sau:  Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng và ghi lại c c hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này  Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn đã hoàn tất việc lồng tiếng và c c hoạt động của con trỏ laser trong bài thuyết trình Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và c c hoạt động của con trỏ laser. 7. Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện 8. ặt tên tập tin, chọn nơi lưu tr và nhấn nút Save đ bắt đầu chuy n đ i. Thay đổi thời gian chuyển slide: Thời gian chuyển slide m c đ nh là giây Thay đổi giá tr m c đ nh này hãy điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong c a sổ Create a Video. H nh Xem bài thuyết tr nh trong Windows Media Player Chuy n PowerPoint sang ịnh dạng PDF và XPS ôi khi chúng ta muốn cố định c c định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn ph t cho kh n giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS Bộ Microsoft Office tích hợp sẵn công cụ chuy n đ i sang định dạng PDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng  Portable Document Format (PDF) là định dạng d liệu dùng đ chiasẽ ph biến nhất hiện Trang 54
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản nay ịnh dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bị thay đ i khi xem hoặc in ấn và kh khó khăn khi muốn thay đ i d liệu mà nó lưu tr ịnh dạng PDF cũng rất h u ích cho c c tài liệu xuất bản thương mại khi mang đi in ấn.  XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năng tương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng. H nh Chuyển bài thuyết tr nh sang PDF/XPS C c bước chuy n PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuy n sang định dạng PDF/XPS. 2. Vào File 3. Chọnlệnh Share 4. Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document 5. Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện 6. Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name  Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi chuy n sẽ được mở lên.  Tại Optimize for có hai lựa chọn:  Standard: khi muốn phát hành tr c tuyến v i chất l ợng cao về h nh ảnh ho c dùng cho vi c in ấn kích th c tập tin l n)  Minimum size dùng cho vi c đọc tr c tuyến là chủ yếu v khi in ra các h nh sẽ b mờ kích th c tập tin nhỏ) 7. Nhấn nút Option đ thiết lập thêm c c tùy chọn:  Tại Range: chọn c c slide cần chuy n đ i hoặc có th chọn từ custom Trang 55
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình  Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như ki u handout, slide, notes pages hoặc là outline Ngoài ra còn có c c tùy chọn kh c như kẽ khung cho slide, in c c slide bị ẩn, in c c thông tin chú thích hay thông tin chỉnh s a…  Tại Include non-printing information:  họn Document properties th các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS.  họn Document structure tags for accessibility đ a các thông tin về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS.  PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và qui định c ch chuy n văn bản thành dạng ch bipmap (làm tăng kích thước tập tin) nếu c c font không th nhúng vào tập tin PDF được 8. Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong c c tùy chọn và đóng c a s Options 9. Nhấn nút Publish đ bắt đầu chuy n đ i. H nh ác tùy chọn khi chuyển bài thuyết tr nh sang PDF/XPS Tùy chọn lưu tr Có một số tùy chọn khi lưu tr đ ng chú như thiết lập ki u định dạng mặc định, thiết lập th i gian lưu tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố, qui định thư mục lưu tr mặc định, thiết lập nhúng font ch ngay trong bài thuyết trình,… Thay đổi định dạng tập tin mặc định Trang 56
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản thay đ i định dạng tập tin lưu tr mặc định của PowerPoint hãy làm theo c c bước sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s 4. Tại Save files in this format bạn chọn ki u định dạng mặc định từ hộp x xuống kế bên 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. K từ th i đi m này c c tập tin mới tạo khi được lưu sẽ mặc định chọn ki u định dạng tập tin này H nh Tùy chọn l u tr Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s 4. Chọn Save AutoRecover information every minutes và thiết lập lại khoảng th i gian mà PowerPoint sẽ thực hiện lệnh lưu tr . 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Trang 57
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s 4. Tại Default file location nhập vào đư ng dẫn đến thư mục cần lưu tr mặc định. 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Nhúng font kèm theo bài thuyết trình Nhúng c c font ch đặc biệt mà bạn s dụng trong bài thuyết trình là rất cần thiết vì có th nh ng ngư i kh c chưa cài đặt c c font ch này vào m y của họ C c bước đ thực hiện như sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s 4. Chọn Embed font in the file và chọn tiếp Embed all characters đ cho phép nh ng ngư i kh c có th hiệu chỉnh với nh ng font đặc biệt trong bài thuyết trình 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã Khi tập tin trình diễn có chứa c c thông tin nhạy cảm thì bạn có th dùng chức năng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint Có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password) và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có th s dụng cả hai nếu thấy cần thiết Thiết lập mật mã bảo vệ Bạn làm theo c c bước sau đ thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình: 1. Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint 2. Vào ngăn File 3. Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện 4. ặt tên tập tin tại hộp File name 5. Vào Tools và chọn General Options… hộp thoại General Options xuất hiện 6. Thiết lập mật mã:  Nếu muốn ngư i dùng phải khai b o mật mã khi mở tập tin thì bạn hãy đặtmật mã vào hộp Password for open  Nếu muốn ngư i dùng phải khai b o mật mã khi muốn hiệu chỉnh tập tin Trang 58
h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản thì bạn hãy đặt mật mã vào hộp Password ro modify 7. X c nhận lại c c mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password. 8. Nhấn OK khi hoàn tất đặt mật mã 9. Nhấn nút Save đ lưu bài thuyết trình với c c mật mã vừa thiết lập. H nh Hộp thoại Save As v i General Options Nếu chọn sẽ loại bỏ c c thông tin c nhân của ngư i dùng trong tập tin Thiết lập c c tùy chọn đối với mã Macro và VBA H nh Hộp thoại General Options Trang 59