Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú của Trường Đại học sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng

Chia sẻ: Liễu Yêu Yêu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú của Trường Đại học sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng" trình bày việc áp dụng công nghệ thông tin đưa máy tính vào trợ giúp quản lý ký túc xá là một nhu cầu thiết yếu, nó giúp cho người quản lý có thể: thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được việc thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú của Trường Đại học sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Nguyễn Hữu Thành Trường Đại học sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng Tóm tắt: Quản lý sinh viên nội trú là một trong những vấn đề thiết thực và cấp bách. Mỗi sinh viên muốn đạt được thành quả cao trong hoc tập thì cần có một môi trường sống và học tập tốt. Vì vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin đưa máy tính vào trợ giúp quản lý ký túc xá là một nhu cầu thiết yếu, nó giúp cho người quản lý có thể: thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được việc thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Ký túc xá sinh viên như một xã hội thu nhỏ của một bộ phận công dân trẻ, đang trong giai đoạn phát triển, rèn luyện nhân cách, chuẩn bị tri thức hành trang cho cuộc sống trưởng thành. Sinh viên là đội ngũ tri thức trẻ, có nhiều điều kiện tiếp cận những kiến thức mới, những thông tin về khoa học kỹ thuật, văn hóa, kinh tế - xã hội, chính trị có nhu cầu đa dạng và ngày càng đòi hỏi cao về phương tiện, điều kiện sống, học tập, khẳng định vị trí sinh viên trong xã hội, khả năng tự đánh giá, lòng tự trọng, tự tin phát triển mạnh mẽ, trình độ phát triển nhận thức tư duy cao, tư duy lý luận hình thành, năng động, sáng tạo trong các hoạt động trí óc và các hoạt động rèn luyện, giáo dục tư tưởng, chính trị cho phù hợp và hiệu quả. Từ khóa: công nghệ thông tin, quản lý, nội trú, sinh viên, ký túc xá. 1. Đặt vấn đề Chúng ta đang sống trong thời đại có nền khoa học, công nghệ phát triển rất nhanh chóng, đặc biệt là công nghệ thông tin. Khoảng cách giữa phát minh lý thuyết với những ứng dụng của chúng trong kỹ thuật và đời sống ngày càng rút ngắn. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đến mức cho phép triển khai nhiều ứng dụng thực tiễn của nó trong khoa học, kỹ thuật và các hoạt động xã hội đang diễn ra hàng ngày. Nhiều loại công việc trước đây được thực hiện một cách rất khó khăn, nay ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên dễ dàng, đơn giản và có hiệu quả cao. Phòng Công tác sinh viên của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng là đơn vị quản lý trực tiếp ký túc xá, nâng cấp cải tạo những nơi ở nội trú đã trở thành khu vực quản lý khép kín, đủ ánh sáng, đủ nước uống và nước sinh hoạt hằng ngày. Xây dựng ký túc xá kỷ cương, an toàn, sạch đẹp, tạo ra môi trường lành mạnh cho sinh viên học tập và rèn luyện, đầu tư sân chơi, bãi tập, phòng đọc, phòng tự học… Quá trình quản lý nội trú cần tổ chức các dịch vụ phục vụ cho sinh viên thuận tiện, phù hợp với điều kiện kinh tế của sinh viên và nhà ăn bảo đảm vệ sinh, an toàn thực phẩm. Để làm tốt công tác quản lý sinh viên nội trú ngay từ đầu năm học Phòng Công tác sinh viên đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhằm đưa ra các biện pháp, cách thức tổ 122
chức và tiến hành đổi mới công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản lý, cụ thể là: - Thực hiện chủ trương chuyên môn hóa số trong việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ, nhân viên phụ trách trực tiếp từng khu ký túc xá để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến công tác sinh hoạt, tự học của sinh viên; đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường trong khu vực Nội trú. - Thực hiện chủ trương xây dựng khu Nội trú “Xanh - Sạch - Đẹp - An toàn - Thân thiện”, tiến hành các hoạt động thiết thực như tổ chức các ngày “Chủ nhật xanh” theo định kỳ, tổ chức xây dựng mô hình trực tự quản trong khu ký túc xá. - Tiến hành thực hiện các mô hình, cách thức quản lý mới như: cử các trưởng phòng, trưởng tầng, cập nhật danh sách ảnh ở các phòng để theo dõi và quản lý, giao nhiệm vụ cho đại diện Ban quản lý từng tầng. - Luôn quan tâm đầy đủ đến mọi mặt sinh hoạt, đời sống tinh thần của ở trong khu ký túc xá. - Thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao để chào mừng các ngày lễ, chủ trì tổ chức các cuộc thi văn nghệ, thời trang, thi đấu giao lưu các môn thể thao như bóng đá, bóng chuyền giữa các đoàn sinh viên. - Thường xuyên quan tâm đến công tác biểu dương, khen thưởng, khích lệ những sinh viên có kết quả học tập và rèn luyện tốt bằng hình thức trao các suất học bổng thông qua việc kêu gọi các đơn vị, tổ chức, cá nhân ủng hộ và đóng góp. - Thực hiện có hiệu quả mô hình trực tự quản để tổ chức cho sinh viên, với ý nghĩa nâng cao ý thức tự quản của sinh viên trong việc đảm bảo công tác an ninh trật tự và an toàn nhằm nắm bắt, phòng ngừa và kịp thời ngăn chặn những vi phạm nội quy, người ở và các vụ việc trong khu ký túc xá. 2. Ứng dụng công nghệ thông tin để đổi mới phương thức quản lý Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản lý sinh viên nội trú, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá về công tác sinh viên nội trú, đồng thời nghiên cứu, điều chỉnh nâng định mức mét vuông sàn phòng ở bình quân cho mỗi sinh viên nội trú phù hợp với điều kiện hiện nay. Quy hoạch xây dựng theo định hướng phòng ở ít người hơn, tăng cường các điều kiện phục vụ sinh viên như: phòng sinh hoạt chung, phòng bếp với thiết kế xây dựng và lắp đặt hệ thống điện, nước bảo đảm. Ngành giáo dục nói chung và các trường học nói riêng đã có cơ hội, điều kiện sử dụng những thành tựu khoa học và công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả từ việc đổi mới phương pháp dạy học, cải tiến quản lý nhà trường đến công việc, hành chính, văn phòng, nâng cao hiệu quả những loại lao động đơn giản. Với Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cải tiến công tác quản lý nhà trường đang là yêu cầu có tính thời sự và bức thiết trong giai đoạn phát triển mới của Trường. Hiện nay, việc phân tích các khả năng ứng dụng khả thi, có ý nghĩa thực tiễn cao nhằm cải tiến một số khâu của công tác quản lý, điều hành công việc của Trường với các trang bị tin học đang có và đã có là một khả năng thực tế. 123
Khu vực nội trú nằm trong khuôn viên của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật là một bộ phận lớn trong Trường. Việc ăn nghỉ của sinh viên chủ yếu do Phòng Công tác sinh viên quản lý và điều hành. Nhưng cho tới nay, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý vẫn chưa được thực hiện dù là một phần nhỏ. Mọi điều hành và quản lý công tác nội trú hoàn toàn có tính thủ công, chậm chạp, thiếu độ tin cậy, thông tin lưu trữ chủ yếu bằng ghi chép thủ công, nhớ lại, truyền đạt miệng. Dữ liệu thông tin còn ít và thiếu độ tin cậy. Hoạt động của khu vực nội trú của Trường còn gặp nhiều khó khăn, bởi đầu việc rất nhiều, mỗi đầu việc lại do một nhóm cán bộ nhân viên quản lý, không có mối liên hệ liên tục và cập nhật cao. Nhân viên quản lý ở khu vực nội trú khá vất vả trong nhiệm vụ của mình, mặc dù họ có rất nhiều nỗ lực và lòng nhiệt tình say mê công tác, nhưng hiệu quả chưa cao do gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, nhất là thiếu dữ liệu thông tin kịp thời và chính xác Bản chất của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên nội trú cũng nhằm cải tiến phương thức làm việc tại khu vực nội trú này, nhằm nâng cao chất lượng nhiệm vụ được giao. Đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng vào công tác quản lý là giúp người sử dụng truy cập nhẹ nhàng, quản lý công việc khoa học, đỡ tốn sức lao động trong công việc truy cập và xuất dữ liệu mỗi khi cần, đây là mục tiêu duy nhất đưa ra phần mềm quản lý nội trú. 3. Sơ lược phần mềm điều hành ở khu nội trú Bằng phần mềm quản lý này, các bộ phận quản lý sẽ tổng hợp thông tin, thống kê số lượng hợp đồng, số lượng sinh viên, tình trạng các phòng,.. lập báo cáo đưa lên Phòng Công tác sinh viên một cách dễ dàng và nhanh chóng. 3.1. Các chức năng trong chương trình ứng dụng (1). Quản lý hợp đồng - Kiểm tra hồ sơ sinh viên; - Nhập hợp đồng mới; - Sửa hợp đồng đã có; - Xóa hợp đồng hết hạn. (2). Quản lý sinh viên - Nhập thông tin sinh viên; - Sửa thông tin sinh viên; - Xóa thông tin sinh viên. (3). Quản lý phòng - Nhập thông tin phòng; - Sửa thông tin phòng; - Xóa thông tin phòng. (4). Quản lý nhân viên - Nhập thông tin nhân viên; - Sửa thông tin nhân viên; - Xóa thông tin nhân viên. 124
(5). Quản lý điện nước. - Nhập thông tin điện nước; - Sửa thông tin điện nước; - Xóa thông tin điện nước; - Lập báo cáo hóa đơn. (6). Quản lý hoạt động sinh viên - Nhập thông tin khen thưởng - kỷ luật; - Sửa thông tin khen thưởng - kỷ luật; - Xóa thông tin khen thưởng - kỷ luật. (7). Quản lí thân nhân sinh viên - Nhập thông tin thân nhân sinh viên; - Sửa thông tin thân nhân sinh viên; - Xóa thông tin thân nhân sinh viên. (8). Quản lý việc thu phí nội trú ký túc xá - Nhập thông tin biên lai - Sửa thông tin biên lai - Xóa thông tin biên lai (9). Báo cáo thống kê - Báo cáo doanh thu; - Thống kê số hợp đồng; - Thống kê tình trạng phòng; - Thống kê danh sách khen thưởng - kỷ luật; - Thống kê số lượng sinh viên đã hoàn thành phí nội trú ký túc xá, chưa hoàn thành nội trú KTX. 3.2. Mô hình thực thể kết hợp 125
3.3. Mô hình quan hệ • Tổng hợp thuộc tính và khóa chính - Hợp đồng (mã hợp đồng, mã sinh viên, mã nhân viên, số phòng, ngày lập, ngày bắt đầu, ngày kết thúc) - Sinh viên (mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tình, số chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân, số điện thoại, lớp) - Phòng (số phòng, mã nhân viên, số lượng sinh viên, tình trạng phòng) - Nhân viên (mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức vụ, số điện thoại) - Hóa đơn (số hóa đơn, mã nhân viên, số phòng, ngày lập, tổng tiền, mã công tơ điện, chỉ số điện đầu, chỉ số điện cuối, mã công-tơ nước, chỉ số nước đầu, chỉ số nước cuối) - Sổ theo dõi (mã khen thưởng - kỷ luật, tên khen thưởng - kỷ luật, mã phòng) - Phí ký túc xá (mã sinh viên, mã phòng, năm học, ngày thu, mã biên lai, số tiền) - Thân nhân (mã sinh viên, họ tên, mối quan hệ, số điện thoại, địa chỉ, giới tính) 3.4. Sơ đồ quan hệ Ngôn ngữ trong chương trình thể hiện trên bảng thoại dễ hiểu, người sử dụng không lúng túng khi nhập số liệu. Các dữ liệu được chuyển đổi theo cấu trúc tiếng Việt Nam về cách viết và cách đọc. Vì vậy, việc vận chuyển chương trình hoàn toàn dễ dàng, đơn giản. Chương trình được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu Phòng Công tác sinh viên của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật cung cấp. Phần mềm tự động đánh số lượt phòng đã sử dụng tiện lợi cho việc thống kê lưu lượng phòng nghỉ ở khu nội trú của Trường. Công việc truy cập thông tin thể hiện theo yêu cầu của Phòng Công tác sinh viên dựa trên các bước của công việc cụ thể khi quản lý cũng như điều hành trực tiếp việc lưu trú. 126
Trong phần mềm này, chúng tôi chưa có ý định đề cập giải quyết mọi tồn đọng theo yêu cầu quản lý của cấp Trường. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề tổng quát về tình hình quản lý công tác lưu trú của khu ký túc xá, chúng tôi đều cố gắng giải quyết thỏa đáng. 4. Kết quả nghiên cứu Những đóng góp của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc đổi mới phương thức quản lý sinh viên nội trú. - Một là, cho thấy được vai trò chủ đạo và quyết tâm của Phòng Công tác sinh viên về công tác chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhằm cải cách việc đổi mới phương thức quản lý sinh viên nội trú. - Hai là, thống nhất được định dạng tin học của hệ thống biểu mẫu thống kê báo cáo để tiến tới quản lý sinh viên nội trú theo hướng chuyên nghiệp hóa. - Ba là, số liệu được lưu trữ lâu dài và tra cứu thuận tiện dễ dàng, rút ngắn được thời gian tổng hợp báo cáo thống kê,… - Bốn là, bước đầu giới thiệu mô hình quản lý sinh viên nội trú bằng công nghệ thông tin. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, đã rút ra được nhiều bài học quý báu trong công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, đó là: - Phải có quyết tâm cao và nhất quán trong chỉ đạo thực hiện của lãnh đạo các cấp nhằm đổi mới tư duy quản lý để nâng tầm quản lý sinh viên nội trú lên một bước phát triển mới. - Phải có sự đầu tư thích đáng và đồng bộ về hạ tầng cơ sở vật chất như: máy tính, hệ thống mạng, phần mềm chuyên dụng. - Về đào tạo con người, phải tăng cường tập huấn cho tất cả các cán bộ công chức viên chức trong quản lý sinh viên nội trú về sử dụng máy tính và sử dụng phần mềm. - Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, phục vụ sinh viên nội trú là việc làm rất cần thiết trong việc lưu giữ hồ sơ sinh viên nội trú cũng như đảm bảo an ninh, an toàn trong ký túc xá và kịp thời hỗ trợ sinh viên về mọi mặt. Phần mềm quản lý nội trú dành cho bộ phận hỗ trợ sinh viên gồm các chức năng cơ bản sau: quản lý hồ sơ sinh viên dưới dạng số hóa; quản lý việc đăng ký, tiếp nhận sinh viên vào đầu mỗi năm học hoặc đầu học kỳ, quản lý phòng ở sinh viên, quản lý thông tin ra vào cổng của sinh viên; báo cáo thống kê sinh viên lưu trú theo học kỳ, năm học; lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú, kể cả những sinh viên đã ra trường trong nhiều năm; quản lý cơ sở vật chất; quản lý điểm chấm các phòng ở,... Lắp hệ thống camera an ninh trong toàn bộ khu vực ký túc xá nhằm kiểm soát việc ra vào cổng chính, ra vào các tầng nhà, bãi gửi xe và nơi tự học của sinh viên. Đối với khu vực giữ xe, Nhà trường cần tăng cường lắp đặt camera và sử dụng hệ thống thẻ gửi xe thông minh. Trong thời gian tới, phần mềm quản trị điện tử sẽ giúp sinh viên đăng ký trực tuyến để lựa chọn vị trí giường, chọn phòng theo mong muốn mà không cần phải đến trực tiếp ký túc xá. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ giúp các em đánh giá, góp ý về công tác quản lý, xếp hạng ký túc xá, từ đó giúp cho Nhà trường có điều chỉnh, đổi mới phù hợp đáp ứng yêu cầu của sinh viên và góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực trong xu thế hội nhập. 127
6. Kết luận Ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Giáo dục nói chung và trong quản lý sinh viên nội trú nói riêng đang là một nhu cầu cấp bách, đòi hỏi có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, đặc biệt là người đứng đầu các đơn vị, đồng thời đòi hỏi một sự đầu tư thích hợp ngang với yêu cầu phát triển, để ngành Giáo dục không bị tụt hậu, phát triển ngang tầm với các nước tiên tiến trong khu vực. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú là việc làm thiết thực giúp nâng cao năng lực quản lý và điều hành quản lý, góp phần nâng cao chất lượng đào tào, phục vụ sinh viên nội trú, góp phần đổi mới tư duy quản lý để nâng tầm quản lý lên một bước phát triển mới. Với vị trí địa lý thuận lợi, với trang thiết bị hoàn chỉnh, hệ thống quản lý an ninh chặt chẽ, quản lý theo phương thức hiện đại, đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và cầu tiến, Phòng Công tác sinh viên của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật sẽ cố gắng nhiều hơn nữa để phát triển hoàn chỉnh mô hình quản lý nội trú theo phương thức mới trên nền tảng ứng dụng triệt để công nghệ thông tin trong việc quản lý điều hành với phương châm “phong cách mới - nội trú mới” và chúng tôi sẽ sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm với các đồng nghiệp trong khả năng hiểu biết của mình với mong muốn sinh viên Việt Nam được phục vụ, được giáo dục, chăm sóc tốt hơn trong môi trường nội trú. Thực hiện tốt công tác phục vụ sinh viên của sinh viên nội trú sẽ được tiếp cận với mô hình đào tạo và phát triển cá nhân nhằm tạo một môi trường an toàn để rèn luyện, nâng cao nhận thức về cả trí tuệ, tư tưởng, kỹ năng nghề nghiệp và thể chất. Mô hình này sẽ giúp xây dựng môi trường sống văn hóa cả về tri thức và thể lực, với nhiều hoạt động thu hút sinh viên tham gia, hoạt động phát triển kỹ năng, hoạt động xã hội, hoạt động văn hóa - văn nghệ - thể thao, tư vấn tâm lý, hoạt động hướng nghiệp. Ký túc xá ngoài việc đóng vai trò là “nơi cư trú” cho sinh viên còn phải chung vai, chung sức cùng với các đơn vị chức năng của Nhà trường bổ sung những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của sinh viên để làm giàu thêm hành trang nghề nghiệp cho sinh viên khi ra trường. Tài liệu tham khảo 1. Hội Tin học Việt Nam, Tin học và cuộc sống. 2. Quách Tuấn Ngọc, Chương trình chuyển giao công nghệ thông tin, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. 3. Quách Tuấn Ngọc, Cộng nghệ Giảng dạy, Công nghệ học tập, Công nghệ quản lý giáo dục, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. 128