Word nâng cao phần 3

Chia sẻ: Ba Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:10

Thêm vào BST

Báo xấu

115
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'word nâng cao phần 3', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Word nâng cao phần 3

Tiªu ®Ò sÏ ®øng ngay sau dÊu ngoÆc kÐp, v× vËy kh«ng cÇn nhËp kho¶ng trèng vµo sau dÊu ngoÆc kÐp. Chän Insert/Cross-reference. Hét tho¹i Cross-reference xuÊt hiÖn .v n Trong danh s¸ch Reference Type, chän néi dung dßng tham kh¶o chÐo ®ã dÉn 4h ®Õn. Ngo¹i trõ Bookmark, b¹n ph¶i g¸n Style hoÆc ghi chó cho tÊt c¶ tïy chän ®−îc liÖt kª ë danh s¸ch ®ã nÕu b¹n muèn tham kh¶o chóng.C¸c thÎ ®¸nh dÊu c 2 dïng ®Ó dÉn ®Õn c¸c sè trang trong tham kh¶o chÐo. §Ó tham kh¶o mét trang cô thÓ trªn ®o¹n v¨n , b¹n h·y nhÊp bªn ngoµi hép tho¹i nµy cuén ®Õn ®o¹n v¨n ®ã o vµ ®Æt thÎ ®¸nh dÊu ë ®ã b¨ng lÖnh Bookmark cña menu Insert. ih Trong danh s¸ch sæ xuèng Insert Reference To, néi dung ®· chän ë b−íc 3 x¸c u ®Þnh sù tham kh¶o hoÆc dÉn ®Õn kho¶n môc ®−îc ®¸nh sè, tiªu ®Ò hoÆc sè trang. Thùc hiÖn sù chän lùa thÝch hîp ë danh s¸ch Insert Reference To, b¹n tu©n theo V c¸c b−íc sau ®Ó t¹o ra tham kháa chÐo ®Õn v¨n b¶n, sè, hoÆc sè trang. Text: Chän tïy chän nµy ( Heading Text, Bookmark Text...) ®Ó gép v¨n b¶n vµo tham chiÕu chÐo ®ã. Number: Chän tïy chän nµy ®Ó tham kh¶o ®o¹n v¨n cã thÎ ®¸nh dÊu. NhÊp ®Ó xãa dÊu kiÓm ë Insert As Hyperlink nÕu b¹n kh«ng muèn t¹o siªu nèi kÕt nh− mét phÇn cña tham kh¶o chÐo ®ã. B¹n cã thÓ thªm ch÷ trªn hoÆc d−íi cho tham kháa chÐo b»ng c¸ch nhÊp hép kiÓm Include Above/Below Trong hép For Which Heading, nhÊp néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn, cã thÓ lµ tiªu ®Ò, thÎ ®¸nh dÊu, chó thÝch cuèi trang... 21
NhÊp nót Insert NhÊp nót Close. 2. Thay ñ i tham chi u §Ó thay ®æi tham chiÕu ta chän tham chiÕu cÇn thay ®æi råi vµo menu Insert/Reference chän Cross-Reference, xuÊt hiÖn hép tho¹i Cross-Reference, trong môc For Which Heading ta cã thÓ chän néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn. 3. C p nh t sau s a ñ i văn b n §Ó cËp nhËt tÊt c¶ c¸c tham kh¶o chÐo trong tµi liÖu b¹n h·y chän toµn bé tµi liÖu ®ã, hoÆc nhÊp F9 hoÆc nhÊp ph¶i chuét vµ chän Update Field ë trong menu n ®èi t−îng. .v III. B NG CH M C 1. ðánh d u m t ch m c. T o, ñ nh d ng, xóa m t ch m c 4h §Ó ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n më hép tho¹i Mark Index Entry. Sau khi më hép nµy, b¹n cã thÓ ®Æt vµo mét gãc nµo ®ã, cuén toµn bé tµi liÖu vµ c ®¸nh dÊu c¸c môc khi b¹n cuén qua tµi liÖu. 2 o §Õn vÞ trÝ ®Çu tiªn b¹n muèn ®¸nh dÊu mét môc cña b¶ng chØ môc. NÕu mét tõ ih hoÆc mét côm tõ nµo ®ã trong v¨n b¶n cã thÓ ®−îc gép trong môc nµy, b¹n h·y chän tõ hoÆc côm tõ ®ã. B¹n cã thÓ tiÕt kiÖm thêi gian b»ng c¸ch nµy. V u NhÊn Alt+Shift + X. B¹n h·y xem héi tho¹i Mark Index Entry. C¸c ph−¬ng ph¸p xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc. Mét môc cña b¶ng chØ môc có thÓ lµ chØ dÉn tham kh¶o, môc chÝnh, môc phô, hoÆc môc phô cña môc phô. Ngoµi ra, c¸c môc cña b¶ng chØ môc cã thÓ liªn quan ®Õn mét hoÆc nhiÒu trang. Minh häa sau ®©y nªu ra c¸c kiÓu môc kh¸c nhau cña b¶ng chØ môc b¹n cã thÓ t¹o ra víi Word: celcium, 58 Califonia, 147-170 econonly 162 . agncure. 163 industly 165 22
geoglaphy 148 history 154 Khi b¹n ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, World sÏ hái kiÓu môc b¹n ®¸nh dÊu. Hép tho¹i Mark Indexentry cã c¸c nót tuú chän vµ c¸c hép v¨n b¶n ®Ó ®−a ra c¸c kiÓu môc sau ®©y vµo b¶ng chØ môc: Cross-reference: ChØ dÉn tham kh¶o ®−a ng−êi ®äc ®Õn môc kh¸c trong b¶ng chØ môc. CÇn b¶o ®¶m, khi b¹n nhËp chØ dÉn tham kh¶o, ®Òu ®−îc tham kh¶o ph¶i hiÖn diÖn trong b¶ng chØ môc. Subentry: Môc phô lµ môc lÖ thuéc vµo môc chÝnh trong b¶ng chØ môc, ®−a ra th«ng tin cô thÓ vÒ mét chñ ®Ò chung ®−îc liÖt kª trong b¶ng chØ môc. Sub- Subentry: Mét Sub- Subentry lÖ thuéc vµo mét môc phô (vµ còng lÖ phô nµo ®ã. .v n thuéc vµo môc chÝnh cña môc phô ®ã), ®i ra th«ng tin tõng chi tiÕt vÒ mét môc 4h Page Range: Ngoµi viÖc tham kh¶o mét trang, môc cña b¶ng chØ môc cã thÓ tham kh¶o ®Õn hai hoÆc nhiÒu trang. §Ó cã c¸c môc cña b¶ng chØ môc liªn v¨n b¶n trong kho¶ng trang ®ã. c 2 quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i nhËp mét thÎ ®¸nh dÊu (bookmark) gép toµn bé o B¸o cho Word xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc: u ih Main Entry: NhËp môc chÝnh vµo ®©y. NÕu b¹n ®· chän mét tõ hoÆc côm tõ nµo ®ã ë b−íc l, tõ nµy sÏ xuÊt-hiÖn ë hép Main Entry. B¹n hiÖu chÝnh tõ V côm tõ nµy hoÆc gi÷ nguyªn nã. Tõ hoÆc côm tõ b¹n ®· ®−a vµo hép nµy sÏ xuÊt hiÖn ë b¶ng chØ môc. Subentry: §−a v¨n b¶n môc con hoÆc môc phô cña môc phô vµo hép nµy. §Ó trèng hép nµy nÕu môc (chÝnh) kh«ng cã môc phô. ®Ó nhËp môc cña môc phô (sub-subentry), b¹n h·y gâ mét ®Êu hai chÊm (:) gâ môc cña môc phô ®ã, nh− trªn B¸o cho Word xö lý chØ dÉn tham kh¶o trang cña môc ®ã: Cross-reference: §Ó dÉn ng−êi ®äc ®Õn môc chÝnh trong b¶ng chØ môc, b¹n h·y gâ tªn m c chÝnh ®ã vµo hép nµy sau tõ "See" (xem). §iÒu b¹n gâ vµo hép nµy sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng chØ môc. 23
Current Page: NhÊp vµo ®©y ® t¹o ra dÊu chØ dÉn tham kh¶o b¶ng chØ môc ®èi víi trang thuéc tµi liÖu ®ã Page Range: NhÊp ®Ó t¹o ra chØ dÉn tham kh¶o ®Õn kho¶ng c¸ch trang. §Ó t¹o ra mét môc liªn quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i t¹o mét thÎ ®¸nh dÊu (bookmark) bao gåm c¸c trang ®ã. B¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu nµy b»ng c¸ch nhÊp bªn ngoµi hép tho¹i Mark Index Entry, chän tÊt c¶ v¨n b¶n cña trang ®ã, gâ tªn trong hép v¨n b¶n Bookmark Name vµ nhÊp Add. Sau ®ã, trong hép tho¹i Mark Entry, nhÊp mòi tªn chØ xuèng ë nót tïy chän Page Range, vµ chän thÓ ®¸nh dÊu tham kh¶o nãi trªn ë danh s¸ch th¶ xuèng. NhÊp « kiÓm Bold hoÆc Italic ®Ó b¸o cho Word biÕt b¹n muèn in ®Ëm hay in .v n nghiªng sè trang hoÆc sè lo¹t trang ë môc liªn quan trong b¶ng chØ môc. Trong mét sè b¶ng chØ môc, trang hoÆc lo¹t trang cña c¸c trang gi¶i thÝch vÊn ®Ò t−êng tËn ®−îc viÕt theo ch÷ in ®Ëm hoÆc in nghiªng ®Ó ng−êi ®îi cã thÓ ®Õn ®ã tr−íc, nÕu hä muèn. NhÊp nót Malk hoÆc Mark All: 4h c 2 Mark: §−a môc ®· chän vµo b¶ng chØ môc. o Mark All: NÕu b¹n ®· chän mét tõ nµo ®ã ë b−íc l, b¹n cã thÓ nhÊp nót ih Mark All ®Ó yªu cÇu Word ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c tõ trong tµi liÖu ®ång nhÊt víi tõ trong hép Main Entry. V u NhÊp bªn ngoài hép tho¹i Mark lndex Entry vµ t×m tõ hoÆc côm tõ tiÕp theo cho b¶ng chØ môc, lÆp l¹i c¸c b−íc 2 ®Õn 6 ®Ó ®¸nh dÊu thªm c¸c môc kh¸c. NhÊp Close khi b¹n ®· lµm xong ®Ó ®ãng h p tho i Mark lndex Entry. Khi lµm xong b¹n h·y xem l¹i c¸c m· tr−êng ë tµi liÖu cña b¹n, b¹n cã thÓ che khuÊt c¸c m· tr−êng nµy b»ng c¸ch nhÊp nót Show/Hide. 2. T o và xóa b ng ch m c Sau khi ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n cã thÓ t¹o ra b¶ng chØ môc, b»ng c¸ch lµm theo c¸c b−íc sau: §Õn cuèi tµi liÖu, chÌn mét dÊu ng¾t trang, gâ ch÷ Index, vµ nhÊn ENTER hai lÇn. Chän Insert/Index and Table ®Ó më hép tho¹i Index and Table. 24
NÕu cÇn, h·y nhÊp Index. Môc nµy ®−îc tr×nh bµy ë H×nh 10. Hình 10: S t o l p b ng ch m c .v n Tip: H·y quan s¸t hép Preview b¹n thùc hiÖn c¸c lùa chän lµ b¹n cã thÓ xem kÕt qña cña c¸c t×m chän ®· chän trong hép tho¹i Index and Table 4h D−íi Type, b¹n h·y chän Run-in thay v× lndented nÕu b¹n muèn c¸c môc phô vµ c¸c môc con d−íi c¸c môc chÝnh. Víi tïy chän lndented c¸c môc phô vµ môc c 2 phô cña môc con ®−îc thôt vµo, nh− trong Preview trªn H×nh 10. NhÊp vµo ®Þnh d¹ng cña hép th¶ xuèng Formats. B¹n cã thÓ thö nghiÖm tïy ý, o nh−ng h·y quan s¸t hép Preview. u ih Chän tïy chän ë cuèi hép tho¹i ®ã, ®Ó cã h×nh thøc b¶ng chØ môc mong muèn: Right Align Page Numbers: C¸c sè trang xuÊt hiÖn sau c¸c môc tõ, trõ khi b¹n nhÊp « kiÓm nµy, trong tr−êng hîp ®ã c¸c sè trang xuÊt hiÖn. V Columns: NÕu b¹n cã thÓ chia trang ra h¬n hai cét hoÆc chØ muèn mét cét, h·y nhËp gi¸ trÞ vµo hép Columns. C¸c b¶ng chØ môc cã c¸c môc con cña môc phô kh«ng thÓ khíp víi h¬n hai cét trªn mét trang. Tab Leader: §−êng dÉn lµ d·y c¸c dÊu chÊm. H·y chän mét kiÓu ®−êng dÉn ®Ó ®−a vµo gi÷a môc tõ vµ sè trang, nÕu b¹n muèn vµ nÕu kiÓu ®Þnh d¹ng cña b¶ng chØ môc b¹n chän ë b−íc 5 cÇn cã ®−êng dÉn. NhÊp OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Index and Table. Muèn xãa b¶ng chØ môc ta chän b¶ng chØ môc ®ã råi vµo menu Edit/Clear chän Content Del. 25
3. C p nh t ch m c sau s a ñ i văn b n HiÖu chØnh vµ cËp nhËt b¶ng chØ môc Sau khi t¹o b¶ng chØ môc, b¹n h·y xem xÐt cÈn thËn. B¶o ®¶m tÊt c¶ c¸c môc ®Òu cã Ých cho ng−êi ®äc. NÕu nhËn thÊy mét môc nµo ®ã kh«ng phï hîp, b¹n h·y t×m nã träng tµi liÖu vµ xãa bá hoÆc hiÖu chØnh m· tr−êng cña b¶ng chØ môc ®ã. B¹n cÇn cËp nhËt b¶ng chØ môc sau khi hoµn tÊt viÖc hiÖu chØnh. PhÇn tiÕp theo sÏ gi¶i thÝch c¸ch lµm c¸c viÖc ®ã. HiÖu chØnh c¸c môc cña b¶ng chØ môc B¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®Ó t×m vµ hiÖu chØnh mét môc cña b¶ng chØ môc trong tµi liÖu: - NÕu b¹n kh«ng thÓ t×m thÊy c¸c m· tr−êng vµ c¸c môc cña b¶ng chØ môc trong .v n v¨n b¶n, h·y nhÊp nót Show/Hide trªn thanh c«ng cô Standard - §äc l−ít qua tµi liÖu ®Ó t×m môc ®ã, hoÆc chän Edit/Find, vµ trong hép tho¹i 4h Find and Replace, nhËp môc b¹n ®ang t×m kiÕm råi nhÊp nót Find Next. B¹n h·y nhËp môc ®ã thËt ®óng tõng mÉu tù mét. LÖnh Find t×m kiÕm c¸c môc cña c 2 b¶ng chØ môc t−¬ng tù nh− t×m kiÕm c¸c tõ- b¹n chØ cÇn nhÊp nót Show/Hide. - NÕu b¹n sö dông tÝnh n¨ng Find ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ môc cÇn t×m, khi Word t×m o môc ®ã, b¹n h·y nhÊp Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i Find and Replace. C¸c môc tr−íc. u ih cña b¶ng chØ môc trong c¸c dÊu ngoÆc ®¬n vµ ngoÆc kÐp cã c¸c ch÷ XE ®øng V - HiÖu chØnh môc ®ã cña b¶ng chØ môc b»ng c¸ch nhÊp gi÷a c¸c dÊu ngoÆc kÐp ®Ó xãa vµ nhËp c¸c mÉu tù kh¸c, hoÆc xãa môc ®ã b»ng c¸ch chän vµ nhÊn phÝm DELETE. CËp nhËt b¶ng chØ môc §Ó cËp nhËt b¶ng chØ môc, sau khi ®· hiÖu chØnh hoÆc bæ sung c¸c môc kh¸c, hoÆc b¹n nhÊp ph¶i vµ chän Update Field ë menu t¾t, hoÆc nhÊp vµ nhÊn F9. 26
BÀI 4: CÁC V N ð KHÁC I. TIÊU ð C A M T ð I TƯ NG THÀNH PH N TRONG VĂN B N CAPTION 1. Caption là gì? §«i khi c¸c b¸o c¸o hoÆc c¸c tiÓu luËn hoÆc ®å ¸n ë nhµ tr−êng , ngoµi b¶ng môc lôc th«ng th−êng cßn cã c¸c b¶ng kh¸c ®Ó liÖt kª c¸c h×nh ¶nh ®å thÞ vµ c¸c minh häa .Word cã thÓ t¹o ra c¸c lo¹i b¶ng nµy mét c¸ch dÔ dµng .Tuy nhiªn ®Ó Word lËp b¶ng kiÓu nµy , b¹n ph¶i sö dông lÖnh Caption cña menu Insert ®Ó ®Æt chó thÝch lªn c¸c h×nh ¶nh, ®å thÞ...VËy Caption lµ mét lÖnh ®Æc biÖt ®Ó ®Æt chó .v n thÝch lªn c¸c h×nh ¶nh ®å thÞ, ph−¬ng tr×nh, c¸c danh s¸ch vµ c¸c ch−¬ng tr×nh. LÖnh nµy t¹o ra c¸c chó thÝch dÔ dµng h¬n, nh−ng −u ®iÓm chÝnh cña lÖnh nµy lµ cã thÓ tù ®éng ®¸nh sèc¸c chó thÝch. Khi b¹n thªm hoÆc bít mét chó thÝch th× c¸c chó thÝch kh¸c sÏ tù ®éng ®¸nh sè l¹i. 2. 4h G n caption cho b ng, hình v , phương trình hay m c d li u ñã có. 2 §Ó nhËp chó thÝch, b¹n b¾t ®Çu b»ng c¸ch chän phÇn ®−îc chó thÝch. c o Trong tr−êng hîp h×nh ¶nh, ®å thÞ, b¶ng, vµ ph−¬ng tr×nh, b¹n chØ cÇn nhÊp lªn ih chóng. B»ng c¸ch nhÊp, b¹n chän chóng. Nh−ng ®Ó ®Æt chó thÝch cho danh s¸ch hoÆc c¸c dßng ch−¬ng tr×nh, tr−íc hÕt chän tÊt c¶ c¸c dßng ®ã. B¹n h·y lµm theo V u c¸c b−íc sau ®Ó chó thÝch h×nh ¶nh, ®å thÞ mét c¸ch tù ®éng: - Chän phÇn ®−îc chó thÝch. - Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh− trªn H×nh 11 - Trong hép Caption, nhËp chó thÝch. Nh− h×nh 11, b¹n ph¶i nhËp dÊu c©u vµo sau sè h×nh ¶nh. Th«ng th−êng, mét dÊu hai chÊm ( : ) hoÆc dÊu chÊm sÏ theo sau m· sè h×nh ¶nh. - NÕu cÇn, b¹n nhÊp danh s¸ch Label vµ b¸o cho Word biÕt b¹n ®ang g¸n vµo chó thÝch ®ã. - NhÊp danh s¸ch Position vµ chän Above Selected Item hoÆc Selected Item ®Ó b¸o cho Word biÕt vÞ trÝ cña chó thÝch. - NhÊp OK. 27
Hình 11: ð t chú thích cho hình nh. Word t ñ ng ñánh s các chú thích này. 3. G n caption t ñ ng cho b ng, hình v , phương trình hay m c d li u . .v n Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh− trªn H×nh 11. Muèn g¾n Caption tù ®éng cho b¶ng h×nh vÏ ph−¬ng tr×nh hay môc d÷ liÖu b¹n 4h nhÊp vµo AutoCaption, xuÊt hiÖn hép tho¹i AutoCaption. Trong môc Add caption when inserting b¹n cã thÓ chän nh÷ng d¹ng file ®−îc g¾n tù ®éng c 2 Caption khi ®−îc chÌn vµo trong tµi liÖu so¹n th¶o v¨n b¶n nµy cña b¹n.Trong Option, b¹n cã thÓ lùa chän nh·n sö dông ®Ó chó thÝch(Use label), vÞ trÝ ®Æt chó o thÝch( Position)....Sau khi ®Þnh d¹ng xong Caption b¹n nhÊp OK. u ih V 28
II. SO N TH O VÀ ð NH D NG CAPTION 1. Thay ñ i nhãn Chän ®èi t−îng muèn thay ®æi nh·n. Tõ hép tho¹i Caption chän New Label xuÊt hiÖn hép tho¹i NewLabel vµ ®¸nh tªn míi vµo hép Label 2. Thay ñ i khuôn d ng ñánh s .v n Tõ hép tho¹i Caption chän Numbering xuÊt hiÖn hép tho¹i Caption Numbering vµ chän trong hép Format ®Ó thay ®æi khu«n d¹ng ®¸nh sè 4h c 2 o u ih 3. V ChÌn thªm sè ch−¬ng vµo Caption Tõ hép tho¹i Caption Numbering chän Include Chapter number ®Ó thªm sè ch−¬ng vµo Caption III. ðI M ðÁNH D U - BOOKMARK 1. Bookmark là gì Bookmark nhËn d¹ng mét vÞ trÝ hay chØ ra mét ®Ò môc mµ b¹n ®Æt tªn vµ x¸c ®Þnh cho c¸c tham kh¶o vÒ sau.VD: b¹n cã thÓ dïng bookmark ®Ó x¸c ®Þnh chñ ®Ò mµ b¹n muèn söa ®æi,thay v× ph¶i cuén v¨n b¶n ®Õn ®øng chñ ®Ò ®ã b¹n cã thÓ di chuyÓn ®Õn vÞ trÝ ®ã b»ng c¸ch sö dông hép Bookmark. 29
2. Chèn thêm bookmark Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn. NhËp tªn Bookmark vµo hép Bookmark name.Trong nh·n Sort by b¹n chän c¸ch mµ b¹n muèn hiÓn thÞ tªn Bookmark . Sau ®ã chän Add. .v n 3. Di chuy n ñ n m t bookmark 4h NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + G hoÆc vµo Edit chän Go To, hép tho¹i Find and c 2 Replace xuÊt hiÖn, sau ®ã trong tr−êng Go to What b¹n chän Bookmark, trong hép Enter bookmark name b¹n gâ tªn bookmark mµ b¹n muèn di chuyÓn tíi råi nhÊp OK. o u ih V 4. Hi n th bookmark Muèn hiÓn thÞ mét Bookmark, ta më hép tho¹i Bookmark , nhÊp dÊu chän môc Hidden Bookmark. 5. Xóa bookmark Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn. Sau ®ã lùa chän Bookmark cÇn xo¸ vµ chän Delete 30