XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁC HỢP ĐỒNG TÀI CHÍNH

Chia sẻ: Songngoc Songngoc | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

193
lượt xem 69
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu này được viết ra nhằm đưa ra một giải pháp sơ bộ để quản lý các hợp đồng cho công ty Đầu tư tài chính

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁC HỢP ĐỒNG TÀI CHÍNH

TÀI LIỆUĐỀ XUẤT X Â Y D Ự N G H Ệ T H Ố N G Q U Ả N L Ý CÁC HỢP ĐỒNG TÀI CHÍNH N g ườ i l ậ p t à i l i ệ u : T r ầ n V i n h T h u – 0 9 0 4 . 1 7 . 1 8 . 0 9 – V e r s i o n 1 . 0
MỤ C LỤC 1. GIỚ I THI Ệ U ............................................................................................................................. 3 1.1. Thông tin về công ty PVFC................................................................................................................ 3 1.2. L ĩ nh vực kinh doanh (Business line)................................................................................................. 3 2. CÁC MONG MU Ố N ĐỐ I VỚ I NGHI Ệ P VỤ QUẢ N LÝ HỢ P ĐỒ NG ............................ 5 3. CÁC ĐỀ XUẤ T ......................................................................................................................... 6 3.1. Đề xuất để giải quyết các hiện trạng thực tế hiện nay..................................................................... 6 3.2. Đề xuất về kiến trúc của phần mềm.................................................................................................. 7 3.3. Đề xuất về các khối chức năng của chương trình .............................................................................. 7 3.4. Đề xuất về qui trình triển khai và sử dụng phần mềm.................................................................. 10 3.5. Các câu hỏi khác............................................................................................................................... 10 4. PH Ụ L ỤC 01 – CÁC MẪ U BI Ể U HỢ P ĐỒNG CẦN QUẢ N LÝ .................................... 11 Trang 2/11
1. GIỚI THIỆU Tài li ệu này được viết ra nh ằm đưa ra m ột gi ải pháp sơ bộ để qu ản lý các hợp đồng cho công ty Đầu t ư t ài chính Dầu khí (PVFC). Tài li ệu được viết ra bao gồm các ph ần:  Phần 1: Giới thiệu qua về công ty PVFC và các lĩ nh vực kinh doanh của công ty PVFC. Các hoạt động nghiệp vụ của PVFC sẽ qui định các mẫu biểu hợp đồng, do vậy việc cung cấp thông tin sơ bộ về các hoạt động nghiệp vụ của PVFC sẽ giúp phân loại và phân biệt các mẫu hợp đồng một cách dễ dàng hơn.  Phần 2: Trình bày các mong muốn của công ty PVFC trong việc quản lý các hợp đồng phát sinh trong quá trình hoạt động nghiệp vụ.  Phần 3: Trình bày các đề xuất đối với việc xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý các hợp đồng để đáp ứng được các mong muốn trình bày ở phần 2. 1.1. Th ông tin về công ty PVFC Công ty tài chính Dầu khí là một tổ chức tín dụng phi ngân hàng 100% vốn của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam. Địa chỉ: 72 Trần Hưng Đạo - Hoàn Kiếm - Hà Nội Điện thoại: 84 - 04 – 9426800 Fax: 84 - 04 - 9426796; 84 - 04 – 9426797 Thông tin về công ty được giới thiệu chi tiế t ở địa chỉ: http://www.pvfc.com.vn 1.2. L ĩnh vực kinh doanh (Business line) ST L ĩnh vực kinh doanh T D ịch v ụ tài chính: - Huy động v ốn u ỷ t hác - Tư v ấn t iền g ửi 1 - Th ẩm định và tái t h ẩm định - Tư v ấn tài chính - Tư v ấn cổ ph ần hoá 2 Hoạt động t hu x ếp v ốn 3 H ợp tác đầu t ư 4 D ịch v ụ u ỷ t hác đầu t ư: - D ịch v ụ Uỷ t hác đầu t ư dành cho t ổ ch ức Trang 3/11
- D ịch v ụ Uỷ t hác đầu t ư dành cho cá nhân 5 Tín d ụng doanh nghiệp, t ín d ụng cá nhân 6 Kinh doanh ngoại h ối Bảng 1 - L ĩ nh vực kinh doanh của PVFC Trang 4/11
2. CÁC MONG MUỐN ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG Hi ện nay, t ại PVFC có khoảng t rên d ưới 40 m ẫu h ợp đồng được sử d ụng t rong các hoạt động nghiệp v ụ v ới các nhóm chính sau đây: - (1) Hợp đồng u ỷ t hác đầu t ư - (2) Hợp đồng t ín d ụng cá nhân, Hợp đồng t ín d ụng doanh nghiệp - (3) Hợp đồng qu ản lý dòng t iền - ... Danh sách các m ẫu biểu h ợp đồng cần được qu ản lý được t rình bày t rong ph ụ l ục 01 của tài li ệu Qua các hoạt động nghiệp v ụ, PVFC có các mong muốn sau đây đối với nghiệp v ụ quản lý hợp đồng: STT Mong muốn Quản lý được thống nhất tấ t cả các mẫu hợp đồng trong toàn bộ công ty, từ công ty mẹ cho đến 1 tấ t cả các chi nhánh, các công ty con, công ty thành viên. Tất cả các hợp đồng khi được lập ra sẽ phải hạn chế được việc chỉnh sửa nội dung mà chỉ được 2 phép in ra theo template đã qui định. 3 Dữ liệu về thông tin hợp đồng phải được tập trung hoá Phải lưu vết được sự thay đổi thông tin của từng hợp đồng (qua đó giảm được việc phải thường 4 xuyên đi công tác xuống tận nơi từng chi nhánh, từng công ty con để kiểm tra giám sát) 5 Các hợp đồng có thể in ra từ phần mềm với những nội dung “tĩ nh” và nội dung “động”. Các template hợp đồng có thể được cập nhậ t dễ dàng mà không cần sự can thiệp của lập trình 6 viên Các template phải đảm bảo sao cho khi người sử dụng nhìn vào sẽ dễ dàng nhận biết đâu là phần tự động được chương trình in ra, còn đâu là phần “t ĩ nh” từ template để qua đó hướng sự 7 chú ý của người dùng vào những phần “động” và làm giảm thời gian đồng thời làm tăng tính chính xác của công tác rà soát lạ i hợp đồng. 8 Tìm kiếm các thông tin về hợp đồng dễ dàng 9 Lập các báo cáo Trang 5/11
3. CÁC ĐỀ XUẤT 3.1. Đề xuất để giải quyết các hiện trạng thực tế hiện nay STT Mong muốn Giả i pháp và đề xuất Qu ản lý được t h ống nh ất t ất cả các m ẫu hợp đồng Xây d ựng m ột Database t ập t rung n ằm t ại t r ụ sở t rong toàn bộ công ty, t ừ công ty m ẹ cho đến t ất chính của PVFC. 1 cả các chi nhánh, các công ty con, công ty thành viên. Trong Database đó có l ưu t ất cả các m ẫu h ợp Tất cả các h ợp đồng khi được l ập ra sẽ ph ải h ạn đồng. 2 chế được việc ch ỉnh sửa n ội dung mà ch ỉ được phép in ra t heo template đã qui định. Mỗi cán bộ nghiệp v ụ t ại PVFC và các đơn v ị t r ực D ữ li ệu v ề t hông t in h ợp đồng ph ải được t ập thu ộc sẽ được cấp Account để sử d ụng ph ần m ềm 3 t rung hoá và nh ập các thông t in cần thi ết của h ợp đồng vào Ph ải l ưu v ết được sự t hay đổi thông t in của t ừng ch ương t rình. Sau đó, ph ần m ềm sẽ k ết xu ất h ợp h ợp đồng (qua đó gi ảm được việc ph ải th ường đồng ra file PDF. 4 xuyên đi công tác xuống t ận n ơi t ừng chi nhánh, t ừng công t y con để ki ểm t ra giám sát) Mỗi khi ng ười dùng ch ỉnh sửa thông t in nào đó Các h ợp đồng có t h ể in ra t ừ ph ần m ềm v ới nh ững của h ợp đồng, ph ần m ềm sẽ ghi l ại l ịch sử sử 5 n ội dung “ t ĩnh” và n ội dung “ động” . d ụng ch ương t rình. Các template h ợp đồng có t h ể được cập nh ật dễ 6 dàng mà không cần sự can thi ệp của l ập t rình viên Các template ph ải đảm b ảo sao cho khi ng ười sử d ụng nhìn vào sẽ dễ dàng nh ận biết đâu là ph ần t ự động được ch ương t rình in ra, còn đâu là ph ần Xem m ục 3.3 - đề xu ất v ề các ch ức n ăng của 7 “ t ĩnh” t ừ template để qua đó h ướng sự chú ý của ch ương t rình ng ười dùng vào nh ững ph ần “ động” và làm gi ảm t h ời gian đồng t h ời làm t ăng t ính chính xác của công t ác rà soát l ại hợp đồng. 8 Tìm ki ếm các t hông t in v ề h ợp đồng dễ dàng 9 Lập các báo cáo Trang 6/11
3.2. Đề xuất về kiế n trúc của phần mềm Căn cứ t rên các mong muốn và các đề xu ất ở m ục 3.1, đề xu ất đối v ới ki ến t rúc ph ần m ềm qu ản lý hợp đồng nên được xây d ựng t heo mô hình 03 l ớp nh ư hình v ẽ d ưới: Client Web Server (I I S) Oracle Server Trong đó: • Lớp d ưới cùng: Oracle Server là n ơi ch ứa d ữ li ệu t ập t rung của toàn bộ h ệ th ống. Đây là n ơi ch ứa t ất cả các d ữ li ệu và t hông t in về hợp đồng cũng nh ư các m ẫu hợp đồng. • Lớp gi ữa: Web Server là n ơi ch ịu t rách nhi ệm l ấy d ữ li ệu t ừ Oracle server và cung cấp d ữ li ệu cho ng ười sử d ụng (client). • Lớp t rên cùng (client): cung cấp giao diện cho ng ười sử d ụng (ở công ty m ẹ hoặc ở công ty con) để l ấy d ữ li ệu và cập nh ật d ữ li ệu vào hệ thống phần m ềm. 3.3. Đề xu ất v ề các k h ối ch ức n ăng của ch ương t r ình Module k ết xu ất Module t hi ết l ập Module l ập báo t hông t in ra PDF cấu hình cáo và t i ện ích Module qu ản lý h ợp đồng Module qu ản lý K hách hàng Module qu ản lý người dùng và Module ghi nh ật ký sử dụng phân quyền ch ương t rình Trang 7/11
- M odule qu ản lý ng ười dùng và phân quy ền: Mỗi ng ười sử d ụng t ại công ty sẽ được cấp m ột Account để có t h ể sử d ụng được ch ương t rình. Và t u ỳ t heo ng ười sử d ụng đó t hu ộc bộ ph ận nào mà h ọ có các quy ền sử d ụng ch ương t rình khác nhau (ví d ụ: có ng ười ch ỉ được phép t ruy cập vào để xem và l ập các h ợp đồng Uỷ t hác đầu t ư; Có ng ười t hì ch ỉ được xem và t ruy cập vào các h ợp đồng Tư v ấn tài chính...). Toàn bộ việc phân quy ền sử d ụng này sẽ được qu ản lý bởi Module qu ản lý ng ười dùng và phân quy ền. Ngoài ra, t hông t in v ề sơ đồ t ổ ch ức của công ty cũng được nh ập vào module này, khi đó, lúc login vào ch ương t rình, ch ương t rình sẽ biết được ng ười dùng là t hu ộc chi nhánh nào, và do v ậy t ự động hiển t h ị ch ỉ đúng các t hông t in t ương ứng v ới chi nhánh đó. - M odule ghi nh ật k ý sử d ụng ch ương t r ình : Thông t in v ề h ợp đồng là nh ững t hông t in h ết sức nh ạy cảm. Do v ậy, nh ững t hông t in này cần ph ải được ghi nh ật ký (ai sửa t hông t in gì? Vào lúc nào). Ngoài ra, việc sửa đổi các m ẫu h ợp đồng cũng r ất quan t r ọng vì sẽ ảnh h ưởng t ới t ất cả nh ững ng ười dùng khác, do v ậy cũng cần ph ải ghi nh ật ký l ại. Thông qua việc ghi nh ật ký, công ty sẽ có t h ể giảm bớt t h ời gian và chi phí để đi đến t ừng công ty t hành viên để ki ểm t ra, giám sát. - M odule qu ản lý Khách hàng: Thông t in v ề khách hàng là không t h ể t hiếu t rong b ất k ỳ m ột h ợp đồng nào. Thông qua module này, công ty có t h ể có được ph ương t iện để chu ẩn hoá danh m ục khách hàng (khi t hêm m ới h ợp đồng, ph ần m ềm sẽ t ự phát hiện ra khách hàng này đã t ồn t ại hay ch ưa t hông qua số ch ứng m inh nhân dân, hoặc số đăng ký kinh doanh, hoặc mã số t huế...), công ty cũng có t h ể phân nhóm, phân loại khách hàng của m ình qua đó có được nh ững t hông t in báo cáo nhiều chiều h ơn. - M odule qu ản lý h ợp đồng: là n ơi để ng ười dùng t ại công ty xem và nh ập t hông t in và d ữ li ệu v ề h ợp đồng vào h ệ t h ống. Module này cũng cho phép ng ười dùng nhanh chóng phát hiện ra các h ợp đồng sắp h ết h ạn hoặc h ết h ạn. Và ch ức n ăng t ự động sinh mã h ợp đồng cũng được t h ực hiện ở module này. - M odule t hi ết l ập cấu hình : Trong quá t rình hoạt động, v ề t ương lai ch ắc ch ắn công ty sẽ còn ph ải bổ sung, ch ỉnh sửa các m ẫu biểu h ợp đồng. Vậy t hì t hông qua module t hiết l ập cấu hình này, ng ười sử d ụng ở công ty có t h ể t ự ch ỉnh sửa các m ẫu biểu của h ợp đồng và t hiết l ập nh ững chỗ nào ch ương t rình cần ph ải điền d ữ li ệu vào t rong h ợp đồng. Nh ư v ậy, v ề lâu dài, m ỗi khi có sự t hay đổi hay bổ sung m ẫu biểu h ợp đồng, sẽ không cần sự có m ặt của l ập t rình viên, do đó sẽ không làm phát sinh chi phí. - M odule k ết xu ất t hông t in ra PD F : ch ịu t rách nhiệm k ết xu ất các t hông t in v ề h ợp đồng ra file PDF căn cứ t rên t hông t in v ề h ợp đồng đã nh ập vào module qu ản lý h ợp đồng và căn cứ t rên các t hông số đã cài đặt ở module t hiết l ập cấu hình - M odule l ập báo cáo và t i ện ích : là n ơi để ng ười sử d ụng xem các báo cáo (ví d ụ: báo cáo doanh số của t ừng cán bộ nghiệp v ụ t heo t ừng nhóm, t ừng loại h ợp đồng t rong khoảng t h ời gian nào đó; báo cáo v ề các h ợp đồng của 1 khách hàng...). Module này cũng cung cấp Trang 8/11
các t iện ích khác nh ư: t ìm ki ếm, k ết xu ất t hông t in v ề khách hàng, h ợp đồng ra Word, Excel... Trang 9/11
3.4. Đề xuất về qui trình triể n khai và sử dụng phần mềm Người dùng L ogin vào h ệ t h ống Nh ập t hông t in v ề khách hàng Upload m ẫu h ợp Nh ập t hông t in v ề h ợp đồng vào h ệ t h ống đồng I n h ợp đồng I n báo cáo 3.5. Các câu hỏi khác STT Câu hỏi Trong các loại hợp đồng của Quý Công ty, có loại hợp đồng có thể chuyển nh ượng (vd: Hợp đồng Uỷ t hác đầu t ư) 1 Trong t r ường h ợp này, nhu cầu quản lý của Quý công ty sẽ là gì? 2 Hi ện t r ạng m ạng LAN ở Quý công ty hiện nay nh ư thế nào? Trang 10/11
4. PHỤ LỤC 01 – CÁC MẪU BIỂU HỢP ĐỒNG CẦN QUẢN LÝ STT Tên mẫu biểu hợp đồng Loại H Đ Ghi chú 1 Hợp đồng Đồng t ài t r ợ t rung – dài h ạn H Đ TXV 2 Hợp đồng Bảo lãnh H Đ TXV 3 Hợp đồng Th ế chấp Bất động sản H Đ TXV 4 Hợp đồng Tín d ụng h ạn m ức H Đ TXV 5 Hợp đồng Tín d ụng ngắn h ạn H Đ TXV 6 Hợp đồng Tín d ụng t rung – dài h ạn H Đ TXV 7 Hợp đồng Uỷ t hác cho vay H Đ TXV 8 Hợp đồng Mua bán k ỳ h ạn chứng t ừ có giá H Đ ĐT Hợp đồng Uỷ t hác đầu t ư cho cá nhân được H Đ ĐT 9 chuyển nh ượng Hợp đồng Uỷ t hác đầu t ư cho cá nhân không H Đ ĐT 10 được chuyển nh ượng 11 Hợp đồng Uỷ t hác đầu t ư sau đấu giá H Đ ĐT 12 Hợp đồng Uỷ t hác t r ước đấu giá H Đ ĐT 13 Hợp đồng Mua bán cổ ph ần H Đ ĐT 14 Hợp đồng Tư v ấn cổ ph ần hoá H Đ DVTC 15 Hợp đồng Uỷ t hác qu ản lý v ốn H Đ DVTC Hợp đồng Tư v ấn l ập ph ương án tài chính và H Đ DVTC 16 t hu x ếp v ốn Trang 11/11