Xây dựng quy chế trả lương - Nội dung và phương pháp thực hiện

XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG ­ NỘI DUNG VÀ <br /> PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN<br /> <br /> Hiện nay, chúng tôi nhận thấy việc xây dựng hệ thống tiền lương ở nhiều doanh nghiệp còn  <br /> nặng tính hình thức  ở  việc soạn thảo ra một bộ  tài liệu. Việc soạn thảo đó thường không <br /> tiếp cận từ góc độ  quản lý, xem nhẹ  hoặc không phân tích một cách thấu đáo các mục đích <br /> cần đạt được, thiếu phương pháp và tính hệ thống.<br /> <br /> Tránh soạn thảo, sao chép một cách hình thức, có quy chế  mà không ‘chạy’, không đáp ứng  <br /> yêu cầu của quản lý và mong mỏi của người lao động trong hiện tại và tương lai. Chúng tôi  <br /> muốn chia sẻ  về  quan điểm xây dựng và nội dung của hệ  thống tiến lương, đãi ngộ  trong  <br /> doanh nghiệp để các bạn tham khảo.<br /> <br /> Mục đích và yêu cầu cần đạt được là gì?<br /> <br /> Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm mục đích tăng cường khả năng  thu hút, lưu giữ  <br /> và  ổn định đội ngũ nhân sự, nâng cao mức độ  hài lòng, gắn bó của nhân viên, tăng  <br /> cường hiệu lực và hiệu quả của quản lý. Để đạt được điều này, hệ thống tiền lương cần  <br /> đáp ứng các yêu cầu/mục tiêu cơ bản sau:<br /> <br /> 1. Công bằng trong nội bộ doanh nghiệp: Trả lương theo đúng tích chất, mức độ phức tạp <br /> công việc đảm nhận (hay còn gọi là giá trị  công việc) và mức độ  hoàn thành của người lao <br /> động trong doanh nghiệp<br /> <br /> Đây là vấn đề  khó và nhạy cảm nhất của hệ  thống tiền lương. Có câu  ‘không sợ  ít, chỉ  sợ  <br /> không công bằng’. Thách thức  ở  đây là phải đánh giá, phân hạng được giá trị  của các chức  <br /> danh công việc thành các nhóm lương từ thấp đến cao. Việc đánh giá phải dựa trên bản mô <br /> tả công việc chuẩn và phương pháp phù hợp. Giá trị công việc cần được xem xét, phân tích ở <br /> nhiều khía cạnh chứ không chỉ dừng lại ở thâm niên hay bằng cấp. Tại sao chức danh công <br /> việc này  ở  nhóm lương cao hoặc thấp hơn chức danh khác, hoặc cùng một vị  trí công việc <br /> nhưng trả  lương cho người này cao hơn, hoặc thấp hơn người kia…là những câu hỏi phổ <br /> biến mà người xây dựng hệ thống tiền lương phải giải đáp.<br /> <br /> 2. Cạnh tranh so với thị trường lao động: Mức tiền lương được thiết lập trên cơ sở cạnh  <br /> tranh với thị trường lao động, đảm bảo luôn có thể thu hút và lưu giữ được lao động.<br /> <br /> Theo đó, hệ thống tiến lương cần có cơ chế thu thập thông tin mặt bằng tiền lương trên thị <br /> trường lao động. Trên cơ  sở đó, tùy từng nhóm lao động, doanh nghiệp xác định chiến lược  <br /> trả lương phù hợp với nhu cầu thu hút – có thể cao hơn, bằng hoặc thấp hơn mức trung bình <br /> trên thị  trường. Ngoài ra, thang lương hàng năm còn được xem xét điều chỉnh theo tình hình  <br /> lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng.<br /> <br /> 3. Đảm bảo tính hệ thống: Hệ thống tiền lương phải được xây dựng phù hợp và nhất quán  <br /> với chiến lược kinh doanh, kế hoạch/ngân sách nhân sự và các chức năng quản lý khác.<br /> <br /> Điều này yêu cầu phải có một cái nhìn tổng thể về toàn bộ  hệ thống quản lý nhân sự  trong  <br /> doanh nghiệp. Ví như cơ cấu tổ  chức, phân công công việc không rõ ràng dẫn đến đánh giá  <br /> giá trị công việc không công bằng, bình quân chủ nghĩa. Thiếu cơ chế và tiêu chuẩn đánh giá <br /> năng lực, kết quả làm việc dẫn đến xếp lương hoặc tăng lương không có luận cứ, cảm tính <br /> hoặc chỉ theo thâm niên, bằng cấp. <br /> <br /> Hệ thống tiền lương bao gồm những tài liệu cơ bản gì?<br /> <br /> Xây dựng hệ thống tiền lương không chỉ giới hạn ở việc viết một bản Quy chế, mà thường  <br /> chúng ta sẽ phải nghiên cứu và xây dựng các nội dung sau:<br /> <br /> 1. Kế  hoạch ngân sách tiền lương : bao gồm kế  hoạch lao động, ngân sách tiền lương, <br /> thưởng; phân tích chi phí lương theo doanh thu, lợi nhuận, tổng chi phí,v..v so sánh giữa các  <br /> kỳ  và các phương án. Đây là cơ  sở để  Ban Lãnh đạo cân nhắc, xem xét chiến lược và ngân  <br /> sách tiền lương, tiền thưởng. <br /> 2. Cấu trúc phân nhóm chức danh công việc: bao gồm hệ thống Bản phân tích/mô tả công <br /> việc và Bảng phân hạng các chức danh công việc trên cơ sở đánh giá giá trị công việc, Sổ tay  <br /> hướng dẫn đánh giá giá trị công việc.<br /> <br /> 3. Phương pháp trả lương, thưởng: Gồm các quy định về hình thức và cách tính trả lương,  <br /> thưởng cho từng nhóm lao động.<br /> <br /> 4. Hệ thống thang bảng lương: Bao gồm các thang hệ số hoặc mức lương cho từng nhóm <br /> lao động, kèm theo các quy định về  xếp lương, nguyên tắc thăng tiến bậc lương và cơ  chế <br /> điều chỉnh thang bảng lương hàng năm.<br /> <br /> 5. Hệ  thống quản trị  và đánh giá kết quả  hoàn thành công việc: bao gồm quy trình đánh <br /> giá kết quả  hoàn thành công việc, kèm theo hệ  thống các tiêu chuẩn, tiêu chí và biểu mẫu <br /> đánh giá đối với từng loại lao động.<br /> <br /> 6. Các hình thức đãi ngộ  khác ngoài lương: bao gồm các hình thức phụ  cấp, thưởng, đãi <br /> ngộ phi tài chính khác.<br /> <br /> Làm các việc đúng trước khi làm đúng các việc?<br /> <br /> Dù với vai trò tham mưu nội bộ hay nhà tư vấn độc lập, trước khi nghiên cứu soạn thảo Quy <br /> chế tiền lương, chúng ta cần làm rõ và có giải pháp hợp lý, thống nhất với Ban Lãnh đạo về <br /> các vấn đề sau:<br /> <br /> Kế  hoạch nhân sự  và kế  hoạch tiền lương đã được xác lập? Có phù hợp với  <br /> định hướng phát triển của doanh nghiệp không?<br /> <br /> Cơ cấu tổ chức đã hợp lý chưa? Có thay đổi gì trong tương lai gần không? Các  <br /> chức danh công việc đã được mô tả rõ ràng chưa?<br /> <br /> Những  ưu điểm và hạn chế  của cơ  chế  tiền lương hiện hành là gì? Nguyên <br /> nhân  ở  đâu? Mục tiêu cần đạt được và các giải pháp thực hiện hệ  thống tiền lương  <br /> mới là gì?<br />  Chiến lược trả  lương nào là phù hợp với định hướng phát triển nhân sự? Xây <br /> dựng thang lương bằng phương pháp, kỹ thuật nào và luận cứ là gì? Mức độ dãn cách  <br /> tiền lương là bao nhiêu? Đối với mỗi nhóm lao động, độ  rộng, số  bậc lương là bao  <br /> nhiêu thì phù hợp với vòng đời phát triển nghề nghiệp?<br /> <br /> Quản trị  và đánh giá kết quả  hoàn thành công việc của người lao động theo <br /> phương pháp tiếp cận nào (MBO, BSC hay Competency_based)? Vì sao?  Các tiêu chí <br /> đánh giá là gì? Quy trình đánh giá ra sao? Sử dụng biểu mẫu nào? Trả lương và thăng <br /> tiến tiền lương gắn với kết quả hoàn thành công việc như thế nào?<br /> <br /> Ngoài lương, nên có những chế độ đãi ngộ nào khác? Mục đích là gì?<br /> <br /> Hệ thống tiền lương chịu sự điều chỉnh bởi các quy định pháp luật nào? Sự tuân  <br /> thủ và tính phù hợp của hệ thống tiền lương ra sao trước các quy định này?<br /> <br /> Sau khi đã làm rõ và có được giải pháp cụ  thể  cho các vấn đề  nêu trên, đảm bảo được các  <br /> mục tiêu công bằng, cạnh tranh và tính hệ thống, thì bước việc cuối cùng mới là tổng hợp và <br /> dự thảo Quy chế tiền lương.<br />