intTypePromotion=3

Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003

Chia sẻ: Phan Thi Ngoc Giau | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:119

0
107
lượt xem
46
download

Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003

  1. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 1 SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE
  2. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 2 KeyBoard: ................................................................................................ 6 I. Ms Office ................................................................................. 7 A. MS word ............................................................................................................ 7 P hóng to hay thu nhỏ ..................................................................................... 7 1. Định dạng nhanh chóng ................................................................................. 7 2. Thêm nhiều lựa chọn hơn .............................................................................. 7 3. Xuống dòng không tạo chỉ mục .................................................................... 8 4. 5. Các Smart Tags ............................................................................................... 8 Truy cập nhanh đến các văn bản th ường sử dụng ...................................... 8 6. Mở văn bản đ ược sử dụng lần cuối cùng .................................................... 9 7. Sử dụng lệnh Paste Special ......................................................................... 10 8. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng ............................................................. 10 9. 10. Xoá thông tin cá nhân .................................................................................. 10 11. Vẽ một đ ườ ng th ẳng ..................................................................................... 10 12. Máy tính có sẵn trong Word ....................................................................... 11 13. Smart Tags và Spell ing, Track changes .................................................... 11 14. Status Bar có gì cho bạ n? ............................................................................ 12 15. Tuỳ biến AutoText ....................................................................................... 12 16. Track changes - So sánh các văn bả n ........................................................ 13 17. Split – So sánh nhiề u ph ần c ủa văn b ản .................................................... 14 18. Bảo vệ văn bản của bạn ............................................................................... 14 19. Đặt đ ư ờng dẫn mặc định để l ư u và mở văn bản ....................................... 15 20. Đặt font chữ mặc định ................................................................................. 15 21. Gán phím tắt trong Microsoft Word .......................................................... 15 22. Cách tạo các tổ h ợp phím tắt cho các biểu tư ợng: ................................... 16 23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word ......................................... 17 24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word ........................................... 17 25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007: ........................................... 19 26. Tự động cài đặt thiết lập ư a thích hàng ngày: ........................................... 19 27. Sửa đổi định dạng tài liệu ............................................................................ 20 28. Tránh cảnh báo phiền phức ......................................................................... 20 29. Dán văn bản không chứa định dạng ........................................................... 21 30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ............................... 21 31. Sử dụng menu Work .................................................................................... 22 32. Format chữ trong AutoCorrect: .................................................................. 22 33. P hím tắt để gạch chân .................................................................................. 22 34. Format toàn văn bản ..................................................................................... 23 35. Tạo lập template yêu thích .......................................................................... 23 36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview ............................................... 24 37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu .............................................. 25 38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word ....................................... 27 39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word ............................................... 27 40. Bỏ chế đ ộ kiểm tra chính t ả, t ừ ngữ tiếng An h......................................... 28 41. Ẩn / hiệ n đ ườ ng viề n bao quanh văn b ản .................................................. 29 42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word .................................................... 29 43. Đánh dấ u (Bookmark) cho đo ạn văn b ản .................................................. 31
  3. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 3 44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt ............................................................. 31 45. Chia bảng nhanh chóng trong Word .......................................................... 32 46. Làm phép tính tự động trong MS Word .................................................... 33 47. Đánh số trang theo ch ương m ục ................................................................. 33 48. Chuyển từ file Word sang file Excel .......................................................... 34 49. Thay đổi biểu t ượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word: ......... 35 50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ d ưới chữ khi dùng Word ....................................... 38 51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh .................................................................. 39 52. Tự động l ưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo .............................................. 40 53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word ................................. 42 54. Header và footer trong mỗi section ............................................................ 42 55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 .................................................... 44 nđ a “My Documents” trong Windows XP .............. 52 56. 57. Thêm trang bìa cho tài liệ u Word ............................................................... 52 58. Chức năng Tracks Change, Comments ..................................................... 53 59. Bật và t ắt chế độ Tracks Change ................................................................ 54 60. Chèn lời bình vào văn bản........................................................................... 55 61. thiết lập section:............................................................................................ 58 62. thiết lập hướ ng trang in: ngang, dọ c .......................................................... 59 63. Bảo mật văn bản ........................................................................................... 60 64. ...................................... 61 65. Tùy biế n hộp tho ại OFFICE ....................................................................... 62 66. Xem Word dưới d ạng t humbnails Trong Win Explorer.......................... 63 B. Ms Excel ........................................................................................................... 64 Sao chép dữ liệu từ dòng sang c ột trong Excel ........................................ 64 1. Chuyể n dữ liệu từ E xcel vào Access ......................................................... 64 2. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel .............................................................. 65 3. Chèn hình vào bảng tính Excel ................................................................... 65 4. Thêm lệ nh th ườ ng dùng vào nút ph ải chuộ t trong Excel ........................ 66 5. Trung bình Cộ ng theo màu chữ c ủa EXCEL ............................................ 66 6. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô: .................. 68 7. Chuyể n dòng thành c ột trong MS Excel .................................................. 69 8. Tìm các số tạo thành mộ t tổ ng xác đ ịnh .................................................... 72 9. 10. Dán (Paste) dữ liệu c ủa Excel như một hình ảnh ..................................... 74 11. Hiển thị đối số của các hàm ........................................................................ 75 12. Tham chiế u các hàm .................................................................................... 75 13. Dùng F9 để tính tạm th ời............................................................................. 75 14. Liên kế t text box tới d ữ liệu trong ô .......................................................... 76 15. Liên kế t một hình ảnh tới một dãy ô .......................................................... 76 16. Sử d ụng Advanced Filter ............................................................................. 76 17. Sử d ụng hàm Sum+ If đ ể tính tổ ng d ữ liệ Advanced Filter ..................... 77 18. Sử d ụng hàm Sum+ If đ ể đếm dữ liệu ....................................................... 77 19. Điền nhanh dữ liệu b ằng các ô giống nhau ............................................... 77 20. Sắp xếp một danh sách đ ẵ đ ược lọc ........................................................... 77 21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành ............................................. 77 22. Làm vừ a dữ liệu trong một trang ................................................................ 78
  4. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 4 23. Hiển thị các ô hay dùng ............................................................................... 78 24. Tìm nhanh các ô có chứ a công th ức .......................................................... 78 25. Bổ sung Shift nề n web vào b ảng tính ........................................................ 78 26. Tìm kiế m nâng cao trong Excel.................................................................. 79 27. Chọ n lọc khi chép và dán ............................................................................ 80 28. Sử d ụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công th ức ......................... 81 29. Làm thế nào đ ể ấn đ ị nh một macro tới một nút? ...................................... 81 30. Hiển thị công th ức một cách an toàn ......................................................... 81 31. Sắp xếp các ký tự i n hoa và in thườ ng....................................................... 82 32. Công thức m ảng trong Excel Công thức mảng trong Excel ................... 82 33. Chuyể n đ ổi các nhăn tới các s ố .................................................................. 83 34. Chức năng auto save trong Excell .............................................................. 83 35. Tạo hàm riêng cho Excel ............................................................................. 84 36. Tạo báo cáo tự đ ộng trong word t ừ bảng số liệu c ủa Excel .................... 85 37. Định dạng Font mặc đ ị nh ............................................................................ 87 38. Bôi đen bả ng tính ......................................................................................... 88 39. Đánh số tự đ ộng ............................................................................................ 88 40. Lấp đ ầy các giá tr ị số trên một vùng .......................................................... 89 41. Thao tác với dòng ......................................................................................... 90 42. Thao tác với cột ............................................................................................ 91 43. Thao tác với ô ............................................................................................... 92 44. Thao tác với Sheet (Worksheet) ................................................................. 92 45. Logo trong Header, Footer của Excel ........................................................ 93 46. Giá trị t hời gian âm trong Excel ................................................................. 94 47. Nhận dạng công th ức ................................................................................... 95 48. Bỏ ph ần chú dẫn biểu đ ồ trong Excel ........................................................ 96 49. "hidden" cộ t khỏ i b ảng tính ......................................................................... 97 50. Chuyể n cơ sở dữ liệu t ừ Excel vào dữ liệu Address Book ..................... 98 51. kiểm tra việc nh ập liệu có bị sai so với c ột chu ẩn không ?.................... 99 52. Không cho ghi chú hay chỉ nh sử a t ập tin Excel ..................................... 100 53. Gỡ bỏ m ật kh ẩu bảo vệ s heet c ủa Excel .................................................. 100 54. Bảo vệ ô ch ứa công th ức trong MS Excel ............................................... 102 55. Dùng hà m RANDBETWEEN .................................................................. 104 C. Ms Power Point: ............................................................................................ 105 Giấu slide ..................................................................................................... 105 1. Căn chỉnh đ ố i tượ ng ................................................................................... 105 2. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau ........................................................... 106 3. Di chuyể n đ ối tượ ng chính xác hơn ......................................................... 106 4. Trình diễ n từ ng slide riêng bi ệt ................................................................ 106 5. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint ..................................................... 107 6. Phím tắt ............................................................................. 109 II. Tạo mới, chỉnh sửa, l ư u văn bản .............................................................. 109 1. Xóa văn bả n ho ặc các đ ối tượ ng. ............................................................. 110 2. Di chuyể n .................................................................................................... 110 3. Định dạng .................................................................................................... 110 4. 5. n:................................................................................ 111
  5. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 5 6. ng .................................................................................... 111 7. Menu & Toolbars. ...................................................................................... 111 8. i .......................................................................................... 112 9. i. ...................................................................... 113 10. cv u ............................................................................. 113 11. : ................................................................................................. 114 12. : ...................................................................... 115 13. : ....................................................................... 116 14. : .......................................................... 117 15. .......................................................................... 117 16. p Alt + S F ............................................................. 118 17. ............................................................... 118 Những trang web về t in học văn phòng: .............................. 119 III.
  6. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 7 I. Ms Office A. MS word P hóng to hay thu nhỏ 1. Nế u bạ n đang sở hữ u một mouse (con chu ột máy tính) có thanh cu ộ n ở gi ữ a (scroll button) thì b ạ n hoàn toàn có th ể phóng to hay thu nh ỏ văn b ả n củ a mình trong c ử a s ổ M S Office c ực kì nhanh chóng b ằ ng cách gi ữ phím Ctrl và xoay thanh cu ộ n – xoay lên phía tr ước là phóng to và về phía sau là thu nh ỏ l ại. Định dạng nhanh chóng 2. Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn. Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong. Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc. Thêm nhiều lựa chọn hơ n 3. Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc t rong cửa sổ soạn e -mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.
  7. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 8 Xuống dòng không tạo chỉ mục 4. Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift -Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục. Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter. 5. Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt. Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags: P aste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu t rong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - M atch Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán). Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng 6. Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn. Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands. Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả
  8. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 9 vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô N ame bạn gõ tên vào đó. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào. Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl- Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ ( -) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đ ó. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng 7. Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây. Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C: \Program Files \Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 1 1 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut). Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trê n. S au đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn P roperties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.
  9. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 10 Sử dụng lệnh Paste Special 8. Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - t ừ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hã y sử dụng lệnh Paste S pecial. Cách sử dụng như sau: Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text. Sắp xế p lại các đoạn nhanh chóng 9. Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây. Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift- Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản . 10. Xoá thông tin cá nhân Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công c ụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây. Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Star t | All P rograms | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạ ng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”. 11. Vẽ một đ ườ ng thẳng Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang ( -) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
  10. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 11 12. Máy tính có sẵ n trong Word Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều. Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích. Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồ i ấn Ctrl- V để dán kết quả vào. 13. Smart Tags và Spelling, Track change s Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Option s rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong. Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra. Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của b ạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.
  11. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 12 Status Bar có gì cho bạ n? 14. Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong. Thanh trạng thái đún g như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to. Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – E XT – O VR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh. 15. Tuỳ biến AutoText Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động th ay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.
  12. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 13 16. Track changes - So sánh các văn bản Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đ ây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng. Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tín h năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl -Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc. Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn. Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
  13. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 14 17. Split – So sánh nhiề u phần c ủa văn bản Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nha u - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này. Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split. 18. B ảo vệ văn bản của bạn Có nhiều cách để bảo vệ văn b ản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open đ ể đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ t hấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản c ủa bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)
  14. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 15 19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và m ở văn bản Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạ n. Nhắp ok là xong. 20. Đặt font chữ mặc định Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây. Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong. 21. G án phím tắt trong Microsoft Word Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản. Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nha nh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
  15. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 16 22. Cách tạo các tổ h ợp phím tắt cho các bi ểu tượng: - Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”. - Hộp thoại “Symbol” được mở ra, t rong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt. - Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”. - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này. - Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”. - Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác. Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữ a thì bạn làm như sau: - Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”. - Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”. - Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Ke y...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”. - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa. - Bạn l àm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
  16. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 17 23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word Làm thế nào để mỗi khi xuống dòng hoặc sau dấu chấm thì word tự động viết hoa Cách 1: Bạn thử mở Word rồi vào Insert, Auto t ext, Auto correct, bấm vào ô vuông của Capitalize first letter of sentences, OK. Cách 2 : Bạn chọn Tool\ Autorrect... Hộp thoại hiện ra Trên Tab Autocorrect bạn chọn Capitalizze First letter of sentences. Như vậy bạn thể tự động viết chữ hoa đầu câu. Tu y nhiên với tiếng Việt chỉ đúng khi bàn dùng Font chữ Unicode 24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word Bài viết này sẽ rất có ích cho những người dùng thường xuyên phải viết báo cáo thường kỳ. Để tính toán, tổng kết số liệu, với người làm văn phòng thì không có chương trình nào phù hợp hơn Excel. Nhưng để báo cáo chúng ta lại hay trình bày trên Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel. Thật đơn giản nếu các bạn biết rằng giữa Word và Excel có khả năng cập nhật liên kết qua l ại. Chúng ta sẽ cùng xét một trường hợp cụ thể: - A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính. - B : Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy). Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm l ẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo c áo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa.
  17. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 18 - Đầu tiên, chúng ta đã có sẵn một bảng Excel ta làm từ kỳ trước đã được nhập và tính toán - Khi thực hiện báo cáo trên Word, ta sẽ cần các báo kết quả đã tính toán trên bảng số liệu Excel. - Chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để các kỳ sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh trong Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang * Đầu tiên, chúng ta vào bảng tính Excel copy ô số liệu cần báo cáo * Vào Word, mở báo cáo, đặt trỏ chuột vào nơi cần có số liệu đó và thực hiện như sau: Vào menuEdit --> Paste special , bảng sau xuất hiện: Bạn chọn P aste link > Unformated Text rồi O K Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. Chú ý: + Khi copy từ Excel phải cop y nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi copy + Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options , chọn tab View , phần F ield shadding chọn Always rồi O K. Đó là báo cáo của kỳ trước, đến kỳ tiếp theo chỉ với các thao tác trong Word, chúng ta sẽ có một báo các chính xác các số liệu tại đúng các vị trí của kỳ trước. Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu E dit > Links > Update Now , lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.
  18. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 19 Lưu ý : Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options > General , bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open ". Nếu không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ li ệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức. 25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007: Gói công cụ này được Microsoft cung cấp miễn phí nhằm giúp người sử dụng có thể mở xem, chỉnh sửa và lưu lại các tập tin Word 2007 (bao gồm cả Excel 2007 và PowerPoint 2007) trên các phiên bản cũ. Bạn tải gói công cụ này (dung lượng 27,1MB) theo đường dẫn: http://www.microssoft.com/downloads/details.aspx?Familyld=941B3470 -3AE9 - 4AEE-8F43 -C6BB74CD1466&displaylang=en bạn có t hể tìm trong go ogle .com, 9down.com, updates ofts.com.. với t ừ kho á: Fileformatconverter.exe Sau khi tải về , bạn tiến hành cài đặt bằng cách nhấn đôi chuột vào lile FileFormatConverters.exe, đánh dấu chọn vào mục Click here to accept the Microsoft Softwware License Term, nhấn Continue để thực hiện quá trình cài đặt. Nhấn OK trong bảng thông báo The installations is complete để hoàn tất. Sau khi cài đặt xong, bạn có thể khởi động chương trình MSWord, vào menu File, chọn Open (phím tắt Ctrl+O) để mở tài liệu cần chỉnh sửa 26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày: Word không khởi đ ộng và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới. Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập tin mới. Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác l ặp lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools ->Macro -> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo tài liệu mới.
  19. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 20 27. Sửa đổi định dạng tài liệu Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho ri êng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong mục Te mplates chẳng hạn: C: \Documents and Settings \yourusername \ Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows. 28. Tránh cảnh báo phiền phức Sau khi đã tạo được các m acro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template, Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro này hơn. Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ: C:\Program Files \Microsoft Office \Office11 (Office10 nếu sử dụng Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu khôn g tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools -> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này. Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ t ạo được "niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.
  20. Các t hủ thu ật và phím t ắt khi sử dụng MS Offce 2003 21 29. Dán văn bản không chứa định dạng Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit - > Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau: Sub PasteUnformatted() Selection.PasteSpecial _ dataType:=wdPasteText End Sub Sau đó, sử dụng Tools ->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ da nh sách Command, đưa con trỏ tới P ress New Shortcut Key, nhấn Shift - Alt- V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift- Alt- V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và đơn giản. 30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hã y sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì c họn No. Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind- Ask và thay đổi thành .Warp=wdFindStop.

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản