Đồ án tốt nghiệp: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình

thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án Vũ Thu Hà

LỜI CẢM ƠN

Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc

sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài:

“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”.

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống

thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức làm hành

trang bước tương lai. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng

dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy đã cung cấp cho em những kiến thức quý

báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong quá trình em nghiên cứu, giúp em hoàn

thành đồ án của mình.

Để thực hiện được đề tài này, em còn được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các

các anh chị ở đơn vị thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn bộ

cán bộ nhân viên Phòng Tài chính Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng và

Phát triển công nghệ Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt

tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở công ty.

Hà Nội, ngày 5 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

Vũ Thu Hà

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. 1

LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... 2

MỤC LỤC ............................................................................................................. 3

PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 9

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT ................................................................... 12

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ

TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................ 13

1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..... 13

1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán

trong DN ...................................................................................................... 13

1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán .................................................... 13

a. Khái niệm phần mềm ...................................................................... 13

b. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................... 13

1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán ................................................... 13

1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán ............................................... 14

a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: 14

b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: ............................ 15

c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: ........................... 16

1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 16

1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 17

1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu ................................................... 17

a. Các khái niệm cơ bản ...................................................................... 17

b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng

............................................................................................................. 18

1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình ..................................................................... 20

a. Khái niệm ........................................................................................ 20

b. Đặc điểm: ........................................................................................ 21

c. Các ngôn ngữ lập trình thường dùng: ............................................. 21

1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo ................................................................... 21

a. Khái niệm ........................................................................................ 21

b. Đặc điểm ......................................................................................... 21

c. Một số công cụ tạo báo cáo ............................................................. 22

1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp ............................... 23

1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư ........................................................ 23

1.2.2. Phân loại vật tư .................................................................................. 23

1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu ................................................................... 23

a. Khái niệm ........................................................................................ 23

b. Phân loại .......................................................................................... 23

1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ ....................................................................... 25

a. Khái niệm ........................................................................................ 25

b. Đặc điểm ......................................................................................... 25

c. Phân loại .......................................................................................... 25

1.2.3. Đánh giá vật tư .................................................................................. 26

1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá ................................................................... 26

1.2.3.2. Phương pháp đánh giá ................................................................ 27

a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: .......................... 27

b. Đánh giá vật tư theo giá hạch toán ................................................. 28

1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho ...................................... 28

1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư .................................................................... 29

1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư ................................................... 30

1.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai

thường xuyên ........................................................................................... 30

a. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: .............................. 30

b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: ................................. 30

1.2.5.2. Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ ... 33

a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ: ................................. 33

b. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: ........................... 34

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG ........................................... 36

2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng

Long ................................................................................................................ 36

2.1.1. Giới thiệu về công ty ......................................................................... 36

2.1.1.1.Thông tin chung: ......................................................................... 36

2.1.1.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: .............................. 36

2.1.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ............................................. 37

2.2. Thực trạng công ty ................................................................................... 39

2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán ........................................................................ 39

2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán ................................................... 41

2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 42

2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 42

2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu .................................................................. 43

2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu .................................................................. 43

2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 44

2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên

vật liệu tại công ty ....................................................................................... 46

2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên vật liệu tại

công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ Thăng Long .................. 46

2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người ......................... 46

2.3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán ................................................... 47

2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 49

2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 50

2.3.5. Bộ sổ kế toán ..................................................................................... 51

2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu ........................... 52

2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 52

2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin .......................................... 53

CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ

TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ THĂNG LONG .......................................................................... 54

3.1. Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần

Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ............................................ 54

3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống ........................................................ 54

3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán .................................................. 54

3.1.2.1. Xác định yêu cầu bài toán .......................................................... 54

3.1.2.2. Mô tả bài toán ............................................................................ 55

3.1.2.3. Các hồ sơ thu thập được ............................................................. 56

3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán ........................................................ 57

3.1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ....................................................................... 57

3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng ......................................................... 58

3.1.3.3. Mô tả chi tiết chức năng lá ......................................................... 58

3.1.3.4. Hồ sơ, chứng từ sử dụng ............................................................ 60

a. Chứng từ .......................................................................................... 60

b. Sổ sách, báo cáo .............................................................................. 60

3.1.3.5. Ma trận thực thể chức năng ........................................................ 61

3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic ................................................ 62

3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ...................................................... 62

3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 ..................................... 63

a. Biểu đồ của tiến trình “1.1. Nhập kho” ........................................... 63

b. Biểu đồ của tiến trình “1.2. Xuất kho” ........................................... 64

c. Biểu đồ của tiến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lại vật tư” .............. 65

d. Biểu đồ của tiến trình “1.4. Báo cáo” ............................................. 65

3.1.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R ...................................................... 66

3.1.5.1. Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu .............................................. 66

3.1.5.2. Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính ...................... 70

3.1.5.3. Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính ...................... 71

3.1.5.4. Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R ............................... 73

3.2. Thiết kế mô hình logic ............................................................................. 74

3.2.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ .................................. 74

3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ ................................................................ 74

3.2.3. Chuẩn hóa .......................................................................................... 75

3.2.3.1. Chuẩn hóa phiếu nhập ................................................................ 75

3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất .................................................................. 75

3.2.3.3. Chuẩn hóa biên bản kiểm kê ...................................................... 76

3.3. Thiết kế mô hình vật lý ............................................................................ 76

3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý .............................................................. 76

3.3.1.1. Phi chuẩn hóa các quan hệ trên .................................................. 76

3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý ....................................................... 77

3.3.2. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ ...................................................... 81

3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: ..................................... 82

3.3.2.1. Hệ thống menu chính ................................................................. 82

3.3.2.2. Thiết kế các giao diện: ............................................................... 82

a. Một số màn hình giao diện của meun hệ thống .............................. 82

b. Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục ........................ 85

c. Một số giao diện của menu Chứng từ ............................................. 91

d. Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” .................................. 95

e. Một số mẫu báo cáo ........................................................................ 95

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Đặt vấn đề

Hệ thống thông tin một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông

tin. Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh

nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của

khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý

của đơn vị một cách hiệu quả nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.

Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các

nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề

áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức

thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình.

Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong

muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính

hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình.

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công

nghệ Thăng Long, em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của công

ty thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại

đây. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư trong công

tác quản lý, đồng thời được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường

cùng các cán bộ phòng kế toán cuả công ty em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây

dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển

công nghệ Thăng Long.”

Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng

Long đang làm kế toán bằng phương pháp thủ công và một phần hỗ trợ Excel. Do

vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán vật tư giúp cho việc giải

quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của

doanh nghiệp.

2. Phạm vi của đề tài

Đề tài tập trung vào nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán vật tư của

đơn vị. Sản phẩm của đề tài là mô hình phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại

bộ phận kế toán vật tư.

3. Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là được người sử dụng chấp nhận và áp dụng vào

doanh nghiệp. Do đó chương trình phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản: đầy

đủ các chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.

Bên cạnh đó, hệ thống còn phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

 Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh

chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho các đội thi

công.

 Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư và thủ kho trong việc quản lý

nguyên liệu, vật liệu của công ty.

 Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội

ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản

lý vật tư.

4. Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài: phương pháp thu

thập thông tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và lập trình

hướng đối tượng.

5. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008

Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012

Công cụ tạo báo cáo: XtraReport của Devexpress

6. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài tập trung chủ

yếu vào 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về công tác kế toán vật tư trong doanh

nghiệp.

Chương 2: Khảo sát thực trạng Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát

triển Công nghệ Thăng Long.

Chương 3: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại

Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long.

Dù đã hết sức cố gắng, song đồ án của em không tránh khỏi những hạn chế

và thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy

cô Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế để giúp em hoàn thiện hơn những kiến

thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn

Hữu Xuân Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ nhân viên Phòng

Tài chính – Kế toán Công ty Cổ Phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng

Long đã giúp em hoàn thành đề tài này!

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT

Tên viết tắt Nghĩa đầy đủ

Hệ thống thông tin HTTT

Chứng từ ghi sổ CTGS

Doanh nghiệp DN

Giá trị gia tăng GTGT

Cơ sở dữ liệu CSDL

HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

N- X- T Nhập – Xuất – Tồn

QĐ – BTC Quyết định – Bộ Tài Chính

Tài khoản TK

Nguyên vật liệu NVL

Việt Nam Đồng VNĐ

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh

nghiệp

1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế

toán trong DN

1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán

a. Khái niệm phần mềm

Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.

Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực

tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình

hay phần mềm khác.

b. Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.

1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán

Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa

là cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai

trò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên

do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán nên

vai trò của phần mếm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau:

- Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ

công:Việc tin học hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế một

phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người

làm kế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng

huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác

hơn. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra

các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh

hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả

khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.

- Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp

thông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử, thông

tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng

số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên

internet. Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanh nghiệp

thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty

chứng khoán (nếu các công ty đang được niêm yết). Như vậy thay vì đọc gửi các

thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sử dụng thông

tin kế toán có thể có được thông tin từ máy vi tính của họ thông qua công cụ trao

tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác. Đây cũng là công cụ nền

tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau

trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ.

1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán

a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào

Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo cách phân loại của từng phần mềm cụ thể.

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở

dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý.

Giai đoạn 2: Xử lý

Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.

Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối thử của từng tài khoản

Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác.

Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụ nhu cầu quản trị.

Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công.

b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế

toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành phần của một phần mềm kế toán:

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp

xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.

c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:

(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục

để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin.

(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ

chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ

nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.

(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà

máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết

theo thuật toán đã chỉ ra.

(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc

xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.

(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người.

1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán

- Bước 1: Khảo sát nhu cầu

Tìm hiểu và làm sang tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao về ứng dụng

của khách hang.

- Bước 2: Phân tích

Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong

rất nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhắm

tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản

lý.

- Bước 3: Thiết kế hệ thống

Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2

tiến hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất

cho hệ thống.

- Bước 4: Xây dựng hệ thống

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao

diện đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống. Trong quá trình này luôn cập

nhật về tiến độ của dự án.

- Bước 5: Kiểm thử

Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua

quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạp dựng và hoạt động

để kiểm thử.

- Bước 6: Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách

hàng.

- Bước 7: Đào tạo

Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử

dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng

nguyên tắc.

- Bước 8: Bảo hành, bảo trì.

Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo

dõi, xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh.

1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán

1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu

a. Các khái niệm cơ bản

- Một cơ sở dữ liệu (CSDL/ DB: DataBase) là một tập hợp các tập tin có

liên quan với nhau, được thiết kế nhằm làm giảm thiểu sự lặp lại dữ liệu.

- Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL/ DBMS: DataBase

Management System) là một hệ thống gồm một CSDL và các thao tác trên CSDL

đó, được thiết kế trên một nền tảng phần cứng, phần mềm và với một kiến trúc

nhất định.

- Một hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL/ DBS: DataBase System) là một phần mềm

cho phép xây dựng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm,

sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện người sử

dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Thông qua các lệnh của ngôn ngữ

người/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài. Còn người sử dụng dùng ngôn ngữ

hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử

dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc (Structured Query Language). Các hệ quản

trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL, Oracle , Visual FoxPro,

PostgreSQL ,SQL Server , DB2 , Infomix...

- Ưu điểm của HQTCSDL:

+ Quản lý được dữ liệu dư thừa.

+ Đảm báo tính nhất quán cho dữ liệu.

+ Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn.

+ Cải tiến tính toàn vẹn cho dữ liệu.

- Nhược điểm:

+ HQTCSDL tốt thì khá phức tạp.

+ HQTCSDL tốt thường rất lớn chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ.

+ Giá cả khác nhau tùy theo môi trường và chức năng.

+ HQTCSDL được viết tổng quát cho nhiều người dùng thì thường

chậm.

* Đối với các hệ thống nhỏ: Là hệ thống có qui mô nhỏ, yêu cầu quản trị

cơ sở dữ liệu thấp nên hệ quản trị CSDL Microsoft Acess là phù hợp. Nó có các

ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Nhỏ gọn.

+ Cài đặt dễ dàng.

+ Phù hợp với các qui mô nhỏ.

- Nhược điểm:

+ Hạn chế về kích thước CSDL.

+ Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL.

+ Kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm.

+ Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng.

+ Không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng.

* Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu phân tán trên một

phạm vi rộng. Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán là

phù hợp nhất đối với các hệ thống này. Tiêu biểu cho hệ quản trị CSDL này là

Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Tính bảo mật, độ an toàn dữ liệu cao.

+ Dễ bảo trì, nâng cấp.

+ Dễ cài đặt và triển khai

+ Có cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.

- Nhược điểm:

+ Chi phí đầu tư lớn.

+ Độ phức tạp cao.

+ Quản trị khó.

* Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ

sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro. Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu

và nhược điểm nhất định:

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

- Ưu điểm:

+ Dễ dàng nâng cấp, sửa đổi.

+ Dễ dàng tổ chức Cơ sở dữ liệu.

- Nhược điểm:

+ Khả năng bảo mật kém.

+ Không thuận tiện chạy trên môi trường mạng.

+ Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode,

VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows.

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

- Ưu điểm:

+ Truy cập cơ sở dữ liệu ổn đinh.

+ Dễ sử dụng.

+ Dễ theo dõi.

+ Cung cấp hệ thống các hàm tiện ích mạnh.

- Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.

1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình

a. Khái niệm

Ngôn ngữ lập trình là một dạng ngôn ngữ được thiết kế và chuẩn hóa để

truyền các chỉ thị cho máy tính (hoặc máy khác có bộ xử lí). Ngôn ngữ lập trình

có thể được dùng để tạo ra các chương trình nhằm mục đích điều khiển máy tính

hoặc mô tả các thuật toán để người khác đọc hiểu.

b. Đặc điểm:

 Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con gười có thể dùng để

giải quyết các bài toán.

 Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con gười có thể dùng để

giải quyết các bài toán.

c. Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

 Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: Cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàng

cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chương

trình lơn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng nhiều

trong hiện tại. VD: Pascal, C…

 Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: Là phương thức cao hơn của lập trình,

cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,

đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Mơi hơn so với lập trình cấu

trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế. VD: C++, C#, Java, Ada…

1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo

a. Khái niệm

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng

dụng theo yêu cầu người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ

các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tùy theo yêu cầu

của người sử dụng.

b. Đặc điểm

- Báo cáo thường được thiết kế gốm ít cột và nhiều dòng do khổ giấy in bị

giới hạn.

- Giúp người quản lí dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy thông

qua các giao diện được hỗ trợ sẵn.

c. Một số công cụ tạo báo cáo

- XtraReport của Devexpress: Đây là công cụ tạo mẫu báo cáo tuyệt vời

cho lập trình viên và đang được sử dụng phổ biến hiện nay. XtraReport giúp việc

thiết kế và chỉnh sửa trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với Crystal Report.

XtraReport hỗ trợ rất nhiều và đều giống như Crystal Report.

- Crystal Report: hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có

thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số

ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) .Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn,

kết xuất sang các định dạng khác như Excel.

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu

để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Report sẽ giúp

bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp.

- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư

từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro

hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord

2007 +), và RTF (Rich Text Format).

- Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai

cách:

+ Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo

cáo khá thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.

+ Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình

tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều

kiện hoàn cảnh.

1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư

Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho

quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng

thay thế, công cụ, dụng cụ…

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại

vật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất

kinh doanh được tiến hành bình thường.

Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các

loại vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành

thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy

đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doang nghiệp.

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử

dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.2. Phân loại vật tư

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại,

và từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu

quản lí. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư

được chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.

1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu

a. Khái niệm

Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua

ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

b. Phân loại

* Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:

+ Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình

sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển

một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.

+ Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất

lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành

nên thực thể sản phẩm.

+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất

kinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất.

+ Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị.

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử

dụng cho công việc xây dựng cơ bản.

+ Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên.

Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu

hồi thanh lí Tài sản cố định…

* Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:

+ Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài.

+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế.

* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu có thể chia thành:

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý.

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác.

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng

có hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp. Do vậy, trong công

tác quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu.

1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ

a. Khái niệm

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của

TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. Vì vậy, CCDC được quản lý và hạch toán

như NVL.

b. Đặc điểm

- Trong quá trình sản xuất kinh doanh, CCDC không trực tiếp cấu thành

nên thực thể sản phẩm hàng hóa. CCDC tham gia vào nhiều chu kì kinh doanh và

không bị thay đổi về hình thái ban đầu.

- Về mặt giá trị: Giá trị của CCDC được chuyển dần dần từng phần vào giá

trị của sản phẩm hàng hóa.

* Theo quy định hiên hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt

giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:

- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công

tác xây lắp.

- Các loại bao bì bán kèm theo hang hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá

trị trong quá trình dự trữ, bảo quản:

+ Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ.

+ Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng.

+ Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.

c. Phân loại

* Căn cứ vào phương pháp phân bổ, CCDC được chia thành:

- Loại phân bổ 1 lần: Là những CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng

ngắn và loại phân bổ nhiều lần.

- Loại phân bổ nhiều lần: Là những CCDC có giá trị lớn hơn, thời gian sử

dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.

* Căn cứ vào nội dung CCDC được chia thành:

- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp

chuyên dụng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa.

- Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ.

- Quần áo bảo hộ lao động.

- Công cụ, dụng cụ khác.

* Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán CCDC được chia

thành:

- Công cụ, dụng cụ.

- Bao bì luân chuyển.

- Đồ dùng cho thuê.

* Căn cứ vào mục đích sử dụng, CCDC được chia thành:

- CCDC dùng cho SXKD.

- CCDC dùng cho quản lý.

- CCDC dùng cho các mục đích khác.

1.2.3. Đánh giá vật tư

1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá

Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc (trị

giá vốn thực tế). Trong trường hợp giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì tính theo giá

trị thuần có thể thực hiện đó. Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng.

Thực hiện ngyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật

liệu.

Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được

giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất

quán. Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào

thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh

nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương

pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực,

hợp lí hơn; đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó (nguyên tắc thời điểm).

1.2.3.2. Phương pháp đánh giá

a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế:

Trị giá vốn thực tế được xác định theo từng nguồn nhập.

+ Đối với vật tư nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn

khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau.

+ Đối với vật tư mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua

 Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn.

 Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế

giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

 Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân

loại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…

+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả

thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

+ Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá

vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham

gia liên doanh, góp vốn chấp nhận.

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của

nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh

sau khi giao nhận.

b. Đánh giá vật tư theo giá hạch toán

Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và

được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài. Hàng ngày kế toán chi tiết vật

tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất. Cuối kì kế toán tính

ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:

1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho

Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn

thực tế của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó.

- Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân

gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng

vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính. Giá trị trung bình có thể được

tính theo thời kì (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về

(bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh

nghiệp.

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên

giả định số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá

của vật tư xuất kho.

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định

hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá hàng tồn

kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh

nghiệp tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và

phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính.

1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong

hai phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song và phương pháp

số dư.

- Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp

dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.

- Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp

nghiệp vụ kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán

chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số

dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi

tiết vật tư tồn kho.

1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư

1.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường

xuyên

a. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên:

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức

ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và

tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.

- Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được

tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã

trình bày ở trên.

- Trị giá vốn của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán

được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

- Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của

nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152 - Nguyên liệu vật liệu.

b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

- Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho,

kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá

dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán).

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu

thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế

GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)

Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)

- Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng

thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật

tư kém chất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Nợ TK 111, 112, …

Có TK 711 – Thu nhập khác

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ.

- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo

giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN.

+ Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153

Có TK 331

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước.

+ Tính thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.

- Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế

GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế , hoặc

dùng vào hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ( 3333,

3331)

- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá

vật tư, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331…

- Vật tư sản xuất, chế biến, gia công nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 133

Có TK 154 – chi phí SXKD dở dang

- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD

+ Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642 – Chí phí QLDN

Nợ TK 341 – Chi phí XDCB

Nợ TK 154 – chi phí SXKD dở dang

Có TK 152 – nguyên liệu và vật liệu

- Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản

kiểm kê, kế toán ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác

Có TK 152

- Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho,

kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp

Có TK 627, 642

Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ:

1.2.5.2. Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ

a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi

chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn

kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này

phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.

Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu hàng ngày được phản ánh theo

dõi trên tài khoản 611 - “mua hàng”.

Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không

căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ.

Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương

pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152. Tài khoản này không phản ánh

tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị

giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ.

b. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 611

Có TK 152

- Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư mua vào dùng cho SXKD

hàng hoá, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 611

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331…

- Cuối kỳ giá trị vật tư kiểm kê được kết chuyển, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 611

- Trị giá thực tế vật tư xuất kho cho các mục đích khác nhau, kế toán ghi

Nợ TK 157, 632, 627, 641, 642

Có Tk 611.

Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG

2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công

nghệ Thăng Long

2.1.1. Giới thiệu về công ty

2.1.1.1.Thông tin chung:

- Tên gọi: Công ty cổ phần Xây Dựng và Phát Triển công nghệ Thăng

Long

- Có trụ sở tại: Số 121, khu TT Kiến trúc, xã Đông Ngạc, Huyện Từ Liêm

- Hà Nội.

- Số điện thoại : 047570702

- Tài khoản : 0571100011007

Tại Ngân hàng Quân đội Chi nhánh Hoàn Kiếm Hà Nội.

- Mã số thuế : 0101530807

- Ngày thành lập: Công ty cổ phần Xây dựng và PT công nghệ Thăng Long

thành lập vào ngày 13/09/2004. Là doanh nghiệp hoạt động theo giấy chứng nhận

ĐKKD số 0103005215 được Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 13/09/2004.

- Vốn điều lệ: 28.200.000.000 (Hai mươi tám tỷ hai trăm triệu đồng)

2.1.1.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu:

- Xây dựng, lấp đặt các công trình công cộng, công trình dân dụng, công

nghiệp, giao thông, đường bộ, thuỷ lợi, các công trình hạ tầng kỹ thuật;

- Trang trí nội, ngoại thất công trình xây dựng

- Mua bán vật liệu xây dựng, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh.

- Kinh doanh, môi giới bất động sản.

- Vận tải hành hoá.

- Dịch vụ san lấp mặt bằng.

- Vận chuyển hành kháh.

- Dịch vụ phá dỡ công trình xây dựng

2.1.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Bộ máy của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng.

Giữa ban lãnh đạo và các bộ phận phòng ban trong công ty có mỗi quan hệ chức

năng, hỗ trợ lẫn nhau. Tổ chức bộ máy của công ty bao gồm:

Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của hội đồng quản trị, thông qua, bổ sung, sửa đổi điều lệ, quyết định tăng giảm vốn điều lệ, thông qua định hướng phát triển trung và dài hạn, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và quyết định bộ máy tổ chức của công ty.

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của TNG, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Ban kiểm soát: Ban kiểm soát của công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có chức năng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng quản trị, hoạt động điều hành kinh doanh của Tổng giám đốc, kiểm soát, giám sát việc chấp hành điều lệ và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Ban giám đốc: Tổng giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ban giám đốc điều hành TNG gồm 5 thành viên: 1 Tổng giám đốc và 3 Phó tổng giám đốc.

Phòng Kế hoạch

+ Khai thác công trình, làm hồ sơ dự thầu công trình. Tổng hợp tình

hình kinh doanh của công tác sản xuất kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp

+ Giám sát kỹ thuật thi công các công trình, chịu trách nhiệm trước

công ty về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ công trình

+ Giám sát chất lượng các công trình cùng với cán bộ chuyên môn,

hoàn tất các thủ tục nghiệm thu kỹ thuật theo đúng quy trình, quy phạm và trình

tự xây dựng cơ bản.

Phòng tài chính kế toán

+ Theo dõi hạch toán sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý các

loại tiền vay, tiền gửi, thanh quyết toán công trình hoàn thành. Kiểm tra hoàn thiện

thủ thục chứng từ các loại.

+ Cung cấp đầy đủ kinh phí cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh,

chịu trách nhiệm và đảm bảo cân đối về công tác tài chính công ty, thực hiện các

nghĩa vụ thuế với nhà nước, đảm bảo đóng đủ kịp thời.

Phòng hành chính nhân sự

+ Quản lý điều phối lao động, theo dõi tiền lương, các chế độ cho

cán bộ công nhân viên.

+ Quản lý công tác hành chính của công ty…

Phòng kỹ thuật và quản lý thi công

+ Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo

tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế.

+ Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động

sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty.

Phòng vật tư thiết bị

+ Theo dõi quản lý vật tư, máy móc, thiết bị đáp ứng đầy đủ vật tư,

máy móc thiết bị thi công cho các công trình

2.2. Thực trạng công ty

2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán

Phòng kế toán được tổ chức như sau:

Kế toán trưởng :

+ Kế toán trưởng có trách nhiệm tham mưu giúp giám đốc về việc quản lý

tài chính, hoàn thành nhiệm vụ do cấp trên giao cho

+ Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát toàn bộ các khoản thu chi, việc chấp

hành các chính sách kinh tế tài chính và chế độ kế toán trong công ty.

+ Tổ chức, chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, thống kê tài chính của công

ty. Đồng thời phải chịu trách nhiệm về những vấn đề có liên quan đến tài chính

của công ty và chỉ đạo chuyên môn cho các nhân viên kế toán trong phòng.

Kế toán tổng hợp:

+ Tổng hợp các chi phí, tính giá thành sản phẩm, theo dõi chi tiết công nợ,

phải thu, phải trả trong nội bộ của công ty và ngoài công ty.

+ Tổng hợp và phân tích kinh tế trong công ty một cách thường xuyên đảm

bảo phục vụ cho công tác điều hành tài chính của Giám đốc, xây dựng các quy

định tài chính trình giám đốc.

+ Tổng hợp làm báo cáo quyết toán tài chính từng quý, năm.

Kế toán vật tư:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận

chuyển, nhập xuát tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật tư thu mua và

kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng,

mặt hàng.

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập, xuất vật liệu, các định

mức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu

thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất...

Kế toán tiền lương:

+ Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tính lương, thưởng cho người lao

động trong công ty.

+ Báo cáo và lập bảng tính lương.

Kế toán thanh toán:

Chuyên làm công tác thanh toán các khoản chi phí phát sinh thường kỳ,

theo dõi tiền gửi, tiên vay.

Kế toán công nợ:

+ Lập các phiếu thu, hạch toán, theo dõi, kiểm tra, đối chiếu số liệu với

khách hàng và lập bảng xác nhận công nợ với khách hàng vào cuối tháng.

+ Đôn đốc đòi nợ khách hàng.

+ Lưu trữ chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đầy đủ.

Kế toán tài sản cố định :

Có nhiệm vụ kế toán tổng hợp về TSCĐ, theo dõi TSCĐ ở các bộ phận ở

Công ty, tính khấu hao TSCĐ, phân bổ khấu hao cho từng tháng, quý, năm, sau

đó lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng, giảm TSCĐ.

Kế toán thuế:

Tính và kê khai các loại thuế trong doanh nghiệp như VAT, thuế TNDN,

thuế TTĐB trừ kê khai thuế TNCN, có trách nhiệm trong các TK 133, TK 333

trong việc lập báo cáo tài chính.

Kế toán công trình:

+ Tập hợp các chứng từ từ các bộ phận kế toán khác để tính giá thành công

trình.

+ Ghi nhận doanh thu khi công trình hoàn thành và bàn giao cho khách

hàng.

Thủ quỹ:

Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền

mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi. Sau đó tổng hợp,

đối chiếu thu chi với kế toán có liên quan.

2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Việc ghi

sổ được thực hiện theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03

năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào

ngày 31/12 dương lịch hàng năm.

- Đơn vị tiền tệ: VNĐ

- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.

- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

• Đánh giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền

cuối kỳ.

• Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song.

2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo theo

quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên

sử dụng TK 152 để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên

liệu,vật liệu theo trị giá gốc. Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các tài

khoản:

+ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu, được mở chi tiết cấp 2 như sau:

- TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính

- TK 1522: Vật liệu phụ

- TK 1523: Nhiên liệu

- TK 1524: Phụ tùng thay thế

+ TK 331 - Phải trả người bán

+ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

+ Các Tài khoản liên quan: TK 111, TK 112, TK 141, TK 621, TK 627…

Công ty không mở tài khoản chi tiết cho từng đối tượng nguyên vật liệu chính mà

chỉ theo dõi tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu thông qua sổ chi

tiết.

2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty

Hiện tại công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng

QĐ15/2006 của Bộ tài chính.

Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT (Hóa đơn bán hàng)

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa (Mẫu số 03 - VT)

- Thẻ kho

- Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 05-VT)

Các sổ và báo cáo đưa ra

- Sổ cái tài khoản: TK 152

- Sổ Nhật ký chung

- Báo cáo Nhập – xuất – tồn

2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu

Do vật liệu trong DN có rất nhiều loại khác nhau nên để thuận tiện cho việc

quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu.

Phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò tác dụng của nguyên vật liệu trong

sản xuất để tạo ra sản phẩm, NVL trong công ty được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính gồm : ???

- Nguyên vật liệu phụ: ???

- Nhiên liệu gồm: ???

- Các phụ tùng thay thế cho máy thường xuyên là: ???

2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất

định. Về nguyên tắc, kế toán tổng hợp N - X - T vật liệu của công ty phản ánh

trên giá thực tế, đánh giá nguyên vật liệu có đầy đủ chính xác mới tính được chi

phí thực tế, tính được giá thành trong từng sản phẩm sản xuất.

* Đánh giá NVL nhập kho

+ Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty (Giao hàng tại kho

của bên mua) thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn. Công

ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do vậy giá thực tế NVL nhập kho

không bao gồm thuế GTGT.

+ Đối với một số NVL khác, mua tại nơi cung cấp thì giá vốn thực tế nhập

kho bao gồm: Giá ghi trên hoá đơn, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi.

* Đánh giá NVL xuất kho

Định kỳ vào cuối tháng, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả

kì dự trữ.

Số lượng Đơn giá Giá vốn thực = thực tế NVL xuất x bình quân cả kỳ tế NVL xuất dùng dùng dự trữ

Trong đó:

Trị giá thực Trị giá thực + tế NVL nhập trong Đơn giá tế NVL tồn đầu kỳ kỳ bình quân cả kỳ =

dự trữ Số lượng Số lượng + NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ

2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL

Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết

nguyên vật liệu nhằm mục đích đơn giản công việc, thuận tiện cho công tác kiểm

tra, đối chiếu; đồng thời có thể theo dõi được chính xác, kịp thời tình hình biến

động của từng loại vật tư.

Theo phương pháp Thẻ song song, để hạch toán các nghiệp vụ liên quan

biến động về nguyên vật liệu thì ở kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số

lượng còn ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi về mặt

số lượng và giá trị.

Tại kho: Thủ kho mở "Thẻ kho" theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn vật tư

theo chỉ tiêu số lượng, căn cứ vào các lần nhập, xuất kho vật liệu. Với các vật liệu

chính mỗi loại được mở một thẻ kho riêng, còn với vật liệu phụ mỗi thứ được theo

dõi trên một dòng của thẻ kho. Mỗi lần nhập, xuất, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho theo

từng thứ nguyên vật liệu nhập, xuất. Cuối ngày, thủ kho tiến hành tổng cộng số

nhập, xuất để tính ra số tồn kho trên Thẻ kho.

Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên Thẻ kho với số

thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng

ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ đã được phân loại theo từng

thứ vật liệu cho phòng kế toán. Định kỳ hoặc cuối tháng, Thẻ kho sẽ được đối

chiếu với sổ chi tiết của kế toán.

Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết cho từng thứ vật

liệu tương ứng với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên

vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá

trị.

Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống như Thẻ kho nhưng chỉ khác

là theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được

các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư phải kiểm tra chứng từ,

đối chiếu chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ có liên quan (như: Hoá đơn

mua hàng, Hợp đồng vận chuyển…), tính đơn giá bình quân xuất kho, sau đó ghi

đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào

các chứng từ này, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế

toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống như trình tự ghi Thẻ kho của thủ kho.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với Thẻ kho.

Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp

số liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào Bảng tổng hợp Nhập - xuất -

tồn nguyên vật liệu cả về giá trị, số lượng theo từng nhóm, loại vật liệu.

2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

nguyên vật liệu tại công ty

Hiện tại các bộ phận quản lý của công ty đều sử dụng máy tính để theo dõi

và tiến hành công việc. Bộ phận kế toán của công ty cũng đều đã được trang bị

máy tính để làm việc. Mỗi kế toán được sử dụng một máy tính riêng.

Toàn bộ hệ thống máy tính của Công ty đều được nối mạng cục bộ.

Hiện nay Công ty đang sử dụng công cụ Excel để quản lý nguyên vật liệu

cũng như hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh

doanh của Công ty.

2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên

vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ

Thăng Long

Qua quá trình tìm hiểu thực trạng HTTT kế toán NVL tại Công ty, có một

số đánh giá như sau:

2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người

* Ưu điểm:

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung đảm bảo sự lãnh đạo tập trung,

thống nhất trong công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung

cấp thông tin kế toán kịp thời.

- Tổ chức bộ máy kế toán :đầy đủ các phân hệ, đáp ứng được yêu cầu nhiệm

vụ quản lý về mặt tài chính – kê toán.

- Cơ sở vật chất: Phòng kế toán đã được cung cấp máy tính để làm việc.

Mỗi kế toán viên đều được trang bị riêng một máy tính cá nhân, và đều được kết

nối mạng internet.

* Nhược điểm:

- Con người: Các kế toán viên chưa nắm rõ được các ứng dụng tin học trong

kế toán nên công tác kế toán còn gặp nhiều khó khăn, tốc độ xử lý chậm do khối

lượng công việc cần xử lý nhiều.

- Cơ sở vật chất: Tuy đã được trang bị máy tính nhưng phần lớn các máy là

cũ, dung lượng nhỏ, được sử dụng từ lâu nên tốc độ xử lý chậm.

* Hướng khắc phục:

Dần trang bị mới các máy tính cá nhân cho các kế toán viên, tổ chức các

lớp đào tạo, hướng dẫn giúp cho các kế toán viên hiểu rõ các ứng dụng tin học

trong kế toán, từ đó nâng cao hiểu biết, có thể dễ dàng thao tác và xử lý chứng từ

trên các phần mềm kế toán.

2.3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán

* Ưu điểm:

Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung để tiến hành ghi sổ kế toán.

Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi vào các sổ: sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc

biệt, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các sổ và thẻ kế toán, kế toán sẽ lập các

báo cáo tổng hợp và báo cáo tài chính liên quan. Với hình thức này nghiệp vụ sẽ

được ghi nhận liên tục vào nhật ký chung và sổ cái, đảm bảo số liệu sẽ được lưu

trữ chính xác và kịp thời.

* Nhược điểm:

Lượng ghi chép tương đối nhiều.

* Hướng khắc phục

Áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với trình tự ghi sổ kế toán như

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác

định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các

bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

liên quan.

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện

các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu

tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,

trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm

tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra

giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế

toán ghi bằng tay.

2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng

* Ưu điểm:

Các tài khoản sử dụng trong kế toán NVL chủ yếu là tài khoản tổng hợp

nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử

dụng được thực hiện theo đúng qui định của Bộ Tài chính.

* Nhược điểm:

TK 152 chỉ được mở chi tiết đến cấp 2 nên chỉ theo dõi, tổng hợp được một

cách chung chung các loại NVL theo tiêu chí NVL chính, NVL phụ không theo

dõi được chi tiết từng loại NVL trong khi khối lượng NVL là rất lớn, chủng loại

da dạng phong phú.

Công ty không sử dụng Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường, điều này

cũng không hợp lí vì khi nhập mua NVL, có thể có một số lí do ngoài ý muốn mà

hoá đơn mua NVL đã về nhưng trong tháng NVL vẫn chưa về nhập kho. Trong

trường hợp đó, lượng vật tư đó cần phải được hạch toán vào Tài khoản 151 theo

đúng quy định.

* Hướng khắc phục:

TK152 cần được mở chi tiết đến cấp 3 để theo dõi chi tiết các loại NVL. Ví

dụ:

TK 1521: NVL chính trong đó sẽ chia ra: 15211: sắt, 15212 thép ...

TK 1522: NVL phụ.

2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty

* Ưu điểm:

Các chứng từ liên quan đến NVL được lập và luân chuyển theo trình tự hợp

lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lí như các chữ kí bắt

buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ

được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ,

đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng

từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ

luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin

cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lí NVL của Công ty. Sau khi ghi sổ kế toán, các

chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.

* Nhược điểm:

Do đặc điểm sản xuất sản phẩm phải sử dụng một khối lượng lớn vật tư, có

những NVL xuất dùng cho sản xuất nhưng không dùng hết. Một số NVL thừa

được nhập lại kho, còn một số NVL thì sang tháng sau vẫn được sử dụng tiếp thì

sẽ không làm thủ tục nhập kho mà sẽ được để lại tại bộ phận sử dụng. Tuy nhiên,

Công ty lại không sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì đối với những NVL

này.

Công ty có quá nhiều loại NVL nên việc luân chuyển các chứng từ về NVL

còn chậm, không đảm bảo thời gian cho việc vào sổ kế toán.

* Hướng khắc phục:

Công ty bổ sung sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những

NVL chưa sử dụng hết, để lại PXSX .

Đặt ra yêu cầu cụ thể về thời gian luân chuyển chứng từ để đảm bảo thời

gian cho việc vào sổ kế toán.

2.3.5. Bộ sổ kế toán

* Ưu điểm:

Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật kí chung là rất phù hợp. Bởi

hình thức sổ này khá đơn giản, phù hợp với trình độ của kế toán viên, cho phép

theo dõi một cách chi tiết nhất về cả mặt thời gian và nội dung kinh tế các nghiệp

vụ phát sinh từ đó biết được tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.

Đối với phần hành kế toán NVL, Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ theo

quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lí NVL, từ các loại sổ chi

tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy

đủ, rõ ràng và hợp lí. Quy trình ghi sổ kế toán NVL được thực hiện theo đúng chế

độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và

kiểm tra số liệu.

* Nhược điểm:

Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên

vật liệu, mặc dù phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối

chiếu nhưng sự ghi chép trung lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng đã

làm tăng thêm công việc cho kế toán, gây lãng phí hời gian và công sức.

Việc vào Thẻ kho được thực hiện bởi thủ kho, theo quy định là phải ghi

hàng tuần, tuy nhiên có thể do khối lượng công việc quá nhiều nên đến thời điểm

cuối tháng, nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật tư đã phát sinh nhưng vẫn chưa được

viết vào Thẻ kho. Bên cạnh đó, việc viết Thẻ kho được thực hiện thủ công, nhiều

khi có sự nhầm lẫn và thủ kho đã tẩy xoá, dẫn tới sự không rõ ràng trong sổ sách.

Đây là một hạn chế ảnh hưởng khá lớn đến việc đối chiếu với kế toán tổng hợp

nhằm kiểm tra tính chính xác của số liệu.

* Hướng khắc phục:

Thủ kho sắp xếp công việc hợp lý để có thể hoàn thành công việc theo đúng

thời gian. Số lượng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều nhưng lặp đi lặp lại khá nhiều

nên có thể tổng hợp rồi ghi chép một lần.

2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu

* Ưu điểm:

Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển

Công nghệ Thăng Long gồm có hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo

quản trị. Khoản mục NVL được trình bày rất hợp lí trên hệ thống báo cáo tài chính.

* Nhược điểm:

Báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý nên không đáp ứng được

yêu cầu quản lý, điều hành công việc của các cấp lãnh đạo Công ty.

* Hướng khắc phục:

Báo cáo kế toán quản trị không những chỉ được lập theo định kỳ từng quý

mà còn phải lập được bất cứ khi nào có yêu cầu quản lý hay có những biến động

bất thường để ban lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.

2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL

* Ưu điểm:

Quy trình hạch toán được tổ chức một cách có khoa học, đảm bảo phản ánh

chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị.

* Nhược điểm:

Phần lớn việc thực hiện quy trình hạch toán vẫn diễn ra theo phương pháp

thủ công nên dễ gây sai sót trong trường hợp số lượng nghiệp vụ kế toán tài chính

phát sinh nhiều.

*Hướng khắc phục:

Cần ứng dụng CNTT trong công tác kế toán vật tư.

2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

* Ưu điểm:

Việc sử dụng công cụ kế toán Excel giúp cho bộ phận kế toán dễ sử dụng,

có hiệu quả hơn so với việc ghi chép thủ công.

Sổ sách kế toán đều được lưu trữ trên máy tính.

* Nhược điểm:

Việc sử dụng công cụ kế toán Excel tuy đơn giản nhưng mỗi khi lập các

báo cáo thì lại rất phức tạp, thao tác cồng kềnh.

Khi thực hiện công việc kế toán trên Excel thì độ chính xác không cao do

cơ chế bảo mật của Excel kém, không đáp ứng được yêu cầu lưu trữ các chứng từ

, sổ và báo cáo kế toán, bởi vì người kế toán có thể dễ dàng can thiệp vào các số

liệu đã được lưu trữ và sửa đổi theo ý chủ quan cá nhân, dẫn đến sự sai lệch thông

tin kế toán

Do có độ chính xác không cao nên báo cáo đươc lập ra từ Excel ít được

dùng làm căn cứ để lập các báo cáo khác.

* Hướng khắc phục:

Phần mềm xây dựng cần có cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu, có cơ chế

bảo mất tốt hơn, hạn chế việc xâm nhập vào hệ thống để sửa đổi các thông tin đã

sao lưu.

Các form giao diện đơn giản , thân thiện , dễ thao tác, dễ lựa chọn các thông

số để tự động lập báo cáo theo nhu cầu của người dùng.

CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN

MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG

3.1. Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công

ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long

3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống

Đối với bất kì công ty xây dựng nào, quản lí vật tư có hiệu quả là một nhân

tố quan trọng đối với tình hình sản xuất của công ty. Bởi phần lớn lượng vốn của

những doanh nghiệp này dùng cho mua vật tư. Trên cơ sở hệ thống quản lí vật tư

hiện tại, cần xây dựng hệ thống mới khắc phục được những hạn chế của hệ thống

cũ, và có nhiều sự trợ giúp hơn đối với công việc quản lí của các nhân viên. Yêu

cầu đặt ra của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra

dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện

trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng.

Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT kế toán vật tư tốt sẽ

góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

3.1.2.1. Xác định yêu cầu bài toán

Từ yêu cầu, đòi hỏi của công tác kế toán vật tư, cần phải xây dựng một hệ

thống sao cho công việc quản lý và kế toán vật tư được thực hiện trên máy thay

cho công việc thủ công trước đây, giúp quản lý vật tư có hiệu quả hơn. Để thực

hiện được điều đó, hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua nhập các chứng từ phiếu

xuất kho, phiếu nhập kho,...

Từ đầu vào là các chứng từ trên thì đầu ra là:

- Thẻ kho

- Sổ chi tiết vật tư

- Bảng kê N-X-T vật tư

- Báo cáo N-X-T vật tư

- Báo cáo tồn kho vật tư

3.1.2.2. Mô tả bài toán

Dựa vào tình hình tồn kho vật tư và kế hoạch thi công các công trình, được

sự đồng ý của ban lãnh đạo, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch mua vật tư phục vụ

hoạt động thi công trong kỳ. Phòng kế hoạch tiến hành liên hệ, mua vật tư với

nhà cung cấp qua hợp đồng mua vật tư. Khi vật tư đặt mua về tới công ty, trước

khi nhập kho sẽ được ban kiểm nghiệm vật tư của Công ty tiến hành kiểm tra.

Quá trình kiểm tra sẽ được thể hiện trên Biên bản Kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật

tư không đủ chất lượng sẽ trả lại cho nhà cung cấp, không cho nhập kho. Dựa trên

hợp đồng mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, hóa đơn bán hàng (của nhà cung

cấp) và số lượng thực tế nhập kho, bộ phận kế toán vật tư tiến hành lập phiếu

nhập kho thành 4 liên: một liên lưu hồ sơ gốc, một liên chuyển cho thủ kho, một

liên gửi nhà cung cấp, một liên chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán để làm

căn cứ thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập kho vật

tư và viết thẻ kho.

Khi có nhu cầu xuất vật tư, Nhân viên phụ trách công trình viết phiếu yêu

cầu xuất kho vật tư gửi cho ban lãnh đạo kí duyệt. Sau khi yêu cầu được phê

duyệt, kế toán vật tư liên hệ với thủ kho để biết tình hình tồn kho vật tư, từ đó

viết phiếu xuất kho (có chữ ký của ban lãnh đạo) chuyển cho thủ kho để làm thủ

tục xuất kho vật tư. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: 1 liên kế toán vật tư giữ

để ghi sổ, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên người nhận vật tư giữ để theo

dõi ở công trình sử dụng. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng xuất vật tư, cuối

kỳ sau khi tính đơn giá bình quân mới ghi đơn giá và thành tiền.

Cuối kỳ, thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất vật tư, và các chứng

từ khác cho bộ phận kế toán để bộ phận này thực hiện công tác hạch toán vật tư.

Khi nhận được các chứng từ cần thiết, kế toán vật tư tiến hành phân loại chứng

từ, tổng hợp số liệu và tính giá xuất kho của từng vật tư, hoàn thiện các chỉ tiêu

trên phiếu xuất kho, và ghi sổ chi tiết vật tư, đồng thời đưa ra bảng kê nhập - xuất

- tồn vật tư để biết và theo dõi lượng tồn kho các loại vật tư để điều chỉnh lượng

mua vào , xuất ra hợp lý.

Cuối kỳ, kế toán vật tư xuống kho cùng với thủ kho và ban kiểm kê, đánh

giá lại để tiến hành kiểm kê, đánh giá lại vật tư thực tế. Dựa vào kết quả kiểm kê,

đánh giá lại thực tế và bảng kê nhập - xuất - tồn, ban kiểm kê lập biên bản kiểm

kê, đánh giá lại vật tư tồn kho để nộp cho ban lãnh đạo. Căn cứ vào quyết định

xử lý chênh lệch kiểm kê, đánh giá lại của ban lãnh đạo, kế toán vật tư tiến hành

hạch toán điều chỉnh lại vật tư.

Cuối mỗi kỳ kế toàn, hoặc khi có yêu cầu của ban lãnh đạo, kế toán vật tư

tiến hành lập các báo cáo tài chính liên quan đến vật tư.

3.1.2.3. Các hồ sơ thu thập được

a. Bảng Tài khoản (Số hiệu Tài khoản, tên tài khoản, loại tài khoản)

b. Hợp đồng mua vật tư

c. Biên bản kiểm nghiệm vật tư

d. Hoá đơn GTGT

e. Phiếu nhập kho (Mẫu số:01-VT)

f. Phiếu yêu cầu xuất vật tư

g. Phiếu xuất kho (Mẫu số:02-VT)

h. Biên bản kiểm kê, đánh giá lại vật tư

i. Quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê, đánh giá lại

j. Thẻ kho

k. Bảng kê nhập - xuất - tồn

l. Sổ chi tiết vật tư

m. Báo cáo nhập – xuất – tồn

n. Báo cáo tồn kho vật tư

o. Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại

p. Báo cáo sử dụng vật tư

3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán

3.1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh

3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng

Nhập kho

Xuất kho

Báo cáo

Kiểm kê, đánh giá lại

Nhận phiếu y/c xuất vật tư

Cập nhật giá xuất kho

Báo cáo N - X - T

Nhận hợp đồng mua hàng

Viết phiếu xuất kho

Ghi sổ chi tiết vật tư

Báo cáo tồn kho

Nhận BB kiểm nghiệm vật tư

Ghi thẻ kho

Nhận hóa đơn GTGT

Lập bảng kê N-X-T

Báo cáo C/L đánh giá lại

Viết phiếu nhập kho

Kiểm kê thực tế, đánh giá lại

Ghi thẻ kho

Nhận Q/đ xử lý C/L kiểm kê, đánh giá lại

Gửi bộ hồ sơ thanh toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ

3.1.3.3. Mô tả chi tiết chức năng lá

- Nhận hợp đồng mua hàng: kế toán vật tư sẽ nhận hợp đồng mua hàng từ

bộ phận kế hoạch của công ty.

- Nhận biên bản kiểm nghiệm vật tư: kế toán vật tư sẽ nhận biên bản kiểm

nghiệm vật tư (về số lượng, quy cách, mẫu mã, chất lượng..) từ ban kiểm nghiệm

vật tư để quyết định xem vật tư có được phép nhập kho hay không.

- Nhận hóa đơn GTGT: kế toán vật tư nhận hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp

để làm căn cứ thanh toán sau này.

- Viết phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận, giá

trị vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn (ghi giá đích danh).

- Gửi bộ hồ sơ thanh toán: kế toán vật tư gửi hóa đơn GTGT và phiếu nhập

kho cho bộ phận kế toán thanh toán.

- Ghi thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập).

- Nhận phiếu yêu cầu xuất vật tư: nhận từ bộ phận quản lý của đội thi công.

- Viết phiếu xuất: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số

lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong

hai đại lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số

lượng thực xuất.

- Ghi thẻ kho: Ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất.

- Cập nhật giá xuất kho: Các bộ phận khác đều phải chuyển các hoá đơn

chứng từ cần thiết ( hoá đơn, phiếu nhập - xuất, …) về bộ phận phòng kế toán, kế

toán vật tư sẽ cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán chi tiết vật tư ghi và lưu lại

các dữ liệu, đồng thời tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ và áp giá vào các phiếu

xuất trong kỳ.

- Ghi sổ chi tiết vật liệu: Phần mềm kế toán xử lý số liệu sẽ đưa ra từng

nghiệp vụ nhập, xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.

- Lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn: kế toán vật tư sau khi cập nhật dữ liệu

vào phần mềm kế toán, phần mềm xử lý số liệu sẽ đưa ra được bảng kê Nhập -

Xuất - Tồn vật tư.

- Kiểm kê thực tế, đánh giá lại: Cuối tháng hoặc khi có yêu cầu của ban

lãnh đạo, kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho và ban lãnh đạo tiến hành kiểm tra

thực tế tình hình tồn kho của từng vật tư theo về số lượng, đồng thời đánh giá lại

về mặt giá trị, dựa vào kết quả kiểm kê, đánh giá lại thực tế, và bảng kê nhập -

xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê, đánh giá lại theo mẫu.

- Nhận quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê, đánh giá lại: kế toán vật tư

nhận quyết định xử lý từ ban giám đốc, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.

- Báo cáo N-X vật tư: Phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu, từ các chứng từ

nhập, xuất vật tư để đưa ra báo cáo N-X vật tư.

- Báo cáo N-X-T kho vật tư: Dựa vào bảng kê nhập - xuất - tồn để lập báo

cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng).

- Báo cáo chênh lệch, đánh giá lại: Dựa vào biên bản kiểm kê thực tế, đánh

giá lại để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng và giá trị

3.1.3.4. Hồ sơ, chứng từ sử dụng

a. Chứng từ

a. Hợp đồng mua vật tư

b. Biên bản kiểm nghiệm vật tư

c. Hóa đơn GTGT

d. Danh mục tài khoản

e. Phiếu nhập

f. Phiếu yêu cầu xuất vật tư

g. Phiếu xuất

h. Biên ản kiểm kê, đánh giá lại vật tư

b. Sổ sách, báo cáo

a. Thẻ kho

b. Bảng kê nhập - xuất - tồn

c. Sổ chi tiết vật tư

d. Báo cáo nhập - xuất - tồn

e. Báo cáo chênh lệch kiểm kê, đánh giá lại vật tư

f. Quyết định xử lý chênh lệch, đánh giá lại

3.1.3.5. Ma trận thực thể chức năng

Các thực thể

a. Hợp đồng mua vật tư

b. Biên bản kiểm nghiệm vật tư

c. Hóa đơn GTGT

d. Danh mục tài khoản

e. Phiếu nhập

f. Phiếu yêu cầu xuất vật tư

g. Phiếu xuất

h. Biên ản kiểm kê, đánh giá lại

i. Thẻ kho

j. Bảng kê N-X-T

k. Sổ chi tiết vật tư

l. Báo cáo N-X-T

m. Báo cáo chênh lệch, đánh giá lại vật tư

n. Quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê, đánh giá lại

a b c d e f g h i j k l m n Các chức năng, nghiệp vụ

1. Nhập kho R R R C U

2. Xuất kho R C U

R U R R 3. Kiểm kê vật tư, đánh giá lại vật tư

4. Lập báo cáo R R R R R C C C

3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic

3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1

a. Biểu đồ của tiến trình “1.1. Nhập kho”

b. Biểu đồ của tiến trình “1.2. Xuất kho”

c. Biểu đồ của tiến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lại vật tư”

d. Biểu đồ của tiến trình “1.4. Báo cáo”

3.1.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R

3.1.5.1. Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu

Đánh dấu loại các thuộc tính trùng lặp

và xác định tính chất cho các thuộc

tính

Danh sách các hồ Tên viết tắt Thuộc Thuộc Thuộc Thuộc sơ

tính tính tên tính của tính mô

trùng gọi mối liên tả

lặp kết

1. DANH MỤC

TÀI KHOẢN

 Mã tài khoản MaTk 

Tên tài khoản TenTk 

Cấp tài khoản CapTk 

Tài khoản mẹ TkMe 

LoaiTk LoaiTk 

2. PHIẾU NHẬP

Số phiếu nhập SoPhieu  

Ngày nhập NgayPhieu 

(Số hiệu) tài khoản  TkNo nợ/phiếu nhập

(Số hiệu) tài khoản  TkCo có/phiếu nhập

Nhà cung cấp TenNcc 

Tên người giao NguoiGiao 

Địa chỉ người giao DiaChi 

Lí do nhập Lydo 

Tên kho TenKho 

Địa điểm DiaDiem 

Tên vật tư TenVt 

Mã vật tư MaVt 

Đơn vị tính Dvt 

Số lượng nhập SoLuong 

Đơn giá nhập DonGia 

Thành tiền nhập ThanhTien 

Tổng số tiền nhập TongTien 

Số CT gốc kèm theo ChungTuLq 

3. PHIẾU XUẤT

Số phiếu xuất SoPhieu  

 Ngày xuất NgayPhieu

(Số hiệu)Tài khoản  TkNo nợ/phiếu xuất

(Số hiệu)Tài khoản  TkCo có/phiếu xuất

Tên công trình TenCongTrinh 

Tên người nhận NguoiNhan 

Địa chỉ người nhận ĐiaChi 

Lí do xuất Lydo 

Tên kho TenKho 

Địa điểm kho DiaDiem 

Tên vật tư TenVt 

Mã vật tư MaVt 

Đơn vị tính Dvt 

Số lượng xuất SoLuong 

Đơn giá xuất DonGia 

Thành tiền xuất ThanhTien 

Tổng số tiền xuất TongTien 

Số CT gốc kèm theo ChungTuLq 

4. BB KIỂM KÊ

ĐÁNH GIÁ LẠI

Số BB SoBb 

Ngày kiểm kê NgayBb 

Tên kho TenKho 

Trưởng ban kiểm kê Trưởng ban 

Ủy viên 1 UyVien1 

Ủy viên 2 UyVien2 

Tên vật tư TenVt 

Mã vật tư MaVt 

 Số lượng sổ sách SlSoSach

 Số lượng thực tế SlThucTe

 Số lượng thừa SlThua

 Số lượng thiếu SlThieu

 Số lượng phẩm chất SLPCT tốt

 Số lượng phẩm chất SLPCK kém

 Số lượng mất phẩm SLMPC chất

5. TỒN ĐẦU NĂM

Mã kho MaKho 

Mã vật tư MaVt 

Số lượng SoLuong 

Đơn giá DonGia 

Thành tiền ThanhTien 

3.1.5.2. Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính

Tên kho  Kho ( MaKho, TenKho, DiaChi, Sdt, ThuKho)

Loại vật tư  LOẠI VẬT TƯ (MaLoai, TenLoai, MoTa)

Tên vật tư  VẬT TƯ (MaVt, TenVt, MaLoai, Dvt, MaTk)

Tên người giao  NGƯỜI GIAO (MaNguoiGiao, TenNguoiGiao,

DiaChi, MaNcc)

Tên nhà cung cấp  NHÀ CUNG CẤP (MaNcc, TenNcc, DiaChi,

MaSoThue, Sdt)

Tên người nhận  NGƯỜI NHẬN (MaNguoiNhan, TenNguoiNhan,

DiaChi, MaCongTrinh)

Tên công trình  CÔNG TRÌNH (MaCongTrinh, TenCongTrinh, DiaChi,

MoTa)

Trưởng ban, Ủy viên 1, Ủy viên 2  NHÂN VIÊN (MaNv, TenNv, MaBp)

Số hiệu tài khoản nợ, Số hiệu tài khoản có  TÀI KHOẢN (MaTk, TenTk,

CapTk, TkMe, LoaiTk)

Số lượng tồn đầu kì, TT tồn đầu kì  TỒN ĐẦU NĂM (Ngay, MaKho,

MaVt, SoLuong, DonGia, ThanhTien)

3.1.5.3. Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính

Trả lời Câu hỏi

Nhập cái gì? VẬT TƯ

NGƯỜI GIAO Ai nhập

KHO Ở đâu

Ai nhận? THỦ KHO

Bằng cách nào Số phiếu

Khi nào? Ngày nhập

Tại sao nhập? Lí do

Theo cái gì? Đơn giá

Bao nhiêu? Số lượng

Trị giá nhập? Thành tiền

Câu hỏi Trả lời

Xuất cái gì? VẬT TƯ

Ở đâu KHO

Ai xuất? THỦ KHO

Bằng cách nào Số phiếu

Khi nào? Ngày xuất

Tại sao xuất? Lí do

Theo cái gì? Đơn giá

Bao nhiêu? Số lượng

Trị giá xuất? Thành tiền

Câu hỏi Trả lời

Kiểm kê cái gì? VẬT TƯ

Ai kiểm kê? BAN KIỂM KÊ

Kiểm kê ở đâu KHO

Kiểm kê bằng cách Số bb

nào?

Kiểm kê khi nào? Ngày bb

Cách tính? Đơn giá

Kiểm kê bao nhiêu? Số lượng kiểm

kê

Kết quả kiểm kê ? Số lượng thừa

Số lượng thiếu

3.1.5.4. Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R

3.2. Thiết kế mô hình logic

3.2.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ

TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN (MaTk, TenTk, CapTk, TkMe,

LoaiTk).

NHÀ CUNG CẤP => NHÀ CUNG CẤP (MaNcc, TenNcc, DiaChi,

MaSoThue, Sdt).

NGƯỜI GIAO => NGƯỜI GIAO (MaNguoiGiao, TenNguoiGiao,

DiaChi, MaNcc).

CÔNG TRÌNH => CÔNG TRÌNH (MaCongTrinh, TenCongTrinh,

DiaChi, MoTa)

NGƯỜI NHẬN => NGƯỜI NHẬN (MaNguoiNhan,

TenNguoiNhan, DiaChi, MaCongTrinh).

NHÂN VIÊN => NHÂN VIÊN (MaNv, TenNv, MaBp)

BỘ PHẬN => BỘ PHẬN (MaBp, TenBp, MoTa)

KHO => KHO (MaKho, TenKho, DiaChi, Sdt, ThuKho).

LOẠI VẬT TƯ => LOẠI VẬT TƯ (MaLoai, TenLoai, MoTa).

VẬT TƯ => VẬT TƯ (MaVt, TenVt, MaLoai, Dvt, MaTk).

TỒN ĐẦU NĂM => TỒN ĐẦU NĂM (Ngay, MaKho, MaVt,

SoLuong, DonGia, ThanhTien).

3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ

PHIẾU NHẬP (SoPhieu, NgayPhieu, TkNo, TkCo,

MaNcc, NguoiGiao, MaKho, LyDo, MaVt, SoLuong, DonGia, ThanhTien,

TongTien, ChungTuLq).

PHIẾU XUẤT (SoPhieu, NgayPhieu, TkNo, TkCo,

MaCongTrinh, NguoiNhan, MaKho, LyDo, MaVt, SoLuong, DonGia,

ThanhTien, TongTien, ChungTuLq).

BB KIỂM KÊ (SoBb, NgayBb, MaKho, TruongBan,

UyVien1, UyVien2, MaVt, SlSoSach, SlThucTe, SlThua, SlThieu, SLPCT,

SLPCK, SLMPC )

NGƯỜI GIAO (MaNguoiGiao, TenNguoiGiao,

DiaChi, MaNcc).

NGƯỜI NHẬN (MaNguoiNhan, TenNguoiNhan,

DiaChi, MaCongTrinh).

VẬT TƯ (MaVt, TenVt, MaLoai, Dvt, MaTk).

NHÂN VIÊN (MaNv, TenNv, MaBp)

3.2.3. Chuẩn hóa

3.2.3.1. Chuẩn hóa phiếu nhập

PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (MaVt, TkNo, TkCo, SoLuong,

DonGia, ThanhTien) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ:

CT PHIẾU NHẬP (SoPhieu, MaVt, TkNo, TkCo, SoLuong,

DonGia. ThanhTien)

PHIẾU NHẬP (SoPhieu, NgayPhieu, MaNcc, NguoiGiao, MaKho,

LyDo, TongTien, ChungTuLq).

3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất

PHIẾU XUẤT chứa thuộc tính lặp (MaVt, TkNo, TkCo, SoLuong,

DonGia, ThanhTien) nên chưa ở 1NF, tách phiếu xuất thành hai quan hệ:

CT PHIẾU XUẤT (SoPhieu, MaVt, TkNo, TkCo, SoLuong, DonGia.

ThanhTien).

PHIẾU XUẤT (SoPhieu, NgayPhieu, MaCongTrinh, NguoiNhan, MaKho,

LyDo, TongTien, ChungTuLq).

3.2.3.3. Chuẩn hóa biên bản kiểm kê

BB KIỂM KÊ chứa thuộc tính lặp (MaVt, SlSoSach, SlThucTe, SlThua,

SlThieu) nên chưa ở 1NF, tách biên bản kiểm kê thành hai quan hệ:

CT KIỂM KÊ (SoBb, MaVt, SlSoSach, SlThucTe, SlThua, SlThieu,

SLPCT, SLPCK, SLMPC)

BB KIỂM KÊ (SoBb, NgayBb, MaKho, TruongBan, UyVien1, UyVien2)

Các quan hệ trên đều đã ở 3NF.

3.3. Thiết kế mô hình vật lý

3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

3.3.1.1. Phi chuẩn hóa các quan hệ trên

PHIẾU NHẬP (SoPhieu, NgayPhieu, MaNcc, NguoiGiao, MaKho, LyDo,

TongTien, ChungTuLq).

CT PHIẾU NHẬP (SoPhieu, MaVt, TkNo, TkCo, SoLuong, DonGia.

ThanhTien)

PHIẾU XUẤT (SoPhieu, NgayPhieu, MaCongTrinh, NguoiNhan, MaKho,

LyDo, TongTien, ChungTuLq).

CT PHIẾU XUẤT (SoPhieu, MaVt, TkNo, TkCo, SoLuong, DonGia.

ThanhTien).

BB KIỂM KÊ (SoBb, NgayBb, MaKho, TruongBan, UyVien1, UyVien2)

CT KIỂM KÊ (SoBb, MaVt, SlSoSach, SlThucTe, SlThua, SlThieu,

SLPCT, SLPCK, SLMPC)

3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Dựa vào kết quả phi chuẩn hoá trên, dựa vào tình hình thực tế và một số

yêu cầu của người dùng, ta có cơ sở dữ liệu vật lí được thiết kế như sau:

1. Table PhieuNhap Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 10 8 6 6 50 (18,3) 50

NVARCHAR DATETIME NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NUMERIC NVARCHAR Khóa Khóa chính Khóa ngoại Khóa ngoại

Độ rộng

10 6 6 6 (18,3) (18,3) (18,3)

Kiểu dữ liệu NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NUMERIC NUMERIC NUMERIC Khóa Khóa ngoại Khóa ngoại Khóa ngoại Khóa ngoại

SoPhieu NgayPhieu NguoiGiao MaKho LyDo TongTien ChungTuLq 2. Table CtPhieuNhap Tên trường SoPhieu MaVt TkNo TkCo SoLuong DonGia ThanhTien 3. Table PhieuXuat Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 10 8 6 6 50 (18,3) 50

NVARCHAR DATETIME NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NUMERIC NVARCHAR Khóa Khóa chính Khóa ngoại Khóa ngoại

SoPhieu NgayPhieu NguoiNhan MaKho LyDo TongTien ChungTuLq 4. Table CtPhieuXuat

Tên trường Kiểu dữ liệu

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NUMERIC NUMERIC SoPhieu MaVt TkNo TkCo SoLuong DonGia Độ rộng 10 6 6 6 (18,3) (18,3) Khóa Khóa ngoại Khóa ngoại Khóa ngoại Khóa ngoại

(18,3)

ThanhTien NUMERIC 5. Table BbKiemKe Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 8 6 6 6 6 Khóa Khóa chính Khóa ngoại Khóa Khóa Khóa

SoBienBan NVARCHAR NgayBb DATETIME MaKho NVARCHAR TruongBan NVARCHAR UyVien1 NVARCHAR UyVien2 NVARCHAR 6. Table CtKiemKe Tên trường Kiểu dữ liệu

NVARCHAR NVARCHAR NUMERIC NUMERIC NUMERIC NUMERIC NUMERIC NUMERIC NUMERIC Độ rộng 6 6 (18,3) (18,3) (18,3) (18,3) (18,3) (18,3) (18,3) Khóa Khóa chính Khóa ngoại

SoBienBan MaVt SlSoSach SlThucTe SlThua SlThieu SLPCT SLPCK SLMPC 7. Table DmTaiKhoan

Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 30 6 30

Khóa Khóa chính

NVARCHAR MaTk NVARCHAR TenTk INT CapTk NVARCHAR TkMe NVARCHAR LoaiTk 8. Table DmBoPhan Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 50 100

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR Khóa Khóa chính

MaBp TenBp MoTa 9. Table DmNhanVien

Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 50 6

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR MaNv TenNv MaBp Khóa Khóa chính Khóa ngoại

10. Table DmKho Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 30 50 15 6

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR Khóa Khóa chính Khóa ngoại

MaKho TenKho DiaChi Sdt ThuKho 11. Table DmNhomVt

Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 50 50

Khóa Khóa chính

MaLoai NVARCHAR TenLoai NVARCHAR MoTa NVARCHAR 12. Table DmVatTu Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 50 6 15 6

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR Khóa Khóa chính Khóa ngoại Khóa ngoại

MaVt TenVt MaLoai Dvt MaTk 13. Table DmNcc Tên trường Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 50 50 15 15

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR Khóa Khóa chính

MaNcc TenNcc DiaChi MaSoThue SoDt 14. Table DmNguoiGiao

Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 50 100 6

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR Khóa Khóa chính Khóa ngoại

Tên trường MaNguoiGiao TenNguoiGiao DiaChi MaNcc 15. Table DmCongTrinh

Kiểu dữ liệu

Tên trường MaCongTrinh TenCongTrinh MaNv DiaChi NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR Độ rộng 6 50 6 100 Khóa Khóa chính Khóa ngoại

100

NVARCHAR

MoTa 16. Table DmNguoiNhan

Kiểu dữ liệu

Độ rộng 6 50 100 6

NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR NVARCHAR Khóa Khóa chính Khóa ngoại

Tên trường MaNguoiNhan TenNguoiNhan DiaChi MaCongTrinh 17. Table DuDauVatTu

Tên trường Kiểu dữ liệu Khóa

Ngay MaVt MaKho SoLuong DonGia ThanhTien DATETIME NVARCHAR NVARCHAR NUMERIC NUMERIC NUMERIC Độ rộng 8 6 6 (18,3) (18,3) (18,3) Khóa chính

3.3.2. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ

3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống:

3.3.2.1. Hệ thống menu chính

Hệ thống menu chính gồm có: menu Hệ thống, menu Danh mục, menu

Chứng từ, Báo cáo, menu trợ giúp. Chi tiết hệ thống menu như sau:

- Menu Hệ thống

- Menu Danh mục

- Menu Chứng từ

- Menu Báo cáo

- Menu Trợ giúp

3.3.2.2. Thiết kế các giao diện:

a. Một số màn hình giao diện của meun hệ thống

* Giao diện form đăng nhập hệ thống

Bắt đầu chạy chương trình, người dùng phải đăng nhập vào hệ thống thông qua form đăng nhập. Nếu đăng nhập đúng thì sẽ vào màn hình chính của chương trình, điều khiển thông qua hệ thống Menu. Còn nếu đăng nhập sai thì có thể thoát hoặc đăng nhập lại.

* Giao diện form đăng ký

* Giao diện chính của chương trình

Giao diện chính của chương trình được chia ra làm 3 phần :

+ Phần trên cùng là hệ thống menu chính.

+ Góc bên trái là 2 biểu đồ cho người sử dụng biết được tình hình nhập – xuất vật tư trong 3 tháng gần đây và top 5 vật tư có giá trị tồn kho lớn nhất. Dựa vào đó kế toán vật tư có thể quản trị vật tư một cách tốt nhất.

+ Phần còn lại là vùng làm việc chính của chương trình. Khi các form mới được mở ra, nó sẽ được mở dưới dạng các tab trong vùng làm việc chính. Khi bắt đầu mở chương trình sẽ xuất hiện một sơ đồ mô tả quy trình hạch toán chi tiết vật tư, nhờ đó người sử dụng dễ dàng thực hiện các bước nhập liệu cũng như tính giá xuất kho cuối kỳ và lên các báo cáo tài chính. Đồng thời phía bên phải là menu của các danh mục liên quan đến quy trình hạch toán vật tư.

* Giao diện “đổi mật khẩu”

Bất kì người dùng nào của hệ thống sau khi đăng nhập thành công đều có quyền đổi mật khẩu của mình. Chọn trong menu “Hệ thống”, sau đó chọn “Đổi mật khẩu”

* Giao diện form “quản trị người dùng”

Chỉ có những user có quyền admin mới có thể thực hiện chức năng này. Tại đây, ta có thể thêm mới người dùng, sửa đổi thông tin hoặc xóa tài khoản người dùng nào đó.

b. Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục

* Giao diện form “Danh mục tài khoản”

* Giao diện form “Danh mục nhà cung cấp”

* Giao diện form “Cập nhật nhà cung cấp”

* Giao diện form “Danh mục người giao”

*Giao diện form “Danh mục bộ phận”

* Giao diện form “Danh mục nhân viên”

* Giao diện form “Danh mục người nhận”

* Giao diện form “Danh mục kho”

* Giao diện form “Danh mục loại vật tư”

* Giao diện form “Danh mục vật tư”

* Giao diện form “Danh mục công trình”

c. Một số giao diện của menu Chứng từ

* Giao diện form “Danh sách phiếu nhập”

* Giao diện form “Cập nhật phiếu nhập”

* Giao diện form “Danh sách phiếu xuất”

* Giao diện form “Cập nhật phiếu xuất”

* Giao diện form “Danh sách biên bản kiểm kê”

* Giao diện form “Cập nhật biên bản kiểm kê”

* Giao diện form “Tồn đầu kỳ vật tư”

* Giao diện form “Dư đầu kỳ tài khoản”

d. Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ”

Sau khi thực hiện bước này, chương trình sẽ tự động tính giá xuất kho

trong kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Và sau đó sẽ tự động

cập nhật lại đơn giá và thành tiền vào các phiếu xuất trong kỳ.

e. Một số mẫu báo cáo

* Thẻ kho

* Sổ chi tiết vật tư

* Báo cáo Nhập xuất tồn

* Bảng tổng hợp chi tiết vật tư

* Sổ cái tài khoản

* Phiếu nhập

Đồ án tốt nghiệp: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh

nghiệp

1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế

toán trong DN

1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán

1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán

1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư

1.2.2. Phân loại vật tư

1.2.3. Đánh giá vật tư

1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư

1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG

2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công

nghệ Thăng Long

2.1.1. Giới thiệu về công ty

2.2. Thực trạng công ty

2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán

2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán

2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng

2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty

2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu

2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu

2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL

2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

nguyên vật liệu tại công ty

2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên

vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ

Thăng Long

2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người

2.3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán

2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng

2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty

2.3.5. Bộ sổ kế toán

2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu

2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL

2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN

MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG

3.1. Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công

ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long

3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống

3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán

3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic

3.1.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R

3.2. Thiết kế mô hình logic

3.2.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ

3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ

3.2.3. Chuẩn hóa

3.3. Thiết kế mô hình vật lý

3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

3.3.2. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ

3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống:

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền