Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 2

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:16

Thêm vào BST

Báo xấu

401
lượt xem 85
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nối phần 1, phần 2 giáo trình gồm nội dung từ chương 4 trở đi, trình bày các vấn đề: Soạn thảo báo cáo, soạn thảo biên bản, soạn thảo thông báo. Giáo trình dành cho các bạn sinh viên chuyên ngành Luật và những ai quan tâm đến vấn đề trên. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết của tài liệu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 2

CHƯƠNG 4. SOẠN THẢO BÁO CÁO 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BÁO CÁO 1.1. Khái niệm: Báo cáo dùng để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ở cơ quan, đơn vị, ngành, tổ chức… Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương mới. 1.2. Phân loại báo cáo Có nhiều tiêu chí để phân chia các loại báo cáo như: thời hạn ban hành, nội dung báo cáo, mức độ hoàn thành công việc. - Dựa vào thời hạn ban hành, báo cáo gồm: + Báo cáo thường kỳ, là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ hạn được quy định như báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ. + Báo cáo bất thường, là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra các biến động bất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế- xã hội, hoặc một sự việc nào đó. - Dựa vào mức độ hoàn thành công việc cần báo cáo, báo cáo gồm: + Báo cáo sơ kết, là báo cáo về một công việc đang còn thực hiện mặc dù phần nào đã dạt được những kết quả nhất định trong quá trình thực hiện. + Báo cáo tổng kết, là báo cáo được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc hoàn thành một cách cơ bản công việc nhất định. - Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gồm: + Báo cáo tình hình chung, là loại báo cáo phản ánh nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. + Báo cáo chuyên đề, là báo cáo chuyên sâu về một nhiệm vụ công tác cấp trên chỉ đạo, một vấn đề quan trọng. 1.3. Mục đích sử dụng của báo cáo Báo cáo gồm nhiều loại khá phong phú, đa dạng và tùy thuộc vào nội dung của báo cáo thì mỗi loại báo cáo có mục đích sử dụng khác nhau: - Đối với báo cáo thường kỳ được ban hành để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan trong thời hạn được báo cáo, giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát hiện những khó khăn, yếu kém để có giải pháp khắc phục kịp thời. - Đối với báo cáo bất thường được ban hành để thông tin nhanh về những vấn đề cụ thể đang xảy ra để cơ quan có thẩm quyền đề ra giải pháp kịp thời. - Đối với báo cáo sơ kết mặc dù đã có những kết quả nhất định về công việc đang còn thực hiện nhưng nó là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh cho phù hợp với những vấn đề mới phát sinh, ngoài dự kiến đã được lập trước đó. - Đối với báo cáo tổng kết được ban hành không phải là để tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất như báo cáo sơ kết mà là đánh giá lại quá trình thực hiện để so sánh với mục tiêu ban đầu đề ra. - Đối với báo cáo tình hình chung thông qua nội dung báo cáo, cơ quan có thẩm quyền thấy được toàn cảnh về hoạt động của cơ quan và mối quan hệ giữa các hoạt động với nhau. - Đối với báo cáo chuyên đề cho người quản lí nhìn nhận những vấn về một nhiệm vụ công tác cấp trên chỉ đạo, một vấn đề quan trọng đã thực hiện. 28
1.4. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo. Để có được báo cáo có giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành nhóm văn bản này người sạo thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thông tin trong báo cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, phản ánh đúng sự thật khách quan, toàn diện nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng trong cách diễn đạt thông tin và đánh giá trong báo cáo. Không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí, cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để. Đây là yêu cầu quan trọng giúp cho cơ quan có thẩm quyền đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn… - Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có nghĩa những thông tin cung cấp không được chung chung, mà phải rõ ràng, cụ thể thông qua việc minh hoạ bằng sơ đồ, số liệu…Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, là rất cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó. Cần tránh những con số không phản ánh đúng thực tế hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo. - Nội dung của báo cáo có trọng tâm, trọng điểm. Nếu nội dung của báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học… đó là báo cáo không đảm bảo chất lượng. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào các số liệu, chi tiết không phù hợp với nội dung cần báo cáo. - Báo cáo phải đảm bảo thông tin phải kịp thời, thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Nếu báo cáo chậm trễ có thể gây hậu quả bất lợi cho chủ thể quản lý không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, không đưa ra các quyết định, mệnh lệnh quản lý chính xác khắc phục sự việc bất thường xảy ra. 2. SOẠN THẢO BÁO CÁO Kết cấu (bố cục) của báo cáo: - Quốc hiệu (tiêu ngữ). - Tên cơ quan ban hành báo cáo. - Số và ký hiệu của báo cáo. - Địa danh và thời gian của báo cáo. - Tên văn bản. - Trích yếu nội dung của báo cáo. - Nội dung của báo cáo. - Chữ ký, đóng dấu. - Nơi nhận. 2.1. Cách thức soạn thảo hình thức của báo cáo. Hình thức của báo cáo đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính khác. 29
Hình thức của báo cáo được thể hiện như sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: .... /BC - ĐHV Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... BÁO CÁO TỔNG KẾT Về việc..................................................... ........................................................................................................................................... ....................................................................................................... Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Bộ Giáo dục và Đào tạo; - Lưu: VT, ĐT. 2.2. Cách thức soạn thảo nội dung của báo cáo. Khi soạn thảo phải xác định được mục đích yêu cầu của báo cáo đó là báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết hay báo cáo tổng kết…từ đó mới có cơ sở để xây dựng nội dung của báo cáo. Thông thường tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp trong đó, phần nội dung được trình bày theo kết cấu nghị luận, bao gồm ba phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết luận. - Phần mở đầu: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra. Nêu nét tiêu biểu về khó khăn, thuận lợi của công việc cần báo cáo - Phần nội dung: Nêu các kết quả đã làm được và những việc còn tồn tại chưa làm được. Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, rút ra bài học và định ra phương hướng xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết. - Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận Trong quá trình xây dựng người soạn thảo có thể nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu (trình bày kèm theo phụ lục) nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn để chuyển tải được nội dung cần báo cáo. Ngoài ra, khi soạn thảo các báo cáo quan trọng cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. Còn đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị. 2.2.1. Soạn thảo phần mở đầu của báo cáo. Mở đầu của báo cáo, người viết trình bày, đánh giá chung tình hình hoạt động của cơ quan trong thời gian vừa qua, hoặc trong thời gian thực hiện công việc cấp trên giao. Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên. Thông thường phần này được đặt tên là “tình hình chung”, “Đánh giá tình hình”, “Đánh giá chung”…Người soạn thảo phải nêu được những thuận lợi, khó khăn gặp phải trong thời gian qua, trong thời gian thực hiện công việc. 2.2.2. Soạn thảo nội dung chính của báo cáo. 30
Nội dung chính của báo cáo, người viết cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình hoạt động hoặc về công việc thực hiện thông qua thành tựu đạt được và hạn chế, tồn tại như: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện. + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. Phần này đòi hỏi người viết báo cáo phải trình bày thành tựu, hạn chế về mọi khía cạnh và minh hoạ cụ thể bằng số liệu, sơ đồ, gương điển hình… Sau đó trình bày thêm về nguyên nhân dẫn đến những thành tựu và hạn chế trên để thuyết phục người đọc cũng như là cơ sở để đề ra giải pháp phù hợp. Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao. 2.2.3. Soạn thảo phần kết luận của báo cáo. Phần này người viết báo cáo trình bày giải pháp, phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu phấn đấu chính trong thời gian tới để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ cụ thể tiếp tục đặt ra khắc phục các tồn tại, khuyết điểm và mong muốn triển khai trên thực tế đạt hiệu quả cáo nhất.. Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo. Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. - Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên, các biện pháp tổ chức thực hiện và nhận định những triển vọng. Mẫu báo cáo BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: .... /BC - ĐHV Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... BÁO CÁO Tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 - 2011 Lời dẫn…………………………………………………………………… I. Đánh giá tình hình chung 1. Những thuận lơi 2. Những khó khăn II. Kết quả đạt được 1. Những thành tựu đạt được. 2. Những hạn chế, tồn tại. 3. Nguyên nhân của hạn chế, tồn tại. III. Phương hướng, giải pháp ………………………………………………………………. Trên đây là toàn bộ nội dung báo cáo, rất mong các vị đại biểu đóng góp ý kiến để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn nữa. Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG - Bộ GDĐT; PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Lưu: VT, ĐT. 31
Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác UBND TỈNH H CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ TÀI CHÍNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: .... /BC - STC H, ngày ...... tháng..... năm...... BÁO CÁO Tổng kết công tác năm 2010 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2011 Mở đầu: Nêu đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Nội dung chính: Phần I. - Tổng kết công tác năm - Nêu các kết quả đã làm được - Phân tích đánh giá ưu điểm đã đạt được và nêu nhược còn tồn tại. - Những bài học kinh nghiệm Phần II. Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm - Nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu - Các biện pháp tổ chức thực hiện - Các đề nghị lên cấp trên. Phần III. Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hoàn thành kế hoạch cấp trên giao... Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - UBND tỉnh, Bộ TC; - Lưu: VT. Ví dụ: Báo cáo nhanh CÔNG AN QUẬN T CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘI PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: .... /BC - PCCC T, ngày ...... tháng..... năm...... BÁO CÁO NHANH Về việc hỏa hoạn tại phường X Vào lúc…ngày…tại…đã xảy ra hỏa hoạn. Đây là khu nhà lụp sụp, nhà cửa dày đặc, xây cất chen chúc. Đến …giờ…đám cháy đã được dập tắt. Có …. hộ, gồm… nhân khẩu bị cháy nhà. Thiệt hại về tài sản theo ước tính ban đầu khoảng…tỉ đồng. Không có thiệt hại về người. Nguyên nhân gây ra cháy đang được điều tra rõ ràng. Đối tượng gây hỏa hoạn hiện bỏ trốn. Ngay sau khi xảy ra cháy, lãnh đạo chính quyền và công an địa phương đã có mặt tại hiện trường để chỉ đạo khắc phục tình hình và bố trí tạm cư cho bà con bị hỏa hoạn. Nơi nhận: ĐỘI TRƯỞNG 32
- UBND quận, Công an quận; - Lưu: VT. Chú ý: Đối với nhóm báo cáo đột xuất đòi hỏi phải đáp ứng thông tin khẩn cấp, về một sự việc bất thường, do đó báo cáo phải ngắn gọn. Loại này phải trả lời được 5 câu hỏi: - Cái gì đã xảy ra, xảy ra như thế nào? - Xảy ra khi nào? - Xảy ra ở đâu? - Xảy ra đối với ai hoặc ai gây ra? - Tại sao (nguyên nhân hay mức độ thiệt hại) CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hãy trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác ngành hải quan năm 2008. 2.Trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 – 2011 của trường Đại học V. 3.Trình bày văn bản: Báo cáo nhanh về việc hoả hoạn tại phường X. 4. Hãy trình bày biên bản: Hội nghị viên chức về việc thông qua quy chế chi tiêu nội bộ. 33
CHƯƠNG 5. SOẠN THẢO BIÊN BẢN 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BIÊN BẢN 1.1. Khái niệm: Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng thời gian, không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra hoặc miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi lại các kết luận, quyết định của hội nghị. Trong quản lý Nhà nước, biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo trong quá trình điều hành thực hiện nhiệm vụ quản lý. Biên bản là loại văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật. 1.2. Phân loại biên bản Nhìn từ bình diện chung nhất, hiện nay biên bản có hai loại: biên bản vụ việc và biên bản hội nghị. - Biên bản vụ việc (biên bản ghi lại sự kiện, sự cố; Biên bản bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản…) là loại biên bản ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra có giá trị chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa trên cơ sở đó ban hành văn bản áp dụng pháp luật. Ví dụ: biên bản ghi nhận hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ (hành vi vi phạm áp dụng mức phạt tiền trên 200.000 đồng) là cơ sở để Đội trưởng Đội cảnh sát giao thông ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đó. - Biên bản hội nghị là loại biên bản được lập trong các hội nghị, đại hội của cơ quan, của ngành… có vai trò ghi nhận lại toàn bộ diễn biến hội nghị. 1.3. Mục đích sử dụng biên bản Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra làm căn cứ để chủ thể có thẩm quyền giải quyết sự việc. Khi biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan nhằm cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác. 1.4. Yêu cầu khi soạn thảo biên bản. Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan. - Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể - Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan. - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. - Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải có tối thiểu hai người ký (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập biên bản và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản. Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải ghi lại trung thực, phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác và người chịu trách nhiệm phải kí vào biên bản để xác lập và cùng chịu trách nhiệm. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác 34
nhận còn biên bản sự vụ phải có chữ kí của người lập biên bản và đối tượng có liên quan. Người lập biên bản thường là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi lập biên bản để đảm bảo các thông tin ghi nhận trong biên bản chính xác làm tiền đề cho các sự việc tiếp theo. 2. SOẠN THẢO BIÊN BẢN Kết cấu (bố cục) của biên bản: - Quốc hiệu (tiêu ngữ). - Tên cơ quan ban hành biên bản. - Số và ký hiệu của biên bản (nếu có). - Địa danh và thời gian của biên bản (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản). - Tên văn bản. - Trích yếu nội dung của biên bản. - Nội dung của biên bản (Thành phần tham dự, Diễn biến sự kiện thực tế, thời gian kết thúc). - Ký xác nhận. 2.1. Cách thức soạn thảo hình thức của biên bản. Hình thức của biên bản đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính khác. Tuy nhiên, một số đề mục hình thức của văn bản này được xác lập ở vị trí khác như đề mục thời gian; biên bản có thể có đề mục số, kí hiệu và biên bản không có nơi nhận. Hình thức của biên bản được thể hiện như sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... BIÊN BẢN HỘI NGHỊ VIÊN CHỨC Về việc thông qua quy chế chi tiêu nội bộ. ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ..................................................................................... CHỦ TỌA THƯ KÍ 2.2. Cách thức soạn thảo nội dung của biên bản. Biên bản là văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra. Tuỳ thuộc vào mỗi loại biên bản mà người viết có thể sử dụng độc lập một trong hai cách ghi biên bản đó là cách ghi chi tiết hoặc cách ghi tổng hợp hoặc có thể kết hợp cả hai. 2.2.1. Soạn thảo phần mở đầu của biên bản Phần này người soạn thảo (ghi biên bản) trình bày về: - Thời gian, địa điểm nơi diễn ra sự kiện. - Thành phần tham dự (ghi rõ họ, tên) bao gồm: chủ tọa, thư kí, đại biểu… (nếu là biên bản hội nghị) hoặc người có thẩm quyền lập biên bản và đối tượng có liên quan (nếu là biên bản vụ việc). 2.2.2. Soạn thảo phần nội dung chính của biên bản. 35
Nội dung chính của biên bản ghi nhận toàn bộ diễn biến của sự kiện thực tế xảy ra. Do đó, người soạn thảo phải linh hoạt để lựa chọn cách diễn đạt phù hợp và luôn đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy cao của thông tin. Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, lấy lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì người soạn thảo lựa chọn cách ghi chi tiết. Trong cách này, người viết biên bản phải ghi đầy đủ, chính xác, phải mô tả, tường thuật và chi tiết mọi tình tiết diễn biến của sự kiện. Ngoài ra, người ghi biên bản cũng phải chú ý đến các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… người viết phải ghi nguyên văn, đầy đủ lời nói của đương sự và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận nội dung đã ghi (có thể xác nhận từng trang). Cách này thường phù hợp đối với việc lập biên bản vụ việc. - Trong các sự kiện thông thường khác như: cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét… người soạn thảo lựa chọn cách ghi tổng hợp. Đây là cách thức ghi biên bản mà người soạn thảo chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính. Cách này người viết phải có khả năng tổng hợp lại thông tin, lời phát biểu để tránh tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin nếu có ý kiến trùng lặp chỉ cần tổng hợp những ý kiến đó lại làm cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan. Cách này phù hợp khi viết biên bản hội nghị. 2.2.3. Soạn thảo phần kết thúc của văn bản: Phần này người soạn thảo phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày…tháng… năm…. Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Mẫu Biên bản vụ việc CÔNG AN THÀNH PHỐ A CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘI CẢNH SÁT GIAO THÔNG SỐ 1 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số:…/BB - VPHC A, ngày … tháng… năm… BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH Hôm nay, hồi… giờ…ngày… tháng… năm… Tại……………………………………………………………………. Tôi…………………………………chức vụ………………………… Đơn vị…………………………………………………………………. Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính đối với………………….. Cư trú tại……………………………………………………………… Nghề nghiệp……………………số CMND…………………….đã có hành vi………………………………….vi phạm điểm, khoản… điều… Nghị định 34/2010/NĐ-CP, ngày …../…/2010 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ. Các biện pháp ngăn chặn……………………………………………… Tang vật, phương tiện vi phạm………………………………………… Lời khai của người vi phạm…………………………………………… 36
Biên bản được lập thành… bản, giao cho người vi phạm 01 bản và được đọc lại cho những người có tên trong biên bản cùng nghe. Biên bản được lập kết thúc vào hồi…h cùng ngày. NGƯỜI VI PHẠM NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN NGƯỜI LÀM CHỨNG NGƯỜI BỊ THIỆT HẠI Biên bản hội nghị BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm..... BIÊN BẢN Về hội nghị viên chức năm 2010 Thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị: + Chủ toạ: + Thư ký: + Đại biểu: Diễn diến của Hội nghị + Khai mạc Hội nghị (ghi rõ hội nghị do ai khai mạc). + Ban tổ chức giới thiệu chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị). + Bầu đoàn chủ tịch và thư ký hội nghị + Đại diện lãnh đạo đọc báo cáo tổng kết công tác của trường trong năm 2010 (Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo; Tóm tắt nội dung báo cáo; Xem báo cáo kèm theo - nếu báo cáo thành văn). + Các tham luận, phát biểu hoàn thiện nội dung báo cáo Tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp). Ghi những vấn đề mà Chủ tọa đưa ra thảo luận trước hội nghị. + Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới (nếu có): Danh sách nhân sự đề cử (ghi họ tên); Danh sách trúng cử (biểu quyết bằng hình thức giơ tay tán thành hoặc phiếu kín). Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết). + Thông báo kết quả bầu + Phần quyết nghị: là phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín). Nội dung quyết nghị thứ nhất là: ………… có …… % tán thành. Nội dung thứ hai là: …………… có …… % tán thành. + Đoàn chủ tịch tổng kết bế mạc hội nghị + Phần kết luận: thư kí ghi tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự hội nghị hoặc lời bế mạc của chủ tọa và đọc công khai nội dung biên bản trước hội nghị để xác nhận. + Thời điểm hội nghị bế mạc kết thúc hội nghị. 37
CHỦ TOẠ THƯ KÝ CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Khái niệm và phân loại biên bản. 2. Trình bày mục đích sử dụng biên bản. 3. Trình bày yêu cầu khi soạn thảo biên bản. 4. Hãy trình bày văn bản: Biên bản vi phạm hành chính của đội cảnh sát giao thông số 3, Công an thành phố A. 38
CHƯƠNG 6. SOẠN THẢO THÔNG BÁO 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THÔNG BÁO 1.1. Khái niệm: Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước. Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các quyết định, mệnh lệnh của cơ quan có thẩm quyền. Một số trường hợp thông báo còn dùng để thông tin nội dung, ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Thông báo là văn bản hành chính thông thường có vai trò truyền đạt thông tin, sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. 1.2. Mục đích sử dụng thông báo - Thông báo dùng để truyền đạt nội dung của một văn bản pháp luật, một tin tức, một sự việc cho các chủ thể có liên quan biết trong hoạt động quản lí. -Thông báo được sử dụng để giới thiệu một chủ trương, chính sách của nhà nước. - Thông báo được các cơ quan quản lý sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc cùng để phối hợp công tác với các cơ quan có liên quan khác. 1.3. Yêu cầu khi soạn thảo thông báo Thông báo là văn bản hành chính được các cơ quan, tổ chức dùng để truyền đạt thông tin. Để đảm bảo giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành nhóm văn bản này người sạo thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thông tin trong thông báo phải đảm bảo trung thực, chính xác và kịp thời. - Nội dung của thông báo phải cụ thể, phải có trọng tâm, không cung cấp thông tin chung chung. - Về văn phong của thông báo đòi hỏi người viết phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm, thái độ thể hiện tính lịch sự trong quan hệ công tác như công văn hành chính. - Đối với thể thức ký thông báo không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan kí, mà các trưởng, phó các đơn vị cấp dưới có trách nhiệm về các lĩnh vực như: đào tạo ở các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính... ở các cơ quan được quyền ký và trực tiếp thông báo dưới hình thức kí thừa lệnh. Lưu ý: Trong mọi trường hợp, thông báo không được sử dụng để thay thế các văn bản pháp luật khác như quyết định, chỉ thị... vì thông báo là hình thức văn bản không mang tính ra lệnh, bắt buộc. Ví dụ: thông báo cho cán bộ nghỉ hưu không dùng để thay cho quyết định nghỉ hưu... 2. SOẠN THẢO THÔNG BÁO Kết cấu (bố cục) của thông báo: - Quốc hiệu (tiêu ngữ). - Tên cơ quan ban hành thông báo. - Số và ký hiệu của thông báo (nếu có). - Địa danh và thời gian của thông báo - Tên văn bản. - Trích yếu nội dung của thông báo. - Nội dung của thông - Chữ kí và dấu - Nơi nhận. 2.1. Cách thức soạn thảo hình thức của thông báo. 39
Hình thức của thông báo đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính khác. Hình thức của thông báo được thể hiện như sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: …. /TB - HCTH Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... THÔNG BÁO Về kết luận của hiệu trưởng tại cuộc họp ngày… tháng…năm ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ..................................................................................... Nơi nhận: TL. HIỆU TRƯỞNG - Các khoa, phòng, trung tâm; TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP - Lưu: VT, HCTH. 2.2. Cách thức soạn thảo nội dung của thông báo Cũng giống như các văn bản hành chính thông thường khác, cơ cấu nội dung của thông báo gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết luận. 2.2.1. Soạn thảo phần mở đầu của thông báo Phần mở đầu người soạn thảo giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo mà không phải trình bày lý do hay mô tả tình hình như các văn bản hành chính khác. - Trong phần này người soạn thảo có thể nhắc lại tên văn bản hay cuộc họp có nội dung cần thông báo. Nếu thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát. - Nếu cần thiết có thể đưa ra mệnh lệnh, chỉ đạo, quyết định. 2.2.2. Soạn thảo phần nội dung chính của thông báo Nội dung chính của thông báo người soạn thảo trình bày nêu vấn đề cần thông báo một cách cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng . Để thông báo mạch lạc, dễ hiểu, người soạn thảo có thể diễn đạt theo phần, mục của vấn đề cần đề cập trong nội dung chính. 2.2.3. Soạn thảo phần kết luận của thông báo Trong phần này người soạn thảo nhắc lại nội dung chính, yêu cầu của thông báo để đối tượng liên quan thực hiện. Ngoài ra phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy. * Tuỳ theo từng loại thông báo mà người soạn thảo xác định nội dung cho phù hợp để vận dụng linh hoạt cụ thể hoá trong từng loại thông báo. Nội dung của các thông báo có thể được soạn thảo như sau: - Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị của cấp trên: + Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; + Tóm tắt nội dung cơ bản của chủ trương, chính sách...; 40
+ Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện. - Đối với thông báo về kết quả hội nghị, cuộc họp: + Nêu thời gian cuộc họp, thành phần tham dự ; + Tóm tắt nội dung, hội nghị, cuộc họp; + Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; + Nhắc lại và nhấn mạnh thông tin đã thông báo. - Đối với thông báo về sự thay đổi trong hoạt động của bộ máy quản lý, lãnh đạo: thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính... + Nêu rõ lý do thay đổi; + Nội dung của sự thay đổi; + Thời gian bắt đầu thực hiện; + Nhắc lại nội dung chính và yêu cầu các đơn vị có liên quan thực hiện. Trong những trường hợp trên đây, nhiều khi các cơ quan nhà nước sử dụng công văn trao đổi mà không ban hành thông báo. Giới hạn để lựa chọn thông báo hay công văn trao đổi là mức độ phổ cập (phạm vi) của vấn đề cần thông báo. Với thông báo phạm vi, đối tượng cần cung cấp thông tin rộng hơn công văn hành chính. Mẫu thông báo Ví dụ: Thông báo kết luận của lãnh đạo cấp trên VĂN PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHÍNH PHỦ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________ Số: 309/TB-VPCP Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2009 THÔNG BÁO Kết luận của Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng tại cuộc họp về việc triển khai thực hiện Quyết định số 97/2009/QĐ- TTg ngày 24 tháng 7 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ Ngày 24 tháng 9 năm 2009, tại Văn phòng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng đã chủ trì cuộc họp để nghe báo cáo về việc triển khai thực hiện Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 7 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Danh mục các lĩnh vực cá nhân được thành lập tổ chức khoa học và công nghệ. Tham dự họp có đồng chí Trương Tấn Sang, Ủy viên Bộ Chính trị, Thường trực Ban Bí thư và đại diện lãnh đạo: Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Trung ương Đảng, Ban Tuyên giáo Trung ương, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Văn phòng Chính phủ. Sau khi nghe Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ báo cáo về tình hình triển khai thực hiện Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg, ý kiến của các đại biểu dự họp và phát biểu của đồng chí Thường trực Ban Bí thư Trương Tấn Sang, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng kết luận như sau: 1. Sau khi Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 7 năm 2009 về việc ban hành Danh mục các lĩnh vực cá nhân được thành lập tổ chức khoa học và công nghệ, dư luận chung là hoan nghênh việc ban hành Quyết định này, nhưng cũng có một số ý kiến cho là Quyết định ban hành chậm và không tán thành, đề nghị hoãn thi hành Quyết định này vì không đúng pháp luật. Thủ tướng Chính phủ đã trực tiếp lắng nghe và yêu cầu Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng 41
Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ nghiên cứu, rà soát kỹ lại tính hợp hiến, hợp pháp và trình tự, thủ tục ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg. Trên cơ sở thảo luận thống nhất với Bộ Khoa học và Công nghệ, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Trung ương Đảng và sau khi báo cáo, được sự đồng ý của Bộ Chính trị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký văn bản khẳng định việc ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ là đúng pháp luật. 2. Việc ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 7 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ là cần thiết, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và đã có hiệu lực thi hành. Các Bộ, ngành, địa phương liên quan khẩn trương tổ chức thực hiện nghiêm Quyết định này. 3. Bộ Khoa học và Công nghệ khẩn trương xây dựng, ban hành Thông tư hướng dẫn điều kiện và thủ tục đăng ký hoạt động đối với các tổ chức khoa học và công nghệ, trong đó có tổ chức khoa học và công nghệ do cá nhân thành lập, theo đúng Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg và các văn bản pháp luật có liên quan. Cần lưu ý việc tổ chức phổ biến, giới thiệu rộng rãi và chỉ đạo tổ chức thực hiện nghiêm túc sau khi ban hành Thông tư hướng dẫn này. 4. Giao Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chủ trì, cùng Bộ Khoa học và Công nghệ có hình thức xử lý thích hợp, đúng quy định của Đảng và Nhà nước đối với việc tự giải thể của Viện nghiên cứu phát triển (IDS) và những phát biểu thiếu tinh thần xây dựng của một số cá nhân thuộc Viện nghiên cứu phát triển (IDS). Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chỉ đạo cơ quan chức năng thực hiện đúng các quy định của pháp luật hiện hành về việc chấm dứt hoạt động của Viện nghiên cứu phát triển (IDS) sau khi tổ chức này tự giải thể. 5. Ủy quyền Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ có trả lời đến một số Đại sứ nước ngoài đã có văn thư gửi Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Văn phòng Chính phủ thông báo để các cơ quan có liên quan biết, thực hiện./. Nơi nhận: KT. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM - Ban Bí thư Trung ương Đảng; PHÓ CHỦ NHIỆM - TTgCP, các PTTg (để b/c); - Các Bộ: KH&CN, NG, TP, CA, TT&TT; (Đã ký) - Văn phòng Trung ương Đảng; - Ban Tuyên giáo Trung ương; Nguyễn Hữu Vũ - UBND thành phố Hà Nội; - VPCP: BTCN, các PCN, các Vụ: PL, NC, QHQT, TH, Cổng TTĐT; - Lưu: VT, KGVX (3) CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hãy trình bày văn bản: Thông báo về việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan A. 2. Cách thức soạn thảo nội dung thông báo. 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Xây dựng văn bản pháp luật, Trường Đại học Luật Hà Nội, 2010 2. Giáo trình Xây dựng văn bản pháp luật, TS Lưu Kiếm Thanh và TS Bùi Thị Đào, NXB Công an nhân dân, 2010 3. Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản pháp luật, GS. TS Nguyễn Đăng Dung, NXB Kỹ Thuật, 2009. 4. Cẩm nang soạn thảo văn bản hành chính, Hoàng Giang, NXB Kỹ thuật, 2004 43