Hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng và công tác hoàn thiện thủ tục theo Incoterm

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế thế giới đang bước vào thế kỉ XXI, kỉ nguyên của hội nhập và

phát triển.Sự phồn thịnh của một quốc gia phải được gắn liền với sự phát triển

chung của nền kinh tế thế giới, không một quốc gia nào tự khép mình độc lập với

nền kinh tế thế giới mà lại có thể phát triển mạnh mẽ được, đó là qui luật chung

của nền kinh tế hiện nay. Một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự giàu mạnh

của một quốc gia phải kể đến hoạt động kinh doanh mua bán trao đổi hàng hoá

giữa các quốc gia.

Ở nước ta trong những năm gần đây cùng với việc gia nhập WTO thì hoạt

động kinh doanh xuất nhập khẩu không ngừng gia tăng.Theo thông kê sau 1 năm

gia nhập WTO tổng kim ngach xuất khẩu năm 2007 là 48,38 tỉ USD tăng 21,5%

so với năm 2006, tổng kim ngạch nhập khẩu 60,83 tỉ USD là mức kỉ lục từ trước

tói nay tăng 35,5% so với năm trước Từ khi hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy

mạnh thì quá trình vận tải giao nhận càng trở nên quan trọng.Bởi vì hoạt động

ngoại thương chỉ có thể diễn ra khi hàng hoá được vận chuyển từ nước này sang

nước khác và thực hiên công tác giao nhận hàng hoá vận chuyển đó.Nhờ có hoạt

động vận tải giao nhận hàng hoá mà sản phẩm được đưa đến tay người tiêu dùng

một cách nhanh chóng hơn.Việc giao nhận hàng hoá càng đuợc thục hiện tốt sẽ

góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu.Nhận thức được tầm quan trọng của

công tác giao nhận trong buôn bán Quốc tế cùng với những kiến thức được học ở

trường kết hợp với thời gian tiếp xúc tìm hiểu tại công ty VINATRANS ĐÀ

NẴNG em quyết định chọn đề tài :”HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO NHẬN

HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC

FCL/FCL Ở CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MIỀN TRUNG

(VINATRANS ĐÀ NẴNG)”

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG

BIỂN

1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hoá Xuất Nhập Khẩu

1.1.1 Hoạt động giao nhận và người giao nhận

Đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người bán và người mua thường

ở cách xa nhau. Việc di chuyển hàng hoá này là do người vận tải đảm nhận, đây là

khâu nghiệp vụ rất quan trọng thiếu nó thì coi như hợp đồng mua bán không thể

thực hiện được. Để cho quá trình vận tải được Bắt Đầu - Tiếp Tục - Kết Thúc,

tức là hàng hoá đến tay người mua, ta cần phải thực hiện một loạt các công việc

khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi

hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến...Tất cả các công việc

này được gọi là giao nhận vận tải hàng hoá (hay còn gọi tắt là giao nhận).

Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA)

về dịch vụ giao nhận dược định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào có liên quan

đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá

cũng như dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan,

tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.

Theo Luật thương mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi

thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá từ người gửi, tổ chức

vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên

quan để giao nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người

làm dịch vụ giao nhận khác.

Hay nói cách khác: Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến

quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng đến nơi

nhận hàng.

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là “Người giao nhận -

Forwarder Freight Forwarder - Forwarding Agent“. Người giao nhận có thể là chủ

hàng, chủ tàu, công ty xếp dở hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay

bất kỳ một người nào khác có đăng kí dịch vụ giao nhận hàng.

Người giao nhận phải thoả mãn các yêu cầu sau đây:

Biết kết hợp giữa nhiều phuơng thức vận tải khác nhau.

Biết vận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ dịch

vụ gom hàng.

Biết kết hợp giữa vận tải - giao nhận - xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với

các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hoá như Hải Quan, đại lý

tàu, Bảo hiểm, Ga, Cảng...

Người giao nhận còn tạo điều kiện cho người kinh doanh xuất nhập khẩu

hoạt động có hiệu quả nhờ vào dich vụ giao nhận của mình.

Nhà xuất nhập khẩu có thể sứ dụng kho bãi của người giao nhận hay của

người giao nhận đi thuê từ đó giảm được chi phí xây dựng kho bãi.

Nhà xuất khẩu giảm được các chi phi quản lý hành chính, bộ máy tổ chức

đơn giản, có điều kiện tập chung vào kinh doanh xuất nhập khẩu

1.1.2 Các tổ chức giao nhận và người giao nhận

1.1.2.1 . Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận- FIATA (Fédération

Internationale des Associatión de transitaires et Assimiles)

Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận(FIATA) thành lập năm 1926 là tổ

chức giao nhận vận tải lớn nhất thế giới. FIATA là một tổ chức phi chính trị, tự

nguyện, là đại diện của 35.000 công ty giao nhận ở 130 nước trên thế giới. Thành

viên của FIATA là hội viên chính thức và hội viên hợp tác. Hội viên chính thức là

Liên đoàn giao nhận của các nước, còn Hội viên hợp tác là các công ty giao nhận

riêng lẻ.

FIATA được thừa nhận của các cơ quan Liên hiệp quốc như Hội đòng kinh

tế xã hội LHQ (ECOSOC), Uỷ ban Châu Âu của Liên hiệp quốc (ECE), ESCAP...

Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và tăng cường lợi ích của người Giao

nhận trên phạm vi quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, liên kết nghề

nghiệp, tuyên truyền dịch vụ giao nhận, vận tải; xúc tiến quá trình đơn giản hoá và

thống nhất chứng từ và các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất

lượng dịch vụ của hội viên; đào tạo nghiệp vụ ở trình độ quốc tế, tăng cường các

quan hệ phối hợp giữa các tổ chức Giao nhận với chủ hàng và người chuyên chở.

Hiện nay nhiều công ty giao nhận của Việt Nam đã trở thành thành viên

chính thức của FIATA.

1.1.2.2 Các Cty Giao nhận quốc tế ở Việt nam.

Những năm 1960, các tổ chức giao nhận quốc tế ở Việt nam mang tính chất

phân tán. Các đơn vị xuất nhập khẩu tự đảm nhận việc tổ chức chuyên chở hàng

hóa của mình, vì vậy các công ty xuất nhập khẩu đã thành lập riêng phòng Kho

vận chi nhánh xuất nhập khẩu. Trạm giao nhận ở các cảng, ga liên vận đường sắt

Để tập trung đầu mối quản lý chuyên môn hóa khâu vận tải giao nhận, năm

1970 Bộ ngoại thương (nay là Bộ thương mại) đã thành lập hai tổ chức giao nhận:

- Cục kho vận kiêm Tổng công ty giao nhận Ngoại thương, trụ sở tại Hải

Phòng

- Công ty giao nhận đường bộ, trụ sở tại Hà nội

- Năm 1976, Bộ thương mại đã sát nhập hai tổ chức trên để thành lập một

Công ty giao nhận thống nhất là Tổng công ty Giao nhận và Kho vận Ngoại

thương (Vietrans).

- Trong thời kỳ bao cấp Vietrans là cơ quan duy nhất được phép giao nhận

hàng hóa xuất nhập khẩu trên cơ sở ủy thác của các đơn vị xuất nhập khẩu.

Những năm gần đây nền kinh tế nước ta chuyển dần sang nền kinh tế thị

trường có sự điều tiết của nhà nước, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

không còn do Vietrans độc quyền nữa mà do nhiều cơ quan, công ty khác tham

gia, trong đó nhiều chủ hàng ngoại thương tự giao nhận lấy mà không ủy thác cho

Vietrans.

- Các công ty đang cung cấp dịch vụ giao nhận hiện nay là:

- Công ty giao nhận kho vận kho vận ngoại thương

- Công ty vận tải và thuê tàu

- Công ty container Việtnam

- Công ty đại lý vận tải quốc tế

- Công ty thương mại dịch vụ và kho vận ngoại thương

- Công ty thương mại và dịch vụ hàng hải Tramaco

- Gematrans……..

Việt nam đã thành lập hiệp hội giao nhận (VIFFAS) đại diện quyền lợi của những

công ty giao nhận nói trên.

1.1.3 Phạm vi dịch vụ giao nhận

Phạm vi của dịch vụ Giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ Giao nhận,

kho vận. Trừ khi bản thân người gởi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tham gia

vào bất kỳ một khâu hay thủ tục nào, chứng từ nào đó, thông thường người giao

nhận thay mặt người gởi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận

chuyển hàng hoá qua các công đoạn cho đến tay người nhận hàng cuối cùng.

Người Giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý,

hoặc thuê dịch vụ của người thứ ba khác.

Những dịch vụ mà người Giao nhận thường tiến hành là:

- Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở.

- Tổ chức chuyên chở hàng hoá trong phạm vi Ga, Cảng

- Tổ chức xếp dỡ hàng hoá

- Làm tư vấn cho chủ hàng trong lĩnh vực chuyên chở hàng hoá.

- Ký hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước

- Làm thủ tục gửi, nhận hàng

- Làm thủ tục Hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch

- Mua bảo hiểm cho hàng hoá

- Lập các chứng từ cho việc gửi, nhận hàng và thanh toán

- Thanh toán, thu đổi ngoại tệ

- Nhận hàng từ chủ hàng giao cho người chuyên chở và giao cho người

nhận hàng.

- Nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận hàng

- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và

người chuyên chở thích hợp

- Đóng gói bao bì, phân loại và tái chế hàng hoá

- Lưu kho bảo quản hàng hoá

- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho bãi...

- Thông báo tổn thất với người chuyên chở

- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại và đòi bồi thường

Ngoài ra người kinh doanh dịch vụ giao nhận còn cung cấp các dịch vụ đặc

biệt theo yêu cầu của chủ hàng như vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình

xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may mặc sẵn từ các Container đến thẳng các cửa

hàng, hay vận chuyển ra nước ngoài để tham gia dự hội chợ, triển lãm... Đặc biệt

trong những năm gần đây, người Giao nhận thường cung cấp dịch vụ vận tải đa

phương thức (VTĐPT), đóng vai trò MTO và phát hành cả chứng từ vận tải.

1.1.4 Vai trò người giao nhận trong thương mại quốc tế

1.1.4.1 . "Môi giới Hải quan":

Thuở ban đầu, người Giao nhận chỉ hoạt động trong nước. Nhiệm vụ của

người Giao nhận lúc bấy giờ làm thủ tục Hải quan đối với hàng nhập khẩu như

một Môi giới Hải quan. Sau đó người Giao nhận mở rộng hoạt động phục vụ cả

hàng xuất khẩu và dành chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng

tàu theo sự uỷ thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tuỳ thuộc vào hợp

đồng mua bán. Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, người Giao nhận thay mặt

người xuất khẩu, người nhập khẩu để khai báo và làm thủ tục Hải quan như một

môi giới Hải quan.

Theo tập quán xuất khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB thì chức năng của

người Giao nhận được gọi là “FOB người Giao nhận” (FOB Freight Forwarding).

Ơ các nước như Pháp, Mỹ hoạt động của người Giao nhận yêu cầu phải có giấy

phép làm môi giới Hải quan.

1.1.4.2 . "Đại lý" (Agent)”:

Trước đây người Giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên

chở. Người Giao nhận chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và

người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi

hàng. Người Giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ ngưòi chuyên chở để

thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm

thủ tục Hải quan... trên cơ sở của hợp đồng uỷ thác.

1.1.4.3 . " Người gom hàng":

Ở Châu Âu, từ lâu người Giao nhận đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục

vụ cho vận tải đường sắt. Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng Container, dịch vụ

gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ(LCL) thành hàng

nguyên(FCL) để tận dụng sức chở, sức chứa của Container và giảm cước phí vận

chuyển. Khi là người gom hàng, người Giao nhận có thể đóng vai trò là người vận

tải hoặc chỉ là đại lý.

1.1.4.4 . " Người chuyên chở":

Ngày nay trong nhiều trường hợp người Giao nhận đóng vai trò là người

chuyên chở, tức là người Giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ

hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác.

Người Giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở theo hợp đồng

(Contracting Carrier), nếu người Giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp

chuyên chở. Nếu người Giao nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên

chở thực tế (Performing Carrier).

1.1.4.5 "Lưu kho hàng hoá, lo liệu chuyển tải và gửi tiếp hàng hoá":

Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước khi xuất hoặc sau khi nhập

khẩu, người Giao nhận sẽ lo liệu việc đó bằng phương tiện của mình hoặc thuê của

một người khác và phân phối hàng nếu cần.

Khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người Giao

nhận sẽ lo liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện

vận tải này sang phương tiện vận tải khác, hoặc giao hàng đến tay người nhận.

1.1.4.6 . "Người kinh doanh vận tải đa phương thức"(MTO):

Trong trường hợp người Giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt (hoặc

còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa) thì người Giao nhận đã đóng vai trò là người

kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO). MTO cũng là người chuyên chở và

chịu trách nhiệm đối với hàng hoá trước chủ hàng.

Người Giao nhận còn được coi là “Kiến trúc sư của vận tải” (Architect of

Transport), vì người Giao nhận có khả năng tổ chức quá trình vận tải một cách tốt

nhất và tiết kiệm nhất.

1.1.5 Quyền hạn nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận

1.1.5.1 . Khi người giao nhận là đại lý

Người giao nhận hoạt động với danh nghĩa đại lý phải chịu trách nhiệm do

lỗi của bản thân mình hay lỗi của người làm thuê cho mình

Ví dụ:

- Giao hàng trái với chỉ dẫn

- Quên mua bảo hiểm mặc dù đã có chỉ thị

- Lỗi lầm khi làm thủ tục hải quan

- Gửi hàng sai địa chỉ,chở hàng sai đến nơi qui định

- Tái xuất không làm thủ tục xin hoàn lại thuế ……

Người giao nhận cũng bị bên thứ ba khiếu nại về bất cứ hư hỏng hay mất mát hàng

hoá hay tổn hại cá nhân mà anh ta gây cho họ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Tuy nhiên ngời giao nhận thường không nhận trách nhiệm về mình những hành vi

hay sơ suất của bên thứ ba như: người chuyên chở, người nhận lại dịch vụ giao

nhận... miễn là anh ta đã biểu hiện đầy đủ sự quan tâm chu đáo trong việc lựa chọn

bên thứ ba đó.

Điều đó được thể hiện qua điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn (Standard

Trading Condition) khi người giao nhận hoạt động với tư cách là đại lý trong việc

thực hiện chức năng truyền thống của mình như: lưu cước, lo vận chuyển và khai

báo Hải quan...

1.1.5.2 Khi Người giao nhận là người uỷ thác

Là người uỷ thác, người giao nhận là một bên ký hợp đồng độc lập nhận

trách nhiệm với danh nghĩa của mình thực hiện dịch vụ do khách hàng yêu

cầu.Anh ta chịu trách nhiệm về những hành vi sơ suất của người chuyên chở và

người nhận lại dịch vụ giao nhận... mà anh ta sử dụng để thực hiện hợp đồng. Nói

chung anh ta thương lượng giá dịch vụ với khách hàng chứ không phải là nhận lại

hoa hồng. Ví dụ: Khi người giao nhận gom hàng, làm dịch vụ vận tải đa phương

thức hay khi anh ta đảm nhận vận tải hộ và tự vận chuyển hàng hoá thì đó là anh ta

đảm nhận vai trò của người uỷ thác. Là người uỷ thác trách nhiệm đối với bên thứ

ba, quyền hạn về giới hạn trách nhiệm và quyền thực hiện việc giữ hàng cũng

giống như khi anh ta đóng vai trò làm đại lý

Khi người giao nhận đảm nhận vai trò của người uỷ thác để làm dịch vụ

vận tải đa phương thức thì điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nói chung không áp

dụng.

Vì không có công ước quốc tế được áp dụng nên hợp đồng vận tải liên hợp

thường do những qui tắc của Phòng thương mại quốc tế điều chỉnh gọi là:”những

qui tắc thống nhất của ICC về một chứng từ thống nhất trong vận tải liên hợp”

Tuy nhiên nếu người giao nhận không chịu trách nhiệm và những hư hỏng

mất mát của hàng hoá phát sinh từ những trờng hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng uỷ thác.

- Khách hàng đóng gói và kẻ ký mã hiệu không phù hợp.

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá.

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường

hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình

(Performing carrier) mà còn trong trường hợp anh ta bằng việc phát hành chứng từ

vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên

chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier). Khi người giao nhận cung cấp

các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối...

thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm nhiệm người chuyên chở nếu ngời Giao

nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người cuả mình, hoặc người

giao nhận đã cam kết rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người

chuyên chở.

1.1.6 Quan hệ của người giao nhận với các bên có liên quan

1.1.6.1 . Chính Phủ và các nhà đương cục khác

Trong lĩnh vực cơ quan, công sở, người giao nhận phải giao dịch với những

cơ quan sau:

 Cơ quan Hải quan để khai báo hải quan

 Cơ quan Cảng để làm thủ tục thông cảng

 Ngân hàng T. Ư để được phép kết hối, ngoài ra Ngân hàng là đơn vị đứng

ra bảo lãnh sẽ trả tiền cho người xuất khẩu và thực hiện thanh toán tiền

hàng cho người xuất khẩu.

 Bộ y tế, Bộ khoa học công nghệ và môi trường, Bộ văn hoá thông tin... để

xin giấy phép (nếu cần tuỳ theo từng mặt hàng)

 Cơ quan Lãnh sự để xin giấy chứng nhận xuất xứ

 Cơ quan kiểm soát xuất nhập khẩu

 Cơ quan cấp giấy vận tải

1.1.6.2 Các bên tư nhân

Trong lĩnh vực tư nhân, người giao nhận phải giao dịch với các bên:

- Người chuyên chở hay các đaị lý khác như :

+ Chủ tàu

+ Người kinh dooanh vận tải đường bộ, đường sắt, hàng không

+ Ngưòi kinh doanh vận tải thuỷ về mặt sắp xếp lịch trình và vận chuyển,

lưu cước.

- Người giữ kho để lưu kho hàng hoá

- Người bảo hiểm để bảo hiểm cho hàng hoá

- Tổ chức đóng gói bao bì để đóng gói hàng hoá

- Ngân hàng thương mại để thực hiện tín dụng chứng từ

Chính phủ và các nhà đương cục khác

Cơ quan Hải quan

Cơ quan cảng

Kiểm soát xuất nhập khẩu. Giám sát ngoại hối vận tải, cấp giấy phép y tế, cơ quan lãnh sự

QUAN HỆ CỦA NGƯỜI GIAO NHẬN VỚI CÁC BÊN LIÊN QUAN

NGƯỜI GIAO NHẬN

Người gửi, người nhận

 Người chuyên chở và các đại lý khác  Chủ tàu  Người kinh doanh vận tải đường bộ, đường sắt, đường không.  Người kinh doanh vận tải nội thủy  Người giữ kho  Tổ chức đóng gói  Đại lý  Ngân hàng

Người bảo hiểm hàng hóa

Người bảo hiểm trách nhiệm

1.2 Qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK theo phương thức

nguyên container tại công ty giao nhận

1.2.1 Phương thức gửi hàng FCL bằng đường biển

1.2.1.1 Khái niệm

Phương thức gửi hàng nguyên bằng container FCL/FCL : là phương thức

mà hàng được gửi cho người chuyên chở trong điều kiện đầy container và được sử

dụng khi chủ hàng có khối lượng hàng chuyên chở lớn đủ để có thể chứa 1 hoặc

nhiều container.

1.2.1.2 Phân loại

Tuỳ vào vai trò của công ty giao nhận như đã trình bày ở trên thì có các

phương thức gửi hàng FCL/FCL khác nhau

1.2.1.2.1 Gửi hàng FCL qua người vận chuyển thực tế

a. Qui trình

Nội dung thực hiện

(1) Người gửi và người vận chuyển thực tế kí kết hợp đồng vân tải

(2) Người gửi giao các cont nguyên cho người vận chuyển

(3) Người vân chuyển phát hành B/L cho người gửi

(4) Người gửi chuyển B/L cho người nhận ở cảng đến

(5) Người nhận xuất trình B/L và các chứng từ có liên quan cho hãng

tàu

(6) Người vận chuyển giao những cont nguyên cho người nhận ở cảng

đến

b. Trách nhiệm các bên

 Người gửi:

o Mượn hoặc chiu chi phí thuê cont rỗng về kho đóng hàng

o Đóng hàng vào cont với điều kiện đảm bảo sự an toàn

o Mời hải quan về kho để kiểm hoá và niêm phong kẹp chì

o Đưa cont lên phương tiện vận chuyển ,giao cho người chuyên

chở tại CY

 Người chuyên chở

o Nhận cont nguyên ở CY và cấp phát vận đơn cho người gửi

o Dịch chuyển và bốc cont có hàng lên tàu hoặc phương tiện

vận chuyển

o Vận chuyển cont đến nơi đến tại đó dở cont xuống để giao tại CY

 Người nhận

o Làm thủ tục hải quan + xuất trình chứng từ để nhận hàng tại

CY

o Mang cont có hàng về kho mình để tháo hàng

o Hoàn trả cont cho người cho thuê cont

1.2.1.1 Gửi hàng FCL qua công ty giao nhận

1.2.1.1.1 Khi công ty giao nhận đóng vai trò là 1 MTO

a. Qui trình

b. Nội dung thực hiện

(1) Người gửi và công ty giao nhận kí kết Hợp đồng uỷ thác

(2) Người gửi giao những cont nguyên cho công ty giao nhận

(3) Công ty giao nhận phát hành B/L(1) cho người gửi

(4) Công ty giao nhận gửi những cont nguyên cho người vận chuyển

thực tế

(5) Người vận chuyển thực tế phát hành B/L gốc cho người giao nhận

(6) Công ty giao nhận chuyển B/L gốc cho đại lý của công ty giao nhận

ở cảng đến

(7) Đại lý của công ty giao nhận ở cảng đến mang B/L gốc và các chứng

từ có liên quan đến hãng tàu

(8) Hãng tàu xem xét ,kiểm tra và giao những cont nguyên cho đại lý

của công ty giao nhận ở cảng đến tại CY

(9) Người gửi gửi B/L(1) + các chứng từ có liên quan đến hàng hoá cho

người nhận thực tế ở cảng đến

(10) Người nhận thực tế xuất trình B/L(1) và các chứng từ có liên quan

đến đại lý của công ty giao nhận để nhận hàng

(11) Đại lý của công ty giao nhận kiểm tra và giao những cont nguyên

cho người nhận thực tế

1.2.2 Qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hang NK bằng đường biển theo

phương thức FCL/FCL tại công ty vận tải giao nhận

1.2.2.1 Qui trình

1.2.2.2 Nội dung thực hiện

a. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng : có 2 trường hợp

TH1: Khách hàng là các nhà nhập khẩu trong nước uỷ thác cho công

ty giao nhận tiến hành nhận lô hàng Nhập khẩu

TH2: Khách hàng là những công ty giao nhận, hoặc hàng tàu ở nước

ngoài làm hợp đồng đại lý với công ty giao nhận ở cảng đến ,yêu cầu theo

dõi lô hàng Nhập khẩu về đến cảng và tiến hành các thủ tục cho người nhận

hàng thực tế nhận hàng

Nếu Không thể đáp ứng được yêu cầu khách hàng thì từ chối

Nếu đồng ý thì tiến đến kí kết Hợp Đồng.Sau khi đã kí kết Hợp đồng thì chuyển

sang bước 2

b. Bước 2: Tổ chức nhận hàng nhập khẩu

Cho dù nếu khách hàng là nhà nhập khẩu trong nước hay là các công

ty giao nhận quốc tế thì công ty giao nhận vẫn phải thực hiện một trong các

công việc sau:

Khai thuê thủ tục hải quan 

 Hoàn thành bộ chứng từ để nhận hàng Nhập khẩu

 Nhận hàng tại CY

 Dở hàng khỏi cảng ,vận chuyển và giao hàng cho khách hàng

c. Bước 3: Thanh lý hợp đồng

 Thanh toán các chi phí liên quan đến giao nhận như chí phí lưu

kho,lưu bãi,bốc xếp,vận chuyển ….

 Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dở nếu có

 Theo dõi kết quả nhận hàng của người nhận, giải quyết khiếu nại về

hàng hoá nếu có

d. Bước 4: Giải quyết các khiếu nại về tổn thất hàng hoá

o lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng

như Biển bản kiểm tra nội bộ ,thư dự kháng,Biên bản hư hỏng đổ vỡ, giấy

chứng nhận nhận hàng thừa thiếu so với được khai

o Mời các tổ chức giám định có uy tín,tiến hành giấm định toàn bộ lô

hàng, mục đích xác định rõ số lượng hàng hoá bị tổn thất cụ thể của toàn bộ

lô hàng để làm cơ sở cho việc khiếu nại đòi bồi thường.Nội dung phải cụ

thể chính xác và phải nêu rõ tình trạng,mức độ của tổn thất.Chứng từ này sẽ

được cơ quan giám định cấp ngay sau khi giám định xong trong vòng

không quá 30 ngay kể từ ngày có yêu cầu giám định

1.3 Các chứng từ giao nhận

1.3.1 Bảng lược khai hàng hoá ( Cargo manifest): là bản liệt kê tóm tắt về

hàng hóa được chuyên chở . Được dùng để:

- Làm giấy thông báo cho người nhận hàng biết về những hàng hóa xếp lên

tàu.

- Làm chứng từ để khai báo hải quan

- Làm cơ sở để thanh toán các chi phí có liên quan đến hàng hóa

- Làm căn cứ để đối chiếu so sánh với B/L về chi tiết hàng hóa.

1.3.2 Vận đơn ( B/L) : là một chứng từ vận tải là mà ngưòi chuyên chở hàng

hóa hay đại diện của họ ký phát cho người gửi hàng sau khi nhận hàng để chuyên

chở.

Theo thông lệ quốc tế, vận đơn có chức năng chủ yếu là:

- Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải

- Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở

- Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hóa có thể chuyển từ người gửi hàng

sang người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng

1.3.3 Lệnh giao hàng ( D/O):

Lệnh giao hàng là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu cấp cho

người nhận hàng để yêu cầu cảng giao hàng cho người nhận

1.3.4 Giấy báo nhận hàng

Giấy báo nhận hàng có tác dụng báo cho chủ hàng biết hàng hóa của họ đã

về đến nơi và yêu cầu họ khẩn trương làm các thủ tục, giấy tờ đến đại lý nhận lệnh

giao hàng

1.3.5 Lệnh xuất kho

- Là chứng từ pháp lý để chủ hàng nội địa lấy hàng ở cảng hay gửi hàng

vào kho bãi cảng, đồng thời làm căn cứ để thanh toán cước phí xếp dỡ, lưu kho,

lưu bãi.

- Là chứng từ gốc để kết toán kho hàng ngày ghi xuất hay nhập vào thẻ

kho, sổ kho

- Là căn cứ để theo dõi tình hình thực hiện lệnh xuất kho hay giao thẳng và

lệnh nhập kho

1.3.6 Phiếu vận chuyển

- Là chứng từ giao nhận giữa người giao nhận với người vận chuyển, giữa

người vận chuyển và người nhận hàng

- Là chứng từ từ tàu nhập kho và căn cứ để xác minh trách nhiệm khi có

hàng hóa thừa thiếu hay chênh lệch, đổ vỡ

- Là căn cứ tính khối lượng vận chuyển và là cơ sở để thanh toán tiền vận

chuyển trả lái xe.

1.3.7 Biên bản kết toán nhận hang với tàu

Sau khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu biển lên bờ, cảng phải

cùng với thuyền trưởng ký kết một biên bản xác nhận sô ỳ lượng kiện hàng đã

giao và nhận, biên bản này gọi là biên bản kết toán nhận hàng với tàu. Chứng từ

này được lập ra trên cơ sở dữ liệu của tàu và của cảng. Nó có chữ ký của đại diện

phòng kho hàng bên cạnh chữ ký xác nhận của thuyền trưởng. Nó cũng là một

trong những căn cứ để khiếu nại hãng tàu hay người bán nước ngoài. Đồng thời nó

cũng là căn cứ để cảng giao nhận hàng nhập khẩu với các đơn vị đặt hàng nhập

khẩu.

1.3.8 Biên bản thừa thiếu

Khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy thiếu hàng,

cảng căn cứ vào biên bản kết toán nhận hàng với tàu để làm biên bản thừa, thiếu

hàng nhằm xác nhận việc thừa, thiếu hàng. Nó có tác dụng làm chứng cứ để khiếu

nại hãng tàu về trách nhiệm bảo quản của tàu đối với số lượng hàng hóa đã nhận

để chuyên chở.

1.3.9 Chứng nhận hư hỏng

Trong quá trình làm hàng, nếu phát hiện thấy hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ,

cảng và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đó của hàng hóa. Đối

với người nhận hàng chứng từ này có giá trị chứng cứ rõ rệt để khiếu nại hãng tàu

về trách nhiệm chăm sóc hàng hóa trong quá trình chuyên chở. Đối với cảng,

chứng từ này có tác dụng phân rõ ranh giới trách nhiệm về pháp lý giữa cảng với

tàu trong việc bảo quản, sắp xếp hàng hóa. Tuy nhiên thông thường, chỉ trong

trường hợp tổn thất bên ngoài và dễ thấy, người ta mới lập được chứng từ này.

1.3.10 Hoá đơn thương mại

Sau khi giao hàng xuât khẩu người xuất khẩu phải chuẩn bị một bộ hoá đơn

thương mại đó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng

đã ghi trên hoá đơn

1.3.11 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin –C/O)

Giấy chứng nhận xuất sứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người

xuất khẩu kê khai ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người

xuất khẩu xác nhận .

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của nhà

nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế.Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi

thực hiện chế độ hạn ngạch. Đồng thời trong chừng mực nhất định, nó ói lên phẩm

chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng

đến hàng hóa.

1.3.12 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Vaterinary certificate)

Do cơ quan thú y cấp khi hàng hoá là động vật ( súc vật, cầm thú) hoặc có

nguồn gốc động vật ( lông cừu, lông thú, len ,trứng…) hoặc khi bao bì của

chúng có nguồn gốc động vật đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh

1.3.13 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate)

Do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hoá là thực vật,thảo mộc, hoặc có

nguồn gốc thực vật ( hạt giống, bong, thuốc lá ….. ) đã được kiểm tra và xử lý

chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại là đối tượng kiểm dịch

Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch trên các cơ quan có thẩm quyền xác

nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra và xử lý về dịch bệnh- đối tượng kiểm dịch,

chúng còn xuất phát từ vùng an toàn về dịch bệnh

1.3.14 Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)

Do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế

cấp cho chủ hàng, sau khi đã kiểm tra hàng hoá ( là thực phẩm, đồ uống , đồ

hộp….) và thấy trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người dùng

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA

CÔNG TY VÀ TÌNH TRẠNG VỀ QUI TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ

HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL/FCL

TẠI VINATRANS ĐÀ NẴNG

2.1 Tổng quan về tình hình kinh doanh của công ty

2.1.1 Tổng quan về công ty

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty kho vận miền Trung (CENTRANS) Trực thuộc bộ thương mại, địa

chỉ 184 Trần Phú Đà Nẵng, do co nhiều khó khăn trong kinh doanh và phát triển

nên ngày 05/9/1996 Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã quyết định chuyển thành chi

nhánh công ty giao nhận kho vận ngoại thương TP Hồ Chí Minh tại Đà Nẵng

(VINATRANS DANANG).

Năm 2002, VINATRANS DANANG đã triển khai thực hiện cổ phần hóa

Doanh Nghiệp Nhà Nước theo Nghị Định 44/1998/NĐ-CP của Chính Phủ. Với sự

chỉ đạo và hướng dẫn cụ thể của lãnh đạo Công Ty Giao nhận kho vận Ngoại

thương TP Hồ Chí Minh, Đơn vị đã tổ chức thành công Đại hội đồng cổ đông sáng

lập công ty Cổ phần Giao nhận vận tải miền Trung vào cuối tháng 7 năm 2002 và

Công ty giao nhận vận tải miền trung (VINATRANS DANANG) chính thức đi

vào hoat động bắt đầu từ ngày 01/9/2002.

Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Miền Trung

Tên giao dịch : VINARANS ĐÀ NẴNG

Điện thoại : (0511) 821240-872106

Fax : 84-051-821310

Trụ sở đặt tại : 184 Trần Phú, Đà Nẵng

2.1.1.2 Tình hình tổ chức kinh doanh

2.1.1.2.1 Bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ bộ máy quản lý

2.1.1.2.2 Mối quan hệ giữa các phòng ban

a. Chức năng , nhiệm vụ của các bộ phận

Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan lãnh đạo cao nhất, mỗi năm họp ít nhất

một lần để thông qua các quyết định quan trọng nhất của công ty.

Hội đồng quản trị: Do hội đồng quản trị bầu ra, chịu trách nhiệm xây

dựng các kế hoạch kinh doanh mang tính chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế

hoạch đó được thực hiện thông qua ban giám đốc.

Ban kiểm soát: Cũng là cơ quan do hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt Đại

hội đồng cổ đông kiểm tra, giám sát, theo dõi hoạt động của Hội đồng quản trị và

Ban giám đốc

Giám đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.

Phòng Vận Tải Đường biển: Chức năng chính của phòng là làm đại lý cho

3 hãng tàu: Hãng tàu Hapag-Lloyd (Đức), Zim-Lines (Israel). Ngòai ra phòng còn

làm đại lý giao nhận hàng Container bằng đường biển, làm đại lý thủ tục cho các

tàu cập cảng, rời cảng Đà nẵng và đảm nhiệm thêm một số dịch vụ nhằm tạo quy

trình công việc khép kín như: Dịch vụ khai thuê hải quan cho hàng xuất nhập khẩu

bằng đường biển, dịch vụ vận chuyển hàng Container bằng đường bộ, mua bảo

hiểm hàng hóa, thuê giám định...

Phòng DHL : Chuyên cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh (Expre

Wordwide) các bộ chứng từ (cons), tài liệu, hàng mẫu đi toàn thế giới. Với

phương thức từ “bàn đến bàn”, DHL Expre Wordwide sẽ đảm trách toàn bộ các

cung đoạn từ: Nhận- chuyển- phát hàng, kể cả các thủ tục hành chính Hải quan.

Phòng hàng không : Chức năng chính là Giao nhận hàng hóa xuất nhập

khẩu bằng đường hàng không, ngoài ra phòng còn đảm nhận thêm một số dịch vụ

như khai thuê hải quan, bảo hiểm, vận chuyển nội địa ...

Phòng Gom hàng lẻ LCL: Đây là phòng được thành lập vào tháng 8 năm

2000. Chức năng chính của phòng là gom nhiều lô hàng lẻ của các chủ hàng khác

nhau và xếp chung vào container để vận chuyển đi nước ngòai, đóng gói hàng hoá,

khai thuê hải quan, tư vấn khách hàng...

Phòng Kế tóan - tổng hợp: Phòng kế toán tổng hợp nắm mọi hoạt động thống kê

kế toán tài chính của công ty. Tổ chức tốt công tác ghi chép, phản ánh đúng và đủ

thường xuyên, kịp thời các hoạt động tài chính của công ty. Tham mưu cho giám

đốc sử dụng các nguồn vốn và huy động vốn đạt hiệu quả cao, kiểm tra và thực

hiện các chế độ chính sách về tài chính, quản lý, tổ chức và sử dụng lao động hợp

lý. Phòng này bao gồm hai bộ phận là bộ phận kế toán và bộ phận hành chính.

Bộ phận Kho, Bãi Container: Chức năng Lưu giữ, bảo quản hàng hóa

trong kho và vỏ container rỗng của các hàng tàu; nhập container và giao container

theo lệnh của phòng đường biển.

Các văn phòng đại diện: Tại Huế, Qui nhơn và Nha trang. Có nhiệm vụ

hổ trợ và thực hiện tất cả các chỉ dẫn của Giám đốc và các phòng ban trong công

ty về tất cả các dịch vụ mà công ty có thể khai thác được. Hàng tháng có báo cáo

cụ thể bằng văn bản cho các phòng nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh của mình.

b. Mối quan hệ giữa các phòng ban

Với bộ máy tổ chức gọn nhẹ như trên nên việc giữ thông tin liên lạc giữa

các phòng ban rất kịp thời. Với bốn phòng nghiệp vụ chính là Phòng vận tải đường

biển, Phòng hàng không, phòng DHL, Phòng gom hàng nhằm mục đích phân chia

và chuyên sâu các mảng công việc về Giao nhận hàng không, hàng đường biển,

hàng lẻ, nhưng việc phối hợp giữa các phòng ban cũng diễn ra tương đối nhịp

nhàng và có hiệu quả, ví dụ: Nhân viên sales của phòng vận tải đường biển tiếp

xúc với khách hàng để chào dịch vụ nhưng lại phát hiện ở khách hàng nhu cầu vận

chuyển hàng bằng đường hàng không lập tức nhân viên này thông báo cho phòng

giao nhận hàng không biết để tiếp cận và ngược lại.

2.1.1.3 Năng lực kinh doanh

a. Tình hình lao động

Ổn định tổ chức, cải tổ bộ máy hoạt động của đơn vị, coi trọng yếu tố con

người có năng lực trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và phẩm chất để phân công bố

trí công việc hợp lý có năng suất cao và hiệu quả tốt là mối quan tâm hàng đầu của

ban lãnh đạo. Từ điểm xuất phát ban đầu, Cty Vinatrans Đà nẵng có khoảng 19 lao

động; số lao động có năng lực về nghiệp vụ ngoại thương thì rất thiếu trong khi đó

số lao động giao nhận giản đơn do tiếp nhận từ Công ty kho vận cũ thì lại dư thừa.

Qua nhiều đợt tinh giảm biên chế số lao động giản đơn dôi thừa, kết hợp với sự

tuyển chọn nhiều lao động trẻ có năng lực, đạo đức, trình độ chuyên môn, ngoại

ngữ để có thể tham gia quản lý và điều hành các hoạt động có hiệu quả hơn. Trải

qua hơn 6 năm, đội ngũ CB-CNV của Cty Vinatrans Đà Nẵng ngày càng lớn mạnh

không những về số lượng mà cả về chất lượng; cùng với sự phát huy nội lực, nêu

cao ý thức trách nhiệm của CB-CNV và năng lực tổ chức, quản lý điều hành của

cán bộ cốt cán đã tạo được tốc độ tăng trưởng nhanh và uy tín của Công ty

Vinatrans Đà nẵng ngày càng được nâng cao rộng rãi.

Bảng 1: Tỉ trọng cán bộ có trình độ đại học & trung học

chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007

Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng

Số lượng 47 58 65

lao động

55.31 33 56.89 37 56.9 Đại học 26

25.53 14 21.14 14 21.5 Trung 12

cấp

Thông qua bảng cơ cấu lao động của Công ty ta thấy số CBCNV tốt nghiệp

Đại học - Cao đẳng tăng lên qua từng năm. Trong vài năm gần đây , Công ty đã

chú trọng đến công tác đào tạo nâng cao trình độ CBCNV thông qua các khoá đào

tạo ngắn hạn do Công ty tổ chức hoặc Sở Thơng mại, Cục Hải quan tổ chức nhằm

đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động ngoại thương.

b. Tình hình cơ sở vật chất

Bảng 2: Tình hình sử dụng máy móc thiết bị

Máy móc thiết bị Số lượng Chất lượng

Máy vi tính 15 80- 90%

Máy scan 6 75-95%

Máy Fax 4 65-80%

Máy Photo 1 70- 80%

Xe container 3 75- 90%

Xe tải nhỏ 4 80- 85%

Điện thoại 22 70-90%

Tivi 5 75- 90%

Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp năm 2007

Công ty đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng cũng như các

phương tiện chuyên chở để phục vụ cho việc giao dịch hàng ngày của công

ty. Tuy nhiên cũng còn một số thiêt bị đã lỗi thời cần thanh lý và cần trang

bị thêm để đáp ứng nhu cầu giao dịch ngày càng tăng của công ty. Ngoài

ra, cũng cần phải đầu tư vốn để thêm mua thêm xe tải nhỏ để tạo thế chủ

động trong việc gom hàng và vận chuyển hàng hoá ra cảng.

Bảng 3: Tình Hình Sử Dụng Mặt Bằng

Diện tích (m2) Địa điểm

1. Trụ sở chính-184 Trần 92

Phú

2. Bãi Container Hòa 1.886

Cường

3. Kho CFS (thuê) 430

4. Văn phòng ĐD Huế 45

5. Văn phòng ĐD Huế 30

6. Văn phòng ĐD Qui 40

Nhơn

Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp năm 2005

c. Tình hình tài chính

Sau đây là tình hình tài sản nguồn vốn của công ty trong những năm qua

Bảng 4: Bảng tổng kết tài sản nguồn vốn của công ty năm 2007( phụ lục)

Phân tích:

Về tài sản lưu động: có sự thay đổi khá rõ rệt giữa đầu năm và cuối năm.

Đầu năm chiếm 77,4% nhưng cuối năm chỉ còn 28.56%.Lượng tiền mặt cuối năm

có tăng so với đầu năm gần 400.000.000 .Bên cạnh đó khoản fải thu lại giảm. Đầu

năm chiếm 64.66% đến cuối năm chỉ còn 15,9%.nguyên nhân dẫn đến việc tăng

giảm rõ rệt như vây đó có thể là do các thương vụ kinh doanh kéo dài chưa đến kì

thanh toán nên công ty chưa thu được tiền từ khách hàng

Về tài sản cố định: năm 2007 chiếm 1 phần lớn trong công ty ,chiếm đến

67,27%Gấp 6,048 lần so với cùng kì năm ngoái Năm 2007 công ty đã có những

khoản đầu tư lớn về cơ sở vật chất, kĩ thuật phương tiện cho công ty,hầu hết các

phòng đều có máy tính mới ,nối mạng toàn bộ, điện thoại được lắp thêm .thêm vào

đó công ty còn đâu tư vào xây dựng kho bãi phục vụ lưu giữ hàng hoá xuất nhập

khẩu…

Về nguồn vốn: Cuối năm nguồn vốn của Công ty tăng lên đáng kể.Mặc dù

Nợ phải trả giảm so với đầu năm gần 2 tỉ nhưng vẫn lớn hơn rất nhiều so với

khoản phải thu. đó là do năm 2007 công ty đã đầu tư 1 khoản lớn vào cơ sở vật

chất.Tuy nhiên 1 điều đáng nói là Nguồn Vốn chủ sở hữu tăng rất nhanh (đầu năm

5,834 tỉ, cuối năm 9,770 tỉ tăng 67,46%). Điều này chứng tỏ qui mô về vốn của

đơn vị đã tăng lên

2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

2.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh

2.1.2.1.1 Dịch vụ giao nhận nội địa

Đây là hoạt động giao nhận vận tải truyền thống của Công ty kho vận miền

Trung cũ vẫn được Công ty tiếp tục duy trì và đẩy mạnh nhằm giữ vững mối quan

hệ hợp tác lâu dài với các khách hàng; đồng thời triển khai, giới thiệu các dịch vụ

mới hiệu quả cao hơn và chi phí thấp hơn như: giao nhận hàng nguyên Container,

dịch vụ hàng không để khách hàng tiếp cận, làm quen và quyết định lựa chọn loại

hình dịch vụ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của Công ty. Vì vậy, sản lượng giao

nhận vận tải vẫn giữ được ở mức ổn định >8.000 tấn, sản lượng hàng qua kho

>16.000 tấn.

2.1.2.1.2 Dịch vụ giao nhận quốc tế

Mặc dù ra đời sau dịch vụ giao nhận nội địa, nhưng dịch vụ giao nhận quốc

tế đã phát huy được thế mạnh vốn có về các loại hình dịch vụ: giao nhận, vận

chuyển hàng nguyên Container, hàng không, chuyển phát nhanh chứng từ, đại lý

hàng hải... Nhờ có chính sách hợp lý và quan hệ tốt với khách hàng nên số lượng

khách hàng cũng như khối lượng công việc tăng đáng kể, hiệu quả công tác ngày

càng cao, sự tín nhiệm của khách hàng đối với Công ty Vinatrans Đà nẵng ngày

càng được nâng cao; sản lượng của năm sau bao giờ cũng nhiều hơn năm trước, từ

mức 471 TEU/năm đã lên tới >4000TEU/năm, chuyển phát nhanh chứng từ từ con

số 0 nay đã thu gom được >3.000 bộ chứng từ/năm, đại lý hàng hải cũng được

triển khai và thực hiện được tốt, Công ty đã giao nhận >15.000tấn hàng rời qua

Cảng Đà nẵng...

Ngay từ đầu năm 1999 do sự phát triển ngày càng lớn mạnh của các loại

hình dịch vụ nói trên dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế được tách ra làm hai mảng:

vận tải đường biển và giao nhận quốc tế để đa dạng hóa các loại hình dịch vụ đồng

thời để chuyên sâu hơn trong lĩnh vực chuyên môn.

2.1.2.1.3 Dịch vụ giao nhận hàng lẻ

Nhìn chung, thì dịch vụ giao nhận hàng lẻ của công ty hoạt động rất tốt, sản

lượng tăng lên hàng năm. Sản lượng năm 2007 tăng 27% so với năm 2006.

Trong năm 2007, về mặt sản lượng, sáu tháng đầu năm tốc độ tăng trưởng

bị giảm đáng kể do khách hàng du lịch tới Đà Nẵng giảm, tuy nhiên tốc độ đã

được phục hồi và tăng đáng kể trong sáu tháng cuối năm. Mặc dù có một số khó

khăn khách quan như trên, và một phần do sự cạnh tranh, rất nhiều các công ty tư

nhân cùng dịch vụ đã mở ra, nhưng kết quả về mặt sản lượng cũng như doanh thu

đều tăng cao hơn so với năm trước. Tuy nhiên, lợi nhuận lại thấp hơn so với năm

2006. Nguyên nhân là bắt đầu từ quý 2 năm 2007, tất cả các hãng tàu đều đồng

loạt tăng giá cước. Đã vậy, lại còn xuất hiện thêm nhiều đơn vị tư nhân kinh doanh

cùng ngành nghề, cạnh tranh nhau gây gắt về giá cả. Do vậy, bảng giá cũ của công

ty vẫn chưa điều chỉnh tăng lên được, mặc dù giá cước phải trả cho đại lý lại cao

hơn trước rất nhiều.

2.1.2.2 Tình hình khách hàng - thị trường

Cơ cấu thị trường dịch vụ.

Bảng 5: Cơ cấu thị trường năm 2007

Thị Trường Doanh thu Tỉ

trọng (%)

Đà Nẵng 1.893.543.105 50

Hội An 795.288.104 21

Huế 568.062.931 15

Quãng Ngãi 37.870.862 1

Qui Nhơn 75.741.724 2

Quãng Trị 37.870.863 1

Thị trường khác 378.708.621 10

Tổng cộng 3.787.086.210 100

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hiện nay thị trường khách hàng

lớn nhất của Vinatrans là Đà Nẵng chiếm 55% thị phần hoạt động của công ty,

trong đó Non Nước chiếm gần 20%.

Tiếp theo là Thị trường Hội An xếp vị trí thứ 2 chiếm 21%, Huế chiếm

15%.

2.1.2.3 Kết quả kinh doanh

a) Thực hiện các chỉ tiêu tài chính năm 2007

Trong năm qua công ty đã thực hiện được một số chỉ tiêu sau

Bảng 6: Các chỉ tiêu về tài chính năm 2007 Đvt: Đồng

2007 2006

Giá trị (đ) Giá trị (đ)

1. D.thu từ hoạt động cung 29.085.509.771 16.529.556.694

cấp dịch vụ

2. Giá vốn hàng bán 25.680.764.005 13.394.937.664

3. Lợi nhuận gộp 3.404.745.766 3.134.619.030

4. Chi phí quản lý DN 879.224.247 816589964

5. DT từ hoạt động tài 234.981.206 707.574.305

chính

56.250.000 6. Chi phí hoạt động tài

chính

2.760.502.725 2.969.353.371 7. Lợi nhuận thuần từ hoạt

động kinh doanh

111.152.380 200.000 8.Thu nhập khác

9.Chi phí khác

2.871.655.105 2.969.553.371 10.Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế

782.279.429 723.838.368 11.Thuế

2.089.375.676 2.245.715.003 12.Lợi nhuận sau thuế

Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp năm 2007

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy: Doanh thu đạt: 29 tỉ tăng 75% so với

cung kì năm ngoái (chỉ đạt 16 tỉ) tuy nhiên Lợi nhuận sau thuế tuy thấp hơn năm

ngoái 6,9%.Nguyên nhân là do năm nay công ty đầu tư nhiều vào cơ sở vật chất

nên các khoản đầu tư trong hoạt động tài chính giảm sút.dẫn đến Doanh thu hoạt

động tài chính giảm gần 300 triệu so với cung kì năm ngoái

b) Thực hiện các chỉ tiêu về sản lượng

Bảng 7: Chỉ tiêu về sản lượng công ty thực hiện năm 2007

TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2007 Năm 2006

Sản lượng container TEU

thông qua

1106 1348  Đại lý hãng tàu

- Hapag Lloy - 987 1057

- Zim Line - 119 291

+ Hàng xuất - 653 857 1

+ Hàng nhập - 453 310

 Đại lý giao nhận:

- Hàng FCL TEU 94 112

- Hàng LCL M3 1106 1952

- Hàng air KG 80829 75983

Chuyển phát nhanh BỘ 7268 6608

chứng từ

- Đà Nẵng 3180 3259 -

- Huế 670 998 - 2

- Quy Nhơn 648 854 -

- Nha Trang 1272 1445 -

- - Quãng Ngãi 24 52

Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp năm 2007

Sản lượng container XNK thông qua các đại lý trong năm 2007 đạt 106%

so với năm 2007. Trong đó hàng xuất đạt 93,96% và hàng nhập đạt 225,37% .

Riêng dịch vụ chuyển phát nhanh tại Đà Nẵng và Nha Trang thực hiện rất tốt,

chiếm khoảng 70% thị phần trong địa bàn hoạt động. Mặc dù gặp không ít khó

khăn do áp lực cạnh tranh của các đơn vị cùng hoat đông như TNT, Fedex, bưu

điện... nhưng sản lượng thực hiện năm 2007 đạt 6.608 bộ và tăng 14,05% so với

năm 2006 . Trong đó tại Đà Nẵng thực hiện 3.259 bộ chứng từ, Huế 998 bộ, Qui

Nhơn 854 bộ, Nha Trang 1.445 bộ và Quãng Ngải 52 bộ (năm 2007).

2.2 Thực trạng về qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK

FCL/FCL bằng đường biển tại công ty Vinatrans

2.2.1 Tình hình kinh doanh dịch vụ hàng nguyên FCL/FCL của công ty

2.2.1.1 Doanh thu

Bảng 8: Kết quả giao nhận hàng nguyên nhập khẩu bằng đường biển

Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2007 Năm 2007

T

Sản Lượng:

. + FCL M3 1.633 1.952 1.106

Tài Chính:

+ Doanh Thu Đồng 3.232.416.780 3.787.086.210 2.984.530.113

. + Chi Phí Đồng 2.228.965.273 2.913.021.463 2.261.053.903

Lãi gộp Đồng 893.451.507 874.064.747 723.476.210

Nguồn : Phòng kế toán năm 2007

2.2.1.2 Khách hàng thị trường

2.2.1.2.1 Khách hàng chỉ định

Đó là những khách hàng lớn trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với Công

ty Vinatrans hoặc đại diện của hãng tàu, hãng giao nhận (đã ký kết với công ty

Vinatrans) để thực hiện việc đưa hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt nam.

Hàng phục vụ công trình như Công ty KCP-Huế (dây chuyền sản xuất

đường mía), Công ty gạch Đồng tâm Miền trung & Nhà máy gạch men Cosevco

(nhập thêm dây chuyền sản xuất gạch men)

Hàng phục vụ cho sản xuất và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng như Công ty TNHH

Sinaran (nhập nguyên liệu về phục vụ cho việc sản xuất nến xuất khẩu), Công ty bia

Huế & Công ty đường Quảng Ngãi (nhập nguyên liệu về sản xuất bia, bánh kẹo... ),

Công ty thực phẩm Miền trung (nhập linh kiện xe máy). Công ty Valley view,

công ty dệt Huế, công ty giày Quốc Bảo... Lượng hàng nhập về nguyên liệu phục

vụ cho sản xuất tương đối lớn và ổn định.

Khi hàng về đến Cảng, phần lớn chủ hàng thường đứng ra lo liệu các thủ

tục chứng từ; riêng việc giao nhận vận chuyển đưa hàng về đến kho do chủ

hàng không có phương tiện vận tải nên đã trao đổi thu xếp trước với cãc hãng tàu,

hãng giao nhận để bố trí, phối hợp đưa hàng về kho sau khi đã hoàn thành các thủ

tục cần thiết.

2.2.1.2.2 Khách hàng tự kiếm

Thường xuyên đi sales tiếp cận thị trường, đồng thời thông qua mối quan

hệ giao dịch với khách hàng quen thuộc với Công ty để nắm bắt những thông tin

cần thiết về nhu cầu nhập hàng phục vụ cho sản xuất (Công ty xuất nhập khẩu

nông sản và thực phẩm chế biến - hạt mì), hàng gia công (Công ty dệt Huế -

nguyên phụ liệu may mặc), hàng tiêu dùng (Công ty thực phẩm Miền trung - linh

kiện xe máy)... . Tiếp đó Cty Vinatrans Đà Nẵng sẽ báo cho Công ty Vinatrans Tp.

HCM hoặc đại diện của hãng tàu, hãng giao nhận biết tên, địa chỉ nhà cung cấp,

người trực tiếp giao dịch, tên hàng nhập, khối lượng, thời hạn giao hàng điều kiện

giao hàng để hãng tàu tiện việc liên hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng vận tải và đưa

hàng về cho đơn vị giao cho khách hàng.

2.2.1.2.2 Tình hình cạnh tranh

Thị trường khu vực Miền Trung vẫn chưa khơi dậy hết tiềm năng vốn có,

nên lượng hàng xuất nhập khẩu và các dịch vụ liên quan còn manh mún, rời rạc.

Trong khi đó nhiều đơn vị hoạt động cùng chức năng như Vietfracht, Viconship,

Vietrans Đà nẵng, Vosa Đà nẵng... đang tranh thủ giành chiếm thị phần trên thị

trường ngày càng nhiều hơn. Bên cạnh đó Vinatrans Đà nẵng luôn bị động về giá

cước và sử dụng thiết bị nên việc tìm kiếm nguồn hàng rất khó cạnh tranh với các

hãng khác. Mặt khác giá cước tàu bắt đầu tăng từ đầu năm , thêm vào đó giá phụ

phí nhiên liệu (BAF) cũng tăng nhanh đột ngột từ25.00USD/cont20’ &

50.00USD/cont40’ đến nay 77USD/20’ và 134USD/40’. Điều này đã làm ảnh

hưởng tới thị trường xuất nhập khẩu hàng hóa ở khu vực miền Trung do lượng

hàng hóa xuất nhập khẩu tăng chậm trong khi đó giá cước lại tăng nhanh, một số

hãng tàu lại hình thành thêm làm cho mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt và

phức tạp hơn. Trước đây do sự quản lý XNK độc quyền của Nhà nước nên chỉ có

một số công ty Nhà nước được cấp giấy phép kinh doanh XNK, vì vậy chưa có sự

phân biệt rõ rệt giữa việc chỉ kinh doanh dich vụ XNK và kinh doanh XNK trực

tiếp. Sau thời kỳ đổi mới của đất nước để phù hợp với sự phát triển của nền kinh

tế, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh XNK được kinh

doanh XNK hàng hoá theo sự cho phép trong danh mục hàng hoá cho phép hoặc

cấm. Do đó số các Công ty trước đây làm kinh doanh XNK, nay chuyển sang kinh

doanh dịch vụ phục vụ XNK và kinh doanh XNK trực tiếp, cộng vào đó là sự

tham gia vào lĩnh vực kinh doanh này của các hãng tàu, đại lý hãng tàu, các công

ty vận tải, làm cho sự cạnh tranh trên thị trường kinh doanh dịch vụ phục vụ XNK

ngày càng trở nên khắc nghiệt hơn. Đặc biệt với các Công ty vận tải, các đại lý

hãng tàu khi tham gia vào dịch vụ kinh doanh này họ có lợi thế rất lớn do đáp ứng

được gần như đầy đủ các nhu cầu của khách hàng: giao nhận+ vận tải+ gom hàng+

phân phối... đều nằm trong cơ cấu dịch vụ kinh doanh của họ và đó là những yếu

tố sẵn có. Hơn nữa trong sự cạnh tranh về giá cả họ luôn có lợi thế vì là có sẵn tàu

hoặc đại lý hãng tàu nên giá cước tính chung cả giao nhận và vận tải thường thấp,

đây là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh dịch vụ XNK, quyết định sự thành

bại trong lĩnh vực kinh doanh này của mỗi Công ty. Hiện nay tại thành phố Đà

Nẵng có sự tham gia kinh doanh trong lĩnh vực này của một số Công ty như:

(cid:0) Viconship (đại lý hãng tàu, Công ty Container và giao nhận hàng hoá

XNK)

(cid:0) Vietfract (Đại lý hãng tàu và giao nhận hàng hoá XNK)

(cid:0) Gematrans (Đại lý hãng tàu và giao nhận hàng hoá XNK)

(cid:0) Vietrans Đà Nẵng

(cid:0) Danatrans (Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Đà Nẵng)

Ngoài ra còn có một số Công ty vận tải lớn tại địa phương cũng có chức

năng kinh doanh vận tải và giao nhận trên thị trường cả nước và trọng tâm là khu

vực miền Trung và thành phố Đà Nẵng là chủ yếu, cùng với nó là 2 thị trờng Châu

Á: Singapore và Hongkong là những thị trường nước ngoài hoạt động chính của

các Công ty nói trên. Dưới sự cạnh tranh như vậy hiện tại mục tiêu và phương

hướng kinh doanh mà chi nhánh Công ty đang thực hiện là: Giữ vững mối quan hệ

làm ăn lâu dài với các bạn hàng cũ quen thuộc, khai thác thêm khách hàng mới,

mở thêm những dich vụ kinh doanh thuộc chức năng của Công ty nhằm tăng thêm

doanh thu và lợi nhuận đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Tuy nhiên việc

khai thác tìm thêm khách hàng mới là tương đối khó khăn bởi vì trong một khu

vực nhỏ là thành phố Đà Nẵng và một số Tỉnh lân cận thì nhu cầu cũng như khả

năng XNK là không lớn do các mặt hàng XK ít, chủ yếu là nông sản, thuỷ sản và

một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ, hàng NK chủ yếu là máy móc và nguyên vật

liệu phục vụ sản xuất và đầu t xây dựng cơ bản, trong khi đó tại thành phố Đà

Nẵng nói riêng đã có hơn chục Công ty vận tải và giao nhận. Vì vậy việc lôi kéo

đợc các khách hàng mới từ các đối thủ cạnh tranh bằng giá cước giao nhận cùng

các dịch vụ cung cấp hấp dẫn cho khách hàng là việc làm không dễ chút nào.

Trước tình hình đó thì Công ty lại chưa có được những chính sách thu hút khách

hàng nhằm phát triển mục tiêu và định hướng kinh doanh có hiệu quả.

2.2.2 Qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK đường biển theo

phương thức FCL/FCL tại công ty Vinatrans Đà Nẵng

Hiện tại đối với việc cung ứng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường

biển theo phương thức FCL/FCL thì công ty đóng nhiều vai trò khác nhau

2.2.2.1 Khi công ty đóng vai trò là đại lý cho hãng tàu

2.2.2.1.1 Sơ đồ

2.2.2.1.2 Nội dung thực hiện

(1) Người gửi hàng điền vào booking note rồi gửi cho hãng tàu yêu cầu vận

chuyển những cont hàng nguyên đến Cảng Việt Nam.Khi Hàng được giao cho

đại lý hãng tàu tại CY ở cảng đi thì 1 vận đơn B/L được cấp phát cho người gửi

(2) Đại lý ở cảng đi chuyển những cont nguyên lên tàu để vận chuyển đến cảng

Singapor sau đó thông báo và gửi 1 bản fax manifest 1để mô tả về chi tiết của lô

hàng cho đại lý tại Singapor.Sở dĩ tàu mẹ Hapag Lloy phải cập cảng ở Singapor

(cảng trung chuyển) là vì ở Việt Nam vẫn chưa có cảng biển nào đủ khả năng

tiếp ứng tàu mẹ.

(3) Đại lý ở Singapor lại tiếp tục đưa những cont nguyên lên tàu Feeder đây là

loại tàu nối hay tàu chạy nhánh chuyên chạy từ cảng trung chuyển đến cảng Việt

Nam .Thường thì khi người gửi book hàng đại lý ở cảng đi đã lo liệu , sắp xếp

chỗ trên tàu Feeder ,điều này có thể hiện trên vận đơn.Tàu Feeder nhận chở hàng

từ Singapor về Việt Nam có trách nhiệm thông báo cho bộ phận hàng nhập

Vinatrans những chi tiết về lô hàng sắp đến Khi tàu sắp đến cảng Việt Nam thì

tàu sẽ gửi 1 thông báo hàng sắp đến (NOA).Tiếp đó Vinatrans gửi 1 manifest 2

cho tàu Feeder để làm thủ tục Hải Quan.Sau khi tàu Feeder cập cảng thì tiến

hành giao cont cho Vinatrans

(4) Trong thời gian hàng được vận chuyển từ cảng đi cho tới cảng cuối cùng

thì đồng thời người gửi hàng sẽ chuyển bộ chứng từ về hàng hoá cho người

nhận.Khi nhận được những chứng từ cần thiết thì người nhận cầm B/L xuất

trình cho Vinatrans để nhận lệnh giao hàng D/O.

(5) Người nhận hàng mang D/O đến cảng ,nộp các phí có liên quan và nhận

cont hàng

2.2.2.1.3 Tình hình thực hiện qui trình:

Hiện tại Vinatrans đang làm đại lý cho 2 hãng tàu đó là Hapag Lloy ( của Đức ) và

Zim Line (của Isarel).Sau đây là tình hình thực hiện qui trình giao nhận hàng NK

FCL tại Vinatrans với tư cách là đại lý của hãng Tàu Hapag Lloy

B1: Đầu tiên Vinatrans truy cập internet để xem xét tình hình lô hàng nhập sắp

đến.Với sự phát triển của công nghệ thông tin chỉ cần user và password ,Vinatrans

có thể truy cập mạng nội bộ của Hapag Lloy đã lưu thông trên toàn cầu nhờ đó có

thể chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin về những lô hàng nhập.Có thể biết

được hàng hoá đang ở đâu , đang trên tàu nào chuyến nào sẽ cập cảng nào vào lúc

nào ,ngày giờ có thể dự đoán trước, khối lượng lô hàng là bao nhiêu ,chủ những

lô hàng này là những ai ...

B2:Trong thời gian này khi nhận được manifest do đại lý tại Singapor gửi đến thì

Vinatrans tiến hành lập hồ sơ kiểm tra ngày tàu về và trước khi tàu cập cảng 1

ngày thì gửi manifest (bằng fax) cho hãng tàu để tàu Feeder có thể khai báo hải

quan khi cập cảng Đà Nẵng.Nên yêu cầu confirm về việc đã nhận chứng từ

này,ghi lại tên ngươi nhận để tránh việc đổ trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.Tránh

trường hợp chậm manifest xảy ra sẽ gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí .Đồng

thời gửi thông báo tàu đến cho chủ hàng thực sự của lô hàng( bằng fax và gọi điện

xác nhận lại việc thông báo đó ) trước ngày tàu vào 1 ngày chậm nhất là ngay ngày

tàu vào .

B3: Sau khi cập cảng tàu Feeder nhận manifest 2 (Manifest là bản liệt kê chi tiết

hàng hóa.trong manifest nó thể hiện lô hàng,số container, số bill, sô tham chiếu,số

seal… mô tả về hàng hóa .nêu rõ cảng xếp ,cảng dở,tàu nối,số chuyến tàu

nối……v.v.v .. Ngoài ra nó còn thể hiện các loại phí,tổng số tiền cước phí, những

phí gì là trả trước,phí gì trả sau….)do Vintrans gửi thì tiến hành khai báo hải quan

,Feeder chỉ khai báo chung chung ,đó là loại hàng gì, hàng khô hay hàng

rời….,hàng đó có nguy hiểm ko? .còn những chi phí liên quan đến cảng thì được

thanh toán theo từng tháng, từng qui’ hay theo năm tùy theo hợp đồng giữa Tàu

Feeder và cảng.

B4: Khi nhận được thông báo tàu cập cảng, Vinatrans đến và xuất trình giấy giới

thiệu của công ty tại hãng tàu để nhận lênh giao hàng (D/O).Sau khi lấy được lệnh

giao hàng từ tàu thì công ty gửi 1 thông báo cho người nhận đến nhận hàng .

Lúc này Hãng tàu kiểm tra giấy giới thiệu, yêu cầu đại lý đóng các phí liên quan

và phát hành D/O cho Vinatrans. Đúng lí ra phải thanh toán những chi phí liên

quan , như về phí tàu, phí chứng từ, phí D/O v.v.. tuy nhiên những chi phí này sẽ

được tàu mẹ thanh toán cho Feeder theo Hợp đồng trước đó.

B5: Trong thời gian hàng được vận chuyển từ cảng đi cho tới cảng cuối cùng thì

đồng thời người gửi hàng sẽ chuyển bộ chứng từ về hàng hoá cho người nhận.Khi

nhận được những chứng từ cần thiết thì người nhận cầm B/L xuất trình cho

Vinatrans để nhận lệnh giao hàng D/O.

Đại lý Vinatrans kiểm tra B/L và yêu cầu chủ hàng đóng các phí liên quan ( như

phí D/O, vệ sinh container cho hãng tàu.thường phí D/O là 100.000 đ/bill; vệ sinh

cont là 20.000 vnd/cont 20’, 40.000 vnd/cont40’;nếu hàng hóa là máy móc thì phí

vệ sinh cont là 200.000-300.000 vnd)

- Và phát hành D/O cho chủ hàng, gồm 1 lệnh của Feeder và 3 lệnh của

Vinatrans

- Đồng thời cấp giấy mượn Container nếu chủ hàng muốn đưa Container về kho

riêng để làm hàng.Để có thể mượn được cont thì người nhận hàng phải viết đơn

xin mượn cont và phải đặt tiền cược, thông thường tiền cược là từ 800.000-

1.000.000 vnd/cont tuy nhiên nó còn tùy thuộc vào sự thân quen của khách hàng

đối với công ty.

B6: Khi lấy được lệnh giao hàng Chủ hàng cầm các chứng từ có liên quan xuống

Cảng làm thủ tục nhận hàng.Các chứng từ liên quan gồm có giấy phép XNK,B/L,

HĐ mua bán, giấy chứng nhận xuất xứ ,giấy phép hành nghề kinh doanh,hóa

đơn,v.v….

Tùy trường hợp,nếu chủ hàng ủy thác cho Vinatrans làm dịch vụ trọn gói hay

làm từng dịch vụ riêng lẻ như khai thuê hải quan ,vận chuyển hàng “door to door”

thì Vinatrans mới làm tuy nhiên thông thường thì chủ hàng sẽ tự làm các bước còn

lại

Phần khai thuê hải quan và vận chuyển hàng “door to door” đến khách hàng sẽ

được trình bày ở phần sau.

2.2.2.2 Khi công ty đóng vai trò lại đại lý của công ty giao nhận quốc tế

2.2.2.2.1 Sơ đồ

2.2.2.2.2 Nội dung thực hiện

(1) Người gửi giao cont và nhận House B/L từ Công ty giao nhận quốc tế

(2) Công ty giao nhận giao cont cho người chuyên chở 1 và nhận B/L 1 đồng

thời chuyển B/L 1 đó cho đại lý tại Việt Nam để có thể nhận hàng.Người

chuyên chở 1 có trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về cảng tại Việt Nam

(3) Khi Người chuyên chở cập cảng Đà Nẵng sẽ thông báo cho Vinatrans

,Vinatrans sẽ xuất trình B/L 2 và nhận cont

(4) Trong thời gian hàng hoá được vận chuyển từ cảng đi ở nước ngoài đến

Việt Nam thì người xuất khẩu sẽ gửi cho Người Nhập khẩu tại Việt Nam

các chứng từ hàng hoá kèm theo House B/L

(5) Người Nhập khẩu xuất trình House B/L và nhận cont

2.2.2.2.3 Tình hình thực hiện

Hiện tại Vinatrans có làm đại lý cho một số công ty giao nhận như sau: công ty

giao nhận Kuehne + Nague; cty giao nhận Panalpina, công ty giao nhận Kintestu

world Express;Freight Link Express….

B1: Đầu tiên Công ty giao nhận quốc tế và Vinatrans Đà Nẵng làm 1 Hợp đồng

đại lý, yêu cầu Vinatrans Đà Nẵng tiến hành nhận lô hàng nhập khẩu tại cảng Đà

Nẵng. Đồng thời gửi cho Vinatrans B/L để có thể nhận cont hàng hoá từ người

chuyên chở mà công ty giao nhận quốc tế đã kí hợp đồng vận chuyển . Tiếp đó

Vinatrans sẽ thường xuyên theo dõi thông tin về chuyến hàng thông qua đại lý của

hãng tàu.

B2: Khi Người chuyên chở cập cảng Đà Nẵng sẽ fax cho Vinatrans 1 bảng thông

báo. Vinatrans xuất trình B/L và nhận D/O.

B3:Trong thời gian đó Vinatrans gửi thông báo cho chủ hàng thực sự, yêu cầu chủ

hàng đến nhận hàng.

B4: Vinatrans giao cont cho chủ hàng khi họ xuất trình House B/L tại CY

B5: Nếu khách hàng yêu cầu cung cấp các dịch vụ khác thì Vinatrans mới làm như

dịch vụ vận tải nội địa….

B6: Tiến hành xem xét khiếu nại nếu xảy ra tổn thất hàng hoá .

B7: Thanh lý các chi phí có liên quan: yêu cầu người Nhập khẩu phải trả những

khoản chi phí có liên quan như: phí D/O; phí khai thuê hải quan,…

2.2.2.3 Khi công ty đóng vai trò là người vận chuyển

2.2.2.3.1 Sơ đồ

2.2.2.3.2 Nội dung thực hiện

(1) Người gửi hàng ở nước ngoài cont hàng và nhận House B/L từ đại lý của

Vinatranss ở nước ngoài

(2) Đại lý của Vinatrans ở nước ngoài giao cont cho người chuyên chở 1 để

vận chuyển về cảng tại Việt Nam và nhận B/L do Người chuyên chở cấp

phát. Đồng thời gửi B/L cho Vinatrans tại Đà Nẵng

(3) Khi nhận được thông báo tàu đến, Vinatrans xuất trình B/L tại đại lý của

Hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, mang D/O đến cảng để nhận cont hàng

hoá

(4) Trong thời gian hàng hoá được vận chuyển từ cảng đi cho đến Việt Nam thì

người Xuất Khẩu gửi các chứng từ có liên quan đến hàng hoá kèm theo

House B/L cho người Nhập khẩu ở Việt Nam

(5) Khi người Nhận hàng xuất trình House B/L thì Vinatrans tiến hành giao

cont tại CY.Tiến hành giám định hàng tổn thất ( nếu có).

(6) Sau khi hoàn tất việc giao cont cho người chủ thực sự của lô hàng thì tiến

hành thanh lý hợp đồng

2.2.2.3.3 Tình hình thực hiện

B1: Khi nhận được yêu cầu của Khách hàng nước ngoài về việc giao nhận lô hàng

Nhập khẩu về Việt Nam thì Vinatrans Đà Nẵng kí 1 Hợp đồng đại lý với đại lý của

Vinatrans ở nước của người xuất khẩu.Yêu cầu đại lý của Vinatrans tiến hành

nhận lô hàng trên đê vận chuyển về Việt Nam.

B2: Kí Hợp đồng vận chuyển với người chuyên chở , yêu cầu vận chuyển lô hàng

trên về Việt Nam. Tiếp đó gửi các thông tin về người chuyên chở cho đại lý ở

nước ngoài để đại lý giao nhận có thể tự truy cập để biết ngày giờ tàu xuất phát.

B3: Khi đại lý của Vinatrans giao cont cho người chuyên chở thì sẽ nhận được B/L

do họ cấp phát.Trong lúc hang hóa được vận chuyển về Việt Nam thì đại lý gửi

B/L đó cho Vinatrans.

B4: Khi tàu sắp cập cảng thì đại lý của hãng tàu sẽ thông báo cho Vinatrans thời

gian dự kiến tàu đến để Vinatrans chuẩn bị các chứng từ cần thiết.

B5: Nhận được thông báo Vinatrans xuất trình B/L cho đại lý hãng tàu để nhận

D/O,đồng thời đóng phí phát hành D/O,phí lưu công lưu bãi v.v…

B6: tùy theo điệu kiện giao hàng mà Vinatrans sẽ giao cont hàng cho người Nhập

khẩu tại cảng hay tại Kho của khách hàng ( theo phương thức door to door).nếu

giao tại kho của khách hàng thì Vinatrans còn phải làm thêm các dịch vụ như khai

thuê hải quan ,vận tải nội địa…..

B7: sau khi giao hàng xong cho người nhập khẩu thì tiến hành thanh lý hợp đồng (

nếu không xảy ra các trường hợp khiếu nại tổn thất)

Các khoản mà Vinatrans phải thu là: tiền cước vận chuyển + Tiền phát hành D/O

+Tiền khai thuê Hải quan, Thuế, vận tải nội địa, tiền lưu cont lưu bãi, tiền vệ sinh

cont….

2.2.2.4 Khi công ty đóng vai trò là người được chủ hàng ủy thác

2.2.2.4.1 Sơ đồ

2.2.2.4.2 Nội dung thực hiện

(1) Người gửi hàng điền vào booking note rồi gửi cho công ty giao nhận quốc

tế yêu cầu vận chuyển những cont hàng nguyên đến Cảng Việt Nam.Khi Hàng

được giao cho công ty giao nhận ở cảng đi thì 1 vận đơn Through B/L được cấp

phát cho người gửi

(2) Có 2 trường hợp xảy ra:

TH a>: Công ty giao nhận quốc tế kí HĐ vận tải với người chuyên chở 1 yêu cầu

người chuyên chở này vận chuyển lô hàng này đến cảng Singapor.Người chuyên

chở cấp cho công ty giao nhận B/L1.

Khi tàu đến Singapor ,đại lý của công ty giao nhận quốc tế tại Singapor

xuất trình B/L1 do công ty giao nhận gửi đến để nhận cont .Tiếp đó đại lý tại

Singapor sẽ tiếp tục đưa hàng lên tàu người chuyên chở 2và nhận B/L 2 do họ

cấp phát.(Đây là người đã kí HĐ vận tải với công ty giao nhận quốc tế nhận vận

chuyển lô hàng này từ Singapor về Viêt Nam.).Sau khi cont hàng được đưa lên

tàu của người chuyên chở 2 thì đại lý tại Singapor tiến hành gửi B/L2 cho Đại lý

giao nhận ở Viêt Nam

TH b>:Công ty giao nhận quốc tế chỉ kí HĐ vận chuyển với 1 người chuyên chở

để yêu cầu người này vận chuyển cont hàng từ cảng đi đến cảng Viêt Nam(

không cần biết có phải đi qua bất kì cảng trung chuyển nào hay không).Khi hàng

hoá được đưa lên tàu người chuyên chở sẽ cấp phát cho công ty 1 B/L.Khi tàu

cập cảng Viê t Nam thì đại lý của công ty giao nhận quốc tế ở Việt Nam xuất

trình B/L để nhận hàng

(3) Trong thời gian hàng hoá đươc vận chuyển từ cảng đi đến cảng dở cuối

cùng thì người gửi hàng cũng tiến hành gửi các chứng từ hàng hoá có liên quan

kèm theo Through B/L để người nhận hàng có thể nhận hàng

(4),(5) Người nhận hàng ủy thác Vinatrans đứng ra nhận lô hàng NK này.

Vinatrans xuất trình Through B/L để lấy lệnh giao hàng . Vinatrans tiến hành lập

tờ khai hàng NK, xuất trình bộ chứng từ và làm thủ tục Hải quan cho lô

hàng.Nhận hàng và giao hàng cho Người Nhập khẩu

2.2.2.4.3 Tình hình thực hiện

B1: Đầu tiên Vinatrans tiếp nhận sự ủy thác của người NK Viêt Nam tiến hành

nhận lô hàng Nhập khẩu

B2:Khi nhận được thông báo tàu sắp cập cảng thì khẩn trương đẩy nhanh quá trình

tiếp nhận bộ chứng từ hàng hoá có liên quan.Nếu quá trình tiếp nhận các chứng từ

hàng hoá diễn ra chậm sẽ ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng

B3: Khi nhận được thông báo hàng về Vinatrans xuất trình through B/L + các

chứng từ liên quan cho đại lý của công ty giao nhận quốc tế tại Việt Nam.Đại lý

kiểm tra, yêu cầu Vinatrans nộp các phí có liên quan đồng thời cấp Lệnh Giao

hàng D/O.Phí phải nộp là phí phát hành D/O thường là 100.000vnd/bill

B4:Sau khi lấy được D/O Vinatrans tiến hành lập tờ khai HQ hàng NK,Parking

List,và xuất trình bộ hồ sơ cho HQ đăng kiểm.HQ kiểm tra và ra thông báo thuế

yêu cầu Vinatrans phải nộp các có liên quan.Trong thời gian đó công ty kí HĐ ủy

thác nhận hàng từ tàu cho cảng.Cung cấp B/L,D/O cho cảng để cảng nhận hàng từ

tàu.Trong quá trình nhận hàng từ tàu thì 1 cán bộ của Vinatrans cùng với cảng lập

một số biên bản.Nếu xảy ra tổn thất rõ rệt thì lập bảng COR,nếu chỉ nghi Ngờ thì

lập thư dự kháng.Nếu hàng giao không đủ so với vận đơn thì lập biên bản hàng

thiếu. Và nộp lại những biên bản đó cho thuyền trưởng ngay trong ngày nhận

hàng

B5: Mời cơ quan giám định đến địa điểm rút hàng, tiến hành giám định và lập

chứng từ nếu hàng hoá cần phải giám định.

B6: Dở hàng ra khỏi cảng và tiến hành vận chuyển giao hàng cho khách hàng

Ở đây xảy ra 2 Trường hợp :

TH1: -Thuê phương tiện vận chuyển nội địa

-Giao hàng cho khách hàng

- Trao trả cont rỗng theo qui định của cảng bãi

TH2 : - Rút hàng ngay tại bãi

- Thuê phương tiện vận chuyển

-Giao hàng cho khách hàng

B7: Thanh toán HĐ.Yêu cầu người NK thanh lý HĐ

Sau đây là bảng giá cước của một số dịch vụ điển hình mà Vinatrans cũng

như 1 số công ty khác cung cấp cho dịch vụ phục vụ quá trình giao nhận , mỗi một

Công ty có một lợi thế nhất định cho nên những dịch vụ cá thể của các Công ty có

giá cước thấp. Nhưng tính chung thì cước phí giao nhận trọn gói của các Công ty

trên không chênh lệch nhau là mấy

BẢNG 9: MỨC GIÁ CƯỚC DỊCH VỤ CỦA MỘT SỐ CÔNG TY

GIAO NHẬN TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

Giá cước dịch Vinatrans Vietfract Viconship Germatrans

vụ của các công

ty

Dịch vụ trọn 2.000.000d/20 2.050.000d/20 2.000.000d/20 2.100.000d/20

gói

Thủ tục 150.000d/bộ 170.000d/bộ 200.000d/bộ 200.000d/bộ

hảiquan

Kho bãi/1 ngày 50.000d/20’ 70.000d/20’ 70.000d/20’ 75.000d/20’

đêm 70.000d/40 100.000d/40’ 100.000d/40’ 120.000d/40’

Vận tải nội địa 700.000d/20’ 760.000d/20’ 750.000d/20’ 700.000/20’

-Khu vực nội 1.100.000d/40’ 1.175.000d/40’ 1.200.000d/40’ 1.100.000d/40’

thành Đà Nẵng

- Đà Nẵng- 850.000d/20’ 1.000.000d/20’ 900.000d/20’ 800.000d/20’

Tphố HCM

(Số liệu: Tổng hợp từ các báo giá năm 2007 của các Công ty trên)

Chú ý: Thời hạn được miễn lưu cont là 5 ngày tính luôn ngày tàu đến sau 5 ngày

khách hàng phải trả tiền lưu cont. Phí này không nhất định tuỳ thuộc vào từng

hãng tàu. Thời hạn được miễn lưu kho là 7 ngày tính từ ngày hàng được rút vào

kho và phí này cũng không nhất định tuỳ thuộc vào từng kho ở mổi cảng.

2.2.3 Tình hình cung cấp các dịch vụ có liên quan

2.2.3.1 Tiếp nhận bộ chứng từ nhận hàng Nhập Khẩu:

Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động NK vì nó

là cơ sở để làm các thủ tục như: thủ tục Hải quan, thủ tục với Cảng, với đại lý

hãng tàu, đồng thời nó cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ

hàng NK và cũng là cơ sở để ngời NK thanh toán cho ngời XK.

Đối với Công ty Vinatrans , khi nhận được sự uỷ thác của chủ hàng NK,

Công ty sẽ tự hoàn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng.

Với những loại hàng hoá có hạn ngạch hoặc chịu sự quản lý của các Bộ

chuyên ngành thì người NK phải xin được giấy phép NK sau đó trao lại cho Công

ty để đưa vào bộ chứng từ làm thủ tục khai thuê Hải quan, Còn nếu người NK uỷ

thác toàn bộ quá trình NK hàng hoá cho Công ty thì Công ty sẽ có thể phải trực

tiếp xin được giấy phép NK cho chủ hàng NK.

Khác với hoạt động XK, người XK phải trực tiếp lập các chứng từ như:

Hoá đơn thương mại (Invoice), bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List), xin giấy

chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)... từ khi đóng hàng vào Container và

gửi hàng cho người vận tải thì trong hoạt động NK, Công ty (và cả người NK) sẽ

không trực tiếp lập các chứng từ như trên mà gián tiếp lập các chứng từ đó thông

qua bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ người XK.

Công việc còn lại của Công ty là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua

Ngân hàng, sau khi chủ hàng NK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền ( nếu thanh toán

bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK và lập lại những chứng từ

cần thiết bằng tiếng Việt để làm thủ tục Hải quan và thủ tục nhận hàng với Cảng.

Bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ phía người XK gồm có:

- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

- Hoá đơn thương mại (Invoice)

- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List)

- Phiếu gửi hàng.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dùng cho hàng hoá được tính thuế ưu

đãi)

- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu có)

- Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có).

Khi nhận được bộ chứng từ nói trên,cán bộ giao nhận của Công ty sẽ tiến

hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đó khi nhận được thông báo tàu đến và

thông báo nhận hàng (Notice of Arrival và Shiping Advice), cán bộ giao nhận của

Công ty sẽ lấy giới thiệu từ Ban giám đốc Công ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao

hàng, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho cán bộ giao nhận của Công ty 3

bản lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) khi cán bộ giao nhận của Công ty xuất

trình vận đơn gốc (Bill of Lading of Original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu

của Công ty.

Khi đã có đầy đủ những chứng từ nói trên, cùng với hợp đồng mua bán

ngoại thương Công ty sẽ hoàn thành bộ chứng từ để làm thủ tục Hải quan.

2.2.3.2 Dịch vụ khai thuê Hải quan

Khai báo Hải quan là một công đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng

hoá XNK, tuỳ thuộc vào chủ hàng mà Công ty có thực hiện việc khai thuê hải

quan hay không. Thông thường thì chủ hàng giao cho Công ty làm trọn gói các

dịch vụ, nhưng cũng có trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục Hải

quan thì Công ty chỉ thực hiện các công việc còn lại.

Việc khai thuê Hải quan được thực hiện một cách chặt chẽ. Tuy người khai

thuê Hải quan được uỷ quyền hoặc có giấy giới thiệu đúng dưới danh nghĩa là một

doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh XNK, nhưng nếu người khai thuê không có

giấy chứng nhận công nhận có đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do Tổng

cục Hải quan cấp thì người khai thuê Hải quan cũng không được phép thực hiện

việc khai báo thủ tục Hải quan.

Thủ tục Hải quan được tiến hành qua các bước sau:

1) Điền vào tờ khai Hải quan theo mẫu. Hoàn thành bộ chứng từ và tính

thuế cho hàng NK.

2) Khai báo thủ tục Hải quan (xuất trình bộ chứng từ)

3) Hải quan kiểm tra bộ hồ sơ và ra thông báo thuế (8 tiếng đồng hồ)

4) Hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực tế với khai báo.

5) Thông quan cho hàng nhập khẩu (trong vòng 2 ngày nếu kiểm tra toàn

bộ) hoặc trong vòng 1 ngày nếu kiểm tra đại diện).

Tờ khai Hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở để xác định

trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở để Hải

quan kiểm tra, đối chiếu giữa khai báo với thực tế về tên hàng, phẩm cấp hàng, số

lượng, trọng lượng hàng... để từ đó xác định hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế

hay được miễn thuế, đồng thời nó cũng là cơ sở để Hải quan giám sát khi hàng

nhập khẩu qua biên giới.

Trong tờ khai Hải quan , Công ty ghi rõ đầy đủ mọi chi tiết liên quan đến lô

hàng NK, gồm 38 mục, trong đó 29 mục ở mặt trước và 9 mục ở mặt sau. Người

khai thuê Hải quan (Công ty) phải điền vào 27 mục ở mặt trước, mục 25, 29 và 9

mục ở mặt sau do Hải quan ghi, Hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ Hải

quan sau khi đã đối chiếu xác nhận việc khai báo là hợp lệ và đầy đủ các chứng từ

kèm theo (phù hợp với từng loại hình NK).

Đối với hàng hoá NK, bộ hồ sơ gồm có:

- Tờ khai hải quan hàng NK (2 tờ)

- Bản kê chi tiết hàng hoá (2 tờ gồm :1 gốc + 1 bản sao)

- Hoá đơn (1 tờ gốc)

- Hợp đồng mua bán ngoại thương (1 bản sao)

- Vận đơn (1 bản sao)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc), (chỉ cần cho những loại hàng

được tính thuế suất ưu đãi)

- Giấy phép XNK (chỉ cần cho những loại hàng hoá có hạn ngạch

và chịu sự quản lý của Bộ chuyên ngành)

- Giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra của cơ quan chuyên ngành

(nếu có), ví dụ: văn hoá phẩm đã qua Sở văn hoá thông tin.

- Giấy phép ngành nghề kinh doanh.

Nếu một lô hàng NK có từ 4 mặt hàng trở lên thì cán bộ lập chứng từ của

Công ty phải lập thêm phụ lục tờ khai, đóng dấu giáp lai với bản chính.

Khi cán bộ của Công ty xuất trình bộ hồ sơ Hải quan, công chức Hải quan

sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra xong công chức Hải quan trực tiếp

kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực hiện đúng với thời gian như người khai đã đăng

ký kiểm tra. Việc kiểm tra hàng hoá chỉ được tiến hành sau khi lô hàng NK đã

được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đã đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối không

được kiểm hoá hàng hoá xong rồi mới đăng ký tờ khai. Chỉ được kiểm tra lô hàng

ở cửa khẩu hoặc địa điểm ngoài khu vực cửa khẩu đã được Hải quan qui định

nhằm giám sát an toàn cho lô hàng. Trong quá trình làm thủ tục Hải quan, nếu do

lỗi vô ý dẫn đến các công văn giấy tờ bị sai (số seal, số Container bị viết nhầm),

gặp trường hợp này, cán bộ của Công ty không tự ý sửa chữa mà phải lập tức

thông báo cho Hãng tàu để họ tiến hành kiểm tra số seal, số Container đúng thực

tế và làm công văn cam kết sai số seal, số Cont’ gửi đến cơ quan Hải quan. Khi có

công văn này Hải quan sẽ giải quyết theo luật định.

Sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, công chức Hải quan sẽ đóng dấu”đã

hoàn thành thủ tục Hải quan” vào tờ khai Hải quan hàng NK và cán bộ của Công

ty sẽ nộp lệ phí Hải quan.

Nếu như hàng hoá được kiểm hoá ở khu vực ngoài cửa khẩu theo sự cho

phép của Hải quan, thì cơ quan Hải quan sẽ giao cho cán bộ của Công ty bộ hồ sơ

Hải quan và thông báo thuế để cán bộ Công ty xuất trình cho Hải quan giám sát

cửa khẩu cho kiểm hoá và thông quan cho hàng hoá đúng như trong tờ khai.

2.2.3.3 Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu

(1)

Công ty

Đưa hàng hoá về kho

Lưu kho hàng hoá

Nhận hàng từ tàu

Giao trả cont’ rỗng

Xếp hàng lên phương tiện

Giao hàng cho người NK

Tổ chức quá trình vận chuyển

(2)

Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK

(1) Nếu hàng hóa phải lưu kho của công ty

(2) Nếu hàng hoá không phải lưu kho của công ty

Để Cảng có thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cán

bộ giao nhận của Công ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao

hàng của đại lý hãng tàu đến văn phòng quản lý tàu tại Cảng để xác nhận lệnh giao

hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cán bộ giao nhận

của Công ty phải xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao

hàng (D/O) cho feeder để nhận hàng.

Trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của Công ty cùng với cán

bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng (COR: cargo on

receipt), thư dự kháng, biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC: report on

receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn

report)... các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới có thể

khiếu nại các bên liên quan đòi bồi thường tổn thất.

Đối với hàng hoá nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thì không cần lập

biên bản giám định hầm hàng. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp bắt buộc phải

lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số

hàng hoá yêu cầu phải đợc bảo quản trong một điều kiện môi trờng nhiệt độ nhất

định: hàng giữ lạnh và hàng đông lạnh là hai trờng hợp điển hình, bởi vì đối với

hai loại hàng hoá này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu không

sẽ rất nhanh chóng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nó, ví dụ: Hàng

rau quả tươi sống tức là còn dưỡng khí, hút CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất

hay mùi và khí nóng. Sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt không đến “nhiệt

độ tới hạn” gần với những điểm đông kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thì những tế

bào sống bị huỷ hoại không cứu chữa được nữa và hàng hoá bị hư hỏng hoàn toàn.

Do vậy trong những trường hợp yêu cầu bắt buộc đặt ra là phải giám định hầm

hàng để xác định xem hàng hoá có được bảo quản theo đúng qui định không và

khi dỡ hàng này cũng cần phải có một qui trình bảo quản hợp lý.

Khi nhận hàng từ tàu, nếu như cán bộ của Công ty bằng kinh nghiệm của

mình phát hiện tình trạng bên ngoài của Container không tốt (container bị móp

méo, thủng) có thể gây ảnh hưởng đến hàng hoá bên trong Container, lúc đó cán

bộ giao nhận của Công ty phải lập biên bản xác định tình trạng bên ngoài không

tốt của Container (hoặc Container bị hư hỏng) và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu,

đại diện Cảng ký xác nhận. Trong trường hợp này khi tiến hành dỡ hàng ra khỏi

Container, Công ty phải mời đại diện hãng tàu giám sát quá trình rút hàng. Nếu

xảy ra trường hợp hàng hoá bị hư hỏng, đổ vỡ, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ

phải lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu ký xác

nhận để có thể xác định trách nhiệm thuộc về người vận tải hay do người XK đóng

hàng không đúng qui định. Biên bản này sẽ là cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại bồi

thường các bên liên quan.

Cùng với quá trình rút hàng từ Container thì cán bộ giao nhận của Công ty

phải mời công chức Hải quan đến để giám sát quá trình dỡ hàng kiểm tra số seal,

số container và kiểm hoá hàng hoá. Thông thường hàng hoá được rút ra khỏi

Container tại Cảng (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giám sát

quá trình dỡ hàng. Kết thúc quá trình kiểm hoá, công chức Hải quan sẽ hoàn thành

các thông tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoá...

Nếu hàng hoá thừa hay thiếu so với tờ khai thì cán bộ giao nhận của Công ty phải

lập biên bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ

mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tính lại thuế cho lô hàng, khi đó công chức

Hải quan sẽ tính lại thuế cho lô hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tính lại thuế

của cơ quan Hải quan” (từ mục 32 đến mục 36). Sau đó công chức Hải quan sẽ

đóng dấu xác nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thông quan cho hàng NK.

Ngoài ra có một số trường hợp được đề nghị đem cả Container về kho riêng

để kiểm hoá, khi đó Công ty phải mời công chức Hải quan áp tải hàng hoá đến địa

điểm kiểm hoá, mọi chi phí đi lại cho công chức Hải quan, Công ty hoặc chủ hàng

sẽ phải chịu, tuỳ theo thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ

thác. Tuy nhiên đối với bất cứ loại hàng hoá nào thì Công ty cũng nên thương

lượng với chủ hàng NK rút hàng và kiểm hoá tại Cảng, bởi vì khi đó sẽ tiết kiệm

được một khoản chi phí lớn, đó là chi phí nâng hạ vận chuyển Container về kho

riêng giao trả Container rỗng cho đại lý hãng tàu.

Một chú ý trong quá trình nhận hàng là:

- Nếu như Công ty chưa sắp xếp được phương tiện vận tải nội địa hoặc

hàng hoá đã tháo ra khỏi Container, đã làm thủ tục Hải quan nhưng chưa thể vận

chuyển đến cho chủ hàng thì Công ty không nên tháo hàng ra khỏi Container trong

5 ngày đầu khi Container còn đang ở bãi Cảng, vì lệ phí lưu Container tại bãi Cảng

trong 5 ngày đầu Công ty không phải nộp theo qui định của Cảng, còn từ ngày thứ

6 trở đi phí lưu Container tại bãi Cảng là 5USD cho một Container 20’ và 7USD

cho một Container 40’ một ngày đêm, hết tuần đầu tiên số lệ phí trên sẽ bị Cảng

phạt gấp đôi và hãng tàu phạt giao Container rỗng chậm trễ. Còn nếu như hàng

hoá đã được rút ra bãi Cảng, nhưng mặc dù hàng hoá đặt tại bãi Cảng trong 5 ngày

đầu Công ty vẫn phải chịu chi phí lưu bãi tại Cảng, chi phí này được tính theo tấn

hoặc chiếc tuỳ theo từng mặt hàng.

- Vấn đề nghiệm thu hàng NK về số lượng và chất lượng:

+ Số lượng: Phơng pháp nghiệm thu chủ yếu là kiểm đếm (cân,

đo, đong, đếm) đại diện:

*) Tính số thùng, kiện pallet đợc đóng theo từng hàng, sau

đó tính cho cả Cont.

*) Cân đo đại diện sau đó tính ra số lượng, khối lượng cả

Container.

+ Chất lượng: Nếu hàng hoá thuộc diện phải qua kiểm tra chất

lượng nhà nước thì chất lượng hàng hoá sẽ được chứng nhận bởi cơ quan giám định

như trong hợp đồng mua bán ngoại thương đã chỉ định.

Còn nếu như hàng hoá không thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà

nước, nhưng nhà NK muốn được nghiệm thu về chất lượng hàng hoá thì cán bộ

giao nhận của Công ty sẽ tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định chất

lợng hàng NK trong quá trình rút hàng ra khỏi Container tại Cảng hoặc địa điểm

rút hàng ngoài Cảng được cơ quan Hải quan cho phép. Chất lượng hàng hoá chỉ

được xác định bởi cơ quan giám định mà thôi (chi phí giám định do nhà NK chịu)

- Giao hàng cho chủ hàng:

Khi hàng hoá đã được thông quan, Cty sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến

cho chủ hàng NK. Đồng thời với quá trình làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ

tàu Cảng, Cty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải nội địa để vận tải hàng hoá

đến cho chủ hàng. Hiện tại Vinatrans chưa có đội xe vận chuyển hàng Container ,

tuy nhiên Công ty cũng đảm nhận được dịch vụ này để phục vụ khách hàng nhờ

ký được những hợp đồng nguyên tắc có thời hạn lâu dài với một số công ty vận tải

lớn như Công ty TNHH Cựu Kim Sơn, Công ty thương mại & dịch vụ vận tải

Minh Toàn, Công ty TNHH Hoàng Đại….. Tuy nhiên cũng vẫn thiếu xe vận

chuyển hàng nên hoạt động của đơn vị có nhiều lúc rơi vào thế bị động, nhất là

vào mùa cao điểm khi các đội xe đều qua Lào vận chuyển hàng, làm cho thị

trường trở nên khan hiếm xe và chỉ còn lại một số lượng xe nhất định phục vụ cho

các hãng tàu. Điều này đã làm ảnh hưởng tới kế hoạch tiếp nhận hàng của khách

hàng và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Mặc khác trong nhiều trường hợp công

tác thuê phương tiện vận tải đường bộ chưa được chú trọng đúng mức, Công ty chỉ

dựa vào giá cước chuyên chở của các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải

đường bộ mà chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của các yếu tố khác như dịch

vụ cung cấp, thời gian vận tải, mức độ an toàn trong quá trình vận tải... để đưa ra

quyết định chung.

2.2.3.4 Thanh lý Hợp đồng

Mọi cước phí trong quá trình giao nhận Công ty phải thanh toán, được xem

như chi phí giao nhận. Những chi phí mà Công ty phải trả là: lệ phí Hải quan, phí

nâng hạ di chuyển Container tại Cảng, kho , phí rút hàng ra khỏi Container, phí

vận tải đường bộ. Nếu như hàng hoá được rút ra khỏi Container tại Cảng thì Công

ty sẽ giảm bớt được chi phí giao trả Container rỗng (vì việc giao trả Container

rỗng cho đại lý hãng tàu ngay tại Cảng), ngoài ra việc dỡ hàng tại Cảng có một số

thuận lợi như hệ thống xếp dỡ hàng tại Cảng hiện đại và có đưủ phương tiện xếp

dỡ mọi loại hàng hoá cũng như nhân công bốc xếp làm việc tại Cảng tương đối

đầy đủ.

Còn nếu như đem Container về kho riêng để kiểm hoá thì Công ty phải

chịu thêm 3 lần nâng hạ Container, chi phí vận chuyển hàng từ Cảng về kho và chi

phí giao trả Container rỗng. Hơn nữa hiện tại Công ty lại chưa có đầy đủ phương

tiện xếp dỡ hiện đại như tại Cảng cho nên việc thoả thuận được với chủ hàng để

kiểm hoá tại Cảng là có lợi nhất cho Cty. Tuy nhiên cũng cần nhanh chóng đưa

hàng ra khỏi Cảng để không phải chịu thêm chi phí lưu kho, lưu bãi Cảng.

Mọi chi phí nói trên được Công ty dùng tiền mặt để thanh toán và sau đó sẽ

nhận phí giao nhận uỷ thác từ khách hàng.

2.2.3.5 Giao trả container rỗng

Nếu quá trình dỡ hàng tại bãi Cảng thì việc giao trả Container rỗng cũng

ngay tại bãi Cảng và như vậy Công ty không phải tốn thêm chi phí vận chuyển

Container rỗng đến bãi Container của đại lý hãng tàu để giao trả. Ngay khi hàng

hoá được rút hết khỏi Container, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ lập văn bản giao

trả Container rỗng cho đại diện đại lý hãng tàu và mời họ ký xác nhận đã trả

Container rỗng. Còn nếu như việc rút hàng hoá ra khỏi Container tại một địa điểm

khác ngoài Cảng thì Công ty phải vận chuyển Container rỗng đến bãi Container

của đại lý hãng tàu để giao trả. Chú ý: Trong quá trình rút hàng hoá ra khỏi

Container, cần phải bảo vệ Container cẩn thận, nếu Container bị hư hỏng trong

quá trình này thì Công ty phải bồi thường thiệt hại cho đại lý hãng tàu.

2.2.3.6 Giám định hàng Nhập Khẩu tổn thất

Trong quá trình giao nhận hàng NK, nếu xảy ra trường hợp đổ vỡ, hư hỏng

thì Công ty phải tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định mức độ tổn

thất của hàng hoá và lập biên bản giám định hàng hoá NK bị tổn thất làm cơ sở để

chủ hàng NK khiếu nại đòi bồi thường các bên liên quan đã gây ra tổn thất.

Một thực tế xảy ra là khi Công ty tiến hành mời cơ quan giám định thì

không phải kết quả giám định của cơ quan giám định mà Cty đã mời sẽ được tất cả

các bên liên quan chấp nhận, nhất là cơ quan Bảo hiểm. Khi đó có thể quá trình

giám định sẽ phải tiến hành lại và nh vậy chủ hàng NK sẽ phải tốn thêm nhiều chi

phí như chi phí cho nhân công xếp dỡ phục vụ giám định, chi phí cho việc mời cơ

quan giám định khác, bên cạnh đó khi giám định hàng hoá bị tổn thất thì thời gian

sẽ kéo dài và hàng hoá phải lưu kho, lưu bãi Cảng và chi phí lưu kho,lưu bãi tại

Cảng sẽ tăng lên.

Ngoài ra quá trình kiểm tra giám định hàng hoá phải được thực hiện theo

đúng qui trình với sự kiểm tra giám sát của các bên liên quan như: chủ hàng NK,

đại diện đại lý hãng tàu, đại diện Cảng, cơ quan Hải quan, cơ quan Bảo hiểm. Việc

thực hiện tổ chức các bên liên quan phải được thực hiện chặt chẽ theo đúng qui

trình và thời gian qui định thì mới có thể giảm được chi phí và có kết quả phản ảnh

chính xác để xác định lỗi thuộc về bên nào và ai sẽ là người bồi thường cho số

hàng hoá bị tổn thất. Nếu công tác này được chuẩn bị và thực hiện tốt thì sẽ giúp

cho Cty cũng như chủ hàng NK giảm được chi phí và thời gian giám định cũng

như việc chủ hàng được bồi thường theo đúng luật định.

Đánh giá chung:

Khi tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu bẳng cont nguyên thì Vinatrans có thể

thực hiện với nhiều vai trò khác nhau, là đại lý hãng tàu, là đại lý cho công ty giao

nhận quốc tế, làm người chuyên chở hay là người được chủ hàng ủy thác làm các

dịch vụ khai thuê hải quan, vận tải nội địa v.v….Tuy nhiên trong tât cả những vai

trò trên thì vai trò làm đại lý của hãng tàu là phổ biến nhất ở Vinatrans.Với vai trò

là đại lý hãng tàu thì qui trình nhận hàng nhập khẩu được thực hiện đơn giản nhất

và ít sai sót hay ít gặp khó khăn nhất.Vinatrans chỉ cần lấy bộ hồ sơ từ đại lý của

họ ở nước ngoài, gửi hàng giao cho người nhận cùng với giấy ủy quyền nhận

hàng.Và thu phí phát hành D/O, phí phạt lưu vỏ cont rút hàng chậm, phí mượn vỏ

cont (nếu có)….Ngoài ra có thể thực hiện các dịch vụ cung cấp thêm như khai

thuê hải quan,vận chuyển nội địa v.v…..Còn khi đóng vai trò là người vận chuyển

thì gặp nhiều khó khăn hơnvà trách nhiệm cũng nhiều hơn.Lúc đó công việc của

Vinatrans là nhiều hơn bao gồm nhiều công đoạn hơn từ đàm phán kí kết hợp

đồng đến tổ chức vận chuyển ,thuê người chuyên chở..v.v. Các phí phải thu cũng

nhiều hơn: cước tàu,phí D/O,phí khai thuê HQ, thuế, phí lưu cont,phí vệ sinh

cont…….Trên thực tế thì trường hợp đóng vai trò là người vận chuyển hay đóng

vai trò là đại lý công ty giao nhận quốc tế thì đều ít xảy ra vì số lượng khách hàng

còn rất hạn chế.Nguyên nhân là do khả năng cạnh tranh của Vinatrans còn chưa

cao, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên không đồng đều thêm vào đó

mức phí đưa ra còn cao không thể canh tranh với các công ty khác.

Những tồn tại: Đối với những Trường hợp phổ biến ở Vinatrans. Đó là khi

Vinatrans đóng vai trò là đại lý của hãng tàu và khi đóng vai trò là người được chủ

hàng ủy thác

Những tồn tại:

 Đối với qui trình 1 tức là khi Vinatrans đóng vai trò là đại lý hãng tàu thì ít khi

gặp khó khăn nếu có thì chỉ là do người nhận hàng xuất trình chứng từ chậm

phát hành D/O châm; nên dẫn đến việc giao hàng chậm

 Còn đối với qui trình 4 khi Vinatrans đóng vai trò là người ủy thác thì gặp nhiều

khó khăn hơn .Nhất là trong việc tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ, khai thuê hải quan

và vận chuyển nội địa.

+Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng từ thì chủ yếu là do sự chậm trễ mà nguyên

nhân của việc chậm trễ là:

- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được

yêu cầu.

- Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.

- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ

quan.

- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng.

- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ...

+Đối với việc khai báo Hải quan thì gặp những khó khăn sau:

Việc khai báo Hải quan là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của

Công ty. Đôi khi có những trở ngại về giấy tờ cần thiết cho việc khai báo Hải quan

như;

-Trong bộ chứng từ về hàng hoá mà người XK gửi tới không có giấy chứng

nhận xuất xứ trong khi hàng hoá thuộc diện ưu đãi về thuế quan.

-có sự sai lệch thông tin giữa các chứng từ-hóa đơn

-Hồ sơ chưa hoàn chỉnh

-Chủ hàng khai giá thấp hơn giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan trong

việc thẩm định giá và đưa ra mức thuế

-Nội dung tên hàng không rõ ràng

-Mã áp cho hàng không phù hợp

+ Đối với việc vận chuyển nội địa :Phương tiện vận chuyển còn thiếu nên việc

cạnh tranh với các đối thủ khác trong lĩnh vực này thường gặp nhiều bất lợi về giá

cước cũng như điều động xe, đặc biệt vào mùa cao điểm ( từ tháng 10 đến tháng 3)

Trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa, Công ty chỉ chú

trọng đến một vài cơ sở chủ yếu để lựa chọn nh: giá cước, dịch vụ... mà chưa xem

xét đúng mức đến các yếu tố tuy không mang lại lợi ích trước mắt cho Công ty

nhưng sẽ mang lại những lợi ích khó nhận thấy ngay như: mức độ an toàn trong

vận chuyển, sự linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh về hàng hoá

trong khi vận chuyển... cũng như xác định được tầm quan trọng của mỗi yếu tố

trong việc ra quyết định chung.

Để công tác giao nhận được thực hiện tốt thì Công ty cần phải khắc phục

những mặt còn tồn tại, đưa ra những phương pháp giải quyết mang tính qui luật

chung cho mọi tình huống nhằm nâng cao uy tín, phục vụ tốt nhất nhu cầu của

khách hàng.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP

Với những tồn tại đã được trình bày ở chương 2 em xin kiến nghị 1 số giải pháp

sau đây:

3.1 Biện pháp 1: Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng

từ:

Với sự đẩy mạnh của tốc độ vận tải, đặc biệt là việc sử dụng phương tiện chuyên

chở bằng Container ngày càng nhiều. Đôi khi trong quá trình chuẩn bị Công ty cần

lưu ý người nhập khẩu giục người xuất khẩu gửi toàn bộ các chứng từ đã được yêu

cầu trong hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải một cách

nhanh chóng.

a. Nguyên nhân của những sự chậm trễ:

Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề

nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng

có thể do năng lực công tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên.

Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ:

- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được

yêu cầu.

- Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.

- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ

quan.

- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng.

- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ...

b. Khắc phục những chậm trễ sai sót:

Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải

quyết công việc chứng từ.

Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần

phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch

thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân

nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc

nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu

sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.

Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phòng Kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay

2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai

báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho ngời nhập khẩu. Vì vấn đề xảy

ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân

viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn chưa giải

quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời

gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là:

Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán

bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ

có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực

đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc.

Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan,

Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O

từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan.

- 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ nh tờ khai,

Packing list.

- 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan.

2 cán bộ nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm

việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết

... công việc luôn luôn là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên

trong Phòng sẽ luôn có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho

nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù

cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận đợc nhiều thương vụ trong cùng 1 thời

gian.

Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông

tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên

quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.

Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai

lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản

chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và

chứng từ đó theo luật định của Hải quan.

Với kinh nghiệm của mình thì Công ty đã giải quyết được những vướng mắc khó

khăn trong những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng

có lẽ sự phục vụ giá trị nhất của Công ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh

vực thông tin liên lạc và những mối quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan

hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại

cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, Công ty có thể giải quyết kịp

thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì

người nhập khẩu sẽ không có được những mối quan hệ như thế và thường thấy

khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết.

Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó

là vấn đề lưu chuyển và lu trữ chứng từ.

Trong quá trình giao nhận Công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và

cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng.

Trong quá trình chuẩn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua

Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến Công ty. Các chứng từ

khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do

vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để

tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ.

Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Công ty cần bảo

quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ

của Công ty được tốt thì Công ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội

dung cụ thể bao gồm:

- Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hoá

hoặc theo chủ hàng.

- Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc nhiều hợp

đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh

hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc

tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có

thể dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu

mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn.

- Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi

chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên

có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác.

Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công

ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ,

Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập

khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn.

3.2 Biện pháp thứ 2 :HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬN CHUYỂN HÀNG

NHẬP KHẨU CHO CHỦ HÀNG

Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này Công ty cần phải có một sự chuẩn bị

kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn

cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng.

a. Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận

chuyển:

Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển đến cho chủ

hàng NK có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như không nắm bắt hiểu rõ

được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ.

Đối với những mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bông vải sợi, nguyên phụ

liệu... thì những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hoá này dễ nhận biết. Việc

dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hoá đó thì nó sẽ dễ bị hư hỏng, biến

chất, có thể không sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hoá đã được thông quan,

trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc về Công ty, do vậy Công ty phải

bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, không những thế đôi khi còn xảy ra tranh

chấp và Công ty còn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của

Công ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.

Ví dụ: Đối với loại hàng hoá đông lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay

phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay đối với một số

lọai hàng hoá tươi sống khác khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu

để đảm bảo cho hàng hoá không bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu

xem khi hàng hoá chở trên tàu ngoài biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ

lại không cao thì hàng hoá được giữ ở mức a0C chẳng hạn nhng khi vào bờ thì hơi

nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên do thời tiết nắng nóng, liệu khi đó hàng hoá vẫn

giữ ở mức a0C đó thì vẫn đảm bảo cho hàng hoá không? đối với các loại hàng hoá

tơi sống nghĩa là chúng còn dưỡng khí hút CO2 và nhả khí O2 ,vì vậy điều kiện

nhiệt độ cũng như giữ cho vi khuẩn không xâm nhập là hết sức quan trọng để đảm

bảo hàng hoá không bị giảm chất lợng và đợc phép lưu thông trên thị trường.

Hay đối với các loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp

hàng lên phương tiện là nh thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hoá đó xe đ-

ược phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hoá sẽ không

bị vỡ...c sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì không phải là việc khó

khăn. Ngoài ra có nhiều mặt hàng trong quá trình xếp hàng lên phương tiện, vận

chuyển nếu không được thực hiện đúng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định

đối với

Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng

hoá để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm

bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng NK, không

để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.

b. Chuẩn bị nhân công, kho b i phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận

chuyển

Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Công ty cần phải có sự

chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến

hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo

đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.

c. Tổ chức quá trình vận chuyển:

Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở

hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu thì Công ty không phải đã

hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc

người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khẩu Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ

của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát

những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho ngời vận tải và hỗ

trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải

hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi

gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó.

Trong quá trình vận chuyển cán bộ áp tải hàng phải yêu cầu ngời vận tải thực hiện

nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu mọi rủi

ro có thể xảy ra.

d Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu:

Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này. Khi hàng hoá đã

được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải

hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng

khối lợng chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã uỷ thác cho Cty. Cán bộ áp tải

phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản

giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để Công ty đòi tiền cước phí giao nhận của ngời uỷ

thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người

uỷ thác sau đó nộp lại cho Công ty.

- Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể

yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng

đưa vào kho. Việc này còn tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng

trong hợp đồng uỷ thác xem việc dở hàng khỏi phương tiện vận tải là do người

nhập khẩu làm hay Công ty tự làm.

Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì Công ty mới thực

sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hoá.

Tóm lại, công tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng

góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ uỷ thác giao nhận

của Công ty. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình

nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng Container nhưng nếu không xác định đúng

tầm quan trọng của công tác này thì Công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực

hiện hợp đồng uỷ thác. Và nếu không may xảy ra rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị

không tốt của Công ty thì Công ty còn phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu

trong khi giá trị của một lô hàng nhập khẩu không phải là nhỏ. Khi đó có thể làm

cho Công ty bị thua lỗ nặng và giảm đi uy tín vốn có trong kinh doanh dịch vụ

xuất nhập khẩu của mình.

Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK

Trương hợp 1:

Kiểm tra tại cảng.

Xếp Tổ Đưa Rút hàng Nhận Đóng lại cont lên chức container ra khỏi Công hàng hàng p.tiện quá TY về bãi cont để từ tàu vào cont vận tải trình cảng kiểm hoá

nội địa vận tải

Giao trả Giao trả

hàng container cho chủ rỗng cho

hàng hãng tàu

NK

Trường hợp 2

Hàng hoá qua kho: Kiểm hoá tại kho hoặc tại điểm nhận hàng của ngời NK.

Công TY lại Đóng hàng vào container tải Nhận hàng từ tàu Đưa containe r về bãi cảng V.chuyển container về kho riêng Xếp cont lên p.tiện vận nội địa Rút hàng ra khỏi cont để kiểm hóa

Tổ chức quá trình vận tải trả Giao container rỗng cho hãng tàu trả Giao hàng cho chủ hàng NK

PHỤ LỤC

Bảng 4: Tổng kết tài sản, nguồn vốn của công ty năm 2007

ĐẦU NĂM CUỐI NĂM

Số tiền (VND) TT% Số tiền (VND) TT%

4.115.461.974 9.242.257.068 77,4 28.56 A. TÀI SẢN LƯU ĐỘNG

10.59 I- TIỀN 1.141.379.782 9,56 1.526.080.931

10.59 1.Tiền 1.141.379.782 9.56 1.526.080.931

khoản

2. Các tương đương tiền

II- CÁC KHOẢN 7.721.788.200 64.66 2.292.508.435 15.9 PHẢI THU

1. Phải thu khách 1.286.080.848 10.77 2.075.503.111 14.41 hàng

2. Phải thu khác 6.300.849.798 53.89 20.365.000 1.49

III- HÀNG TỒN KHO

1. NVL tồn kho

2. CCDC trong kho

296.872.608 IV- TÀI SẢN 379.089.086 3.17 2.06 LƯU ĐỘNG KHÁC

1. Tạm ứng

9.549.086 0.79 9.549.086 0.66 2. Thuế và các khoản phải thu Nhà Nước

3. Tài sản lưu 369.540.000 2.38 287.323.522 2.05 động khác

9.691.633.661 B. TÀI SẢN CỐ 2.098.128.269 17.5 67.27

ĐỊNH

I- TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

1. TSCĐ hữu 1.691.778.269 14.2 663.364.647 4.6 hình

- Nguyên giá 2.143.494.598 17.95 1.180.659.006 8.19

- Hao mòn (451.716.329) (517.294.359) (3.59) (3.75)

2.Tài sản cố định 406.350.000 3.4 9.028.269.014 62.66 vô hình

5.02 600.000.000 4.16 II- ĐẦU TƯ TC 600.000.000

DÀI HẠN

2. Đầu tư dài hạn 600.000.000 5.02 600.000.000 4.16 khác

14.407.095.635 TỔNG TÀI SẢN 11.940.385.377 100 100

NGUỒN VỐN

4.636.778.674 A. NỢ PHẢI 6.106.113.688 51.13 32.18

TRẢ

4.636.778.674 I- NỢ NGẮN 6.106.113.688 51.13 32.18 HẠN

1. Vay ngắn hạn

2. Phải trả người 2.214.891.155 18.55 2.317.266.407 16.08

bán

3. Thuế và các 110.578.391 0.93 170.635.301 1.18 khoản phải nộp

4. Phải trả CNV 43.268.211 0.36 68.496.613 0.47

5. Các khoản phải 3.247.602.702 27.19 1.421.566.611 9.87 nộp khác

9.770.316.961 B. NGUỒN VỐN 5.834.271.649 48.86 67.81 CSH

9.665.189.847 I- NGUỒN VỐN - 5.589.019.195 46.8 67.08

QUỸ

1. Nguồn vốn 3.000.000.000 25.12 6.000.000.000 41.64 kinh doanh

2. Quỹ phát triển (6.372.987) (0.053) 30.901.989 0.2 kinh doanh

3. Lợi nhuận sau 1.803.945.003 15.11 1.999.375.676 13.88 thuế chưa phân phối

4. Quỹ khen 245.252.454 2.05 105.127.114 0.73

thưởng phúc lợi

5. Nguồn vốn đầu tư XDCB

TỔNG NGUỒN 11.940.385.377 100 14.407.095.635 100 VỐN

Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp năm 2007

KẾT LUẬN

Qua gần 5 tháng tiếp xúc ,tìm hiểu và học hỏi tại công ty Vinatrans Đà

Nẵng, với vốn kiến thức ít ỏi được trang bị tại trường,đặc biệt với sự hướng dẫn

nhiệt tình của thầy giáo Ngô Quang Mỹ và cùng với sự giúp đỡ của các cô các chú

anh chị trong công ty cũng như trong phòng vận tải biển.Em đã hoàn thành chuyên

đề:”qui trình giao nhận hàng Nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức

FC?/FCL tại công ty Vinatrans Đà Nẵng”

Chuyên đề này đã vạch ra hướng đi mới cho công tác giao nhận nhập khẩu

hàng hoá của Vinatrans Đà Nẵng trong những năm tới.Với chuyên đề này hy vọng

sẽ đáp ứng được nhu cầu hiện nay là tiến đến hoàn thiện qui trình giao nhận hàng

nhập tại công ty Vinatrans để đạt được những kết quả khả quan hơn

Một lần nữa em xin cám ơn sự giúp đỡ quí báu của Ban lãnh đạo,các phòng

ban và các anh chị trong công ty Vinatrans đã tạo điều kiện cho em được tiếp xúc

tìm hiểu, học hỏi, nghiên cứu tài liệu cũng như truyền đạt những kinh nghiệm

trong thực tế để em có thể hoàn thành chuyên đề

Xin cảm ơn thầy giáo Ngô Quang Mỹ người đã trực tiếp hướng dẫn chu đáo

và tận tình trong suốt quá trình em thực hiện chuyên đề này.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. PGS. TS. Nguyễn Hồng Đàm (Chủ biên) - GS. TS. Hoàng Văn Châu -

PGS. TS. Nguyễn Như Tiến - TS. Vũ Sỹ Tuấn.

VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN TRONG NGOẠI THƯƠNG

(Nhà xuất bản Giao thông vận tải Hà Nội - 2003)

2. TS. Đoàn Thị Hồng Vân

Giáo trình KỸ THUẬT NGOẠI THƯƠNG

(Nhà xuất bản thống kê - 2000)

3. PTS Huỳnh Tấn Phát - PTS Bùi Quang Hùng

SỔ TAY NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN CONTAINER

(NXB Giao thông vận tải - 1993)

4. “ Các văn bản chọn lọc hướng nghiệp” ( Selected Documents ) - Hiệp

hội Giao nhận Kho vận Việt Nam - 1997.

5. Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công

ty Vinatrans Đà Nẵng.

6. Các báo giá cước phí dịch vụ giao nhận vận tải, xếp dở của các công ty

Vietrans, Gematrans, Viconship, Inlaco, Cảng Đà Nẵng...