Khóa luận tốt nghiệp: Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong quản trị kinh doanh

T R ƯỜ NG ĐẠI HỌC NGOẠI T H Ư Ơ NG KHOA KINH TẾ NGOẠI T H Ư Ơ NG *

FOREIGN TRÍÌDE UNIVERSiry

KHOA LUẬN TÓT NGHIỆP

/Đề tài:

NGHỀ THUẬT ĐÀM PHÁN VÀ XÂY DỰNG

•

QUAN Hệ TRONG QUÂN TRỊ KINH DOANH.

Sinh viền thực hiện

: ĐẶNG vũ HOÀI NAM

Lóp :

ANH 5 - B - KHOA 40 - HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn : ThS.TRẦN VIỆT HÙNG

T H ư V i é ri Ị

N G O ÀI Ì ' ư j\b

lUQlỉì

- -Ịũù£

HÀ NÔI - 2005

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI T H Ư Ơ NG HÀ NỘI

KHOA KINH TÉ ĐỐI NGOẠI

lòi NÓI ĐẨU

Mỗi con người chúng ta là một thực thể trong xã hội, chúng ta bị chi phối bởi các quy luật trong xã hội và chúng ta không thể tổn tại nếu không tuân theo những quy luật đó. Chúng ta phải giao tiếp và xây dựng những mối quan hệ xunh quanh mình. Các cá thể ngay từ khi sinh ra đã phải giao tiếp đàm phán và ràng buộc với nhau, dựa vào nhau mà sống. Các doanh nghiệp cũng vậy. Mỗ doanh nghiệp là một thực thể trong nền kinh tế, hoạt động trong nền kinh tế và chịu sự chi phối cồa các quy luật trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp là nhà cung cấp cồa nhau và là khách hàng cồa nhau. Các doanh

nghiệp cần tạo cho mình những mối quan hệ để tồn tại và phát triển trên cơ

sở đôi bên cùng có lợi. Và, để tạo được những mối quan hệ đó, nhà kinh

doanh cần được trang bị những kỹ năng cá nhân trong đó đặc biệt là kỹ năng

đàm phán và xây dựng quan hệ.

Trong thời đại toàn cầu hoa và hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam

không chỉ phải cạnh tranh với nhau mà còn phái cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Nền kinh tế nước ta đã qua thời kỳ chỉ huy tập trung, các doanh nghiệp không còn được bao cấp như trước nữa. Do vậy, nếu không nỗ lực và trang bị cho mình hành trang cần thiết thì khó có thể đứng vững trẽn thương trường. Đã đến lúc các doanh nhân Việt Nam thoát khỏi bong tối, tìm

cho mình con đường đi thích hợp. M ỗi người phải có tầm nhìn, sứ mệnh và triết lý rõ ràng.

Đ àm phán là một trong những công việc phổ biến nhất cồa các nhà kinh

doanh. Nó quyết định thành công hay thất bại cồa các doanh nghiệp. Trước

Ì

Đặng Vũ Hoài Nam

A5-K40-KTNT

T R ƯỜ NG ĐẠI H ỌC NGOẠI T H Ư Ơ NG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI đây, các doanh nhân chỉ đ àm phán và xây dựng quan hệ dựa trên những kinh

nghiệp tự mình tích lũy được chứ không có trường lớp nào đào tạo về vấn đề này cả. Nhiều doanh nhân không hiểu được bản chất của một m ối quan hệ trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống là gì. Chính vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam gỹp rất nhiều khó khăn trên thương trường, nhất là khi đối đầu với các doanh nghiệp nước ngoài. Đã đến lúc các doanh nhân Việt Nam nhân thức được tầm quan trọng của đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh và nâng cao các kỹ năng này cho mình. Đó chính là lý do khiến tôi nghiên cứu đề tài này. Trong khoa luận tôi để cập đến lý luận cũng như phương pháp và nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong quản trị kinh doanh. Tôi cũng để cập đến con đường đi đúng đắn cho các doanh nhân trẻ và một số kiến nghị với các doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao năng lực đàm phán và xây dựng quan hệ, đáp ứng yêu cầu của quá trình toàn cẩu hoa và hội nhập. Tuy nhiên, trong thời gian ngắn ngủi không tránh khỏi thiếu sót, tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn. Cuối cùng, cho tôi chân thành gửi lời cảm ơn tới Thạc sỹ Trần Việt Hùng, người đã hướng dẫn tôi viết khoa luận này.

Hà Nội, tháng 10 năm 2005 Đặ ng Vũ Hoài Nam

2 Đặng Vũ Hoài Nam

A5-K40-KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phản và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Chương I: Cơ sỏ lý luận chung về đàm phán và xây dựng

quan hệ trong quản trị kinh doanh.

I. Đàm phán và nghệ thuật đàm phán:

1.1. Khái niệm:

Đ àm phán trong kinh doanh được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bẽn mà khi bắt đầu đàm phán họ có quan điểm khác nhau về một số vấn đề

cơ bản mà họ đang mong muốn thoa thuận được vằi nhau trong hợp đổng mua bán. Ngoài loại hợp đồng ký kết bằng đàm phán còn có loại hợp đồng ký kết bằng chào hang và chấp nhận không xảy ra đối thoại (bằng văn bản hoặc bằng miệng) giữa các bên về các vấn đề cơ bàn của điều khoản trong họp đổng. M ột bên đề xuất một điều khoản hợp đổng cụ thể hoặc toàn bộ hợp đồng và bên kia chấp nhận đề xuất đó một cách vô điều kiện.

Thông qua đàm phán, các bên ký kết hợp đồng mua bán hoặc hợp tác kỹ thuật tương lai có thể tìm hiểu nhau. Quá trình đàm phán có thành công hay

không đòi hỏi phải có thiện chí và sự nỗ lực lằn của các bên đàm phán.

Theo nghĩa thông thường, đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên vằi nhau để yêu cầu và nêu lên nguyện vọng của mỗi bên đối vằi bên kia xoay quanh vấn để có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bén. Nói cách khác, ta có thể hiếu đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung hoặc lợi ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hoa các xung đột ấy. Mục đích của đàm phán là tối đa hoa lợi ích và tối

thiểu hoa mâu thuẫn giữa các bên tham gia. Các bên tham gia đàm phán có

thể là các cá nhân hoặc tập thể hoặc một quốc gia.

3 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

1) Khái niệm, b ản chất và phân loại đ àm phán:

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

"Đàm phản là toàn bộ những hoạt động cho phép kết hợp một cách

hoa bình các lợi ích đối kháng hoặc trái nhau của các nhóm người và

các thực thể xã hội tự chủ hoặc các cá nhản" _ L.Constantin.

"Đàm phán là tập hợp các biện pháp hành động, có tác động cùng với

sự phát đi các thông tin mà mỗi bên có được, để tìm ra các giải pháp

bổ sung nhẫm tạo ra một tình trạng mới cho một dự án, một mục đích

để tránh bạo lực hoặc thụ động trơ lý"_ Chalvin.

"Đàm phán là bàn bạc giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau giải

quyết những vấn đề có liên quan đn các bên"_ Từ điển Tiếng Việt năm

Có rất nhiều định nghĩa đàm phán của các học giả khác nhau:

2000.

"Đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau một cách hoa bình giữa các

chủ thể của một xung đột xác định nhẫm thống nhất giữa họ những

quan điểm và biện pháp xử lý những vấn đề xung đột"

1.2. Bản chất của đàm phán:

Ta có thể rút ra một định nghĩa chung về đàm phán như sau:

Lợi ích kinh tế là lợi ích hàng đầu của đàm phán kinh doanh. Người đàm phán khác nhau, mục đích tham gia đàm phán cũng khác nhau, đàm phán ngoại giao liên quan đến l ợi ích quốc gia, đàm phán chính trị liên quan đến lợi ích căn bản của các chính đàng. Trong đàm phán kinh doanh, nhà đàm

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

phán đặt lợi ích kinh tế lên hàng đầu, sau đó mới đến các lợi ích phi kinh tế khác mặc dù nhà đàm phán có thể đánh vào các lợi ích phi kinh tế để đạt được các lợi ích kinh tế đó. So sánh với các loại đàm phán khác, đàm phán kinh doanh càng coi trọng hiệu quả kinh tế, nhà đàm phán thường lấy sự tốt xấu của hiệu quả kinh tế mà đánh giá cuộc đàm phán.

Giá cả là hạt nhân của đàm phán: Nhân tố liên quan đến đàm phán kinh doanh rất nhiều, nhu cầu và lợi ích của người đàm phán biểu hiện ở nhiều phương diện nhưng giá trừ thì luôn là nội dung hạt nhân của tất cả các cuộc đàm phán kinh doanh. Đó là vì trong đàm phán kinh doanh, hình thức biếu hiện của giá trừ là giá cả phản ánh trực tiếp nhất lợi ích của đôi bên đàm phán. Trong rất nhiều tình huống, hoặc nhiều hoặc ít đều có thể tính toán qua giá cả. Trong đàm phán kinh doanh, một mặt ta phải lấy giá cả làm trung tâm, kiên trì theo đuổi lợi ích của mình, mặt khác lại không chì hạn chế ở giá cả mà phải kết hợp với các nhân tố khác.

Đ àm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi lợi ích của bản thân mà

là quá trình đôi bên không ngừng điều chỉnh yêu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt tới ý kiến thống nhất. Chúng ta có thể khái quát đàm phán là quá trình đề ra yêu cẩu, chừu nhượng bộ và cuối cùng đạt tới hiệp nghừ. Đ àm phán cẩn có thời gian, đàm phán vấn đè phức tạp càng cẩn

như vậy. Quá trình đàm phán dài hay ngắn phụ thuộc trình độ nhận thức đối với xung đột về lợi ích của đôi bên và trình độ cộng tác thông cảm của các bên tham gia đàm phán.

Đ àm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất "hợp tác" hoặc "xung đột"

mà là mâu thuẫn thống nhất giữa "hợp tác" và "xung đột". Hiệp nghừ đạt

được thông qua đàm phán nên có lợi cho cả đôi bên. L ợi ích cơ bản của đôi

bên từ trong đó được bảo đảm, đó là một mặt mang tính hợp tác của đàm phán. Đôi bên tích cực săn sóc đến lợi ích của mình, hi vọng trong đàm phán đạt đến lợi ích càng nhiều càng tốt. Đó là một mặt mang tính xung đột của

5 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

1.3. Phân loại đàm phán:

đàm phán. Hiểu rõ đàm phán và nhận thức là m âu thuẫn thống nhất giữa đàm phán và xung đột là rất quan trọng đối với người đàm phán. Vì thế, người đàm phán trong k hi chế định phương châm đàm phán, chọn lựa và vận dụng sách lược đàm phán phải phòng ngạa những xung đột và cố gắng làm hài hoa m âu thuẫn về l ợi ích giữa đôi bên. Đ àm phán không phải là thoa m ãn lợi ích của mình một cách không hạn chế mà là có giới hạn lợi ích nhất định. Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích càng tốt. Tuy nhiên, bất kỳ nhà đàm phán nào cũng phải thoa m ãn nhu cầu t ối thiểu của đối phương, nếu không nhìn thấy lợi ích t ối thiểu của họ, bức bách họ một cách không hạn chế thì sẽ làm cho đối phương rút l ui và mất hết lợi ích đã đến tay mình. Nhãn quan của người đàm phán không thể chỉ nhìn vào lợi ích của mình, nhất là khi lợi ích của đối phương đã gần đến điểm ranh giới. Nếu bức bách đối phương ra khỏi trường đàm phán thì mình cũng chẳng được lợi ích gì. Theo Niemberg: "Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nén yểu cần quyết thắng thua, đàm phán không phải là một cuộc chiến tranh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào chỗ chết, đàm phán vẫn là một sự nghiệp hợp lúc đôi bên cùng có lợi ".

Trong thực tế, có rất nhiều loại hình đàm phán khác nhau. Việc phán loại đàm phán thường được dựa trên các tiêu thức sau: - Căn cứ số bên tham gia đàm phán, có 3 loại: đàm phán song phương, đàm phán đa phương, đàm phán theo nhóm đối tác. - Căn cứ theo nội dung đàm phán, ta có: đàm phán kinh tế, đàm phán chính trị, đàm phán ngoại giao.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

2) Nghệ thuật đàm phán:

- Căn cứ theo phạm vi của giải pháp, người ta phân thành đ àm phán trọn gói và đàm phán từng phẩn. - Căn cứ theo chủ đề, người ta phân thành đàm phán ờ cấp vĩ mô và đàm phán ở cấp vi m ô.

2.1. Bẩy yêu tố quyết định thành công của cuộc đàm phán :

Ngày từ k hi còn bé, con người ta đã phải đàm phán và đàm phán là một việc mà người ta phải theo đuổi suốt cả đời. sở dĩ như vậy vì đàm phán đóng một vai trò rất quan trọng, quyết định sỉ nghiệp của ta vươn lên tới đâu. Trong kinh doanh cũng vậy, đàm phán có thể đưa người ta đi tới đỉnh cao của vinh quang nếu biết sử dụng tốt nó và ngược lại, nó cũng có thể khiến người ta phá sản chỉ vì những câu nói thiếu suy nghĩ. Trong quá trình phát triển của xã hội loài người, đàm phán đã được tổns kết thành nghệ thuật và điển hình cho những người kết tinh nghệ thuật này là các lãnh tụ vĩ đại như Hồ Chủ tịch, Phidel Castro, hay các nhà kinh doanh xuất chúng như Donal Trumpt, George Soros, .... Không chỉ dừng lại ở đó, đàm phán vừa mana tính nghệ thuật vừa mang tính khoa học. Nhà đàm phán giỏi phải biết sử dụng tốt rất nhiều kỹ năng, nắm được những quy luật, hiểu mình hiểu người, biết tận dụng thời cơ, biết lúc nào cần thắng và lúc nào cần nhường.

- Con người: Hãy tách con người ra khỏi vấn để. Không cần thiết phải cá biệt hoa vấn đề với những nhận xét về đối phương mà hãy tập trung vào vấn đề. Tất nhiên là cả hai đều có chuẩn bị và những tâm trạng riêng vì vậy nên chuẩn bị lắng nghe.

7 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Để g iữ quan hệ tốt đẹp với đối tác và cùng hướng tới những lợi ích chung thì bạn hãy: " H i ểu đối tác trước rồi mới mong đối tác hiểu mình" và luôn phải "Mềm mỏng với đối tác trong khi cứng rắn với vấn để đàm phán" - Lơi ích: Hãy tập trung vào lợi ích của đối tác, đởng tập trung vào vị trí của họ. ở mỗi vị trí, con người đều có những lợi ích thống nhất và m âu thuẫn. Và đàm phán không phải diễn ra trên mặt hồ phảng lặng, m ỗi người đều có cuộc sống riêng với những nhu cầu và lợi ích thực tế. - Các phương án: Hãy làm việc cùng đối tác để đưa ra tất cả những phương án có thể và tở đó chọn phương án thích hợp nhất. Đởng vội quyết định k hi chưa nghĩ tới hết các phương án. - Tiêu chuẩn: Trong đàm phán, các bên phải dựa trên nhữna chuẩn mực chung đặt ra. Đ àm phán phải trên cơ sở tin tưởng lẫn nhau. Sự thể hiện quyển lực chỉ làm hỏng điều này. Vì vậy trước khi bước vào đàm phán thực sự, hãy cùng đặt ra những chuẩn mực chung làm nền móna cho quá trình đàm phán. - M ém dẻo: Trong đàm phán phải mềm dẻo linh hoạt. Các bên đàm phán nên nghĩ đến những lợi ích lâu dài hơn là những lợi ích trước mắt.

- Biết dược ban muốn gì: Trước và tronơ quá trình đàm phán luôn phải biết rõ mục tiêu của mình. bạn cần nhận thức được bạn muốn gì để tở đó, trong quá trình đàm phán , bạn xác định được bạn có thế chấp nhận và đưa ra những gì cũns như muốn nhận được những gì. - Thoả mãn tất cá:

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh Sau quá trình đàm phán, phải đảm bảo rằng cả hai cùng thoa mãn. Đừ ng biến đàm phán thành một cuộc thi. Bởi vì trong cuộc thi, có người chiến thắng thì phải có người thất bại và về lâu dài thì điều này sẽ ảnh hưởng xấu đến quan hệ giữa hai bên.

2.2. Những nguyên tắc trong đàm phán:

2.2.1. Tất cả các bên đều thắng qua một cuộc thương lượng thành công

Ngay từ k hi bước vào một cuộc thương thuyết, tất cả các bên tham gia đều mong muốn có được sự thành công. M ục tiêu cọa đàm phán thật ra là phải nhằm đạt được một thoa hiệp chứ không phải là một chiến thắng hoàn toàn. Cả hai bên đều phải cảm thấy họ đã đạt được những mục tiêu tối đa cùa mình. Sự thành công cọa một cuộc đàm phán phụ thuộc vào những yếu tố sau đây:

A - Vấn đề có thương lượng được hay không

B - Những người thương thuyết đều chẳng những quan tâm đến việc nhận và cả việc cho, nên có thể bằng lòng trao đổi một giá trị này lấy giá trị kia và do đó muốn tiến đến hoa nhập.

c - Các bên thương lượng tin cậy nhau đến một mức nào đó. Nếu không thế, một sự thặng dư quá độ những điều khoản an toàn sẽ khiến cho đàm phán trở thành bất khả thi.

2.2.2. Tuy cơ ứng biến.

Chúng ta tốt hơn hết là đi vào cuộc đàm phán với tâm lý sẵn sàng nắm bắt mọi lợi thế đưa đến. Ngay trong một cuộc thương lượng đơn giản, cũng có một số vấn đề được đặt ra mà chúng ta không thể lường trước được, hiếm khi có lợi cho bất cứ ai muốn thương lượng trên từng khía cạnh riêng rẽ cọa

9 Đặng Vũ Hoài Nam A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

vấn để. Việc vận dụng nguyên tắc "Tuy cơ ứng biến" phải được thực hiện theo ba điểm sau:

- Đón bắt cơ hội: theo sự phân tích một cách logic tình hình thực tế của quá trình đàm phán, ta có thể tìm thấy những cơ hội để đạt được một sự thoa hiệp có lợi. Để tận dụng cơ hội có lợi đó, phải có sự chuẩn bị đấy đủ để sởn sàng nắm bắt k hi thời cơ đến.

- Tìm kiếm cơ hội: một nhà đàm phán có kinh nghiệm không chỉ biết đón bất thời cơ mà còn phải chủ động tìm k i ếm cơ hội, chủ động tạo ra thời cơ cho sự thành công.

- Thức thời: cơ hội có thể đến bất cứ lúc nào, đôi khi nó ở ngay trước mắt chúng ta. Điều quan trọng là phải thức thời, phải nhận diện được thời cơ và nắm bắt lấy nó.

2.2.3. Đừng bao giờ dồn đối thủ của mình đến chân tường

M ột trong những bài học đầu tiên mà nhà đàm phán bắt buộc phải học đó là biết k hi nào phải dừng lại. Một thoa hiệp hoàn toàn có tính cách một chiều thì tự nó bao hàm yếu tố bất ổn và chung cuộc sẽ cho thấy chỉ là một

sự phí phạm về thời gian và công sức. Nó hàm chứa mẩm mông một sự thất bại và phá vỡ quan hệ làm ăn giữa các bên trong đàm phán. Tốt hơn hết đừng bao giờ đạt cho được m ọi giải pháp tối ưu và do đó dồn đối thủ của mình đến chân tường.

2.2.4. C on người là chủ t hể của m ọi cuộc thương lượng:

Thương lượng chì xảy ra giữa con người với con người. Tuy nhiên không phải lúc nào con người cũng hành động theo một chuẩn mực hợp lý, con người có khi hành động theo bản năng cũng có khi theo lý trí.

Hiểu rõ vấn đề trên là rất cần thiết đối với chúng ta. K hi bước vào một cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế, cho dù là đàm phán giữa các cá nhân,

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

các nhà doanh nghiệp, cho dù là cuộc đàm phán giữa các tổ chức hay giữa các quốc gia về bất cứ vấn đề gì thì người đại diện - chủ thể của cuộc đàm phán - vẫn là những con người bằng xương bằng thịt. Dù cuộc đàm phán có khó khăn đến đâu, vấn đề đàm phán đặt ra có khó giải quyết đến như thế nào đi nữa, người ta vẫn có thể đạt đưởc một thoa thuận có lởi nếu biết khéo léo lởi dụng yếu tố con người. M ột công việc dù khó khăn đến mấy nếu biết thu phục nhân tâm thì sẽ trở nén dễ thực hiện hơn nhiều.

2.2.5. Thông t in là yếu tố then chốt q u y ết định tháng l ởi t r o ng đ àm phán

Việc tìm tòi, xử lý thông tin giúp chúng ta tiên liệu đưởc chiến lưởc trong một cuộc đàm phán sắp diễn ra. Chẳng ai có thể thành công trong đàm phán mà không hiểu biết gì về đối phương cũng như nội dung những vấn đề mình cần thảo luận. Trong kinh doanh, ai hiểu đưởc nhu cầu, chớp đưởc thời cơ thì sẽ thành công. Điều cốt lõi của vấn đề trên là phải nắm đưởc thông tin. Có nắm đưởc thông t in mới có thể hành động nhanh, kịp thời, chuẩn xác đưởc.

2.2.6. Nên rèn luyện khả nàng tiên đoán ý đổ của đôi phương

Khả năng tiên đoán đưởc những giả định của người khác có thể đưa đến những thành cõng ngoạn mục trong kinh doanh. Tất cả các đối tác đều là con người và con người không thể sống mà không có những giả định. K hi chúng ta lái xe trên đường, chúng ta đem sinh mạng mình đặt cưởc trong một sự tin tường rằng mọi người đều đi đúng luật. K hi chúng ta lên máy bay, chúng ta yên chí là nó sẽ đi đến nơi vé đến chốn. Trong kinh doanh cũng vậy, bất cứ ngành hàng nào càng nhiều rủi ro thì lởi nhuận càng cao. Chính vì vậy, nhà kinh doanh muốn thành công thì phải biết chấp nhận rủi ro và càng có nhiều giả định nhiều tin tường. Để đạt đưởc thành công trong đàm

li Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

phán, nhà đàm phán phải lựa và nắm bất được niềm tin và những giả định của đối phương.

2.2.7. Đặt bẫy:

M ột giả định ẩn dấu đã cố ý được sử dụng để tạo bất l ợi cho đối phương. Mặc đẩu các biểu hiẫn của hành vi con người là rất phức tạp nhưng vẫn có thể tiên đoán trước và hiểu được. Nó tuân theo một mô hình phát triển có thể nhận biết được và một logic nội tại của riêng nó. Trong một số tình huống nào đó, những tiên đoán như thế trở nên rất đơn giản nếu như chúng ta xem xét hành động của m ỗi cá nhân như những thành phần của một cộng đồng lớn hơn. Lúc này chúng ta có thể sử dụng những định luật xác suất của toán học. Vậy hãy cho đối phương của chúng ta những tình huống mà lời giải đã nằm sẩn trong tay mình.

Đánh vào chỗ không đề phòng, xuất bất kỳ ý khiến đối phương thua mà không kịp trở tay. Trong m ưu lược quân sự cũng như trong kinh doanh "bỏ ra thứ người ta thích - cấp cho thứ người ta cẩn" là thủ đoạn được dùng khá phổ biến. N ội dung của nó là nhằm vào dục vọng và nhược điểm về mặt

tâm lý của đối phương. Người ta áp dụng một số biẫn pháp nào đó để bên đối tác lơ là cảnh giác, rẫu rã về ý chí thậm chí kiêu căng khinh địch, cuối cùng bên dùng kế sẽ nắm thời cơ thu về thắng lợi. Chủ đạo của m ưu lược này là chủ động tạo điều kiẫn nhằm làm cho đối tác mắc sai lầm, tìm cho phía mình một kẽ hở có thể lợi dụng. Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, khi quán triẫt nguyên tắc "cáp cho cái người ta cần", thì vấn đề quan trọng là phải nắm được nhu cầu của phía đối tác.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

li. Những kiến thức chung về đàm phán:

1) C ác kỹ năng c ần thiết t r o ng đ àm phán và giao tiếp:

3.1. Kỹ năng lắng nghe:

Các kỹ năng đóng một vai trò quan trọng trong đàm phán và giao tiếp. Trước đây, người ta thường nhắc đến những kỹ năng này như những kinh nghiệm sống nhưng ngày nay, con người đã chứng minh được tính logic và khoa học của nó. Và, cũng như những kỹ thuật khác trong thể thao, trong các ngành khoa học cơ bản, các kỹ năng trong đàm phán và giao tiếp cũng có thể rèn luyện được:

"Một người biết cách lắng nghe không phải là người cái gì cũng biết mà là một người sau k hi lắng nghe một lúc hiểu biết được thêm một chút"

M ột số quan điểm về kỹ năng lắng nghe của phương Đông:

"Tôi không phải là người sinh ra đã có sặn tri thức mà là người mong muốn có được nó và nghiêm túc tìm kiếm nó" _ Khổng Tử.

"Hãy đặt sự mềm mỏng, trực giác của bạn lèn trước sự tham lam và khát vọng thống trị để có thể đầu hàng mà không đạp đổ, nhận hơn là cho, yêu quý hơn là chiến tranh" _ Lão Tử.

Theo phương Tây:

"Kiến thức nói ra, thông minh nghe vào" _ Jimi Hendrix.

"Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là phải biết lắng nghe những gì người khác đang nói" _ Ralph VValdo Emerson.

Cách lắng nghe hiệu quả nhất phải bao gồm:

• Nghe.

• Hiểu được thông tin.

• Hiểu được cảm xúc.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

• K i ểm tra được liệu mình có hiểu hay không.

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

• X em xét từ quan điểm của người đang nói mà không nhất thiết đồng ý.

Trong đàm phán và giao tiếp, kỹ năng lắng nghe vó cùng quan trọng, những nhà đàm phán giỏi không chỉ biết nói giỏi mà cũng phải biết nghe giỏi. Kỹ năng lắng nghe tốt mang lại cho nhà đàm phán rất nhiều thuận lẻi:

• Tạo điều kiện cho các bên hiểu nhau hơn và đưa ra nhiều giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn để.

• Khuyến khích đối tác tiếp tục giao tiếp, chia xẻ và bộc lộ nhiều hơn.

• L àm cho m ối quan hệ với đối tác than thiện hơn.

• Bày tỏ mong muốn để đối tác bộc lộ cảm giác của họ dễ dàng hơn.

• L àm cho những gì bạn mong muốn không bị hạn chế nữa và không sẻ những phản ứng tiêu cực.

Các nhà khoa học đã nghiên cứu và đúc rút ra 12 nguyên tắc trong kỹ năng lắng nghe hiệu quả:

•> Nghe lấy ý, chứ không nghe sự việc (hãy tự hỏi xem chúng có nghĩa gì)

• Đánh giá nội dung chứ không đánh giá cách truyền đạt (họ nói gì chứ không đánh giá họ nói như thế nào)

• 'Lắng nghe một cách hào hứng và tích cực (đừng mất ngay mong muốn lắng nghe)

• Đừng vội đi đến kết luận.

• Hãy linh hoạt.

•> v Và tập trung (đừne nằm mơ giữa ban ngày)

• Đừng nghĩ trước người nói.

• Hãy động não khi lắng nghe (cần cảnh giác và tỉnh táo)

• K i ểm soát tình cảm.

• Hãy cởi mở (sẵn sàng tiếp nhận những thông tin mới)

• Thở chậm và sâu.

14 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

• Hãy thư giãn (để cảm thấy thoải mái)

3.2. Kỹ năng thuyết trình:

M ột trong những nguyên tắc vàng trong cuộc sống là bạn phải biết rằng mọi người trong chúng ta đều cần lì nhất một người để có thể chia xẻ m ọi niềm vui, nỗi buồn, để nói lên cả những điều nhỏ nhứt nhất dù nó ở trong hiện tại, quá k hứ hay tương lai. Có những nhu cầu tâm lý khác ảnh hưởng đến cách ta giao tiếp và đàm phán với đối tác như được chấp nhận vô điều kiện, được tôn trọng, tự khẳng định...Hãy lắng nghe hiệu quả và hỏi đúng đắn để cho thấy bạn thực sự thích thú lắng nghe người khác nói và bạn sẽ ngạc nhiên k hi nhận ra rằng bạn đã trở thành một người biết cách đứt câu hỏi và lắng nghe tốt. Con người luôn đánh giá cao những "người lắng nghe vĩ đại"

Trong đàm phán không chỉ biết lắng nghe mà còn phải biết cách thuyết trình và thuyết phục. Thuyết trình là một phần không thể thiếu trong kinh doanh nói chung và đàm phán nói riêng. Sau đây là những bước để có được một bài thuyết trình thành công:

• Phân tích người nghe:

Hãy đứt mình vào vị trí người nghe để biết được người nghe hiểu đến đâu và người nghe muốn gì. M ột khi biết được mục đích của họ nhà đàm phán mối có thể chỉ ra những l ợi ích của những gì mà anh ta đang nói.

• Hãy đứt ra mục tiêu rõ ràng cho bạn và lấy đó làm tôn chỉ mục đích của cuộc đàm phán.

M ọi cuộc đàm phán, m ọi bài thuyết trình đều có mục đích của nó. Giao tiếp có bốn mục đích cơ bản là để thông báo, để yêu cầu, để thuyết phục và để xây dựng quan hệ. K hi thuyết trình phải xác định bạn muốn đạt được mục đích nào và nói với người nghe bạn muốn họ làm gì ở cả đẩu và cuối buổi thuyết trình. Trước tiên, bạn cần nêu lèn ý cơ bản và phác thảo đề cương bài

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

thuyết trình để hướng chính bản thân bạn và người nghe đến cái đích mong muốn.

• Thực hành trước ở nhà:

Nghiên cứu kỹ nội dung cần nói và dự đoán trước những câu hỏi của người nghe để tìm phương án trả lời. Theo Dale Carnegie: " c ần phát triển năng lực dự trữ, tập hịp 100 ý nghĩ xung quanh chủ đề rồi bỏ đi 90". Luôn luôn chuẩn bị kỹ càng để sẵn sàng đối phó với những tình huống phát sinh; ví dụ như những cáu hỏi khó của đối tác hay những điều làm nhà đ àm phán xao nhãng vấn đề. Điều này sẽ giúp cho nhà đàm phán có "năng lưịng dự trữ" khiến đối tác phải ngồi xuống và chú ý lắng nghe.

Hãy tận dụng mọi cơ hội để thực hành, chuẩn bị trước và bạn nên nhớ rằng không có chuyên gia tron" bất kỳ lĩnh vực nào mà không phải chuẩn bị.

• Hệ thống hoa các phần của bài thuyết trình:

Bạn nên liệt kê tất cả những điểm chính trong bài thuyết trình, đưa chúng vào các phần và sắp xếp các phần theo thứ tự hịp lý. Bắt đầu với chủ đề quan trọng nhất và luôn phải nghĩ rằng tại sao đối tác lại nghe những điều chúng ta nói.

• Chuẩn bị cách trình bầy của bạn:

Bạn trình bầy nội dung vấn đề như thế nào còn quan trọng hơn cả bạn trình bầy cái gì. Bất cứ khi nào bạn cũng có thể sử dụng tờ phác thảo và nếu có một bài diễn văn viết sẵn thì bạn nên đánh dấu những ý chính.

• Thu hút sự chú ý của khan giả:

Phải đảưi bảo rằng đối tác sẽ có đưịc những gì mà họ muốn nghe. Con người ta không thể tập trung sự chú ý mãi đưịc. Họ chỉ dành 1 5% bộ óc để nghe những gì bạn diễn đát, chính vì vậy đừng để 8 5% còn lại ngủ ngày. Để đối tác luôn tích cực dõi theo những gì bạn nói, bạn cần sử dụng những động tác, thiết bị...làm cho thông điệp cùa bạn sống động, tạo ra sự dự đoán, ham

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phản và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

muốn giao tiếp, khiến đối tác như hoa mình vào trong vấn đề. Có như vậy bạn m ới thu hút hoàn toàn sự chú ý của đối tác và cuộc đ àm phán mới có hiệu quả.

Ta có thể tóm tắt cách trình bày một bài thuyết trình hiệu sao cho hiệu quả như sau:

1. Giói thiệu: chuẩn bị lấy giọng, vào để.

2. V ào đề: nói cho khán giả biết lí do tham dự buổi thuyết trình và họ sẽ đưữc gì từ buổi thuyết trình.

3. T óm tát n ội dung: giúp người nghe hiểu đưữc sẽ nói những vấn đề gì và có một cái nhìn tổng quát về nội dung trình bày.

4. N êu ra n h ữ ng ý chính: giải thích nội dung chính trước sau đó các nội dung khác có thể căn cứ vào cái khung ban đầu này để trình bày.

5. Trình bày từng phần nội dung: chia vấn đề ra thành từng phẩn r ồi giải thích từng phần một.

6. T óm tắt lại ý: sau m ỗi phần bạn nên tóm tắt lại ý để dễ theo dõi.

7. T ạo ra sự chuyển tiếp giữa m ỗi phần: giúp người nghe biết bạn sắp nói gì, làm vậy sẽ giúp cấu trúc bài thuyết trình của bạn rõ ràng.

8. Tổng kết: sau khi trình bày xong bạn nên tổng kết lại nội dung vấn đề và nhận mạnh những ý chính.

3.3. Kỹ năng thuyết phục:

9. K ết luận: nhấn mạnh những điểm mấu chốt để tổng kết lại tất cả các ý chính của bài thuyết trình.

Theo Herb Cohen: "Thuyết phục là đàm phán để thay đổ i"

Thuyết phục đưữc định nghĩa là làm cho người khác muốn làm những điều bạn muốn họ làm. Đó là việc tác động vào những mong muốn của đối tác để liên kết sàn phẩm, dịch vụ của bạn với những mong muốn ấy sao cho họ nhìn

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

>?''" ị l ì ỉ l ^H

J _ ĩõrl

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

thấy, nghe thấy và muốn có được nó. Toàn bộ những gì hiện có trên thế giới này là kết quả của việc bạn thuyết phục người khác và người khác thuyết phục bạn. Trong kinh doanh cũng vậy, việc bạn thành công hay thất bại cũng xuất phát trực tiếp từ việc bạn thuyết phục được người khác hay không và người khác thuyết phục bạn như thế nào. Bất cứ những gì chúng ta

làm là do người khác thuyết phục chúng ta làm điều đó. Chúng ta không nói dối, lừa đảo, hay ăn cịp mà do ai đó thuyết phục chúng ta tiếp thu một hệ tư tưởng và chuẩn mực như vậy.

"Chúng ta đang bị vây quanh những gì người khác thuyết phục chúng ta mua"

D ưới đây là những rào cản khiến đối tác không chuyển từ "Không" sang "Có" hay từ lưỡng lự sang chấp nhận.

• Thích những cái đã được biết: K hi những tình huống hiện tại gặp vấn đề hay khó khăn, tâm lý của bạn thường quen với những gì bạn cho rằng sẽ tiến triển như thế.

• Quan điểm cố hữu trong việc chấp nhận rủi ro: Mặc dù mọi naười đều chấp nhận quan điểm mọi quá trình đều chứa đựng rủi ro những ai cũng thực dụng và bản chất con người là bảo thủ.

• Đe doa đến những lợi ích sẵn có: Câu ngạn ngữ " M ọi việc đều phát triển theo những quy luật tất yếu của nó" làm cho ta lưỡng lự khi thay đổi.

• Quan điểm dung hoa: Người ta thường cảm thấy thoải mái với những thói quen và tập quán cũ. Bản năng sống hoa nhập với bầy đàn khiến ta quen chấp nhân những cái lặp đi lặp lại.

• ổn định vẫn hơn: Bất kỳ sự thay đổi nào đều có thể dẫn đến những cái không lường trước được nên con người ta thường thích sự ổn định.

2) Các giai đoạn đàm phán:

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

1) Giai đoạn chuẩn bị:

2) Giai đoạn đàm phán:

Đây là quá trình quan trọng nhất quyết định 8 0% thành công của cuộc đàm phán. Trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ càng về 3 mặt sau: - Thu thập thông t in • Đối phương có lợi gì trong vụ này. • Ta có lợi gì trong vụ này. • Đối phương là ai • Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phương. - Chuẩn bị chiến lược: Trưực khi đàm phán cần xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược hay tư duy úng phó. Những công cụ và phương tiện mà ta dùng là gì? - Chuẩn bị kế hoạch: Trong đàm phán cần xác định mục tiêu của cuộc đàm phán cũng như nhân sự cho cuộc đàm phán đó.

- Lễ phép lịch sự, hoa khí và thiện cảm. - K hi bưực vào đàm phán xác định tư tường cố gắng đạt được mục đích trên cơ sở không khí đàm phán thoải mái thân mật. - Tôn trọng đối tác. - Tránh trình bày quá nhiều vấn để, nhấn mạnh vào vấn để quan trọng nhất. - Cố gắng tránh những nhân nhượng không càn thiết. - Phản ứng lịch thiệp đối vựi những sai trái của đối phương. - Bao giò cũng có thể nói không qua việc sử dụng khéo léo từ "nhưng" đối vựi những vấn đề đang nghi vấn. - Quan sát kín đáo động thái của đối phương. - Cố gắng thích ứng vựi nhịp độ đàm phán của đối phương.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

3) Sau đăm phán:

- Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng. - Nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương. - Nhậy bén đánh giá tình hình của cuộc đàm phán. - Cố gắng vận dung những kỹ năng thuyết phục. - Cần phải biết lúc nào có thể nhưựng bộ. - Kiên trì, không nóng v ội trong quá trình đàm phán.

4) Nghệ thuật đàm phán trong các giai đoạn:

- Sau đàm phán, cần tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt đưực đồng thời sẵn sang xem xét lại những thoa thuận này. - Rút kinh nghiệm.

a. Nghệ thuật mở đầu đ àm phán:

a.l. M ục đích mờ đầu đàm phán.

Trên thực tế, giai đoạn mở đầu đàm phán thường bị bỏ qua hoặc chỉ thực hiện đưực một phần. Vậy thế nào là mờ đầu đàm phán?

Một số người cho rằng khâu mở đẩu đàm phán tựa như việc lên dây đàn trước khi biểu diễn. Trong mọi trường hợp giai đoạn mở đầu phữi xác định thái độ, quan hệ đúng đắn với nạười đối thoại. Như vậy có thể nói rằng, mở đần đàm phán là cầu nối giữa ta và đối phương trong đàm thoại.

Mở đầu đàm phán có những nhiệm vụ sau: - Tiếp xúc đưực với đối tưựng đàm phán - Xây dựng bầu không khí thuận lựi cho cuộc đàm phán - Lôi cuốn sự chú ý. - Kích thích sự quan tâm đến cuộc đàm phán - Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết). Có điều rất lạ lùng là nhiều cuộc đàm phán đã kết thúc ngay khi chưa kịp bắt đầu (đặc biệt trong trường hựp vai trò, cương vị của các bên có chênh lệch

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

a.2. Phương pháp mở đầu đàm phán.

nhau). Nguyên nhân là do chúng ta coi nhẹ ý nghĩa của khâu mở đầu. Nhưng chính vài câu nói đầu tiên thường đóng vai trò quyết định tác động đến đối tượng đàm phán làm cho họ quyết định có tiếp tục nghe chúng ta nói nữa hay không. Đối tượng rất chú ý nghe phần mở đầu đàm phán ( vi tô m ò, chờ đợi thông t in m ới mẻ hoặc giạm bớt lo âu, căng thẳng xuất hiện trong giai đoạn này). Vài ba câu nói mở đầu đã tạo ra m ối quan hệ, thái độ tôn trọng đối với cuộc đàm phán, gây được không khí làm việc ban đầu. Qua đó đối tượng đã có khái niệm, ấn tượng về chúng ta (tuy nhiên ấn tượng ban đầu thường sai lầm). Đầu tiên nên tránh đặt câu hỏi làm đối phương phạn ứng, khống chế, tự vệ. Tuy rằng điều đó là hoàn toàn bình thường nhưng xét theo quan điểm tâm lý học thì để xạy ra điều đó là một thất bại.

Có nhiều cách mở đầu đàm phán nhưng giống như chơi cờ chỉ có một vài cách khai cuộc là đúng đắn, có hiệu quạ. Tất cạ những cách khai cuộc có thể xếp thành 4 nhóm sau đây: Phương pháp làm dịu căng thẳng. Phương pháp này cho phép thiết lập quan hệ chặt chẽ với đối tượng chỉ cẩn nói vài lời chân thành, nồng nhiệt bạn có thể đạt được điều đó. Hãy đặt câu hỏi cho mình. Đối tượng mong muốn có tâm trạng như thế nào khi tiếp xúc với ta? - Tất nhiên họ muốn ta đích thân tiếp đón, chào hỏi, động viên khen ngợi họ. K hi đó, họ không còn lạnh nhạt nữa. Câu chuyện vui vẻ, khôi hài giúp ích rất nhiều cho việc làm dịu tình trạng căng thẳng ban đầu tạo nên bầu không khí thân thiện, gần gũi cho việc tổ chức đàm phán. Chẳng hạn, có thể mở đầu cuộc tranh luận như sau: "Tôi yêu cầu bật đèn xanh chủ người phát biểu đầu tiên". Tất nhiên câu nói đó không liên quan gì đến chủ đề đàm

phán.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tắt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Phương pháp kiếm cớ (móc xích).

Phương pháp này cho phép nêu vấn đề, sự kiện ngắn gọn làm cớ để liên hệ với nội dung đ àm phán. Từ điểm mấu chốt này mà triển khai đàm phán theo kế hoạch ấn định. Có thể nêu tình hình, sự việc nào đó, sử dụng phép so sánh, nêu cảm tưởng cá nhân, kể câu chuyện khôi hài hoầc đưa ra một câu hỏi khác thường làm điểm xuất phát mở đầu đàm phán.

Phương pháp kích thích trí tưởng tượng.

a.3. Những thủ thuật và quy tắc mở đầu đàm phán.

Yêu cầu của phương pháp này là nêu một loạt câu hỏi về các vấn đề cần bàn bạc và giải quyết. Phương pháp đầt câu hỏi đó cho phép thu được kết quả tốt trong trường hợp đối tượng có cách nhìn vấn đề sáng suốt, lạc quan.

Có thể soạn thào cấu trúc chung cho toàn bộ cuộc đàm phán cũng như từng giai đoạn tiến hành. Tuy nhiên có thể rút hoầc thay đổi kế hoạch đàm phán cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, mục tiêu đàm phán, giới thiệu, làm quen các thành viên tham gia với nhau, người đề xuất, người chủ trì, đề tài. K hi kết thúc đàm phán, thứ tự hành động sẽ ngược lại: Người chủ trì đàm phán phát biểu và kết thúc đàm phán bằng cách nói với đối tượng đàm phán. Cẩn chú ý điều gì khi tiếp xúc riêng với đối tượng. Có một vài vấn đề nhỏ nhầt nhưng có thể dễ dàng tạo nên báu không khí thuận lợi cho đ àm phán như: - L ời phát biểu khai mạc phải rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. - Phải gọi tên đối tượng đầy đủ khi nói chuyện với họ. - Trang phục, tư thế, vẻ mầt phải phù hợp. - Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại, chú ý đến ý kiến, nhu cầu của họ. - Có nhận xét, đánh giá tích cực về địa điểm đàm phán, cách trang trí nội thất, cách bố trí sản xuất, uy tín, thanh danh trong kinh doanh của cơ quan

Đặng Vũ Hoài Nam

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

l ời phê bình, phản đối còn lại bằng cách áp dụng sáng suốt kỹ thuật đặt câu hỏi dưới dạng sau: "Mức độ hiệu quả của hệ thống quản lý hiện hành có đáp ứng được đòi hỏi ngày càng cao không? Nếu không thì theo ý kiến của anh

việc đưa vào hệ thống tổ chức có nhược điểm gì?". Đa số các trường hợp bằng cách đó chúng ta biết được nguyên nhân thực sự làm cho đối tác chống đối việc ra quyết định. chúng ta nhắc lại ngắn gữn một lần nữa ưu điểm chưa được thảo luận. Nên nhớ rằng cẩn phải lựa chữn thời điểm thuận l ợi nhất để bước vào giai đoạn ra quyết định, chẳng hạn k hi chúng ta đã thoa thuận hoàn toàn với đối tác về vấn đề cụ thể nào đó. Nên tránh các đề nghị có tính chất lựa chữn như: "Anh cần phải quyết định về tố chức lại công tác giao thông nội bộ trước khi kết thúc quý li" hoặc "Nếu như anh không thể quyết định ngày hôm nay thì có thể lui việc thào luận đề án vô th i hạn". Điều quan trững là phải tự tin tưởng tuyệt đối vào các ưu thế của các quyết định mà chúns ta ủng hộ. Chỉ có những ai tự tin thực sự mới có thể thuyết phục được người khác có hiệu quả vì "nhiệt độ" của đối tác đang nghe chúng ta nói thấp hơn nhiệt độ của chúng ta trong thời điểm phát biểu ý kiến.

Nên đề phòng sẵn sàng trường hợp "không", sự từ chối của đối tác không phải là cái cớ để kết thúc đàm phán. Chúng ta nên có phương án sẵn sàng cho phép tiếp tục đàm phán và khắc phục sự từ chối "không" của đối tác. Tất nhiên không được đơn giản chấm dứt bài phát biểu của mình mà cẩn phải kết thúc với một câu nói độc đáo nào đó. Không được tỏ ra chán nản. Đôi khi có trường hợp một càu nói nào đó trong bài phát biểu của chúns ta mang lại kết quả bất ngờ. Mặc dù chúng ta dự phòng câu nói có thể hay hơn. Chúng ta sẽ không thể kết thúc đơn giản được vì nó. Có những người k hi đã nói thì không thể dừng lại được mặc dù đã nói hét tất cả.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Trong trường hợp đó chỉ cần nhớ câu châm ngôn " kết thúc mà không có kết luận là điều không hay nhưng kết luận mà không có kết thúc thì đố là điều đáng sớ'. Chúng ta tất nhiên không phải là thiên tài để có thể thực hiện được tất cả những mục tiêu đã đụi trước. Điều đó do một số nguyên nhân. Chúng ta không có điểu kiện chuẩn bị lủp luủn sắc bén; gặp phải l ời phê binh phản đối của đối tác mà chúng ta buộc phải đồng ý; đối tác chưa sẵn sàng ra quyết định. ở trường hợp khác chúng ta gặp phải đối tác mạnh hơn, có khả năng hơn,có trình độ hơn để phá chiến lược của chúng ta. Đôi k hi xảy ra điều bất ngờ làm hỏng hoàn toàn quá trình chuẩn bị đàm phán. Cần phải làm gì trong các trường hợp đó? Cần phải làm gì để cứu mình khi bị dồn đến chân tường? K hi nào cần phải lùi bước?. Trước k hi bắt đầu cuộc đàm phán cần phải suy nghĩ và định ra mục tiêu tối thiểu và hướng lùi bước trong trường hợp đối tác ngân cản chúng ta thực hiện mục tiêu cơ bản và buộc chúng ta lùi bước. Điều đó có nghĩa là chúng ta phải xác định các mục tiêu khác nhau có thể chấp nhủn được trong trường hợp mục tiêu cơ bản không được đối tác chấp nhủn. Yêu cầu tối thiểu đối với mục tiêu dự phòng là gì? + Khái quát các lý lẽ lủp luủn được đối tác chấp nhủn, đồng tình. + Vô hiệu hoa những điểm tiêu cực trong kết luủn. + Củng cố, khẳng định những kết quả đã đạt được bắc cầu cho cuộc đàm phán tiếp theo. K hi đã có nhất trí đối với kết luủn cuối cùng thì công việc đơn giản nhưng rất có ý nghĩa đối với người chủ trì đàm phán là tuyên bố kết thúc và đưa ra bản thông điệp hợp tác và triển khai thắng lợi nhưng vẫn để thoa thuủn. C.5. Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết dinh và kết thúc đàm phán. K i nh nghiệm đặc biệt quan trọng đối với giai đoạn ra quyết định và kết thúc cho thấy phải thể hiện sự tế nhị và quan tâm đến đối tác đàm phán. Kết thúc

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phản và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

đàm phán thành công là đạt được mục tiêu đã đặt ra theo kế hoạch từ trước đối với các cuộc đàm phán. M u ốn biết một cuộc đàm phán kinh doanh có thành công hay không cần kiểm tra xem: - Cấu trúc lập luận của chúng ta có dẫn đến kết luận cần thiết hay không?

- Lý lẽ đưa ra cổ phù hợp với đặc điểm cá nhân và lợi ích của đối tác hay không? Hay chỉ có tính thuyết phục đối với chúng ta mà thôi?. Nhờng nhiệm vụ cơ bản của giai đoạn cuối cùng của đ àm phán kinh doanh. - Đạt được mục tiêu cơ bản hoặc trong trường hợp xấu nhất đạt được nhiệm vụ dự phòng. - Đảm bảo bầu không khí thuận lợi khi kết thúc đàm phán. - Kích thích đối tác hoàn thành công việc đã định trước. - Trong trường hợp cẩn thiết, tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác và đồns nghiệp của họ. - T óm tắt toàn bộ nội dung và rút ra kết luận cơ bản dễ hiểu cho mọi người tham gia đàm phán. Việc giải quyết nhờng nhiệm vụ đó đòi hỏi phải có tính lôgic nhất định và hình thức kết thúc thích ứng. Kết thúc tổng quát rất quan trọng để đàm bảo cho cuộc đàm phán đạt kết quả tốt, nhưng kết thúc không thể quy gọn vào việc đơn giản nhắc lại nhờng luận điểm quan trọng nhất. Cần phải trình bày rõ ràng nhờng tư tường.ý kiến cơ bản và có ý nghĩa bài phát biểu. Trong số ý kiến cần phải rút gọn, kết luận phải được phát biểu hùng hồn và dễ gãy ấn tượng nhất. Không được để cho cuộc thương lượng kết thúc mà đối tác chỉ có nhờng khái niệm mơ hổ lẫn lộn về nội dung. Chúng ta cần phải làm cho kết luận có dạng dễ tiếp thu, tức là rút ngắn một số điểu khẳng định lôgic có ý nghĩa thật đầy đủ nhất. Tất cả các thành viên [ham gia cần phải hiểu rõ từng chi tiết kết luận của chúng ta. Vì vậy trong

41 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

3) Các hình thức đàm phán và các kiểu đàm phán:

5.1. Các hình thức đàm phán:

kết luận không được chứa từ ngữ thừa, trong giai đoạn cuối cùng không cho phép phát biểu rời rạc. Nên hiểu rằng đ àm phán là công việc theo đuổi mục tiêu nhất định. chúng ta muốn thuyết phục đối tác tiếp thu những quan niệm nhất định. vì thế kết thúc cần phới gây được ăn tượng cho họ. Phần cuối cuộc đàm phán, ý nghĩa cơ bớn duy nhất được tách ra và trình bày rõ ràng có tính thuýêt phục. Tất cớ những điều đã được phát biểu từ trước phới tuân thủ tư tưởng cơ bớn này, kết thúc không chuẩn xác và nhạt nhẽo có thể làm tiêu tan ấn tượng và tác dụng của tất cớ bài phát biểu của chúng ta.

Đ àm phán trong kinh doanh được chia thành 3 hình thức sau:

• Đ àm phán gián tiếp.

• Đ àm phán trực tiếp.

• Đ àm phán qua thư từ.

5.1.1 Đ àm phán qua thư tín:

M ỗi hình thức đàm phán có một đặc điểm riêng, tính chất riêng và đòi hỏi những kỹ nàng khác nhau, chúng ta hãy tìm hiểu từng hình thức đàm phán trên.

Ngày nay trong kinh doanh, thư tín vẫn là một trong những phương tiện giao dịch quan trọng. Nhiều doanh nghiệp vẫn thường giao dịch với khách hang của mình qua thư từ, gửi catalogue, các thông tin quớng cáo bằng thư tay hoặc thư điện tử. Hình thức này không những được dùng phổ biến trong nội bộ một quốc gia mà còn rất quan trọng trong thương mại quốc tế. Nó có những ưu điểm riêng mà đàm phán trực tiếp nhiều khi không có được. Ngay

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

cả khi các bên đã gặp gỡ trực tiếp thì việc đàm phán, giao dịch qua thư từ vẫn được tiến hành.

Những ưu điểm của giao dịch, đàm phán qua thư tín có thể liệt kê ra như

• Tiết kiệm chi phí.

• Trong cùng một khoảng thời gian có thể giao địch vói nhiều đối tác

khác nhau tại khấp nơi trên thế giới.

• Thông tin được trao đổi rõ rang, xúc tích: " L ời nói gió bay, bút sa gà

chết"

• Người viết có điều kiện để cân nhấc, suy nghĩ, trao đổi ý kiến với

nhiều người và có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình.

• Giấu được những nhược điểm của doanh nghiệp về cơ sờ vật chất, tiềm

lực...

Song, bên cạnh đó, việc đàm phán qua thư tính cũng có những điểm hạn

chế của nó:

• Mất nhiều thời gian, có thể bỏ lỡ cơ hội, do đó thường thì hình thức

này phải kết hợp với điện tín.

• Khó phán đoán ý đổ thực sự của đối phương trong thư, nhất là với

những đối phương già dặn và kinh nghiệm.

• Hình thức và nội dung trình bầy là rất quan trọng vì thư từ giao dịch được ví như sứ giả mà doanh nghiệp gửi đến đối tác, khách hang, họ sẽ đánh giá doanh nghiệp qua vị "sứ giả" này và nếu để xảy ra sai sót gì trong cách trình bấy hay nội dung, câu chữ thì sẽ dẫn đến kết quả

không lường.

Đó là những đặc điểm của hình thức đàm phán qua thư từ và mặc dù hình

thức này có cả những ưu nhược điểm của nó nhưna nó vẫn là một trong

những hình thức đàm phán, giao dịch quan trọng trong kinh doanh.

43 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

5.1.2 Đàm phán qua điện thoại:

Đ àm phán qua điện thoại đang này càng trở thành hình thức phổ biến, nhất là trong thời đại bung nổ công nghệ thông tin như hiện nay. M ột trong những ưu điểm rất lớn của hình thức này là nhanh chóng và khẩn trương.

5.1.3 Đàm phán trực tiếp:

Tuy vậy, đàm phán qua điện thoại có mức phí tổn rất cao, do đó, các cuộc trao đổi thường bị hạn chế về mặt thời gian và các bên không thể trinh bẩy hết lý lẽ của mình. H ơn nữa, việc trao đổi qua điện thoại không phợi là bằng chứng có giá trị pháp lý cho các cam kết, thoa thuận. Do đó, điện thoại chỉ được dùng trong những trường hợp thật cẩn thiết, khẩn trương hoặc các bên ở xa nhau. Trước khi trao đổi qua điện thoại, các bên cần chuẩn bị chu đáo về mặt nội dung để đợm bợo cho cuộc đàm phán diễn ra nhanh gọn và hiệu quợ và sau đó cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán, thoa thuận.

Đây là hình thức phổ biến và quan trọng nhất trona kinh doanh. Chỉ có đàm phán trực tiếp, các bên mới có thể tìm hiểu kỹ vế nhau, mới có thể xây dựng m ối quan hệ tốt đẹp để tạo thuận lợi trong quá trình đàm phán và có thể trao đổi m ọi vấn đề, trình bầy hết lý lẽ và có thể quyết định ngay.

Đ àm phán trực tiếp có thể giúp giợi quyết nhanh chóng mọi vấn để và trong nhiều trường hợp. đó là lối thoát cho những cuộc trao đổi qua điện thoại hoặc thư tín kéo dài. Nhiều khi các cuộc đàm phán này kéo dài hang tháng mà vẫn chưa giợi quyết được vấn đề trong khi đó, đàm phán trực tiếp chỉ cần vài ngày. Hình thức này thường được sử dụng k hi cợ hai bên có nhiều vấn đề cần giợi quyết cặn kẽ để thuyết phục nhau, nhất là k hi đàm phán những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp. Nó cũng giúp các bên hiểu nhau hơn và duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhau.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tết nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Mặc dù vậy, đây là hình thức đàm phán khó khăn và phức tạp nhất, đòi hỏi nhà đàm phán phải nắm chắc về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh. N hà đàm phán phải luôn bình tĩnh, tỉnh táo nhận xét, nấm được ý đồ, sách lược của đối phương đầ nhanh chóng có biện pháp đối trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay k hi thời cơ chín muồi. Nếu nhà đ àm phán mất bình tĩnh, không tự chủ sẽ dễ lộ ý định của mình đầ đối phương nắm được. Trong quá trình đàm phán, các thành viên trong đoàn đàm phán cần tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhau. M ột đạc điầm nữa là đàm phán trực tiếp rất tốn kém chi phí nên nếu không chuẩn bị cẩn thận đầ giải quyết triệt đầ vấn đề thì chi phí cơ hội bỏ ra sẽ rất lớn.

Do đó, trong công tác đàm phán trực tiếp, việc chuẩn bị là rất quan trọng, quyết định phần lớn thành công của cuộc đàm phán. Các bên tham gia đàm phán nhất thiết phải chuẩn bị hợp lý, tìm hiầu đối tác, tìm hiầu sản phẩm, tìm hiầu vấn đề và chuẩn bị những phương án giải quyết sao cho luôn chủ động và hiệu quả. Tuy nhiên chuẩn bị ở đây chỉ nên ở mức "phù hợp", không được chủ quan nhưng cũng không được quá cầu toàn.

Trong các cuộc đàm phán quan trọng, một nhà đàm phán giỏi nhất thiết phải lập phương án đàm phán; trong đó nêu rõ mục đích của cuộc đàm phán, đối tác được gì trong vụ này, ta được gì trong vụ này, chiến lược và chiến thuật mà ta sử dụng là gì, cách giải quyết những tình huống phát sinh ra sao, ta có thầ chấp nhận trong giới hạn nào và đối phương có thầ chấp nhận trong giới hạn nào, thành phần đàm phán gồm những ai, ai nói phần nào, cách thức trình bày từng vấn đề như thế nào.

Đ àm phán trực tiếp đòi hỏi các bên cần tìm hiầu rõ con người và vãn hoa của nhau, việc đón tiếp, tặng quà, chiêu đãi, từng hành vi ứng xử cũng đều đóng một vai trò quan trọng trong kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, trong kế hoạch đ àm phán cần có phương án tiếp đãi, nêu rõ những người tiếp đãi, đàm phán, dự kiến, bố trí chương trình làm việc, giải trí, tặng phẩm, chiêu

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

đãi. K hi đón tiếp khách hang, cần phải gây thiện cảm ngay từ đẩu, phải sử dụng, kết hợp khéo léo nhiều kỹ năng trong giao tiếp, ứng xử.

Trong quá trình đàm phán, nhà đàm phán còn phải theo dõi m ọi động thái của đối phương để nấm bỉt ý đồ, đánh giá tình hình. Những động thái này có khi được thể hiện qua những cử chỉ nhỏ qua giọng nói, cái nháy mỉt, thái độ

biểu cảm của khuôn mặt. Đối với những đối tác kinh nghiệm và bản lĩnh, họ thường che dấu những động thái này; tuy nhiên, nếu chuẩn bị kỹ và có nền tảng kiến thức vững vàng, nhà đàm phán có thể phát hiện ra và lái cuộc đàm phán theo hướng có lợi cho mình. Nhà đàm phán cũng cần tránh những căng thẳng không cẩn thiết, ý kiến hai bên có thể đối lập nhau song thái độ vẫn phải mềm mỏng, lịch sự. Nhà đàm phán giỏi phải làm sao trong mọi tình huống vẫn g iữ được bình tĩnh, mềm mỏng với con người những luôn g iữ vững quan điểm và luôn theo đuổi mục tiêu đề ra.

5.2. Các kiểu đàm phán:

5.2.1. Đ àm phán kiểu cứng:

Căn cứ vào thái độ của nhà đàm phán, có 3 kiểu đàm phán sau:

Đ àm phán cứng diễn ra trong trường hợp nhà đàm phán muốn dùng biện pháp mạnh, đàm phán với thái độ cứng rỉn, không nhân nhượng, thường

được dùng trong các trường hợp mà bên chủ động có vị thế lấn át chẳng hạn như đàm phán để đòi nợ...Nhà đàm phán chủ động vói thái độ cứng rỉn, không nhân nhượns, dùng những biện pháp hợp lý để răn đe, lấn át và buộc đối tác vào thế mà mình muốn.

Đ ám phán cứng có ưu điểm là nhà đàm phán luôn chủ động, quyết đoán, cứng rỉn, luôn tạo được lợi thế tàm lý cho mình. Tuy nhiên, nhược điểm của loại đàm phán này là dễ dẫn tới thái độ cương quyết quá mức, nhiều khi trờ thành cứng nhỉc, không giải quyết được vấn đề.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

5.2.2. Đàm phán kiểu mềm:

Ngược lại v ới đàm phán kiểu cứng, lấy "cương" làm trọng t hi đàm phán kiểu mềm lấy "nhu" làm trọng. N hà đàm phán luôn giữ thái độ mềm mỏng, lấy lý lẽ, tình cảm đặt lên hang đầu. N hà đàm phán tiến hành đàm phán trên tinh thần hợp tác hơn là cạnh tranh, với những nhân nhượng dành cho đối tác. Đ àm phán kiểu mềm có ưu điểm là giữ được hoa khí giữa hai bên, cuộc đàm phán diễn ra trên tình thần hợp tác, xây dựng m ối quan hủ lâu dài, chịu một bước lùi để có nhiều bước tiến trong tương lai.

Mặc dù vậy, nếu lúc nào cũng chủ trương mềm mỏng trong đàm phán thì nhà đàm phán dễ chịu thiủt thòi, nhất là trong những trường hợp cần sự cứng rắn và cương quyết.

5.2.3. Đàm phán kiểu nguyên tắc:

Nếu như chỉ chủ trương đàm phán kiểu cứng hoặc kiểu mềm không thôi thì sẽ mất đi sự linh hoạt trong kinh doanh. Do vậy, nhà đàm phán cần biết phân tích tình huống, tận dụng thời cơ để biết được mình nên chủ trương đàm phán kiểu gì. Đ àm phán nguyên tắc là loại đàm phán kết hợp thuộc tính

của cả hai loại đàm phán trên, có cả "cương" và "nhu", không yếu tố nào được coi trọng hơn mà tuy từng tình huống, tuy từng trường hợp nhà đàm phán có những biủn pháp thích hợp.

Đ ám phán nguyên tắc được xây dựng trên những nguyên tắc, cơ sờ khoa học của nó và rất hiủu quả trong kinh doanh. Để có sử dụng được kiểu đàm phán này đòi hỏi nhà đ àm phán phải thật sự chắc chắn am hiểu về nghiủp vụ và nghủ thuật đàm phán.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

IU. Vai trò c ủa đ àm phán đối với xây dựng quan hệ trong kinh

doanh:

1) V ai trò c ủa v i ệc xây d ự ng các m ối q u an hệ t r o ng kinh doanh:

"Yếu tố quan trọng nhất trong công thức của thành công là sống hoa thuận vái con người" - Theodore Roosevelt.

"Nếu bạn thích quan tâm đến người khác, bạn sẽ có cả t hế g i ớ i" - Jay Abraham.

"Thù hận không bao g iờ kết thúc bởi thù hận, chỉ có thể kết thúc bởi tình thương yêu" - Phật.

N hư ta đã biết, doanh nghiệp là một thực thể tữn tại và hoạt động trong nền kinh tế. Để tữn tại và phát triển, doanh nghiệp phải xây dựng tốt các mối quan hệ trong bản thân mình (quan hệ nội bộ) và xây dựng các m ối quan hệ với các thực thể khác của nền kinh tế đó (quan hệ với môi trường bên ngoài).

Đối với quan hệ nội bộ, đó là các mối quan hệ quyết định nên hình cấu trúc và đặc điểm của doanh nghiệp, giống như quan hệ giữa các bộ phận để tạo nên cơ thể. Nếu chu doanh nghiệp không xây dựng tốt các m ối quan hệ này thì các thành viên trong doanh nghiệp không thể đổng tâm đổng sức hướng tới mục tiêu chung, không thể tạo ra được một trí tuệ tập thể. Mà chỉ

có trí tuệ tập thể mới tạo ra một sức mạnh tập thể là điều kiện cần để doanh nghiệp thành công.

Đối với quan hệ bên ngoài, người ta ví như quan hệ của con thú với khu rừng, với các loài động vật khác. Doanh nghiệp bị chi phối bởi những mối quan hệ này và phát triển dựa vào những mối quan hệ này. Nếu tách khỏi những m ối quan hệ đó thì doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị đào thải. Tuy nhiên việc xây dựng các m ối quan hệ này cũng phải có cơ sở và nghệ thuật của nó.

Đặ ng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Nhiều doanh nhân trẻ xây dụng cho mình những mối quan hệ ở tầm quá cao trong k hi thực lực cùa mình lại chưa đủ. Đến khi khó khăn, doanh nhân đã

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

như một cái cây vươn quá cao khỏi cộng đồng của nó, không có chỗ nào để dựa vào cả và đổ ngã là điều tất yếu. c a ng có những doanh nhân do quá lợi

dụng báo chí và bị báo chí tảng lên quá nhiều đến nỗi không biết mình là ai và đi đến thất bại. Những ví dụ đó cho thấy việc xây dựng quan hệ không thể tiến hành bậa bãi mà phải dựa vào những căn cứ cụ thể và bằng những biện pháp mang tính nghệ thuật.

T óm lại, trong kinh doanh, việc xây dựng các m ối quan hệ là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, xây dựng như thế nào và duy trì như thế nào mới là vấn đề cốt lõi.

2) Vai trò của đàm phán trong xây dựng quan hệ:

Nếu như xây dựng quan hệ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh thì đàm phán là một trong những biện pháp chủ chốt trong xây dựng

quan hệ. Ngay tậ bé, chúng ta đã phải đàm phán. Đ àm phán không chỉ đối với những vấn đề lớn mà ngay cả những vấn đề rất nhỏ. Và, nhà doanh nghiệp muốn thành công thì nhất thiết phải đàm phán tốt mọi vấn đề, tậ lớn đến bé. Trong cuộc sống, lời ăn tiếng nói hết sức quan trọng, chỉ cần sơ xuất

một chút thôi là để lại ấn tượng xấu với đối tác, gây ra hậu quả nghiêm trọng. Người xưa thường nói: "Cái lưỡi có thể đưa người ta đến vinh quang cũng có

thể đưa người ta xuống địa ngục".

Để xây dựng quan hệ, chúng ta phải xây dựng long tin, và để xây dựng long tin, chúng ta phải hiểu nhau. Điều này chỉ có thể có được thông qua quá

trình trao đổi, đàm phán. Trong kinh doanh, nhà doanh nghiệp thường xuyên

phải đàm phán, với cán bộ công nhân viên trong công ty, với các nhà cung cấp, với đối tác, với khách hang...Và nếu nhà doanh nghiệp không thực hiện tốt điều này thì chẳng thể phát triển các m ối quan hệ với m ọi người, tất yếu doanh nghiệp sẽ thất bại. Đ àm phán như chiếc cầu nối con người với con người, chiếc cầu này có tốt thì việc qua lại, quan hệ giữa hai bên mới tốt đẹp,

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

còn ngược lại, nếu chiếc cầu này không tốt thì chắc chắc quan hệ giữa hai bên sẽ đổ vỡ.

Tất cả những điều trên nói lên vai trò vô cùng quan trọng của đàm phán trong việc xây dựng và phát triển các mối quan hệ. Nhiều doanh nghiệp đã

nhận thức được điều này và đầu tư cho cán bộ nhân viên tham gia các khoa học tăng cưổng kỹ năng cá nhân trong đó có kỹ năng đ àm phán và xây dựng quan hệ.

Chương li: Nghiên cứu về xây dựng quan hệ trong kinh doanh và

thực tiễn đ àm phán, xây dựng quan hệ t r o ng kinh doanh của các

doanh nghiệp Việt Nam

I. Tổng quan về xây dựng quan hệ trong kinh doanh:

1) Môi trường của nhà quản trị:

N hư ta đã biết, quản trị kinh doanh là quá trình tác động Hen tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngưổi lao động trong doanh nghiệp, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội đế thực hiện một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lệ xã hội.

M ỗi doanh nghiệp là một thực thể tồn tại trong một môi trưổng. Thực thể đó muốn phát triển thì phải hoa nhập được với môi trưổng, phải tạo lập được những mối quan hệ với mõi trưổng, phải hiểu được những quy luật tổn tại trong môi trưổng đó.

Nhà kinh doanh cũng vậy. Với tư cách là ngưổi chèo lái doanh nghiệp, nhà kinh doanh phải hiểu được môi trưổng mà mình đang hoạt động như thế nào, bị chi phối bởi những quy luật gì, có những tính chất gì...Từ đó nhà kinh

Đặng Vũ Hoài Nam A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

doanh phải xây dựng cho mình những m ối quan hệ để tồn tại và phát triển. Cơ thể con người gồm nhiều tế bào khác nhau nhưng có m ối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhờ vậy m ới tạo thành một thể thống nhất. Thiên nhiên gồm nhiêu loài động thực vật khác nhau nhưng chúng cũng có những m ối quan

hệ chặt chẽ với nhau và chịu ảnh hưởng bởi những quy luật chung. T óm lại để tồn tại và phát triển, các thực thể trong một môi trường phải có những

mối quan hệ với nhau. Thương trường cũng vậy, nhà k i nh doanh muốn tứn tại và phát triển phải xây dựng những mối quan hệ cho mình. Những m ối quan hệ cần thiết trong quản trị kinh doanh được chia thành năm loại chính:

- Quan hệ nội bộ.

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

• Quan hệ với báo chí:

Nếu như quan hệ tốt v ới nhà cung cấp sẽ đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp và quan hệ tốt v ới khách hang đảm bảo đầu ra cho doanh nghiệp thì quan hệ tốt với báo chí sẽ quyết định doanh nghiệp phát triển như thế nào và hình ảnh của doanh nghiệp ra sao.

V ới tư cách là một phương tiện thông tin đại chúng, báo chí có tác dụng quảng bá rất lớn. Chỉ cần một bài báo có n ội dung không hay về doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh của doanh nghiệp đó. Đối tác và khách hang sẽ có những phản ứng không hay trước hang hoa của doanh nghiệp. Và ngưọc lại, cũng chỉ cần một bài báo, nhiều doanh nghiệp có thể "đổi đời". Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, công tác P.R. đóng một vai trò hết sức quan trọng và doanh nghiệp nào nắm đưọc hệ thống báo chí sẽ có l ọi thế rất lớn trên thương trường.

3) Các phương pháp xây dựng quan hệ:

Báo chí không chỉ có tác dụng quảng bá cho những thành công của doanh nghiệp mà còn góp phần giải quyết hiệu quả những cuộc "khủng hoảng" cùa doanh nghiệp. Nhiều công ty làm ăn thua lỗ những luôn biết sử dụng báo chí để quảng bá cho những kế hoạch của mình, từ đó lật ngưọc đưọc thế cờ. Có thể nói, báo chí đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh và việc xây dựng quan hệ v ới các nhà báo là không thể thiếu.

Để nghiên cứu các phương pháp xây dựng quan hệ, trước hết chúng ta phải hiểu một m ối quan hệ là gì.

"Một mối quan hệ là hai người tạo va những phản ứng về phía nhau. Nếu bạn muốn đối tác thay đổi cách họ phản ứng với bạn, trước hết bạn phải thay đổi cách bạn đối xử với đối tác "

"Xây dựng quan hệ đòi hỏi phải xây dựng lòng tin "

54 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kỉnh doanh

"Chính con giun mới hấp dẫn được con cá chứ không phải người đi câu và

chiếc cần câu " - Marx, Angel.

"Có được lòng tin còn quan trọng hơn có được tình yêu" - George MacDonald.

Thực tế cho thấy, những người thành công là những người có khả năng phát triển các m ối quan hệ tốt nhất. ở Việt Nam, việc xây dựng quan hệ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm sống chứ chưa có sách báo, tài liệu, trường lóp nào nói về điều này cả. Các nhà nghiên cứu trên thế giới đã phát triển những kinh nghiệm này thành lý luận và đưa ra phương pháp để xây dựng và phát triển các m ối quan hệ dựa trên những quy luật và cơ sờ khoa học.

Họ chỉ ra ba bước trong việc xây dựng thành công các m ối quan hệ:

- Xác định mợc tiêu chung cùng thoa mãn.

- Thiết lập và duy trì m ối quan hệ tốt.

- Tạo ra những cảm giác tích cực cho đối tác.

Đây là ba bước cơ bản để tiên tới một mối quan hệ thành công. Tuy nhiên, để thực hiện được ba bước này đòi hỏi nhà kinh doanh phải am hiểu phương pháp và nghệ thuật xây dựng quan hệ. vé phương diện kinh doanh, bạn nên

hỏi chính mình: "Tôi đang làm ngành gì?" và câu trả lời hoàn toàn đơn giản: "Nếu doanh nghiệp của bạn có gì đó làm việc với mọi người - và tất cả các công việc đều như vậy - thì nghề của bạn chính là xây dựng quan hệ"

M ột vài người nói: "Nếu họ đi bán hang thì công việc của họ là bán hang" nhưng họ đã lẩm. Công việc của họ là đi xây dựng quan hệ, vì điều này quyết định họ sẽ bán được hang như thế nào. Đối với các nhà quản lý thì công việc của họ chính là xây dựng quan hệ vì nó quyết định họ sẽ giải quyết công việc như thế nào.

Để tạo thuận lợi cho công việc và quá trình đàm phán thì việc thiết lập một bầu không khí than thiện là rất quan trọng. K hi hai bên đã hiểu nhau và xây

55 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

dựng được m ối quan hệ tốt đẹp thì sẽ nâng cao được cơ hội và mong muốn đi đến giải pháp thành công. Sau đây là một số biện pháp để xây dựng thành công các m ối quan hệ:

• Tạo ra mong muốn và cam kết thiết lập và phát triển quan hệ giữa hai bên qua những sự kiện, hoạt động chính thức hoặc trong đời sống hang ngày chẳng hạn như các cuộc họp, các buẫi đi chơi, dã ngoại, đánh gòn...

• Cần thiết phải nhận ra những khác biệt có thể có trong quá trình tiếp xúc và quan hệ lâu dài như khác biệt về lòng tin, tín ngưỡng, trình độ vãn hoa, nhân thức để tránh những xung đột hoặc gián đoạn trong quan hệ có thể xảy ra.

• Xây dựng sự hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau.

• Phải điều khiển được quá trình giao tiếp, tạo ra những cách tiếp cận khác nhau và những ý tuồng khác nhau.

• L àm sao cho cả hai bên xoa bỏ hay chấp nhận được những khác biệt của nhau và cùng mong muốn tạp lập mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài.

• Qua những cuộc nói chuyện bình thường, hãy tìm ra đối tác mong muốn gì và lựa chọn cách tiếp cận thích hợp nhất để giao tiếp với họ.

• Trong quá trình giao tiếp, đàm phán với đối tác, cần biết tự thích ứng và sẵn sàng thay đẫi vai trò cũng như thái độ.

Sau đây là quá trình để đi đến một m ối quan hệ tốt đẹp:

• Trao đẫi quan điểm, tầm nhìn và kế hoạch cho nhau.

• Phát triển những điểm chung trong tám nhìn của nhau.

• Cùng đặt ra mục tiêu cho m ối quan hệ giữa hai bên.

• Nhận ra một tầm nhìn chung rộng hơn qua quá trình tiếp xúc, đàm phán.

• Phát hiện ra những nhu cầu và mong muốn chung.

• Công bằng trong quá trình đàm phán và ra quyết định.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

• Phát triển...

• Cho thấy những l ợi ích về mặt kinh tế, chính trị và xã hội qua m ối quan hệ.

••• Cam kết đàm phán một cách thiện chí.

• Hãy tìm ra những cái được trước tiên qua m ối quan hệ và xây dựng trên cơ sỏ đó.

• Hãy duy trì liên lạc và để ý đến những vấn đề phát sinh, những cơ hội và thử thách đối với m ối quan hệ trên.

• Đảm bảo các bên g iữ được long tin và sự thấu hiểu lẫn nhau, cùng nhau chia xờ tầm nhìn, quan điểm và những giá trị trong cuộc sống.

Tuy nhiên, để hiểu nhau và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp thì cần phải có thời gian và mối quan hệ nào cũng cần phải trải qua những thử thách. Có vượt qua được tất cả những rào cản, thử thách đó thì mối quan hệ

mới được coi là vững bền. Để tiến tới điều đó, hai bên cần vượt qua vô số rào cản như sau:

Sự mất lòng tin ở nhau: sợ mất quyền kiểm soát, ra quyết định và nghi ngờ.

Thái độ tiêu cực:

Lịch sử: những phong tục, tập quán truyền thống và thói quen lâu đời có thể gây ra những xung đột, ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ giữa hai bên.

Tài chính: Kờ giàu, người nghèo và sự phân biệt giấu nghèo, những chênh lệch trong l ối sống là một trong những rào cản lớn nhất để đi đến một mối quan hệ tốt đẹp.

Chính trị: những khác biệt trong quan điểm chính trị của hai bên cũng khó dẫn tới sự hoa hợp.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Cá tính: m ỗi người một cá tính khác nhau, do vậy, nếu không hiểu nhau và chấp nhận cá tính của nhau thì khó có thể xây dựng và duy trì được quan hệ lâu dài.

Quyền lực: sự chênh lệch về quyền lực là một rào cản lớn, có thể gây ra những phản ứng không tốt trong quan hệ vối đối tác.

Thiếu tầm nhìn: quan hệ chẳng hiểu để làm gì, chẳng tìm được điểm gì chung thì sẽ chẳng đi tới đâu.

Kỹ năng giao tiếp không tốt: ta lặi thấy vai trò vô cùng quan trọng của kỹ năng giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh.

Đặc biệt trong kinh doanh, việc xây dựng và phát triển quan hệ với khách hàng là quan trọng nhất, là một trong bốn tâng quan hệ của công tác P.R.

Nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thời đặi cặnh tranh khốc liệt như ngày nay, điểu gì khiến khách hang nghĩ đến họ m ỗi khi muốn mua sản phẩm. Sau đây là 7 chiến lược xây dựng quan hệ với khách hang:

Liên lạc thường xuyên

Doanh nghiệp cần Hen lặc thường xuyên với khách hang dưới nhiều hình thức: gọi điện, thư từ, gặp gỡ trực tiếp,...và đa dặng hoa các thông điệp gửi đến khách hàng.

Tặng quà cho khách hang

Ai cũng thích được người khác tặng quà và tặng quà là một nshệ thuật đế duy trì quan hệ với khách hang. Dù trong bất cứ ngành nào đi nữa thì khách hang cũng muốn được doanh nghiệp tôn trọng và quan tâm. M ột trong những chương trình quà tặng khách hang hiệu quả nhất là tặng quà dựa trên sản phẩm tiêu thụ: khách hang càng mua nhiều càng được nhiều quà tặng. Và bất cứ k hi nào có thể, hãy tặng khách hang những m ón quà khiến họ phải nhớ đến doanh nghiệp.

Tổ chức những sự kiện đặc biệt

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kình doanh

Giao tiếp hai chiều với khách hàng

K hi nào có thể, doanh nghiệp nên tổ chức những sự kiện đặc biệt, tạo cơ hội cho doanh nghiệp tiếp xúc với khách hang và quảng bá sản phẩm cũng như hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hang. Doanh nghiệp có thể tài trợ cho một chương trình nào đó hoặc tổ chức một buổi đánh golf, một bữa tiệc đứng...

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng chỉ có nói với khách hang, quảng cáo với khách hang về sản phẩm của mình mà doanh nghiệp cũng cần phải

nghe khách hang nói. Doanh nghiệp nên xây dựng kênh thông tin 2 chiểu với khách hang và chú ý tiếp thu ý kiến phản hắi của khách hang về sản

Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

phẩm, về bản than doanh nghiệp. Con người không ai suốt ngày chỉ muốn lắng nghe mà họ rất thích nói, thích chia sẽ với người khác. Khách hang cũng vậy, có như thế khách hang mới cảm thấy được tôn trọng và duy trì mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cẩn phải có một đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có thể giải quyết mọi vấn đề với khách hang nhanh chóng và hiệu quả. Còn dịch vụ giải

Đưa ra các chương trình đa văn hoa

đáp thắc mắc của khách hang trên mạng internet thì sao nhì. Nâng cao dịch vụ khách hang là một trong những biện pháp tốt nhất để gia tăng giá trị của doanh nghiệp và đũng vững trong cạnh tranh trên thương trường. Khách hang thường lựa chọn những sản phẩm, dịch vụ tương đương nhau dựa trên những kinh nghiệm mà họ có được. Đấy là những cái mà họ mong đợi nhận được từ phía doanh nghiệp sau k hi mua hang.

59 Đặng Vũ Hoài Nam

Doanh nghiệp có thể thèm vào nội dung bằng tiếng bản địa trong chương trình Marketing của mình. Những người bản địa sẽ đánh giá cao những chương trình quảng cáo bằng ngôn ngữ của họ. Do đó, doanh nghiệp cần chú

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

ý đến yếu tố vàn hoa, đến những truyền thống, tập quán, thói quen của khách hang mục tiêu trong các chương trình Marketing của mình.

Thăm hỏi

Đối với nhiều doanh nghiệp , đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình B2B thì việc xây dựng quan hệ với khách hang không chỉ dừng lại ỏ những cuộc điện thoại hay những biện pháp Marketing thông

thường mà phải tìm ra những cách đầ xây dựng m ối quan hệ thật sâu với khách hang. Đôi khi, thay vì tổ chức liên hoan cho cán bộ công nhân viên, nhà doanh nghiệp cần dành cả ngày với khách hang, đi chơi với khách hang,

4) Các yếu tố cần thiết đầ mở rộng quan hệ trong kinh doanh:

tâm sự với khách hang, ăn uống với khách hang, thậm chí ngủ với khách hang. Nếu làm được như vậy thì doanh nghiệp sẽ hiầu được rõ hơn về khách hang của mình và gắn chặt quan hệ với khách hàng.

"Hệ tư tưởng cùa anh quyết định anh là ai;

Anh là ai quyết định anh nhận được gì trong cuộc sống;

Một hệ tư tưởng tốt khi được xây dựng dựa trên những quy luật bất

biến của mẹ tự nhiên vĩ đại"

M ỗi nhà doanh nghiệp muốn thành công nhất thiết phải xác định cho mình một tầm nhìn và xây dựng cho mình kế hoạch cụ thầ trong từng giai đoạn: ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Nhà doanh nghiệp cần xác định rõ mình muốn gì, mình coi những gì là giá trị trong cuộc sống, sứ mệnh của mình là gì, những triết lý gì mình tuân theo, tức là cần phải xây dựng cho mình một hệ tư tưởng rõ rang.

M ỗi con người sinh ra đều phải xây dựng cho mình những m ối quan hệ. Những m ối quan hệ đó có tốt đẹp và biết cách sử dụng thì nhà kinh doanh

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

mới thành công. Ai cũng biết và muốn điều đó nhưng để đạt được điểu đó nhà kinh doanh cần những yếu tố gì?

Nhiều người k hi sinh ra xác định cho mình sứ mệnh phải làm một điều gì đó để thay đổi thế giới nhưng họ không biết rằng cái mà họ cần thay đổ

trước tiên chính là bản than mình. K hi ta thay đổi bản than mình thì thế giới xunh quanh ta cũng thay đổi theo. N hà doanh nghiệp cũng không cần phải cố đi tìm và níu kéo người khác để họ quan hệ với mình mà vắn đề cốt lõi là anh ta phải thay đổi, phải xây dựng cho mình một hệ tư tưởng đúng đắn. Có nhu vậy thì thế giới xung quanh và sứ mệnh của anh ta sẽ thay đổi theo và

mọi người sẽ tự tìm đến anh ta chứ anh ta không cần phải đi níu kéo m ọi người. K hi có được một hệ tư tưởng tốt rồi thì m ọi người sẽ cảm thắy sung sướng khi được làm việc với anh ta, cảm thắy sung sướng khi cho anh ta vay

"Chính chúng ta là chủ vận mệnh của chúng ta, là người nắm giữ linh

hồn của chúng ta"

tiền khi anh ta cần, cảm thắy sunh sướng k hi giúp đỡ anh ta và cảm thắy hạnh phúc k hi được anh ta đối xử tốt lại với mình.

Việc xây dựng quan hệ chính là trên cở sở đó. Tắt cả bắt nguồn từ trong tư tưởng, suy nghĩ của ta. M ột suy nghĩ tốt sẽ dẫn đến một hành động tốt, một hành động tốt sẽ dẫn đến một thói quen tốt, một thói quen tốt sẽ dẫn đến một đức tính tốt, và khi có đức tính tốt vận mệnh của ta ắt sẽ thay đổi. Để xây dựng quan hệ trong kinh doanh, doanh nhân cần phải có kỹ năng làm việc với con người, phẩm chắt cá nhân tốt, kỹ nàng quản lý và bề dẩy thành tích. Có thể cụ thể hoa thành những phẩm chắt sau:

• Đ á ng tin cậy: không bao giờ để người khác thắt vọng.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tết nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

• Chính trực: không nhượng bộ trong việc giữ vững các chuẩn mực đã đề

ra.

• Công bằng: luôn vô tư, không thiên vị một phía nào.

• Biết lắng nghe: hơn là chỉ biết áp đặt và lấn lướt trong m ọi cuộc thảo

luận.

• Nhất quán: không bẻ cong các giá trị hoặc quy tắc đẵ chiều theo hoàn

cảnh.

• Quan tâm đến mọi người xunh quanh một cách chân thành: yêu

quý và hoa đồng với m ọi người.

• B ộc lộ sự tin tưởng vào t ập thẵ: luôn sẵn sang trao lại quyền lực,

quyền hạn và trách nhiệm cho tập thẵ.

• Đ á nh giá công trạng đúng người: thay vì cho rằng tất cả công trạng

đều của người lãnh đạo.

• Luôn sát cánh với tập thể trong những lúc khó khăn: không chối bỏ

trách nhiệm khi gặp khó khăn.

• Luôn c u ng cấp thông tin kịp thời cho nhóm: không tỏ ra vẻ bí mật đẵ

chứng tỏ mình quan trọng.

li. Thực tiễn xây dựng quan hệ trong các doanh nghiệp Việt

Nam và trình độ đ àm phán của các nhà quản trị.

1) Thực trạng các mối quan hệ và việc xây dựng quan hệ trong các

doanh nghiệp Việt Nam:

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đăm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Hiện nay, k hi nền kinh tế thị trường đang vận động mạnh mẽ, các doanh nghiệp mồ ra ngày càng nhiều. Các loại hình kinh doanh cũng theo đó đua nhau phát triển. Tuy nhiên, hang ngày có bao nhiêu doanh nghiệp mở ra thì cũng có gần từng đấy doanh nghiệp phá sản. Hầu hết các doanh nghiệp đểu không nỡm được phương pháp xây dựng quan hệ, không thể tạo ra một mạng lưới đủ chỡc chỡn để nâng đỡ doanh nghiệp trên thương trường. Ta hãy xem xét từng loại hình doanh nghiệp:

Đối với các doanh nghiệp nhà nước lâu đời, mặc dù không còn nền kinh tế chỉ huy, bao cấp như trước và nhiều doanh nghiệp nhà nước đang được cổ phần hoa nhưng các doanh nghiệp này vẫn tận dụng được mạng lưới quan hệ từ trước. Họ vẫn có ưu thế lớn trên thương trường, vẫn dành được nhiều sự

trợ giúp từ nhà nước. T uy nhiên cũng chính vì vậy mà họ tỏ ra chậm chạp trong việc đầu tư, mờ rộng quan hệ.

Đối với các doanh nghiệp tư nhân nhỏ, họ rất năng động trong việc mở rộng quan hệ song lại không theo một phương pháp cụ thể nào cả mà đa số theo cảm nhận hoặc kinh nghiệm. Trong nhóm này có những doanh nghiệp vươn lên những cũng có vô vàn doanh nghiệp phải giải thể hoặc hoạt động kém hiệu quả. Điều đó cho thấy nếu xây dựng quan hệ chỉ theo cảm tính thôi thì chưa đù, cần phải có phương pháp và chiến lược.

Đối với các doanh nghiệp liên doanh hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đa số đêu làm việc rất bài bản và khoa học. Họ biết cách tạo dựng cho mình những m ối quan hệ cần thiết với nhà cung cấp, với báo chí,

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

với quan chức địa phương. Họ đưa ra những chương trình P.R. rất tốt và nhanh chóng thu hút được sự chú ý của khách hang.

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

HI. Kinh nghiệm của các doanh nghiệp nưóc ngoài về xây dựng

quan hệ và đ àm phán trong kinh doanh:

chuẩn bị và nghệ thuật đàm phán.. .những vấn đề mà các doanh nhân Việt nam vừa thiếu vừa yếu. Hiện nay, các bộ, ban ngành, các tổ chức, hiệp hội và bản than các doanh nghiệp cũng đang rất quan tâm đến vấn đề này và tìm biện pháp nâng cao năng lực đàm phán cho các nhà doanh nghiệp. Nhiều công trình nghiên cứu, nhiều cuộc h ội thảo, nhiều khoa học đã được tiến hành nhưng hiệu quả mang lại chưa cao.

1)Mờ:

Trong các nền kinh tế tiên tiến, việc xây dựng quan hệ và đàm phán trong kinh doanh đã được tổng hợp thành lý thuyết và đưa vào các chương trình đào tạo chính quy, bài bản. Các doanh nhân được đào tạo rất nhiều kờ năng cá nhân. Các doanh nghiệp cũng đưa những kờ nàng này vào chương trình đào tạo nhân viên. Do vậy, nhìn vào cách làm việc của họ, ta cảm thấy rất hiện đại và hiệu quả. Sau đây là kinh nghiệm của một số nước về đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh:

Các doanh nhân Mờ thường thích đi thẳng vào vấn đề, làm việc rất đúng giờ và không muốn tốn quá nhiều thời gian vào các buổi chiêu đãi. Đối với họ, quan điểm rõ rang là quan hệ phải trên cơ sở đôi bên cùng có lợi, và cái lợi đó phải đảm bào ở mức tối ưu. Nếu mất quá nhiều thời gian đầu tư vào quan hệ mà không được lợi gì thì họ sẽ không làm.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

K hi tiến hành đàm phán, các doanh nghiệp Mờ cũng không cần nhiều người và họ chuẩn bị rất kờ để có thể giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh gọn và hiệu quả.

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Người Mỹ thường soạn trước hợp đồng và dẫn dụ đối tác vào trong hợp đồng này sao cho có lợi cho mình, vì khi soạn trước hợp đồng họ có thời gian chuẩn bị, càn nhắc cẩn thận.

Các doanh nhân Mỹ thường rất thẳng thắn, không thích vòng vo, không thích tểng quà và cũng không thích nhận quà tểng.

Trong quá trình đàm phán, người Mỹ thường tách n ội dung đàm phán ra từng vấn để nhỏ và giải quyết lần lượt từng vấn đề một theo thứ tự hợp lý.

2) Nhật Bản:

Họ làm việc rất bài bản và khoa học, chính vì vậy mà các doanh nhân Mỹ luôn chiếm ưu thế trên bàn đàm phán và thực tế nền kinh tế Mỹ đã chứng tỏ kinh nghiệm đàm phán và xây dựng quan hệ của họ.

Đối với người Nhật, họ thấy cẩn duy trì thái độ chung thúy, chân thành, lịch sự và coi trọng mối quan hệ giữa hai bên. Họ đánh giá rất cao vai trò cùa việc xây dựng quan hệ trong kinh doanh. Có quan hệ tốt rồi thì việc cùng ngồi trên bàn đàm phán mới hiệu quả. Chính điều này tạo ra sự thiện chí của các đối tác đối với cấc doanh nhân Nhật Bản, dẫn đến việc thống nhất các vấn đề một cách dễ dàng. Doanh nhân Nhật không đi ngay vào vấn đề như các đồng nghiệp Mỹ mà hay nói long vòng và không thích nói "không". Đối với người Nhật, khi kết thúc một cuộc đàm phán, họ thường mong muốn đạt được ba mục đích: Sự thống nhất các ý kiến. Đoàn kết. G iữ thể diện cho mình và cho người khác. Chính vì vậy, người Nhật không muốn làm mất long đối tác bằng việc từ chối thẳng thừng ý kiến của họ. Người Nhật thường tạo cho cuộc thảo luận hai chiều thật thoải mái trong một bầu không khí than mật bằng cách tìm

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

hiểu trước về đối tác, chú ý lắng nghe đối tác một cách tích cực, sử dụng những lòi nói nhẹ nhàng, lịch thiệp, không bao g iờ tỏ ra tức giận một cách công khai. Người Nhật chả hợp tác sau k hi đã tìm hiểu kỹ đối tác và tham khảo ý kiến của nhóm tư vấn. Người Nhật cũng cho rằng thông t in liên lạc có vai trò quan trọng trong đàm phán.

Đó là những kinh nghiệm của người Nhật trong việc xây dựng quan hệ và đàm phán trong kinh doanh, những kinh nghiệm đã giúp nền kinh tế Nhật có được như ngày nay. 3) Trung Quốc: Khác với các doanh nhân Mỹ và Nhật Bản, người Trung Quốc thường cẩn thận, vòng vo và sử dụng rất nhiều m ưu kế trong đàm phán, họ luôn kín đáo, không để lộ ý định thực sự của mình trong quá trình thương lượng. Người Trung Quốc cũng rất coi trọng việc xây dựng quan hệ trong kinh doanh. Họ cũng tìm hiểu kỹ đối tác trước khi bước lên bàn đàm phán. Tuy nhiên, trong quá trinh tìm hiểu, xây dựng quan hệ với đối tác, người Trung Quốc sử dụng rất nhiều thủ thuật. Doanh nhân Trung Quốc cũng coi trọng m ối quan hệ riêng tư trong kinh doanh, theo họ thì có như vậy việc làm ăn sau này mới thuận lợi. Đối với các đối tác nước ngoài, sau k hi tìm hiểu khả năng mua hang của họ, người Trung Quốc thường tiếp đãi rất nhiệt tình bằng đủ m ọi biện pháp có thể. Các nhà đàm phán Trung Quốc luôn g iữ thể diện cho đối tác và cho chính mình, duy trì m ối quan hệ cá nhân than thiết. Trong quá trình đàm phán, các doanh nhân Trung Quốc luôn theo dõi thái độ, phản ứng của đối phương để tránh nói những điểu làm họ phật ý và không xem câu trả l ời "vâng" là câu trả lời xác nhận. Trung Quốc là một nước mà nhiều đối tác thấy cần phải thận trọng trong đàm phán vì doanh

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

Chương IU: Một số để xuất, kiến nghị nhằm nâng cao

năng lực đ àm phán và xây dựng quan hệ c ho các doanh

nghiệp Việt Nam.

I. Bối cảnh chung của các doanh nghiệp Việt Nam trưóc thềm

hội nhập:

nhân Trung Quốc thường rất lắm m ưu nhiều kế. T uy nhiên đó lại là một điểm mạnh giúp nền kinh tế Trang Quốc đi lên mạnh mẽ như ngày nay.

1) Môi trường kinh d o a nh quốc tế và tác động tới các d o a nh nghiệp

V i ệt Nam: Trong thời đại toàn cầu hoa và hội nhập như ngày nay, m ữi doanh nghiệp không chỉ hoạt động trong nền kinh tế của một quốc gia mà hoạt động trong một môi trường kinh doanh quốc tế. Các doanh nghiệp Việt Nam cũng vậy. M ữi doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Chúng ta không còn trong thời kỳ bao cấp, không còn nền kinh tế chỉ huy, tập trung nữa. Các doanh nghiệp phải tự thân vận động và nữ lực hết sức mình thì mới có thể tồn tại được. Nền kinh tế mở cửa, hội nhập đem lại vô vàn cơ hội cũng như từng ấy thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Trong khi đó, nước ta lại là một nền kinh tế còn non trẻ, chúng ta mới thực sự gáy dựng nền kinh tế và tham gia vào thương mại quốc tế được ba thập kỷ. Các doanh nhân Việt Nam chưa thể có kinh nghiệm và được đào tạo bài bản như doanh nhân đến từ các nền kinh tế phát triển. Chính vì vậy để cạnh tranh với các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh quốc tế là vô cùng khó khàn. Hiện nay, đa

Đặ ng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

phần các doanh nghiệp Việt Nam chỉ kiếm được một phần nhỏ của cái bánh kinh tế Việt Nam. Và trước thềm hội nhập, đến k hi Việt N am gia nhập A F TA và WTO, chúng ta còn gặp rất nhiều thách thức nữa. Nếu chúng ta không chuẩn bị sẵn sang về tinh thần và tri thức đạ đối phó, thì chúng ta khó có thạ tồn tại. Môi trường k i nh doanh quốc tế đòi hỏi các doanh nhân phải có trình độ rất cao. Các doanh nghiệp Việt Nam không thạ làm ăn theo kiạu "nông đản" mãi được. N ếu chúng ta không lựa chọn cho mình con đường đi thích hợp và quyết tâm đi trên con đường đó thì chúng ta không thạ có những bước tiến thần kỳ như của Nhật Bản hay những bước đột phá dũng mãnh như của Singapore. Đã đến lúc các doanh nghiệp Việt N am nhận thức được điều này và chuẩn bị sẵn sang đạ đón nhận những thử thách cũng như vận hội mới.

2) Nâng cao năng lực đàm phán và xây dựng quan hệ trong quản trị kinh doanh-Hưâng đi đúng đắn c ho các d o a nh nghiệp hiện nay:

Trong thời buổi hội nhập và toàn cầu hoa, lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp, xét về mặt quan hệ, không còn là những m ối quan hệ có sẵn nữa. Các doanh nhân không thạ chỉ dựa vào các mối quan hệ họ hang ruột thịt, các mối quan hệ bạn bè, than hữu, các mối quan hệ do rang buộc ơn nghĩa, tình cảm và các m ối quan hệ làm ăn cũ. Đ ơn giản là bởi vì, đó không phải là nền tảng tốt cho một m ối quan hệ phát triạn, không phải là phương pháp xây dựng quan hệ đúng đắn. Do đó, nếu chỉ trông đợi vào cách xây dựng quan hệ như vậy thì khó có thạ mở rộng và phát triạn tốt mạng lưới quan hệ được. K hi các doanh nghiệp nước ngoài nhẩy vào thị trường Việt Nam cũng đồng nghĩa với rất nhiều doanh nhân được đào tạo bài bản hoặc biết vận dụng việc

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

xây dựng quan hệ trên cở sở phương pháp luận đúng đắn và bài bản. Như vậy thì các doanh nhân Việt N am sẽ khó mà g iữ được các m ối quan hệ cũ nữa chứ chưa nói tới việc mở rộng các m ối quan hệ cho bản thân và doanh nghiệp mình. Đi đôi với đó là nguy cơ thua kém trên bàn đ àm phán, hậu quả tất yếu từ việc không có phương pháp xây dựng quan hệ và đàm phán đúng đắn. L i ệu rằng một doanh nghiệp chẳng biết chuạn bị như thế nào cho khoa học trước khi bước vào đ àm phán lại có thể chiến thắng một doanh nghiệp chuạn bị cạn thận và cụ thể từng đường đi nước bước. Đã đến lúc các doanh nghiệp Việt Nam đi vào thực chất, đi vào cốt lõi của vấn đề: đàm phán và xây dựng quan hệ được xây dựng trên những cơ sở nào. Nếu không nhìn nhận đúng thực chất của chúng thì không thể vận dụng tốt được. Từ trước đến nay, các doanh nhân Việt Nam mới chỉ dựa vào những kinh nghiệm của minh chứ không hiểu tại sao nó lại như vậy. M ột quy luật tất yếu của cuộc sống là những kinh nghiệm cần phải tổng kết thành quy luật. Có tìm ra được nhũn? quy luật đó và đưa ra những phương pháp đúng đắn, khoa học để vận dụng quy luật thì mới có thể thành công được. Tất cả việc chúng ta làm đều phải nhằm phục vụ lợi ích của nhãn loại, nếu đi ngược quy luật bất biến đó thì chúng ta sẽ bị tiêu diệt hoặc chẳng thể phát triển được. Các doanh nhân V i ệt Nam cũng không thể quán triệt tư tường làm ăn chộp giật, thấy cái lợi trước mắt mà không thấy cái lợi lâu dài. T óm lại, trong thời đại toàn cầu hoa và nhất là khi nền kinh tế nước ta đang đứng trước ngưỡng cửa hội nhập thì việc nâng cao năng lực đ àm phán và xây dựng quan hệ cho các doanh nhân Việt Nam là một điều tất yếu. Nếu không coi trọng vấn đề này thì các doanh nghiệp Việt Nam khó có thể tồn tại và nền kinh tế nước ta khó có thể phát triển được.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

li. Một số kiến nghị và đề xuất nhằm phát triển và nâng cao

năng lực đ àm phán và xây dựng quan hệ t r o ng quản trị

kinh doanh:

1) Kiến nghị với các hiệp hội doanh nghiệp: N hư phân tích ở trên, đã đến lúc chúng ta phải coi trọng vai trò cùa đàm phán và xây dụng quan hệ trong kinh doanh. M ột số doanh nghiệp Việt Nam đã chú ý đến điều này và bắt đầu đầu tư nâng cao năng lực đàm phán và xây dựng quan hệ cho các cán bộ. Tuy nhiên con số này còn quá ít, manh mún, lẻ tẻ, không ra đâu vào đâu. Mặt khác, ở Việt Nam hiện có rất ít các tài liệu về đàm phán và xây dựng quan hệ. Trong khi đó hầu hết các doanh nhân Việt nam chưa đạ trình độ khai thác các tài liệu nước ngoài, ở Việt Nam cũng chưa có một trường thuộc khối kinh tế nào đưa phương pháp đàm phán và xây dựng quan hệ vào thành một m ôn học trong chương trình đào tạo. Chính vì vậy mà chúng ta cần có các giải pháp tổng thể cả về mạt vĩ mô và vi mó thì mới giải quyết được bài toán này. Trước hết, nhiệm vụ trên thuộc về các hiệp hội doanh nghiệp, các phòng ban có chức năng như Bộ thương mại, Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, H ội doanh nghiệp trẻ Việt Nam, H ội doanh nghiệp trẻ các tỉnh thành, các Hiệp hội làng nghề, các liên minh đoan nghiệp. Các hiệp hội này ngoài việc định hướng và cung cấp thông tin về mặt vĩ mô cho các doanh nghiệp còn cần phải xây dựng một bộ phân chuyên đào tạo, nâng cao trình độ cho các doanh nhân Việt Nam, bao gồm việc nâng cao các kiến thức chuyên ngành, các kỹ nàng cá nhân trong đó có kỹ nâng đàm phán và xây dựng quan hệ. Sau đây là những kiến nghị cụ thể đối với các hiệp hội này:

75 Đặ ng Vũ Hoài Nam A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

2) Kiến nghị vỡi các doanh nghiệp:

• Thứ nhất, cần cho các doanh nhân biết vai trò và tầm quan trọng của đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh. • T hứ hai, sau k hi các doanh nghiệp Việt Nam nhận thức được điều này r ồi thì các hiệp hội, các tổ chức có liên quan cần lên kế hoạch nhằm đào tạo, nâng cao trình độ đàm phán và kỹ năng xây dựng quan hệ cho các doanh nhân V i ệt Nam. • T hứ ba, cần dịch các tài liệu nưỡc ngoài về đàm phán và xây dựng quan hệ ra tiếng Việt, tạo ra nguồn tài liệu chuẩn và phong phú cho các doanh nhãn V i ệt Nam. • T hứ tư, cần tổ chức các buổi hội thảo, toa đàm và các báo cáo kinh nghiệm về đề tài đàm phán và xây dựng quan hệ cho các doanh nghiệp V i ệt Nam. • T hứ năm, bên cạnh các hội nghị, hội thảo, toa đàm cẩn phải có các lóp đào tạo, bồi dưỡng về kỹ năng đàm phán và xây dựng quan hệ trong quản trị kinh doanh. • T hứ sáu, nội dung các chương trình đào tạo cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng, cân đối cả lý thuyết lẫn thực hành và phải tập trung vào hiệu quả chứ không thể dạy và học theo kiểu hình thức. Trên đây là một số kiến nghị vỡi các Bộ, ban, ngành, các Hiệp hội doanh nghiệp trong việc nâng cao năng lực đàm phán và xây dựng quan hệ trong các doanh nghiệp Việt Nam.

Việc nhân thức được vai trò và tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán và xảy dựng quan hệ của các Bộ, ban, ngành, các Hiệp hội doanh nghiệp chỉ là một phần, phần chính vẫn phải là bản thân các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh. Nếu họ không nhận thức được điều này thì các biện pháp nêu trên chỉ

76 Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

là hình thức, không giải quyết được vấn để gì. Vấn đề cốt lõi ở đây là phải làm sao cho chính cấc doanh nghiệp ý thức được mình cần phải chuẩn bị sẵn sàng những kiến thức để vững vàng bước vào cánh cửa hội nhỹp và toàn cẩu hoa. Đặc biệt trong những hành trang làm cơ sở cho các doanh nghiệp thành công, đi sâu, tiến xa trong thị trường quốc tế là kỹ năng đàm phán và xây dựng quan hệ. Sau k hi nhỹn thức được điều này rồi thì các doanh nghiệp phải chủ động nâng cao trình độ đàm phán và nghiên cứu phương pháp cũng như nghệ thuỹt xây dựng quan hệ để áp dụng ngay vào thức tiễn. Các doanh nghiệp cần cử cán bộ chủ chốt tham gia vào các chương trình đào tạo của các hiệp hội, sau đó về xây dựng chương trình đào tạo và đưa ra các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao trình độ của nhân viên cấp dưới tuy theo yêu cầu của công việc. Các doanh nghiệp cần chú ý là đòi hỏi ở mỗi vị trí khác nhau nên việc áp dụng lý thuyết vào từng bộ phỹn một cũng khác nhau. Nhà quản trị thì cần trang bị cho mình những kiến thức về đàm phán và xây dựng quan hệ phù hợp với nhu cầu công việc của mình. Còn các cán bộ cấp dưới, chẳng hạn như giám đốc tài chính, thì phải xây dựng cho mình mạng lưới quan hệ sao cho có thể huy độna và sử dụng tốt đổng vốn. Cán bộ kinh doanh thì cần học cách xây dựng và phát triển quan hệ với khách hang.. .Tức là, việc áp dụng lý thuyết vào thực tế phải hết sức linh hoạt, song vẫn phải dựa trên những nguyên tắc của nó. Các doanh nghiệp cũng cần gắn chặt lý thuyết với thực hành, không có chuyên gia nào mà không cẩn chuẩn bị cả. Các doanh nghiệp nên tổ chức những buổi chuẩn bị trước khi bước lên bàn đàm phán. Đồng thời, phải không nsừng tổng kết, rút kinh nahiệm, xem xét xem từng bộ phỹn áp dụng

lý thuyết như vỹy có đúna chưa và liên tục điều chỉnh sao cho hiệu quả cao nhất.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

3) Mô hình phát triển quan hệ và nâng cao năng lực đàm phán cho

các doanh nghiệp Việt Nam: Sau khi nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh cũng như nghiên cứu các lý thuyết liên quan đến vấn đề này rồi, chúng ta cần đưa ra một mô hình chung cho các doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực đàm phán và xây dựng quan hệ. Trước hết các doanh nhân cần xác định cho mình một tầm nhìn tốt và kiên trì theo đuời tầm nhìn đó. Các doanh nhân cũng cần xác định cho mình sứ mệnh và những giá trị mà mình coi trọng trong cuộc sống. M ỗi người đều phải có một nền tảng lý luận vững chắc, có một khát khao cháy bỏng, một khát vọng làm giấu. Bên cạnh đó là những kiến thức về quản trị, những kiến thức chuyên ngành (nếu doanh nhân theo đuời ngành nghề đó), kiến thức cơ bản (kiến thức về xã hội, chính trị, thị trường...) và những kỹ năng cá nhãn trong đó đặc biệt nhấn mạnh vai trò của kỹ năng đàm phán và xây dựng quan hệ trong quản trị kinh doanh. Các doanh nhân cũng cần phải thông tỏ những triết lý sống còn trong kinh doanh, chảng hạn như:

"Đừng nghĩ đến tiền vội, hãy tập trung làm tốt công việc trước đã"

"Kinh doanh là tìm kiếm lọi nhuận nhũng trước hết phải làm sao phục vụ khách hang cho tốt, phải mang lại những lọi ích cho khách hang, cho xã hội thì tiên sẽ tự đến vói ta"

Đối với nhà kinh doanh, hệ tư tường của anh ta rất quan trọng:

"Hệ tư tưởng của anh quyết định anh là ai Anh là ai quyết định anh nhận được gì trong cuộc sóng"

78

Đặng Vũ Hoài Nam A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

"Một hệ tư tưởng tốt khi được xây dựng trên những quy luật bất biến của

mẹ tự nhiên vĩ đại"

Nhà kinh doanh cũng phải có vẻ đẹp của nhân cách, cái thu hút mọi người đến với mình. Nếu nhà kinh doanh thay đổi bản thân mình để có được điểu đó thì anh ta không cần níu kéo m ọi người để có được những m ối quan hệ mà m ọi người sẽ tự tìm đến anh ta, những nhân tài sẽ theo chân anh ta, đối tác cũng muốn là việc với anh ta và khách hang cũng tự đến với anh ta. Đó là cốt lõi của vấn đề với các doanh nhân. Đối với việc nâng cao năng lực đàm phán và xây dựng quan hệ cho các cán bứ, nhân viên thì tuy vị trí mà nhà quản trị có các chương trình đào tạo thích hợp. Tuy nhiên nhà quản trị phải hướng được tất cả nhân viên vào chung mứt tầm nhìn của doanh nghiệp, phải làm sao cho toàn bứ cán bứ công nhãn viên hiểu được sứ mệnh và triết lý kinh doanh của mình. Sau đó, tuy thuức vào chức năng của từng người, từng bứ phận, nhà quản trị có các chương trình đào tạo riêng. Đối với bứ phận Marketing, kinh doanh: mục tiêu chính của bứ phận này là tiêu thụ sản phẩm và mờ rứng lượng khách hang. Chính vì vậy mà chương trình đào tạo kỹ năng đàm phán và xây dựng quan hệ phải trên cơ sở đó. Các chương trình đào tạo phải làm sao giúp cho nhân viên ý thức được tầm quan trọng của các kỹ năng xây dựng quan hệ và đàm phán trong marketing. Từ đó, họ có thể áp dụng ngay vào thực tiễn để xây dựng tốt các m ối quan hệ với khách hang và luôn thành công trong việc đàm phán các hợp đổng, chào bán các sản phẩm. Đối với bứ phận tài chính, gồm giám đốc tài chính và các kế toán...: mục tiêu chính của bứ phận này là quản lý tài chính trong công ty sao cho hiệu quả. Do vậy, chương trình đào tạo phải làm sao cho họ xây dựng được tốt mối quan hệ với các ngân hang, các nhà đầu tư để đảm bảo khả năng huy

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

động và sử dụng vốn của doanh nghiệp. Họ cũng cần học kỹ nâng đàm phán trong các trường hợp vay vốn, thu hồi công nợ, hoãn nợ... Đối với bộ phận quan hệ cõng chúng: mục tiêu chính của bộ phận này là đem hình ảnh của doanh nghiệp tới công chúng, xây dựng quan hệ tốt với cộng đồng. N hà quản trấ cần thiết kế chương trình đào tạo giúp cho cán bộ P.R. nhận thức được vai trò của mình và xây dựng tốt bốn tầng quan hệ quan trọng trong quản trấ: quan hệ với nhà cung cấp, quan hệ với khách hang, quan hệ với quan chức, quan hệ với báo chí. Đây là bộ phân chuyên về xây dựng quan hệ trong doanh nghiệp nên kỹ nàng xây dựng quan hệ đối với bộ phận này cần đặc biệt coi trọng. Trên đây là mô hình phát triển quan hệ và nâng cao năng lực đàm phán cho các doanh nghiệp Việt Nam. Các nhà quản trấ cẩn nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của điều này và áp dụng đúng đắn phương pháp đưa ra. Có như vậy các doanh nghiệp Việt Nam mới đủ trình độ cạnh tranh trong môi trường toàn cầu hoa và hội nhập sắp tới.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp

Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

KẾT LUẬN

Nền kinh tí thị trường càng phát triển càng đỏi hỏi nhà kinh doanh phải được trang bị càng nhiều kiến thức hơn. K i nh doanh ngày nay không phải chỉ là buôn thúng bán mẹt như xưa nữa mà là một nghệ thuật. Nghệ thuật trong kinh doanh là sự tổng hợp nhiều kiến thức, nhiều kỹ năng, trong đó kỹ năng đàm phán và xây dựng quan hệ là hai trong những kỹ năng quan trầng nhất. Nước ta đã bước ra k h ỏi nền kinh tế tập trung, chỉ huy, quan liêu, bao cấp và đang trên bước đường toàn cầu hoa và hội nhập. Các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ phải cạnh tranh vói nhau mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp đến từ khắp nơi trên thế giới. Hầ không những mạnh về vốn, quy mô mà còn được trang bị những kiến thức quản trị kinh doanh rất bài bản. Nếu các doanh nhân V i ệt Nam không theo kịp thì sẽ khó tồn tại và phát triển trong môi trường k i nh doanh đang phát triển như vũ bão ngày nay. Trong cuộc sống cũng như trong kinh doanh, chúng ta không thể tách rời ra mà phải tạo cho mình những m ối quan hệ. Mạng lưới quan hệ của ta càng vững chắc thì khả năng thành công của ta càng cao. Tuy nhiên, để tạo ra và khai thác tốt được những m ối quan hệ thì ta luôn phải giải quyết những xung đột, m âu thuẫn về quyền lầi. Đ àm phán là công cụ vô cùng quan trầng để làm được điều này. Do đó, đã đến lúc các doanh nghiệp V i ệt Nam nhận thức được tầm quan trầng của nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh. Khoa luận này nhằm mục đích như vậy.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

Khoa luận tốt nghiệp Nghệ thuật đàm phán và xây dựng quan hệ trong kinh doanh

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Ì. Giáo trình giao dịch và đàm phán kinh doanh - PGS.TS Hoàng Đức

Thân, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội - 2001.

2. Từ điển Tiếng Việt năm 2000, Trung tâm từ điển học, Viện ngôn ngữ

học, Nhà xuất bản Đà Nằng - 2000.

3. Think and grovv rích - Napoleon Hin.

4. Dare to fail - BÌM P.S.Lim.

5. Bộ sách Business Edge - Nhà xuất bản trẻ, 2005.

6. Các trang web:

www.negotiationskills.com

www.e-coach,com

www.negotiationedge,com

www. Ị 000ventures.com

www.negotiation.com

7. Awaken the Giant within - Anthony Robben.

8. Tay trắng làm nên - Dã Điền Vũ Huy, sách do Nguyễn Hiến Lê dịch.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5 K40B KTNT

MỤC LỤC

Lời nói đầu:

Chương I: Lý luận c h u ng về đ àm phán và vai trò của đ àm

phán đối với xây d ự ng quan hệ t r o ng kinh doanh:

I. Đ àm phán và nghệ thuật đ àm phán:

1) Khái niệm đàm phán.

2) Nghệ thuật đàm phán

Nh ng kiến thức chung về đ àm phán:..

1) Các kỹ năng cần thiết trong đàm phán và giao tiếp.

2) Các giai đoạn đàm phán:

• Kỹ năng lắng nghe. • Kỹ năng thuyết trình. • Kỹ năng thuyết phục.

3) Các hình thức đàm phán và các kiểu đàm phán:

• Giai đoạn trước đàm phán. • Giai đoạn đ àm phán. • Giai đoạn sau đ àm phán.

• Các hình thức đàm phán: - Đ àm phán gián tiếp. - Đ àm phán trực tiếp. - Đ àm phán qua thư từ. • Các kiểu đàm phán: - Đ àm phán kiểu cúng. - Đ àm phán kiểu mềm.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5-K40-KTNT

IM. Vai trò của đàm phán đối với xây dựng quan hệ trong kinh

doanh:

1) Vai trò của việc xây dựng các mối quan hệ trong kinh doanh.

2) Vai trò của đàm phán đối với xây dựng quan hệ.

Chương li: Nghiên cứu về xây dựng quan hệ trong kinh

doanh và t h ực tiễn đ àm phán, xây dựng quan hệ t r o ng

kinh doanh c ủa các doanh nghiệp Việt Nam:

I. Tổng quan về xây dựng quan hệ trong kinh doanh: 50

1) Môi trường của nhà quản trị.

2) Các tầng quan hệ trong quản trị kinh doanh.

- Đ àm phán kiểu nguyên tắc.

3) Các phương pháp xây dựng quan hệ.

4) Các yếu tố cần thiết để m rộng quan hệ trong kinh doanh.

5) Thương hiệu cá nhân và con đường của doanh nhân trẻ.

li. Thực tiễn xây dựng quan hệ trong kinh doanh của các doanh

nghiệp Việt Nam và trình độ đ àm phán của các nhà quản

• Quan hệ n ội bộ. • Quan hệ với nhà cuna cấp. • Quan hệ với khách hang. • Quan hệ với quan chức. • Quan hệ v ới báo chí.

Đặng Vũ Hoài Nam A5-K40-KTNT

trị: 65

1) Thực trạng các mối quan hệ và việc xây dựng quan hệ trong các

doanh nghiệp Việt Nam.

2) Thực trạng trình độ đàm phán của các nhà quản trị.

MI. Kinh n g h i ệm c ủa c ác d o a nh nghiệp nước n g o ài về x ây dựng

Chương IM: M ột số để xuất, kiến nghị nhằm nâng cao

năng lực đ àm phán và xây dựng quan hệ c ho các doanh

n g h i ệp Việt Nam:

I. Bối cảnh chung của các doanh nghiệp Việt Nam trước thềm hội

nhập:

quan hệ và đ àm p h án trong kinh doanh: 69

li. Một số kiến nghị và đề xuất nhằm phát triển và nâng cao năng lực

đàm phán và xây dựng quan hệ trong quản trị kinh doanh:

• M ôi trường kinh doanh quốc tế và tác động tới các doanh nghiệp Việt Nam. • Nâng cao năns lực đàm phán và xây dựng quan hệ trong quản trị kinh doanh-Hướna đi đúng đắn của các doanh nghiệp hiện nay.

Kết luận:

Tài liêu tham khảo:

1) K i ến nghị với các hiệp h ội doanh nghiệp. 2) K i ến nghị với các doanh nghiệp. 3) Mô hình phát triển quan hệ và nâng cao năng lực đàm phán cho các doanh nahiệp Việt Nam.

Đặng Vũ Hoài Nam

A5-K40-KTNT

LV.00637