Khóa luận tốt nghiệp Quản trị nhân lực: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG TIN HỌC XÂY DỰNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC

NỘI VỤ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Người hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã SV Khóa Lớp : THS. DƯƠNG MẠNH HÙNG : TÔ THẢO NGUYÊN : 1405 QTNB044 : 2014 - 2018 : ĐH QTNL 14B

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Để có được đề tài nghiên cứu khóa luận này, ngoài sự cố gắng và nỗ

lực của bản thân, tôi còn được tạo điều kiện và nhận sự giúp đỡ của Thầy

giáo, Nhà giáo Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng, người đã tận tình hướng

dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy.

Tôi xin cảm ơn các Thầy, Cô giáo đã trực tiếp giảng dạy tôi trong

những năm học vừa qua, cùng toàn thể bạn bè, người thân đã nhiệt tình ủng

hộ và động viên để tôi có thể thực hiện tốt khóa luận tốt nghiệp này cũng như

đủ tự tin làm hành trang cho tôi làm việc sau này.

Mặc dù đã rất cố gắng , nhưng do thời gian có hạn, cũng như hạn chế

về mặt kiến thức của bản thân nên không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Chính

vì vậy, tôi rất mong nhận được sự chỉ dẫn, đánh giá và nhận xét của các Thầy,

Cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này để giúp cho đề tài được hoàn

thiện hơn.

Tôi xin trân trọng cảm ơn./.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện, mọi số

Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2018

liệu và thông tin trong đề tài là trung thực.

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Tô Thảo Nguyên

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu .............................................................................. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................ 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................... 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ......................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu.................................................................... 5 8. Kết cấu khóa luận................................................................................ 5

Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÂN SỰ, VAI TRÒ CỦA CNTT TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .................................................................................................... 6 1.1.Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự. ................................................................................................ 6 1.1.1.Một số khái niệm liên quan đến tin học và thuật ngữ tin học dùng trong phần mềm quản lý nhân sự .......................................................... 6 1.1.2.Khái niệm về quản lý, quản lý nhân sự ........................................ 10 1.1.3.Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý........ 12

1.2.Vai trò CNTT trong quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................................... 12

Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ..................................................... 14 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. ............ 14 2.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ........................................................................................................... 15 2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................................... 19 Chương 3. ỨNG DỤNG TIN HỌC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .......................... 20 3.1. Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................................... 20

3.1.1.Phân tích thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....................................................................................... 20 3.1.2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ................................................................................ 44 3.2. Sản phẩm của luận văn ................................................................... 57 3.3. Đánh giá tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự. ................... 57 3.4. Đề xuất một số phương hướng hoàn thiện công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .................................................... 58 KẾT LUẬN .................................................................................................... 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 60 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CBVC : Cán bộ, viên chức

CNTT : Công nghệ thông tin

CSDL : Cơ sở dữ liệu

ĐHNVHN : Đại học nội vụ Hà Nội

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong thời đại ngày nay - thời đại của công nghệ thông tin và khoa học

kỹ thuật, cùng với sự phát triển không ngừng của nó thì việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào trong mỗi lĩnh vực ngành nghề đang là vấn đề rất quan

trọng. Tại Việt Nam tin học đã có mặt tại hầu hết các lĩnh vực từ kinh tế, dịch

vụ hay giải trí nói chung và các hệ thống quản lý nói riêng và đặc biệt là quản

lý nhân sự…

Quản lý nhân sự là vấn đề then chốt của mọi tổ chức, là thiết kế các

chính sách và thực hiện các lĩnh vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng

góp những giá trị hữu hiệu nhất cho tổ chức, bao gồm các lĩnh vực như hoạch

định nguồn nhân lực, phân tích thiết kế công việc, đánh giá thành tích, đào tạo

và phát triển…Phạm vi của quản lý nhân sự hết sức rộng lớn, tạo ra khối dữ

liệu lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây là chúng ta phải lưu giữ, làm chủ và khai

thác được kho dữ liệu này. Sự xuất hiện của tin học đã tạo bước đột phá lớn

trong sự phát triển của khoa học công nghệ, nó khẳng định được mình và

ngày càng đứng vững vì nó có các ưu thế như: khả năng lưu trữ và xử lý

thông tin lớn; lưu trữ dữ liệu khoa học, gọn nhẹ, an toàn và thuận lợi; thông

tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của con người, tiết kiệm

cả về thời gian cũng như chi phí.

Trên thực tế trước đây khi tin học chưa phát triển mạnh mẽ thì ở nước

ta công việc của những cán bộ quản lý gặp nhiêu khó khăn, nhất là đối với

những cán bộ quản lý làm việc trong những cơ quan, công ty lớn với số lượng

nhân viên lên đến hàng trăm, hàng nghìn người. Có thể nói việc quản lý bằng

phương pháp thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc mà không

mang lại hiệu quả cao. Nếu khi cần bất cứ thông tin gì của một nhân viên nào

thì sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm và thường sẽ gặp những thiếu sót về

thông tin của người đó.

Chính vì vậy, là một sinh viên của Khoa quản trị nguồn nhân lực tuy

không được học hỏi và đào tạo một cách bài bản về việc xây dựng một phần

mềm quản lý nhân sự ; nhưng nhận được sự giúp đỡ từ Thầy giáo,Nhà giáo

Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng cùng sự đồng ý của Khoa quản trị nguồn

nhân lực dựa trên Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số

02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ tôi đã quyết

định chọn đề tài “Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu khóa luận của

mình.

2. Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý nhân sự tuy nhiên

những đề tài này lại chỉ đề cập đến một khía cạnh nhất định trong công tác

quản lý, phương pháp tiếp cận khác nhau trong công tác quản lý nhân sự, hay

có một số bài nghiên cứu như:

- Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở GD&DT phối hợp biên soạn

năm (2003) Giáo trình “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà

trường” quyển giáo trình góp phần nâng cao năng lực cán bộ quản lý trường

học. Cuốn tài liệu chú trọng đến những công cụ công nghệ thông tin cụ thể dễ

sử dụng và hữu ích trong những khía cạnh nhất định của công tác và được

Cục NG&CBQLCSGD thẩm định, xác nhận đáp ứng các yêu cầu có thể sử

dụng làm tài liệu bồi dưỡng cán bộ quản lý nhà trường.

- Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ” ứng

dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của

từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với

nhau trong giao dịch và tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ

hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công…

- Tác giả Doãn Thị Hồng Hạnh (2013) viết cuốn “Biện pháp ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm

non Kim Ngọc” về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt

động dạy học góp phần thực hiện đổi mới giáo dục nói chung và đổi mới giáo

dục mầm non nói riêng.

- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính

phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020.

Những tài liệu tham khảo của các tác giả trên là những vấn đề liên

quan đến quá trình nghiên cứu của tôi; để từ đó tôi tham khảo, kế thừa, nghiên

cứu từ những kiến thức quý báu đó.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

quản lí nhân sự tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng

quản lý, phục vụ có hiệu quả cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê các

hoạt động liên quan đến nhân sự của Trường.

Hai là: Qua khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phân tích, đánh giá công tác quản lý nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin

trong quản lí.

Ba là: Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí nhân

sự tại Trường để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Trường ĐHNVHN.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác quản lý nhân sự.

Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của nhân sự đối với hoạt động của

Trường ĐHNVHN.

Thứ ba: Từ thực tế tại Trường ĐHNVHN qua quá trình quản lí nhân

sự, quá trình ứng dụng tin học trong quản lí nhân sự và hiệu quả đem lại.

Thứ tư: Qua thực trạng quản lý nhân sự tại Trường đề xuất các giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

Thứ năm: Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lí nhân sự đưa vào

thử nghiệm thực tế tại Trường ĐHNVHN.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Quản lí nhân sự là một lĩnh vực lớn trong công tác quản lí, quản lí nhân

sự bao gồm Quản lí con người trong 1 đất nước, quản lí con người trong 1

ngành, quản lí con người trong 1 tình, trong 1 huyện, trong 1 xã, trong 1 cơ

quan.

Đối với quản lí con người lại càng phức tạp vì nó liên quan đến các lĩnh

vực hoạt động khác nhau như kinh tế, văn hóa, chính trị chính vì tính phức tạp

và đa dạng như vậy nên trong đề tài này em chỉ tập trung vào đối tượng

nghiên cứu Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lí nhân sự ở phạm vi

hẹp của 1 cơ quan cụ thể đó là Quản lí nhân sự của Trường Đại học Nội vụ ở

thời điểm hiện tại là năm 2018.

Được biết Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngoài cơ sở chính ở Hà Nội

trường còn có 2 cơ sở đào tạo ở Miền trung (đóng tại Quảng Nam) và cơ sở

tại thành phố Hồ Chí Minh, chính vì vậy mà phạm vi nghiên cứu của đề tài

này chỉ giới hạn Quản lí nhân sự của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ở khu

vực Hà Nội.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài đặt giả hai thuyết như sau:

Một là : Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì

sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự một cách dễ dàng, đạt được hiệu quả cao,

tiết kiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ

diễn ra thông suốt hiện đại hơn.

Hai là: Nếu như bài nghiên cứu được sử dụng khai thác, ứng dụng

phục vụ cho quá trình quản lý nó sẽ giúp hoạt động quản lý nhân sự của

Trường được hoàn thiện hơn tiết kiệm được thời gian, chi phí và hiệu quả hơn

trong công việc

7. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại

Trường ĐHNVHN sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:

Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin, sử dụng phương pháp thu

thập thông tin từ nhiều nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân

tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án

dựa trên ý kiến chủ quan.

Thứ hai:Phương pháp nghiên cứu tài liệu, từ những tài liệu qua đó xây

dựng lí luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn

đề.

Thứ ba: Phương pháp khảo sát trực tiếp, qua phương pháp này giúp ta

có cái nhìn cụ thể về vấn đề quản lí nhân sự tại Trường từ đó đưa ra thực

trạng đánh giá được quá trình, khâu quản lí trong công tác này.

Thứ tư: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề

lý luận từ sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng

cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu.

8. Kết cấu khóa luận

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Ứng dụng tin học xây

dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường ĐHNVHN có cấu trúc như sau:

Chương 1: Những vấn đề chung về nhân sự, vai trò của CNTT

trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý nhân sự tại Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội .

Chương 3: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÂN SỰ, VAI TRÒ CỦA

CNTT TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI

VỤ HÀ NỘI

1.1. Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong

quản lý nhân sự.

1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học và thuật ngữ tin học

dùng trong phần mềm quản lý nhân sự

Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi

mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in,

thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin

cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân.

Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các

hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của

máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần

mềm ứng dụng (application software).

Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện

các công việc.

Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết

một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một

số lĩnh vực. ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft

excel), cốc cốc, winzar

Internet : Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công

cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin

theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức

liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng

ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các

trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu.

Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet

Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một

trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò

chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích

dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là

chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.

Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các

hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu (

word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được

sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp

các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng

toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự

liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet.

Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây,

vệ tinh và điện thoại cầm tay.

Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network

hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với

nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính,

máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động

(autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt

và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác

hoặc bởi con người.

Các thành phần khác của mạng bao gồm:

Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có

thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày

càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại

di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực

hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối

với các mạng không dây).

Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các

thực thể.

Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là

mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng

hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các Trạm trong các

văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin.

LAN có 2 đặc điểm:

+Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km

+ Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các

máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000

Mps và gần 1 Gb.

Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng”

dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài

trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các

chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay

còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được

nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay

còn gọi là mạng con (subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông

điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác.

Mạng con thường có hai thành phần chính:

➢ Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel),

hay đường trung chuyển (trunk).

➢ Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa

dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa

các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải

chọn ( theo thuật toán đã định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi

của gói dữ liệu này là nút chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống

trung chuyển (intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ

chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router).

Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng

sao, dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.

Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi

được hiển thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các

mạng máy tính.Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu

thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và

được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển

thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một

lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể

truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần

mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động

tương thích như tập HTML

Một số thuật ngữ tin học sử dụng trong phần mềm quản lý nhân

sự:

• Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một

mục đích bài toán cụ thể.

• Bảng ( Table): Dùng để lưu dữ liệu. Gồm nhiều hàng, mỗi hàng

chứa các thông tin về một cá thể xác định của một chủ thể.

• Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác

định từ một hoặc nhiều bảng.

• Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc

hiển thị thông tin.

• Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các

dữ liệu được chọn và in ra.

1.1.2. Khái niệm về quản lý, quản lý nhân sự

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể

gộp thành 3 dạng chính:

- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất,tài

nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…)

- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi).

- Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội:

Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…)

Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa

quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Ngoài

ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa

quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa

quản trị.

Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý”và “Quản trị” vẫn được dùng trong

những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về

cơ bản hai từ này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta

coi thuật ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản

lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị”

được dùng phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế).

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là

hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự chăm sóc, giữ gìn, duy

trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức

vào thế phát triển.

Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý:

- Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được

thực hiện thông qua người khác”.1

1 Thuyết quản lý cổ điển

- Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy

trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt

động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” [ 9; 29].

- Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã

đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của

những người khác” [ 9; 25].

- Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển,

hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt

tới mục tiêu đã đề ra”[7; 4].

- “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và

hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các

nguồn lực của tổ chức”[8; 6].

Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và

cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo

nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ

chức nhằm đạt được mục tiêu chung.

Quản lý nhân sự hay quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng

trong hoạt động của các tổ chức doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc khai thác và

quản lý tốt nguồn lực này nhằm phục vụ cho sự phát triển của doang nghiệp,

tổ chức là vấn đề được các doang nghiệp, tổ chức chú trọng.

Nhân sự được định nghĩa bao gồm tất cả các thành viên trong một

doanh nghiệp sử dụng các kiến thức, kỹ năng, khả năng, các hành vi ứng xử

và các giá trị đạo đức nhằm mục đích thành lập, duy trì và phát triển doanh

nghiệp.

Quản lý nhân sự là công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động, nhân

sự của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức,… một cách hợp lý và hiệu quả.

1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý

Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào

hoạt động quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả

của hoạt động này.

Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau:

Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển

kinh tế - xã hội.[1; 1].

Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ

thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm

2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính

phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước.

1.2. Vai trò CNTT trong quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

Sự xuất hiện của CNTT đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát

triển của khoa học công nghệ. Việc tin học hóa Tổ chức quản lý nhân sự đã

mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công, nó có vai trò đặc biệt quan

trọng là công cụ cần thiết phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lí nhân sự

như:

Tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được lưu trữ, xử

lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng, nhờ đó

quản lí được tất cả các thông tin cần thiết của từng CBVC trong nhà Trường.

CNTT giúp người quản lý nắm bắt được những thay đổi các vấn đề thể

hiện rõ; biết được số CBVC đang làm việc, chuyển đi, về hưu…Ngoài ra còn

truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng nhờ vào bản chất minh

bạch của nó.

Quản lí dữ liệu bằng máy tính sẽ truy tìm nhanh chóng cho việc thống

kê, báo cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu trang thiết bị cần cho ciệc quản lí, có

thể nắm rõ quản lí thông qua CNTT.

Khi ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ

quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông

suốt, tiết kiệm thời gian… tránh những sai lầm thiếu sót trong quản lý thông

qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử.

Ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt mục tiêu của

việc quản lí. Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất lượng trong

cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất thoát.

Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng lực

quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụng khai

thác nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí.

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo

Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo

Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của

ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho

cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.

Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao Đẳng)

Trước đòi hỏi của sự phát triển ngành và của xã hội về nguồn nhân lực

có chất lượng phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở

kinh nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề

đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường

Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn

thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà

nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ

Trường Cao đẳng.

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số

108/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I.

Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,

thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất

lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực

của cán bộ công chức, viên chức cònthiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân

lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được

những kết quả như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại

học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ.

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số

2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết đinh số

58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành

Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

Vị trí, chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập

thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ

chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học

trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác

quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công

nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách

pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.

Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng

giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học

các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác

theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn,

nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng

viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành

nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào

quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà

giáo, cán bộ, nhân viên.

- Tuyển sinh và quản lý người học.

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp

luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật

chất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo

dục theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại

hóa.

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục

vụ các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt

động giáo dục và đào tạo.

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt

động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng

giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm

bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng

và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và

chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội

của địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh

theo quy định của pháp luật.

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,

y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo

với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài

chính cho Nhà trường.

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,

viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế

của Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người

học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của

Trường.

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết

quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và

công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp

của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật

chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế

làm việc của Bộ Nội vụ.

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp

luật.

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà

nước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.

Cơ cấu tổ chức của trường

Cơ cấu của Trường ĐHNVHN bao gồm:

- Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

- Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Các phòng chức năng:

• Phòng Quản lý đào tạo

• Phòng Tổ chức cán bộ

• Phòng Hành chính – Tổng hợp

• Phòng Kế hoạch – Tài chính

• Phòng Quản trị - Thiết bị

• Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

• Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

• Phòng Hợp tác quốc tế

• Phòng Công tác sinh viên

Các khoa:

• Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

• Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

• Khoa Hành chính học

• Khoa Văn thư – Lưu trữ

• Khoa Quản trị văn phòng

• Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

• Khoa Nhà nước và pháp luật

• Khoa Khoa học Chính trị

• Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

• Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Trung tâm Tin học

• Trung tâm Ngoại ngữ

• Trung tâm Thông tin Thư viện

• Tạp chí Đại học Nội vụ

• Ban Quản lý ký túc xã

Cơ sở đào tạo trực thuộc:

• Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

• Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục số 01)

2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

Hiện nay tại Trường ĐHNVHN đã có phần mềm quản lý nhân sự để áp

dụng nhưng do phần mềm được áp dụng chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu

của người quản lý và thực tiễn của Nhà trường, nên xuất phát từ những nhu

cầu này và là một sinh viên của ngành Quản trị nhân lực cùng sự giúp đỡ của

Thầy giáo, Nhà giáo Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng em đã mạnh dạn

xây dựng phần mềm quản lý hệ thống dữ liệu nhân sự của Trường với mong

muốn góp phần vào công việc quản lý ngày một hiệu quả hơn, hiện đại và hữu

dụng hơn.

CHƯƠNG 3. ỨNG DỤNG TIN HỌC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN

LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

3.1. Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

3.1.1. Phân tích thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội

3.1.1.1) Lựa chọn phần mềm

Trong thời đại công nghiệp 4.0 hiện nay việc ứng dụng công nghệ vào

công tác quản lí là việc làm thiết thực và bắt buộc, nếu không ứng dụng công

nghệ thông tin vào công tác quản lí hiệu quả công việc, năng suất lao động sẽ

thấp không thể cạnh trang được với các nước trong khu vực. Chính vì vậy

việc cải cách thủ tục hành chính hiện nay đang được Chính phủ quan tâm và

thúc đẩy rất mạnh mẽ nhằm tinh giản bộ máy các cơ quan nhà nước, giảm

biên chế làm tăng hiệu quả bộ máy công quyền.

Hiện nay có rất nhiều tiện ích để tạo ra các phần mềm quản lí như C+,

C##, Foxpro, tuy nhiên các tiện ích trên nếu muốn tạo ra phần mềm người đó

phải được đào tạo bài bản về lập trình mới có thể thực hiện được, điều này

gây khó khăn không nhỏ cho các sinh viên học ngành Quản lí nhân lực thuộc

nhóm xã hội. Nhưng không vì những khó khăn trên mà sinh viên ngành Quản

lí nhân lực bó tay, sau một thời gian tìm hiểu ở một số cơ quan và thực tế tại

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được biết một số ứng dụng của Trường hiện

nay đang sử dụng như: Phần mềm Quản lí và in bằng tốt nghiệp, Phần mềm in

bảng điểm, Phần mềm Quản lí giờ dạy, Phần mềm in Giấy khen, Phần mềm in

thẻ sinh viên, phần mềm Quản lí sinh viên đều do các thầy ở trường viết ra và

được viết trên tiện ích có sẵn trong bộ Office của hãng Microsoft đó là

Access.

Lí do em chọn tiện ích Access để làm công cụ lập trình tạo phần mềm

Quản lí nhân sự của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bới các lí do sau:

+Đây là một tiện ích được tích hợp trong bộ Office mà bất cứ máy tính

nào cũng có và được cài đặt sẵn.

+Đây là một tiện ích dễ sử dụng, giao diện thân thiện với các nút công

cụ, Menu gần giống Word và Excel.

+Việc gán lệnh cho các nút thường lấy Code (Mã) tự sinh vì vậy không

cần biết Code vẫn có thể thực hiện được

+Việc thay thế các nút bằng tiếng Việt dễ dàng thông quan Label

(Nhãn) đơn giản và dễ làm.

+Việc phân quyền, bảo mật cũng dễ thực hiện

+Việc chuyển dữ liệu từ phần mềm ra Excel và cập nhật từ Excel vào

phần mềm cũng trở nên đơn giản thông qua 1 nút lệnh, giúp cho việc nhập,

xuất dữ liệu đơn giản hơn nhiều.

3.1.1.2) Phân tích và thiết kế hệ thống

Ở các công ty phần mềm thường chia thành các bộ phận như: Bộ phận

phân tích, bộ phận lập trình, bộ phận đồ họa, bộ phận kiểm tra sản phẩm.

Vì vậy trước khi xây dựng phần mềm điều đầu tiên cần phải làm đó là

khâu phân tích bài toán đặt ra của khách hàng, phân tích nhằm mục đích xem

xét một cách khái quát luồng dữ liệu nhập vào (hay còn gọi là đầu vào) và dữ

liệu đầu ra, từ đó phân tích bài toán chụ thể, chi tiết phần mềm cần có bao

nhiêu bảng và các mối quan hệ giữa các bảng với nhau sao cho tối ưu. Từ

khâu phân tích dữ liệu bài toán sẽ ảnh hưởng và tác động đến cấu trúc, qui mô

của phần mềm lớn hay bé cũng ở khâu này

Sau khi phân tích xong sẽ chuyển sang bộ phận lập trình, các kĩ sư sẽ

căn cứ vào các phân tích để thiết kế các Form, các Query, các Report (Báo

cáo) theo yêu cầu của người sử dụng.

Bộ phận đồ họa cũng căn cứ vào đó để thiết kế vào lựa chọn các Logo,

Icon, Image cho phù hợp với mỗi Form, mỗi Report (Báo cáo)

Bộ phận Test Product (Sản phẩm thử nghiệm) là nơi kiểm tra sản phẩm

trước khi đưa ra ngoài tới tay người dùng, tuy nhiên việc hoàn thành sản

phẩm sẽ vẫn tiếp tục được hoàn thiện do trong quá trình sử dụng phát sinh lỗi

hoặc phát sinh thêm do yêu cầu của người sử dụng

3.1.1.3) Một số chức năng của phần mềm

Khi thiết kế, xây dựng phần mềm chúng ta đều phải xây dựng các chức

năng để đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng, tùy theo qui mô, mức độ

phức tạp và yêu cầu của người sử dụng để đặt ra các chức năng cụ thể cho

phần mềm, trong phần mềm Quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội chủ yếu chú trọng tới chức năng cơ bản sau đây:

Hệ thống quản lý nhân sự

Đăng nhập sử dụng

Hướng dẫn sử dụng

Chức năng báo cáo thống kê

Chức năng phân quyền và bảo mật

• Sơ đồ chức năng Quản lý nhân sự được mô tả như sau:

Chức năng quản lý nhân sự

Khai thác

Cập nhật

Quản trị

Đề bạt, bổ nhiệm

Về hưu, thôi việc

Khen thưởng cá nhân, tập thể

Các nhiệm kỳ lãnh đạo

Quá trình nâng lương

Kỷ luật cán bộ viên chức

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng Quản lý nhân sự

... ...

• Chức năng quản lí về nhân sự

Đây là chức năng cơ bản của bất cứ phần mềm nào, với chức năng này

phần mềm cho phép quản lí các thông tin về CBVC theo qui định của nhà

nước tại Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ

Nội vụ về việc Ban hành mẫu biểu quản lí hồ sơ cán bộ, công chức.

Với chức năng quản lí nhân sự phần mềm cho phép quản lí về các biến

động của cá nhân CBVC trong từng thời điểm.

- Quản lí quá trình được cử đi học các lớp bồi dưỡng

- Quản lí quá trình nâng lương

- Quản lí quá trình chuyển đến, chuyển đi

- Quản lí quá trình đề bạt, bổ nhiệm

- Quản lí quá trình về hưu, thôi việc

- Quản lí quá trình khen thưởng của cá nhân, tập thể

- Quản lí quá trình kỉ luật CBVC

- Quản lí các nhiệm kì lãnh đạo

• Chức năng báo cáo thống kê

Việc khai thác dữ liệu trong phần mềm thường xuyên được lãnh đạo

trong các cơ quan, doanh nghiệp và tư nhân sử dụng trong công tác quản lí

điều hành, tùy theo các yêu cầu khác nhau để lấy ra các báo cáo tổng quát hay

cụ thể, chi tiết. Để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của lãnh đạo đồi hỏi khi thiết

kế phần mềm cần phải khảo sát các báo cáo hàng năm mà chuyên viên hay sử

dụng để đưa ra cách giải quyết bài toán cho phù hợp.

• Chức năng phân quyền và bảo mật

Để vận hành một phần mềm cần có nhiều người, mỗi người phụ trách

một công việc khác nhau, chính vì vậy bất cứ phần mềm nào khi xây dựng

đều phải tích hợp chức năng này, thông thường việc phân quyền được thực

hiện thông qua các nhóm sau:

- Nhóm khai thác, nhóm này chỉ có chức năng truy cập để in ra các báo

cáo theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Nhóm cập nhật thông tin CBVC

- Nhóm cập nhật thi đua, khen thưởng v.v….

- Nhóm quản trị hệ thống, nhóm này chịu trách nhiệm phân quyền và

cung cấp mật khẩu đăng nhập vào phần mềm.

3.1.1.4) Các bảng, cách tạo bảng, quan hệ giữa các bảng

Trước khi đi vào tìm hiểu các bảng, cách tạo và quan hệ giữa các bảng

chúng ta hãy tìm hiểu bảng trong phần mềm có tác dụng gì?

Bảng trong phần mềm dùng để chứa các thông tin về 1 đối tượng nào đó,

các thông tin trong bảng có thể là duy nhất vì vậy các thông tin đó phải gán Key

(khóa) mục đích để tránh nhập trùng, các trường dữ liệu được gán Key như: Mã

sinh viên, mã dân tộc, số định danh công dân, số điện thoại v.v…

Từ thông tin trong bảng giúp người dùng khi nhập dữ liệu không phải

gõ mất công và thời gian, người dùng chỉ cần bấm chọn trong danh sách, đảm

bảo tính thống nhất của dữ liệu.

Các bảng trong phần mềm Quản lí nhân sự gồm

+ Bảng CBVC + Bảng Thân Nhân

+ Bảng Giới + Bảng Đi Học

+ Bảng Năm + Bảng Về Hưu

+ Bảng Chức Danh + Bảng Bổ Nhiệm

+ Bảng Chức Vụ + Bảng Chuyển Đi

+ Bảng Học Vị + Bảng Khen Thưởng

+ Bảng Học Hàm + Bảng Khen Tập Thể

+ Bảng Hiện Trạng + Bảng Phân Loại CBVC

+ Bảng Danh Hiệu + Bảng Nâng Lương

+ Bảng Biên Chế + Bảng Nhiệm Kì

Cách tạo bảng Học hàm

+ Mở chương trình

+ Nháy vào Tables, nháy đúp vào Create table in Design view

+ Trong cột Field gõ Hocham (Liền nét và không có dấu)

+ DataType: chọn kiểu dữ liệu

+ Cột bên phải nhập Học hàm có dấu tiếng Việt

+ Đặt con trỏ vào Hocham và nháy vào biểu tượng Primary Key để gán

khóa chính, ta sẽ thấy biểu tượng chìa khóa hiện ra ở bên trái Hocham.

+ Nháy vào nút Save và đặt tên là Bang_Hoc_Ham

+ Nháy vào nút View và nhập nội dung của Bang_Hoc_Ham như dưới đây

Các bảng khác cũng tạo tương tự

Tạo kết nối giữa các bảng với nhau

Bang_CBVC là bảng chứa rất nhiều trường dữ liệu liên quan tới các

bảng vì vậy ta phải thiết lập mỗi quan hệ với các bảng, mục đích của việc kết

nối với các bảng là để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.

Thí dụ: trong Bang_CBVC có trường dữ liệu Giới tính, Học vị v.v…

khi kết nối với bảng giới tính người dùng chỉ cần bấm chọn giới là Nam hay

Nữ

Cách tạo kết nối giữa Bang_CBVC với các Bảng

+ Mở Bang_CBVC

+ Nháy vào mục Gioi chọn Lookup Wizard

+ Chọn Next, tìm Bang_Gioi, bấm chọn Gioi và nháy vào nút > để

chuyển dữ liệu sang khun bên phải sau đó nháy Next, bấm chọn Gioi, nháy

Next, Next, Finish, sau đó chọn Yes.

Thiết lập quan hệ 1 nhiều giữa các bảng

+ Mở chương trình

+ Nháy vào thực đơn Tools chọn Relationships

+ Nháy chuột phải vào khung trống chọn Show All (Hiện tất cả)

+ Để tạo quan hệ 1 nhiều giữa các bảng ta nháy đúp vào đường nối

giữa 2 bảng

+ Đánh dấu kiểm vào các ô và bấm OK ta sẽ thấy hiện ra dấu quan hệ

Mô hình thực thể - liên kết

Thuộc

Đơn vị Nhân sự

Có

Mối quan hệ trong phần mềm Quản lí nhân sự

3.1.1.5) Các loại Form, cách tạo

Trước hết chúng ta cần tìm hiểu Form là gì? Tác dụng của Form ra sao?

Form có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như Form là: Hình thức, khuôn

mẫu, hình trạng, khuôn bản in, loại, mẫu, hình thể v.v….dù có rất nhiều cách

hiểu khác nhau nhưng chúng đều có điểm chung là khuôn mẫu.

Như vậy qua đó ta có thể hiểu rằng Form chẳng qua là một khuôn mẫu

được tạo ra để giúp người dùng nhập liệu một cách thống nhất theo quy định

của một nghiệp vụ nào đó, mỗi một nghiệp vụ sẽ có các qui định khác nhau vì

vậy mà cấu trúc của các Form của mỗi nghiệp vụ cũng khác nhau

Thí dụ: Form của phần mềm Quản lí nhân sự sẽ có cấu trúc khác với

Form của phần mềm In giấy khai sinh

Giao diện Form của phần mềm Quản lí nhân sự

3.1.1.6) Các Form sử dụng trong phần mềm

Trong các phần mềm người ta thương sử dụng 2 loại Form đó là

Form_Main thường gọi là Form mẫu chính hay Form mẹ và Form con hay

thường gọi là Subform

Form bao giờ cũng có nguồn từ bảng, muốn tạo Form_CBVC làm như sau

+Nháy vào mục Form nháy đúp vào Create form by using wizard

+Chọn nguồn là Bang_CBVC và nháy vào nút >> để chuyển tất cả các

trường dữ liệu sang khung bên phải, sau đó nhấp chuột vào Next và làm theo

hướng dẫn.

+Nhập tên Form là Form_CBVC nháy Finish để kết thúc việc tạo Form chính

Các Form được sử dụng trong phần mềm như sau:

a.Form_Bo_Sung

Trước khi sử dụng phần mềm cần truy cập vào Form_Bo_Sung dể cập

nhật các thông tin mới phù hợp với cơ quan sử dụng phần mềm.

b.Form_Phan_Loai_CBVC

Dùng để cập nhật việc phân loại CBVC và danh hiệu thi đua hàng năm

c. Form_Phan_Loai_Tap_The

Dùng để cập nhật việc phân loại tập thể các phòng, khoa trong cơ quan

hàng năm.

d. Form_Di_Hoc

Dùng để cập nhật CBVC được cơ quan cử đi học các lớp bồi dưỡng

nghiệp vụ trong nước như Lí luận chính trị, Quản lí nhà nước, Tin học v.v

hàng năm.

e. Form_Di_Nuoc_ngoai

Dùng để cập nhật CBVC được cơ quan cử đi học học, công tác ở nước

ngoài hàng năm.

f. Form_Khen_CBVC

Dùng để cập nhật CBVC được cơ quan, cấp trên khen thưởng hàng năm

g. Form_Khen_Tap_The

Dùng để cập nhật Tập thể được cơ quan, cấp trên khen thưởng hàng năm

h. Form_Ki_Luat

Dùng để cập nhật CBVC bị kỉ luật hàng năm

i. Form_Nang_Luong

Dùng để cập nhật CBVC nâng lương hàng năm

k. Form_Chuyen_Di

Dùng để cập nhật CBVC chuyển khỏi cơ quan hàng năm tới cơ quan

khác

l. Form_Ve_Huu

Dùng để cập nhật CBVC về hưu hàng năm và dùng để in giấy mời các

cụ hưu đến dữ lễ tết hàng năm.

m. Form_Chuyen_Den

Dùng để cập nhật CBVC chuyển từ nơi khác đến Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội hàng năm.

n. Form_Bo_Nhiem

Dùng để cập nhật CBVC được bổ nhiệm một chức vụ nào đó

o.Form_Nhiem_Ki

Dùng để cập nhật CBVC được bổ nhiệm vào Ban giám hiệu theo từng

nhiệm kì

Chèn ảnh và thiết lập chế độ hiện ảnh

+ Mở Form_CBVC ở chế độ Design

+ Tiến hành chèn ảnh và kéo nhỏ ảnh lại, tuy nhiên bạn sẽ thấy ảnh

hiển thị không đúng vì khuôn mặt bị che lấp. Để hiển thị ảnh đúng bạn nháy

chuột phải vào ảnh chọn Properties chọn nhãn Format trong mục Size Mode

chọn Stretch, bạn sẽ thấy ảnh hiển thị đầy đủ như hình dưới.

+ Nháy tiếp vào nhãn Other đổi tên Ảnh này là Image10

Chèn hộp Combo Box và các nút lệnh

Để tra tìm 1 người bất kì bạn cần chèn thêm 1 hộp Combo Box và các

nút lệnh cách làm như sau:

- Cho hiển thị hộp công cụ Toolbox

- Nháy vào biểu tượng Combo Box, chọn mục Find a record on my

from based on the value I select in my combo box sau đó nháy Next.

- Chọn MaCB, Hoten, Chucvu và nháy vào nút > để chuyển dữ liệu

sang khung bên phải sau đó nháy Next

- Hủy dấu kiểm ở mục Hide key column(recommended), nháy Next,

Finish (Kết thúc)

+ Tiếp theo bạn chèn nút lệnh Trở về đầu, về cuối, lùi lại, tiếp tục lên

Form

Gán lệnh hiện ảnh cho hộp Combo Box

+ Nháy chuột phải vào hộp Combo Box chọn Propertier chọn nhãn

Event chọn On Click chọn [Event Procedure], nháy vào hình chữ nhật nhỏ

gán đoạn mã

If IsNull(MaCB) Then

MsgBox "Ma khong duoc trung"

Exit Sub

End If

CPath = Application.CurrentProject.Path

Dim cPathTapTinAnh As String, cTapTinAnh As String

cPathTapTinAnh = CPath & "\Anh\" & Me.MaCB & ".JPG"

'MsgBox cPath

Me.Image10.Picture = cPathTapTinAnh

Me.Image10.Visible = True

-Dười dòng chữ Option Compare Database bạn gán đoạn mã

Private Sub Detail_Format(Cancel As Integer, FormatCount As

Integer)

Me.Anh.Picture = GetDBPath() + "\Anh\" + Me.MaCB + ".jpg"

End Sub

+Đối với các nút khác bạn cũng nháy chuột phải chọn Propertier chọn

nhãn Event chọn On Click chọn [Event Procedure], nháy vào hình chữ nhật

nhỏ gán đoạn mã nghiêng mà bạn đã gán cho Hộp Combo Box

Chú ý: Đoạn mã phải nằm dưới câu lệnh của mỗi nút thí dụ:

DoCmd.GoToRecord , , acFirst

If IsNull(MaCB) Then

MsgBox "Ma khong duoc trung"

Exit Sub

End If

CPath = Application.CurrentProject.Path

Dim cPathTapTinAnh As String, cTapTinAnh As String

cPathTapTinAnh = CPath & "\Anh\" & Me.MaCB & ".JPG"

'MsgBox cPath

Me.Image10.Picture = cPathTapTinAnh

Me.Image10.Visible = True

Tạo Subform trong phần mềm Quản lí nhân sự

Subform là Form con, form phụ có quan hệ mật thiết với Form chính

chúng thường được sử dụng trong một số trường hợp sau đây:

Trong việc cử CBVC đi học hàng năm, nâng lương hàng năm, khen

thưởng hàng năm, kỉ luật CBVC hàng năm, đề bạt, bổ nhiệm CBVC, nhiệm kì

lãnh đạo, phân loại CBVC hàng năm, chuyển đi khỏi cơ quan, thân nhân

CBVC.

Với các trường hợp trên thì Form chính là Form chứa trường dữ liệu

chủ đạo là Năm còn Subform là Form chứa dữ liệu liên quan đến nội dung

của Form chính.

Thí dụ: Tạo 1 Form_Di_Hoc làm như sau:

+ Mở chương trình

+ Nháy vào mục Form nháy đúp vào Create form by using wizard

+ Chọn nguồn là Bang_Nam

+ Nháy vào nút > để chuyển trường dữ liệu Nam sang khung bên phải

+ Tiếp theo bấm chọn Bang_Di_Hoc

+ Nháy vào nút >> để chuyển tất cả dữ liệu sang khung bên phải, nháy

Next 4 lần đặt tên là Form_Di_Hoc sau đó nháy Finish để kết thúc

Với cấu trúc Subform trên chúng ta thấy rất thuận tiện trong việc cập

nhập CBVC đi học theo từng năm, vừa dễ tra tìm sau này.

Tuy nhiên đối với phần mềm Quản lí nhân sự việc cập nhật thân nhân

của CBVC nên có kết cấu Subform gắn liền với mỗi CBVC sẽ thuận tiện cho

người nhập sơ yếu lí lịch của mỗi CBVC cách làm như sau:

+ Mở Form_CBVC ở chế độ thiết kế

+ Nháy vào nút công cụ Subform/subreport, nháy Next

+ Chọn Bang_Than_Nhan, nháy vào nút >> để chuyển tất cả các

trường dữ liệu sang khung bên phải sau đó nháy Next, Next và Finish để kết

thúc.

Với thiết kê Subform thân nhân gắn với mỗi mã CBVC việc cập nhật

thông tin vợ, chồng, con cái sẽ rất thuận tiện trong quá trình sử dụng

Để tạo Form_Login ta cần hình dung giao diện của Form gồm

+ Label (Nhãn) là dòng chữ để hiện điện thoại, tên phần mềm

+ Hộp Combo Box để chọn Tên đăng nhập

+ Hộp Text Box để nhập mật khẩu

+ Nút OK để đăng nhập, Nút Help, Nút Exit

+ Các ảnh

Tạo Form_Chon

+ Nháy vào Forms chọn New bấm OK

+ Nháy vào nút Save hoặc ấn CTRL+S hộp thoại hiện ra Bấm OK

+ Đóng Form1 lại sau đó nháy chuột phải vào Form1 chọn Rename đổi

tên là Form_Chon

+ Mở Form_Chon ở chế độ Design và chèn lên Form 4 nút đổi tên nút

là N1, N2, N3, N4

+ Nháy chuột phải vào nút có chữ trở ra chọn Properties chọn nhãn

Event chọn mục On Click và gán đoạn mã dưới đây vào vị trí con trỏ

DoCmd.Close acForm, "Form_Chon", acSaveNo

DoCmd.OpenForm "Form_Login"

DoCmd.Maximize

Giải thích:

+ Đóng DoCmd.Close acForm, "Form_Chon", acSaveNo

+ Mở DoCmd.OpenForm "Form_Login"

+ Phóng to hết cỡ sau khi mở Form DoCmd.Maximize

Tạo Query (Truy vấn)

Tùy chọn này cho phép bạn tạo truy vấn một cách đơn giản nhất.

+ Bấm chọn Querys ở khung bên trái

+ Nháy đúp chuột vào Create Query By Using Wizard trong cửa sổ

Databas

+ Bấm chọn Bảng làm nguồn thí dụ: Bang_CBVC

+ Bấm chọn trường dữ liệu cần chuyển sang và nháy vào nút > để

chuyển, nếu chuyển tất cả ta nháy vào nút >>.

+ Nếu chuyển quá số trường dữ liệu ta nháy vào trường dữ liệu cần trả

lại và nháy vào nút <

+ Nháy vào Next 5 lần

+ Nháy vào Finish để kết thúc sau đó đóng cửa sổ lại.

+ Để đổi tên Query ta nháy chuột phải vào Query vừa tạo chọn Rename

và thay tên mới thí dụ: Query CBVC

Tạo Report (Báo cáo)

Report còn gọi là Báo cáo, Report bao giữ cũng bắt nguồn từ Query, có

rất nhiều loại Report, tùy theo yêu cầu của mỗi loại báo cáo mà ta thiết kế đơn

giản hay chi tiết, cách làm như sau:

+Mở chương trình

+ Nháy vào Reports ở khung bên trái chọn Create report by using

wizard nháy đúp,

+ Chọn nguồn là Query_CBVC chẳng hạn

+ Bấm chọn trường dữ liệu cần chuyển sang và nháy vào nút > để

chuyển, nếu chuyển tất cả ta nháy vào nút >>.

+ Nếu chuyển quá số trường dữ liệu ta nháy vào trường dữ liệu cần trả

lại và nháy vào nút <

+ Nháy vào Next 5 lần

+ Đặt tên cho Report là R_CBVC chẳng hạn

+Nháy Finish để kết thúc việc tạo Report.

Tạo Menu phân quyền truy cập

Khi đăng nhập vào 1 phần mềm bao giờ cũng có sự phân quyền đó là:

Người khai thác, người cập nhật, người quản trị. Yêu cầu đặt ra là làm thế nào

để khi truy cập với quyền Người khai thác thì Menu cập nhật ẩn đi và khi truy

cập quyền người cập nhật thì Menu khai thác không hiện ra.

Bước 1: Tạo Menu Cập nhật và Tra tìm

+Mở Form_Chon ở chế độ Design(Thiết kế), nháy chuột phải vào vùng

trống chọn Customize

+ Chọn nhãn Toolbars chọn New trong ô Toolbar name bạn đặt tên là

Cập nhật bấm OK.

+ Bạn lại nháy tiếp vào New trong ô Toolbar name bạn đặt tên là Tra

tìm bấm OK.

Bước 2: Gán lệnh cho Menu Cập nhật và Tra tìm

+ Mở Form ở chế độ thiết kế nháy chuột phải vào vùng trống chọn

Customize, nháy chọn nhãn Commands, chọn New Menu, nháy vào New

Menu kéo lên

+Tiếp theo bạn tìm đến All Form và lần lượt kéo các Form và để xuống

dưới Menu Nhập thông tin

+Để đổi tên ta nháy chuột phải vào Form trong mục Name đổi Bổ sung

thông tin

Bạn lại tiếp tục kéo các Form khác lên và đổi tên.

+Đối với Menu Tra tìm bạn chọn mục Report và cũng kéo lên thả vào

Menu Tra tìm để có các báo cáo. Sau khi tạo xong bạn thấy 2 Menu cùng xuất

hiện

Bước 3: Cho hiện Menu Cập nhật và Tra tìm theo phân quyền

Yêu cầu là nếu người khai thác truy cập sẽ hiện Menu Tra tìm báo cáo

cách làm như sau:

+Mở Form_Chon ở chế độ Design, nháy chuột phải vào ô vuông góc

trái phía trên của Form_Chon, chọn Properties.

+ Chọn nhãn Other trong mục Toolbar bấm chọn Tra tìm

+ Tiếp theo truy cập tới Form_CBVC và mở ở chế độ nháy chuột phải

vào ô vuông góc trái phía trên của Form_CBVC, chọn Properties.

+ Chọn nhãn Other trong mục Toolbar bấm chọn Cập nhật

Bây giờ bạn chế độ View để xem kết quả bạn sẽ thấy Menu sẽ hiện ra

theo đúng yêu cầu của bạn

Nếu truy cập với quyền Khai thác bạn sẽ có như dưới đây:

Các đoạn mã sử dụng trong phần mềm

a. Đoạn mã dùng để đóng Form này và mở Form khác

DoCmd.Close acForm, "Form_Chon", acSaveNo

DoCmd.OpenForm "Form_CBVC"

DoCmd.Maximize

Giải thích: Đoạn mã này dùng đóng Form_Chon, Mở Form_CBVC và

phóng to hết cỡ Form_CBVC khi được mở

+Lệnh này được thực hiện bởi On Click

b. Đoạn mã dùng để đóng Form này và mở Form khác và làm mờ 1

số nút khi phân quyền

DoCmd.Close acForm, "Form_Dien_Thoai", acSaveNo

DoCmd.OpenForm "Form_Chon"

Forms!Form_Chon.N1.Enabled = True

Forms!Form_Chon.N2.Enabled = False

Forms!Form_Chon.N3.Enabled = False

Forms!Form_Chon.N4.Enabled = False

DoCmd.Maximize

Giải thich: Đoạn mã này dùng đóng Form_Dien_Thoai, Mở

Form_Chon và phóng to hết cỡ Form_Chon khi được mở

-Cho nút N1 sáng lên

-Cho nút N2, N3, N4 mờ đi (Không cho thực hiện lệnh)

+Lệnh này được thực hiện bởi On Click

c. Đoạn mã dùng để mở 1 Report (Báo cáo) theo 1 hay tiêu chí

stDocName = "R_CBVC"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Để lấy ra CBVC theo một tiêu chí nào đó ta cần phải gán lệnh trong

Query mà Report này có nguồn

[Forms]![Form_Chon]![CB1]

+Lệnh này được thực hiện bởi On Click

Giải thich: Đoạn mã này dùng để mở Report (Báo cáo) để lấy ra Danh

sách CBVC của trường đã nhập trong cơ sở dữ liệu.

-Đoạn mã [Forms]![Form_Chon]![CB1] dùng để lấy số CBVC theo 1

tiêu chí được chọn trong hộp Combo Box, hộp này có tên là CB1, trong hộp

này có các trạng thái CBVC đang làm, CBVC chuyền đi, CBVC về hưu,

CBVC chết v.v…

d. Đoạn mã dùng để mở 1 Report (Báo cáo) theo nhiều hay tiêu chí

stDocName = "R_CBVC_Gioi"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

[Forms]![Form_Chon]![CB1]

[Forms]![Form_Chon]![CB2]

Giải thich: Đoạn mã này dùng để mở Report (Báo cáo) để lấy ra Danh

sách CBVC của trường đã nhập trong cơ sở dữ liệu.

-[Forms]![Form_Chon]![CB1] để lấy theo tiêu chí chọn ở hộp CB1 là

Đang làm hay Đã chuyển

-[Forms]![Form_Chon]![CB2] để lấy theo tiêu chí chọn ở hộp CB2 là

Nam hay Nữ

e. Đoạn mã dùng để hiện ảnh, Icon khi di con trỏ vào mỗi nút

Me.Image1.Visible = True

Me.Image3.Visible = False

Me.Image2.Visible = False

Giải thich: Đoạn mã 1 khi đưa con trỏ vào nút thứ nhất sẽ hiện ảnh

Image1 và làm ẩn Image2 và ẩn Image3

+Mục này ở On Mouse Move (Di chuyển chuột)

f. Đoạn mã dùng để hiện tuổi khi nhập ngày, tháng, năm sinh

=IIf([Ngaysinh]="",0,Year(Now())-Right([Ngaysinh],4))

Giải thich: Nếu ở trường dữ liệu “Ngaysinh” là trống thì kết quả là 0,

còn lại sẽ bằng năm hiện tại trừ bên phải của trường ngày sinh lấy ra 4 số

g. Đoạn mã dùng để hiện tuổi đảng khi nhập ngày vào đảng

=IIf([Ngayvaodang]="",0,Year(Now())-Right([Ngayvaodang],4))

Giải thich: Nếu ở trường dữ liệu “Ngayvaodang” là trống thì kết quả là

0, còn lại sẽ bằng năm hiện tại trừ bên phải của trường ngày vào đảng lấy ra 4

số

h. Đoạn mã dùng để tính số năm, số tháng trong quân ngũ

Hàm để tính số năm đi bộ đội được tính từ ngày nhập ngũ đến ngày ra

quân

=IIf([Ngaynhapngu]<>0,Int(([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])/365),0)

Hàm để tính số thangs đi bộ đội được tính từ ngày nhập ngũ đến ngày

ra quân

=IIf([Ngaynhapngu]<>0,Int((([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])-

365)/30),0) Mod 12

i. Đoạn mã dùng để tự động đánh dấu kiểm vào ô Là đảng viên,

đảng viên dự bị

Giải thich: Nếu nhập Ngày vào đảng sau đó ấn Enter thì dấu kiểm sẽ tự

đánh dấu vào ô Là đảng viên và Đảng viên dự bị

+ Mục này ở mục After Update của trường Ngày vào đảng

If IsNull(Me.Ngayvaodang.Value) Then

Me.LaDV.Value = False

Me.DVDB.Value = False

Else

Me.LaDV.Value = True

Me.DVDB.Value = False

Me.DVDB.Value = True

End If

k. Đoạn mã dùng để tự động đánh dấu kiểm vào ô Là đảng viên

chính thức và bỏ dấu kiểm ở ô ĐV dự bị

Giải thich: Nếu nhập Ngày chính thức sau đó ấn Enter thì dấu kiểm sẽ

tự đánh dấu vào ô Là đảng viên chính thức và bỏ dấu kiểm ở ô Đảng viên dự

bị

+Mục này ở mục After Update của trường Ngày chính thức

If IsNull(Me.Ngaychinhthuc.Value) Then

Me.DVCT.Value = False

Me.DVDB.Value = False

Me.DVDB.Value = True

Else

Me.DVCT.Value = True

Me.DVDB.Value = False

End If

l. Đoạn mã dùng để chọn mục này thì hủy mục khác

Trong phần mềm QLCB có 2 mục thí dụ Miễn sinh hoạt và Sinh hoạt 2

chiều, nếu chọn Miễn sinh hoạt thì sẽ hủy Sinh hoạt 2 chiều và ngược lại

+Lệnh này ở Mục On Click

If Me.MienSH.Value = True Then

Me.SH2chieu.Value = False

End If

m. Đoạn mã dùng để chọn trong quan hệ nếu là con sẽ hiện số 1

+ Nếu trong cột Quan hệ ta chọn Con thì cột kết quả sẽ hiện 1

=IIf([Quanhe]="Con","1","")

+ Hàm để đếm các số 1 xuất hiện với quan hệ là con

=Count(IIf([Quanhe]="Con",1))

+ hàm để cảnh báo những người có 3 con trở lên

=IIf([Socon]>=3,Yes,No)

3.1.2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.2.1) Hướng dẫn kích hoạt Macro

Đối với kích hoạt Macro trong Access 2003

+Khởi động Access 2003

+Nháy vào Tools \ Macro \ Security

+Đánh dấu kiểm vào mục Low....

+Bấm OK

+Chọn Yes

Đóng cửa sổ chương trình và mở lại

Đối với kích hoạt Macro trong Access 2007

Lỗi có thể xảy ra đối với các phần mềm viết trên Access như: không

hiện ảnh, không hiện số tiền, để khắc phục tình trạng này bạn phải kích hoạt

Macro, cách làm như sau:

-Nháy vào Start \ Programs \ Microsoft Office \Microsoft Office

Access 2007

-Nháy vào nút Office Button chọn Access Options\

+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center

Settings

+Nháy vào Macro Settings bên trái

+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all

macros…

+Bấm OK, OK

Đối với kích hoạt Macro trong Access 2010

+Khởi động Access 2010

+Nháy vào File chọn mục Options

+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center

Settings

+Nháy vào Macro Settings bên trái

+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all

macros…

+Bấm OK, OK

3.1.2.2) Thiết lập ẩn Panel khi sử dụng trên Access 2007, Access2010

+Khởi động Access 2010

+Nếu người dùng nháy vào >> thì các Form sẽ hiện ra và họ có thể truy

cập và sửa dữ liệu sẽ làm sai lệch thông tin. Vì vậy để cho ẩn Pane làm như sau:

+Nháy vào File chọn mục Options

+Tìm mục Current Database tìm mục Display Navigation Pane hủy bỏ

dấu kiểm sau đó bấm OK, OK khởi động lại chương trình chúng ta sẽ không

thấy Pane hiện ra nữa và người dùng không thể thâm nhập vào các Form để

thay đổi thông tin trong phần mềm.

3.1.2.3) Thiết lập chế độ ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt

Đây là khâu rất quan trọng vì liên quan đến ngày sinh của cán bộ viên

chức, để đảm bảo tính chính xác của ngày sinh ta phải thiết lập ngày sinh theo

kiểu người Việt thường dùng theo thứ tự ngày, tháng, năm

Để thiết lập ngày, tháng, năm ta làm như sau:

Đối với các máy cài Win7

+Nháy vào nút Start chọn Control Panel

+Nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language

+Nháy vào mục Additional settings

+Nháy Nhãn Date

+Mục Short date chọn dd-MM-yyyy

+Mục Long date chọn dd-MM-yyyy

+Bấm OK

3.1.2.4) Hướng dẫn đăng nhập chương trình

Sau khi đã kích hoạt Macro chúng ta tiến hành khởi động chương trình

bằng cách nháy đúp chuột vào tên phần mềm là QLNS

+Bấm chọn trong hộp Combo Box để chọn quyền đăng nhập

Nếu chọn quyền là người khai thác sử dụng ta bấm chọn Khai thác

bấm OK

Giao diện màn hình như sau:

Nhìn vào đây ta thấy các nút lệnh sẽ bị mờ đi và không thể truy cập

được, chỉ có 1 nút sáng lên đó là nút Điện thoại.

Để tra cứu điện thoại, Email ta nháy vào nút Điện thoại

+Nháy vào dòng chữ TRA CỨU ĐIỆN THOẠI để trở ra

Nếu chọn quyền là người Cập nhật

+Bấm chọn Nhập CBVC bấm OK

+Giao diện màn hình hiện ra ta sẽ thấy các nút lệnh hiện ra chỉ có một

nút duy nhất bị mờ đó là nút mật khẩu

Nếu chọn quyền là người Quản trị hệ thống

+Bấm chọn mục Quản trị hệ thống bấm OK

Ta sẽ thấy các nút lệnh để cập nhật thông tin CBVC sẽ bị mờ đi chỉ duy

nhất nút Điện thoại sáng lên.

Với cách phân quyền như trên nhằm đảm bảo việc an toàn dữ liệu, công

việc của mỗi người được phân cấp và có giới hạn nhất định nhằm tránh xảy ra

các sai xót như sửa chữa, xóa dữ liệu.

3.1.2.5) Hướng dẫn việc phân quyền cho người dùng

Khi sử dụng phần mềm Quản lí nhân sự việc chia sẽ thông tin và cập

nhật dữ liệu vào phần mềm sẽ được phân công cho 1 người hay 1 nhóm người

cùng thực hiện, mỗi người sẽ phụ trách 1 mảng công việc nào đó, thí dụ: một

người chuyên cập nhật thông tin sơ yếu lí lịch và thân nhân của CBVC, người

khác chuyên cập nhật việc đi học các lớp bồi dưỡng, đi công tác nước ngoài,

người khác chuyên cập nhật việc phân loại đánh giá CBVC hàng năm và công

tác thi đua, khen thưởng, kỉ luật, người khác chuyên theo dõi nghỉ phép, thai

sản, bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu và chuyển công tác khỏi cơ quan.

Như vậy ta thấy mỗi người có những nhiệm vụ khác nhau vì vậy cần

phải phân quyền và mật khẩu cho mỗi nhóm các bước như sau:

+Khởi động chương trình QLNS

+Bấm chọn tên đăng nhập là Quản trị hệ thống, nhập mật khẩu, bấm

+Bấm chọn nút mật khẩu

+Giao diện hiện ra như hình dưới đây

Để thay đổi quyền ta nháy vào nhãn Quyền và thay quyền ở cột bên

phải

+Để thay đổi mật khẩu đăng nhập ta nháy vào nhãn Mật khẩu

+Chọn cột Tên mật khẩu và tiến hành thay đổi mật khẩu của từng nhóm

+Nháy vào dòng chữ ĐỔI MẬT KHẨU VÀ PHÂN QUYỀN để trở ra

3.1.2.6) Hướng dẫn bổ sung và chuẩn hóa dữ liệu

Khi xây dựng phần mềm điều đầu tiên cần phải quan tâm đó là việc

chuẩn hóa dữ liệu, vấn đề đặt ra là tại sao lại phải chuẩn hóa? Chuẩn hóa có

tác dụng gì đối với người sử dụng?

Như tôi đã nêu ở phần trên một phần mềm do nhiều người vận hành và

nhập liệu vì vậy có thể dẫn đến cách nhập tùy tiện không thống nhất, mỗi

người nhập một kiểu có thể lấy vài ví dụ sau đây để minh họa về việc nhập tự

do:

Thí dụ: Giới tính có thể nhập

Nam, nam, Nữ, Nữ, NAM, NỮ

Nếu chúng ta nhập tùy tiện mỗi người một kiểu sẽ dẫn đến một hệ lụy

là khi trích xuất các báo cáo máy tính sẽ không tìm ra đầy đủ theo yêu cầu của

bạn. Chính vì vậy việc chuẩn hóa dữ liệu là vô cùng cần thiết và phải được

chú trọng

Trong phần mềm chúng tôi đã sử dụng ComboBox để giúp người sử

dụng nhập dữ liệu nhanh, chính xác với việc sử dụng ComboBox đẻ người sử

dụng chỉ cần chọn các giá trị trong danh sách mà không cần nhập bằng tay.

Trong quá trình cập nhật dữ liệu việc bổ sung thông tin luôn diễn ra do

các biến động về tổ chức bộ máy, các chức danh, chức vụ diễn ra thường

xuyên vì vậy để đáp ứng kịp thời cập nhật các biến động chúng ta phải cập

nhật các bổ sung đó cách làm như sau:

+Nháy vào nút Bổ sung

Ở đây có rất nhiều bảng cần bổ sung như:

Bảng đơn vị

+Để xóa 1 đơn vị ta chọn đơn vị cần xóa (Bôi đen) ấn phím Delete

+Để thêm một đơn vị mới ta kéo thanh trượt xuống dưới cùng và thêm

đơn vị mới vào dòng cuối, đối với các bảng khác ta cũng làm tương tự, các

bảng tiếp theo gồm có: Bảng chi bộ, Bảng Năm, Bảng Biên chế, Bảng hiện

trạng, Bảng học vị, Bảng học hàm, Bảng chức danh, Bảng chức vụ, Bảng

Quan hệ, Bảng tiếng, Bảng dân tộc, Bảng tôn giáo, Bảng tình trạng thẻ đảng,

Bảng đơn vị khen, Bảng phân loại CBVC.

Như vậy chúng ta thấy có rất nhiều bảng chúng ta phải cập nhật và bổ sung

để thêm các thông tin mới cho phù hợp với thực tế và các văn bản hiện hành.

3.1.2.7) Hướng dẫn cập nhật thông tin CBVC

Cập nhật thông tin CBVC là nội dung cơ bản của phần mềm, việc cập

nhật nội dung được thực hiện theo Quyết định Số: 06/2007/QĐ-BNV ngày 18

tháng 6 năm 2007 về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và

mẫu biểu quản lí hồ sơ cán bộ, công chức, tuy nhiên tùy theo yêu cầu của mỗi

cơ quan có thể bổ sung thêm một số trường dữ liệu để thuận tiện cho việc

quản lí.

Để cập nhật ta khởi động chương trình và chọn Cập nhật CBVC nhập

mật khẩu và bấm OK để đăng nhập.

+Bấm chọn nút Nhập CBVC để đăng nhập

+Để cập nhật thông tin của 1 CBVC bất kì ta bấm chọn trong danh sách

hoặc nhập mã CBVC.

+Nếu người cập nhật không nhập ngày, tháng, năm sinh và chuyển qua

trường dữ liệu khác sẽ hiện ra hộp cảnh báo buộc bạn phải nhập thông tin vào.

Mục đích của việc làm này để yêu cầu người nhập phải nhập đầy đủ

tránh bỏ xót.

+Đối với các trường dữ liệu là các hộp Combo Box ta chỉ việc bấm

chọn trong danh sách, tuy nhiên nếu người dùng bỏ qua không bấm chọn thì

chương trình cũng không cho phép nhập tiếp.

Thí dụ: không chọn giới tính chương trình sẽ hiện ra hộp cảnh báo là

Bạn phải chọn giới tính

Các hộp Combo Box khác cũng tương tự có cảnh báo như vậy nếu

người cập nhật bỏ trống.

+Một nội dung quan trọng liên quan đến thân nhân của CBVC đó là

cập nhật hàng năm việc sinh con hay cưới vợ.

Khi chọn 1 CBVC bất kì phía dưới Form bao giờ cũng gắn liền bảng

thân nhân của CBVC đó, việc thiết kế bảng thân nhân gắn liền với mỗi CBVC

sẽ rất thuận tiện khi nhập liệu, để nhập thông tin thân nhân làm như sau:

+Nhập số thứ tự 1,2,3 trong cột số thứ tự

+Nhập học tên các con và vợ ở cột Họ tên

+Nhập ngày, tháng, năm sinh của từng người ở cột ngày sinh

+Bấm chọn mục quan hệ là vợ hay con

+Tại cột số con sẽ tự động cập nhật nếu quan hệ là con sẽ hiện số 1

Ở phía trên Form_CBVC tại ô Số con sẽ tự động cập nhật, mục đích để

sau này lấy ra các CBVC có từ 3 con trở lên.

Cập nhật phân loại CBVC hàng năm

Hàng năm các cơ quan đều tiến hành phân loại CBVC và xếp loại thi

đua cho các cá nhân, để cập nhật việc phân loại ta nháy vào Menu cập nhật

chọn mục Phân loại CBVC.

+ Giao diện màn hình hiện ra như dưới đây:

+ Bấm chọn năm bình xét, theo mặc định chương trình sẽ tự động hiện

năm hiện tại vì vậy ta không phải chọn.

+ Trong cột họ và tên ta bấm chọn từng người trong danh sách.

+ Cột phân loại bấm chọn kết quả bình xét

+ Cột danh hiệu bấm chọn danh hiệu

+ Nháy vào nhãn PHÂN LOẠI CBVC HÀNG NĂM để trở ra

Cập nhật khen thưởng CBVC hàng năm

Hàng năm các cơ quan, tổ chức đều thực hiện việc khen thưởng đối với

cá nhân và tập thể có nhiều thành tích trong công tác, cách thực hiện như sau:

+Bấm chọn Menu Cập nhật chọn mục Khen CBVC

Giao diện màn hình hiện ra như sau:

+ Bấm chọn năm theo mặc định chương trình sẽ hiện năm hiện tại.

+ Bấm chọn Họ và tên

+ Cập nhật ở cột Loại khen là Giấy khen hay Bằng khen

+ Cập nhật cột cấp khen

+ Cập nhật số Quyết định

+ Cập nhật ngày quyết định

Cập nhật khen thưởng tập thể hàng năm

Ngoài việc khen thưởng CBVC hàng năm các cơ quan còn tổ chức

khen thưởng các đơn vị tập thể có thành tích trong công tác, cách thực hiện

như sau:

+ Nháy vào Menu Cập nhật chọn mục Khen Tập Thể

Giao diện màn hình hiện ra như sau:

+ Bấm chọn năm

+ Chọn đơn vị được khen

+ Nhập hình thức khen

+ Nhập cấp khen

+ Nhập Số Quyết định khen

+ Nhập ngày của Quyết định

Các chức năng khác như: Kỉ luật CBVC, Cử đi học, Bổ nhiệm, Về hưu,

Chuyển đi cũng làm tương tự.

3.1.2.8) Hướng dẫn nhập, xuất dư liệu từ Excel, trích xuất báo cáo

theo tiêu chí

Hướng dẫn cập nhật dữ liệu từ Excel vào phần mềm

Để thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu đã có từ File Excel làm như

+ Cấu trúc của File Excel phải giống với cấu trúc của Bang_CBVC của

phần mềm

+ Mở Form nhập dữ liệu từ Excel và khai báo đường dẫn, vùng dữ liệu

vào 2 ô

Giải thích:

C:\Nguyen\Bang_CBVC.xls được hiểu là File Excel có tên là

Bang_CBVC được để ở ổ C trong thư mục Nguyen

Bang_CBVC!A1:BA500 ô này chứa vùng dữ liệu từ A1 đến cột

BA500 có nghĩa là cho phép nhập 500 CBVC

Bang_CBVC đây là tên File Excel chứa dữ liệu đã nhập

+ Nháy vào thực đơn Thêm mới chọn mục Nhập dữ liệu từ Excel

Để cập nhật dữ liệu từ Excel ta chỉ cần nháy chuột vào nút OK.

Hộp thoại hiện ra yêu cầu xác minh lại lệnh, ta bấm Yes

Hướng dẫn xuất dữ liệu ra Excel để lưu dự phòng

Để đề phòng việc mất dữ liệu do Virus gây ra hoặc người khác xóa

nhầm ta phải tiến hành sao lưu dự phòng bằng cách xuất ra các File Excel của

các bảng chưa dữ liệu và để chúng vào 1 thư mục nào đó, mỗi tập tin Excel

xuất ra đều gắn với thời gian xuất, thí dụ: Bang_CBVC2018.xls

+ Nháy vào thực đơn Thêm mới chọn mục Xuất dữ liệu ra File Excel

+ Nháy vào nút Bảng CBVC để xuất bảng chứa thông tin CBVC ra

Excel

+ Hộp cảnh báo hiện ra hỏi Bạn muốn xuất ra Excel phải không>

+ Bấm OK để chấp nhận

+ Lưu và đổi tên tập tin Excel có gắn theo năm, thí dụ:

Bang_CBVC2018.xls

3.1.2.9.Hướng dân in Báo cáo

Để in một báo cáo ta thực hiện các bước như sau;

+ Mở báo cáo cần in

+ Nháy vào File chọn Print hoặc ấn tổ hợp CTRL+P

+ Chọn tên máy in trong mục Name

+ Chọn mục All nếu in tất cả

+ Bấm OK để in

3.2. Sản phẩm của luận văn

Sản phẩm của luận văn bao gồm:

+ Lấy ra được 59 báo cáo về nhân sự với các tiêu chí khác nhau.

+ Tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm.

+ Tài liệu hướng dẫn cập nhật dữ liệu vào phần mềm

+ Tài liệu hướng dẫn phân quyền và thay đổi mật khẩu cho người dùng

+ Tài liệu hướng dẫn tra tìm, in ấn báo cáo

+ Phần mềm quản lí nhân sự chứa dữ liệu

+ Đĩa CD chứa phần mềm và tài liệu, luận văn

3.3. Đánh giá tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự.

Sau một thời gian nghiên cứu và chỉnh sửa, chạy thử đến nay phần mềm

đã có thể vận hành được, phần mềm đã chạy trên máy tính cài Access2003, trên

máy tính cài Access 2007 và Access2010 đều hoạt động tốt, tuy nhiên người

dùng cần lưu ý trước khi sử dụng phần mềm cần khởi động Access sau đó

kích hoạt Macro theo hướng dẫn mới sử dụng được.

Chỉ cần Copy vào một thư mục trong ổ D là sử dụng được ngay mà

không cần cài đặt.

Do thời gian ngắn với một sinh viên không chuyên về lập trình đây quả

là một khó khăn lớn, tuy nhiên được sự giúp đỡ nhiệt tình, cách chỉ bảo tận

tình đơn giản, dễ hiểu với phương châm dắt tay chỉ việc của giáo viên hướng

dẫn, em đã hiểu và xây dựng ý tưởng và tự đề xuất hướng giải quyết.

Phần mềm đã đáp ứng cơ bản được những yêu cầu của lãnh đạo, lấy ra

được những báo cáo theo các tiêu chí khác nhau, đảm bảo tính chính xác,

nhanh chóng.

Tuy nhiên các số liệu của CBVC hiện tại của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội chưa được cập nhật đầy đủ sẽ phải cập nhật tiếp nếu được sử dụng.

3.4. Đề xuất một số phương hướng hoàn thiện công tác quản lý

nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Do thời gian có hạn không đủ thời gian để viết tiếp một vài Modul

quản lí em đề xuất hoàn thiện phần mềm với ý tưởng sau:

+ Bổ sung thêm Modul quản lí CBVC đi công tác và học tập tại nước

ngoài.

+Bổ sung thêm Modul quản lí việc đóng bảo hiểm cho CBVC hàng

tháng tại cơ quan quản lí CBVC cụ thể là tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

KẾT LUẬN

Tóm lại phần mềm quản lý nhân sự là một phần mềm rất hữu ích, nó

giúp cho việc quản lý của các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức được dễ dàng

nhanh chóng và thuận tiện từ đó giúp cho việc quản lý được dễ dàng, nhanh

chóng và thuận tiện hơn.

Qua thực tiễn nghiên cứu cho thấy để hệ thống quản lý thông tin nhân

sự thật sự là giải pháp tự động hóa quản lý nhân sự, giúp khối cơ quan tổ chức

không những chỉ quản lý thông tin cá nhân đơn thuần của nhân sự mà còn

quản lý được các quá trình tuyển dụng và đào tạo; xây dựng quy trình quản lý,

tính lương, xét chế độ khen thưởng, kỷ luật một các chuyên nghiệp và hiệu

quả nhất thì cần phải có một hệ thống được thiết kế dựa trên một kiến trúc

hiện đại theo định hướng mở, có những khả năng tùy biến cao và không bị

ảnh hưởng bởi những thay đổi về cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII.

2. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về

ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước.

3. Thông tư Số: 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 Qui định về

chế độ báo cáo thống kê và Quản lí hồ sơ công chức.

4. Quyết định Số: 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 về việc ban

hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lí hồ sơ cán bộ,

công chức.

5. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội

vụ về việc Ban hành mẫu biểu quản lí hồ sơ cán bộ, công chức.

6. TS.Huỳnh Quyết Thắng (2002), Giáo trình Access và ứng dụng, Nhà xuất

bản Giáo dục, Hà Nội.

7. Cơ sở khoa học quản lý (1997), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.

8. Khoa học quản lý (2001), tập 1, Trường Đại học KTQD, Hà Nội.

9. Harold Koontz, Cyri Ọ donnell và Heinz Weihrich, Những vấn đề cốt yếu

của quản lí.

PHỤ LỤC

1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ về việc Ban hành mẫu biểu quản lí hồ sơ cán bộ, công chức.

Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý CBCC …… Số hiệu cán bộ, công chức: ……

Cơ quan, đơn vị sử dụng CBCC ……………………

SƠ YẾU LÝ LỊCH CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

1) Họ và tên khai sinh (viết chữ in hoa): ........................................

2) Tên gọi khác: ...............................................................................

3) Sinh ngày: … tháng … năm ……, Giới tính (nam, nữ): ........... Ảnh màu (4 x 6 cm)

4) Nơi sinh: Xã ……………, Huyện …………, Tỉnh ...................

5) Quê quán: Xã …….…… , Huyện …………, Tỉnh ...................

6) Dân tộc: ………………………………, 7) Tôn giáo: ......................................

8) Nơi đăng ký bộ khẩu thường trú: ......................................................................

(Số nhà, đường phố, thành phố, xóm, thôn, xã, huyện, tỉnh)

9) Nơi ở hiện nay: ..................................................................................................

(Số nhà, đường phố, thành phố, xóm, thôn, xã, huyện, tỉnh)

10) Nghề nghiệp khi được tuyển dụng: .................................................................

11) Ngày tuyển dụng: …/…/……, Cơ quan tuyển dụng: .....................................

12) Chức vụ (chức danh) hiện tại: .........................................................................

(Về chính quyền hoặc Đảng, đoàn thể, kể cả chức vụ kiêm nhiệm)

13) Công việc chính được giao: ............................................................................

14) Ngạch công chức (viên chức): ………………………, Mã ngạch: ................

Bậc lương:……, Hệ số:……, Ngày hưởng:…/…/……,

Phụ cấp chức vụ:……, Phụ cấp khác: ……

15.1- Trình độ giáo dục phổ thông (đã tốt nghiệp lớp mấy/thuộc hệ nào): ...........

15.2- Trình độ chuyên môn cao nhất: ....................................................................

(TSKH, TS, Ths, cử nhân, kỹ sư, cao đẳng, trung cấp, sơ cấp, chuyên ngành)

15.3- Lý luận chính trị: ………………… 15.4-Quản lý nhà nước: ...................... (Cao cấp, trung cấp, sơ cấp và tương đương) (chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính, chuyên viên, cán sự,........)

15.5- Ngoại ngữ:………………………, 15.6-Tin học: .......................................

(Tên ngoại ngữ + Trình độ A, B, C, D......) (Trình độ A, B, C,.......)

16) Ngày vào Đảng Cộng sản Việt Nam:…/…/……, Ngày chính thức:…/…/……

17) Ngày tham gia tổ chức chính trị - xã hội: .......................................................

(Ngày tham gia tổ chức: Đoàn, Hội,..... và làm việc gì trong tổ chức đó)

18) Ngày nhập ngũ:…/…/……, Ngày xuất ngũ: …/…/…… Quân hàm cao nhất: ................................................................................................................................

19) Danh hiệu được phong tặng cao nhất .............................................................

(Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang; nhà giáo, thày thuốc, nghệ sĩ nhân dân và ưu tú, …)

20) Sở trường công tác: .........................................................................................

21) Khen thưởng: ……………………, 22) Kỷ luật: ............................................ (Hình thức cao nhất, năm nào)

(về đảng, chính quyền, đoàn thể hình thức cao nhất, năm nào)

23) Tình trạng sức khoẻ: ……, Chiều cao:…, Cân nặng:….kg, Nhóm máu:……

24) Là thương binh hạng: …./……, Là con gia đình chính sách: ........................

(Con thương binh, con liệt sĩ, người nhiễm chất độc da cam Dioxin)

25) Số chứng minh nhân dân: ............................................Ngày cấp: …/…/……

26) Số sổ BHXH: ..................................................................................................

27) Đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học

Tên trường bằng, chỉ, Chuyên ngành đào tạo, bồi dưỡng Từ tháng, năm - đến tháng, năm Hình thức đào tạo Văn chứng trình độ gì

…/……- …/……

Ghi chú: Hình thức đào tạo: Chính quy, tại chức, chuyên tu, bồi dưỡng ..../ Văn bằng: TSKH, TS, Ths, Cử nhân, Kỹ sư ............

28) Tóm tắt quá trình công tác

Từ tháng, năm đến tháng, năm Chức danh, chức vụ, đơn vị công tác (đảng, chính quyền, đoàn thể, tổ chức xã hội), kể cả thời gian được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ,......

29) Đặc điểm lịch sử bản thân:

- Khai rõ: bị bắt, bị tù (từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào, ở đâu), đã khai báo cho ai, những vấn đề gì? Bản thân có làm việc trong chế độ cũ (cơ quan, đơn vị nào, địa điểm, chức danh, chức vụ, thời gian làm việc ....)

................................................................................................................................

- Tham gia hoặc có quan hệ với các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội nào ở nước ngoài (làm gì, tổ chức nào, đặt trụ sở ở đâu .........?):

................................................................................................................................

- Có thân nhân (Cha, Mẹ, Vợ, Chồng, con, anh chị em ruột) ở nước ngoài (làm gì, địa chỉ ........)?

................................................................................................................................

30) Quan hệ gia đình

a) Về bản thân: Cha, Mẹ, Vợ (hoặc chồng), các con, anh chị em ruột

Họ và tên Mối quan hệ Năm sinh

Quê quán, nghề nghiệp, chức danh, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); thành viên các tổ chức chính trị - xã hội ........)

a) Về bên vợ (hoặc chồng): Cha, Mẹ, anh chị em ruột

Họ và tên Mối quan hệ Năm sinh

Quê quán, nghề nghiệp, chức danh, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); thành viên các tổ chức chính trị - xã hội ........)

31) Diễn biến quá trình lương của cán bộ, công chức

Tháng/năm

Mã ngạch/bậc

Hệ số lương

32) Nhận xét, đánh giá của cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức

................................................................................................................................

………………. Ngày… tháng… năm ……

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng CBCC (Ký tên, đóng dấu)

Người khai Tôi xin cam đoan những lời khai trên đây là đúng sự thật (Ký tên, ghi rõ họ tên)

Tr.67

Khóa luận tốt nghiệp Quản trị nhân lực: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC