Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN HỮU DANH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ HUYỀN

Mã số sinh viên

: 1405QTVB019

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Đƣợc sự đồng ý của Khoa Quản trị Văn phòng và sự hƣớng dẫn tận tình của

thầy giáo ThS. Nguyễn Hữu Danh tôi đã hoàn thành đề tài nghiên cứu “Hiện đại hóa

công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam”.

Không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay

nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của ngƣời khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu

học tập ở Trƣờng đến nay, tôi đã nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý

Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin gửi đến quý Thầy Cô ở

Khoa Quản trị Văn phòng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt

vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại Trƣờng.

Đặc biệt hơn, tôi xin dành lòng kính trọng và tình cảm chân thành tới Ngƣời

Thầy đã tâm huyết giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện nhiệm vụ đề tài.

Tôi xin đƣợc cảm ơn tới Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã

hội Việt Nam cũng nhƣ các cô, các chị trong Phòng Lƣu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ và

ủng hộ tôi trong quá trình điều tra, khảo sát và thu thập tài liệu phục vụ cho đề tài.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính

mong nhận đƣợc sự góp ý, chỉ bảo của các Thầy, Cô trong Khoa, bạn bè và những

ngƣời quan tâm để đề tài đƣợc hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn.

Ngày 22 tháng 03 năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi.

Các tài liệu, số liệu đƣợc sử dụng trong bài có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo

đúng quy định. Nội dung phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với

thực tiễn. Các kết quả này chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc Nhà trƣờng về sự cam đoan này.

Hà Nội, Ngày 22 tháng 03 năm 2018

Tác giả

Nguyễn Thị Huyền

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

1 CBCC Cán bộ công chức

2 CVP Chánh văn phòng

3 HĐH Hiện đại hóa

4 NXB ĐHKTQD Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

5 KHXH Khoa học xã hội

6 VHL Viện Hàn lâm

7 VT Văn thƣ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 1

2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ...................................................................................... 3

3. Mục tiêu của đề tài .................................................................................................. 5

4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................................. 5 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu .............................................................................. 6 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................................. 6 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ......................................................................................... 6

8. Ý nghĩa của đề tài .................................................................................................... 7

9. Bố cục của đề tài ..................................................................................................... 8

Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN

PHÒNG TẠI VIỆT NAM ............................................................................................ 9

1.1 Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng ....................................... 9 1.1.1 Khái niệm về văn phòng ................................................................................. 9

1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ................................................. 10

1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng .................................................................... 17

1.2. Khái niệm về hiện đại hóa trong văn phòng .................................................. 18 1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa ............................................................................ 18

1.2.2. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng ........................................... 19

1.2.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác Văn phòng ............................ 20

1.2.4. Nội dung cơ bản trong công tác hiện đại hóa văn phòng ............................ 21

*Tiểu kết ................................................................................................................... 22

Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA ................................... 23

VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM .................. 23 2.1. Khái quát chung về Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ................... 23 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt

Nam ........................................................................................................................ 23

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm ............................................................... 25

2.2. Khái quát chung về Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ..... 28 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Viện Hàn lâm ................. 28 2.2.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 30

2.3. Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ...................................................................................... 30 2.3.1. Tình hình nhân sự trong Văn phòng ........................................................... 30

2.3.2. Thực tiễn thực hiện nghiệp vụ hành chính .................................................. 35

2.3.3. Các cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng .................................................... 47 2.3.4. Kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn

phòng ..................................................................................................................... 48

2.3.5 Thực tiễn bài trí phòng làm việc trong Văn phòng ....................................... 49

2.4. Đánh giá chung ................................................................................................. 50 2.4.1. Ƣu điểm ....................................................................................................... 50 2.4.2. Hạn chế ........................................................................................................ 52 2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................................ 54

*Tiểu kết ................................................................................................................... 55

Chƣơng 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA TRONG VĂN PHÕNG ........................................................................ 56

3.1. Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa trong văn phòng ........................ 56 3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng ......................... 56

3.1.2. Nâng cao công tác tham mƣu của Văn phòng đối với Ban Lãnh đạo Viện . 57

3.1.3. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự trong Văn phòng ............................. 59

3.1.4. Nâng cao trách nhiệm và tác phong làm việc của đội ngũ nhân sự ............. 60

3.1.5. Đầu tƣ mua sắm, bổ sung, thay thế trang thiết bị trong văn phòng ............. 61

3.1.6. Nâng cao công tác tổ chức, thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính 61

3.1.7. Nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin ....................................... 62

3.1.8. Cải tiến về môi trƣờng làm việc .................................................................. 62

3.1.9. Sắp xếp phòng làm việc của Văn phòng theo hƣớng Văn phòng mở .......... 63

*Tiểu kết ................................................................................................................... 64

KẾT LUẬN ................................................................................................................. 65

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 66 PHỤ LỤC .................................................................................................................... 67

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Hình 1: Bảng Thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng .............. 31 Hình 2: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn của công chức, nhân viên ........ 32

Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 ....................................... 32

Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng .............................. 33

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ............................................................................ 33

Hình 4: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đến - đi từ năm (2013-2016) ............. 36 Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu của Phòng Lƣu trữ ........................... 44

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa mạnh m nhƣ hiện nay, công tác

hiện đại hóa văn phòng là một trong những khâu quan trọng, giúp thúc đ y sự hội

nhập, sự phát triển chung của nền kinh tế. Để việc cải cách hành chính, cải cách

phƣơng thức làm việc đạt hiệu quả, sự hiện đại hóa công tác văn phòng, hiện đại hóa

con ngƣời, hiện đại hóa văn hóa công sở phải đi trƣớc một bƣớc, phải xem đây là

xƣơng sống của nền hành chính quốc gia.

Ngoài ra, hiện đại hóa văn phòng là một trong những nội dung chính của cải

cách nền hành chính mà đƣợc Đảng và Nhà nƣớc quan tâm sâu sắc. Tại Nghị quyết

Đại hội XI của Đảng, tháng 11-2011, Chính phủ đã ban hành Chƣơng trình tổng thể

cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020. Chƣơng trình gồm 6 nội dung là:

cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà

nƣớc; xây dựng và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách

tài chính công; hiện đại hóa hành chính. Đây là một chƣơng trình có tính chiến lƣợc,

định hƣớng và chỉ đạo toàn diện cho công tác cải cách hành chính nhà nƣớc trong thời

gian 10 năm và đƣợc chia làm 2 giai đoạn - giai đoạn I (2011 - 2015) và giai đoạn II

(2016 - 2020).

Hiểu r đƣợc tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phòng, trong thời gian

thực tập tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, bản thân đã có sự tìm hiểu,

nghiên cứu và thực nghiệm việc hiện đại hóa văn phòng. Dƣới góc độ là sinh viên thực

tập, bản thân đã dành sự quan tâm, chọn lựa một trong những vấn đề đang đƣợc rất

nhiều nhà nghiên cứu, các học giả tìm hiểu, phân tích, đánh giá - đó là mức độ cải cách

hành chính của nƣớc ta mà công tác hiện đại hóa văn phòng là một trong những yếu tố

quan trọng nh m giảm thiểu tối đa thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí cũng nhƣ công

sức lao động để hoàn thành nhiệm vụ.

Trong thời gian kiến tập và thực tập tại Viện Hàn lâm, bản thân nhận thấy vấn

đề hiện đại hóa công tác văn phòng đã có những chuyển biến tích cực, tuy vẫn còn

nhiều nội dung thực hiện chƣa tốt nhƣ vấn đề con ngƣời, máy móc trang thiết bị và

cách bài trí văn phòng,...cần đƣợc tập trung quan tâm hơn nữa. Qua tìm hiểu, nghiên

cứu, bản thân mạnh dạn đƣa ra một số giải pháp, góp phần nâng cao hoạt động của

Văn phòng Viện Hàn lâm theo hƣớng tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả.

Mặt khác, thực hiện đề tài này, s giúp cá nhân có thêm những kiến thức và hiểu biết

mới các lý luận về văn phòng, công tác văn phòng cũng nhƣ vấn đề hiện đại hóa trong văn

phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Với những lí do trên, tôi quyết định

lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt

Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Lĩnh vực hành chính văn phòng là đề tài đƣợc khá nhiều các tác giả quan tâm và

nghiên cứu nh m đáp ứng nhu cầu của xã hội về lĩnh vực này. Ở các khía cạnh khác nhau,

đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực hành chính văn phòng cũng nhƣ hiện đại hóa

trong văn phòng bao gồm các bài báo, tạp chí, sách, khóa luận, báo cáo, …

Tạp chí Cộng sản, (11/10/2016), chủ đề “Công nghiệp hóa, hiện đại hóa gắn

với phát triển kinh tế tri thức theo tinh thần Nghị quyết Đại hội XII của Đảng” đã đƣa

ra các ý hiểu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cho r ng “Hiện đại hóa là quá trình

tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ công nghệ ngày càng tiên tiến, hiện đại”. Ngoài

ra, Tạp chí còn nhấn mạnh đến vai trò của công nghệ thông tin, công nghệ sinh học,

công nghệ phần mềm... trong công tác hiện đại hóa đất nƣớc. Trong bài viết này, tạp

chí tập trung nói đến công nghiệp hóa hiện đại hóa nền hành chính của cả nƣớc, chƣa

gắn với một cơ quan nào cụ thể.

Nguyễn Mạnh Cƣờng, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 01/2013 có bài viết

"Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt

Nam. Tác giả đã đem đến những hiểu biết chung về mô hình văn phòng hiện đại, tiết

kiệm năng lƣợng và hiệu quả công việc qua việc giới thiệu và trình bày khái quát lợi

ích của Chƣơng trình Văn phòng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển

khai thực hiện “Chƣơng trình Văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức.

Ngô Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao

động thương binh và Xã hội” tác giả đã nghiên cứu và khảo sát về thực trạng hiện đại

hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động thƣơng binh và xã hội, đề tài đƣa ra các lý

luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng, đánh giá thực trạng công tác hiện đại

hóa văn phòng của Bộ.

Nguyễn Thành Độ, (2005) Giáo trình “Quản trị Văn phòng”, NXB Lao động -

Xã hội; Tác giả đề cập đến các nghiệp vụ của văn phòng nhƣ: Công tác tổ chức văn

phòng, tổ chức lao động văn phòng, thông tin trong nghiệp vụ văn phòng, một số

nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, soạn thảo văn

bản quản lý, công tác lƣu trữ. Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ trong

hoạt động văn phòng mà chƣa đề cập đến các vấn đề phát sinh, những khó khăn khi

thực hiện các quy trình nghiệp vụ đó, do vậy tác giả chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp

phù hợp.

Nguyễn Thị Nhƣ Hoa, (2009), Báo cáo thực tập tốt nghiệp, cơ quan thực tập tại

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Với giới hạn là một bài báo cáo, tác giả đã

tập trung nghiên cứu và sơ đồ hóa các quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng

Viện Hàn lâm nhƣ: Sơ đồ tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng, sơ đồ bố trí phòng làm

việc, sơ đồ tổ chức hội nghị, hội thảo, sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác

cho lãnh đạo, sơ đồ cung cấp thong tin cho lãnh đạo,… đề tài đã phát huy đƣợc khả

năng sơ đồ hóa các quy trình, nghiệp vụ trong văn phòng, tuy nhiên chƣa phản ánh

đƣợc thực trạng các hoạt động đó diễn ra nhƣ thế nào.

Đỗ Thị Liên, “Hiện đại hóa Lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội”.

Đề tài này tác giả tập trung nghiên cứu khía cạnh là sự cần thiết của việc hiện đại hóa

văn phòng và hiện đại hóa của lƣu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, chƣa

thể hiện đƣợc sự bao quát chức năng của văn phòng.

Trung Thị Ngân, đề tài : “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng

cục Hải quan”. Tác giả đƣa ra những lý luận về văn phòng cũng nhƣ hiện đại hóa văn

phòng, từ đó đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng của Văn phòng Tổng cục Hải

quan trên cơ sở trang thiết bị, con ngƣời, quy trình nghiệp vụ và đƣa ra những giải

pháp phù hợp cho Văn phòng cục Hải quan.

Vƣơng Thị Kim Thanh, (3/9/2009) “Quản trị Hành chính Văn phòng” NXB

Thống kê, cuốn sách này đƣợc tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập

nhật những quy định mới, nh m giúp bạn đọc hiểu đƣợc những khó khăn trong công

tác quản trị hành chính văn phòng. Nội dung cuốn sách gồm 4 phần chính, và 15

chƣơng, giữa các chƣơng có mối quan hệ chặt ch với nhau, cung cấp những kiến thức

và kỹ năng nghề nghiệp cho ngƣời làm công tác quản trị hành chính văn phòng, giúp

họ hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao.

Nguyễn Hữu Thân, (1996) “Quản trị Văn phòng”, NXB Thống kê Hà Nội. Tác

giả đề cập đến các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn

phòng, quản trị văn phòng và cách thức quản trị hành chính khoa học.

Lê Thị Thuận, (2012) đề tài “ Tình hình ứng dụng các dụng các phần mềm văn

phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” tác giả đã chỉ ra những khó khăn

và bất cập trong ứng dụng tin học và đƣa ra các giải pháp phù hợp cho cơ quan.

Phạm Thị Ánh Tuyết với đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm

nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường” đề tài tập

trung nghiên cứu các nội dung về tổ chức bộ máy và các nghiệp vụ trong Văn phòng

tại Sở Tài nguyên và Môi trƣờng.

Kỷ yếu Hội thảo khoa học – 2017 của Khoa Quản trị văn phòng Trƣờng Đại

học Nội vụ Hà Nội với những nội dung đƣợc trao đổi xoay quanh những vấn đề liên

quan đến lĩnh vực Quản trị văn phòng trong xã hội hiện nay. Ngoài ra còn nh m nâng

cao chất lƣợng giáo dục đào tạo nâng cao đội ngũ cán bộ nhân sự trong tƣơng lai.

Tóm lại, tất cả các bài viết trên mới chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu về văn phòng

và công tác văn phòng ở mức độ còn chung chung, chƣa thực sự gắn với cơ quan nào

cụ thể và chƣa có một đề tài nào nghiên cứu về tình hình hiện đại hóa trong văn phòng

tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Chính vì vậy, đề tài “Hiện đại hóa

công tác văn phòng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” là một đề tài hoàn

toàn không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào.

3. Mục tiêu của đề tài

- Mục tiêu của đề tài là tập trung nghiên cứu thực trạng công tác hiện đại hóa

trong văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam để từ đó đƣa

ra những giải pháp phù hợp nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện

Hàn lâm.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Sƣu tầm sách, tạp chí, các giáo trình, các đề tài khoa học, các văn bản quy

định có liên quan đến văn phòng, công tác văn phòng nh m cung cấp hệ thống các lý

thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu;

- Tiến hành khảo sát, phân tích, thực trạng công tác hiện đại hóa tại Văn

phòng Viện Hàn lâm nh m đƣa ra những đánh giá cụ thể (những mặt tích cực và hạn

chế, nguyên nhân dẫn đến hạn chế) trongcông tác hiện đại hóa văn phòng;

- Nghiên cứu và đề xuất những giải pháp, kiến nghị nh m hoàn thiện công tác

hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm.

5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vào các nội dung xoay

quanh vấn đề hiện đại hóa trong công tác văn phòng.

- Phạm vị nghiên cứu:

+ Phạm vi về nội dung nghiên cứu của đề tài: Đề tài tập trung vào các nội dung

cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng (ứng dụng công nghệ thông tin,

nhân sự làm trong văn phòng, quy trình nghiệp vụ hành chính và trang thiết bị

văn phòng)

+ Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tại Văn phòng Viện Hàn lâm

KHXH Việt Nam cụ thể hơn là 03 phòng, 1 là Phòng Lƣu trữ, 2 là Văn thƣ

hành chính, 3 là Phòng cơ sở vật chất

+ Phạm vi về thời gian: Đề tài tìm hiểu hiện đại hóa trong công tác văn phòng

từ năm 2012 đến hết năm 2017. Đây là mốc thời gian quan trọng, trải qua nhiều

lần đổi tên Viện chính thức có tên là “Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” nhƣ

ngày nay.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của

mỗi cơ quan tổ chức. Thực hiện nội dung hiện đại hóa trong công tác văn phòng là

yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phƣơng thức và nề lối làm việc

nâng cao chất lƣợng hiệu quả của công tác lãnh đạo. chính vì vậy, vấn đề này đã đƣợc

Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm quan tâm. Tuy nhiên, vẫn chƣa có sự đồng bộ

hóa và thống nhất cao trong công tác triển khai và thực hiện. Do đó, chƣa phát huy hết

hiệu quả của văn phòng đem lại. Vì thế, cần phải nghiên cứu về mặt lý luận, thực tiễn

vấn đề của hiện đại hóa trong công tác vă phòng nh m nâng cao trách nhiệm của lãnh

đạo nhân viên cũng nhƣ chất lƣợng của hiện đại hóa trong văn phòng.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài “Hiện đại hóa trong công tác văn phòng tại Văn phòng Viện

Hàn lâm KHXH Việt Nam” , bài báo cáo sử dụng các phƣơng pháp chính sau:

- Phƣơng pháp duy vật biện chứng và phƣơng pháp duy vật lịch sử:

Đề tài sử dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng để thấy mối liên hệ và sự phát

triển của các sự vật, hiện tƣợng nhƣ sự phát triển của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam,

mối quan hệ giữa Văn phòng với các phòng ban khác, …tìm hiểu các lý thuyết trên cơ

sở kế thừa và phát huy hệ thống lý thuyết liên quan đến văn phòng và công tác văn

phòng. Phƣơng pháp duy vật lịch sử nh m nghiên cứu quá trình phát triển của Viện

Hàn lâm cũng nhƣ quá trình phát triển của Văn phòng theo chiều dài lịch sử của nó.

(từ năm 2012 tới 2018)

- Phƣơng pháp điều tra b ng bảng hỏi: Để nắm đƣợc những ý kiến, các quan

điểm khác nhau của Ban Lãnh đạo, nhân viên trong Văn phòng, cá nhân đã sử dụng

phƣơng pháp điều tra b ng bảng hỏi để thu thập các ý kiến từ đó có đƣợc các thông tin

khách quan và đa chiều nhất.

- Phƣơng pháp quan sát, mô tả: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng nhiều nhất

trong quá trình thực tập và kiến tập cá nhân đã áp dụng nh m quan sát các hoạt động

của CBCC, nhân viên, lề lối tác phong làm việc cũng nhƣ các máy móc trang thiết bị

và môi trƣờng cảnh quan để từ đó phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn

phòng của Văn phòng Viện Hàn lâm.

- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên các lý luận đã có, cá nhân s hệ

thống hóa những số liệu và thông tin thu thập đƣợc tiến hành phân tích và đánh giá

theo từng nội dung.

- Phƣơng pháp so sánh: Nh m so sánh giữa các phòng với nhau, so sánh giai

đoạn trƣớc khi thực hiện công tác hiện đại hóa và sau khi hiện đại hóa trong văn

phòng.

- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng phƣơng pháp nghien cứu tài liệu

nh m đọc, nghiên cứu các tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, các bài báo cáo khoa học,… có

nền tảng lý luận mang tính khoa học cao nh m đƣa ra các lý luận, quan điểm để từ đó làm

đề tài trở nên phong phú, khách quan hơn, thuyết phục hơn.

8. Ý nghĩa của đề tài

- Về mặt lý luận: Tổng hợp, nghiên cứu các cơ sở lý luận, các khái niệm chung về văn phòng, hiện đại hóa văn phòng nh m cung cấp những luận cứ khoa học

cho xây dựng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH

Việt Nam

- Về mặt thực tiễn: Khảo sát, phân tích và đánh giá công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đến năm 2017

nh m chỉ ra những mặt tích cực và hạn chế mà Văn phòng Viện Hàn lâm đã và đang

đạt đƣợc. Ngoài ra, còn phân tích nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó. Thông qua đó, đƣa ra những đề xuất, kiến nghị phù hợp nh m nâng cao công tác hiện đại hóa trong Văn phòng Viện

9. Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phần kết luận. Bài báo cáo

đƣợc chia thành 3 phần:

Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng tại Việt Nam Ở chƣơng này cá nhân tìm hiểu về các khái niệm, những lý luận về công tác văn

phòng, hiện đại hóa văn phòng từ đó làm căn cứ để đánh giá thực trạng công tác hiện

đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

Chƣơng 2:Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng của Viện Hàn lâm

Khoa học xã hội Việt Nam

Căn cứ vào phần lý luận ở chƣơng 1, cá nhân đi vào tìm hiểu chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm cũng nhƣ Văn phòng Viện. Ngoài

ra, tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa Văn phòng của Viện Hàn lâm qua các nội dung

chính: Công tác ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn

phòng; đội ngũ nhân sự trong Văn phòng; Cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng; Quy

trình, nghiệp vụ hành chính trong văn phòng. Từ đó chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế.

Chƣơng 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác hiện đại hóa

văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

Từ thực trạng đã đƣợc phân tích ở chƣơng 2, căn cứ vào những nhận xét, đánh

giá ƣu nhƣợc điểm của công tác hiện đại hóa trong Văn phòng Viện và đƣợc sự hƣớng

dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh, cá nhân có cơ sở để mạnh dạn đƣa ra những giải pháp, kiến nghị nh m phát huy những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế góp phần nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN

PHÒNG TẠI VIỆT NAM

1.1 Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Trong bất kỳ hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào khi thành lập

cũng đều phải hình thành lên bộ phận Văn phòng. Văn phòng có nhiều tên gọi khác

nhau nhƣ Phòng Hành chính; Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng Tài chính Kế

toán,…Tuy tên gọi khác nhau nhƣng đều phản ánh chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng. Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình mà các cơ quan hình thành

lên những bộ phận văn phòng tƣơng ứng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý.

Vậy Văn phòng là gì? tại sao bất cứ cơ quan, tổ chức nào khi thành lập đều phải xây

dựng bộ phận văn phòng.

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:

Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa chung nhất: Văn phòng là nơi hoạt động mang

tính chất giấy tờ;

Theo Từ điển tiếng Việt (năm 1992), Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác

công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị;

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, địa

điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc;

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp

cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở

các cơ quan th m quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng

(ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở

các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp;

Theo một số cách hiểu khác: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn

vị từ cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống nhân sự làm quản trị

trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi

trƣờng phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn

phòng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.

Trong đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động -

Thƣơng binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên trƣờng Đại Học Nội vụ Hà Nội có

đƣa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy

điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt

động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện

vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đƣợc thông suốt, hiệu quả”

Theo tác giả Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, “ Văn phòng là bộ

máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền

đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo

các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng nhƣ các cách hiểu khác

nhau về văn phòng của các tác giả, cá nhân mạnh dạn đƣa ra cách hiểu về văn phòng

của bản thân nhƣ sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp tồn tại một cách

khách quan trong mỗi cơ quan, tổ chức; Là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt

thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý của lãnh đạo; Là nơi thực hiện chức năng

hậu cần đảm bảo đầy đủ điều kiện, cơ sở vật chất phù hợp với hoạt động của cơ quan

nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra hiệu quả.”

1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.2.1. Vị trí, chức năng

Văn phòng đƣợc thành lập tƣơng đối độc lập trong mỗi cơ quan đơn vị, thực hiện

những nhiệm vụ trong và ngoài cơ quan giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong

một số trƣờng hợp, văn phòng gần nhƣ một cơ quan hoàn chỉnh của cơ quan chính nhƣ:

Văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc

ngoài. Vậy văn phòng làm những nhiệm vụ gì? Có các chức năng nhƣ thế nào?

Năm 1477 (năm Đinh Dậu) , văn phòng đƣợc hiểu là Thƣ lại sau 03 năm làm

việc s đƣợc phong làm Đại lại, tiếp 03 năm nữa đƣợc phong làm Điển lại, nếu 03 năm

tiếp theo không phạm phải sai lầm gì s đƣợc phong làm Đô Đạo các Thừa lệnh sở ở

các nha phủ làm việc Bầu 03 năm thì phong Đô lại. Các chức quan này chịu trách

nhiệm về các công việc văn thƣ ở phủ, huyện;

Văn phòng còn đƣợc hiểu là chức quan Lễ bộ Thƣợng thƣ - Quan đứng đầu bộ

Lễ (một trong 6 bộ thời Lê). Thời Hồng Đức cho hàm nhị ph m, thời Nguyễn hàm

chánh nhị ph m. Thời Lê năm Ất Mão (1675), định rõ chức vụ của 6 bộ; bộ Lễ đảm

trách giữ việc Lễ nghi tế tự, khánh tiết, yến tiệc, trƣờng học thi cử, ấn tín, phù hiệu, áo

mũ, chƣơng tấu biểu văn, sứ thần cống nạp, các quan chào mừng, tƣ thiên giám, thuốc

thang, bói toán, đạo lục, đồng văn nhã nhạc, giáo phƣờng. Quan chế thời Nguyễn, biên

chế gồm: 1 Thƣợng thƣ, 2 Tả Hữu Tham tri, 2 Tả Hữu Thị lang, 3 Lang trung, 3 Viên

ngoại, 4 Chủ sự, 5 Tƣ vụ, 7 Viên chánh bát ph m Thƣ lại, 8 viên chánh cửu ph m Thƣ

lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại;

Tên gọi khác của Văn phòng là Lại bộ đặt từ thời Lê Nghi Dân năm Kỷ Mão

(1459) là một trong 06 bộ. Các quan gồm có Thƣợng thƣ (đứng đầu), Tả Hữu Thị lang,

lang trung, Viên ngoại lang, Tƣ vụ. Thời Nguyễn quan chức Lại bộ gồm: 01 Thƣợng

thƣ, 02 Tả Hữu Tham tri, 02 Tả Hữu Thị Lang, 03 Lang trung, 03 Viên ngoại lang, 04

Chủ cự,) 08 bát ph m Thƣ Lại, 08 Cửu ph m Thƣ lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại. Đây là

chức quan chăm lo việc sắp xếp quan lại (nhân sự) và công vụ.

Nhƣ vậy, ở các thời kỳ Phong kiến đã xuất hiện bộ phận quản lý các văn bản

giấy tờ, sổ sách, chăm lo đến các lĩnh vực lễ nghi, tiệc tùng, đi lại, thuốc thang,… đây

chính là tiền đề cho các chức năng của văn phòng hiện nay.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học công

nghệ trong từng thời kỳ lịch sử các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có sự

thay đổi và phát triển cho phù hợp:

Ngày nay có nhiều quan niệm cho r ng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần,

văn phòng không có chức năng tham mƣu tổng hợp, vì công tác tham mƣu tổng hợp

thuộc các bộ phận chuyên môn. Mặt khác, văn phòng trƣớc hết trực tiếp phục vụ cho

bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự an toàn cơ quan, tham

gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật chất cho ngƣời lao động

theo chế độ nhà nƣớc, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ quan.

Xét từ góc độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và

đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào, đó là các hoạt động trợ giúp

lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh

vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi trƣờng, v.v... Ở đầu ra, đó là các hoạt

động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ

bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó

góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nh m

nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt

động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức.

Các quan niệm khác cho r ng văn phòng chỉ có chức năng tham mƣu không

bao gồm chức năng hậu cần, vì hậu cần là công việc mang tính sự vụ, ít quan trọng,

văn phòng chỉ cần phát huy tốt vai trò tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều

hành công việc hiệu quả, khoa học.

Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: Chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng

hậu cần và chức năng đại diện.

Theo Nguyễn Thành Độ, “Quản trị văn phòng”(2012), NXB ĐH.KTQD văn

phòng có 3 chức năng chính: Chức năng tham mƣu, tổng hợp; chức năng hậu cần và

chức năng trợ giúp điều hành.

Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy

nhiên nó vẫn chƣa phản ánh đầy đủ và làm nổi bật đƣợc sự khác biệt về tính chất và

vai trò của văn phòng.

Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng

nhƣ các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành có thể thấy văn phòng bao

gồm 2 chức năng chính: chức năng tham mƣu tổng hợp và chức năng hậu cần.

- Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mƣu là hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý của ngƣời lãnh

đạo, giữa tham mƣu và quản lý có mối quan hệ tƣơng hỗ lẫn nhau. Công tác tham mƣu

tốt s giúp hoạt động quản lý trở lên chính xác, có hiệu quả. Mặt khác, nếu không có

hoạt động quản lý thì công tác tham mƣu không tồn tại. Nhƣ vậy, văn phòng cần phải

có chức năng tham mƣu nhƣng là tham mƣu mang tính tổng hợp.

Ở đây, “tham mƣu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp là thu thập,

thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những quyết

định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của

mình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của các cấp

quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến

đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này

mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nh m trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quvết định

tối ƣu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính

xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu

thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu hai nội

dung này bổ sung cho nhau tạo thành một chức năng hoàn chỉnh.

- Chức năng hậu cần

Hậu cần là muốn nói đến bộ phận công tác ở hậu phƣơng, lo việc kỹ thuật, y tế,

vật chất. Đúng vậy, mỗi cơ quan tổ chức muốn hoạt động tốt, suôn sẻ, thuận lợi cần

phải chăm lo đến công tác hậu cần. Đây là bộ phận rất quan trọng không thể thiếu nhƣ

nhà cửa, phƣơn tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất, y tế, bảo vệ,… nh m đáp ứng đầy đủ

phục vụ cho hoạt động của cơ quan.Chức năng hậu cần còn phụ thuộc vào nhiều yếu

tố nhƣ lĩnh vực hoạt động hay quy mô của cơ quan, tổ chức.

Tóm lại, văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp và hậu cần – là bộ phận

giúp việc đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo. Đảm bảo cho hoạt động của

toàn cơ quan diễn ra thuận lợi, tăng hiệu quả lao động. Các chức năng này vừa có tính

chất tồn tại độc lập lại vừa bổ sung cho nhau, giúp phát huy tối đa các mặt tích cực mà

văn phòng đem lại.

1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng

Nhiệm vụ của văn phòng có thể nói rất đa dạng và phức tạp. Căn cứ vào chức

năng mà văn phòng đƣợc giao những nhiệm vụ tƣơng ứng. Tuy nhiên, chức năng và

nhiệm vụ đƣợc giao còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô hoạt động của mỗi cơ

quan, tổ chức. Song, nhiệm vụ của văn phòng đƣợc phân chia thành các nhóm nhiệm

vụ cơ bản sau:

- Xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chƣơng trình kế

hoạch công tác

Xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức thực hiện là nhiệm vụ hàng đầu của

văn phòng. Kế hoạch là dự kiến hoạt động của một cơ quan cho một khoảng thời gian

nhất định. Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hƣớng phát triển của cơ

quan không r ràng, không có bƣớc đi và đích phải đến cho mỗi chặng đƣờng. Trong

cơ chế càng có nhiều yếu tố “động” thì kế hoạch càng phải chặt ch hơn. Chƣơng trình

kế hoạch giống nhƣ kim chỉ nam định hƣớng những kế hoạch hoạt động mà cơ quan

phải thực hiện, nó giúp cơ quan đi theo đúng hƣớng và đúng chức năng của cơ quan.

Ngoài ra, chƣơng trình kế hoạch còn là căn cứ để đánh giá thi đua, khen thƣởng và

kiểm tra giám sát các các hoạt động của cơ quan.

Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chƣơng trình công

tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của

cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kế hoạch hết sức quan trọng

vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến những

chƣơng trình cần thiết của văn phòng. Mỗi đơn vị, tổ chức có thể xây dựng lên các

chƣơng trình, kế hoạch khác nhau song văn phòng chính là nơi tổng hợp những

chƣơng trình, kế hoạch đó để xây dựng lên một bản kế hoạch hoàn chỉnh, toàn diện

trùng khớp với các nội dung công việc của từng đơn vị .

- Thu thập xử lý, cung cấp và quản lý thông tin

Văn phòng đƣợc xem là cửa ngõ thông tin của cơ quan, vì thế thông tin mà văn

phòng thu thập, xử lý phải nhanh chóng, chính xác mang tính cập nhật. Bất kỳ cơ

quan nào muốn phát triển thành công cũng đều dựa vào thông tin. Tuy nhiên, thông tin

có nhiều nguồn khác nhau, văn phòng cần phải chắt lọc những thông tin cần thiết, loại

ra khỏi những thông tin khong chính thống để tham mƣu cho lãnh đạo.

Thông tin có nhiều mức độ khác nhau nhƣ : thông tin mang tính chất để thông

báo, thông tin để tham khảo, thông tin chứa những nội dung mật liên quan đến sự tồn

bại của cơ quan. Do vậy, thu thập và xử lý thông tin còn chƣa đủ mà văn phòng phải

biết bảo quản thông tin một cách khoa học, hiệu quả.

- Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý kỹ

thuật soạn thảo của cơ quan ban hành.

Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu đối với

văn phòng. Văn bản là vật chứa đựng thông tin có tính pháp lý cao, tƣ vấn văn bản cho

thủ trƣởng đảm bảo đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, đúng th m quyền và trình

tự thủ tục theo quy định, từ đó văn bản s đƣợc nâng cao giá trị và thuận lợi cho việc quản

lý. Ngƣợc lại, nếu văn bản không đúng thể thức, nội dung không chính xác thì thông tin

chứa trong văn không có giá trị.

Muốn tƣ vấn tốt ngƣời lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời hiểu biết sâu rộng, có kiến

thức chuyên môn cao. Chịu trách nhiệm hƣớng dẫn các đơn vị, cá nhân về quy trình soạn

thảo văn bản và ban hành các mẫu văn bản để từ đó thống nhất về mặt thể thức.

- Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ hồ sơ tài liệu theo quy

định hiện hành

Công tác văn thƣ – lƣu trữ là một nội dung lớn trong các nhiệm vụ của văn

phòng, nó góp phần bảo đảm thông tin và cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho các

hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thƣ lƣu trữ gồm các nội dung nhƣ

quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản,

quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ,...

Nghiệp vụ này không chỉ đơn thuần là các công việc giấy tờ không quan trọng.

Thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ hiệu quả s giúp cho việc chuyển giao các văn bản

đến đúng thời gian, các phòng ban chuyên môn có thể giải quyết và xử lý công việc

đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh

chóng nhờ hệ thống lƣu trữ khoa học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử

lý công việc.

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan

Hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại thể hiện bộ mặt của cơ quan, yêu cầu

phải có sự khéo léo. Văn phòng tổ chức thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, đối nội, đối

ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dƣới và

với nhân dân. Thông qua hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại có thể đánh giá đƣợc

văn hóa của cơ quan, tổ chức. Do đó, văn phòng cần phải thực hiện tốt nhiệm vụ này.

- Tổ chức mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý

cơ sở vật chất.

Trang thiết bị văn phòng và các cơ sở vật chất là điều kiện cần đảm bảo hoạt

động của cơ quan diễn ra hiệu quả. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị trong văn

phòng còn phụ thuộc vào quy mô của cơ quan. Trang thiết bị đầy đủ s làm giảm sức

lao động của con ngƣời, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất lao

động của cơ quan.

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cho nhân viên

Sức khỏe của CBCC trong cơ quan vô cùng quan trọng. Sức khỏe tốt s đảm bảo

hoạt động của cơ quan diễn ra suôn sẻ không bị gián đoạn, giúp phát huy tinh thần sáng tạo

trong công việc. Với vai trò trên, văn phòng tổ chức thực hiện công tác y tế khám chữa bệnh

ban đầu cho nhân viên đảm bảo kịp thời, an toàn.

- Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức

Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ

chức. Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin

đƣợc lƣu chuyển thông suốt. Quy trình của tổ chức hội họp bao gồm trƣớc hội họp,

trong hội họp và sau hội họp. Do vậy, văn phòng cần phải phân công công việc hợp lý

nh m đảm bảo các cuộc hội họp diễn ra thành công.

Công tác lễ tân, tiếp khách là các hoạt động giao tiếp của cơ quan với cá nhân

hoặc các cơ quan, tổ chức khác. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tùy thuộc

vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, nhƣng chủ yếu diễn ra tại văn phòng

và do văn phòng tổ chức. Nhƣ vậy, văn phòng có vai trò và trọng trách lớn trong việc

truyền đi thông điệp về hình ảnh của một cơ quan với đối tƣợng đến giao tiếp, công

việc đó có ảnh hƣởng không nhỏ tới hoạt động và sự phát triển của cơ quan.

Công việc lễ tân tiếp khách diễn ra hàng ngày tại mỗi văn phòng, làm tốt công tác

này trƣớc hết là nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi cơ quan đơn vị. Lễ tân, tiếp khách vừa phải

đảm bảo trang trọng, văn minh, lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, đúng chế độ.

- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều có hoạt động đi công tác của cấp

trên, đồng nghiệp, … dù là công tác xa hay gần cũng đều phải đƣợc chu n bị chu đáo

và đầy đủ. Văn phòng là cơ quan chịu trách nhiệm về các điều kiện đủ để thực hiện

chuyến đi công tác nhƣ: giấy liên hệ công tác, phƣơng tiện đi lại, các văn bản giấy tờ

có liên quan, nơi ăn, nghỉ của đoàn công tác,… khâu chu n bị đƣợc diễn ra tốt giúp

lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phƣơng. Chu n bị

các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi.

1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều phải hình thành lên bộ phận

văn phòng. Đây là đơn vị có chức năng tham mƣu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành

công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo.

Theo tác giả Trần Thị Thu Hà (14/7/2017) của Tạp chí Nhà nƣớc, công tác văn

phòng đƣợc hiểu: Các hoạt động chủ yếu tham mƣu về mặt tổ chức, điều hành công

việc của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức làm việc giúp lãnh đạo. Bên cạnh đó, công

tác văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày nhƣ tổ chức

các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động

chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chu n bị các điều kiện, phƣơng tiện bảo đảm

công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.

Tác giả Nguyễn Hữu Tri “Quản trị văn phòng”, có đƣa ra khái niệm: “Công tác

văn phòng là là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu,

để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nh m đạt đƣợc kết quả mong muốn”

Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động -Thƣơng

binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đƣa ra khái

niệm: “ Công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các tổ chức, quản lý, điều hành

và thực hiện các nghiệp vụ của văn phòng nh m duy trì các chức năng của văn phòng

phục vụ hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo đạt đƣợc kết quả mong muốn nhất”

Theo đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải

quan của tác giả Trung Thị Ngân Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đƣa ra khái niệm:

“Công tác văn phòng đƣợc hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công

tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nh m duy trì

chức năng của văn phòng hƣớng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”.

Tuy nhiên, các khái niệm trên chỉ là các quan điểm cá nhân, hiện nay chƣa có

thống nhất về khái niệm công tác văn phòng. B ng sự kế thừa của các đề tài khóa luận

đi trƣớc cũng nhƣ qua quá trình đọc và tìm hiểu tài liệu, cá nhân mạnh dạn xin đƣa ra

quan niệm về công tác văn phòng nhƣ sau:

“Công tác văn phòng là một tập hợp các nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ

của văn phòng, xoay quanh các hoạt động như: tổ chức, quản lý, điều hành, tham

mưu, giúp việc phục vụ hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo đạt được kết quả mong

muốn nhất”

1.2. Khái niệm về hiện đại hóa trong văn phòng

1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa

Hiện đại hóa nền hành chính là nói đến việc thay đổi một trạng thái, một đối

tƣợng, làm cho đối tƣợng đó có sự biến đổi phù hợp với yêu cầu khách quan của quá

trình phát triển. Theo cách nhìn “Tiến hóa luận” của Chales Darwin: “...Hiện đại hóa

có nghĩa là tái cấu trúc chính mình thành một hệ thống khác, để những tệ nạn của

chính mình không còn đất dung thân và các giá trị văn hóa hiện đại có thể nảy nở, sinh

tồn và vận hành”.

Theo tác giả Việt Tùng (23/2/2016) - Tạp chí Cộng sản, có thể khái quát: Công

nghiệp hóa là quá trình tạo sự chuyển biến từ nền kinh tế nông nghiệp với nền kinh tế

lạc hậu, dựa trên lao động thủ công, năng suất thấp sang nền kinh tế công nghiệp với

cơ cấu kinh tế hiện đại, dựa trên lao động sử dụng b ng máy móc, tạo ra năng suất lao

động cao. Nhƣ vậy, công nghiệp hóa là quá trình biến một nƣớc có nền kinh tế lạc hậu

thành nƣớc công nghiệp hiện đại với trình độ công nghệ, kỹ thuật tiên tiến, có năng

suất lao động cao trong các ngành kinh tế quốc dân. Hiện đại hóa là quá trình tận dụng

mọi khả năng để đạt trình độ công nghệ ngày càng tiên tiến, hiện đại.

Theo cách hiểu trên hiện đại hóa có thể hiểu theo cách hiểu song hành cùng

công nghiệp hóa- hiện đại hóa. Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những

thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh,

dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội.Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là quá trình chuyển

đổi căn bản, toàn diện các hoạt động kinh tế và quản lí kinh tế - xã hội từ sử dụng sứ

lao động thủ công là chính sang sử dụng một cách phổ biến sức lao động cùng với

công nghệ, phƣơng tiện, phƣơng pháp tiên tiến.

Theo tác giả Hoàng Phê, (2009), Từ điển Tiếng Việt năm, Nhà xuất bản Đà

Nẵng giải thích hiện đại hóa là “làm cho mang tính chất hiện đại mới”

Theo đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động

thƣơng binh và Xã hội” - Khóa luận tốt nghiệp của Ngô Thị Diên sinh viên trƣờng Đại

học Nội vụ Hà Nội “Hiện đại hóa là sự cải tiến, đổi mới dựa trên sự kế thừa những cái

cũ, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nh m đáp ứng nhu cầu của con ngƣời

mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và nhanh chóng nhất”

Tóm lại, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về hiện đại hóa nhƣng trong đề tài

này cá nhân xin đƣợc sử dụng theo cách hiểu“Hiện đại hóa là quá trình đổi mới toàn

diện hay kế thừa trên cơ sở những cái cũ nhằm ứng dụng những thành tựu khoa học

vào trong quá trình hoạt động của con người, làm cho kết quả lao động trở nên nhanh

chóng, tiết kiệm và hiệu quả hơn”

1.2.2. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiểu theo cách thông thƣờng: “Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc

ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động của văn

phòng” .

Theo định nghĩa về hiện đại hóa công tác văn phòng của đề tài: “Hiện đại hóa

công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội” của tác giả

Ngô Thị Diên sinh viên trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội “ Hiện đại hóa công tác văn

phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học, kỹ thuật vào quy

trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội

ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nh m giảm thiểu sức lao động của con ngƣời, tiết

kiệm đƣợc thời gian, duy trì đƣợc năng suất lao động, phát huy hiệu quả của văn

phòng.”

Theo cách hiểu của đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng

Tổng cục Hải quan” của Trung Thị Ngân, sinh viên trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội,

hiện đại hóa văn phòng đƣợc hiểu là: “Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp

dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công

tác văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn

phòng. Bên cạnh đó xây dựng đội ngũ nhân sự tri thức, lấy con ngƣời là trung tâm làm

chủ và điều khiển những tiến bộ hiện đại đó để giảm sức lao động của con ngƣời, tiết

kiệm thời gian và chi phí, tăng năng suất lao động”.

Dựa trên các cách hiểu về hiện đại hóa văn phòng của các tác giả, dƣới cách

hiểu của bản thân, cá nhân mạnh dạn đƣa ra định nghĩa về hiện đại hóa công tác văn

phòng nhƣ sau: “Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc ứng dụng có khoa học máy

móc, trang thiết bị, công nghệ thông tin vào các quy trình nghiệp vụ trong văn phòng

nhằm giảm thiểu tối đa sức lao động của con người cũng như tiết kiệm được chi phí

nhân công, rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất lao động và phát huy hiệu quả hoạt

động của văn phòng”

1.2.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác Văn phòng

Trong xu thế tất yếu của thời đại nhƣ toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng

nền kinh tế tri thức,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều phải tự vận động để hòa vào xu

thế tất yếu ấy. Mỗi cơ quan, tổ chức đều chọn cho mình phƣơng thức hoạt động riêng

phù hợp với sự phát triển của xã hội. Không n m ngoài quỹ đạo ấy, văn phòng trong

mọi cơ quan tổ chức cũng cần đƣợc nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng hoạt

động theo phƣơng thức truyền thống sang văn phòng hiện đại.

Nhƣ đã trình bày ở trên, Văn phòng có 2 chức năng chính đó là tham mƣu, tổng

hợp và hậu cần, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau: tham mƣu là để phục

vụ, trong phục vụ có tham mƣu. Chính vì vậy, việc tăng cƣờng đổi mới phƣơng thức

hoạt động của Văn phòng cần đƣợc đặc biệt quan tâm. Văn phòng mạnh là yếu tố quan

trọng giúp cơ quan hoạt động hiệu quả hơn. Mặt khác, nhiệm vụ cải cách nền hành

chính cũng là một trong những chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Thực

hiện tốt nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng cũng là một khâu quan trọng trong

nội dung cải cách nền hành chính.

Hiện đại hóa là việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào thực hiện

các nghiệp vụ của văn phòng. Giảm thiểu tối đa sức lao động của con ngƣời, tiết kiệm

chi phí và thời gian lao động nhƣng chất lƣợng công việc vẫn đƣợc nâng cao. Giúp

văn cán bộ, nhân viên trong văn phòng có thêm thời gian nghiên cứu và sáng tạo trong

công tác điều hành, quản lý.

Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính, giảm bớt những khâu trung

gian, bộ máy hoạt động của văn phòng gọn nhẹ, tránh đƣợc tình trạng quan liêu giấy tờ,…

Mặt khác, hiện đại hóa văn phòng góp phần kiện toàn bộ máy đội ngũ công chức trong văn

phòng, từng bƣớc hiện đại hoá công tác hành chính trong cơ quan, tổ chức.

Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải đƣợc tiến hành đồng thời với hiện đại hoá

tri thức con ngƣời điều này tạo ra sự năng động, loại bỏ sự trì trệ, quan liêu trong các

cơ quan, đặc biệt các cơ quan nhà nƣớc.

1.2.4. Nội dung cơ bản trong công tác hiện đại hóa văn phòng

Công tác hiện đại hóa văn phòng bị tác động bởi rất nhiều nội dung khác nhau.

Song, trong giới hạn của một bài báo cáo tốt nghiệp, cá nhân xin phép đƣợc đề cập đến

4 nội dung chính: Đội ngũ nhân sự trong văn phòng; nghiệp vụ hành chính; cơ sở trang

thiết bị trong văn phòng; kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt

động của văn phòng.

Đây là 4 nội dung mà theo cá nhân thấy quan trọng nhất và có ảnh hƣởng lớn

đến công tác hiện đại hóa bởi l :

Về đội ngũ nhân sự trong văn phòng: Trong tất cả các hoạt động con ngƣời

luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất, đặc biệt trong công tác hiện đại hóa văn phòng.

Trong văn phòng truyền thống, yếu tố con ngƣời ít đƣợc quan tâm, bởi có những quan

niệm cho r ng văn phòng là những công việc liên quan đến giấy tờ, nghiệp vụ đơn

giản, chỉ có những công việc sự vụ. Do vậy, nhân sự làm trong văn phòng thƣờng ít

đƣợc đào tạo và quan tâm. Tuy nhiên, văn phòng hiện đại lại ngạt bỏ những suy nghĩ

sai lầm đó, nhân tố con ngƣời đƣợc xem trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong văn

phòng yêu cầu có trình độ chuyên môn cao, có kỹ năng, và phải đƣợc đào tạo đa năng

và toàn diện tạo điều kiện cho họ dễ dàng đáp ứng theo yêu cầu của cơ quan.

Về nghiệp vụ hành chính: Nghiệp vụ hành chính là những công việc hàng ngày

của cán bộ, nhân viên văn phòng nhƣ soạn thảo, văn thƣ – lƣu trữ. Với văn phòng hiện

đại, CBCC không chỉ thực hiện các thao tác cơ bản mà phải có sự am hiểu tƣờng tận

và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng. Hiện đại hóa

các nghiệp vụ hành chính nh m rút ngắn các khâu trung gian, các quy trình, thủ tục

nghiệp vụ hành chính, biến nó trở nên nhanh chóng, gọn nhẹ và dễ dàng hơn. Đảm bảo

hiệu quả và nâng cao năng suất lao động. Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo

tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa

học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ

quan, tổ chức.

Cơ sở trang thiết bị trong văn phòng: Thiết bị văn phòng là những công cụ,

phƣơng tiện không thể thiếu hỗ trợ nhân viên văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình. Quá trình hiện đại hóa đồng nghĩa với việc đổi mới cách thức làm việc,

đƣa máy móc vào hỗ trợ các nghiệp vụ văn phòng. Thông qua các trang thiết bị hiện

đại, công tác thu thập xử lý thông tin đƣợc nhanh chóng, chính xác hơn. Ngày nay,

thông tin đƣợc xem là nguyên nhân dẫn đến sự thành công hay thất bại cho các tổ

chức, nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác s đem lại hiệu quả vô cùng lớn và ngƣợc

lại nắm bắt thông tin chậm s mất sự chủ động trong công việc, đƣa ra những chính

sách phát triển không phù hợp, kém hiệu quả dẫn đến thất bại.

Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng: Để

thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác

văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính

xác, hiệu quả. Đầu tƣ cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đ y

nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý. Đ y mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn phòng cũng nhƣ trong hoạt động cơ quan nhà nƣớc là yêu cầu cấp thiết

hiện nay. Mặt khác, đầu tƣ mua sắm các trang thiết bị văn phòng đồng thời phải trang bị các

kiến thức, kỹ năng cho cán bộ, nhân viên để từ đó họ có thể ứng dụng công nghệ vào quá

trình hoạt động, phát huy tối đa hiệu quả của máy móc đem lại.

*Tiểu kết

Thông qua việc tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng, công tác văn phòng cũng

nhƣ hiện đại hóa trong công tác văn phòng giúp chúng ta hiểu r hơn tầm quan trọng

không thể thiếu của văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan. Việc tìm hiểu, hệ

thống các cơ sở lý luận về văn phòng s là tiền đề giúp cá nhân có cơ sở để thực hiện

tốt nội dung đánh giá thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ở phần chƣơng 2.

Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA

VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

2.1. Khái quát chung về Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là một trong 8 cơ quan khoa học

thuộc Chính phủ; địa chỉ số 1 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội; tên giao dịch quốc tế là

Vietnam Academy of Social Sciences - có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử, Địa lý

và Văn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn) đƣợc thành lập ngày 2 tháng 12

năm 1953 đƣợc thành lập theo Quyết định số 34/NQ/TW của Ban Chấp hành Trung

ƣơng Đảng Lao động Việt Nam. Sau nhiều lần đổi tên, ngày 26 tháng 12 năm 2012

Viện có tên gọi chính thức là Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

Trải qua 65 năm thành lập, hiện nay, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

có 35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 5 cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan chức

năng giúp việc Chủ tịch Viện trên mọi lĩnh vực hoạt động.

Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-

CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa

học xã hội Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng 2 năm 2013, theo đó,

Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam có chức năng nhiệm vụ nhƣ sau:

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội

Việt Nam

2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức

năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ khoa học

cho Đảng và Nhà nƣớc trong việc hoạch định đƣờng lối, chiến lƣợc, quy hoạch, kế

hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nƣớc theo định hƣớng xã hội

chủ nghĩa; thực hiện tƣ vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học

xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nƣớc.

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế b ng tiếng

Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS

2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm)

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tƣớng Chính phủ quyết định thành lập,

sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm thuộc th m quyền của Thủ

tƣớng Chính phủ.

- Trình Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt chiến lƣợc, quy hoạch, kế

hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học xã hội và

tổ chức thực hiện sau khi đƣợc phê duyệt.

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:

Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảng

Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc, từng bƣớc hoàn thiện hệ

thống pháp luật Việt Nam;

Sự phát triển của nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa, Nhà nƣớc

pháp quyền xã hộichủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam;

Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con ngƣời Việt Nam và các giá trị văn

hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân loại;

Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá, văn

học, ngôn ngữ, tâm lý học nh m phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xây

dựng và bảo vệ Tổ quốc;

Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của Việt

Nam dƣới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;

Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh toàn

cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình phát triển

kinh tế - xã hội Việt Nam;

Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hƣớng phát triển chủ

yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của quá trình toàn cầu

hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực và Việt Nam;

Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và dự báo

kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nƣớc, chú trọng những lĩnh vực kinh tế

- xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các liên kết vùng;

Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu, những bộ

sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ công tác nghiên

cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.

- Tổ chức sƣu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nh m phát huy

những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.

- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo và cấp

b ng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật; tham gia phát

triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nƣớc, ngành, vùng, địa

phƣơng và doanh nghiệp.

- Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ

chức quốc tế, các viện và trƣờng đại học nƣớc ngoài theo quy định của pháp luật.

- Tƣ vấn và phản biện các chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chƣơng

trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ

tƣớng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phƣơng và doanh nghiệp.

- Tổ chức tƣ vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ

biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.

- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức

theo chức danh nghề nghiệp và số ngƣời làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết

định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật; chế độ, chính

sách, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc th m quyền.

- Quản lý tài chính, tài sản đƣợc Nhà nƣớc giao; quyết định và chịu trách nhiệm

trƣớc pháp luật về các dự án đầu tƣ thuộc th m quyền theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ

giao và theo quy định của pháp luật.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm

- Ban Lãnh đạoViện

Ban lãnh đạo Viện Khoa học Xã hội Việt Nam gồm Chủ tịch và các Phó chủ

tịch bao gồm:

1. Chủ tịch: GS.TS. Nguyễn Quang Thuấn

- Các Phó Chủ tịch:

2. PGS.TS. Bùi Nhật Quang - Ủy viên Dự khuyết Trung ƣơng Đảng;

3. PGS.TS. Phạm Văn Đức;

4. PGS.TS. Đặng Nguyên Anh.

- Các ban chức năng

1. Ban Tổ chức cán bộ

2. Ban Kế hoạch - Tài chính

3. Ban Quản lý khoa học

4. Ban Hợp tác quốc tế

5. Văn phòng

6. Ban Thi đua Khen thƣởng

- Các đơn vị nghiên cứu khoa học xã hội

1. Viện Triết học

2. Viện Nhà nƣớc và Pháp luật

3. Viện Kinh tế Việt Nam

4. Viện Xã hội học

5. Viện Nghiên cứu Con ngƣời

6. Viện Tâm lý học

7. Viện Địa lý nhân văn

- Các đơn vị nghiên cứu khoa học nhân văn

1. Viện Sử học

2. Viện Văn học

3. Viện Ngôn ngữ học

4. Viện Nghiên cứu Hán Nôm 5. Viện Dân tộc học[5]

6. Viện Khảo cổ học

7. Viện Nghiên cứu Văn hóa

8. Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới

9. Viện Nghiên cứu Tôn giáo

- Các đơn vị nghiên cứu quốc tế

1. Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới

2. Viện Nghiên cứu Trung quốc

3. Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á

4. Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

5. Viện Nghiên cứu Ấn Độ và Tây Nam Á

6. Viện Nghiên cứu châu Âu

7. Viện Nghiên cứu châu Mỹ

8. Viện Nghiên cứu châu Phi và Trung Đông

- Các đơn vị nghiên cứu vùng

1. Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ

2. Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ

3. Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên

4. Viện Nghiên cứu và Phát triển bền vững Vùng

- Các đơn vị nghiên cứu khác

2. Viện Từ điển học và Bách khoa thƣ Việt Nam

3. Viện Thông tin Khoa học xã hội

4. Trung tâm Phân tích và Dự báo

5. Trung tâm ứng dụng công nghệ Thông tin

6. Trung tâm Nghiên cứu Chính sách phát triển bền vững

7. Trung tâm Nghiên cứu Kinh thành

8. Trung tâm Nghiên cứu và Tƣ vấn về Phát triển

- Các đơn vị sự nghiệp

1. Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam

2. Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam

3. Học viện Khoa học xã hội

4. Nhà xuất bản Khoa học xã hội

5. Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa

(sơ đồ cơ cấu tổ chức xem phụ lục I phần 1.1)

2.2. Khái quát chung về Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hàn

lâm KHXH Việt Nam; có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật, hoạt động

từ ngân sách nhà nƣớc, có tên giao dịch quốc tế b ng tiếng anh là: Adminnistration

Office of Vietnam Academy of Social Sciences, có trụ sở chính tại 01, đƣờng Liễu

Giai, phƣờng Liễu Giai, quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội; điện thoại liên hệ:

02462750277; 02462730408 (4113) fax : 02462730450.

2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Viện Hàn lâm

Căn cứ Quyết định số 517/QĐ – KHXH ngày 07/4/2014 về việc quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học

Xã hội Việt Nam

2.2.1.1. Vị trí, chức năng của Văn phòng

Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mƣu tổng hợp, giúp Chủ tịch Viện

Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Viện Hàn lâm,

thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính,

tổng hợp, văn thƣ lƣu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất, y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa

cháy, trật tự, an toàn cơ quan; bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt

động của lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn

phòng Đẳng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên VHL; làm đầu mố duy trì quan hệ công tác

với cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phƣơng và các cơ quan khác; đảm bảo thông tin

phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch VHL; tổ chức hoặc tham gia các hoạt

động phục vụ, tƣ vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán

cấp III và chủ đầu tƣ dự án do Chủ tịch VHL quyết định.

Văn phòng Viện Hàn lâm có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, mở

tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc và Ngân hàng theo quy định của pháp luật.

2.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc VHL xây dựng chiến

lƣợc, quy hoạch phát triển trình Chủ tịch Viện

- Nghiên cứu, tham mƣu với Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng VHL

- Tổng hợp xây dựng, trình chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt chƣơng trình, kế

hoạch công tác của Viện. Tham mƣu, giúp Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo,

hƣớng dẫn, đôn đốc kiểm tra thực hiện cở các đơn vị theo lĩnh vực đƣợc phân công.

- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo

- Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch, đề án dự thảo

theo sự phân công của Chủ tịch . Tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nƣớc và quy

định của VHL theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Biên tập, rà soát về mặt pháp

lý, thể thức, thủ tục đối với các văn bản do các đơn vị soạn thảo trƣớc khi trình Chủ

tịch ban hành.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết,

tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của VHL.

- Quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ , thông tin liên lạc

và bảo mật thông tin, tài liệu theo quy định của Nhà nƣớc và VHL. Hƣớng dẫn kiểm

tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ, bảo mật thông tin tài liệu.

Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

hoạt động của Viện.

- Chủ trì phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, cuộc họp, làm việc,

tiếp khách,...

- Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa tại các trụ sở do VHL đƣợc giao

quản lý. Mua sắm tài sản phục vụ cho hoạt động của VHL.

- Thực hiện chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, đảm bảo sử dụng nguồn kinh

ph, ngân sách nhà nƣớc tiết kiệm hiệu quả

- Thực hiện quản lý tài sản, nhà, đất,và các trang thiết bị của VHL theo quy định.

- Quản lý và đảm bảo phƣơng tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của các đơn

vị giúp việc cho Chủ tịch viện và khối Văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh

niên, theo quy định.

- Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe

ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức trong VHL.

- Đảm bảo công tác trật tự, an toàn, kỷ luật, kỷ cƣơng văn hóa tại công sở.

Công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện.

- Tổ chức quản lý công chức, viên chức, ngƣời lao động, thi đua khen thƣởng

của Văn phòng VHL theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện. Chủ trì phối hợp với Ban Tổ

chức – Cán bộ thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệm (nếu có). Giải

quyết ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức của VHL.

- Tổ chức tuyên truyền, truyền bá hình ảnh của VHL, là cơ quan đầu mối tiếp

nhận thông tin, duy trì công tác giữa VHL và các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa

phƣơng,...

2.2.2. Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo Văn phòng: 01 Chánh Văn phòng và 04 Phó Chánh Văn phòng.

- Các phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng

1. Phòng Tổ chức – Hành chính

2. Phòng Tổng hợp – Thông tin – Biên tập

3. Phòng Pháp chế

4. Phòng Lễ tân

5. Phòng Lƣu trữ

6. Phòng Cơ sở vật chất

7. Phòng Kỹ thuật

8. Phòng Quản lý xe

9. Phòng Tài chính – Kế toán

10. Phòng Y tế

11. Phòng Bảo vệ

12. Trung tâm Tƣ vấn và Dịch vụ khoa học

(sơ đồ cơ cấu xem phục lục I phần 1.2)

2.3. Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm

Khoa học xã hội Việt Nam

2.3.1. Tình hình nhân sự trong Văn phòng

2.3.1.1. Tổ chức, sắp xếp tình hình nhân sự trong văn phòng

Bộ máy tổ chức hành chính của Văn phòng Viện đã đƣợc căn cứ vào khối lƣợng và

độ phức tạp của công việc. Hiện nay, tổng số cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng

Viện Hàn lâm là 85 ngƣời với 12 bộ phận, số lƣợng đƣợc cụ thể nhƣ sau:

STT Tên đơn vị Chức vụ Số lƣợng ngƣời

1 05

Ban lãnh đạo Văn phòng Phòng Tổ chức – Hành chính 2 06 01 Chánh Văn phòng 04 Phó Chánh Văn phòng 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 04 Nhân viên

Phòng Tổng hợp - Thông tin – Biên tập 3 04

Phòng Pháp chế 4 02

Phòng Lễ tân 5 07

Phòng Cơ sở vật chất 6 06

Phòng Lƣu trữ 7 03

8 04

Phòng Kỹ Thuật Phòng Quản lý xe 9 11

Phòng Tài chính – Kế toán 10 07

Phòng Y tế 11 04

Phòng Thƣờng trực – Bảo vệ cổng Đội Cấn 12 13

13 13 Trung tâm Tƣ vấn và Dịch vụ Khoa học 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 02 Nhân viên 01 Phó Trƣởng phòng 01 Nhân viên 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 05 Nhân viên 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 04 Nhân viên 01 Trƣởng phòng 02 Nhân viên 01 Trƣởng phòng 03 Nhân viên 01Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 09 Nhân viên 01Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 05 Nhân viên 01Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 02 Nhân viên 01Trƣởng phòng 02 Phó Trƣởng phòng 10 Nhân viên 01 Giám đốc; 01 Phó Giám đốc; 11 Nhân viên

Hình 1: Bảng Thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng

Qua bảng thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên của Văn phòng Viện, nhìn chung

việc bố trí, sắp xếp giữa các phòng ban tƣơng ứng với chức năng nhiệm vụ của văn

phòng. Giữa các phòng ban này có sự gắn kết chặt ch , bổ sung hỗ trợ cho nhau theo

nhiệm vụ đƣợc giao.

Với đặc thù công việc nên giữa các phòng có sự bố trí sắp xếp khác nhau ví dụ

nhƣ: Phòng Hành chính- Tổ chức đƣợc bố trí ở tầng 01 cùng với Phòng Bảo vệ và Phòng xe đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp đón khách

đến liên hệ công tác và các công việc khác....Phòng Lƣu trữ đƣợc bố trí tại tầng 04

của tòa nhà phù hợp với yêu cầu về việc bố trí sắp xếp bảo quản tài liệu (kho Lƣu trữ

không quá thấp cũng không quá cao) tránh những tác hại từ môi trƣờng ảnh hƣởng đến hồ sơ tài liệu đƣợc lƣu trữ. Mặt khác, Phòng Lƣu trữ là nơi lƣu giữ những tài liệu, hồ sơ của cả Viện do đó phòng làm việc cũng đƣợc bố trí ở nơi thuận tiện cho việc đi lại giao nộp hồ sơ của các phòng ban.

Tuy nhiên, việc bố trí số lƣợng nhân lực tại các Phòng lại có sự chênh lệch và

chƣa phù hợp, ví dụ trong 02 tháng đƣợc thực tập tại Phòng Lƣu trữ cá nhân nhận thấy

khối lƣợng công việc của Phòng khá lớn, nhiều khối tài liệu nặng mà nhân lực trong

phòng chỉ có 03 ngƣời đều là nữ trong đó 01 trƣởng phòng, 02 nhân viên (01 hợp

đồng). Gây khó khăn trong khi giải quyết công việc, dễ dẫn đến tâm lý chán nản.

2.3.1.2. Chuyên môn nghiệp vụ

Việc tuyển dụng Cán bộ đƣợc thực hiện trên cơ sở chỉ tiêu biên chế năm đƣợc

Viện Khoa học xã hội Việt Nam phân bổ, kế hoạch tuyển dụng biên chế, hợp đồng

hàng năm do Trƣởng ban Ban Tổ chức cán bộ chu n bị. Theo báo cáo tổng kết năm

2017, hiện tại Văn phòng có 03 Tiến sĩ, 19 Thạc sĩ, 25 cử nhân, 32 ngƣời lao động

thuộc trình độ khác nhau, trong đó có 04 ngƣời đang theo học nghiên cứu sinh, 02

ngƣời đang chờ cấp b ng Thạc sĩ.

Hình 2: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn của công chức, nhân viên

Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017

Do vậy, việc tuyển chọn nhân sự vào bộ máy văn phòng về cơ bản đã đáp ứng đƣợc về trình độ và chuyên môn nghiệp vụ, b ng cấp phù hợp với vị trí các công việc trong bộ máy văn phòng.

Nếu có nhu cầu tuyển dụng cần phải lập kế hoạch xin tuyển dụng. Việc khen thƣởng kỷ luật đều phải dựa vào các văn bản quy định của Nhà nƣớc, điều này thể hiện mang tính dân chủ cao.

Chánh Văn phòng

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Thành lập HĐ tuyển dụng

Chủ tịch Viện

Tổ chức tuyển dụng

Hội đồng tuyển dụng

Quyết định tuyển dụng

Chủ tịch Viện

Hợp đồng thử việc

Chánh Văn phòng

Chủ tịch Viện

Bổ nhiệm vào ngạch viên chức

Phòng HC - TC

Lƣu hồ sơ tuyển dụng

Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chƣa dừng lại ở đó, theo sự phát triển của Viện, chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng s đƣợc bổ sung, đổi mới nh m phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Viện Hàn

lâm. Căn cứ Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 về việc đào tạo, bồi

dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức. Hàng năm, ngoài việc cử cán bộ đi học, Viện còn

mở lớp tập huấn ngắn hạn để bồi dƣỡng nghiệp vụ chuyên môn nh m trang bị đầy đủ

về mặt kiến thức, tự tin hơn về các kỹ năng góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công

chức, viên chức chuyên nghiệp, có ph m chất đạo đức tốt.

Tuy nhiên, dƣới góc nhìn nhận khi chƣa có sự hiện đại hóa công tác văn phòng,

tình hình đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự làm việc

trong văn phòng còn thiếu sót và chƣa đúng đối tƣợng.

Với sự quan tâm của Ban lãnh đạo Viện cũng nhƣ của Lãnh đạo văn phòng

hàng năm Văn phòng có tổ chức các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ hành chính cũng nhƣ tập

huấn các kỹ năng, chuyên môn. Nhƣng những cá nhân tham gia lớp học không phải là

những đối tƣợng cần đƣợc đào tạo mà là những trƣờng hợp do đơn vị “cử đi nên phải

đi”. Đi theo tƣ tƣởng chống đối thiếu tinh thần tự giác dẫn đến có đào tạo nhƣng không

hiệu quả.

Hay cũng có trƣờng hợp, cùng một lớp học nhƣng trình độ nhận thức của các cá

nhân khác nhau ngƣời đã giỏi chuyên môn nghiệp vụ nay vẫn đƣợc đơn vị cử đi để học

hỏi về truyền đạt lại cho các cá nhân trong đơn vị mình, nhƣng đơn vị khác lại cử

những cá nhân chuyên môn nghiệp vụ kém đi để học hỏi và đúc kết kinh nghiệm cho

bản thân. Từ đó dẫn đến tình trạng nhận thức về một vấn đề khác nhau hiệu quả cũng

không cao.

2.3.1.3. Tác phong, phong cách làm việc trong văn phòng

Một trong những ph m chất quan trọng của ngƣời cán bộ là phải có phƣơng

pháp, tác phong làm việc khoa học, thiết thực, hiệu quả để hoàn thành tốt các nhiệm vụ

đƣợc giao, đƣợc quần chúng nhân dân tín nhiệm. Bác Hồ đã từng ví von một cách rất

hình ảnh: “Có kinh nghiệm mà không có lý luận, cũng nhƣ một mắt sáng, một mắt

mờ” Bởi vì, khi ngƣời cán bộ, đảng viên có tri thức khoa học và kỹ thuật, có trình độ

lý luận cách mạng, có năng lực công tác thì luôn tâm huyết với nghề nghiệp, nhƣng

nếu không có phƣơng pháp, tác phong làm việc khoa học, xa rời thực tiễn, ít chịu cập

nhật những biến đổi của tình hình, thậm chí chuyên quyền, quan liêu, độc đoán... thì

khi thực hiện các nhiệm vụ thƣờng gặp khó khăn, vƣớng mắc, chất lƣợng và hiệu quả

công việc s không đạt đƣợc nhƣ mong muốn.

Qua khảo sát tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cá nhân nhận thấy phần lớn

các cán bộ, nhân viên Văn phòng đều tuân thủ những quy định chung của Viện và quy

chế của đơn vị. Làm việc đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trách nhiệm trong công việc,

có tinh thần hợp tác tốt với các đồng nghiệp. Ứng xử văn minh, lịch sự. Kính trọng cấp

trên, tôn trọng cấp dƣới cũng nhƣ khách đến làm việc tại cơ quan.

Tuy nhiên vẫn còn một số khía cạnh thuộc tác phong làm việc mà cán bộ, nhân

viên trong văn phòng thực hiện chƣa tốt. Theo quan sát từ thực tế có một số cán bộ

thƣờng xuyên đi làm muộn. 7h30 bắt đầu vào làm thì 8h thậm chí 8h30 mới đến cơ

quan. Trong giờ làm việc, nhiều cán bộ lƣớt web đọc báo mạng, chơi game, ngồi nói

chuyện cá nhân không tập trung cho công việc. Gây lãng phí thời gian và chậm trễ

trong giải quyết công việc. Ngoài ra, các cá nhân còn tranh thủ buôn bán các mặt hàng

cho cán bộ nhân viên trong Viện, gây mất thời gian, làm xấu hình ảnh của cơ quan.

Hơn thế, chúng ta có thể bắt gặp các hình ảnh, các biển chữ “cấm hút thuốc” ở

mọi nơi trong cơ quan. Nhƣng đồng thời chúng ta cũng thƣờng xuyên bắt gặp hình ảnh

những cán bộ, nhân viên nam hút thuốc mọi lúc, mọi nơi khiến cho môi trƣờng làm

việc bị ảnh hƣởng nghiêm trọng.

2.3.2. Thực tiễn thực hiện nghiệp vụ hành chính

Trong giới hạn của bài báo cáo tốt nghiệp, cá nhân xin đƣợc thể hiện các quy trình,

nghiệp vụ chính của Văn phòng Viện Hàn lâm đƣợc thể hiện trên các nội dung sau:

2.3.2.1. Nghiệp vụ văn thư

Quy trình nghiệp vụ về văn thƣ do Văn thƣ cơ quan thực hiện. Quy trình này

đƣợc thực hiện theo Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016 của Viện Hàn

lâm KHXH Việt Nam về việc Ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Viện.

Trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Viện Hàn lâm đã

tiếp nhận trung bình hơn 6000 văn bản trên một năm. Với số lƣợng văn bản lớn nhƣ

vậy, yêu cầu nghiệp vụ văn thƣ phải đƣợc thực hiện theo đúng quy trình .

S Năm Số văn bản đến Số văn bản đi STT

1 2013 5088 7500

2 2014 6542 5464

3 2015 6588 5130

4 2016 6589 6713

24804 T Cộng 24807

Hình 4: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đến - đi từ năm (2013-2016)

Qua quá trình quan sát thực tế, cá nhân nhận thấy cán bộ văn thƣ đã thực hiện

các quy trình nghiệp vụ nhƣ sau:

- Quy trình quản lý văn bản đi – đến:

Theo quy định của Viện, tất cả các văn bản do Chủ tịch Viện ban hành, Phó

Chủ tịch ký thay Chủ tịch và các văn bản do các lãnh đạo khối cơ quan giúp việc ký

thừa lệnh Chủ tịch đều phải đăng ký lấy số, đóng dấu vào hệ điều hành quản lý văn

bản đến tại Phòng Văn thƣ – Hành chính:

 Quy trình giải quyết văn bản đi đƣợc thực hiện theo trình tự sau:

Bƣớc 1: Cho số công văn đi: khi có yêu cầu xin số công văn từ các khối cơ qun

giúp việc, các đơn vị, văn thƣ cơ quan s căn cứ vào phần mềm quản lý văn bản đi và

cung cấp số văn bản tiếp theo của hệ thống.

Bƣớc 2: Nhân bản công văn đi: sau khi văn bản đƣợc lấy số, theo yêu cầu giải

quyết công việc văn bản s đƣợc gửi đi số lƣợng văn bản đi đƣợc nhân bản tại Phòng

Văn thƣ.

Bƣớc 3: Kiểm tra thể thức văn bản: trƣớc khi đóng dấu, văn thƣ cần kiểm tra

thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Bƣớc 4: Đóng dấu văn bản đi: đóng dấu văn bản nh m xác định giá trị của văn

bản. số lƣợng văn bản đƣợc nhân bản ứng với việc văn thƣ phải đóng bấy nhiêu dấu.

Bƣớc 5: Lƣu văn bản đi: văn thƣ cơ quan s giữ lại 01 bản có đủ dấu và chữ ký

trực tiếp của ngƣời có th m quyền.

Bƣớc 6: Chuyển giao văn bản: Cán bộ văn thƣ s tiến hành chọn bì văn bản và

đƣa văn bản vào bì thƣ cho phù hợp. Đối với văn bản đƣợc chuyển ra ngoài cơ quan 36

thì cần phải chuyển qua bƣu điện (đóng dấu mức độ mật, kh n, hỏa tốc nếu có). Đối

với văn bản gửi nội bộ thì chuyển vào tủ công văn của các đơn vị.

Thông qua quá trình thực tập, đƣợc trực tiếp thực hiện các công việc, cá nhân

nhận thấy quy trình nghiệp vụ văn thƣ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đƣợc quan

tâm và thực hiện đúng với các quy trình.

Tuy nhiên bên trong hoạt động nhập số công văn đi vẫn còn một số thiếu sót.

Hoạt động nhập số công văn đi là hoạt động mang tính thƣờng xuyên và đòi hỏi phải

c n thận, vì nhập đúng số, ký hiệu, trích yếu nội dung văn bản s là cơ sở phục vụ cho

hoạt động tra tìm tài liệu. Đây đƣợc đánh giá là hoạt động hết sức quan trọng. Thế

nhƣng theo quan sát, cá nhân nhận thấy cán bộ văn thƣ có nhập công văn đến nhƣng

lại không đầy đủ hoặc ghi tắt thậm chí thiếu trích yếu nội dung của văn bản điều này

gây khó khăn trong công tác tra tìm tài liệu.

 Quy trình giải quyết văn bản đến:

Thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, hàng ngày Phòng Văn thƣ – Hành

chính phải tiếp nhận rất nhiều văn bản đến từ các nguồn khác nhau với các loại thể loại

đa dạng. Các văn bản đến đều đƣợc tập trung tại Văn thƣ, cán bộ văn thƣ tiến hành

tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình nhƣ sau:

Bƣớc 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Khi văn bản đƣợc chuyển đến Phòng Văn thƣ, Cán bộ chuyên trách quản lý văn

bản đến s tiến hành tiếp nhận, kiểm tra bì, số lƣợng, tình trạng bì, dấu niêm phong

(nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trƣớc khi ký nhận. Sau khi kiểm tra xong cán

bộ mới đƣợc ký nhận.

Đối với bản Fax phải chụp lại trƣớc khi đóng dấu đến. Đối với văn bản đƣợc

chuyển qua mạng, trong trƣờng hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến.

Sau đó, khi nhận đƣợc bản chính cần đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký

Văn bản đến phải đƣợc đăng ký trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và

điều hành tác nghiệp

Văn bản mật đƣợc đăng ký vào sổ riêng hoặc nếu đăng ký trên phần mềm quản

lý thì không đƣợc kết nối mạng LAN hoặc Internet

Bƣớc 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì công văn và đóng dấu công văn đến.

Sau khi đã nhận văn bản, cán bộ văn thƣ nhanh chóng tiến hành phân loại để

lựa chọn bì nào nên bóc và bì nào không bóc. Khi phân loại xong, CBVT s tiến hành

đóng dấu công văn đến và ghi ngày tháng văn bản đến, số văn bản đến

Bƣớc 3: Nhập văn bản đến

Trƣớc khi thực hiện bƣớc chuyển giao văn bản, cán bộ văn thƣ s tiến hành

nhập số ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung và tên loại văn bản vào hệ điều hành quản

lý văn bản đến của Viện nh m phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu và dễ dàng trong

việc quản lý văn bản.

Bƣớc 4: Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải trình ngƣời có th m quyền để xin ý kiến phân phối giải quyết.

Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ kh n thì phải đƣợc chuyển giao ngay. Căn

cứ vào ý kiến giải quyết, Văn thƣ đăng ký tiếp và chuyển giao theo ý kiến chỉ đạo của

lãnh đạo.Việc chuyển giao đảm bảo chính xác, đúng đối tƣợng và giữ bí mật.

Qua quá trình quan sát cá nhân thấy, những văn bản thuộc th m quyền giải

quyết của Lãnh đạo Viện sau khi tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản trên hệ điều hành

quản lý văn bản và tác nghiệp, tất cả đƣợc chuyển cho CVP để trình lãnh đạo Viện

Hàn lâm xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 ngày kể từ khi văn bản đƣợc đăng ký

trên hệ thống. Sau khi lãnh đạo VHL có ý kiến chỉ đạo, Văn thƣ VHL s cập nhật ý

kiến chỉ đạo vào Hệ thống quản lý, và chuyển ngay cho các đơn vị, cá nhân đƣợc giao

để giải quyết.

Đối với văn bản kh n, hỏa tốc gửi đến Viện Hàn lâm ngoài giờ hành chính,

ngày nghỉ, ngày lễ, thì nhân viên bảo vệ tiếp nhận và thông báo cho ngƣời có th m

quyền để xin ý kiến xử lý

Đối với văn bản mật, văn thƣ VHL vào sổ theo dõi, chuyển ngay cho Lãnh đạo

Viện hoặc CVP xử lý, sau khi có ý kiến chỉ đạo VT chuyển tiếp ngay cho các đơn vị,

cá nhân đƣợc giao trách nhiệm giải quyết.

Bƣớc 5: Giải quyết và theo d i, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận đƣợc văn bản đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo

yêu cầu của Lãnh đạo Viện và quy định của Pháp luật

Văn thƣ có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã đƣợc giải

quyết, văn bản đến hạn nhƣng chƣa đƣợc giải quyết để báo cáo ngƣời có th m quyền.

CVP có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo với Lãnh đạo Viện về tình hình và tiến

độ giải quyết công việc

Trƣởng phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo

đơn vị tình hình giải quyết văn bản để thông báo cho các phòng, bộ phận liên quan.

Trong thời gian thực tập tại VHL, cá nhân nhận thấy Phòng VT của VHL đã

tuân thủ theo đúng quy chế của Viện cũng nhƣ quy định của Nhà nƣớc từ khâu tiếp

nhận; kiểm tra; phân loại; bóc bì; đóng dấu đến, ghi số, ngày, tháng, năm đến; cập nhật

trên Hệ điều hành quản lý văn bản tác nghiệp. Tất cả văn bản đều đƣợc Scan và gửi

file cứng và file mềm cho CVP giải quyết. Việc cập nhật văn bản trên HĐH rất thuận

lợi cho việc tìm kiếm, xử lý, giải quyết văn bản.

- Quản lý và sử dụng con dấu:

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ của VHL đƣợc thực hiện theo

quy định của nhà nƣớc và quy định tại Quyết định 2316/QĐ-KHXH về việc ban hành

Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của VHL.

Quản lý con dấu và bảo quản con dấu: Dấu của đơn vị tổ chức đƣợc giao cho

01 Văn thƣ chuyên trách quản lý và sử dụng. Ngƣời đƣợc giao quản lý con dấu chịu

trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng đơn vị.

Trong quá trình kiến tập tại Phòng Văn thƣ cơ quan, theo cá nhân quan sát thì

Phòng Văn thƣ – Hành chính đang thực hiện đúng theo quy định, ngƣời chuyên trách

quản lý con dấu của cơ quan là ThS. Dƣơng Thái Hậu, là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc

Thủ trƣởng đơn vị về quản lý và sử dụng con dấu. Trong quy trình quản lý con dấu

Văn thƣ đã thực hiện những quy định sau:

Con dấu đƣợc quản lý tại phòng làm việc, trƣờng hợpcon dấu đƣa ra khỏi cơ

quan thì cần đƣợc có sự đồng ý của ngƣời đứng đầu của cơ quan. Con dấu đƣợc bảo

đảm an toàn trong giờ cũng nhƣ ngoài giờ làm việc. Trƣớc khi ra về con dấu đƣợc

chuyển vào tủ có khóa để đảm bảo an toàn. Không giao con dấu cho ngƣời khác trừ

trƣờng hợp đƣợc sự đồng ý b ng văn bản của ngƣời có th m quyền.

Sử dụng con dấu: Viên chức đƣợc giao sử dụng và bảo quản con dấu phải tự tay

đóng dấu vào văn bản. Chỉ đóng dấu lên văn bản đã đúng về thể thức, kỹ thuật trình

bày và sau khi đã có chữ ký của ngƣời có th m quyền.

Khi cá nhân, đơn vị yêu cầu đóng dấu lên văn bản thì Văn thƣ luôn luôn kiểm

tra thể thức văn bản theo đủ hay chƣa, kỹ thuật trình bày có đúng với quy định của nhà

nƣớc và của Viện hay không, nếu có sai sót hay còn thiếu, Văn thƣ s nhắc nhở và yêu

cầu cá nhân, đơn vị làm lại, bổ sung.

Văn thƣ không đóng dấu trên giấy không có nội dung, đóng dấu trƣớc khi ký,

đóng dấu lên chữ ký của ngƣời không có th m quyền.

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan:

- Phương pháp lập hồ sơ

Bƣớc 1: Lập hồ sơ

Lập hồ sơ đƣợc tiến hành theo 03 bƣớc là mở hồ sơ; thu thập cập nhật văn bản,

tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và

biên mục hồ sơ:

Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ do cán bộ Lƣu trữ

phụ trách, sau đó gửi xuống các phòng, ban, đơn vị lên quan góp ý, từ đó Phòng Lƣu

trữ s điều chỉnh bổ sung và trình lãnh đạo duyệt, ký, ban hành. Các đơn vị thuộc và

trực thuộc VHL căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong dự kiến danh mục hồ sơ

của đơn vị, cán bộ phụ trách Phòng Lƣu trữ làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh hợp

thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn VHL trình Chủ tịch và ký ban hành. Bản danh

mục đó s đƣợc in thành nhiều văn bản và gửi xuống các đơn vị thuộc và trực thuộc

VHL để thực hiện.

Phòng Lƣu trữ s nhân bản danh mục hồ sơ gửi cho các phòng, ban để cán bộ,

công chức, viên chức dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ lập thành hồ sơ.

Vào đầu năm Phòng Lƣu trữ cơ quan căn cứ danh mục hồ sơ để chu n bị bìa hồ

sơ và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị và cá nhân có trách nhiệm lập. Các cá nhân có

trách nhiệm lập hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ đã có để mở hồ sơ và đƣa văn bản

liên quan vào trong hồ sơ

Mở hồ sơ khi chưa có danh mục hồ sơ: Khi không có danh mục hồ sơ, các cá

nhân mở hồ sơ trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trƣng chủ

yếu hình thành hồ sơ cụ thể nhƣ: đặc trƣng vấn đề (hồ sơ đại hội, chuyên đề, hội nghị,

hội thảo) đặc trƣng tác giả,...

Bƣớc 2: Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi

giải quyết công việc vào hồ sơ

Phòng Lƣu trữ có trách nhiệm lập hồ cần phải thu thập đầy đủ các hồ sơ tài liệu có

liên quan đến công việc vào hồ sơ, các văn bản đƣợc sắp xếp theo một trình tự hợp lý.

Ví dụ: Tập quyết định cử cá nhân, đoàn các cán bộ, công chức, viên chức của

VHL đi công tác tháng 6/2017 thì những văn bản Quyết định của VHL về việc cử cán

bộ, công chức, viên chức đi công tác tháng 6 đƣợc lập thành một hồ sơ

Bƣớc 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi giải quyết xong công việc đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ cần xem xét,

bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại đi những bản trùng lặp, bản

không cần thiết, sắp xếp trật tự hồ sơ và chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề của hồ sơ.

Hồ sơ đƣợc lƣu lại tại Văn thƣ cơ quan theo cá nhân quan sát thì tƣơng đối đầy

đủ. Hồ sơ đã phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của VHL và các đơn vị trực thuộc.

Văn bản, hồ sơ có sự liên quan đến nhau, theo đúng trình tự diễn biến của sự việc hay

trình tự giả quyết công việc.

- Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Trách nhiệm đối với việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ của VHL cụ

thể nhƣ sau:

- Trách nhiệm của Chủ tịch VHL: Chủ tịch Viện có th m quyền ban hành các

văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của VHL, hàng năm

chỉ đạo việc xây dựng danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lƣu

trữ. Quyết định các hình thức khen thƣởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị tổ chức lập,

giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng: giúp Chủ tịch Viện xây dựng danh mục

hồ sơ, tham mƣu cho Chủ tịch về việc chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc công tác lập, giao nộp

hồ sơ và lƣu trữ

- Trách nhiệm của Thủ trƣởng các đơn vị: thực hiện lập hồ sơ, bảo quản và nộp

lƣu hồ sơ vào lƣu trữ

- Trƣởng phòng tổ chức – hành chính các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc

VHL có trách nhiệm:tham mƣu thủ trƣởng các đơn vị trong việc kiểm tra đôn đốc lập,

giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập và giao nộp hồ

sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động: các cá nhân

thuộc diện phải lập và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan cần giao nộp đúng

hạn theo quy định.

- Trách nhiệm của Văn thƣ, Lƣu trữ: Văn thƣ, Lƣu trữ tại các đơn vị có trách

nhiệm hƣớng dẫn các cán bộ, công chức, viên chức, ngƣời lao động của đơn vị mình

lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ theo quy định.

- Thời hạn nộp lƣu: Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào

Lƣu trữ cơ quan đƣợc quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công

trình đƣợc quyết toán. Trƣờng hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã

đến hạn nộp lƣu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải đƣợc

ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại

gửi cho Lƣu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không

quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lƣu.

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài

liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu

sau: Các hồ sơ nguyên tắc đƣợc dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc

thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, đƣợc cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản

hết hiệu lực thi hành; hồ sơ về những công việc chƣa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp

giải quyết công việc (trƣờng hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì); các văn bản, tài

liệu gửi để biết, để tham khảo.

- Thủ tục nộp lƣu: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ Viện hàn lâm, Lƣu

trữ đơn vị, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập thành 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu

nộp lƣu và 02 bản Biên bản giao, nhận tài liệu. Lƣu trữ Viện Hàn lâm, Lƣu trữ đơn vị

giữ 01 bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản

2.2.3.2. Nghiệp vụ lưu trữ

- Công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ

Theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thƣ Lƣu

trữ Nhà nƣớc về việc ban hành Bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính: “Chỉnh lý

tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phƣơng án phân loại khoa học, trong đó tiến

hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá

hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đƣa ra chỉnh

lý”. Qua đó, Viện Hàn lâm cũng ban hành Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày

14/11/2016 về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Viện Hàn lâm

KHXH Việt Nam, tại mục 2 điều 36 có quy định rõ tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm

bảo yêu cầu phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ,

tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu, lập công cụ tra cứu, lập danh mục tài liệu hết giá

trị bảo quản. Đồng thời loại ra những tài liệu trùng, thừa, hết giá trị để tiêu hủy, qua đó

giúp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phƣơng tiện bảo quản

trong phòng kho Lƣu trữ.

Qua quan sát và thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tại Phòng Lƣu trữ, cá nhân nhận thấy

Phòng Lƣu trữ đã đảm bảo yêu cầu của chỉnh lý khoa học tài liệu lƣu trữ. Đặc biệt, các

cán bộ Phòng Lƣu trữ rất tâm huyết và có trách nhiệm với nghề.

- Công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ

Tại mục 3, điều 42 tại Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016 về việc

ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam quy

định hồ sơ, tài liệu phải đƣợc bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số

theo mục lục hồ sơ và sắp xếp trên giá để thuận tiện khai thác và di chuyển khi cần.

Kho lƣu trữ phải đƣợc đặt ở địa điểm thoáng, xa nơi có độ m cao, nhiều khói bụi, xa

xăng, dầu và các chất dễ cháy khác. Kho phải đƣợc xây dựng chắc chắn, trang bị đầy

đủ các trang thiết bị, duy trì các chế dộ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lƣu trữ.

Trên thực tế, công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ về cơ bản tuân thủ theo quy định

hiện hành của Nhà nƣớc cũng nhƣ quy định của Viện. Kho lƣu trữ đƣợc bố trí tại tầng

4 của tòa nhà (không cao cũng không thấp) có thể tránh khói bụi, độ m từ không khí.

Kho lƣu trữ đƣợc bố trí làm 2 kho, đƣợc bố trí đầy đủ trang thiết bị chuyên dụng nhƣ:

bình cứu hỏa, máy hút m không khí, máy hút bụi, hệ thống báo cháy,…đảm bảo an

toàn cho tài liệu.

Tuy nhiên, trong quá trình cá nhân làm việc tại Kho lƣu trữ thì thấy hiện tƣợng

mối mọt gặm nhấm tài liệu, hộp tài liệu còn xảy ra rất nhiều, dẫn đến việc hƣ hỏng,

mất mát tài liệu. Tuy có máy hút bụi nhƣng ít khi đƣợc sử dụng đến, hồ sơ, tài liệu bị

bám bụi còn nhiều. Trong quá trình chỉnh lý, bổ sung tài liệu, hồ sơ để không đúng

quy định, để bừa bãi trên sàn nhà. Không đảm bảo theo quy định của Viện và Nhà

nƣớc về bảo quản tài liệu lƣu trữ.

- Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ

Tài liệu lƣu trữ là những tài tài liệu chứa đựng những thông tin hồi cố, phục vụ

cho các công việc hiện tại của các đơn vị, cơ quan giúp việc trực thuộc Viện. Với ý

nghĩa nhƣ vậy, Viện Hàn lâm đã quy định rất rõ về vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu lƣu trữ tại điều 43,44, 45,46 Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016

về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt

Nam. Qua quá trình đƣợc thực tiễn và căn cứ vào Quyết định trên cá nhân thấy giữa

quy định và thực tế có sự tƣơng ứng. Cán bộ nhân viên Phòng Lƣu trữ đã tuân thủ

đúng theo quy định của Viện từ xác định các đối tƣợng và thủ thục khai thác, sử dụng

tài liệu; những tài liệu đƣợc sử dụng; các hình thức sử dụng trong khai thác và việc

quản lý tài liệu, lƣu trữ đều đƣợc thực hiện tƣơng đối nghiêm túc.

STT Ngày, Họ và tên, Hộp số Số lƣợng Số lƣợng Số trang Nội dung Ký

tháng, Đơn vị công hồ sơ số văn bản bản sao sao in tài liệu nhận

năm tác

Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu của Phòng Lƣu trữ

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ

Ứng dụng thông tin là yêu cầu của hiện đại hóa trong công tác văn phòng. Sử

dụng công nghệ thông tin giúp cán bộ lƣu trữ giảm bớt các công việc mang tính sự vụ,

giảm sức ngƣời, rút ngắn thời gian cho một công việc và tập trung vào những công 44

việc khác nâng cao năng suất lao động.Trong hoạt động quản lý và phục vụ công tác

khai thác tài liệu là công việc gây mất thời gian nhiều nhất, ứng dụng công nghệ thông

tin vào hoạt động lƣu trữ s giúp dễ dàng tra tìm tài liệu, công tác tra tìm trở nên nhanh

hơn và chính xác hơn.

Hiện nay, Phòng lƣu trữ đã và đang sử dụng “Chƣơng trình quản lý dữ liệu lƣu

trữ”, đây là chƣơng trình thực hiện chức năng quản lý hồ sơ lƣu trữ, dùng để tra tìm

văn bản thông qua các thông tin đƣợc nhập vào, máy hiện ra văn bản cần tìm. Ở đó có

ghi rõ tên loại văn bản, số ký hiệu, ngày tháng năm và trích yếu nội dung của văn bản.

Khi có yêu cầu cán bộ văn thƣ chỉ việc vào tìm kiếm là ra tài liệu cần tìm, rất nhanh và

thuận tiện.

Bên cạnh việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng trong công tác văn thƣ-lƣu

trữ, các đơn vị thuộc Viện bao gồm cả khối Văn phòng đang sử dụng 02 mạng tin học;

Mạng internet - Máy của các cán bộ lƣu trữ đều có thể truy cập mạng thông tin toàn

cầu để có thể trao đổi, cập nhật thông tin trong nƣớc và quốc tế.

2.2.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản

Trong quá trình học tập và tìm hiểu tại trƣờng thì quy trình soạn thảo văn bản hành

chính bao gồm 04 bƣớc đó là: Chu n bị soạn thảo; xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với

hình thức, thể thức văn bản theo quy định; duyệt văn bản; kiểm tra thể thức, ghi số, ngày,

tháng, năm, đóng dấu và làm thủ tục phát hành (theo ThS. Nguyễn Mạnh Cƣờng). Tuy

nhiên tại Quyết định số 2361/QĐ – KHXH ngày 14/11/2016 của Chủ tịch Viện về việc ban

hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của VHL tại điều 11, 12, 13, 14 có quy định các đơn

vị, cá nhân sọan thảo có trách nhiệm thực hiện các bƣớc sau:

Bƣớc 1: Soạn thảo văn bản

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ kh n, nơi nhận văn bản

- Thu thập xử lý thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản

- Trong trƣờng hợp cần, đề xuất với lãnh đạo Viện hoặc thủ trửng đơn vị tham

khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý

kiến để hoàn chỉnh bản thảo

- Trình duyệt dự thảo văn bản

Bƣớc 2: Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

- Dự thảo phải do ngƣời có th m quyền ký duyệt văn bản

- Trong trƣờng hợp dự thảo đã đƣợc dự thảo nhƣng nếu thấy cần thiết phải sửa chữa,

bổ sung đố với dự thảo thì đơn vị, tổ chức, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

phải trình ngƣời đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa bổ sung.

Bƣớc 3: Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành

Ngƣời đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách

nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy,tắt vào cuối nội dung

văn bản. Trƣớc khi trình Lãnh đạo Viện hoặc Thủ trƣởng đơn vị ký ban hành; đề xuất

mức độ kh n; đối chiếu với quy định của VHL và quy định của pháp luật về bảo vệ bí

mật nhà nƣớc, xác định đóng dấu mật, đối tƣợng nhận văn bản, trình ngƣời ký văn bản

quyết định.

CVP giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm

về tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của VHL và

phải ký nháy vào vị trí cuối cùng phần nơi nhận.

Bƣớc 4: Ký văn bản

- Chủ tịch Viện ký các văn bản cá biệt, quy chế hoạt động của Viện, quy chế tổ

chức, hoạt động của các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm, quyết định bổ

nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách.

- Chủ tịch Viện có thể giao cho Các Phó Chủ tịch ký thay thuộc các lĩnh vực

đƣợc phân công phụ trách.

- Trong trƣờng hợp đặc biệt có thể ủy quyền cho Thủ trƣởng đơn vị thuộc Viện

Hàn lâm ký thừa lệnh

- Không dùng bút chì, bút mực đỏ, hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

- Đối với văn bản hành chính, trƣớc họ tên của ngƣời ký không ghi học hàm,

học vị và các danh hiệu vinh dự khác.

Về soạn thảo văn bản, Văn phòng và các đơn vị giúp việc trực thuộc Viện đã

tuân thủ đúng các bƣớc. Tuy nhiên, vì một vài lý do mà vẫn còn những trƣờng hợp các

thể thức trong văn bản không đƣợc thực hiện đúng theo quy định. Ví dụ nhƣ, căn chỉnh

lề văn bản, phông chữ ở phần trích yếu nội dung (đối với công văn) và phần nơi nhận

còn hay bị mắc lỗi…đây là những lỗi sai cơ bản và thƣờng gặp nhất.

2.3.3. Các cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng

Ngoài nguồn lực chính là con ngƣời thì máy móc, trang thiết bị đóng vai trò vô

cùng quan trọng trong việc hỗ trợ con ngƣời trong việc nâng cao năng suất lao động và

hiệu quả công việc.

Theo quyết định số 58/2015/QĐ-TTg, ngày 17/11/2015 của Thủ tƣớng Chính

phủ về Quy định tiêu chu n, định mức, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị của

cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập, Phòng Hành chính Văn thƣ,

Văn phòng (bao gồm Phòng Hành chính Văn thƣ, Văn phòng của Tổng cục) của Bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung ƣơng, cụ thể là

Văn phòng Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam đƣợc quy định nhƣ sau:

Số lƣợng Giá trị tối đa Tiêu chuẩn định mức tối đa (triệu đồng)

- Phòng Hành chính Văn thƣ, Văn phòng (bao gồm

Phòng Hành chính Văn thƣ, Văn phòng của Tổng cục) của 568,3 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan

khác ở Trung ƣơng (tính cho 1 phòng làm việc)

1. Bộ bàn ghế họp, tiếp khách 01 bộ 10

2. Tủ đựng tài liệu 05 chiếc 25

3. Giá đựng công văn đi, đến 02 bộ 2

4. Máy vi tính để bàn (gồm cả bàn máy vi tính và thiết 02 bộ 26 bị lƣu điện)

5. Máy in 02 chiếc 14

6. Máy photocopy 05 chiếc 450

7. Máy fax 01 chiếc 7

8. Máy scan 01 chiếc 4

9. Điện thoại cố định (trong trƣờng hợp không có hệ 01 chiếc 0,3 thống tổng đài điện thoại nội bộ)

10. Các thiết bị khác (nếu cần) 30

Qua khảo sát thực tế tại 3 phòng: Phòng Văn thƣ Hành chính, Phòng Lƣu trữ,

Phòng Cơ sở vật chất, cá nhân thấy Văn phòng Viện Hàn lâm đã đầu tƣ khá đầy đủ về

cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng, phù hợp với nhu cầu của ngƣời sử dụng và

yêu cầu về hiện đại hóa. Từng cán bộ đã đƣợc bố trí 01bàn làm việc, 01 ghế ngồi và

các phƣơng tiện khác để phục vụ cho công việc của từng phòng nhƣ: máy tính, máy in,

máy scan, máy fax, điện thoại, máy photo, máy hủy tài liệu, quạt, bàn - ghế tiếp khách,

tủ lạnh, tủ để tài liệu, điều hòa,…và một số trang thiết bị chuyên môn nhƣ máy hút m

không khí. Nơi làm việc của từng phòng trong Văn phòng đƣợc bố trí nhƣ vậy tạo điều

kiện thuận lợi các Cán bộ trong Văn Phòng giúp đỡ, trao đổi ý kiến với nhau và việc

giám sát, kiểm tra, đôn đốc của Chánh Văn phòng đối với từng phòng.

Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, các trang thiết bị mà

Văn phòng sử dụng đã thực sự phát huy tính năng và công dụng của chúng trong việc

nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác của văn phòng. Ví dụ nhƣ, thay vì phải

tổ chức một cuộc họp để trao đổi công việc ít quan trọng thì có thể trao đổi qua điện thoại,

gmail, facebook,... làm giảm chi phí, tiết kiệm thời gian mà vẫn hoàn thành xuất sắc

nhiệm vụ đƣợc giao. Những công việc cần sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản,

xử lý số liệu và phần mềm quản lý văn bản đi và đến đã thực sự giúp Cán bộ trong Phòng

giải quyết công việc kịp thời và chính xác, rút ngắn thời gian cho những công việc sự vụ,

dành thời gian cho những công việc khác. Các thiết bị nhƣ quạt, điều hòa giúp cho bầu

không khí trở nên dễ chịu hơn, Cán bộ Công chức có bầu không khí làm việc trong lành,

thoải mái hơn.

2.3.4. Kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của

Văn phòng

Ứng dụng thông tin là yêu cầu thiết yếu của hiện đại hóa trong công tác văn

phòng. Sử dụng công nghệ thông tin giúp cán bộ lƣu trữ giảm bớt các công việc mang

tính sự vụ, giảm sức ngƣời, rút ngắn thời gian cho một công việc và tập trung vào

những công việc khác nâng cao năng suất lao động.Trong hoạt động quản lý và phục

vụ, công tác khai thác tài liệu là công việc gây mất thời gian nhiều nhất, ứng dụng

công nghệ thông tin vào hoạt động lƣu trữ s giúp dễ dàng tra tìm tài liệu, công tác tra

tìm trở nên nhanh hơn và chính xác hơn.

Theo cá nhân quan sát ở 02 Phòng Văn thƣ, Lƣu trữ, hiện nay cả 02 Phòng đang

sử “Chƣơng trình quản lý dữ liệu lƣu trữ”, đây là chƣơng trình thực hiện chức năng

quản lý hồ sơ lƣu trữ, dùng để tra tìm văn bản thông qua các thông tin đƣợc nhập vào,

máy hiện ra văn bản cần tìm. Ở đó có ghi r tên loại văn bản, số ký hiệu, ngày tháng

năm và trích yếu nội dung của văn bản. Khi có yêu cầu cán bộ văn thƣ chỉ việc vào tìm

kiếm là ra tài liệu cần tìm, rất nhanh và thuận tiện.

Tuy nhiên, quá trình áp dụng máy móc, trang thiết bị vào hoạt động văn phòng

còn gặp nhiều khó khăn, chẳng hạn nhƣ: “chƣơng trình quản lý dữ liệu” còn hoạt động

chậm nhƣng lại không đƣợc khắc phục. Ngoài ra, những công việc liên quan đến máy

vi tính đƣợc cán bộ, nhân viên văn phòng sử dụng nhƣng còn lúng túng, chƣa có kỹ

năng xử lý tốt các ứng dụng phần mềm tin học. Đáng l việc vận dụng khoa học công

nghệ phải đem lại hiệu quả cao, nhƣng vì còn thiếu kỹ năng trong công tác sử dụng

công nghệ thông tin gây mất nhiều thời gian. Các máy móc, trang thiết bị không đƣợc

phát huy các tính năng hiệu quả của nó.

Bên cạnh việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng trong công tác văn thƣ-lƣu

trữ, các đơn vị thuộc Viện bao gồm cả khối Văn phòng đang sử dụng 02 mạng tin học;

Mạng internet - Máy của các cán bộ lƣu trữ đều có thể truy cập mạng thông tin toàn

cầu để có thể trao đổi, cập nhật thông tin trong nƣớc và quốc tế.

2.3.5 Thực tiễn bài trí phòng làm việc trong Văn phòng

Hiện nay cách bài trí trong phòng làm việc tại Văn phòng Viện theo cá nhân

quan sát còn thiếu tính khoa học và hầu hết sắp xếp theo nối truyền thống “tiện đâu để

đó”. Thực tế cá nhân quan sát tại 03 phòng làm việc là Phòng Văn thƣ, Phòng Lƣu trữ,

Phòng Cơ sở Vật chất đều thấy đặc điểm chung sau:

- Bàn tiếp khách đƣợc bài trí ở khu vực trung tâm của phòng - bàn tròn to và

rộng dẫn đến không tiết kiệm diện tích trong phòng;

- Các bàn làm việc đƣợc bố trí đối diện với nhau nhƣng không có vách ngăn

dẫn đến tình trạng nói chuyện riêng trong giờ làm việc và mất cân đối diện tích chỗ

thừa chỗ thiếu;

- Trong các phòng hầu nhƣ không có cây xanh nếu có cũng chỉ là mấy cây nhỏ

để ở bàn làm việc do cá nhân tự mua và để trên bàn làm việc của mình dẫn đến thiếu

sự đồng bộ trong Văn phòng.

- Diện tích làm việc ở các phòng rộng nhƣng khi nhìn vào thấy rất chật chội,

đặc biệt tại phòng Lƣu trữ tài liệu, hồ sơ đƣợc để ngổn ngang trên bàn, dƣới sàn,...

- Các trang thiết bị, máy móc trong văn phòng không đƣợc bố trí tập trung ví

dụ: máy phô tô để một nơi, máy scan để một nơi mỗi lần phô tô hay scan đều phải

chạy đi chạy lại rất mất thời gian.

- Tranh ảnh đƣợc bài trí trong phòng làm việc của Văn phòng hầu nhƣ là cờ Tổ

quốc, cờ Đảng, huân chƣơng, huy chƣơng, tranh, ảnh kỷ niệm tất cả đều rất ý nghĩa và

quan trọng. Tuy nhiên, chúng chỉ đƣợc đặt trên nóc tủ để đồ hoặc treo không ngay

ngắn, bụi bặm rất thiếu khoa học.

2.4. Đánh giá chung

Quá trình đƣợc học tập và tích lũy kiến thức trong Nhà trƣờng đã giúp cá nhân

tự tin và mạnh dạn hơn trong quá trình thực tập tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

hay nói cách khác Viện Hàn lâm là môi trƣờng đầu tiên để những sinh viên nhƣ chúng

em đƣợc vận dụng những kiến thức trong Nhà trƣờng vào thực tiễn. Quá trình thực tập

ở Viện cá nhân cũng có đƣa ra đƣợc một số đánh chung nhƣ sau

2.4.1. Ưu điểm

Phần lớn các nội dung công việc thuộc công tác hiện đại hóa đều đƣợc chấp

hành đúng theo quy định của nhà nƣớc và của Viện Hàn lâm.

Về hiện trạng cơ sở vật chất: Tình hình cơ sở vật chất và các trang thiết bị đảm

bảo đáp ứng các nhu cầu sử dụng của cán bộ nhân viên Văn phòng nói riêng và toàn

Viện nói chung. Tất cả đều đƣợc bố trí hợp lý, khoa học, thuận tiện cho công tác sử

dụng phục vụ cho công việc chung.

Tình hình nhân sự trong Văn phòng: Nhìn chung với khối lƣợng công việc của

Văn phòng khá lớn và đa dạng thì việc phân chia các đơn vị giúp việc cho Văn phòng

nhƣ vậy là hợp lý và đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Giữa

các phòng ban, đơn vị có sự hỗ trợ, phối hợp với nhau để thực hoàn thành công việc do

Lãnh đạo chỉ đạo.

- Tác phong làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng, nhìn một cách

tổng thể đƣợc thực hiện tƣơng đối nghiêm túc. Từ trang phục công sở phù hợp theo

quy định, thái độ làm việc tích cực, hỗ trợ nhau trong công việc

Các quy trình nghiệp vụ:

- Nghiệp vụ Văn thƣ:

Căn cứ vào Quyết định số 2361/QĐ – KHXH ngày 14/11/2016 của Chủ tịch Viện

về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của VHL và tình hình thực tiễn, cá nhân

nhận thấy, các quy trình nghiệp vụ văn thƣ đƣợc thực hiện đúng theo quy định.

Nội dung quản lý văn bản đi: trƣớc khi văn bản đƣợc đóng dấu phát hành thì

Văn thƣ luôn kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn thƣ cơ quan thực

hiện theo đúng trình tự các bƣớc quản lý văn bản đi do nhà nƣớc và cơ quan quy định.

Cán bộ Văn thƣ đã thẳng thắn và mạnh dạn từ chối không đóng dấu đối với những văn

bản không đúng thể thức. Đây là điều đáng khen ngợi và cần đƣợc phát huy.

Quản lý và giải quyết văn bản đến: ngoài những văn bản đƣợc nhà nƣớc quy

định không đƣợc bóc bì ra thì Viện Hàn lâm còn có quy định riêng về những văn bản

không đƣợc bóc bì. Do vậy, Văn thƣ là ngƣời nắm r và kiểm tra kỹ bì văn bản trƣớc

khi bóc bì. (phụ lục 2.3 )

Văn bản đến luôn đƣợc giải quyết và trình lãnh đạo kịp thời để xin ý kiến chỉ

đạo giải quyết.

- Nghiệp vụ Lƣu trữ:

Hiện nay, Phòng Lƣu trữ có 03 cán bộ đều là nữ đều đƣợc đào tạo về nghiệp vụ

lƣu trữ đúng chuyên môn, nghiệp vụ. Qua nhiều năm công tác nên có nhiều kinh

nghiệm, ngoài ra còn có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đây là điều kiện

thuận lợi để nâng cao công tác lƣu trữ của Viện Hàn lâm.

Hiện nay, Phòng Lƣu trữ đƣợc bố trí có 02 Kho lƣu trữ có diện tích tƣơng đối

rộng, có nhiều giá đựng và đầy đủ các trang thiết bị nhƣ máy hút m, máy hút bụi, bình

chữa cháy, điều hòa,…Kho đƣợc bố trí tại tầng 04 nên thoáng mát, tránh đƣợc khói bụi,

độ m từ không khí. Thuận lợi trong công tác bảo quản tài liệu.

Công tác thu thập tài liệu đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, những tài liệu đƣợc thu

thập về đều đƣợc cán bộ lƣu trữ vào sổ nhập để theo d i xem trong quá trình thu nhập

tài liệu, hồ sơ đã đủ hay chƣa, bao gồm những loại hồ sơ nào. Tạo điều kiện phục vụ

cho công tác tra tìm và bổ sung tài liệu sau này.

Trong quá trình thực tập tại Phòng Lƣu trữ, cán nhân quan sát mỗi ngày phòng

có 2 đến 3 ngƣời đến khai thác tài liệu, độc giả chủ yếu là các phòng, đơn vị giúp việc

trực thuộc Viện. Việc yêu cầu sử dụng tài liệu đều đƣợc ghi lại r ràng ngày tháng

năm mƣợn tài liệu, số, tên loại và trích yếu của tài liệu vào một quyển sổ khai thác tài

liệu. Ở đó còn có cả chữ ký của ngƣời mƣợn

Hàng năm, ngoài một số đợt kiểm tra định kỳ của Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà

nƣớc thì Phòng Lƣu trữ cũng đã tiến hành kiểm tra chéo với các Phòng Lƣu trữ của

các cơ quan khác theo quy định của Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc giúp cho hoạt

động của Phòng Lƣu trữ đƣợc đi vào nề nếp, có hiệu quả hơn.

- Quy trình soạn thảo văn bản:

Nội dung soạn thảo và ban hành văn bản do Văn phòng Viện Hàn lâm ban hành

hầu hết các văn bản đều đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Cơ

quan quy định cũng nhƣ theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV. Các văn bản có đầy đủ các

thành phần thể thức, kết cấu chặt ch . Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản tƣơng đối

chính xác, tỷ lệ phần trăm các văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày rất thấp

Hàng năm Phòng Văn thƣ - Hành chính cùng phối hợp với các đơn vị có liên

quan tổ chức hƣớng dẫn nghiệp vụ soạn thảo, đúng quy trình và thể thức của một văn

bản, điều này nâng cao chất lƣợng pháp lý trong từng văn bản.

2.4.2. Hạn chế

Ngoài những ƣu điểm trên Văn phòng Viện Hàn lâm vẫn còn một số những tồn

tại theo cá nhân quan sát thấy cụ thể nhƣ sau:

Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn đƣợc trang bị đầy đủ nhƣng chƣa

có sự đồng bộ hóa, mẫu mã, kích thƣớc khác nhau, cách sử dụng khác nhau gây khó

khăn trong công tác sử dụng và quản lý.

Máy móc, trang thiết bị đƣợc đầu tƣ, mua sắm theo nhu cầu sử dụng và theo

tính chất công việc. Tuy nhiên, theo cá nhân quan sát thấy có những trang thiết bị rất ít

khi đƣợc sử dụng nhƣng không có phƣơng án xử lý phù hợp điều này dẫn đến việc

hỏng hóc, gây lãng phí.

Trình độ tin học của cán bộ nhân viên Văn phòng nhìn chung còn nhiều hạn

chế. Do đó, mỗi lần gặp vấn đề khó khăn trong quá trình sử dụng lại phải nhờ nhân

viên khác giúp.

Hiện đại hóa văn phòng là quá trình chuyển đổi từ cũ sang mới, tuy nhiên mỗi

lần có chƣơng trình cải cách, thay đổi một nội dung nào đó lại gặp phải những ý kiến

phản đối từ nhiều ngƣời. Tâm lý ngại thay đổi, ngại học hỏi đã gây khó khăn không

nhỏ đến công tác hiện đại hóa văn phòng.

Qua quá trình khảo sát phần lớn cán bộ, nhân viên chấp hành nội quy của Văn

phòng nói riêng và toàn Viện Hàn lâm nói chung nhƣng chấp hành không toàn diện.

Vẫn còn đi muộn, hút thuốc, chơi game, đọc báo, lƣợt facebook, tán ngẫu trong giờ

làm việc. Đây là một thói quen xấu của một số cá nhân và dần dần trở thành lề lối, tác

phong thiếu khoa học của Viện.

Qua quá trình quan sát, cá nhân nhận thấy giữa kh u hiệu “nói không với khói

thuốc” và thực tiến không đồng nhất. Biển hiệu “cấm hút thuốc” ở khắp nơi tuy nhƣng

vẫn có các cá nhân bỏ việc ra ngoài hút thuốc, thậm chí hút ngay trong phòng làm việc

gây ảnh hƣởng không nhỏ đến môi trƣờng và sức khỏe của mọi ngƣời xung quanh.

Hiện đại hóa văn phòng tƣơng ứng với việc thành thạo sử dụng các trang thiết bị

văn phòng, tuy nhiên phần lớn các cán bộ, nhân viên lại không thành thạo.

Tuy đã tổ chức, hƣớng dẫn quy trình soạn thảo văn bản tuy nhiên vẫn còn

những văn vabản căn chỉnh lề không chính xác, không đảm tính th m mỹ cho văn bản;

có những công văn không có trích yếu nội dung, gây khó khăn trong quá trình quản lý,

giải quyết văn bản ví dụ nhƣ Công văn số 1089/KHXH – QLKH ngày 16/6/2017

không có trích yếu nội dung. (xem phụ lục 2.7)

Theo quy định văn bản đƣợc gửi ra bên ngoài cơ quan là chuyển qua bƣu điện,

nhƣng lại có những văn bản yêu cầu gửi trực tiếp. Các văn bản đƣợc gửi đi trực tiếp đã

có những trƣờng hợp không gửi đúng hạn, gây chậm trễ đến quá trình giải quyết công

việc của Viện cũng nhƣ cơ quan nhận văn bản.

Theo quy định hệ điều hành quản lý tác nghiệp (quản lý các văn bản mật)

không đƣợc kết nối Internet, nhƣng theo cá nhân quan sát hầu hết máy tính nào cũng

có kết nối mạng dẫn đến việc quản lý văn bản mật có mức độ bảo mật thấp, dễ bị mất

văn bản, lan truyền nhiều ngƣời biết hoặc bị đánh cắp thông tin.

Hệ thống quản lý văn bản và tác nghiệp tuy mới nhƣng trong quá trình sử dụng

rất chậm, gây mất nhiều thời gian.

Nội dung quản lý con dấu: Theo cá nhân quan sát thì những con dấu đã cũ,

không sử dụng còn để ngổn ngang, không có sự sắp xếp bảo quản khoa học.

Đóng dấu vào phụ lục kèm theo theo quy định dấu đƣợc đóng lên trang đầu,

trùm lên một phần tên cơ quan ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục. Nhƣng theo

quan sát dấu giáp lai của cơ quan vẫn đƣợc đóng chính giữa của văn bản, nhƣ vậy là

sai quy chế của cơ quan.

Theo quy định, hồ sơ tài liệu không dày quá 03cm nhƣng trên thực tiễn cả

Phòng Văn thƣ và Phòng Lƣu trữ đều tận dụng tối đa sức chứa của mỗi hồ sơ. Tuy

đã có sự sắp xếp các văn bản theo trình tự nhƣng còn chƣa thật khoa học, một số bản

bị lặp nhƣng không hề loại ra khỏi hồ sơ, hầu hết tất cả tập hồ sơ đều không ghi chứng

từ kết thúc. Điều này có thể thấy quy trình lập lƣu hồ sơ ở VHL chƣa đạt yêu cầu.

Cách xƣng hô trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dƣới chƣa đƣợc chu n hóa

trong môi trƣờng công sở chú - cháu, bác - cháu, bố - con, cô – cháu,...

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì việc quản lý và sử dụng

phòng họp, hội trƣờng lớn đều phải thông qua văn phòng b ng giấy đăng ký sử dụng

phòng họp, nhƣng qua thực tế thì hầu hết đều đăng ký mƣợn phòng b ng miệng, có

những trƣờng hợp mƣợn b ng miệng không qua văn bản dẫn đến sự chồng chéo giữa

các đơn vị mƣợn với nhau.

2.4.3. Nguyên nhân

Tất cả các hạn chế đƣợc nêu ở trên đều tồn tại những nguyên nhân nhất định:

Thứ nhất là, nguyên nhân về thiếu sự đồng bộ hóa trang thiết bị trong văn

phòng là do quá trình đầu tƣ mua sắm trang thiết bị đƣợc chia làm nhiều đợt khác

nhau, mỗi đợt mua lại đổi nhà cung cấp hoặc đổi chủng loại. Lý do khác là vì đơn vị

đề xuất mua và đơn vị chủ trì mua chƣa nắm đƣợc cách sử dụng của từng thiết bị, chỉ

tập trung mua mà chƣa tìm hiểu cách sử dụng.

Thứ hai là, nguyên nhân của việc đầu tƣ mua sắm trang thiết bị nhƣng không

hoặc ít sử dụng là do đơn vị đề xuất mua chƣa nhìn bao quát vấn đề, không hiểu đƣợc

sự cần thiết của trang thiết bị

Thứ ba là, phần lớn cán bộ, nhân viên văn phòng đều gặp khó khăn trong quá

trình sử dụng máy tính lý do Lãnh đạo Văn phòng chƣa thật sự quan tâm đến vấn đề

tin học. Hàng năm có mở lớp đào tạo bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ nhƣng chƣa

đạt hiệu quả cao.

Thứ tư là, tâm lý ngại đổi mới, thích làm theo thói quen đây cũng là rào cản lớn cho

công tác hiện đại hóa. Những suy nghĩ này đã làm cản trở sự năng động sáng tạo trong mỗi

nhân viên.

Thứ năm là, việc không thống nhất giữa lý thuyết và thực tiễn trong vấn đề môi

trƣờng công sở là do chƣa có chế tài xử lý phù hợp, dẫn đến tâm lý xem nhẹ, coi

thƣờng quy tắc.

Các lỗi thƣờng gặp trong soạn thảo văn bản, bố trí phòng làm việc, hay chậm

trễ trong công việc theo cá nhân nhận thấy nguyên nhân chính xuất phát từ ý thức của

cán bộ, nhân viên. Mặt khác, hình thức kỷ luật chƣa nghiêm minh đối với các hành vi

làm tắt, làm trái quy định của Nhà nƣớc và của Viện

*Tiểu kết

Qua việc tìm hiểu về cơ cấu tổ chức cũng hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm

KHXH Việt Nam với 04 nội dung chính trong công tác hiện đại hóa đó là đội ngũ nhân sự,

trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin bên cạnh

những mặt tích cực mà Văn phòng đã đạt đƣợc thì vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế cần

phải phục, sửa đổi. Qua quá trình quan sát, nghiên cứu trong 02 đợt kiến tập và thực tập tại

Văn phòng, cũng nhƣ có sự giúp đỡ tận tình của Giảng viên hƣớng dẫn, cá nhân xin mạnh

dạn đƣa ra những ý kiến đóng góp ở chƣơng 3 nh m khắc phục những hạn chế còn tồn tại

và hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện hàn lâm.

Chƣơng 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN

ĐẠI HÓA TRONG VĂN PHÕNG

3.1. Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa trong văn phòng

Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối

ƣu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.

Ngày nay, quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra ngày càng nhanh, mạnh và sâu

sắc trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặt các cơ quan, tổ chức đứng trƣớc trƣớc

thách thức phân định ranh giới quản lý sao cho vừa hiệu quả, hòa nhịp đƣợc với đời

sống chung của xã hội, trong khi vẫn giữ đƣợc cái riêng của mình. Thực tiễn đó cũng

đặt ra đòi hỏi tất yếu khách quan của việc điều chỉnh chức năng của các cơ quan sao

cho phù hợp với thời cuộc. Ngày nay, các cơ quan, tổ chức đã nâng cao nhận thức của

mình, muốn tồn tại, phải trở thành một chủ thể kiến tạo cho sự phát triển, chứ không

đơn thuần chỉ là hoạt động mang tính chất duy trì.

Với Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, ngoài những mặt tích cực mà

Văn phòng đạt đƣợc còn tồn tại những hạn chế cần đƣợc khắc phục. Căn cứ vào tình

hình thực tiễn nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, cá nhân xin mạnh dạn đề xuất một số kiến

nghị và giải pháp nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm

nhƣ sau:

3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng

Để có bộ máy hành chính hiện đại, hiệu quả, làm nền tảng cho hiện đại hóa

công tác văn phòng chúng ta cần hành động đúng quy luật. Bất kỳ quá trình hiện đại

hóa nào cũng cần đƣợc bắt đầu b ng nhận thức. Lãnh đạo Văn phòng là ngƣời đứng

đầu của bộ máy Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch Viện về toàn bộ hoạt

động trong Văn phòng, do vậy, Ban Lãnh đạo cần có nhìn nhận đúng đắn, toàn diện về

trách nhiệm của mình. Căn cứ vào Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Viện

Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành theo Quyết định số 2303/QD-KHXH ngày

30/12/2014 của Chủ tịch Viện có quy định cụ thể trách nhiệm của Chánh Văn phòng,

Phó Chánh Văn phòng. Tuy nhiên, muốn thực hiện tốt công tác hiện đại hóa văn

phòng Ban Lãnh đạo không chỉ dựa trên những báo cáo, tờ trình của cấp dƣới mà cần

phải đi sâu sát vào thực tiễn để nắm bắt tình hình đƣa ra những quyết định sáng suốt,

phù hợp.

Qua kết quả xử lý phiếu khảo sát có đến 96% các ý kiến cho r ng Ban Lãnh đạo

quan tâm hơn nữa để hoạt động văn phòng đƣợc hiệu quả hơn. Trên thực tế, có 03 yếu

tố chính mà Ban Lãnh đạo cần tập trung quan tâm đó là yếu tố con ngƣời, trang thiết bị

và môi trƣờng làm việc, các yếu tố này cần đƣợc phát triển song song với nhau.

Thứ nhất, yếu tố con ngƣời: Trong các hoạt động con ngƣời luôn là nhân vật

trung tâm, là chủ thể chân chính sáng tạo ra mọi giá trị vật chất - tinh thần để phục vụ

lại chính đời sống của mình, do vậy, Ban lãnh đạo cần không ngừng nâng cao tri thức

cũng nhƣ nhận thức của cán bộ nhân viên trong Văn phòng thông qua các hoạt động

“phân cấp đào tạo”:

- Đối với trƣởng các đơn vị, phòng ban, tổ chức cần đƣợc đào tạo cách quản

lý nhân viên dƣới cấp của mình bởi hầu hết tất cả các cá nhân khi đƣợc bổ nhiệm lên

cấp quản lý đều không đƣợc đào tạo kỹ năng quản lý nhân viên. Do đó, dễ dẫn đến

tình trạng lạm quyền hoặc cả nể thậm chí ngƣời lãnh đạo không nắm bắt đƣợc tâm lý

của nhân viên mình s rất khó để cấp dƣới nghe theo hoặc phục tùng mệnh lệnh.

- Đối với các cán bộ, nhân viên khác cần phải thƣờng xuyên đƣợc bổ sung

những kiến thức mới về nghiệp vụ chuyên môn của mình thông qua các lớp tập huấn,

đào tạo ngắn hạn để hoàn thành tốt công tác đƣợc giao.

- Thứ hai, yếu tố môi trƣờng làm việc: Môi trƣờng xung quanh ảnh hƣởng

trực tiếp đến thái độ và tâm trạng làm việc của cán bộ, nhân viên. Lãnh đạo Văn phòng

cần có kế hoạch cải thiện môi trƣờng làm việc b ng cách tuyệt đối không để tình trạng

hút thuốc trong văn phòng; bổ sung nhiều cây xanh để tiến gần hơn tới mô hình văn

phòng xanh.

- Thứ ba, tiến hành khảo sát tình trạng vật lý của trang thiết bị, máy móc phục

vụ cho các hoạt động văn phòng để từ đó bổ sung thay mới nh m đáp ứng nhu cầu sử

dụng trong công việc.

3.1.2. Nâng cao công tác tham mưu của Văn phòng đối với Ban Lãnh đạo Viện

Với chức năng nhiệm vụ chính của văn phòng là tham mƣu tổng hợp và hậu cần

nên chức năng này cần phải đƣợc phát huy tối đa và có hiệu quả. Song trên thực tế quá

trình tham mƣu cho lãnh đạo lại chƣa tuân theo quy trình hoặc có nhƣng không hiệu

quả, ảnh hƣởng đến uy tín và vai trò của văn phòng. Với thực tế đó, ban Lãnh đạo

Viện Hàn lâm cần:

Thứ nhất, ban hành các văn bản quy định về công tác tham mƣu cho lãnh đạo

bao gồm:

- Quy định tính thứ bậc trong nền hành chính phải r ràng, trên cơ sở đó thiết lập

các mối quan hệ dọc, ngang trong phân công, phối hợp và lãnh đạo, quản lý, điều hành

theo nguyên tắc cấp dƣới phục tùng cấp trên một cách tất yếu.

- Nhận diện các cấp độ của tham mƣu nhƣ: tham mƣu trình - nghĩa là cấp dƣới

có trách nhiệm trình lên cấp trên thuộc chức trách đƣợc giao; tham mƣu theo cấp độ cá

nhân hoặc tổ chức tự đề xuất và tham mƣu là thực thi quá trình kiểm soát.

- Quy định về yêu cầu của công tác tham mƣu:

+ Yêu cầu đảm bảo sđúng thể thức, quy trình và thủ tục ở từng cấp theo quy

định (đảm bảo có tờ trình, phiếu trình kèm theo văn bản dự thảo đƣợc chu n bị

theo đúng thể thức quy định)

+ Yêu cầu tham mƣu dựa trên cơ sở pháp lý, phù hợp với quy định và đáp ứng

mục tiêu yêu cầu nhiệm vụ của tổ chức.

+ Tham mƣu trên cơ sở có luận cứ khoa học r ràng, trung thực, khách quan,

chát lƣợng, hiệu quả.

+ Yêu cầu khi thm mƣu phải có trách nhiệm phối hợp giữa các tổ chức và các cá

nhân có liên quan.

- Quy định về nguyên tắc tham mƣu:

+ Tham mƣu cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức

+ Nh m đáp ứng đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ chung của Văn phòng.

+ Tham mƣu cần tuân thủ đúng theo quy định và quy trình.

+ Dựa trên nguyên tắc khách quan, công tâm, khả thi.

- Xây dựng văn bản quy trình tham mƣu bao gồm:

+ Lập ban soạn thảo và tổ chức biên tập;

+ Xây dựng đề cƣơng và xin ý kiến ban soạn thảo

+ Soạn thảo chi tiết sản ph m tham mƣu

+ Tổ chức hội thảo lấy ý kiến của các chuyên gia hoặc nhà quản lý

+ Tiếp thu và hoàn chỉnh bản tham mƣu theo quy định

Thứ hai, trƣớc khi giao việc cho cấp dƣới hải xem xét trình độ, năng lực của

từng công chức theo b ng cấp hoặc theo năng lực để phân công công việc đúng sở

trƣờng, kỹ năng sẵn có. Ngƣời đi trƣớc phải tận tình giúp đỡ ngƣời mới nắm bắt kịp

công việc từ đó mới thực hiện tốt nhiệm vụ và có khả năng chuyên môn hóa cao hơn

công việc đƣợc giao.

Thứ ba, mỗi công chức đƣợc phân công nhiệm vụ theo lĩnh vực phải kiểm tra

đầu mối công việc, trong đó làm những công việc gì? Liệt kê các đầu mối ra từng công

việc cụ thể, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành. Khi thực hiện nhiệm vụ tham

mƣu, phải hiểu biết nhiệm vụ của mình để giải đáp, trả lời, giải thích đúng nghiệp vụ

chuyên môn.

Thứ tư, Cần thiết lập và giao cụ thể các quy trình nghiệp vụ cho từng cán bộ

công chức qua đó có chỉ đạo kịp thời; công tác phối hợp đƣợc tổ chức nhịp nhàng, chặt

ch .

Thứ năm, Công chức phải tập trung nghiên cứu sâu, kỹ công việc đƣợc phân

công thuộc chức năng nhiệm vụ, đồng thời phải hiểu biết một số lĩnh vực xã hội để

tham mƣu, tham vấn, tuyên truyền, hỗ trợ cung cấp thông tin cho Lãnh đạo

Thứ sáu, Cán bộ công chức phải có biện pháp hệ thống hóa và cập nhật văn bản

mới theo lĩnh vực đã đƣợc phân công, sắp xếp.

3.1.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự trong Văn phòng

Trƣớc yêu cầu của sự nghiệp đổi mới đất nƣớc, hội nhập quốc tế, bộ máy Văn

phòng Viện Hàn lâm phải đƣợc chú trọng hoàn thiện và từng bƣớc nâng cao về chất

lƣợng. Để xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý ngày càng có chất lƣợng đáp ứng

yêu cầu nhiệm vụ, việc xây dựng và phê duyệt quy hoạch cán bộ phải đƣợc thực hiện

một cách thận trọng, chặt ch , đảm bảo đúng quy trình và tiêu chu n chung. Trên cơ sở

quy hoạch đƣợc phê duyệt hàng năm phải tiến hành đánh giá, đƣa ra khỏi quy hoạch

những cán bộ không đạt chu n, bổ sung vào quy hoạch những ngƣời đạt chu n. Kinh

nghiệm cho thấy, chỉ khi có đƣợc đội ngũ CBCC hùng hậu thì mới có cơ sở để tuyển

chọn, bố trí, sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả.

Đối với Văn phòng Viện Hàn lâm, xây dựng kế hoạch là bƣớc đầu tiên, tiếp

theo là triển khai thực hiện kế hoạch nh m xác định đƣợc trách nhiệm, quyền lợi của

từng cá nhân, tránh tình trạng chồng chéo công việc hoặc không thống nhất giữa kế

hoạch và thực hiện.

Đ y mạnh công tác xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, rèn luyện, thử thách

CBCC, xây dựng các tiêu chu n về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, về ph m chất đạo

đức, đây là chìa khóa của công tác bố trí sắp xếp cán bộ.

Cần có ứng cử, đề cử vào các chức danh, vị trí chủ chốt trong Văn phòng.

Không bố trí cán bộ tuổi đời đã quá cao hoặc không đủ trình độ, năng lực, không có

b ng cấp chuyên môn đảm nhiệm các chức danh cán bộ chủ chốt, các chức danh cán

bộ chuyên môn nghiệp vụ.

Áp dụng quy luật cạnh tranh trong công tác tuyển dụng cán bộ, nhân viên văn

phòng nh m nâng cao tính công b ng, minh bạch, tìm ra những ngƣời có năng lực thật

sự phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.

3.1.4. Nâng cao trách nhiệm và tác phong làm việc của đội ngũ nhân sự

Việc hiện đại hoá phải đƣợc tiến hành song song. Hiện đại hóa trang thiết bị

đồng thời hiện đại hoá tri thức con ngƣời. Hiện nay chúng ta đang sống trong thế kỷ

XIX nhƣng vẫn bị ảnh hƣởng bởi lối sống và tƣ duy tiểu nông của thời kỳ phong kiến

nên tác phong làm việc của một số cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện còn nhiều hạn

chế. Đây là do nhận thức của các cá nhân chƣa tốt, mặt khác do chế tài xử lý của Văn

phòng Viện chƣa nghiêm minh. Muốn nâng cao nhận thức và tác phong làm việc của

đội ngũ nhân viên đòi hỏi có sự thống nhất vào lề lối làm việc.

Trƣớc hết, cần hoàn chỉnh hệ thống các văn bản quy định về chế độ làm việc

của Văn phòng Viện.

Điều chỉnh các quy định, các chế tài cho phù hợp với những đối tƣợng vi phạm

quy định đã đề ra. Tránh những trƣờng hợp đi làm muộn về sớm, trong giờ hành chính

làm việc cá nhân,…

Không chỉ dừng lại ở việc ban hành quy chế, chế tài mà cần phải mở các buổi

Hội nghị, Tọa đàm để bàn về giờ giấc, tác phong làm việc của nhân viên công sở. Chỉ

rõ thực trạng tác phong làm việc hiện nay của Viện và lấy ví dụ minh họa cụ thể.

Ngoài ra cần phân tích rõ tầm quan trọng của việc thực hiện lề lối, tác phong công

nghiệp, có thể lấy minh chứng nƣớc bạn nhƣ Nhật Bản để hiểu r hơn.

3.1.5. Đầu tư mua sắm, bổ sung, thay thế trang thiết bị trong văn phòng

Trang thiết bị Văn phòng, một mặt là những phƣơng tiện hỗ trợ đắc lực cho quá

trình thực hiện chức năng nhiệm của cán bộ, nhân viên văn phòng. Mặt khác, tổ chức

mua sắm cơ sở vật chất chính là một trong nội dung của hiện đại hóa. Việc đầu tƣ

trang thiết bị còn phụ thuộc vào điều kiện tài chính của Văn phòng. Trƣớc đây, khi

chƣa thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng, công tác mua sắm trang thiết bị chƣa

thực sự đƣợc quan tâm, thiếu các trang thiết bị nhƣ máy phô tô, điều hòa, máy scan…

Hiện nay những trang thiết bị đang hoạt động là do mới đầu tƣ hoặc mua sắm trƣớc

đây. Vì vậy, có những trang thiết bị đến nay đã cũ, hoặc hết hạn sử dụng cần đƣợc thay

thế hoặc mua mới để đảm bảo hoạt động của Văn phòng diễn xuyên suốt.

Muốn thực hiện tốt công tác này Phòng Cơ sở Vật chất cần phối hợp với Phòng

Quản trị Thiết bị, tham mƣu cho Lãnh đạo Văn phòng về việc ban hành những văn bản

quy định về tổ chức mua sắm, bảo trì, bảo dƣỡng trang thiết bị trong Văn phòng.

Máy in đã cũ, hay bị lỗi khi in; máy photo bị mờ,... mất thời gian để chỉnh sửa

cần phải thay thế và bổ sung

Khi tiến hành tổ chức mua sắm cần xem xét kỹ lƣỡng về chất lƣợng, chủng loại,

mẫu mã, giá cả, đảm bảo tính đồng bộ hóa

Thƣờng xuyên tiến hành thanh tra, kiểm tra, bảo trì tu dƣỡng và thống kê tài

sản, các trang thiết bị trong văn phòng.

3.1.6. Nâng cao công tác tổ chức, thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính

Hiện nay, công tác tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn

phòng Viện đƣợc đánh giá chung là tƣơng đối tốt. Tuy nhiên, chỉ có một vài cá nhân

làm chƣa tốt. Theo cá nhân đánh giá lý do chính là ở ý thức trách nhiệm trong công việc.

Với tâm lý “làm qua loa”, “làm cho xong” thì chất lƣợng công việc không cao, do vậy cần

đ y mạnh công tác thi đua khen thƣởng, khen chê rõ ràng không chung chung.

Mở cuộc Hội thảo, tọa đàm có chủ đề nói về việc nâng cao trách nhiệm, ý thức

trong công việc của mỗi cá nhân. Đồng thời tuyên dƣơng những cá nhân có thành tích tốt

trong lao động và khiển trách, phê bình những cá nhân làm chƣa tốt.

Hệ thống lại các văn bản, quy chế quy định về việc tổ chức, thực hiện quy trình

nghiệp vụ hành chính, đƣa ra các chế tài nghiêm minh hơn về thực hiện các quy trình

nghiệp vụ hành chính.

3.1.7. Nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin

Trang thiết bị máy móc chính là kết quả của khoa học công nghệ. Biết ứng dụng

công nghệ khoa học vào quá trình giải quyết công việc chính là bƣớc đầu của sự thành

công. Góp phần thúc đ y công cuộc đổi mới, hỗ trợ hội nhập, hiện đại hóa đất nƣớc.

Giúp đặt nền tảng cho hiệu quả của công cuộc cải cách hành chính.

Yêu cầu thực tế hiện nay là tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đều phải ứng dụng

công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của mình, nh m nâng cao hiệu quả công

việc cũng nhƣ hòa nhập với xu hƣớng hiện đại hóa.

Hiện nay Văn phòng Viện Hàn lâm ứnng dụng các phần mềm để quản lý hệ

thống văn bản, công văn đi - đến của Văn phòng b ng máy vi tính, tạo điều kiện tra

tìm nhanh chóng tuy nhiên việc tra tìm do lỗi mạng nên còn chậm. Để cải thiện tình

vấn đề trên, Văn phòng Viện cần xây dựng hệ thống mạng cơ quan (nhƣ mạng LAN)

để tạo sự kết nối giữa các Phòng Ban trong giải quyết các hoạt động chung của Văn

phòng. Giúp cho hoạt động nhập văn bản và tra tìm văn bản trở nên nhanh chóng và

thuận tiện hơn.

Khuyến khích các cán bộ, nhân viên tham gia học tập. Nhóm các đối tƣợng có

trình độ tin học b ng nhau vào một lớp, không để cán bộ, nhân viên tự ý lựa chọn. Nhƣ

vậy, một lớp học s có trình độ nhận thức tin học nhƣ nhau dễ dàng hơn cho công tác

giảng dạy và quản lý chất lƣợng.

Đầu tƣ mua mới, bổ sung các trang thiết bị, nâng cấp các phần mềm ứng dụng

trong công tác văn phòng nhƣ công tác văn thƣ – lƣu trữ, quản lý tài sản,

Áp dụng các trang thiết bị nhƣ camera, máy chấm công b ng vân tay để kiểm

soát giờ giấc đi làm của cán bộ, nhân viên cũng nhƣ kiểm soát an ninh nội bộ của Viện. Đây là các thiết bị cần thiết trong hoạt động văn phòng, tránh đƣợc tình trạng đi làm muộn, tan làm sớm và làm việc riêng trong giờ hành chính.

3.1.8. Cải tiến về môi trường làm việc

C.Mác viết r ng, “trong tính hiện thực của nó, bản chất con ngƣời là tổng hoà

tất cả các quan hệ xã hội” một khi đã thừa nhận nhƣ vậy thì đƣơng nhiên phải thừa

nhận vai trò quan trọng của môi trƣờng đối với sự hình thành, phát triển của con

ngƣời. Môi trƣờng bao bọc xung quanh chúng ta - cả môi trƣờng tự nhiên lẫn môi trƣờng xã hội. Điều đó có nghĩa là môi trƣờng bao gồm các yếu tố, các điều kiện tự

nhiên (lý học, sinh học, hóa học) lẫn các yếu tố, các điều kiện nhân tạo. Nhƣ vậy, môi

trƣờng xung quanh hay nói cách khác không gian sống có tác động trực tiếp đến con

ngƣời. Môi trƣờng tốt s tạo ra cảm giác khoan khoái, phát huy tính sáng tạo trong công việc đối với ngƣời lao động giúp tăng năng suất lao động và đạt kết quả cao trong công việc.

Hiện nay, Văn phòng Viện Hàn lâm đã sử dụng tối đa diện tích trống của cơ

quan để trồng cây xanh nhƣ hành lang, ban công, trong phòng làm việc,…Tuy nhiên,

những loại cây này chƣa phù hợp, xét về mặt sinh học, Văn phòng Viện Hàn lâm nên

trồng các loại cây có nhiều lá, tán cây rộng nhƣ vậy s giúp môi trƣờng trong lành hơn.

Ngoài ra, để môi trƣờng làm việc thân thiện, tạo cảm giác hòa đồng hơn từ Ban Lãnh

đạo Viện cho đến các cán bộ, nhân viên cần phải xây dựng tinh thần đoàn kết, thống nhất, tạo

nên sức mạnh tập thể từ đó s dễ dàng hoàn thành những nhiệm vụ chung.

Nghiêm khắc xử phạt hành chính đối với những cá nhân hút thuốc trong giờ

làm việc và trong cơ quan để bầu không khí trong lành, cơ quan văn minh.

Có hình thức tuyên dƣơng những cá nhân có ý thức bảo vệ môi trƣờng làm việc

của cơ quan, đặc biệt những cá nhân “bỏ tiền túi” mua cây về trồng trong phòng làm

việc của mình tạo nên tính th m mỹ trong văn phòng.

3.1.9. Sắp xếp phòng làm việc của Văn phòng theo hướng Văn phòng mở

Bài trí, sắp xếp phòng làm việc hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng, vừa tiết kiệm

đƣợc diện tích, vừa nâng cao hiệu quả trong công việc. Hiện nay, hầu hết các Văn phòng, các công ty, doanh nghiệp đều chọn cách bài trí phòng làm việc theo hƣớng

văn phòng mở hay nói đúng hơn là theo phong thủy. Với thực tiễn trên, Văn phòng

Viện Hàn lâm cần phải đƣợc bài trí và sắp xếp lại cho hợp lý hơn cụ thể:

- Bố trí máy vi tính: Máy vi tính là một đồ vật không thể thiếu ở trong các văn

phòng. Tuy nhiên nếu trong phòng làm việc có quá nhiều máy vi tính s dẫn đến sự

bức bối, làm con ngƣời trở nên nóng tính, dễ nổi cáu, tinh thần khó tập trung.Theo

phong thủy cách hóa giải rất đơn giản là đặt một cốc thủy tinh đựng nƣớc bên cạnh, vì

nƣớc có tác dụng trợ giúp giải bớt tính kim của máy tính. Nếu làm điều này những

ngƣời làm việc s thấy đầu óc đƣợc tỉnh táo, tâm trạng đƣợc bình an, thoải mái.

- Bố trí bàn ghế làm việc theo phong thủy: Đối với bàn làm việc của lãnh đạo

không nên chọn chỗ ngồi mà đối diện cửa ra vào nhƣ vậy theo phong thủy giải thích ngƣời lãnh đạo không có đủ khả năng kháng lại dòng năng lƣợng hƣớng từ cửa vào.

Cũng không nên ngồi ở vị trí trong phòng mà lƣng quay ra cửa vì nhƣ vậy dễ bị bị xoi

mói.

- Cách treo tranh ảnh: Trong phòng làm việc tránh treo những tranh ảnh mang tính chất kích động, bạo lực, u ám, nặng nề hoặc màu sắc quá lòe loẹt. Chỉ nên treo những bức tranh có nội dung nhẹ nhàng hoặc đơn giản, có thể là các bức tranh thiên nhiên.

- Cách bài trí tủ đồ, giá tài liệu: Theo phong thủy trong phòng làm việc rất nên

có một tủ sách, tủ sách có càng nhiều sách càng tốt. Sách một mặt để tra cứu, tham

khảo, đọc giải trí. Mặt khác sách cũng mang lại cho những ngƣời làm việc những

luồng khí tốt, làm cho đầu óc bạn luôn tỉnh táo, minh mẫn, giúp có nhiều ý tƣởng mới,

lạ. Không nên để tủ đồ cá nhân trong văn phòng vừa tốn diện tích vừa tạo cảm giác

không thoải mái.

- Bố trí trồng nhiều cây xanh trong phòng làm việc: Cây lá xanh có thể ngăn

cản hung khí và hấp thu năng lƣợng của trời đất để tỏa ra căn phòng, mang lại nhiều

lợi lộc về sức khỏe và trí tuệ cho ngƣời làm việc. Tuy nhiên, theo phong thủy nên lƣu

ý tránh trồng những cây có lá nhỏ, lá kim, lá nhọn. Những cây loại này thƣờng hấp thu

nguồn năng lƣợng của ngƣời làm việc và không tốt cho phòng làm việc.

- Tạo ánh sáng tự nhiên đầy đủ cho phòng làm việc: Phòng làm việc cần phải sáng, ánh sáng phải đủ. Nếu có ánh sáng tự nhiên, ánh sáng mặt trời càng tốt. Ánh sáng tự nhiên luôn mang đến cho ngƣời làm việc cảm giác thoải mái, khỏe mạnh, năng động. Nếu điều kiện không cho phép, các phòng làm việc trong Văn phòng không thể có một nơi làm việc có ánh sáng tự nhiên, hãy thắp bóng điện để đủ sáng. Nếu bóng đèn bị cháy nên thay ngay, không nên để phòng làm việc thiếu ánh sáng.

*Tiểu kết

Vấn đề hiện đại hóa văn phòng là một vấn đề còn mới và đang đƣợc các cơ quan, cá nhân quan tâm đến nh m hƣớng tới mô hình “văn phòng xanh” tiết kiệm, hiệu

quả. Qua một số giải pháp và kiến nghị ở trên tôi mong r ng những giải pháp tôi đƣa ra s đƣợc đƣa vào thực tiễn để sớm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong Văn phòng và giúp Văn phòng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao.

KẾT LUẬN

Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

cá nhân nhận thấy văn phòng chiếm một vị trí không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ

chức. Tuy nhiên, thời gian qua công tác hiện đại hóa văn phòng lại chƣa thực sự đƣợc

đầu tƣ và quan tâm. chúng ta chủ yếu tập trung nghiên cứu kiện toàn tổ chức bộ máy

chung , chƣa đầu tƣ đúng mức cho việc nghiên cứu cải tiến hoạt động của bộ máy văn

phòng dẫn đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của văn phòng còn có những hạn chế, bất

cập và Văn phòng Viện Hàn lâm cũng không n m ngoài thƣc trạng chung đó. Trong

bài viết này cá nhân trình bày một số vấn đề liên quan đến công tác hiện đại hóa văn

phòng nhƣ: Đội ngũ nhân sự trong văn phòng, nghiệp vụ hành chính, trang thiết bị

trong văn phòng và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của

văn phòng, từ đó tổng kết những mặt

Tích cực mà Văn phòng Viện Hàn lâm đã làm đƣợc, chỉ ra những hạn chế cần phải

khắc phục. Qua đó, cá nhân đƣa ra những giải pháp phù hợp hy vọng s giúp Văn

phòng Viện Hàn lâm hoàn chỉnh hơn và phát huy theo chiều hƣớng mới, linh hoạt và

hiệu quả hơn.

Thực hiện tốt công tác hiện đại hóa văn phòng giúpVăn phòng Viện Hàn lâm đảm

bảo các chức năng nhiệm vụ của cơ quan, góp phần hoàn thiện về cơ cấu, bộ máy của Viện

và phù hợp với tiến trình hiện đại hóa. Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn

phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam”đến nay cơ bản đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu,

tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất hy vọng nhận đƣợc sự đồng

tình cũng nhƣ góp ý từ phía thầy cô, các cán bộ Văn phòng Viện Hàn lâm để đề tài hoàn

thiện hơn và đƣợc ứng dụng vào Văn phòng Viện Hàn lâm.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Mạnh Cƣờng, giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước”;

2. Công văn số 1136/VP-THTTBT, ngày 14/6/2016 về việc ban hành một số

mẫu văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam;

3. Ngô Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ

Lao động thương binh và Xã hội”;

4. Nguyễn Thành Độ, (2005) giáo trình “Quản trị Văn phòng”, NXB Lao động

- Xã hội;

5. Bạch Huyết, "Thiên thời địa lợi nhân hòa", NXB Văn hóa - Thông tin

6. Đỗ Thị Liên, “Hiện đại hóa Lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà

Nội”, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội;

7. Nguyễn Thị Loan, “Thực trạng Công tác Văn thư , Quản trị văn phòng và

công tác Lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam”;

8. Luật Công nghệ thông tin, số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm

2006 của Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

9. Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001;

10. Nghị định số 109/2012/NĐ-CP, ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH

Việt Nam, Nghị định số 217/2013/NĐ – CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ

sửa đổi, bổ sung một sung một số điều của NĐ 109/2012/NĐ – CP;

11. Quyết định số 58/2015 /QĐ – TTg, ngày 17/11/2015 của Chính phủ về việc

quy định tiêu chu n, định mức, chế độ quản lý, sử dụng máy móc thiết bị

thiết bị của cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức,đơn vị sự nghiệp công lập;

12. Quyết định số 246/2005/QĐ – TTg, ngày 06 ngày tháng 10 năm 2005 của

Chính phủ về phê duyệt chiến lƣợc phát triển công nghệ thông tin và truyền

thông Việt Nam đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020;

13. Quyết định số 2316/QĐ- KHXH, ngày 14/11/2016 của Chủ tịch Viện Hàn

lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Quy chế Công tác văn thƣ, lƣu trữ,

của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam;

14. Quyết định số 517/QĐ- KHXH, ngày 07/4/2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm

KHXH Việt Nam về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam;

15. Quyết định số 2303/QĐ- KHXH, ngày 30/12/2014 của Chủ tịch Viện Hàn

lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của

Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam;

16. Vƣơng Thị Kim Thanh, (3/9/2009) “Quản trị Hành chính Văn phòng”

NXB Thống kê;

17. Nguyễn Hữu Thân, (1996) “Quản trị Văn phòng”, NXB Thống kê Hà

Nội.

18. Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc

Hƣớng dẫn quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ.

19. Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ về việc

hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

PHỤ LỤC

Phụ lục I. Một số sơ đồ bảng biểu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

CHỦ TỊCH VIỆN

HỘI ĐỒNG

PHÓ CHỦ TỊCH VIỆN

KHOA HỌC

CÁC ĐƠN VỊ GIÚP VIỆC CHỦ TỊCH VIỆN Văn phòng Ban Quản lý khoa học Ban Hợp tác quốc tế

Ban Tổ chức cán bộ Ban Kế hoạch - Tài chính

Ban Thi đua - Khen thƣởng

KHOA HỌC XÃ HỘI

NGHIÊN CỨU QUỐC

CÁC ĐƠN VỊ NC

CÁC ĐƠN VỊ SỰ

TẾ

Viện Triết học Viện Kinh tế Việt Nam Viện Nhà nƣớc và Pháp luật Viện Xã hội học Viện Tâm lý học Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới Viện Địa lý nhân văn Viện Thông tin Khoa học xã hội

NGHIÊN CỨU VÙNG Viện Nghiên cứu và Phát triển bền vững Vùng Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên Viện Khoa học xã hội

Trung tâm Phân tích và Dự báo

vùng Nam Bộ

KHÁC Viện Từ điển học và Bách khoa thƣ Việt Nam Trung tâm ứng dụng công nghệ Thông tin Trung tâm Nghiên cứu Chính sách phát triển bền vững Trung tâm Nghiên cứu

Viện Nc Đông Nam Á Viện NC Đông Bắc Á Viện NC Ấn Độ và Tây Nam Á Viện NC Trung quốc Viện NC châu Âu Viện NC châu Mỹ Viện NC châu Phi và Trung 1 Đông Viện Kinh tế và Chính trị Thế

NGHIỆP Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam Học viện Khoa học xã hội Nhà xuất bản Khoa học xã hội Nhà xuất bản Từ điển

giới

Bách khoa

KHOA HỌC NHÂN VĂN Viện Sử học Viện Văn học Viện Khảo cổ học Viện Dân tộc học Viện Ngôn ngữ học Viện Nghiên cứu Hán Nôm Viện Nghiên cứu Văn hóa Viện Nghiên cứu Tôn giáo Viện nghiên cứu Con ngƣời Trung tâm Nghiên cứu Kinh thành

và Tƣ vấn về Phát triển

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN

LÃNH ĐẠO

VĂN PHÒNG

h ọ c

T r u n g

P h ò n g Y

P h ò n g T ổ

P h ò n g K ỹ

t â m

P h ò n g B ả o

P h ò n g L ƣ u

t ế

P h ò n g P h á p

P h ò n g Q u ả n

P h ò n g L ễ t â n

v ệ

t r ữ

l ý

t h u ậ t

P h ò n g T à i c h í n h

c h ế

P h ò n g T ổ n g h ợ p

P h ò n g C ơ s ở v ậ t c h ấ t

t h ô n g

t ƣ v ấ n & d ị h

k ế h o ạ c h

t i n

x e c ô n g v ụ

c h ứ c h à n h c h í n h

v ụ

k h o a

Hình 1: Bảng thống kê số lượng cán bộ, nhân viên các đơn vị thuộc văn phòng

STT Tên đơn vị Số Chức vụ

lƣợng ngƣời

05 01 Chánh Văn phòng 1

Ban lãnh đạo Văn phòng 04 Phó Chánh Văn phòng

2 06 01 Trƣởng phòng

Phòng Tổ chức – Hành chính 01 Phó Trƣởng phòng

04 Nhân viên

3 04 01 Trƣởng phòng

Phòng Tổng hợp - Thông tin- 01 Phó Trƣởng phòng

Biên tập 02 Nhân viên

4 Phòng Pháp chế 02 01 Phó Trƣởng phòng

01 Nhân viên

5 07 01 Trƣởng phòng

Phòng Lễ tân 01 Phó Trƣởng phòng

05 Nhân viên

6 06 01 Trƣởng phòng

Phòng Cơ sở vật chất 01 Phó Trƣởng phòng

04 Nhân viên

7 Phòng Lƣu trữ 03 01 Trƣởng phòng

02 Nhân viên

8 04 01 Trƣởng phòng

Phòng Kỹ Thuật 03 Nhân viên

9 11 01Trƣởng phòng

Phòng Quản lý xe 01 Phó Trƣởng phòng

09 Nhân viên

10 07 01Trƣởng phòng

Phòng Tài chính – Kế toán 01 Phó Trƣởng phòng

05 Nhân viên

11 04 01Trƣởng phòng 3 Phòng Y tế 01 Phó Trƣởng phòng

02 Nhân viên

12 Phòng Thƣờng trực – Bảo vệ 13 01 Trƣởng phòng

cổng Đội Cấn 02 Phó Trƣởng phòng

10 Nhân viên

13 Trung tâm Tƣ vấn và Dịch vụ 13 01 Giám đốc

Khoa học 01 Phó Giám đốc

11 Nhân viên

Hình 2: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn của công chức, nhân viên Văn

phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017

Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chánh Văn phòng

Thành lập HĐ tuyển dụng

Chủ tịch Viện

Tổ chức tuyển dụng

Hội đồng tuyển dụng

Quyết định tuyển dụng

Chủ tịch Viện

Hợp đồng thử việc

Bổ nhiệm vào ngạch viên chức

Chánh Văn phòng

Chủ tịch Viện

Lƣu hồ sơ tuyển dụng

Phòng HC - TC

Hình 4: Bảng thống kê số lượng văn bản đến - đi từ năm (2013-2016)

STT Năm Số văn bản đến Số văn bản đi

1 2013 5088 7500

2 2014 6542 5464

3 2015 6588 5130

4 2016 6589 6713

Cộng 24807 24804

Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu của Phòng Lưu trữ

STT Ngày, Họ và tên, Hộp số Số lƣợng Số lƣợng Số trang Nội dung Ký

tháng, Đơn vị công hồ sơ số văn bản bản sao sao in tài liệu nhận

năm tác

Phụ lục II: Một số hình ảnh của Viện Hàn lâm

Hình 2.1. Cổng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Hình 2.2. Phòng Văn thư – Hành chính

Hình 2.3. Những văn bản không được bóc bì

Hình 2.4. Các con dấu của cơ quan

Hình 2.5. Góc làm việc của Văn thư và tủ đựng tài liệu của các phòng ban

Hinh 2.6. Phần mềm quản lý văn bản đến của Viện Hàn lâm

Khoa học Xã hội Việt Nam

Hình 2.7 Công văn không có trích yếu

Hình 2.8 Máy hút ẩm trong Kho Lưu trữ

Hình 2.9 Tủ đựng tài liệu mật, ghi âm, ghi hình,..

Hình 2.10. Tủ, giá đựng tài liệu

Hình 2.11. Phòng Truyền thống

Hình 2.12. Máy photo được bố trí trong Phòng Lưu trữ

Hình 2.13. Bàn làm việc của Trưởng phòng Lưu trữ

Phụ lục III: Một số văn bản ban hành của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt

Nam (2012-2017)

Mục lục văn bản:

3.1. Số 99/2017/NĐ-CP ngày 18 tháng 8 năm 2017 về việc Quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

3.2. Số 2303/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2016 về việc ban hành quy chế tổ

chức và hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

3.3. Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 về việc ban hành một

số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

3.4. Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 về việc ban hành quy

chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Phụ lục IV: Một số văn bản do Văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội

Việt Nam ban hành giai đoạn 2012-2017

Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN HỮU DANH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ HUYỀN

Mã số sinh viên

: 1405QTVB019

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018

Hình 1: Bảng Thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng

Chánh Văn phòng

Chủ tịch Viện

Tổ chức tuyển dụng

Quyết định tuyển dụng

Chủ tịch Viện

Hợp đồng thử việc

Phòng HC - TC

Lƣu hồ sơ tuyển dụng

Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu của Phòng Lƣu trữ

LÃNH ĐẠO

VĂN PHÒNG

Chủ tịch Viện

Tổ chức tuyển dụng

Quyết định tuyển dụng

Hợp đồng thử việc

Lƣu hồ sơ tuyển dụng

Phòng HC - TC

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok