Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG

TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN,

TỈNH NGHỆ AN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Ngƣời hƣớng dẫn : THS. NGUYỄN HỮU DANH

Sinh viên thực hiện : HÀ THỊ XUÂN HƢƠNG

Mã số sinh viên : 1705QTVC025

Khóa : 2017-2021

Lớp : 1705QTVC

HÀ NỘI - 2021

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình trao đổi và chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp tôi xin

chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa đã không ngừng động viên,

chia sẻ và giải đáp những thắc mắc của sinh viên khi muốn thực hiện đề tài

khóa luận để giúp tôi có đƣợc đủ dũng khí để thực hiện bài khóa luận tốt

nghiệp của mình.

Bài khoá luận tốt nghiệp đƣợc thực hiện trong thời gian tôi thực tập tại

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An và do tình hình

dịch covid-19 đang diễn ra căng thẳng trên địa bàn Hà Nội nên trƣớc đó tôi

chƣa có dịp để gặp gỡ trao đổi trực tiếp với thầy giáo hƣớng dẫn làm đề tài

của mình là Th.S Nguyễn Hữu Danh. Vì thế, tôi xin chân thành cảm ơn thầy

đã nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn, đốc thúc kiểm tra bài làm cũng nhƣ sửa lại

những lỗi sai cơ bản mà tôi đã gặp phải.

Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn các anh, chị trong văn phòng

Ủy ban đã có lời động viên, góp ý đặc biệt là anh Lê Anh Tuấn, chị Lê Thị

Thu Dung hai chuyên viên văn phòng làm việc với tôi trong thời gian thực tập

đã nhiệt tình giúp đỡ giải đáp thắc mắc và cách tìm nguồn các tài liệu.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

LỜI CAM ĐOAN

Bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn

phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” là kết

quả nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo Nguyễn Hữu

Danh không có sự sao chép từ các bài khác, nếu có vấn đề gì tôi xin chịu hoàn

toàn trách nhiệm.

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Ký hiệu chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

Hội đồng nhân dân HĐND

Mặt trận tổ quốc MTTQ

Nhà xuất bản Nxb

Trách nhiệm hữu hạn TNHH

Tiến sĩ TS

Thạc sỹ ThS

Ủy ban nhân dân UBND

Ví dụ VD

VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................ 2

3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................... 2

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 3

5. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................... 4

6. Cấu trúc của đề tài ................................................................................. 4

PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6

CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG ........... 6

1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng ............................................... 6

1.1.1 Một số khái niệm .............................................................................. 6

1.1.1.1 Khái niệm văn phòng .................................................................... 6

1.1.2 Công tác văn phòng .......................................................................... 7

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ............................................... 8

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng ............................................................. 8

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng .............................................................. 9

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng ....................................................... 10

Tiểu kết chƣơng 1.................................................................................... 12

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN

PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN . 13

2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An ................................................................ 13

2.1.1 Đôi nét về huyện Anh Sơn ............................................................. 13

2.1.2 Phƣơng hƣớng nhiệm vụ,chỉ đạo, điều hành năm 2021 của UBND

huyện Anh Sơn ....................................................................................... 13

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn và Văn phòng

Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn ........................................................... 16

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện

Anh Sơn ................................................................................................... 16

2.1.4.1 Chức năng ................................................................................... 16

2.1.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn .............................................................. 17

2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An ................................................................ 19

2.2.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp ........................................................ 19

2.2.2 Công tác ban hành và kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo ... 21

2.2.2.1 Hồ sơ trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giải quyết

công việc ................................................................................................. 21

2.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng trong thẩm tra hồ sơ, đề án, văn bản trình . 21

2.2.2.3 Xử lý hồ sơ giải quyết công việc ................................................ 22

2.2.2.4 Thẩm quyền ký văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn .. 23

2.2.2.5 Phát hành, công bố văn bản ........................................................ 23

2.2.2.6 Kiểm tra việc thi hành văn bản ................................................... 24

2.2.3 Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác .................................... 25

2.2.3.1 Các loại chƣơng trình công tác ................................................... 25

2.2.3.2 Trình tự xây dựng chƣơng trình công tác ................................... 25

2.2.3.3 Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chƣơng trình công tác ...... 27

2.2.4 Công tác văn thƣ ............................................................................ 28

2.2.4.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản ....................................... 28

2.2.4.2 Quản lí và sử dụng con dấu ......................................................... 33

2.2.4.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan .................. 34

2.2.5 Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng .................. 35

2.2.6 Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp .............................................. 36

2.2.6.1 Nhiệm vụ của văn phòng trong tổ chức hội nghị, cuộc họp ....... 36

2.2.6.2 Các loại hội nghị, cuộc họp ......................................................... 37

2.2.7 Công tác ngoại vụ, biên giới .......................................................... 41

2.2.8 Công tác hậu cần ............................................................................ 42

Tiểu kết chƣơng 2.................................................................................... 43

CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN ............... 44

3.1 Giải pháp về Công tác tham mƣu, tổng hợp ..................................... 44

Giải pháp: ................................................................................................ 44

3.2 Giải pháp về Công tác Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản.... 46

3.3 Giải pháp về Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác .................. 47

3.4. Giải pháp về Công tác văn thƣ ......................................................... 49

3.5 Giải pháp về Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng 51

3.6 Giải pháp về Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp ........................... 52

3.7 Giải pháp về Công tác ngoại vụ, biên giới ........................................ 54

3.8 Giải pháp về Công tác hậu cần .......................................................... 56

3.9 Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của

công tác văn phòng .................................................................................. 57

3.10 Tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục

vụ cho đội ngũ công tác văn phòng ......................................................... 58

3.11 Tăng cƣờng thanh tra, kiểm tra và có chế tài thƣởng phạt phù hợp

với các quy chế thi đua khen thƣởng của cơ quan hành chính nhà nƣớc 59

3.12 Xây dựng và thực hành văn phòng 5S trong môi trƣờng làm việc ...... 60

3.13 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ..... 60

Tiểu kết chƣơng 3.................................................................................... 61

KẾT LUẬN .................................................................................................... 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 63

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Văn phòng là bộ phận phụ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành và giải

quyết các công việc hành chính liên quan đến văn bản, là bộ phận giúp việc

trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan. Trong doanh nghiệp văn phòng là bộ mặt của

doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thƣơng hiệu doanh nghiệp. Nói chung, cơ

quan doanh nghiệp tƣ nhân, hay nhà nƣớc đều cần có một bộ phận văn phòng

giúp việc đƣợc đào tạo về chuyên môn bài bản, có các kỹ năng văn phòng cần

thiết phục vụ công việc. Đây là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ

chức và cần có sự quan tâm để có sự phát triển đáp ứng tiến bộ xã hội, tiến bộ

khoa học công nghệ trong lĩnh vực văn phòng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi

cho việc hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao hiệu quả, đúng yêu cầu.

“Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh

đạo nắm đƣợc tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ

giải quyết các công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao tinh thần

trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm

vụ đƣợc giao”. Trong tình hình hiện nay, khi nhịp độ cuộc sống không ngừng

phát triển Việt Nam cũng đang trở mình trong cuộc cách mạng 4.0 câu nói lúc

sinh thời của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Ngƣời đến thăm Văn phòng Trung

ƣơng Đảng tại tại Chiến khu Việt Bắc càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết. Đó

vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện

nhiệm vụ của và cán bộ, công nhân viên, chiến sỹ Văn phòng Ban Quản lý

Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng và cán bộ Văn phòng nói chung.

Nắm đƣợc tầm quan trọng của văn phòng cũng nhƣ các công tác trong

văn phòng nên sau khi có quyết định tiếp nhận thực tập tại Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn tôi đã chọn Văn phòng là bộ phận mà mình sẽ thực tập. Tại

đây tôi đã có dịp quan sát và làm một số công việc và nhận thấy công tác văn

phòng tại đây tuy đã có nhiều đổi mới nhƣng vẫn còn có nhiều hạn chế vì thế

tôi đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy

ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” làm bài khóa luận tốt nghiệp

của mình nhằm chỉ ra những thực trạng còn tồn tại và đƣa ra những cách

thức,giải pháp cụ thể hiệu quả, phù hợp đƣa công tác văn phòng vào khuôn

khổ, nề nếp và thực hiện công việc có hiệu quả hơn.

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Đề tài khóa luận đƣợc thực hiện nhằm những

mục đích sau

- Nắm đƣợc tổng quan sơ lƣợc về văn phòng và Ủy ban nhân dân huyện

Anh Sơn, tỉnh Nghệ An.

- Khảo sát các công tác nghiệp vụ trong văn phòng.

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng.

- Phân tích thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn, chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế từ đó đƣa ra những giải pháp

phù hợp cho từng công tác để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại đây.

Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc những mục đích trên, đề tài có

nhiệm vụ giải quyết các vấn đề chủ yếu sau:

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng

UBND huyện Anh Sơn. Nêu rõ ƣu, nhƣợc điểm nhằm chỉ ra những vấn đề

cần nghiên cứu, đƣa ra các giải pháp cụ thể để công tác văn phòng tại đây

đƣợc tốt hơn.

3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn phòng là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ

quan nhà nƣớc nói chung và doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này đƣợc

rất nhiều ngƣời quan tâm và nghiên cứu. Trong những năm qua cùng với việc

tiến hành công cuộc cải cách hành chính, nhà nƣớc ta đã không ngừng đổi

mới và hoàn thiện công tác văn phòng. Trên thực tế đã có rất nhiều các tài

liệu, đề tài nghiên cứu, bao gồm cả những bài tham luận đóng góp nhằm nâng

cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn phòng nhƣ:

- Tài liệu “ Hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy ở cơ sở”

Đỗ Quốc Toán Chủ biên, Nxb Chính Trị Quốc gia sự thật.

- Tài liệu “Bác Hồ với công việc văn phòng” của tác giả T.S Nghiêm

Kỳ Hồng, Nxb Tổng hợp Hồ Chí Minh.

- Tài liệu “ Cẩm nang công tác văn thƣ, lƣu trữ trong các cơ quan, đơn

vị, doanh nghiệp” Nxb Thế giới.

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thƣ

- Đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn phòng tại Tổng công

ty Sông Đà – Bộ Xây dựng”.

Những công trình nghiên cứu trên đã một phần nghiên cứu về các vấn

đề khác nhau trong công tác văn phòng một cách khách quan, tuy nhiên thì đề

tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Anh

Sơn” thì chƣa có bài nghiên cứu cụ thể nào.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các công tác văn phòng có tại Văn phòng Ủy

ban nhân dân huyện Anh Sơn, cụ thể là:

- Công tác Tham mƣu, tổng hợp

- Công tác Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản

- Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác

- Công tác Văn thƣ, lƣu trữ

- Công tác Quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng

- Công tác Tổ chức hội nghị, cuộc họp

- Công tác Ngoại vụ, biên giới

- Công tác Hậu cần

Phạm vi nghiên cứu là tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn,

tỉnh Nghệ An.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài tôi có sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu

chủ yếu sau:

- Phƣơng pháp mô tả thực trạng: Để thực hiện đề tài và có thể đƣa ra

những nhận xét khách quan cụ thể nhất tại đây tôi đã không ngừng quan sát

và mô tả lại tình hình thực hiện các công việc đang diễn ra tại UBND huyện

Anh Sơn.

- Phƣơng pháp quan sát: Để bài làm của mình đƣợc theo sát thực tế tôi

đã tập trung quan sát và ghi chép lại các quy cách làm việc và quy trình cụ thể

của các công tác trong văn phòng nhƣ trong hội họp, xây dựng chƣơng trình

kế hoạch, trình và kiểm tra thực hiện văn bản và một số quy trình khác có tại

cơ quan.

- Nghiên cứu các tài liệu tham khảo, kinh nghiệm của các bộ phận: Các

tài liệu tham khảo là các bài khóa luận bài viết cùng đề tài nhƣ: Đề tài “Một

số giải pháp nâng cao hiệu quả văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ

Xây dựng”; Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn

phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành.

- Thu thập và phân tích tài liệu liên quan: Trong quá trình làm bài tôi đã

thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong bộ phận văn phòng cụ thể:

Bảng thống kê trang thiết bị, dụng cụ văn phòng; Báo cáo công tác chỉ đạo

điều hành của UBND huyện năm 2020; Phƣơng hƣớng nhiệm vụ chỉ đạo,

điều hành năm 2021; Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn

Nhiệm kỳ 2016 – 2021; Báo cáo Tổng kết 10 năm thực hiện chỉ thị 04-CT/TƢ

của Ban bí thƣ về Công tác đối ngoại.

- Tiến hành trao đổi với các cán bộ hƣớng dẫn.

6. Cấu trúc của đề tài

Đề tài” Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban

nhân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” ngoài phần Mở đầu, Phụ lục thì có kết

cấu làm 3 chƣơng:

Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác văn phòng

Chƣơng 2: Thực trạng Công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban

nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An.

Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An.

PHẦN NỘI DUNG

CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG

1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng đƣợc hiểu chung nhấtlaf nơi hoạt động mang tính chất

giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng

với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chƣa phân biệt rõ hoạt động

của văn phòng và hoạt động của quản lý nói chung.

Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo

quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung

cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý

điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt

động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó đƣợc gọi là “văn phòng”.

Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng

nhƣ sau:

- Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính

trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này

đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thƣ của cơ quan, đơn vị.

- Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ qua, đơn vị, là địa điểm mà

hằng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn

phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,...)

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan trong công

tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan, đơn vị.

Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn

phòng”. Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét

toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan đơn vị.

Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên

ngoài và nội bộ giúp ch lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm

những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp

cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt

động rất đặc trƣng của công tác văn phòng.

Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phƣơng

tiện vật chất, kĩ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý

kiến với thủ trƣởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau

khi có ý kiến phê duyệt của thủ trƣởng nhƣ: tổ chức mua sắm, quản lý sử

dụng các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao

hiệu quả hoạt động của các yếu tố này.

Nhƣ vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu

tố vật chất kỹ thuật và con ngƣời. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn

phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyên thông tin từ đầu vào đến đầu ra

phục vụ cho công tác quản lý điều hành của mọi cơ quan, đơn vị.

Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng

trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị

nhƣ sau:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi

thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt độgn quản lý;

là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.”1

1.1.2 Công tác văn phòng

Công tác văn phòng là bao gồm các công việc đƣợc thực hiện bởi văn

phòng nhƣ:

- Công tác Thu thập và xử lý thông tin:

1 GSTS. Nguyễn Thành Độ, Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb. Đại học Kinh tế quốc dân, 2012, tr.8,9

- Công tác Văn thƣ

- Công tác Lƣu trữ

- Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác.

- Công tác Quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng

- Công tác Tổ chức hội nghị, cuộc họp, tổ chức các chuyến đi công tác

- Công tác Ngoại vụ

- Công tác Hậu cần...

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng

Chức năng tham mưu, tổng hợp: Tham mƣu là một hoạt động cần thiết

cho công tác quản lý. Ngƣời quản lý phải quán xuyến mọi đối tƣợng trong

đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ một các nhịp nhàng, khoa học.

Muốn vậy, đòi hỏi ngƣời quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt

ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề,...Điều đó

vƣợt qua khả năng của nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lƣợng trợ

giúp các nhà quản lý trƣớc hết là công tác tham mƣu, tổng hợp. Tham mƣu là

hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ƣu cho quá

trình quản lý để đạt đƣợc kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mƣu

trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng đối

với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thƣờng đặt bộ phận

tham mƣu tại văn phòng đẻ giúp công tác này đƣợc thuận lợi, để có ý kiến

tham mƣu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài,

phân tích quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự

nhất định.

Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho

việc điều hành của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ

thể nhƣ: Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và

tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác

sọan thảo văn bản,...

Chức năng hậu cần: Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu

các điều kiện cơ sở vật chất, phƣơng tiện thiết bị, dụng cụ, và văn phòng là bộ

phận cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng2.

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tổng hợp chƣơng trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị: xây

dựng chƣơng trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo. Mỗi

cơ quan đơn vị có nhiều kế họach do các bộ phận khác nhau xây dựng. Song

muốn đạt đƣợc mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch cần đƣợc kết nối

thành ệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn phòng là đơn

vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận

khác thực hiện. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình kế

hoạch công tác tháng, quý, tuần của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai

thực hiện các kế hoạch đó.

- Thu thập, xử lý quản lý sử dụng thông tin: hoạt động của bất kì cơ

quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo

đƣa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ

nhiều nguồn khác nhau. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi

thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng. Văn

phòng là „cửa sổ‟ là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều

đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển

khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để

báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của

lãnh đạo. 2 GSTS. Nguyễn Thành Độ, Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb. Đại học Kinh tế quốc dân, 2012, tr.9,10

- Thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định

hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.

- Tƣ vấn về văn bản cho thủ trƣởng, trợ giúp thủ trƣởng về kỹ thuật

soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm

quyền, đúng quy định của nhà nƣớc.

- Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở. Lịch

làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp. Lễ nghi khánh tiết của cơ quan.

- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì,

phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phƣơng.

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công

việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo

dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.

- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý(nếu cơ quan

không có bộ phận chuyên trách). Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm,

quý theo chế độ nhà nƣớc và theo quyết định của thủ trƣởng cơ quan.

- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong toàn cơ quan. Phối hợp

với công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa

tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan.

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,

đon vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động

của từng cơ quan đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho

phù hợp.

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Cơ cấu tổ chức của văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của

văn phòng đƣợc bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng.

Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ

chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các cơ cấu trong cơ cấu tổ chức văn

phòng trong một cơ quan thƣờng bao gồm:

Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác

tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ

chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các

trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thƣ.

Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ

nghiên cứu chủ trƣơng đƣờng lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên

môn có liên quan tƣ vấn cho thủ trƣởng trong công tác lãnh đạo, điều hành

hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp

thời cho thủ trƣởng và đề xuất các phƣơng án giải quyết.

Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phƣơng tiện, điều kiện

vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các

phƣơng tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.

Bộ phận lưu trữ: Sƣu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của

cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lƣu trữ các tài liệu

theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hƣớng dẫn công tác

lƣu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ cho các bộ phận của cơ quan.

Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù

kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo

dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.

Bộ phận nhân sự: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây

dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động nhƣ: tuyển dụng, bố trí sử

dụng, đào tạo, bồi dƣỡng lao động, theo dõi đánh giá lao động, tổ chức công

tác khen thƣởng, kỉ luật, quản lí hồ sơ nhân sự.

Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của

cơ quan, bảo vệ môi trƣờng, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ

phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ

trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm

trƣớc thủ trƣởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng.

Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc

Chánh văn phòng về những việc đƣợc phấn công và giải quyết một số công

việc khi đƣợc sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phận của văn phòng

sẽ có một ngƣời phụ trách ( Trƣởng phòng hoặc tổ trƣởng) chịu trách nhiệm

trƣớc Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của

bộ phận đó.

Tiểu kết chƣơng 1

Trong chƣơng 1 tôi đã tìm hiểu và đƣa ra toàn bộ các khái niệm và lý

luận liên quan đến công tác văn phòng nhằm để phục vụ cho việc nghiên cứu

vào thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh

Sơn tỉnh Nghệ An trong chƣơng 2 tới.

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN

PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN

2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Ủy ban nhân

dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An

2.1.1 Đôi nét về huyện Anh Sơn

Lịch sử hình thành: Dƣới chế độ phong kiến nhà Nguyễn năm Minh

Mệnh thứ 3 phủ Anh – Thanh – Đô đƣợc đổi tên thành phủ Anh Sơn. Đến năm

1946, phủ Anh Sơn lúc này bao gồm 2 huyện Anh Sơn và Đô lƣơng hiện nay.

Huyện Anh Sơn hôm nay đƣợc thành lập từ tháng 4 năm 1963, tách ra

từ huyện lớn Anh Sơn theo Quyết định số 32/QĐ-TTg ngày 19 tháng 4 năm

1963 của Chủ tịch hội đồng Bộ trƣởng. Huyện đƣợc cấu thành từ 20 xã và 1

thị trấn: Thị trấn Anh Sơn, Tam Sơn, Đỉnh Sơn, Cẩm Sơn, Thành sơn, Bình

Sơn, Thọ Sơn, Hùng Sơn, Tƣờng Sơn, Đức Sơn, Hội Sơn, Hoa Sơn, Thạch

Sơn, Phúc Sơn, Long Sơn, Khai Sơn, Cao Sơn, Tào Sơn, Vĩnh Sơn, Lĩnh Sơn,

Lạng Sơn.

Huyện Anh Sơn có diện tích 60.299.91ha

Vị trí địa lý: Là một huyện miền núi thuộc miền Tây Nghệ An, trải dọc

theo đôi bời sông Lam và Quốc lộ 7, phía Đông giáo với huyện đồng bằng

Đô Lƣơng, phía Bắc giáp với huyện miền núi Tân Kỳ và huyện vùng cao Quỳ

Hợp, phía Tây giáp với huyện vùng cao Con Cuông và nƣớc bạn Lào, phái

Nam giáp với huyện miền núi Thanh Chƣơng, cách thành phố Vinh 100 km về phía Tây.3

2.1.2 Phương hướng nhiệm vụ,chỉ đạo, điều hành năm 2021 của

UBND huyện Anh Sơn 4

Năm 2021 là năm đầu, có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xây dựng

3 Theo Cổng thông tin điện tử huyện Anh Sơn 4 UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện năm 2020; Phƣơng hƣớng nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành năm 2021

triển khai kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm giai đoạn 2021-2025 thực

hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện lần thứ XXI, nhiệm kỳ 2020-

2025; đồng thời là năm diễn ra bầu cử đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp

nhiệm kỳ 2021-2026. UBND huyện tập trung chỉ đạo các phòng/ban, đơn vị

khắc phục những tồn tại, hạn chế đã chỉ ra; năng động, đổi mới, sáng tạo, quyết

liệt hành động, thực hiện đồng bộ, các nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu của kế

hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm 2021 trên các lĩnh vực. Trong đó, tập

trung chỉ đạo thực hiện một số nội dung sau:

- Chỉ đạo thực hiện nghiêm túc Nghị quyết Đại hội Đảng các cấp, đặc

biệt là căn cứ Chƣơng trình hành động thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu

Đảng bộ huyện lần thứ XXI, nhiệm kỳ 2020-2025, tập trung chỉ đạo xây dựng

và triển khai thực hiện các kế hoạch, đề án về phát triển kinh tế - xã hội, đảm

bảo quốc phòng – an ninh năm 2021 và cả giai đoạn 2021-2025; đổi mới

phƣơng pháp, hành động quyết liệt, năng động, sáng tạo, chủ động thực hiện

đồng bộ, hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp đã đề ra.

- Thực hiện nghiêm quy chế làm việc của UBND huyện; tiếp tục đổi mới

phƣơng thức chỉ đạo điều hành; tổ chức thực hiện hiệu quả chƣơng trình công

tác của UBND huyện năm 2021; nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng thành

viên UBND huyện trong chỉ đạo điều hành, đảm bảo sâu sát, kịp thời, khoa học;

đề cao trách nhiệm cá nhân ngƣời đứng đầu trong chỉ đạo, tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ theo chức năng, quyền hạn đƣợc giao. Tăng cƣờng phối hợp xử lý

công việc giữa các phòng/ban, đơn vị; gắn việc chỉ đạo triển khai với công tác

đôn đốc, kiểm tra. Tiếp tục nâng cao chất lƣợng các cuộc họp, thực hiện nghiêm

chế độ thông tin, báo cáo.

- Các thành viên UBND huyện; trƣởng các phòng/ban, đơn vị cần nâng

cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm trong việc tham gia vào các công việc

chung của UBND; thƣờng xuyên đánh giá hiệu quả công tác chỉ đạo, điều

hành đối với ngành, lĩnh vực do phòng, ban, ngành, đơn vị quản lý; xem xét,

đánh giá kết quả thực hiện chức trách nhiệm vụ của cá nhân, tập thể; chịu

trách nhiệm chính và toàn diện trƣớc UBND huyện về những nhiệm vụ thuộc

lĩnh vực, ngành, địa bàn phụ trách.

- Tiếp tục tăng cƣờng kỷ luật, kỷ cƣơng hành chính; sắp xếp tổ chức bộ

máy, biên chế đảm bảo tinh gọn, hiệu quả. Từng cán bộ, công chức, viên chức

nêu cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm phục vụ nhân dân, nâng cao đạo đức

công vụ, tính chuyên nghiệp trong phối hợp thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.

- Tăng cƣờng công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát thƣờng xuyên và

chỉ đạo thực hiện nghiêm các kết luận thanh tra, kiểm tra.

- Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành

chính nhà nƣớc và chỉ đạo điều hành; phối hợp tốt công tác thông tin tuyên

truyền, công khai thông tin qua hệ thống cổng thông tin điện tử.

- Thực hiện các giải pháp huy động có hiệu quả nguồn lực để phục vụ

đầu tƣ phát triển, nâng cao chất lƣợng kết cấu hạ tầng cơ sở phục vụ cho phát

triển kinh tế - xã hội của huyện. Lựa chọn một số nhiệm vụ trọng tâm, đột phá

để tập trung chỉ đạo trong các ngành, lĩnh vực.

- Thực hiện tốt việc quảng bá và cung cấp thông tin cho các nhà đầu tƣ

về các cơ chế chính sách trên địa bàn, danh mục các dự án kêu gọi đầu tƣ.

Nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động xúc tiến đầu tƣ. Thực hiện tốt công

tác thông tin, tuyên truyền, giải thích chính sách, định hƣớng dƣ luận; chủ

động cung cấp thông tin chính thức đầy đủ, kịp thời; công khai minh bạch về

các giải pháp chỉ đạo, điều hành, quản lý của nhà nƣớc để nhân dân hiểu; tạo

điều kiện thuận lợi cho nhân dân, nhất là các đối tƣợng chính sách đƣợc tiếp

cận thông tin, tham gia đối thoại, tạo sự đồng thuận cao đối với chủ trƣơng

của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nƣớc.

- Tăng cƣờng phối hợp và tổ chức thực hiện tốt Quy chế phối hợp giữa

UBND huyện với Ủy ban MTTQ và các Đoàn thể, nhằm phát huy cao nhất

sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống chính trị và các tầng lớp nhân dân để thực

hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội của huyện năm 2021.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn và Văn

phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn: Hiện nay Ủy ban

nhân dân huyện Anh Sơn có bao gồm:

- 01 Chủ tịch

- 02 Phó Chủ tịch

+ Phó chủ tịch phụ trách văn hóa của Ủy ban Nhân dân

+ Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế của Ủy bân Nhân dân

- 14 phòng, ban chuyên môn [phụ lục 02]

Cơ cấu tổ chức văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn: Bao

gồm16 nhân sự với các chức danh và nhiệm vụ khác nhau

- 01 chánh văn phòng

- 02 phó chánh văn phòng

- 04 chuyên viên văn phòng

- 01 kế toán

- 03 nhân viên hợp đồng

- 03 lái xe

- 02 nhân viên hợp đồng thời hạn.

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn

Theo Quyết định của Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn Quyết định về

việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Văn phòng HĐND&UBND huyện Anh Sơn thì Văn phòng có những

chức năng và nhiệm vụ dƣới đây:

2.1.4.1 Chức năng

- Văn phòng HĐND&UBND huyện Anh Sơn là cơ quan chuyên môn

thuộc UBND huyện Anh Sơn, có chức năng tham mƣu tổng hợp cho Hội

đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy

ban nhân dân; tham mƣu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành

của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông

tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và

các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho

hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; tổ chức triển khai thực

hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính

thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Ủy ban nhân dân huyện; hƣớng dẫn,

tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền

giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên

môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá

nhân, tổ chức; tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng

quản lý nhà nƣớc về công tác ngoại vụ, biên giới.

- Văn phòng HĐND&UBND huyện Anh Sơn có tƣ cách pháp nhân, có

con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và

công tác của UBND huyện; đồng thời chiụ sự chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn về

chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh.

2.1.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trình ủy ban nhân dân huyện chƣơng trình làm việc, kế hoạch công

tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của ủy ban nhân dân huyện.

- Đôn đốc, kiểm tra các phòng, đơn vị, UBND xã, thị trấn việc thực

hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của ủy ban nhân dân và Chủ tịch ủy ban

nhân dân huyện sau khi đƣợc phê duyệt. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác

phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, đơn vị, ủy ban nhân dân xã, thị trấn

theo quy định của pháp luật.

- Phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện

trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự thảo văn bản theo phân

công của Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn

vị sự nghiệp và Chủ tịch ủy ban nhân dân các xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị

các đề án đƣợc phân công phụ trách.

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến độc lập đối với các

đề án, dự thảo văn bản của các phòng, đơn vị, ủy ban nhân dân các xã, thị trấn

trƣớc khi trình ủy ban nhân dân và Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện xem xét,

quyết định.

- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và

các báo cáo theo sự phân công của ủy ban nhân dân huyện.

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,

chỉ đạo, điều hành của ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch ủy ban nhân dân

huyện theo quy định của Pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định

kỳ, đột xuất đƣợc giao theo quy định của pháp luật.

- Trình ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn,

hàng năm, các chƣơng trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng

HĐND &UBND huyện.

- Giúp ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện giữ

mối quan hệ công tác với Huyện ủy, Thƣờng trực Huyện ủy, Thƣờng trực Hội

đòng nhân dân, ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện, các đoàn thể chính trị - xã hội

và các cơ quan của Trung ƣơng, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện; thừa lệnh

Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện ký giấy mời, thông báo chƣơng trình công

tác tháng, ý kiến kết luận các cuộc họp do Chủ tịch, Phó chủ tịch ủy ban nhân

dân huyện chủ trì.

- Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của ủy ban nhân

dân huyện, các văn bản Quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nƣớc cấp trên

có liên quan. Giúp ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức

năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản tại các phòng,

đơn vị, ủy ban nhân dân các xã, thị trấn.

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của ủy ban nhân dân, Chủ

tịch ủy ban nhân dân huyện, công tác công văn giấy tờ, văn thƣ, hành chính,

lƣu trữ, tin học hoá hành chính nhà nƣớc của ủy ban nhân dân huyện.

- Trình ủy ban nhân dân huyện chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực

hiện công tác cải cách hành chính nhà nƣớc thuộc phạm vi của Văn phòng

HĐND&UBND.

- Phối hợp với Phòng Nội vụ hƣớng dẫn ủy ban nhân dân các xã, thị

trấn nghiệp vụ hành chính, văn thƣ, lƣu trữ, tin học hóa quản lý hành chính

nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.

- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị liên quan tổ tham mƣu các

nội dung và điều kiện cần thiết để tổ chức các hội nghị thƣờng kỳ, bất thƣờng,

các cuộc họp và các hội nghị chuyên đề khác của ủy ban nhân dân huyện,

cuộc họp của Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện.

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động

của ủy ban nhân dân và Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện

hoạt động của ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện và các

tổ chức có liên quan theo quy định của ủy ban nhân dân huyện.

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và

các tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật đƣợc giao theo quy định của

pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân huyện.

- Tham mƣu giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý

nhà nƣớc về công tác ngoại vụ, biên giới.

- Tham mƣu giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện tốt công tác tiếp

công dân theo quy định.

- Thực hiện các nhiệm vụ khách do ủy ban nhân dân và Chủ tịch ủy ban

nhân dân huyện giao.

2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An

2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp

“Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà

quản lý để họ đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp

thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả”

Văn phòng UBND huyện Anh Sơn có chức năng nhiệm vụ tham mƣu

cho lãnh đạo trong quá trình điều hành hoạt động quản lý của cơ quan cụ thể

trên các lĩnh vực sau:

- Tham mƣu giúp lãnh đạo lập chƣơng trình công tác năm, tháng, quý,

tuần theo chức năng nhiệm vụ đƣợc giao.

- Tham mƣu cho lãnh đạo để lãnh đạo đƣa ra những quyết định đúng

đắn và chính xác nhất.

- Tham mƣu trong việc tổ chức quản lý, lƣu trữ công văn giấy tờ phục

vụ công tác đối nội đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ

quan theo đúng quy định của Chính phủ.

- Tham mƣu cho lãnh đạo trong việc ra thông báo hƣớng dẫn về thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn cơ quan.

- Tham mƣu cho lãnh đạo trong công tác đón tiếp khách, trang trí phục

vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan.

- Tham mƣu trả trời các văn bản kiến nghị tại các cuộc họp thƣờng trực

Ngoài ra văn phòng còn có công tác thông tin tổng hợp có những công

việc chính nhƣ là:

- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan tổ chức

- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và

truyền đạt thông tin, từ đó tổng hợp tình hình cơ sở cho việc phân tích những

thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt đƣợc để tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan.

- Tổng hợp chƣơng trình công tác chung cho cơ quan theo từng tháng,

quý, năm.

Các bƣớc trong nhiệm vụ tham mƣu, tổng hợp của các chuyên viên văn

phòng UBND huyện Anh Sơn có các bƣớc sau:

Bước 1: Nhận nhiệm vụ: Khi có nhu cầu lãnh đạo (thƣờng là Chánh

Văn phòng) giao nhiệm vụ cho văn phòng tổng hợp rồi lập bản tham mƣu để

nộp lại.

Bước 2: Cán bộ văn phòng gửi yêu cầu cho các phòng ban liên quan trả

lời sau đó tổng hợp lại thành một bản tham mƣu giải quyết công việc cụ thể.

Bước 3: Gửi lên Chánh Văn phòng duyệt, nếu chƣa đƣợc duyệt thì tiếp

thu ý kiến sửa đổi của Chánh văn phòng.

Bước 4: Nhận lại bản dự thảo và sửa đổi hoàn thiện.

2.2.2 Công tác ban hành và kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ

đạo

2.2.2.1 Hồ sơ trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giải quyết

công việc

- Nội dung Tờ trình đề án, văn bản gồm: sự cần thiết, luận cứ ban hành đề

án, văn bản; những nội dung chính của đề án, văn bản và những ý kiến còn khác

nhau. Tờ trình phải do ngƣời có thẩm quyền ký và đóng dấu đúng quy định.

- Dự thảo đề án, văn bản.

- Văn bản thẩm định của Phòng Tƣ pháp huyện ( đối với văn bản quy

phạm pháp luật).

- Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia và giải trình tiếp thu của cơ quan

chủ trì soạn thảo đề án, văn bản.

- Văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan.

- Các tài liệu cần thiết khác ( nếu có).

2.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng trong thẩm tra hồ sơ, đề án, văn bản trình

Tất cả hồ sơ đề án, văn bản do cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc

UBND huyện, UBND xã, thị trấn chủ trì soạn thảo, trƣớc khi trình Chủ tịch,

Phó Chủ tịch UBND huyện phải quan Văn phòng để làm thủ tục vào sổ công

văn đến. Văn phòng thực hiện việc thẩm tra về thủ tục hành chính, nội dung,

hình thứ và thể thức văn bản.

Khi nhận đƣợc hồ sơ trình, Văn phòng kiểm tra hồ sơ thủ tục, thể thức,

hình thức văn bản:

- Nếu hồ sơ do cơ quan chủ trì soạn thảo gửi trình không đúng quy định tại điều 165 Quy chế UBND huyện Anh Sơn đã qui định thì tối đa hai ngày

làm việc, kể từ ngày nhận, Văn phòng HĐND&UBND huyện trả hồ sơ và yêu

cầu cơ quan chủ trì bổ sung hồ sơ theo quy định;

- Nếu hồ sơ trìn h không phù hợp về thể thức, hình thức; nội dung văn

bản không bảo đảm về chuyên môn và tính thống nhất thì Văn phòng trao đổi

với cơ quan chủ trì soạn thảo để chỉnh sửa cho phù hợp;

- Trƣờng hợp giữa cơ quan chủ trì soạn thảo và Văn phòng

HĐND&UBND huyện không thông nhất thì Văn phòng báo cáo Chủ tịch,

Phó Chủ tịch UBND huyện quyết định.

2.2.2.3 Xử lý hồ sơ giải quyết công việc

- Chủ tịch , Phó Chủ tịch UBND huyện xem xét, giải quyết công việc

chủ yếu dựa trên hồ sơ đề án, văn bản của cơ quan trình và ý kiến thẩm tra

của Văn phòng.

- Đối với công việc có nội dung không phức tạp thì chậm nhất hai ngày

làm việc, kể từ khi nhận đƣợc hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND

huyện cho ý kiến giải quyết hoặc ký ban hành. Đối với vấn đề có nội dung

phức tạp, cần thiết đƣa ra họp thảo luận, hoặc phải trình UBND huyện xem

xét, quyết định thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao Văn phòng phối hợp với cơ

quan Chủ trì đề án, văn bản để bố trí thời gian và chuẩn bị nội dung làm việc.

Đối với giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức thì thực hiện theo

quy định về bộ thủ tục hành chính cấp huyện đƣợc Ủy ban nhân dân tỉnh

Nghệ An đã công bố.

- Khi đề án văn bản trình đã đƣợc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện

cho ý kiến giải quyết, Văn phòng HĐND&UBND huyện phối hợp cơ quan

trình hoàn chỉnh đề án, văn bản, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện 5 Quy định về Hồ sơ trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giải quyết công việc.

ký, ban hành.

2.2.2.4 Thẩm quyền ký văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn

- Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản sau:

+ Văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện; tờ trình, các báo cáo,

công văn hành chính của UBND huyện gửi cơ quan Nhà nƣớc cấp trên và

HĐND huyện.

+ Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND huyện

quy định tại Luật Tổ chức Chính quyền địa phƣơng ngày 19/6/2015 và các

văn bản quy phạm pháp luật khác quy định thẩm quyền quyết định của Chủ

tịch UBND huyện.

- Phó Chủ tịch UBND huyện ký thay Chủ tịch UBND huyện những văn

bản thuộc lĩnh vực đƣợc Chủ tịch phân công phụ trách hoặc Chủ tịch ủy quyền.

- Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn

bản: Thông báo ý kiến kết luận trong các phiên họp, ý kiến chỉ đạo, điều hành

giải quyết các đề nghị của các ngành, địa phƣơng (phiếu chuyển văn bản);

đính chính các Văn bản của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và các văn

bản giấy tờ khác khi Chủ tịch UBND huyện giao.

2.2.2.5 Phát hành, công bố văn bản

- Văn phòng chịu trách nhiệm phát hành văn bản của HĐND,UBND,

Chủ tịch UBND huyện ban hành trong thời gian không quá hai ngày, kể từ

ngày văn bản đƣợc ký; bảo đảm đảm đúng thủ tục, đúng địa chỉ.

- Văn bản quy phạm pháp luật do HĐND,UBND huyện ban hành phải

đƣợc gửi đến các cơ quan cấp trên, các cơ quan có thẩm quyền giám sát,

các tổ chức, cá nhân hữu quan và niêm yết để nhân dân biết theo quy định

tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH-2013 ngày

22/6/2015 của Ủy Ban Thƣờng vụ Quốc hội khóa XIII có hiệu lực từ ngày

01/7/2016 và Nghị định số 34/2016/NĐ –CP ngày 14/5/2016 của Chính

Phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn

bản quy pham pháp luật.

- Văn bản do HĐND,UBND huyện ban hành phải đƣợc phân loại, lƣu

trữ một cách khoa học và cập nhập kịp thời.

- Chánh Văn phòng HĐND&UBND có trách nhiệm tổ chức việc quản

lý, cập nhập, lƣu trữ, khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của UBND

huyện theo quy định của pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ và Quy chế làm việc

của UBND huyện.

2.2.2.6 Kiểm tra việc thi hành văn bản

- Chủ tịch UBND huyện có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thƣờng xuyên,

tự kiểm tra hoặc tổ chức đoàn kiểm tra chuyên đề việc thi hành văn bản tại địa

phƣơng khi cần thiết, quyết định xử lý hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch xử lý

theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý văn bản trái pháp

luật, sửa đổi, bổ sung những quy định không phù hợp theo quy định tại Nghị

định số 34/2016/N Đ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một

số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

- Phó Chủ tịch UBND huyện kiểm tra việc thi hành văn bản thông qua

làm việc trực tiếp với cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ

trách nhằm chấn chỉnh kịp thời những vi phạm về kỷ cƣơng, kỷ luật hành

chính nhà nƣớc và nang cao trách nhiệm thi hành văn bản; xử lý theo thẩm

quyền của Chủ tịch UBND huyện văn bản trai pháp luật, bổ sung, sửa đổi

những quy định không còn phù hợp thuộc lĩnh vực phụ trách khi đƣợc Chủ

tịch UBND huyện ủy quyền.

- Thủ trƣởng cơ quan chuyên môn hiện nay là Chánh văn phòng kiêm

nhiệm thƣờng xuyên tƣ kiểm tra việc thi hành văn bản, kịp thời báo cáo và

kiến nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách xử lý theo thẩm

quyền văn bản ban hành trái pháp luật, sửa đổi, bổ sung những quy định

không còn phù hợp thuộc lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình theo quy

định pháp luật.

- Trƣởng phòng Tƣ pháp huyện có trách nhiệm giúp UBND huyện thực

hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nƣớc về công tác kiểm tra văn bản tại địa phƣơng

theo quy định tại Điều 124, Điều 128, Điều 129, Điều 136, Nghị định số

34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều

và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2.2.3 Công tác Xây dựng chương trình công tác

2.2.3.1 Các loại chương trình công tác

Chương trình công tác năm của UBND huyện gồm: Những nhiệm vụ,

giải pháp của UBND huyện trên tất cả các lĩnh vực công tác trong năm; báo

cáo, đề án về cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch...thuộc phạm vi quyết

định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện hoặc trình HĐND

huyện, UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong năm.

Chương trình công tác quý là cụ thể hóa chƣơng trình công tác năm

đƣợc quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều

chỉnh cần giải quyết trong quý.

Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chƣơng trình công tác quý

đƣợc quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ

sung, điều chỉnh trong tháng.

Chương trình công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và các Phó

Chủ tịch giải quyết hằng ngày trong tuần.

2.2.3.2 Trình tự xây dựng chương trình công tác

a) Xây dựng chƣơng trình công tác năm:

- Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hằng năm, các cơ quan chuyện môn,

cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn gửi Văn phòng

HĐND&UBND chƣơng trình công tác năm sau và danh mục các đề án cần

trình UBND, Chủ tịch UBND huyện ban hành hoặc trình HĐND huyện ban

hành trong năm tới. Các đề án, văn bản trong chƣơng trình công tác phải ghi

rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quan chủ trì,

cơ quan phối hợp và thời gian trình.

- Văn phòng tổng hợp, dự kiến chƣơng trình công tác năm sau của

UBND huyện, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến.

- Sau bảy (07) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đƣợc dự thảo Chƣơng

tình công tác năm sau của UBND huyện, cơ quan đƣợc lấy ý kiến có trách

nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng để hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND huyện

xem xét việc trình UBND vào phiên họp thƣờng kỳ cuối năm.

- Sau bảy (07) ngày làm việc, kể từ khi Chƣơng trình công tác đƣợc

UBND huyện thông qua, Văn phòng trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên

UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã, thị

trấn biết, thực hiện.

b) Xây dựng chƣơng trình công tác quý:

- Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý, cơ quan chuyên môn, cơ quan

thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn gửi Văn phòng và UBND huyện báo

cáo đánh giá kết quả thực hiện chƣơng trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề

cần điều chỉnh, bổ sung vào chƣơng trình công tác quý sau của UBND huyện.

- Văn phòng tổng hợp, xây dựng chƣơng trình công tác quý sau của

UBND huyện, trình Chủ tịch UBND quyết định.

- Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Văn phòng có trách

nhiệm trình Chủ tịch UBND huyện phê suyệt chƣơng trình công tác quý sau

của UBNd huyện, gửi cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện và

UBND xã, thị trấn biết, thực hiện.

c) Xây dựng chƣơng trình công tác tháng:

- Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, Thủ trƣởng cơ quan chuyên môn,

cơ quan thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBNd xã, thị trấn căn cứ vào tiến độ

chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chƣơng trình công tác quý, những

vấn đề còn tồn động hoặc mới phát sinh, xây dựng chƣơng trình công tác

tháng sau của đơn vị mình, gửi về Văn phòng.

- Văn phòng tổng hợp Chƣơng trình công tác hàng tháng của UBND

huyện, Chƣơng trình công tác tháng của UBND huyện cần đƣợc chia theo

từng lĩnh vực do Chủ tịch, các Phó chủ tịch phụ trách giải quyết.

- Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Văn phòng trình Chủ tịch UBND

huyện duyệt Chƣơng tình công tác tháng sau của UBND huyện, gửi các cơ

quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện và UBND xã, thị trấn biết,

thực hiện.

d) Xây dựng chƣơng trình công tác tuần:

- Căn cứ vào chƣơng trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các

Phó chủ tịch UBND, Văn phòng xây dựng Chƣơng trình công tác tuần sau

của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, trình Chỉ tịch quyết định

chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trƣợc và thông báo cho các tổ chức, cá nhân

liên quan biết, thực hiện.

Văn phòng có trách nhiệm tham mƣu cho UBND huyện trong việc xây

dựng, điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình công tác của UBND

huyện, việc điều chỉnh chƣơng trình công tác do Chủ tịch UBND huyện quyết

định, Văn phòng thông báo kịp thời để các thành viên UBND huyện, Thủ

trƣởng cơ quan liên quan biết, thực hiện

Trong quá trình xây dựng Chƣơng trình công tác, Văn phòng HĐND-

UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy để không xảy ra

tình trạng chông chéo hoạt động giữa Bí thƣ Huyện ủy, Chủ tịch HĐND, Chủ

tịch UBND huyện.

2.2.3.3 Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác

Định kỳ tháng, quý, 6 tháng và năm, trên cơ sở các chƣơng trình công

tác công tác của UBND huyện đƣợc phê duyệt, cơ quan chuyên môn, cơ quan

thuộc UBND huyện, và UBND cấp xã có trách nhiệm rà soát, kiểm điểm kết

quả thực hiện phần công việc của đơn vị mình, thông báo với Văn phòng kết

quả xử lý các đề án, công việc do cơ quan mình chủ trì; các đề án, công việc

còn tồn động, hƣớng xử lý tiếp theo và những kiến nghị điều chỉnh, bổ sung

văn bản, đề án vào chƣơng trình công tác kỳ tới của UBND huyện.

Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, trình Chủ tịch UBND huyện quyết

định điều chỉnh, bổ sung vào chƣơng trình công tác, phù hợp với yêu cầu chỉ

đạo điều hành của UBND huyện; định kỳ 6 tháng và năm báo cáo UBND

huyện kết quả thực hiện chƣơng trình công tác chung của UBND huyện.

2.2.4 Công tác văn thư

“Công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý

văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý sử

dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.”

“Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn

thư của cơ quan, tổ chức6.

Công tác văn thƣ tại UBND huyện Anh Sơn ngoài công tác ban hành

văn bản ở Mục 2.2.2 thì còn có các nội dung sau:

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: Văn bản đi, văn bản đến.

- Quản lý và sử dụng con dấu.

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan

2.2.4.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Bƣớc 1: Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

Văn thƣ cơ quan kiểm tra số lƣợng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu

có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản

trong bì. Trƣờng hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thƣờng, Văn thƣ

báo ngay Chánh Văn phòng giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ

quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thƣ cơ quan phải đƣợc bóc bì, đóng 6 Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thƣ Điều 3, khoản 17

dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể

trong cơ quan, tổ chức thì Văn thƣ cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc

bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến

công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách

nhiệm chuyển lại cho Văn thƣ cơ quan để đăng ký.

Mẫu dấu “ĐẾN” đƣợc thực hiện theo quy định.

2. Đối với văn bản điện tử

Văn thƣ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản

điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

Nếu có xảy ra sai sót thì báo ngay cơ quan, tổ chức gửi để đƣợc giải quyết.

Văn thƣ nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ

quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng tự động của Hệ thống.

Bƣớc 2. Đăng ký văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các

thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu

vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không đƣợc đăng ký

tại Văn thƣ cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ

những loại văn bản đến đƣợc đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Số đến của văn bản đƣợc lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp

nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Đăng ký văn bản

Văn bản đƣợc đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống Quản lý văn bản

điều hành của UBND huyện.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thƣ cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến.

- Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống Quản lý văn bản điều hành

Văn thƣ cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trƣờng

hợp cần thiết, Văn thƣ cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến. Văn thƣ cơ

quan cập nhật vào Hệ thống các trƣờng thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý

văn bản đến theo khuôn mẫu có sẵn trong hệ thống. Văn bản đến đƣợc đăng

ký vào Hệ thống phải đƣợc in ra giấy đầy đủ các trƣờng thông tin theo mẫu

Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

Văn bản mật đƣợc đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí

mật nhà nƣớc.

Bƣớc 3. Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản phải đƣợc Văn thƣ cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là

trong ngày làm việc tiếp theo đến ngƣời có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và

chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân đƣợc giao xử lý. Trƣờng hợp đã xác

định rõ đơn vị hoặc cá nhân đƣợc giao xử lý, Văn thƣ cơ quan chuyển văn bản

đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thƣ của cơ quan, tổ chức.

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải đƣợc trình và chuyển giao ngay

sau khi nhận đƣợc. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ

bí mật nội dung văn bản.

Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của UBND; chức

năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao cho đơn vị, cá nhân, ngƣời có

thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều

đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và

thời hạn giải quyết.

Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết đƣợc ghi

vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN”. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của

ngƣời có thẩm quyền, văn bản đến đƣợc chuyển lại cho phòng Văn thƣ cơ

quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đƣợc

giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải

ký nhận văn bản.

Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thƣ cơ quan trình

văn bản điện tử đến ngƣời có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Ngƣời có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ

thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc ngƣời nhận; ý kiến

chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn

vị hoặc cá nhân đƣợc giao giải quyết. Trƣờng hợp văn bản điện tử gửi kèm

văn bản giấy thì Văn thƣ cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ

thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân đƣợc ngƣời có thẩm

quyền giao chủ trì giải quyết.

Bƣớc 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến

và giao ngƣời có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Khi nhận đƣợc văn bản đến, chuyên viên có trách nhiệm nghiên cứu,

giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ

quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải trình

ngƣời có thẩm quyền để đƣợc giải quyết ngay.

b) Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

Bƣớc 1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Số và thời gian ban hành văn bản đƣợc lấy theo thứ tự và trình tự thời

gian ban hành văn bản của cơ quan trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào

ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu

văn bản của cơ quan là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản

giấy và văn bản điện tử.

Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm

pháp luật đƣợc cấp hệ thống số riêng.

Việc cấp số văn bản chuyên ngành do ngƣời đứng đầu cơ quan quản lý

ngành, lĩnh vực quy định.

Việc cấp số văn bản hành chính do Chủ tịch UBND quy định

Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành đƣợc thực hiện

sau khi có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc

tiếp theo. Văn bản mật đƣợc cấp hệ thống số riêng.

Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành đƣợc thực hiện

bằng chức năng của Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

Bƣớc 2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết

của văn bản đi.

Đăng ký văn bản

Văn bản đƣợc đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống Quản lý văn bản

điều hành.

- Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thƣ cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Sổ đăng

ký văn bản đi theo quy định tại Nghị định 30/NĐ-CP.

- Đăng ký văn bản bằng Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

Văn bản đƣợc đăng ký bằng Hệ thống theo khuôn mẫu có sẵn trên hệ

thống để quản lý.

Văn bản mật đƣợc đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí

mật nhà nƣớc.

Bƣớc 3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ

độ mật, mức độ khẩn

Nhân bản, đóng dấu của cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối

với văn bản giấy

- Văn bản đi đƣợc nhân bản theo đúng số lƣợng đƣợc xác định ở phần

nơi nhận của văn bản.

- Việc đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, đƣợc thực

hiện theo quy định của Nhà nƣớc.

Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan, tổ chức đƣợc thực hiện theo quy định của nhà nƣớc

và quy chế làm việc của cơ quan.

Bƣớc 4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thƣ cơ quan và phát hành

trong ngày văn bản đó đƣợc ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản khẩn phải đƣợc phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn

bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, đúng số lƣợng,

thời gian và nơi nhận.

- Văn bản đã phát hành nhƣng có sai sót về nội dung phải đƣợc sửa đổi,

thay thế bằng văn bản có hình thức tƣơng đƣơng. Văn bản đã phát hành

nhƣng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đƣợc

đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Thu hồi văn bản

- Đối với văn bản giấy, trƣờng hợp nhận đƣợc văn bản thông báo thu

hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

- Đối với văn bản điện tử, trƣờng hợp nhận đƣợc văn bản thông báo thu

hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời

thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

Bƣớc 5. Lƣu văn bản đi

Lƣu văn bản giấy

- Bản gốc văn bản đƣợc lƣu tại Văn thƣ cơ quan và phải đƣợc đóng dấu

ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Bản chính văn bản lƣu tại hồ sơ công việc.

Lƣu văn bản điện tử

- Bản gốc văn bản điện tử phải đƣợc lƣu trên Hệ thống Quản lý văn bản

điều hành của UBND huyện Anh Sơn.

2.2.4.2 Quản lí và sử dụng con dấu

Con dấu của UBND huyện Anh Sơn đƣợc giao cho phòng Văn thƣ

quản lý với những quy định đã đƣợc quy định tại Quy chế làm việc của

UBND huyện Anh Sơn nhƣ sau:

- Không giao con dấu cho ngƣời khác khi chƣa đƣợc phép bằng văn bản

của ngƣời có thẩm quyền

- Cán bộ văn thƣ phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi

đã có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền, và không đƣợc đóng dấu khống lên

văn bản.

• Sử dụng con dấu

Việc sử dụng con dấu của cơ quan đƣợc tuân theo những quy định sau:

- Những văn bản do UBND phát hành phải đóng dấu cơ quan.

- Những văn bản do các phòng ban, đơn vị trong UBND ban hành phải

đóng dấu của văn phòng hay dấu của phòng ban, đơn vị đó.

• Đóng dấu

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản đƣợc thực

hiện theo các điều đã đƣợc quy định tại Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020

của Chính phủ về Công tác văn thƣ.

2.2.4.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu tại UBND huyện Anh Sơn bao

gồm các nội dung sau:

- Thu thập và bổ sung tài liệu: các tài liệu liên quan đến hồ sơ công

việc nào thì đƣa vào hồ sơ công việc đó, tất cả các giấy tờ chính thống phát

sinh trong quá trình giải quyết công việc thì đều đƣa vào hồ sơ.

- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kế tài liệu

làm công cụ tra cứu văn bản; chuyên viên văn thƣ của cơ quan đã sắp xếp tài

liệu theo từng phòng, lĩnh vực và theo thời gian, có bìa cứng.

- Quy định phân loại hồ sơ, thời gian lưu trữ

Tất cả các loại hồ sơ đều đƣợc phân loại theo danh mục và đƣợc lƣu trữ

theo thời gian Luật định

Thời hạn bảo quản các hồ sơ tài liệu là từ năm công việc kết thúc với

hai mức cụ thể:

- Lƣu trữ vĩnh viễn: Ban đầu sẽ đƣợc bảo quản tại Lƣu trữ cơ quan, sau

một thời gian theo quy định sẽ chuyển nộp vào Lƣu trữ lịch sử. Ví dụ các hồ

sơ liên quan đến kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan tổ

chức, Tài liệu về văn bản chỉ đạo, chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo năm,...

- Lƣu trữ có thời hạn: Hồ sơ, tài liệu đƣợc bảo quản tại Lƣu trữ cơ

quan, khi hết thời gian quy định, cơ quan tiến hành thống kê danh sách trình

hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét, nếu hồ sơ quan trong có thể tiếp tục

lƣu trữ thêm, hoặc đem đi tiêu hủy theo quy định. Ví dụ: Kế hoạch, báo cáo

công tác đột xuất, kế hoạch báo cáo tháng, tuần, quý, năm,...

Phương pháp quản lý hồ sơ lưu trữ:

- Quản lý hồ sơ theo phƣơng pháp truyền thống bằng túi hồ sơ, hộp,

cặp hồ sơ, lƣu bằng tủ đụng hồ sơ

- Quản lý hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành

- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: hiện nay hầu hết tài liệu văn bản

bằng điện tử là chủ yếu, rất ít văn bản giấy, tuy nhiên tủ tài liệu đặt tại văn thƣ

cơ quan thƣờng đƣợc sắp xếp, lau dọn tủ đựng hồ sơ an toàn.

- Tổ chức khai thác và bảo vệ an toàn tài liệu: khi cá nhân bộ phận hay

phòng ban nào có nhu cầu về tài liệu thì văn thƣ tra tìm tài liệu đáp ứng nhu

cầu, tuy nhiên đối với một số tài liệu bản gốc đã bị hƣ hỏng thì văn thƣ chỉ

cung cấp bản sao.

- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn: trƣớc khi tiêu hủy chuyên viên đánh giá

lại giá trị tài liệu và phải có sự cho phép của Chánh văn phòng mới tổ chức

tiêu hủy tài liệu.

2.2.5 Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng

Bảng tổng hợp trang thiết bị văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn

Nguồn: Đặng Thị Lâm chuyên viên quản trị thiết bị

Nhìn vào bảng tổng hợp tài sản hiện có tại tất cả các phòng ban của

UBND huyện Anh Sơn cho thấy hiện nay các cán bộ công chức đều đƣợc

trang bị máy tính, bàn làm việc làm việc đầy đủ, trừ nhân viên lái xe và tạp vụ

thì không sử dụng. Cơ sở vật chất đáp ứng khá tƣơng đối trong hoạt động của

cơ quan.

Văn phòng cơ quan có một bộ phận chuyên quản lý tài sản cố định nhƣ

nhà cửa, thiết bị, máy móc, phƣơng tiện kỹ thuật, phƣơng tiện vận

chuyển...dƣới sự chỉ đạo và điều hành của Chánh Văn phòng. Văn phòng lập

và lƣu trữ các hồ sơ tài sản cố định:

- Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập đúng thủ tục hợp lệ.

- Văn phòng nắm chắc về số lƣợng, chất lƣợng các loại tài sản cố định

để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý.

- Trong quá trình sử dụng đã tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản.

- Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định lỳ và

kiểm kê thất thƣờng khi có sự thay đổi.

Các loại hàng hóa, vật tƣ vật dụng của cơ quan nhƣ: văn phòng phẩm,

các trang thiết bị phục vụ cho văn phòng cơ quan...để quản lý tốt loại tài sản

này cho cơ quan văn phòng đã tiến hành thực hiện nhƣ sau:

- Xác định định mức sử dụng vật tƣ, các định mức này đƣợc công bố

công khai toàn cơ quan.

- Tiến hành cấp phát đúng đối tƣợng, đúng tiêu chuẩn.

- Khi mua hàng hóa vật tƣ đã tiến hành làm phiếu mua, khi cấp phát có

ghi biên bản nhận.

Ngoài ra văn phòng còn chịu trách nhiệm trong công tác bảo trì, tu

dƣỡng, sửa chữa máy móc thiết bị của toàn cơ quan.

2.2.6 Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp

2.2.6.1 Nhiệm vụ của văn phòng trong tổ chức hội nghị, cuộc họp

Hầu hết trong tất cả các hội nghị cuộc họp diễn ra tại Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn đều do Văn phòng chuẩn bị và các khâu thủ tục sẽ diễn ra

theo trình tự nhƣ sau:

- Dự kiến chƣơng trình và thành phần phiên họp trình Chủ tịch UBND

huyện huyện quyết định

- Đôn đốc các cơ quan chủ trì đề án hồ sơ trình và các tài liệu liên quan

- Kiểm tra hồ sơ hội nghị, chuẩn bị nội dung

- Gửi giấy mời

- Gửi tài liệu kỳ họp đến các thành viên UBND huyện và đại biều trƣớc

phiên họp tiến hành năm (05) ngày

- Chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp(phòng họp, máy chiếu, loa.

Mic, nƣớc uống,...)

- Trong hội nghị: Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu,

dẫn khác vào chỗ ngồi trong hội trƣờng

- Sau hội nghị văn phòng phụ trách lập hồ sơ hội nghị bao gồm các giấy

tờ nhƣ: Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị, cuộc họp; giấy triệu

tập hội nghị hoặc giấy mời; danh sách đại biểu tham gia hội nghị; chƣơng

trình hội nghị; báo cáo tại hội nghị; báo cáo bổ sung và tham luận, ý kiến

đóng góp;biên bản hội nghị; nghị quyết, kết luận của hội nghị,...

2.2.6.2 Các loại hội nghị, cuộc họp

a) Phiên họp UBND huyện

- Chuẩn bị và triệu tập phiên họp

UBND huyện, mỗi tháng họp ít nhất một lần. Thời gian triệu tập phiên

họp do Chủ tịch UBND huyện quyết định. CHủ tịch UBND huyện chủ tọa

phiên họp UBND huyện, khi Củ tịch vắng mặt PCT UBND huyện đƣợc ủy

quyền sẽ chủ tọa phiên họp. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì

việc thảo luận đề án trình UBND huyện theo lĩnh vuẹc đƣợc phân công.

Cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản phải gửi trƣớc hồ sơ đê Chủ

tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực xem xét quyết định

việc trình ra phiên họp.

- Thành phần dự phiên họp

Thành viên UBND huyện phải tham dự đầy đủ các phiên họp UBND

huyện, nếu vứng mặt phải đƣợc Chủ tịch UBND huyện đông ý, Ủy viên

UBND đồng thời là Thủ trƣởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND

huyện, có thể đƣợc ủy quyền cho cấp phó của mình dự họp thay nếu vắng mặt

và chịu trách nhiệm về ý kiến phát biêys tại phiên họp của ngƣời do mình ủy

nhiệm. Phiên họp UBND huyện chỉ đƣợc tiến hành khi có ít nhất hai phần ba

tổng số thành viên UBND huyện tham dự.

Chủ tịch UBND huyện mời Chủ tịch HĐND, Phó Chủ tịch HĐND

huyện dự các phiên họp UBND huyện. Tùy theo tính chất, nội dung phiên

họp, Chủ tịch UBND huyện có thể mời Trƣởng hoặc Phó ban chuyên trách

các ban của HĐND huyện, Thủ trƣởng cơ quan chuyên môn, đơn vị trực

thuộc UBND huyện, Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân huyện, Chánh án

Tòa án nhân dân huyện, Chủ tịch UBMTTQVN, ngƣời đứng đầu các Đoàn

thể cũng cấp dự họp, khi bàn về vấn đề có liên quan.

- Đại biểu dự họp không phải là thành viên UBND huyện được mời

phát biểu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết.

- Trình tự phiên họp

Chánh Văn phòng báo cáo số thành viên UBND huyện có mặt, vắng

mặt, những ngƣời dự họp thay, đại biểu và chƣơng trình phiên họp

Chủ tọa điều khiển phiên họp

UBND huyện thảo luận từng đề án theo trình tự:

+ Thủ trƣởng cơ quan chủ trì soạn thảo trình bày tóm tắt đề án ( không

đọc toàn văn), nêu rõ những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, những vấn đề

cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp về đề án.

+ Các đại biểu tham dự phiên họp phát biểu ý kiến nói rõ những nội

dung đồng ý, không đồng ý, nững nội dung cần làm rõ hoặc kiến nghị điều

chỉnh bổ sung.

+ Thủ trƣởng cơ quan chủ trì soạn thảo đề án phát biểu ý kiến tiếp thu,

giải trình những điểm chƣa rõ, chƣa nhất trí, trả lời câu hỏi của đại biểu.

+ Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch chủ trì thảo luận đề án kết luận và lấy

biểu quyế, nếu đƣợc quá nửa số thành viên UBND tán thành thì đề án đƣợc

thông quan; trƣờng hợp còn vấn đề thảo luận chƣa rõ, chủ tọa đề nghị UBND

chƣa thông qua và yêu cầu cơ quan chủ trì soạn thảo đề án chẩn bị thêm.

+ Chủ tọa phát biểu kết thúc phiên họp UBND huyện

- Biên bản và thông báo kết quả phiên họp

Biên bản phiên họp UBND huyện phải đƣợc ghi đầy đủ, chính xác ccas

ý kiến phát biểu, diễn biến của phiên họp, kết quả biểu quyế (nếu có), ý kiến

kết luận của chủ tọa. Biên bản phải có chữ ký xác nhận của Chánh Văn phòng

và lƣu hồ sơ của UBND huyện.

Chánh Văn phòng (Văn phòng) tổ chức việc ghi biên bản và có trách

nhiệm thông báo kịp thời bằng văn bản về ý kiến kết luận của chủ tọa tại

phiên họp, gửi các thành viên UBND huyện, các tổ chức, cá nhan liên quan

biết, thực hiện.

b) Họp xử lý công việc thƣờng xuyên, đột xuất của Chủ tịch, Phó Chủ

tịch UBND huyện.

- Họp giao ban hàng tuần: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện

tiến hành họp giao ban định kỳ hàng tuần.

Chủ tịch UBND huyện quyết định việc triệu tập, thành phần, nội dung,

thời gian và chủ trì họp giao ban. Trƣờng hợp Chủ tịch vắng mặt, PCT UBND

huyện đƣợc ủy quyền chủ trì thay.

Thành phần họp giao ban gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh

văn phòng,trƣờng hợp cần thiết có thể gồm Thủ trƣởng một số cơ quan

chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND huyện, Chủ tịch xã, thị trấn để bàn

những vấn đề có liên quan.

Trình tự nội dung họp giao ban: Chánh Văn phòng báo cáo những công

việc chính đã xử lý trong tuần, những công việc tồn động, mới phát sinh cần

xin ý kiến Chủ tịch và dự kiến Chƣơng trình công tác tuần sau. Đại biểu dự

họp phát biểu ý kiến, đề xuất biện pháp xử lý thuộc thẩm quyền, Chủ tịch

hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì phát biểu kết luận họp giao ban.

- Họp xử lý các công việc phức tạp, đột xuất, cấp bách:

Theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Chánh

văn phòng có trách nhiệm gửi giấy mời, tài liệu liên quan đến các đại biểu,

chuẩn bị các điều kiện phục vụ cuộc họp; ra thông báo ý kiến kết luận của

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì cuộc họp hoặc phối hợp với cơ

quan chủ trì đề án hoàn chỉnh văn bản, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND

huyện quyết định.

Đại biểu đƣợc mời dự họp có trách nhiệm tham gia đúng thành phần,

đúng thời gian và chuẩn bị ý kiến về công việc đƣợc đƣa ra thảo luận tại cuộc

họp.

Cơ quan chủ trì công việc đƣợc đƣa ra thảo luận tại cuộc họp có trách

nhiệm chuẩn bị đầy đủ tài liệu, ý kiến giải trình; phối hợp với Văn phòng dự

thảo thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện tại

cuộc họp hoặc hoàn chỉnh văn bản, trình CHủ tịch, Phó CHủ tịch UBND

huyện quyết định.

c) Tổ chức họp, hội nghị của cơ qua chuyên môn; cơ quan, đơn vị trực

thuộc UBND huyện và UBND xã, thị trấn.

Thủ trƣởng cơ quan chuyên môn, cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND

huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn có quyền quyết định và chịu trách nhiệm

về việc tổ chức họp, hội nghị để triển khai hoặc tổng kết công tác, thảo luận

chuyên môn, tập huấn nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý cấp mình. Tất cả các

cuộc họp, hội nhgij phải đƣợc tổ chức ngắn gọn, đúng thành phần; bảo đảm

thiết thực, tiết kiệm thời gian và hiệu quả.

Cuộc họp, hội nghị do cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND

huyện tổ chức có mời lãnh đạo của nhiều cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc

UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn dự, phải báo cáo xin ý kiến và

đƣợc sự đồng ý của chủ tịch UBND huyện về nội dung, thành phần, thời gian

và địa điểm tổ chức cuộc họp.

2.2.7 Công tác ngoại vụ, biên giới

Đây là một công tác đặc thù trong chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

HĐND&UBND huyện Anh sơn do Anh Sơn là một huyện giáp biên giới có

cửa khẩu phụ Cao Vều nối liền 2 huyện Anh Sơn và Xay Chăm Phon, tỉnh Bô

ly khăm xay, Lào.

Công tác tổ chức và quản lý đoàn ra, đoàn vào

- Số lƣợng đoàn ra năm 2019 đã thực hiện là 01 đoàn, cụ thể:

Ngày 14/4/2019, Văn phòng UBND huyện đã phối hợp với đoàn đại

biểu của UBND xã Phúc Sơn, huyện Anh Sơn tổ chức đi thăm cụm bản kết

nghĩa đối với cụm bản Phôn Mƣờng, cụm bản Mƣờng Chăm, huyện Xay

Cham Pon, tỉnh Bô Ly Khăm Xay, nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

nhân dịp tết cổ truyền của nƣớc Lào.

Số đoàn ra chƣa thực hiện: 01 đoàn, dự kiến ngày 24/10-29/10/2019

Đoàn cán bộ huyện Anh Sơn tổ chức đi học tập kinh nghiệm thực tế tại nƣớc

bạn Lào.

- Số lƣợng đoàn vào năm 2019 là 02 đoàn. Cụ thể:

Ngày 25/01/2019, Đoàn đại biểu Quốc hội khu vực 9 và HĐND tỉnh

Xiêng Khoảng, CHDCND Lào đã đến dâng hƣơng, dâng hoa tại Nghĩa trang

Liệt sỹ quốc tế Việt - Lào.

Ngày 03/9/2019, Đoàn của huyện Xay Chăm Pon, tỉnh Bôlykhămxay

sang viếng Nghĩa trang Liệt sỹ quốc tế Việt - Lào nhân kỷ niệm ngày Thƣơng

binh liệt sỹ 27/7.

- Tình hình thực hiện Chỉ thị số 38-CT/TW ngày 21/7/2014 của Bộ

Chính trị về tăng cƣờng quản lý các đoàn đi công tác nƣớc ngoài; tình hình

thực hiện 05 tiêu chí tổ chức đoàn ra theo chỉ đạo của Thủ tƣớng Chính phủ

về công tác đoàn ra, đoàn vào năm 2019: Văn phòng Huyện Anh Sơn thực

hiện đảm bảo theo đúng quy định.

Công tác biên giới lãnh thổ:

- Công tác phối hợp quản lý hệ thống mốc quốc giới, biên giới: Huyện

Anh Sơn có 01 Đồn Biên phòng, quản lý 05 cột mốc từ cột mốc 443 đến cột

mốc 447; Công tác bảo vệ hệ thống cột mốc, đƣờng biên giới luôn đƣợc Lãnh

đạo UBND huyện luôn quan tâm, dƣới sự tham mƣu của văn phòng đã chỉ

đạo Đồn Biên phòng Phúc Sơn thƣờng xuyên tuần tra, kiểm soát đƣờng biên,

cột mốc (cả đơn phƣơng và song phƣơng) để kịp thời phát hiện những cột

mốc bị hƣ hỏng để kịp thời khắc phục xử lý. Đến nay đƣờng, biên cột mốc Biên giới vẫn nguyên hiện trạng, không bị hƣ hỏng.7

Ngoài ra Văn phòng còn thực hiện các công việc liên quan đến ngoại

vụ, công tác biên giới nhƣ:

- Lập kế hoạch cụ thể cho công tác ngoại giao biên giới Việt Lào.

- Phối hợp tổ chức Lễ đón Đoàn đƣa hài cốt hy sinh tại Lào về Việt

Nam khi đi qua địa bàn huyện Anh Sơn tại nghĩa trang Việt – Lào.

- Hằng năm Văn phòng phụ trách tổ chức các phái đoàn sang thăm, gửi

chúc tết cổ truyền và ngày quốc khánh nƣớc CHDCND Lào và ủng hộ nhân

dân huyện Xay Chăm Pon.

2.2.8 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần của văn phòng UBND huyện Anh Sơn ngoài các

7 UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo Tổng kết 10 năm thực hiện chỉ thị 04-CT/TƢ của ban bí thƣ về Công tác đối ngoại

công tác quản lí và sử dụng trang thiết bị thì còn có các công tác nhƣ đảm bảo

an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan, tổ chức công tác lễ tân (tiếp

dân ở bộ phận một của và văn phòng) giữ vai trò cầu nối thông tin của cơ

quan với cấp trên, cấp ngang và nhân dân.

- Về công tác bảo vệ: Hiện nay tại UBND huyện Anh Sơn có 01 nhân

viên bảo vệ để trông coi cơ quan và kiểm soát lƣợng ngƣời vào cơ quan, đảm

bảo cho hoạt động của toàn cơ quan. Phòng bảo vệ có lắp 02 màn hình máy

trính lớn để trình chiếu camera, tại các hành lang của các tầng và các góc của

khu làm việc đều có camera quan sát nhằm đảm bảo an toàn cho ngƣời và cơ

sở vật chất tại đây.

- Về công tác môi trƣờng: Môi trƣờng làm việc luôn đƣợc giữ sạch sẽ,

có 02 nhân viên tạp vụ thực hiện công việc lau dọn hàng vào các buổi chiều

tại cơ quan. Có nhiều khuôn viên xanh tại cơ quan. Các phòng ban đƣợc giao

cho từng khuôn viên cụ thể và có nhiệm vụ chăm sóc và quét dọn tổng hợp

vào mỗi chiều thứ 5 cuối tháng.

- Về tổ chức và thực hiện công tác y tế: Công tác y tế đƣợc thực hiện nhƣ

các cơ quan, tổ chức khác. Có sự tuyên truyền phòng tránh bệnh dịch, thực hiện

công tác đeo khẩu trang, khử khuẩn theo bộ y tế trong tình hình dịch bệnh.

Tiểu kết chƣơng 2

Trong chƣơng 2 tôi đã phân tích thực trạng các công tác văn phòng

trong cơ quan nhƣ công tác tham mƣu, tổng hợp; công tác trình, ban hành và

kiểm tra văn bản; công tác văn thƣ, lƣu trữ; công tác cuộc họp, hội nghị; công

tác sử dụng và quản trị thiết bị; công tác hậu cần và công tác ngoại vụ biên

giới. Từ cơ sở phân tích thực trạng tôi cũng đã đƣa ra các ƣu, nhƣợc điểm và

nguyên nhân để làm nền tảng cho việc đƣa ra các giải pháp nâng cao công tác

văn phòng sát với thực tế tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn.

CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

ANH SƠN

3.1 Giải pháp về Công tác tham mƣu, tổng hợp

Ƣu điểm:

- Xây dựng chƣơng trình công tác tháng, quý năm không bị chồng chéo,

trùng lặp

- Tham mƣu cho lãnh đạo ban đƣa công tác soạn thảo, ban hành và

quản lý văn bản hành chính vào nề nếp, phù hợp với quy định của nhà nƣớc

và thông nhất với Quy chế làm việc của UBND.

- Tham mƣu, tổ chức thành công các đợt đón tiếp các đoàn đến thăm

UBND huyện.

- Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị

thực hiện.

- Công tác tổng hợp báo cáo thông tin đã và đang đƣợc thực hiện tốt,

kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cơ quan.

Hạn chế:

- Chƣa có sự chủ động trong việc tham mƣu, chỉ tham mƣu khi lãnh

đạo nhắc chở chỉ đích danh. Hoạt động tham mƣu tổng hợp của các chuyên

viên văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn mới chỉ dừng ở mức khá, đang còn

cần sự can thiệp và đốc thúc của lãnh đạo hằng ngày.

Giải pháp:

Nhƣ phần thực trạng đã nêu ra tại chƣơng 2 hiện tại văn phòng HĐND-

UBND huyện Anh Sơn đang thực hiện chức năng tham mƣu cho lãnh đạo trên

các lĩnh vực hành chính và tổng hợp các văn bản của các phòng ban chuyên

môn. Mặc dù chức năng tham mƣu tổng hợp đã đƣợc quy định trong văn bản

quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng nói chung nhƣng

chƣa có văn bản cụ thể nào chỉ ra đích danh ai sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm về

mảng đó.

Do vậy yêu cầu cấp thiết nhất hiện nay trong công tác tham mƣu tổng

hợp là phải có văn bản cụ thể quy định trách nhiệm cho cá nhân làm công tác

tham mƣu tổng hợp. Để xây dựng đƣợc văn bản riêng quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân đƣợc giao việc trong lĩnh vực này thì cần

thực hiện tốt các yếu tố sau:

Thứ nhất, lựa chọn nhân sự: cán bộ làm công tác tham mƣu thì phải có

năng lựa tham mƣu, tổng hợp, nên chọn những ngƣời có kinh nghiệm công

tác tại cơ quan đã nhiều năm, hiểu đƣợc đực thù của địa bàn huyện cũng nhƣ

con ngƣời công tác tại UBND huyện. Phải là ngƣời có uy tín, có chính kiến và

biết tiếp thu hài hòa các luồng ý kiến đƣợc mọi ngƣời trong cơ quan coi trọng

thì mới có thể đảm đƣơng vị trí này.

Thứ hai, xây dựng văn bản quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn của cá nhân làm công tác tham mưu trong văn phòng: Để xây dựng đƣợc

văn bản này lãnh đạo cụ thể là Chánh văn phòng sẽ là ngƣời đứng ra chịu

trách nhiệm xây dựng văn bản, dƣới sự hỗ trợ của tập thể văn phòng. Trong

văn bản phải xác định đƣợc rõ các vấn đề: Ngƣời thực hiện? Nhiệm vụ cụ thể

của họ là gì? Thực hiện nhƣ thế nào? Quyền lợi là gì? Và nếu không hoàn

thành nhiệm vụ thì sẽ nhƣ thế nào, hình thức xử phạt hay kỉ luật ra sao?

Khi công việc đã đƣợc phân chia rõ ràng trong văn bản thì các cán bộ

trong khối văn phòng thì nhân viên sẽ tập trung chuyên sâu vào công việc của

mình, cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ sẽ có trách nhiệm và chủ động hơn qua đó

các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mƣu cho lãnh đạo

những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình đƣợc tốt hơn, hạn chế việc ỷ

lại hay đùn đẩy công việc làm cho công tác tham mƣu tổng hợp sẽ đƣợc rõ

ràng, hiệu quả.

3.2 Giải pháp về Công tác Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn

bản

Ƣu điểm:

- Việc trình,ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản tại UBND

huyện Anh Sơn đƣợc thực hiện nghiêm túc.

- UBND huyện đã ban hành quyết định, kế hoạch tổ chức kiểm tra văn

bản QPPL do HĐND huyện và các xã, thị trấn ban hành, nhằm mục đích nâng

cao hơn nữa chất lƣợng việc ban hành văn bản QPPL. Năm 2020 có 111 văn

bản QPPL đƣợc kiểm tra, rà soát (49 văn bản được rà soát, 37 văn bản tự

kiểm tra, 25 văn bản được kiểm tra) qua kiểm tra, rà soát có 35 VBQPPL có

sai sót về mặt thể thức, 02 VBQPPL không đúng thể loại, 76 văn bản hết hiệu

lực toàn bộ, 35 văn bản còn hiệu lực. Sau kiểm tra đã ban hành văn bản yêu

cầu khắc phục tồn tại, hạn chế.

- Bên cạnh đó, UBND huyện luôn chú trọng công tác góp ý, cho ý kiến

đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên gửi lấy ý kiến.

Trong năm 2020 đã góp ý 27 văn bản quy phạm pháp luật

Hạn chế:

- Chƣa có sự kiểm tra, thanh tra thƣờng xuyên vì thế vẫn còn tồn tại

một số văn bản sai sót về mặt thể thức

Giải pháp:

- Công tác trình và ban hành văn bản phải đƣợc thực hiện đúng theo

quy trình thủ tục hành chính tại cơ quan đã đƣợc tổng hợp tại Thủ tục hƣớng

dẫn theo mô hình hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001:2015 và các điều đã đƣợc quy định tại Quy chế làm việc của UBND

huyện Anh Sơn.

- Tổ chức thƣờng xuyên công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện văn

bản: Việc thanh tra kiểm tra định kỳ hàng tuần, hàng tháng và đột xuất sẽ tác

động mạnh đến thái độ làm việc của cán bộ và rà soát đƣợc hệ thống ban hành

văn bản để kịp thời phát hiện những sai lệch so với yêu cầu đề ra, tìm ra

nguyên nhân và từ đó có giải pháp phù hợp để điều chỉnh hoạt động hạn chế

đƣợc sai sót trong quá trình ban hành văn bản.

3.3 Giải pháp về Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác

Ƣu điểm:

- Văn phòng đã phối hợp với ban lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý

xây dựng thực hiện chƣơng trình làm việc tuần, tháng, quý, năm của UBND.

Các chƣơng trình làm việc đó bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động của cơ

quan giúp cho hoạt động của công ty đƣợc thông suốt và hiệu quả.

- UBND huyện đã chỉ đạo các phòng/ban, đơn vị xây dựng và thực hiện

nghiêm túc chƣơng trình công tác năm, công tác tháng; không đƣợc lùi nội

dung chƣơng trình công tác nếu không có lý do chính đáng; đặt ra yêu cầu cao

hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các cuộc họp UBND huyện

góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả.

- Các chƣơng trình, nhiệm vụ đƣợc phân công phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị. Chỉ đạo triển khai thực hiện các nhiệm

vụ trọng tâm và chƣơng trình công tác hàng tháng cơ bản đảm bảo tiến độ; xử

lý kịp thời các nội dung phát sinh ngoài chƣơng trình công tác của UBND

huyện.

- Việc phối hợp, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc giữa các

thành viên UBND huyện đƣợc tăng cƣờng. Các nhiệm vụ, công việc liên quan

đến lĩnh vực của nhiều ngành đƣợc các phòng/ban, đơn vị phối hợp triển khai

thực hiện đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo

UBND huyện, từng bƣớc hạn chế tình trạng né tránh, đùn đẩy giữa các

phòng/ban, đơn vị.

- Năm 2020, đặc biệt là vào thời điểm thực hiện dãn cách xã hội phòng,

chống dịch Covid-19, UBND huyện đã hạn chế tổ chức các hội nghị; tăng cƣờng

chỉ đạo các phòng/ban, đơn vị triển khai lồng ghép các nội dung trong cùng một

số hội nghị; chỉ đạo các địa phƣơng thực hiện chủ trƣơng, chính sách bằng việc

ban hành các văn bản hƣớng dẫn mà không tổ chức các hội nghị.

- Để thực hiện chƣơng trình công tác, các nhiệm vụ trọng tâm cũng nhƣ

xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả, kịp thời, UBND huyện luôn chú

trọng đôn đốc, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng, ban,

đơn vị và UBND các xã, thị trấn bằng nhiều hình thức nhƣ ban hành hơn 87

công văn đôn đốc, 31 quyết định thanh tra (trong đó có 5 QĐ thanh tra đột xuất),

30 quyết định thành lập các đoàn/tổ kiểm tra; tổ chức 58 phiên làm việc.

- Định kỳ hàng tháng, UBND huyện duy trì họp thƣờng kỳ mỗi tháng

01 lần để nghe và cho ý kiến kết quả thực hiện các nhiệm vụ của các

phòng/ban, đơn vị, chƣơng trình công tác của UBND huyện và các thông báo

kết luận của lãnh đạo UBND huyện, qua đó đánh giá ghi nhận những phòng,

ban, đơn vị tham mƣu thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao; đôn đốc, nhắc nhở,

phê bình những phòng, ban, đơn vị thực hiện nhiệm vụ chậm, chƣa bảo đảm

chất lƣợng; đồng thời định hƣớng, tháo gỡ những khó khăn vƣớng mắc và đề

ra các nhiệm vụ để chỉ đạo thực hiện trong thời gian tiếp theo.

- Năm 2020, UBND huyện đề ra 150 nhiệm vụ trọng tâm, đến

15/11/2020 đã hoàn thành đƣợc 105 nhiệm vụ, đạt tỷ lệ 70%; còn 43 nhiệm

vụ (29%) đang thực hiện, dự kiến hoàn thành trong tháng 12/2020.

Hạn chế:

- Văn phòng vẫn còn khó khăn trong việc xây dựng chƣơng trình công

tác do một số phòng ban chƣa có sự chủ động xây dựng, cần phải thúc giục và

nhắc nhở nhiều lần.

Giải pháp:

- Văn phòng thƣờng xuyên theo dõi và đốc thúc các phòng ban gửi

chƣơng trình công tác hàng tuần, hàng tháng để tránh trƣờng hợp quên.

- Dùng biện pháp nhắc nhở và phê bình trƣớc toàn cơ quan vào sáng

thứ 2 mỗi tuần để tăng tính tự giác cho các phòng ban, tạo thói quen chủ động

tăng tính nề nếp hơn trong công việc.

- Đƣa vào đánh giá xếp loại hoàn thành công việc cuối quý: Vì trong

Quy chế làm việc của UBND huyện Anh Sơn đã nêu rõ ngày nộp lịch công

tác để tổng hợp của các phòng ban nên những phòng ban nào nộp muộn hay

cần phải có sự tác động của khối văn phòng cần bị đánh dấu lại bằng một bản

theo dõi nộp chƣơng trình công tác toàn cơ quan, cuối quý tổng hợp lại, ngoài

nhắc nhở thì còn phải đƣa vào đánh giá hoàn thành nhiệm vụ hoặc không

hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Các công việc có sự so sánh, đánh giá thì

hiệu quả bao giờ cũng tốt hơn, nếu nhƣ văn phòng UBND huyện Anh Sơn

làm đƣợc nhƣ trong giải pháp đã nêu ra thì các nhân viên trong phòng ban sẽ

có ý thức tự giác hơn, chu kỳ trải qua 01 năm thì sẽ tạo thành nề nếp, lúc này

cán bộ văn phòng sẽ làm việc dễ dàng và hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.

3.4. Giải pháp về Công tác văn thƣ

Ƣu điểm:

- Trong những năm vừa qua Văn thƣ tại cơ quan đã đảm bảo đƣợc tính

chính xác, kịp thời và hiệu quả, xử lý công văn đi, công văn đến in ấn photo

tài liệu phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, phát hành theo biểu mẫu

theo đúng quy định của quy trình ISO9001:2015.

- Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ nên việc lƣu

trữ văn bản đƣợc nhiều hơn và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm, cụ thể trên

Hệ thống quản lí văn bản điều hành của UBND tính từ ngày 01/01/2021 đến

ngày 09/04/2021 có 2504 văn bản đến và 1562 văn bản đi đƣợc lƣu.

- Trong năm 2016 cơ quan đã ban hành Quy chế làm việc của UBND

huyện Anh Sơn trong đó có quy định về việc trình, ký và ban hành văn bản tại

cơ quan góp phần thống nhất về thủ tục, thể thức trình bày văn bản, đƣa công

tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đi vào nề nếp, phù hợp

với quy định của Nhà nƣớc và thống nhất trong toàn cơ quan.

- Các văn bản có nội dung đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tế đặt ra, căn cứ

đúng pháp luật hiện hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót

về hình thức cũng nhƣ nội dung.

- Thông tin trong văn bản đều có cơ sở, tƣơng đối chuẩn mực và đƣợc

xử lý một cách khoa học.

- Quá trình lƣu trữ hồ sơ diễn ra nhanh gọn, xong việc nào lập hồ sơ

công việc đó luôn, hồ sơ đƣợc hình thành ngay từ khi bắt đầu công việc cho

đến khi công vệc đƣợc hoàn thành.

- Tài liệu lƣu trữ hiện luôn có tình trạng tốt, không ẩm mốc hƣ hỏng.

Hạn chế:

- Phòng Văn thƣ hẹp nên hạn chế trong việc dựng thêm tủ hồ sơ

- So với khối lƣợng công việc tại cơ quan thì việc chỉ có 2 chuyên viên

văn thƣ là quá ít.

Giải pháp:

- Để công tác văn thƣ đƣợc hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều

kiện cho nhân viên văn thƣ tham gia các khóa bồi dƣỡng nghiệp vụ văn

phòng, nâng cao trình độ tin học văn phòng. Điều này sẽ giúp cho nhân viên

văn thƣ rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả

cao. Bên cạnh đó cán bộ văn phòng phải không ngững học hỏi, tích lũy kinh

nghiệm làm việc, tạo dựng mối quan hệ tốt, tìm đƣợc tiếng nói chung là trợ

thủ đắc lực của lãnh đạo. Có đƣợc sự phối hợp nhƣ vậy thì công việc mới đạt

đƣợc hiệu quả cao.

- Văn bản quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đều phải

đƣợc các phòng ban nắm rõ và thực hiện.

- Trƣớc khi in ấn trƣởng bộ phận cần rà soát lại các lỗi văn bản

thƣờng gặp nhƣ chính tả, thể thức, căn cứ để tránh việc phải in ra nhiều lần

gây lãng phí.

- Quan tâm và chú ý tủ đựng hồ sơ, hồ sơ đƣợc sắp xếp theo từng lĩnh

vực, theo từng năm để dễ tìm kiếm.

3.5 Giải pháp về Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn

phòng

Ƣu điểm:

- Các điều kiện vật chất cần thiết nhƣ vật tƣ, phƣơng tiện làm việc phát

sinh đƣợc cung cấp đúng và đủ về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng.

Hạn chế:

- Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm còn chậm do quá

trình xét duyệt vì thế trong quá trình làm việc của các phòng ban thƣờng bị

thiếu đồ dùng cần thiết.

- Việc sửa chữa trang thiết bị văn phòng nhƣ máy in, máy photo còn

chậm gây ảnh hƣởng tới tiến độ thực hiện công việc của cán bộ.

- Số lƣợng 01 máy photo là quá ít, sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu cho

việc sử dụng trong các khoảng thời gian cao điểm trong năm.

- Vẫn còn tình trạng sử dụng lãng trang thiết bị, văn phòng phẩm.

Nguyên nhân

- Nguồn kinh phí vẫn còn eo hẹp.

- Không có bộ phận chuyên sửa chữa mà phải thuê dịch vụ bên ngoài

vào gây mất thời gian.

- Chƣa có quy chế cụ thể về bảo quản và sử dụng trang thiết bị tại cơ quan.

Giải pháp:

- Thứ nhất, Cần linh hoạt và rút ngắn thời gian hơn trong công tác kiểm

định, sửa chữa mua sắm trang thiết bị để đảm bảo phục vụ cho hoạt động của

toàn cơ quan. Cụ thể, khi nhận đƣợc văn bản báo cáo hƣ hỏng trang thiết bị tại

cơ quan thì chuyên viên phụ trách cần quan tâm ngay và có biệp pháp xử lý

kịp thời trong vòng 3 ngày để tránh ảnh hƣởng đến quá trình và hiệu suất làm

việc của công, nhân viên.

- Thứ hai, xây dựng quy chế sử dụng và quản lý tài sản tại UBND

huyện Anh Sơn. Quy chế này do Văn phòng là bộ phận xây dựng nên, sau đó

xin ý kiến của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch góp ý vào văn bản. Trong văn bản

nên quy định rõ các loại tài sản phân cho từng phòng ban, nguồn gốc hình

thành máy móc, trang thiết bị, cách sử dụng bảo quản, chế độ quản lý, sử

dụng máy móc, trang thiết bị của cơ quan và khoán kinh phí sử dụng máy

móc thiết bị văn phòng phổ biến cho từng phòng ban.

- Thứ ba, cần có thêm nhân viên bảo trì thiết bị: Mỗi lần máy móc xảy

ra sự cố hay ngừng máy thì rõ ràng là do chiến lƣợc bảo trì không hiệu quả

trong khi đó công việc thì cần thực hiện. Để quản lý bảo trì trở nên hiệu quả

và hiện đại thì máy móc trang thiết bị phải luôn hoạt động ổn định phục vụ tốt

cho công việc tại cơ quan. Thế nhƣng việc thiếu nhân viên bảo trì các thiết bị

đã làm ảnh hƣởng rất lớn đến tuổi thọ sử dụng của máy móc tại cơ quan. Việc

thuê thêm nhân viên hợp đồng bảo trì thiết bị có chuyên môn để theo dõi, và

bảo trì trang thiết bị theo đúng định kỳ sẽ làm tăng giá trị sử dụng máy móc,

tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí sửa chữa cho cơ quan.

3.6 Giải pháp về Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp

Ƣu điểm

- Khâu lập bản kế hoạch của các hội nghị khoa học, bao gồm đầy đủ

những thông tin cần thiết cung cấp kịp thời cho ban lãnh đạo và các phòng

ban căn cứ thực hiện.

- Các thông báo kết luận, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi

hội nghị kết thúc đƣợc triển khai nhanh chóng dƣới dạng văn bản đến các

phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan.

- Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ tài liệu

cần thiết và đƣợc bảo quản cẩn thận, báo cáo chính, báo cáo bổ sung, bài phát

biểu,...của lãnh đạo đƣợc chuẩn bị chu đáo.

- Công tác hậu cần trong hội nghị khá tƣơm tất.

Thông qua các cuộc họp giao ban, họp UBND lãnh đạo huyện có thể

nắm bắt đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của tập thể cán bộ, công chức, viên chức

và tình hình hoạt động trong tuần, tháng tạo nguồn thông tin hai chiều để điều

chỉnh công tác quản lý phù hợp nhất.

Hạn chế:

- Có quá nhiều cuộc họp: Ngoài những cuộc họp giao ban, họp định kỳ

và họp chuyên môn thì trung bình mỗi ngày tại UBND huyện Anh Sơn có 2

cuộc họp đƣợc diễn ra tại hội trƣờng. Tuy nhiên có những cuộc họp rất ngắn

hoặc không cần thiết, có nhiều cuộc họp không giải quyết đƣợc vấn đề đặt ra.

Cụ thể vào tháng 02 năm 2021 có nội dung họp phải họp tới 3 lần nhƣng

không đƣa ra sự nhất trí thông nhất trong cuộc họp về nội dung quy định lại chức năng nhiệm của các phòng ban8.

- Trong thời gian diễn ra các cuộc họp còn có bộ phận cán bộ, công

chức tham gia nhƣng không tập trung hoặc làm việc riêng do đó không nắm

đƣợc chủ trƣơng, tinh thần hội nghị.

- Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp hội nghị còn thiếu thốn nhƣ quạt,

điều hòa.

Nguyên nhân:

- Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chƣa cao,

vẫn còn lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị.

Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thông báo còn chậm.

- Chƣa chú trọng vào giai đoạn chuẩn bị cuộc họp và xác định vấn đề

trọng tâm.

Giải pháp:

Để làm tốt công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp tại UBND huyện Anh

Sơn cần có những giải pháp sau:

- Nới lỏng kinh phí hội họp: tuy nhiên các cán bộ phụ trách tổ chức

cũng phải có kế hoạch cho cuộc họp cụ thể, dự trù kinh phí là bao nhiêu cho

phù hợp với hoàn cảnh các cuộc họp (số lƣợng thành phần tham gia họp, mục 8 Theo Chƣơng trình công tác tháng 02 năm 2021 của UBND huyện Anh Sơn

đích cuộc họp, số lƣợng khách mời) để cho quá trình chuẩn bị đƣợc chu toàn

hơn và lƣợng kinh phí phù hợp để mua sắm những vật chất cần thiết để quá

trình chuẩn bị đƣợc đầy đủ và chu đáo hơn.

- Điều chỉnh cơ sở vật chất phòng họp, cụ thể: tại các hội trƣờng tầng 2,

hội trƣờng tầng 3 nhà khách mỗi phòng chỉ có 04 cái quạt cây không phục vụ

đủ mát cho nhất là vào mùa hè nắng nóng, vì thế việc bổ sung trang thiết bị

nhƣ điều hòa ở mỗi phòng là hoàn toàn hợp lí và an toàn hơn giúp cán bộ

tham gia các cuộc họp có sự tập trung hơn, làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa

việc sử dụng quạt cây và quạt treo tƣờng chiếm không gian hội trƣờng và

không đƣợc thẩm mỹ .

- Sau mỗi cuộc họp, hội nghị cơ quan cần tổ chức rút kinh nghiệm,

những ngƣời có liên quan sẽ kiểm điểm khâu, từng việc, tìm ra những mặt

thành công và hạn chế để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho những lần

tổ chức sau.

- Ngoài ra cơ quan cũng thƣờng xuyên động viên khích lệ tăng sự tự tin

cho các cán bộ, công nhân viên trong toàn cơ quan để có đƣợc nhiều ý kiến đóng

góp bổ sung trong cuộc họp thúc đẩy sự thành công tốt đẹp của cuộc họp.

3.7 Giải pháp về Công tác ngoại vụ, biên giới

Ƣu điểm

- Công tác ngoại vụ đƣợc phối hợp tổ chức đầy đủ chu đáo

- Các vấn đề về biên giới đƣợc Văn phòng quan tâm và lên kế hoạch

bằng văn bản rõ ràng.

Hạn chế

- Việc hợp tác với các tổ chức, cá nhân có tiềm lực ở nƣớc ngoài nhằm

tranh thủ sự ủng hộ của họ để đầu tƣ phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục..tại

huyện Anh Sơn vẫn còn nhiều hạn chế.

- Chƣa thực hiện đƣợc nhiều chƣơng trình, hoạt động để phát huy tốt

hơn công tác đối ngoại nhân dân nói chung cũng nhƣ quan hệ hữu nghị Việt

Nam-Lào nói chung và nhân dân bản Cao Vều với Cụm bản Phôn Mƣờng,

Mƣờng Chăm huyện Xay Chăn Pon nói riêng.

- Chất lƣợng về công tác thông tin, tuyên truyền về công tác đối ngoại

nhân dân chƣa duy trì thƣờng xuyên; công tác vận động công dân Anh Sơn

ở nƣớc ngoài về quê hƣơng tham gia đóng góp xây dựng, đầu tƣ hiệu quả

chƣa cao.

- Các thủ tục cấp phép các đoàn Lãnh đạo huyện đi thực hiện các nhiệm

vụ phối hợp, giao lƣu, chúc mừng nhân dịp lễ, tết của Nƣớc bạn Lào nói

chung và huyện Xay Chăm Phon nói riêng còn rƣờm rà, gây mất nhiều thời

gian để đƣợc cấp phép.

Nguyên nhân:

- Kinh phí phục vụ cho công tác còn nhiều hạn chế.

- Cán bộ văn phòng làm công tác ngoại vụ biên giới đều là kiêm nhiệm

nên trình độ chuyên môn chƣa đƣợc tốt để đảm đƣơng các công việc.

Giải pháp:

- Bổ sung nhân lực chuyên về công tác ngoại vụ biên giới: Những cán

bộ có trình độ chuyên môn về vấn đề này thì sẽ nhìn nhận các vấn đề còn tồn

tại trong công tác một cách dễ dàng hơn, từ đó biết cách giải quyết vấn đề

hiệu quả đồng thời giảm bớt trách nhiệm cho cán bộ làm công tác kiêm nhiệu

hiện tại để mỗi ngƣời có một nhiệm vụ riêng và tập trung sâu vào chuyên môn

của ngƣời đó.

- Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ làm công tác ngoại vụ, biên

giới: Đặc thù của công tác ngoại vụ biên giới là phải trao đổi và giao tiếp

nhiều với cán bộ và ngƣời dân, đặc biệt là nƣớc bạn Lào vì thế việc trau dồi

khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Lào của các cán bộ làm công tác ngoại

vụ biên giới sẽ tăng thêm tính chuyên nghiệp, áp dụng vào các cuộc nói

chuyện đàm phán để nó diễn ra thuận lợi hơn đồng thời bày tỏ sự tôn trọng

đối với khách thúc đẩy công tác hoạt động hiệu quả.

- Tiếp tục làm tốt công tác tuyên truyền các văn bản chỉ đạo thực hiện

các chủ trƣơng, chính sách liên quan đến công tác đối ngoại cho lãnh đạo các

phòng/ban, đơn vị; cán bộ, đảng viên, các tầng lớp nhân dân, nhất là cƣ dân

các xã biên giới thực hiện tốt Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối

ngoại trên địa bàn tỉnh Nghệ An; tuyên truyền cho nhân dân các xã biên giới

thực hiện nghiêm túc Hiệp định, Nghị định, Quy chế biên giới quốc gia Việt

Nam - Lào.

- Căn cứ vào các văn bản quy định của cấp trên chủ động triển khai công

tác đối ngoại trên địa bàn huyện một cách chi tiết, cụ thể, đạt hiệu quả cao.

- Tăng cƣờng công tác phối hợp chặt chẽ giữa các đồn Biên phòng với

Công an huyện, Quân Sự huện trong công tác thông tin nắm bắt tình hình thực

hiện nhiệm vụ đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh phòng,

chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở khu vực biên giới;

- Chỉ đạo UBND xã Phúc Sơn thực hiện quản lý Nhà nƣớc về biên giới

quốc gia tại đơn vị mình theo quy định của pháp luật và thực hiện nghiêm túc

chỉ đạo, hƣớng dẫn của UBND huyện, Đồn biên phòng Phúc Sơn, Công an

huyện, Quân Sự huyện chủ động trong việc phát động phong trào quần chúng

nhân dân bảo vệ biên giới quốc gia; giữ vững an ninh trật tự, an toàn xã hội và

đấu tranh phòng, chống tội phạm trong khu vực biên giới theo quy định của

pháp luật; vận động, khuyến khích các tổ chức, thôn, bản kết nghĩa với các

bản của cụm bản biên giới ...

3.8 Giải pháp về Công tác hậu cần

Ƣu điểm:

- Công tác hậu cần đƣợc thực hiện tốt, có sự áp dụng công nghệ thông

tin và các loại máy móc hiện đại vào phục vụ công việc nhƣ trong công tác

bảo vệ.

- Môi trƣờng làm việc cho cán bộ luôn xanh, sạch. Tại các phòng ban

khuyên khích trồng cây trƣớc ban công hành lang và trong phòng làm việc tạo

nên không gian làm việc thoải mái và thƣ giãn.

Hạn chế:

- Công tác y tế chăm sóc sức khỏe của cán bộ tại cơ quan chƣa đƣợc

chú trọng. Không tổ chức thăm khám sức khỏe tổng quát định kỳ cho cán bộ,

công chức, viên chức.

Giải pháp:

- Quan tâm đến sức khỏe cán bộ công nhân viên, tổ chức các buổi thăm

khám tổng quát định kỳ cho mọi cán bộ hiện đang hoạt động của cơ quan. Các

buổi khám sức khỏe này UBND có thể phối hợp với trạm y tế Thị trấn huyện

Anh Sơn để thuận lợi cho việc mời y, bác sĩ đến thăm khám và thuận tiện đi

lại. Mỗi ngƣời lập một sổ theo dõi sức khỏe cá nhân để tiện theo dõi, thăm

khám định kì để kiểm tra sức khỏe và kịp thời phát hiện tình trạng sức khỏe

của cán bộ có đảm bảo phục vụ công việc hay không. Đây là một giải pháp đã

đƣợc áp dụng tại nhiều cơ quan tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp tƣ nhân.

3.9 Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng

của công tác văn phòng

Ý thức chính là khởi nguồn của mọi sự phát triển, đối với công tác văn

phòng càng bắt buộc cán bộ, công chức viên chức có ý thức cao trong công

việc, vì tập thể chung, luôn sẵn sàng cho công việc.

Ý thức về giờ giấc làm việc: Tuân thủ theo quy định giờ giấc của cơ

quan, đi làm và ra về đúng giờ trong đó không sử dụng thời gian làm việc tai

cơ quan để làm các công việc cá nhân gây ảnh hƣởng đến tiến trình công việc.

Ý thức chủ động trong công việc: Khối lƣợng công việc tại văn phòng

không đồng đều có nhiều ngày rất rảnh, những khoảng thời gian cuối tháng

đầu tháng lại nhiều công việc phát sinh thế nên việc chủ động cân bằng công

việc hằng ngày, sắp xếp đều công việc sẽ giúp cho khối lƣợng công việc đƣợc

giảm tải hơn vào những thời gian cao điểm, giúp cán bộ thuận lợi hoàn thành

xong nhiệm vụ đƣợc giao.

3.10 Tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ

phục vụ cho đội ngũ công tác văn phòng

- Thường xuyên luân chuyển cử cán bộ trong các bộ phận tham gia các

lớp tập huấn nâng cao về kỹ năng xây dựng và ban hành văn bản hành chính,

kỹ năng kiểm soát thông tin và kỹ năng sử dụng các ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác văn phòng khắc phục tình trạng kém về chuyên môn và

nắm vững đƣợc những quy định hiện hành. Đặc biệt là kỹ năng xây dựng các

văn bản hành chính.

- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức xuất phát từ yêu cầu

thực tiễn, nhằm đáp ứng quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa. Trong bối

cảnh đất nƣớc tiếp tục đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện chƣơng

trình tổng thể cải cách hành chính và nhà nƣớc, tiến trình công nghiệp hóa,

hiện đại hóa hiện nay đặt ra yêu cầu càng cao.

- Sau mỗi khóa đào tạo đó văn phòng cần có kế hoạch kiểm tra đánh

giá hiệu quả học tập áp dụng vào công việc của cán bộ trƣớc và sau khi

học để làm căn cứ cho việc sắp xếp và bố trí công việc một cách hiệu quả,

phù hợp.

- Cải thiện thái độ phục vụ. Những ngƣời làm công tác văn phòng tại

UBND huyện Anh Sơn nói riêng và tại các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói

riêng, thái độ phục vụ chính là thái độ tiếp dân, điển hình là một cửa-nơi cán

bộ thƣờng xuyên giao tiếp và trao đổi công việc với nhân dân có nhu cầu

nhất. Để cải thiện công tác tiếp dân ngoài các giải pháp nhƣ nâng cao ý thức,

quy định trách nhiệm cho cán bộ thì còn có cách sử dụng mở hộp thƣ góp ý.

Tại bộ phận một cửa luôn có một hòm thƣ góp ý của dân về thái độ cũng nhƣ

tình trạng làm việc của cán bộ, các thƣ sẽ đƣợc tổng hợp hàng ngày hoặc hàng

tuần để lãnh đạo xem xét, nhắc nhở hoặc có biện pháp xử lý kịp thời bằng văn

bản chính thức nhằm hạn chế xảy ra những mâu thuẫn bức xúc giữa dân và

cán bộ.

3.11 Tăng cƣờng thanh tra, kiểm tra và có chế tài thƣởng phạt phù

hợp với các quy chế thi đua khen thƣởng của cơ quan hành chính nhà

nƣớc

Thanh tra, kiểm tra là nội dung không thể thiếu của quản lý nhà nƣớc,

là giai đoạn cuối cùng trong chu trình quản lý có vai trò kiểm định, đánh giá

hiệu quả của quản lý nhà nƣớc. Qua thanh tra, kiểm tả để có các kiến nghị

khắc phục những sơ hở, yếu kém, đê xuất những biện pháp đổi mới và nâng

cao hiệu quả quản lý, sửa đổi cơ chế chính sách nằm quản lý tốt hơn, hiệu quả

hơn. Chính vì vậy trong hoạt động của các cơ quan tổ chức đặc biệt là cơ

quan nhà nƣớc phải có hai nội dung này.

Thứ nhất, với chức năng giám sát hoạt động của các đối tƣợng bị quản

lý, bao gồm giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế cơ quan; việc chấp

hành chính sách pháp luật của cán bộ nhân viên; việc thực hiện các công việc

lập hồ sơ, xây dựng và ban hành văn bản,...kết luận và xử lý kịp thời những

việc làm trái pháp luật, trái với quy chế góp phần đảm bảo trật tự kỷ cƣơng

trong quản lý.

Thứ hai, việc thanh tra kiểm tra còn nhằm mở rộng và bảo đảm cho

quyền dân chủ của nhân dân đƣợc thực thi một cách nghiêm minh.

Mặt khác khi thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra trong công tác

văn phòng sẽ thúc đẩy công tác tham mƣu đƣợc hiệu quả hơn nhất là trong

việc thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các phòng ban trong việc giải quyết

các công việc của UBND huyện.

Đƣa ra chế độ thƣởng phạt hợp lí và các hành vi vi phạm đánh mạnh

vào chế độ thƣởng phạt của các cá nhân cũng nhƣ đánh mạnh vào kinh tế nhƣ

lƣơng, và áp dụng các biện pháp xử lý mạnh tay hơn.

3.12 Xây dựng và thực hành văn phòng 5S trong môi trƣờng làm việc

Môi trƣờng làm việc bao gồm môi trƣờng vật chất và môi trƣờng tinh

thần, nó ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý làm việc của cán bộ. Nếu môi trƣờng

làm việc tốt sé khiến nhân viên thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến

mình cho công việc còn ngƣợc lại sẽ làm cho họ cảm giác mệt mỏi, chán nản

có suy nghĩ tiêu cực làm công ăn lƣơng.

Hiện nay tại các cơ quan trên địa bàn huyện Anh Sơn nhiều cơ quan đã

áp dụng phƣơng pháp 5S vào hoạt động, tuy nhiên tại UBND huyện Anh Sơn

cho đến nay vẫn chƣa thấy có văn bản hƣớng tới vấn đề này. Để việc bố trí

các tài liệu, hồ sơ giấy tờ logic và giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những

thứ không cần thiết và để cho hoạt động của văn phòng đƣợc nhịp nhàng,

thuận lợi thì việc thực hiện 5S là vô cùng cần thiết.

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lƣợng

xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trƣờng lành mạnh, sạch

đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ

cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lƣợng hiệu

quả hơn.

Chính vì thế lãnh đạo cần xem xét lại môi trƣờng và tinh thần làm việc

của các cán bộ của cơ quan, dựa trên cơ sở đó đƣa ra các tiêu chí 5S thực hiện

trong các phòng ban, để đƣợc thực hiện một cách đồng nhất hiện đại hóa văn

phòng trong cơ quan. Bên cạnh đó nên đƣa ra một quy định cụ thể trong đánh

giá với khẩu hiệu văn phòng xanh, sạch, đẹp; phải cử cán bộ chuyên trách

thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiện khẩu hiệu đó giữ cho lề lối sinh hoạt

của cơ quan đƣợc nề nếp hơn.

3.13 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Văn phòng là nơi có khối lƣợng công việc lớn bao gồm nhiều công

đoạn nhƣ: thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra

đánh giá… rồi soạn thảo văn bản, lƣu trữ tài liệu… thì việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng là một bƣớc ngoặt lớn, đánh dấu

sự thay đổi về phƣơng pháp quản lý thông tin. Hơn thế nữa, công nghệ mạng

máy tính còn cho phép các máy tính đƣợc nối mạng có thể chia sẻ nguồn tài

nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểu thông tin

một cách nhanh chóng. Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN

(local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với

mạng WAN (wide area network) để xử lý thông tin đầu ra.

Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực nhƣ

soạn thảo và ban hành văn bản; gửi thƣ bằng email; ký số; lƣu trữ văn bản và

tổng hợp văn bản,...sẽ giúp các cán bộ rút ngắn đƣợc thời gian xử lý công

việc, hoàn thành công việc nhanh hơn chuyên nghiệp hơn và nâng cao hiệu

quả quản lý, điều hành của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực.

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

việc đầu tiên phải làm chính là mua sắm thêm các trang thiết bị hiện đại để

phục vụ cho công tác làm việc tại cơ quan ví dụ nhƣ máy in,máy phô tô, máy

tính,...

Thứ hai đó chính là nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phƣơng

tiện hiện đại đó, đặc biệt là các phƣơng tiện tin học. Không phải nhân viên

nào cũng sử dụng thành thạo các loại máy phô tô, máy in, đánh văn bản nhanh

do vấn đề về tuổi tác,...Đó chính là hai yếu tố quan trọng cốt yếu để phát triển

ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng phục vụ công việc đƣợc nhanh

hơn, hiện đại hơn.

Tiểu kết chƣơng 3

Trong chƣơng 3 tôi đã đƣa đƣa ra một số kiến nghị về giải pháp nâng

cao công tác văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn trên cở sở phân tích thực

trạng tại chƣơng 2. Tôi mong rằng những giải pháp này có thể đƣợc xem xét

và áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại đây.

KẾT LUẬN

Văn phòng là bộ máy giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo vì thế có rất

nhiều hoạt động, nhóm công việc xảy ra, ngoài các công tác mà tôi đề cập đến

trong bài khóa luận thì còn rất nhiều công tác khác trong văn phòng. Tuy

nhiên, vì phạm vi nghiêm cứu quá rộng không thể tập trung đƣợc nên tôi đã

chọn một số công tác đáng chú ý tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh

Sơn để có thể tập trung và đi sâu hơn vào các vấn đề nghiên cứu.

Trong suốt quá trình nghiên cứu tôi đã cố gắng phân tích kĩ càng thực

trạng công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn và cũng nếu ra

đƣợc một số điểm đáng chú ý, tính đặc thù tại đây. Trên cơ sở đó đƣa ra

những giải pháp cụ thể trong từng công việc nhằm khắc phục những hạn chế

và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, đƣa công tác văn phòng huyện Anh

Sơn ngày một hoàn thiện và hiệu quả hơn. Tuy nhiên do trình độ chuyên môn

và nhận thức vẫn còn hạn chế nên bài khóa luận của em không tránh khỏi

những sai sót, bởi vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của quý thầy cô đẻ

bài làm của em trở nên hoàn thiện và áp dụng đúng với thực tế.

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị chuyên viên trong

khối văn phòng HĐND-UBND huyện Anh Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ em,

cung cấp những tài liệu có ích cho bài báo cáo thực tập và làm khóa luận tốt

nghiệp. Tôi cũng xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã

động viên, trả lời chân thành những câu hỏi để tôi có thể yên tâm làm khóa

luận và đặc biệt là thầy giáo Thạc sỹ Nguyễn Hữu Danh – Giảng viên Khoa

quản trị văn phòng đã hƣớng dẫn tận tình, giúp đỡ em hoàn thành bài khóa

luận này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Huyền Trang, Lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác văn phòng.

2. GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Điệp, ThS. Trần

Phƣơng Hiền(2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Đại học kinh tế

quốc dân.

3. Cổng thông tin điện tử huyện Anh Sơn.

4. UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành của UBND

huyện năm 2020; Phương hướng nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành năm 2021.

5. Quyết định số 07/2021/QĐ-UBND ngày 19 tháng 04 năm 2021 của

UBND huyện Anh Sơn về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Anh Sơn.

6. UBND huyện Anh Sơn, Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân

huyện Anh Sơn Nhiệm kỳ 2016 – 2021.

7. Nguyễn Thị Phƣơng Lê, Bài giảng môn Nghiệp vụ Văn thư.

8. UBND huyện Anh Sơn, Bảng thống kê tài sản.

9. UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo Tổng kết 10 năm thực hiện chỉ thị

04-CT/TƯ của Ban bí thư về Công tác đối ngoại.

10. Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 03 năm

2020 về Công tác văn thư.

11. Phạm Thị Huyền, Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả

công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.

12. Đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn phòng tại Tổng

công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng”

13. Chƣơng trình công tác tháng 02 năm 2021 của UBND huyện Anh Sơn.

14. T.S Nghiêm Kỳ Hồng, Tài liệu “Bác Hồ với công việc văn phòng”,

Nxb Tổng hợp Hồ Chí Minh.

15. Tài liệu “ Cẩm nang công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan,

đơn vị, doanh nghiệp” Nxb Thế giới.

PHỤ LỤC

Phụ lục 01

Một số hình ảnh tại văn phòng UBND huyện Anh Sơn

Phụ lục 02

Danh sách phòng ban

Phụ lục 03

Hình ảnh Hội trƣờng phòng họp

Phụ lục 04

Một số văn bản đƣợc ban hành trong công tác văn phòng tại UBND

huyện Anh Sơn

Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG

TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN,

TỈNH NGHỆ AN

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok

Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG

TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN,

TỈNH NGHỆ AN

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok