Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Đỗ Hồng Linh

Mã sinh viên: 1705QTVA035

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên đề tài: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương

Tên cơ quan: Ban Tuyên giáo trung ương

Địa chỉ: 49 Phan Đình Phùng, Quán Thánh, Ba Đình, Hà Nội

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Thị Thu Huyền

HÀ NỘI - 2021

LỜI CẢM ƠN

Sau ba năm được học tập tại khoa Quản trị Văn phòng nói riêng và Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, tôi đã được thầy cô nhà trường trang bị những

kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách cơ bản và toàn diện nhất. Việc được

nhà trường tạo điều kiện để bản thân tôi có thể áp dụng những kiến thức đã học

vào thực tiễn cho công việc trong cơ quan, tổ chức, để trau dồi kinh nghiệm và

rèn luyện kĩ năng của bản thân là một điều vô cùng vinh dự với tôi.

Để hoàn thành tốt nghiên cứu đề tài khoá luận, với những hành trang vững

chắc đó, trước hết tôi xin gửi đến quý thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị Văn

phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn sâu sắc đã nhiệt tình giảng dạy

và truyền đạt kiến thức cho tôi trong thời gian qua. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn

chân thành đến giảng viên hướng dẫn ThS. Đỗ Thị Thu Huyền đã hướng dẫn tôi

hoàn thành đề tài tốt nghiệp này.

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, các phòng ban của Ban Tuyên

giáo Trung ương đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi được tìm hiểu thực tiễn trong

suốt quá trình nghiên cứu tại Văn phòng Ban cũng như các Vụ, đơn vị trực thuộc

Ban.

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tất cả thầy, cô của Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội và các cô chú, anh chị cán bộ, nhân viên đã nhiệt tình và

hết lòng giúp đỡ tôi nghiên cứu, tiếp cận thực tế để phát huy khả năng của mình,

đồng thời biết được những nhược điểm, hạn chế của bản thân mà khắc phục, sửa

đổi để hoàn thành khoá luận tốt nghiệp. Chúc mọi người luôn mạnh khoẻ và luôn

luôn hoàn thành tốt công tác.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.

Mọi thông tin trong đề tài là trung thực, do tôi tự tìm hiểu phân tích và tham khảo.

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử

dụng trong khoá luận tốt nghiệp này.

Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2021 Sinh viên Đỗ Hồng Linh

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ

BTGTW Ban Tuyên giáo Trung ương 1

Hành chính 2 HC

Space (Khoảng trắng – dấu cách) 3 SP

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1

2. Lịch sử nghiên cứu .......................................................................................... 2

3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................ 4

4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 5

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 5

6. Giả thuyết nghiên cứu ..................................................................................... 5

7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 5

8. Cấu trúc của đề tài .......................................................................................... 6

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ

BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG ............. 7

1.1. Khái quát về văn bản của Đảng .............................................................. 7

1.1.1. Khái niệm văn bản và văn bản của Đảng ......................................... 7

1.1.2. Chức năng văn bản của Đảng ........................................................... 8

1.1.3. Ý nghĩa của văn của Đảng ............................................................... 10

1.1.4. Phân loại văn bản của Đảng ........................................................... 11

1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng .. 16

1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền .................................................................... 16

1.2.2. Yêu cầu về nội dung ......................................................................... 17

1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................ 18

1.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản ........................................... 21

1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng .. 23

Tiểu kết: .............................................................................................................. 26

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG ................................. 27

2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ban Tuyên giáo Trung ương

Đảng Cộng sản Việt Nam ............................................................................. 27

2.1.1. Lịch sử của BTGTW ........................................................................ 27

2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của BTGTW ............................................. 28

2.1.3. Tổ chức Bộ máy của BTGTW ......................................................... 32

2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên

giáo Trung ương ............................................................................................ 34

2.2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản ......................................... 34

2.2.2. Nội dung văn bản ............................................................................. 37

2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản .......................................... 39

2.2.4. Ngôn ngữ văn bản ............................................................................ 58

2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ..................................... 59

2.3. Đánh giá chung ....................................................................................... 70

2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 70

2.3.2. Hạn chế ............................................................................................. 71

2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................... 82

Tiểu kết ............................................................................................................... 84

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN

GIÁO TRUNG ƯƠNG. .................................................................................... 85

3.1. Quy chuẩn hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ................ 85

3.1.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục và xây dựng và ban hành văn bản .. 85

3.1.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản ................................... 86

3.1.3. Đảm bảo về nội dung văn bản ......................................................... 86

3.2. Mẫu hoá hình thức văn bản thông dụng .............................................. 87

3.3. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản của Đảng; tăng cường

kiểm tra, thanh tra công tác văn thư ........................................................... 88

3.3.1. Công tác kiểm tra và xử lý văn bản của Đảng ................................ 88

3.3.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành 88

3.4. Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên của Ban Tuyên

giáo Trung ương ............................................................................................ 89

3.5. Nâng cao cơ sở vật chất và trang thiết bị của Ban Tuyên giáo Trung

ương ................................................................................................................ 89

3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn

bản ................................................................................................................... 90

Tiểu kết ............................................................................................................... 91

KẾT LUẬN ........................................................................................................ 92

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 93

PHỤ LỤC ........................................................................................................... 96

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,

hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định thi hành đều gắn liền với

văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn

bản nói riêng, với công tác văn thư – lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công

tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan

trọng.

Có thể thấy, đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, soạn

thảo và ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần

quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo

thực hiện các quyết định được thông suốt, theo một cơ chế được quy định rõ ràng.

Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp

phần tích cực vào việc tăng cường hiệu quả quản lý hành chính nói riêng và của

Đảng nói chung.

Trên thực tế, công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức Đảng hiện nay nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng

kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản trong công tác lãnh đạo của Đảng. Tuy nhiên,

hiện nay còn một số văn bản của Đảng còn chứa những lỗi như: văn bản có nội

dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản

sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, … và

những văn bản đó đã, đang và sẽ gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt

của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả hoạt động của các cơ quan của

Đảng.

Ban Tuyên giáo Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam là cơ quan tham

mưu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, trực tiếp và

thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong công tác xây dựng Đảng về chính

trị, tư tưởng, về chủ trương, quan điểm và chính sách của Đảng trong lĩnh vực

tuyên truyền, báo chí, xuất bản, văn hoá, văn nghệ, khoa học - công nghệ, giáo

dục - đào tạo và một số lĩnh vực xã hội; đồng thời là cơ quan chuyên môn - nghiệp

vụ về các lĩnh vực công tác này của Đảng. Trong quá trình thực hiện chức năng,

nhiệm vụ của mình, số lượng văn bản ban hành tới các cơ quan, đơn vị tương đối

nhiều. Cho nên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban càng phải được

coi trọng và không ngừng nâng cao chất lượng.

Từ yêu cầu thực tiễn, thông qua việc khảo sát thực tế, tôi thấy rằng việc

nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản mà nhất là văn bản của Đảng

- loại văn bản được ban hành chủ yếu trong các hoạt động tại Ban Tuyên giáo

Trung ương là vô cùng cần thiết. Trước tình hình đó, nhận thấy được vai trò quan

trọng của vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như thấy được yêu cầu bức

thiết của công cuộc cải cách hành chính của Đảng nên tôi lựa chọn đề tài: “Công

tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương” làm đề tài

nghiên cứu cho bài khóa luận tốt nghiệp cử nhân.

2. Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâm

của nhiều các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía cạnh

khác nhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước,

về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, … Đã có rất nhiều các cá nhân, tác giả có đề

tài nghiên cứu đề cập về vấn đề hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản; nhiều

đề tài nghiên cứu có giá trị thực tiễn cao đã được công bố như:

• Khía cạnh soạn thảo và ban hành văn bản:

- Soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Ngô Sỹ Trung (2015), Nhà

xuất bản Giao thông vận tải;

- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của các tác

giả Đoàn Thị Tố Uyên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa (2014), Nhà xuất bản Tư pháp;

- Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư của tác giả Triệu Văn

Cường, Trần Như Nghiêm (2006); NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội;

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2013), Học viện

Hành Chính, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội;

- Đề tài khoá luận tốt nghiệp: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

thông thường tại Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền - sinh viên Học viện Hành

chính;

- Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công, năm 2006 của Nguyễn Thanh

Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện

cải cách hành chính”;

- Đề tài cấp thành phố vào năm 2005: “Chuẩn hóa việc ban hành văn bản

quan lý nhà nước của chính quyền xã, phường, thị trấn tại Tp. Hồ Chí Minh” do

TS. Lê Văn In làm chủ nhiệm. Đề tài được nghiêm thu xếp loại “Xuất sắc” và

được sử dụng để biên soạn thành sách phục vụ cho việc đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ chính quyền cấp xã của Thành phố và nhiều địa phương khác ở phía Nam.

• Một số khía cạnh khác liên quan đến hành chính và văn bản quản lý như:

- Giáo trình văn bản quản lý của tác giả Dương Xuân Thao (2015), Nhà

xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội;

- Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước (2013) của Học viện

hành chính, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội;

- Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn Văn

Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự (2000), NXB Chính trị

Quốc gia, Hà Nội;

- Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (2011

–tái bản lần thứ 2, cỏ bổ sung và sửa chữa); NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;

- Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực

và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”.

Ngoài công trình nghiên cứu trên còn rất nhiều các sách, báo và giáo trình

viết về đề tài công tác soạn thảo và ban hành văn bản có đóng góp to lớn làm cơ

sở lý luận cho Đảng và Nhà nước ta ban hành các chính sách trong đời sống xã

hội.

Thực tế, đã có khá nhiều công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và

ban hành văn bản trong các cơ quan Nhà nước, tuy nhiên, các nghiên cứu về công

tác soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan Đảng chưa nhiều. Trong

những năm gần đây, có thể kể đến nghiên cứu Tập bài giảng Văn bản của Đảng

và các tổ chức chính trị - xã hội của tác giả Đỗ Thị Thu Huyền và cộng sự (2019)

do NXB Lao động Hà Nội xuất bản, đây là công trình nghiên cứu có hệ thống,

đầy đủ và hoàn chỉnh nhất. Tập bài giảng được phục vụ cho việc giảng dạy của

giảng viên và đào tạo, bồi dưỡng sinh viên về các văn bản của Đảng, tổ chức chính

trị xã hội nói chung tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực tiếp

và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản từ các

yếu tố thể thức và và kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình soạn thảo và ban hành

văn bản ở những mức độ và phạm vi khác nhau. Những công trình nghiên cứu nói

trên chính là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình làm bài khóa

luận này.

Tuy nhiên, cho đến hiện tại, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách

toàn diện về Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung

ương.

3. Mục tiêu nghiên cứu

3.1. Mục tiêu chung: Đề xuất một số biện pháp để nâng cao chất lượng

công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.

3.2. Mục tiêu cụ thể:

Để thực hiện được các mục tiêu trên, những mục tiêu cụ thể như sau:

- Đưa ra cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.

- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên

giáo Trung ương.

- Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành

văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát về thể loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung, thể

thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của

Ban Tuyên giáo Trung ương.

- Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong Công tác soạn thảo

và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành

văn bản của Ban Tuyên giáo Trung ương.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban

Tuyên giáo Trung ương.

- Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2018 đến hết năm 2020.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung

ương còn diễn ra một số hạn chế về mặt thẩm quyền ban hành văn bản; về thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội dung; quy trình soạn thảo và ban hành.

7. Phương pháp nghiên cứu

Để đánh giá đúng thực tiễn về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành

văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, tôi đã sử dụng

một số phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Để lấy thông tin đầy đủ, chính

xác tôi đã sử dụng phương pháp này để khai thác và kế thừa những thông tin đã

có từ trước;

- Phương pháp phân tích lý luận;

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;

Dựa trên những thông tin đã có, xuyên suốt trong quá trình khảo sát và đánh

giá, tôi sử dụng các phương pháp trên để chọn lọc và đúc kết thông tin.

- Phương pháp quan sát: Giúp nhận xét trực quan về việc tổ chức, bố trí,

sắp xếp công việc liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành tại cơ quan.

- Phương pháp trò chuyện, phỏng vấn: Cho phép thu thập được những thông

tin về thực tại cũng như các thông tin của đối tượng; Các thông tin thu được có

chất lượng cao, tính chân thực và độ tin cậy của thông tin có thể kiểm nghiệm

được trong quá trình phỏng vấn.

- Phương pháp toán học: Thống kê số liệu văn bản để đưa ra nhận xét một

cách khách quan, cụ thể.

8. Cấu trúc của đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác soạn thảo và ban hành văn bản

của Đảng

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban

Tuyên giáo Trung ương

Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn

thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

1.1. Khái quát về văn bản của Đảng

1.1.1. Khái niệm văn bản và văn bản của Đảng

1.1.1.1. Khái niệm về văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.

Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.

Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách

biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực

hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản.

Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì

cần được ghi để lưu lại làm bằng chứng” hoặc “chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói

chung những kí hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang

một nội dung ý nghĩa trọn vẹn” [1,1078]. Với cách hiểu này, bia đá, hoành phi,

câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa

học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ... ở các cơ quan,

tổ chức được gọi chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ

biến trong nghiên cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học,... từ trước đến nay ở

nước ta.

Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền có

đề cập đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn

thư như sau1: “Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng tức

là: “Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất

định”. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn:

“Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ

quan, tổ chức”. [6,34]

1 Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2005, tr [34;56] & tr [34;57].

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính

phủ về công tác văn thư, “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng

ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và

được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định [25,1]. Với nghĩa này, các

loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Tờ trình, Đề án... đều được gọi là văn

bản. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.

1.1.1.2. Khái niệm văn bản của Đảng

Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm Bộ máy được thiết lập với hệ

thống các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan từ trung ương đến cơ sở. Đây là hệ thống lớn,

tồn tại song song với các cấp chính quyền và trong hoạt động của mình, các cấp

uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng cũng như các cơ quan chính quyền phải ban hành nhiều

văn bản để thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành. Quy định số 66 - QĐ/TW

ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư xác định: “Văn bản của Đảng là loại hình tài

liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Việt để ghi lại hoạt động của các tổ chức

Đảng, do các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành (hoặc

phối hợp ban hành) theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương” [28,1].

Trong quy định trên, Ban Bí thư Trung ương Đảng xác định thẩm quyền

ban hành, hình thức ban hành, mục đích ban hành văn bản của Đảng. Với việc ban

hành văn bản, lãnh đạo các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng có thể thực hiện nhiệm

vụ lãnh đạo, điều hành một cách thuận lợi trong khuôn khổ quy định của Điều lệ

Đảng và các quy định của cơ quan trung ương của Đảng.

1.1.2. Chức năng văn bản của Đảng

- Chức năng thông tin: Chức năng thông tin là chức năng vốn có của mọi

loại văn bản. Trong hoạt động quản lí của cơ quan Đảng, cùng với xu hướng hội

nhập, việc giao dịch giữa các cơ quan diễn ra hàng ngày với nội dung đa dạng và

tính chất phức tạp. Mặc dù, các nhà lãnh đạo đã sử dụng các phương thức liên lạc,

kỹ thuật công nghệ tiên tiến để truyền dạt thông tin phục vụ cho hoạt động giao

dịch (điện thoại, thư fax, thư điện tử, v.v…) nhưng việc truyền đạt thông tin bằng 8

văn bản vẫn chiếm ưu thế quan trọng hàng đầu. Điều này là bởi vì văn bản hóa

thông tin không chỉ đạo thuật thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng

nó còn là bằng chứng nhận xét cho những thông tin quản lý của lãnh đạo.

Các thông tin trong văn bản của Đảng gồm 3 dạng với những đặc điểm

riêng:

• Thông tin quá khứ đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đã

được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan Đảng;

• Thông tin hiện tại đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đang

diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan Đảng;

• Thông tin tương lai đó là các thông tin mang tính dự báo cần thiết cho

lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó nhằm định hướng

cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan Đảng.

- Chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản đảng được thể hiện ở

vai trò là phương tiện truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo

đến các đối tượng quản lý. Nhờ việc văn bản hóa thông tin mà phát lãnh đạo của

các cơ quan đại có thể quản lý điều hành các hoạt động của cơ quan một cách

thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian.

- Chức năng định hướng chính trị: Là chức năng đặc thù của văn bản của

Đảng. Thực chất, đó là chức năng lãnh đạo được thể hiện qua vai trò lãnh đạo của

Đảng. Theo quy định của pháp luật Đảng Cộng sản Việt Nam Nam là một bộ phận

của hệ thống chính trị Việt Nam, trong đó, Đảng Cộng sản Việt Nam là lực lượng

lãnh đạo nhà nước và xã hội. Lãnh đạo thực hiện mục tiêu chính trị của đất nước

các tổ chức chính trị xã hội tham gia vào quá trình lãnh đạo của Đảng để thực hiện

mục tiêu chính trị của đất nước, đồng thời lãnh đạo thực hiện mục tiêu chính trị

của mỗi tổ chức.

Với chức năng định hướng chính trị, các văn bản của Đảng là cơ sở dữ liệu

để các cơ quan của Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội tổng hợp,

nghiên cứu và làm căn cứ xây dựng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý điều

hành cơ quan tổ chức mình.

- Một số chức năng khác - có thể kể đến như chức năng thống kê chức năng

văn hóa xã hội hay chức năng thống kê, cụ thể là:

Văn bản của Đảng cũng như nhiều loại văn bản khác là sản phẩm sáng tạo

của con người, được hình thành trong quá trình nhận thức lao động, để tổ chức xã

hội. Do đó, nó mang nhiều yếu tố văn hóa xã hội, phản ánh nguồn gốc hoạt động

của xã hội và trong nhiều trường hợp, nó còn thể hiện chức năng văn hóa xã hội.

Để tổng kết kinh nghiệm diễn lưu giữ lịch sử hình thành và phát triển xã

hội của tổ chức, các nhà lãnh đạo các cơ quan Đảng còn sử dụng văn bản với mục

đích thống kê. Trong các hoạt động của cơ quan thống kê cán bộ, bộ máy tổ chức,

v..v.. nhờ có số liệu thống kê qua các văn bản mà các nhà lãnh đạo quản lý có thể

theo dõi một cách có hệ thống mọi hoạt động trong cơ quan tổ chức mình. Đồng

thời, nhờ có số liệu thống kê mà người dân có thể theo dõi được quá trình hoạt

động của đảng trong trường hợp này chức năng thống kê của văn bản của Đảng

được thể hiện rõ nét.

1.1.3. Ý nghĩa của văn của Đảng

- Ý nghĩa về phương diện chính trị:

Với chức năng định hướng chính trị, văn bản của Đảng được ban hành có

ý nghĩa chính trị, thể hiện được vai trò lãnh đạo thực hiện mục tiêu chính trị của

đất nước.

Với vai trò là lực lượng lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và xã hội, các cơ

quan Đảng lãnh đạo bằng cách đề ra các chủ trương, đường lối phát triển kinh tế

- xã hội và chỉ đạo các lực lượng xã hội khác, mà trực tiếp là Đảng thực hiện các

chủ trương đường lối đó. Như vậy, có nghĩa là, nếu văn bản chủ trương đường lối

của Đảng đúng đắn, sẽ là phương tiện để Đảng và các lực lượng xã hội khác thực

hiện có kết quả, đưa quốc gia phát triển phù hợp với xu hướng chung của thời đại.

Đồng thời, việc Nhà nước triển khai thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng

xét cho cùng cũng là thực hiện mục tiêu chính trị của đất nước.

- Ý nghĩa về phương diện quản lý:

Theo đó thông qua việc ban hành văn bản, Các đã truyền đạt các thông tin,

quyết định quản lý của mình đến các đối tượng quản lý, giúp các nhà lãnh đạo có

thể quản lý, hoạt động của cơ quan một cách thuận lợi trong phạm vi không gian

và thời gian.

Khi các nhà lãnh đạo thực hiện được mục đích quản lý của mình thông qua

các văn bản ban hành, có ý nghĩa rất lớn. Xét phương diện quản lý, đó là hoạt

động không thể thiếu, quan trọng bậc nhất trong mỗi cơ quan của Đảng.

- Ý nghĩa về phương diện xã hội:

Văn bản của Đảng có ý nghĩa xã hội, thông qua chức năng văn hoá – xã hội

của nó. Nghĩa là, với đặc trưng là sản phẩm sang tạo của con người, được hình

thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội. Văn bản của Đảng

mang yếu tố văn hoá – xã hội và làm một loại văn bản được thừa nhận trong hệ

thống văn bản quản lý của các tổ chức tham gia quản lý xã hội trong thế giới

đương đại.

Như vậy, văn bản của Đảng không chỉ có ý nghĩa trên phương diện quản lý

với vai trò là phương tiện truyền đạt cho thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý,

điều hành của lãnh đạo, mà nó còn là sản phẩm xã hội hiện hữu được đặc trưng

bởi sự sáng tạo của con người trong các hoạt động xã hội.

1.1.4. Phân loại văn bản của Đảng

Theo Điều 4, Điều 5 tại Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm

2017 của Ban chấp hành Trung ương ban hành về việc quy định thể loại thẩm

quyền ban hành văn bản thể thức văn bản của Đảng [28,5], gồm:

1- Cương lĩnh chính trị

Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục

tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất

định.

2- Điều lệ Đảng

Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các

nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định

trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức đảng.

3- Chiến lược

Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ

yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực

trong một giai đoạn nhất định.

4- Nghị quyết

Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội

nghị cơ quan lãnh đạo đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ

trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.

5- Quyết định

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy

định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự

thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.

6- Chỉ thị

Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng cấp

dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.

7- Kết luận

Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan

đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc

cụ thể.

8- Quy chế

Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ

và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.

9- Quy định

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế

độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng

hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ.

10- Thông tri

Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức, cơ

quan đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị… của cấp ủy, hoặc

thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

11- Hướng dẫn

Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn

bản của cấp ủy hoặc của cơ quan đảng cấp trên.

12- Thông báo

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể

để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.

13- Thông cáo

Thông cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng.

14- Tuyên bố

Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm,

thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng.

15- Lời kêu gọi

Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực

hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.

16- Báo cáo

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một

cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.

17- Kế hoạch

Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của

nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về

tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

18- Quy hoạch

Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn

cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài,

nhiều năm.

19- Chương trình

Chương trình là văn bản dùng để trình bày, sắp xếp toàn bộ những việc

cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của cấp ủy,

tổ chức, cơ quan đảng (hoặc của các đồng chí lãnh đạo) theo một trình tự nhất

định, trong một thời gian cụ thể.

20- Đề án

Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải

pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê

duyệt.

21- Phương án

Phương án là văn bản trình bày các cách thức hành động tối ưu để thực

hiện nhiệm vụ công tác nhất định của cơ quan, tổ chức.

22- Dự án

Dự án là văn bản trình bày có hệ thống về dự kiến cách thức thực hiện các

mục tiêu riêng biệt trong giới hạn về nguồn lực, ngân sách, thời gian đã được

xác định trước để triển khai chương trình, đề án, kế hoạch công tác đã đề ra.

23- Tờ trình

Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát một đề án, một vấn đề,

một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.

24- Công văn

Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể

trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan

đảng.

25- Biên bản

Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận

của đại hội Đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.

26- Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu là văn bản được dùng để giới thiệu cán bộ, công chức,

viên chức trong cơ quan, tổ chức khi đi liên hệ giao dịch với cơ quan, tổ chức

khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng.

27- Giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận là văn bản do một cơ quan, tổ chức có tư cách pháp

nhân cấp cho một tổ chức hoặc cá nhân để xác nhận một vấn đề nào đó.

28- Giấy đi đường

Giấy đi đường là văn bản do cơ quan, tổ chức cấp cho cán bộ, công chức,

viên chức được cử đi công tác làm văn bản xác nhận công vụ và là phương tiện

để thanh toán các chế độ công tác phí theo quy định.

29- Giấy nghỉ phép

Giấy nghỉ phép là văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp cho

cán bộ, công chức, viên chức được nghỉ phép theo chế độ quy định.

30- Phiếu gửi

Phiếu gửi là văn bản được gửi kèm theo tài liệu phát hành đến cơ quan, tổ

chức khác, nhằm làm bằng chứng cho việc gửi và nhận tài liệu.

31- Giấy mời

Giấy mời là văn bản của cơ quan, tổ chức dùng để mời tập thể hoặc cá

nhân tham dự các hoạt động mang tính sự kiện sắp được tổ chức (cuộc họp, hội

nghị, hội thảo…).

32- Phiếu chuyển

Phiếu chuyển là văn bản của cơ quan, tổ chức dùng để gửi kèm văn bản

đã nhận được đến cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết.

33- Thư công

Thư công là văn bản không chính thức của người đứng đầu cơ quan, tổ

chức trao đổi việc công với người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác hoặc để thăm

hỏi, chúc mừng, cảm ơn, chia buồn… đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức.

1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng

1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền

Trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành cần đảm bảo đúng

thẩm quyền, đây là yêu cầu cần được xem xét đầu tiên khi tiến hành soạn thảo văn

bản. Điều này có nghĩa là không phải mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm

quyền đều được ban hành văn bản để giải quyết tất cả những vấn đề trong cơ quan,

tổ chức.

Hơn nữa, việc soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan phải được

thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cơ quan có thẩm quyền quy

định. Mỗi cơ quan đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền quy định bằng văn bản thành lập cơ quan, tổ chức đó. Văn bản

thành lập cơ quan có thể bằng Quyết định (cá biệt). Việc căn cứ thẩm quyền để

soạn thảo và ban hành văn bản phải quán triệt thực hiện theo đúng văn bản quy

định. Theo nguyên tắc này thì các cơ quan, tổ chức được cơ quan, tổ chức có thẩm

quyền giao chức năng, nhiệm vụ gì thì việc soạn thảo văn bản phải được theo

đúng chức năng, nhiệm vụ đó.

Nội dung văn bản ban hành không được trái với đường lối, chủ trương của

Đảng và các quy định của cấp trên. Mục đích chính là làm cho mọi đường lối, chủ

trương của Đảng được thi hành nghiêm chỉnh và thống nhất; đồng thời nâng cao

tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan Đảng khi ban hành

văn bản.

Ví dụ: Ngày 08 tháng 8 năm 2018, Ban chấp hành Trung ương ban hành

Quyết định 144-QĐ/TW quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ban Tuyên giáo

Trung ương. Theo Quyết định này, Ban Tuyên giáo Trung ương có nhiệm vụ và

quyền hạn soạn thảo các văn bản của Đảng liên quan đến thẩm quyền theo quy

định của pháp luật và quy định phân cấp quản lý của Ban Chấp hành Trung ương.

1.2.2. Yêu cầu về nội dung

Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu về

nội dung như sau:

+ Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích. Văn bản ban

hành phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh. Tính mục đích

là yêu cầu đầu tiên của mỗi văn bản cần có được. Mỗi văn bản phải hướng tới mục

đích nhất định, thể hiện rõ mục đích chính trị trong nội dung tức là hướng tới việc

thểh iện phương châm, đường lối, chính sách của Đảng cầm quyền đã đề ra.

Để đảm bảo yêu cầu này cầu này, trước khi soạn thảo văn bản cần xác định

rõ: văn bản này có thực sự cần thiết phải ban hành hay không? Văn bản ban hanh

để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu? Lời giải của các

câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho người thảo, người tham gia góp ý kiến

và người duyệt, kí văn bản trong quá trình soạn thảo.

+ Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học. Điều này thể hiện ở bố

cục trình bày văn bản, văn bản cần phải được trình bày một các rõ ràng, mạch lạc,

bố cục chặt chẽ, việc sắp xếp các thông tin phải có tính trật tự, đảm bảo tính logic

giữa các nội dung trong văn bản.

Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có lượng thông tin cần thiết.

Các thông tin này phải được xử lí và đảm bảo chính xác, đầy đủ sự kiện và số liệu.

Phải có sự nhất quán, logic về chủ đề, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa

các ý, Kết cấu hợp lý, chặt chẽ.

Ngoài ra, người soạn thảo phải khách quan, không được lồng quan điểm,

tư tưởng của cá nhân hoặc động cơ vụ lợi vào văn abnr.

+ Thứ ba, nội dung văn bản phải hợp pháp. Văn bản của Đảng phải đúng

với chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Tính hợp pháp được

hiểu là văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền được ban hành trên cơ sở các căn

cứ xác thực. Nội dung văn bản khi ban hành không được mâu thuẫn, trái với quy

định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành. Hiến pháp hiện hành quy định các tổ

chức của Đảng và Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam hoạt động trong khuôn

khổ Hiến pháp và pháp luật [21].

Để làm được điều đó, người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lí

nhất định, kiên sthức tổng hợp nhiều mặt và kỹ thuật sử dụng ngôn ngữ phù hợp.

+ Thứ tư, nội dung văn bản phải đảm bảo tính khả thi. Văn bản phù hợp

với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật, hiện tượng có liên quan.

Ngượ lại, nếu văn bản ban hành mang tính chủ quan, duy ý chí hay vì lợi ích của

một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn bản sẽ bị hạn chế, thậm chí

có thể làm tổn thất đến lợi ích của Đảng, Nhà nước hoặc gây khó khăn và thiệt hại

cho quần chúng nhân dân. Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh

tế nhằm đưa ra các quy định, mệnh lệnh, hướng nền kinh tế, xã hội vận động theo

đúng các quy luật khách quan.

Bên cạnh đó, tính khả thi của văn bản còn đồi hỏi phải có sự kết hợp đúng

đắn và hợp lí các yêu cầu nêu trên: Không đảm bảo dược tính mục đích, tính hợp

pháp, tính khoa học thì văn bản đó khó có khả năng thực thi.

1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình

bày các yếu tố thể thức đã được thế hiện tại Hướng dẫn 36-HD/VPTW ngày 03

tháng 4 năm 2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc Hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng.

Đầu tiên, phạm vi và đối tượng áp dụng của hướng dẫn số 36-HD/VPTW

là:

1. Phạm vi điều chỉnh

- Văn bản này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của

Đảng.

- Văn bản chuyên ngành, văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác

không thuộc phạm vi điều chỉnh của Hướng dẫn này.

2. Đối tượng áp dụng

- Văn bản này áp dụng đối với các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng từ Trung

ương đến cơ sở.

- Hệ thống các trường chính trị, các cơ quan, tổ chức hoạt động theo Luật

Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng văn bản này.

Tiếp đó, thể thức văn bản được hiểu là toàn bộ các thành phần cấu thành

văn bản do Đảng quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng từng

kiểu loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng

thuận lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các nội

dung:

1. Khổ giấy;

2. Kiểu trình bày;

3. Định lề văn bản;

4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và

các chi tiết trình bày khác.

Hướng dẫn 36-HD/VPTW cũng quy định thành phần cấu thành văn bản

bao gồm 13 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc và 4 yếu tố

thể thức bổ sung, cụ thể như sau:

+ 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc bao gồm:

1- Tiêu đề “ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM”.

2- Tên cơ quan ban hành văn bản.

3- Số và ký hiệu văn bản.

4- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản.

5- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

6- Phần nội dung văn bản.

7- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

8- Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

9- Nơi nhận văn bản.

+ 4 yếu tố thể thức bổ sung bao gồm:

1- Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

2- Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản

3- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

4- Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản

Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.

Ngoài ra, còn có hướng dẫn về việc ban hành Bản gốc, bản chính, bản

sao và các thành phần thể thức bản sao

1- Bản gốc: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan,

tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

2-Bản chính: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ

quan, tổ chức ban hành.

3- Bản sao và các thành phần thể thức bản sao.

Bản sao là bản sao lại nguyên văn hoặc trích sao một phần nội dung từ bản

chính. Văn bản sao dưới mọi hình thức đều phải bảo đảm đủ các thành phần thể

thức bản sao sau đây:

- Tên cơ quan sao văn bản.

- Số và ký hiệu bản sao.

- Địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản.

Chức vụ, chữ ký, họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao.

Những quy định về kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Hướng

dẫn 36-HD/VPTW được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy tính và in ra

giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật

khác hoặc văn bản được làm trên mẫu giấy in sẵn.

Yêu cầu

Văn bản chính thức của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng phải thống nhất thể

thức và kỹ thuật trình bày để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn.

Trách nhiệm của các cá nhân

- Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản.

- Chánh Văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có

trách nhiệm thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo văn abrn có trách nhiệm thực hiện

đúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trinh bày văn abản.

- Cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, phát hành.

1.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản

Ngoài các yêu cầu về nội dung và thể thức thì những yêu cầu về ngôn ngữ

và cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng của văn bản

của Đảng, đây là yêu cầu không thể thiếu của bất kỳ loại văn bản nào muốn tạo

lập.

1.2.4.1. Văn phong

Văn bản của Đảng cần đạt các yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ như:

- Diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.

- Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt những từ, cụm

từ sử dụng nhiều lần trong văn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ

phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau cụm từ đó.

- Khi viện dẫn cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày,

tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung

văn bản; các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

- Giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.

- Tuỳ theo nội dung, văn bản được bố cụ theo phần, chương, mục, điều,

khoản, điểm, … cho phù hợp.

1.2.4.2. Cách dùng từ ngữ và hành văn

Dựa vào đặc trưng văn phong của cơ quan mà việc dùng từ ngữ và hành

văn của văn bản có thể sử dụng một số quy tắc, cụ thể như sau:

- Quy tắc sử dụng từ ngữ: sử dụng từ ngữ trong văn bản phải chuẩn xác,

đơn nghĩa và phải nhất quán.

- Cách sử dụng câu và dấu câu: việc sử dụng câu trong văn bản phải đúng

và hoàn chỉnh về cấu tạo ngữ pháp và đúng về nghĩa. Hơn nữa, việc diễn đạt câu

phải ngắn gọn, mạch lạc, logic như thế mới có thể diễn đạt được trọn vẹn ý của

nội dung văn bản muốn diễn đạt. Việc sử dụng dấu câu lại không thường được

người soạn thảo quan tâm chuẩn mực trong quá trình soạn thảo. Trong văn bản

việc đa dạng với các tên loại văn bản thì việc sử dụng dấu câu cũng cần phải quan

tâm đúng mực.

+ Theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, trong Tiếng Việt có 15 dấu câu sau:

SP ! ( ) , . : ; ? [ ] { } “ ”

+ Trong đó, khoảng trắng (SP, space) hay còn gọi là dấu cách, trước và sau

mỗi dấu câu còn lại theo quy ước:

. Trước các dấu ! ) , . : ; ] } ” không có SP.

. Sau các dấu ! ) , . : ; ] } ” có một SP.

. Trước các dấu ( [ { “ có một SP.

. Sau các dấu ( [ { “ không có SP.

. Giữa hai dấu dâu không có SP, trừ khi chúng thuộc 2 câu khác nhau.

- Vị trí dấu thanh: Hiện nay chưa có chuẩn thống nhất cho các vị trí dấu

thanh, cũng như cách bỏ dấu bị lệ thuộc rất nhiều vào bộ gõ. Thực tế vẫn tồn tại

2 cách đặt dấu thanh trong Tiếng Việt.

+ Cũ (theo thẩm mỹ): Oà, oá, oả, oã, oạ

+ Mới (theo ngữ âm): Òa, óa, ỏa, õa, ọa

Có thể đặt dấu thanh theo kiểu cũ hoặc mới nhưng nhất quán một kiểu trong

một văn bản được soạn thảo.

1.2.4.3. Số

- Khi viết số, điểm cần lưu ý với dấu thập phân và dấu phân cách hàng

nghìn đó là dùng dấu phẩy là dấu thập phân. Ví dụ: 9,89

- Dùng dấu chấm hoặc SP để phân nhóm.

Ví dụ: 1.234.567 hoặc 1 234 567

- Cách thứ nhất dùng rất phổ biến, trong văn bản nên dùng theo cách này.

- Giữa số và đơn vị luôn có một SP. Ví dụ: 9,89 cm

1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng

1.2.5.1. Quy trình chung về soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng

Đối với mỗi loại văn bản của cơ quan khi soạn thảo, tuỳ vào tính chất, mức

độ quan trọng có các quy trình soạn thảo tương ứng. Quy trình soạn thảo thường

bao gồm các bước sau;

- Xây dựng kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó cần xác định: mục đích,

yêu cầu, đối tượng, phạm vi áp dụng; tên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến độ

hoàn thành văn bản; …

- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản soạn thảo;

- Xây dựng đề cương và biên tập bản thảo văn bản;

- Tổ chức góp ý kiến vào sự thảo văn bản, chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản;

- Xây dựng tờ trình và trình duyệt dự thảo văn bản. [27,5]

1.2.5.2. Nội dung các bước soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng

Bước 1. Xác định văn bản cần soạn thảo

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và mục đích giải

quyết công việc cụ thể, cấp uỷ hoặc người đứng đầu cơ quan quyết định văn bản

cần soạn thảo.

Bước 2. Phân công soạn thảo văn bản

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.

Tuỳ vào tính chất, nội dung văn bản cần ban hành, người đứng đầu cơ quan phân

công đơn vị hoặ cá nhân soạn thảo văn bản. Cán bộ được phân công chủ trì soạn

thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về tiến độ, nội dung,

chất lượng văn bản soạn thảo.

Bước 3. Tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản

Đối với các văn bản ban hành chủ trương, chính sách, quy định, hướng dẫn

chung (các văn bản chỉ đạo hoặc hướng dẫn chung), hoặc các văn bản tổng kết

việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hoặc hướng dẫn chung, trước khi trình cấp có

thẩm quyền duyệt, ký ban hành phải tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo theo các

bước:

- Sau khi hoàn thành dự thảo văn bản, phải lấy ý kiến góp ý của các đơn

vị, các nhân có liên quan bằng cách tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học, hoặc

góp ý bằng văn bản theo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

- Sau khi tiếp thu các ý kiến góp ý, văn bản được chỉnh sửa, hoàn thiện và

trình lãnh đạo, người có thẩm quyền duyệt, ký văn bản.

Bước 4. Xây dựng tờ trình và trình duyệt dự thảo văn bản

- Người chủ trì soạn thảo xây dựng tờ trình về dự thảo văn bản. Nội dung

tờ trình cần nêu rõ sự cần tiết phải ban hành văn bản; quá trình dự thảo; mục đích,

yêu cầu, phạm vi, đối tượng, nội dung chính của dự thảo văn bản; những vấn đề

còn có ý kiến khác nhau và những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo.

- Hồ sơ trình duyệt bao gồm:

+ Tờ trình;

+ Dự thảo văn bản;

+ Bản tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị, cá

nhân.

Bước 5. Duyệt dự thảo văn bản:

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

- Dự thảo văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung, người có thẩm quyền ký

văn bản duyết cho phép phát hành. Người chủ trì soạn thảo văn bản và lãnh đạo

phụ trách trực tiếp chịu trách nhiệm thẩm định nội dung văn bản trước khi trình ký.

Trường hợp phải sửa chữa, bổ dung, người có thẩm quyền ký văn bản cho

ý kiến và chuyển lại cho người chủ trì soạn thảo xử lý tiếp đến khi hoàn chỉnh văn bản.

- Dự thảo văn bản cho phép phát hành được chuyển đến văn thư cơ quan

để hoàn chỉnh về thể thức văn bản. Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm thẩm định

lại thể thức văn bản trước khi trình ký chính thức. Thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản của Đảng thực hiện theo quy định của Trung ương Đảng và hướng dẫn

của Văn phòng Trung ương Dảng

Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký tất cả các văn bản của cơ quan

Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được

giao; người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng

ký chữ kỹ mẫu tại văn thư cơ quan. Người ký không được dung bút chỉ, bút mực

đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

Thẩm quyền ký văn bản của Đảng về thể thức đề ký thực hiện theo quy

định của Trung ương Đảng và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

[27,6]

Tiểu kết

Trong chương 1, đề tài đã đưa ra cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công

tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương. Cụ thể là trình

bày khái quát về văn bản của Đảng qua việc đưa ra khái niệm, đặc điểm, chức

năng, phân loại văn bản của Đảng; các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành

văn bản của Đảng bao gồm: yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung

văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sử dụng ngôn ngữ văn bản. Ngoài

ra, chương 1 còn đưa ra yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của

Đảng.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG

2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ban Tuyên giáo Trung ương

Đảng Cộng sản Việt Nam

Ban Tuyên giáo Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam là cơ quan tham

mưu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, trực tiếp và

thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong công tác xây dựng Đảng về chính

trị, tư tưởng, về chủ trương, quan điểm và chính sách của Đảng trong lĩnh vực

tuyên truyền, báo chí, xuất bản, văn hoá, văn nghệ, khoa học - công nghệ, giáo

dục - đào tạo và một số lĩnh vực xã hội; đồng thời là cơ quan chuyên môn - nghiệp

vụ về các lĩnh vực công tác này của Đảng.

2.1.1. Lịch sử của BTGTW

Tiền thân của Ban Tuyên giáo Trung ương là Ban Tuyên truyền và Cổ động.

Ban Tuyên truyền và Cổ động được thành lập ngay sau khi Đảng Cộng sản Việt

Nam ra đời ngày 3/2/1930. Do điều kiện khách quan cần thiết phải đẩy mạnh công

tác tuyên truyền hơn nữa.

Tại Hội nghị lần thứ nhất Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa I họp từ

ngày 14-30/10/1930 tại Hương Cảng, hội nghị đã ra nghị quyết lập Bộ Tuyên

truyền, Bộ Tổ chức và Bộ Công nhân vận động. Nhiệm vụ ban đầu của Bộ Tuyên

truyền là tuyên truyền và cổ động chủ nghĩa cộng sản.

Giữa năm 1941, Trung ương Đảng ra quyết định thành lập Ban Tuyên

truyền tại các Ban Tỉnh ủy, nhằm mục đích tuyên truyền đường lối của Đảng, gây

dựng cơ sở bền vững chuẩn bị cách mạng toàn quốc sau này.

Đầu năm 1944, Bộ Tuyên truyền cổ động Việt Minh ra đời. Ban Tuyền

truyền cổ động Trung ương là cơ quan tham mưu cho Bộ.

Sau cách mạng tháng 8, Ban Tuyên truyền cổ động Trung ương đảm nhiệm

nhiệm vụ mới, tuyên truyền chủ trương chính quyền cách mạng mới, ngày độc

lập, xóa mù chữ... Đặc biệt là tuyên truyền đấu tranh chống thực dân Pháp xâm

lược.

Ngày 14/5/1950 Ban Tuyên truyền Trung ương và Ban Giáo dục Trung

ương được thành lập. Ngày 16/4/1951, Trung ương Đảng ra Nghị quyết thành lập

Ban Tuyên huấn Trung ương.

Ngày 1/12/1959, Ban Bí thư Trung ương Đảng hợp nhất Ban Tuyên huấn

Trung ương và Ban Văn giáo Trung ương thành Ban Tuyên huấn văn giáo, gọi tắt

là Ban Tuyên giáo Trung ương.

Ngày 30/l/1968, Bộ Chính trị ra Nghị quyết chia tách Ban Tuyên giáo

Trung ương làm Ban Tuyên huấn Trung ương và Ban Khoa giáo Trung ương.

Ngày 11/4/1989, Bộ Chính trị quyết định sáp nhập Ban Văn hoá - Văn nghệ

Trung ương (thành lập năm 1980) với Ban Tuyên huấn Trung ương, lấy tên là

Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương.

Ngày 11/4/2007, Bộ Chính trị ra quyết định sáp nhập Ban Khoa giáo Trung

ương và Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương hợp nhất thành Ban Tuyên giáo

Trung ương.

2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của BTGTW

2.1.2.1. Nghiên cứu, tham mưu

Chủ trì, nghiên cứu, tham mưu về chủ trương, quan điểm, chính sách, nhiệm

vụ và giải pháp của Đảng thuộc lĩnh vực tuyên giáo. Tham gia chuẩn bị dự thảo

nghị quyết Đại hội Đảng: Chủ trì, phối hợp tham mưu cho Ban Chấp hành Trung

ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng các đề án, nghị quyết, chỉ thị, kết luận,

quyết định thuộc lĩnh vực tuyên giáo.

Chủ trì, phối hợp nghiên cứu, cụ thể hóa Cương lĩnh, nghị quyết, chỉ thị,

kết luận của Đảng thuộc lĩnh vực tuyên giáo; tham mưu về nghiên cứu phát triển

lý luận chính trị; tổ chức tổng kết thực tiễn, nghiên cứu một số đề án thuộc lĩnh

vực tuyên giáo. Tham gia ý kiến với các cơ quan nhà nước trong việc thể chế hóa

và thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, kết luận, quyết định của Đảng thuộc lĩnh vực

tuyên giáo.

Nghiên cứu tình hình tư tưởng trong Đảng và trong xã hội, đề xuất phương

hướng, nhiệm vụ, nội dung, giải pháp xây dựng Đảng về chính trị, tư tưởng, đạo

đức.

Nghiên cứu, tham mưu công tác tuyên truyền, giáo dục, đẩy mạnh học tập

và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh. Chỉ đạo hệ thống truyền

thông, báo chí, xuất bản, báo cáo viên, tuyên truyền miệng trong việc tuyên truyền

chủ nghĩa Mác - Lênin, học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ

Chí Minh. Chỉ đạo các cơ quan thông tấn, báo chí từ Trung ương đến địa phương

tuyên truyền, nâng cao nhận thức về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng, sự cần thiết

học tập, nghiên cứu, vận dụng sáng tạo và phát triển chủ nghĩa Mác - Lênin, tư

tưởng Hồ Chí Minh.

Chủ trì, phối hợp nghiên cứu, tổng hợp phân tích những âm mưu, thủ đoạn

và các quan điểm, tư tưởng sai trái, thù địch, chống phá Đảng, Nhà nước, chế độ.

Kịp thời đề xuất đối sách, biện pháp và chỉ đạo đấu tranh bảo vệ nền tảng tư tưởng

của Đảng, phản bác các quan điểm, luận điệu, thông tin sai trái; đấu tranh với

những biểu hiện suy thoái về tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống, những biểu

hiện “tự diễn biến”, “tự chuyển hóa” trong nội bộ. Chủ trì, phối hợp thống nhất

đấu tranh với các luận điểm sai trái, xuyên tạc trên cả ba lĩnh vực lý luận chính

trị, tư tưởng - văn hóa và văn học - nghệ thuật.

2.1.2.2. Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát

Phối hợp với Ủy ban Kiểm tra Trung ương tham mưu, giúp Bộ Chính trị,

Ban Bí thư xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát thuộc lĩnh vực

được giao.

Chủ trì, phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc tổ chức học tập, quán

triệt các nghị quyết, chỉ thị, kết luận, quyết định của Đảng đối với các tỉnh, thành

ủy, các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc Trung ương.

Chủ trì, phối hợp, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện các

nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng trong lĩnh vực tuyên giáo và theo phân

công của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các tỉnh ủy, thành ủy và đảng ủy trực thuộc

Trung ương về nội dung đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị cho cán bộ, đảng

viên và quần chúng ngoài đối tượng của hệ thống trường chính trị (Trung ương

và các tỉnh ủy, thành ủy). Chủ trì, phối hợp kiểm tra về chính trị, tư tưởng trong

giảng dạy lý luận chính trị, khoa học xã hội trong trường chính trị, hệ thống giáo

dục quốc dân và trường của các ngành, đoàn thể.

Định hướng tư tưởng, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát nội dung tuyên truyền

và bồi dưỡng nghiệp vụ hoạt động cho hệ thống báo cáo viên, tuyên truyền viên,

cộng tác viên dư luận xã hội từ Trung ương đến cơ sở.

Chủ trì, chỉ đạo định hướng, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát về chính trị, tư

tưởng trong hoạt động của các cơ quan báo chí, xuất bản, văn hóa, văn nghệ, các

cơ quan thông tin, tuyên truyền đối ngoại, các hội văn học - nghệ thuật, hội nhà

báo, hội xuất bản, liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật ở Trung ương và địa

phương. Chủ trì, phối hợp hoặc chỉ đạo, hướng dẫn ban tuyên giáo các tỉnh, thành

ủy (khi cần thiết) kiểm tra về quan điểm chính trị, tư tưởng các công trình nghiên

cứu khoa học, các tác phẩm văn học, nghệ thuật, báo chí, xuất bản…

Chủ trì, phối hợp với Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Ban Cán

sự đảng bộ Giáo dục và đào tạo và các cơ quan liên quan trong định hướng tư

tưởng, công tác tuyên truyền, giáo dục lịch sử Đảng; định kỳ báo cáo kết quả thực

hiện.

Tổ chức biên soạn, phối hợp phát hành tài liệu nội bộ phục vụ học tập nghị

quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng và tài liệu phổ biến kiến thức về giáo dục lý

luận chính trị…

2.1.2.3. Thẩm định

Thẩm định các đề án, văn bản liên quan đến chủ trương, chính sách thuộc

lĩnh vực tuyên giáo của các cơ quan Đảng, mặt trận, tổ chức đoàn thể và các địa

phương trước khi trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

2.1.2.4. Tham gia, phối hợp trong công tác xây dựng tổ chức Bộ máy, đội

ngũ cán bộ làm công tác tuyên giáo

Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ,

tổ chức Bộ máy và biên chế ban tuyên giáo các cấp.

Tham gia với các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương về

phương hướng công tác xây dựng Đảng thuộc lĩnh vực tuyên giáo, về tổ chức Bộ

máy, về quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, đề bạt, bổ nhiệm, luân chuyển,

khen thưởng, miễn nhiệm, kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ trong lĩnh vực tuyên

giáo theo phân cấp quản lý.

Nghiên cứu và tham gia đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ

làm công tác tuyên giáo các cấp, các ngành, các đoàn thể.

Phối hợp, tham gia ý kiến với Ban Tổ chức Trung ương và các cơ quan liên

quan trong công tác tổ chức, cán bộ của các cơ quan báo chí, xuất bản, văn hóa,

văn nghệ, các cơ quan thông tin, tuyên truyền đối ngoại, các hội văn học - nghệ

thuật, hội nhà báo, hội xuất bản, liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật, và các cơ

quan Trung ương thuộc lĩnh vực phụ trách.

Phối hợp với cơ quan của Đảng về báo chí thẩm định, kiểm tra, giám sát

việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ lãnh đạo cơ quan báo

chí, xuất bản theo quy định của Nhà nước.

2.1.2.5. Thông tin đối ngoại và hợp tác quốc tế

Chủ trì, phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác thông tin đối ngoại.

Phối hợp với Ban Đối ngoại Trung ương triển khai, thực hiện hợp tác quốc

tế trong lĩnh vực tuyên giáo đối với các đảng cộng sản, đảng công nhân và một số

đảng cầm quyền trên thế giới.

2.1.2.6. Thực hiện một số nhiệm vụ do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao

Chủ trì, phối hợp, đề xuất chủ trương, kế hoạch nghiên cứu, chỉ đạo, quản

lý công tác nghiên cứu lý luận, giáo dục lý luận chính trị, giáo dục lịch sử truyền

thống và đạo đức cách mạng. Chỉ đạo nội dung giáo dục lý luận chủ nghĩa Mác -

Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh trong hệ thống giáo dục quốc dân, hệ thống trường

chính trị, hệ thống trường của các ngành, đoàn thể và các trung tâm bồi dưỡng

chính trị cấp huyện.

Nghiên cứu và tham gia xây dựng chủ trương, chính sách đối với đội ngũ

trí thức; Xây dựng kế hoạch và quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học cấp đối

với các ban đảng Trung ương; Thường trực và tham gia một số ban chỉ đạo Trung

ương do Bộ Chính trị, Ban Bí thư phân công.

Thực hiện những công việc khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao.

2.1.3. Tổ chức Bộ máy của BTGTW

Theo Quyết định số 144-QĐ/TW ngày 08/8/2018 của Bộ Chính trị về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ban Tuyên giáo Trung ương [29].

2.1.3.1. Lãnh đạo Ban Tuyên giáo Trung ương

Đồng chí Nguyễn Trọng Nghĩa

Bí thư Trung ương Đảng, Trưởng ban

1. Nguyễn Trọng Nghĩa - Bí thư Trung ương Đảng, Trưởng ban

2. Võ Văn Phuông - Phó Trưởng ban Thường trực

3. Nguyễn Hữu Thuận (Thuận Hữu) - Tổng Biên tập Báo Nhân Dân, Phó

Trưởng ban kiêm nhiệm

4. Nguyễn Mạnh Hùng - Ủy viên Trung ương Đảng, Bộ trưởng bộ Thông

tin và Truyền thông, Phó Trưởng ban kiêm nhiệm

5. Lê Mạnh Hùng - Phó Trưởng ban

6. Bùi Trường Giang - Phó Trưởng ban

7. Phan Xuân Thủy - Phó Trưởng Ban

2.1.3.2. Cơ cấu tổ chức

a) Các vụ, đơn vị trực thuộc:

- Vụ Lý luận chính trị

- Vụ Tuyên truyền

- Vụ Báo chí - Xuất bản

- Vụ Văn hoá - Văn nghệ

- Vụ Khoa học và Công nghệ

- Vụ Giáo dục và Đào tạo, Dạy nghề

- Vụ Các vấn đề xã hội

- Vụ Thông tin đối ngoại và Hợp tác quốc tế

- Vụ Tổng hợp

- Vụ Tổ chức - Cán bộ

- Văn phòng

- Viện Dư luận xã hội

- Trung tâm Thông tin công tác tuyên giáo

- Tạp chí Tuyên giáo

- Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam

- Cơ quan thường trực tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Cơ quan thường trực tại Thành phố Đà Nẵng

b) Các đơn vị được Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao trực tiếp quản lý:

- Hội đồng Khoa học các cơ quan đảng Trung ương

- Hội đồng lý luận, phê bình văn học, nghệ thuật Trung ương (có Tạp chí

Lý luận, phê bình văn học, nghệ thuật)

- Ban Chỉ đạo Công tác thông tin đối ngoại (có Trang thông tin Đối ngoại

điện tử).

2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban

Tuyên giáo Trung ương

2.2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản

Hiện nay, theo quy định của Đảng thì Ban Tuyên giáo Trung ương được

phép ban hành các loại văn bản đó là: văn bản của Đảng, văn bản hành chính và

các loại văn bản chuyên ngành khác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

của mình.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban dựa trên các căn cứ:

- Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam năm 2011;

- Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm 2017 của Ban chấp hành

Trung ương ban hành về việc quy định thể loại thẩm quyền ban hành văn bản thể

thức văn bản của Đảng;

- Hướng dẫn 36-HD/VPTW ngày 03 tháng 4 năm 2018 của Văn phòng

Trung ương Đảng về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của

Đảng, có phụ lục kèm theo;

Theo đó, Ban Tuyên giáo Trung ương có thẩm quyền ban hành những loại

văn bản, đó là:

- Quyết định

- Kết luận

- Quy chế

- Quy định

- Hướng dẫn

- Thông báo

- Thông cáo

- Báo cáo

- Kế hoạch

- Quy hoạch

- Chương trình

- Đề án

- Phương án

- Dự án

- Tờ trình

- Công văn

- Biên bản

- Giấy giới thiệu

- Giấy chứng nhận

- Giấy đi đường

- Giấy nghỉ phép

- Giấy mời

- Phiếu chuyển

- Thư công

Căn cứ Quyết định 144-QĐ/TW ngày 08 tháng 8 năm 2018 do Ban Chấp

hành Trung ương ban hành về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ

cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Trung ương. Theo đó, thẩm quyền ban hành văn

bản của Ban Tuyên giáo Trung ương được quy định cụ thể như sau:

- Trưởng ban giải quyết, phê duyệt và ký để ban hành tất cả các loại văn

bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp quản lý

của Ban Chấp hành.

- Xây dựng các chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề

án, cơ chế chính sách liên quan đến chức năng, nhiệm vụ do Ban chủ trì xây dựng;

các công việc lớn, quan trọng và các vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh

vực công tác của Ban.

- Xây dựng các chương trình công tác, chương trình hành động, kế hoạch

xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật hàng năm; dự thảo các văn bản quy

phạm pháp luật trình bộ trưởng hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê

duyệt;

- Các quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng

lương, đi công tác, đi học đối với cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền được phân

công quản lý theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định của Ban;

- Xây dựng và ban hành các văn bản có liên quan đến việc sử dụng, phân

bổ và điều chỉnh các nguồn kinh phí hàng quý, năm do Ban quản lý;

- Trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được giao và theo quy định của

pháp luật, các Phó Trưởng ban được ký thay Trưởng ban các văn bản theo nhiệm

vụ được phân công và uỷ quyền hoặc trong trường hợp Trưởng banđi công tác,

vắng mặt.

- Việc ký kết các loại giao dịch, khi Trưởng ban uỷ quyền cho các Phó

Trưởng ban ký thay, phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự uỷ quyền

của Trưởng banbằng văn bản liên quan đến nội dung của giao dịch ký kết.

- Văn phòng là đầu mối thực hiện việc kiểm soát và trình ký văn bản; tất cả

các loại văn bản trình Lãnh đạo Ban ký đều phải chuyển qua Văn phòng Ban để

kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày và rà soát lại về nội

dung (để đơn vị soạn thảo chỉnh sửa, nếu thấy phát hiện có vấn đề chưa phù hợp).

Thủ trưởng đơn vị (Vụ trưởng) soạn thảo ký tắt vào sau dấu (./.) dòng cuối cùng

của phần nội dung văn bản; Lãnh đạo Văn phòng ký tắt sau dòng chữ “Nơi nhận”

trên một trong hai bản soạn thảo trình ký, trước khi chuyển văn thư trình Lãnh

đạo Ban ký.

- Chánh văn phòng Ban được ký thừa lệnh Trưởng ban các văn bản có tính

chất thông báo, truyền đạt ý kiến của Trưởng ban, giấy đi đường, giấy giới thiệu,

giấy nghỉ phép, sao y bản chính, sao lục trích lục, trích sao và một số văn bản

được Trưởng banuỷ quyền trực tiếp và theo quy định của pháp luật; được đóng

con dấu của Ban trên các văn bản sau khi ký. Phó Chánh Văn phòng được ký thay

Chánh Văn phòng các văn bản nêu trên trong trường hợp Chánh Văn phòng đi

công tác, vắng mặt.

- Lãnh đạo Văn phòng đại diện của Ban không được ký thừa lệnh, thừa uỷ

quyền Trưởng ban trên tất cả các loại văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền ban

hành của Ban; chỉ được ký một số văn bản hành chính thông thường phục vụ giao

dịch, trao đổi, cung cấp thông tin với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá

trình phối hợp công tác theo thẩm quyền và khi được Lãnh đạo Ban đồng ý về chủ

trương; đồng thời, thực hiện theo đúng nguyên tắc làm việc và trách nhiệm, phạm

vi giải quyết công việc của Lãnh đạo đơn vị được quy định tại Quy chế. Chịu trách

nhiệm trước pháp luật về mặt nội dung của mỗi văn bản sau khi ký, ban hành

thuộc phạm vi, thẩm quyền của Văn phòng đại diện.

- Văn phòng Ban là đầu mối thực hiện việc ban hành tất cả các loại văn bản

của Ban.

Có thể nói, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vào

chức năng, nhiệm vụ được Ban chấp hành Trung ương giao cho Ban, thẩm quyền

ban hành văn bản ở Ban Tuyên giáo Trung ương được quy định rất cụ thể, rõ ràng

trong Quy chế làm việc của Ban và các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của các đơn vị trong cơ quan Ban. Việc căn cứ, tuân thủ theo đúng các

quy định của pháp luật hiện hành về thẩm quyền ban hành văn bản đã được áp

dụng tại Ban Tuyên giáo Trung ương đã tạo nên một hệ thống văn bản rất đồng

bộ, không trùng lặp và chồng chéo, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động công vụ

của Ban.

2.2.2. Nội dung văn bản

- Nội dung văn bản phù hợp với hình thức ban hành văn bản, phù hợp với

nội dung công việc được giao. Mỗi đơn vị chuyên môn trực thuộc cơ quan đều

ban hành văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, nội dung công việc chuyên

môn của đơn vị mình đảm nhiệm.

- Nội dung văn bản soạn thảo đều đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của việc

soạn thảo văn bản. Hầu hết các văn bản được chuẩn bị có nội dung rõ ràng, rành

mạch, các văn bản khi được ban hành đều đáp ứng được nhiệm vụ chính trị của

cơ quan.

- Việc dùng từ ngữ, văn phong trong văn bản được chú trọng. Tuyệt đối

không sử dụng các dấu câu: chấm hỏi (?); chấm than (!) trong cách hành văn.

- Thông thường nội dung bản văn được dàn đều cả hai lề; khi xuống dòng,

chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản

(Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là

18pt (Exactly); kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).

- Những văn bản có phần căn cứ ban hành, mỗi căn cứ trình bày một dòng

riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).

- Những văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm

trình bày như sau:

+ Phần, chương: Các từ "Phần", "Chương" và số thứ tự của phần, chương

trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La

Mã hoặc ghi bằng chữ; tên phần, chương (nếu có) trình bày ngay dưới từ "Phần",

"Chương".

+ Mục: Từ "Mục" và số thứ tự của mục trình bày một dòng riêng, chính

giữa; số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập; tên mục (nếu có) trình bày ngay dưới

từ "Mục".

+ Điều: Từ "Điều", số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày

cùng một dòng; số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm

(.).

+ Khoản: Số thứ tự của khoản ghi bằng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự của

khoản có dấu chấm (.), tiếp đến tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản.

+ Điểm: Thứ tự các điểm được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b,

c..., sau chữ cái có dấu ngoặc đơn đóng và nội dung của điểm.

Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô

số 6, Phụ lục 1).

2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương được thực hiện theo đúng

quy định tại Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm 2017 của Ban chấp

hành Trung ương ban hành về việc quy định thể loại thẩm quyền ban hành văn

bản thể thức văn bản của Đảng; Thể thức văn bản của Đảng bao gồm các thành

phần cần thiết của văn bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp

lý và giá trị thực tiễn của văn bản.

Theo đó, Ban Tuyên giáo Trung ương đã áp dụng với mọi văn bản được

ban hành tại Ban, văn bản đều phải có đầy đủ các yếu tố thể thức được quy định:

2.2.3.1. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

2.2.3.1.1. Thể thức

Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" là thành phần thể thức xác định văn

bản của Đảng.

2.2.3.1.2. Kỹ thuật trình bày

Tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ

ngang ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ

ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1, Phụ lục 1).

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2.2.3.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

2.2.3.2.1. Thể thức

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn

bản. Ghi chính xác, đầy đủ tên cơ quan ban hành văn bản theo quy định của Điều

lệ Đảng hoặc văn bản thành lập của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng có thẩm quyền.

Văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp

uỷ các cấp (cơ quan tham mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban chỉ

đạo, tiểu ban, hội đồng…) ghi tên cơ quan ban hành văn bản là tên cơ quan, tổ

chức đảng và tên cấp uỷ mà cơ quan đó trực thuộc.

- Văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc.

Ví dụ: Văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc Trung ương

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN TUYÊN GIÁO * Văn bản của các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng

các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là tên đơn vị và tên cơ quan cấp trên

trực tiếp.

Ví dụ:

BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG VỤ LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ * Văn bản của liên cơ quan ban hành ghi đầy đủ tên các cơ quan, tổ chức

ban hành văn bản. Ví dụ: BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG – HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM *

2.2.3.2.2. Kỹ thuật trình bày

Tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Đối

với văn bản của liên cơ quan, ghi tên cơ quan, tổ chức chủ trì trước, giữa các tên

cơ quan, tổ chức có dấu gạch nối (-).

Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu

đề, phía dưới có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản (ô số 2, Phụ lục 1).

Ví dụ:

Nhận xét:

- Độ dài đường kẻ ngang nét liền bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản

cũng được đặt khá tuỳ tiện, đường kẻ ngang có độ dài không phải bằng 1/3 đến

1/2 độ dài của dòng chữ và khoảng cách từ dòng kẻ đến dòng chữ chưa thực sự

hợp lý (Công văn liên tịch số 97/CVLT/BTGTW-HNBVN).

- Đường kẻ quá sát so với tên cơ quan và không đồng đều so với bên thể

thức Quốc hiệu gây mất thẩm mỹ (Công văn liên tịch số 97-CVLT/BTGTW-

HNBVN).

2.2.3.3. Số và ký hiệu văn bản

2.2.3.3.1. Thể thức

a) Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ

quan. Cụ thể:

- Số văn bản của đại hội đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả

các tên loại văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách

đại biểu, ban kiểm phiếu kể từ ngày khai mạc đại hội (tính từ khi bắt đầu phiên

trù bị) đến hết ngày bế mạc đại hội.

- Số văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định

của cấp uỷ (gồm: cơ quan tham mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban

chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…), các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan,

tổ chức đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một

nhiệm kỳ cấp uỷ.

Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần

này đến hết ngày bế mạc đại hội lần kế tiếp. Trường hợp hội nghị cấp uỷ lần thứ

nhất diễn ra trong thời gian đại hội thì nhiệm kỳ cấp uỷ mới được tính từ ngày

khai mạc hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất.

- Số văn bản của liên cơ quan ban hành ghi liên tục với số văn bản cùng tên

loại của cơ quan, tổ chức chủ trì.

- Số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn

bản.

b) Ký hiệu văn bản gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ

quan ban hành văn bản.

- Ký hiệu tên loại văn bản là chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản,

như: NQ (nghị quyết), CT (chỉ thị), KL (kết luận), QC (quy chế), BC (báo

cáo) …

Ký hiệu một số tên loại văn bản thống nhất như sau:

Quyết định: QĐ

Quy định: QĐi

Chỉ thị: CT

Chương trình: CTr

Thông tri: TT

Tờ trình: TTr

- Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết

của tên cơ quan ban hành văn bản.

+ Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng

các cấp ghi chữ viết tắt tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đó.

Ví dụ: Quyết định của Ban Tuyên giáo Trung ương

Số 246-QĐ/BTGTW

+ Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của liên cơ quan ban hành ghi chữ

viết tắt tên các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Ví dụ: Quy chế của liên cơ quan ban Tổ chức Trung ương và Ban Tuyên

giáo Trung ương

Số 05-QC/BTCTW-BTGTW

Ký hiệu một số tên cơ quan ban hành văn bản thống nhất như sau:

* Các cơ quan tham mưu, giúp việc

Uỷ ban Kiểm tra Trung ương: UBKTTW

Ban Tuyên giáo Trung ương: BTGTW

2.2.3.3.2 Kỹ thuật trình bày

Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số 0

phía trước; giữa số và ký hiệu có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn

bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết

tắt của liên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).

Số và ký hiệu văn bản trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản

(ô số 3, Phụ lục 1).

Ví dụ:

- Số và kí hiệu không được trình bày căn giữa dưới tên cơ quan ban hành

văn bản, hơn nữa còn trình bày không cùng một dòng với địa danh và ngày, tháng,

năm ban hành văn bản làm ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ khi trình bày văn bản

(Quyết định số 1622-QĐ/BTGTW).

- Việc đánh số văn bản bằng tay trong một số trường hợp lại trình bày bị

xuống dòng, gây mất thẩm mỹ (Quyết định số 1622-QĐ/BTGTW).

- Đánh số văn bản chưa chính xác, khoảng cách không đồng đều, thiếu

thẩm mỹ. (Hướng dẫn số 111-HD/BTGTW về công tác khoa giáo năm 2020)

- Sai kí hiệu của BTGTW là BTGTƯ. (Công văn liên tịch số

97/CVLT/BTGTW-HNBVN)

2.2.3.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

2.2.3.4.1. Thể thức

a) Địa danh ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính

(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của huyện, quận,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn) nơi cấp uỷ, cơ

quan, tổ chức đảng đặt trụ sở.

- Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp Trung ương ghi địa danh

ban hành văn bản là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Ví dụ: Văn bản của Ban Tuyên giáo Trung ương (trụ sở tại thành phố Hà

Nội)

Hà Nội,

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được

người có thẩm quyền ký ban hành.

2.2.3.4.2. Kỹ thuật trình bày

Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ

ngày, tháng, năm; giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu

phẩy (,).

Ví dụ:

Hà Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2018

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày dưới tiêu đề (ô

số 4, Phụ lục 1).

Ví dụ:

2.2.3.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

2.2.3.5.1. Thể thức

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản. Các văn bản ban hành đều

ghi tên loại văn bản, trừ công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn

gọn hoặc một cụm từ phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản.

Ví dụ:

BÁO CÁO kết quả đại hội Ban Chấp hành nhiệm kỳ 2017 - 2020 ----- - Cùng một tên loại văn bản mà cấp uỷ hoặc ban thường vụ cấp uỷ ban hành

có thể ghi tên tác giả trong trích yếu nội dung văn bản.

Ví dụ:

KẾT LUẬN CỦA BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG về công tác cán bộ ----- - Riêng báo cáo chính trị do cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng

các cấp ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản như sau:

+ Trường hợp báo cáo chính trị có chủ đề

Ví dụ:

…(NỘI DUNG CHỦ ĐỀ)… (báo cáo của... khoá... trình đại hội... lần thứ...) -----

+ Trường hợp báo cáo chính trị không có chủ đề

Ví dụ:

BÁO CÁO ...(trích yếu nội dung)... (báo cáo của... nhiệm kỳ... trình đại hội... nhiệm kỳ...) -----

2.2.3.5.2. Kỹ thuật trình bày

Tên loại văn bản trình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình

bày dưới tên loại văn bản; phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu

gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản.

Ví dụ: Hướng dẫn số 111-HD/BTGTW về công tác khoa giáo năm 2020

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn

bản (ô số 5a, Phụ lục 1).

Riêng trích yếu nội dung văn bản của tên loại công văn trình bày dưới số

và ký hiệu văn bản (ô số 5b, Phụ lục 1).

Ví dụ:

Số 268-CV/VPTU Chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 6 khoá XII Ví dụ: Công văn 10042-CV/BTGTW về việc tang cường công tác thông

tin, tuyên tuyền Đại hội XIII của Đảng trên báo chí.

2.2.3.6. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

2.2.3.6.1. Thể thức

- Quyền hạn ký văn bản của mỗi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải được

quy định bằng văn bản.

Đối với văn bản của đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban

thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn,

ban cán sự đảng, hội đồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M).

Đối với văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu

ban..., các đơn vị được thành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các

cấp: Cấp trưởng ký đề ký trực tiếp, khi cấp phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là

K/T).

Đối với văn bản được ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ

chức đảng các cấp uỷ quyền: Đề ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).

- Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm

quyền ký văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.

Ghi đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn

bản; không ghi tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng kèm theo chức vụ của người ký

văn bản (như phó bí thư tỉnh uỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm

tra…), trừ văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… (trường hợp ban chỉ đạo,

tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng) và văn bản của liên cơ quan ban

hành.

Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch do đoàn chủ tịch phân công người ký;

văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư

cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm

phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký. Việc ký văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch,

đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu thực hiện theo quy

chế đại hội.

Khi thay mặt cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban cán sự đảng, đảng đoàn, hội đồng

các cấp ký văn bản, chỉ ghi chức vụ người ký văn bản đối với các đồng chí là bí

thư, phó bí thư, chủ nhiệm, phó chủ nhiệm, chủ tịch, phó chủ tịch; không ghi chức

vụ người ký văn bản là uỷ viên.

- Họ tên của người ký văn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản; không

ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu… trước họ tên của người ký văn bản.

- Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản

của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành

chính thức.

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền cụ thể như

a) Đối với văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ và các đơn

vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp

- Cấp trưởng ký trực tiếp.

Ví dụ: Trưởng ban ký

TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên

- Cấp phó ký thay.

Ví dụ:

K/T TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (chữ ký)

Họ và tên

b) Đối với văn bản của liên cơ quan ban hành, ghi đầy đủ chức vụ của người

ký văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Ví dụ: Văn bản của liên cơ quan Ban Tuyên giáo Trung ương và Hội nhà

báo Việt Nam

CHỦ TỊCH HỘI NHÀ BÁO VN TRƯỞNG BAN TUYÊN GIÁO TW

(chữ ký) (chữ ký)

Họ và tên Họ và tên

2.2.3.6.2. Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung

văn bản (ô số 7a, Phụ lục 1).

Họ và tên của người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn

bản (ô số 7b, Phụ lục 1).

Chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản trình bày dưới quyền hạn,

chức vụ của người ký văn bản (ô số 7c, Phụ lục 1). Không dùng bút chì, mực màu

đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản.

Riêng biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp và văn bản

của liên cơ quan ban hành trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

người có thẩm quyền ký văn bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở

phía phải, các cơ quan, người tham gia khác trình bày ở phía trái, nếu nhiều cơ

quan, người tham gia thì trình bày xuống dòng dưới.

2.2.3.7. Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

2.2.3.7.1. Thể thức

Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền

của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Văn bản ban hành phải đóng dấu để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi

hành.

2.2.3.7.2. Kỹ thuật trình bày

Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ

của người ký văn bản (ô số 8, Phụ lục 1).

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái. Mực dấu màu đỏ tươi.

Ví dụ:

Biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp có từ 2 trang trở

lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của

văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối

đa 5 tờ giấy. Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ

lục văn bản do người ký văn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại

trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.

Việc đóng dấu nổi, dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản thực hiện theo quy

định của cấp uỷ, thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng.

Ví dụ về cách đóng dấu giáp lai:

2.2.3.8. Nơi nhận văn bản

2.2.3.8.1. Thể thức

Nơi nhận văn bản xác định những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

để báo cáo, để thực hiện, để giải quyết, để trao đổi, để biết, để lưu…; nơi nhận

văn bản được xác định cụ thể trong văn bản.

Văn bản chỉ gửi một số cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi tên từng cơ quan,

tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn bản gửi nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì

ghi chung theo nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Ví dụ:

Nơi nhận: - Các tỉnh uỷ, thành uỷ, - Các đồng chí Uỷ viên Ban Chấp hành Trung ương, - Lưu HC. 2.2.3.8.2. Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản (ô số 9a, Phụ

lục 1). Từ "Nơi nhận" trình bày một dòng riêng, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức,

cá nhân nhận văn bản trình bày dưới từ "Nơi nhận", dưới từ nơi nhận có gạch

chân.

Đối với tên loại công văn, trình bày từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức,

cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ "Kính gửi" ở chính

giữa, trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn

bản có thêm từ "Như trên".

Đối với tên loại tờ trình, trình bày thêm từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ

chức, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ "Kính gửi"

dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần

nơi nhận cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

Sau các từ "Nơi nhận", "Kính gửi" có dấu hai chấm (:), sau mỗi cơ quan, tổ

chức, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có dấu phẩy (,),

kết thúc nơi nhận văn bản có dấu chấm (.).

Ví dụ:

2.2.3.9. Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ nội dung và tính chất từng văn

bản cụ thể, người ký văn bản quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

a) Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

- Dấu chỉ mức độ mật gồm: Mật, tối mật, tuyệt mật. Việc xác định mức độ

mật thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật của Đảng và nhà nước

và quy định của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng. Con dấu chỉ mức độ mật được

khắc theo hướng dẫn của Ban Chấp hành Công an. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ

mức độ mật trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 10a, Phụ lục 1).

(Xem ví dụ về văn bản được đánh dấu mật tại phụ lục 5)

- Dấu chỉ mức độ khẩn gồm: Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc. Tuỳ mức độ cần

chuyển nhanh văn bản để xác định độ khẩn. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức

độ khẩn trình bày dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10b, Phụ lục 1).

b) Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản

- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế,

ghi chỉ dẫn phạm vi lưu hành như: Tài liệu thu hồi; Xong hội nghị trả lại; Xem

xong trả lại; Lưu hành nội bộ; Tài liệu hội nghị; Không phổ biến trên các phương

tiện thông tin đại chúng...

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày trang đầu, góc phải, cách mép

trên trang giấy 10 mm (ô số 11a, Phụ lục 1). Riêng chỉ dẫn "Không phổ biến trên

các phương tiện thông tin đại chúng" trình bày chính giữa, phía dưới quyền hạn,

chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần, sử dụng chỉ dẫn lần dự thảo. Chỉ

dẫn về dự thảo văn bản trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 11b, Phụ lục

1).

c) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Đối với những văn bản cần quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành, ghi

ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành trình bày cuối nơi lưu

văn bản (ô số 12, Phụ lục 1).

d) Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản

Nếu cần thiết, trong các văn bản, giấy tờ hành chính của cấp uỷ, cơ quan,

tổ chức đảng các cấp ghi thêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (tôiail),

số điện thoại, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (website).

Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản trình bày trang cuối cùng

của văn bản, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình

bày văn bản (ô số 13, Phụ lục 1).

2.2.3.10. Bản sao và các thành phần thể thức bản sao

a) Các loại bản sao

Có 3 loại bản sao:

- Bản sao y bản chính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban

hành bản chính nhân sao và phát hành.

- Bản sao lục: Là bản sao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác do cơ quan

nhận văn bản được phép nhân sao và phát hành.

- Bản trích sao: Là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan

ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

b) Các hình thức sao

- Sao thông thường: Là hình thức sao bằng cách trình bày lại nội dung văn

bản cần sao.

- Sao photocopy: Là hình thức sao bằng cách chụp lại văn bản bằng máy

photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

c) Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

- Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có

đủ các thành phần thể thức bản sao. Các thành phần thể thức bản sao trình bày

cuối văn bản cần sao, ngăn cách với văn bản cần sao bằng một đường kẻ nét liền,

có độ dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Vận dụng thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần bắt buộc để trình

bày các thành phần thể thức bản sao tương ứng, đồng thời lưu ý một số điểm như

+ Tên cơ quan sao văn bản xác định cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng sao văn

bản.

Tên cơ quan sao văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngay dưới đường

ngăn cách với nội dung văn bản cần sao (ô số 14, Phụ lục 2).

+ Số và ký hiệu bản sao: Số bản sao ghi liên tục từ số 01 trong một nhiệm

kỳ cấp uỷ; ký hiệu bản sao ghi chung chữ viết tắt là "BS".

Số và ký hiệu bản sao trình bày cân đối dưới tên cơ quan sao văn bản (ô số

15, Phụ lục 2).

+ Chỉ dẫn loại bản sao giúp cho việc quản lý và sử dụng bản sao. Tuỳ thuộc

vào loại bản sao để ghi chỉ dẫn loại bản sao là: Sao y bản chính, sao lục, hoặc trích

sao.

Chỉ dẫn loại bản sao trình bày góc phải, dòng dầu, ngang với tên cơ quan

sao văn bản (ô số 16, Phụ lục 2).

+ Địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản

sao (ô số 17, Phụ lục 2).

+ Chức vụ, chữ ký, họ tên của người ký sao trình bày dưới địa danh và

ngày, tháng, năm sao văn bản (ô số 18a, 18b, 18c, Phụ lục 2).

+ Dấu cơ quan sao trình bày dưới chức vụ người ký sao (ô số 19, Phụ lục 2).

+ Nơi nhận bản sao trình bày dưới số và ký hiệu bản sao (ô số 20, Phụ lục 2).

- Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ trình bày một lần thể thức sao lục.

Trường hợp văn bản cần sao hết trang thì trình bày các thành phần thể thức bản

sao vào trang mới và đánh số trang tiếp theo số trang của văn bản cần sao, giữa

trang cuối văn bản cần sao và trang trình bày các thành phần thể thức bản sao

đóng dấu giáp lai.

- Đối với bản sao bằng hình thức photocopy:

+ Nếu photocopy văn bản cần sao và có trình bày các thành phần thể thức

bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính.

+ Nếu photocopy văn bản cần sao nhưng không trình bày các thành phần

thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

2.2.3.11. Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục

a) Phông chữ

Phông chữ trình bày trên văn bản của Đảng là bộ mã các ký tự chữ Việt

theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (mẫu trình bày các thành phần thể thức văn

bản và bản sao văn bản tại Phụ lục 3).

b) Khổ giấy

Văn bản của Đảng trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Các

loại văn bản, giấy tờ hành chính trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (148 mm

x 210 mm) hoặc sử dụng mẫu in sẵn.

c) Định lề trang văn bản

- Văn bản của Đảng trình bày theo chiều dọc của trang giấy (định hướng

bản in theo chiều dọc), vùng trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách mép trên trang giấy 20 mm.

+ Lề dưới: Cách mép dưới trang giấy 20 mm.

+ Lề trái: Cách mép trái trang giấy 30 mm.

+ Lề phải: Cách mép phải trang giấy 15 mm.

Trường hợp văn bản in hai mặt, mặt sau vùng trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách mép trên trang giấy 20 mm.

+ Lề dưới: Cách mép dưới trang giấy 20 mm.

+ Lề trái: Cách mép trái trang giấy 15 mm.

+ Lề phải: Cách mép phải trang giấy 30 mm.

- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng biểu thì có thể trình bày theo

chiều ngang của trang giấy (định hướng bản in theo chiều ngang). Căn cứ vùng

trình bày văn bản theo chiều dọc để trình bày văn bản theo chiều ngang cho phù

hợp.

Ví dụ:

d) Số trang văn bản

Văn bản có hai trang trở lên phải ghi số trang bằng chữ số Ả-rập.

Số trang trình bày tại điểm giữa, cách mép trên trang giấy 10 mm và cách

đều hai mép phải, trái của phần có chữ; không đánh số trang đối với trang thứ

nhất.

e) Phụ lục văn bản

Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo phải có chỉ dẫn về phụ lục. Phụ

lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự

phụ lục bằng chữ số Ả-rập.

Phụ lục văn bản trình bày trang giấy riêng; từ "Phụ lục" và số thứ tự của

phụ lục trình bày thành một dòng riêng, chính giữa văn bản. Tiêu đề của phụ lục

trình bày dưới từ "Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục.

2.2.4. Ngôn ngữ văn bản

Đối với mỗi văn bản được ban hành tại Ban Tuyên giáo Trung ương đều

đảm bảo các đặc điểm của ngôn ngữ:

- Nhìn chung, các văn bản được ban hành tại Ban Tuyên gáo đều thỏa mãn

yêu cầu diễn đạt nội dung chính xác, không chung chung, khó hiểu; cách dùng từ

ngữ chính xác, nhất quán và đơn nghĩa, phải phân biệt rõ các từ gần âm, gần nghĩa,

các từ hán việt có yếu tố đồng nhất; sử dụng từ ngữ đúng chính tả; Sử dụng câu

phải chính xác, ngắn gọn và logic.

- Các văn bản tại Ban luôn tránh dùng các từ ngữ chuyên sâu, nếu trong

trường hợp cần thiết phải dùng thì phải có sự giải thích rõ ràng để người đọc hiểu

được, không được sử dụng các từ ngữ địa phương hoặc tiếng lóng.

- Các văn bản phải thể hiện được ý chí, các đường lối, chủ trương chính

sách của Đảng nước một cách tối đa, giảm yếu tố cá nhân một cách tối thiểu.

Không sử dụng các đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất. Đồng thời không sử dụng câu

và từ ngữ mang sắc thái biểu cảm, các hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ của phong cách

văn chương.

- Khi viện dẫn cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày,

tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung

văn bản; các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. 58

Hơn nữa, đảm bảo các yêu cầu đối với việc trình bày:

- Về từ: Để đạt tính chính xác ở mức độ cao nhất, người soạn thảo văn bản

của Đảng “xác định nghiêm ngặt nội dung các khái niệm mà từ biểu thị. Chính vì

vậy trong các văn bản của Đảng, phần giải thích từ ngữ (tức các khái niệm pháp

lí) đặc biệt quan trọng để tạo nên sự thống nhất trong cách hiểu nội dung của văn

bản.

- Về câu: Văn bản của Đảng tại Ban thường dùng cách tách dòng các thành

phần đồng chức gắn với hệ thống kí hiệu 1, 2, 3… hoặc a, b, c… để nội dung được

rõ ràng, minh bạch.

Ví dụ như trong Quy chế quản lý và sử dụng tủ sách cơ sở xã, phường,

thị trấn:

2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của Ban là nhằm thống nhất việc

quản lý, kiểm soát văn bản đi; đảm bảo văn bản được gửi đi một cách nhanh

chóng, chính xác, đúng địa chỉ, không để xảy ra thất lạc, mất mát.

Ban đã xây dựng Quy trình xử lý công văn đến và đi áp dụng chung cho

toàn bộ các đơn vị trực thuộc Ban, tuy nhiên, cũng chưa có bất kỳ một văn bản

quy định hay hướng dẫn cụ thể nào về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

của Ban mà quy trình này được lồng ghép vào quy trình xử lý công văn đến và đi

của Ban. Song, dựa vào quy trình này, bài viết tiến hành nghiên cứu và tìm hiểu

sâu hơn về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ban và trình bày dưới

dạng sơ đồ như sau:

Diễn giải sơ đồ quy trình như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

- Chuyên viên được phân công giải quyết công việc tiếp nhận yêu cầu của

Trưởng ban, Thủ trưởng đơn vị (Vụ trưởng), sau đó mở “Hồ sơ công việc”.

Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

Chuyên viên được phân công thực hiện các công việc sau:

- Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến vụ việc cần giải quyết (văn bản của

Đảng, Ban Chấp hành Trung ương, Ban Bí thư, các cơ quan, tổ chức của Đảng;

các báo cáo, các văn bản liên quan khác để soạn thảo văn bản);

- Soạn thảo văn bản trên máy tính theo các quy định về thể thức văn bản

(Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm 2017 của Ban chấp hành Trung

ương ban hành về việc quy định thể loại thẩm quyền ban hành văn bản thể thức

văn bản của Đảng; Hướng dẫn 36-HD/VPTW ngày 03 tháng 4 năm 2018 của Văn

phòng Trung ương Đảng về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản của Đảng, có phụ lục kèm theo). Văn bản dự thảo phải dễ đọc, rõ ràng, phản

ánh đúng nội dung cần giải quyết theo đúng quy định pháp luật hiện hành;

- Chuẩn bị Phiếu trình giải quyết công việc (Mẫu văn bản thứ 5 - phiếu

trình Trưởng ban tại phụ lục số 4 nếu là văn bản trình lãnh đạo Ban chấp hành

ký; Mẫu văn bản thứ 06 – phiếu trình tại phụ lục số 4 mẫu phiếu trình lãnh đạo

Ban Tuyên giáo ký nếu là văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban).

Bước 3: Duyệt nội dung

- Đối với các loại văn bản do Trưởng ban ký ban hành, Thủ trưởng đơn vị

(Vụ trưởng) hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách

nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn

bản (sau dấu ./.). Sau đó, chuyên viên được phân công giải quyết văn bản chuyển

cho Văn phòng kiểm tra về hình thức, thể thức trước khi trình Trưởng ban ký;

- Đối với văn bản trình Trưởng ban ký, các đơn vị phải chuyển đến Vụ

trưởng duyệt, ghi ý kiến và ký vào “Phiếu trình giải quyết công việc” đồng thời

Trưởng ban ký nháy/tắt vào một trong hai bản trình Trưởng ban;

Ví dụ:

- Trước khi chuyển lên Phòng Tổng hợp của Ban Tuyên giáo, các văn bản

trình phải chuyển qua Văn phòng để kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trình và đăng ký

sổ theo dõi văn bản trình ký; sao đó Văn thư Ban chuyển đến Phòng Tổng hợp

của Ban Tuyên giáo các văn bản của Vụ trình ký.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ, trình ký văn bản

- Kiểm tra hồ sơ: Văn phòng Ban kiểm tra hồ sơ trình ký, gồm:

+ Phiếu trình giải quyết công việc;

+ Bản thảo văn bản để gửi đi (02 bản);

+ Các văn bản liên quan đến vấn đề trình.

- Chánh Văn phòng giúp Trưởng ban tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách

nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và phải ký nháy/tắt sau

dòng chữ “Nơi nhận” trên bản đã có chữ nháy/tắt của Thủ trưởng đơn vị (Vụ

trưởng). Trong trường hợp văn bản dự thảo có sai sót về hình thức, thể thức, lỗi

chính tả hoặc nội dung, Văn phòng sẽ gửi lại chuyên viên được phân công giải

quyết công việc để chỉnh sửa và lặp lại các bước từ bước 2.

- Trình ký văn bản:

+ Văn thư Ban nhận lại văn bản sau khi đã được Chánh Văn phòng kiểm

tra, có đủ chữ ký nháy tắt của Thủ trưởng đơn vị (Vụ trưởng) và Chánh Văn phòng

vào 1 trong 2 bản thảo của văn bản, trình Lãnh đạo ban ký văn bản, hoặc ký nháy

tắt vào văn bản trình Lãnh đạo Ban.

+ Đối với văn bản trình Lãnh đạo Ban ký, Vụ trưởng ký vào Phiếu trình

giải quyết công việc và ký tắt 1 trong 2 bản của văn bản trình Lãnh đạo Ban ký.

Văn phòng Ban chỉ trình văn bản để Lãnh đạo Ban Chấp hành phê duyệt khi toàn

bộ hồ sơ trình đã hoàn chỉnh, nếu khi chuyển cho Phòng Tổng hợp của Văn phòng

Ban văn bản dự thảo còn phải chỉnh sửa thì toàn bộ hồ sơ trình sẽ quay lại tiếp tục

chỉnh sửa và lặp lại các bước từ bước 2.

Bước 5: Phê duyệt văn bản

- Các văn bản do Lãnh đạo Ban ký đều phải có Phiếu trình giải quyết công

việc (nội bộ) - gửi kèm bản dự thảo; Chuyên viên thụ lý và Thủ trưởng các đơn vị

chủ trì soạn thảo, ký vào phiếu trình và Thủ trưởng đơn vị (Vụ trưởng) ký tắt 1

trong 2 bản của văn bản trình Trưởng ban ký.

- Các văn bản do Lãnh đạo Ban ký đều phải có Phiếu trình giải quyết công

việc gửi kèm bản dự thảo; Chuyên viên thụ lý và Trưởng ban ký vào phiếu trình

và Trưởng ban ký tắt 1 trong 2 bản của văn bản trình Lãnh đạo Ban ký.

Bước 6: Ban hành và phát hành văn bản

* Các yêu cầu đối với việc ban hành và phát hành văn bản

- Đối với văn bản do Vụ ban hành:

+ Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình Vụ

trưởng ký, đã được Văn phòng rà soát, kiểm tra và đảm bảo về hình thức, thể 63

thức... Sau khi được Trưởng ban ký, chuyên viên được phân công giải quyết công

việc hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến Văn thư Ban để Văn phòng

làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản để phát hành, nếu văn bản có từ

10 trang trở lên hoặc kèm theo có từ 05 đến 10 trang phụ lục cần gửi đi trên 60 cơ

quan, đơn vị; theo yêu cầu của Văn phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo cử 01 người

của đơn vị cùng phối hợp với Văn phòng trong việc photo, sắp xếp, ghim, đóng

tài liệu nhằm hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng trong công tác phát

hành được kịp thời, nhanh chóng và chính xác.

+ Văn phòng có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc

chuyên viên được phân công giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ sơ

để lưu hồ sơ công việc của chuyên viên.

- Đối với văn bản trình Lãnh đạo Ban ký:

+ Sau khi Phòng Tổng hợp của Ban Chấp hành trình ký xong, văn bản trình

ký kèm theo các tài liệu có liên quan và hồ sơ trình sẽ được chuyển cho Phòng

Hành chính - Văn phòng Ban ban hành. Văn thư Ban có nhiệm vụ đến Phòng

Hành chính - Văn phòng Ban để nhận lại bản lưu và hồ sơ trình ký.

+ Sau khi văn bản đã được phát hành, toàn bộ hồ sơ trình sẽ được Văn thư

Ban nhận về Ban; trong đó, ngoài hồ sơ có 02 bản lưu: 01 bản lưu tại Ban và 01

bản chuyển cho chuyên viên được phân công soạn thảo kèm theo các tài liệu hỗ

trợ liên quan để lưu hồ sơ công việc.

* Các bước ban hành và phát hành văn bản:

- Ban hành văn bản:

Văn thư Ban thực hiện các công việc sau:

+ Cấp số văn bản, ghi ngày, tháng ban hành văn bản.

+ Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành.

* Một số hình ảnh về dấu treo và dấu cơ quan của Ban Tuyên giáo Trung

ương:

Hình ảnh dấu treo của cơ quan

Hình ảnh dấu của Ban Tuyên giáo

(Nguồn: Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương)

+ Tiếp đó tiến hành lưu 01 bản gốc tại Văn thư Ban (bản có chữ ký tắt).

+ Chuyển trả cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc chuyên viên soạn thảo 01

bản để lưu tại hồ sơ công việc.

+ Để lại Văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức

hoặc cá nhân.

+ Văn thư Ban nhập vào Hệ thống Quản lý công văn của Ban: loại văn bản;

Số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; ngày gửi; người ký; nơi

nhận; trích yếu nội dung văn bản, đính kèm file văn bản đã scan.

* Hình ảnh giao diện đăng ký văn bản đi:

(Nguồn: Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương)

- Phát hành văn bản:

+ Sau khi đã hoàn tất các thủ tục đối với việc ban hành văn bản, Văn phòng

Ban có trách nhiệm phát hành văn bản đi.

+ Đối với văn bản gửi trong nội Ban cơ quan, văn thư có thể áp dụng 2 hình

thức gửi, gửi bản giấy hoặc chuyển trên phần mềm hệ thống Quản lý công văn.

+ Đối với văn bản gửi ngoài, văn thư tiến hành các thủ tục: đóng bì, ghi số

trên bì, tên cơ quan đơn vị, địa chỉ nơi nhận; ghi các thông tin cần theo dõi vào sổ

gửi công văn đi và làm thủ tục để gửi đi với nhân viên Bưu điện.

+ Mức độ khẩn, mật của văn bản do chuyên viên được phân công xác định,

có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng đơn vị (Vụ trưởng), Chánh Văn phòng hoặc ý

kiến trực tiếp của Lãnh đạo Ban để Văn thư Ban đóng dấu mức độ khẩn, mật trước

khi gửi văn bản đi.

+ Hàng ngày, nhân viên Bưu điện đến Ban nhận toàn bộ văn bản gửi đi để

chuyển, phát đến địa chỉ Nơi nhận văn bản.

* Hình ảnh mẫu bì văn bản:

* Hình ảnh sổ theo dõi chuyển giao

văn bản đi bưu điện:

(Nguồn: Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương)

Bước 7: Lưu văn bản

- Văn phòng lưu bản gốc của văn bản đi cùng Phiếu trình và các phụ lục

kèm theo (nếu có);

- Chuyên viên được phân công giải quyết văn bản lưu vào Hồ sơ công việc:

bản thảo, các bản sửa (có ý kiến của Lãnh đạo Ban và Vụ trưởng); 01 bản của văn

bản đã ban hành do Văn phòng trả lại và những văn bản liên quan trong quy trình

xử lý, giải quyết công việc;

- Hồ sơ khi chưa có yêu cầu nộp lưu vào Lưu trữ Ban, được lưu giữ tại đơn

vị soạn thảo hoặc chuyên viên soạn thảo. Văn phòng Ban có trách nhiệm hướng

dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ công việc.

Theo số liệu 3 năm gần đây, số lượng văn bản Ban Tuyên giáo Trung ương

đã ban hành có xu hướng tăng. Sau đây là bảng thống kê số lượng một số văn bản

đi tại Ban Tuyên giáo Trung ương:

Bảng 1. Bảng thống kê số lượng văn bản tại Ban Tuyên giáo Ban hành

từ năm 2018 đến cuối năm 2020

Năm ban hành

STT Tên loại văn bản

2018 2019 2020

647 761 1 Công văn 861

128 102 2 Hướng dẫn 137

3 Quyết định 80 78 86

4 Quy định 100 87 77

5 Thông báo 23 25 25

6 Thông cáo 31 34 36

7 Báo cáo 112 123 330

8 Kế hoạch 09 06 11

9 Đề án 16 26 18

10 Đề cương 08 05 07

11 Biên bản 17 04 08

14 Tổng: 1152 1254 1612

(Nguồn: Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương)

Nhận xét: Từ số liệu trên ta thấy rằng, số lượng văn bản đi tại Ban Tuyên

giáo Trung ương nhìn chung là đều tăng qua các năm.

Tuy nhiên, mặc dù thẩm quyền ban hành của Ban Tuyên giáo Trung ương

được quy định có nhiều loại văn bản (Đã được nhắc đến ở mục 2.2.1) nhưng lượng

văn bản được ban hành chỉ là một số loại văn bản cần thiết cho thực tế, có thể kể

đến như: Công văn, hướng dẫn, quyết định, …

Bên cạnh đó, có thể thấy được năm 2019 đã tăng 102 văn bản tương đương

với 8.85% so với năm 2018, số văn bản đi tại Ban năm 2020 tăng 358 văn bản

tương đương với khoảng 28.54% so với năm 2019 và tăng 460 văn bản tương

đương 31.08% so với năm 2018. Đây là một con số tăng lên rất đáng kể, điều này

cho thấy khối lượng công việc tại Ban cũng đã tăng nhiều lên so với mỗi năm

trước, theo đó, số lượng văn bản ban hành nhằm giao dịch, trao đổi công việc...

với các cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản cũng tăng lên. Điều này càng đòi hỏi

hơn nữa việc nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi nói chung và công

tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng đối với mỗi cán bộ, công chức nhằm

đáp ứng đảm bảo yêu cầu công việc đặt ra của cơ quan và đáp ứng nhu cầu phát

triển của Đảng và xã hội.

2.3. Đánh giá chung

2.3.1. Ưu điểm

Trên cơ sở phân tích những thực trạng trên, nhìn chung công tác soạn thảo

và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương đã thực hiện đầy đủ theo quy

định của Đảng và đã đạt được một số ưu điểm trong các mặt sau:

- Đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có trách

nhiệm trong công việc, nhanh nhẹn, tỉ mỉ, nhiệt tình trong công việc và luôn nỗ

lực, cố gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

- Về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công việc được trang bị

khá đầy đủ. Phòng làm việc được bố trí theo kiểu văn phòng mở, thuận tiện trong

công tác điều hành và thông tin. Việc bố trí bàn làm việc rất phù hợp với từng vị

trí, chức vụ, Lãnh đạo văn phòng có khả năng bao quát hết được hoạt động trong

văn phòng một cách thuận tiện, dễ dàng. Phó Chánh văn phòng phụ trách mảng

văn thư - lưu trữ có thể bao quát được toàn bộ hoạt động của bộ phận văn thư.

+ Thẩm quyền ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương được tuân

thủ theo đúng quy định hiện hành của Đảng.

+ Việc lập kế hoạch, chương trình xây dựng văn bản được đưa vào chương

trình hoạt động của cơ quan theo từng tháng, quý, năm.

+ Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng quy trình

ISO xây dựng và ban hành văn bản theo quy định của Đảng và quy định mà Ban 70

xây dựng.

+ Mỗi chuyên viên của văn phòng đảm nhiệm và theo dõi một mảng công

tác, và có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi

có sự chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng và Lãnh đạo Ban.

+ Việc soạn thảo văn bản trong thời gian qua đã phản ánh đúng đắn các chủ

trương, chính sách của Đảng, truyền đạt kịp thời các thông tin quản lý từ cấp này

đến cấp khác, thể chế hoá kịp thời các chủ trương của Đảng đề ra trên nhiều lĩnh

vực kinh tế, văn hoá, xã hội của đất nước.

+ Các văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo giải quyết các công

việc, nhiêm vụ được giao.

+ Các cấp Lãnh đạo vốn có kỹ năng chuyên môn cao lại quan tâm đến công

tác văn thư, công tác soạn thảo và ban hành văn bản, hướng dẫn chuyên viên trong

quá trình soạn thảo văn bản cũng như thực hiện nhiệm vụ được giao, điều này

giúp nâng cao chất lượng văn bản tại Ban một cách tốt hơn nữa.

+ Nguồn nhân sự được đào tạo có trình độ về tin học đảm bảo tốt cho công

việc sử dụng thành thạo word, nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyên môn.

+ Sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Ban, nhất là Phó Trưởng ban trước đây

đã đảm nhiệm chức vụ Chánh Văn phòng có trình độ nghiệp vụ văn thư lưu trữ

cao và quan tâm đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban đã giúp nâng

cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách tốt nhất.

2.3.2. Hạn chế

Những hạn chế trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên

giáo Trung ươngđược đánh giá chủ yếu dựa trên các yêu cầu về soạn thảo và ban

hành văn bản theo quy định của Đảng và dựa trên các yếu tố thể thức trong văn

bản.

* Nội dung văn bản: Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản

chưa đảm bảo về chất lượng nội dung vẫn xảy ra một số hạn chế như: nội dung

văn bản chưa đầy đủ, trích dẫn văn bản chưa rõ ràng, chính xác. Nguyên nhân sai

sót chính là do một số chuyên viên soạn thảo văn bản chưa có sự tập trung cao độ

trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, chưa kịp cập nhật thường xuyên các

văn bản mới của cấp trên hay của Đảng; chưa có sự trau dồi về mặt ngữ pháp

chuyên môn.

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Công tác soạn thảo và ban hành

văn bản của Đảng vẫn còn tồn đọng một số sai sót trong thể thức văn bản: sai thể

thức văn bản, thiếu thành phần thể thức, trình bày không đúng theo quy định hiện

hành của Đảng.

Với khối lượng công việc rất lớn và số lượng văn bản ban hành cũng khá

nhiều trong từng năm, vì thế không tránh khỏi những sai sót về thể thức và kỹ

thuật trình bày của văn bản khi ban hành, điều này gây ảnh hưởng tới chất lượng,

nội dung quản lý của văn bản được ban hành.

Qua khảo sát số lượng ban hành văn bản được ban hành tại Ban Tuyên giáo

Trung ương trong khoảng thời gian từ năm 2018 đến năm 2020, tôi nhận thấy vẫn

còn có những văn bản khi được ban hành còn một số tồn tại trong cách trình bày

các yếu tố thể thức, ngôn ngữ văn bản.

Dưới đây, tôi nêu ra một số cách trình bày các thành phần thể thức văn bản

khi được ban hành ở Ban Tuyên giáo Trung ương không đúng với quy định của

Quy định số 66-QĐ/TW và việc sử dụng ngôn ngữ văn bản không phù hợp.

• Dấu giáp lai: Đóng dấu quá số trang quy định. (Văn bản hướng dẫn quy

định số trang đóng dấu giáp lai tối đa là 5 trang)

• Nơi nhận:

- Theo văn bản hướng dẫn, thể thức là dùng dấu “,” nhưng ở đây lại dùng

dấu “;”.

- “ Lưu HC, Vụ Báo chí – Xuất bản;” kết thúc phải dùng dấu “.”, nhưng ở

đây lại dùng dấu “;”.

- “Lãnh đạo Ban;” ở đây phải dùng dấu “ , ”, không phải dấu “ ; ” theo như

thể thức đã được hướng dẫn.

• Dấu của cơ quan:

- Dấu của cơ quan phải đóng 1/3 chữ kí nhưng dấu của văn bản lại đóng 2/3

hoặc 1/2 chữ ký của Phó trưởng ban.

- Văn bản có chữ kí của lãnh đạo Ban nhưng lại thiếu dấu của cơ quan.

• Ngôn ngữ và nội dung văn bản:

- Trong khi soạn thảo, sử dụng câu lệnh đánh số tự động nhưng không tránh

khỏi sự nhầm lẫn, giãn cách không đồng đều gây mất thẩm mỹ cho văn bản.

- Dãn cách giữa các đoạn văn trong văn bản chưa đồng đều.

- Khi soạn thảo văn bản, nên sử dụng số “05” thay cho “5” trong ngày tháng để

tránh sự nhầm lẫn trong văn bản.

- Theo như hướng dẫn, “Điều 1:” phải sử dụng dấu “.” sau chữ “Điều 1”, không

phải là dấu “:”.

• Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăn

cách với nội dung văn bản nhưng lại thiếu dấu gạch nối.

- Theo như hướng dẫn, phải dùng dấu (-) gạch nối để ngăn cách với nội dung của

văn bản, nhưng ở đây lại dùng dấu gạch ngang và dấu (*) để ngăn cách nội dung.

2.3.3. Nguyên nhân

Sở dĩ, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại BTGTW vẫn còn tồn tại

những hạn chế như trên là do một số nguyên nhân cơ bản sau đây:

- Thứ nhất, hướng dẫn việc soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn một số

điểm chưa cụ thể: Hướng dẫn 36-HD/VPTW quy định đường kẻ ngang nét liền

kéo dài hết dòng chữ (sử dụng lệnh Draw chứ không sử dụng lệnh Underline).

Đối với quy định về đường kẻ ngang nét liền này, không quy định rõ, đường kẻ

ngang nét liền này cách dòng chữ trên nó một khoảng là bao nhiêu, nên trong quá

trình soạn thảo văn bản, lúc thì đường kẻ này nằm quá gần dòng chữ, đặt lên cả

dấu câu, lúc lại nằm quá xa dòng chữ.

- Thứ hai, một số cán bộ, nhân viên của Ban nhận thức chưa đầy đủ về vai

trò và chức năng của văn bản và các hệ thống văn bản là một cơ sở thông tin quan

trọng của quá trình quản lý và lãnh đạo, chưa thực sự dành sự quan tâm đúng đắn

và thích đáng cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

- Thứ ba, về mặt ngôn ngữ chưa xây dựng được một hệ thống thuật ngữ về

văn bản một cách cụ thể, chính xác và chuẩn mực để đưa vào sử dụng trong quá

trình xây dựng văn bản.

- Thứ tư, công tác quản lý và kiểm tra văn bản chưa được phát huy triệt để,

chưa có chế tài xử lý đối với văn bản sai mặc dù có thể quy trách nhiệm một cách

rõ ràng, dẫn đến tình trạng văn bản ban hành trong năm sau tiếp tục lặp lại sai sót

như những văn bản ban hành năm trước. Thiếu cơ chế giám sát, kiểm tra việc thực

hiện quy trình ISO của Ban.

- Thứ năm, việc đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, nhân viên về

công tác soạn thảo và ban hành văn bản chưa được thực hiện thường xuyên và sâu

rộng. Do đó, kỹ năng soạn thảo văn bản của đội ngũ cán bộ, nhân viên còn gặp

hạn chế, chưa có nhiều kinh nghiệm, chuyên môn.

- Thứ sáu, cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ tuy nhiên một số máy

móc đã xuống cấp như máy Photo, ... cần được thay thế và đầu tư mới để phục vụ

tốt công việc hay sự không đồng bộ trang thiết bị văn phòng hay phần mềm điện

tử như về sử dụng phần mềm word với hệ điều hành word 2003, 2007 trong soạn

thảo văn bản cũng gây ảnh hưởng trực tiếp đối với chất lượng công việc.

Tiểu kết

Trên cơ sở đưa ra cơ sở khoa học của việc nghiên cứu Công tác soạn thảo

và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương ở chương 1, chương này tiến

hành nghiên cứu thực trạng Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên

giáo Trung ương trong khoảng thời gian từ năm 2018 đến cuối năm 2020. Thực

trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban bao gồm các nội dung thực

hiện về thẩm quyền ban hành văn bản; nội dung văn bản; thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản; ngôn ngữ văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

tại Ban. Qua đó, đánh giá ưu điểm, hạn chế đối với công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại Ban, từ đó đưa ra được các nguyên nhân của ưu điểm, hạn chế

của việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban.

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG.

3.1. Quy chuẩn hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

3.1.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục và xây dựng và ban hành văn bản

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Ban cần được tiến hành dựa trên

các yêu cầu đó là:

- Lập dự kiến chương trình soạn thảo, ban hành văn bản dài hạn và hàng

năm của Ban Công nghiệp địa phương.

- Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.

- Đảm bảo về trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.

- Thực hiện đúng quy định của của Đảng về thể thức, kỹ thuật trình bày

văn bản.

- Cần xây dựng một hệ thống thuật ngữ chuẩn mực, chính xác, cụ thể khi

tiến hành soạn thảo văn bản. Tuân thủ các yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản.

- Cần phổ biến các quy chế, quy định về công tác văn thư và kỹ thuật

trình bày và soạn thảo văn bản tới cán bộ, công nhân viên chức trong toàn Ban

nhằm nâng cao tính tự giác, chú trọng của bản thân trong các nội dung được

giao.

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên

yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên, có thể khái quát quy trình

này bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác

định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện

bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;

Bước 3: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành văn bản theo thẩm quyền

quy định;

Quy trình này thường áp dụng với các loại công văn, các thông báo, báo

cáo và công điện… Ban Tuyên giáo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh

hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai

đoạn tham khảo ý kiến của các bộ phận có liên quan) đối với những văn bản đặc

biệt.

3.1.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản

Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và về hình thức cũng là một yêu

cầu cần thiết, đòi hỏi ban Tuyên giáo phải nghiêm túc chấp hành. Tại ban Tuyên

giáo cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi

phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành.

Với các văn bản của Đảng thông thường mà ban Tuyên giáo thường soạn

thảo như: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án,

Chương trình, Biên bản, Giấy ủy nhiệm, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy

giới thiệu, Phiếu gửi, Giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm

quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể

về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần

trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công

việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau, tránh sự quan liêu,

hách dịch. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, chủ thể ban hành, cá

nhân ban hành, ban Tuyên giáo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản

hành chính thông thường.

3.1.3. Đảm bảo về nội dung văn bản

Hạn chế về nội dung văn bản của Đảng do ban Tuyên giáo soạn thảo và ban

hành không phải là nhỏ, vấn đề phải làm thế nào để khắc phục những hạn chế đó.

Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại

hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của văn bản. Cho nên,

ngoài việc đảm bảo các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học,

tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm

hai vấn đề đó là: kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn

ngữ và văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là dàn ý, đề cương

mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: hình thức và nội dung. Để thực hiện được

tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, Ban Tuyên giáo khi soạn thảo phải tư duy

khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập chặt chẽ. Đối với kỹ

năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ được soạn thảo cần phải sử dụng nhuần

nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm

chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng, nghiêm túc, khách quan; thống nhất,

phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa.

3.2. Mẫu hoá hình thức văn bản thông dụng

Việc mẫu hoá hình thức văn bản đảm bảo kết cấu giữa các thành phần thể

thức trong văn bản, tạo ra sự thống nhất, nghiêm túc của văn bản. Sử dụng mẫu

hoá văn bản giúp tiết kiệm thời gian và giúp khắc phục sự tuỳ tiện và sai lệch ý

kiến chỉ đạo trong quá trình soạn thảo nội dung văn bản.

Trong thời đại tin học hoá soạn thảo tại các cơ quan ngày càng phát triển

như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác soạn thảo văn bản

đã trở thành phổ cập thì việc mẫu hoá văn bản càng trở nên cấp thiết, không chỉ

Ban Tuyên giáo Trung ương nói riêng mà các cơ quan nên tận dụng hết công suất

của máy tính để phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Qua đây, tôi đưa ra một số loại mẫu văn bản thông dụng tại Ban Tuyên giáo

Trung ương hiện nay do chính tôi xây dựng. Những mẫu văn bản chi tiết hơn về

nội dung và phong phú hơn về hình thức so với những mẫu văn bản được hướng

dẫn trong Hướng dẫn 36-HD/VPTW ngày 03 tháng 4 năm 2018 của Văn phòng

Trung ương Đảng về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của

Đảng. (Phụ lục 4: Mẫu một số loại văn bản thông dụng tại Ban Tuyên giáo

Trung ương)

3.3. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản của Đảng; tăng

cường kiểm tra, thanh tra công tác văn thư

3.3.1. Công tác kiểm tra và xử lý văn bản của Đảng

Việc kiểm tra văn bản được tiến hành gần như xuyên suốt trong quá trình

soạn thảo và ban hành văn bản. Bắt đầu từ khâu soạn thảo và ban hành văn bản

cho đến sau khi văn bản được ban hành. Thực hiện tốt công tác kiểm tra văn bản

trước khi đóng dấu và phát hành nhằm phát hiện những văn bản soạn thảo chưa

đúng với thể thức văn bản được quy định hiện hành để kịp thời chỉnh sửa sao cho

đúng và phù hợp với văn bản.

Kiểm tra văn bản thường xuyên sau khi ban hành để đánh giá chất lượng văn

bản thông qua kết quả thực hiện văn bản, công việc này giúp phát hiện ra các sai sót,

thiếu sót về nội dung văn bản nhằm đưa ra những sửa đổi cho phù hợp với thực tế,

đánh giá rút kinh nghiệm đối với những văn bản ban hành tiếp theo.

3.3.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành

Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan,

tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để

phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu

trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư và lưu trữ có mối

quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục

trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và

đưa vào lưu trữ lịch sử.

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý

trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt

sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất

cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan của Đảng không thể rút ngắn

thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của

công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của

một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công

văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận

hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện

tốt công tác văn thư thông qua việc góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo văn

bản.

3.4. Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên của Ban

Tuyên giáo Trung ương

Đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công

chức làm công tác văn thư. Cần xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán

bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức

phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo

văn bản của cơ quan, đơn vị mình.

Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo văn bản, cần phải cập

nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo văn bản

của cơ quan Đảng, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành.

Đồng thời, phải không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm

phát huy những tích cực và giảm thiểu những hạn chế trong công tác của mình.

3.5. Nâng cao cơ sở vật chất và trang thiết bị của Ban Tuyên giáo

Trung ương

Việc sử dụng trang thiết bị trong văn phòng có ảnh hưởng nhất định tới chất

lượng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói chung. Muốn văn bản được

ban hành có chất lượng thì cần đảm bảo các trang thiết bị như máy tính, máy in,

máy Fax, photocopy... phải đạt tiêu chuẩn. Một văn bản ban hành mà bị mờ, ltôi

nhtôi thì hiệu quả sẽ không cao. Đồng thời, các trang thiết bị giúp giảm thiểu chi

phí sức lực và thời gian, nâng cao năng suất lao động trong hoạt động của cơ quan.

Việc bố trí trang thiết bị cũng ảnh hưởng nhất định tới hiệu quả soạn thảo và ban

hành văn bản. Ví dụ, máy photocopy được bố trí gần nhân viên có nhiệm vụ

chuyên photocopy, máy in được bố trí gần văn thư để thuận tiện cho việc in ấn

văn bản ban hành.

3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn

bản

Đứng trước yêu cầu đổi mới của Đảng và Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là

trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị

trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa

phương. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và

ban hành văn bản là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.

Đối với những văn bản được mẫu hóa có thể cài đặt vào máy tính, khi cần

soạn thảo văn bản nào, người soạn thảo chỉ cần mở file chứa văn bản đó là có thể

thực hiện điền nội dung văn bản theo mẫu quy định, đảm bảo nhanh chóng, tiện

lợi. Đồng thời máy tính cũng có thể lưu giữ toàn bộ nội dung văn bản dễ dàng cho

việc tìm kiếm khi có nhu cầu cần đến trong quá trình hoạt động. Trong trường hợp

có lắp đặt máy in có thể in văn bản để làm thủ tục ban hành, giảm được khâu đánh

máy bản thảo nếu như văn bản được soạn thảo thủ công.

Vì vậy yêu cầu đặt ra với các các cấp lãnh đạo cần chú ý chú trọng hơn nữa

trong việc đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ công tác soạn thảo văn bản như

máy scan, máy in, máy fax, …

Tiểu kết

Trên nền tảng trình bày cơ sở khoa học trình bày ở Chương 1 và cơ sở thực

tiễn tại Chương 2 về việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Ban Tuyên giáo Trung ương, mục tiêu của chương này là nhằm đề xuất một số

giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo

Trung ương. Trong đó có hai nhóm giải pháp chính đó là:

- Nhóm giải pháp mang tính kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ như: Thực

hiện đúng quy định của Đảng về việc tuân thủ các yêu cầu trong công tác soạn

thảo và ban hành văn bản; Nâng cao trình độ của cán bộ công chức, viên chức;

Mẫu hoá hình thức văn bản.

- Nhóm giải pháp mang tính toàn diện như: Tăng cường kiểm tra, rà soát

hệ thống ban hành văn bản; Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ

công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

KẾT LUẬN

Văn bản là một trong những phương tiện hữu hiệu truyền tải thông tin giữa

các cơ quan nhà nước, tổ chức và nhân dân; một công cụ quan trọng góp phần vào

việc quản lý cơ quan của Đảng nói chung và quản lý các hoạt động trong các cơ

quan, tổ chức nói riêng, là sản phẩm trí tuệ của những người làm công tác quản lý

và công tác văn phòng. Công tác soạn thảo văn bản là công việc không thể thiếu của

mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức. Mỗi văn bản được ban

hành đều là tiếng nói chính thức của cơ quan, tổ chức.