Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN

-----------------------

TRẦN THỊ HỒNG VÂN

TÌM HIỂU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CỦA PHÕNG

TƢ LIỆU KHOA TT - TV TRƢỜNG ĐHKHXH&NV

- ĐHQGHN THEO PHƢƠNG THỨC ĐÀO TẠO

THEO TÍN CHỈ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY

KHOÁ HỌC: QH – 2005 – X

NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN

NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. NGUYỄN HUY CHƢƠNG

HÀ NỘI, 2009

1 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Giải nghĩa

DV TT - TV Dịch vụ thông tin - thƣ viện

ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn

ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

NDT Ngƣời dùng tin

TT - TV Thông tin - Thƣ viện

SP - DV Sản phẩm - Dịch vụ

SP TT - TV Sản phẩm thông tin - thƣ viện

2 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

LỜI NÓI ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Các cơ quan thông tin - thƣ viện đóng một vai trò quan trọng trong

việc cung cấp thông tin cho xã hội, là nơi lƣu trữ, thu thập và phổ biến

thông tin. Các trung tâm Thông tin - Tƣ liệu đã trở thành chìa khóa vàng

mở ra thế giới thông tin tri thức khổng lồ của nhân loại. Đặc biệt là ở các

trƣờng đại học, thông tin là yếu tố không thể thiếu, là công cụ của hoạt

động học tập - nghiên cứu, đào tạo - quản lý,...Vì vậy, các trƣờng đại học

cần phải xây dựng các trung tâm Thông tin - Tƣ liệu để cung cấp thông tin

cho các hoạt động của mình

Ngày nay, các cơ quan thông tin - thƣ viện với sự hỗ trợ của CNTT

đã tạo ra nhiều hoạt động phục vụ cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại

hóa đất nƣớc và đƣợc thể hiện qua các sản phẩm và dịch vụ TT - TV. Đây

là nhân tố quan trọng để cung cấp thông tin cho ngƣời dùng tin, là cơ sở

để phát triển hoạt động thông tin tại cơ quan mình, thông qua đó phản ánh

sự phong phú và đa dạng nguồn thông tin.

ĐHQGHN là hệ thống đào tạo trọng điểm gồm các trƣờng đại học

thành viên về nhiều ngành, lĩnh vực khoa học khác nhau. Trong đó,

trƣờng ĐHKHXH&NV là cơ sở đào tạo các chuyên ngành khoa học xã

hội và nhân văn có uy tín, chất lƣợng cao.

Để đạt hiệu quả cao trong hoạt động nghiên cứu khoa học và đào

tạo của mình, nhà trƣờng đã và đang xây dựng, tổ chức và đƣa vào hoạt

động hệ thống các phòng Thông tin - Tƣ liệu chuyên ngành các khoa/ bộ

môn của trƣờng. Bộ phận này góp một phần không nhỏ vào việc cung cấp

thông tin cho hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo của từng khoa/ bộ

môn của nhà trƣờng.

3 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Hiện nay, trƣờng ĐHKHXH&NV có 14 khoa và 3 bộ môn trực

thuộc, mỗi khoa/ bộ môn đều có một phòng tƣ liệu chuyên ngành phục vụ

nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy. Các phòng tƣ liệu đƣợc xây

dựng ngay khi khoa/ bộ môn đƣợc thành lập. Có những phòng tƣ liệu có

lịch sử hình thành và phát triển lâu đời đến vài chục năm cùng với lịch sử

hình thành và phát triển của trƣờng Đại học Tổng hợp trƣớc đây, có những

phòng tƣ liệu chỉ mới thành lập trong những năm gần đây. Ví dụ nhƣ

phòng Tƣ liệu khoa Sử, phòng Tƣ liệu khoa Văn đƣợc thành lập và phát

triển cùng với Đại học Tổng hợp, bên cạnh phòng Tƣ liệu khoa Quốc tế

học, phòng Tƣ liệu khoa Tâm lý học chỉ mới thành lập những năm gần

đây.

Một vài phòng tƣ liệu đã đƣợc đầu tƣ xây dựng, tổ chức và đi vào

hoạt động theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, áp dụng công nghệ thông

tin,...đạt hiệu quả cao nhƣ: Phòng Tƣ liệu khoa Lịch sử, phòng Tƣ liệu

khoa Báo chí, phòng Tƣ liệu khoa Quốc tế học, phòng Tƣ liệu khoa Văn

học,...

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học và viễn thông

trong các cơ quan TT-TV, các sản phẩm và dịch vụ TT - TV ngày càng trở

nên phong phú và đa dạng đã đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin trong

công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học trong trƣờng

ĐHKHXH&NV nói chung và khoa Thông tin -Thƣ viên nói riêng trong

phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ hiện nay.

Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài:“Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng

tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn - ĐHQGHN” nhằm tìm hiểu thực trạng sản phẩm và dịch vụ

TT - TV của phòng tƣ liệu Khoa, từ đó đƣa ra những giải pháp trong thời

gian tới của phòng tƣ liệu Khoa, để phục vụ tốt đáp ứng nhu cầu của giảng

viên và sinh viên.

4 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1. Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá các sản phẩm và dịch vụ

TT - TV của phòng Tƣ liệu khoa TT - TV.

Đƣa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lƣợng của

các sản phẩm và dịch vụ TT - TV của phòng Tƣ liệu khoa TT - TV, đáp

ứng nhu cầu thông tin trong hoạt động nghiên cứu khoa học, học tập và

đào tạo của khoa.

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài “ Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng Tư liệu Khoa TT -

TV trường ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN” đã đƣa ra những nội dung về

thực trạng SP - DV của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV, từ đó đóng góp

những ý kiến, những giải pháp phát triển các SP - DV của phòng Tƣ liệu

Khoa.

3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài

Hiện nay, SP - DV TT - TV tại các trƣờng đại học và cao đẳng đang

đƣợc phát triển mạnh mẽ, đề tài nghiên cứu vấn đề này đƣợc nhiều ngƣời

quan tâm, chú ý. Đặc biệt là đối với các phòng Tƣ liệu khoa ở các trƣờng

Đại học, Cao đẳng, SP - DV TT - TV có vai trò rất quan trọng, nó góp

phần thúc đẩy sự phát triển của các phòng Tƣ liệu. Đối với phòng Tƣ liệu

Khoa TT - TV cũng vậy, SP - DV TT - TV đƣợc xem nhƣ thành tố quan

trọng để thúc đẩy phát triển phòng Tƣ liệu.

Vì thế, tôi đã chọn đề tài: “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của

phòng tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn - ĐHQGHN” làm đề tài nghiên cứu của mình.

5 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Quá trình thực hiện đề tài này tôi đã tham khảo nhiều tài liệu, các

đề tài về SP - DV TT - TV ở một số trƣờng đại học đã có và thông qua

quá trình thực tập tốt nghiệp của tôi vừa qua. Mặc dù đề tài về SP - DV

TT - TV đã có rất nhiều ngƣời nghiên cứu, nhƣng đề tài của tôi có rất

nhiều điểm mới so với các đề tài trƣớc đó là: nội dung triển khai, cách

nhìn nhận đánh giá, những nhận xét và đề xuất những giải pháp nhằm

hoàn thiện SP - DV của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV trƣờng

ĐHKHXH&NV.

Qua kết quả nghiên cứu, tôi mong muốn đóng góp một số giải pháp

nhằm nâng cao, hoàn thiện các SP - DV TT - TV của phòng Tƣ liệu Khoa

TT - TV nói riêng và các khoa/ bộ môn trong trƣờng ĐHKHXH&NV nói

chung, đóng góp và nâng cao chất lƣợng nghiên cứu khoa học và đào tạo

theo phƣơng thức tín chỉ của nhà trƣờng.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tƣợng nghiên cứu là các sản phẩm và dịch vụ TT - TV tại

phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV trƣờng đại học KHXH&NV.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: các khía cạnh có liên quan trực tiếp

đến các sản phẩm và dịch vụ của phòng Tƣ liệu khoa TT - TV từ khi

thành lập đến nay.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phƣơng pháp sau:

- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu

- Phƣơng pháp quan sát

6 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

- Phƣơng pháp mô tả

- Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp số liệu

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn

6.1. Đóng góp về lý luận

Đề tài đƣợc đóng góp trên cơ sở những khái niệm, những lý luận

chung của SP - DV TT - TV. Khẳng định tầm quan trọng trong việc hoàn

thiện và phát triển các SP - DV thông tin, hiệu quả của việc sử dụng các

SP - DV đó có trong phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV.

6.2. Đóng góp về thực tiễn

Phản ánh thực trạng phát triển các SP - DV tại phòng Tƣ liệu Khoa

TT - TV trong thời gian qua, phân tích những mặt đạt đƣợc cũng nhƣ hạn

chế trong việc xây dựng và sử dụng các SP - DV thông tin. Từ đó đƣa ra

các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế để phòng Tƣ liệu

ngày càng phát triển và phục vụ đắc lực công tác giáo dục và đào tạo của

Khoa và Trƣờng trong thời kỳ đổi mới.

7. Bố cục khóa luận

Ngoài lời Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, phần

Nội dung của Khóa luận gồm ba chƣơng:

Chƣơng 1. Khái quát về khoa TT - TV và phòng Tƣ liệu Khoa

Thông tin - Thƣ viện trƣờng đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Chƣơng 2. Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại phòng

Tƣ liệu Khoa Thông tin- thƣ viện trƣờng ĐHKHXH&NV.

Chƣơng 3. Một số giải pháp phát triển sản phẩm và dịch vụ TT -

TV của Phòng Tƣ liệu Khoa trong thời gian tới.

7 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

NỘI DUNG

CHƢƠNG 1.

KHÁI QUÁT VỀ KHOA TT - TV VÀ PHÒNG TƢ LIỆU KHOA

TT -TV TRƢỜNG ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN

Vài nét về Khoa TT-TV

1.1.1. Chức năng và nhiệm vụ

Từ năm 1973, ngành Thông tin - Thƣ viện đã đào tạo tại khoa Lịch

sử trƣờng Đại học Tổng hợp (nay là Đại học Quốc gia Hà Nội).

Ngày 26 tháng 8 năm 1996 khoa Thông tin - Thƣ viện đã trở thành

Bộ môn trực thuộc trƣờng Đại học khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại

học Quốc gia Hà Nội.

Ngày 26 tháng 8 năm 2004 bộ môn Thông tin - Thƣ viện đã đƣợc

Giám đốc ĐHQGHN kí quyết định trở thành khoa Thông tin - Thƣ viện

trong trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

Khoa có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo bậc đại học và

sau đại học chuyên ngành Thông tin - Thƣ viện với các hệ : chính quy, tại

chức, chuyên tu, các lớp ngắn hạn…Ngoài ra Khoa Thông tin - Thƣ viện

còn đƣợc nhà trƣờng giao nhiệm vụ đào tạo tin học cơ sở và ứng dụng cho

sinh viên toàn trƣờng các hệ.

1.1.2. Đội ngũ cán bộ.

- Ban chủ nhiệm Khoa gồm có:

+ Chủ nhiệm Khoa: PGS.TS. Trần Thị Quý

+ Phó chủ nhiệm Khoa: ThS.GVC.Trần Hữu Huỳnh

- Các bộ môn thuộc Khoa:

8 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

+ Bộ môn Thông tin -Tƣ liệu:

Chủ nhiệm bộ môn là PGS.TS. Trần Thị Quý

+ Bộ môn Thƣ viện -Thƣ mục:

Chủ nhiệm bộ môn: TS. Nguyễn Huy Chƣơng

+ Bộ môn Tin học cơ sở và ứng dụng:

Chủ nhiệm bộ môn: ThS. Vũ Thị Hồng Vân

+ Phòng Tƣ liệu Khoa:

Cán bộ phụ trách: ThS. Đào Thị Uyên

+ Phòng Hành chính:

Cán bộ phụ trách: Bùi Thị Gấm

- Số lƣợng cán bộ khoa Thông tin - Thƣ viện hiện tại có 22 cán bộ cơ hữu

và 27 cán bộ kiêm nhiệm.

Trình độ cán bộ cơ hữu: 2 Phó giáo sƣ.Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ, 3 Nghiên

cứu sinh, 3 cán bộ đang học cao học. 100% số chuyên viên khoa đều tốt

nghiệp đại học chính quy (trong đó có 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ).

Trình độ của cán bộ kiêm nhiệm: 2 Phó giáo sƣ.Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ,

14 nghiên cứu viên và thạc sĩ.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức

9 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN

1.2. Tổ chức và hoạt động của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV

1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của phòng Tư liệu Khoa

Sự hình thành và phát triển của Phòng Tƣ liệu Khoa Thông tin -

Thƣ viện gắn liền với sự ra đời và trƣởng thành của Khoa. Năm 1996, Bộ

môn Thông tin - Thƣ viện thuộc trƣờng ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN

đƣợc tái lập và đến năm 2004 chính thức đƣợc công nhận là Khoa Thông

tin - Thƣ viện.

- Phòng tƣ liệu nằm trên tầng 4 nhà A thuộc trƣờng Đại học khoa

học xã hội và Nhân văn (phòng 409 nhà A).

- Phòng tƣ liệu khoa do Thạc sĩ Đào Thị Uyên phụ trách.

- Phòng mở cửa phục vụ các ngày thứ 2 và thứ 5 trong tuần.

10 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Tư liệu Khoa:

Phòng Tƣ liệu Khoa có chức năng cung cấp và đảm bảo nguồn

thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu và học tập của các cán

bộ, giảng viên và sinh viên Khoa Thông tin - Thƣ viện trƣờng

ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN.

Thu thập, bổ sung và trao đổi các tài liệu cần thiết đồng thời thu

nhận những ấn phẩm do Khoa xuất bản cũng nhƣ: Báo cáo khoa học, niên

luận, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên các khóa bảo vệ tại Khoa.

Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Khoa.

Tổ chức phục vụ thông tin tƣ liệu cho giảng viên, sinh viên trong

Khoa và ngoài khoa sử dụng thuận lợi hiệu quả.

1.2.3. Cơ sở vật chất và vốn tài liệu

1.2.3.1. Cơ sở vật chất

- Diện tích phòng khoảng 24 m2 đƣợc thiết kế thoáng mát. Đƣợc

chia làm hai phòng nhỏ: Phòng xử lý nghiệp vụ và kho; Phòng phục vụ

bạn đọc.

Phòng xử lý nghiệp vụ và kho là dạng kho kín, chỉ có cán bộ phòng

Tƣ liệu mới đƣợc phép vào phòng này để tìm kiếm tài liệu.

Phòng phục vụ bạn đọc ở dƣới dạng kho mở, bạn đọc có thể đến tra

tìm tài liệu, đọc tại chỗ tài liệu đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu.

- Phòng tƣ liệu khoa Thông tin- Thƣ viện có cơ sở vật chất khá đầy

đủ: Phòng có 3 máy tính đã nối mạng LAN và mạng INTERNET, có 5 giá

sách, 1 tủ trƣng bày báo, tạp chí, 4 bộ bàn ghế, 1 máy điều hòa nhiệt độ,

phần mềm quản lý thƣ viện WinISIS.

11 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Nhƣ vậy, phòng tƣ liệu đã trang bị đầy đủ cơ sở vật chất nhằm đáp

ứng nhu cầu tra cứu phục vụ bạn đọc.

1.2.3.2. Vốn tài liệu

- Tài liệu chuyên ngành TT - TV: Đây là tài liệu cần thiết phục vụ

cho bạn đọc để bạn đọc có thể nghiên cứu và học tập. Những tài liệu chủ

yếu là tài liệu chuyên ngành TT - TV và các ngành khoa học khác có liên

quan nhƣ Công nghệ thông tin, Lƣu trữ học,...

Số lƣợng sách và các loại tài liệu khác ở phòng tƣ liệu khoa khá

phong phú và đa dạng gồm các loại sách khổ lớn, nhỏ, và khổ vừa. Đó vừa

là sách tham khảo vừa là giáo trình.

- Tài liệu thực hành cho sinh viên: Bao gồm tất cả các sách báo

bằng tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Anh...về tất cả các lĩnh vực nhƣ: Toán

học, Vật lý, Văn học, Các sách về Chính trị học,...phục vụ việc thực hành

các kỹ năng xử lý thông tin của sinh viên.

Ngoài những tài liệu trên, phòng Tƣ liệu còn có một lƣợng tài liệu

xám với số lƣợng lớn gồm các công trình nghiên cứu khoa học của sinh

viên chuyên ngành TT - TV nhƣ Niên luận, Khóa luận, các công trình

nghiên cứu khoa học,...

1.2.4. Người dùng tin

1.2.4.1. Người dùng tin

Bất kể hệ thống thƣ viện nào cũng đều phải phát triển với sự tham

khảo ý kiến của ngƣời dùng tin vì họ là một trong những thành tố cấu

thành nên hệ thống TT - TV. Ngƣời dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò

quan trọng trong hoạt động thông tin, họ vừa là khách hàng đồng thời

cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới.

12 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV có đối tƣợng ngƣời dùng tin là tất cả

cán bộ, giảng viên, sinh viên khoa TT - TV trƣờng ĐHKHXH&NV và các

bạn đọc ở ngoài khoa.

Từ năm 2005, khoa TT - TV bắt đầu đào tạo hệ cao học thì phòng

Tƣ liệu còn có nhiệm vụ phục vụ các học viên cao học, vì vậy trong môi

trƣờng mới mà đối tƣợng phục vụ có trình độ cao nhƣ vậy đòi hỏi cao hơn

về tài liệu cũng nhƣ phƣơng thức phục vụ.

1.2.4.2. Nhu cầu tin của người dùng tin

Bạn đọc đến phòng Tƣ liệu Khoa hầu hết là sinh viên Khoa TT -

TV và các thầy cô giáo trong Khoa với các nhu cầu chủ yếu sau:

Phòng Tƣ liệu Khoa có nguồn tài liệu xám rất phong phú với các

báo cáo khoa học, niên luận, khóa luận của sinh viên các khóa vì vậy bạn

đọc đến phòng Tƣ liệu để khai thác các tài liệu xám có giá trị để học tập,

đúc rút kinh nghiệm của ngƣời đi trƣớc nhằm tạo hƣớng nghiên cứu mới

cho mình và đề tài của mình đƣợc thiết thực hơn.

Hơn nữa, phòng Tƣ liệu còn có nhiều tài liệu chuyên ngành TT -

TV nhƣ các bảng phân loại BBK, DDC, đề mục chủ đề, định từ

khóa,...bạn đọc đến phòng Tƣ liệu Khoa để có thể mở rộng và nâng cao

trình độ chuyên môn của mình.

Ngoài ra, bạn đọc đến phòng Tƣ liệu còn để đọc các báo, tạp chí ra

hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để mở rộng kiến thức về kinh tế, văn

hóa, chính trị xã hội, nắm bắt đƣợc những thông tin cập nhật về ngành

nghề TT - TV.

Các sinh viên trong khoa còn có nhu cầu cần có một không gian yên

tĩnh, đủ rộng để nghiên cứu và đƣợc thực hành các kỹ năng chuyên môn

của ngành TT - TV nhƣ: phân loại, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, xây

dựng các thƣ mục,...Tuy nhiên, phòng Tƣ liệu Khoa chỉ mới có thể cung

13 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

cấp đƣợc những tài liệu chuyên ngành và các tài liệu giúp sinh viên có thể

thực hành một cách hiệu quả nhất.

Hiện nay bạn đọc đến phòng Tƣ liệu Khoa thƣờng phải tra tìm trên

các phiếu danh mục khóa luận, niên luận hay nghiên cứu khoa học, việc

này mất rất nhiều thời gian và công sức, vì nhu cầu tin của ngƣời dùng tin

là việc tra tìm tài liệu phải đƣợc tiến hành nhanh chóng và chính xác. Đặc

biệt là sinh viên năm 3 và 4, sinh viên đƣợc học và nghiên cứu về nhiều

môn chuyên ngành, làm niên luận, khóa luận tốt nghiệp nên nhu cầu tin

của họ rất cao. Sinh viên thƣờng tra cứu tìm tin bằng hình thức truyền

thống nhƣ: sử dụng danh mục tài liệu của phòng, đọc tài liệu tại chỗ,...

Hơn nữa trong thời đại ngày nay, đổi mới phƣơng pháp giáo dục

trong nhà trƣờng từ đào tạo niên chế sang phƣơng thức đào tạo theo tín

chỉ, thực hiện quá trình dạy học thành quá trình tự học của sinh viên. Đối

với giảng viên, cần cung cấp cho sinh viên những tài liệu cần thiết có liên

quan đến nội dung bài giảng để sinh viên tự nghiên cứu bổ sung kiến thức.

Do vậy để đáp ứng đƣợc tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin là

một nhiệm vụ quan trọng của mỗi thƣ viện nói chung và của phòng Tƣ

liệu Khoa nói riêng. Phòng Tƣ liệu đã và đang cố gắng phục vụ một cách

tốt nhất, nhanh chóng nhất các nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng

của bạn đọc.

1.2.5. Quy trình nghiệp vụ và nhân sự

1.2.5.1. Nhân sự

Hiện nay, phòng Tƣ liệu Khoa chỉ có một cán bộ có học vị thạc sĩ

chuyên ngành TT - TV vừa làm trợ lý đào tạo chính quy, vừa làm cán bộ

chuyên trách làm tất cả các công việc của phòng Tƣ liệu.

Phòng Tƣ liệu là một phòng tổng hợp tập trung toàn bộ các công

đoạn của Thƣ viện nhƣ: bổ sung, đăng ký, mô tả, phân loại, phục vụ bạn

14 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

đọc,...vì vậy cán bộ thƣ viện phải đảm nhiệm toàn bộ các công đoạn của

dây chuyền thông tin tƣ liệu. Việc này gây khó khăn cho cả phòng Tƣ liệu

lẫn cán bộ vì cán bộ phải làm quá nhiều việc của phòng hơn nữa công việc

trợ lý đào tạo chiếm gần hết thời gian cho công việc chuyên môn. Do vậy,

cần bổ sung thêm cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công việc của phòng Tƣ

liệu Khoa, phòng Tƣ liệu Khoa mới có trở thành phòng Tƣ liệu đúng

nghĩa, phục vụ đông đảo cho sinh viên và cán bộ của khoa cũng nhƣ đáp

ứng đƣợc nhu cầu tin của tất cả bạn đọc trong và ngoài khoa.

1.2.5.2. Quy trình nghiệp vụ

Phòng Tƣ liệu Khoa tập trung tất cả các công việc của một thƣ viện,

đó là các công việc nhƣ: Tiếp nhận tài liệu mới (Bổ sung tài liệu), Vào sổ

đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, xử lý tài liệu, phân loại tài liệu, mô tả

tài liệu theo tiêu chuẩn ISBD, lƣu trữ tài liệu (Xếp giá) và đƣa vào phục

vụ. Tất cả các khâu trên đều đƣợc thực hiện nhƣ một chu trình khép kín.

15 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

u ấ d

u ệ i l i à t

D B S I

B C K Đ ổ s

u ệ i l i à t ả t

u ệ i l i à t i ạ o l

o e h t

g n ó Đ

ô M

Chu trình đường đi của tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV

o à V

n â h P

h n a h n

n ơ đ

o e h t i ạ o l

t á u q g n ổ T ổ s

ý l ử X

B X h n ì h i ạ o l

a ó h u ế i h c i ố Đ

n â h P

o à V

o h k

a ó h ó c

n â h P

n ơ đ

ý l ử X

i

V T

-

u ệ i l i à T

g n ò h P

T T a o h K u ệ i l

đ g n ờ ƣ đ h n ì r t u h C

ƣ T

i ớ m

i ạ t u ệ i l i à T a ủ c

u ệ i l i à t n ậ h n p ế i T

á i g

p ế X

c ú h t t ế K

Bắt đầu

16 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Trong quy trình nghiệp vụ thì khâu xử lý và biên mục tài liệu là rất

quan trọng, đây là khâu giúp tài liệu đến đƣợc với NDT. Thông tin chỉ có

giá trị khi đã đƣợc xử lý và đƣợc đƣa vào tìm kiếm sử dụng.

Xử lý thông tin là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định hiệu

quả và chất lƣợng của phòng Tƣ liệu Khoa. Việc xử lý thông tin chính

xác, nhất quán sẽ đem lại các sản phẩm thông tin có giá trị, giúp NDT tiếp

cận, khai thác và sử dụng kho tin một cách dễ dàng.

Với số lƣợng tài liệu ngày càng gia tăng nhƣ hiện nay, NDT gặp

khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Vì

vậy, công tác xử lý thông tin sẽ giúp NDT nắm bắt đƣợc thông tin cơ bản

của tài liệu, từ đó có thể lựa chọn nhanh chóng và chính xác tài liệu phù

hợp với yêu cầu của mình. Công tác xử lý tài liệu là cầu nối giữa NDT và

các nguồn tin, giúp cho họ định hƣớng đƣợc chiến lƣợc tìm tin, tiếp cận

đến tài liệu một cách nhanh chóng và kịp thời.

Đối với phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV khi chuyển đổi phƣơng thức

phục vụ NDT từ truyền thống sang hiện đại thì công tác xử lý thông tin

ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết.

Tất cả các tài liệu sau khi nhập vào kho qua công tác bổ sung sẽ

đƣợc tiến hành xử lý tài liệu. Sau khi tiến hành phân loại sơ bộ, xử lý kỹ

thuật, xử lý hình thức, xử lý nội dung và cuối cùng là xếp giá để phục vụ

bạn đọc.

Đầu tiên trong công tác xử lý tài liệu của phòng Tƣ liệu Khoa là

công tác xử lý kỹ thuật, trong đó việc tiếp nhận tài liệu là công đoạn đầu

tiên, sau đó là đăng ký tài liệu. Quá trình này bao gồm đăng ký tổng quát

và đăng ký cá biệt, đây là việc làm cần thiết hết sức quan trọng giúp cho

phòng Tƣ liệu quản lý đƣợc tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo kịp thời

17 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

cho các cấp quản lý, lãnh đạo biết rõ hiện trạng vốn tài liệu đang đƣợc lƣu

giữ trong kho.

+ Đăng ký tổng quát: Là đăng ký theo từng lô sách, từng đợt sách

bổ sung hoặc nhập vào phòng Tƣ liệu theo chứng từ và đƣợc vào sổ đăng

ký tổng quát. Các thông tin đƣợc biết qua sổ đăng ký tổng quát là: Tổng số

tài liệu có trong kho tƣ liệu ở một thời điểm nhất định; tổng số tiền của

toàn bộ vốn tài liệu của phòng Tƣ liệu; số lƣợng tài liệu có trong kho theo

từng môn loại, ngôn ngữ.

+ Đăng ký cá biệt: Là đăng ký từng tài liệu riêng biệt đƣợc nhập

vào phòng Tƣ liệu, mỗi tài liệu đƣợc tính là một đơn vị độc lập. Các thông

tin đƣợc biết qua sổ đăng ký cá biệt là: Thông tin cụ thể về từng cuốn

sách: Tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền,...dùng

kiểm kê hàng năm để từ đó ngƣời cán bộ thƣ viện biết đƣợc tài liệu nào

còn hay bị mất trong kho.

Việc đăng ký tài liệu tại phòng Tƣ liệu Khoa đƣợc thực hiện bằng

sổ đăng ký cá biệt. Các thao tác và nguyên tắc tiến hành đăng ký tài liệu

trong sổ đăng ký cá biệt tuân thủ theo đúng quy định. Mỗi cuốn tài liệu

đăng ký theo một dòng, mỗi trang đăng ký 25 cuốn tài liệu, mỗi sổ đăng

ký 2.000 cuốn bao gồm các thông tin: Ngày đăng ký, tên tác giả, nơi xuất

bản, năm xuất bản, kiểm kê, giá tiền, ghi chú. Mỗi loại tài liệu có một sổ

đăng ký cá biệt. Hiện tại, phòng Tƣ liệu Khoa có 6 quyển đăng ký cá biệt

riêng biệt: Sổ đăng ký cá biệt Sách khổ lớn, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ

vừa, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ nhỏ, sổ đăng ký cá biệt Niên luận, sổ

đăng ký cá biệt Khóa luận, sổ đăng ký cá biệt Báo cáo khoa học.

Tiếp đến là xử lý vật lý. Gồm các công đoạn: Đóng dấu, ghi chỉ số

xếp giá vào trang tên sách và trang thứ 17. In và dán nhãn (Ký hiệu kho).

Nhãn tài liệu tại phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV mang tên khoa và trƣờng.

Nhãn tài liệu đƣợc dán vào gáy tài liệu với khoảng cách 2.5cm từ đáy dƣới

18 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

chiều cao của tài liệu. Có tài liệu quá mỏng nhƣ báo cáo khoa học, niên

luận của sinh viên thì nhãn đƣợc dán vào mặt sau của tài liệu. Nhãn tài

liệu chứa các thông tin về cơ quan lƣu giữ tài liệu, ngôn ngữ, dạng tài liệu

và số đăng ký cá biệt của tài liệu, đó cũng là vị trí xếp giá của tài liệu. Ký

hiệu xếp giá dựa theo khổ cỡ kết hợp số đăng ký cá biệt.

VL - Sách tiếng Việt khổ lớn

VV - Sách tiếng Việt khổ vừa

KL - Khóa luận

NL - Niên luận

BCKH - Báo cáo khoa học

Ví dụ:

Ký hiệu xếp giá cho sách tiếng Việt khổ lớn

TRƢỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV

PHÕNG TƢ LIỆU

VL

32

19 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

TRƢỜNG ĐHKHXH&NV

Ký hiệu xếp giá cho sách tiếng Việt khổ vừa

KHOA TT - TV

PHÕNG TƢ LIỆU

VV

136

TRƢỜNG ĐHKHXH&NV

Ký hiệu xếp giá cho Khóa luận

KHOA TT - TV

PHÕNG TƢ LIỆU

KL

467

TRƢỜNG ĐHKHXH&NV

Ký hiệu xếp giá cho Niên luận

KHOA TT - TV

PHÕNG TƢ LIỆU

NL

515

20 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

TRƢỜNG ĐHKHXH&NV

Ký hiệu xếp giá cho Báo cáo khoa học

KHOA TT - TV

PHÕNG TƢ LIỆU

BCKH

432

Thứ hai là quy trình xử lý thông tin. Quy trình này gồm hai công

đoạn đó là xử lý hình thức và xử lý nội dung.

Xử lý hình thức là quá trình nhận dạng và lựa chọn những đặc trƣng

hình thức của tài liệu, trình bày chúng theo một trật tự nhất định nhằm tổ

chức kho tin, biên soạn thƣ mục, bổ sung, đăng ký và thiết lập các điểm

khai thác tin theo tiêu đề mô tả.

Phòng Tƣ liệu Khoa đã sử dụng quy tắc mô tả tài liệu theo ISBD để

biên mục mô tả tài liệu. Phòng Tƣ liệu đã sử dụng để mô tả những loại tài

liệu cụ thể. Mô tả công trình, tài liệu nghiên cứu khoa học (Khóa luận tốt

nghiệp, Niên luận, Báo cáo khoa học).

Mô tả theo ISBD đƣợc thể hiện nhƣ sau:

Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan

đề/ Thông tin về trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản/ Thông tin trách

nhiệm liên quan đến lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Cơ quan xuất bản, Năm

xuất bản.- Số trang: Hình bản; khổ cỡ + Tài liệu kèm theo

Phụ chú

ĐKCB

21 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Ví dụ: Phiếu mô tả cho Khóa luận:

Vũ Huy Thắng

Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin

tại thƣ viện Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội/ Vũ Huy

Thắng; Nghd. ThS. Nguyễn Văn Hành.- H.: Khoa Thông

tin - Thƣ viện, 2006.- 61Tr + Phụ lục

ĐKCB: KL- 559

Công đoạn thứ hai trong quy trình xử lý thông tin là xử lý nội dung.

Xử lý nội dung là quá trình phân tích nội dung tài liệu, đây là khâu khó

khăn và phức tạp nhất gồm các công đoạn nhƣ: Phân loại, định từ khóa,

định chủ đề, tóm tắt. Mục đích của việc xử lý nội dung tại phòng Tƣ liệu

Khoa là giúp cho NDT nắm bắt đƣợc nội dung chính của tài liệu; giúp cho

việc sắp xếp, lƣu giữ thông tin, tìm kiếm tài liệu; giúp cho tiến hành lựa

chọn để duy trì hay thanh lý tài liệu một cách chính xác.

Kết quả của quá trình xử lý về hình thức và nội dung của tài liệu tại

phòng Tƣ liệu Khoa đã tạo ra các biểu ghi thƣ mục, mục lục tra cứu và các

CSDL,đó là các SP TT - TV.

Quy trình xử lý và biên mục tài liệu là khâu chính trong chu trình

đƣờng đi của tài liệu, đây cũng là khâu quan trọng nhất của quá trình. Do

vậy, phòng Tƣ liệu Khoa luôn luôn chú trọng đến vấn đề này, ngày càng

có những giải pháp để cải thiện, đổi mới quy trình này, có làm tốt quy

trình này mới có thể có đƣợc những SP - DV mang chất lƣợng tốt nhất,

phục vụ hiệu quả nhu cầu tin ngày một đa dạng, phong phú của NDT.

22 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

CHƢƠNG 2.

THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI

PHÒNG TƢ LIỆU KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN ĐHKHXH&NV

2.1. Sản phẩm thông tin thƣ viện

2.1.1. Vai trò của sản phẩm thông tin- thư viện

Đã từ lâu vấn đề SP - DV thông tin của một cơ quan TT - TV luôn

nhận đƣợc sự quan tâm chú ý. Chất lƣợng của SP - DV TT - TV là một

trong những yếu tố đánh giá chất lƣợng công tác phục vụ bạn đọc của một

cơ quan TT - TV đó.

SP - DV là kết quả trực tiếp của hoạt động TT - TV. Mỗi cơ quan

có sản phẩm và dịch vụ riêng nhằm kết nối giữa bạn đọc và tài liệu. Do

vậy nó có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động TT - TV.

Có thể định nghĩa SP TT - TV nhƣ sau: “Sản phẩm thông tin, thư

viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin, do một cá nhân/ tập thể nào

đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng tin.”

Cũng giống nhƣ thuật ngữ sản phẩm, dịch vụ là một thuật ngữ đƣợc

sử dụng trƣớc tiên và chủ yếu trong lĩnh vực kinh tế học và thực tiễn hoạt

động của nhiều lĩnh vực trong xã hội. DV TT - TV đƣợc định nghĩa nhƣ

sau: “Dịch vụ thông tin thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa

mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ

quan thông tin thư viện.”

Từ định nghĩa trên cho thấy các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ

viện luôn gắn với hoạt động TT - TV cũng nhƣ các hoạt động xã hội khác.

Do vậy, vai trò của sản phẩm và dịch vụ TT - TV đóng góp dƣới nhiều

góc độ khác nhau:

23 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

+ Xét theo mục đích sử dụng: Sản phẩm và dịch vụ TT - TV đƣợc

xem là tập hợp công cụ, phƣơng tiện, kết quả hoạt động do cơ quan thông

tin tạo ra để thực hiện việc xác định, truy nhập, khai thác, quản lý các

nguồn nhằm đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.

+ Xét từ góc độ hoạt động: Sản phẩm và dịch vụ TT - TV đƣợc xem

là thƣớc đo phản ánh kết quả và hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông

tin, là yếu tố cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan thông tin.

+ Xét từ góc độ chuyên gia thông tin: Sản phẩm và dịch vụ TT - TV

đƣợc xem là hệ thống các công cụ, phƣơng tiện hoạt động nhằm hƣớng

ngƣời dùng tin thực hiện việc chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan thông

tin, là yếu tố phản ánh trình độ của hoạt động thông tin, phản ánh vai trò

của thông tin với quá trình phát triển.

+ Đối với ngƣời dùng tin: Các sản phẩm và dịch vụ TT - TV giúp

họ lựa chọn thông tin mà mình cần, biết thông tin đó có ở thƣ viện hay

không và cách khai thác nó nhƣ thế nào. Ngƣời dùng tin thông qua những

công cụ tra cứu mà họ đƣợc thỏa mãn nhu cầu tin.

Đối với phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV trƣờng ĐHKHXH&NV, sản

phẩm và dịch vụ TT - TV không chỉ giúp bạn đọc tìm kiếm thông tin mà

nó còn giúp cho cán bộ thƣ viện, quản lý, kiểm soát nguồn tin và cung cấp

chúng tới ngƣời dùng tin. Sản phẩm và dịch vụ TT - TV còn là công cụ để

phòng Tƣ liệu phổ biến, giới thiệu và bổ sung những tài liệu chƣa đáp ứng

đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin.

2.1.2 Các sản phẩm thông tin- thư viện tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV

trường ĐHKHXH&NV

2.1.2.1. Tài liệu nội sinh:

- Tài liệu chuyên ngành thông tin- thƣ viện

24 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Đây là tài liệu cần thiết cho bạn đọc để nghiên cứu và học tập.

Những tài liệu này chủ yếu là về lĩnh vực thông tin - thƣ viện và các

ngành khoa học có liên quan nhƣ: Công nghệ thông tin, Lƣu trữ học,... Số

lƣợng sách và các loại tài liệu khác ở phòng tƣ liệu khoa khá phong phú

và đa dạng gồm các loại sách khổ lớn, nhỏ và khổ vừa. Đó vừa là sách

tham khảo vừa là giáo trình. Tài liệu chuyên ngành gồm:

+ Sách khổ vừa: 445 bản

+ Sách khổ lớn: 590 bản

+ Sách khổ nhỏ: 03 bản

+ Báo, tạp chí: có trên 10 loại báo và tạp chí ra định kỳ đƣợc bổ

sung thƣờng xuyên nhƣ: Bản tin điện tử, Tạp chí khoa học, Tập san thƣ

viện,...

- Tài liệu thực hành cho sinh viên: Bao gồm tất cả các sách báo bằng tiếng

Việt, tiếng Nga, tiếng Anh...về tất cả các lĩnh vực nhƣ: Toán học, Vật lý,

Văn học, các sách về chính trị học,...phục vụ việc thực hành các kỹ năng

xử lý thông tin của sinh viên. Đến mỗi giờ thực hành, sinh viên có thể lên

lấy sách trên phòng Tƣ liệu để thực hành, phục vụ cho bài học của mình.

- Khóa luận: 883 bản

- Niên luận: 587 bản

- Báo cáo khoa học: 590 bản

- Kỷ yếu hội nghị khoa học của khoa và của Trƣờng.

- Danh mục các công trình nghiên cứu khoa học.

2.1.2.2. Cơ sở dữ liệu

Khi nói đến SP TT hiện đại chúng ta nhận thấy sự có mặt của

CNTT. Các sản phẩm mới, hiện đại ra đời dựa trên những ứng dụng của

25 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

máy tính đã làm thay đổi phƣơng thức, cách thức hoạt động của một thƣ

viện truyền thống. Nhờ có điều này mà đã tạo ra hiệu quả to lớn, tiết kiệm

đáng kể công sức, thời gian của cán bộ thƣ viện và NDT. Tại các thƣ viện

lớn trên thế giới thì SP - DV thông tin hiện đại đã rất phát triển và ở Việt

Nam một số thƣ viện lớn cũng đã xây dựng đƣợc nhiều SP TT hiện đại, đa

dạng và phong phú nhƣ: CSDL, tài liệu điện tử, mục lục trực tuyến, mục

lục đọc máy, trang chủ. Đó là các thƣ viện nhƣ: Thƣ viện Quốc gia Việt

Nam, Trung tâm TT - TV ĐHQGHN, Trung tâm TT - TV trƣờng Đại học

Bách Khoa Hà Nội,...

Hiện nay, phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV đang trong quá trình ứng

dụng CNTT và phát triển các SP TT hiện đại. Phòng Tƣ liệu đã bắt đầu

ứng dụng tự động hóa trong hoạt động TT - TV với nguyên tắc "xử lý một

lần, sử dụng nhiều lần" cho phép sử dụng kết quả của quá trình xử lý

thông tin để tạo ra những sản phẩm thông tin hiện đại, đa dạng và phong

phú tùy theo mục đích sử dụng thông tin và nhu cầu của NDT

Phòng Tƣ liệu đã tạo lập đƣợc cơ sở dữ liệu CDS/ ISIS về báo cáo

Khoa học, Niên luận, Khóa luận.

Phòng Tƣ liệu Khoa sử dụng phần mềm CDS/ ISIS FOR

WINDOWS miễn phí của UNESCO. Đây là phần mềm lƣu trữ và tìm tin

truyền thống, phổ biến, hợp lý, hạn chế chi phí tốn kém. Phòng Tƣ liệu đã

và đang tiến hành xây dựng CSDL, nhập biểu ghi cho tài liệu để lƣu trữ và

tìm tin trên máy tính. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin vào phiếu nhập tin

(phiếu tiền máy), cán bộ thƣ viện tiến hành nhập tin trên phần mềm WIN/

ISIS để tạo CSDL phục vụ lƣu trữ và tìm tin. Phòng Tƣ liệu Khoa đã xây

dựng đƣợc 3 CSDL với hơn 1.000 biểu ghi cho Khóa luận, Niên luận, Báo

cáo khoa học. Trong đó :

26 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

STT CSDL Số biểu ghi

1 Khóa luận 883

2 Báo cáo khoa học 530

3 Niên luận 515

5 Tổng số 1.928

Phần mềm Win/ISIS hiển thị các biểu ghi nhƣ sau:

- Biểu ghi Khóa luận:

27 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

- Biểu ghi Báo cáo Khoa học:

28 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

- Biểu ghi Niên luận:

Các biểu ghi này có trong các CSDL để ngƣời dùng tin tra cứu, tìm

tài liệu nhanh chóng trên máy tính hoặc đƣợc in ra cho vào các hộp phích

tra cứu xếp trong các tủ mục lục. Hiện nay, do phòng chƣa có diện tích và

kinh phí nên chƣa xây dựng đuợc các tủ phích mục lục mà chỉ sử dụng các

danh mục Khóa luận, Niên luận, Báo cáo khoa học của các khóa ( Từ K40

trở lại đây).

2.1.2.3. Tài liệu ngoại sinh:

Đó là các ấn phẩm đƣợc các cơ quan, các tổ chức thƣ viện tặng cho

phòng Tƣ liệu nhƣ sách, báo, tạp chí,...

Đây là loại tài liệu có đƣợc sự trao đổi, tặng biếu của những cơ

quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân...có mối quan hệ hợp tác với khoa. Loại tài

29 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

liệu có số lƣợng lớn trong kho do các cơ quan nhƣ: Tạp chí Thông tin - Tƣ

liệu, Tạp chí Khoa học, Bản tin điện tử của ĐHQGHN,...

Ngoài ra, nguồn tài liệu đƣợc biếu tặng từ các công trình đƣợc xuất

bản của cán bộ, giảng viên, sinh viên đang công tác và học tập tại khoa,

nhƣ những tài liệu của các Phó Giáo sƣ, Tiến sĩ nhƣ: PGS.TS. Vũ Văn

Nhật, PGS.TS. Trần Thị Quý, TS. Nguyễn Huy Chƣơng, ...

Ngoài các nguồn biếu tặng, phòng Tƣ liệu còn mua thêm tài liệu.

Đây là phƣơng thức bổ sung tài liệu chủ động, thƣờng xuyên. Kinh phí

đƣợc Ban chủ nhiệm Khoa ký duyệt để mua những tài liệu phục vụ cho

nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Hàng năm, số lƣợng mua tài liệu cũng

không nhiều lắm, khoảng 20 đến 50 cuốn cho một tài liệu. Ví dụ, phòng

Tƣ liệu đặt mua 50 cuốn “Ngƣời giữ lửa tình yêu”, và đặt mua định kỳ các

số báo, tạp chí chuyên ngành thƣờng xuyên và đều đặn.

Phòng Tƣ liệu Khoa đã đƣợc kết nối mạng INTERNET và mạng

LAN trong phạm vi toàn trƣờng, đây là nguồn tin điện tử chứa cả một kho

tin khổng lồ của nhân loại. Thông qua mạng INTERNET và mạng LAN

này, phòng Tƣ liệu Khoa sẽ có thể trao đổi, chia sẻ, khai thác thông tin

của các phòng Tƣ liệu khác trong trƣờng ĐHKHXH&NV và trung tâm TT

- TV ĐHQGHN.

2.1.2.4. Hệ thống mục lục

Hệ thống mục lục nằm trong hệ thống tra cứu truyền thống, còn

đƣợc gọi là mục lục truyền thống. Mục lục truyền thống là danh mục các

tài liệu của cơ quan TT - TV đƣợc thể hiện trên các tờ phiếu, đƣợc sắp xếp

theo một trình tự nhất định, phản ánh vốn tài liệu của một cơ quan đó.

Thông thƣờng hệ thống mục lục là những phiếu in của tài liệu đƣợc đóng

thành quyển hoặc để trong các hộp phích (mục lục phích tra cứu). NDT

30 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

trực tiếp sử dụng hệ thống mục lục để tìm tài liệu phù hợp sau đó đƣa yêu

cầu cho ngƣời cán bộ thủ thƣ.

Hệ thống mục lục tra cứu của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV đƣợc tổ

chức theo hệ thống mục lục chữ cái, bao gồm:

+ Mục lục dạng phiếu

+ Mục lục dạng sách: Các phiếu mô tả các tài liệu đƣợc in thành

quyển sắp xếp theo tên tài liệu, tên tác giả hoặc số đăng ký cá biệt. Do

không có diện tích và chƣa đƣợc đầu tƣ kinh phí nên phòng chƣa xây

dựng đƣợc hệ thống mục lục phích tra cứu.

2.1.2.5. Tài liệu tra cứu

Tài liệu kinh điển: Đây là tài liệu chỉ đạo vô cùng quan trọng đối

với bất kỳ cơ quan TT - TV. Hiện nay, phòng Tƣ liệu Khoa có các cuốn

tài liệu kinh điển nhƣ: “C. Mac và Ph. Ănghen toàn tập”, “Hồ Chí Minh

toàn tập”,...Những tài liệu này chủ yếu sử dụng, phục vụ cho cán bộ, giảng

viên trong khoa.

Tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nƣớc: Gồm các văn kiện của

Đảng và Nhà nƣớc ban hành nhƣ: Pháp luật, hiến pháp, luật, pháp lệnh,

chỉ thị, nghị quyết,...

2.1.2.6. Danh mục

Danh mục là một bảng liệt kê cho phép xác định đƣợc thông tin về

một/ một nhóm đối tƣợng nào đó thuộc lĩnh vực hoạt động xã hội hoặc

khu vực địa lý.

Phòng Tƣ liệu Khoa đã lập các bảng Danh mục tài liệu về Khóa

luận, Niên luận, Báo cáo khoa học để bạn đọc có thể nhìn vào đó, biết

đƣợc thông tin của tài liệu, tiện cho việc tra cứu. (Xem phần Phụ lục).

31 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

2.2. Dịch vụ thông tin - thƣ viện

2.2.1. Các dịch vụ thông tin - thư viện tại phòng Tư liệu Khoa Thông

tin- thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng vậy, muốn hoạt động có hiệu

quả, có chất lƣợng nhằm phục vụ một cách tốt nhất nhu cầu tin của bạn

đọc thì cơ quan thông tin đó ngoài việc phát triển các sản phẩm thông tin

ra thì còn cần mở rộng phát triển các dịch vụ thông tin. Dịch vụ thông tin

chính là một tiêu chí đánh giá sự phát triển của một cơ quan TT - TV bởi

việc đáp ứng nhu cầu tin phù hợp với yêu cầu tin của bạn đọc, thƣớc đo

đánh giá chất lƣợng hoạt động của cơ quan TT - TV đó.

Dịch vụ TT - TV bao gồm các hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu

thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan TT - TV nói

chung. Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin là thuộc nhóm nhu

cầu tinh thần. Có nhu cầu chỉ cần ở mức giúp ngƣời sử dụng trao đổi đƣợc

thông tin, trong khi đó có nhu cầu ngoài việc trao đổi thông tin, ngƣời sử

dụng dịch vụ còn cần đƣợc cung cấp những thông tin cần thiết để thỏa

mãn nhu cầu của họ.

Để làm thỏa mãn nhu cầu thông tin của bạn đọc, phòng Tƣ liệu đã

không ngừng đổi mới chất lƣợng dịch vụ nhằm cung cấp cho bạn đọc

những thông tin hữu hiệu nhất, phát triển những dịch vụ phù hợp với các

sản phẩm, tạo thành một kênh trao đổi thông tin thống nhất giữa bạn đọc

và phòng Tƣ liệu Khoa.

Dịch vụ TT - TV của Phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV bao gồm:

2.2.1.1. Dịch vụ mượn trả tài liệu

Bạn đọc có thể đến phòng Tƣ liệu để mƣợn tài liệu, bạn đọc

tìm tài liệu và ghi vào phiếu yêu cầu, cán bộ thủ thƣ sẽ tìm tài liệu. Khi

mƣợn tài liệu yêu cầu trình thẻ sinh viên hoặc chứng minh thƣ nếu là sinh

32 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

viên ngoài khoa. Đây là một điều đặc biệt vì hầu hết các phòng Tƣ liệu

của các Khoa trong trƣờng ĐHKHXH&NV đều phục vụ sinh viên theo

phƣơng thức đọc tại chỗ, chỉ riêng phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV là cho

mƣợn tài liệu về nhà. Khi tham gia dịch vụ này, bạn đọc phải chấp hành

theo đúng nội quy do cán bộ quản lý phòng Tƣ liệu đề ra:

- Có thẻ sinh viên, thẻ thƣ viện hoặc chứng minh thƣ, giấy giới

thiệu (nếu là sinh viên ngoài khoa).

- Không cho ngƣời khác mƣợn thẻ.

- Ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu mƣợn.

- Mỗi lần mƣợn tối đa 2 cuốn, trong thời gian là 15 ngày. Nếu trả

muộn sẽ không đƣợc mƣợn tài liệu về nhà.

- Khi mất sách thì phải mua lại một cuốn mới, nếu không sẽ xử phạt

hành chính theo quy định của thủ thƣ.

- Khi muốn photo tài liệu phải có sự cho phép của cán bộ quản lý

phòng Tƣ liệu Khoa.

Phƣơng thức phục vụ này tạo điều kiện cho sinh viên có thời gian

nghiên cứu sâu về tài liệu, phục vụ đắc lực cho học tập và nghiên cứu.

Tuy nhiên, số lƣợng tài liệu của phòng Tƣ liệu chƣa đƣợc phong phú, đa

dạng, nên lƣợng ngƣời dùng tin đến đây còn ít, chủ yếu sinh viên lên

mƣợn tài liệu phục vụ cho quá trình nghiên cứu khoa học, làm niên luận,

khóa luận. Để dịch vụ này hoạt động đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, cần

phải có chính sách bổ sung hợp lý, thanh lọc những tài liệu không cần

thiết để diện tích kho bổ sung những tài liệu mới.

Sinh viên đến phòng Tƣ liệu ghi vào phiếu yêu cầu, nhìn vào phiếu

yêu cầu, cán bộ phòng Tƣ liệu sẽ tìm tài liệu. Mẫu phiếu yêu cầu đƣợc thể

hiện:

33 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Phòng Tƣ liệu Khoa Thông tin – Thƣ viện

Phiếu yêu cầu

Họ tên sv: Khóa: Tên tài liệu: Tác giả: Ký hiệu kho: Ký tên sv:

Với phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ, số lƣợng sinh viên đến phòng

Tƣ liệu tìm tài liệu đông hơn. Sinh viên chủ yếu tìm các tài liệu chuyên

ngành, phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu. Trong những ngày

phục vụ sinh viên, trung bình lƣợt sinh viên đến tìm tài liệu khá đông,

khoảng 10 lƣợt sinh viên. Giờ cao điểm là những đợt sinh viên tham gia

nghiên cứu khoa học, làm các bài tập chuyên ngành do giáo viên yêu cầu.

Ngoài cách mƣợn truyền thống đó, bạn đọc đến phòng Tƣ liệu Khoa

có thể mƣợn tài liệu bằng cách tra cứu tài liệu trên máy tính, vào CSDL

thông qua phần mềm Win/ ISIS. Đối với cách này, bạn đọc sử dụng máy

tính vào việc tìm kiếm nhanh chóng và chính xác cao, tuy nhiên đòi hỏi

bạn đọc phải có hiểu biết nhất định về máy tính và cách tra tìm trên máy

tính.

Cách tra tìm trên máy tính đang trở nên phổ biến và thông dụng,

dựa vào các biểu ghi đƣợc xây dựng trên chƣơng trình WIN/ISIS, bạn đọc

có thể tra tìm tài liệu ngay trên máy theo những cách thức khác nhau. Đó

là theo hai phƣơng pháp:

- Tìm tin có trợ giúp:

34 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Bạn đọc tra tìm theo cách này có thể sử dụng các trƣờng tìm tin có

sẵn nhƣ: Nhan đề và thông tin trách nhiệm, tác giả, thông tin xuất bản, từ

khóa, giáo viên hƣớng dẫn,...để tìm tài liệu theo yêu cầu.

- Tìm tin nâng cao:

35 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Bạn đọc có thể tra cứu tin theo phƣơng pháp này bằng cách gõ vào

CÂU HỎI TÌM, sử dụng các toán tử Boolean (AND, OR, NOT), máy sẽ

tự động cho kết quả tìm, hoặc bạn đọc có thể mở Từ điển để tham khảo

các trƣờng tìm tin. Hình thức tìm tin này sử dụng ít thao tác, nhanh chóng,

đem lại kết quả chính xác cao.

Ví dụ:

Bạn đọc gõ vào CÂU HỎI TÌM: Công nghệ thông tin, máy tự động

tìm cho bạn có bao nhiêu biểu ghi có từ khóa là công nghệ thông tin.

Cách thức tìm tin này, sẽ giúp bạn đọc và cán bộ thƣ viện có thể

tổng hợp, thống kê xem có bao nhiêu tài liệu nói về một lĩnh vực, hoặc có

thể biết xem tên những giáo viên hƣớng dẫn các công trình nghiên cứu

Khoa học, xem họ hƣớng dẫn đƣợc bao nhiêu công trình trong khoảng

thời gian nhất định.

36 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

2.2.1.2. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc

Cung cấp tài liệu gốc là dịch vụ TT - TV cơ bản của Phòng Tƣ liệu

Khoa nhằm giúp ngƣời dùng tin sử dụng tài liệu phù hợp với nhu cầu của

mình.

a. Đọc tại chỗ

Đây là hình thức mà bạn đọc tiếp cận thông tin bằng cách đọc tài

liệu tại chỗ, cán bộ thủ thƣ có thể quản lý bạn đọc trực tiếp, tránh mất mát,

hƣ hỏng tài liệu. Hình thức phục vụ tại Phòng Tƣ liệu Khoa là hình thức

phục vụ kho mở. Bạn đọc đến tra tìm tài liệu: chủ yếu là các tạp chí

chuyên ngành TT - TV, các báo cáo kiến tập của các khóa, các tóm tắt

khóa luận tốt nghiệp của các khóa. Bạn đọc đến có thể tìm những tài liệu

phù hợp với nội dung cần tìm, có thể đọc tại chỗ. Khi đến phòng Tƣ liệu

để đọc tại chỗ, bạn cần hỏi ý kiến cán bộ phụ trách phòng Tƣ liệu. Do

không gian đọc tài liệu còn nhỏ, nên sinh viên khi đến cần tuần thủ một số

quy định do cán bộ phụ trách đề ra nhƣ:

- Phòng đọc chỉ phục vụ những cán bộ, sinh viên đang giảng dạy và

học tập tại khoa.

- Khi mƣợn tài liệu phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu, mỗi

lần mƣợn không quá 2 tài liệu. Nếu phát hiện tài liệu hỏng thì phải báo

ngay cho cán bộ phòng Tƣ liệu Khoa.

- Tuyệt đối không đƣợc mang tài liệu ra khỏi phòng đọc, nếu vi phạm

sẽ bị xử lý.

- Khi bạn đọc có nhu cầu sao chụp tài liệu thì cần phải thông báo,

đăng ký với cán bộ phòng Tƣ liệu.

- Bạn đọc phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài liệu, giữ gìn vệ sinh

và trật tự phòng đọc.

37 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Tuy nhiên, do diện tích Phòng Tƣ liệu hơi nhỏ (chỉ có 24 m2 ) nên

hạn chế việc đọc tại chỗ của sinh viên trong khoa.

b. Dịch vụ sao chép tài liệu :

Phòng Tƣ liệu đã trang bị máy in, máy photocopy để phục vụ sao

chụp tài liệu, bạn đọc muốn sao chụp tài liệu phải đăng ký với cán bộ

phòng Tƣ liệu và phải trả đúng phí photo tài liệu mà cán bộ phòng yêu

cầu. Dịch vụ này rất cần thiết và hữu ích cho sinh viên vì thời gian mở cửa

phục vụ của phòng Tƣ liệu còn ít (chỉ có hai buổi trong tuần).

2.2.1.3. Dịch vụ hỏi - đáp

Một trong những dịch vụ cần thiết đối với NDT là dịch vụ "Hỏi -

đáp" thông qua việc trả lời các câu hỏi, cán bộ thƣ viện có thể giúp cho

bạn đọc có thể hiểu đƣợc hoặc sử dụng các phƣơng tiện tra tìm hoặc định

hƣớng cho mình một cách thức, một hƣớng tìm tài liệu thỏa mãn nhu cầu

tin của mình. Bạn đọc là ngƣời đƣa ra các thắc mắc của mình trong quá

trình đến phòng Tƣ liệu tìm kiếm tài liệu, cán bộ quản lý phòng Tƣ liệu sẽ

lần lƣợt giải đáp thắc mắc của NDT.

Dịch vụ hỏi - đáp diễn ra hàng ngày tại phòng Tƣ liệu Khoa, thông

thƣờng đó là việc trả lời trực tiếp các câu hỏi của NDT nêu ra trong quá

trình sử dụng tài liệu trong phòng Tƣ liệu. Câu hỏi mà NDT thƣờng đƣa ra

thƣờng là hỏi về cách hƣớng dẫn tra cứu tìm tin, các thông tin dữ kiện, số

liệu, hỏi xem tài liệu mình cần đã đƣợc nhập về phòng Tƣ liệu hay chƣa,

xác định nội dung, chủ đề mà mình quan tâm.

Đối tƣợng hỏi ở đây chủ yếu là sinh viên năm thứ nhất hoặc năm

thứ hai khi tra tài liệu thƣờng không phù hợp với nhu cầu tin của mình

khiến cho cán bộ phòng Tƣ liệu lại giải thích, hƣớng dẫn bạn đọc cách

thức tìm tin cả bằng truyền thống và tìm tin trên máy.

38 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Để làm đƣợc công việc này, cần phải nâng cao trình độ cán bộ phục

vụ để đảm bảo cho hộ nắm bắt đƣợc các nguồn tin và công cụ tra cứu

thông tin, có thể trả lời chính xác nhu cầu của NDT một cách nhanh nhất.

Cán bộ quản lý phòng Tƣ liệu nên chuẩn bị hộp phiếu lƣu trong các

trƣờng hợp hỏi - đáp từng câu hỏi đều có câu trả lời phù hợp. Đồng thời

các CSDL là công cụ hữu hiệu giúp cán bộ quản lý phòng có thể tìm

nhanh câu trả lời cho những câu hỏi của bạn đọc.

Đây là loại dịch vụ đƣợc tiến hành khá thƣờng xuyên và liên tục tại

phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV và bạn đọc không phải trả phí, và không

phải cơ quan TT - TV nào cũng có dịch vụ này để phục vụ công tác tra tìm

tài liệu của bạn đọc.

2.3. Đánh giá chung

2.3.1. Ưu điểm

Phòng Tƣ liệu Khoa luôn đƣợc sự quan tâm của Ban chủ nhiệm

Khoa Thông tin - Thƣ viện.

Vốn tài liệu của phòng Tƣ liệu hết sức phong phú và đa dạng, đã và

đang đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, nội dung chuyên ngành sâu.

Nguồn tài liệu xám trong kho là nguồn tài liệu quý hiếm, có nội

dung nghiên cứu chuyên ngành sâu, hữu ích giúp cho ngƣời dùng tin có

thể khai thác và sử dụng phục vụ cho mục đích nghiên cứu và học tập của

mình.

Hàng năm, số lƣợng tài liệu phục vụ bạn đọc đƣợc bổ sung và cập

nhật thƣờng xuyên, đặc biệt là tài liệu xám. Phòng Tƣ liệu luôn đáp ứng

đƣợc nhu cầu nghiên cứu và học tập của các cán bộ, giảng viên và sinh

viên của Khoa.

39 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Cơ sở vật chất kỹ thuật của phòng về cơ bản là tƣơng đối đầy đủ,

phù hợp và thuận lợi cho công tác thông tin - thƣ viện.

Cán bộ phụ trách phòng có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về

nghiệp vụ thƣ viện, nắm rõ đƣợc những thông tin nào là cần thiết và phù

hợp với nhu cầu bạn đọc, những thông tin, tài liệu nào cần bổ sung, thanh

lọc.

Công tác bổ sung, trao đổi tạo nguồn đƣợc Ban chủ nhiệm Khoa

quan tâm đích đáng, nguồn tin ngày càng tăng, nội dung chuyên ngành

sâu, đáp ứng nhu cầu tin của NDT.

Xử lý tài liệu theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo các quy

tắc và tiêu chuẩn, áp dụng CNTT.

Công tác tổ chức và sắp xếp kho tin phù hợp, khoa học, thuận tiện

cho việc tìm kiếm và quản lý nguồn tin.

Công tác lƣu trữ, bảo quản đƣợc quan tâm.

Phòng Tƣ liệu đã sử dụng phần mềm Win/ISIS với một số tính năng

ƣu việt, phù hợp với điều kiện của phòng Tƣ liệu hiện nay. Phần mềm này

có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và quản trị, không đòi hỏi máy tính có

cấu hình cao. Các tài liệu ở phòng Tƣ liệu đã đƣợc xử lý dƣới dạng CSDL

thƣ mục thuận tiện cho bạn đọc tra cứu.

2.3.2. Nhược điểm

Phòng Tƣ liệu quá hẹp nên hạn chế lƣợng phục vụ cho bạn đọc.

Chỉ có một cán bộ phụ trách nên thời gian phục vụ bạn đọc còn hạn

chế, chất lƣợng phục vụ bạn đọc còn chƣa cao.

Nguồn tài liệu xám còn ít. Mặc dù Khoa đã có 1 PGS.TS, 9 Thạc sĩ

nhƣng chƣa có một luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ nào trong kho tƣ liệu

của Khoa.

40 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Nguồn tài liệu điện tử còn hạn chế.

Phần mềm CDS/ISIS tuy có những tính năng ƣu việt, nhƣng cũng

còn tồn tại một số nhƣợc điểm nhƣ CDS/ISIS chỉ là phần mềm quản trị tƣ

liệu, không thích hợp cho một thƣ viện điện tử trong tƣơng lai. Trong

tƣơng lai không xa, phòng Tƣ liệu sẽ phát triển thành một thƣ viện điện

tử, nhƣ vậy cần phải nâng cấp phần mềm quản trị thƣ viện để có thể phù

hợp với xu thế phát triển của phòng Tƣ liệu, CDS/ ISIS không tuân thủ

chuẩn biên mục tài liệu MARC, không quản lý đƣợc CSDL toàn văn.

Cơ sở vật chất tuy đầy đủ nhƣng chất lƣợng còn thấp, một số máy

tính và phần mềm quản trị thƣ viện đã cũ gây khó khăn trong việc nhập và

lƣu các cơ sở dữ liệu. Hiện nay, phòng có 3 máy tính, nhƣng chỉ có 2 máy

tính là có thể hoạt động, do vậy mà đã hạn chế hoạt động TT - TV và khả

năng tìm kiếm, tra cứu thông tin tự động hóa của NDT chƣa đạt kết quả

cao.

Công tác bổ sung chƣa đƣợc đầu tƣ kinh phí cụ thể, chƣa chủ động

bổ sung những tài liệu quan trọng và cần thiết với nhu cầu của khoa mình.

Hiện nay, nguồn tài liệu bổ sung hàng năm của phòng chủ yếu là do đƣợc

tặng biếu.

Chƣa đầu tƣ kinh phí để ứng dụng CNTT tự động hóa các khâu

chuyên môn của hoạt động TT - TV.

Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp thông tin còn ít nên chƣa giúp

NDT tiếp cận và khai thác có hiệu quả kho tài liệu.

41 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

CHƢƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ TT -

TV CỦA PHÒNG TƢ LIỆU KHOA PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO

VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Nhằm phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc một cách nhanh nhất, kịp

thời và chính xác, góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng giảng dạy của

Khoa và Trƣờng theo hình thức đào tạo mới, đào tạo theo tín chỉ thì phòng

Tƣ liệu Khoa cần phải tiến hành đồng bộ các giải pháp nhằm hoàn thiện

và phát triển các SP - DV TT - TV.

3.1. Tạo nguồn và phát triển nguồn tin

Đối với sản phẩm TT - TV đã có cần đƣợc số hóa. Hiện nay Phòng

Tƣ liệu đã sử dụng phần mềm Win/ISIS, các sản phẩm TT - TV nhƣ các

khóa luận, niên luận, báo cáo khoa học (Các tài liệu xám) đã đƣợc nhập

vào tạo thành các biểu ghi, rất thuận tiện cho việc lƣu trữ và phục vụ bạn

đọc đến tìm tin.

Cần phối hợp với các cơ quan thông tin khoa học chuyên ngành

khác trong việc khai thác sản phẩm thông tin, có thể trao đổi, mua bán các

sản phẩm thông tin chuyên ngành. Khai thác sản phẩm thông tin khoa học

chuyên ngành các cơ quan khác có. Hàng năm Phòng Tƣ liệu Khoa có đặt

mua báo và tạp chí xuất bản hàng tháng, hoặc mua các sách chuyên

ngành, sách tham khảo của các nhà sách tƣ nhân hoặc các công ty trách

nhiệm hữu hạn có tài liệu liên quan đến chuyên ngành thông tin - thƣ viện.

Ngoài những nguồn trao đổi và mua bán trên, còn có nguồn biếu tặng từ

các cơ quan cùng chuyên ngành.

Việc tạo nguồn và phát triển nguồn tin trên đã giúp tăng số lƣợng

sản phẩm của phòng Tƣ liệu Khoa, với những sản phẩm nhƣ các báo, tạp

chí đƣợc mua hoặc thông qua biếu tặng sẽ giúp cho lƣợng thông tin đƣợc

42 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

cập nhật thƣờng xuyên, bạn đọc có thể biết thêm về thông tin ngành nghề

mình đã lựa chọn thông qua một số sách, báo - tạp chí chuyên ngành.

3.2. Những giải pháp phát triển SP - DV TT - TV

3.2.1. Đối với sản phẩm TT - TV

Phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV tiếp tục phát triển nhanh chóng, trong

tƣơng lai sẽ trở thành một trong những phòng Tƣ liệu có đầy đủ trang thiết

bị, đầy đủ các sản phẩm và dịch vụ phục vụ có chất lƣợng tốt tới đông đảo

NDT trong và ngoài khoa. Để có thể làm đƣợc điều đó, phòng Tƣ liệu

phải tăng cƣờng ứng dụng CNTT, đẩy mạnh phát triển các sản phẩm

thông tin tốt hơn, phòng Tƣ liệu Khoa cần trang bị, áp dụng CNTT vào

các SP TT - TV. Đó là:

- Về phần cứng: Tăng cƣờng và đổi mới hệ thống trang thiết bị,

máy tính phục vụ bạn đọc và tìm tin. Cần xây dựng các sản phẩm và dịch

vụ thông tin, nâng cấp và mở rộng hệ thống mạng theo chuẩn kết nối

chung.

- Phần mềm: Đầu tƣ ứng dụng các phần mềm tích hợp quản trị thƣ

viện mới với nhiều tính năng phù hợp với sự phát triển chung. Trong

tƣơng lai, Khoa nên đầu tƣ kinh phí cài đặt và sử dụng phần mềm TT - TV

hiện đại, có nhiều tính năng nhƣ Libol, Ilib. Nên sử dụng phần mềm quản

trị Libol thống nhất với hệ thống TT - TV trong ĐHQGHN, sử dụng phần

mềm này có rất nhiều ƣu điểm:

+ Đây là phần mềm do công ty Tinh Vân phát triển nên rẻ hơn so

với các phần mềm của nƣớc ngoài.

+ Trung tâm TT - TV ĐHQGHN cũng sử dụng phần mềm này,

phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV sử dụng phần mềm này sẽ tạo nên sự thống

nhất trong toàn hệ thống trong ĐHQGHN trong việc khai thác và chia sẻ

thông tin.

43 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

+ Đây là phần mềm tuân thủ các chuẩn mực quốc tế về khổ mẫu

biên mục MARC 21, mƣợn liên thƣ viện và tra cứu liên thƣ viện.

+ Có đầy đủ các phân hệ của một thƣ viện hiện đại: bổ sung, biên

mục, quản lý bạn đọc, mƣợn - trả, mƣợn liên thƣ viện, ấn phẩm định kỳ,

phân hệ quản lý,...

+ Có khả năng quản trị các CSDL toàn văn và đƣa tài liệu lên mạng

mà không cần phần mềm hỗ trợ.

+ Giúp phòng Tƣ liệu có thể liên kết, trao đổi, chia sẻ thông tin, dữ

liệu với nhiều cơ quan TT - TV khác.

- CSDL: Tiếp tục hoàn chỉnh và xây dựng thêm nhiều CSDL đặc

biệt là CSDL sách, không những trực tiếp phục vụ bạn đọc mà tiến tới có

thể phục vụ bạn đọc từ xa, thông qua OPAC, xây dựng hệ thống tài liệu

điện tử phong phú, đa dạng. Cần đầu tƣ, nâng cấp các CSDL nhƣ: CSDL

sách, giáo trình, báo - tạp chí; mặt khác cũng cần tiếp tục bổ sung thêm

các CSDL có chất lƣợng để tổ chức khai thác, xử lý để đƣa ra những sản

phẩm thông tin có giá trị cao.

- Sử dụng công nghệ mới trong việc quản lý tài liệu, theo dõi đƣợc

số ngƣời đọc tài liệu, tên tài liệu, số ngƣời mƣợn tài liệu,...trên máy tính.

- Xây dựng các SP TT dạng mới Hypertext, Multimedia, trang Web.

Kịp thời giải đáp, trả lời các thắc mắc, các câu hỏi của NDT để làm căn cứ

xây dựng và nâng cấp các SP - DV TT - TV phục vụ bạn đọc tốt hơn.

- Trang bị hệ thống máy tính phục vụ cho việc tra cứu của NDT,

đẩy mạnh áp dụng CNTT vào các hoạt động tra cứu, phục vụ NDT nhƣ:

+ Xây dựng mục lục điện tử lƣu trên máy tính điện tử dƣới dạng

CSDL thƣ mục để phục vụ tìm tin nhanh chóng.

44 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

+ Xây dựng CSDL toàn văn cho vốn tài liệu, đặc biệt là nguồn tài

liệu “xám”. Từ đó có thể tra cứu nhanh chóng và cho phép nhiều ngƣời có

thể tra cứu cùng một lúc.

+ Xây dựng diễn đàn của phòng Tƣ liệu khoa mình trên Internet,

cán bộ thƣ viện có thể đƣa thông tin về vốn tài liệu của khoa mình lên

diễn đàn cho NDT có thể tra cứu và sử dụng các tài liệu có trong kho. Có

thể liên kết với các website thƣ viện nhƣ: http://www.thuvientre.com,

http://www.thuvien.net,...để có thể giao lƣu, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm

về công tác thƣ viện ảo của các website này, từ đó tạo lập nên một website

riêng cho phòng Tƣ liệu. Đây cũng là một hình thức quảng bá cho phòng

Tƣ liệu, giúp đông đảo NDT có thể biết tới phòng Tƣ liệu, có thể chia sẻ

những, đóng góp ý kiến giúp cho phòng Tƣ liệu Khoa ngày càng phát

triển.

+ Xây dựng các điểm truy cập, CSDL tích hợp để NDT có thể khai

thác nhanh chóng, toàn diện.

+ Xây dựng hệ thống tài liệu điện tử theo các chuẩn chung và đi

kèm với nó là hệ thống quản lý và phổ biến tài liệu điện tử đến NDT, đó là

nỗ lực căn bản để đa dạng hóa SP - DV thông tin, trong đó có việc đƣa các

loại hình dịch vụ điện tử vào hoạt động. Tiến hành xây dựng CSDL và

biểu ghi cho toàn bộ tài liệu dạng giấy, tài liệu không công bố trong kho.

+ Xây dựng các điểm truy cập, kết nối CSDL, xây dựng mục lục

liên hợp, đƣa thông tin lên trang Web của Khoa, mạng thông tin diện rộng

(WAN), mạng cục bộ (LAN), mạng quốc tế (INTERNET).

Đối với các sản phẩm thông tin trên giấy nhƣ các tài liệu xám thì

cần đƣợc số hóa, đƣợc lƣu trữ trên các dạng CSDL, các dạng biểu ghi.

45 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Sản phẩm thông tin điện tử xây dựng các điểm truy nhập, cần

thƣờng xuyên đƣa các thông tin về các sản phẩm thƣ viện của các thƣ viện

khác lên website của khoa: http://flis.ussh.edu.vn.

Ngoài ra, cần loại bỏ cách quản lý thủ công thông qua phiếu viết

tay, thống kê thủ công chuyển sang nhập liệu trên máy và quản lý trên

CSDL chung, cập nhật thông tin về tài liệu mới, tài liệu sẵn sàng cho

mƣợn ngay trên máy tính.

Nhu cầu về sản phẩm thông tin của NDT luôn thay đổi, điều đó

tƣơng ứng với sự phát triển của nguồn thông tin cũng nhƣ nhận thức của

con ngƣời. Do vậy, muốn thỏa mãn nhu cầu thông tin, NDT phải mở rộng

các SPTT của mình, xử lý sâu về nội dung nguồn tin. Đa dạng hóa SP -

DV TT - TV là xu hƣớng, là cách thức phát triển có tính chất bền lâu đối

với các cơ quan TT - TV nâng cao khả năng đáp ứng thỏa mãn nhu cầu tin

của NDT. Do đó, phòng Tƣ liệu Khoa cần có những giải pháp để đa dạng

hóa sản phẩm TT - TV:

+ Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống: Cho dù CNTT có phát

triển cũng không thể thiếu bộ máy tra cứu truyền thống, đây là phƣơng

tiện tra cứu thƣờng xuyên của NDT và cán bộ thƣ viện. Vì không phải

NDT nào cũng có thể sử dụng máy tính để tra tìm tài liệu, để tìm kiếm

thông tin trên máy tính thì cần phải tạo lập các CSDL, sử dụng máy tính

tra cứu còn phụ thuộc vào máy móc và trang thiết bị. Do vậy, cần hoàn

thiện bộ máy tra cứu tin truyền thống. Ngoài mục lục dạng phiếu và mục

lục dạng sách, phòng Tƣ liệu cần phát triển thêm mục lục chữ cái, mục lục

phân loại và mục lục chủ đề. Dựa vào đặc điểm và hệ thống của phòng Tƣ

liệu Khoa, phòng nên sử dụng khung phân loại DDC thay cho UDC trƣớc

đó để có thể tổ chức mục lục phân loại, đƣợc thể hiện trên các phiếu mục

lục. Mục lục phân loại rất thích hợp trong việc triển khai các hộp phích tra

cứu, tiện cho bạn đọc đến phòng Tƣ liệu để tra cứu.

46 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

+ Đối với ấn phẩm thƣ mục: Phòng Tƣ liệu cần biên soạn “ Thƣ

mục giới thiệu tài liệu mới” hoặc “ Thƣ mục giới thiệu chuyên đề” liên

quan đến việc học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong

Khoa. Ngoài ra, phòng Tƣ liệu cần xây dựng thêm một số loại thƣ mục

khác nhƣ: thƣ mục thông báo, thƣ mục trích dẫn,...

Phòng Tƣ liệu Khoa nên chú trọng hơn nữa công tác phát triển sản

phẩm TT - TV, có đƣợc nhiều sản phẩm thông tin có giá trị sẽ đáp ứng

đƣợc nhu cầu tin ngày một phức tạp, phong phú và đa dạng của ngƣời

dùng tin. Hơn thế nữa, việc phát triển các sản phẩm còn giúp cho phòng

Tƣ liệu trở thành một trong những phòng Tƣ liệu đầu tiên của trƣờng

ĐHKHXH&NV phát triển toàn diện các sản phẩm thông tin, ứng dụng nó

trong công tác phục vụ đông đảo NDT.

3.2.2. Đối với dịch vụ TT - TV

Một trong những đặc tính của thông tin là “kịp thời” (timeliness) -

điều này có thể hiểu một cách đơn giản rằng NDT sẽ nhận đƣợc ngay

thông tin khi họ cần. Vì vậy, để đạt đƣợc hiệu quả về việc cung cấp thông

tin cho NDT, hoạt động thông tin thƣ viện phải tạo ra nhiều cơ hội cho

NDT, nghĩa là cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo hơn và đa chiều

hơn. Do vậy việc ứng dụng CNTT và truyền thông đã làm cho việc phổ

biến tri thức của nhân loại trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Thực tế,

công nghệ thông tin đã và đang giúp cho đội ngũ giảng viên hay sinh viên

ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thức chuyên môn trong hoạt động

nghiên cứu của mình

Ứng dụng tin học trong công tác thông tin - thƣ viện thƣờng tập

trung vào việc lƣu trữ, tìm kiếm và tạo ra các sản phẩm thông tin, tổ chức

các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin. Đặc điểm của các hoạt động này là

thƣờng xuyên phải quản lý một khối lƣợng tài liệu lớn và đƣợc khai thác

lặp đi lặp lại nhiều lần.

47 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Do vậy, tin học hóa hoạt động thông tin - thƣ viện là xu thế phát

triển tất yếu của các cơ quan thông tin - thƣ viện hiện nay.

Ngoài dịch vụ hiện có, phòng Tƣ liệu Khoa nên triển khai thêm các

dịch vụ mới nhƣ dịch vụ SDI, CAS, dịch vụ hồi cố, dịch vụ CSDL toàn

văn, dịch vụ mƣợn liên thƣ viện, dịch vụ tham khảo,...Đặc biệt để ứng

dụng công nghệ thông tin trong dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc

(SDI) đến cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trƣờng đại học. Dịch vụ

này đã và đang dần đƣợc nhiều thƣ viện trƣờng đại học quan tâm và sử

dụng, NDT có cơ hội để đƣợc hƣởng dịch vụ này, nó đƣợc phát triển trên

cơ sở sử dụng máy tính điện tử. Trung tâm Thông tin đại học Đà Nẵng đã

và đang triển khai loại hình dịch vụ này (SDILRC) và bƣớc đầu đã thu

đƣợc kết quả khả quan.

Dịch vụ SDI là một trong số những dịch vụ rất hữu ích và cơ bản

đối với các cơ quan thông tin và thƣ viện. Dịch vụ SDI rất cần đƣợc phổ

biến và triển khai không chỉ trong phạm vi thƣ viện trƣờng đại học, mà

còn các cơ quan thông tin liên quan.

Tiến hành xây dựng các DV TT - TV hiện đại trong đó có hệ thống

phổ biến thông tin chọn lọc (SDI), dịch vụ này phát triển trên cơ sở sử

dụng hệ thống máy tính, theo tác giả Trần Mạnh Tuấn thì dịch vụ này rất

quan trọng và cơ bản ở các thƣ viện hiện đại, rất quen thuộc với NDT và

cán bộ khoa học, việc ứng dụng CNTT là rất cần thiết để đi đến mục đích

này. Đây là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức xác

định từ trƣớc một cách chủ động và định kỳ tới ngƣời dùng tin. Để làm

đƣợc dịch vụ này đòi hỏi phải phối hợp đƣợc với ngƣời dùng tin, ngƣời

dùng tin đƣa ra các thông tin chuyển tới các cán bộ thƣ viện để các cán bộ

thƣ viện đƣa vào chọn lọc. Hình thức dịch vụ này phụ thuộc vào khả năng

của cơ quan cung cấp dịch vụ và sự thỏa thuận với những ngƣời dùng tin

đƣợc hƣởng dịch vụ. Chúng có thể là các thƣ mục, danh mục,...

48 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Ngoài ra, phòng Tƣ liệu cần triển khai dịch vụ CAS, CAS bao gồm

một hệ thống các dịch vụ, thông qua việc tìm kiếm xác định những tài liệu

mới phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin, sau đó thông báo cho họ

thông tin về tài liệu. Phòng Tƣ liệu khoa nên phát triển loại dịch vụ này,

thông báo cho ngƣời dùng tin danh mục các tài liệu mới xuất bản bổ sung

vào kho.

Thêm vào đó, dịch vụ mƣợn liên thƣ viện cũng cần đƣợc phòng Tƣ

liệu chú trọng: Một số cơ quan TT - TV có thể liên kết với nhau để cho

phép NDT của mỗi cơ quan thành viên thông qua mình sử dụng chung

nguồn tài liệu của tất cả các cơ quan này. Ngày nay, dịch vụ này đƣợc mở

rộng không chỉ đối với các cơ quan có quan hệ với nhau, mà một cơ quan

TT - TV có thể thực hiện dịch vụ này với bất kỳ các cơ quan khác khi

NDT có yêu cầu. Do nhu cầu sử dụng tài liệu của NDT luôn luôn phát

triển, diện tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ không ngừng đƣợc mở

rộng. Tài liệu nói chung không ngừng gia tăng về số lƣợng, đồng thời giá

thành cho mỗi tài liệu không ngừng gia tăng. Cho nên, dịch vụ mƣợn liên

thƣ viện đã ra đời, để không ngừng nâng cao hiệu quả và khả năng của

dịch vụ cung cấp tài liệu, các cơ quan TT - TV cần hợp tác chặt chẽ với

nhau, thực hiện quá trình chia sẻ nguồn lực một cách có hệ thống và ổn

định. Phòng Tƣ liệu Khoa nên phát triển dịch vụ này, để có thể liên kết,

chia sẻ nguồn lực thông tin tới các phòng Tƣ liệu khác trong trƣờng và các

cơ quan TT - TV trong nƣớc.

Phòng Tƣ liệu cũng cần phát triển thêm các dịch vụ khác nhƣ dịch

vụ hồi cố, dịch vụ CSDL toàn văn, dịch vụ tham khảo. Đa dạng hóa các

dịch vụ thông tin dƣới nhiều hình thức sinh động, lôi cuốn đƣợc nhiều đối

tƣợng bạn đọc nhƣ triển lãm sách chuyên ngành TT - TV, hội nghị hội

thảo, nói chuyện về chuyên đề, hội nghị bạn đọc, ngày hội đọc sách,...với

mục đích trao đổi và cung cấp thông tin kịp thời tới NDT.

49 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Trong thời gian tới những hoạt động của ngành TT - TV sẽ diễn ra

không ngừng với mức độ đòi hỏi ngày càng cao và chuyên nghiệp hơn.

Các ứng dụng của CNTT sẽ đƣợc đƣa vào hoạt động thƣ viện ngày càng

phổ biến và đa dạng hơn. Trong đó các sản phẩm và dịch vụ TT - TV hiện

đại sẽ ra đời nhiều hơn góp phần đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp

của NDT. Do vậy, phòng Tƣ liệu Khoa cần đảm bảo chất lƣợng và số

lƣợng SP - DV TT - TV, có chính sách bảo quản và nâng cấp hợp lý tránh

hỏng hóc, mất mát,...Đặc biệt nên có sự quan tâm và tập trung hơn nữa

vào việc xây dựng các SPTT mang tính chuyên ngành TT - TV nhƣ các

sản phẩm thƣ mục về thông báo sách mới,...

Đầu tƣ từng bƣớc hợp lý phát triển các loại hình SP - DV TT - TV

hiện đại phù hợp với tình hình phát triển chung, có cơ chế đúng đắn trong

việc phối hợp với các phòng Tƣ liệu trong trƣờng và cơ quan TT - TV bên

ngoài để có thể trao đổi, học hỏi kinh nghiệm đặc biệt là các SP TT - TV

trực tuyến mà các cơ quan TT - TV đã đƣa vào hoạt động và rất thành

công trong những năm gần đây.

Xây dựng một kế hoạch phát triển các SP - DV TT - TV có tính

toán chi tiết, thẩm định chất lƣợng, có kiểm tra hiệu quả phục vụ NDT

nhằm góp phần tích cực vào việc xây dựng phòng Tƣ liệu Khoa có thể

xứng tầm với các cơ quan TT - TV.

SP - DV TT - TV cũng nhƣ bất cứ yếu tố nào của hoạt động thƣ

viện, cần lấy NDT làm căn bản, làm mục tiêu phát triển sao cho phù hợp

với mỗi một sản phẩm và dịch vụ của phòng Tƣ liệu đều hoàn thành tốt

đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phong phú đa dạng của NDT.

3.3. Nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị

Do diện tích phòng Tƣ liệu còn nhỏ, hạn chế số lƣợng NDT đến với

phòng Tƣ liệu. Hệ thống trang thiết bị còn thiếu đồng bộ, hạn chế số

50 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

lƣợng máy tính, bạn đọc đến tra tìm trên mát tính phải chờ đợi để đƣợc sử

dụng máy tính tra cứu.

Do đó, phòng Tƣ liệu có các biện pháp nâng cấp hạ tầng cơ sở vật

chất nhƣ:

- Cần mở rộng thêm diện tích phòng.

- Trang bị thêm máy tính, trang bị thêm bàn ghế để phục vụ bạn

đọc, cần chỉnh sửa lại máy điều hòa, có những thiết bị để bảo quản tài liệu

đƣợc tốt hơn, tránh nấm mốc, hƣ hỏng tài liệu.

- Nâng cấp phần mềm máy tính để bạn đọc có thể tra cứu và sử

dụng hiệu quả hơn.

3.4. Đào tạo ngƣời dùng tin

NDT đóng vai trò vừa là khách thể vừa là chủ thể của nguồn tin,

đặc biệt là đối với đội ngũ làm công tác nghiên cứu giảng dạy. Thông tin

cần đƣợc cung cấp kịp thời, đầy đủ bằng phƣơng thức hiện đại sẽ giúp họ

giảm thiểu đƣợc thời gian nghiên cứu, sản sinh ra thông tin mới có chất

lƣợng cao tránh nghiên cứu trùng lặp.

NDT của bất kỳ cơ quan TT - TV nào cũng chính là đối tƣợng phục

vụ, là mục tiêu hoạt động của thƣ viện đó. NDT chính là một bộ phận

không thể thiếu cấu thành nên thƣ viện. Với phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV

NDT chính là các cán bộ đang nghiên cứu và giảng dạy tại khoa, là các

em sinh viên học tập tại khoa và một số cán bộ và sinh viên ngoài khoa

cùng theo học chuyên ngành TT - TV đến phòng Tƣ liệu để mƣợn tài liệu

phục vụ mục đích và nhu cầu của mình.

Trƣớc những đổi mới của khoa học và công nghệ, việc đổi mới

phƣơng thức truy cập, khai thác thông tin, phát triển SP - DV TT - TV,

đào tạo NDT là vô cùng cần thiết. Do vậy cần có những cách thức đào tạo

51 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

NDT để NDT đến với phòng Tƣ liệu có thể tự tìm kiếm tài liệu phục vụ

nhu cầu tin của mình.

Cần đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức, kỹ năng cần thiết cho NDT để họ

biết cách sử dụng máy tính tìm kiếm và sử dụng các loại hình và sản phẩm

thông tin.

Phòng Tƣ liệu nên có các biện pháp tuyên truyền, phổ biến, thu hút

sự chú ý của NDT, để dần dần tạo cho NDT có thói quen và khả năng tiếp

cận các nguồn tin qua các phƣơng tiện hiện đại, phục vụ đắc lực vào việc

nghiên cứu và học tập.

Tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm của NDT khi tham gia

tìm tin tại phòng Tƣ liệu. Hƣớng dẫn họ sử dụng thông tin phải phù hợp

với những chuẩn mực chung của phòng Tƣ liệu, tôn trọng và chấp hành

đúng nội quy mà cán bộ phòng Tƣ liệu đề ra, điều này thể hiện ý thức của

NDT trong việc sử dụng phòng Tƣ liệu.

Có ý thức chung trong việc giữ gìn trật tự và giữ vệ sinh chung

trong phòng Tƣ liệu.

Khi khả năng khai thác, sử dụng thông tin của NDT ở trình độ cao

thì đòi hỏi nhu cầu tin của NDT ngày càng cao, dẫn tới sức ép phải tạo ra

các sản phẩm và dịch vụ TT - TV ngày càng phát triển. Vì vậy, nếu càng

có nhiều NDT tích cực thì hoạt động của cơ quan TT - TV đó càng có điều

kiện phát triển hơn. Do vậy, công tác đào tạo, tập huấn, giáo dục NDT là

một công tác quan trọng, vừa giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực thông tin

của phòng Tƣ liệu, vừa góp phần tạo ra các thông tin có chất lƣợng cao.

Đặc biệt, NDT của phòng Tƣ liệu Khoa chủ yếu là NDT đã biết nhiều về

chuyên ngành và hoạt động TT - TV nên cần phải đào tạo để NDT có thể

tự tìm kiếm tài liệu phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của mình.

52 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

3.5. Nâng cao trình độ cán bộ phục vụ

Ngƣời cán bộ TT - TV là linh hồn của sự nghiệp thƣ viện. Chính vì

vậy, họ cần nắm vững quy trình hoạt động TT - TV. Đặc biệt trong thời

đại ngày nay, khoa học CNTT bùng nổ đòi hỏi ngƣời cán bộ cần nâng cao

trình độ của mình. Cần nắm vững các kiến thức và thao tác chuyên môn

nghiệp vụ về TT - TV. Có kiến thức vững vàng về tin học và ngoại ngữ để

làm chủ trang thiết bị hiện đại và ứng dụng CNTT vào hoạt động TT - TV.

Có kỹ năng phân tích, tổng hợp, xử lý, khai thác các nguồn thông tin để

tạo ra các SP - DV thông tin có giá trị để phục vụ NDT.

Hiện nay, phòng Tƣ liệu Khoa có duy nhất một cán bộ có trình độ

thạc sĩ chuyên ngành TT - TV vừa làm thủ thƣ vừa kiêm trợ lý đào tạo.

Tiếp tục tăng cƣờng chính sách hỗ trợ đào tạo cán bộ trong thƣ

viện, đào tạo cán bộ trong hệ thống thƣ viện đó là nâng cao các kỹ năng

xây dựng, quản lý các SP - DV TT - TV truyền thống và hiện đại. Đó là

điều cốt lõi để nâng cao hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin của NDT.

Tăng cƣờng bồi dƣỡng kỹ năng sử dụng máy tính, sử dụng phần

mềm cho cán bộ thƣ viện, mở các lớp về đào tạo về nghiệp vụ trong công

tác phục vụ bạn đọc trên giao diện máy tính, đào tạo các kỹ năng quản trị

trang Web cho cán bộ thƣ viện,...

Đào tạo bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ phòng Tƣ

liệu, đồng thời bồi dƣỡng trình độ tin học và ngoại ngữ, chuyển giao công

nghệ cho cán bộ phòng để từ đó họ có kiến thức, kỹ năng xử lý, khai thác

thông tin ở mọi dạng khác nhau.

Cử cán bộ tham gia các lớp học, đi tham quan, khảo sát, học hỏi

kinh nghiệm nâng cao năng lực quản lý và điều hành hoạt động thƣ viện ở

các cơ quan TT - TV lớn và phát triển.

53 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Có định hƣớng lâu dài cho kế hoạch đào tạo cán bộ có năng lực,

hạn chế thuyên chuyển cán bộ làm tại bộ phận này. Cần tuyển thêm cán

bộ phụ trách phòng Tƣ liệu, vì hiện nay phòng chỉ có 1 cán bộ chuyên

trách vừa làm trợ lý đào tạo, vừa đảm nhiệm công việc của một cán bộ thƣ

viện.

Cán bộ phòng Tƣ liệu cần nắm rõ phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ

để có thể phục vụ ngƣời dùng tin hiệu quả nhất.

Đồng thời cũng cần khuyến khích, động viên cán bộ tự học, tự rèn

luyện để nâng cao kiến thức cho bản thân mình, từ đó đóng góp tích cực

trong công tác chung của thƣ viện.

3.6. Quan hệ hợp tác trong và ngoài nƣớc

Với tinh thần “Hợp tác - Hữu nghị - Phát triển”, phòng Tƣ liệu

Khoa TT - TV đã không ngừng tăng cƣờng, củng cố, thiết lập mối quan hệ

với các cơ quan, tổ chức TT - TV trong và ngoài nƣớc. Hiện nay, phòng

Tƣ liệu Khoa có mối quan hệ với tất cả các phòng Tƣ liệu chuyên ngành

của khoa/ bộ môn trong phạm vi trƣờng ĐHKHXH&NV, Trung tâm TT -

TV ĐHQGHN, các trung tâm TT - TV trong và ngoài nƣớc nhƣ: Trung

tâm Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Viện

nghiên cứu Khoa học Xã hội, Thƣ viện các trƣờng đại học nhƣ: Thƣ viện

trƣờng đại học Hà Nội, thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Thƣ

viện Đại học Ngoại thƣơng, Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. Các trung

tâm TT - TV nƣớc ngoài nhƣ: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện Quốc gia

Newzealand, Thƣ viện Quốc gia Canada,...Điều này giúp cho hoạt động

trao đổi, hợp tác bổ sung làm tăng nguồn thông tin, phát huy hiệu quả

phục vụ nghiên cứu và đào tạo. Đồng thời tiếp thu, học hỏi những kinh

nghiệm trong hoạt động TT - TV giúp cho phòng Tƣ liệu Khoa ngày càng

phát triển qua đó thể hiện tầm quan trọng và vị thế của Khoa trên trƣờng

quốc tế.

54 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

Ngày nay, trong thời kỳ bùng nổ thông tin, phòng Tƣ liệu của Khoa

không thể thỏa mãn đƣợc mọi nhu cầu của NDT. Việc liên kết với một cơ

quan TT - TV khác đang là một vấn đề hết sức cần thiết đối với mọi tổ

chức nói chung và phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV nói riêng. Việc liên kết,

phối hợp chặt chẽ với các cơ quan TT - TV là một yêu cầu, nhiệm vụ cấp

bách để tăng cƣờng phối hợp bổ sung nguồn thông tin vào phòng tƣ liệu

mình, làm cho phong phú nguồn thông tin và tiết kiệm đƣợc nguồn kinh

phí rất lớn cho việc bổ sung tài liệu hàng năm.

Trao đổi sản phẩm TT - TV, đó là việc liên kết các thƣ viện ở các

trƣờng đại học khác để có thể trao đổi sản phẩm thông tin một cách có

hiệu quả thông qua mua bán, biếu tặng.

Mở rộng hợp tác quốc tế trong khai thác tin trực tuyến và gián

tuyến, liên kết với các website của các thƣ viện trên thế giới nhƣ: website

của thƣ viện Quốc gia Canada: http://www.collectionscanada.ca/; website

của thƣ viện Quốc hội Mỹ: http://www.loc.gov; website của thƣ viện

Quốc gia Newzealand: http://www.natlib.govt.nz;...Đây là một việc làm

hết sức cần thiết, bởi trong thời đại thông tin việc giao lƣu thông tin giữa

các nƣớc trên thế giới là rất phổ biến.

Học hỏi dịch vụ của nƣớc ngoài với công nghệ thông tin phát triển

hiện đại. Cần có những đổi mới trong việc phát triển các dịch vụ nhƣ: xây

dựng các điểm truy cập, các CSDL để có thể quản lý tài liệu. Mua các

phần mềm cũng nhƣ các thiết bị của các nƣớc có nền công nghệ thông tin

hiện đại nhƣ phần mềm Libol,...của các công ty nhƣ CMC, Tinh Vân phát

triển các dịch vụ đáp ứng nhu cầu tin ngày càng nhiều của ngƣời dùng tin.

55 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

KẾT LUẬN

Thông tin đóng một vai trò là lực lƣợng sản xuất, các cán bộ, giảng

viên, sinh viên phải khai thác một khối lƣợng thông tin lớn để phục vụ cho

công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học của mình. Phòng tƣ

liệu của khoa là một địa chỉ tin cậy mà cán bộ và sinh viên trong khoa

thƣờng xuyên lui tới để tiếp thu và trau dồi kiến thức. Việc nắm rõ các SP

- DV của phòng Tƣ liệu Khoa là vô cùng cần thiết, nó tác động đến chất

lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học của khoa. Hơn nữa, phòng Tƣ liệu

Khoa là một trong những phòng Tƣ liệu có số lƣợng sản phẩm và dịch vụ

thông tin phát triển so với các khoa khác trong trƣờng ĐHKHXH&NV.

Do vậy cần có những biện pháp hoàn thiện các dịch vụ và sản phẩm thông

tin để ngày càng đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của bạn đọc theo phƣơng thức

đào tạo theo tín chỉ.

Trong thời đại ngày nay, CNTT đã tác động vào công tác thông tin -

thƣ viện ngày càng sâu sắc và toàn diện. Là một thành viên trong hệ thống

TT - TV, phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV cần đƣợc đổi mới, hiện đại hóa để

đáp ứng nhu cầu tin, phục vụ thông tin cho giáo dục, đào tạo và nghiên

cứu khoa học của một ngành khoa học mới trọng điểm, phục vụ tốt nhu

cầu tin của NDT trong xu thế chuyển đổi phƣơng thức đào tạo từ niên chế

sang đào tạo theo tín chỉ. Do vậy, cần phải có sự quan tâm hơn nữa của

Ban Chủ nhiệm Khoa và Trƣờng trong việc đầu tƣ kinh phí để phòng Tƣ

liệu có thể bổ sung thêm các SP - DV nhƣ các tài liệu, nâng cấp phần

mềm, trang thiết bị, các dịch vụ mới thu hút đông đảo NDT đến với phòng

Tƣ liệu hơn, đƣa phòng Tƣ liệu trở nên hiện đại hơn, góp phần tạo nguồn

nhân lực cho đất nƣớc trong công cuộc đổi mới và hội nhập.

56 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.

1. Bùi Loan Thùy (2002), Thư viện đại học trước yêu cầu mới của sự

nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Hồ Chí Minh

2. Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, Đại

học Quốc gia TPHCM, Hà Nội

3. Đoàn Phan Tân, Thông tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

4. Đoàn Phan Tân (2001), Tin học hóa trong hoạt động thông tin thư

viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

5. Hà Thúy Quỳnh, Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại thư

viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, trƣờng

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội,

Hà Nội

6. Khung chương trình đào tạo đại học theo chế tín chỉ ngành TT- TV

trường ĐHKHXH&NV (2009)

7. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện,Văn hóa thông tin, Hà

Nội

8. Nguyễn Huy Chƣơng, Tập bài giảng thư mục học đại cương

9. Nguyễn Văn Hành (2000), “Công tác thông tin - thƣ viện trong

ĐHQGHN”, Tạp chí Thông tin - Tư liệu, số 2, Tr.11 - 13

10. Nguyễn Văn Hành (1997), “Vài suy nghĩ về xây dựng mô hình

trung tâm thông tin - thƣ viện trong trƣờng đại học”, Tạp chí Thông

tin - Tư liệu, 1997, số 1.- Tr. 7 - 10

11. Nguyễn Vĩnh Hà (2001), Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc,

Luận văn Thạc sĩ Khoa học

57 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

12. Phan Văn (2000), Giáo trình thông tin học, Đại học Quốc gia Hà

Nội, Hà Nội

13. Phan Văn, Nguyễn Huy Chƣơng (1997), Nhập môn khoa học thông

tin và thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

14. Tạ Thị Mỹ Hạnh (2005), Sơ bộ tìm hiểu các phòng tư liệu chuyên

ngành tại Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Khóa luận tốt

nghiệp, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học

Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

15. Tạ Thị Thịnh (1999), Phân loại và tổ chức mục lục phân loại, Đại

học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

16. Trần Thị Minh Nguyệt, Đề cương bài giảng người dùng tin

17. Trần Mạnh Tuấn (1998), Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện,

Trung tâm Thông tin tƣ liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Hà

Nội

18. Trần Thị Quý (2001), Những yếu tố đảm bảo chất lượng chuyên

ngành khoa học TT- TV, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

19. Vũ Dƣơng Thúy Ngà (2005), Phân loại tài liệu, Văn hóa Thông tin,

Hà Nội

20. http://www.dt.ussh.edu.vn

21. http://flis.ussh.edu.vn

22. http://thuvien.net

23. http://www.ussh.edu.vn

58 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .................................................................... 1

LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................ 3

1.Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 3

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 5

2.1. Mục đích nghiên cứu ............................................................................ 5

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 5

3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài .................................................. 5

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. .......................................................... 6

4.1. Đối tượng nghiên cứu ........................................................................... 6

4.2. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................. 6

5. Phƣơng pháp nghiên cứu ......................................................................... 6

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn ............................................................. 7

6.1. Đóng góp về lý luận .............................................................................. 7

6.2. Đóng góp về thực tiễn ........................................................................... 7

7. Bố cục khóa luận ..................................................................................... 7

NỘI DUNG ................................................................................................. 8

CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ KHOA TT - TV VÀ PHÕNG TƢ

LIỆU KHOA TT -TV TRƢỜNG ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN ........... 8

1.1.Vài nét về Khoa TT-TV ........................................................................ 8

1.1.1. Chức năng và nhiệm vụ ..................................................................... 8

1.1.2. Đội ngũ cán bộ. ................................................................................. 8

59 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

1.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 9

1.2. Tổ chức và hoạt động của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV ................... 10

1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của phòng Tư liệu Khoa .......... 10

1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Tư liệu Khoa: ......................... 11

1.2.3. Cơ sở vật chất và vốn tài liệu .......................................................... 11

1.2.3.1. Cơ sở vật chất ............................................................................... 11

1.2.3.2. Vốn tài liệu ................................................................................... 12

1.2.4. Người dùng tin ................................................................................. 12

1.2.4.1. Người dùng tin .............................................................................. 12

1.2.4.2. Nhu cầu tin của người dùng tin .................................................... 13

1.2.5. Quy trình nghiệp vụ và nhân sự ...................................................... 14

1.2.5.1. Nhân sự ......................................................................................... 14

1.2.5.2. Quy trình nghiệp vụ ...................................................................... 15

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ

THÔNG TIN TẠI PHÕNG TƢ LIỆU KHOA THÔNG TIN - THƢ

VIỆN ĐHKHXH&NV ............................................................................. 23

2.1. Sản phẩm thông tin thƣ viện ............................................................... 23

2.1.2 Các sản phẩm thông tin- thư viện tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV

trường ĐHKHXH&NV .............................................................................. 24

2.1.2.1. Tài liệu nội sinh ............................................................................ 24

2.1.2.2. Cơ sở dữ liệu ................................................................................. 25

2.1.2.3. Tài liệu ngoại sinh ........................................................................ 29

2.1.2.4. Hệ thống mục lục .......................................................................... 30

60 Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện

2.1.2.5. Tài liệu tra cứu ............................................................................. 31

2.1.2.6. Danh mục ...................................................................................... 31

2.2. Dịch vụ thông tin - thƣ viện ............................................................... 32

2.2.1. Các dịch vụ thông tin - thư viện tại phòng Tư liệu Khoa Thông tin-

thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ............................ 32

2.3. Đánh giá chung ................................................................................... 39

2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 39

2.3.2. Nhược điểm ...................................................................................... 40

CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ

DỊCH VỤ TT - TV CỦA PHÕNG TƢ LIỆU KHOA PHỤC VỤ

CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ................. 42

3.1. Tạo nguồn và phát triển nguồn tin ...................................................... 42

3.2. Những giải pháp phát triển SP - DV TT - TV .................................... 43

3.2.1. Đối với sản phẩm TT - TV ............................................................... 43

3.2.2. Đối với dịch vụ TT - TV ................................................................... 47

3.3. Nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị ........................................... 50

3.4. Đào tạo ngƣời dùng tin ....................................................................... 51

3.5. Nâng cao trình độ cán bộ phục vụ ...................................................... 53

3.6. Quan hệ hợp tác trong và ngoài nƣớc ................................................. 54

KẾT LUẬN............................................................................................... 56

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. .............................................. 57

61 Khóa luận tốt nghiệp