Khóa luận tốt nghiệp: Thư viện điện tử và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện điện tử Học viện Chính trị

ĐẠI HỌC QUỐ C GIA HÀ NỘI

TRƢỜ NG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN

------------------------

NGUYỄN THI ̣ HOA

THƢ VIỆN ĐIỆN TƢ̉ VÀ GIẢ I PHÁ P NÂNG CAO HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG

TIN - THƢ VIỆN

Hê ̣ đào ta ̣o: Chính quy

Khóa học: QH- 2008 X

HÀ NỘI, 2012

ĐẠI HỌC QUỐ C GIA HÀ NỘI

TRƢỜ NG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN

-------------------------

NGUYỄN THI ̣ HOA

THƢ VIỆN ĐIỆN TƢ̉ VÀ GIẢ I PHÁ P NÂNG CAO HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH THÔNG TIN - THƢ VIỆN

Hê ̣ đào ta ̣o: Chính quy

Khóa học: QH-2008-X

NGƢỜ I HƢỚ NG DẪ N: Th.s Cao Minh Kiểm

Cơ quan công tá c : Cục Thông tin

Khoa ho ̣c & Công nghê ̣ Quốc

gia

`

HÀ NỘI, 2012

LỜI CÁM ƠN

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới các thầy, cô trong và ngoài khoa đã nhiệt tình giảng

dạy cho em trong thời gian bốn năm em ngồi trên ghế nhà trƣờng. Kiến thức các thầy cô giảng

dạy sẽ là hành trang cho chúng em vững tin trong hoàn thành tốt công việc sau này.

Em xin gửi lời cám ơn tới Ths Cao Minh Kiểm, thầy đã hƣớng dẫn em bài khóa luận

này. Mặc dù công việc bận rộn nhƣng thầy vẫn dành thời gian hƣớng dẫn em hết sức nhiệt

tình.

Cháu xin gửi lời cám ơn tới các chú, các cô, các anh, các chị tại phòng Thông Tin

Khoa Học và Quân sự đã nhiệt tình hƣớng dẫn, cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho cháu có

thể nghiên cứu, học tập, giúp cháu có thông tin cho bài khóa luận.

Mặc dù đã cố gắng, lại đƣợc sự hƣớng dẫn nhiệt tình của Ths Cao Minh Kiểm. Song

do kiến thức thực tế không nhiều nên trong Khóa luận còn nhiều điều sai sót. Mong các thầy,

cô và các bạn góp ý để bài khóa luận đƣợc hoàn thiện.

Em xin chân thành cám ơn.

Sinh viên

Nguyễn Thị Hoa

MỤC LỤC

Mở đầu .... ....................................................................................... 1

1.3.1. Tình hình chung trong việc xây dựng thƣ viện điện tử ở hệ ...............

57

1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................... 1 2. Mục đích nghiên cứu .......................................................................................................... 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................................... 3 4. Phƣơng pháp nghiên cƣ́ u ............................................................................................. 3 5. Đóng góp của Khóa luận ............................................................................................. 3 6. Bố cu ̣c củ a Khóa luâ ̣n .................................................................................................. 4 PHẦ N NỘI DUNG ............................................................................................................ 5 Chƣơng 1. Đặc điểm của thƣ viện điện tử ...................................................................... 5 1.1. Khái niệm Thư viện Điện tử ...................................................................................... 5 1.1.1. Nguyên nhân dẫn đến viê ̣c hình thành thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ ............................ 5 1.1.2. Khái niệm thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ ........................................................................ 9 1.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử ...................................................................... 12 1.2.1. Nguồn thông tin ......................................................................................... 12 1.2.2. Cơ sở vâ ̣t chất, hạ tầng công nghệ ............................................................. 14 1.2.3. Ngƣờ i dù ng tin ........................................................................................... 17 1.2.4. Cán bộ thƣ viện .......................................................................................... 19 1.3. TVĐT trong hê ̣ thống cá c trườ ng đại học của Viê ̣t Nam ......................................... 23 thống thƣ viê ̣n đa ̣i ho ̣c ..................................................................................................... 23 1.3.2. Xây dƣ̣ng thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ ở hai Đa ̣i ho ̣c Quốc gia ................................... 25 1.3.2.1. Thƣ viê ̣n Đa ̣i ho ̣c Quốc gia Hà Nô ̣i ............................................... 26 1.3.2.2. Thƣ viê ̣n Đa ̣i ho ̣c Quốc gia Tp Hồ Chí Minh ................................ 27 1.4. Tóm lược ................................................................................................................... 29 Chƣơng 2. Thƣ viê ̣n Ho ̣c viê ̣n Chính tri ̣ ......................................................................... 30 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị ..................................... 30 2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Phò ng Thông tin KHQSị ............................ 31 2.3. Chứ c năng, nhiê ̣m vụ và tổ chứ c của Phò ng Thông tin KHQSị ............................... 32 2.4. Khảo sát thư viện Học viện Chính trị ....................................................................... 35 2.4.1. Cơ sở vâ ̣t chất kỹ thuâ ̣t .............................................................................. 35 2.4.2. Nguồn lƣ̣c thông tin ................................................................................... 36 2.4.3. Cán bộ ........................................................................................................ 38 2.4.4. Ngƣờ i dù ng tin ........................................................................................... 39 2.5. Tóm lược ................................................................................................................... Chƣơng 3. Thƣ viê ̣n Điê ̣n tƣ̉ Ho ̣c viê ̣n Chính tri ̣ ........................................................... 44 3.1. Quá trình hình thành và phát triển của thư viện điện tử Học viện Chính trị ........... 44 3.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điê ̣n tử ...................................................................... 46 3.2.1. Cơ sở vâ ̣t chất, kỹ thuật ............................................................................. 46 3.2.2. Nguồn lƣ̣c thông tin ................................................................................... 50 3.2.3. Cán bộ thƣ viện .......................................................................................... 52 3.2.4. Ngƣờ i dù ng tin ........................................................................................... 53 3.3. Tóm lược ................................................................................................................... 55 Chƣơng 4. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện Điện tử Học viê ̣n Chính trị 4.1. Đá nh giá , nhận xé t về Thư viê ̣n Điê ̣n tử Học viê ̣n Chính trị .................................... 57 4.1.1. Ƣu điểm ..................................................................................................... 57 4.1.2. Nhƣơ ̣c điểm ............................................................................................... 60

4.2.6. Thƣ̣c hiê ̣n kiểm tra giám sát kết quả nhƣ̃ng tài liê ̣u bi ̣ số hóa ................... 64 4.2.7.Tăng cƣờ ng mối liên kết giƣ̃a các Thƣ viê ̣n trong cù ng khối quân sƣ̣ và nhƣ̃ng

4.2. Đề xuất một số giải phá p giú p Thư viê ̣n Điê ̣n tử Học viê ̣n Chính tri ̣ hoạt động hiê ̣u quả 62 4.2.1. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT ................................................................ 62 4.2.2. Xây dƣ̣ng cơ sở ha ̣ tầng vƣ̃ng chắc ta ̣o điều kiê ̣n tốt nhất để phát huy tính ƣu viê ̣t củ a TVĐT .................................................................................................................... 63 4.2.3. Nâng cao trình đô ̣ cán bô ̣ thƣ viê ̣n ............................................................. 63 4.2.4. Đào ta ̣o bồi dƣỡng NDT ............................................................................ 64 4.2.5. Xây dƣ̣ng chiến lƣơ ̣c về phát triển nguồn lƣ̣c thông tin, số hóa tài liê ̣u .... 64 cơ quan trong và ngoài quân đô ̣i ......................................................................................... 65 4.2.8. Tăng cƣờ ng kinh phí .................................................................................. 65 4.3. Tóm lược ................................................................................................................... 66 KẾ T LUẬN ... 67 ................................................................................................................

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Công nghệ thông tin (CNTT) không ngừng phát triển và đã ảnh hƣởng đến tất cả các

lĩnh vực trong đời sống xã hội. Trong kinh tế, CNTT-TT là động lực thúc đẩy tăng trƣởng nền

kinh tế, tạo ra các ngành nghề có giá trị gia tăng cao. Trong lĩnh vực đời sống xã hội, CNTT

đã giúp cải thiện chất lƣợng cuộc sống. CNTT thúc đẩy tri thức phát triển, làm cho khối lƣợng

thông tin tăng nhanh về khối lƣợng.

Việc ứng dụng CNTT - TT vào lĩnh vực Thông tin - Thƣ viện trên thế giới đã bắt đầu

từ những năm 1980. Từ đầu những năm 1990 thế giới bùng nổ việc nghiên cứu và phát triển

thƣ viện số (TVS) trên nền tảng Internet và công nghệ Web. Trải qua hơn 20 năm nghiên cứu

và phát triển, TVS đã có những bƣớc phát triển lớn.

Ở Việt Nam, TVĐT đã bắt đầu xây dựng từ những năm 2000. Đến nay, khái niệm về

TVĐT đã không còn trở nên xa lạ với mọi ngƣời. Nhiều hình thức TVĐT đã đƣợc xây dựng ở

Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam, thƣ viện của các viện nghiên cứu và thƣ viện ở các trƣờng đại

học. Qua hơn 20 năm ứng dụng hình thức TVĐT ở Việt Nam đã làm thay đổi bộ mặt của các

thƣ viện. TVĐT đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu, thông tin giải trí cho

các đối tƣợng bạn đọc và cũng đặt ra các yêu cầu, nhiệm vụ cũng nhƣ trách nhiệm ngày càng

cao đối với các cán bộ thƣ viện.

Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển, ngày nay hình thức TVĐT đã có những thay

đổi đáng kể để phù hợp với tình hình của các thƣ viện ngày nay và tình hình phát triển của nền

thông tin, tri thức.

Học viện Chính trị, Bộ Quốc phòng (Đƣờng Ngô Quyền, Hà Đông, Hà Nội) là một

trung tâm đào tạo chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự. Với nhiều bậc học

ngành học và chuyên ngành đào tạo nên nhu cầu sử dụng thƣ viện là rất lớn. Do nguồn tài liệu,

cơ sở vật chất có hạn nên yêu cầu xây dựng một TVĐT là điều tất yếu. Chính vì vậy từ năm

2004 đến 2006, Dự án xây dựng thƣ viện điện tử ngành Thông tin Khoa học và Môi trƣờng

Quân sự đã đƣợc triển khai tạo cơ sở phát triển hệ thống thƣ viện điện tử trong toàn quân. Thƣ

viện Học viện Chính trị là một trong những cơ sở triển khai dự án này.

Dự án TVĐT Học viện chính trị đã đi vào hoạt động từ năm 2006 đã làm cho hoạt

động thông tin tƣ liệu thay đổi đáng kể. TVĐT Học viện Chính trị là một trong những cơ sở

quan trọng trong hệ thống TVĐT của hệ thống thƣ viện Quân đội. Chính vì vậy việc xây dựng

một TVĐT chất lƣợng không những tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, học tập cho

cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viện mà còn giúp cho hệ thống thƣ viện quân đội phát

triển.

Chính vì vậy, tôi muốn tiến hành nghiên cứu nêu những đặc điểm lƣu ý của TVĐT

ngày nay ở Việt Nam và nghiên cứu thực trạng của TVĐT ở Học viện Chính trị để từ đó đề ra

các giải pháp giúp cho TVĐT Học viện Chính trị hoạt động ngày càng hiệu quả, phục vụ đắc

lực cho nhiệm vụ nghiên cứu, học tập của các cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viên.

Là một sinh viên vớ i kiến thức thực tế còn ít, chƣa có kiến thức thƣ̣c sƣ̣ chuyên sâu về

TVĐT nên việc nghiên cứu về TVĐT còn nhiều khó khăn. Nhƣng đƣợc sự giúp đỡ của Ths

Cao Minh Kiểm tôi đã có thể hoàn thành đƣợc bài khóa luận này. Tuy vậy trong bài còn nhiều

thiếu sót. Vì vậy tôi mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cô và các bạn sinh viên.

2. Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của khóa luận là tìm hiểu một số vấn đề về thƣ viện điện tử và

tìm hiểu tình hình triển khai xây dựng và hoạt động thƣ viện điện tử của Học viện Chính trị.

Và đề xuất một số giải pháp để có thể hoàn thiện hơn nữa để xứng đáng là một trong những

cơ sở thông tin thƣ viện tiêu biểu trong hệ thống thƣ viện Quân đội Việt Nam.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tƣợng nghiên cứu chính của đề tài là TVĐT nói chung và TVĐT tại Học viện

Chính trị nói riêng.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào các nội dung nhƣ:

- Tìm hiểu các đặc điểm của TVĐT;

- Tình hình phát triển của hệ thống TVĐT ở các trƣờng đại học;

- Tìm hiểu thƣ viện Học viê ̣n Chính tri ̣;

- Tìm hiểu TVĐT ở Học viện Chính trị;

- Đƣa ra đƣợc các đánh giá, kiến nghị giúp TVĐT ở Học viện Chính trị hoạt động

hiệu quả hơn.

Phạm vi thời gian: từ 1990- 2011.

4. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài Khóa luận này, tôi đã sử dụng các phƣơng pháp:

Nghiên cứu, phân tích tài liệu;

Khảo sát thực tế, quan sát;

Phân tích số liệu

5. Đóng góp của Khóa luận

Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên Khóa luận có những đóng góp

nhỏ nhƣ:

- Làm rõ những đặc điểm của TVĐT;

- Tìm hiểu về tình hình phát triển của TVĐT ở các Trƣờng Đại học thông qua việc tìm

hiểu thƣ viê ̣n điển hình ở hai trƣờ ng Đa ̣i ho ̣c Quốc gia;

- Tìm hiểu nghiên cứu về một TVĐT cụ thể là TVĐT Học viện chính trị;

- Đề ra những giải pháp cũng nhƣ kiến nghị để TVĐT Học viện Chính trị hoạt động

hiệu quả hơn.

6. Bố cục của Khóa luận

Với những mục đích, đóng góp cũng nhƣ phạm vi nhƣ trên, Khóa luận có cấu trúc 3

phần.

a. Phần mở đầu: Nêu lý do chọn đề tài, mục đích nghiên cứu, đối tƣợng, phạm vi,

phƣơng pháp nghiên cứu, những đóng góp của khóa luận và cấu trúc của bài khóa luận.

b. Phần nội dung: gồm có 4 chƣơng:

Chƣơng 1: Đặc điểm của Thƣ viện điện tử

Chƣơng 2: Thƣ viện Học viện Chính trị

Chƣơng 3: Thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ Ho ̣c viê ̣n Chính tri ̣

Chƣơng 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện điện tử Học viện

Chính trị

c. Kết Luận

PHẦN NỘI DUNG

CHƢƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM CỦA THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ

1.1. Khái niệm thư viện Điện tử 1.1.1. Nguyên nhân dẫn đến việc hình thành thƣ viện điện tử

Thƣ viện truyền thống là hình thức thƣ viện đã tồn tại từ lâu trong lịch sử. Theo các nhà

khoa học thì thƣ viện lớn cổ nhất là thƣ viện Alexandria tồn tại khoảng năm 290 trƣớc công

nguyên. Thƣ viện đƣợc coi là nơi chứa đựng sách và tổ chức phục vụ sách. Trải qua thời gian

thƣ viện đã có những bƣớc phát triển nhất định. Hệ thống thƣ viện rộng khắp trên thế giới. Với

hệ thống thƣ viện trƣờng học, thƣ viện khoa học, thƣ viện công cộng. Tuy nhiên thƣ viện

truyền thống vẫn gặp phải một số khó khăn hạn chế nhƣ:

- Hình thức phục vụ đóng:

+ Sách đƣợc cất kỹ trong kho, chỉ có thủ thƣ mới đƣợc tiếp xúc với sách. Độc giả muốn

mƣợn sách thì phải làm các thủ tục mƣợn và thông qua thủ thƣ để lấy tài liệu. Hình thức phục

vụ này đã tạo ra những hạn chế nhất định, tạo tâm lý e ngại đến thƣ viện đối với bạn đọc, tạo

áp lực công việc cho thủ thƣ;

+ Mỗi thƣ viện hoạt động riêng biệt, không có mối quan hệ liên kết với nhau;

+ Hình thức bảo quản sơ sài, tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào tuổi thọ của vật mang

tin.

- Các hoạt động nghiệp vụ và quản lý không thống nhất với nhau

- Đối tƣợng bạn đọc bị bó hẹp trong phạm vi địa lý nhất định: Bạn đọc muốn sử dụng

tài liệu thì bắt buộc phải đến thƣ viện. Nhƣ vậy khi đến thƣ viện bạn đọc vừa mất thời gian và

chi phí đi lại. Thƣ viện mở cửa vào những giờ nhất định. Đây là một hạn chế khó tránh khỏi

đối với hình thức thƣ viện truyền thống.

Bên cạnh đó, các hình thức thƣ viện truyền thống còn gặp nhiều khó khăn thách thức

nhƣ:

Sự gia tăng nhanh chóng của các xuất bản phẩm

Theo thống kê thì năm 1750 cả thế giới mới chỉ có 10 tên tạp chí, năm 1972 trên toàn

thế giới đã có 170.000 tên tạp chí, đến năm 2000 cả thế giới có đến 700.000 tên tạp chí. Theo

Urich's Periodicals Directory, một công cụ theo dõi tạp chí lớn nhất thế giới thì lần xuất bản

thứ nhất vào năm 1932 ấn phẩm này thống kê đƣợc 6.000 và lần xuất bản thứ 20 vào năm

1981 thống kê dƣợc 96.000 tên tạp chí và lấn xuát bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên

tạp chí đƣợc thống kê."[5]

Năm 1970 mỗi ngày trung bình có 600 tài liệu khoa học đƣợc công bố. Đến năm 1985

mỗi ngày số lƣợng tài liệu khoa học công bố là 2400 tài liệu khoa học đƣợc công bố trên thế

giới.[10]

Nhƣ vậy có thể thấy đƣợc rằng cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật bùng nổ trên thế giới

đã làm gia tăng nhanh chóng số lƣợng tài liệu, số lƣợng xuất bản phẩm trên thế giới.

Hiện tƣợng bùng nổ thông tin trên thế giới. " Từ khi thiên chúa giáng sinh đến năm 1750

thì tri thức của loài ngƣời mới tăng lên gấp đôi. Việc tăng gấp đôi lần thứ 2 đƣợc thực hiện

trong vòng 150 năm sao đến năm 1900. Vệc tăng gấp đôi lƣợng tri thức lần thứ 4 chỉ diễn ra

trong vòng một thập niên sau năm 1950. Nói theo một cách khác thì cứ 50 năm thì lƣợng tri

thức của nhân loại lại tăng lên gấp đôi."[10]

Lực lƣợng các nhà khoa học cũng tăng nhanh chóng. Năm 1850 có 10.000 ngƣời đến

năm 1900 số lƣợng các nhà khoa học tăng 100.000 ngƣời và đến nay con số các nhà khoa học

đã lên đến hàng chục triệu ngƣời.[10]

Giá cả tài liệu dạng in tăng lên nhanh chóng:

Theo thống kê của tạp chí Library Resource & Technical Service cho thấy: giá cả tạp

chí tăng 154.8% trong vòng 10 năm từ 1986 đến 1996, tức là tăng 15 % một năm. Ở Anh giá

cả của các tài liệu khoa học đã tăng trung bình là 12- 13%/ năm [5]. Qua đó ta có thể thấy

rằng, lƣợng thông tin trên thế giới ngày càng tăng đi kèm với giá cả của các tài liệu dạng in

ngày càng tăng. Chính điều này đã gây ra khó khăn rất lớn đối với các thƣ viện truyền thống.

Khi mà diện tích kho có hạn không thể lƣu trữ số lƣợng lớn. Chính vì vậy thƣ viện không thể

lƣu trữ tất cả các tài liệu mà thƣ viện có. Việc thanh lọc tài liệu để thanh lý rất khó khăn đối

với các thƣ viện.

Nguồn kinh phí dành cho thƣ viện có hạn. Khi mà giá cả các tài liệu dạng in tăng nhanh

các thƣ viện không có đủ kinh phí bổ sung tài liệu.

- Sự phát triển của CNTT:

CNTT phát triển đã có tác động to lớn đến tất cả các lĩnh vực làm thay đổi bộ mặt trong

tất cả các lĩnh vực. Trong tất cả các lĩnh vực trong đời sống đều có sự tham gia của CNTT.

Trong lĩnh vực kinh tế , CNTT thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tạo ra các ngành nghề

mới có giá trị gia tăng trong xã hội. Tác động gián tiếp làm tăng hiệu quả kinh tế trong xã hội.

CNTT cũng tạo thêm các ngành nghề mới có giá trị gia tăng cao. Những ngành nghề này

sẽ tạo thêm công việc cho nhiều đối tƣợng lao động trên thị trƣờng. CNTT đã trở thành một

ngành công nghiệp khổng lồ.

Trong lĩnh vực dịch vụ, CNTT làm thay đổi cách thức và quy trình hoạt động quản lý ở

các lĩnh vực hoạt động nhƣ du lịch, giao thông, ngân hàng...

Trong lĩnh vực giáo dục thì CNTT đã tạo thêm đƣợc các hình thức giáo dục mới nhƣ đào

tạo trực tuyến, các chƣơng trình giáo dục đƣợc thể hiện một cách sinh động.

Trong lĩnh vực truyền thông, thông tin liên lạc: CNTT giúp tiết kiện đƣợc thời gian,

thông tin đƣợc truyền đi nhanh hơn và chính xác hơn.

- Sự xuất hiện của giấy điện tử

" Giấy điện tử là một công nghệ cho phép thay đổi hình ảnh hiển thị hấp thụ trên giấy".

Nhìn bên ngoài thông tin hiển thị trên giấy điện tử giống nhƣ sách báo thông thƣờng vậy.

Nhƣng thông tin này có thể thay đổi nhờ khẳ năng hấp thụ và phản xạ ánh sáng tự nhiên của

giấy. Các điểm trên giấy có thể giữ nguyên trạng thái mà không cần nguồn năng lƣợng. Điều

đó làm giấy này có thể tiết kiệm đƣợc năng lƣợng. Mỗi dải giấy có thể sử dụng hàng nghìn

hàng nghìn lần. Kể từ khi giấy điện tử xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1970 thì đến nay đã có

nhiều nhà khoa học tham gia sáng tạo, tìm tòi ra nhiều loại giấy điện tử khác. Giấy điện tử sẽ

đƣợc ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực đời sống nhƣ sản xuất màn hình tivi, màn hình máy

tính, đồng hồ,... Và giấy điện tử hứa hẹn sẽ là vật mang tin lý tƣởng trong tƣơng lai.

- Sự xuất hiện của mô hình xuất bản mới

Hiện nay các tạp chí, nhà xuất bản đang thực hiện mô hình xuất bản mới. Trƣớc đây, các

tòa soạn, các nhà cuất bản chỉ cung cấp các bản in thì ngày nay có thêm bản điện tử. Nhƣ vậy

độc giả có thể sử dụng ấn phẩm thông qua máy tính có nối mạng Internet. Thông tin đến độc

giả sẽ nhanh chóng hơn và tiết kiệm đƣợc chi phí hơn.

- Mô hình đào tạo trực tuyến

Hiện nay, do nhu cầu học tập ngày càng tăng chính vì vậy phƣơng thức đào tạo của các

trƣờng cũng có nhiều thay đổi để phù hợp hơn với thời đại. Các trƣờng đại học, các trung tâm

đào tạo đã phát triển một mô hình đào tạo mới đó là đào tạo trực tuyến.

Sinh viên, học sinh không phải đến tận trƣờng mới có thể học tập trau dồi kiến thức mà

có thể học tập ngay tại nhà. Thời gian học tập linh hoạt và tiết kiệm đƣợc chi phí đầu tƣ cơ sở

hạ tầng.

- Phƣơng thƣ́ c cung cấ p tài liê ̣u theo kiểu điê ̣n tƣ̉

Nhiều nhà xuất bả n hiê ̣n nay bán các xuất bản phẩm củ a mình dƣớ i da ̣ng điê ̣n tƣ̉ . Ví dụ

nhƣ:

EBSCO Online: có khoảng 25.100 tạp chí

Science@Direct: hơn 2000 tạp chí

1.1.2. Khái niệm thƣ viện điện tử

Sự phát triển và ứng dụng CNTT vào trong lĩnh vực TT-TV đã tạo nên một bƣớc đột phá

lớn. CNTT đã làm xuất hiện một hình thức thƣ viện mới nhằm giải quyết những vấn đề mà thƣ

viện truyền thống không thể giải quyết đƣợc. Sự ra đời và phát triển của TVĐT đã trở thành

xu hƣớng tất yếu của thời đại khi mà CNTT phát triển, lƣợng thông tin tri thức của con ngƣời

ngày càng gia tăng, nhu cầu sử dụng thông tin cũng có những thay đổi.

CNTT đã làm thay đổi tất cả các hoạt động nghiệp vụ của thƣ viện. Các thuật ngữ về thƣ

viện điện tử, thƣ viện số ( TVĐT, TVS) đã không còn xa lạ với nhiều ngƣời. Nhất là trong tình

hình hiện nay khi mà việc xây dựng các TVĐT, TVS đã diễn ra ở nhiều thƣ viện công cộng,

thƣ viện các trƣờng đại học, các viện nghiên cứu...

Tuy nhiên, việc đƣa ra định ngĩa, giải thích về "thƣ viện điện tử" thì vẫn chƣa có sự

thống nhất. Đôi khi các nhà khoa học và giới chuyên môn vẫn còn sử dụng lẫn nhau và đồng

nghĩa với các thuật ngữ "thƣ viện số", "thƣ viện ảo", "thƣ viện không tƣờng", "thƣ viện không

biên giới", "thƣ viện tin học hóa", "thƣ viện đa phƣơng tiện",...

Không chỉ ở Việt Nam mà ngay cả trên thế giới vẫn còn những tranh cãi xung quanh

việc phân biệt hay quy định các mô hình này hoàn toàn giống nhau hoặc có sự riêng biệt. Theo

Roy Tennant: " Một thƣ viện điện tử phải bao gồm các tài liệu điện tử và các dịch vụ kèm

theo. Các tài liệu điện tử bao gồm tất cả các tài liệu số cũng nhƣ các loại hình thông tin điện

tử dạng Analog mà cần có các thiết bị để sử dụng, ví dụ nhƣ: băng video, casette..

Thƣ viện số bao gồm các tài liệu số và các dịch vụ kèm theo. Các tài liệu số là các đối

tƣợng đƣợc lƣu trữ, xử lý và đƣợc truyền đi thông qua các thiết bị số và mạng. Các dịch vụ

đƣợc truyển đi thông qua mạng máy tính."[20]

Theo Nguyễn Minh Hiệp thì: "Thƣ viện điện tử là thƣ viện phục vụ nhiều hình thức

điện tử bao gồm tài liệu số hóa, CSDL trực tuyến, CD-ROM, đĩa laser,...Tuy nhiên thƣ viện

điện tử đến nay vẫn đƣợc xem nhƣ là một hình thức hỗ trợ cho thƣ viện truyền thống."[28]

- Bên cạnh đó, khái niệm về thƣ viện số (digital library) cũng đƣợc sử dụng phổ biến.

Trong cuốn "thƣ viện học đại cƣơng" của tác giả Bùi Loan Thùy và Lê văn Viết đã đƣa

ra định nghĩa về thƣ viện số nhƣ sau: "Thƣ viện số là thƣ viện chứa đựng các thông tin và tri

thức đã đƣợc lƣu trữ dƣới dạng điện tử số trên các phƣơng tiên khác nhau : bộ nhớ điện tử, đĩa

quang, đĩa từ"[2]

Trong bài viết " Nhập môn thƣ viện điện tử", tác giả Vũ văn Sơn đã định nghĩa Thƣ

viện số :

" Thƣ viện số là hình thức kết hợp các thiết bị tính toán, lƣu trữ và truyền thông số với

nội dung và phần mềm cần thiết để tái tạo, thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ của các thƣ viện

truyền thống vốn dựa trên các biện pháp thu thập, biên mục và phổ biến thông tin trên giấy và

các vật liệu khác."[21]

Một khái niệm đƣợc đƣa ra từ một tổ chức có uy tín trong ngành trên thế giới. Đó là khái

niệm đƣợc đƣa ra bởi Liên hiệp thƣ viê ̣n số Hoa Kỳ ( 1999):

" Thƣ viện số là các cơ quan, tổ chức có các nguồn lực, kể cả nguồn nhân lực chuyên

hóa để lựa chọn, cấu trúc, cung cấp việc truy cập đến, diễn giải, phổ biến, bảo quản sự toàn

vẹn, đảm bảo sự ổn định trong thời gian dài của sƣu tập công trình số hóa mà chúng ở dạng

sẵn sàng để sử dụng một cách kinh tế."[26]

Còn có rất nhiều cách định nghĩa về TVĐT và TVS đƣợc đƣa ra. Đối với Philip Baker,

tác giả lại có một cách khác để giúp phân biệt các khái niệm này. Ông cho rằng TVĐT lƣu trữ

và phục vụ cả ấn phẩm lẫn tƣ liệu điện tử ( tƣ liệu số hóa) trong khi đó TVS chỉ lƣu trữ các tài

liệu điện tử mà thôi.

Trong cuốn "Từ điển dành cho công tác thƣ viện khoa học thông tin" của nhà xuất bản

Libraries Unlimited ( 2005) của tác giả Joan M.Reitz đã khẳng định không có sự phân biệt

giữa khái niệm TVĐT và TVS.

Có nhiều nhà khoa học có cùng chung quan điểm rằng: " Thƣ viện số là một thƣ viện

điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thƣ viện đã đƣợc số hóa và đƣợc quản lý bằng

một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp ngƣời dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem

đƣợc nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phƣơng

tiện truyền thông." [23]. Có rất nhiều nhà khoa học đã cho rằng thƣ viện điện tử (TVĐT), thƣ

viện số (TVS), thƣ viện ảo (TVA) là những giai đoạn phát triển khác nhau của thƣ viện. Từ

TVĐT sẽ phát triển lên TVS và từ đó phát triển thành TVA. TVĐT thì có cả các ấn phẩm

truyền thống và các dạng tài liệu số hóa. TVS thì chỉ có các tài liệu điện tử (tài liệu số hóa).

Còn TVA lại nhấn mạnh đến tính chất "phi không gian" của tài liệu về sản phẩm và dịch vụ.

Chính vì vậy mà có thể coi TVĐT là mô hình thƣ viện lai giữa thƣ viện truyền thống và thƣ

viện số (TVS).

Nhƣng trong giới hạn của bài khóa luận này thì sử dụng các thuật ngữ " thƣ viện điện tử"

(TVĐT), "thƣ viện số" (TVS), "thƣ viện ảo" (TVA) để chỉ thƣ viện có vốn tài liệu điện tử (tài

liệu ở dạng số hóa) mà có thể truy cập đƣợc bằng các thiết bị điện tử (máy tính) để có thể khai

thác và sử dụng sản phẩm và dịch vụ điện tử đáp ứng nhu cầu của con ngƣời. Ngoài ra thƣ

viện phải có hệ quản trị thƣ viện tích hợp (bổ sung,biên mục, lƣu thông...), phải nối mạng (ít

nhất là mạng cục bộ).

Ở Việt Nam, thuật ngữ " thƣ viện điện tử (TVĐT) đƣợc sử dụng phổ biến thay thế các

thuật ngữ "thƣ viện số"(TVS), "thƣ viện ảo"(TVA). Chính vì vậy trong Khóa luận của tôi,

thuâ ̣t ngƣ̃ TVĐT cũng sử dụng để thay thế cho tất cả các thuật ngữ kia.

1.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử

1.2.1. Nguồn thông tin

Nhà kinh tế tri thức Branscomb đã ví von: " Nếu xem thông tin nhƣ "bột mỳ" thì tri thức

chính là "bánh mỳ". Nhƣ chúng ta thấy ngày nay tri thức đã quyết định vị thế của các nƣớc

trên thế giới. Không phải vô lý mà các cƣờng quốc lớn trên thế giới là những nƣớc nắm đƣợc

nhiều nguồn thông tin tri thức nhất. Tri thức đã trở thành thƣớc đo quyết định vị thế của các

nƣớc trên thế giới. "Nguồn tri thức_ chất xám không chỉ nằm trong đầu các nhà khoa học,

ngƣời dạy và ngƣời học mà còn nằm trong các cuốn sách số, tạp chí số, các giáo án và luận

văn đƣợc số hóa, các CSDL phân tán toàn cầu trên mạng Internet..."[13]

Trên thế giới, Hoa kỳ và Anh đang là hai nƣớc tiên phong trong việc nghiên cứu và phát

triển TVS. Từ đó có thể khẳng định đƣợc rằng: Thƣ viện số chính là một trong những yếu tố

quyết định vị trí về tri thức của nhân loại.

Và việc xây dựng nguồn tài liệu số, phát triển các bộ sƣu tập số là một trong những ƣu

tiên hàng đầu khi xây dựng một TVĐT. Để tạo lập nguồn tài liệu số có thể áp dụng nhiều

phƣơng thức tạo lập nguồn thông tin số. Sau đây là một số phƣơng pháp chính:

+ Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là một phƣơng pháp phổ biến tại các thƣ viện. Phƣơng pháp này tốn rất

nhiều thời gian, công sức cũng nhƣ kinh phí. " Số hóa (Digitization) đƣợc sử dụng để chỉ quá

trình chuyển đổi thông tin trong các đối tƣợng thực sang dạng điện tử" [9]

Nguyên liệu của quá trình số hóa là các đối tƣợng thực phổ biến chứa thông tin nhƣ tài

liệu, tranh ảnh, văn bản, băng hình, băng ghi âm... và "sản phẩm" là các tệp dữ liệu hay còn

gọi là dạng số, dạng điện tử. Các thƣ viện thƣờng sử dụng phƣơng thức này để tạo ra các tài

liệu số, diện tử từ tài liệu truyền thống của thƣ viện mình.

+ Tạo lập các đƣờng liên kết, chia sẻ dữ liệu, chia sẻ thông tin dƣới dạng số.

Hình thức TVĐT ra đời đã mở ra một bƣớc phát triển mới. Trƣớc kia các thƣ viện đƣợc

coi là một "ốc đảo" không có mối liên hệ nào với các cơ quan bên ngoài thì ngày nay với sự

phát triển của CNTT đã giúp các thƣ viện có thể hợp tác, chia sẻ nguồn dữ liệu cho nhau thông

qua các liên kết, các đƣờng liên kết. Tuy nhiên mức độ sử dụng các tài liệu, thông tin điện tử

này đến đâu còn phụ thuộc vào mức độ liên kết hợp tác giữa các cơ quan với nhau.

+ Đặt mua các tạp chí, các xuất bản phẩm điện tử:

Ngày nay, dần thay thế cho các báo, tạp chí bằng giấy là sự xuất hiện các tạp chí, các

xuất bản phẩm điện tử. Đây cũng là một phƣơng thức làm tăng nguồn lực thông tin đối với các

cơ quan thông tin thƣ viện.

Bảo quản nguồn tin số:

Đối với thƣ viện truyền thống, Nguồn thông tin gắn liền với các vật mang tin. Tuổi thọ

của thông tin phụ thuộc vào tuổi thọ của vật mang tin. Bảo quản thông tin đồng nghĩa với bảo

quản các vật mang tin. Các vật mang chủ yếu là giấy, băng ghi âm, ghi hình...

Còn đối với thƣ viện điện tử, việc bảo quản thông tin số lại phụ thuộc vào môi trƣờng

công nghệ. Do trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, môi trƣờng công nghệ thay đổi

một cách nhanh chóng. Chính vì vậy môi trƣờng lƣu trữ tài liệu dễ bị thay đổi. Tài liệu dễ bị

mất mát khi không đƣợc đọc đƣợc trong môi trƣờng lƣu trữ tài liệu mới. Chính vì vậy một

công việc cần đƣợc quan tâm trong môi trƣờng TVĐT là việc sao lƣu chuyển đổi dữ liệu sang

môi trƣờng lƣu trũ mới.

Ngoài ra thông tin lƣu trữ trên TVĐT thƣờng bị sự phá hoại của các loại virut. Chính vì

vậy thƣ viện phải cài đặt các phần mềm diệt virut đạt hiệu quả cao. Các phần mềm diệt virut

có thể mua ở trong nƣớc hoặc nƣớc ngoài phụ thuộc vào nguồn kinh phí.

Thông tin lƣu giữ ở nhiều nơi nhƣ ổ cứng cố định hoặc lƣu động. Việc này đề phòng

nguồn thông tin số hóa do vô tình hoặc cố ý bị xóa.

1.2.2. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ

Cơ sở vật chất và kỹ thuật là thành phần quan trọng của thƣ viện điện tử. Thành phần

này có thể bao gồm: phần cứng, phần mềm.

- Phần cứng, mạng

Phần cứng : là hệ thống máy tính bao gồm hệ thống máy chủ liên kết với các máy trạm.

Tùy thuộc vào quy mô cũng nhƣ chức năng nhiệm vụ của thƣ viện mà sở hứu số lƣợng máy

chủ và máy trạm thích hợp.

Phần cứng cũng bao gồm một số trang thiết bị sử dụng trong quá trình hoạt động của

TVĐT khác nhƣ: máy đọc mã vạch, máy scan, máy in, ...Mạng máy tính là một thành phần

quan trọng của TVĐT. Mạng có thể bao gồm:

- Mạng nội bộ : là mạng liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan. Chỉ có giới hạn trong

một phạm vi hẹp trong nội bộ cơ quan;

- Mạng cục bộ: là mạng liên kết giữa một hoặc một số cơ quan, đơn vị với nhau. Các cơ

quan , đơn vị này có thể trong cùng một khối hoặc cùng một đặc điểm, có mối liên kết với

nhau. Mạng cục bộ có phạm vi lớn hơn mạng nội bộ;

- Mạng diện rộng: Mạng Internet có thể liên kết, kết nối với nhiều nơi, nhiều cơ quan tổ

chức không bị giới hạn.

- Phần mềm

+ Phần mềm quản trị thƣ viện điện tử

Phần mềm quản trị TVĐT là một trong những thành phần không thể thiếu của TVĐT.

Ngày nay, để đáp ứng nhu cầu phát triển của thƣ viện, các nhà sản xuất phần mềm trong và

ngoài nƣớc đã sản xuất nhiều loại phần mềm giúp cho việc quản trị thƣ viện điện tử. Các

nghiên cứu cho thấy phần mềm quản trị thƣ viện điện tử có một số module chủ yếu nhƣ sau:

1) Module Bổ sung:

Mục đích của Module quản lý bổ sung là quản lý việc bổ sung tài liệu một cách hiệu

quả qua việc mua bán, trao đổi biếu tặng, lập báo cáo thống kê về nguồn tài liệu bổ sung.

Module này bao gồm:

* Thống kê hoạt động bổ sung tài liệu đƣợc bổ sung nhƣ: số lƣợng, tài liệu, chi phí, ngày

tháng bổ sung...;

* Làm thủ tục đặt mua: lập đơn từ;

* Thu thập, lƣu trữ nguồn gốc của nguồn tài liệu cung cấp là các chỉ các nhà xuất bản,

nhà cung cấp,...;

* Nhận và kiểm tra các thông tin về tài liệu so với hợp đồng đã lập;

* Tính toán và chuyển giao chi phí cho các nhà cung cấp.

2) Module tra cứu trực tuyến OPAC

Thay thế hệ thống tủ mục lục phiếu dùng để tìm kiếm tài liệu trong thƣ viện truyền

thống là Module tra cứu trực tuyến OPAC. Module tra cứu trực tuyến OPAC cho phép ngƣời

dùng đƣa ra yêu cầu từ bàn phím. Các yêu cầu này có thể là nhan đề tài liệu, tác giả, từ khóa,

chủ đề.

OPAC là công cụ tìm kiếm hết sức đơn giản và không giới hạn các lĩnh vực tìm kiếm.

Kết quả hiển thị hết sức đa dạng và linh hoạt.Không chỉ đáp ứng chính xác kết quả mà NDT

yêu cầu.

Kết quả hiển thị là các biểu ghi thƣ mục với các thông tin nhƣ: nhan đề, tác giả, tóm tắt,

năm xuất bản, nhà xuất bản, ký hiệu phân loại....

3) Module biên mục:

Module này giúp nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công tác biên mục, module

đƣợc hoạt động theo các tiêu chuẩn nhƣ ISBD, AACR2,...

Ngƣời cán bộ phải nhập các thông tin của tài liệu vào các trƣờng để kết hợp với nhau

thành một biểu ghi thƣ mục hoàn chỉnh. Module này còn c ung cấp khă năng trao đổi dữ liệu; Hỗ trợ công tác biên mục bằng hệ thống các từ điển.

4) Module lƣu thông:

Module này đƣợc thiết kế nhằm quản lý các hoạt động mƣợn trả của thƣ viện, quản lý

thông tin của NDT. Module này có các chức năng cơ bản là :

* Tiến hành các thủ tục mƣợn trả tài liệu;

* Thông báo mƣợn quá hạn, thời gian mƣợn quá hạn;

* Quản lý tài liệu và độc giả bằng mã vạch;

* Thống kê việc lƣu hành tài liệu: tần suất mƣợn, loại tài liệu, ...;

* Thông báo tình hình của từng tài liệu về số bản, số tài liệu, số lƣợng tài liệu mà NDT

đã mƣợn.

5) Module quản lý XBP định kỳ

Các hoạt động của Module này là: đặt mua, nhận, khiếu nại, biên mục, đánh chỉ mục cho

các bài báo, tạp chí, lƣu hành, lập các báo cáo thống kê.

6) Module mƣợn liên thƣ viện:

Mƣợn liên thƣ viện là một hình thức mới là một ƣu điểm so với thƣ viện truyền thống.

Nhằm quản lý hoạt động này, trong phần mềm tích hợp quản lý thƣ viện có thiết kế Module

này với các chức năng là:

* Lập các thủ tục mƣợn từ các thƣ viện: yêu cầu, nhận tài liệu mƣợn, kiểm tra xác minh

tài liệu, làm thủ tục trả;

* Tiến hành thủ tục mƣợn.

7) Module quản trị hệ thống:

Module này cho phép theo dõi các hoạt động của cán bộ thƣ viện thực hiện trên máy,

phân quyền và quản lý ngƣời dùng. Ngoài ra còn thực hiện các chức năng báo cáo, thống kê

các hoạt động của thƣ viện.

+ Phần mềm dùng cho hệ điều hành: Là phần mềm hệ thống không thể thiếu để điều

hành mạng cục bộ, mạng diện rộng.

+ Phần mềm khác nhƣ: phần mềm diệt virut, xử lý ảnh, phần mềm quản trị CSDL....

1.2.3. NDT của thƣ viện điện tử

NDT là một yếu tố quan trọng đối với thƣ viện điện tử. Mục đích cuối cùng của bất kỳ

một thƣ viện nào đều là đáp ứng nhu cầu tin của NDT.

Nếu nhƣ trƣớc đây, các thƣ viện truyền thống chỉ phục vụ đƣợc một số đối tƣợng quy

định trong chức năng , nhiệm vụ của thƣ viện đó. Nhƣ thƣ viện Trƣờng Đại học Khoa học XH

& NV chỉ phục vụ cho giảng viên, và sinh viên trong trƣờng. Và các đối tƣợng NDT lại bị cản

trở bởi vị trí địa lý (thƣ viện ở quá xa nơi họ sống). Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam có đối tƣợng

phục vụ nhiều đối tƣợng (là công dân Việt Nam và ngay cả ngƣời nƣớc ngoài sinh sống và

làm việc tại Việt Nam) nhƣng thực tế chỉ có những ngƣời dân sống gần đó mới có thể đến thƣ

viện thƣờng xuyên đƣợc.

Ngày nay, sự ra đời của TVĐT đã giúp xóa bỏ rào cản đó. Mọi ngƣời có thể truy cập

vào bất cứ thƣ viện nào nếu có một máy tính kết nối mạng Internet, từ đó có thể mở ra kho

tàng tri thức của nhân loại. Về lý thuyết, NDT không bị hạn chế về không gian, thời gian mà

có thể khai thác thông tin và dịch vụ của thƣ viện và có những sản phẩm và dịch vụ có thu phí

hoặc miễn phí.

Nếu nhƣ trƣớc đây, bạn đọc chỉ có thể đến thƣ viện vào những giờ cố định thì ngày nay

bạn có thể sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thƣ viện bất cứ thời gian nào. Chính vì vậy,

Bạn có thể nhân đƣợc thông tin mình yêu cầu bất kể bạn ở vị trí nào và thời gian nào. Điều đó

mở giúp thúc đẩy tri thức phát triển và một biện pháp tiết kiệm thời gian và công sức cho

NDT.

TVĐT đã mở nguồn thông tin tri thức không hạn chế với NDT. Họ có thể tìm hiểu tri

thức, thông tin ở bất kỳ một lĩnh vực hay công nghệ nào mà họ quan tâm.

- Yêu cầu đối với NDT

TVĐT mang lại những lợi ích đó cho NDT nhƣng để sử dụng và khai thác thông tin một

cách dễ dàng và hiệu quả thì còn phải phụ thuộc vào khả nảng giao tiếp giữa NDT với máy

tính, phụ thuộc vào trình độ CNTT của NDT.

TVĐT phải có nhiệm vụ giúp cho bạn đọc quản lý thông tin để có thể sử dụng vào

những mục đích có ích. Nhƣng nếu NDT không có trình độ thì dù thƣ viện có cơ sở hạ tầng

hiện đại đến đâu, bộ sƣu tập số đồ sộ đến đâu, ngƣời cán bộ có giỏi nhƣ thế nào cũng trở nên

vô ích nếu NDT không biết cách khai thác thông tin hay giao tiếp giữa ngƣời mà máy không

tốt.Chính vì vậy, việc hƣớng dẫn, đào tạo khai thác thông tin cho NDT cũng trở thành một

nhiệm vụ cho cán bộ thƣ viện.

Dựa vào trình độ giao tiếp của NDT và máy tính, chúng ta có thể phân chia các đối

tƣợng NDT nhƣ sau:

- Đối tƣợng không hoặc ít tiếp xúc với máy tính nên khả năng sử dụng máy tính và khai

thác thông tin kém. Nhƣ những ngƣời lao động hoặc những ngƣời cao tuổi. Đây là nhóm đối

tƣợng khó tiếp nhận công nghệ do tuổi tác hoặc do không có điều kiện, thời gian;

- Đối tƣợng công nhân viên, cán bộ: Họ là những ngƣời đã có thời gian lâu dài tiếp xúc

với máy tính, đã đƣợc đào tạo về CNTT. Họ có thể nhanh chóng tiếp thu kiến thức, kỹ năng

tìm tin;

- Đối tƣợng học sinh, sinh viên: Đây là đối tƣợng đông đảo nhất, là thế hệ tƣơng lai của

đất nƣớc. Họ là những ngƣời năng động nhiệt tình, ham tìm tòi học hỏi về công nghệ. Họ là

đối tƣợng phục vụ chính của các thƣ viện.

1.2.4. Cán bộ thƣ viện

Cán bộ thƣ viện đƣợc coi là "linh hồn" của một cơ quan thông tin thông tin. Cho dù hình

thức của thƣ viện có thay đổi (từ thƣ viện truyền thống thành TVĐT). Ngƣời cán bộ là ngƣời

trung gian giữa NDT với khối lƣợng tri thức khổng lồ của nhân loại. Nếu nhƣ ở hình thức thƣ

viện truyền thống, ngƣời cán bộ chỉ có làm việc trong môi trƣờng thông thƣờng, nhiều hình

thức sản phẩm và dịch vụ còn đơn giản nhƣ mƣợn sách. Nhiều ngƣời cho rằng nghề thƣ viện

chỉ đơn thuần là "trông sách". Nhƣng trong môi trƣờng làm việc thay đổi thì yêu cầu và vai trò

của ngƣời cán bộ cũng thay đổi. Hình thức công việc của ngƣời cán bộ cũng có nhiều thay đổi.

Bảng 1 cho thấy phần nào sự thay đổi của ngƣời cán bộ trong môi trƣờng TVĐT/TVS so

với thƣ viện truyền thống.

Bảng 1 : So sánh giữa cán bộ thƣ viện truyền thống và cán bộ thƣ viện hiện đại

Nội dung CBTV trong thƣ viện CBTV trong TVĐT/TVS

truyền thống

Thƣ viện truyền thống (chỉ Thƣ viện số (làm việc qua Môi trƣờng làm việc

tiếp xúc với tài liệu, NDT) máy tính, quản lý tài liệu

điện tử, làm việc qua các

phần mềm...)

Thu thập và phổ biến tƣ liệu Chuyên gia thông tin và Vai trò

định hƣớng thông tin cho

NDT

Đơn lẻ Tổng hợp Hệ thống kiến thức

Cố định (nhóm NDT đã quy Bất cứ ngƣời dùng kết nối Nhóm độc giả

định trong chức năng và mạng máy tính

nhiệm vụ của mỗi thƣ viện)

Giới hạn phạm vi bên trong Không giới hạn địa lý mà Cơ sở dịch vụ

thƣ viện có thể cung cấp cho bất cứ

nơi nào có nối mạng

Đơn điệu Đa dạng, phong phú Nội dung công viêc

Bị động (chỉ khi NDT đến Chủ động (không chờ đợi Cách thức phục vụ

thƣ viện thì mới có thể phục NDT mà mang thông tin

vụ) đến tận nơi cho NDT thông

qua mạng máy tính)

Tài liệu in (sách, tài Các bộ sƣu tập số Đối tƣợng làm việc

liệu,báo, tạp chí)

Gửi giao tài liệu (hoạt động Định hƣớng thông tin, tƣ Nội dung công việc

mƣợn trả tài liệu, xử lý tài vấn và chuyển giao công

liệu,xếp giá..) nghệ hiện đại

Thấp (không đồi hỏi về Cao và mang tính chuyên Trình độ làm việc

ngoại ngữ và CNTT ) nghiệp (đồi hỏi kiến thức

cao về ngoại ngữ, CNTT và

kiếnthức tổng hợp về các

ngành khoa học)

Chính môi trƣờng làm việc có nhiều thay đổi khiến cho ngƣời cán bộ cũng bắt buộc phải

thay đổi để có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc. Các công việc của ngƣời cán bộ thƣ

viện có thể vẫn là : thu thập, xử lý, biên mục, phân loại, phục vụ, cung cấp các sản phẩm đến

tay NDT. Nhƣng về tính chất của công việc đã có nhiều thay đổi.

Ngƣời cán bộ làm các công việc chuyên môn nhƣ thu thập, xử lý, biên mục và phục vụ

thông tin qua máy tính. Họ đƣợc xem là " chuyên gia thông tin". Chính vì vậy mà nhiệm vụ

của một " chuyên gia thông tin" cũng khác với một thủ thƣ.Đó là:

+ Thu thập tƣ liệu: lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sƣu tập

số;

+ Thiết kế cấu trúc cho TVĐT (không phải cán bộ thƣ viện nào cũng có khả năng thiết

kế cấu trúc của TVĐT, nhƣng phải biết và hiểu đƣợc cấu trúc của thƣ viện đó);

+ Biên mục : mô tả nội dung tài liệu số;

+ Xây dựng các kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (nhƣ định hƣớng thông tin, chuyển giao

thông tin,..);

+ Tạo lập các giao diện thân thiện với ngƣời sử dụng trong hệ thống mạng;

+ Xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn liên quan đến thƣ viện;

+ Thiết kế, duy trì, chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lƣợng cao với giá trị gia

tăng;

+ Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin trong môi trƣờng mạng;

+ Bảo đảm an ninh thông tin;

+ Hình thức, phƣơng thức phục vụ;

Yêu cầu đối với ngƣời cán bộ thƣ viện số:

- Biết phân tích và xử lý các loại thông tin khác nhau;

- Biết thúc đẩy và tổ chức các giá trị tiềm ẩn trong mọi thông tin;

- Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị đúng lúc, đúng đối tƣợng;

- Chuyển giao thông tin đến ngƣời dùng và cung cấp các dịch vụ chuyên biệt có định

hƣớng;

- Yêu cầu phải có kiến thức tổng hợp về các ngành khoa học thƣ viện,khoa học thông

tin, CNTT, ngoại ngữ và các chuyên ngành khác;

- Có các kỹ năng nhƣ: phản ứng nhanh nhạy với các nguồn thông tin khác nhau, có kỹ

năng trong việc tìm kiếm thông tin;

- Có niềm đam mê công việc và có ý thức xây dựng và cung cấp thông tin;

- Có kỹ năng xử lý làm tăng giá trị thông tin;

- Có khả năng sàng lọc và đánh giá thông tin;

- Có khả năng thu thập và bổ sung;

- Có khả năng thu thập và xử lý thông tin;

- Có khả năng thu thập, bổ sung;

- Có khả năng tổ chức, bổ sung;

- Có khă năng tổ chức, quản lý thông tin;

- Năng động sáng tạo, tinh thần đồng đội cao, có tầm nhìn chiến lƣợc biết xây dựng dự

án.

Hiện nay, đã có nhiều dự án TVĐT tiến hành ở Việt Nam, đặc biệt là tại các trƣờng đại

học, các viện nghiên cứu...Chính vì vậy nhu cầu về cán bộ TVĐT rất lớn. Nhƣng ở Việt Nam

thì các cơ sở đào tạo lại chƣa có chƣơng trình đào tạo TVĐT chính quy, hoàn chỉnh và bài

bản. Các chƣơng trình đào tạo đã trở nên quá lac hậu. Chính vì vậy "nguồn nhân lực đào tạo ra

không có kiến thức nền cũng nhƣ các kỹ năng cần thiết để xây dựng và phát triển thƣ viện

số"[14]

Việc xây dựng và phát triển TVĐT đòi hỏi kiến thức về khoa học máy tính và khoa học

TT-TV. CNTT làm hạ tầng phát triển TVĐT còn khoa học TT-TV giúp phát triển nội dung

của TVĐT.

Chính vì vậy yêu cầu đối với cán bộ thƣ viện là phải có kiến thức liên thông của hai lĩnh

vực khoa học này.

1.3. Thư viện điện tử trong hệ thống các trường đại học của Việt Nam

1.3.1. Tình hình chung trong việc xây dựng thƣ viện điện tử ở hệ thống thƣ viện đại học

Trong hơn 10 năm vừa qua, thƣ viện đại học (TVĐH) đã có nhiều chuyển biến mạnh mẽ

theo hƣớng tích cực. TVĐH đã nhận đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo các bộ, ngành và các

trƣờng đại hộc nên một loạt các dự án từ nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới cũng nhƣ

ngân sách nhà nƣớc và các chƣơng trình hợp tác song phƣơng giữa các trƣờng đã đƣợc thông

qua. Hơn 30 TVĐH đã dần chuyển sang mô hình thƣ viện hiện đại với những bƣớc đi căn bản

cho sự hình thành và phát triển thƣ viện điện tử.[15]

Các TVĐH đều có nét nổi bật là cơ sở hạ tầng CNTT khá vững chắc. Các thƣ viện đều

thiết lập đƣợc mạng nội bộ, nhiều thƣ viện đã kết nối với mạng diện rộng của trƣờng và mạng

INTERNET. Đƣờng truyền với tốc độ cao. Hệ thống máy chủ khá mạnh với hàng trăm PC tại

mỗi đơn vị.

Các thƣ viện đều sử dụng phần mềm tích hợp để quản trị. Các phần mềm này đa số đƣợc

mua ở các công ty tin học trong nƣớc nhƣ các phần mềm ILIB (Công ty CMC); LIBOL (Công

ty Tinh Vân); ELIB (Công ty Nam Hoàng); Vebrary (Công ty Lạc Việt)... Hoặc một số phần

mềm mua của nƣớc ngoài nhƣ của Thƣ viện Trung tâm tại ĐHQG Tp HCM, Thƣ viện trƣờng

ĐH Bách Khoa Hà Nội... hoặc có những phần mềm thƣ viện đó tự xây dựng nhƣ ở thƣ viện

ĐH KHTN ĐHQG Tp HCM. Các phần mềm này tuy mức độ hỗ trợ có khác nhau nhƣng đều

đảm bảo hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ nhƣ: Biên mục MARC, phân loại DDC, chuẩn

Z39.50...[15]

Nhìn chung, ở các TVĐH đều có các sản phẩm và dịch vụ hết sức đa dạng. Các sản

phẩm thông tin phổ biến là các CSDL thƣ mục; CSDL tóm tắt hoặc toàn văn; thông báo sách

mới; bản tin điện tử...Ngoài các sản phẩm do mua, biếu, trao đổi thì một số thƣ viện đã tự xây

dựng đƣợc các CSDL đặc thù nhƣ: CSDL thƣ mục tổng quát; CSDL sách; bài giảng điện tử;

CSDL đề tài và kết quả nghiên cứu khóa học...[15]

Dịch vụ tìm tin trực tuyến (OPAC) đƣợc cung cấp cho bạn đọc ngay tại thƣ viện hoặc từ

xa thông qua mạng Internet. Ngoài CSDL của thƣ viện mình, các thƣ viện còn hỗ trợ NDT tìm

kiếm thông tin của các CSDL của các cơ quan TT - TV khác trong và ngoài nƣớc thông qua

việc kết nối trực tuyến, thu thập hoặc cài đặt vào máy chủ.

Bằng việc tạo lập cổng thông tin (portal), các thƣ viện lớn đã tạo điều kiện cho bạn đọc

sử dụng nhiều dich vụ mới nhƣ giới thiệu bộ sƣu tập số; giao tiếp trực tuyến; hộp thƣ điện tử;

...

Viê ̣c các TVĐH thƣờng xuyên đƣợc tham gia các lớp tập huấn về TVĐT đƣợc tổ chức

tại Liên hiệp TVĐH ở phía Bắc và phía Nam đã giúp cung cấp, trang bị nhiều kiến thức và

kinh nghiệm vô cùng quý báu trong việc xây dƣ̣ng và hoạt động của thƣ viện điện tử.

Tuy có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển nhƣng TVĐH cũng không tránh khỏi

một số thiếu sót nhƣ:

- Các CSDL của thƣ viện chƣ đƣợc xây dựng theo các chuẩn thống nhất mà vấn đƣợc

xây dựng theo các chuẩn khác nhau;

- Vấn đề bản quyến vẫn chƣa đƣợc chú trọng, vẫn có những bộ sƣu tập sách điện tử chƣa

tuân thủ quy định xin phép cuất bản và công bố;

- Về đội ngũ cán bộ thƣ viện còn thiếu và yếu về kiến thức nghiệp vụ TT-TV và kiến

thức về CNTT. Phƣơng pháp và quy trình xây dựng các bộ sƣu tập số còn chấp vá và không

đúng quy trình...;

- Việc đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ nhƣ MARC 21, Dublincore, Edifact...còn nhiều

thiếu sót;

- Hệ thống tìm kiếm chƣa linh hoạt và tạo điều kiện thuận lợi cho NDT.

1.3.2. Xây dựng thƣ viện điện tử tại hai Đa ̣i ho ̣c Quốc gia

ĐHQG Hà Nội và ĐHQG Tp HCM là hai cơ sở đào tạo có chất lƣợng, và cũng là hai

trƣờng tiêu biểu đại diện cho các trƣờng đại học trong hệ thống trƣờng đại học trong cả nƣớc .

Trong thành phần ĐHQG Hà Nội và ĐHQG Tp HCM còn các trƣờng đại học thành viên. Chính vì vậy việc tìm hiểu TVĐT ở hai Đa ̣i ho ̣c này cũng cho thấy phần nào việc xây dựng

thƣ viện điện tử ở các trƣờng đại học.

1.3.2.1. Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Mạng máy tình trung tâm có cấu trúc hình sao, đƣợc chia ra làm 04 mạng cục bộ. Toàn

mạng có 05 máy chủ, 135 máy trạm, 05 switch và 28 hub. Máy chủ sử dụng hệ điều hành

Window 2000 Advance Server và Window 2003 Server. Quản trị CSDL là quản trị SQL

Server 2000. Các máy trạm sử dụng Window XP.

- Về phần mềm:

Thƣ viện sử dụng phần mềm quản trị thƣ viện Libol 5.5 (Năm 2001 là Libol 5.0 và đến

năm 2004 nâng cấp lên là Libol 5.5). Trong qua trình hoạt động đã vận hành đƣợc 8/10

Module, chƣa sử dụng Module phát hành và liên thƣ viện. Hiện tại phần mềm đã áp dụng thực

tế các nghiệp vụ thƣ viện thông thƣờng nhƣ: quản lý mƣợn, trả, biên mục, theo AACR2 và

MARC 21.

Ngoài ra, thƣ viện còn sử dụng một số phần mềm khác nhƣ: phần mềm kế toán, phần

mềm quản lý cán bộ khoa học của Bộ giáo dục và đào tạo, phần mềm quản lý công văn do

ĐHQG cấp.

- Về nguồn tin điện tử

Việc phát triển nguồn thông tin số hóa đƣợc thực hiện bằng hai phƣơng thức là tự xây

dựng và thu thập từ bên ngoài. Nguồn tài nguyên này khá phong phú gồm:

- CSDL do trung tâm xây dựng đến năm 2007:

- CSDL Sách( 128.000 biểu ghi,)

- CSDL Tạp chí (2.145 biểu ghi)

- CSDL thƣ mục và tóm tắt: 7 CSDL thƣ mục và tóm tắt gồm Luận án Tiến sỹ; Luận văn

Thạc sỹ đƣợc bảo vệ ở ĐHQG Hà Nội; thác bản văn bia. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ,

cấp ĐHQG, cấp Nhà nƣớc đã nghiệm thu; Khoa học công nghệ; các công trình nghiên cứu

khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQG; môn học; bài trích tạp chí;

- CSDL toàn văn bài giảng điện tử; sách điện tử; giáo trình điện tử;

- CSDL do mua hoặc trao đổi;

+ CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline)

+ Wilson Applied Science & Technology Fulltext

+ Wilson Humanities Abstracts Fulltext

+ Wilson Education Abstract Fulltext

+ Derwent Biotechnology Abstract/Quarterly Updates

+ Econlit 1969 - Present /Monthly Updates

+ CSDL trực tuyến (nguồn tin online)

08 CSDL : Omnilife, EBSCO, ACM, IEEE CS, Springerlink, ASME, ACS - American

Chemical Society, Ebrary - Life & physical Sciences;

04 CSDL điện tử của nhà xuất bản CRC: MathnetBase, IT KnowledgenetBase,

NanotBase, MaterialnatBase.

Các tài liệu số hóa đƣợc lƣu trên CD, trên ổ cứng và tủ quang. Phƣơng thức phân phối

tài liệu đƣợc thực hiện cả trên Intranet, internet và ổ đọc CD.

Bạn đọc đƣợc sử dụng các dịch vụ tra cứu thƣ mục và truy cập toàn văn, liên kết đến các

thƣ viện khác.[15]

1.3.2.2. Thƣ viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

- Xây dựng thƣ viện điện tử tại ĐHKHTN

Thƣ viện sử dụng phần mềm mã nguồn mở thƣ viện số Greenstone giúp tạo lập những

bộ sƣu tập thông tin chuyên ngành.

Cổng thông tin tích hợp điện tử từ mọi nguồn. Ngoài truy cập đến phần tin tức, tra cứu

nhanh và bộ sƣu tập, độc giả sẽ đƣợc liên kết đến website các cơ quan chính quyền nhƣ Đảng

Cộng Sản Việt Nam, ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố, các trƣờng đại học trong nƣớc và

nƣớc ngoài; các cơ quan báo chí; các thƣ viện; các bộ máy tra cứu bằng tiếng việt cũng nhƣ

của nƣớc ngoài....Cổng thông tin đƣợc kết nối trực tiếp với tài nguyên thông tin của ĐHQG

Tp HCM bao gồm 14 CSDL điện tử ĐHQG Tp HCM, 13 tài nguyên thông tin thƣ viện số, 5

kết nối đến nguồn tin thƣ viện số nƣớc ngoài.

Tài nguyên thông tin bao gồm: CSDL thƣ mục, CSDL CD-ROM, CSDL trực tuyến, bộ

sƣu tập số,...Các bộ sƣu tập số này hết sức đa dạng và phong phú.

Dịch vụ tra cứu thông tin đáp ứng đƣợc mọi nhu cầu của sinh viên, giảng viên, nhà

nghiên cứu, doanh nghiệp,...Thông tin đƣợc cung cấp bao gồm: Danh mục tài liệu dạng thƣ

tịch; tài liệu điện tử dạng text, HTML, PDF; tài liệu đa phƣơng tiện; hình ảnh; âm thanh;...Đặc

biệt thông tin có thể đƣợc tổ chức thành các bộ sƣu tập trên CD-ROM phục vụ tìm theo tên tác

giả, nhan đề, từ khóa,...Ta cứu OPAC, tra cứu CSDL KHTN có thể truy cập đến CSDL sách,

tạp chí, luận văn,...Tra cứu qua cổng Z39.50 có thể kết nối máy chủ của Thƣ viện Quốc hội

Mỹ, thƣ viện đại học Quốc gia Úc, Thƣ viện Quốc gia Canada, thƣ viện Oxford.[15]

- Xây dựng thƣ viện điện tử tại Thƣ viện Trung tâm

Thƣ viện trung tâm đƣợc xây dựng nhờ dự án QIC (nguồn vay của Ngân hàng Thế giới).

Thƣ viện đã sớm tập trung đầu tƣ về cơ sở hạ tầng CNTT và nguồn tài nguyên số hóa.

Thƣ viện đã mua phần mềm quản trị thƣ viện của nƣớc ngoài. Phần mềm đã đáp ứng

đƣợc nhu cầu quản trị thƣ viện hiện đại và đã đƣợc sử dụng tại nhiều thƣ viện trên thế giới.

Ngoài ra, thƣ viện còn sử dụng phần mềm thƣ viện số Dspace.

Hệ thống mạng gồm 06 máy chủ có cấu hình mạnh và hơn 200 PC. Tốc độ đƣờng truyền

mạng LAN là 1 GB/s, khă năng kết nối ngoài là 1 MG/s. Hệ thống mạng nội bộ và Internet

đều đƣợc đầu tƣ.

Nguồn tài nguyên số đƣợc coi là lớn nhất trong hệ thống thƣ viện đại học với 09 CSDL

tóm tắt và toàn văn. Trong đó có nhiều CSDL có giá trị khoa học cao.[15]

1.4. Tóm lược:

Nhƣ vậy, ta có thể thấy đƣợc những thay đổi của bốn yếu tố cấu thành thƣ viện từ thƣ

viện truyền thống và TVĐT. Từ thƣ viện truyền thống chuyển thành TVĐT đã có những biến

đổi về chất.

Bên cạnh đó, ta cũng thấy đƣợc hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học đang có nhƣ̃ng

chuyển biến ma ̣nh mẽ.

CHƢƠNG 2

THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

2.1. Quá trình hình thành và phát triển của thư viện Học viện Chính trị

Học viện Chính trị là một đơn vị dẫn đầu và là một trung tâm lớn có nhiệm vụ đào tạo

cán bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn và quân sự của Quân đội cũng nhƣ

của đất nƣớc.

Tháng 7 năm 1951 nhằm đảm bảo cho quân đội hoàn thành mọi nhiệm vụ, Tổng quân

ủy quyết định thành lập trƣờng Chính trị Trung cấp Quân đội Nhân dân Việt Nam (tiền thân

của Học viện Chính trị ngày nay) và giao cho đồng chí Nguyễn Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng

cục Chính trị làm giám đốc.

Ngày 25 tháng 10 năm 1951, Học viện Chính trị vinh dự đƣợc đón chủ tịch Hồ Chí

Minh về thăm và động viên cán bộ, học viên khóa 1 của nhà trƣờng. Các lớp thế hệ giảng

viên,cán bộ, học viên trong nhà trƣờng luôn ghi nhớ lời dạy của Ngƣời: "Phải cố gắng học tập

về mọi mặt chính trị, quân sự. Quân sự mà không có chính trị nhƣ cây không có gốc, vô dụng

lại có hại..."

Để ghi nhớ công lao to lớn chỉ bảo của Ngƣời, Học viện Chính trị đã lấy ngày 25 tháng

10 hàng năm là ngày truyền thống của Học viện.

Trải qua 60 năm xây dựng và phát triển, Học viện Chính trị ngày nay đã trở thành

trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học hàng đầu của Quân đội và của quốc gia. Học

viện đã đào tạo đƣợc hàng vạn cán bộ chính trị, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học xã hội

và nhân văn cho các cơ quan đơn vị, nhà trƣờng, các trung tâm nghiên cứu trong và ngoài

Quân đội.

Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và trƣởng thành, dƣới sự lãnh đạo của ban chấp

hành TW Đảng, Đảng ủy Quân sự TW, sự chỉ huy của Bộ Quốc phòng và Tổng Cục Chính

trị, Học viện Chính trị đã theo sát những bƣớc phát triển của Quân đội Nhân dân Việt Nam, đã

không ngừng trƣởng thành, hoàn thành thắng lợi mọi nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nƣớc đã giao

cho.

2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Phòng Thông tin KHQS

Để hoàn thành nhiệm vụ đào tạo của Học viện, thì việc hình thành một thƣ viện phục

vụ cho các đối tƣợng ngƣời dùng tin trong Học viện là một điều tất yếu.

Ngay từ những ngày đầu thành lập Học viện thì đã xuất hiện các hình thức manh nha

của Thƣ viện với hình thức là các tủ sách lƣu động ở các khoa.

Nhƣng nhu cầu của các đối tƣợng NDT trong Học viện ngày càng gia tăng. Chính vì

vậy ngày 23/12/1976 thực hiện quyết định của Bộ tổng tham mƣu, Phòng tƣ liệu thƣ viện

đƣợc thành lập

Tháng 8 năm 1998, Phòng đƣợc đổi tên thành Phòng Thông tin Khoa học Môi trƣờng.

Đến tháng 5 năm 2006, theo đề nghị của chỉ huy Phòng Thông tin Khoa học Môi

trƣờng và đƣợc sự đồng ý của Ban thƣờng vụ Đảng ủy, Ban giám đốc Học viện đã đổi tên

Phòng Thông tin Khoa học Môi trƣờng thành Phòng Thông tin Khoa học Quân sự và quyết

định lấy ngày 23 tháng 12 hàng năm là ngày truyền thống của Phòng.

Phòng Thông tin KHQS là một bộ phận trong mạng lƣới thông tin thƣ viện Quân đội

và là một bộ phận hỗ trợ giúp Học viện thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo của mình.Quy chế tổ

chức và hoạt động của Phòng: " Hoạt động thông tin Khoa học ở Học viện Chính trị có nhiệm

vụ đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy Học viện, phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa

học. Tổ chức khai thác quản lý, lƣu giữ và phổ biến thông tin từ mạng Intranet, Internet đến

các tổ chức cá nhân trong Học viện theo đúng quy chế của Bộ Quốc phòng và Ban giám đốc

Học viện. Phòng Thông tin KHQS có trách nhiệm khai thác, quản lý, xử lý, lƣu giữ và phổ

biến các loại ấn phẩm thông tin nhƣ sách kinh điển, từ điển bách khoa...Tất cả các thông tin

thu thập đƣợc phải có nội dung lành mạnh phục vụ thiết thực các nhiệm vụ của Học viện."

2.3. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng.

Hoạt động thông tin của Phòng Thông tin KHQS luôn theo sát các nhiệm vụ chiến

lƣợc cũng nhƣ sách lƣợc của Học viện đề ra, luôn gắn liền với sự phát triển của Học

viện.Chính vì vậy Phòng Thông tin KHQS đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mình.

Chức năng:

Phòng Thông tin KHQS cũng có những chức năng nhƣ các các cơ quan TT-TV

khác nhƣ: chức năng thông tin, chức năng giáo dục, chức năng giải trí và chức năng văn hóa.

Tuy nhiên, chức năng thông tin là chức năng quan trọng và nổi bật hơn cả. Phòng Thông tin

KHQS chuyên cung cấp thông tin, cung cấp tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập

nghiên cứu khoa học cho các cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện.

Nhiệm vụ:

Phòng Thông tin KHQS không chỉ là một bộ phận của Học viện mà còn là một bộ

phận trong mạng lƣới thông tin thƣ liệu của Quân đội Nhân dân Việt Nam. Chính vì vậy,

Phòng Thông tin KHQS có những nhiệm vụ nhƣ:

+ Tổ chức xây dựng và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch công tác Thông tin khoa

học xã hội và quân sự trong Học viện và theo dõi kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã đề ra;

+ Nghiên cứu nhu cầu tin của NDT trong Học viện. Tổ chức tạo nguồn, thu thập,

bảo quản và lƣu giữ nguồn tài liệu, tƣ liệu về khoa học xã hội và nhân văn, quân sự. Xây dựng

đƣợc vốn tài liê ̣u đáp ứng nhu cầu phát triển giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện.Đăm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đúng đối tƣợng. Nghiên cứu phƣơng

thức tổ chức, sắp xếp bảo quản vốn tài liệu hợp lý nhằm phục vụ bạn dọc một cách có hiệu

quả;

+ Tổ chức triển khai và áp dụng công nghệ vào hoạt động thông tin - thƣ viện;

+ Hƣớng dẫn và chỉ đạo các đơn vị đầu mối trong Học viện về công tác tổ chức TT

- TV. Tổ chức bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ thƣ viện và

những giáo viên làm công tác kiêm nghiệm công tác Thông tin khoa học ở các đơn vị đầu mối

trong Học viện.Hƣớng dẫn NDT trong Học viện về kỹ năng khai thác và sử dụng thông tin tƣ

liệu;

+ Tuyên truyền và phổ biến kiến thức khoa học và các thành tự khoa học xã hội

nhân văn và quân sự cũng nhƣ các ngành hoa học khác;

+ Phối hợp các đơn vị trong và ngoài quân đội xuất bản các ấn phẩm thông tin khoa

học, tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin giữa các đơn vị, cơ quan TT- TV trong và ngoài

Quân đội;

+ Ứng dụng hiệu quả CNTT vào các khâu trong hoạt động TT- TV: Tiến tới làm

chủ CNTT trong hoạt động thông tin tƣ liệu ( thƣ viện điện tử) và ngân hàng dữ liệu ( CSDL

toàn văn và CSDL thƣ mục).

- Bộ máy tổ chức của Phòng:

Phòng Thông tin KHQS

Ban Thông tin Ban Thƣ viện

Tổ chế bản điện tử Tổ xử lý tài liệu đầu vào Tổ phục vụ phòng mƣợn Tổ cấp phát SGK, GT Tổ phục vụ phòng đọc Tổ xử lý thông tin

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Phòng Thông tin KHQS

Phòng Thông tin KHQS gồm hai bộ phận : Ban Thông tin và Ban Thƣ viện.

Ban Thông tin có các nhiệm vụ:

+ Tổ chức các hội nghị thông tin định kỳ và không định kỳ, giới thiệu sách mới, các

hoạt động thông tin thƣ mục tạo điều kiện cho độc giả khai thác và sử dụng thông tin có hiệu

quả;

+ Bảo đảm việc biên soạn, in ấn, tổ chức dịch vụ và các hoạt động thông tin;

+ Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập khai thác dữ liệu;

+ Xử lý thông tin và khai thác CSDL;

+ Cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo và các đề tài nghiên cứu khoa học;

+ Quản lý thƣ viện điện tử.

Ban Thƣ viện có các nhiệm vụ:

+ Tiến hành bổ sung và xử lý tài liệu, đáp ứng nhu cầu, phục vụ tài liệu đủ và đúng

đối tƣợng. Phục vụ tốt nhu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập;

+ Xây dựng đƣợc hệ thống đƣợc hệ thống tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng,

hiệu quả. Nghiên cứu, tổ chức, sắp xếp tài liệu một cách khoa học;

+ Quan hệ, trao đổi tàu liệu với các đơn vị trong và ngoài quân đội;

+Tổ chức phục vụ tài liệu cho NDT trong Học viện.

Ban Thông tin và Ban Thƣ viện đóng vai trò hết sức quan trong không thể thiếu trong

hoạt động của Phòng Thông tin KHQS.Mỗi ban đều có những nhiệm vụ khác nhau nhƣng lại

ảnh hƣởng qua lại lẫn nhau.

2.4. Khảo sát thực tế Thư viê ̣n Học viê ̣n Chính tri ̣

Phòng Thông tin KHQS ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của mình góp phần vào

việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của Học viện. Để có thể thấy rõ đƣợc Phòng Thông tin

KHQS, tôi sẽ tìm hiểu Phòng thông qua bốn yếu tố: cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin, cán bộ

thƣ viện, ngƣời dùng tin.

2.4.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật

Hệ thống cơ sở vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật ngày càng đƣợc đầu tƣ với chất lƣợng và

hiệu quả ngày càng đƣợc nâng cao. Ngày nay Phòng Thông tin KHQS đã có một cơ ngơi

khang trang rộng rãi, nằm ở vị trí trung tâm của Học viện. Tòa nhà đƣợc thiết kế thành nhiều

bộ phận chức năng nhƣ: Phòng mƣợn, Phòng cấp phát sách giáo khoa, Phòng đọc tổng hợp,

Phòng đọc điện tử... Diện tích các Phòng đều đƣợc mở rộng và đƣợc bố trí tập trung tạo điều

kiện thuận lợi cho các cán bộ, giảng viên, học viên đến thƣ viện.

Ngoài ra, Phòng còn đƣợc trang bị các thiết bị hiện đại nhƣ máy tính, máy photo, máy

in laze, máy scan tài liệu, máy ép plastic cùng với hệ thống giá sách, tủ trƣng bày,...

Hệ thống điều hòa và máy hút bụi cải thiện môi trƣờng làm việc của cán bộ và đảm

bảo cho công tác bảo quản tài liệu.

Cơ sở vật chất và các phƣơng tiện kỹ thuật ngày càng đƣợc đầu tƣ và cải thiện đã góp

phần không nhỏ trong hiệu quả hoạt động của Phòng Thông tin KHQS.

2.4.2. Nguồn lực thông tin

Tài liệu truyền thống

Nguồn lực thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong các cơ quan TT-TV. Trƣớc

đây để đánh giá một cơ quan TT-TV, ngƣời ta thƣờng đánh giá thông qua nguồn lực thông tin

của cơ quan TT-TV đó. Ngày nay tuy có những thay đổi nhƣng nguồn lực thông tin vẫn đƣợc

xem là một yếu tố quan trọng để đánh giá một cơ quan TT-TV.

Nhận thức đƣợc điều đó, lãnh đạo của Phòng đã chú trọng đến công tác bổ sung tài liệu

đáp ứng đủ nhu cầu của NDT trong Học viện. Năm 2011, thƣ viện đã bổ sung đƣợc 495 tên

sách = 2087 cuốn, 260 tƣ liệu, 120 tên tạp chí = 3.830 bản, 35 tên báo các loại, 96 luận văn,

luận án, các công trình khoa học.[18]

Hiện nay, Phòng Thông tin KHQS đang sở hữu một lƣợng tài liệu khá lớn về các

ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự, trong đó :

- Sách: có khoảng 90. 000 cuốn tƣơng đƣơng với 10.000 tên sách về các môn loại:

chính trị, triết học Mác-Lê nin, sách văn học, sách về xã hội học, dân tộc học, lịch sử, tâm lý...

- Tƣ liệu : có khoảng hơn 6.000 bản về các ngành khoa học xã hội và nhân văn, các

luận văn. Luận án. Công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài...

- Báo, tạp chí: Thƣ viện có một lƣợng lớn báo, tạp chí với khoảng 200 tên báo và tạp

chí các loại (trong đó 135 tên tạp chí và 65 tên báo ) ở các ngành kinh tế chính trị xã hội khác

nhau. Có nhiều loại báo và tạp chí từ năm 1950 đã đƣợc Phòng lƣu giữ đóng quyển và bảo

quản trong kho để sử dụng lâu dài nhƣ Báo Nhân dân, báo Quân đội Nhân dân, Tạp chí Cộng

sản...

Ngoài ra còn có hàng trăm băng ghi âm, ghi hình, đĩa CD-ROM có giá trị cao phục vụ

công tác nghiên cứu, học tập của NDT trong Học viện.

Tài liệu đƣợc phân bố trong kho tƣ liệu nhƣ sau:

- Phòng đọc là nơi có số lƣợng tên tài liệu lớn nhất với số lƣợng là 8.500 tên tài liệu

với 10.000 cuốn;

- Phòng mƣợn với số lƣợng tài liệu là 30.000 cuốn với 8.000 tên tài liệu;

- Phòng giáo khoa giáo trình có gần 50.000 cuốn với 800 tên sách;

Xét theo môn loại tri thức, sự phân bố nguồn tƣ liệu của thƣ viện nhƣ sau:

Sách về khoa học xã hội và nhân văn: 6.000 tên ( chiếm 55% về số bản sách);

Sách về quân sự: có gần 1.500 tên ( chiếm khoảng 15 % về số bản sách);

Sách văn học : gần 2000 tên sách (chiếm 20% về số bản sách);

Ngoài ra còn có các môn loại khác nhƣ địa lý, ngoại ngữ, tin học, lịch sử, khoa học tự

nhiên , tin học... với 100 tên sách.

Sách đƣợc xếp giá và bảo quản ngay tại kho của thƣ viện.

Tài liệu điện tử

Sự phát triển nhanh chóng của CNTT đã làm thay đổi lớn trong công tác TT-TV.

Trƣớc tình hình đó, cán bộ lãnh đạo của Phòng đã nhạy bén nắm bắt tình hình ứng dụng

CNTT vào hoạt động của cơ quan mình. Hiện nay, Phòng đang xúc tiến việc xây dựng CSDL

( CSDL thƣ mục và CSDL toàn văn ) đƣợc cập nhật trên Website của Học viện, kết nối mạng

Intratnet của trung tâm thông tin KHQS / Bộ Quốc Phòng. Bên cạnh đó, Phòng cón tiến hành

mua và trao đổi CSDL với các cơ quan TT-TV khác. Các CSDL đƣợc ghi trên CD-ROM với

hàng ngàn biểu ghi. Nhƣ vậy, NDT có thể khai thác CSDL trên máy tính điện tử có kết nối

mạng LAN của Học viện.

Hiện nay, Thƣ viện Học viện chính trị đang tiến hành xây dựng và quản trị CSDL:

CSDL toàn văn và CSDL thƣ mục ( sách, báo, tạp chí, tƣ liệu, luận văn, luận án, các công

trình nghiên cứu khoa học...) với hàng chục ngàn biểu ghi và 1.000.000 trang A4. Cùng với

các CSDL là ấn phẩm điện tử với số lƣợng hàng trăm CD -ROM, băng đĩa ghi hình, ghi âm

các loại... Đây là nguồn tài liệu điện tử hết sức quý giá.

2.4.3. Cán bộ

Cán bộ thƣ viện đƣợc coi là "linh hồn" của bất cứ một cơ quan thông tin thƣ viện nào.

Ngƣời cán bộ thƣ viện ngày nay không chỉ giỏi về chuyên ngành thƣ viện mà còn phải có kiến

thức về CNTT mà còn có kiến thức CNTT mà còn có kiến thức về các ngành khoa học khác.

Hiện nay, Phòng Thông tin KHQS có 20 cán bộ. Trong đó có 7 ngƣời là sỹ quan, 11

ngƣời là sỹ quan chuyên nghiệp , 2 ngƣời là quân nhân viên quốc phòng.

Về trình độ, đội ngũ cán bộ của thƣ viện có: 01 Tiến sỹ, 04 Thạc sỹ, 07 cử nhân, và 09

cao đẳng, trung cấp.

Về chuyên môn, ngoài những cán bộ đƣợc đào tạo về chuyên ngành TT-TV thì còn có

cán bộ đƣợc đào tạo ở các chuyên ngành khác nhƣ CNTT, văn thƣ lƣu trữ, công tác Đảng,...

Biên chế của đơn vị đƣợc phân bổ nhƣ sau:

- Chỉ huy Phòng có 02 cán bộ:

+ 01 Trƣởng phòng

+ 01 Phó phòng

- Trƣởng ban: có 02 cán bộ gồm:

+ Trƣởng ban Thông tin

+ Trƣởng ban Thƣ viện

- Trợ lý: 03 ngƣời

- Nhân viên: 13 ngƣời

Cán bộ ở phòng đều là những ngƣời có năng lực, nhiệt tình trong công việc, năng động

và ham học hỏi. Họ là một trong những nhân tố quan trọng giúp Phòng hoàn thành tốt đƣợc

nhiệm vụ đƣợc giao.

2.4.4. Ngƣời dùng tin của Học viện

Học viện Chính trị là một trung tâm lớn có nhiệm vụ đào tạo cán bộ chính trị và nghiên

cứu khoa học về các ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự. Đối tƣợng đào tạo trong Học

viện hết sức đa dạng và phong phú. Họ là những cán bộ cấp chiến thuật, chiến dịch cho cán bộ

cấp chiến lƣợc ở nhiều cấp học, bậc học và chuyên ngành đào tạo ở trình độ sau đại học. Điều

này đã làm cho đối tƣợng ngƣời dùng tin hết sức phong phú và đa dạng.

Xuất phát từ tình hình đó việc lựa chọn và phục vụ thông tin khoa học cần phải phân

chia thành các nhóm để phục vụ đúng nhu cầu. Chúng ta có thể phân chia thành ba nhóm NDT

cơ bản và dựa trên cơ sở đó xem xét nhu cầu tin của họ nhƣ sau:

- Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo (Ban giám đốc Học viện, Thủ trƣởng các Phòng, khoa, hệ,

viện Khoa học Xã Hội và Nhân văn/ Bộ Quốc Phòng).

Tuy số lƣợng NDT ở nhóm này không lớn nhƣng lại rất quan trọng, họ vừa là NDT lại

vừa là chủ thể thông tin ở Học viện Chính trị Để đảm bảo thông tin cho nhóm này phải đáp

ứng tính cập nhật, nội dung thông tin vừa có tính tổng kết , vừa có tính dự báo, vừa có diện

rộng, vừa có tính khái quát trên tất cả các lĩnh vực khoa học, các tài liệu chính trị xã hội, kinh

tế, quân sự, giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, các văn bản, chủ trƣơng của Đảng, Nhà

nƣớc và Quân đội.

Họ là những ngƣời ra các quyết định về lãnh đạo, quản lý, đề ra các chủ trƣơng, mục

tiêu, kế hoạch và các chƣơng trình hành động của Học viện. Nhu cầu tin của họ rất phong phú

và đa dạng. Do cƣờng độ làm việc cao nên thông tin cung cấp cho họ càng phải cô đọng và

xúc tích. Hình thức phục vụ thƣờng là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các

thông tin chuyên đề, các thông tin dữ kiện... Phƣơng thức phục vụ cho họ là cung cấp thông

tin đến từng ngƣời cụ thể theo yêu cầu của họ.

Phần lớn cán bộ lãnh đạo còn tham gia các hoạt động nghiên cứu và giảng dạy, chính

vì vậy ngoài thông tin phục vụ lãnh đạo để ra các quyết định, họ còn cần những thông tin

chuyên sâu về khoa học.

Cán bộ lãnh đạo cũng là đối tƣợng tạo ra các nguồn tin có giá trị cao. Chính vì vậy,

Phòng Thông tin KHQS cần phải tranh thurkhai thác triệt để nguồn tin này bằng cách trao đổi,

tiếp xúc để tạo thêm nguồn thông tin cho Học viện.

- Nhóm 2: Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu.

Họ là chủ thể trong hoạt động thông tin tích cực và năng động nhất. Đây là những

ngƣời thƣờng xuyên sử dụng thông tin và cũng là những ngƣời cung cấp thông tin qua các bài

giảng, các công trình nghiên cứu khoa học, các đề xuất, kiến nghị các dự án...

Nhu cầu tin của họ thƣờng tập trung chuyên sâu vào các chuyên ngành họ tham gia

giảng dạy hoặc tiến hành các công trình nghiên cứu khoa học. Thông tin cung cấp cho họ phải

có tính mới và có giá trị khoa học cao. Thời gian nghiên cứu tài liệu của họ lại có hạn phụ

thuộc vào thời gian hoàn thành các công trình nghiên cứu , các đề tài...

Các loại hình tài liệu mà họ cần thƣờng là các công trình nghiên cứu khoa học của các

nhà khoa học đi trƣớc, từ điển, cẩm nang, sổ tay, các tài liệu hội thảo, hội nghị,...

Nhu cầu tin của họ là chuyên ngành sâu với tất cả các loại hình xuất bản phẩm là sách,

báo, tạp chí, tài liệu, tài liệu điện tử, thông tin trên mạng. Ngoài ra còn các tài liệu là sách giáo

khoa, giáo trình, tài liệu bổ trợ về chuyên ngành của họ. Các công trình nghiên cứu trong và

ngoài nƣớc, các tài liệu nƣớc ngoài là những tài liệu quý mà họ quan tâm song những tài liệu

này lại có số lƣợng ít và hiếm.

- Nhóm 3: Học viên đào tạo sau đại học, đào tạo chức danh chính ủy, chính trị viên,

đào tạo giảng viên chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự.

Đây là đối tƣợng NDT đông đảo nhất và thƣờng xuyên nhất của Phòng Thông tin

KHQS. Nhu cầu thông tin của họ hết sức đa dạng từ các tài liệu phục vụ việc học tập là các tài

liệu giáo khoa, giáo trình, đến các tài liệu có giá trị khoa học cao nhƣ các luận văn, luận án,

các đề tài nghiên cứu khoa học.

Nhóm NDT này đa phần đã tốt nghiệp một trƣờng sỹ quan, đã có thời gian công tác

thực tế ở các đơn vị trong toàn quân, đƣợc đào tạo tại Học viện chính trị, khi tôt nghiệp họ sẽ

trở thành cán bộ chính trị cấp trung đoàn, sƣ đoàn, một trong số họ sẽ trở thành các giảng viên,

cán bộ nghiên cứu về khoa học xã hội nhân văn và quân sự ở các trƣờng, các học viện.

Nhu cầu tin của họ hết sức đa dạng xuất phát từ yêu cầu của chuyên ngành đào tạo về

chính trị quân sự. Do thời gian trên lớp nhiều, thời gian tự nghiên cứu hạn chế nên họ cần

những thông tin cụ thể, chi tiết và đày đủ. Hình thức thông tin của họ phổ biến là các sách giáo

khoa, sách giáo trình, sách tham khảo trực tiếp về môn học hoặc về chuyên ngành đào tạo.

Do chƣa có thói quen sử dụng thƣ viện nên họ thƣờng gặp bỡ ngỡ trong việc tìm kiếm

thông tin. Chính vì vậy, cán bộ phải chú ý giới thiệu nguồn lực thông tin, hệ thống mục lục

của thƣ viện, các tài liệu tra cứu và phƣơng thức tìm tin trên máy tính của thƣ viện cho họ,

nhanh chóng nắm bắt và sử dụng có hiệu quả.

Sự phân chia các nhóm NDT ở đay chỉ mang tính chất tƣơng đối vì các đối tƣợng đƣợc

đào tạo ở đay là những ngƣời đã tốt nghiệp ít nhất một trƣờng đại học, học viện trong và ngoài

quân đội. Họ là những ngƣời đã trải qua một thời gian công tác thực tế ở các đơn vị bộ đội, đã

đảm nhiệm cƣơng vị chỉ huy, lãnh đạo hay giáo viên trong các trƣờng hoặc các đơn vị. Họ là

những ngƣời có đời sống vật chất và tinh thần hết sức phong phú và đa dạng vì họ từ khắp mọi

miền của Tổ quốc về đây học tập. Chính vì vậy,họ không chỉ quan tâm đến các vấn đề thuộc

lĩnh vực học tập và giảng dạy mà họ cần hiểu biết sâu sắc các lĩnh vực khác nhƣ kinh tế, xã

hội, khoa học kỹ thuật...Những vấn đề mà NDT quan tâm bao gồm:

- Tình hình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của đất nƣớc cũng nhƣ hoạt động

của các tổ chức chính trị xã hội ở Việt Nam;

- Đƣờng lối quân sự của Đảng: Về quốc phòng toàn dân về chiến tranh nhân dân, về

nghệ thuật quân sự Việt Nam, lịch sử quân sự...;

- Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học, kỹ thuật, công nghệ, quân sự... của thế

giới, đặc biệt là tình hình chính trị, quân sự cũng nhƣ kinh tế các nƣớc khu vực ASEAN.

Nhu cầu thông tin của bạn đọc đối với thƣ viện Học viện Chính trị tuy rất lớn, đa dạng,

chuyên sâu, phong phú...; nhƣng tập trung về mặt chính trị - quân sự. Vì vậy, cán bộ thƣ viện

không chỉ nắm nhu cầu tin của từng nhóm, hay trình độ ngƣời dùng tin, bạn đọc mà còn phải

nắm nhu cầu tin của những ngƣời cụ thể khi có yêu cầu tin, để từ đó có những phƣơng hƣớng,

biện pháp đáp ứng cho sát hợp.[7]

2.5. Tóm lược

Qua khảo sát bốn yếu tố cấu thành nên thƣ viê ̣n cho thấy thƣ viê ̣n Ho ̣c viê ̣n Chính tri ̣

có nguồn lực thông tin lớn , cơ ngơi khang trang đƣơ ̣c trang bi ̣ đầy đủ các thiết bi ̣ đảm bảo cho thƣ viê ̣n hoa ̣t đô ̣ng tốt , cán bộ thƣ viện có trình độ , yêu nghề , NDT trong thƣ viê ̣n đông đảo . Đó chính là cơ sở quan tro ̣ng ta ̣o điều kiê ̣n thuâ ̣n lơ ̣i để xây dƣ̣ng Thƣ viê ̣n Điê ̣n tƣ̉ Ho ̣c viê ̣n Chính trị.

Chƣơng 3

Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị

3.1. Quá trình hình thành và phát triển của thư viện điện tử Học viện chính trị.

Ngày nay, CNTT đã phát triển và tác động đến tất cả các lĩnh vực trong đời sống kể cả

ngành TT-TV. CNTT đã làm cho các hoạt động thông tin tƣ liệu thay đổi trong tất cả các khâu

nghiệp vụ. Tháng 12 năm 1997 với sự xuất hiện của Internet ở Việt Nam đã đánh dấu bƣớc

phát triển mới. Các hình thức thƣ viện số đã manh nha xuất hiện. Đến nay, đã có rất nhiều dự

án TVĐT đang đƣợc tiến hành ở Việt Nam. Sự xuất hiện của hình thức thƣ viện mới này đã

làm thay đổi các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện và mở ra sự liên kết, chia sẻ thông tin giữa các

cơ quan với nhau.

Thấy đƣợc ƣu điểm của TVĐT và sự phát triển sang hình thức này là điều tất yếu trong

tiến trình phát triển của các cơ quan TT-TV ở Việt Nam. Chính vì vậy Lãnh đạo Bộ Quốc

phòng mà trực tiếp là Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự đã xây dựng và triển khai dự án

xây dựng TVĐT trong đơn vị trong Quân đội.

Từ năm 2004 đến 2006 Bộ Quốc phòng mà trực tiếp là Trung tâm Thông tin Khoa học

quân sự / Bộ Quốc phòng đã triển khai và xây dựng thành công Dự án "Xây dựng hệ thống thƣ

viện điện tử Ngành Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trƣờng quân sự" - Dự án thƣ viện điện

tử giai đoạn 1 cho 06 đơn vị, trong đó có Học viện Chính trị. Hiện nay, Trung tâm Thông tin

KHQS đang tiếp tục triển khai Dự án "Thƣ viện số dùng chung trong Bộ Quốc phòng" (Dự án

TVĐT giai đoạn 2) cho 25 đầu mối cơ quan và đơn vị. Đây là những tiền đề rất quan trọng tạo

cơ sở cho sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống thƣ viện điện tử trong toàn quân, đặc biệt là ở

các học viện, nhà trƣờng quân đội.

Tại Học viện Chính trị, Thƣ viện điện tử đƣợc đƣa vào hoạt động vào tháng 12 năm

2006. Hiện nay, Thƣ viện vẫn đang tích cực tiến hành số hóa tài liệu, hoàn thiện và nâng cao

chất lƣợng hoạt động của thƣ viện điện tử.

Các mạng máy tính của các đầu mối cơ quan và đơn vị đƣợc kết nối từ xa qua đƣờng

truyền dữ liệu quân sự; xây dựng đƣợc hệ thống TVĐT cho phép liên kết chia sẻ nguồn lực

thông tin giữa các thƣ viện thành viên, cho phép tra cứu thông tin từ bất kỳ điểm kết nối nào

trong hệ thống một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác; xây dựng đƣợc kho tƣ liệu điện tử

dồi dào, hồi cố tƣ liệu đã xây dựng từ trƣớc cho chuẩn hoá với hệ thống mới; dữ liệu số hoá là

nguồn thông tin rất có giá trị trên hệ thống TVĐT phục vụ ngƣời dùng tin tại đơn vị và toàn

quân thông qua hệ thống Mạng Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng Quân sự

(mạng MISTEN); nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên, qua đó cũng từng bƣớc đổi

mới phƣơng pháp làm việc.

Hệ thống TVĐT này làm biến đổi về chất từ tổ chức quản lý đến hoạt động nghiệp vụ

thông tin - tƣ liệu - thƣ viện: từ khâu khai thác bổ sung, thu thập nguồn tin đến việc xử lý, tổ

chức lƣu giữ, tra cứu và phổ biến thông tin tƣ liệu; và có vai trò quan trọng trong phục vụ

nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học cho ngƣời dùng tin ở các học viện, nhà

trƣờng quân đội.

Hệ thống TVĐT đã góp phần đắc lực trong tổ chức quản lý và hoạt động nghiệp vụ

thông tin - tƣ liệu - thƣ viện ở Học viện cũng nhƣ phục vụ nhiệm vụ giáo dục đào tạo và

nghiên cứu khoa học của ngƣời dùng tin trong Học viện và những đơn vị có kết nối mạng

MISTEN.

3.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử.

Một thƣ viện thông thƣờng đƣợc cấu thành bởi bốn yếu tố đó là: cơ sở vất chất, nguồn

lực thông tin, cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin.

Cũng giống nhƣ một thƣ viện thông thƣờng, thƣ viện điện tử cũng đƣợc cấu thành bởi

bốn yếu tố đó. Nhƣng về bản chất, ở thƣ viện điện tử thì nội hàm của bốn yếu tố đó có những

thay đổi và có những thay đổi ở mỗi một cơ quan TT - TV riêng. Điều này cũng đƣợc thể hiện

trong thƣ viện điện tử ở Học viện Chính trị.

3.2.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật

* Về phần cứng, mạng:

- Máy vi tính đã đƣợc sử dụng tại Phòng Thông tin từ những năm 2000. Từ đó đến

nay, việc đầu tƣ các kinh phí cho các trang thiết bị tin học phục vụ công tác chuyên môn và

phục vụ bạn đọc luôn đƣợc chú ý quan tâm. Đến nay các ban trong Phòng đều đƣợc trang bị

máy vi tính để kết nối với hệ thống mạng của Học viện.

+ Máy chủ: Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị có 03 máy chủ cấu hình cao.Trong đó

01 máy chủ chứa trang web của Học viện, 01 máy chủ chứa phần mềm ILIB, 01 máy chủ làm

dữ liệu phần mềm DLIB ( máy chủ Dlib dùng để chứa các tài liệu đã đƣợc số hóa và chƣơng

trình tra cứu dữ liệu số) .

+ Máy trạm: Thƣ viện điện tử của Học viện Chính trị có 62 máy trạm đƣợc bố trí ở hai

phòng đọc điện tử và các máy ở các phòng.Trong đó có 08 máy tính phục vụ tra cứu tài liệu,

16 máy tính làm ông tác nghiệp vụ và 38 máy tính đặt ở phòng đọc điện tử phục vụ giảng

viên, cán bộ, học viên trong Học viện.

- Hệ thống mạng:

+ Mạng nội bộ : Các máy tính trong Phòng và các máy tính ở các đơn vị đều đƣợc nối

với mạng LAN của Học viện và mạng MISTEN.

Mạng LAN giúp cho các hệ, các khoa, các lớp trong Học viện có thể khai thác thông

tin từ Phòng Thông tin KHQS một cách dễ dàng.

Mạng MISTEN giúp cho các đơn vị trong quân đội có thể khai thác trao đổi thông tin

với nhau.

+ Mạng diện rộng: Ngoài hệ thống mạng cục bộ, trong Học viện cũng đƣợc kết nối với

mạng INTERNET với đƣờng truyền cao.

- Ngoài ra, tại thƣ viện điện tử Học viện Chính trị cũng đƣợc trang bị các thiết bị khác

nhƣ: 02 máy scan, máy in ( máy in laze, máy in kim), máy photo, thiết bị đọc mã vạch, ...

* Về phần mềm:

Hiện nay, các phần mềm đƣợc khai thác, sử dụng tại thƣ viện điện tử có thể chia thành

các nhóm khác:

- Phần mềm hệ thống: Chủ yếu sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows nhƣ

Windows XP cho các máy trạm;

- Phần mềm văn phòng: chủ yếu là sử dụng các phần mềm Microsoft Office 2003...;

- Phần mềm về an toàn, an ninh mạng: tại thƣ viện điện tử Học viện Chính trị có trang

bị các phần mềm diệt virut để bảo đảm an ninh cho các dữ liệu số hóa ở cơ quan nhƣ :

Kaspersky và phần mềm BKAV. Đây là hai phần mềm diệt virut có tính năng bảo mật cao trên

thị trƣờng Việt Nam.

Để bảo đảm an toàn dữ liệu, hệ thống còn cài đặt các phần mềm để khôi phục hoặc cứu

dữ liệu bị xóa nhƣ: Recover My Files, data Back hoặc Restoration.

- Phần mềm quản trị thƣ viện điện tử:

Thƣ viện điện tử Học viện chính trị sử dụng phần mềm ILIB 4.0 và phần mềm Dlib.

Phần mềm Ilib 4.0 là phần mềm tích hợp quản lý thƣ viện do công ty CMC cài đặt và

chuyển giao cho thƣ viện điện tử Học viện chính trị tháng 12 năm 2005. Phần mềm này có

những nhóm chức năng cơ bản sau:

+ Nhóm quản lý chƣơng trình và quản trị hệ thống:

Quản trị ngƣời dùng của hệ thống theo cơ chế phân quyền, đảm bảo cho hệ thống chạy

thông suốt và liên tục.

Theo dõi đƣợc các thao tác ngƣời sử dụng đã thực hiện trong hệ thống.

+ Chức năng ngƣời sử dụng:

Ngƣời sử dụng tra cứu Multimedia, kết nối qua mạng LAN, mạng Internet hoặc truy

cập từ xa.Hiện nay hệ thống cho phép ngƣời sử dụng tra cứu trực tuyến thông tin qua mạng

LAN của Học viện chính trị cũng nhƣ mạng MISTEN, khai thác thông tin từ các CSDL tra

cứu Z39.50. Tra cứu theo các mức đơn giản và nâng cao, tra cứu chính xác và nhanh chóng,

cung cấp tích hợp các các dịch vụ tích hợp các dịch vụ tra cứu giúp bạn đọc dễ dàng tra cứu

thông tin.

+ Bổ sung tài liệu:

Chức năng này liên quan đến thực hiện các nghiệp vụ bổ sung của thƣ viện qua mua,

trao đổi biếu tăng.Quản lý hoạt động bổ sung qua phần mềm: đặt và nhận tài liệu, theo dõi tình

trạng đặt và nhận tài liệu, kiểm soát các nguồn bổ sung, quản lý quỹ, các báo cáo phục vụ

công tác quản lý.

+ Nhóm biên mục tài liệu:

Chức năng này cho phép xây dựng thực hiện thao tác biên mục và kiểm soát quy trình

xây dựng CSDL tiết kiệm công sức.Quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu ( sách, báo, tạp chí, tài

liệu nghe nhìn, địa chí...) theo tiêu chuẩn MARC21. Ở thƣ viện Học viện chính trị mô tả tài

liệu theo ISBD, sử dụng khung phân loại 19 lớp của thƣ viện Quốc gia Việt Nam.Lƣu trữ và

tìm kiếm tƣ liệu số.Xuất/ nhập dữ liệu thƣ mục với các hệ thống khác dựa trên khổ mẫu

MARC21.

+ Quản lý lƣu thông:

Chức năng này cho phép thực hiện quản lý lƣu thông tài liệu tại các phòng phục vụ bạn

đọc. Các hoạt động mƣợn trả tài liệu, thông tin Học viện.

+ Quản lý các xuất bản phẩm nhiều kỳ: quản lý đặt - nhận, giao nhận, lƣu thông và tra

cứu.

+ Quản lý bạn đọc: ứng dụng mã vạch trong hoạt động nghiệp vụ, các thông tin về bạn

đọc.áp dụng các chính sách phục vụ thống kê và phân tích tài liệu.

Việc cài đặt và chuyển giao phần mềm đƣợc thực hiện thông qua các lớp huấn luyện

chuyển giao do công ty CMC thực hiện tại thƣ viện HVCT cho đội ngũ cán bộ thƣ viện. Nhân

viên thƣ viện đã làm chủ đƣợc phần mềm cả lý thuyết và thực hành, trên thực tế đã đƣa vào

hoạt động và phát huy tác dụng tốt.

* Phần mềm thƣ viện Dlib

Phần mềm Dlib đƣợc chuyển giao vào tháng 11 năm 2006 để quản lý dữ liệu số trong

thƣ viện điện tử. Quản lý dữ liệu văn bản, âm thanh, video, kỹ thuật số.Phần mềm cung cấp

khả năng siêu dữ liệu cho các tƣ liệu số theo DCMI, tra cứu và trao đổi siêu dữ liệu bằng

khuôn dạng XML . Phần mềm cung cấp khă năng truy cập để đảm bảo tính bảo mật và phân

quyền sử dụng các tƣ liệu số. Ngƣời dùng tin có thể truy cập đến các tài liệu số hóa.

Các chức năng cơ bản của Phần mềm DLIB:

+ Thu thập và bổ sung các tƣ liệu cần số hóa;

+ Số hóa và xử lý các dữ liệu thu thập đƣợc;

+ Biên mục, nhập CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm;

+ Tổ chức thông tin, khai thác, tra cứu các ấn phẩm dữ liệu số;

+ Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin;

Phần mềm ILIB kết hợp với phần mềm DILIB đã góp phần hiện đại hóa thƣ viện một

cách toàn diện,nhằm giúp nâng cao năng lực và vai trò quản lý thƣ viện trong môi trƣờng điện

tử.

3.2.2. Nguồn lực thông tin:

Giống nhƣ một thƣ viện truyền thống thông thƣờng thì nguồn lực thông tin trong

TVĐT đóng vai trò hết sức quan trọng. Một "TVĐT phải có nhiệm vụ giúp cho bạn đọc "quản

lý thông tin " để sử dụng vào mục đích có ích"[ thƣ viện điện tử kiểu nào]. Chính vì vậy các

nhà quản lý phải tập trung vào xây dựng các bộ sƣu tập số cho thƣ viện của mình.

Từ khi xây dựng thƣ viện điện tử đến nay thì lãnh đạo của Phòng luôn chú trọng quan

tâm đến việc xây dựng một kho tài liệu điện tử. Vấn đề số hóa tài liệu luôn đƣợc đầu tƣ và

triển khai thực hiện một cách bài bản. Việc lựa chọn và phân loại tài liệu cần số hóa là một

công việc hết sức khó khăn. Tài liệu số hóa phải là những tài liệu có tần suất sử dụng lớn có

hàm lƣợng tri thức cao, vừa số hóa tài liệu mới lại vừa số hóa tài liệu cũ nhƣng có giá trị khoa

học cao. "Số hóa tài liệu là một công nghệ phức hợp đồi hỏi đầu tƣ nhiều tiền bạc, công sức

cho việc trang bị các thiết bị và phần mềm tƣơng thích, xử lý tài liệu trong qua trình số hóa"

[1]

Tài liệu có thể đƣợc số hóa theo những cách thông thƣờng nhƣ: Scan tài liệu hoặc

nhập thông tin bằng máy tính.Quy trình số hóa tài liệu ở Thƣ viện điện tử Học Viện Chính Trị

gồm các bƣớc:

Lựa chọn tài liệu số hóa => Scan tài liệu => Nhận dạng (Sử dụng chƣơng trình nhận

dạng chữ viết để chuyển ảnh của văn bản thành các tập tin văn bản) => Sửa lỗi

Tài liệu số hóa hầu hết đƣợc định dạng ở dạng PDF của Adobe Acrobat. Tài liệu có

dạng Microsoft Word sang định dạng PDF của Adobe Acrobat. Một số tài liệu đã đƣợc quét

trên máy scan theo định dạng PDF đƣợc nhận dạng sang dạng văn bản bằng phần mềm có bản

quyền là VnDOCR 3.0 của Phòng Nhận dạng và Công nghệ Tri thức - Viện Công nghệ Thông

tin để chuyển hóa tài liệu sang dạng Microsoft Word (doc ).

- Theo số liệu báo cáo đến năm 2010 đã xử lý đƣợc 8.500 bảng ghi CSDL và số hóa

đƣợc 15.000 trang dữ liệu toàn văn; in ấn, nhân bản đƣợc 6.000 trang tài liệu. Năm 2011 đã xử

lý đƣợc 2500 biểu ghi CSDL, số hóa đƣợc 15.000 trang dữ liệu toàn văn; in ấn, nhân bản đƣợc

5.000 trang tài liệu. Xây dựng và triển khai kế hoạch số hóa, hồi cố tài liệu năm 2011 là

50.000 trang, 5.000 biểu ghi CSDL.

Hiện nay, TVĐT của Học viện đã tích hợp đƣợc 35.125 biểu ghi thƣ mục vào hệ thống

thƣ viện điện tử.

Các tài liệu đƣợc lựa chọn để lƣu giữ và lƣu thông trong hệ thống thƣ viện điện tử là

tài liệu phục vụ nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học tại học viện. Quy trình xử lý nhƣ sau:

Xử lý thông tin trực tiếp trên tài liệu => biên mục trên máy => kiểm soát đƣa vào hệ

thống tích hợp => dán mã vạch => xếp kho => lƣu thông.

Đến nay, Học viện đã hồi cố trên 30.000 tên sách, tài liệu.

Bảo quản nguồn tài liệu số là vấn đề có ý nghĩa quan trọng. Ở thƣ viện điện tử Học

viện chính trị nguồn thông tin điện tử đƣợc bảo đảm an toàn trên cơ sở sử dụng phần diệt

virut là: Kaspersky và phần mềm BKAV. Đây là hai phần mềm diệt virut có tính năng bảo

mật tốt trên thị trƣờng Việt Nam.

Ngoài ra tài liệu còn đƣợc lƣu giữ tài liệu ở ổ cứng di động hoặc ổ cứng DATA (ổ

DATA là nơi lƣu giữ tài liệu số và các file backup dữ liệu từ ổ DATA này). Trong trƣờng hợp

sử dụng, nếu vô tình xóa ở file dữ liệu quan trọng nào đó mà ta không biết thì có thể dùng các

phần mềm để khôi phục hay cứu giữ liệu đã xóa nhƣ: Recover My Files, data Back hoặc

Restoration. Chính vì vậy tài liệu điện tử ở thƣ viện luôn đƣợc bảo quản an toàn, không bị mất

mát tài liệu điện tử.

3.2.3. Cán bộ thư viện:

Cán bộ thƣ viện là ngƣời trung gian giữa NDT và hệ thống. Họ vừa là ngƣời phục vụ

thông tin lại vừa là ngƣời tạo ra các sản phẩm TT-TV phục vụ nhu cầu tin cho các đối tƣợng

NDT.

Cán bộ thƣ viện trong thời đại ngày nay nhất là trong thƣ viện điện tử thì không chỉ

phải đáp ứng nhu cầu về trình độ chuyên môn về TT - TV mà họ còn phải có kiến thức về

CNTT để có thể tổ chức và quản trị TVĐT. Họ phải chủ động trong việc truy cập thông tin số

hóa, tìm thông tin để đáp ứng nhu cầu tin cho độc giả và hƣớng dẫn tìm tin cho NDT trong

TVĐT. Chính vì vậy, ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải biết quản trị TVĐT, tổ chức thông tin và

tri thức số, phục vụ các dịch vụ tra cứu thông tin số, xử lý số hóa, lƣu giữ và bảo quản thông

tin số., biên mục, phân loại thông tin và tri thức số. Ngoài ra, cán bộ thƣ viện cần phải biết sử

dụng các trang thiết bị hiện đại nhƣ: máy tính, máy photo, máy scan tài liệu, máy in,... Cán bộ

thƣ viện phải biết rõ các tính năng và cách sử dụng các phân hệ của phần mềm quản trị thƣ

viện điện tử, cũng nhƣ các phần mềm khác có trong thƣ viện.

Thƣ viện điện tử ở Học viện Chính trị do Phòng Thông tin KHQS quản lý mà trực tiếp

là Ban Thông tin chịu trách nhiệm số hóa tài liệu, quản lý hai phòng đọc điện tử, quản trị

TVĐT.

Cán bộ trong Ban thông tin gồm có 7 ngƣời. Chuyên ngành đào tạo của các cán bộ chủ

yếu là về TT - TV và CNTT. Ngoài ra còn có những cán bộ đƣợc đào tạo chuyên ngành khác

nhƣ Lƣu trữ và Quản trị Văn phòng.

Về trình độ: Cán bộ của ban là 03 Thạc sỹ về TT -TV, 2 cán bộ có trình độ trung cấp

về CNTT, 01 cử nhân về Lƣu trữ học và quản trị văn phòng.

Những cán bộ trong Ban Thông tin là những ngƣời năng động, nhiệt tình, ham học hỏi.

Có những đ/c đang đƣợc bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của công

việc trong hoàn cảnh mới.

3.2.4. Người dùng tin

Ngƣời dùng tin trong TVĐT thì cũng cần có những yêu cầu mới. Đó là kỹ năng tìm tin

trên máy tính điện tử, kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ năng sử dụng thƣ viện điện tử,... Chính vì

vậy, NDT cũng cần phải học hỏi để sử dụng TVĐT, biến nó thành công cụ hữu ích cho việc

học tập và nghiên cứu của mình. Ở Học viện Chính trị, do đối tƣợng đào tạo đa dạng, phong

phú, từ nhiều chuyên ngành, cấp bậc khác nhau đã làm cho đối tƣợng phục vụ của thƣ viện

điện tử cũng đa dạng và phong phú. Thƣ viện phải các định đƣợc đối tƣợng phục vụ của mình

là ai để có thể chọn lọc, tìm mua các CSDL hợp với nhu cầu của NDT. Việc phân chia đối

tƣợng NDT vừa giúp cho việc đáp ứng nhu cầu tin lại vừa giúp cho việc hƣớng dẫn NDT về

các kỹ năng sử dụng TVĐT. Hiện tại, có thể phân chia NDT thành một số nhóm nhƣ sau:

Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo ( Ban giám đốc học viện, thủ trƣởng các phòng ban, các

khoa, các hệ, các viện...).

Số lƣợng ngƣời dùng tin ở nhóm này không đông nhƣng lại đặc biệt quan trọng.Họ vừa

là ngƣời dùng tin lại vừa là chủ thể thông tin.Họ là ngƣời đƣa ra những quyết định, mục tiêu,

phƣơng hƣớng nhiệm vụ, kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện. Chính vì

vậy thông tin cung cấp cho họ phải mang tính cập nhật, nội dung thông tin vừa mang tính tổng

kết lại vùa mang tính dự báo, vừa có diện rộng lại vừa có tính khái quát trên các lĩnh vực khoa

học, các tài liệu kinh tế chính trị xã hội,giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học, các văn bản

chủ trƣơng, chính sách của Đảng, nhà nƣớc và quân đội.

Nhu cầu tin của nhóm lãnh đạo quản lý hết sức đa dạng, phong phú. Do cƣờng độ lao

động của họ cao nên thông tin cần phải cô đọng, súc tích. Hình thức phục vụ thƣờng là các

thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các ấn phẩm thông tin, bản tin...

Phần lớn cán bộ lãnh đạo của Học viện cũng tham gia vào công tác giảng dạy và

nghiên cứu khoa học. Chính vì vậy mà ngoài những thông tin về chủ trƣơng, chính sách, của

Đảng và nhà nƣớc thì họ cũng cần đƣợc cung cấp thông tin chuyên sâu về các ngành khoa học,

chuyên ngành. TVĐT giúp cho các cán bộ tiết kiệm đƣợc thời gian đến Thƣ viện. Họ vấn có

thể sử dụng tài liệu khi trên giảng đƣờng hoặc ngay phòng làm việc. Đây là một ƣu điểm mà

thƣ viện truyền thống không có đƣợc. Họ là những ngƣời có trình độ cao, có kiến thức về

CNTT. Nhóm NDT này hầu nhƣ không thay đổi.

- Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy.

Họ vừa là những chủ thể thông tin, lại vừa là những ngƣời có nhu cầu thông tin cao.

Họ thƣờng xuyên cung cấp thông tin khoa học qua những bài giảng, những công trình nghiên

cứu khoa học, các đề tài, các dự án... Họ thƣờng quan tâm đến các tài liệu khoa học chuyên

sâu và thực sự có giá trị nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu trên tài liệu lại rất ngắn. Họ thƣờng

cần những tài liệu là các công trình nghiên cứu khoa học của những ngƣời đi trƣớc, cẩm nang,

các tài liệu mới mang tính cập nhật của chuyên ngành của họ.

Nhu cầu tin của những cán bộ giảng dạy là những tài liệu chuyên ngành sâu thuộc tất

cả các loại hình: sách, báo, tạp chí, tài liệu, bản tin, luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu

khoa học...

Họ cũng giống nhóm 1 đều là những NDT thƣờng xuyên, cố định của TVĐT. Họ đều

là những ngƣời không có nhiều thời gian, và đã trang bị máy tính giúp cho việc sử dụng thƣ

viện một cách dễ dàng. Họ đều là những ngƣời có trình độ cao dễ dàng nắm bắt các kỹ năng

sử dụng TVĐT. Chính vì là đối tƣợng ít thay đổi nên việc hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện chỉ

thực hiện khi có nhu cầu cá nhân.

Nhóm 3: Học viên đào tạo sau đại học, đào tạo chức danh chính ủy, chính trị viên.

Đây là lƣợng ngƣời dùng tin đông đảo nhất, thƣờng xuyên nhất và biến động nhiều

nhất. Nhu cầu tin của họ hết sức đa dạng là những tài liệu phục vụ cho việc học tập đến những

tài liệu luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Nhu cầu đa dạng của họ phụ thuộc vào

yêu cầu tính chất của chuyên ngành đào tạo.

Hình thức thông tin của họ là những thông tin trong sách giáo khoa, giáo trình, báo, tạp

chí, các sách tham khảo, luận văn, luận án có nội dung về môn học hoặc chuyên ngành đào

tạo.

Họ đều là những ngƣời có trình độ đã đƣợc đào tạo qua một trƣờng sỹ quan trong quân

đội hoặc qua một trƣờng đại học ở bên ngoài. Qua công tác thực tiễn ở các đơn vị đào tạo

trong toàn quân. Chính vì vậy, họ đã có kiến thức cơ sở về công nghệ thông tin. Đây là điều

kiện thuận lợi, họ có thể sử dụng thƣ viện điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nhƣng đây cũng là những đối tƣợng hay thay đổi nhất của thƣ viện, phụ thuộc vào thời

gian họ học tập ở nhà trƣờng. Chính vì vậy, cần phải tổ chức các lớp hƣớng dẫn đầu khóa học.

Họ là đối tƣợng hay sử dụng Phòng đọc điện tử do hệ thống mạng hoặc không có máy

tính cá nhân. Họ cũng là những đối tƣợng nhanh nhẹn nhạy bén nắm bắt công nghệ.

3.3. Tóm lƣợc

Học viện Chính trị là một cơ sở tiêu biểu đào tạo trong hệ thống Quân đội. Chính vì

vậy, thƣ viện đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu của

cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viện.

Qua tìm hiểu bốn yếu tố cấu thành nên TVĐT ở Học viện Chính trị là: nguồn lực thông

tin, cơ sở vật chất kỹ thuật, ngƣời cán bộ và ngƣời dùng tin cho thấy rằng Học viện đang coi

trọng việc đổi mới, hiện đại hóa hệ thống TT-TV trong Học viện

CHƢƠNG 4

GIẢI PHÁ P NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA

THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

4.1. Đánh giá, nhận xét về thƣ viện điện tử Học viện Chính trị

4.1.1. Ưu điểm

Sự ra đời của thƣ viện điện tử Học viện Chính trị thể hiện sự nhanh nhẹn nhạy bén, nắm

bắt xu hƣớng phát triển của thời đại trong lĩnh vực TT-TV của các cán bộ. Thƣ viện điện tử

Học viện Chính trị tuy mới xây dựng và phát triển đƣợc 5 năm nhƣng đã đóng vai trò quan

trọng không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của Phòng Thông tin KHQS, Học viện Chính trị

nói riêng và trong hệ thống thông tin quân đội nói chung.

Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị đã đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin, cung cấp

những nguồn thông tin phục vụ tốt nhất cho giảng dạy, nghiên cứu, học tập cho các cán bộ,

giảng viên và học viên trong toàn trƣờng.

Trên cơ sở tìm hiểu hoạt động của thƣ viện Điện tử Học viện Chính trị, chúng tôi thấy

đƣợc TVĐT của Học viện có những mặt ƣu điểm sau:

1) Thƣờng xuyên nhận đƣợc sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo trong và ngoài

Học viện.

Từ khi bắt đầu xây dựng dự án "Xây dựng hệ thống Thƣ viện Điện tử Ngành Thông tin

Khoa học Công nghệ Môi trƣờng Quân sự " thì Thƣ viện Điện tử Học viện Chính trị thƣờng

xuyên nhận đƣợc sự quan tâm, chỉ đạo sát của các cấp lãnh đạo trong các hoạt động của Học

viện. Thƣ viện Điện Tử Học viện Chính trị đƣợc xây dựng không chỉ với mục đích phục vụ

thông tin cho cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện mà các cấp lãnh đạo xây dựng

Thƣ viện thành một thƣ viện điện tử trong Bộ Quốc Phòng. Trên những chặng đƣờ ng phát

triển của Thƣ viện đều có sự chỉ đạo của Ban giám đốc Học viện và các đ/c ở Thƣ viện Quân

đội.

2) Đƣợc đầu tƣ cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ đầy đủ:

Thƣ viện đã đƣợc đầu tƣ hệ thống máy móc, các trang thiết bị đáp ứng cho việc số hóa

tài liệu, quản lý thông tin, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho NDT

Với hệ thống máy tính hơn 60 máy tính. Trong đó có 03 máy chủ và hơn 60 máy trạm

đã giúp phục vụ tốt nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử ở Phòng đọc điện tử. Với số lƣợng 03

máy chủ với các chức năng khác nhau đã giúp cho việc quản lý đƣợc tốt các hoạt động cũng

nguồn thông tin số.

Các trang thiết bị khác nhƣ: máy đọc mã vạch, máy scan tài liệu, máy in (máy in laze và

máy in kim)... Các trang thiết bị này đều sử dụng tôt, hỗ trợ cho các hoạt động của Thƣ viên

Điện tử.

3) Hoạt động số hóa tài liệu đƣợc kế hoạch hóa, thƣờng xuyên thực hiện:

Nguồn thông tin đƣợc coi là một trong những ƣu thế của các thƣ viện bất kể là truyền

thống hay điện tử. Nguồn thông tin càng phong phú, các bộ sƣu tập số càng lớn thì càng thu

hút sự NDT. Chính vì vậy việc số hóa tài liệu đƣợc quan tâm và thƣờng xuyên thực hiện.

Hàng năm, thƣ viện thƣờng bổ sung vào nguồn thông tin của mình hàng nghìn CSDL, số hóa

đƣợc hàng nghìn trang dữ liệu toàn văn.

4) Các phần mềm quản lý thƣ viện hoạt động hiệu quả:

Thƣ viện Điện tử Học viện Chính trị sử dụng hai phần mềm ILIB và DLIB để quản trị

thƣ viện. Với các phân hệ hoạt động tốt nhƣ : phân hệ bổ sung, phân hệ lƣu thông, phân hệ tra

cứu trục tuyến OPAC, phân hệ biên mục, ...

Việc lựa chọn hai phần mềm này là phù hợp với quy mô, yêu cầu của thƣ viện. Hai

phần mềm này kết hợp với nhau giúp hiện đại hóa thƣ viện một cách toàn diện.

5) Nguồn tin số hóa đƣợc bảo quản tốt:

Việc số hóa tài liệu đƣợc thực hiện tốt ở thƣ viện. Tài liệu sau khi số hóa đƣợc bảo

quản tốt. Để tránh virut phá hoại thông tin, thƣ viện đã sử dụng các phần mềm diệt virut đạt

hiệu quả nhƣ: BKAV, Kaspersky. Hai phần mềm này có khả năng tiêt diệt các loại virut phổ

biến ở Việt Nam.

Còn để tránh mất mát dữ liệu, tài liệu số hóa đƣợc lƣu giữ ở các vị trí khác nhau là ổ

cứng di động và ổ cứng data. Tài liệu có thể khôi phục nếu vô tính bị xóa.

6) Đã có sự lựa chọn, sàng lọc kỹ những tài liệu số hóa.

Thƣ viện ƣu tiên những tài liệu quý, có số lƣợng bản ít nhƣng lại có tần xuất sử dụng

lớn. Các tài liệu mà thƣ viện ƣu tiên số hóa là các luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu

khoa học của các cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viện và các tài liệu có giá trị khoa

học cao.

7) Cán bộ thƣ viện là những ngƣời yêu nghề, ham học hỏi có kinh nhiệm làm việc.

Ở Phòng Thông tin KHQS đều là những ngƣời nhiệt tình, tâm huyết với nghề. Có

những cán bộ đã làm việc tại thƣ viện hơn 20 năm. Họ cũng là những ngƣời ham học hỏi,

sáng tạo trong công việc luôn tìm tòi về những công nghệ mới nhất là những cán bộ trẻ của

Phòng.

8) Triển khai các hoạt động khác có thể tạo thêm nguồn kinh phí hoạt động:

TVĐT của Học viện Chính Trị hoạt động nhờ nguồn kinh phí của cấp trên. Các sản

phẩm và dịch vụ cung cấp cho NDT là không thu phí. Nhƣng thƣ viện nhận các đơn đặt số

hóa tài liệu của Thƣ viện Quân đội để tạo công việc và kinh phí hoạt động.

4.1.2. Nhược điểm:

Mặc dù đạt đƣợc một số thành tựu, TVĐT của Học viện vẫn còn một số hạn chế về

trình độ cán bộ, về nguồn kinh phí, hạ tầng thông tin kỹ thuật... Những việc này đã hạn chế

hiệu quả hoạt động của Thƣ viện điện tử. Sau đây là một số nhƣợc điểm của TVĐT Học viện

Chính trị:

1) Trình độ cán bộ thƣ viện có sƣ̣ bất cập:

Mặc dù cán bộ thƣ viện đều là những ngƣời yêu nghề, tâm huyết với nghề, luôn tìm tòi

học hỏi cái mới nhƣng trình độ của cán bộ còn nhiều hạn chế. Để TVĐT hoạt động hiệu quả

thì ngƣời cán bộ cần có kiến thức tổng hợp về khoa học máy tính và TT-TV. Nhƣng cán bộ

thƣ viện ở đây có ngƣời đƣợc đào tạo chuyên về CNTT, lại có ngƣời đƣợc đào tạo chuyên về

TT-TV. Về trình độ, chuyên ngành TT-TV thì có cán bộ trình độ cao nhất là Thạc sỹ, trong

khi về chuyên ngành CNTT thì cán bộ ở đây mới đƣợc đào tạo ở trình độ trung cấp. Đây là

một hạn chế lớn đối với TVĐT Học viện Chính trị.

2) Các trang thiết bị sử dụng trong Thƣ viện điên tử:

Tuy thƣ viện điện tử ở đây đã có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động nhƣng

có một vấn đề lớn đặt ra đối với thƣ viện là sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật đã làm các

trang thiết bị này nhanh chóng bị lỗi thời. Số lƣợng máy tính hỏng lớn là 10 chiếc, 01 máy in

bị hỏng,... đã phần nào làm giảm hiệu quả hoạt động của thƣ viện điện tử.

3) Chƣa có kế hoạch số hóa, chiến lƣợc lâu dài giúp phát triển bộ sƣu tập số.

Hoạt động số hóa tài liệu đòi hỏi nhiều công sức, thời gian, tiền bạc cùng những đòi hỏi

sự đầu tƣ thƣờng xuyên. Theo tính toán của các nhà khoa học thì các thƣ viện phải bỏ ra 0,1-

0,5 USD cho một trang tài liệu. Chính vì vậy phải vạch ra kế hoạch số hóa tài liệu tránh trùng

lặp tài liệu, phát triển bộ sƣu tập số hóa phong phú là một yêu cầu bắt buộc. Việc số hóa tài

liệu ở TVĐT Học viện chính trị chỉ theo dự án hoặc yêu cầu của cấp trên mà chƣa có một

chiến lƣợc cụ thể.

4) Hệ thống mạng chƣa ổn định:

TVĐT ở Học viện Chính trị hoạt động trên mạng LAN của Học viện và mạng

MISTEN. Hệ thống mạng ở các giảng đƣờng, các phòng các khoa không thực hiện đƣợc.

Việc này đã hạn chế việc khai thác sử dụng thƣ viện điện tử của NDT. Làm mất đi sự ƣu điểm

của thƣ viện điện tử đó là NDT không bị hạn chế về địa lý (ở Học viện Chính trị phạm vi địa

lý ở đây là ngay trong Học viện thì không phải ở bất kỳ nơi nào cũng có thể sử dụng TVĐT).

NDT phải đến tận phòng đọc điện tử để có thể sử dụng thƣ viện. Việc kết nối mạng

INTERNET khó khăn sau khi Thƣ viện chuyển sang khu nhà mới.Hạn chế việc khai thác

thông tin trên mạng INTERNET của NDT

5) Thiếu sự liên kết giữa các TVĐT :

Việc liên kết chia sẻ tài liệu giữa các TVĐT/TVS là một ƣu điểm của TVĐT. Việc liên

kết chia sẻ sẽ làm tăng nguồn lực thông tin trong TVĐT và làm giảm chi phí để tạo nguồn lực

thông tin.Nhƣng ở TVĐT Học viện chính trị thì việc liên kết chia sẻ tài liệu là hoạt động chƣa

đƣợc phát triển. NDT hầu nhƣ không biết đến sự liên kết chia sẻ giữa các thƣ viện điện tử

trong cung khối hoặc thƣ viện chƣa tiến hành liên kết chia sẻ tài liệu. Việc số hóa tài liệu là

công việc chủ yếu để tạo nguồn lực thông tin.

5) Ngƣời dùng tin chƣa có kỹ năng sử dụng thƣ viện điện tử cũng nhƣ việc khai thác và

tìm kiếm thông tin.

Để sử dụng đƣợc thƣ viện ngƣời dùng tin cần phải đào tạo các kỹ năng tìm kiếm thông

tin, sử dụng thông tin, kiến thức về công nghệ thông tin. Có một lƣợng lớn học viên là ngƣời

dùng tin gặp khó khăn khi tiến hành tra cứu và sử dụng thông tin điện tử.

7) Kinh phí hạn chế :

TVĐT Học viện chính trị là một bộ phận trong hệ thống thông tin thƣ viện của Bộ Quốc

Phòng nên nguồn kinh phí duy trì việc hoạt động của thƣ viện phụ thuộc vào Ban giám đốc

Học viện. Vì điều này nên Thƣ viện không tự chủ đƣợc nguồn kinh phí. Và chính điều đó đã

hạn chế việc phát triển của Thƣ viện.

4.2. Đề xuất một số giải pháp để thư viện điện tử hoạt động hiệu quả:

Nhằm tăng cƣờng vai trò của TVĐT và đảm bảo sự phát triển của TVĐT Học viện, tôi

đề xuất một số giải pháp sau:

4.2.1. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin

Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, dƣới tác động của cuộc cách mạng

khoa học kỹ thuật thì việc trang bị cho thƣ viện máy móc và các trang thiết bị hiện đại là một

vấn đề cần đƣợc quan tâm. Chất lƣợng hoạt động của thƣ viện phụ thuộc nhiều máy móc và

các trang thiết bị hiện đại nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng thƣ

viện điện tử là một việc thiết yếu. Trong thời gian tới, thƣ viện Học viện chính trị cần phải

đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các hoạt động thƣ viện. Cụ thể, Phòng Thông tin thƣ viện cần

mở rộng công tác ứng dụng CNTT vào công tác phát triển và tổ chức nguồn lực thông tin,

theo dõi việc phục vụ ngƣời dùng tin.

Nhu cầu sử dụng thông tin ngày càng nhiều mà số lƣợng máy tính hạn chế, nhiều máy

tính đã lỗi thời, hỏng hóc. Vì vậy cần thƣ viện cần phải đầu tƣ thêm máy tính phục vụ đọc tài

liệu điện tử.

Ngoài việc quan tâm đến phần cứng thƣ viện cũng cần quan tâm đến phần mềm. Một số

chức năng của phần mềm Ilib V.4 bị lỗi. Cần phải tiến hành nâng cấp phần mềm của thƣ viện.

Việc phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin làm cho các trang thiết bị nhanh

chóng bị lỗi thời, các ứng dụng công nghệ thay đổi. Đó cũng là vấn đề mà không chỉ của thƣ

viện điện tử Học viện chính trị mà còn của bất cứ một thƣ viện nào. Vì vậy đòi hỏi thƣ viện

phải cập nhật thƣờng xuyên.

4.2.2. Xây dựng cơ sở hạ tầng vững chắc tạo điều kiện tốt nhất để phát huy

tính ưu việt của TVĐT

Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị cần triển khai đồng bộ giữa xây dựng thƣ viện điện

tử với việc triển khai hệ thống mạng LAN trong Học viện và việc kết nối mạng LAN với

mạng MISTEN. Trong thời gian qua hoạt động của thƣ viện điện tử chỉ đƣợc thực hiện trên

mạng nội bộ của một số cơ quan (Phòng Khoa học công nghệ và môi trƣờng và Phòng

KHQS) và trên toàn hệ thống TVĐT của mạng MISTEN, còn hệ thống mạng ở giảng đƣờng

và ở các khoa không thực hiện đƣợc.Việc điều hành mạng tin học có nhiều cơ quan cùng thực

hiện nên chồng chéo,quan niêu, khó khắc phục. Hiện nay do mới chuyến địa điểm nên hệ

thống Internet chƣa đƣợc kết nối lại. Thƣ viện cần nhanh chóng nối lại hệ thống mạng

Internet.

4.2.3. Nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên thư viện

Cán bộ thƣ viện đƣợc coi là linh hồn của thƣ viện. Trong thời đại hiện nay thì cán bộ

thƣ viện là trung gian giữa ngƣời dùng tin và nguồn thông tin. Ngƣời cán bộ đóng vai rò vừa

quản trị thông tin, là ngƣời hƣớng dẫn sử dụng nguồn thông tin số với ngƣời dùng tin. Vì vậy

việc nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên trong Phòng Thông tin là một trong những việc

cần thiết.

Trình độ và năng lực của cán bộ là yếu tố quan trong ảnh hƣởng tới chất lƣợng và hiệu

quả hoạt động của thƣ viện điện tử. Muốn thƣ viện điện tử hoạt động hiệu quả thì ngoài công

tác nghiệp vụ về thƣ viện thì đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện phải có trình độ về công nghệ

thông tin. Vì vậy ngoài đáo tạo về nghiệp vụ thì đào tạo về công nghệ thông tin cũng cực kỳ

quan trọng. Những kiến thức về phần cững, phần mềm, các kỹ năng nghiệp vụ quản trị thông

tin, kỹ năng khai thác và sử dụng nguồn tin điện tử. Ở Thƣ viện Học viện Chính trị có những

cán bộ vững chuyên môn nghiệp vụ về thông tin thƣ viện nhƣng lại thiếu kiến thức về CNTT

- TT và có những cán bộ có kiến thức về CNTT nhƣng còn ít đƣợc đào tạo về nghiệp vụ

thông tin thƣ viện. Vì vậy việc đào tạo cán bộ cần phải đƣợc chú ý quan tâm

4.2.4. Đào tạo bồi dưỡng người dùng tin

Thƣ viện sẽ không hoạt động hiệu quả khi mà ngƣời dùng tin không biết sử dụng thƣ

viện. Vì vậy công tác hƣớng dẫn ngƣời dùng tin thƣ viện điện tử cần phải tiến hành thƣờng

xuyên, liên tục đặc biệt là đối với các Học viên. Bởi vì học viên là đối tƣợng ngƣời dùng tin

đông đảo nhất và nhiều biến động nhất. Họ cần phải đƣợc đòa tạo hƣớng dẫn và hoàn thiên kỹ

năng để sử dụng thƣ viện điện tử hiệu quả giúp ích cho họ trong thời gian học tập, nghiên cứu

tại Học viện.

Hình thức bồi dƣỡng, mở lớp hƣớng dẫn ngƣời dùng tin nên: tổ chức các buổi ngoại

khóa ngay từ đầu khoa học, khi học viên mới nhập học nên cung cấp cho họ những thông tin

về thƣ viện điện tử, thƣ viện số, đào tạo kỹ năng tìm tin và sử dụng thông tin cho Học viện

4.2.5. Xây dựng chiến lƣợc về phát triển nguồn lực thông tin, số hóa tài liệu

Tài liệu ƣu tiên số hóa là những tài liệu quý và hiếm . Nhƣ̃ng tài liệu có giá trị khoa học

cao nhƣ các luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học. Đề ra chiến lƣợc là đề ra việc

tài liệu số hóa thuộc lĩnh vực nào, tập trung vào những loại tài liệu nào, xác định đƣợc kinh

phí số hóa là bao nhiêu?... Việc phát triển số hóa tài liệu tăng cƣờng nguồn lực thông tin ảnh

hƣởng đến hiệu quả hoạt động của TVĐT.

4.2.6. Thực hiện kiểm tra giám sát kết quả những tài liệu bị số hóa

Tài liệu sau khi đƣợc số hóa cần kiểm tra sát sao để tránh những sai sót khi số hóa tài

liệu nhƣ khi đánh máy thì thiếu các chữ cái ký tự, từ hoặc dấu, đánh sai chữ, Khi scan tài liệu

thì tài liệu bị scan lệch, mất chữ, chọn độ phân giải kém làm cho ảnh bị mờ... Tài liệu số hóa

có thể sử dụng lâu dài nên chất lƣợng của tài liệu khi số hóa có thể ảnh hƣởng chất lƣợng

nguồn tài nguyên. Cần có một bộ phận thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra chất lƣợng của tài

liệu số hóa để có biện pháp khắc phục ngay.

4.2.7. Tăng cƣờng mối liên kết giữa các thƣ viện trong cùng khối quân sự và những cơ

quan bên ngoài quân đội

Hoạt động liên kết hợp tác, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và kỹ thuật công nghệ

giúp thúc đẩy các TV phát triển.

Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị phải tăng cƣờng hợp tác, chia sẻ tài liệu với các cơ

quan nhƣ Thƣ viện Quân đội, Viện KHXH, Học viện Chính trị ở Bắc Ninh...

Tạo các đƣờng liên kết đến các địa chỉ website của các thƣ viện, trao đổi để NDT của

thƣ viện mình có thể sử dụng tài nguyên thông tin của Thƣ viện đó.

Tiến hành hình thức mƣợn liên thƣ viện.

Những việc đó sẽ giúp NDT sử dụng đƣợc nguồn thông tin hết sức phong phú mà Thƣ

viện có thể tiết kiệm đƣợc kinh phí bổ sung tài liệu.

4.2.8. Tăng cƣờng kinh phí

Cán bộ lãnh đạo cần phải nhận thức đƣợc tầm quan trọng của thƣ viện điện tử để có thể

đầu tƣ nhiều kinh phí, và các dự án nhằm giúp thƣ viện có thể tăng cƣờng đƣợc nguồn lực

thông tin, cơ sở vật chất đƣợc đảm bảo hơn. Quan tâm đến chất lƣợng hoạt động của thƣ viện

hơn

Ngoài việc sử dụng kinh phí của cấp trên cấp thì thƣ viện có thể chủ động tạo ra một

phần kinh phí bằng việc thực hiện các dự án số hóa của các tƣ liệu khác.

4.3. Tóm lƣợc

Qua tìm hiểu TVĐT Học viện Chính trị, bên cạnh những ƣu điểm thì TVĐT Học viện

Chính trị vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Khóa luận đã đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu

quả hoạt động của TVĐT nhƣ: đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, tăng kinh phí hoạt động, tăng

cƣờng mối liên kết giữa các đơn vị và các cơ quan bên ngoài, đào tạo NDT, bồi dƣỡng cán bộ,

xây dựng cơ sở hạ tầng vững chắc.

KẾT LUẬN

CNTT phát triển đã kéo theo nhiều ngành nghề cùng có những thay đổi. Với sự phát

triển nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin đã tác động đến tất cả các ngành nghề trong xã hội.

Thƣ viện đã có những thay đổi lớn để phù hợp với thời đại. Các hình thức TT-TV mới xuất

hiện nhƣ thƣ viện điện tử, thƣ viện số, thƣ viện ảo.

Trong Khóa luận đã sử dụng thuật ngữ "thƣ viện điện tử" thay cho các thuật ngữ kia.

Bởi "thƣ viện điện tử" đƣợc sử dụng phổ biến ở Việt Nam. TVĐT là một thƣ viện có nguồn

lực thông tin là các bộ sƣu tập số ngƣời dùng tin có thể khai thác và sử dụng chúng thông qua

các thiết bị điện tử (máy tính) có nối mạng. Các hoạt động của thƣ viện đƣợc quản lý thông

qua phần mềm quản trị thƣ viện điện tử.

Cũng giống nhƣ một thƣ viện truyền thống, thƣ viện điện tử đƣợc hình thành bởi bốn

yếu tố là : nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ, cán bộ thƣ viện và ngƣời

dùng tin. Nhƣng về tính chất của các yếu tố này đều có sự thay đổi. Ở thƣ viện truyền thống,

nguồn thông tin là các tài liệu bằng giấy thì ở thƣ viện điện tử, tài liệu truyền thống bằng giấy

đƣợc thay thế bằng tài liệu điện tử. Các thƣ viện tạo lập nguồn tin bằng cách: số hóa tài liệu,

mua các tài liệu điện tử hoặc tạo liên kết chia sẻ thông tin đối với các cơ quan TT-TV với

nhau. Nếu cơ sở vật chất kỹ thuật của thƣ viện truyền thống chỉ là trụ sở, hệ thống giá sách,

bàn ghế,... thì ở thƣ viện điện tử đó là phần cứng (máy tính, máy scan, máy in, máy đọc mã

vạch,..); hệ thống mạng (mạng nội bộ, mạng diện rộng) và các phần mềm đƣợc sử dụng trong

thƣ viện (phần mềm quản trị thƣ viện, phần mềm diệt virut,...). Môi trƣờng làm việc thay đổi

cũng đòi hỏi đối với cán bộ thƣ viện. Ngƣời cán bộ đóng vai trò quan trọng. Họ không chỉ cần

kiến thức về TT -TV mà cần có kiến thức và kỹ năng về công nghệ thông tin. NDT trong

TVĐT cũng cần phải có kiến thức CNTT, có kỹ năng khai thác thông tin và khả năng giao

tiếp giữa ngƣời và máy tính phải tốt.

Trong những năm gần đây, hệ thống thƣ viện ở Việt Nam đã có nhiều bƣớc phát triển

vƣợt bậc đặc biệt là hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học. Nhờ ngân sách nhà nƣớc và dự án

đầu tƣ của Ngân hàng Thế giới nên đã có nhiều TVĐT ở các trƣờng đƣợc xây dựng.Các

TVĐT đang góp phần quan trọng phục vụ việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học ở các

trƣờng đại học. Trong đó, TVĐT Học viện Chính trị không chỉ nằm trong hệ thống thƣ viện

các trƣờng mà còn là một cơ sở tiêu biểu trong hệ thống thƣ viện Quân đội Nhân dân Việt

Nam. Thƣ viện điện tử của Học viện chính trị ra đời thể hiện sự nhạy bén, năng động của

Phòng thông tin để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của thƣ viện.

Trong quá trình hoạt động, thƣ viện đã tích cực bổ sung nguồn tài liệu điện tử bằng

cách số hóa tài liệu điện tử, hồi cố tài liệu. Thƣ viện đã đƣợc đầu tƣ các trang thiết bị hiện đại

nhƣ máy tính, máy scan tài liệu,.. Thƣ viện cũng tiến hành cập nhật kỹ thuật công nghệ hiện

đại, tích hợp phần mềm, nâng cấp phần mềm thƣ viện. Thƣ viện điện tử ngày càng khẳng định

đƣợc vai trò quan trọng của mình trong nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện.

Ngƣời dùng tin không bị hạn chế bởi thời gian, thuận tiện cho Ngƣời dùng tin có thể học tập,

nghiên cứu tài liệu. Thƣ viện điện tử hoạt động đã khắc phục những hạn chế của thƣ viện

truyền thống trƣớc đó và tạo những thuận lợi cho ngƣời dùng tin.

Qua nghiên cứu lý thuyết và tìm hiểu thực tiễn TVĐT Học viện Chính trị, tôi có đề

xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động của TVĐT Học viện Chính trị nhƣ:

Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của thƣ viện; xây dựng cơ sở hạ

tầng vững chắc tạo điều kiện tốt nhất để phát huy tính ƣu việt của TVĐT; nâng cao trình độ

cán bộ thƣ viện; đào tạo bồi dƣỡng NDT; xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn lực thông tin,

số hóa tài liệu; thực hiện kiểm tra giám sát kết quả những tài liệu số hóa; tăng cƣờng mối liên

kết giữa các thƣ viện trong cùng khối quân sự và những cơ quan bên ngoài Quân đội; tăng

kinh phí hoạt động của thƣ viện, thƣ viện chủ động tạo kinh phí hoạt động.

Hy vọng với những đóng góp của Khóa luận sẽ giúp nâng cao chất lƣợng hoạt động

của TVĐT Học viện Chính trị để xứng đáng là một thƣ viện tiêu biểu trong hê ̣ thống thƣ viện

Quân đội

Bảng giải thích từ viết tắt

Nghĩa của từ

Tƣ̀ viết tắ t

CBTV Cán bộ thƣ viện

CNTT Công nghê ̣ thông tin

CNTT-TT Công nghê ̣ thông tin

truyền thông

CSDL Cơ sở dƣ̃ liê ̣u

NDT Ngƣờ i dù ng tin

MARC thƣ mu ̣c đo ̣c máy

LAN Mạng nội bộ

KHQS Khoa ho ̣c quân sƣ̣

TT-TV Thông tin - Thƣ viê ̣n

TVA Thƣ viê ̣n ảo

TVĐT Thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉

TVS Thƣ viê ̣n số

TW Trung ƣơng

OPAC Mục lục truy cập trực tuyến

XH & NV Xã hội và nhân văn

DANH MỤC TÀ I LIỆU THAM KHẢ O

1. Bùi Loan Thùy; Nguyễn Thị Xuân Anh; Bùi Thị Hằng (2007), "Kinh nghiệm số hóa tài

liệu và xây dựng CSDL toàn văn của trung tâm TT-TV- Đại học KHXH&NV TP.HCM".

2. Bùi Loan Thùy; Lê Văn Viết ( 2001), Thư viện học đại cương, ĐHQG, HCM.

3. Cao Minh Kiểm, Ths Đào Mạnh Thắng (2007), "Lựa chọn phần mềm và khổ mẫu dữ liệu

phục vụ xây dựng sƣu tập số phục vụ nông thôn miền núi", trung tầm thông tin khoa học và

công nghệ quốc gia.

4. Cao Minh Kiểm (2000), 'Thƣ viện số: định nghĩa và vấn đề", Tạp chí Thông tin & Tư

liệu, No3, tr 5-11.

5. Cao Minh Kiểm (2001), Bài giảng "Khái niệm cơ bản về thƣ viện điện tử".

6. Doãn Quyết Trung (2007), "Vai trò của thƣ viện điện tử trong phục vụ nhiệm vụ giáo dục

đào tạo và nghiên cứu khoa học ở Học viện Chính trị hiện nay", Phòng Thông tin KHQS.

7. Doãn Quyết Trung (2003), "Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện

Học viện Chính trị", Luận văn Thạc sỹ, Đại học KHXH & NV, ĐHQGHN.

8. Đặng Thị Mai (2007), "Nguồn lực thông tin điện tử và các dịch vụ phục vụ bạn đọc",

Tạp chí Thư viện Việt Nam, tr 48-53.

9. Đặng Thị Thanh Hà (2009), "Cơ sở khoa học và thực tiễn của việc hiện đại hóa hạ

tầng thông tin tại viện Khoa học Xã hội Việt Nam", Đề tài nghiên cứu cấp Bộ, Viện Khoa Học

Xã hội Việt Nam.

10. Hoàng Thị Hạnh (2000), " thư viện điện tử và dự án xấy dựng thư viện điện tử cho

Phòng phục vụ Thượng Đình", Khóa luận tốt nghiệp, Đại học KHXH&NV.

11. Ngô Mạnh Dũng (2007), "Kiến trúc thƣ viện số", Kỷ yếu hội thảo "xây dƣ̣ng và phát triển thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ ở Viê ̣t Nam"

12. Nguyễn Đức Hào (2003), "Tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Học viện

Chính trị Quân sự", Kỷ yếu hội nghị Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trường, tr 191-183.

13. Nguyễn Hoàng Sơn (2011)," Thƣ viện số: hai thập kỷ phát triển trên thế giới.Bài học

kinh nghiệm và định hƣớng phát triển cho Việt Nam",Tạp chí thông tin tư liệu,No2, tr 2-19

14. Nguyễn Hoàng Sơn (2008), "Nghiên cứu thư viện số trên thế giới và định hướng nghiên

cứu thư viện số ở Việt Nam",Nguồn: www.thuvien.net

15. Nguyễn Huy Chƣơng (2007), "Xây dựng và phát triển thƣ viện điện tử trong hệ thống

thƣ viện đại học Việt Nam". Kỷ yếu hội thảo " xây dựng và phá t triển thư viê ̣n điê ̣n tử ở Viê ̣t Nam".

16. Nguyễn Minh Hiệp (2008), "Thƣ viện điện tử có phải là thƣ viện toàn diện ?", Bản tin

điện tử Trung tâm TT-TV Thƣ viện ĐH KHXH&NV TP HCM.

17. Nguyễn Thanh Tuyên (2010), Báo cáo tổng kết công tác năm 2010, Phòng Thông tin

KHQS.

18. Nguyễn Thanh Tuyên (2011), Báo cáo tổng kết công tác năm 2011, Phòng Thông tin

KHQS.

19. Nguyễn Thị Hạnh (2007), "Đảm bảo chất lƣợng dữ liệu trong thƣ viện số ". Kỷ yếu hội

thảo "Xây dƣ̣ng và phát triển thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ ở Viê ̣t Nam".

20. Nguyễn Tiến Đức (2005), "Xây dựng thƣ viện điện tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt

Nam, Tạp chí Thông tin & Tư liệu, No2, tr 14-18.

21. Vũ Thị Minh Hƣơng (2007), "Giải pháp công nghệ trong việc bảo quản và khai thác tài

liệu lƣu trữ châu bản triều Nguyễn ."Kỷ yếu hội thảo "Xây dƣ̣ng và phát triển thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ Viê ̣t Nam."

22. Vũ Văn Sơn ( 2005), "Nhập môn thƣ viện điện tử" , Trung tâm Thông tin KH&CN

Quốc Gia.Nguồn: http://www.thuvien.net

23. Vũ Văn Sơn (2011), "Thƣ viện số trong thời đại số hóa".Nguồn: http://www.thuvien.net

24. Tạp chí thông tin- tƣ liệu (2011),"Vấn đề cốt lõi của sự phát triển thƣ viện số ở Việt

Nam",Tạp chí thông tin tư liệu, No2, tr 21-23.

25. Nguyễn Minh Hiệp (2005), Xây dựng thƣ viện theo hƣớng hiện đại . Nguồn:

http://www.thuvien.net

26. Số hóa và vấn đề bản quyền. Nguồn: http:// www.teb.com.vn

27. Trần Thị Hoàng Hạnh (2002), " Thƣ viện điện tử và mô hình thƣ viện lai trong xu thế hiện

đại hóa thƣ viện hiện nay", Khóa luận tốt nghiệp, Đại học KHXH & NV.

28. Nguyễn Minh Hiệp (2001), "Tổng quan khoa học Thông tin và Thư viện", Đại học Quốc

gia, Tp HCM.Nguồn: http:// thuvien.net