BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN KIM DUNG
CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI – 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN KIM DUNG
CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 9 34 04 03
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS. Triệu Văn Cường
PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu
HÀ NỘI – 2019
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá nhân tôi. Tên đề
tài luận án không trùng với bất cứ nghiên cứu nào đã được công bố. Nội dung cũng
như các số liệu trình bày trong luận án hoàn toàn trung thực. Các tài liệu và số liệu
được sử dụng trong luận án có trích dẫn nguồn gốc rõ ràng. Những kết luận khoa học
của luận án chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
TÁC GIẢ
Nguyễn Kim Dung
i
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện luận án, tôi luôn nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ tận
tình của các thầy hướng dẫn khoa học, các chuyên gia, bạn bè, đồng nghiệp và các cơ
quan, tổ chức.
Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với các thầy hướng dẫn khoa học của
tôi là PGS.TS. Triệu Văn Cường và PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu đã luôn dành sự quan
tâm và định hướng cho tôi trên con đường nghiên cứu khoa học ngay từ ngày đầu học
tập và quá trình nghiên cứu luận án.
Tôi đã nhận được sự giúp đỡ trực tiếp của công chức, viên chức trong các cơ
quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia
I, Trung tâm Lưu trữ quốc II, Trung tâm Lưu trữ quốc III, Trung tâm Lưu trữ quốc
IV; Chi cục Văn thư Lưu trữ các tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bắc
Giang, Hà Nam, Lào Cai, Quảng Ninh, Yên Bái, Ninh Thuận, Quảng Bình, thành phố
Hồ Chí Minh, Long An, Tây Ninh, Vĩnh Long, Phú Yên…Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn
tới sự giúp đỡ nhiệt tình của Quý các cơ quan.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Cán bộ quản lý GTVT -
Bộ GTVT, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo điều kiện, ủng hộ, giúp đỡ tôi trong suốt quá
trình học tập, nghiên cứu góp ý để bản luận án của tôi được hoàn thành.
Tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các nhà khoa học, Khoa Văn bản
và Công nghệ Hành chính, Khoa Sau đại học - Học viện Hành chính Quốc gia đã tận
tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thiện hồ sơ bảo vệ luận án. Đặc biệt, tôi cảm ơn
gia đình tôi đã luôn động viên, là chỗ dựa vững chắc để tôi cố gắng vươn lên và có
được thành công ngày hôm nay.
Do những điều kiện chủ quan và khách quan, chắc chắn kết quả của luận án
còn có những thiếu sót nhất định. Tôi rất mong tiếp tục nhận được những ý kiến đóng
góp để giúp cho luận án được hoàn thiện hơn.
Tác giả
Nguyễn Kim Dung
ii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT
CTLT Công tác lưu trữ
HĐND Hội đồng nhân dân
LTLS Lưu trữ lịch sử
LTNN Lưu trữ nhà nước
SDTLLT Sử dụng tài liệu lưu trữ
TLHC Tài liệu hành chính
TL KH-KT Tài liệu khoa học kỹ thuật
TLLT Tài liệu lưu trữ
TTLT Trung tâm Lưu trữ
TTLTQG Trung tâm Lưu trữ quốc gia
UBND Ủy ban nhân dân
iii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................ii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT .......................................... iii
MỤC LỤC ............................................................................................................. iv
DANH MỤC BẢNG ............................................................................................. vi
DANH MỤC BIỂU ĐỒ ....................................................................................... vii
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1
Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN
ÁN ........................................................................................................................... 8
1.1. Các nghiên cứu trong và ngoài nước có liên quan đến luận án ....................... 8
1.1.1.Về sử dụng tài liệu lưu trữ ........................................................................ 8
1.1.2. Về chính sách và chính sách công ......................................................... 14
1.1.3. Về chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ. .................................................. 18
1.2. Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu ..................................................... 28
1.3. Những vấn đề luận án cần giải quyết ........................................................... 30
Chương 2. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ ...................................................................................................................... 32
2.1. Tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ ................................................... 32
2.1.1. Tài liệu lưu trữ ...................................................................................... 32
2.1.2. Sử dụng tài liệu lưu trữ .......................................................................... 40
2.2. Chính sách công và chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ................................ 43
2.2.1. Khái niệm và đặc điểm của chính sách công .......................................... 43
2.2.2. Khái niệm chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ........................................ 45
2.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ . 46
2.2.4. Các tiêu chí đánh giá chính sách sử dụng TLLT .................................... 49
2.2.5. Tìm hiểu chính sách SDTLLT ở một số quốc gia và bài học kinh nghiệm
cho Việt Nam .................................................................................................. 52
Chương 3. THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Ở VIỆT NAM ...................................................................................................... 62
iv
3.1. Hệ thống cơ sở lưu trữ tài liệu ở Việt Nam hiện nay .................................... 62
3.1.1. Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương ............................................................. 62
3.1.2. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi
là LTLS cấp tỉnh) ............................................................................................ 64
3.1.3. Tình hình tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử ............. 64
3.2. Phân tích chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay .............. 67
3.2.1. Văn bản quy định chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam ......... 67
3.2.2. Chính sách tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ ........................................ 70
3.2.3. Chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ............................................ 82
3.2.4. Chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ ........................................................ 101
3.3. Đánh giá kết quả thực hiện chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam 106
3.3.1. Những kết quả đạt được của các chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt
Nam .............................................................................................................. 106
3.3.2. Những hạn chế, bất cập và nguyên nhân .............................................. 124
Chương 4. HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở
VIỆT NAM ......................................................................................................... 131
4.1. Bối cảnh và định hướng ............................................................................. 131
4.1.1. Bối cảnh .............................................................................................. 131
4.1.2. Định hướng của Đảng về sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay134
4.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách sử sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở
Việt Nam .......................................................................................................... 136
4.2.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tiếp cận thông tin .................... 136
4.2.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 139
4.2.3. Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách bảo vệ TLLT ........................... 144
4.2.4. Các giải pháp khác .............................................................................. 146
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 148
DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ ................................................. 151
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 152
TÀI LIỆU KHOA HỌC .................................................................................... 152
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 165
v
DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1. Tổng hợp tình hình TLLT bảo quản tại LTLS cấp Trung ương .............. 65
Bảng 3.2. Tổng hợp tình hình TLLT bảo quản tại LTLS cấp tỉnh và thành phố trực
thuộc Trung ương .................................................................................................. 66
Bảng 3.3. Thống kê văn bản quy định chính sách SDTLLT ở Việt Nam ................ 68
Bảng 3.4. Bảng mô tả thủ tục phục vụ SDTLLT của độc giả tại phòng đọc ........... 83
Bảng 3.5. Bảng mô tả thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ ........................... 88
Bảng 3.6. Tổng hợp tình hình giải mật TLLT tại các LTLS ................................. 106
Bảng 3.7. Tổng hợp tình hình SDTLLT tại LTLS cấp Trung ương (2012-2017) .. 109
Bảng 3.8. Tổng hợp tình hình SDTLLT tại LTLS cấp tỉnh và thành phố.............. 114
trực thuộc Trung ương (2012-2016) .................................................................... 114
Bảng 3.9. Số hóa TLLT tại các TTLTQG ............................................................ 122
vi
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 3.1. Tổng hợp số lượng độc giả của mỗi quốc gia tại các TTLTQG (2011-
2016) ................................................................................................................... 109
Biểu đồ 3.2. Tình hình SDTLLT tại LTLS cấp Trung ương ................................. 118
Biểu đồ 3.3. Tình hình SDTLLT tại LTLS cấp tỉnh và thành phố trực ................. 118
thuộc Trung ương ................................................................................................ 118
vii
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ (TLLT) chứa đựng thông tin có giá trị đối với mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội như: Chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học-công nghệ, quản lý nhà
nước… TLLT nếu được tổ chức sử dụng tốt sẽ giúp cho xã hội nhìn nhận đúng hơn
về giá trị của TLLT và tầm quan trọng của ngành Lưu trữ, từ đó mọi người sẽ nâng
cao ý thức, trách nhiệm của bản thân trong việc giữ gìn, bảo vệ và phát huy giá trị
của TLLT. Chính vì vậy, Nhà nước đã ban hành hệ thống các chính sách để hướng
việc SDTLLT (SDTLLT) của các cá nhân, tổ chức theo cách thích hợp nhằm vừa
phát huy giá trị của chúng phục vụ cho sự phát triển đất nước, vừa bảo vệ lợi ích của
các bên liên quan và bảo vệ TLLT.
Trong những năm qua, việc ban hành chính sách SDTLLT ở Việt Nam đã tạo
điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu tiếp cận và SDTLLT nhằm
mục đích nhất định, góp phần thúc đẩy kinh tế- xã hội phát triển, bảo đảm ổn định
chính trị, an ninh, quốc phòng, trật tự và an toàn xã hội. Tuy nhiên, trong giai đoạn
hiện nay, hệ thống chính sách đã bộc lộ nhiều vấn đề bất cập nên chưa phát huy được
đầy đủ giá trị của TLLT. Cụ thể là: Các văn bản thể hiện chính sách tiếp cận thông
tin bao gồm tiếp cận rộng rãi và tiếp cận hạn chế thông tin TLLT còn chưa rõ ràng,
đồng bộ khiến độc giả không thể tiếp cận được nhiều tài liệu có giá trị thông tin cao,
phục vụ nhu cầu nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng khác. Các quy định về hình
thức SDTLLT vẫn còn thiếu tính chủ động, chưa nắm bắt được nhu cầu thông tin của
xã hội để tuyên truyền nhằm tăng cường sự hiểu biết của người dân đối với TLLT và
đưa TLLT đến với công chúng một cách rộng rãi hơn. Đặc biệt, nếu coi TLLT là di
văn hóa của quốc gia thì TLLT phải được bảo vệ an toàn trong quá trình sử dụng.
Tuy nhiên, chế tài xử lý các vi phạm về bảo vệ TLLT chưa có những quy định cụ thể.
Ngày nay, với sự ra đời của Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) được
mệnh danh là Cuộc cách mạng số với những công nghệ như: Internet, mạng xã hội,
điện toán đám mây, di động…đã tạo ra những thành tựu quan trọng, ứng dụng vào
các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có hoạt động SDTLLT. Ngày 01/7/2014,
Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số: 36-NQ/TW về đẩy mạnh ứng dụng, phát
triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.
1
Đây là cơ sở có tính tiền đề để Lưu trữ Việt Nam bước vào kỉ nguyên mới – Cách
mạng công nghiệp số (4.0). Do đó, việc ứng dụng hiệu quả các thành tựu của khoa
học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào hoạt động SDTLLT sẽ tạo nên một
phương thức hoạt động mới bằng việc đẩy mạnh SDTLLT trên mạng diện rộng. Từ
đó, TLLT đến với công chúng nhanh hơn, hiệu quả hơn, không chỉ cung cấp kiến
thức lịch sử, xã hội mà còn góp phần giáo dục tinh thần yêu nước và đấu tranh bảo
vệ chủ quyền quốc gia. Tuy nhiên, với khả năng lan truyền nhanh và rộng đến mọi
đối tượng trong và ngoài nước nhờ các ứng dụng công nghệ, việc SDTLLT cũng phải
đối mặt với nhiều thách thức về tính bảo mật, bản quyền, sao chép trái phép và giả
mạo thông tin… Bởi vậy, để SDTLLT phát huy hiệu quả, Nhà nước cần phải ban
hành những quy định cụ thể, vừa bảo đảm chuyên nghiệp, vừa đúng quy định của
pháp luật về Lưu trữ và bảo vệ TLLT. Hiện nay, vấn đề này vẫn đang là khoảng trống
trong chính sách SDTLLT.
Để giải quyết các vấn đề nêu trên, đã có không ít công trình khoa học luận giải ở
nhiều khía cạnh, nhưng cho đến thời điểm hiện nay, chưa có công trình nào nghiên cứu
một cách toàn diện về chính sách SDTLLT bao gồm: Hệ thống lý luận làm cơ sở cho
việc nghiên cứu chính sách SDTLLT; Thực trạng chính sách SDTLLT ở Việt Nam hiện
nay; Trong thời gian tới, định hướng và các giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách
SDTLLT ở Việt Nam như thế nào để phát huy giá trị của TLLT? Từ những lý do nêu
trên, tác giả lựa chọn đề tài: “Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” để nghiên
cứu làm luận án tiến sĩ, chuyên ngành Quản lý công.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục đích
Hệ thống hóa những nội dung lý luận về chính sách SDTLLT; Phân tích, đánh
giá chính sách SDTLLT ở Việt Nam gắn với tình hình thực tiễn của việc SDTLLT;
Chỉ ra những hạn chế, bất cập hiện nay của chính sách để thấy được những vấn đề
cần giải quyết; Đề xuất các giải pháp hoàn thiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam
nhằm phát huy giá trị của TLLT.
2.2. Nhiệm vụ
Luận án tập trung vào những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Thứ nhất, luận giải tổng quan về tình hình nghiên cứu trong nước và ngoài
2
nước về những vấn đề liên quan đến đề tài luận án.
- Thứ hai, nghiên cứu cơ sở khoa học về chính sách SDTLLT;
- Thứ ba, phân tích, đánh giá thực trạng về chính sách SDTLLT ở Việt Nam;
-Thứ tư, đề xuất các nội dung hoàn thiện chính sách SDTLLT nhằm phát huy
giá trị của TLLT ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các chính sách về SDTLLT ở Việt Nam.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Trong hệ thống tổ chức lưu trữ các cấp từ Trung ương đến
địa phương, Lưu trữ lịch sử (LTLS) là nơi tiến hành các hoạt động SDTLLT một cách
rộng rãi nhất, thu hút sự quan tâm của độc giả nhất. Bởi lẽ, LTLS là nơi tiến hành thu
thập, bổ sung, sưu tầm và bảo quản nhiều tài liệu có giá trị phong phú và đa dạng.
Chính vì lý do này, tác giả đã lựa chọn không gian nghiên cứu là các LTLS ở Trung
ương và địa phương. LTLS ở Trung ương bao gồm: TTLT Quốc gia I, II, III, IV.
Hiện nay, LTLS ở địa phương đã được thành lập tại các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương. Tuy nhiên tác giả lựa chọn 30/63 LTLS tỉnh và thành phố trực thuộc
Trung ương ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam làm đại diện cho không gian nghiên cứu
của luận án.
- Về thời gian: Luận án nghiên cứu chính sách SDTLLT ở Việt Nam từ năm
1986 đến nay.
Về nội dung: Có nhiều chính sách liên quan đến SDTLLT ở Việt Nam như:
Xác định giá trị TLLT; thu thập, bổ sung TLLT, quản lý TLLT… nhưng trong luận
án này, tác giả tập trung nghiên cứu những chính sách nhằm phát huy giá trị của
TLLT, bao gồm các chính sách sau: Chính sách tiếp cận thông tin TLLT; Chính sách
tổ chức SDTLLT; Chính sách bảo vệ TLLT.
Nghiên cứu về chính sách bao gồm nhiều nội dung như: Hoạch định chính
sách; tổ chức thực thi chính sách; đánh giá chính sách…Tuy nhiên, trong giới hạn
của luận án, tác giả chỉ nghiên cứu về nội dung của các chính sách SDTLLT ở Việt
Nam, đánh giá kết quả thực hiện chính sách SDTLLT thông qua nội dung đã được
3
ban hành, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nội dung chính sách SDTLLT nhằm
phát huy giá trị của TLLT.
4. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
4.1. Phương pháp pháp luận
Luận án được tiếp cận dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin,
tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm, đường lối của Đảng về công tác lưu trữ (CTLT),
từ đó nhận thức, đánh giá, đề xuất các vấn đề liên quan đến chính sách SDTLLT ở
Việt Nam.
Luận án sử dụng kết hợp lý thuyết về chính sách công, về quản lý hành chính
công theo mô hình cải cách và phát triển với nghiên cứu thực tế về khả năng cung
ứng dịch vụ công của Nhà nước. Ngoài ra, tác giả còn lựa chọn cách tiếp cận thực
tiễn dựa trên kết quả điều tra nghiên cứu đại diện để phân tích, đánh giá những nội
dung của luận án.
4.2. Phương pháp nghiên cứu
a. Các phương pháp thu thập thông tin, số liệu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp: Tổng hợp, kế thừa các kết quả
nghiên cứu từ sách, giáo trình, đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bài
báo và nhiều nguồn tài liệu khác liên quan đến nội dung nghiên cứu; Nghiên cứu chủ
trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và các văn bản quản
lý nhà nước về SDTLLT.
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Bao gồm các công việc như: Xây dựng nội
dung phiếu khảo sát, phát phiếu, tổng hợp, phân tích, đánh giá các phiếu khảo sát đối
với viên chức làm CTLT tại các LTLS ở Trung ương và địa phương.
Do không có điều kiện điều tra tổng thể, toàn diện nên tác giả đã sử phương
pháp điều tra chọn mẫu, lựa chọn đối tượng điều tra đủ để mang tính đại diện cho
việc lấy kết quả nghiên cứu, cụ thể:
Đối tượng điều tra, khảo sát LTLS ở Trung ương là các viên chức làm việc tại
bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (TTLTQG) I, II, III, IV; Đối tượng điều tra, khảo
sát LTLS ở địa phương là các viên chức làm việc tại Chi cục Văn thư Lưu trữ các
tỉnh (gồm 30 tỉnh đại diện cho ba miền Bắc, Trung, Nam). Như vậy, tổng số phiếu
phát ra là 34 phiếu, thu về 34 phiếu.
4
Về thời gian điều tra, khảo sát, tác giả tiến hành từ năm 2012 đến năm 2018.
Về kết quả điều tra, khảo sát, bên cạnh nội dung đã được trình bày trong nội
dung của luận án, tác giả đã tổng hợp chi tiết tại phụ lục của luận án.
- Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bản thảo của
luận án, tác giả chú trọng việc xin ý kiến các chuyên gia về quy định của Nhà nước liên
quan đến chính sách SDTLLT, với tổng số phiếu phát ra 15 phiếu, thu về 15 phiếu.
Để phỏng vấn các chuyên gia, tác giả xây dựng mẫu phiếu phỏng vấn và gửi phiếu
phỏng vấn đến các chuyên gia. Ngoài ra, tác giả gặp gỡ trực tiếp hoặc trao đổi qua email,
điện thoại những nội dung cần làm rõ trong luận án từ lý luận đến thực tiễn.
b. Các phương pháp xử lý thông tin, số liệu
Phương pháp thống kê toán học và sử dụng phần mềm tin học để xử lý các kết
quả nghiên cứu, lập bảng biểu, sơ đồ hóa các kết quả nghiên cứu.
c. Các phương pháp phân tích, đánh giá
Phương pháp phân tích thực trạng chính sách SDTLLT qua những thông tin
đã được thu thập, tổng hợp và khảo sát thực tế giúp cho người nghiên cứu nhìn nhận
khách quan về chính sách SDTLLT ở Việt Nam hiện nay, từ đó đề xuất các giải pháp
chính sách phù hợp với tình hình thực tiễn và định hướng phát triển trong tương lai.
d. Phương pháp lịch sử và logic
Tác giả đã vận dụng những kiến thức về lịch sử để trình bày chính sách
SDTLLT ở Việt Nam qua các giai đoạn lịch sử khác nhau nhằm đảm bảo tính logic
của những nội dung nghiên cứu.
5. Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết khoa học
5.1. Câu hỏi nghiên cứu
- Chính sách SDTLLT bao gồm những nội dung gì?
- Những vấn đề gì bất cập trong nội dung chính sách SDTLLT ở Việt Nam
hiện nay?
- Bất cập trong chính sách SDTLLT ở Việt Nam hiện nay cần hoàn thiện những
nội dung gì?
5.2. Giả thuyết nghiên cứu
Chính sách SDTLLT bao gồm các quy định của Nhà nước về tiếp cận thông tin
TLLT; về tổ chức SDTLLT; về bảo vệ TLLT để giải quyết những bất cập trong SDTLLT
5
nhằm phát huy giá trị của TLLT. Những quy định trong chính sách SDTLLT hiện nay
còn chưa cụ thể, thiếu đồng bộ và còn những khoảng trống nhất định. Điều này đã tác
động đến hiệu quả của hoạt động SDTLLT, làm ảnh hưởng đến việc phát huy giá trị của
TLLT. Nếu các quy định này được hoàn thiện một cách hợp lý, khoa học thì sẽ tăng
cường hiệu quả SDTLLT, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao đối với SDTLLT để phục vụ
cho các mục đích khác nhau của đời sống xã hội.
6. Dự kiến những đóng góp mới của luận án
- Luận án làm sáng rõ khái niệm chính sách SDTLLT, vai trò của chính sách
SDTLLT; các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung chính sách SDTLLT; các tiêu chí đánh
giá chính sách SDTLLT, đó là những cơ sở lý luận để hoàn thiện chính sách SDTLLT
ở Việt Nam.
- Luận án nghiên cứu một cách có hệ thống các chính sách SDTLLT ở Việt
Nam ở 3 nội dung: Chính sách tiếp cận thông tin TLLT, chính sách tổ chức SDTLLT,
chính sách bảo vệ TLLT; Phân tích nội dung, đánh giá kết quả thực hiện các chính
sách này để thấy được những ưu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất các nội dung nhằm
hoàn thiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam hiện nay.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
- Về ý nghĩa lý luận
Luận án đã hệ thống khá đầy đủ cơ sở lý luận để đảm bảo căn cứ khoa học cho
việc tiếp cận, nghiên cứu và luận giải về chính sách SDTLLT. Cùng với ý nghĩa đó,
trên cơ sở nghiên cứu bài học kinh nghiệm của một số quốc gia trên thế giới, kết hợp
nghiên cứu, tổng kết, đánh giá những vấn đề thực tiễn, luận án đã bổ sung làm rõ
thêm một số vấn đề lý luận mới liên quan đến chính sách SDTLLT.
Ý nghĩa của luận án không chỉ góp phần hoàn thiện cơ sở khoa học mà còn
cung cấp các luận cứ để phục vụ cho việc bổ sung, hoàn thiện lý luận, quan điểm, chủ
trương, đường lối của Đảng về chính sách SDTLLT ở Việt Nam.
- Về ý nghĩa thực tiễn
Từ việc phân tích, đánh giá những nội dung chủ yếu của chính sách SDTLLT
ở Việt Nam; phát hiện những vấn đề bất cập còn tồn tại và đề xuất các nội dung hoàn
thiện chính sách SDTLLT, luận án sẽ đóng góp thêm những luận cứ, bằng chứng
khoa học thực tiễn để các cơ quan liên quan tham khảo trong việc thực hiện đổi mới,
6
hoàn thiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam phù hợp với tình hình và bối cảnh hiện
nay.
8. Cấu trúc của luận án:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận án
được chia thành 4 chương:
Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN
LUẬN ÁN
Đây là chương trình bày tổng quan về những vấn đề đã được nghiên cứu liên quan
đến đề tài luận án trong nước và nước ngoài. Trên cơ sở những đánh giá chung về tình
hình nghiên cứu, tác giả xác định những nhiệm vụ chính mà luận án cần giải quyết.
Chương 2. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Để có căn cứ khoa học cho việc hoàn thiện chính sách SDTLLT nhằm mục
tiêu phát huy giá trị của TLLT, chương này trình bày khái niệm TLLT, SDTLLT;
Chính sách công và chính sách SDTLLT; Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung chính
sách SDTLLT; Các tiêu chí đánh giá chính sách SDTLLT; Bài học kinh nghiệm có
thể áp dụng để hoàn thiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam.
Chương 3. THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Chương 3 là chương trình bày căn cứ thực tiễn để hoàn thiện chính sách
SDTLLT ở Việt Nam. Theo đó, trong chương 3 đề cập đến các nội dung như: Hệ
thống cơ sở lưu trữ tài liệu ở Việt Nam hiện nay; Phân tích chính sách SDTLLT ở
Việt Nam; Đánh giá kết quả thực hiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam bao gồm: Kết
quả đạt được; những bất cập, hạn chế; xác định nguyên nhân cơ bản của những bất
cập, hạn chế còn tồn tại trong chính sách SDTLLT ở Việt Nam.
Chương 4. HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ Ở VIỆT NAM
Là chương cuối cùng cũng là chương thể hiện mục đích nghiên cứu của luận án,
chương 4 trình bày bối cảnh, định hướng về SDTLLT và các nội dung hoàn thiện chính
sách SDTLLT nhằm mục tiêu phát huy giá trị TLLT ở Viêt Nam hiện nay.
7
Chương 1.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN
1.1. Các nghiên cứu trong và ngoài nước có liên quan đến luận án
1.1.1.Về sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1.1. Về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung
TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi được sử dụng để phục vụ các mặt hoạt
động khác nhau của đời sống xã hội. Tổ chức SDTLLT là quá trình tổ chức khai thác
thông tin TLLT phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm
vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân. SDTLLT có hiệu quả sẽ phục vụ tốt
cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử;
biến những giá trị tiềm năng có trong TLLT thành của cải vật chất trong xã hội, nâng
cao mức sống về vật chất và tinh thần cho cộng đồng; là cầu nối giữa lưu trữ với xã
hội và cộng đồng; là động lực mạnh mẽ thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát
triển; tạo nguồn động viên hữu hiệu cho người làm CTLT. Xét cho đến cùng,
SDTLLT là khâu cuối cùng trong chuỗi quy trình nghiệp vụ của CTLT; đồng thời
được coi là thước đo đánh giá hiệu quả của CTLT. Các nghiên cứu về SDTLLT đã
có nhiều công trình lý luận và thực tiễn liên quan đến vấn đề này.
- Sách và giáo trình
Cuốn “Tổ chức SDTLLT và các hình thức hoạt động thông tin của các viện Lưu
trữ Nhà nước” [92] do Cục Lưu trữ dịch năm 1976 đã giới thiệu cách thức tổ chức
các công cụ tra cứu khoa học để SDTLLT, đồng thời xác định vị trí, vai trò của các
viện lưu trữ trong công tác thông tin TLLT của quốc gia Bungari; Cuốn “Thực tiễn
lưu trữ Pháp” (1993) của tác giả Jean Favier do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước dịch
năm 1995 [25] gồm hai tập, trong đó tập hai đã dành toàn bộ chương 7 để trình bày
về các hình thức SDTLLT ở Pháp. Đặc biệt cuốn sách ra đời đã gần 20 năm nhưng
các nhà lưu trữ Pháp đã luôn chú trọng đến việc cải tiến các phương tiện kỹ thuật, áp
dụng các thành tựu khoa học tiên tiến như: Quản lý tin học hóa trong khai thác
SDTLLT để giúp cho công dân tiếp cận TLLT một cách dễ dàng. Có thể nói, toàn bộ
những vấn đề về thực tiễn SDTLLT tại Cộng hoà Pháp đã được cuốn sách trình bày
theo một hệ thống, rất hoàn chỉnh.
Các công trình nghiên cứu trong nước về lý luận và thực tiễn CTLT bao gồm:
8
Cuốn “Lý luận và thực tiễn CTLT” (1990) của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn
Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm [08]. Cuốn sách này được đánh
giá là cẩm nang về những kiến thức cơ bản đối với lý luận và thực tiễn CTLT ở Việt
Nam, trong đó có công tác tổ chức SDTLLT; Cuốn “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam”
(2010) của nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến,
Nghiêm Kỳ Hồng [82]. Cuốn sách này đã nghiên cứu một cách công phu những vấn
đề về thực tiễn lưu trữ ở Việt Nam, trong đó có những quy định về SDTLLT Việt
Nam trải dài qua các thời kỳ lịch sử từ thời kỳ phong kiến cho đến thời kỳ hiện đại;
Cuốn sách “Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời kỳ phong
kiến Việt Nam” (2002) của tác giả Vương Đình Quyền [77] đã khái quát những quy
định về công tác công văn, giấy tờ của nhà nước phong kiến Việt Nam, đây là những
kiến thức nền tảng để nghiên cứu về hoạt động lưu trữ ở Việt Nam thời kỳ phong
kiến.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ:
Đề tài “Nghiên cứu xác định phương án tối ưu về tổ chức và sử dụng tài liệu Châu
bản triều Nguyễn” (1991) do tác giả Phan Đình Nham làm chủ nhiệm đã khảo sát, số
lượng, chất lượng, nghiên cứu về lịch sử, đặc điểm, vai trò của Châu bản triều Nguyễn,
đề ra biện pháp bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả loại tài liệu này; Đề tài
“Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác và SDTLLT ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”
(2002) do tác giả Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm đưa ra những lý do phải đổi mới
công tác khai thác SDTLLT. Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức SDTLLT tại các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như: Thành phần và nội dung tài liệu, các thủ tục hành chính
và hình thức sử dụng tài liệu, đề tài đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác tổ
chức khai thác SDTLLT tại các Trung tâm này.
- Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ:
Luận án tiến sĩ “Đảng lãnh đạo công tác lưu trữ ở nước ta từ 1945 – 2000” (2004)
của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng [48] đã nghiên cứu một cách tổng thể các chủ trương,
đường lối của Đảng về CTLT từ năm 1945 đến năm 2000. Về mặt khoa học và thực tiễn,
luận án đã góp phần làm sáng tỏ những quan điểm chỉ đạo của Đảng trong quá trình lãnh
đạo CTLT; Dựng lại bức tranh lịch sử chân thực, khách quan về quá trình Đảng lãnh đạo
CTLT, đóng góp vào việc nghiên cứu về lưu trữ học, viết lịch sử lưu trữ Việt Nam;
9
Thống kê các văn bản chỉ đạo của Đảng và pháp luật của Nhà nước về CTLT, trong đó
có công tác tổ chức SDTLLT từ năm 1945 đến năm 2000. Đặc biệt, luận án cũng đề cập
đến quan điểm chỉ đạo của Đảng về công tác SDTLLT và những thành tựu về công tác
này sau 15 đổi mới (1986-2000). Tổng kết quan điểm chỉ đạo của Đảng sau 15 năm đổi
mới, tác giả của luận án cho rằng: “Một số lượng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng,
của Nhà nước về CTLT khá lớn đã được ban hành và phát huy tác dụng chỉ đạo tích cực.
TLLT được thu thập, bảo quản theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất đã làm cho
phông Lưu trữ Quốc gia của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày càng phong
phú. TLLT được khai thác, sử dụng với nhiều hình thức khác nhau đã mang lại hiệu quả
thiết thực”.
Luận án tiến sĩ “Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu kho Lưu trữ Trung
ương Đảng Cộng sản Việt Nam” (2000) của tác giả Chu Thị Hậu [36]. Luận án đã
đưa ra cơ sơ lý luận và thực tiễn trong việc xây dựng công cụ tra tìm TLLT tại kho
Lưu trữ Trung ương Đảng, đồng thời vận dụng các công cụ tra tìm này để tra tìm tài
liệu có hiệu quả.
Luận án tiến sĩ “SDTLLT trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước
Việt Nam” (2018) của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh [01]. Luận án đã góp phần bổ
sung lý luận về giá trị sử dụng của TLLT. Về mặt thực tiễn, luận án đã làm rõ, trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc sử dụng thông tin TLLT góp
phần bảo đảm chất lượng của các quyết định quản lý hành chính; bảo đảm tính thống
nhất, hệ thống trong quá trình triển khai các hoạt động quản lý; là căn cứ đánh giá kết
quả hoạt động, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính.
Về luận văn thạc sĩ, các đề tài như: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức
SDTLLT tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” của tác giả
Hà Văn Huề (2002) đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất định hướng, biện pháp
tăng cường hiệu quả công tác tổ chức SDTLLT tại các LTLS địa phương ở cấp tỉnh
và thành phố trực thuộc Trung ương; “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước
về CTLT” (2004) của tác giả Triệu Văn Cường đã đưa ra cơ sở lý luận xây dựng và
hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về CTLT [20], nghiên cứu tình hình
xây dựng, ban hành văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở
Việt Nam từ 1945 đến năm 2004, từ đó đề tài đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ
10
thống văn bản quản lý nhà nước về CTLT, đặc biệt là xây dựng đề cương Luật Lưu
trữ, trong đó có nhiều nội dung quy định về tổ chức SDTLLT; Đề tài “Tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động
quản lý, điều hành của Chính phủ” (2013) của tác giả Nguyễn Thị Lan Hương [51]
đã trình bày khái quát về tình hình khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Văn
phòng Chính phủ phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác
phục vụ khai thác, SDTLLT tại Văn phòng Chính phủ.
- Kỷ yếu Hội thảo, Hội nghị khoa học:
Kỷ yếu Hội thảo khoa học “45 năm tổ chức và sử dụng tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I, 1962-2007” (2007) [93] đã tổng kết các mặt hoạt động nghiệp
vụ, đặc biệt là hoạt động SDTLLT tại 4 Trung tâm lưu trữ quốc gia (I,II,III,IV), đồng
thời đánh giá khối TLLT hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có giá
trị và đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị TLLT trong nghiên
cứu khoa học xã hội và nhân văn” (2009) [97] của Trường Đại học Khoa học xã hội
và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội đã khẳng định giá trị và vai trò đặc biệt
quan trọng của TLLT trong nghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xã hội và nhân
văn; giới thiệu tiềm năng và giá trị của TLLT trong các LTLS, lưu trữ cơ quan, tổ
chức ở Trung ương, địa phương, lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ; Đề xuất các giải
pháp phát huy giá trị TLLT.
Thực hiện Hiệp ước hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật đã ký kết giữa chính
phủ hai nước Việt Nam và Cu ba, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Lưu trữ Quốc
gia Cu Ba phối hợp tổ chức Hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị TLLT phục
vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” (2008) [13]. Các nội dung trong kỷ yếu
của Hội nghị đã đánh giá, phân tích vai trò nhiệm vụ xã hội của các cơ quan lưu trữ;
đề xuất các biện pháp phát huy giá trị của TLLT và hiệu quả của CTLT phục vụ sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, nâng cao nhận thức của xã hội với đối với hoạt
động lưu trữ. Hội nghị đã thu hút được đông đảo các nhà khoa học, nhà quản lý và
các cán bộ chuyên môn tham gia chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm tổ chức SDTLLT của
một số các quốc gia trên giới như: Cu Ba, Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapor.
11
Năm 2013, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo “Công bố
giới thiệu tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia – thực trạng và giải
pháp”. Hội thảo là dịp để tổng kết, đánh giá hoạt động công bố, giới thiệu TLLT đang
bảo quản tại các TTLT Quốc gia trong những năm qua và trao đổi kinh nghiệm, đề
xuất các giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động công bố, giới thiệu TLLT.
- Bài viết trên các tạp chí:
Bàn về thuật ngữ SDTLLT, bài viết: “Thuật ngữ SDTLLT và các thuật ngữ liên
quan” (2016) của tác giả Dương Văn Khảm được đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam số 06. Trong bài viết tác giả đã làm rõ nội hàm của thuật ngữ SDTLLT
và sự khác nhau của thuật ngữ này với thuật ngữ khai thác TLLT.
Nghiên cứu về lĩnh vực tổ chức SDTLLT từ lý luận đến thực tiễn, tác giả Vũ
Thị Phụng đã có nhiều bài viết được đăng tải trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, đó là
các bài viết sau: “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức SDTLLT ở nước ta” (1990), số
2; [72]; “Tổ chức và SDTLLT để nghiên cứu lịch sử nhà nước Việt Nam hiện đại”
(1990), số 3 [73]; “TLLT ngành Y-Dược và việc sử dụng chúng trong thực tiễn”
(1992), số 2 [74].
Nghiên cứu về thực trạng và các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả CTLT tại
các địa phương, một số bài viết được đăng tải trên các tạp chí khoa học cũng có những
phản ánh khái quát về thực trạng CTLT và hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu tại
Lưu trữ ở địa phương như: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn
thư lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế” (2016) của tác giả Nguyễn Tất Thắng đăng tải trên
tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 02 [83]; “Một số hoạt động chuyên môn của
Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá” (2016) của tác giả Trịnh Minh Hùng được
đăng tải trên Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 01+02; “Pháp luật về lưu trữ và vai trò của
nó trong việc xây dựng nền lưu trữ quốc gia” (2014) của tác giả Nguyễn Văn Hàm,
đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam, số 02 [34]. Đặc biệt, trong bài “Văn bản
pháp luật và sự phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam” (2017) của tác giả Dương Văn
Khảm, được đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 08 [56] đã khái quát
quá trình xây dựng hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ có liên quan đến sự phát
triển của Lưu trữ nhà nước Việt Nam trong những bối cảnh lịch sử nhất định.
Có thể nói rằng, về mặt lý luận, các nghiên cứu đều cho rằng tổ chức SDTLLT là
12
một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là nghiệp vụ quan trọng, là mục tiêu cuối
cùng của CTLT. Các nghiên cứu đã đưa ra được các nguyên tắc và hình thức SDTLLT
để nâng cao hiệu quả hoạt động SDTLLT, phát huy giá trị của TLLT.
Về mặt thực tiễn, các nghiên cứu đã có những đánh giá, khảo sát về thực trạng
SDTLLT, đồng thời đưa ra những ưu điểm và bất cập trong SDTLLT. Trên cơ sở thực
tiễn này, các nghiên cứu đã đề cập đến các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt
động SDTLLT, trong đó có những đề xuất liên quan đến các quy định của Nhà nước về
SDTLLT đáp ứng nhu cầu SDTLLT trong bối cảnh thực tế hiện nay.
1.1.1.2. Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh xã hội thông tin và cuộc Cách
mạng công nghệ 4.0
Trong bối cảnh xã hội thông tin cuộc Cách mạng công nghệ 4.0, vấn đề
SDTLLT điện tử và quản lý TLLT điện tử đã được Hội đồng lưu trữ quốc tế quan
tâm, các chi nhánh của Hội đồng lưu trữ quốc tế và lưu trữ các nước đặc biệt chú
trọng, xây dựng và thực hiện các chương trình dự án TLLT điện tử, trong đó SDTLLT
điện tử là một phần bắt buộc trong hệ thống. Có thể kể đến dự án, chương trình tiêu
biểu:
Dự án InterPARES [152]: Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã thực hiện nhiều nghiên
cứu và đưa ra những hướng dẫn cho việc quản lý tài liệu điện tử thông qua Dự án
InterPARES. Dự án được thực hiện giai đoạn 1 từ năm 1998 đến năm 2012 với sự tham
gia của hơn 20 quốc gia, trên 100 nhà nghiên cứu. Giai đoạn 2 từ năm 2013 đến năm
2018 với hơn 70 cơ quan nghiên cứu trên toàn thế giới, trên 300 nhà nghiên cứu và trợ
lý nghiên cứu trong các lĩnh vực khoa học lưu trữ, bảo tàng, ngoại giao, quản lý tài liệu,
máy tính, kỹ thuật, pháp lý, bao gồm cả khu vực công và khu vực tư, nhằm mục đích
phát triển lý luận và kiến thức phương pháp cần thiết để bảo đảm tính xác thực của TLLT
điện tử. Trên cơ sở những kiến thức này, thiết lập chính sách, chiến lược và tiêu chuẩn
quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu điện tử. Tuy nhiên, thực tế, các nghiên cứu gặp khó
khăn ở các quy định pháp lý cụ thể đối với việc tham gia của lưu trữ vào quá trình tạo
lập tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức.
Ở Việt Nam, nhận diện và xác định rõ những vấn đề đặt ra đối với công tác
văn thư, lưu trữ trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, ngày 15.5.2018, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và
13
những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” [17]. Buổi tọa đàm đã thu hút được sự
tham gia của nhiều nhà khoa học thảo luận về vấn đề công nghệ số đối với công tác
văn thư, lưu trữ, trong đó có sử dụng TLLT đã được số hóa để phát huy giá trị của
TLLT. Tại buổi tọa đàm, bài tham luận: “Quản lý lưu trữ trong bối cảnh cuộc cách
mạng công nghiệp 4.0” của tác giả Dương Văn Khảm [57] đã khẳng định: “Cốt lõi
trong Cách mạng công nghiệp 4.0 là kỹ thuật số, vật lý và sinh học”. Để quản lý và
SDLLT điện tử nói chung và TLLT đã được số hóa nói riêng thì việc hoàn thiện dự
thảo Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để trình Bộ Nội vụ ban hành
là cần thiết, đồng thời cần phải đào tạo nguồn nhân lực có trình độ công nghệ thông
tin cho ngành lưu trữ để sẵn sàng đáp ứng yêu cầu quản lý và SDTLLT điện tử trong
giai đoạn hiện nay.
Sau buổi tọa đàm này, nhiều cuộc hội thảo do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã được tổ chức để lấy ý kiến về đề án Quản lý TLLT điện tử của các cơ quan
nhà nước. Ý kiến của các nhà khoa học đều cho rằng, văn bản, tài liệu điện tử là sản
phẩm của nền hành chính điện tử, có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong các lĩnh vực
chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước, cần phải quản
lý và khai thác sử dụng một cách hiệu quả theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên,
quy định về SDTLLT điện tử như thế nào vẫn là vấn đề tiếp tục nghiên cứu.
Như vậy, các dự án, các cuộc hội thảo, tọa đàm trao đổi về vấn đề SDTLLT
trong xã hội bùng nổ thông tin như hiện nay đang là chủ đề được xã hội và các nhà
khoa học trong và ngoài nước quan tâm. Tuy nhiên, những vấn đề xoay quanh các
nội dung như: Cơ quan lưu trữ nên làm gì để thu hút nhiều người dùng? Làm thế nào
để sử dụng phương tiện xã hội có hiệu quả nhằm giới thiệu TLLT? Công nghệ nào
được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi và gia tăng sử dụng thông tin lưu trữ phục vụ
các nhu cầu của đời sống xã hội? Bảo quản TLLT điện tử như thế nào để vừa bảo
đảm tính toàn vẹn của thông tin vừa chống đánh cắp, giả mạo thông tin TLLT vẫn là
vấn đề đang còn thảo luận.
1.1.2. Về chính sách và chính sách công
Theo tiến trình lịch sử thì những quan tâm đầu tiên về chính sách công được xuất
hiện cùng với sự ra đời của nền dân chủ Hy Lạp, nhưng khoa học chính sách chỉ mới nổi
lên từ giữa thế kỷ XIX, lúc mà các nhà khoa học chính trị bắt đầu chuyển trọng tâm
14
nghiên cứu từ triết học chính trị sang nghiên cứu các thể chế, cơ cấu tổ chức nhà nước,
thái độ và hành vi ứng xử của các tổ chức và các cá nhân. Nhiều nhà khoa học trong thời
kỳ này đã đi sâu nghiên cứu về các chuẩn mực hoặc các hành vi của Chính phủ với mục
đích lựa chọn nội dung hoạt động để thỏa mãn các nhu cầu của đời sống nhân dân. Những
tư tưởng mới này là nguyên nhân nhân gây ra cuộc tranh luận gay gắt về vai trò của Nhà
nước, về quyền và nghĩa vụ của công dân và Nhà nước. Đồng thời, sau các cuộc chiến
tranh thuộc địa, hàng loạt các nước bị tàn phá có nhu cầu cơ cấu lại Nhà nước của mình,
các thể chế cai trị quốc tế mới cũng được thiết lập đã dẫn đến sự ra đời của một cách tiếp
cận mới về công bằng, bình đẳng, về việc tìm kiếm các mục tiêu và các biện pháp phát
triển kinh tế-xã hội. Bối cảnh đặc biệt này làm nảy sinh một số cách tiếp cận mới về khoa
học chính sách, trong đó có những nghiên cứu chuyên sâu về chính sách và chính sách
công.
- Sách và giáo trình:
Trong cuốn “Quy trình chính sách của Nhà nước hiện đại” (The Policy Process
in the Mordern State) (1977), của tác giả Michael Hill [103] đã đưa ra khái niệm về chính
sách nhưng không xác định rõ chủ thể ban hành chính sách. Cụm từ “chính sách” khi đi
với từ “công” thành “chính sách công” không chỉ đơn giản là một sự ghép từ, mà nó có
sự thay đổi đáng kể về nghĩa bởi vì có khác biệt về chủ thể ban hành chính sách, mục
đích của chính sách và vấn đề mà chính sách hướng tới giải quyết. Vào những năm 1950,
trong cuốn “Định hướng Chính sách, các ngành Khoa học chính sách: Sự phát triển về
phạm vi và phương pháp gần đây” (The Policy Orientation,The Policy Sciennnes: Recent
Developments in Scope and Method) của tác giả Harold D.Lasswell [101] đã xác định
chủ thể của chính sách công là Nhà nước và mục đích của chính sách công hướng tới là
các giá trị chung của nhân loại như: Chủ quyền, độc lập, tự do, dân chủ, công bằng, bình
đẳng và hoà bình.
Hoa Kỳ là một trong nhiều quốc gia trên thế giới có nền hành chính hiện đại,
những nghiên cứu về chính sách công của quốc gia này cũng được nhiều tác giả quan
tâm đến. Cụ thể là: Cuốn “Chính sách công của Hoa Kỳ giai đoạn: 1935-2001” [21]
do tác giả Lê Vinh Danh dịch năm 2001 đã nghiên cứu một cách tổng thể những vấn
đề lý luận và thực tiễn về chính sách công của Hoa Kỳ giai đoạn 1935-2001. Cuốn
sách bao gồm 5 phần, trong đó từ phần 01 đến phần 02 trình bày lý luận về chính sách
15
công như: Định nghĩa chính sách công và những đặc điểm liên quan; Nghiên cứu về
tiến trình lập và thực hiện chính sách. Nội dung các phần này đã đề cập đến cơ sở lý
luận về chính sách và những lợi ích mà công cụ chính sách mang lại cho hoạt động
quản lý nhà nước. Từ phần 3 đến phần 4 của cuốn sách trình bày việc ban hành chính
sách của Hoa Kỳ trong các lĩnh vực cụ thể như: Chính sách giáo dục và phát triển
nguồn nhân lực, chính sách an sinh xã hội và xóa đói giảm nghèo, chính sách ngân
sách và kinh tế, chính sách bảo vệ môi trường…
Cuốn sách chuyên khảo “Tìm hiểu hành chính công Hoa Kỳ - Lý thuyết và thực tiễn”
do PGS.TS. Nguyễn Hữu Hải làm chủ biên [30], đã dành một chương (chương 11)
để nghiên cứu về chính sách công bao gồm các nội dung như: Phương pháp hoạch
định chính sách công của C.E.Lindblom, một giáo sư danh dự về khoa học chính trị
và kinh tế của Đại học Yale; Phân tích chính sách công của Y.Dror, giảng viên về
khoa học chính trị tại Đại học Hebrew, Jerlusalem-chuyên viên nghiên cứu về hoạch
định chính sách và chiến lược; Sáng kiến chính sách công của T.J.Lowi; Sáng kiến
chính sách công của J.Kingdon; Nghịch lý trong chính sách công của D.Stone. Những
quan điểm chính sách và thực tiễn chính sách được các nhà khoa học Mỹ đưa ra không
bàn luận nhiều về mặt lý luận mà là giải quyết các vấn đề cụ thể với những ví dụ hết
sức sinh động.
Ở Việt Nam, nghiên cứu về chính sách và chính sách công được tiến hành vào
những năm đầu thập kỷ 90, khi đất nước tiến hành cải cách và xây dựng nền hành
chính phù hợp với yêu cầu quản lý mới. Một số tác phẩm, công trình nghiên cứu về
chính sách có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu lý luận và thực tiễn ở Việt Nam
như: Cuốn “Tìm hiểu về khoa học chính sách công”(1999) của Học viện Chính trị
Quốc gia Hồ Chí Minh [44]; Cuốn “Những vấn đề cơ bản về chính sách công và chu
trình chính sách” (2001) của tác giả Lê Chi Mai [62]; Cuốn “Tìm hiểu về chính sách
công” (2001) của tác giả Lê Đăng Doanh và Nguyễn Minh Tú; Cuốn “Giáo trình
chính sách kinh tế- xã hội” (2006) của tác giả Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc
Huyền (2006); Cuốn “Giáo trình khoa học chính sách” (2011) của tác giả Vũ Cao
Đàm [24]; Cuốn “Đại cương về phân tích chính sách công” (2013) của tác giả Nguyễn
Hữu Hải và Lê Văn Hoà [31]; Cuốn “Tài liệu bồi dưỡng chương trình ngạch chuyên
viên chính”- Quyển I (2014) của Học viện Hành chính Quốc gia [47]. Các nghiên cứu
16
này đã trình bày những vấn đề cơ bản nhất về lý luận chính sách đến những vấn đề
mang tính phức tạp của thực tiễn chính sách công ở Việt Nam, cụ thể là: Khái niệm
chính sách, khái niệm chính sách công, quy trình hoạch định chính sách công, kỹ
năng phân tích và hoạch định chính sách công trong điều kiện thực tế ở Việt Nam.
Đặc biệt, trong cuốn “Giáo trình hoạch định và phân tích chính sách công” (2006)
[46] của Học viện Hành chính Quốc gia và cuốn “Hoạch định và thực thi chính sách
công” (2016) của tác giả Lê Như Thanh và Lê Văn Hoà [86] đã giúp tác giả xác định
rõ chủ thể ban hành chính sách công là những cơ quan cụ thể trong bộ máy Nhà nước
ở Việt Nam, không phải hiểu một cách chung chung là Nhà nước.
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ:
Liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu này, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ
(Bộ Nội Vụ): “Bảo đảm sự tham gia của công dân vào hoạch định và thực thi chính
sách công” (2016) của tác giả Đặng Khắc Ánh [02] đã nhấn mạnh đến vai trò của
công dân trong việc hoạch định và thực thi chính sách công, một trong những yếu tố
đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của chính sách công.
- Các luận án tiến sĩ
Nghiên cứu về chính sách công trong một số lĩnh vực cụ thể, cũng có một số
đề tài luận án tiến sĩ của Học viện Hành chính Quốc gia như: “Chính sách phát triển
vùng dân tộc thiểu số phía Bắc” (2014) của tác giả Nguyễn Lâm Thành [87]; “Chính
sách phát triển nguồn nhân lực trẻ vùng Tây Bắc Việt Nam hiện nay” của tác giả Trần
Văn Trung [95]; “Chính sách phát triển trường Đại học tư thục ở Việt Nam” của tác
giả Đặng Thị Minh [64]; “Quản lý theo kết quả trong thực thi chính sách công ở Việt
Nam” của tác giả Lê Văn Hoà [43]. Các luận án này đã đưa ra những nghiên cứu
chính sách trong các lĩnh vực cụ thể.
- Các bài viết trên các tạp chí:
Vấn đề chính sách và chính sách công cũng được nhiều nhà khoa học nghiên
cứu viết bài và đăng tải trên các tạp chí như: “Hoạch định chính sách công- nhân tố
quyết định phát triển bền vững” (2006) của tác giả Nguyễn Tấn Phát đăng tải trên tạp
chí Nghiên cứu Kinh tế [70]; “Nghiên cứu Chính sách và quản lý” (2015) của tác giả
Đặng Ngọc Dinh, đăng tải trên tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội; “Thực
tiễn vận động chính sách công ở một số quốc gia trên thế giới và kinh nghiệm đối với
17
Việt Nam” của tác giả Trần Quyết Thắng và Trần Thu Hà (2017) đăng trên trên Tạp
chí Khoa học Nội Vụ. Các bài viết này đã một lần nữa khẳng định vai trò của chính
sách trong việc điều tiết những vấn đề bất cập nảy sinh trong đời sống xã hội. Tuy
nhiên, để một chính sách mang lại hiệu quả cao, đóng góp cho sự phát triển của xã
hội thì cần phải nâng cao trình độ và khả năng chuyên môn của cán bộ, công chức,
đội ngũ soạn thảo và ban hành chính sách.
Có thể nói, cho đến nay, các công trình nghiên cứu từ sách chuyên khảo đến
giáo trình, đề tài khoa học và các bài báo đã đưa ra cái nhìn đa chiều về chính sách
và chính sách công. Tuy nhiên các nghiên cứu này đều có những những nhận định
sau đây:
Về chính sách: Là đường lối hành động hay phương hướng hành động được
thiết lập bởi nhiều chủ thể, trong đó bao gồm cả Nhà nước, phi Nhà nước, các đảng
phái chính trị, các cá nhân có quyền lực tác động vào đối tượng bị quản lý theo mục
tiêu mong muốn của các chủ thể.
Về chính sách công: Là công cụ quản lý của Nhà nước, được Nhà nước sử
dụng để điều chỉnh những vấn đề bất cập nảy sinh trong đời sống xã hội, nhằm điều
chỉnh các vấn đề xã hội đó phát triển theo định hướng.
Có thể nói, quan niệm, khái niệm về chính sách, chính sách công tại các nghiên
cứu này về cơ bản đã được làm sáng tỏ và tác giả có thể kế thừa trong luận án của
mình. Tuy nhiên, nghiên cứu ở góc độ chính sách SDTLLT thì các quan niệm, khái
niệm trên chưa đề cập tới.
1.1.3. Về chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.1.3.1. Chính sách tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ
Trong những năm gần đây, khái niệm “quyền được thông tin” hay được nhắc đến.
Người ta coi quyền này là một quyền trong hệ thống các quyền con người và quyền
được tiếp cận thông tin lưu trữ cũng là một biểu hiện của quyền này. Quyền được tiếp
cận thông tin TLLT đã được các nghiên cứu sau đây đề cập đến.
- Sách, giáo trình:
Cuốn sách “Lưu trữ hiện đại- Nguyên tắc và kỹ thuật” [104] (Mordern Archives:
Principles and Techniques) (1956) của tác giả Theodore Roosevelt Schellenberg, một nhà
nghiên cứu nổi tiếng người Hoa Kỳ về lý thuyết lưu trữ đã có những đóng góp quan trọng
18
đối với nghiên cứu lý luận cũng như thực tiễn hoạt động lưu trữ của Hoa Kỳ. Cuốn sách
bao gồm 17 chương, trong đó 16 chương dành cho nghiên cứu về lý luận và thực tiễn lưu
trữ Hoa Kỳ và một chương (chương 17) giới thiệu về chính sách lưu trữ Hoa Kỳ trong việc
quản lý truy cập và SDTLLT. Tại chương 17, cuốn sách đã trình bày các quy định về
quyền tiếp cận hạn chế và quyền tiếp cận rộng rãi thông tin trong TLLT. Các quy định của
Hoa Kỳ đã liệt kê rất rõ danh mục tài liệu hạn chế tiếp cận, còn các tài liệu khác có thể tiếp
cận rộng rãi trong khoảng thời gian là 50 năm. Chính sách sử dụng TLLT ở Hoa Kỳ ngay
từ những năm 50 của thế kỷ 20 đã đưa ra quan điểm tiến bộ: “Tất cả mọi công dân, những
thực thể của Nhà nước đều có quyền SDTLLT. Việc phục vụ TLLT dựa trên yêu cầu, tính
chất của phục vụ chứ không phụ thuộc vào đối tượng phục vụ là ai”. Nghĩa là mọi công
dân, cơ quan, tổ chức và cá nhân đều được đối xử công bằng trong việc SDTLLT.
Tại chương 7, Cuốn sách “Thực tiễn lưu trữ pháp” (1993) [25], đã giới thiệu khái quát
một số quy định của chính phủ Pháp về quyền lợi và nghĩa vụ của người SDTLLT. Cụ thể
là những quy định về thời gian tiếp cận TLLT, quy định về sao tài liệu và chứng thực TLLT,
quy định về quyền sở hữu văn học và nghệ thuật (TLLT tư)…
Cuốn sách “Basic Laws” (các luật và quyền cơ bản) [150] của cơ quan Lưu trữ và
Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ sửa đổi và xuất bản năm 2016 đã trình bày các quy định về lưu
trữ hồ sơ liên bang, hồ sơ Tổng thống và Quốc hội, một số quy định về việc tiếp cận
TLLT và đạo luật về giải mật vì lợi ích công cộng...Cuốn sách đã giúp tác giả khái quát
được chính sách lưu trữ và chính sách SDTLLT ở Hoa Kỳ hiện nay.
Ở Việt Nam, trong cuốn “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” (2016) của
tác giả Nguyễn Minh Phương và Triệu Văn Cường chủ yếu đề cập đến luật pháp và
nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập,
các tổ chức xã hội- nghề nghiệp, các doanh nghiệp, trong đó có quy định về SDTLLT.
- Kỷ yếu Hội thảo, Hội nghị khoa học:
Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) đã nghiên cứu, xây dựng bản dự thảo những
nguyên tắc tiếp cận TLLT và dự kiến sẽ được xem xét, thông qua tại Hội nghị Lưu trữ
quốc tế thường niên năm 2012. Vào cuối năm 2011, ICA đã đăng tải bản Dự thảo này
trên website chính thức của mình với mục đích để các nhà quản lý, các nhà lưu trữ trên
toàn thế giới đóng góp ý kiến xây dựng. Năm 2012, ICA đã công bố các nguyên tắc tiếp
cận TLLT. Các nguyên tắc này nhấn mạnh công chúng có quyền truy cập kho lưu trữ
19
của các cơ quan, tổ chức công và nhiệm vụ của cơ quan lưu trữ là bảo đảm để người đọc
tiếp cận rộng nhất bằng việc cung cấp các dịch vụ sử dụng, đồng thời hướng dẫn kỹ thuật
đối với việc quản lý các tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng.
Tại Hội thảo Khoa học “Tổ chức sử dụng TLLT phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn
lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia” [12] do Cục Văn thư và Lưu
trữ tổ chức năm 2004 đã có nhiều bài viết đề cập giá trị của TLLT và sự cần thiết phải
phát huy giá trị của TLLT phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.
Trong số các nghiên cứu được trình bày tại Hội thảo, bài viết: “Một số kinh nghiệm
của nước ngoài về việc cho phép SDTLLT” của tác giả Tiết Hồng Nga và Vũ Thị
Minh Hương [65,tr.125- 133] đã hệ thống hóa các quy định về SDTLLT ở các quốc
gia: Pháp, Đức, Anh, Mỹ… và một số các quốc gia Đông Nam Á như: Malaysia,
Singapore… Đó là các quy định về thời hạn cho phép SDTLLT, phí sử dụng tài liệu,
thủ tục cho phép người nước ngoài sử dụng TLLT, công bố TLLT và bản quyền.
Những quy định này được trình bày một cách khái quát nhưng lại là những kinh
nghiệm quý báu để lưu trữ Việt Nam học tập và rút kinh nghiệm nhằm bảo đảm quyền
tiếp cận thông tin TLLT.
Năm 2017, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chỉnh lý và SDTLLT của các
tổ chức lưu trữ trong cả nước, Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước đã tổ chức hội thảo
nghiệp vụ: “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức SDTLLT” [18] với mục đích đánh giá tình
hình thực hiện chỉnh lý và tổ chức SDTLLT tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương, đồng thời đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động này trong
thời gian tới. Tham dự tại Hội thảo này, một số bài viết đã đề cập các giải pháp nhằm
phát huy giá trị của TLLT, trong đó có các giải pháp chính sách nhằm tiếp cận thông
tin TLLT theo hướng cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất
lượng cơ sở hạ tầng và áp dụng công nghệ thông tin để công chúng tiếp cận TLLT
được thuận tiện và dễ dàng hơn. Đó là các bài viết: “Những thuận lợi và thử thách
đối với công tác tổ chức SDTLLT trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước ở
Việt Nam” của tác giả Đỗ Văn Học và Lê Thị Vị [18, tr.105-115]; “Cải cách thủ thủ
tục hành chính tại các cơ quan LTLS- hướng tới sự hài lòng của người sử dụng” của
tác giả Trần Phương Hoa [18, tr.166-178].
- Bài viết trên các tạp chí và Webside
20
Bài viết của tác giả Việt Trí: “Tìm hiểu luật và quy định của một số nước về
SDTLLT” (1981) được đăng tải trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2 [91]. Bài viết đã
nghiên cứu quyền được thông tin, quyền được tiếp cận thông tin TLLT và giới hạn của
nó trong pháp luật. Trên cơ sở này, bài viết đã thống kê luật pháp của các nước quy định
về quyền được tiếp cận rộng rãi thông tin TLLT; Bài viết: “Luật Lưu trữ của một số nước
trên thế giới” của tác giả Đỗ Thị Huyền [156] được đăng tải trên trang
http://luutruhoanggia.com cũng trình bày quy định của các quốc gia: Trung Quốc, Pháp,
Đức, Rumani …về vấn đề tiếp cận và SDTLLT, bao gồm quy định: Thẩm quyền cho
phép khai thác, SDTLLT; Đối tượng được phép khai thác, SDTLLT; Thời hạn được tiếp
cận, khai thác TLLT; Phí khai thác, SDTLLT; Trách nhiệm của độc giả đối với khai thác,
SDTLLT. Cả hai bài viết mặc dù đã đề cập đến quy định về tiếp cận thông tin TLLT của
một số quốc gia trên thế giới, tuy nhiên những vấn đề trình bày trong nghiên cứu chỉ
mang tính liệt kê một cách khái quát các quy định mà chưa đề cập đến cơ sở lý luận và
thực tiễn để lý giải cho vấn đề này.
Bài viết: “Giới thiệu về ngành Lưu trữ Hợp chủng quốc Hoa Kỳ” (2017) của
tác giả Trần Thị Loan [60, tr.101-107] được đăng tải trên tạp chí Khoa học Nội vụ đã
đưa ra nghiên cứu về hệ thống cơ quan lưu trữ Hoa Kỳ. Theo nghiên cứu của tác giả,
ở Hoa Kỳ, TLLT được xem là tài sản quốc gia và mọi người dân đều có quyền truy
cập. Cục Văn thư Lưu trữ Hoa Kỳ (được gọi là Nara) có sứ mệnh cung cấp cho công
chúng cơ hội tiếp cận các hồ sơ của Chính phủ liên bang, các bang hiện đang lưu trữ,
cung cấp cho người dân cơ sở để người dân đòi quyền lợi cho mình trong việc tiếp
cận TLLT. Nghiên cứu đã khẳng định quyền tiếp tiếp cận thông tin TLLT là quyền
được thừa nhận công khai và được bảo đảm thực hiện ở Hoa Kỳ.
Các nghiên cứu về chính sách tiếp cận thông tin TLLT đã chỉ ra nguyên tắc
tiếp cận thông tin TLLT và quy định của các quốc gia về quyền được tiếp cận thông
tin TLLT. Một số nghiên cứu cũng đã chia sẻ những kinh nghiệm quý báu trong việc
tuyên truyền và thu hút độc giả đến với các cơ quan lưu trữ nhằm đưa chính sách tiếp
cận thông tin TLLT đến gần hơn với công chúng. Các nghiên cứu ở Việt Nam cũng
đã có những bài viết nghiên cứu về thực trạng vấn đề tiếp cận thông tin TLLT ở Việt
Nam, trên cơ sở thực trạng đã khảo sát, các nghiên cứu cũng đề xuất các quy định
mang tính cải cách nhằm đưa TLLT đến với công chúng hiệu quả hơn, đặc biệt trong
21
bối cảnh Đảng và Nhà nước đang thực hiện chủ trương đổi mới và cải cách nền hành
chính hiện nay.
1.1.3.2. Về chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Các nghiên cứu liên quan đến chính sách tổ chức SDTLLT được đề cập đến
trong những nghiên cứu sau đây:
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ: “Nghiên cứu giải pháp lưu trữ, số hóa tài
liệu tại Bộ Giao thông Vận tải” (2018) [67] do tác giả Trần Thị Bích Ngọc là chủ
nhiệm đề tài đã đánh giá thực trạng về tình hình TLLT tại Bộ Giao thông Vận tải
đang có nguy cơ xuống cấp, việc khai thác và sử dụng TLLT chưa đạt được hiệu quả,
các hình thức SDTLLT theo cách thức truyền thống chưa thu hút được đông đảo độc
giả quan tâm đến TLLT. Bởi vậy tác giả đã nghiên cứu việc số hóa TLLT phông Lưu
trữ Bộ GTVT nhằm mục đích sau đây: Đảm bảo tính sẵn sàng, khoa học và hiệu quả
trong công tác tra cứu và SDTLLT; Khuyến khích gia tăng nhu cầu sử dụng thông tin
TLLT để phục vụ giải quyết công việc do tiện ích mà tài liệu số hoá mang lại; Dễ
dàng mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài nguyên từ TLLT; Nhiều người có thể đồng
thời khai thác một tài liệu; Báo cáo được ngay số lượng người khai thác, loại hình tài
liệu khai thác mà không mất thời gian tổng hợp kết quả từ sổ theo dõi khai thác
SDTLLT truyền thống; Tăng khả năng bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của TLLT truyền
thống.
- Luận án tiến sĩ với đề tài “Tổ chức hoạt động marketing tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” (2018) của tác giả Trần Phương Hoa [42] là một công
trình nghiên cứu có quy mô về marketing lưu trữ nói riêng và marketing phi lợi nhuận
nói chung. Marketing là một biện pháp quản trị đã đem lại thành công cho nhiều Lưu
trữ Quốc gia trên thế giới. Nếu maketing trong lưu trữ được áp dụng tại Việt Nam thì
sẽ thúc đẩy hiệu quả của hoạt động tổ chức SDTLLT trước nhu cầu đa dạng của công
chúng ở trong nước và ngoài nước hiện nay về TLLT.
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học:
Hội thảo khoa học: “45 năm tổ chức và sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I, 1962-2007” [93] do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tổ chức năm 2007 đã
có một số bài viết giới thiệu về hoạt động SDTLLT tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
I. Điển hình là các bài: “Công tác SDTLLT trong 45 năm qua tại Trung tâm Lưu trữ
22
Quốc gia I” của tác giả Hà Văn Huề, giới thiệu về tình hình, đặc điểm tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung
tâm. SDTLLT tại Trung tâm đã mang lại hiệu quả về kinh tế, về nghiên cứu lịch sử
và các mặt hoạt động xã hội; Ngoài ra các bài viết: “Ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý và tra tìm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác
giả Nguyễn Phương Mai; “Tổ chức khoa học và khả năng khai thác sử dụng tài liệu
Hán Nôm” của tác giả Nguyễn Thu Hoài; “Tổ chức khoa học và khả năng khai thác
sử dụng tài liệu tiếng Pháp tại trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Đinh Hữu
Phượng đã có những nghiên cứu chuyên sâu về hình thức sử dụng tài liệu cho từng
loại hình TLLT.
Hội thảo khoa học: “Khai thác và phát huy giá trị TLLT trong nghiên cứu khoa học
xã hội và nhân văn” [97] cũng đề cập đến các hình thức SDTLLT nhằm phát huy giá trị
của TLLT. Cụ thể là các bài viết: “Đa dạng hóa các hình thức tổ chức SDTLLT tại các
trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” của tác giả Trần Phương Hoa [97 ,tr.326-334]. Bài
viết đã nhận định, để đáp ứng nhu cầu SDTLLT của độc giả trong tình hình hiện nay thì
cần phải đa dạng hóa các hình thức SDTLLT khác nhau. Ngoài các hình thức SDTLLT
truyền thống được thực hiện theo quy định của Nhà nước thì Nhà nước cần phải ban hành
các quy định mới để đẩy mạnh hoạt động SDTLLT như: Cung cấp TLLT theo hợp đồng,
cung cấp TLLT qua hòm thư điện tử, qua đường bưu điện và các tư vấn khác. Đặc biệt,
bài viết còn đưa ứng dụng lý thuyết marketing trong SDTLLT nhằm quảng bá tuyên truyền
về TLLT tới công chúng một cách hiệu quả hơn; Bài viết: “Công bố, giới thiệu TLLT phục
vụ nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của tác giả Nguyễn Văn Hàm [97 ,tr.335-
343] cho rằng, công bố là hình thức sử dụng tài liệu được áp dụng nhiều ở các LTLS. Tuy
nhiên, so với nguồn tài liệu đang bảo quản trong các lưu trữ thì việc công bố TLLT chưa
xứng với tiềm năng vốn có của nó. Tác giả cũng lý giải vì sao phải công bố, giới thiệu
TLLT, đồng thời đưa ra các nguyên tắc công bố, giới thiệu TLLT. Trên cơ sở những
nguyên tắc này, tác giả cũng đưa ra một số giải pháp nhằm giúp cho các LTLS ở Trung
ương và địa phương thực hiện tốt hoạt động công bố, giới thiệu TLLT; Bài viết: “Vai trò
của Internet trong khai thác, sử dụng tài liệu của lưu trữ vương quốc Anh” của tác giả
Detlef Briesen [97,tr.366-369] đã giới thiệu về hình thức SDTLLT hoàn toàn thông qua
mạng điện tử ở Anh. Hình thức này cho phép độc giả SDTLLT một cách dễ dàng, thuận
23
tiện. Tác giả cũng mô tả một số kinh nghiệm và những kết quả đạt được trong hình thức
SDTLLT qua mạng điện tử ở Anh.
Ngoài các Hội thảo kể trên, Hội thảo “Nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý và tổ chức
SDTLLT” [18] được tổ chức năm 2017 cũng có nhiều nghiên cứu đề cập đến vấn đề tổ
chức SDTLLT tại LTLS Trung ương và địa phương. Bài viết: “Hoạt động tổ chức
SDTLLT tại LTLS các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” của phòng Nghiệp vụ
Văn thư- Lưu trữ địa phương thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước [18, tr.93-104] đã
đưa ra những nội dung khái quát về tình hình SDTLLT ở các địa phương, bao gồm các
nội dung như: Ban hành văn bản hướng dẫn hoạt động tổ chức SDTLLT tại LTLS tỉnh;
Thực trạng tình hình tổ chức SDTLLT tại LTLS địa phương thông qua các hình thức
SDTLLT truyền thống. Từ tình hình thực trạng nói trên, tác giả của bài viết cũng đề xuất
một số giải pháp trong hoạt động tổ chức SDTLLT tại các LTLS địa phương hiện nay.
Trong các giải pháp đưa ra, đáng chú ý là giải pháp cải cách về thể chế thông qua việc
ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ tổ chức sử dụng tài liệu tại
LTLS; Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người làm CTLT; Ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động tổ chức SDTLLT.
Cũng tại Hội thảo này, bài viết: “Quy định pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ tổ
chức SDTLLT- Những vấn đề cần đổi mới” của tác giả Nguyễn Thị Kim Thu
[18,tr.116-125] đã thống kê các quy định của Nhà nước về tổ chức SDTLLT theo các
nhóm nội dung sau: Hình thức SDTLLT; Thẩm quyền cho phép SDTLLT; Quy trình,
thủ tục và trình tự SDTLLT; Thời hạn được tiếp cận SDTLLT; Phí SDTLLT; Trách
nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc phục vụ và SDTLLT. Tác giả đã
đánh giá, nhận xét những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại của các quy định này một
cách khái quát, từ đó đề xuất những vấn đề cần đổi mới.
Tại Hội thảo lần này, các bài viết về những hình thức sử dụng TLLT như: Triển
lãm trực tuyến TLLT, SDTLLT trực tuyến đã được đề cập tới nhưng chưa được áp dụng
phổ biến, chưa đạt hiệu quả cao do còn thiếu các quy định hướng dẫn cụ thể.
- Các bài viết trên các tạp chí:
Một số các bài viết được đăng tải trên các tạp chí có nội dung liên quan đến quy
định về hình thức tổ chức SDTLLT của các quốc gia tiên tiến như: “Những hình thức công
bố, giới thiệu TLLT tại Trung Quốc và Cộng hòa Liên bang Đức” (2014) của tác giả Vũ
24
Thị Thúy Hiền, Nguyễn Thị Hương đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7
[41]; “Khai thác, SDTLLT qua mạng Internet tại Hoa Kỳ và Úc” (2016) của tác giả Đỗ
Thu Hiền [40] đăng trên Tạp chí Dấu ấn thời gian; “Những ưu thế của phòng đọc trực
tuyến trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” (2015) của tác giả Đỗ Thu Hiền
đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 9.
Ngoài ra, một số bài viết trong nước cũng đã nghiên cứu các quy định về hình
thức SDTLLT ở Việt Nam như: “Triển khai chứng thực lưu trữ tại lưu trữ cơ quan và
LTLS theo yêu cầu của luật Lưu trữ” (2013), của tác giả Nguyễn Anh Thư được đăng
tải trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4 [89] ; Bài viết của tác giả Nguyễn
Mạnh Cường: “Tổ chức khai thác và SDTLLT trong môi trường mạng xu hướng phát
triển tất yếu của Lưu trữ Việt Nam” (2013) được đăng tải trên tạp chí Dấu ấn thời
gian, số 01 [19].
1.1.3.3. Về chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ
Nghiên cứu liên quan đến chính sách bảo vệ TLLT đã được một số các công
trình nghiên cứu sau đề cập tới.
- Cuốn sách: “Thực tiễn lưu trữ Pháp” [25] đã đề cập đến các biện pháp để bảo
vệ TLLT, bao gồm: Bảo vệ TLLT trong quá trình SDTLLT; chống đánh cắp, mua
bán trái phép nhằm bảo vệ TLLT. Trong quá trình SDTLLT, các quy định tại phòng
đọc đưa ra các yêu cầu cụ thể như: “Không được gấp, xoắn hoặc có cách xử lý nào
khác có thể làm hư hỏng bìa và tài liệu nói chung”; “ Không được viết các ghi chú
trên tài liệu, không tỳ tay lên tài liệu, không đặt các quyển sổ mở đè lên nhau”; trang
bị các thiết bị cần thiết để giám sát việc bảo quản TLLT ở trong kho và SDTLLT tại
phòng đọc. …[25, tr.27]. Việc chống đánh cắp, mua bán trái phép TLLT được thể
chế hóa thành Luật với các chế tài xử lý từ phạt tiền, bồi thường đến xử lý theo quy
định của Bộ Luật Hình sự.
- Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ:
Luận án tiến sĩ “Quản trị rủi ro trong lưu trữ qua thực tế ở Việt Nam” (2018) của
tác giả Trần Thanh Tùng [100] là công trình nghiên cứu có hệ thống về vấn đề đảm bảo
an toàn, phòng tránh rủi ro cho các đối tượng trong lưu trữ dưới góc độ tiếp cận ứng dụng
lý thuyết quản trị rủi ro. Về mặt thực tiễn, luận án góp phần nâng cao nhận thức của đội
ngũ lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ trong việc đảm bảo an toàn
25
TLLT, cơ sở vật chất và con người…; xây dựng hệ thống giải pháp nhằm nâng cao năng
lực quản trị rủi ro từ cấp nhà nước đến các tổ chức lưu trữ. Các giải pháp được đưa ra
bao gồm: Nhóm giải pháp chuyên môn để thực hiện quản trị rủi ro trong lưu trữ, nhóm
giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động quản trị rủi ro trong lưu trữ ở
Việt Nam. Các nhóm giải pháp này cũng đã đề cập đến vấn đề bảo vệ TLLT tại các lưu
trữ ở Việt Nam, song đó là các giải pháp mang tính nghiệp vụ chuyên môn trong ngành
Lưu trữ; Luận văn Thạc sĩ: “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu
trữ” (2003) của tác giả Nguyễn Thị Tâm [78] và luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu các giải
pháp nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm TLLT” đã nghiên cứu và luận
giải các vấn đề về lập bản bảo hiểm và công nghệ lập bản sao bản hiểm đối với TLLT ở
Việt Nam. Các nghiên cứu này tập trung về các giải pháp bảo hiểm TLLT, một hình thức
để giữ gìn TLLT gốc nhằm kéo dài tuổi thọ và phục vụ cho nghiên cứu lâu dài của TLLT.
- Kỷ yếu Hội nghị, Hội thảo, Tọa đàm khoa học:
Tại Hội nghị khoa học quốc tế: “Phát huy giá trị TLLT phục vụ sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ tổ quốc” (2008) [13], một số các báo cáo sau đây đã đề cập đến vấn
đề quản lý và bảo vệ TLLT: “Các tiến bộ và thành tựu trong đổi mới công tác quản
lý tài liệu ở Hàn Quốc” của tác giả Jung Haekyo, Trưởng phòng Cải cách CTLT-Lưu
trữ Quốc gia Hàn Quốc [13, tr.18-23]. Báo cáo đã mô tả về lịch sử quá trình đổi mới
công tác quản lý tài liệu, về quá khứ buồn của khối di sản TLLT hay nhất thế giới bị
mai một trong thời kỳ chiếm đóng của Nhật, cuộc chiến tranh Hàn Quốc và Chính
phủ quân sự. Nhờ có Luật Quản lý tài liệu công được ban hành tháng 01 năm 2000,
Luật Quản lý tài liệu của Tổng thống được ban hành tháng 4 năm 2007, Lưu trữ Quốc
gia Hàn Quốc đã xây dựng được một hệ thống quản lý tài liệu, qua đó nâng cao tính
minh bạch hành chính và quyền được biết của nhân dân bằng các hoạt động nghiệp
vụ thu thập, sưu tầm, bảo quản, tổ chức SDTLLT truyền thống. Đồng thời với sự phát
triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử, Lưu trữ Hàn Quốc đã xây dựng được dịch vụ
tìm kiếm thông qua cổng Internet. Nhờ đó, hoạt động phát huy giá trị của TLLT và
nâng cao nhận thức về TLLT của công chúng đã được nâng lên rõ rệt.
Về “Kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore trong việc bảo quản an toàn
và phổ biến TLLT” [13 ,tr.42-53], tác giả Yvonne Chan, Lưu trữ Quốc gia Singapore
giới thiệu về công tác tiếp cận và bảo quản các TLLT với “mục tiêu cuối cùng của mọi
26
nỗ lực lưu trữ là bảo tồn những tài liệu có giá trị và tổ chức sử dụng chúng”. Với sự phát
triển của thế giới hiện đại, công nghệ là một lợi thế đáng kể đối với bảo quản và SDTLLT,
tuy nhiên nó cũng có một số cản trở. Vấn đề đặt ra đối với việc giải quyết những cản trở
này hiện nay đó là: Bảo mật TLLT, bảo vệ và tôn trọng quyền tác giả. Ở Lưu trữ
Singapore, số hóa TLLT không chỉ là giải pháp để cân bằng tiếp cận và bảo quản, số hóa
còn giúp cải tiến các chương trình giới thiệu tài liệu thông qua việc tải các tài liệu đã
được số hóa trên mạng, giúp người dân có được thông tin từ TLLT bằng công cụ tìm
kiếm trực tuyến, bằng các triển lãm trực tuyến.
Tại Hội thảo khoa học: “Tính xác thực của TLLT điện tử” do Cục Văn thư
vàvLưu trữ nhà nước tổ chức tại Hà Nội năm 2014 [14], một số nội dung trong Hội
thảo cũng đã đề cập đến vấn đề quản lý và bảo vệ TLLT điện tử. Trước hết là bản báo
cáo: “Thư viện Quốc gia New Zealand và Lưu trữ New Zealand” của tác giả Steve
Knight, Giám đốc Chương trình nghiên cứu và tư vấn bảo quản thư viện Quốc gia
New Zealand. Báo cáo đã giới thiệu một cách khái quát yêu cầu về chương trình bảo
quản số như: Chương trình bảo quản số phải bảo đảm tính toàn vẹn và tính xác thực
của TLLT điện tử được lưu trữ thông qua các biện pháp bảo quản; Tất cả các biện
pháp bảo quản phải rõ ràng và có thể kiểm tra tại bất kỳ thời điểm nào. Tác giả cũng
đã trình bày khung chiến lược bảo quản tài liệu số, tuy nhiên khung chiến lược này
mới chỉ dừng lại ở sơ đồ mô tả, chưa có giải thích chi tiết cho từng nội dung cụ thể.
Năm 2018, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức Tọa đàm khoa học:
“Quản lý và bảo mật TLLT điện tử trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0: Thực
trạng và giải pháp” [17]. Kỷ yếu Tọa đàm tập hợp được 26 bài tham luận của nhiều cơ
quan tổ chức ở Trung ương và địa phương, các nhà khoa học trao đổi về các vấn đề:
Quản trị rủi ro TLLT điện tử; Bảo đảm an toàn thông tin tài liệu điện tử theo quy định
của một số quốc gia; Bảo quản TLLT điện tử, công tác số hóa tại các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia…Nhìn chung, các nghiên cứu nhấn mạnh đến công tác bảo quản TLLT điện
tử; số hóa TLLT để bảo đảm an toàn cho TLLT lưu trữ gốc và phục vụ tốt hơn cho nhu
cầu tra cứu tra cứu, SDTLLT thông qua thiết bị công nghệ tiên tiến.
- Các bài viết trên các tạp chí:
Bàn về vấn đề bảo quản TLLT, có thể kể đến bài viết của tác giả Gereld Ganser
(Áo): “Vấn đề sử dụng và bảo vệ tài liệu- phương pháp tiếp cận phổ biến” [109]. Tác giả
27
Gerald Ganser đã khẳng định, TLLT thường được đục lỗ, xuyên dây để tạo thành những
quyển dày, trong quá trình sử dụng việc lật giở từng tờ sẽ dẫn đến hiện tượng mất chữ
nằm ở cạnh nơi đục lỗ. Bên cạnh đó, khi tài liệu được đem ra sử dụng mà không có thiết
bị máy móc hỗ trợ cũng gây những nguy cơ không nhỏ đối với tài liệu. Tác giả dẫn chứng
trong Lưu trữ Áo, có tài liệu là những cuộn giấy dầu cuộn nếp, nếu đưa ra khai thác
chúng phải được căng ra mới có thể đọc được. Vì vậy, tài liệu phải chịu một lực tác động
bên ngoài về mặt vật lý, hóa học. Mặt khác, việc chưa có những quy định về diện tích
của mỗi vị trí dành cho độc giả, khoảng cách đối với từng độc giả cũng có thể có nguy
cơ lẫn lộn tài liệu với nhau một cách vô ý.
Để bảo vệ an toàn cho TLLT, việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với các
thiết bị phòng cháy, chữa cháy và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp cũng đã được bài
viết: “Công tác phòng cháy ở Viện Lưu trữ nhà nước Hà Lan” của tác giả Edvard Fracki
(1993) đăng trên Tạp chí Atlanti số 2 [108] đề cập tới. Tác giả cho rằng, nguyên nhân
cháy nổ trong các cơ quan lưu trữ là do thiếu thiết bị phòng cháy, chữa cháy, tín hiệu báo
cháy lỗi, đội ngũ công nhân chữa cháy ít, không tuân thủ các điều khoản về đảm bảo an
toàn, vận hành không cẩn thận các thiết bị điện. Trên cơ sở phân tích nguyên nhân, tác
giả đề ra các giải pháp dự phòng và phòng tránh nguy cơ cháy nổ.
Ở Việt Nam, một số bài viết đăng tải trên tạp chí Tạp chí Dấu ấn thời gian (số
1+2 năm 2016) cũng đề đề cập vấn đề bảo quản TLLT như: “Những thành tựu trong
xây dựng hệ thống kho tàng để bảo quản TLLT ở Việt Nam” của tác giả Minh Châu
[06, tr.25-27]; “Quản lý TLLT của dòng họ tại Bắc Giang qua nghiên cứu thực trạng
tài liệu của một số dòng họ tại huyện Yên Dũng” của tác giả Nguyễn Hồng Duy [22,
tr.34-37]. Các bài viết đã giới thiệu một số các thành tựu mà Lưu trữ Việt Nam đã đạt
được trong việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản TLLT; đồng thời giới
thiệu cách thức bảo quản TLLT của các cá nhân, gia đình, dòng họ; đề xuất các giải
pháp về tài chính và quy trình nghiệp vụ để kéo dài tuổi thọ cho TLLT.
1.2. Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu
Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu trong nước và nước ngoài, có thể thấy
các nội dung nghiên cứu liên quan đến chính sách, chính sách công và SDTLLT đã
được nhiều nghiên cứu đề cập đến.
Về chính sách và chính sách công, các nghiên cứu đều cho rằng, đó là công cụ định
28
hướng của các chủ thể tác động vào một hoặc một số nhóm xã hội nhất định, hoạt động
theo định hướng của chủ thể. Điểm khác nhau cơ bản giữa chính sách và chính sách công
là ở chủ thể ban hành. Chủ thể ban hành chính sách công là Nhà nước. Chủ thể ban hành
chính sách bao gồm nhiều đối tượng trong đó có Nhà nước và các tổ chức ngoài nhà nước.
Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, Nhà nước ban hành chính sách công để tạo khuôn khổ
pháp lý, điều chỉnh các hoạt động kinh tế, xã hội cũng như các vấn đề khác của xã hội.
Chính sách công được Nhà nước khuyến khích sử dụng nhằm đảm bảo ổn định và phát
triển mọi nguồn lực trong xã hội.
Các nghiên cứu liên quan đến SDTLLT đã tập trung vào các vấn đề chính sau đây:
- Vai trò, tầm quan trọng của TLLT trong các lĩnh vực hoạt động của đời sống
xã hội; Khái niệm tổ chức SDTLLT, mục đích, yêu cầu của tổ chức SDTLLT.
- Tổng kết các hoạt động SDTLLT ở Việt Nam trong những năm qua, giới
thiệu kinh nghiệm trong công tác tổ chức SDTLLT của nước ngoài phục vụ cho các
mục đích, nhu cầu khác nhau của xã hội.
- Các yêu cầu và vấn đề đặt ra đối với việc SDTLLT trong bối cảnh của xã hội
thông tin và cuộc cách mạng công nghệ 4.0; Những vấn đề mang tính pháp lý, các quy
định và nguyên tắc về SDTLLT điện tử nói chung và tài liệu số hóa nói riêng.
Đối với nội dung liên quan đến chính sách SDTLLT, người nghiên cứu chia
thành 3 nội dung chính: Chính sách tiếp cận thông tin TLLT; Chính sách tổ chức
SDTLLT; Chính sách bảo vệ TLLT. Ở cả 3 nội dung, các nghiên cứu đã khái quát
được những vấn đề sau đây:
- Quy định của các quốc gia về quyền được tiếp cận rộng rãi và quyền được tiếp
cận hạn chế thông tin TLLT.
- Quy định của các quốc gia về các hình thức tổ chức SDTLLT nhằm phát huy giá
trị của TLLT. Đặc biệt, trong bối cảnh xã hội thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của
cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, một số nghiên cứu ở trong và ngoài nước đã đề cập
đến các hình thức SDTLLT mới thông qua mạng internet nhằm đáp ứng nhu cầu tra
cứu thông tin của độc giả ở mọi lúc, mọi nơi.
- Quy định của các quốc gia về bảo vệ an toàn cho TLLT bao gồm các quy định
về: Chống đánh cắp, mua bán trái phép TLLT; lập bản sao microfilm bảo hiểm TLLT;
bảo vệ tính nguyên vẹn của TLLT trong quá trình SDTLLT; xây dựng phòng kho lưu
29
trữ chuyên dụng để bảo quản TLLT. Đặc biệt, nhờ sự phát triển của khoa học công
nghệ, việc số hóa TLLT để bảo quản an toàn cho TLLT gốc được các nghiên cứu đề
cập tới.
Như vậy, nhìn nhận từ các công trình nghiên cứu nêu trên, tác giả nhận thấy,
nghiên cứu các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực SDTLLT mặc dù được giới
thiệu trong một số tài liệu nhưng chỉ dừng ở mức độ khái quát nội dung của các quy
định, chưa có những phân tích, đánh giá cụ thể. Những nghiên cứu tổng thể liên quan
đến chính sách SDTLLT nhằm phát huy giá trị của TLLT từ lý luận đến thực tiễn
chưa có một tài liệu nào đề cập tới.
1.3. Những vấn đề luận án cần giải quyết
Trên cơ sở kế thừa, tiếp thu những kết quả nghiên cứu, luận án xác định nhiệm
vụ chính cần tập trung giải quyết là những vấn đề sau:
- Luận án cần nghiên cứu hệ thống lý luận mới về chính sách SDTLLT bao
gồm: Nội hàm của chính sách, vai trò của chính sách, các yếu tố ảnh hưởng đến chính
sách, các yêu cầu đối với chính sách để làm cơ sở cho việc đánh giá và hoàn thiện
chính sách…
- Phân tích thực trạng chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam, thông
qua các chính sách cụ thể: Chính sách tiếp cận thông tin TLLT, chính sách tổ chức
SDTLLT, chính sách bảo vệ TLLT; Đánh giá những kết quả đạt được thông qua
những chính sách đã được ban hành ở Việt Nam.
- Đề xuất các nội dung hoàn thiện chính sách SDTLT ở Việt Nam nhằm phát
huy giá trị của SDTLLT, phù hợp với điều kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của
Việt Nam và đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế.
Tiểu kết chương 1
Chương 1 của luận án, tác giả đã nghiên cứu tổng quan các công trình khoa
học liên quan đến đề tài của luận án bao gồm: Sách, đề tài khoa học, luận văn, luận
án, kỷ yếu Hội nghị và Hội thảo, các bài viết đăng trên tạp chí khoa học chuyên
ngành.... Những nghiên cứu này tập trung ở 3 nội dung, đó là: SDTLLT; Chính sách
và chính sách công; Chính sách SDTLLT. Trong đó, nội dung chính sách SDTLLT,
tác giả đã phân loại các nghiên cứu thành các chính sách bộ phận gồm: Chính sách
tiếp cận thông tin TLLT; Chính sách tổ chức sử dụng TLLT; Chính sách bảo vệ
30
TLLT. Các nghiên cứu đều có liên quan nhất định đến nội dung của luận án nhưng
chưa hệ thống hóa thành cơ sở lý luận để đặt nền móng cho việc xây dựng, bổ sung
và hoàn thiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam hiện nay. Đặc biệt, sự phát triển mạnh
mẽ của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đã đặt ra những cơ hội và thách thức cho
nhiều ngành, lĩnh vực hoạt động. Lưu trữ tuy là một chuyên ngành hẹp, nhưng hoạt
động lưu trữ lại xuất hiện ở mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân. Các nghiên cứu cho vấn
đề này vẫn còn nhiều tranh luận chưa có những quan điểm thống nhất.
Có thể nói, TLLT có giá trị trong nhiều lĩnh vực của đời sống, xã hội. Sự đa
dạng của các loại hình thông tin đã thúc đẩy xã hội phát triển. Tuy nhiên, thông tin
trong TLLT luôn được đánh giá cao vì đó là những thông tin gốc, có độ tin cậy cao.
Bởi vậy, để phát huy giá trị của TLLT thì nghiên cứu “Chính sách sử dụng tài liệu
lưu trữ ở Việt Nam” hiện nay là một yêu cầu cần thiết.
31
Chương 2.
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.1. Tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ
2.1.1. Tài liệu lưu trữ
2.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
TLLT có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, do chúng chứa đựng những
thông tin có ý nghĩa về nhiều mặt. Cho đến nay, khái niệm TLLT không hoàn toàn
thống nhất ở các quốc gia cũng như quan điểm của các nhà khoa học.
Tại Liên bang Nga, theo Luật Liên bang về CTLT, phê chuẩn ngày 13.10.2004,
điều 3 quy định: “TLLT là vật mang tin, có những đặc điểm riêng cho phép phân biệt
chúng và được lưu giữ vì có giá trị về vật liệu mang tin và thông tin đối với công dân,
xã hội và Nhà nước” [15].
Theo Luật Lưu trữ Pháp ban hành năm 1979, được sửa đổi bổ sung năm 2008, điều
L211-1, TLLT là: “Toàn bộ tài liệu cho dù ngày, tháng, nơi bảo quản, hình thức và vật
mang tin như thế nào, được sản sinh hay nhận bởi mọi thể nhân hay pháp nhân và bởi
mọi cơ quan, tổ chức công hoặc tư trong quá trình hoạt động của mình” [15].
Luật Lưu trữ nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa thông qua ngày 05.9.1987,
sửa đổi ngày 05.7.1996 quy định: “TLLT nghĩa là hồ sơ mang tính lịch sử ở nhiều
dạng khác nhau, bao gồm tài liệu chữ viết với những ngôn ngữ khác nhau, tranh ảnh,
biểu đồ, tài liệu nghe- nhìn, được bảo quản có giá trị về mặt nhà nước và xã hội, đã
và đang được hình thành trực tiếp trong các mặt hoạt động chính trị, quân sự, kinh tế,
khoa học, công nghệ, văn hóa, tôn giáo và các hoạt động khác của các cơ quan nhà
nước, các tổ chức quần chúng và các cá nhân” [15].
Ở Việt Nam, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “TLLT là tài liệu có giá trị phục
vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ; TLLT
bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Như vậy, theo quy định của Luật Lưu trữ Việt Nam, TLLT phải là bản chính,
bản gốc, bản sao hợp pháp của tài liệu. Các tài liệu có thể được in trên giấy, phim,
ảnh, băng hình, đĩa hình, băng ghi âm, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; phản
ánh mọi mặt hoạt động của Nhà nước, xã hội và công dân; có giá trị thực tiễn, khoa
32
học, lịch sử và các giá trị khác; được lựa chọn từ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân để lưu trữ và sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học lịch sử… của toàn xã hội.
2.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Mặc dù, mỗi nghiên cứu đều đưa những khái niệm khác nhau về TLLT, song
TLLT đều có đặc điểm chung, cơ bản như sau:
Nội dung của TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và
thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại
những sự kiện, hiện tượng nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao.
TLLT là bản chính, bản gốc của các tài liệu. Trường hợp không còn bản chính,
bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế.
TLLT thông thường chỉ có 1 đến 2 bản không nhiều như các xuất bản phẩm
sách, báo, tạp chí…vì thế phải được bảo quản chặt chẽ, nếu mất mát hư hỏng thì
không gì có thể thay thế được.
Nhiều TLLT có nội dung thông tin chứa đựng bí mật quốc gia, bí mật cơ quan
và bí mật cá nhân, do đó việc khai thác và sử dụng những tài liệu này cần phải tuân
thủ theo các quy định chặt chẽ của Nhà nước.
TLLT do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên
cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
2.1.1.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ
- Trong lĩnh vực chính trị:
TLLT có thể sử dụng làm bằng chứng để chứng minh chủ quyền lãnh thổ của
từng địa phương và của quốc gia; giải quyết các vấn đề tranh chấp, xung đột về biên
giới, lãnh thổ, cơ sở thờ tự của các tôn giáo… Mặt khác, TLLT là kho tư liệu để các
cơ quan chức năng nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các lĩnh vực quân sự,
ngoại giao… từ đó, tổng kết, đánh giá những kết quả, thành tựu đã đạt được, đồng
thời chỉ ra những tồn tại, hạn chế để xác định phương hướng, nhiệm vụ phù hợp cho
từng giai đoạn tiếp theo.
Đặc biệt TLLT cũng là bằng chứng tố cáo âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù
địch; tố cáo tội ác chiến tranh. Ngoài ra, TLLT còn là nguồn thông tin đáng tin cậy,
hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội cũng như phục vụ
công tác phòng, chống, điều tra và truy tìm tội phạm. Việc nghiên cứu hồ sơ của nhiều
33
vụ án cũng giúp các cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt động của các băng nhóm
tội phạm để có biện pháp ngăn chặn và điều tra xử lý.
Như vậy có thể nói trong lĩnh vực chính trị, TLLT có vai trò hết sức to lớn, thực
sự vô giá, không thể đo, đếm bằng tiền, bạc.
- Trong lĩnh vực kinh tế:
Thông tin của TLLT sẽ có giá trị khi nó được người đời sau nghiên cứu để định
hình hệ thống chính sách công, điều hành nền kinh tế hiện tại của chính thế hệ đó. Có
thể nói, tất cả các chính sách công về điều hành nền kinh tế hiện tại của một quốc gia
đều phải dựa trên nền tảng của hệ thống chính sách công đã được xây dựng từ trước,
sử dụng theo hướng cải tiến, cải thiện cho phù hợp với từng thời kỳ điều hành của
Nhà nước. Khi một dự luật mới, một quy định mới ra đời để điều chỉnh hành vi kinh
tế của xã hội không tự nhiên mà có, nó phải là kết quả của một quá trình nghiên cứu
trước đó của các nhà lập pháp và một trong những tài liệu họ phải tiếp cận chính là
TLLT. Lúc này, thông tin kinh tế nói chung của TLLT phát huy giá trị của chính nó.
Thông tin kinh tế chứa đựng trong TLLT là vô cùng lớn, vì nó chính là sản phẩm
của một quá trình hoạt động kinh tế của chế độ đã sản sinh ra nó. Nghiên cứu các
thông tin về kinh tế, chính sách về quản lý kinh tế chứa đựng trong TLLT của chế độ
cũ, chế độ trước, giúp cho người nghiên cứu tìm ra những sai lầm, thất bại, những
thành tựu đạt được từ các chính sách quản lý của chính chế độ được phản ánh trong
TLLT.
Bên cạnh việc hoàn thiện, nâng cấp hệ thống chính sách công về quản lý điều
hành nền kinh tế trong xã hội hiện tại nhờ một phần vào nghiên cứu TLLT, người ta
còn có thể biết về vị trí tài nguyên khoáng sản, tiềm năng thiên nhiên và hoạt động
khai thác trong quá khứ đã diễn ra như thế nào, sản lượng khai thác được bao nhiêu,
từ đó có thể đánh giá được triển vọng khai thác trong tương lai. Ví dụ, nếu khai thác
hồ sơ tài liệu từ thời Pháp thuộc, người ta sẽ biết được những khoáng sản nào mà
người Pháp đã khai thác ở Việt Nam, vị trí, sản lượng, cách thăm dò, phương thức
khai thác, hình thức vận chuyển và chế biến.
Trong việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế của từng địa phương,
từng vùng, thông tin trong TLLT bao gồm: Các số liệu thống kê về tình hình kinh tế,
xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng… được khai thác
và sử dụng để phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng kinh tế trọng điểm. Ví dụ,
34
vùng kinh tế biển - hải đảo tây Sông Hậu, tứ giác Long Xuyên hay vùng U Minh
Thượng…
Ngoài ra, đối với các cơ quan, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp),
TLLT còn là kho tàng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh
doanh. Hiện nay, trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền
kinh tế thị trường, việc SDTLLT sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng
được nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển
sản xuất, kinh doanh.
Mặt khác, trong văn bản pháp lý Việt Nam hiện nay chưa công nhận TLLT có
giá trị thương mại nhưng hoạt động của tổ chức sử dụng tài liệu có tính phí. Dù công
nhận hay không công nhận thì nguồn thu từ phí khai thác hồ sơ hàng năm không hề
nhỏ và nó chính là một phần giá trị kinh tế của TLLT. Nếu cho rằng, một hồ sơ phí
đọc chỉ là 1500 đồng đến 2000 đồng là con số nhỏ nhưng nếu tính con số 1 triệu hồ
sơ thì tổng số tiền không hề nhỏ.
-Trong lĩnh vực văn hóa
Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin trong TLLT được khai thác và sử dụng để
phục vụ cho việc nghiên cưú văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng, miền. Những
nghiên cưú về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ TLLT đã góp phần giới thiệu
những nét văn hóa truyền thống của văn hóa Việt Nam với bạn bè thế giới và ngược
lại, góp phần đẩy mạnh giao lưu văn hóa, đồng thời xây dựng nền văn hóa Việt Nam
đậm đà bản sắc dân tộc. Thời gian qua, việc SDTLLT để triển lãm, giới thiệu quá
trình hình thành, phát triển của các địa danh du lịch nổi tiếng của các địa phương đã
góp phần thu hút khách du lịch đến Việt Nam.
TLLT còn được các nhà biên kịch, đạo diễn phim, sân khấu khai thác sử dụng
để xác định bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho các bộ phim, vở kịch của
từng thời kỳ lịch sử khác nhau…
- Trong lĩnh vực giáo dục-xã hội:
Để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, các nhà quản lý
giáo dục không thể không sử dụng các số liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết
quả đào tạo. Đặc biệt, trong hoạt động giáo dục truyền thống, giá trị của TLLT đã được
phát huy tích cực thông qua hình thức triển lãm và giới thiệu TLLT trên các phương tiện
thông tin đại chúng. Ở nhiều nước trên thế giới, TLLT được phát huy vai trò trong giáo
35
dục lịch sử. Ví dụ, ở nước Cộng hòa Liên bang Đức, Viện lưu trữ Liên bang Đức đã tổ
chức, mời các giáo viên giảng dạy bộ môn lịch sử, văn hóa xã hội, chính trị, ngôn ngữ,
đạo đức… cùng các em học sinh tới thăm cơ sở lưu trữ tại Ludwigsburg. Chương trình
thăm quan kết hợp với giảng dạy đã được các nhà lưu trữ và các giáo viên sắp xếp lên kế
hoạch. Tại đây, các em học sinh đã được giới thiệu TLLT xoay quanh chủ đề lịch sử về
chế độ độc tài phát xít, các trại tập trung dưới thời phát xít…Các em học sinh còn được
học tập theo phương pháp làm việc nhóm, đồng thời đưa ra các chủ đề thảo luận, các vấn
đề trao đổi và các câu hỏi tham khảo. Buổi học tập đặc biệt không nằm trong khuôn khổ
lớp học này đã thực sự mang lại hiệu quả trong công tác giới thiệu tài liệu tới các em học
sinh.
Trong lĩnh vực quản lý xã hội, TLLT sẽ cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu
sự hình thành và phát triển của các giai tầng xã hội qua các thời kỳ cũng như các
chính sách dân tộc và tôn giáo của Nhà nước. Trong bối cảnh hiện nay, khi mà sự
phát triển kinh tế đang làm thay đổi kết cấu giai tầng xã hội, khi vấn đề dân tộc và
tôn giáo đang là những vấn đề nhạy cảm nhất, thì giá trị của TLLT sẽ càng được khai
thác và sử dụng nhiều hơn. Ngoài ra, TLLT còn cung cấp các thông tin đáng tin cậy
để Nhà nước giải quyết các chế độ, chính sách cho những người có công, những đối
tượng xã hội đặc biệt. Đối với một đất nước trải qua hàng chục năm chiến tranh như
Việt Nam, việc giải quyết chính sách xã hội đặc biệt cho các thương binh, gia đình
liệt sĩ vẫn còn phải tiếp tục trong nhiều năm nữa. Vì thế, các TLLT có liên quan như:
hồ sơ liệt sĩ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B sẽ tiếp tục được khai thác, sử dụng và
phát huy giá trị.
- Trong lĩnh vực y tế:
Đối với sự nghiệp y tế, khai thác sử dụng các hồ sơ về quản lý y tế, bệnh án vừa
có tính chuyên môn, vừa có tính pháp lý sẽ giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước
về y tế hoạch định các chính sách y tế, trực tiếp quản lý cơ sở khám chữa bệnh, thực
hiện kiểm tra, thanh tra những vấn đề vi phạm liên quan đến lĩnh vực y tế, giám định
pháp y để cung cấp chứng cứ cho các cơ quan điều tra xác định danh tính hoặc truy
bắt tội phạm.
Ngoài ra, nếu biết khai thác và sử dụng các hồ sơ bệnh án trong các bệnh viện,
chúng ta có thể nghiên cưú diễn biến và biểu hiện của nhiều loại bệnh khác nhằm
điều trị và phòng tránh rủi ro những vấn đề về sức khỏe cho cộng đồng.
36
Hồ sơ TLLT liên quan đến lĩnh vực y tế cũng góp phần rất lớn trong nghiên cứu
khoa học để phòng ngừa và điều trị nhiều loại bệnh mới trong thời hiện đại ngày càng
trở nên đa dạng và phức tạp.
- Trong lĩnh vực khoa học công nghệ:
TLLT cũng có những giá trị đặc biệt trong lĩnh vực khoa học công nghệ, vì tính
kế thừa trong nghiên cưú khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên
cưú khoa học trong từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả
nghiên cưú có liên quan của những người đi trước. Vì thế, các đề tài nghiên cưú khoa
học về tự nhiên và xã hội, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và
trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo.
Thông tin quá khứ và tính dự báo của TLLT có ý nghĩa quan trọng đối với các
phát minh, sáng chế, tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện
tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy.
Thời kỳ của khoa học và công nghệ hiện đại, TLLT ghi lại các thành tựu của
nhân loại trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Thông tin lưu trữ là một bộ phận của hệ thống thông tin xã hội ngày càng có giá trị
và có ý nghĩa quan trọng trong tiến trình phát triển của lịch sử loài người.
- Trong lĩnh vực quản lý nhà nước:
TLLT là nguồn thông tin không thể thiếu trong lĩnh vực quản lý nhà nước. Hàng
ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên
khai thác và sử dụng những thông tin trong TLLT để hoạch định các chương trình, kế
hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, TLLT là bằng chứng
phục vụ cho hoạt động thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm của các cơ quan, tổ chức nhà
nước đối với các vấn đề bất cập nảy sinh trong đời sống xã hội.
Ngoài ra, TLLT còn là công cụ bảo vệ quyền và lợi ích của công dân. Các giấy tờ
tùy thân vừa chứng minh quyền công dân và quyền được bảo hộ của công dân đối với
Nhà nước, vừa là cơ sở để thực hiện các thủ tục hành chính khác liên quan tới quá trình
sống và làm việc suốt đời của công dân. Trong đó, thẻ căn cước công dân, giấy chứng
minh nhân dân được coi là một trong những giấy tờ quan trọng nhất, là cơ sở để xác định
tính chính xác danh tính của một cá nhân trong mọi quan hệ dân sự và pháp lý. Các giấy
tờ khác như: Giấy chứng sinh, chứng tử, giấy đăng ký kết hôn không những là căn cứ để
xác định mối quan hệ giữa các cá nhân cùng huyết thống, giữa vợ và chồng, mà còn là
37
chứng nhận hợp pháp xác định trách nhiệm của cha mẹ với con và của con với cha mẹ.
Tương tự như vậy, các TLLT công do nhân dân lưu giữ hợp pháp như vậy có ý nghĩa to
lớn trong việc bảo vệ quyền sở hữu của công dân với tài sản của chính họ, bảo vệ danh
dự, uy tín của cá nhân, dòng họ, cũng như xác lập việc thực hiện các nghĩa vụ cần thiết
với cộng đồng.
TLLT không chỉ là cơ sở để bảo đảm quyền lợi cho người dân mà còn là công
cụ quan trọng để nhà nước thực hiện quyền quản lý đối với công dân nước mình. Các
giấy tờ về nhân thân là cơ sở dữ liệu quan trọng để quản lý nhân khẩu, hộ tịch, cư trú,
an ninh, trật tự. Thông qua những tài liệu này, Nhà nước có thể xác định quốc tịch,
từ đó thực hiện mức độ trách nhiệm của Nhà nước đối với công dân của quốc gia.
Các tài liệu đó cũng là căn cứ để Nhà nước bảo vệ lợi ích chính đáng của công dân,
giải quyết tranh chấp tài sản, phân xử các vụ án dân sự và nhiều hoạt động điều hành,
kiểm soát khác.
TLLT cũng phản ánh nhiều giá trị của nền dân chủ. Biểu hiện cơ bản đầu tiên
của nền dân chủ là chế độ bầu cử phổ thông đầu phiếu, sự tham gia của nhân dân vào
hoạt động quản lý nhà nước, cùng với đó là việc đảm bảo quyền con người trong luật
pháp và thực tiễn hoạt động của Nhà nước. Cho nên, mức độ thực hiện quyền con
người và chế độ bầu cử phổ thông đầu phiếu của Nhà nước đến người dân sẽ cho thấy
các giá trị dân chủ được bảo vệ như thế nào.
Tóm lại, TLLT có giá trị quan trọng trong mọi lĩnh vực của đợi sống xã hội,
giá trị này đã được khẳng định tại Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Ủy ban Thường vụ
Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản
của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt
Nam xã hội chủ nghĩa”
2.1.1.4. Các loại hình tài liệu lưu trữ
Các loại hình tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Tài liệu lưu trữ hành chính:
Là những văn bản có nội dung phản ánh hoạt động về quản lý nhà nước trên các
mặt: chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự…Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc
vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời phong kiến
tài liệu hành chính là các loại: Luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ dụ, cáo, sách, biểu, sớ…; dưới
thời Pháp thuộc là: Sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn…; ngày nay tài liệu hành chính
38
là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước như: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị
quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn…
Tài liệu hành chính chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật:
Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa
học; phát minh sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế
và chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như:
Địa chất, khoáng sản, khí tượng, thủy văn và trắc địa, bản đồ…
Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: Tài liệu pháp lý, thuyết minh
công trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ
sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng
thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán;
các loại bản đồ, trắc địa…
- Tài liệu nghe nhìn:
Là những tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và
các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện các sự kiện, hiện tượng bằng
âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một
cách hấp dẫn, sinh động, thu hút được sự chú ý của con người.
Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình, các bức ảnh,
cuộn phim (âm bản và dương bản); các thể loại khác như: Phim hoạt hình, phim
truyện, phim tư liệu, phim thời sự…
- Tài liệu lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là tài liệu
cá nhân)
Là tài liệu hình thành trong quá trình sống và làm việc của những thành viên trong
gia đình, dòng họ, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối
với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Loại hình tài liệu này bao gồm các loại sau: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong,
tài liệu về tiểu sử; Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa
học, sáng tác, thư từ trao đổi; Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
Công trình, bài viết về cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được. (Điều 5,
Luật Lưu trữ năm 2011)
- Tài liệu điện tử
39
Là tài liệu được hình thành từ các thông điệp dữ liệu và từ tài liệu số hóa, được
quản lý, trao đổi và khai thác trên các thiết bị điện tử. [55, tr 510]
Điều 13, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc
được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác.
Thành phần TLLT điện tử bao gồm: Bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi
tạo từ đầu; Bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống được số hóa.
2.1.2. Sử dụng tài liệu lưu trữ
2.1.2.1. Khái niệm sử dụng tài liệu lưu trữ
Nghiên cứu trong lĩnh vực chuyên ngành, thuật ngữ “sử dụng tài liệu lưu trữ”
thường đi liền với thuật ngữ “khai thác tài liệu lưu trữ”, cụm từ này đặt cạnh nhau là
“khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”. Thuật ngữ “ Khai thác tài liệu lưu trữ” đã được
sử dụng tại Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, năm 2001.
Thông qua nghiên cứu và trao đổi với chuyên gia trong lĩnh vực này, thuật ngữ
“Sử dụng tài liệu lưu trữ” và “Khai thác tài liệu lưu trữ” được hiểu như sau:
Nghị quyết của Cục Lưu trữ Liên bang Nga, ban hành ngày 06 tháng 02 năm 2002
về những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của Lưu trữ cơ quan, cho rằng: “Sử dụng
tài liệu lưu trữ” được hiểu là sử dụng thông tin TLLT vào mục đích văn hóa, khoa học,
chính trị, kinh tế và để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Trong từ điển Tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng- Văn thư- Lưu trữ Việt
Nam thì “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi thuật ngữ này không nói đến việc
SDTLLT của độc giả mà chủ yếu đề cập đến nhiệm vụ của cơ quan lưu trữ trong việc
tổ chức SDTLLT để phục vụ độc giả” [55, tr.498]
Quan điểm của PGS.TS. Dương Văn Khảm: Chữ “Khai thác”có hàm ý nghiên
cứu, khai phá những nguồn lợi có sẵn trong thiên nhiên, hoặc những giá trị còn tiềm
ẩn trong các vật thể khác chưa được sử dụng. Khai thác TLLT là tìm trong kho có tài
liệu gì hay để đưa ra phục vụ độc giả; chữ “Sử dụng”, được hiểu là đem dùng vào
mục đích nào đó, ví dụ sử dụng vật liệu để xây nhà; sử dụng quyền hạn để quyết định
vấn đề trong quản lý. Sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, để quản lý xã hội, để
bảo vệ an ninh quốc gia... Như vậy, hoạt động sử dụng tài liệu là hoạt động có mục
đích từ trước.
40
Trong Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011, không có một điều, khoản nào đưa ra
khái niệm về SDTLLT. Tuy nhiên, Chương IV của Luật Lưu trữ, SDTLLT được đề
cập đến ở hai nội dung:
Thứ nhất, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (gọi chung là độc
giả) trong việc SDTLLT.
Luật Lưu trữ quy định, mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền SDTLLT để
phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác ở các
cơ quan tổ chức lưu trữ bằng các hình thức khác nhau do các cơ quan tổ chức lưu trữ
áp dụng. Tuy nhiên, cơ quan , tổ chức và cá nhân cũng phải có những nghĩa vụ cụ thể
trong việc sử dụng tài liệu nhằm bảo vệ thông tin và bảo đảm an toàn cho TLLT.
Thứ hai, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lưu trữ trong việc đưa tài liệu ra phục
vụ độc giả.
Như vậy, mặc dù không đề cập đến khái niệm về SDTLLT, nhưng trong Luật
lưu trữ Việt Nam hiện hành đã xác định rõ ràng, SDTLLT là hoạt động của cả hai đối
tượng bao gồm: Cơ quan, tổ chức lưu trữ và cơ quan, tổ chức, cá nhân SDTLLT.
Từ quan điểm của các nhà khoa học, đồng thời nghiên cứu từ điển và Luật Lưu
trữ Việt Nam, tác giả cho rằng khái niệm SDTLLT mang nghĩa rộng hơn khái niệm
khai thác TLLT. Trong hoạt động quản lý Nhà nước, “sử dụng tài liệu lưu trữ” mang
tính định hướng, tác động đến cả cơ quan, tổ chức lưu trữ và người SDTLLT.
Như vậy, SDTLLT là hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ và cơ quan,
tổ chức, cá nhân SDTLLT nhằm mục tiêu phát huy giá trị TLLT, phục vụ cho các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Việc SDTLLT được tiến hành bằng nhiều hình thức khác
nhau, trên cơ sở bảo đảm quyền tiếp cận thông tin và bí mật nhà nước; bảo vệ an toàn
cho TLLT.
2.1.2.2. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Các hình thức SDTLLT truyền thống
Luật Lưu trữ năm 2011 quy định, SDTLLT tại các LTLS bao gồm các hình
thức sau đây:
+ Sử dụng tài liệu tại phòng đọc:
SDTLLT tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng
phổ biến trong các LTLS. SDTLLT tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có
thể trực tiếp SDTLLT hoặc cùng một lúc nghiên cứu được nhiều văn bản cần thiết
41
có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo
độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều TLLT liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của
họ. Tổ chức phòng đọc tốt, các LTLS có điều kiện để bảo quản an toàn TLLT, tránh
được sự mất mát, hư hỏng tài liệu, góp phần bảo vệ bí mật quốc gia. Phòng đọc là nơi
tiếp xúc với nhiều độc giả nên trực tiếp thu nhận được nhiều yêu cầu nghiên cứu của
độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả. Phòng
đọc phải được đặt ở các nơi yên tĩnh, thoáng mát có đủ ánh sáng thích hợp cho người
nghiên cứu làm việc. Phòng đọc phải được trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận
lợi cho độc giả tìm kiếm chính xác và đầy đủ tài liệu theo yêu cầu, rút ngắn thời gian
nghiên cứu, tăng năng suất lao động.
+ Xuất bản ấn phẩm lưu trữ:
Xuất bản ấn phẩm lưu trữ là việc cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân SDTLLT biên
tập thành bản mẫu để in và phát hành hoặc để phát hành trực tiếp qua các phương tiện
điện tử.
Tùy theo mục đích của hoạt động tuyên truyền, giới thiệu TLLT mà TLLT có
thể được giới thiệu toàn văn, trích dẫn hay dưới dạng tóm tắt nội dung thông tin văn
bản, được minh họa có chú thích nguồn gốc, thuận tiện cho việc tra cứu tài liệu gốc.
Bên cạnh cơ quan, tổ chức, cá nhân có TLLT có thể tự biên soạn và xin phép xuất
bản ấn phẩm lưu trữ thì các các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác cũng thể liên kết với
cơ quan, tổ chức, cá nhân có TLLT để xuất bản những ấn phẩm riêng theo mục đích
nghiên cứu riêng nhưng phải có trích dẫn đầy đủ nguồn tài liệu được tham khảo từ
TLLT.
+Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông
tin điện tử
Là hình thức tuyên truyền, phổ biến TLLT trên các phương tiện thông tin đại
chúng như: Báo chí, đài phát thanh, đài truyền hình, đăng công báo, họp báo, thông cáo
báo chí … và trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước nhằm tạo thuận lợi cho
công chúng nắm bắt thông tin TLLT một cách công khai, minh bạch, dễ dàng.
+ Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:
Là một những hình thức SDTLLT độc đáo do cơ quan, tổ chức lưu trữ trực
tiếp tiến hành hoặc phối hợp với các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan nhằm đưa
TLLT ra giới thiệu, trưng bày trong một không gian và thời gian nhất định. Hoạt động
42
này đòi hỏi tính nghệ thuật và tư duy sáng tạo trong việc sắp đặt, trưng bày TLLT để
thu hút và tác động sâu rộng đến nhận thức của công chúng.
+ Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu:
Là hình thức tôn trọng và ghi nhận của các nhà nghiên cứu đối việc tiếp cận
thông tin từ TLLT để phục vụ cho công trình nghiên cứu của mình. Trong các công
trình nghiên cứu, việc trích dẫn nguồn thông tin từ TLLT sẽ làm cho công trình nghiên
cứu đó có tính khoa học và độ tin cậy cao.
+ Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ:
Cấp bản sao TLLT: Bản sao TLLT là bản viết tay, đánh máy hoặc sao chụp
toàn bộ hay một phần nội dung tài liệu, được thực hiện từ bản gốc, bản chính của
TLLT. Việc cấp bản sao TLLT do Lưu trữ cơ quan hoặc LTLS thực hiện.
Cấp chứng thực lưu trữ: Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan lưu trữ
có thẩm quyền về nội dung, thông tin từ TLLT, nghĩa là tài liệu được chứng thực phải
được sao từ bản gốc, hoặc bản chính do Lưu trữ cơ quan hoặc LTLS đang quản lý,
trong đó phải làm rõ tài liệu gốc đang được lưu trữ tại hồ sơ nào, phông tài liệu nào,
do cơ quan nào đang quản lý. Nếu đáp ứng được các tiêu chí trên, chứng thực lưu trữ
sẽ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong quan hệ giao dịch.
- Sử dụng TLLT trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0
Ngày nay với sự phát triển của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0, SDTLLT đã theo
xu hướng hiện đại hóa, thích ứng với sự thay đổi trong cách thức tìm kiếm thông tin của
con người. SDTLLT qua mạng internet bao gồm nhiều ứng dụng như: Sử dụng phòng
đọc trực tuyến, triển lãm ảo, thiết lập trang thông tin điện tử (Website), thiết lập facebook
và các phương tiện xã hội khác đang trở thành xu thế tất yếu của thời đại bùng nổ thông
tin hiện nay. Hình thức SDTLLT này cho phép độc giả truy cập TLLT điện tử mà không
cần trực tiếp đến cơ quan lưu trữ. Với những ưu thế vượt trội, SDTLLT qua mạng internet
được nhiều quốc gia nghiên cứu, ứng dụng trong thực tế và đạt được hiệu quả cao trong
phát huy giá trị của TLLT.
2.2. Chính sách công và chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ
2.2.1. Khái niệm và đặc điểm của chính sách công
Chính sách và chính sách công đã được các học giả trên thế giới nghiên cứu và tiếp
cận ở các góc độ khác nhau nhằm tìm kiếm một mô hình quản trị quốc gia hiệu quả. Ở
Việt Nam, trong các cuốn “Giáo trình hoạch định và phân tích chính sách công” của Học
43
viện Hành chính [46]; “Chính sách công-Những vấn đề cơ bản” của tác giả Nguyễn Hữu
Hải [32]; “Giáo trình khoa học chính sách” của tác giả Vũ Cao Đàm [32] và nhiều các
cuốn sách đã nghiên cứu về chính sách và chính sách công. Từ góc độ nghiên cứu của
mình, tác giả đồng nhất với khái niệm chính sách công của tác giả Nguyễn Hữu Hải và
Lê Văn Hòa trong cuốn “Đại cương về phân tích chính sách công”. Cụ thể là: “Chính
sách công là tập hợp các quyết định có liên quan với nhau do Nhà nước ban hành bao
gồm các mục tiêu và giải pháp để giải quyết một vấn đề công nhằm thúc đẩy xã hội phát
triển theo định hướng” [31, tr.15].
Chính sách công có những đặc điểm sau đây:
- Về hình thức thể hiện của chính sách công:
Chính sách công phải được thể hiện dưới dạng vật chất cụ thể trước khi thực
thi và văn bản là dạng vật chất đó. Nếu cho rằng, chính sách là một tập hợp các quyết
định có liên quan với nhau do Nhà nước ban hành thì tập hợp các quyết định đó được
thể hiện dưới các dạng văn bản sau:
+Văn bản quy phạm pháp luật, bao gồm: Hiến pháp, luật, đạo luật, pháp lệnh,
nghị quyết, nghị định, quyết định, thông tư.
+ Văn bản hành chính, bao gồm: Quyết định cá biệt, nghị quyết cá biệt, chỉ thị…
- Về chủ thể ban hành chính sách công:
Theo quy định tại điều 70, Hiến pháp năm 2013, Quốc hội quyết định các
chính sách cơ bản về tài chính, tiền tệ quốc gia; chính sách dân tộc, tôn giáo của Nhà
nước; chính sách cơ bản về đối ngoại.
Trên cơ sở Hiến pháp, Luật số: 76/2015/QH13 về tổ chức Chính phủ và Luật
số: 77/2015/QH13 về tổ chức chính quyền địa phương do Quốc hội ban hành ngày
19.6.2015 đã quy định chi tiết Chính phủ và chính quyền địa phương có thẩm quyền
quyết định các chính sách sau:
+ Chính phủ quyết định các chính sách cụ thể về: Tài chính, tiền tệ quốc gia,
tiền lương, giá cả; công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế về kinh tế, phát
triển nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới; bảo vệ, cải thiện và giữ gìn môi trường;
khoa học, giáo dục, văn hóa, thể dục thể thao, phát triển nguồn nhân lực…
+ Hội đồng nhân dân các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương quyết định
các chính sách về phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương.
Như vậy, Quốc hội ban hành các chính sách ở tầm vĩ mô, Chính phủ ban hành
44
chính sách trong những lĩnh vực cụ thể. Để chính sách đi vào cuộc sống cần phải có các
chính sách thực thi. Các chính sách thực thi do bộ và các cơ quan ngang bộ ban hành.
Lưu trữ là một lĩnh vực thuộc chuyên ngành hẹp. Bởi vậy, các nội dung liên
quan đến chính sách của ngành Lưu trữ nói chung, chính sách SDTLLT nói riêng chủ
yếu được thể hiện trong các văn bản chính sách do các cơ quan nhà nước ở Trung
ương ban hành. Cụ thể là: Các chính sách hoạnh định (Hiến pháp, Luật do Quốc hội
ban hành, Nghị định do Chính phủ ban hành); Các chính sách thực thi (Thông tư do
các bộ ban hành và một số quyết định cá biệt khác)
- Cấu trúc của chính sách công:
Cấu trúc của chính sách công gồm 2 bộ phận chính: Mục tiêu chính sách và
giải pháp chính sách
+ Mục tiêu chính sách: Là những giá trị, những kết quả mà Nhà nước mong
đạt được thông qua việc thực hiện các giải pháp chính sách.
+ Giải pháp chính sách: Là cách thức để giải quyết vấn đề nhằm đạt được mục
tiêu chính sách. Trên cơ sở mục tiêu chính sách, Nhà nước xác định các giải pháp
thích hợp để đạt được mục tiêu đó.
2.2.2. Khái niệm chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ
Có thể nói, những vấn đề trong SDTLLT hiện nay còn nhiều bất cập. Trước hết là vấn
đề tiếp cận thông tin TLLT. Một mặt, Nhà nước ban hành Luật Tiếp cận thông tin nhằm
tạo điều kiện cho công dân được tiếp cận thông tin một cách rộng rãi. Mặt khác, để bảo vệ
bí mật Nhà nước, bảo vệ TLLT, Nhà nước ban hành các văn bản luật và dưới luật để điều
chỉnh cách thức tiếp cận thông tin TLLT. Tuy nhiên, TLLT có giá trị và chỉ phát huy được
giá trị của nó khi sử dụng đúng mục đích, nguyên tắc và yêu cầu. Những quy định về tiếp
cận rộng rãi và tiếp cận hạn chế thông tin TLLT ở nước ta hiện nay vẫn còn thiếu đồng bộ,
chưa cụ thể, gây khó khăn cho người sử dụng TLLT cần phải được hoàn thiện cho phù
hợp với tình hình thực tế.
Trong hoạt động tổ chức SDTLLT hiện nay, các quy định về hình thức SDTLLT
truyền thống còn thiếu, chưa thống nhất nên chưa tạo điều kiện thuận lợi cho
SDTLLT. Những quy định về SDTLLT theo xu hướng hiện đại qua mạng internet
vẫn còn mang tính định hướng chưa chi tiết.
Đối với vấn đề bảo vệ TLLT, mặc dù Nhà nước đã ban hành các quy định để bảo
vệ TLLT trong quá trình SDTLLT; bảo quản TLLT truyền thống và TLLT điện tử
45
nhưng chưa quy định chế tài xử lý các hành vi xâm hại đến TLLT, các quy định về
bảo mật, bảo vệ bản quyền và tính toàn vẹn của TLLT điện tử vẫn còn những khoảng
trống nhất định.
Cuối cùng là các quy định nhằm phát huy nguồn lực con người và nguồn lực tài
chính chưa khuyến khích được người làm CTLT; chưa thu hút được sự quan tâm của
các cơ quan quản lý, các nhà quản lý trong việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho
ngành lưu trữ.
Những bất cập nêu trên được gọi là vấn đề công trong SDTLLT, cần phải có sự
can thiệp của Nhà nước thông qua hệ thống chính sách SDTLLT. Trong đó, đối tượng
được điều chỉnh của hệ thống chính sách bao gồm:
- Đối tượng thực thi chính sách: Các cơ quan, tổ chức lưu trữ tiến hành các biện
pháp nhằm quản lý, bảo vệ và cung cấp thông tin TLLT đến với công chúng có nhu
cầu SDTLLT;
- Đối tượng hưởng thụ chính sách: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu
SDTLLT để nghiên cứu, phục vụ cho mục đích chính đáng của mình.
Chính sách SDTLLT cần phải đạt được các mục tiêu và đề ra các giải pháp sau:
- Về mục tiêu: Đảm bảo quyền tiếp cận thông tin TLLT; đảm bảo cho các hình
thức SDTLLT được thực hiện một cách dễ dàng, thuận tiện; đảm bảo các quy định
chặt chẽ nhằm bảo vệ an toàn cho TLLT. Từ các mục tiêu cụ thể này, chính sách
SDTLLT phải hướng tới mục tiêu chung là phát huy giá trị của TLLL nhằm phục vụ
cho các nhu cầu của xã hội.
- Về giải pháp chính sách: Bổ sung và hoàn thiện các quy định của Nhà nước về
tiếp cận thông tin TLLT, tổ chức SDTLLT, bảo vệ TLLT.
Như vậy, từ những phân tích trên, chính sách SDTLLT được hiểu là “tập hợp
các quy định của Nhà nước để giải quyết những vấn đề bất cập phát sinh trong quá
trình sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm các quy định về tiếp cận thông tin tài liệu lưu
trữ, quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định về bảo vệ tài liệu lưu trữ
hướng tới mục tiêu phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhu cầu của
đời sống xã hội”
2.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ
2.2.3.1. Chủ trương, đường lối của Đảng cầm quyền
Cùng với pháp luật, chính sách là biểu hiện cụ thể của chính trị. Chính sách, pháp
46
luật làm cho chủ trương, đường lối của Đảng cầm quyền thành ý chí chung, ý chí nhà
nước thông qua nội dung điều chỉnh các vấn đề của đời sống xã hội. Ở Việt Nam, Đảng
Cộng sản là Đảng cầm quyền, là lực lượng lãnh đạo Nhà nước và xã hội. Do vậy, Đảng
có quyền quyết định chủ trương, đường lối phát triển đất nước. Chủ trương, đường lối
của Đảng bao gồm những quan điểm tư tưởng, định hướng chung nhất, có tính chiến
lược đối với sự phát triển của đất nước và xã hội trên tất cả các lĩnh vực như: Kinh tế,
văn hóa-xã hội, …trong đối nội cũng như trong đối ngoại, được thể hiện trong Cương
lĩnh chính trị, điều lệ, nghị quyết, chỉ thị…Do vậy, khi chủ trương, đường lối của Đảng
thay đổi thì nội dung chính sách cũng thay đổi theo.
Trong hoạt động SDTLLT, quan điểm của Đảng là cơ sở quan trọng để Nhà
nước điều chỉnh nội dung SDTLLT phù hợp với mục tiêu của từng thời kỳ, từng giai
đoạn phát triển.
Ngay sau ngày Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước Việt Nam dân
chủ cộng hòa ra đời, ngày 03.01.1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh, người sáng lập ra Đảng
cộng sản Việt Nam đã ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP về giữ gìn và cấm tiêu hủy
công văn hồ sơ cũ. Đây là văn bản chỉ đạo của Chính phủ nhằm ngăn chặn tình trạng
hủy bỏ tài liệu của chính quyền cũ đang diễn ra phổ biến trong công sở. Trong văn
kiện này, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nêu bật những ý nghĩa của TLLT “có giá trị đặc
biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Người nghiêm khắc phê phán hiện tượng
tùy tiện tiêu hủy tài liệu và coi đó là hành động “có tính phá hoại”. Người đã chỉ thị
nghiêm cấm những hành động đó, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của mỗi công
chức trong giữ gìn an toàn tài liệu. Trong bản Thông đạt này, Chủ tịch Chính phủ
không chỉ đánh giá cao giá trị của TLLT mà còn nêu lên một số nguyên tắc, chế độ
cơ bản đối với hồ sơ, TLLT.
Từ bản Thông đạt đó, cho đến nay quan điểm của Đảng là: “Tổ chức tốt CTLT;
bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả TLLT”[111, tr.80]. Quan điểm này là cơ sở để
Nhà nước ban hành chính sách phù hợp với mỗi giai đoạn lịch sử. Ví dụ, giai đoạn
lịch sử trước năm 1986, chính sách SDTLLT nước ta chú trọng đến việc bảo mật và
bảo vệ TLLT. Giai đoạn lịch sử từ năm 1986 trở lại đây, chính sách SDTLLT hướng
tới mục tiêu phát huy giá trị TLLT trên cơ sở bảo đảm quyền thông tin và bảo vệ bí
mật nhà nước.
2.2.3.2. Nhu cầu quản lý đất nước trong mỗi giai đoạn
47
Từ năm 1986 đến nay, Việt Nam đã trải qua hơn 30 năm đổi mới. Đó là giai
đoạn lịch sử có ý nghĩa quan trọng trong sự nghiệp phát triển đất nước, đánh dấu sự
trưởng thành về mọi mặt của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam và nhân dân Việt Nam nhằm mục tiêu “dân giàu, nước mạnh,
dân chủ, công bằng, văn minh”.
Trong thời kỳ đổi mới, định hướng xây dựng nhà nước được xác định là Nhà
nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân. Bởi vậy, các quy định của
chính sách cũng phải hướng tới việc xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
như: Quy định về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước; Quy định quyền lực thuộc
về nhân dân; thừa nhận, bảo đảm và bảo vệ các quyền con người, quyền công dân…Theo
đó, Hiến pháp năm 2013, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức chính quyền địa phương
năm 2015 xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm ban hành chính sách của các cơ quan
nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Hiến pháp năm 1992 và Hiến pháp năm 2013
thừa nhận và bảo đảm quyền con người, quyền công dân, trong đó có quyền được tiếp
cận thông tin. Quyền này còn được cụ thể hóa trong Luật Tiếp cận thông tin năm 2016.
Luật Tiếp cận thông tin ra đời nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân, đồng
thời tạo hành lang pháp lý để các cơ quan, tổ chức lưu trữ đưa TLLT đến với công chúng
một cách công khai và đúng pháp luật. Bên cạnh quyền tiếp cận thông tin, quyền sở hữu
trí tuệ liên quan đến hoạt động trí tuệ của con người trong các lĩnh vực của đời sống xã
hội cũng được đề cao. Sự ra đời của Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 đã có nhiều nội dung
quy định về việc bảo hộ tài sản trí tuệ của các tổ chức, cá nhân, trong đó có TLLT. Việc
SDTLLT của các cá nhân tại các LTLS cũng nằm trong phạm vi điều chỉnh của Luật
này.
Những vấn đề về bảo vệ chủ quyền và an ninh quốc gia trong giai đoạn hiện
nay đang có nhiều diễn biến phức tạp vì thế nội dung các chính sách được ban hành
cũng phải phù hợp với tình hình mới. Các quốc gia trên thế giới đều có sự quan tâm
đặc biệt và lưu giữ cẩn thận TLLT như một cách tự bảo vệ chủ quyền quốc gia từ góc
độ pháp lý. Bởi lẽ, chỉ có TLLT quốc gia mới có giá trị và có tính thuyết phục. Những
tài liệu ở cấp độ khác chỉ có tính tham khảo. Ở Việt Nam hiện nay, các chính sách về
tiếp cận thông tin TLLT cũng theo hướng mở rộng SDTLLT về chủ quyền biển đảo
như một hình thức khẳng định chủ quyền quốc gia với nhân dân Việt Nam và thế
giới. Bên cạnh đó, các quy định về bảo mật thông tin được thể hiện trong Luật Bảo
48
vệ bí mật nhà nước năm 2019 cũng theo hướng điều chỉnh hạn chế tiếp cận những tài
liệu liên quan đến an ninh quốc gia.
Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 cũng có tác động sâu sắc đối với loại hình TLLT
và các hình thức SDTLLT. Trước bối cảnh này, nội dung chính sách SDTLLT cũng phải
thay đổi cho phù hợp, đáp ứng nhu cầu SDTLLT theo nhiều hình thức tiếp cận.
2.2.3.3. Năng lực hoạch định chính sách
Năng lực hoạch định chính sách của Nhà nước được thể hiện trên các mặt như:
Năng lực phân tích và dự báo phát triển kinh tế- xã hội; năng lực phát hiện các vấn đề
chính sách; năng lực chọn vấn đề phải giải quyết; năng lực đề xuất mục tiêu và biện pháp
giải quyết vấn đề; năng lực thiết kế một chính sách; năng lực phân tích hoạch định chính
sách; năng lực thuyết phục cho tính khả thi của chính sách… Nếu các nhà hoạch định
chính sách có đầy đủ các năng lực nêu trên thì nội dung chính sách sẽ có tính khả thi cao
và tạo động lực cho sự phát triển. Ngược lại, nếu trình độ năng lực hoạch định bị hạn chế
thì nội dung chính sách khó khả thi và không đi vào cuộc sống.
Thực tế, thời gian qua cho thấy, chính sách SDTLLT đã tạo ra những hiệu ứng
tích cực cho xã hội, TLLT đã đưa ra khai thác, sử dụng phục vụ cho nhiều mục đích
khác nhau của đời sống xã hội. Tuy nhiên vẫn còn không ít quy định trong nội dung
chính sách thiếu tính thực tế, khó khả thi và không dễ thực hiện.
Như vậy, nội dung chính sách phụ thuộc rất nhiều vào năng lực hoạch định chính
sách. Nếu các nhà hoạch định chính sách thường xuyên quan tâm, nâng cao năng lực
chuyên môn hoạch định chính sách thì chính sách sẽ có tính khả thi cao, tăng cường
hiệu quả SDTLLT. Ngược lại, nếu các nhà hoạch định chính sách thiếu quan tâm, học
hỏi để nâng cao trình độ, chuyên môn thì sẽ đưa ra những chính sách ít khả thi, kém
hiệu quả.
2.2.4. Các tiêu chí đánh giá chính sách sử dụng TLLT
Đánh giá chính sách là xem xét, nhận định về giá trị các kết quả đạt được khi
ban hành và thực thi một chính sách. Chính sách được thể chế hóa thành các quyết
định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Do đó, đánh giá chính sách sẽ
xem xét tổng thể các quyết định của Nhà nước trong việc giải quyết một vấn đề cấp
thiết đặt ra trong thực tiễn, từ đó có biện pháp điều chỉnh phù hợp với đòi hỏi thực tế
để đạt các mục tiêu mong đợi.
Khi Việt Nam chuyển sang phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội
49
chủ nghĩa và hội nhập quốc tế thì Nhà nước phải ban hành nhiều chính sách tạo đà
cho sự phát triển. Tuy nhiên, trong một thời gian khá dài, Nhà nước tập trung cao vào
việc xây dựng và ban hành các thể chế nên không ít trường hợp dẫn đến tình trạng
chồng chéo, trùng lặp, thậm chí mâu thuẫn nhau giữa các quy định pháp lý. Mặt khác,
nhiều chính sách được ban hành, có hiệu lực thi hành, song việc chính sách đó có
hiệu lực thực tế như thế nào và đáp ứng mục tiêu đặt ra đến đâu thì dường như chưa
được quan tâm. Việc hoạch định chính sách (thông qua soạn thảo và ban hành các
quyết định) và việc tổ chức triển khai các chính sách tiêu tốn nhiều nguồn lực song
không ít chính sách chưa đem lại lợi ích tương xứng với chi phí đã bỏ ra. Trước thực
tế này, việc đánh giá chính sách để xem xét tác động của chính sách đối với các lĩnh
vực của đời sống là thực sự cần thiết. Đánh giá chính sách sẽ giúp cho các nhà hoạch
định có cơ sở điều chỉnh chính sách hoặc rút kinh nghiệm trong quá trình ban hành
chính sách mới phù hợp hơn với nhu cầu thực tiễn.
Chính sách SDTLLT được ban hành nhằm thúc đẩy, đồng thời tạo hành lang pháp
lý cho mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân được tiếp cận rộng rãi TLLT trên cơ sở bảo vệ TLLT
nhằm kéo dài tuổi thọ cho TLLT và bảo mật những thông tin thuộc về bí mật nhà nước, bí
mật cá nhân. Tuy nhiên, trong quá trình ban hành, nhiều quy định còn chồng chéo, khó thực
hiện hoặc chưa phù hợp với tình hình thực tiễn… dẫn đến mục tiêu của chính sách chưa đạt
được hiệu quả mong muốn. Để chính sách SDTLLT đi vào cuộc sống, thu hút sự quan tâm
của cộng đồng thì nhất thiết phải có sự đánh giá chính sách. Đánh giá chính sách SDTLLT
cần phải được xây dựng thành những tiêu chí cụ thể, bao gồm:
- Tính đồng bộ của chính sách thể hiện sự thống nhất giữa các quy định trong
nội dung chính sách, không có sự chồng chéo hoặc trùng lặp, không có mâu thuẫn
với nhau. Ngoài ra, tiêu chí này còn phản ánh sự đồng bộ trong mục tiêu của các
chính sách bộ phận (Chính sách tiếp cận thông tin, chính sách tổ chức SDTLLT, chính
sách bảo vệ TLLT) với mục tiêu tổng thể của chính sách SDTLLT, đó là phát huy giá
trị của TLLT phục vụ cho các lĩnh vực của đời sống xã hội. Để SDTLLT hiệu quả,
việc đề ra chính sách cũng phải xem xét trên cơ sở nguồn lực thực tế (nhân lực, vật
lực, tài chính) có đáp ứng được mục tiêu đề ra hay không? Nếu không xem xét nguồn
lực mà vẫn ban hành chính sách thì chính sách sẽ xa rời thực tế vì không có khả năng
để thực hiện.
- Tính hiệu lực của chính sách được xem xét ở hai khía cạnh: Hiệu lực pháp
50
lý và hiệu lực thực tế. Hiệu lực pháp lý được thể hiện ở 3 nội dung: Hiệu lực theo thời
gian là việc xác định thời gian để thực hiện chính sách; hiệu lực theo không gian là
xác định không gian cho việc thực hiện chính sách ở Trung ương hay địa phương;
hiệu lực theo đối tượng tác động xác định đối tượng chịu sự tác động của chính sách
là cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Ngoài ra, hiệu lực pháp lý của chính sách còn được
quy định bởi thẩm quyền ban hành chính sách.
Hiệu lực thực tế của chính sách phản ánh tính khả thi của chính sách trong việc
giải quyết các vấn đề đang tồn tại trong thực tế nhằm đạt được mục tiêu của chính
sách. Tính khả thi đó lại phụ thuộc vào nội dung chính sách ban hành có khoa học và
dễ dàng thực hiện hay không? Ngoài ra các yếu tố như: Nguồn lực con người, nguồn
lực tài chính, cơ sở vật chất hiện có…cũng tác động đến tính khả thi của chính sách.
Chẳng hạn đối với việc bảo vệ TLLT, mặc dù Nhà nước đã ban hành quy định về xây
dựng phòng, kho lưu trữ theo tiêu chuẩn khoa học nhằm kéo dài tuổi thọ cho TLLT.
Quy định này có hiệu lực pháp lý vì được cơ quan có thẩm quyền ban hành theo Luật
định nhưng trong thực tế, quy định này có được áp dụng đồng bộ tại LTLS ở Trung
ương và địa phương hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó nguồn lực
tài chính giữ vai trò quan trọng.
- Tính hiệu quả của chính sách là những lợi ích mà chính sách mang lại cho
xã hội, bao gồm những kết quả đạt được trong chính sách để tạo ra những thay đổi
tích cực trong đời sống xã hội. Thông qua chính sách, các cơ quan, tổ chức, cá nhân
tiếp cận và SDTLLT không chỉ phục vụ cho mục đích chính đáng của mình mà còn
nhiều mục đích khác như: bảo đảm an ninh chính trị, phát triển kinh tế, nghiên cứu
khoa học, giáo dục lịch sử và tinh thần yêu nước…
Tính công bằng của chính sách là một tiêu chí quan trọng, là cơ sở để thực
hiện nguyên tắc “bình đẳng, cùng phát triển” đã được Đảng, Nhà nước đề ra. Trong
đời sống xã hội, công bằng là một tình trạng mà trong đó tất cả mọi người hay một
nhóm cụ thể nào đó có vị trí, tình trạng pháp lý tương tự như nhau, ở những khía cạnh
nhất định, họ được thực hiện các quyền dân sự, quyền tự do ngôn luận, quyền sở hữu,
quyền tiếp cận hàng hóa và dịch vụ xã hội bình đẳng như nhau. Tuy nhiên, tính công
bằng của một chính sách cũng chỉ ở mức độ tương đối. Trong chính sách SDTLLT,
để tính công bằng đi vào đời sống thì cần phải quan tâm đến các yếu tố sau đây: Công
bằng trong tiếp cận thông tin TLLT; công bằng trong sử dụng TLLT (trừ những
51
trường hợp đặc biệt được Nhà nước ưu tiên); công bằng trong việc bảo vệ bí mật đời
tư cá nhân và quyền sở hữu trí tuệ; công bằng trong đầu tư nguồn lực và công nghệ
để tổ chức sử dụng và bảo vệ TLLT tại các LTLS.
2.2.5. Tìm hiểu chính sách SDTLLT ở một số quốc gia và bài học kinh nghiệm cho
Việt Nam
2.2.5.1. Về chính sách tiếp cận thông tin
Cho đến nay, tại nhiều nước việc tiếp cận thông tin tài liệu do các cơ quan nhà
nước sản sinh và bảo quản được coi là như là một trong những quyền của công dân được
pháp luật bảo hộ và là một trong những đặc trưng quan trọng của một xã hội dân chủ.
Mặt khác, điều này còn thể hiện ý thức trách nhiệm của Chính phủ ở việc công khai và
minh bạch đối với công việc của mình và thông qua TLLT chứng tỏ đã thực hiện các
giao ước và bổn phận do pháp luật quy định. Vì vậy, trong các văn bản pháp quy cao
nhất của các nước đã ban hành về CTLT đều có những điều khoản quy định cụ thể về
SDTLLT bao gồm các nội dung như: Thời hạn cho phép tiếp cận tài liệu, đối tượng được
phép tiếp cận tài liệu, điều kiện tiếp cận, trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc tổ
chức phục vụ các yêu cầu của độc giả v.v…
Xuất phát từ tính chất đặc thù của thông tin TLLT, hiện nay trên thế giới có
một số phương thức quy định về thời hạn TLLT có thể mang ra phục vụ công chúng
một cách rộng rãi như sau:
- Ấn định một thời hạn nhất định trước khi tài liệu được mang ra sử dụng rộng
rãi, công khai, hay nói cách khác là quy định thời gian tối thiểu trước khi cho phép
tiếp cận TLLT với lý do vì tính chất nhạy cảm của thông tin TLLT phải qua một thời
hạn nhất định mới có thể đưa ra sử dụng rộng rãi. Cách thức này được thực hiện ở
nhiều nước với khoảng thời gian xê dịch từ 25 đến 60 năm, trong đó phổ biến nhất là
thời hạn 30 năm, ví dụ như ở Trung Quốc, Nga, Hoa Kỳ… Một số nước quy định 25
năm như: Pháp, Malaysia, Singapor. Thời hạn lâu nhất là Vantican chỉ cho phép tiếp
cận TLLT có thời gian từ năm Giáo hoàng Leo XIII mất (năm 1903) trở về trước
[65,tr.126]. Với các quy định này công chúng không thể tiếp cận các thông tin liên
quan đến Chính phủ hiện tại mà chỉ có thể tiếp cận các thông tin tài liệu về quá khứ.
Hàng năm, các cơ quan lưu trữ có trách nhiệm thông báo rộng rãi qua phương tiện
thông tin đại chúng hoặc xuất bản tờ rơi về danh mục tài liệu liên quan đến thời hạn
công khai để công chúng biết.
52
Tuy nhiên, song song với chế độ thời hạn đóng, hiện nay nhiều nước cũng ban
hành chế độ đặc biệt cho phép tiếp cận tài liệu chưa đến hạn công khai ở một số
trường hợp:
+ Các cơ quan, cá nhân giao nộp TLLT; các cá nhân, tổ chức chuyển giao, biếu
tặng, ký gửi TLLT cho các lưu trữ có quyền khai thác, SDTLLT mà họ giao nộp bất kỳ
lúc nào. (Điều 21, Luật Lưu trữ Trung Quốc năm 1987, sửa đổi năm 1996)[15]
+ Các cá nhân, tổ chức có thể tiếp cận TLLT trước thời hạn cho phép trong những
trường hợp được pháp luật quy định. Ví dụ, ở Trung Quốc, đối với những TLLT mật về
kinh tế, khoa học, kỹ thuật, văn hóa mà Viện Lưu trữ nhà nước (LTNN) các cấp thấy cần
đưa ra sử dụng trước thời hạn giải mật thì Viện gửi công văn cho cơ quan, đơn vị có tài
liệu đề nghị giải mật tài liệu trước thời hạn. Nhận được công văn, cơ quan, đơn vị trả lời
trong vòng sáu tháng, nếu không có trả lời thì Viện có thể giải quyết theo quy định hữu
quan (Điều 5, Quy định tạm thời đối với Viện Lưu trữ nhà nước các cấp về việc giải mật
TLLT và phân định phạm vi hạn chế sử dụng, do Cục Bảo mật nhà nước ban hành ngày
27.9.1991) [09]; Ở Pháp, việc tra cứu TLLT trước thời hạn quy định có thể được chấp
thuận cho những cá nhân yêu cầu theo mức độ mà lợi ích của việc khai thác nhằm vào
những TLLT không dẫn đến phạm vi quá đáng đến những lợi ích mà pháp luật yêu cầu
bảo vệ, với điều kiện phải viết đơn yêu cầu tra cứu, sau khi được sự đồng ý của cơ quan
sản sinh tài liệu. Thời gian trả lời đơn xin tra cứu không được quá 2 tháng tính từ ngày
nhận đơn yêu cầu. (Điều L213-3, Luật Lưu trữ Pháp năm 1979, sửa đổi năm 2008) [15].
+ Các cá nhân, tổ chức được giao nhiệm vụ nghiên cứu, biên soạn công trình có ý
nghĩa quốc gia theo Lệnh của Thủ tướng Chính phủ hoặc Tổng thống [65, tr.126].
Việc xét duyệt để được tiếp cận những tài liệu trước hạn trong trường hợp này
phải có ý kiến của các cơ quan có liên quan như: Ban Thư ký Chính phủ, một số Ủy
ban của Nghị viện, cơ quan an ninh… Sau khi hoàn thành công việc, tác giả công
trình phải trình bản thảo cho các cơ quan có liên quan và phải sửa chữa nếu các cơ
quan này yêu cầu.
- Chế độ cho phép tiếp cận rộng rãi ngay sau khi tài liệu được giao nộp, bảo
quản tại các cơ quan LTLS trừ những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng. (Italy, Hà
Lan, Tây Ba Nha…). Như vậy, có thể nói, tại những nước này, quy chế giao nộp tài
liệu vào LTLS quyết định khả năng tiếp cận TLLT. Thời hạn giao nộp tài liệu khác
nhau ở mỗi nước, ví dụ Hà Lan là 30 năm, Italy là 40 năm, Tây Ba Nha là 25 năm
53
[65, tr.128]. Quy định này có ưu điểm là các cán bộ lưu trữ hàng năm không phải bận
tâm về những tài liệu đến hạn công khai. Tuy nhiên cũng có nguy cơ trong trường
hợp chế độ giao nộp tài liệu không được tuân thủ chặt chẽ thì nhiều tài liệu có giá trị
sẽ không đến được tay các nhà nghiên cứu.
Nói chung, việc tiếp cận rộng rãi thông tin và quy định về thời hạn tiếp cận thông
tin TLLT đều được các quốc gia trên thế giới thể chế hóa thành Luật từ rất sớm. Phần
Lan là nước đầu tiên sau chiến tranh thế giới thứ II thông qua Luật Bảo đảm công bố,
thông báo những tài liệu có tính chất công (ngày 9.2.1951). Luật này quy định: “Mọi
công dân Phần Lan có thể tiếp cận những tài liệu công do các cơ quan hành chính ban
hành hoặc nhận được. Trong trường hợp cần thiết, Chính phủ phải ra Sắc lệnh nói rõ
những tài liệu nào không được tự do thông báo” [91, tr.27-28].
Năm 1982, Canada thông qua Luật về thông tin. Luật này quy định quyền được
tiếp cận tài liệu của các cơ quan liên bang “áp dụng cho tất cả các công dân Canada và
kiều dân thường trú” và có kèm bản kê các loại tài liệu không được tự do sử dụng. Luật
Lưu trữ Pháp năm 1979, sửa đổi bổ sung năm 2008 quy định “TLLT được quyền tiếp
cận sau khi hết hạn, toàn bộ cơ quan giữ TLLT công hay tư đều không được từ chối việc
yêu cầu khai thác TLLT vì bất cứ lý do gì” (Điều L213-5) [15]
Đối với TLLT thuộc diện tiếp cận hạn chế, một số các quốc gia như: Trung
Quốc, Hoa Kỳ, Pháp… đã khái quát các nhóm tài liệu sau:
- Tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, quốc phòng, ngoại giao, trật tự xã
hội. Luật Lưu trữ Pháp quy định thời gian tiếp cận là 50 năm kể từ thời gian ghi trên
tài liệu hoặc thời gian của tài liệu gần nhất có trong hồ sơ; Không thể tham khảo
TLLT công mà việc khai thác những tài liệu ấy có khả năng kéo theo sự phát tán
những thông tin có thể thai nghén, chế tạo, sử dụng hay định vị các loại vũ khí hạt
nhân, vũ khí sinh học và vũ khí hóa học hay tất cả các loại vũ khí có ảnh hưởng trực
tiếp, hay gián tiếp việc hủy diệt ở mức tương tự (Điều L213-2) [15]. Ở Trung Quốc
cũng quy định thời gian tiếp cận là 50 năm, trong trường hợp, nếu tiếp cận có thể có
hại đến lợi ích quốc gia thì sau 50 năm vẫn có thể tiếp tục gia hạn (Điều 20, chương
IV, Hướng dẫn thi hành Luật, Quốc vụ viện phê chuẩn ngày 24.10.1990) [09].
Để tiếp cận những tài liệu này phải qua thủ tục giải mật. Việc giải mật có thể
do cơ quan lưu trữ làm trực tiếp thông qua Hội đồng tư vấn có tham khảo ý kiến của
các cơ quan tác giả tài liệu hoặc cơ quan an ninh ngoại giao, ví dụ như Australia, Hoa
54
Kỳ. Tuy nhiên, Trung Quốc cũng có điều khoản quy định cơ quan lưu trữ có vai trò
chính trong việc giải mật TLLT được thực hiện đúng như hạn định trong một số
trường hợp nhất định, ví dụ TLLT mật hình thành trước ngày 1.1.1991 được bảo quản
ở các Viện LTNN, nếu chưa có thông tri thay đổi thời hạn bảo mật, Viện Lưu trữ tiến
hành công tác giải mật những tài liệu đã hết hạn mật (Điều 4, Quy định tạm thời đối
với Viện Lưu trữ các cấp về việc giải mật TLLT và phân định phạm vi hạn chế sử
dụng do Cục Lưu trữ nhà nước, Cục Bảo vệ bí mật nhà nước ban hành ngày
27.9.1991) [09]. Một số nước như: Ấn Độ, Malaysia quy định không tiếp nhận vào
LTLS những tài liệu có thông tin thuộc diện bí mật an ninh, quốc phòng hoặc chưa
được các cơ quan có liên quan giải mật [65, tr.129].
- Tài liệu liên quan đến bí mật đời tư hoặc có những thông tin nếu tiết lộ có
thể làm ảnh hưởng đến cuộc sống hoặc sự an toàn của cá nhân. Đối với những tài liệu
này thời gian hạn chế có thể đến 100 năm hoặc 150 năm, ví dụ như hồ sơ tài liệu về
sức khỏe, bệnh án (Luật Lưu trữ Pháp) [15].
- Tài liệu chứa đựng những bí mật được pháp luật bảo vệ, ví dụ như bí mật
công nghiệp, kinh doanh, tài chính ngân hàng. Ở Hoa Kỳ, Quốc hội bảo đảm sự bí
mật của dữ liệu tài chính và kinh doanh thông qua nhiều luật. Phần lớn các luật này
liên quan đến việc sử dụng các thông tin cụ thể góp phần tạo cơ sở quan trọng cho
Chính phủ trong việc thiết lập bí mật thông tin. Thông tin mật được cung cấp trên cơ
sở tự nguyện hoặc trích xuất theo các điều khoản quy định trong Lệnh của Tòa án đối
với các cơ quan Chính phủ. Tuy nhiên, rất ít cơ quan Chính phủ nhận được trát của
Tòa cho việc lấy thông tin [104, tr.224-236].
- TLLT tư nhân: Hiện nay, nhiều nước đã ban hành các văn bản khuyến khích
việc bảo tồn và lưu trữ tài liệu tư nhân có ý nghĩa lịch sử như: Pháp, Italia. Tuy nhiên,
phần lớn các văn bản này chưa đề cập nhiều đến việc tiếp cận những tài liệu này.
Trong thực tế, một số tài liệu xuất xứ cá nhân bảo quản tại các kho LTLS bằng con
đường hiến, tặng, mua, bán thông thường cũng được tiếp cận theo điều kiện như
TLLT công, trừ khi có những thỏa thuận đặc biệt trong hợp đồng hiến, tặng, mua bán.
- Hạn chế sử dụng do tình trạng vật lý của tài liệu. Quy định của một số quốc
gia không cho phép tiếp cận TLLT có nguy cơ bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng;
không cho phép tiếp cận tài liệu chưa chỉnh lý, sắp xếp, thiếu công cụ tra cứu. Trừ
những trường hợp đặc biệt ngoại lệ, khẩn cấp và các độc giả được biết rõ là người
55
cẩn thận và trung thực. Thay vào đó, độc giả có thể tiếp cận bản sao chụp ở dạng
microphim hoặc bản sao thay thế khác (Luật Lưu trữ Hoa Kỳ) [104].
2.2.5.2. Về chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Quy định về các hình thức SDTLLT
Hầu hết các quốc gia đều quy định các hình thức SDTLLT phổ biến bao gồm
các hình thức sau: Sử dụng TLLT tại phòng đọc, sao chụp, trích dẫn, công bố, triển
lãm TLLT, xuất bản ấn phẩm lưu trữ, cho mượn TLLT. Ngày nay, với sự tiến bộ của
khoa học công nghệ, ngoài các hình thức SDTLLT truyền thống như trên, nhiều quốc
gia còn áp dụng hình thức SDTLLT mới đó là sử dụng TLLT qua mạng internet như:
Hoa Kỳ, Anh, Singapor, Hàn Quốc, Úc…
- Quy định về thủ tục sử dụng TLLT
Luật pháp Lưu trữ liên bang Nga quy định về chứng thực lưu trữ, bản sao lưu
trữ, trích lục lưu trữ chỉ được cấp trên cơ sở thư yêu cầu của người sử dụng. Thư yêu
cầu phải có đầy đủ các thông tin: Tên địa chỉ khi gửi bằng đường bưu điện cho cơ
quan lưu trữ, những nội dung yêu cầu cơ bản, họ tên của người gửi yêu cầu, địa chỉ,
điện thoại, ngày tháng và chữ ký của người yêu cầu. Thời hạn hoàn thành yêu cầu
không quá 15 ngày kể từ thời điểm yêu cầu được ký. Việc trả lại yêu cầu không thuộc
phạm vi của mình phải được thực hiện trong thời hạn 5 ngày kể từ thời điểm nhận
được yêu cầu (Mục 8, Nghị quyết về những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của
lưu trữ của Cục Lưu trữ Liên bang Nga ban hành ngày 06.02.2002).
Luật pháp Lưu trữ Hoa Kỳ quy định, để sử dụng TLLT tại phòng đọc, các lưu
trữ viên yêu cầu người nghiên cứu phải thực hiện các thủ tục như: xuất trình giấy tờ
xác định danh tính, ký xác nhận biên bản nhận tài liệu do lưu trữ giao, đồng thời đảm
bảo quy tắc sử dụng tài liệu theo yêu cầu của cơ quan lưu trữ. Người làm công tác
phục vụ tại phòng đọc phải luôn quan tâm đến những kế hoạch và loại tài liệu mà
người đọc quan tâm, hết lòng phục vụ theo yêu cầu của người đọc. Người đọc sau khi
nhận tài liệu từ cơ quan lưu trữ giao phải có trách nhiệm bảo quản an toàn cho TLLT
(không được dịch chuyển, thay đổi hoặc viết lên TLLT) thông qua việc ký xác nhận
vào một văn bản cam kết. Việc mượn TLLT phải có văn bản chấp thuận của người
đứng đầu cơ quan lưu trữ. Quá trình cho mượn TLLT cần có biên bản giao nhận giữa
cơ quan lưu trữ và độc giả mượn TLLT. Hết thời hạn được ghi trong biên bản, độc
giả phải trả lại cho cơ quan lưu trữ [104, tr.224-236].
56
Đối với người nước ngoài khi sử dụng TLLT thường bị hạn chế hơn so với
công dân trong nước. Ở các quốc gia như: Singapor, Hoa Kỳ, Pháp… thì tất cả các
độc giả trong nước và ngoài nước đều không có sự phân biệt. Tuy nhiên cũng có
những quốc gia (Trung Quốc) yêu cầu độc giả nước ngoài phải thực hiện các thủ tục
riêng như: Phải có giấy giới thiệu của đại diện lãnh sự, các cơ quan nghiên cứu, trường
đại học hoặc hạn chế sử dụng một số loại tài liệu, nhất là tài liệu liên quan đến quân
sự, ngoại giao, biên giới. Tại Ấn Độ quy định phí sao chụp tài liệu đối với độc giả
nước ngoài cao hơn so với độc giả trong nước. Việc cho phép độc giả nước ngoài
tham khảo tài liệu bình đẳng cũng có thể là một trong những điều khoản được đưa
vào nội dung các Hiệp định hợp tác văn hóa, khoa học, kỹ thuật ký kết song phương
hoặc đa phương giữa các nước [65].
- Quy định về thu phí sử dụng TLLT
Việc tiếp cận TLLT có phải nộp phí hay không được luật pháp lưu trữ các
nước quy định khác nhau. Luật pháp Lưu trữ Hoa Kỳ quy định: “Lưu trữ quốc gia
cung cấp dịch vụ sao chép miễn phí cho các cơ quan liên bang khi họ cần cho công
việc hiện tại, các cá nhân, tổ chức khác khi tiếp cận TLLT thì phải trả phí” [104,
tr.224-236]. Tại Trung Quốc, việc SDTLLT được miễn phí đối với đơn vị mình giao
nộp, các cá nhân tự giao nộp, quyên tặng hoặc là cơ quan cấp trên tra cứu phục vụ
công tác. Tất cả các cơ quan và cá nhân SDTLLT để xác nhận nhà đất, tài sản, nợ
nần, học trình, thâm niên công tác, hoạt động sản xuất, xây dựng, thương nghiệp, biên
soạn, xuất bản ấn phẩm thương mại đều phải nộp phí (Quy định về việc thu phí
SDTLLT ban hành ngày 5.10.1987 của Cục LTNN, Cục Vật giá Nhà nước) [09]. Tại
Pháp, việc cấp bản sao, trích lục; chứng thực các bản sao của bản đồ được bảo quản
tại LTLS, thực hiện theo tỉ lệ của bản gốc, bản chính theo cầu của đối tượng liên
quan; chứng thực các bản sao chụp và các bản in sao của tài liệu bảo quản tại LTLS
thì phải nộp phí (Luật Lưu trữ Pháp) [15].
Liên ban Nga, quy định thu phí dịch vụ ngoài việc phục vụ thông thường như
tra tìm hoặc nghiên cứu tài liệu theo chuyên đề trong trường hợp độc giả không có
điều kiện đến trực tiếp. Tuy nhiên, trong trường hợp này, người SDTLLT được thông
báo rõ ràng và công khai dịch vụ nào miễn phí và dịch vụ phải trả tiền để đảm bảo
quyền tiếp cận thông tin một cách bình đẳng cho mọi cơ quan, cá nhân, tổ chức.
- Quy định về công bố TLLT và bản quyền
57
Nhiều nhà nghiên cứu sau SDTLLT tại các kho lưu trữ có ý định công bố một
phần hoặc từng phần nội dung những tài liệu mà họ tìm thấy và việc này nhiều khi
cũng phát sinh các vấn đề pháp lý.
Theo quy định của luật pháp Lưu trữ Trung Quốc, việc công bố TLLT bảo
quản ở Viện LTNN các cấp thuộc thẩm quyền của Viện. Người SDTLLT để phục vụ
cho mục đích nghiên cứu của mình khi trích dẫn TLLT phải ghi chú hồ sơ, đơn vị
bảo quản, không được tự ý công bố TLLT dưới bất cứ hình thức nào. Những TLLT
thuộc sở hữu tư nhân thì đối tượng sở hữu những tài liệu này công bố phải tuân thủ
nguyên tắc không làm tổn hại đến lợi ích nhà nước, xã hội, tập thể và các cá nhân
khác. (Điều 11, Các biện pháp mở cửa đưa TLLT ra sử dụng ở Viện LTNN các cấp
do Cục LTNN ban hành ngày 26.12.1991) [09].
Một số các quốc gia như: Italy, Bỉ quy định đối với TLLT tư nhân hay tài liệu
có xuất xứ cá nhân trao tặng cho LTLS thì bản quyền vẫn quy định quyền tác giả
thuộc về các cá nhân có tài liệu. TLLT được bảo quản trong các LTLS, người nghiên
cứu được phép tự do công bố. Các quốc gia như: Pháp, Đức quy định thu thuế đối với
việc công bố, sử dụng tài liệu cho các ấn phẩm thương mại. Các quốc gia khác như:
Đức, Italy quy định phải công bố nguồn gốc xuất xứ của TLLT hay bắt buộc phải nộp
lưu chiểu một bản cho cơ quan lưu trữ. Riêng những nước theo truyền thống luật pháp
của Anh (Australia, Anh, Ấn Độ…) quy định: “Bản quyền của Nhà nước” đối với
TLLT vì vậy phải được phép của cơ quan lưu trữ trước khi công bố [65, tr.125-133].
Ngoài ra, việc sao chụp tài liệu cũng phải tuân theo Luật Quyền tác giả. Tại nhiều
nước, việc sao chụp TLLT theo yêu cầu của các nhà nghiên cứu được đáp ứng khi không
vi phạm luật và chỉ để phục vụ cho học tập và nghiên cứu. Những bản sao chụp phục vụ
cho mục đích thương mại thì phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Một trong
những khó khăn chủ yếu mà các cơ quan lưu trữ cũng như các nhà nghiên cứu gặp phải
là việc xác định những nội dung nào thuộc về quyền tác giả.
2.2.5.3. Về bảo vệ tài liệu lưu trữ
Tại Hàn Quốc, việc ban hành Luật Quản lý tài liệu công (năm 2000), Luật
Quản lý tài liệu Tổng thống (năm 2007) đã cải tổ quản lý TLLT của quốc gia này.
Mục đích của việc ban hành Luật trên là xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử,
chuẩn hóa công tác quản lý tài liệu và nâng cao quyền được biết của người dân. Sau
khi các Luật trên được ban hành, Lưu trữ Hàn Quốc đã lập tức thu thập các tài liệu
58
có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức đang hoạt động hoặc các cơ quan tổ chức
đã ngừng hoạt động sau 9 năm kể từ khi hình thành ra nó; thiết lập việc sưu tầm và
hệ thống quản lý tài liệu cá nhân. Luật pháp Lưu trữ Hàn Quốc quy định, các tài liệu
cá nhân quan trọng được ghi rõ là “ tài liệu lưu trữ quốc gia” để bảo quản ở cấp độ
quốc gia và được hỗ trợ về tài chính; mở rộng việc sưu tầm TLLT nước ngoài; phát
triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử [13, tr.18-23].
Về vấn đề xuất, nhập cảnh TLLT, luật pháp lưu trữ Liên bang Nga nghiêm
cấm xuất TLLT thuộc sở hữu nhà nước, TLLT tư nhân ra khỏi phạm vi Liên bang
Nga. Trong trường hợp TLLT tư nhân muốn được xuất thì phải qua giám định tài liệu
theo các thủ tục do Chính phủ Liên bang Nga quy định. (Điều 29, Luật Lưu trữ liên
bang Nga năm 2004) [15]
Đối với việc chuyển nhượng, mua bán TLLT bao gồm cả TLLT tư và TLLT
công, luật pháp Trung Quốc quy định, không được chuyển nhượng, trao đổi và bán
TLLT thuộc sở hữu quốc gia cho đơn vị hoặc cá nhân ngoài viện, phòng Lưu trữ. Khi
tập thể, cá nhân cần bán TLLT có giá trị bảo quản đối với quốc gia và xã hội cho đơn
vị và cá nhân ngoài Viện Lưu trữ phải báo cáo trước một tháng cho cơ quan quản lý
hành chính lưu trữ từ cấp huyện trở lên phê chuẩn; Nghiêm cấm bán lấy lời, nghiêm
cấm bán hoặc tặng cho người nước ngoài. [10, tr.45-54].
Về vấn đề bảo vệ TLLT, luật pháp Lưu trữ các nước đều quy định về xây dựng
kho tàng, điều kiện kho tàng để bảo quản an toàn cho TLLT. Đồng thời, trong quá
trình sử dụng TLLT, đối tượng SDTLLT không được làm hỏng, làm mất, lấy cắp,
thay đổi thông tin có trong TLLT. Nếu để xảy ra bất kỳ sai phạm nào, người SDTLLT
sẽ bị xử phạt hành chính, trong trường hợp sai phạm đến mức nghiêm trọng mà cấu
thành tội phạm sẽ bị xử lý, điều tra theo quy định của pháp luật. Ví dụ, luật pháp Lưu
trữ Pháp quy định cụ thể, phạt 7 năm tù và phạt tiền 700.000 franc về tội phá hỏng,
biển thủ, hoặc đánh cắp một văn bản, một chứng thư hay những phông tài liệu công
hoặc tư đã giao cho một viên chức chính quyền hoặc một người chịu trách nhiệm về
một nhiệm vụ của cơ quan công giữ [25, tr.28].
2.2.5.4. Một số bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho chính sách sử dụng tài liệu
lưu trữ ở Việt Nam.
Thứ nhất, về chính sách tiếp cận thông tin, Nhà nước ta cần có những quy định
rõ hơn về thời hạn tiếp cận thông tin TLLT, đối tượng tiếp cận thông tin TLLT, điều
59
kiện tiếp cận thông tin TLLT và trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc cho
phép tiếp cận thông tin TLLT
Trước hết, đối với tài liệu hạn chế tiếp cận, cần phân chia thành các loại: TLLT
công hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nhà nước, tài liệu cá nhân, tài
liệu có nguy cơ bị hư hỏng. Trong mỗi loại tài liệu nêu trên cần căn cứ vào nội dung
và tính chất vật lý của nó mà quy định thời hạn tiếp cận, hình thức, thủ tục tiếp cận
tài liệu.
Ví dụ: Lập danh mục hạn chế SDTLLT công thì phải quy định thời hạn được
phép tiếp cận, loại tài liệu nào được tiếp cận rộng rãi sau thời gian quy định, loại tài liệu
nào được phép tiếp cận trước thời hạn quy định, loại tài liệu nào sau thời gian quy định
được phép tiếp cận nhưng phải qua thủ tục giải mật và các điều kiện tiếp cận.
Thủ tục và thời hạn tiếp cận TLLT cá nhân cũng cần phải rõ ràng. Tài liệu cá
nhân đã được bán, hiến, tặng cho LTLS thì việc tiếp cận những tài liệu này được đối
xử như với TLLT công, trừ khi có những điều, khoản đặc biệt quy định trong hợp
đồng. Thời hạn tiếp cận TLLT cá nhân không quy định chung cho tất cả tài liệu mà
cần phân loại tài liệu với thời hạn thích hợp như: Tài liệu về đời tư cá nhân, tài liệu
về bệnh án, tài liệu về hoạt động khoa học, sáng tác…
Thứ hai, chính sách về tổ chức SDTLLT cần quy định thêm về hình thức sử
dụng TLLT qua mạng Internet, đồng thời quy định rõ hơn các thủ tục, điều kiện, để
thực hiện các hình thức SDTLLT khác.
Về phí sử dụng TLLT, Nhà nước cần quy định cụ thể hơn về phí SDTLLT, trong
đó quy định miễn phí SDTLLT đối với cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào LTLS.
Thứ ba, về chính sách bảo vệ TLLT, Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ về tài
chính, kỹ thuật bảo quản đối với TLLT cá nhân. Việc mua, bán TLLT cá nhân ra
nước ngoài vì mục đích thương mại, ảnh hưởng đến chính trị, an ninh quốc gia, đồng
thời làm mất mát nhiều tài liệu quý hiếm, Nhà nước cần có biện pháp ngăn chặn
những hành vi này, đồng thời khuyến khích các cá nhân, tổ chức trao tặng và bán
TLLT cho các LTLS bằng nhiều hình thức khác nhau.
Nhà nước cần có những quy định cụ thể về xây dựng kho tàng, trang thiết bị để bảo
quản TLLT, xử lý các hành vi xâm hại đến TLLT. Cụ thể như: Quy định các mức xử phạt
hành chính bằng hình thức phạt tiền nếu TLLT bị hư hỏng, hoặc bị làm thay đổi. Trong
trường hợp có các hành vi gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến TLLT như: Làm mất TLLT
60
hoặc lấy cắp TLLT có thể bị xử lý hình sự theo quy định của pháp luật.
Tiểu kết chương 2
Để bắt kịp xu thế của các nước trên thế giới trong vấn đề mở rộng tiếp cận thông
tin TLLT; giúp cho lưu trữ tiến gần hơn với công chúng, sẵn sàng chủ động hợp tác với
các quốc gia vì sự nghiệp phát triển chung của đất nước, nghiên cứu chính sách SDTTLT
là vấn đề cần thiết trong xã hội bùng nổ thông tin như hiện nay.
Nội dung nghiên cứu ở chương 2 là những vấn đề cơ bản như: Khái niệm về
TLLT, giá trị của TLLT, SDTLLT; chính sách công, chính sách SDTLLT đã làm rõ
một số lý luận về chính sách SDTLLT. Ngoài ra, để có cơ sở cho việc phân tích và
đánh giá kết quả thực hiện chính sách, tác giả đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến
nội dung chính sách, các tiêu chí đánh giá chính sách. Trong tiêu chí đánh giá chính
sách, tác giả tập trung các tiêu chí sau: Tính đồng bộ của chính sách, tính hiệu lực của
chính sách, tính hiệu quả của chính sách, tính công bằng của chính sách. Những tiêu
chí này không chỉ cơ sở cho việc đánh giá chính sách mà còn là cơ sở để hoàn thiện
chính sách nhằm đạt được mục tiêu của chính sách.
Bên cạnh đó, ở chương 2 tác giả cũng nghiên cứu kinh nghiệm của các quốc
gia có ngành Lưu trữ phát triển như: Pháp, Hoa Kỳ, Nga, Hàn Quốc, Singapor…để
tìm hiểu về chính sách tiếp cận thông tin TLLT, chính sách tổ chức SDTLLT, chính
sách bảo vệ TLLT. Những kinh nghiệm kiệm này gợi ra cho chúng ta những bài học
hữu ích đối với việc hoàn thiện chính sách SDTLLT phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh
thực tế ở Việt Nam.
61
Chương 3.
THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Ở VIỆT NAM
3.1. Hệ thống cơ sở lưu trữ tài liệu ở Việt Nam hiện nay
Ở Việt Nam, LTLS được tổ chức ở cấp Trung ương và cấp tỉnh. Ở Trung ương
là các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Ở các tỉnh là các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương. Theo quy định của Luật Lưu trữ, nhiệm vụ chính của các
LTLS là thực hiện hoạt động lưu trữ đối với các TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn
được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và các nguồn khác.
Theo Quyết định số 89/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 về quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
trực thuộc Bộ Nội vụ thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ
Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực
hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
Như vậy, hệ thống cơ sở lưu trữ tài liệu ở Việt Nam hiện nay gồm: LTLS cấp
Trung ương và LTLS cấp địa phương. Cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước
đối với ngành Lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Sau đây là hệ thống cơ
sở lưu trữ tài liệu cụ thể ở Việt Nam:
3.1.1. Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương
Các LTLS cấp Trung ương gồm có 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (I, II, III, IV), là
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp thu
thập, bảo quản và tổ chức SDTLLT có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội… được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và của các cá
nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời kì lịch sử của dân tộc Việt Nam.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (TTLTQG I)
TTLTQG I có trụ sở tại Phố Vũ Phạm Hàm, Hà Nội, được thành lập ngày
04.9.1962, là cơ quan LTLS được thành lập sớm nhất trong tổ chức LTNN, gắn liền
với lịch sử hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ngày nay.
Từ khi thành lập, trải qua những năm tháng khó khăn, gian khổ, thời kì đổi
mới và hội nhập, đến nay TTLTQG I đã thực sự trở thành một Lưu trữ quốc gia lớn
mạnh, giữ vai trò quan trọng đối với ngành Lưu trữ cũng như đối với xã hội. TTLTQG
62
I có chức năng trực tiếp quản lí khối TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân thời kì phong kiến, thời kì Pháp thuộc xứ Bắc Kì, tài
liệu của chính quyền thân Pháp ở trong vùng tạm bị chiếm từ năm 1946 đến năm
1954, các tài liệu khác được giao quản lí.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (TTLTQG II)
TTLTQG II được thành lập năm 1976, hiện có trụ sở tại số 2 - Đường Lê Duẩn,
Quận I, thành phố Hồ Chí Minh. TTLTQG II có chức năng quản lí trực tiếp khối
TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân bao
gồm: Tài liệu Sổ bộ Hán Nôm Nam bộ; Tài liệu thời kì Pháp thuộc xứ Nam Kì; Tài
liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Nam Việt Nam (Nam phần) từ
năm 1946 đến năm 1954; Tài liệu thời kì Mĩ – Việt Nam cộng hòa; Tài liệu cơ quan,
tổ chức Trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt
Nam và các tổ chức Trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 trở
về trước; Tài liệu cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Đồng Nai trở vào phía Nam; Các tài liệu khác
được giao quản lí.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQG III)
TTLTQG III được thành lập vào ngày 06.10.1995 theo Quyết định số
118/TCCB của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) và hoạt động theo
Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06.4.2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước, có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội.
TTLTQG III có chức năng trực tiếp quản lí khối TLLT hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương, các cá nhân tiêu biểu của nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam từ năm 1945
đến nay; Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên
khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; Tài liệu của cơ quan,
tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn
từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc; Hồ sơ địa giới hành chính các cấp; Các tài liệu khác
được giao quản lí.
63
Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV (TTLTQG IV)
TTLTQG IV được thành lập vào ngày 25.8.2006 theo Quyết định số 1176/QĐ-
BNV, có trụ sở tại số 02–Yết Kiêu–Phường 5–Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng tức
khu Biệt điện Trần Lệ Xuân trước đây. TTLTQG IV có chức năng trực tiếp quản lí
khối TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
Tài liệu Mộc bản triều Nguyễn; Tài liệu thời kì Pháp thuộc xứ Trung kì; Tài liệu
của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Trung Việt (Trung phần), Cao
nguyên Trung phần từ năm 1946 đến năm 1954; Tài liệu cơ quan, tổ chức của chế độ
Việt Nam Cộng hòa tại các tỉnh Trung nguyên Trung phần (từ tỉnh Quảng Trị đến
tỉnh Bình Thuận) và các tỉnh Cao nguyên Trung phần từ năm 1954 đến năm 1975;
Tài liệu cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên;
Các tài liệu khác được giao quản lí.
3.1.2. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi
là LTLS cấp tỉnh)
Chi cục Văn thư – Lưu trữ các tỉnh được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phòng
Quản lí Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định tại Thông tư số
02/2010/TT-BNV ngày 28.4.2010 của Bộ Nội vụ. Tiếp đó, theo hướng dẫn của Thông
tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31.10.2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiện nay, phần
lớn Chi cục Văn thư – Lưu trữ các tỉnh đều thành lập các Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Theo đó Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự
nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Trung tâm Lưu
trữ lịch sử thực hiện nhiệm vụ của LTLS tỉnh: Trực tiếp quản lý tài liệu có giá trị lịch
sử được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân tiểu biểu ở địa
phương; thực hiện các nghiệp vụ nhằm đưa TLLT ra sử dụng theo đúng quy định của
pháp luật.
3.1.3. Tình hình tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử
- Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương
64
Bảng 3.1. Tổng hợp tình hình TLLT bảo quản tại LTLS cấp Trung ương
TTLTQG TTLTQG Ghi chú TTLTQG TTLTQG I TTLTQG III II IV
Tổng số Khối lượng khoảng >5000 >14.000 <10.000 > 500 (mét giá) 30.784
Thành phần Tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật khoa học- kỹ thuật, tài
tài liệu liệu cá nhân, tài liệu nghe nhìn
Thời gian Từ năm 1448 đến nay tài liệu
Tài liệu trên Vật mang Giấy, ảnh, phim, băng, đĩa, gỗ gỗ chỉ có ở tin TTLTQG IV
Ngôn ngữ Hán- Nôm, Việt, Pháp, Anh
Tập Sắc lệnh của Di sản thế Châu bản Mộc bản Chính phủ Lâm giới/Bảo vật triều triều thời Việt Nam dân quốc gia Nguyễn Nguyễn chủ công hòa
(Nguồn:Thống kê của phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ Trung ương thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước tính đến năm 2017 và tổng hợp của tác giả)
Bảng số liệu trên cho thấy:
- Thành phần tài liệu bao gồm: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học- kỹ thuật,
tài liệu nghe nhìn và tài liệu cá nhân. Tuy nhiên, qua khảo sát của tác giả tài liệu hành
chính chiếm khối lượng chủ yếu.
Tài liệu hành chính có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước qua các
thời kỳ lịch sử ở Việt Nam từ phong kiến cho đến nay. Ví dụ, Châu bản triều Nguyễn
là những văn bản của các vương triều đã được nhà vua “ngự phê” bằng mực son đỏ.
Châu bản triều Nguyễn là các tài liệu hành chính được hình thành trong quá trình
quản lý nhà nước của triều Nguyễn (1802 - 1945), triều đại cuối cùng trong lịch sử
phong kiến Việt Nam; Tài liệu được hình thành trong hoạt động của chính quyền
thuộc địa Pháp; Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thời
kỳ Việt Nam dân chủ cộng hòa và thời kỳ này…
65
Tài liệu khoa học kỹ thuật: bao gồm tài liệu về bản đồ địa giới hành chính qua
các thời kỳ lịch sử, tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học, tài liệu về các công
trình xây dựng như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà
máy Thủy điện Sông Đà…
Tài liệu nghe nhìn: Phản ánh quá trình lao động và chiến đấu của nhân dân
Việt Nam trong suốt chiều dài lịch sử của dân tộc.
Tài liệu cá nhân gồm: Tài liệu của văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu
biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác
- Về vật mang tin: Các Trung tâm lưu trữ quốc gia bảo quản phần lớn tài liệu được ghi
trên giấy; Tài liệu được được ghi trên phim, băng, đĩa chủ yếu tập trung tại Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III, tài liệu ghi trên gỗ chủ yếu tập trung bảo quản tại Trung tâm IV.
Hiện nay, ba Trung tâm đang bảo quản hai tư liệu Di sản tư liệu thế giới và
một Bảo vật quốc gia, trong đó, TTLTQG I bảo quản “Châu bản triều Nguyễn”,
TTLTQG III bảo quản “Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh thời Việt Nam dân
chủ Cộng hòa 1945-1946”, TTLTQG IV bảo quản “Mộc bản triều Nguyễn”.
Bảng 3.2. Tổng hợp tình hình TLLT bảo quản tại LTLS cấp tỉnh và thành phố
trực thuộc Trung ương
Thành phần Tài liệu TLHC TL KH-KT TL Nghe- nhìn Ghi chú tài liệu cá nhân
115 cuộn Phông lưu trữ phim; 2 cuộn băng cá nhân bảo 53.619 mét 1.161 mét video;148 đĩa ghi Khối lượng 2 phông quản tại tỉnh giá giá âm;12 cuộn Khánh Hòa, băng;2216 phim Kiên Giang âm bản, 4558 ảnh
Thời gian của Cuối thế kỷ XIX đến nay tài liệu
Vật mang tin Giấy, gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa
Ngôn ngữ Việt, Anh, Pháp
(Nguồn: Báo cáo thống kê của Cục Văn thư- Lưu trữ nhà nước năm 2017)
Nhìn vào bảng số liệu trên cho thấy:
- Về thành phần tài liệu: Phần lớn tài liệu được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ
66
các tỉnh là tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, ngoài ra là tài liệu nghe
nhìn, tài liệu cá nhân.
Tài liệu hành chính chủ yếu phản ánh quá trình hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của từng đơn vị hình thành phông lưu trữ, trong đó chủ yếu là tài liệu của
UBND, HĐND, tài liệu của các sở, ban, ngành và các cơ quan trực thuộc sở có chức
năng quản lí nhà nước về ngành, lĩnh vực.
Tài liệu khoa học- kỹ thuật: Gồm các đề tài, công trình nghiên cứu, tài liệu kỹ
thuật về các công trình xây dựng, công trình giao thông.
Tài liệu nghe nhìn: Phản ánh các hoạt động của các cơ quan, tổ chức gắn với
lĩnh vực chuyên môn, các hoạt động tổ chức thường niên hàng năm, các sự kiện lớn
diễn ra ở cơ quan, tổ chức.
Tài liệu cá nhân: Được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử địa phương rất ít. Hiện
nay, chỉ có hai phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại LTLS địa phương ở hai tỉnh
Khánh Hòa và Kiên Giang.
Có thể nói, TLLT đang bảo quản tại LTLS của Việt Nam có khối lượng rất
lớn, không chỉ phong phú về nội dung mà còn đa dạng về thành phần. Nó phản ánh
mọi mặt hoạt động của đời sống, kinh tế, chính trị, xã hội của Nhà nước Việt Nam
qua các thời kỳ lịch sử. Đây là những nguồn thông tin quan trọng cần được được tiếp
cận để sử dụng có hiệu quả, phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của
nhân dân ta.
3.2. Phân tích chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
3.2.1. Văn bản quy định chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam
Sau Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng (1986), với chủ trương
mang tính định hướng về bảo tồn và phát huy giá trị TLLT, chính sách sử dụng TLLT
ở Việt Nam đã được Nhà nước ban hành bằng nhiều các hình thức văn bản có giá trị
pháp lý cao như: Hiến pháp, luật, nghị định, chỉ thị, thông tư và một số loại quyết
định cá biệt khác.
Các văn bản thể hiện chính sách SDTLLT Việt Nam bao gồm:
67
Bảng 3.3. Thống kê văn bản quy định chính sách SDTLLT ở Việt Nam
Số TT
NỘI DUNG
CHÍNH SÁCH CHUNG VỀ SDTLLT
Pháp lệnh số: 34/2001/PL-UBTVQH10 của UBTVQH ban hành ngày 04.4.2001 về
01
Lưu trữ quốc gia
Văn bản số:19/VBHN-VPQH của Văn phòng Quốc hội ban hành ngày 18.12.2013 về
hợp nhất Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 ngày 29.11.2005 của Quốc hội và Luật
02
số 36/2009/QH12 ngày 19.6.2009 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của luật
Sở hữu trí tuệ
03
Luật Lưu trữ Quốc gia do Quốc hội ban hành ngày 11.11.2011
Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 03.01.2013 về quy định
04
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
Chị thị số: 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02.3.2007 về
05
việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Nghị định số: 63/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08.6.2010 về kiểm soát
06
thủ tục hành chính
Nghị quyết số: 30c/NQ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08.11.2011 về ban hành
07
chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020
Quyết định số: 579/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 27.06.2012 về phê duyệt
08
quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030
Quyết định số: 744/QĐ-BNV ngày 11.8.2015 của Bộ Nội vụ ban hành về việc công
09
bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.
CHÍNH SÁCH TIẾP CẬN THÔNG TIN TLLT
01
Hiến pháp năm 1992, 2013 do Quốc hội ban hành
Luật Tiếp cận Thông tin do Quốc hội ban hành ngày 06.4.2016
Pháp lệnh số: 30/2000/PL-UBTVQH10 của UBTVQH ban hành ngày 28.12.2000 về
02
bảo vệ bí mật Nhà nước
Nghị định số: 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 28.3.2002 về quy định
03
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước
Thông tư số: 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an ban hành ngày 20.07.2015 về hướng
04
dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28.3.2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
05
Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước do Quốc hội ban hành ngày 15.11.2018
68
Số TT
NỘI DUNG
Thông tư số: 05/2015/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 25.11.2015 về quy định
06
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử
Nghị định số: 22/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 23.2.2018 về quy định chi tiết
07
một số điều và biện pháp thi hành luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 và Luật sửa đổi, bổ sung một
số điều của Luật Sở hữu trí tuệ năm 2009 về quyền tác giả, quyền liên quan.
CHÍNH SÁCH VỀ TỔ CHỨC SDTLLT
Nghị định số: 64/2007/NĐ-CP ngày 10.4.2007 của Chính phủ về ứng dụng công
01
nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
Thông tư số: 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 01.10.2014 quy định
02
về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử
Thông tư số: 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14.11.2016 về quy định mức
03
thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí SDTLLT
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16.02.2015 về cấp bản
04
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch
05
Luật Xuất bản do Quốc hội ban hành ngày 20.11.2012
Nghị định số: 159/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 12.11.2013 quy định
06
xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động báo chí, xuất bản
Thông tư số: 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 24.01.2019 quy định quy
07
trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản
của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức.
CHÍNH SÁCH BẢO VỆ TLLT
Chỉ thị số: 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 07.9.2017 về tăng cường
01
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử
Thông tư số: 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 26.11.2007 về hướng
02
dẫn kho lưu trữ chuyên dụng
Quyết định số: 1784/QĐ-TTg của Thủ Chính phủ ban hành ngày 24.09.2010 về phê
03
duyệt đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương”
Thông tư số: 02/2019/TT-BNV (Thông tư số 02) ngày 24.01.2019 của Bộ Nội vụ về
04
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử đã
quy định và hướng dẫn chi tiết về bảo quản TLLT điện tử
(Nguồn do tác giả thống kê)
69
3.2.2. Chính sách tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ
Chính sách tiếp cận thông tin TLLT là những quy định của Nhà nước về quyền
được tiếp cận thông tin TLLT của các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhằm phát huy giá
trị của TLLT.
Nội dung của chính sách tiếp cận thông tin TLLT bao gồm: Mục tiêu và các giải pháp
chính sách. Trong đó, mục tiêu mà chính sách này hướng tới là bảo đảm quyền tiếp cận thông
tin TLLT trên cơ sở giữ gìn bí mật an ninh quốc gia và bí mật cá nhân được pháp luật cho
phép. Để thực hiện mục tiêu này, các giải pháp chính sách đưa ra bao gồm các quy định
chung về quyền tiếp cận thông tin; quy định về quyền tiếp cận rộng rãi thông tin TLLT; quy
định về quyền tiếp cận hạn chế thông tin TLLT.
3.2.2.1. Quy định chung về quyền tiếp cận thông tin
Cho đến nay, các nước trên thế giới cho dù có khác nhau về thể chế chính trị,
trình độ phát triển kinh tế hay sự khác biệt về văn hoá nhưng trong pháp luật quốc gia
đều có quy định về quyền tiếp cận thông tin của công dân. Tính đến nay trên thế giới
đã có trên 80 quốc gia ban hành các bộ luật riêng để bảo đảm quyền tiếp cận thông tin
công như: Canada ban hành năm 1983, Hunggari năm 1992, Vương quốc Anh năm
2000, Nam Phi năm 2000, Mỹ năm 1966, Liên bang Nga năm 2006, Thái Lan năm
1997, Hàn Quốc năm 1998, Nhật Bản năm 2004, Ấn Độ năm 2005, Trung Quốc năm
2007. Nhìn chung, hầu hết các Luật Tiếp cận thông tin (có thể khác nhau về tên gọi)
trên thế giới đều khẳng định rằng: Mọi công dân đều có quyền tiếp cận thông tin, có
quyền yêu cầu các cơ quan công quyền cung cấp thông tin mà không có nghĩa vụ giải
thích lý do với điều kiện những thông tin này là thông tin chính thức và không nằm
trong những ngoại trừ. Có thể nói, các đạo luật về tiếp cận thông tin trên thế giới đều
nhằm bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của người dân, từ đó thúc đẩy sự trong sạch,
minh bạch về việc công khai thông tin trong các cơ quan công quyền.
Quyền tiếp cận thông tin hay quyền được thông tin ở nước ta đã được thể hiện
trong nhiều chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước. Cương lĩnh xây dựng đất
nước thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội thông qua đại hội VII năm 1991 khẳng định:
Bảo đảm quyền được thông tin... của công dân. Thể chế hoá đường lối của Đảng, Hiến
pháp năm 1992, điều 69 quy định rõ: “Công dân có quyền tự do ngôn luận, tự do báo
chí, có quyền được thông tin… Cụ thể hoá quy định của Hiến pháp nhiều văn bản quy
phạm pháp luật đã được ban hành quy định về quyền được thông tin và trách nhiệm
70
của các cơ quan nhà nước trong việc cung cấp thông tin do cơ quan nhà nước đang
nắm giữ như: Luật Báo chí; Pháp lệnh về Bảo vệ bí mật nhà nước, Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia, Luật Lưu trữ.
Mặc dù đã có nhiều văn bản pháp quy của Nhà nước đưa ra những quy định về
quyền được tiếp cận thông tin, nhưng hiện nay, người dân chủ yếu vẫn thực hiện quyền
tiếp cận thông tin thông qua các phương tiện thông đại chúng như: các cơ quan báo
chí; qua sóng phát thanh của mạng lưới đài phát sóng trong cả nước; qua hình ảnh của
hệ thống đài truyền hình từ Trung ương đến địa phương; thông tin qua mạng internet;
Thông tấn xã Việt Nam.
Để tiếp tục khẳng định vai trò của thông tin, coi thông tin là nguồn lực cho sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Điều 25, Hiến pháp năm 2013 đã nhấn
mạnh: “Công dân có quyền được tự do ngôn luận, tự do báo chí, tiếp cận thông tin,
hội họp, lập hội, biểu tình. Việc thực hiện các quyền này do pháp luật quy định”.
Trong bối cảnh hiện nay, nhu cầu tiếp cận thông tin của người dân ngày một
tăng, trong khi một số cơ quan nhà nước có xu hướng muốn thu hẹp diện công bố
thông tin vì lí do bảo mật, bảo vệ bí mật nhà nước ... Vì vậy, việc luật hóa trình tự, thủ
tục và cách thức tiếp cận thông tin sẽ giúp người dân được bảo vệ quyền lợi chính
đáng, xác định trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc sử dụng thông tin, đồng
thời bảo đảm cơ quan công quyền không né tránh trách nhiệm cung cấp thông tin theo
luật. Sự ra đời của Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 là xu thế tất yếu không chỉ đáp
ứng nhu cầu tiếp cận thông tin của công dân mà còn góp phần khẳng định Việt Nam
đã hội nhập sâu rộng và thực thi đầy đủ các công ước quốc tế, đặc biệt là những công
ước về quyền con người.
Theo khoản 1, điều 2 của Luật Tiếp cận thông tin, thông tin được hiểu là “tin được
chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản
điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan
nhà nước tạo ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn”. Cách hiểu
này nhấn mạnh đến loại thông tin trên các vật mang tin khác nhau và được hình thành, sử
dụng chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Thông tin chứa đựng trong TLLT hiện bảo quản trong các LTLS chính là loại tin
được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhiều cơ
quan nhà nước, được thể hiện trên nhiều vật mang tin khác nhau, phản ánh, đồng thời là
71
minh chứng cho những hoạt động đã diễn ra (thông tin quá khứ) trong quá trình hoạt động
của các cơ quan nhà nước đó. Ngoài ra, LTLS còn bảo quản nhiều tài liệu của cá nhân,
gia đình, dòng họ. Thông tin chứa đựng trong những tài liệu này không chỉ phản ánh đời
sống, sự nghiệp của các cá nhân gia đình, dòng họ nổi tiếng mà còn phản ánh dấu ấn lịch
sử của mỗi thời kỳ khác nhau. Như vậy, nguồn TLLT bảo quản tại các LTLS rất đa dạng
về nội dung, phong phú về loại hình.
Mặc dù, Nhà nước đã khẳng định mọi công dân đều có quyền được tiếp cận
thông tin, song không phải bất kỳ thông tin nào cũng được tiếp cận. Pháp luật chia ra
hai loại thông tin bao gồm: Thông tin tiếp cận rộng rãi và thông tin tiếp cận hạn chế.
3.2.2.2. Quy định về tiếp cận rộng rãi thông tin TLLT
Có thể nói, trước năm 1986, mặc dù Đảng và Nhà nước đã nhận thức rất rõ giá
trị và tầm quan trọng của thông tin trong TLLT, song để tiếp cận thông tin trong TLLT
lại chưa có những quy định rõ ràng. Bản thân các tổ chức lưu trữ, nơi bảo quản TLLT
chỉ quan tâm đến việc bảo quản, giữ gìn chứ không quan tâm nhiều đến việc sử dụng
thông tin TLLT như thế nào cho hiệu quả. Ngày 04. 04. 2001, Ủy ban thường vụ Quốc
hội ban hành Pháp lệnh về Lưu trữ quốc gia. Sự ra đời của bản Pháp lệnh này đã đánh
một dấu mốc quan trọng trong chính sách tiếp cận thông tin TLLT nước ta. Lần đầu tiên,
trong một văn bản có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ lúc bấy giờ đã dành 7
điều (từ điều 18 đến điều 25) quy định về SDTLLT, trong đó có quy định về quyền được
tiếp cận rộng rãi thông tin TLLT. Khoản 1, điều 18, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy
định: “TLLT tại LTLS được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn
xã hội, trừ TLLT thuộc danh mục bí mật nhà nước, TLLT đặc biệt quý, hiếm”. Từ quy
định này, các cơ quan, tổ chức lưu trữ có cơ sở để thực thi nhiệm vụ cung cấp thông tin
từ TLLT cho cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu. Đồng thời, đối tượng SDTLLT
cũng có cơ sở để yêu cầu các quyền lợi chính đáng của mình trong việc tiếp cận thông
tin TLLT.
Kế thừa Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Luật Lưu trữ ra đời năm 2011 đã làm rõ
hơn những vấn đề về sử dụng rộng rãi đối với TLLT có đóng dấu chỉ mức độ mật và
TLLT của cá nhân.
- Tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường
hợp sau:
+ Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
72
+ Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật
nhưng chưa được giải mật;
+Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối
mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
- Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm
cá nhân qua đời, trừ trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.
So sánh với Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, chúng ta nhận thấy rằng, Luật Lưu
trữ đã có một sự đột phá khi khẳng định: Tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được
sử dụng rộng rãi trong các trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, những vấn đề liên quan đến
quy định này vẫn còn nhiều bất cập và không dễ dàng thực hiện.
Trước hết là, tài liệu được tiếp cận rộng rãi khi được giải mật theo quy định về
bảo vệ bí mật nhà nước. Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH về bảo vệ bí mật Nhà
nước do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 28.12.2000 (Pháp lệnh số 30),
điều 11 quy định:
Bộ Công an chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về
bảo vệ bí mật nhà nước và có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thẩm định việc lập và giải mật danh mục bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt
mật và Tối mật trình Thủ tướng Chính phủ quyết định;
+ Quyết định và giải mật danh mục bí mật nhà nước thuộc độ Mật sau khi thống
nhất với người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức có liên quan;
Trước khi Bộ Công an thẩm định việc lập và giải mật danh mục bí mật nhà
nước, phải quy định trách nhiệm của cơ quan lập danh mục bí mật Nhà nước. Quy
định này được thể hiện tại điều 1, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ ban
hành ngày 28.3.2002 về quy định chi tiết Pháp lệnh về bảo vệ bí mật nhà nước (Nghị
định số 33) như sau:
+ Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối
cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ;
người đứng đầu các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở cấp
Trung ương chịu trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước ở cơ quan, tổ chức của
mình. Chủ tịch UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm
lập danh mục bí mật nhà nước của địa phương mình trên cơ sở đề xuất của các Ban,
ngành và UBND cấp dưới trực tiếp;
73
+ Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sau đây gọi chung là
cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương.
Ngoài ra Nghị định số 33 cũng quy định người được ủy quyền cũng có trách
nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước. Người được ủy quyền, được quy định tại điều
02 của Nghị định này được xác định là: Chánh Văn phòng Trung ương Đảng và
Trưởng các Ban của Đảng Cộng sản Việt Nam; Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội; Chủ
nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước.
Việc xác lập trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước của người có thẩm
quyền và cơ quan, tổ chức nêu trên còn để lại một khoảng trống đối với trường hợp,
cơ quan, tổ chức đã giải thể, tài liệu đã nộp vào LTLS thì cơ quan, đơn vị nào sẽ có
trách nhiệm trong việc lập danh mục bí mật nhà nước để trình lên cơ quan có thẩm
quyền thẩm định và quyết định giải mật.
Mặt khác, trong quy trình giải mật, Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20
tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an về hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định
số 33 (Thông tư 33) cũng vẫn còn tồn tại sự bất cập này.
Điểm a, khoản 4, điều 13, Thông tư 33 quy định về trình tự, thủ tục giải mật
TLLT như sau:
“Sau khi tiến hành rà soát các TLLT cần giải mật, người đứng đầu cơ quan
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thành lập Hội đồng giải mật
TLLT tại LTLS cùng cấp, bao gồm: Lãnh đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ làm Chủ tịch Hội đồng; lãnh đạo đơn vị trực tiếp bảo
quản TLLT và đại diện các cơ quan, tổ chức có tài liệu nộp lưu được giải mật; Hội
đồng giải mật làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số và tự giải thể sau
khi tiến hành giải mật…”.
Hội đồng giải mật tài liệu đề xuất người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp quyết định việc giải mật TLLT (điểm
b, khoản 4, điều 13, Thông tư 33).
Với quy định tại văn bản hướng dẫn này, Hội đồng giải mật tài liệu gồm 3
thành phần: Người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn
thư, lưu trữ cùng cấp; lãnh đạo đơn vị trực tiếp bảo quản TLLT và đại diện các cơ
74
quan, tổ chức nộp lưu tài liệu. Nội dung của những quy định này đặt ra 2 vấn đề cần
phải giải quyết:
Một là: Mời đại diện cơ quan, tổ chức nộp tài liệu tham gia vào Hội đồng giải
mật tài liệu nhưng cơ quan tổ chức đó không cử người tham gia thì Hội đồng cũng
không thể thực hiện nhiệm vụ của mình được. Pháp luật chưa có chế tài trong việc xử
lý trường hợp này.
Hai là: Đối với những cơ quan, đơn vị đã giải thể thì sẽ không có đại diện cơ
quan, tổ chức nộp tài liệu tham gia vào Hội đồng giải mật tài liệu.
Đối với những cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào LTLS đã giải thể, Luật
Bảo vệ bí mật Nhà nước do Quốc hội ban hành ngày 15.11.2018 đã xác định: “Đối
với bí mật nhà nước do LTLS lưu trữ, nếu không xác định được cơ quan xác định bí
mật nhà nước thì LTLS quyết định việc giải mật theo quy định của pháp luật về lưu
trữ” (Khoản 5, điều 22). Với quy định này, từ nay trở đi, giải mật TLLT sẽ không bị
lệ thuộc vào cơ quan sản sinh ra tài liệu nữa. Trong trường hợp cơ quan sản sinh ra
tài liệu ngừng hoạt động thì LTLS có quyền quyết định việc giải mật TLLT. Vấn đề
là, LTLS sẽ giải mật như thế nào, quy trình và thủ tục ra sao thì hiện nay vẫn chưa có
văn bản hướng dẫn.
Luật Lưu trữ cũng có quy định đối với những tài liệu chưa được giải mật nhưng
được phép tiếp cận rộng rãi: “…Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu
có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc
đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật” (Điểm b, c,
khoản 4 điều 30, Luật Lưu trữ). Có thể nói, các quy định này đã xác định cơ chế tự giải
mật của TLLT, tạo hành lang pháp lý cho LTLS cũng như công dân, tổ chức được tiếp
cận TLLT một cách rộng rãi. Tuy nhiên, Luật Lưu trữ và các văn bản dưới luật lại chưa
quy định chi tiết về quy trình, thủ tục, thẩm quyền cho phép tiếp cận những tài liệu thuộc
loại này. Tại khoản 6, điều 30 của Luật Lưu trữ còn có thêm quy định: “Tài liệu sau 60
năm kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng
chưa được giải mật có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ
chức thẩm quyền”. Quy định này đặt ra hai câu hỏi:
Trường hợp nào thì tài liệu không được sử dụng rộng rãi theo quyết định của
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền? Để tiếp cận những tài liệu này thì phải xin phép cơ
quan, tổ chức nào?
75
Nghiên cứu trong các văn bản quy phạm pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
từ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000, Nghị định số 33 và Thông tư số 33
cũng chưa có điều, khoản nào quy định cụ thể về vấn đề này.
Theo quan điểm của tác giả, việc được phép tiếp cận rộng rãi tài liệu sau 40
năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật và sau 60 năm kể
từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa
được giải mật là quá dài. Phải chờ cho hết hạn thời gian theo quy định của Luật Lưu
trữ độc giả mới có thể được tiếp cận TLLT, thậm chí cũng không thể tiếp cận được
nếu cơ quan có thẩm quyền chưa cho phép. Thực tế, Luật Lưu trữ đưa ra quy định này
là do Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước chưa có quy định cụ thể về thời hạn bảo vệ bí
mật nhà nước.
Khắc phục những hạn chế nêu trên, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước đã quy định về
thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước là “khoảng thời gian được tính từ ngày xác định độ mật
của bí mật nhà nước đến hết thời hạn 30 năm đối với bí mật nhà nước độ tuyệt mật; 20
năm đối với bí mật nhà nước độ tối mật; 10 năm đối với bí mật nhà nước độ mật; Hết hạn
thời hạn này thì “đương nhiên được giải mật” (Điều 22). Như vậy, căn cứ vào quy định
này, TLLT sẽ được tiếp cận rộng rãi khi hết hạn mật theo cơ chế tự giải mật mà không
phải chờ hội đồng giải mật thực hiện các thủ tục giải mật. Trường hợp không được phép
tiếp cận tài liệu khi đã hết hạn mật, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước cũng quy định rõ ràng
chứ không quy định chung như Luật Lưu trữ là “có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo
quyết định của cơ quan, tổ chức thẩm quyền”. Luật Bảo vệ bí mật nhà nước quy định:
“Thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước được gia hạn nếu việc giải mật gây nguy hại đến lợi
ích quốc gia, dân tộc” (Khoản 1, Điều 20). Thủ tục và hình thức gia hạn được quy định
tại điều 20 của Luật này. Một ưu điểm nữa trong Luật Bảo vệ bí mật nhà nước đó là quy
định về thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước rất linh hoạt. Nghĩa là nó có thể ngắn hơn hoặc
dài hơn thời hạn quy định trong các trường hợp: “ Không còn thuộc danh mục bí mật nhà
nước”- thì đương nhiên được giải mật; Giải mật khi chưa đến hạn để đáp ứng yêu cầu
thực tiễn bảo vệ lợi ích quốc gia, phát triển kinh tế-xã hội, hội nhập, hợp tác quốc tế (Điều
22). Sự linh hoạt này đã tạo điều kiện cho độc giả tiếp cận TLLT một cách thông thoáng
hơn. Tuy nhiên, quy định này lại không áp dụng cho toàn bộ TLLT có đóng dấu chỉ mức
độ mật được bảo quản tại LTLS hiện nay. Bởi lẽ, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước quy định:
“Trường hợp thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước kết thúc trước thời điểm Luật này có hiệu
76
lực thi hành thì phải tiến hành gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định tại
điều 20 của Luật này tính từ thời điểm gia hạn; nếu không được gia hạn thì phải giải mật
theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước” (Điều 28). Quy định này lại làm
hạn chế khả năng tiếp cận TLLT có đóng dấu chỉ mức độ mật đang bảo quản trong các
LTLS hiện nay vì việc giải mật theo quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị
định và Thông tư hướng dẫn thực thi Pháp lệnh còn rất nhiều khó khăn đối với cơ quan,
tổ chức đã giải thể như tác giả đã phân tích ở trên.
Đối với tài liệu cá nhân, Luật Lưu trữ quy định được phép tiếp cận rộng rãi
sau 40 năm kể từ năm cá nhân qua đời. Quy định này rất chung chung nên rất khó
thực hiện. Cụ thể: Quy định không phân loại thành phần TLLT cá nhân, trong những
thành phần đó, tài liệu nào được tiếp cận rộng rãi và cơ quan hay cá nhân nào có thẩm
quyền cho phép cận chúng.
Tại Luật Sở hữu trí tuệ năm 2009 về sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Sở
hữu trí tuệ năm 2005 đã quy định về sử dụng rộng rãi các tác phẩm do cá nhân sáng
tác, bao gồm: Các phẩm văn học, nghệ thuật, khoa học (không bao gồm tác phẩm
kiến trúc, tác phẩm tạo hình, chương trình máy tính). Theo quan điểm của tác giả,
những tác phẩm này nằm trong nhóm tài liệu cá nhân. Điều 1, khoản 6 của Luật Sở
hữu trí tuệ năm 2005 quy định: Tác phẩm do cá nhân sáng tác được sử dụng rộng rãi
khi đã công bố mà “không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao” trong
các trường hợp sử dụng nhằm mục đích nghiên cứu, giảng dạy của cá nhân; không
nhằm mục đích thương mại; trưng bày nơi công cộng để giới thiệu với công chúng;
sao chép để lưu trữ trong thư viện phục vụ nghiên cứu; tuyên truyền cổ động không
thu tiền dưới bất cứ hình thức nào; chuyển tác phẩm sang chữ nổi hoặc ngôn ngữ khác
cho người khiếm thị…Việc sử dụng những tác phẩm không được gây phương hại đến
các quyền của tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả; phải thông tin về tên tác giả và nguồn
gốc, xuất xứ của tác phẩm. Khoản 2, điều 4 và điều 36 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005
quy định quyền tác giả là “quyền của tổ chức, cá nhân đối với tác phẩm do mình sáng
tạo ra hoặc sở hữu”; Chủ sở hữu quyền tác giả là: “Tổ chức, cá nhân nắm giữ một,
một số hoặc toàn bộ các quyền tài sản quy định tại Điều 20 của Luật này”. Các trường
hợp xâm hại đến quyền tác giả được quy định tại điều 28 của Luật Sở hữu trí tuệ năm
2005.
Ngoài quy định tại điều 1, khoản 6, Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, tác phẩm
77
được tiếp cận rộng rãi còn bao gồm các tác phẩm thuộc về công chúng. Theo quy
định tại điều 43, Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, các tác phẩm đã kết thúc thời hạn bảo
hộ theo quy định tại điều 27 của Luật này thì thuộc về công chúng; Mọi tổ chức, cá
nhân đều có quyền sử dụng tác phẩm nhưng phải tôn trọng các quyền nhân thân của
tác giả quy định tại Điều 19 của Luật này.
Toàn bộ các quy định của Luật Sở hữu trí tuệ hiện hành chưa có một điều,
khoản nào quy định về việc sử dụng những tài liệu thuộc loại này tại các LTLS, vấn
đề này sẽ gây khó khăn cho LTLS cũng như độc giả đến LTLS để SDTLLT.
Từ những phân tích trên đây, người nghiên cứu cho rằng, mặc dù pháp luật đã
có quy định về tiếp cận rộng rãi đối với TLLT trong những trường hợp cụ thể. Tuy
nhiên, các trường hợp cụ thể mà pháp luật đưa ra đều không thể hoặc khó có thể thực
hiện được. Các quy định còn thiếu tính thực tế, chưa rõ ràng là một khó khăn rất lớn
để các LTLS đưa TLLT đến với độc giả một cách dễ dàng và thuận tiện. Nhà nước
cần phải hoàn thiện các quy định về tiếp cận rộng rãi thông tin TLLT thì các LTLS
mới có cơ sở để thực hiện, từ đó công chúng mới thực sự được hưởng thụ chính sách
theo mục tiêu đã đặt ra của chính sách.
3.2.2.3. Quy định về tiếp cận hạn chế thông tin TLLT
Điều 30, khoản 2, điểm a, Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu hạn chế sử dụng
trong trường hợp tài liệu không thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ
mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi sẽ có thể ảnh hưởng nghiêm
trọng đến lợi ích nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân”
Quy định chi tiết về tài liệu nằm trong danh mục hạn chế sử dụng, Thông
tư số 05/2015/TT-BNV của Bộ Nội vụ về quy định danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng tại LTLS (Thông tư số 05) đã xác định các loại tài liệu sau đây nằm trong
danh mục hạn chế sử dụng:
+ Tài liệu về biên giới, chủ quyền lãnh thổ quốc gia;
+ Tài liệu về vấn đề dân tộc, tôn giáo;
+ Tài liệu về kinh tế - khoa học kỹ thuật;
+ Tài liệu về cải cách ruộng đất;
+Tài liệu về vấn đề chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao
khác;
+ Tài liệu về đời tư của cá nhân;
78
+ Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu
bổ, phục chế;
+ Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Ngoài ra, tại điều 30, khoản 3, Luật Lưu trữ còn có thêm quy định về tài liệu
hạn chế sử dụng như sau: “Việc sử dụng TLLT thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước”. Những tài liệu thuộc loại này không nằm trong trường hợp đã được giải mật
hoặc tài liệu chỉ mức độ mật được hình thành sau 40, 60 năm kể từ năm công việc kết
thúc. Có thể hiểu rằng đây là những tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải
mật hoặc chưa đến hạn tự giải mật.
Từ quy định của Luật Lưu trữ và Thông tư số 05, tài liệu nằm trong danh mục
hạn chế sử dụng bao gồm 2 loại, đó là:
+ Tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật nhưng chưa được giải mật hoặc chưa
đến hạn tự giải mật.
+Tài liệu nằm trong danh mục hạn chế sử dụng theo Thông tư 05
Điều kiện được tiếp cận những loại tài liệu trên được quy định như sau:
+ Đối với tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật nhưng chưa được giải mật hoặc
chưa đến hạn tự giải mật. Việc sử dụng tài liệu thuộc này phải theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Cụ thể Nghị định số 33 quy định về việc cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam
được tiếp cận thông tin bí mật trong điều kiện sau: “1. Người được giao nhiệm vụ tìm
hiểu, thu thập tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải có giấy chứng minh nhân dân kèm
theo giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được
cấp có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức lưu giữ bí mật đồng ý.
2. Các cơ quan, tổ chức lưu giữ bí mật nhà nước khi cung cấp tin thuộc phạm
vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam phải được cấp có thẩm
quyền duyệt theo quy định sau:
a) Bí mật nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật do người đứng đầu cơ quan, tổ
chức ở Trung ương và địa phương duyệt.
b) Bí mật nhà nước độ Mật do cấp Cục trưởng (hoặc tương đương) ở các cơ quan,
tổ chức ở Trung ương và Giám đốc sở (hoặc tương đương) ở địa phương duyệt”.
Quy định này khẳng định, thông tin bí mật không phải là thông tin không được
79
tiếp cận mà trong trường hợp cụ thể có thể được tiếp cận theo quy định của Nhà nước.
Song các quy định để được phép tiếp cận còn rất chung chung. Theo quy định nêu trên,
LTLS chỉ được cung cấp thông tin cho cơ quan, tổ chức và công dân khi được cấp có
thẩm quyền duyệt. Tuy nhiên, cấp có thẩm quyền là cơ quan, cá nhân nào thì điều 18 của
Nghị định này chỉ xác định là: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa
phương duyệt; cấp Cục trưởng (hoặc tương đương) ở các cơ quan, tổ chức ở Trung ương
và Giám đốc sở (hoặc tương đương) ở địa phương duyệt.
Quy định này không xác định tên cơ quan hay cá nhân nào có thẩm quyền cho
phép tiếp cận thông tin tài liệu mật. Bởi vậy, việc tiếp cận thông tin TLLT chỉ mức
độ mật cũng không dễ dàng thực hiện.
Năm 2018, khi Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ra đời, vấn đề này vẫn còn là khoảng
trống. Tại điều 11 của Luật này quy định về thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu chứa
đựng bí mật nhà nước nhưng cũng không quy định về người có thẩm quyền cho phép
sao, chụp tài liệu thuộc độ tuyệt mật, tối mật và mật đang được bảo quản tại LTLS. Như
vậy, nếu căn cứ vào Luật này, LTLS vẫn chưa có cơ sở cho phép tiếp cận TLLT thuộc
loại này vì mục đích công vụ hay mục đích chính đáng nào khác.
Như vậy, mặc dù khó khăn trong việc tiếp cận TLLT chứa đựng bí mật nhà
nước, do thiếu các quy định hướng dẫn cụ thể. Song ưu điểm mà Luật Lưu trữ và
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước cho ta thấy được rằng, tài liệu chứa đựng bí mật nhà
nước không chỉ bảo quản, bảo vệ an toàn mà còn có thể tiếp cận trong trường hợp cần
thiết. Thậm chí, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước còn khẳng định cấm “lợi dụng, lạm
dụng việc bảo vệ bí mật nhà nước, sử dụng bí mật nhà nước để thực hiện che giấu
hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp hoặc cản trở hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Quy định này như là một hình thức xác định
trách nhiệm của người làm CTLT trong công tác phục vụ SDTLLT theo yêu cầu,
đồng thời, người có nhu cầu SDTLLT cũng có cơ sở để yêu cầu người làm CTLT
phục vụ yêu cầu của mình theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, hạn chế của
Luật này lại không đưa ra các biện pháp chế tài để xử lý các hành vi lợi dụng, lạm
dụng bí mật nhà nước để hạn chế quyền tiếp cận thông tin của độc giả.
+ Đối với tài liệu nằm trong danh mục hạn chế sử dụng theo Thông tư 05
80
Tại điểm c, khoản 2, điều 30 Luật Lưu trữ quy định: Người đứng đầu LTLS
quyết định việc sử dụng tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng. Tuy nhiên, tài liệu
nằm trong danh mục hạn chế sử dụng theo quy định của Thông tư 05 quá rộng nên
người cho phép sử dụng tài liệu thuộc danh mục hạn chế tiếp cận cũng cần phải xem
xét tài liệu nằm trong danh mục này ở nhiều khía cạnh chứ không nhìn nhận một cách
máy móc làm hạn chế việc tiếp cận thông tin TLLT của độc giả. Ví dụ: Theo quan
điểm của chuyên viên phòng Tổ chức SDTLLT tại TTLTQG III, tài liệu về Việt Nam
cho vay, viện trợ cho nước ngoài và vay, viện trợ của nước ngoài cho Việt Nam là tài
liệu nằm trong danh mục hạn chế sử dụng. Nếu xem xét kỹ nội dung này, thì tài liệu
về Việt Nam viện trợ lương thực cho Cu Ba không phải là tài liệu hạn chế tiếp cận.
Cho phép tiếp cận rộng rãi tài liệu có nội dung nói trên sẽ giúp độc giả hiểu rõ hơn
về mối quan hệ ngoại giao giữa Việt Nam và Cu Ba.
Như vậy, việc cho phép tiếp cận tài liệu theo Danh mục tại Thông tư 05 chưa
cụ thể nên vẫn còn phụ thuộc vào nhận thức, quan điểm của người đứng đầu LTLS.
Mặt khác, Thông tư 05 không quy định về thủ tục, trình tự, đối tượng được phép tiếp
cận những tài liệu thuộc loại này cũng gây khó khăn cho các LTLS trong việc phục
vụ độc giả.
Một vấn đề cập nữa đối với danh mục tài liệu hạn chế tiếp cận, đó là TLLT cá
nhân. Trước khi ban hành thông tư 05, điều 16, Nghị định số 01/2013/NĐ- CP của
Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (Nghị định số
01) quy định về TLLT cá nhân hạn chế tiếp cận sau 40 năm kể từ năm cá nhân qua
đời trong trường hợp: “Việc SDTLLT có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến
lợi ích của quốc gia, dân tộc; SDTLLT của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào LTLS
khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép”.
Thông tư 05 quy định rõ hơn về thành phần tài liệu cá nhân hạn chế tiếp cận bao gồm:
Thư tín của cá nhân; Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức; Tài liệu khác chứa
đựng những thông tin thuộc bí mật cá nhân được pháp luật bảo hộ.
Điều kiện để tiếp cận những tài liệu này được quy định tại điều 17, Nghị định
số 01, cụ thể là:
+ Tài liệu bảo quản tại LTLS ở Trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định.
81
+ Tài liệu bảo quản tại LTLS ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
quyết định.
+ TLLT của cá nhân ký gửi vào LTLS còn phải được cá nhân hoặc người đại
diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
Những quy định này vẫn còn chung chung vì chưa đưa ra được các quy trình
và thủ tục tiếp cận TLLT của cá nhân.
Mặt khác, theo nghiên cứu của tác giả, thành phần tài liệu của cá nhân hạn chế
tiếp cận còn bao gồm những tài liệu hình thành ra trong hoạt động sáng tác văn học,
nghệ thuật, khoa học của các cá nhân. Những tài liệu này theo Luật Sở hữu trí tuệ
năm 2005 cũng không thể tiếp cận rộng rãi vì phải “xin phép và trả tiền nhuận bút,
thù lao, các quyền lợi vật chất khác cho chủ sở hữu quyền tác giả” (khoản 3, Điều
20). Ngoài ra, theo điều 7 của Luật này, chủ sở hữu quyền tác giả cũng bị hạn chế
nếu sử dụng quyền này xâm hại đến lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền
và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác và các quy định khác của pháp luật có
liên quan. Trong trường hợp khác, nhằm bảo đảm mục tiêu quốc phòng, an ninh, dân
sinh và các lợi ích khác của Nhà nước, xã hội, Nhà nước có quyền cấm hoặc hạn chế
chủ sở hữu quyền tác giả thực hiện quyền của mình hoặc buộc chủ sở hữu quyền tác
giả phải cho phép tổ chức, cá nhân khác sử dụng một hoặc một số quyền của mình
với những điều kiện phù hợp.
Như vậy, nhìn vào nội dung chính sách này, chúng ta nhận thấy, mục tiêu của
chính sách được xác định là bảo đảm quyền tiếp cận thông tin TLLT cho công chúng,
tuy nhiên các giải pháp chính sách được đưa nhằm thực hiện mục tiêu này còn rất
nhiều bất cập và cần phải hoàn thiện thì việc tiếp cận thông tin TLLT mới thực sự đi
vào cuộc sống.
3.2.3. Chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Chính sách tổ chức SDTLLT là những quy định của Nhà nước về các hình thức
SDTLLT nhằm đưa TLLT đến với công chúng một cách nhanh chóng, dễ dàng và
thuận tiện nhất.
Mục tiêu của chính sách tổ chức SDTLLT là tạo điều kiện thuận lợi để công
chúng được tiếp cận TLLT nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện. Để thực hiện mục tiêu
82
này, giải pháp chính sách đưa ra là những quy định của Nhà nước về các hình thức
SDTLLT, bao gồm: SDTLLT tại phòng đọc; cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu
trữ; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại
chúng và trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày TLLT; trích dẫn TLLT trong
công trình nghiên cứu; mang TLLT ra khỏi LTLS. Ngoài các hình thức SDTLLT
trên, ngày nay với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Nhà nước cũng
cần phải ban hành quy định về các hình thức SDTLLT hiện đại đáp ứng nhu cầu của
người dùng tin ở mọi lúc, mọi nơi.
3.2.3.1. Các hình thức SDTLLT truyền thống
- Sử dụng TLLT tại phòng đọc:
SDTLLT tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng
phổ biến trong các LTLS. SDTLLT tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có
thể trực tiếp SDTLLT hoặc cùng một lúc nghiên cứu được nhiều văn bản cần thiết có
nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc
giả, giới thiệu cho độc giả nhiều TLLT liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ.
Tổ chức phòng đọc tốt, các LTLS có điều kiện để bảo quản an toàn TLLT, tránh sự
mất mát, hư hỏng tài liệu, góp phần bảo vệ bí mật quốc gia. Phòng đọc là nơi tiếp xúc
với nhiều độc giả nên trực tiếp thu nhận được nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả
và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả. Phòng đọc phải
được đặt ở các nơi yên tĩnh, thoáng mát có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên
cứu làm việc. Phòng đọc phải được trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi
cho độc giả tìm kiếm chính xác và đầy đủ tài liệu theo yêu cầu, rút ngắn thời gian
nghiên cứu, tăng năng suất lao động. Để độc giả được phục vụ tốt trong SDTLLT tại
phòng đọc, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11.8.2015 về
việc công bố các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ
(Quyết định số 744). Theo quy định tại văn bản này và Thông tư số 275/2016/TT-
BTC của Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí
SDTLLT ban hành ngày 14.11.2016 (Thông tư số 275), thủ tục hành chính đối với
SDTLLT tại phòng đọc được mô tả ở biểu mẫu sau đây:
Bảng 3.4. Bảng mô tả thủ tục phục vụ SDTLLT của độc giả tại phòng đọc
83
1 Đối tượng được SDTLLT tại phòng đọc
Cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước có nhu cầu SDTLLT tại phòng đọc.
2 Thành phần hồ sơ của cá nhân, tổ chức cần nộp cho LTLS để được SDTLLT tại phòng đọc Bản chính Bản sao
Chứng minh thư nhân dân/Hộ chiếu hoặc Giấy giới thiệu/văn
x
bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi)
x Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu
x Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu
3 Số lượng hồ sơ
01 bộ hồ sơ
4 Thời gian xử lý
Chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; 04 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng hoặc quý hiếm
Nơi tiếp nhận và trả kết quả 5
Phòng đọc
6 Lệ phí
Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí SDTLLT ban hành ngày 14 tháng 11
năm 2016 ( Thông tư số 275)
7 Quy trình thực hiện
STT Trình tự Thời gian Trách nhiệm Biểu mẫu/ Kết quả
84
(BM/KQ)
Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ yêu cầu Cá nhân, tổ Trong giờ Phụ lục số 07; Bước 1 đọc tài liệu tại Phòng đọc chức hành chính số 11
Bước 2 Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu Cá nhân, tổ chức Phụ lục số 08; số 12
Bước 3 Viên chức phòng đọc
Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ; viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề Viên chức Phòng đọc;
Bước 4
nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia phê duyệt. Giám đốc Trung tâm lưu trữ
Bước 5
Viên chức phòng đọc, độc giả
Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.
(Nguồn do tác giả mô tả theo Quyết định số 744)
Nhìn vào bảng biểu trên đây, chúng ta nhận thấy có một số vấn đề cần phân
tích về thủ tục hành chính đối với việc SDTLLT tại phòng đọc:
+ Về thành phần hồ sơ yêu cầu sử dụng tài liệu tại phòng đọc: Theo quy định
đã được trình bày trong biểu mẫu, thành phần hồ sơ yêu cầu về SDTLLT tại phòng
đọc bao gồm: Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu; Giấy giới thiệu hoặc văn bản
đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi); Phiếu đăng ký
sử dụng tài liệu; Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, theo định tại Thông tư
275, một số trường hợp miễn thu phí khi SDTLLT tại phòng đọc. Ví dụ: Các trường
85
hợp là thân nhân gia đình thương binh, liệt sĩ, gia đình có công với cách
mạng…Những trường hợp miễn thu phí này phải có giấy tờ chứng minh. Vậy đó là
những giấy tờ nào cần bổ sung vào hồ sơ yêu cầu SDTLLT của độc giả. Tại Quyết
định 744 chưa đề cập đến vấn đề này.
+ Về thời gian giải quyết: Trong quy định, thời hạn giải quyết hồ sơ là 1 ngày
đối với tài liệu sử dụng rộng rãi và 4 ngày đối với tài liệu hạn chế sử dụng hoặc quý
hiếm. Tuy nhiên, trong thực tế, thời hạn này đôi khi không đảm bảo bởi người có
thẩm quyền phê duyệt vắng mặt vì lý do công tác nên không thể ký phê duyệt. Những
trường hợp như vậy, người sử dụng phải mất thêm thời gian chờ đợi hoặc phải quay
trở lại vào một dịp khác để tiếp cận với hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu. Việc có liên hệ
với độc giả sau khi hồ sơ đã được duyệt hay không phụ thuộc vào thái độ làm việc
của chuyên viên phòng đọc, chưa có quy định chuyên viên phòng đọc bắt buộc phải
liên hệ với độc giả để thông báo về tình hình hồ sơ được duyệt. Nhiều khi độc giả
phải chủ động liên hệ để nắm bắt thông tin.
+ Về mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và phiếu yêu cầu đọc tài liệu
Tại LTLS, người sử dụng phải viết phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu
trong đó có các thông tin cá nhân của người sử dụng như: Tên người sử dụng, số
chứng minh thư, tên cơ quan và địa chỉ, số điện thoại…. Các thông tin này chỉ được
lưu trong hồ sơ bản giấy nên mỗi lần độc giả đến sử dụng tài liệu lại phải khai lại
theo mẫu này. Điều này gây mất thời gian của người nghiên cứu. Thêm vào đó, yếu
tố thông tin như email lại chưa được kê khai khiến cho công tác quảng bá, giới thiệu
tài liệu chưa đến trực tiếp được từng cá nhân cụ thể.
+ Phí sử dụng tài liệu tại phòng đọc:
Trong quy trình thực hiện để SDTLLT tại phòng đọc thiếu bước thu phí tài
liệu (nếu có).
Hiện nay, việc thu phí tại LTLS được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
275. Thông tư này quy định mức thu phí SDTLLT do Nhà nước quản lý tại các LTLS.
Bên cạnh đó, Thông tư quy định rõ đối tượng không thu phí bao gồm: Các cá nhân,
gia đình, dòng họ SDTLLT do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào LTLS; Thân nhân
(cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh
binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ
cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) SDTLLT phục vụ cho việc giải quyết chế
86
độ chính sách của chính mình; Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn
lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng SDTLLT phục vụ cho việc
giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước. Những quy
định này đã thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với những trường hợp
đặc biệt nhằm khuyến khích việc cho, tặng, ký gửi tài liệu vào LTLS, đồng thời tạo
điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết chế độ chính sách cho người có công và người
có hoàn cảnh khó khăn.
Tuy nhiên, tác giả cho rằng, việc miễn phí SDTLLT nên mở rộng thêm cho
một số đối tượng khác. Ví dụ: Các đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu vào LTLS; các
cơ quan nhà nước SDTLLT để phục vụ cho mục đích công vụ. Việc miễn phí
SDTLLT cho các đối tượng này có thể khuyến khích các cơ quan, đơn vị là nguồn
nộp lưu giao nộp TLLT vào LTLS theo đúng quy định, đồng thời tạo điều kiện cho
các cơ quan nhà nước thực thi công vụ một cách dễ dàng, thuận tiện.
- Về cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ:
Về cấp bản sao và chứng thực lưu trữ, điều 33, Luật Lưu trữ quy định:
“1. Việc sao TLLT và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc LTLS thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép SDTLLT cho phép sao TLLT.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc LTLS về nội dung
thông tin hoặc bản sao TLLT do Lưu trữ cơ quan hoặc LTLS đang quản lý. Cơ quan,
tổ chức, LTLS sao TLLT, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản
sao TLLT bản chứng thực lưu trữ.
3. Người được cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.
4. Bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như TLLT gốc trong các
quan hệ, giao dịch”
Về trách nhiệm sao, chứng thực lưu trữ, điều 33 Luật Lưu trữ quy định: Cơ
quan, tổ chức LTLS sao TLLT, chứng thực lưu trữ phải có trách nhiệm pháp lý về
bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ. Tuy nhiên, theo điều 5, Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16.02.2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
(Nghị định số 23) đã liệt kê các cơ quan có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao
và bản chứng thực lại không đề cập đến thẩm quyền và trách nhiệm của LTLS. Quy
định này đưa ra chưa phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ.
87
+ Về thủ tục hành chính cấp bản sao, chứng thực TLLT
Theo quy định tại Quyết định 744, thủ tục hành chính về cấp bản sao, chứng
thực TLLT được mô tả theo biểu mẫu sau:
Bảng 3.5. Bảng mô tả thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ
1 Đối tượng được cấp bản sao, chứng thực TLLT
Độc giả có nhu cầu cấp bản sao và chứng thực tài liệu tại phòng đọc
Thành phần hồ sơ của cá nhân, tổ chức cần nộp cho Bản Bản 2 LTLS để được cấp bản sao, bản chứng thực tại phòng chính sao đọc
Phiếu yêu cầu sao tài liệu (đối với cấp bản sao) x
Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (đối với cấp bản chứng x thực)
3 Số lượng hồ sơ
01 bộ hồ sơ
4 Thời gian xử lý
Theo quy định của các LTLS
5 Nơi tiếp nhận và trả kết quả
Phòng đọc
6 Lệ phí
Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về quy định
mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí SDTLLT ban hành ngày 14
tháng 11 năm 2016 (Thông tư số 275)
7 Quy trình thực hiện
88
Cấp bản sao
Trách Biểu mẫu/ TT Trình tự Thời gian nhiệm Kết quả
Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài Cá nhân, tổ Trong giờ Phụ lục số liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu Bước 1 chức hành chính 09; số 13 sao tài liệu.
Sau khi độc giả điền đầy đủ các
thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao Viên chức
tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ phòng đọc, Bước 2
trình hồ sơ cho Giám đốc Trung Giám đốc
tâm LTLS phê duyệt.
Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ Viên chức đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu Bước 3 phòng đọc và tiến hành thực hiện sao tài liệu.
Lưu hồ sơ cấp bản sao gồm: Phiếu Viên chức yêu cầu sao tài liệu; Bản lưu bản Bước 4 phòng đọc sao tài liệu.
Cấp bản chứng thực
Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu Cá nhân, tổ trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu Bước 1 chức chứng thực.
Sau khi độc giả điền đầy đủ các
thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng Viên chức thực, viên chức Phòng đọc xác Bước 2 phòng đọc nhận các thông tin về nguồn gốc,
địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo
89
quản tại LTLS, gồm: Tờ số, số hồ
sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số
chứng thực được đăng ký trong Sổ
chứng thực. Các thông tin về chứng
thực tài liệu được thể hiện trên Dấu
chứng thực.
Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ
các thông tin vào Dấu chứng thực Viên chức đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, phòng đọc, Bước 3 năm chứng thực, trình Giám đốc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ LTLS ký xác
nhận và đóng dấu của Trung tâm
Lưu hồ sơ cấp bản chứng thực gồm: Viên chức Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu; Bước 4 phòng đọc Bản lưu bản sao tài liệu.
(Nguồn do tác giả mô tả theo Quyết định 744)
Nhìn vào bảng mô tả trên đây, tác giả cho rằng, thủ tục hành chính cấp sao,
bản chứng thực TLLT có một số hạn chế sau:
+ Về thành phần hồ sơ yêu cầu cấp bản sao, bản chứng thực TLLT còn thiếu
giấy tờ như: Chứng minh thư nhân dân/Hộ chiếu hoặc Giấy giới thiệu/văn bản đề
nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi). Thực tế, có nhiều
độc giả sau khi tìm đọc được tài liệu cần thiết cho nhu cầu của mình thì yêu cầu phòng
đọc cấp bản sao, bản chứng thực TLLT. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp độc
giả đến LTLS để yêu cầu cấp bản sao, bản chứng thực chứ không nghiên cứu hoặc
đọc TLLT tại phòng đọc. Bởi vậy, cần bổ sung trong hồ sơ yêu cầu cấp bản sao, bản
chứng thực những giấy tờ nêu trên là cần thiết. Mặt khác, việc cấp bản sao, bản chứng
thực cũng được miễn phí cho một số trường hợp quy định tại Thông tư 275 nên trong
thành phần hồ sơ cũng cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh những trường hợp
được miễn phí.
+ Về thời gian giải quyết: Quyết định 744 không đưa ra quy định cụ thể để
90
giải quyết việc cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu.
Do chưa có quy định cụ thể nên các LTLS tiến hành nội dung này ở những thời gian
khác nhau, không có sự thống nhất, gây khó khăn cho độc giả có nhu cầu cấp bản
sao, chứng thực lưu trữ.
+ Về lưu hồ sơ cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ: Theo quy định, viên chức
phòng đọc phải lưu một bản sao hoặc bản chứng thực trong hồ sơ của độc giả với các
yêu cầu sao hoặc chứng thực lưu trữ. Điều này gây lãng phí văn phòng phẩm và gia
tăng số lượng bản sao ở LTLS trong khi có thể đối chiếu hoặc kiểm tra từ bản gốc,
bản chính trong hồ sơ lưu trữ.
+ Về quy trình thực hiện cấp bản sao, chứng thực lưu trữ: Thiếu bước tiếp
nhận bản chứng thực, bản sao của độc giả; Thiếu bước thanh toán phí sao và chứng
thực lưu trữ (nếu có).
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:
Xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày TLLT cũng là hình thức SDTLLT
được áp dụng tương đối phổ biến ở các LTLS, đặc biệt là LTLS cấp Trung ương.
Tùy theo mục đích của hoạt động tuyên truyền, giới thiệu TLLT mà TLLT có
thể được giới thiệu toàn văn, trích dẫn hay dưới dạng tóm tắt nội dung thông tin văn
bản, được minh họa có chú thích nguồn gốc, thuận tiện cho việc tra cứu tài liệu gốc.
Bên cạnh việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có TLLT có thể tự biên soạn và xin phép
xuất bản ấn phẩm lưu trữ thì các các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác cũng thể liên kết
với cơ quan, tổ chức, cá nhân có TLLT để xuất bản những ấn phẩm riêng theo mục
đích nghiên cứu riêng nhưng phải có trích dẫn đầy đủ nguồn tài liệu được tham khảo
từ TLLT.
Vấn đề khó khăn trong xuất bản ấn phẩm lưu trữ hiện nay là Nhà nước chưa
có văn bản quy định hướng dẫn cụ thể việc biên soạn các ấn phẩm lưu trữ. Ví dụ:
+ Trường hợp nào thì biên soạn những ấn phẩm lưu trữ là thông tin cấp I, cấp
II, III và trường hợp nào thì được biên soạn toàn văn TLLT?
+ Ấn phẩm lưu trữ sau khi xuất bản được công bố rộng rãi hay hạn chế? Hình
thức công bố là bán hay tặng? Nếu công bố hạn chế thì những cơ quan, tổ chức, cá
nhân nào được phép tiếp cận.
Ngoài hình thức xuất bản ấn phẩm lưu trữ, triễn lãm TLLT cũng được các
LTLS sử dụng để tuyên truyền, giới thiệu TLLT.
91
Triển lãm, trưng bày TLLT là một những hình thức SDTLLT độc đáo, hoạt
động mở, có sức lan tỏa, tác động sâu rộng đến nhận thức của công chúng bởi nó có
thể giới thiệu trực quan nhiều tài liệu tới nhiều đối tượng cùng thời điểm, cùng không
gian. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về phát huy giá trị TLLT
ban hành ngày 03.02.2007 (Chỉ thị số 05) đã nêu rõ các cơ quan, tổ chức trong phạm
vi trách nhiệm phải “bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm,
trưng bày TLLT”. Chỉ thị của Thủ tướng là cơ sở pháp lý quan trọng, mở đầu cho sự
phát triển mạnh mẽ của hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT. Từ năm 2007, lịch sử
ngành Lưu trữ Việt Nam ghi nhận sự phát triển mạnh mẽ, rộng và đều khắp hoạt động
triển lãm, trưng bày tài liệu được bắt nguồn từ các LTLS.
Tuy nhiên, hoạt động triển lãm giới thiệu TLLT chỉ diễn ra thường xuyên ở
các LTLS cấp Trung ương, các LTLS cấp tỉnh rất khó áp dụng hình thức này do thiếu
văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ triển lãm TLLT, kinh phí tổ chức và cơ chế phối
hợp giữa lưu trữ và các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, Nhà nước cũng chưa có chính
sách để thu hút sự tham gia của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân khác trong việc
hỗ trợ kinh phí để tăng cường cho các hoạt động triển lãm TLLT trong các sự kiện
quan trọng của đất nước hay của địa phương.
- Giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin đại chúng và trang thông tin
điện tử:
Trong thời gian qua, TLLT nước ta đã được tuyên truyền, phổ biến trên rất
nhiều trên các phương tiện thông tin đại chúng và trang thông tin điện tử của cơ quan,
tổ chức lưu trữ. Đối với tài liệu được sử dụng rộng rãi, Luật Tiếp cận thông tin năm
2016, điều 20 đã khẳng định: “Cơ quan nhà nước cung cấp thông tin có trách nhiệm
cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời cho cơ quan thông tin đại chúng, những thông
tin theo quy định của pháp luật phải được công khai trên phương tiện thông tin đại
chúng ; Việc đăng, phát thông tin trên báo chí thực hiện theo quy định của pháp luật
về báo chí. Khi đăng, phát thông tin, cơ quan thông tin đại chúng phải bảo đảm tính
đầy đủ, chính xác, kịp thời của thông tin”.
Các hình thức công khai thông tin được quy định ở Luật này như sau: “Đăng tải
trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Công khai trên
phương tiện thông tin đại chúng; Đăng Công báo; Niêm yết tại trụ sở cơ quan nhà nước và
các địa điểm khác; Thông qua việc tiếp công dân, họp báo, thông cáo báo chí, hoạt động
92
của người phát ngôn của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật; Các hình thức
khác thuận lợi cho công dân do cơ quan có trách nhiệm công khai thông tin xác định”.
Những quy định này là cơ sở để cơ quan lưu trữ sử dụng các phương tiện thông tin đại
chúng nhằm tuyên truyền, phổ biến giới thiệu về TLLT.
- Về trích dẫn tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu:
Tại điểm a, khoản 2, điều 29 của Luật Lưu trữ quy định: “Cơ quan, tổ chức,
cá nhân khi SDTLLT phải có nghĩa vụ chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của TLLT và cơ
quan, tổ chức quản lý TLLT; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu được công bố, giới
thiệu, trích dẫn TLLT”.
Mặc dù quy định này được thể hiện ở trong Luật Lưu trữ nhưng hiện nay chưa
có văn bản nào hướng dẫn cụ thể về cách thức trích dẫn và chỉ dẫn nguồn gốc của
TLLT trong các công trình nghiên cứu. Bởi vậy, nhiều công trình khoa học cách thức
chỉ dẫn và trích dẫn khác nhau. Mặt khác, việc tham khảo TLLT để phục vụ cho
nghiên cứu lịch sử, văn hóa, văn học, nghệ thuật…có vai trò quan trọng để khẳng
định tính chân thực của công trình nghiên cứu. Bởi TLLT là nguồn tư liệu gốc, có độ
tin cậy cao. Tuy nhiên, trong các tiêu chí để đánh giá, thẩm định các công trình nghiên
cứu này chưa thấy được vai trò của việc trích dẫn những nguồn tư liệu gốc từ TLLT.
Đối với vấn đề công bố TLLT trong các công trình nghiên cứu, hiện nay chưa
có quy định nào của Nhà nước đề cập tới. Ví dụ: Trong công trình nghiên cứu, người
nghiên cứu có được phép công bố TLLT đã sử dụng trong quá trình tiếp cận TLLT
tại các LTLS hay không? Nếu được phép công bố thì công bố toàn văn hay một phần
nội dung thông tin TLLT? Nội dung thông tin nào được công bố rộng rãi? Nội dung
thông tin nào bị hạn chế hoặc không được phép công bố.
- Mang TLLT ra khỏi LTLS:
Điều 34, Luật Lưu trữ quy định về việc mang tài liệu ra khỏi LTLS cụ thể:
“ 1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang TLLT ra khỏi Lưu trữ cơ quan, LTLS để
phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn TLLT đó.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc
mang TLLT tại LTLS ra nước ngoài; quy định việc mang TLLT ra khỏi LTLS để sử
dụng trong nước.
3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang TLLT đã được đăng ký ra nước ngoài phải
93
thông báo cho LTLS nơi đăng ký biết.
4. TLLT tại LTLS, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại LTLS trước khi
đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm TLLT”.
Những quy định này là một sự khẳng định, TLLT dù đã được đưa vào bảo
quản an toàn trong LTLS nhưng vẫn có thể đưa ra ngoài để phục vụ khi có nhu cầu.
Tuy nhiên, quy định này còn mang tính khái quát, chưa đưa ra những nội dung cụ thể
như: Xác định loại tài liệu nào được phép mang ra khỏi LTLS, thời gian phải chuyển
lại tài liệu vào LTLS, đối tượng được đưa tài liệu ra khỏi LTLS, trình tự và thủ tục
để mang tài liệu ra khỏi LTLS.
3.2.3.2. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0
Cuộc Cách mạng 4.0 đang biến đổi toàn thế giới và tác động mạnh mẽ tới từng
lĩnh vực của cuộc sống. Những khái niệm mới như: Công dân số, doanh nghiệp số,
văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh trở nên phổ biến, trở
thành xu hướng tất yếu.
Xuất phát từ nhu cầu quản lý và sử dụng thông tin ngày càng nhiều của các bộ
phận trong xã hội, đòi hỏi tìm kiếm, xử lý, lưu trữ …nguồn thông tin phải được tiến
hành một cách nhanh chóng, chính xác, tin cậy và chất lượng tốt. Đối với yêu cầu
mới đặt ra này, các hình thức tổ chức thông tin truyền thống nói chung đã bộc lộ
những mặt hạn chế, chưa đáp ứng được hết những vấn đề thực tiễn đặt ra, trong đó
hình thức SDTLLT truyền thống cũng không nằm ngoài điều này.
Do sự tiến bộ của khoa học-công nghệ, bên cạnh các TLLT truyền thống trên
giấy và các vật mang tin khác, ngày nay TLLT điện tử đã được hình thành và việc sử
dụng TLLT dưới dạng thông điệp điện tử đã và đang trở thành thách thức mới cho
các cơ quan lưu trữ.
Quy định về TLLT điện tử trong Luật Lưu trữ mới chỉ dừng lại ở nội dung:
TLLT điện tử được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang
tin khác thông qua các thiết bị công nghệ, ví dụ: máy scan, máy ảnh; Tài liệu được số
hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số
hóa … (Điều 13, Luật Lưu trữ). Như vậy tính pháp lý của TLLT điện tử chưa được
quy định đầy đủ, rõ ràng. Đối với tài liệu số hóa, quy định khẳng định không có tính
pháp lý vì không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa. Đối với tài liệu được hình
94
thành ở dạng thông điệp dữ liệu thì chưa có quy định về tính pháp lý. Tuy nhiên, tại
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP (Nghị định số 64) ngày 10.4.2007 của Chính phủ về
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định giá trị
pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao
dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các
cơ quan nhà nước”. So sánh giữa quy định của Luật Lưu trữ và quy định tại Nghị
định số 64 về tính pháp lý của TLLT điện tử có điểm khác nhau như sau: Một mặt
Luật Lưu trữ quy định tài liệu số hóa cũng là tài liệu điện tử nhưng tài liệu số hóa
không có giá trị thay thế tài liệu đã số hóa, ví dụ: Bản chính của văn bản đã được số
hóa thì bản số hóa đó không có giá trị thay thế bản chính. Mặt khác, Nghị định số 64
lại quy định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy nếu phù hợp với pháp
luật về giao dịch điện tử. Sự khác nhau của những quy định trên là do chưa có văn
bản quy định về thể thức của văn bản điện tử. Chính sự khác nhau nhau này nên nhiều
cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử.
Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Thông tư số 01) quy định quy trình trao đổi, lưu
trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức do Bộ Nội vụ ban
hành ngày 24.01.2019 đã quy định cụ thể về thể thức của văn bản điện tử bao gồm cả hai
loại: văn bản được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu và văn bản đã được số hóa. Đối với
văn bản được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu thì “thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ- CP ngày 14.5.2016 của
Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19.01.2011 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố
thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan tổ chức quy định tại
điều 12, điều 13 Thông tư này” (Điều 9, Thông tư số 01). Về chữ ký của người có thẩm
quyền và con dấu của cơ quan tổ chức được thể hiện trên văn bản điện tử được quy định
tại điều 12, điều 13 của Thông tư số 01, bao gồm các quy định về vị trí, hình ảnh, thông
tin tên cơ quan tổ chức.
Đối với văn bản được hình thành ở dạng số hóa, tính pháp lý được quy định:
“Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy
đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức
95
thực hiện số hóa” (Điều 3, Thông tư số 01). Hình thức và vị trí trình bày chữ ký số
của văn bản ở dạng số hóa được quy định tại điều 6 của Thông tư số 01.
Có thể nói, từ năm 2011, Luật Lưu trữ đã thừa nhận TLLT điện tử nhưng cho
đến nay, tính pháp lý của TLLT điện tử mới được quy định một cách chặt chẽ rõ ràng.
Đó chính là cơ sở để các cơ quan, tổ chức lưu trữ tiến hành các hình thức SDTLLT
mới, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin ở thời kỳ Cách mạng công nghiệp 4.0. Thời
kỳ này, các hình thức SDTLLT đang và sẽ trở thành xu thế của các quốc gia trên giới
bao gồm: Sử dụng TLLT trên mạng xã hội, Xuất bản ấn phẩm lưu trữ điện tử, Triển
lãm trực tuyến TLLT, Sử dụng phòng đọc trực tuyến…Những hình thức sử dụng này
mặc dù còn mới mẻ nhưng lại đem lại nhiều ưu việt trong việc quảng bá, giới thiệu
TLLT đến công chúng.
- Sử dụng TLLT trên mạng xã hội
Mạng xã hội là phương tiện có nhiều ưu việt để quảng bá, marketing nguồn thông
tin phong phú, thu hút người sử dụng thông qua việc chia sẻ các hình ảnh, video. Vì vậy,
hiện nay hầu hết các cơ quan lưu trữ ở các nước châu Âu đều sử dụng mạng xã hội:
Twitter, Facebook, Instagram, Youtobe để giới thiệu TLLT. SDTLLT thông qua mạng
xã hội có nhiều ưu thế hơn so với các phương tiện truyền thông xã hội khác như: Phản
hồi trực tiếp với cơ quan lưu trữ thông qua những bình luận của mình. Từ đó, cơ quan lưu
trữ ngày càng cải thiện chất lượng dịch vụ của mình để cạnh tranh trong môi trường hiện
nay. Cách thức phản hồi có thể trực tiếp trên giao diện của cơ quan lưu trữ hoặc thông
qua địa chỉ email được công bố của cơ quan lưu trữ; Cung cấp tài khoản cá nhân nhằm
phục vụ cho lưu trữ và tìm kiếm tài khoản của cá nhân được dễ dàng. Các cơ quan lưu trữ
cung cấp đối với người sử dụng một sự đăng nhập cá nhân trên giao diện của cơ quan lưu
trữ nhằm mục đích nắm bắt thông tin về đối tượng sử dụng TLLT và quản lý các dữ liệu
mà người sử dụng khai thác được. Ngoài ra, họ còn cung cấp đối với người sử dụng chức
năng lưu trữ những thông tin đã được tìm kiếm hoặc thậm chí xây dựng cơ sở dữ liệu
hoặc những công cụ tra cứu riêng; Tiếp cận thông tin bằng nhiều ngôn ngữ. Tính năng
tiếp cận thông tin bằng nhiều ngôn ngữ cho phép người sử dụng có thể tiếp cận với thông
tin bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Từ đó mở rộng việc quảng bá hình ảnh cũng như giới
thiệu thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng ở các cơ quan lưu
trữ; Tìm kiếm theo các lĩnh vực dựa trên từ khóa tìm kiếm trong một khối lượng lớn thông
tin có sẵn. Thực chất đó là những thông tin đã được lọc để đưa ra những kết quả có sự
96
liên kết về mặt nội dung với nhau. Các cơ quan lưu trữ cũng sử dụng tính năng này trong
công tác tìm kiếm thông tin trong lĩnh vực lưu trữ, tuy nhiên việc áp dụng này chưa được
phổ biến.
Ở Việt Nam, việc sử dụng TLLT trên mạng xã hội đã được áp dụng ở các LTLS
nhưng các quy định hướng dẫn về đưa TLLT lên mạng xã hội chưa có văn bản nào đề
cập tới. Đó là các quy định về loại hình, nội dung TLLT được phép đưa lên mạng xã
hội; quy định về bản quyền, về bảo mật thông tin; quy định về thẩm quyền công bố tài
liệu trên mạng xã hội.
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ điện tử
Khái niệm xuất bản ấn phẩm điện tử có thể còn xa lạ đối với nhiều người,
nhưng bản chất là việc một tác phẩm thay vì xuất bản thành sách và đưa ra thị trường,
thì được đăng tải lên internet ở một website của nhà xuất bản đã đăng ký hoạt động
xuất bản điện tử. Như vậy, xuất bản ấn phẩm lưu trữ cũng như xuất bản ấn phẩm lưu
trữ thông thường nhưng thay việc xuất bản thành sách, trên giấy bằng việc đăng tải
trên mạng internet của một nhà xuất bản được phép hoạt động theo quy định của pháp
luật. Tuy nhiên, những quy định của pháp luật liên quan đến xuất bản ấn phẩm điện
tử nói chung và xuất bản ấn phẩm lưu trữ điện tử nói riêng hiện nay đặt ra nhiều vấn
đề cần phải được làm sáng tỏ.
Theo Luật Xuất bản năm 2012, hoạt động xuất bản bao gồm các lĩnh vực xuất
bản, in và phát hành xuất bản phẩm. Hiện nay, Nhà nước mới chỉ cho phép các đơn
vị tư nhân tham gia hoạt động in ấn và phát hành sách. Xuất bản ấn phẩm điện tử
cũng có những công đoạn tương tự xuất bản truyền thống, chỉ khác ở giai đoạn sử
dụng phương tiện điện tử để tạo ra xuất bản phẩm điện tử. Luật Xuất bản không quy
định thế nào là phương tiện điện tử.
Khái niệm này chỉ được tìm thấy tại khoản 10, Điều 4 của Luật Giao dịch điện
tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử,
kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương
tự”. Xuất bản phẩm điện tử bao gồm 2 loại: Loại được chuyển sang hình thức điện tử
từ xuất bản phẩm đã được xuất bản hợp pháp dưới hình thức khác, ví dụ loại được số
hóa từ các ấn phẩm sách đã được xuất bản; Loại được tạo lập bằng phương thức điện
tử, chưa được xuất bản dưới hình thức khác và có quyết định xuất bản của tổng giám
đốc (giám đốc) nhà xuất bản hoặc giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh của
97
cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động xuất bản.
Như vậy, pháp luật không còn giới hạn xuất bản ở dạng vật chất như sách theo
cách hiểu truyền thống, mà mở rộng sang môi trường số hóa. Tuy nhiên, nếu hiểu
theo khái niệm về xuất bản ấn phẩm điện tử như trên thì việc một người tạo lập và
đăng tải bài đăng của mình lên một trang mạng xã hội như: Facebook, instagram…
sẽ được coi là hành vi xuất bản điện tử. Bởi lẽ trong trường hợp này, có thể giải thích
bài đăng là một xuất bản phẩm điện tử, việc đăng tải là xuất bản, và máy tính là
phương tiện điện tử. Dù rằng, bản chất của hành vi này hoàn toàn khác với bản chất
của hoạt động xuất bản được quy định trong luật ở chỗ: Một bên là hoạt động cá nhân
mang tính chất nhỏ lẻ, tự phát, mang tính riêng tư; Một bên là hoạt động của một đơn
vị được cấp giấy phép hoạt động xuất bản có tính chất quy mô, có tổ chức, công khai.
Vì thế, các nhà làm luật cần nghiên cứu về vấn đề này để tránh gây hiểu nhầm khi áp
dụng pháp luật.
Nhằm đảm bảo các quy định của Luật Xuất bản được thực thi đầy đủ và nghiêm
túc, Nghị định 159/2013/NĐ-CP ngày 12.11.2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính
trong hoạt động báo chí, xuất bản được ban hành (Nghị định số 159). Có thể kể đến
những hành vi vi phạm như: xuất bản, phát hành xuất bản phẩm điện tử trước khi có văn
bản chấp thuận của tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả; xuất bản, phát hành xuất bản phẩm
điện tử trên mạng internet không có tên miền internet Việt Nam theo quy định của pháp
luật; không đăng ký hoạt động xuất bản, phát hành xuất bản phẩm điện tử với cơ quan
nhà nước có thẩm quyền theo quy định. Theo đó, các vi phạm liên quan đến xuất bản
điện tử có nguy cơ bị phạt tiền ở mức cao nhất là 10 triệu đồng, có thể kèm theo hình
phạt bổ sung là tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm; áp dụng biện pháp khắc phục hậu
quả: bị buộc gỡ bỏ các xuất bản phẩm điện tử vi phạm.
Mặc dù Nghị định số 159 có quy định về xử lý các hành vi sai phạm trong xuất
bản ấn phẩm điện tử nhưng chưa có quy định với đối với ấn phẩm lưu trữ điện tử. Để
biên soạn các ấn phẩm lưu trữ điện tử cần phải sử dụng đến TLLT, bởi vậy xuất bản
các ấn phẩm lưu trữ điện tử cần phải có các quy định chặt chẽ để đảm bảo vừa phát
huy giá trị của TLLT vừa bảo vệ bí mật nhà nước.
- Triển lãm TLLT trực tuyến
Từ những năm 1990, bên cạnh hình thức triển lãm truyền thống, triển lãm trực
98
tuyến là một trong những hình thức được chọn lựa để giới thiệu TLLT tại các bảo tàng,
cơ quan lưu trữ các nước đến đông đảo công chúng trên thế giới. Triển lãm trực tuyến
được xem là một bộ sưu tập đa phương tiện dựa trên web (webbased hypermedia
collection) của các hiện vật triển lãm được tạo ra, thu thập, lưu trữ trong môi trường
mạng; được thiết kế theo một chủ đề, ý tưởng cụ thể; được khai thác bởi công nghệ và
thiết kế hiện đại nhằm mang đến những trải nghiệm khám phá, học tập, nghiên cứu, giải
trí cho người xem. Hiện nay, các cuộc triển lãm trực tuyến trên thế giới được thiết kế dựa
trên các phần mềm như ViEx System (Breiteneder và Platzer, 2001), Norfolk System
(Vercoustre và Paradis, 1999), XMP-CMS (Hong et al., 2001)... Triển lãm trực tuyến
không tốn phí cho độc giả thưởng thức và có ý nghĩa quan trọng bên cạnh hình thức triển
lãm truyền thống. TLLT bảo quản trong các cơ quan lưu trữ, đặc biệt là các tài liệu bằng
các chất liệu hữu cơ như: Giấy, gỗ, da... luôn đối mặt với nguy cơ bị biến đổi, hủy hoại
theo thời gian và điều kiện môi trường. Vấn đề đặt ra cho các cơ quan lưu trữ là làm thế
nào để đưa TLLT đến với đông đảo công chúng mà vẫn đảm bảo điều kiện bảo quản
nghiêm ngặt, đặc biệt đối với các tài liệu đang hoặc có nguy cơ hư hỏng, nhạy cảm với
các yếu tố môi trường. Triển lãm trực tuyến góp phần kéo dài tuổi thọ của TLLT bằng
cách khai thác giá trị của tài liệu một cách gián tiếp thông qua các bản số hóa của tài liệu
gốc, áp dụng các phương pháp, kỹ thuật hiện đại để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
một cách nhanh chóng, kịp thời. Chẳng hạn, hình thức triển lãm trực tuyến giúp hạn chế
sự tác động trực tiếp của các yếu tố môi trường tại phòng triển lãm đến TLLT như: Nhiệt
độ, cường độ ánh sáng, độ ẩm, tia cực tím, thông gió... theo quy định tại tiêu chuẩn ISO
11799, tiêu chuẩn Anh 5454:2000, tiêu chuẩn Mỹ ANSI/NISO Z39.79-200...; các tác
động ngoại lực trong quá trình đóng gói, tháo dỡ, vận chuyển TLLT đến phòng triển lãm;
hay các yêu cầu về bảo đảm an toàn, an ninh cho tài liệu khi trưng bày triển lãm. Bên
cạnh đó, triển lãm trực tuyến còn giải quyết được các rào cản về không gian, thời gian
và vị trí địa lý, giúp người xem trên toàn thế giới tiếp cận đến những TLLT vô giá đang
được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ 24/24 giờ. Triển lãm trực tuyến được thiết kế
hợp lý và khoa học sẽ mang lại những trải nghiệm chân thật không kém hình thức triển
lãm truyền thống. Triển lãm trực tuyến dễ dàng bổ sung, cập nhật mới các tài liệu triển
lãm, bổ sung thêm các tính năng học tập và giải trí, mua sắm trực tuyến, diễn đàn trực
tuyến. Ngoài ra, triển lãm trực tuyến còn mang đến nhiều cơ hội học tập, nghiên cứu,
hợp tác, giao lưu cho người xem với nhiều nội dung phong phú, đa dạng qua các tính
99
năng tương tác tích hợp.
Ngày nay, với việc áp dụng khoa học công nghệ cùng những thành tựu tiên
tiến của công nghệ thông tin, mạng không dây và Web 2.0, triển lãm trực tuyến TLLT
được thiết kế, tổ chức ngày càng hoàn thiện và hấp dẫn, dần trở thành một loại hình
khai thác, tổ chức SDTLLT được ưa chuộng trên thế giới. Triển lãm trực tuyến giải
quyết được một số hạn chế trong SDTLLT như thời gian mở cửa có giới hạn tại nơi
triển lãm, địa điểm triển lãm. Ngoài việc mang đến cho người xem các giá trị tinh
thần và vật chất vô giá của TLLT qua các nội dung mô tả, chú thích, hình ảnh, màu
sắc, âm thanh sống động, các cuộc triển lãm trực tuyến được giới thiệu trên website
còn có khả năng tương tác trực tiếp với người xem thông qua các công cụ, dịch vụ,
sản phẩm được cung cấp trực tuyến. Người thưởng thức triển lãm có thể theo dõi và
thậm chí là đóng góp vào quá trình triển lãm thông qua các hình thức như: Diễn đàn,
công cụ tương tác, sử dụng các dịch vụ trực tuyến.
Triển lãm trực tuyến TLLT đã được áp dụng ở các nước tiên tiến như:
Singapor, Hoa Kỳ, Canada… nhưng đối với Việt Nam, hình thức SDTLLT này còn
mới mẻ, chưa có quy định hướng dẫn. Những quy định để áp dụng triển lãm trực
tuyến TLLT đặt ra cho các các cơ quan quản lý Nhà nước hiện nay đó là: Quy định
về loại hình tài liệu, nội dung tài liệu được triển lãm; Quy định về xử lý truy cập trái
phép, lấy thông tin trái phép, làm mất hoặc thay đổi thông tin, virus tấn công hệ thống
phần mềm và các hệ thống thông tin; Quy định về vi phạm bản quyền; kiểm soát việc
công bố các TLLT cá nhân liên quan đến chính trị và an ninh quốc gia, mua, bán trực
tuyến TLLT.
- Phòng đọc trực tuyến
Phòng đọc trực tuyến là phương thức đọc TLLT thông qua máy vi tính, điện
thoại thông minh nối mạng đối với một máy chủ ở nơi khác có lưu giữ sẵn TLLT và
phần mềm cần thiết để có thể hỏi, yêu cầu, điền thông tin của độc giả từ xa nhằm thỏa
mãn nhu cầu SDTLLT của độc giả ở mọi lúc, mọi nơi. Để sử dụng được phòng đọc
trực tuyến, TLLT phải được số hóa hoặc tồn tại ở dạng TLLT điện tử.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03.01.2013 quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ (Nghị định số 01), trong đó khuyến khích việc thực hiện dịch vụ SDTLLT
điện tử trực tuyến đối với những tài liệu được phép sử dụng rộng rãi. Tiếp theo Nghị định số
01, Bộ Nội vụ tiếp tục ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27.6.2012 về phê duyệt
100
quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (Quyết định số
579). Nội dung văn bản này đề ra chỉ tiêu cụ thể đối với thông tin của TLLT (thuộc diện sử
dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ
nhu cầu khai thác, sử dụng của công chúng.
Nghị định số 01 và Quyết định số 579 đã đề cập đến SDTLLT điện tử thông
qua dịch vụ sử dụng trực tuyến. Tuy nhiên, các quy định của hai văn bản này mới chỉ
dừng lại ở một số khâu trong quy trình xây dựng Phòng đọc trực tuyến. Các quy định
về quy trình phòng đọc trực tuyến; tiêu chí lựa chọn TLLT phục vụ xây dựng danh
mục tài liệu cho phép phục vụ trên mạng diện rộng; các chuẩn được áp dụng đối với
cơ sở dữ liệu; thiết kế cổng thông tin điện tử của phòng đọc chưa được được đề cập
đến trong các văn bản hiện nay.
3.2.4. Chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ
Chính sách bảo vệ TLLT là những quy định của Nhà nước về quyền và trách
nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc bảo quản và bảo vệ an toàn cho TLLT
nhằm kéo dài tuổi thọ của TLLT, tránh mất mát, hư hỏng và giữ gìn tính nguyên vẹn
cho TLLT.
Để thực hiện mục tiêu của chính sách bảo vệ TLLT, các giải pháp chính sách
được đưa ra bao gồm: Quy định của Nhà nước về bảo quản TLLT, Quy định của Nhà
nước về bảo vệ TLLT.
- Quy định về bảo quản TLLT
Lưu trữ là hoạt động có ý nghĩa quan trọng nhằm lưu giữ và truyền lại cho
muôn đời sau những thông tin quá khứ có giá trị đặc biệt trên nhiều phương diện. Nếu
xảy ra những rủi ro trong bảo quản TLLT thì không thể bù đắp được vì TLLT thường
là bản chính, bản gốc, hầu hết là độc bản. Trong những năm qua, các nhà khoa học
và các nhà quản lý trong lĩnh vực lưu trữ trên thế giới và Việt Nam đã không ngừng
đề xuất các chính sách và biện pháp thực thi để hướng tới mục tiêu ngăn ngừa, hạn
chế tối đa những nguy cơ gây hư hỏng TLLT. Ở Việt Nam, Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia đã khẳng định: “TLLT phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ; TLLT có
giá trị phải được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng” (Điều 21, mục 2). Cụ thể
hóa quy định của Pháp lệnh Lưu trữ, ngày 26.11.2007, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban
hành Thông tư số 09/2007/TT-BNV (Thông tư số 09) về hướng dẫn kho lưu trữ
chuyên dụng. Theo Thông tư này, kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo xây dựng
101
đầy đủ các hạng mục như: “Khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ
lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công
chúng” (Điều 1). Việc bố trí kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, được thực
hiện theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24.9.2010 của Thủ tướng Chính phủ về
việc phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương”. Đề án này hỗ trợ đầu tư xây mới kho lưu trữ chuyên dụng
cho các tỉnh chưa có kho lưu trữ; Hỗ trợ sửa chữa, cải tạo kho lưu trữ cho các tỉnh đã
có kho lưu trữ nhưng chưa đảm bảo về diện tích và điều kiện kỹ thuật bảo quản an
toàn TLLT; Hỗ trợ mua sắm thiết bị bảo quản TLLT cho các tỉnh đã có kho lưu trữ
chuyên dụng nhưng thiếu trang thiết bị bảo quản an toàn TLLT. Đến năm 2011, Luật
Lưu trữ đã đưa ra quy định chặt chẽ hơn vai trò của người đứng đầu trong việc bảo
quản TLLT: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho
lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ
để bảo vệ, bảo quản an toàn TLLT và bảo đảm việc sử dụng TLLT”. Tiếp tục khẳng
định tầm quan trọng của công tác bảo quản TLLT đối với phát huy giá trị của TLLT,
Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07.09.2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công
tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và LTLS. Theo đó, Chỉ
thị quy định: “Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo
quản an toàn TLLT theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác TLLT có hiệu
quả”. Đồng thời, Chỉ thị số 35 cũng xác định trách nhiệm: “Bộ trưởng Bộ Nội vụ phối
hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định của pháp luật.
Như vậy, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác bảo quản TLLT trong thời gian
qua đã thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với vấn đề này. Đây là cơ sở pháp lý
quan trọng để cơ quan, tổ chức lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn. Tuy nhiên,
nếu phân tích một cách đầy đủ, bên cạnh những ưu điểm thì hệ thống pháp luật lưu
trữ còn một số nội dung chưa đề cập tới. Cụ thể là thiếu cơ chế kiểm soát thực thi,
thiếu chế tài xử phạt nghiêm khắc. Trong quản lý, điều hành, quy phạm pháp luật là
điều kiện cần nhưng chưa đủ. Để đảm bảo các quy phạm được thực thi thì cần có cơ
chế kiểm soát và chế tài xử phạt nghiêm minh. Những yếu tố này được coi là khoảng
trống pháp lý trong hệ thống pháp luật về lưu trữ của Việt Nam dẫn đến tình trạng
tùy tiện, thực hiện thì tốt mà không thực hiện cũng không sao.
102
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, TLLT điện
tử được hình thành ở nhiều cơ quan, tổ chức, Thông tư số 02/2019/TT-BNV (Thông
tư số 02) ngày 24.01.2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử đã quy định và hướng dẫn chi tiết về bảo
quản TLLT điện tử. Trong đó, đáng chú ý là những điểm sau:
+ Làm rõ một số khái niệm liên quan đến lưu trữ điện tử như: Cơ sở dữ liệu
TLLT, hệ thống quản lý TLLT điện tử, sự cố tin học, phương tiện lưu trữ, sao lưu,
TLLT số hóa (Điều 3).
+ Quy định chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu TLLT, gồm: TLLT
số hóa, tài liệu phim ảnh, tài liệu âm thanh (Điều 6). Trong đó, chuẩn đầu vào của TLLT
số hóa được quy định thống nhất với tiêu chuẩn số hóa tại Thông tư số 01.
+ Quy định những nguyên tắc, yêu cầu của việc bảo quản TLLT điện tử, kiểm
tra, sao lưu, phục hồi phần mềm và có cơ sở dữ liệu TLLT (Chương III).
Mặc dù những nội dung quy định tại Thông tư số 02 ngắn gọn, súc tích nhưng
việc triển khai thực hiện các nghiệp vụ quản lý cơ sở dữ liệu lại rất chi tiết, tỉ mỉ, cụ
thể đối với từng loại hình tài liệu (số hóa, ảnh, ghi âm, ghi hình) và từng loại phông
(đóng, mở) trong các lưu trữ. Hệ thống phụ lục tại Thông tư này cung cấp những
hướng dẫn và biểu mẫu chi tiết cho từng trường hợp cụ thể. Việc số hóa TLLT đã
được tiến hành tại nhiều cơ quan, tổ chức từ lâu để bảo quản toàn cho TLLT. Tuy
nhiên, phải đến khi Thông tư số 01 và Thông tư số 02 ra đời, việc bảo quản TLLT số
hóa mới có cơ sở để thực hiện vừa bảo đảm các tiêu chuẩn đầu vào, vừa bảo đảm tính
bảo mật của các thông tin tài liệu đã được số hóa.
- Quy định về bảo vệ TLLT
Để bảo vệ an toàn cho TLLT, việc quy định về quản lý thống nhất TLLT là một
yêu cầu cần thiết. Tuy nhiên khái niệm quản lý và sở hữu TLLT cần phải được phải được
làm rõ để tránh thất lạc, mất mát TLLT, mua bán TLLT trái phép hoặc đưa TLLT ra
nước ngoài mà không có sự kiểm soát. Bởi lẽ, chủ sở hữu TLLT có quyền được quyết
định đối với tài liệu thuộc sở hữu của mình. Nhưng theo nguyên tắc quản lý thống nhất
TLLT, bảo đảm an toàn xã hội và an ninh quốc gia thì chủ sở hữu muốn mua, bán, trao
đổi TLLT không được thực hiện tùy tiện mà phải theo quy định của pháp luật. Ở Việt
Nam những quy định về sở hữu TLLT chưa được rõ ràng.
Luật Lưu trữ, điều 3, khoản 3 có “thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT”, tuy
103
nhiên chưa có quy định cụ thể về tài liệu nào thuộc sở hữu Nhà nước hay sở hữu tư.
Tại khoản 2, điều 38 của Luật Lưu trữ quy định: “Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước
Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông Lưu trữ
Nhà nước Việt Nam”; Khoản 9, điều 2, Luật Lưu trữ quy định: “ Phông Lưu trữ Nhà
nước là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn
vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác
được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước; Điều 5, Luật Lưu trữ quy định:
“Những tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là tài liệu cá nhân)
có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia,
xã hội được đăng ký thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Như vậy, căn cứ vào
các quy định Luật Lưu trữ, Nhà nước quản lý toàn bộ tài liệu hình thành ra trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân
dân, tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị chứ không quy định Nhà nước
sở hữu đối với những TLLT này.
Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, sửa đổi năm 2009 mặc dù không quy định rõ
các thành phần TLLT thuộc sở hữu nhà nước và sở hữu tư nhân nhưng trong một số
trường hợp cụ thể, Luật quy định:
+ Tác giả có quyền sở hữu đối với tác phẩm của mình (Điều 4);
+ Nhà nước có quyền sở hữu đối với các tác phẩm khuyết danh; Tác phẩm còn
trong thời hạn bảo hộ mà chủ sở hữu quyền tác giả chết không có người thừa kế, người
thừa kế từ chối nhận di sản hoặc không được quyền hưởng di sản; Tác phẩm được chủ
sở hữu quyền tác giả chuyển giao quyền sở hữu cho Nhà nước. (Điều 42)
Như vậy, những quy định về sở hữu TLLT tại Việt Nam mới chỉ dừng lại ở sở
hữu nhà nước và sở hữu tư đối với tài liệu được hình thành trong hoạt động của cá
nhân. Những tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được
đề cập. Khoảng trống trong chính sách này gây khó khăn trong việc quản lý thất lạc,
mất mát, mua bán và đưa TLLT ra nước ngoài. Việc không xác định rõ thành phần
TLLT thuộc sở hữu nhà nước cũng sẽ dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi hoặc
nghiêm cấm mua bán đối với tài liệu hình thành ra trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức nhà nước nhưng do cá nhân lưu giữ.
Luật Lưu trữ Việt Nam tuy không quy định về sở hữu TLLT cá nhân nhưng
104
lại có quy định về quyền và nghĩa vụ của cá nhân có tài liệu.
Khoản 3,4, Luật Lưu trữ quy định: Về quyền, cá nhân có quyền hiến tặng, ký gửi
tài liệu cho các lưu trữ; thỏa thuận việc mua bán. Về nghĩa vụ, cá nhân chỉ được hiến, tặng
hoặc bán cho LTLS các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia. Quy định này còn chung
chung, chưa bảo vệ được an toàn TLLT cá nhân thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Cụ thể, các quy định chưa hướng dẫn về quy trình mua bán TLLT, chưa khuyến khích
được các cá nhân, tổ chức hiến, tặng, bán TLLT cho LTLS, chưa xác định nội dung cụ thể
của những tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, chưa quy định các biện pháp chế tài xử
lý các hành vi vi phạm mua bán hoặc chuyển nhượng trái phép. Trong trường hợp, để bảo
vệ các TLLT thuộc sở hữu cá nhân có điều kiện bảo quản kém, Nhà nước cũng chưa có
quy định về trưng mua hoặc trưng thu nếu thấy cần thiết.
Trong quá trình sử dụng TLLT, những hành vi có thể gây nguy hại đến TLLT
cũng cần phải được bảo vệ. Luật Lưu trữ quy định các hành vi bị cấm trong quá trình
SDTLLT: “Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất TLLT; Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch
nội dung TLLT” (Điều 8, Luật Lưu trữ). Quy định này xác định rõ trách nhiệm của
người làm CTLT cũng như độc giả trong quá trình SDTLLT, tuy nhiên vẫn còn thiếu
các biện pháp để xử lý các hành vi vi phạm trên. Thông tư số 10 chỉ quy định: “Nếu
có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo
quy định của pháp luật” (Điều 3, khoản 3, điểm a). Quy định này chưa cụ thể vì chưa
xác định rõ các hành vi làm giả, sửa chữa, hoặc làm sai lệch TLLT sẽ bị xử phạt hành
chính hay bị truy tố trách nhiệm hình sự.
Đối với TLLT chứa đựng bí mật nhà nước, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước quy định
chi tiết về các hành vi bị cấm trong quá trình SDTLLT. Cụ thể là: Cấm làm lộ, chiếm
đoạt, mua bán bí mật nhà nước, làm sai lệch, hư hỏng, mất tài liệu; mang tài liệu chứa bí
mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ trái pháp luật; sử dụng các thiết bị công nghệ để phát
tán và trao đổi thông tin tài liệu có chứa đựng bí mật nhà nước…(Điều 5). Những quy
định này giúp cho các LTLS xác định rõ trách nhiệm của mình trong quá trình bảo quản
và cung cấp thông tin TLLT có chứa đựng bí mật nhà nước. Đồng thời, LTLS cũng có
cơ sở để thông tin, tuyên truyền đến người SDTLLT nắm bắt tính chất quan trọng của
TLLT có chứa đựng bí mật nhà nước để sử dụng TLLT đúng mục đích, đúng yêu cầu và
không trái với quy định của pháp luật hiện hành.
Mặc dù Luật Lưu trữ và Luật Bảo vệ bí mật nhà nước đã quy định chi tiết các
105
hành vi bị cấm; quy định về trách nhiệm của người quản lý TLLT và người SDTLLT
để bảo vệ an toàn cho TLLT nhưng ở cả hai văn bản luật này đều chưa quy định các
hình thức xử lý vi phạm gây tác hại xấu hoặc mất an toàn cho TLLT.
Nghiên cứu văn bản trước năm 1986, các hình thức xử lý vi phạm để bảo vệ
an toàn cho TLLT trong quá trình SDTLLT đã được đề cập đến một cách chi tiết hơn,
đó là Sắc lệnh số 69/SL ngày 10.12.1951, đặt chế độ giữ gìn bí mật quốc gia. Sắc lệnh
có 7 điều, trong đó có 2 điều liên quan trực tiếp đến bảo vệ TLLT trong quá trình
SDTLLT. Cụ thể là: “Nếu ai lấy cắp tài liệu bí mật quốc gia sẽ bị truy tố trước tòa
như tội phản quốc, còn ai sơ suất để lộ bí mật quốc gia hoặc đánh mất tài liệu sẽ tùy
từng trường hợp cụ thể để trừng phạt”. Như vậy, nếu so sánh Sắc lệnh này với các
văn bản quy phạm pháp luật sau năm 1986 thì quy định về chế tài xử lý các hành vi
vi phạm về bảo vệ TLLT vẫn còn là khoảng trống.
3.3. Đánh giá kết quả thực hiện chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam
3.3.1. Những kết quả đạt được của các chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam
3.3.1.1. Về chính sách tiếp cận thông tin
Chính sách tiếp cận thông tin đã tạo hành lang pháp lý để công chúng được
tiếp cận rộng rãi các thông tin nói chung, thông tin trong TLLT nói riêng. Các cơ
quan, tổ chức nắm giữ thông tin cũng xác định rõ hơn trách nhiệm của mình trong
việc cung cấp thông tin đến công chúng theo quy định của pháp luật. Đối với ngành
Lưu trữ, việc ban hành chính sách tiếp cận thông tin là cơ sở để các LTLS đưa TLLT
đến gần hơn với công chúng. Đồng thời, các tổ chức lưu trữ này cũng có cơ hội để
quảng bá hình ảnh của chính cơ quan, đơn vị mình. Đó là những việc mà các LTLS
trước đó không thể thực hiện được do bị ràng buộc bởi những quy định mang tính bó
hẹp. Công việc của người làm CTLT rất thầm lặng, xã hội và công chúng không biết
nhiều đến công việc của họ. Bản thân những người trong nghề cũng luôn cho rằng,
công việc của họ đòi hỏi tính bảo mật cao nên việc giao lưu và tiếp xúc với bên ngoài
bị hạn chế. Chính sách tiếp cận thông tin ra đời không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho
ngành Lưu trữ phát triển mà còn tạo cơ hội để người dân biết đến giá trị của TLLT.
Tuy nhiên những quy định về tiếp cận thông tin còn nhiều hạn chế, nên việc giải mật
TLLT tại các LTLS vẫn còn ở mức độ khiêm tốn. Kết quả dưới đây chứng minh điều
đó:
Bảng 3.6. Tổng hợp tình hình giải mật TLLT tại các LTLS
106
Tài liệu Tài liệu
STT Tên lưu trữ lịch sử được giải chưa được Ghi chú
mật giải mật
Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương
01 Trung tâm lưu trữ quốc trữ I x
02 Trung tâm lưu trữ quốc gia II Chưa nhiều x
03 Trung tâm lưu trữ quốc gia III Chưa nhiều x
04 Trung tâm lưu trữ quốc gia IV Chưa nhiều x
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
01 Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà nội x
02 Trung tâm Lưu trữ thành phố Hải Phòng x
03 Trung tâm Lưu trữ tỉnh Lào Cai x
04 Trung tâm Lưu trữ tỉnh Nghệ An x
05 Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà tĩnh x
06 Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Bình x
07 Trung tâm Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh x
08 Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ x
09 Trung tâm Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long x
(Nguồn do tác giả phân tích qua phiếu khảo sát tại các LTLS, trích phụ lục số 04, 05)
Bảng số liệu trên được tác giả khảo sát tại các LTLS ở Trung ương và LTLS
ở ba miền Bắc, Trung, Nam (Đại diện mỗi miền là 3 tỉnh hoặc thành phố trực thuộc
Trung ương). Nhìn vào số liệu này, chúng ta nhận thấy, việc giải mật TLLT mới chỉ
thực hiện tại các LTLS cấp Trung ương, LTLS cấp tỉnh chưa tiến hành, điều này gây
khó khăn cho việc tiếp cận rộng rãi thông tin TLLT. TTLTQG I là nơi có nhiều tài
liệu được giải mật nhất vì tài liệu được bảo quản tại Trung tâm hình thành từ thời
phong kiến và thời kỳ chính quyền thuộc địa Pháp trước năm 1945 nên hầu hết các
tài liệu đều có thể phục vụ cho tra cứu rộng rãi. TTLTQG III đã giải mật tài liệu
phông Phủ Thủ tướng (1954-1985), phông Văn phòng Chính phủ (1957-1995, 1996-
2002), một số tài liệu thuộc Phông Lưu trữ của tỉnh Đồng bằng Tháp Mười. TTLTQG
II và IV cũng đã tiến hành giải mật TLLT nhưng số lượng rất ít. Nguyên nhân dẫn
đến thực trạng này là do các quy định về giải mật TLLT của nước ta hiện nay còn
107
chưa rõ ràng và khó thực thiện.
Đối với tài liệu được hình thành sau 40 năm kể từ năm công việc kết thúc, có đóng
dấu mật nhưng chưa được giải mật; tài liệu hình thành sau 60 năm kể từ năm công việc
kết thúc có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật thì một số ít LTLS ở địa
phương (Hải Dương, Ninh Bình, Phú Yên, Kiên Giang) cho phép tiếp cận nhưng quy trình,
thủ tục tiến hành khác nhau. Ví dụ: LTLS tỉnh Hải Dương, Phú Yên cho phép tiếp cận như
tài liệu bình thường (tài liệu tiếp cận rộng rãi); LTLS tỉnh Kiên Giang phải trình chủ tịch
UBND tỉnh quyết định; LTLS tỉnh Ninh Bình ban hành văn bản thông báo về TLLT đã
hết hạn mật để độc giả quan tâm đến LTLS sử dụng TLLT.
Trong quá trình phỏng vấn chuyên sâu đối với người làm CTLT tại các LTLS
để tìm hiểu tài liệu đóng dấu chỉ mức độ mật có thực sự chứa đựng những thông tin
mật hay không? Hầu hết các các câu trả lời đều cho rằng, thực tế một số tài liệu không
chứa đựng thông tin mật nhưng vẫn đóng dấu chỉ mức độ mật như: Giấy mời họp,
thông báo, công văn thông thường. Việc tùy tiện đóng dấu chỉ mức độ mật vào TLLT
là do tài liệu được hình thành từ cách đây vài chục năm, vấn đề xác định thông tin mật
không rõ ràng và chưa có cơ sở pháp lý nên đóng dấu chỉ mức độ mật có khi phụ thuộc
vào cảm tính của cơ quan ban hành văn bản. Tài liệu khi đã đóng dấu chỉ mức độ mật
thì việc giải mật những tài liệu này vẫn theo quy định của pháp luật hiện hành. Bởi
vậy, đây cũng là lý do gây khó khăn cho độc giả trong việc tiếp cận TLLT có đóng
dấu chỉ mức độ mật.
Đối với tài liệu hạn chế tiếp cận theo Danh mục tại Thông tư 05 thì các LTLS
cấp Trung ương đã cho phép tiếp cận nhưng LTLS cấp tỉnh chưa cho phép tiếp cận do
thiếu quy định về thủ tục, trình tự, đối tượng được phép tiếp cận tài liệu.
3.3.1.2. Về chính sách tổ chức SDTLLT
Chính sách tiếp cận thông tin đã tạo hành lang pháp lý quan trọng để Nhà nước
tiếp tục ban hành chính sách tổ chức SDTLLT. Từ đó, các LTLS mới áp dụng và mở
rộng nhiều hình thức SDTLLT, giúp độc giả dễ dàng và thuận lợi trong việc tiếp cận
và SDTLLT. Có thể nói, một số quy định phù hợp với thực tiễn đã tác động trực tiếp
tới hiệu quả SDTLLT. Kết quả hoạt động SDTLLT tại các LTLS dưới đây đã chứng
minh được điều này.
- Các hình thức SDTLLT truyền thống tại LTLS cấp Trung ương
Tổng hợp từ kết quả các phiếu khảo sát thực tế tại các TTLTQG, đồng thời tra
108
cứu số liệu từ Báo cáo Tổng kết hàng năm (từ năm 2012-2017) của các TTLTQG,
hoạt động SDTLLT có được những kết quả sau đây:
Bảng 3.7. Tổng hợp tình hình SDTLLT tại LTLS cấp Trung ương (2012-2017)
Số
Số lượt độc giả
Số lượng
Số lượng
lượng
Số
Số lượng
Số
Số lượng
bản
các cuộc
lượng
bản bản
lượng
ấn phẩm
Trong
Nước
chứng
trưng bày,
LTLS
hồ sơ
sao
bài viết
lưu trữ
nước
ngoài
thực
triển lãm
cấp TW
7.539
2.219
21.810
149.075
1.299
351
06
15
TTLTQG I
11.523
3.848
50.441
200.430
197
105
03
09
TTLTQG II
8.581
15.887
200.078
4.753
196
04
09
TTLTQG III
2.938
10.737
50.249
1.746
184
06
10
TTLTQG IV
Tổng
36.648
98.875
599.832
7.995
836
19
43
(Nguồn do tác giả tổng hợp qua phiếu khảo sát và Báo cáo tổng kết của các
TTLTQG qua các năm (2012-2017)
Biểu đồ 3.1. Tổng hợp số lượng độc giả của mỗi quốc gia tại các TTLTQG
(2011-2016)
Hoa Kỳ Nhật Pháp Trung Quốc Khác
(Nguồn do tác giả Trần Phương Hoa khảo sát [42,tr.89])
Bảng số liệu 3.7 cho thấy:
+ Về SDTLLT tại phòng đọc :
Từ năm 2012 đến 2017, tổng số người đến sử dụng tài liệu tại các TTLTQG
109
có khoảng 36.648 lượt người. Trong đó, nhiều nhất là Trung tâm II với số độc giả
trong nước là khoảng 11.523 lượt người, độc giả nước ngoài là khoảng 3.848 lượt
người. Thấp nhất là TTLTQG IV chỉ khoảng hơn 2.938 lượt người. Điều đáng ghi
nhận là ngoài các độc giả trong nước, TTLTQG I và II đã đón tiếp hàng nghìn lượt
độc giả nước ngoài (khoảng 6000 lượt). TTLTQG III và IV do số lượt độc giả nước
ngoài ít vì TLLT tiếng nước ngoài tập trung chủ yếu ở TTLTQG I và II nên chưa
thống kê cụ thể. Nhìn vào biểu 3.1 chúng ta thấy rằng, độc giả người nước ngoài được
đến từ các quốc gia: Hoa Kỳ, Nhật, Trung Quốc, Pháp và một số quốc gia khác. Trong
đó, độc giả quốc tịch Hoa Kỳ chiếm khối lượng lớn nhất. Có được những kết quả này
là do chính sách tiếp cận thông tin của nước ta trong thời gian gần đây đã cởi mở hơn.
Mặt khác, tại Quyết định số 744 của Bộ Nội Vụ quy định về quy trình, thủ tục hành
chính, thu phí trong SDTLLT không có sự phân biệt đối xử giữa độc giả trong nước
và nước ngoài. Chính điều đó cũng đã thể hiện sự công bằng trong chính sách
SDTLLT ở Việt Nam. Bên cạnh đó, để đảm bảo các điều kiện phục vụ tốt nhất cho
người nước ngoài trong quá trình tiếp cận TLLT, các TTLTQG đã bố trí nhân viên
phục vụ phòng đọc thành thạo các ngoại ngữ Anh, Pháp, Trung. Sự hỗ trợ này đã giúp
cho độc nước ngoài thuận tiện hơn trong quá trình tra tìm và sử dụng TLLT. Ngoài
ra, với nhu cầu linh hoạt về thời gian cung cấp dịch vụ do độc giả nước ngoài không
có thời gian lưu trú lâu tại Việt Nam, các TTLTQG đã cố gắng ưu tiên cung cấp tài
liệu và các bản sao chụp cho đối tượng này trong thời gian nhanh nhất. Tuy nhiên,
vẫn có trường hợp độc giả hết hạn lưu trú mà chưa nhận được tài liệu sao chụp của
mình [42, tr.89].
Cùng với số lượng độc giả đến sử dụng tài liệu trong 6 năm qua, thì số lượng hồ sơ
được sử dụng ước tính khoảng 89.875 hồ sơ, trong đó TTLTQG I là 21.810 hồ sơ, TTLTQG
II là 50.441 hồ sơ, TTLTQG III là 15.887 hồ sơ, TTLTQG IV là 10.737 hồ sơ.
Về đối tượng độc giả đến SDTLLT tại các TTLTQG, theo nghiên cứu của tác
giả Trần Phương Hoa [42, tr. 91-92] bao gồm: Sinh viên, giảng viên, nghiên cứu viên
từ các trường đại học hoặc viện nghiên cứu. Ngoài ra còn có các điều tra viên, nhà
báo, nhân viên văn phòng, luật sư, cán bộ tòa án, tòa soạn, đài truyền hình, tổ chức
phi chính phủ…Tuy nhiên, nhóm đối tượng chủ yếu vẫn là các nhà nghiên cứu đến
từ các trường đại học hoặc viện nghiên cứu.
+ Về số lượng bản sao, bản chứng thực TLLT
Từ năm 2012 -2017, các TTLTQG đã cung cấp khoảng 599.832 bản sao
110
TLLT, 7.995 bản chứng thực TLLT. Trong đó, TTLTQG I cung cấp khoảng 149.075
bản sao tài liệu, 1.299 bản chứng thực tài liệu; TTLTQG II cung cấp khoảng 200.430
bản sao tài liệu, 197 bản chứng thực tài liệu; TTLTQG III cung cấp khoảng 200.078
bản sao tài liệu, 4.753 bản chứng thực tài liệu; TTLTQG IV cung cấp khoảng 50.249
bản sao tài liệu, 1.746 bản chứng thực tài liệu.
+ Về số lượng các bài viết được đăng tải trên các báo, tạp chí, website:
Từ năm 2012-2017, các TTLTQG đã có khoảng gần 836 bài viết được công bố,
giới thiệu trên các báo, tạp chí và website. Trong đó, TTLTQG I có số lượng bài viết về
công bố, giới thiệu TLLT nhiều nhất trong 6 năm qua là 351 bài viết, thấp nhất là
TTLTQG II khoảng 105 bài viết. Ngoài ra, các TTLTQG còn liên hệ, cung cấp thông tin
cho các nhà báo, phóng viên viết bài tuyên truyền về các chủ đề, các sự kiện nhân kỷ
niệm các ngày lễ lớn của đất nước. Nội dung của các bài viết, các tài liệu được công bố,
giới thiệu đề cập đến tất cả các vấn đề lịch sử chính trị - xã hội của đất nước; tiểu sử, hoạt
động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và của các cá nhân tiêu biểu trên mọi lĩnh vực… Các
bài viết đã cung cấp nguồn thông tin quan trọng, đa dạng và phong phú về nhiều lĩnh
vực, giúp người đọc có thể khai thác thông tin theo nhu cầu đồng thời hiểu được phần
nào về giá trị, ý nghĩa của TLLT và hoạt động lưu trữ.
+ Về số lượng các ấn phẩm lưu trữ được xuất bản
Theo số liệu thống kê ở trên, trong thời gian qua, các TTLTQG đã tổ chức biên
soạn và xuất bản được 19 ấn phẩm lưu trữ, trong đó bao gồm cả các sách và các album
giới thiệu về TLLT. Tùy thuộc mục đích mà tài liệu có thể được giới thiệu toàn văn,
trích dẫn hay dưới dạng tóm tắt nội dung thông tin văn bản, được minh họa hình ảnh
và có chú thích nguồn gốc, thuận tiện cho việc tra cứu vào tài liệu gốc. Một số ấn
phẩm tiêu biểu phải kể đến như: “Điện Biên Phủ một thiên sử vàng” (TTLTQG III,
năm 2015); “Tổ chức, hoạt động của Mặt trận dân tộc giải phóng miền Nam và Chính
phủ cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam qua tài liệu, tư liệu lưu trữ
(1960 - 1975)” (TTLTQG II, năm 2016); …. Sách “Chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo
quản tại TTLTQG III”; Sách “Tình cảm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong
cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1946 - 1954)”'; Sách “Nam Bộ kháng chiến
qua TLLT”; Sách “Hà Nội, sự việc - sự kiện”; Sách “Sưu tập Sắc lệnh của Chính phủ
Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa”…
+ Về số lượng các cuộc trưng bày triển lãm được tổ chức
Theo số liệu thống kê, từ năm 2012-2017, các TTLTQG đã chủ trì và phối hợp
111
với các cơ quan trong và ngoài nước tổ chức được tổng cộng 43 cuộc trưng bày, triển
lãm TLLT với các chủ đề khác nhau. Nhiều nhất là TTLTQG I, trong thời gian qua đã
chủ trì và phối hợp tổ chức được 15 cuộc trưng bày, triển lãm. Tiếp đến là TTLTQG
IV tổ chức được 10 cuộc trưng bày, triển lãm; TTLTQG II và III mỗi trung tâm tổ chức
được 09 cuộc trưng bày, triển lãm. Các cuộc trưng bày, triển lãm tiêu biểu có thể kể
đến như: “Kỷ niệm 40 năm Chiến thắng Điện Biên phủ trên không” (12/1972-12/2012)
(TTLTQG III, 2012); “Bút phê trên Châu bản triều Nguyễn” (TTLTQG I, 2013);
“Quan hệ Việt - Pháp qua bốn thế kỷ” (TTLTQG III, 2013); “Không gian Mộc bản
triều Nguyễn” (TTLTQG IV, 2014); “60 năm Âm vang Điện Biên Phủ qua TLLT”
(1954 -2014) (TTLTQG III, 2014); “Côn Đảo qua TLLT” (TTLT quốc gia II, 2014);
“Triều Nguyễn với việc biên soạn chính sử qua Châu bản”; “Mộc bản - Di sản tư liệu
thế giới” (TTLTQG I, 2015); “Quốc hiệu và Danh nhân Việt Nam qua Mộc bản triều
Nguyễn - Di sản tư liệu thế giới” (TTLTQG IV, 2016); “Kiến trúc Pháp trong lòng Hà
Nội” (TTLTQG I, 2017); “Ảnh hưởng của Cách mạng tháng Mười Nga tới Cách mạng
Việt Nam” (TTLTQG III, 2017); “Quá trình hình thành và phát triển tỉnh Long An”
(TTLTQG II, 2017);…
Các cuộc trưng bày, triển lãm này được thực hiện tại phòng trưng bày của
Trung tâm, tại sảnh Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc tại các địa điểm thu hút
khách tham quan như: Bảo tàng, Nhà hát Lớn Hà Nội, các đường phố đông người…
Ngoài ra, năm 2018, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với các
TTLTQG và các cơ quan khác có liên quan, tổ chức 16 cuộc trưng bày triển lãm trong
nước và quốc tế, công bố 3 bộ phim tài liệu sưu tầm ở nước ngoài, gồm: “Việt Nam”,
“Hòa Bình cho Việt Nam” và “Việt Nam: Cuộc trường chinh tới Hòa Bình”; lựa chọn
mua bản sao và bản quyền sử dụng đối với bộ phim “Hồ Chí Minh: Phác họa chân
dung một chính sách”; ký thỏa thuận hợp tác trong công tác phát huy giá trị TLLT
với nhiều cơ quan Trung ương và địa phương; xây dựng các bộ phim tài liệu: “Danh
nhân đất Việt qua mộc bản triều Nguyễn”, “Dinh thống nhất-Những chặng đường
lịch sử qua TLLT”, “Người vẽ quốc huy Việt Nam”, “Mộc bản triều Nguyễn- Di sản
tư liệu thế giới”.
Năm 2019, theo kế hoạch hoạt động, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ tổ
chức 14 cuộc triển lãm, trưng bày tài liệu tại nhiều tỉnh, thành trong cả nước và 2
cuộc triển lãm tại Pháp và Liên bang Nga. Ngoài ra, Cục sẽ mua bản quyền, dịch và
xuất bản bằng tiếng Việt 2 cuốn sách: “Điện Biên Phủ 13/3 – 7/5/1954”; “Chiến tranh
112
Đông Dương”; xây dựng hồ sơ đề nghị công nhận bảo vật quốc gia đối với khối hồ
sơ, kỷ vật của cán bộ đi B; biên soạn sách lưu trữ theo chuyên đề “Hệ thống đường
sắt Đông Dương” và sách “Giới thiệu Mộc bản Triều Nguyễn – Di sản tư liệu thế
giới” bằng tiếng Việt và tiếng Anh…
Bên cạnh đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sẽ chỉ đạo các TTLTQG xây
dựng chuỗi clip phục vụ chương trình “Lịch sử Việt Nam từ thời thượng cổ cho đến
thời Trần - Lịch sử - Nhân vật” để phát sóng thường xuyên trên các kênh truyền hình,
sau đó sẽ trao tặng toàn bộ clip này cho các trường học để trở thành tài liệu bổ trợ
cho các cấp học môn Lịch sử Việt Nam.
- Các hình thức SDTLLT truyền thống tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Nhằm đánh giá kết quả hoạt động SDTLLT tại LTLS cấp tỉnh và thành phố Trung
ương, năm 2017, Hội thảo nghiệp vụ: “Hoạt động chỉnh lí và tổ chức SDTLLT” do Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức đã có nhiều báo cáo tham luận về vấn đề này.
Trong đó, báo cáo tham luận: “Hoạt động tổ chức SDTLLT tại LTLS các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương” của Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổng hợp một cách đầy đủ, chi tiết về tình hình SDTLLT
từ năm 2012-2016 của 49/63 tỉnh, thành trên cả nước.
Để có được số liệu thống kê về tình hình SDTLLT một cách đầy đủ, chính xác,
khách quan tại LTLS các tỉnh từ năm 2012-2017, tác giả đã trực tiếp tra tìm thêm các
Báo cáo tổng kết công tác năm 2017 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2018 của một
số Chi cục Văn thư – Lưu trữ gửi cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tuy nhiên,
qua tìm hiểu cho thấy, các số liệu thống kê về tình hình SDTLLT năm 2017 tại LTLS
các tỉnh không có nhiều thay đổi so với những năm trước. Vì vậy, trong nội dung này,
tác giả trích dẫn số liệu thống kê tình hình SDTLLT tại LTLS của 12 tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương (có thể đại diện cho 03 miền Bắc, Trung, Nam) theo Báo cáo
của Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương từ năm 2012 đến năm 2016.
113
Bảng 3.8. Tổng hợp tình hình SDTLLT tại LTLS cấp tỉnh và thành phố
trực thuộc Trung ương (2012-2016)
Số lượng
Xuất
thuộc Trung ương (2012-2017)
Phòng đọc
Cấp bản sao TLLT, bản sao
Số lượng
bài giới
bản ấn
(Trung bình/năm)
chứng thực (Trung bình/năm)
các cuộc
thiệu tài
phẩm
TT
TỈNH
triển lãm
Số lượt
Số lượng
Bản chứng
liệu
lưu trữ
Bản sao
(5 năm)
người
hồ sơ
thực
(5 năm)
(5 năm)
Hà Nội
240.20
864.60
Chưa thống kê Chưa thống kê
0
1
01
0
Hải Phòng
553.40
1.163.00
678.00
125
2
397.40
03
0
3
Bắc Ninh
164.60
184.60
966.60
728.20
0
0
0
4
Hà Giang
511.80
428.60
493.20
111.00
03
01
02
5
Nghệ An
172.20
338.00
2.142.40
176.40
0
0
44
6
Hà Tĩnh
38.80
82.00
71.60
23.80
0
01
18
7
Thanh Hóa
1.148.00
5.991.00
1.372.40
1.147.60
03
0
02
8
169.80
97.60
223.60
314.40
01
0
0
9
Bình Định
1.537.00
2.214.80
1.737.00
1.216.20
02
01
27
Bà Rịa -
10
127.80
591.80
101.40
416.00
0
0
0
Vũng Tàu
11
79.40
4.60
88.60
50.60
0
0
02
Quảng Ngãi
12
Lâm Đồng
344.60
660.00
468.20
199.00
0
0
0
Bình Thuận
434.6
Trung Bình
423.96
1051.71
758.86
18.33
1.08
0.25
(Nguồn do tác giả tổng học từ Báo cáo tham luận của Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu
trữ địa phương tại Hội nghị “Hoạt động chỉnh lí và tổ chức SDTLLT” [18, tr.103-104]
và Báo cáo tổng kết công tác năm 2017 của các Chi cục Văn thư- Lưu trữ).
Nhìn vào bảng 3.8 cho thấy, tác giả tổng hợp số liệu thống kê về tình hình
SDTLLT tại 12 LTLS để đánh giá những kết quả đạt được trong chính sách tổ chức
SDTLLT tại LTLS cấp tỉnh. Kết quả như sau:
+ Về số lượt độc giả đến phòng đọc SDTLLT
Từ sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực đến nay, trung bình mỗi năm LTLS các
tỉnh phục vụ khoảng 423 lượt độc giả đến SDTLLT tại Phòng đọc, với trung bình
khoảng gần 1051 hồ sơ mỗi năm. Trong đó, LTLS tỉnh Bình Định có số lượt độc giả
cao nhất, trung bình mỗi năm có khoảng 1.537 lượt người đến SDTLLT tại Phòng
114
đọc với số lượng hồ sơ được sử dụng là 2.214.80 hồ sơ mỗi năm.
Theo Báo cáo về tình hình SDTLLT tại LTLS của Chi cục Văn thư – Lưu trữ các
tỉnh gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2017, thì hầu hết các tỉnh đều không
thống kê đối tượng SDTLLT. Tuy nhiên, khi tìm hiểu thực tế bằng phương pháp phỏng
vấn trực tiếp và gửi phiếu điều tra khảo sát, được biết, đối tượng đến SDTLLT tại các
LTLS địa phương chủ yếu là các nhà khoa học, nhà quản lý, người dân (92%); học sinh,
sinh viên chiếm số lượng nhỏ (7,3%), đối tượng khác (<1%) (xem Phụ lục số 07).
+ Về số lượng bản sao, bản chứng thực lưu trữ
Cùng với hình thức sử dụng tài liệu tại Phòng đọc thì cấp bản sao TLLT, bản
chứng thực lưu trữ là hình thức sử dụng phổ biến tại LTLS cấp tỉnh. Trung bình trong
5 năm qua, mỗi LTLS ở trên cung cấp khoảng 758 bản sao và 434 bản chứng thực
lưu trữ. Trong đó, LTLS tỉnh Bình Định đã cung cấp khoảng 1.737.00 bản sao;
1.216.20 bản chứng thực lưu trữ - là LTLS cung cấp bản sao, bản chứng thực TLLT
nhiều nhất so với LTLS các tỉnh khác được khảo sát. Tiếp đó là LTLS thành phố Hải
Phòng với 678 bảo sao; 397.40 bản chứng thực lưu trữ. Riêng LTLS thành phố Hà
Nội là cơ quan Lưu trữ của một trong những thành phố lớn nhất cả nước, nhưng đến
nay vẫn chưa thống kê được cụ thể về số lượng bản sao và bản chứng thực TLLT đã
cung cấp mỗi năm.
Trong các hình thức SDTLLT, việc cung cấp bản sao và bản chứng thực lưu
trữ là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này giúp
cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ. Đồng
thời, việc cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là hình thức cung cấp thông
tin cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lí nhà nước nhằm nghiên cứu,
tham khảo đề ra các quyết định quản lí, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác,
cung cấp thông tin cho các vụ án điều tra, giải quyết các chế độ chính sách, viết đề
tài luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, biên soạn sách lịch sử vv....
+ Về số lượng các ấn phẩm lưu trữ được xuất bản
Trong những năm qua, LTLS cấp Trung ương đã có nhiều ấn phẩm lưu trữ
được xuất bản, tuy nhiên hình thức này chưa được triển khai phổ biến tại LTLS cấp
tỉnh. Theo Bảng tổng hợp nêu trên cho thấy, từ năm 2012 đến 2016 chỉ có LTLS tỉnh
Hà Giang, Hà Tĩnh và Bình Định có 01 ấn phẩm Lưu trữ được xuất bản. Cụ thể là:
Trong năm 2015, LTLS tỉnh Hà Giang đã cung cấp TLLT phục vụ xuất bản ấn phẩm
“Tuyển tập Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định của Ủy ban Hành chính tỉnh Hà Giang
115
năm 1945-1975” với nội dung phản ánh các mặt hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội của Ủy ban hành chính tỉnh Hà Giang; LTLS tỉnh Bình Định xuất bản Kỉ yếu:
“40 năm (1975-2015) xây dựng và phát triển ngành Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình
Định”; LTLS tỉnh Hà Tĩnh xuất bản ấn phẩm lưu trữ “Hỏi – Đáp về nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ”.
+ Về số lượng các bài viết được đăng tải trên các báo, tạp chí, website
Công bố, giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin đại chúng là hình
thức đã và đang được LTLS cấp tỉnh áp dụng và mang lại hiệu quả cao, là cầu nối
giúp đông đảo cán bộ, công chức, viên chức cũng như quần chúng nhân dân biết và
hiểu về giá trị TLLT.
Từ năm 2012 đến nay đã có nhiều tỉnh, thành phố áp dụng hình thức này rất
tích cực, cụ thể là: LTLS Hải Phòng có 125 bài viết; LTLS Bình Định có 27 bài viết;
LTLS Hà Tĩnh có 18 bài viết được đăng tải trên các báo, tạp chí và các trang thông
tin điện tử khác nhau. Nội dung của các bài viết, chủ yếu tập trung giới thiệu khái
quát về các phông, TLLT đang bảo quản trong kho Lưu trữ của các tỉnh. Ngoài ra,
cũng có nhiều bài viết công bố, giới thiệu danh mục tài liệu của Đảng và Nhà nước
từ Trung ương đến địa phương về các chủ trương, chính sách trong công tác đền ơn,
đáp nghĩa đối với thương binh liệt sĩ, gia đình có công với cách mạng …
Hình thức SDTLLT này đã được áp dụng tích cực tại một số LTLS cấp tỉnh,
tuy nhiên vẫn còn một số LTLS ở Hà Nội, Lâm Đồng, Quảng Ngãi, Bà Rịa – Vũng
Tàu… chưa áp dụng phổ biến.
+ Về số lượng các cuộc trưng bày, triển lãm
Theo số liệu thống kê, số lượng các cuộc trưng bày, triển lãm do các LTLS
cấp tỉnh tổ chức là chưa nhiều. Rất nhiều LTLS cấp tỉnh chưa thực hiện được hình
thức này để góp phần vào sự nghiệp phát huy giá trị TLLT của nước nhà. So với
LTLS các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương có thể nói, LTLS Hải Phòng, Hà
Giang, Thanh Hóa là những đơn vị đi đầu trong việc tổ chức các cuộc triển lãm nhằm
công bố, giới thiệu TLLT tới đông đảo quần chúng. Trong 05 năm qua, mỗi đơn vị
này đã tổ chức được 03 cuộc trưng bày, triển lãm. Ngoài ra, LTLS tỉnh Bình Định
cũng tổ chức được 02 cuộc triển lãm, LTLS thành phố Hà Nội và tỉnh Quảng Ngãi
cũng tổ chức được 01 cuộc triển lãm.
Có thể kể đến một số cuộc triển lãm tiêu biểu được tổ chức tại các tỉnh và thành
phố Hải Phòng, Thanh Hóa, Hà Giang, Hà Nội như: “Địa giới, đơn vị hành chính thành
116
phố Hải Phòng qua TLLT” (năm 2013); “Hải Phòng 60 năm xây dựng và phát triển qua
TLLT” (năm 2015); “Hoàng Sa, Trường Sa của Việt Nam - những bằng chứng lịch sử”
(năm 2014); “Kỷ niệm 50 năm ngày truyền thống đánh thắng trận đầu của Hải quân nhân
dân Việt Nam và quân dân Miền Bắc (02 và 05/8/1964 - 02 và 05/8/2014) (năm 2014);
“Chủ quyền Biên giới - Biển đảo Việt Nam” (năm 2014); “Tổ chức chính quyền Hà Nội
giai đoạn từ năm 1975 trở về trước qua TLLT” (2018) ….
Có thể nói, các cuộc trưng bày, triển lãm này đã góp phần nâng cao nhận thức,
tinh thần đoàn kết, ý thức trách nhiệm của công chức, viên chức và nhân dân địa phương
về giá trị của TLLT.
Bên cạnh những hình thức SDTLLT nói trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước và các LTLS cấp tỉnh còn phối hợp với đài phát thanh, đài truyền hình xây dựng
phóng sự, phim tư liệu giới thiệu về CTLT các tỉnh; về cuộc đời, sự nghiệp của các
cá nhân tiêu biểu hay về những chủ đề lịch sử, văn hóa xã hội Việt Nam.
Như vậy, từ khảo sát thực tế về tình hình SDTLLT tại LTLS cấp Trung ương và cấp
tỉnh, tác giả nhận thấy các LTLS đã áp dụng các hình thức SDTLLT truyền thống để phát
huy giá trị của TLLT bao gồm: SDTLLT tại phòng đọc, cấp bản sao TLLT, bản chứng thực
lưu trữ; triển lãm TLLT; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; viết bài giới thiệu TLLT trên báo, tạp
chí, website; Xây dựng phim tư liệu. Đối với các hình thức SDTLLT khác như: Mang TLLT
ra khỏi LTLS thì hầu như chỉ áp dụng đối với triển lãm TLLT, việc mang TLLT để phục vụ
cho các hoạt động công vụ khác chưa được áp dụng do thiếu các quy định cụ thể. Hình thức
trích dẫn TLLT trong các công trình nghiên cứu cũng như chưa được áp dụng phổ biến. Giải
thích về thực trạng này, trong bài viết “Vấn đề SDTLLT trong một số công trình nghiên cứu
tổng kết chính sách đổi mới kinh tế xã hội Việt Nam” của tác giả Trần Thanh Tùng [99,
tr.301-307] đã cho rằng: “Hầu hết các tác giả không tiếp cận các hồ sơ lưu trữ để tìm hiểu
căn nguyên của các chủ trương, chính sách. Mặt khác, thói quen nghiên cứu tư liệu gốc,
trong đó có các TLLT còn hạn chế…”; Trong bài viết “Cải thiện hơn nữa việc SDTLLT
trong các công trình khoa học và trong đời sống xã hội” của tác giả Nguyễn Văn Thâm đã
nhận định: “ …các cuốn dư địa chí của các tỉnh biên soạn, nhiều cuốn lịch sử của các ngành,
thậm chí cả những cuốn lịch sử được biên soạn làm giáo trình, làm tài liệu tuyên truyền thì
thấy trong những cuốn sách này, TLLT được sử dụng rất khiêm tốn”; “…cuốn Lãng du
trong văn hóa Việt Nam của Hữu Ngọc, một cuốn sách mà bản tiếng Anh của nó in từ năm
2006 đã được tặng giải vàng sách Việt Nam năm đó, không thấy tác giả cuốn sách để tâm
đến TLLT…”. [81, tr. 293]
117
Trong số các báo cáo về tình hình tổ chức SDTLLT tại LTLS của 09 tỉnh,
thành phố như: Hải Phòng, Bà Rịa- Vũng Tàu, Hà Nội, Cần Thơ, Lâm Đồng, Quảng
Ngãi, Vĩnh Long, Bình Định, Hà Tĩnh gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm
2017, tác giả khảo sát chỉ có 04/9 LTLS (Hà Tĩnh, Quảng Ngãi, Hải Phòng, Bình
Định) có các công trình nghiên cứu được trích dẫn từ TLLT nhưng số lượng rất ít,
chỉ từ 01 đến 03 công trình.
Tổng hợp tình hình SDTLLT tại các LTLS ta có biểu đồ sau:
Biểu đồ 3.2. Tình hình SDTLLT tại LTLS cấp Trung ương
1%
Sử dụng TLLT tại phòng đoc
Số lượng bài viết
Ấn phẩm lưu trữ
Triển lãm
99%
Biểu đồ 3.3. Tình hình SDTLLT tại LTLS cấp tỉnh và thành phố trực
1%
99%
Sử dụng TLLT tại phòng đoc
Giới thiệu TLLT
Triển lãm
Xuất bản ấn phẩm
thuộc Trung ương
118
Nhìn vào biểu đồ 3.2, 3.3 chúng ta nhận thấy, số lượt người đến phòng đọc để
SDTLLT (tổng cộng hơn 99%). Điều này, cho thấy SDTLLT tại phòng đọc truyền
thống vẫn là hình thức được áp dụng phổ biến trong các LTLS. Các hình thức
SDTLLT như: Viết bài đăng trên các báo, tạp chí, triển lãm TLLT, xuất bản ấn phẩm
lưu trữ chiếm tỷ lệ nhỏ (Tổng cộng chỉ đạt khoảng 1%). Có những địa phương như:
Bắc Ninh, Lâm Đồng, Bà Rịa- Vũng Tàu… chỉ thực hiện SDTLLT tại phòng đọc,
không áp dụng các hình thức khác.
- Các hình thức SDTLLT trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0 tại LTLS
cấp Trung ương, LTLS cấp tỉnh
+ Sử dụng mạng xã hội (facebook)
Là một phương tiện truyền thông mới xuất hiện phổ biến trong những năm gần
đây nhưng facebook đang chứng tỏ khả năng truyền tin nhanh chóng và rộng rãi của
mình. Tận dụng thế mạnh ấy, hiện nay các LTLS đã thiết lập facebook như một kênh
thông tin công bố tài liệu, quảng bá, giới thiệu TLLT. Mới hoạt động thực sự vài năm
trở lại đây song facebook của các LTLS đã hoạt động thường xuyên bằng việc đưa
tin tức cũng như các bài công bố. Hiện nay, các facebook đã đăng nhiều bài công bố
trong một ngày. Số lượng người tham gia và theo dõi fanpage của các LTLS ngày
càng gia tăng và có số lượng lớn (Xem phụ lục số 17,18).
Tuy nhiên, theo dõi quan sát facebook của các LTLS những người thường
xuyên theo dõi hoạt động chủ yếu là những người trong ngành trong khi số lượng
những thành viên là người ngoài ngành không nhiều.
+ Xuất bản ấn phẩm điện tử
Một số ấn phẩm tiêu biểu đã được số hóa và giới thiệu trong mục ấn phẩm
điện tử tại trang Web của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như: “Sách chỉ dẫn phông
lưu trữ”, “Kiến trúc các công trình xây dựng tại Hà Nội”, “Văn bản quy phạm pháp
luật của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(1945-1995)”, “Hà Nội qua tài liệu và tư liệu lưu trữ”, “Từ mùa xuân hè 1972 đến
Điện Biên phủ trên không qua TLLT”. Mặc dù các xuất bản ấn phẩm lưu trữ này
được thể hiện dưới cả hai hình thức bản in và bản điện tử nhưng do chưa xây dựng
chiến lược quảng bá đúng địa điểm và đối tượng nên công chúng chưa biết đến và sử
dụng nhiều. Người sử dụng chủ yếu vẫn là các đối tượng trong ngành mà chưa lan
tỏa tới những đối tượng ngoài ngành Lưu trữ.
119
Các ấn phẩm lưu trữ do các TTLTQG xuất bản không vì mục đích thương mại,
không in giá tiền và không được bán rộng rãi như các sách khác. Trong khi đó một số
các quốc gia khác đã bán được các ấn phẩm lưu trữ thông qua các “shop online” trên
trang web của mình. Cách làm này giúp các lưu trữ quốc gia đưa được sản phẩm đến với
người có nhu cầu sử dụng thực sự giúp tăng thêm thu nhập cho lưu trữ và cũng giúp
quảng bá tài liệu đến với công chúng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Có thể nói rằng các ấn phẩm do TTLTQG xuất bản đều rất công phu và có giá
trị cao về mặt nội dung song làm thế nào để các ấn phẩm này đến với đúng người sử
dụng cũng như đạt được mục đích truyền bá tri thức là nhiệm vụ đặt ra với các
TTLTQG Việt Nam.
+ Triển lãm TLLT trực tuyến:
Năm 2018, lần đầu tiên các cuộc triển lãm trực tuyến về TLLT đã được tổ chức
tại Việt Nam. Tháng 7 năm 2018, nhân kỷ niệm 71 năm ngày thương binh liệt sĩ, Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phối hợp với TTLT quốc gia III tổ chức cuộc triển
lãm ảo: “Kỷ vật đi B- Quảng trị- ngày trở về”. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III đang lưu giữ khoảng 72.000 hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B; trong đó có 56.963 hồ
sơ cán bộ đi B từ 89 địa phương trong cả nước (theo địa giới hành chính giai đoạn 1945 - 1975). Khối tài liệu hồ sơ, kỷ vật này là nguồn tài liệu quý giá, có ý nghĩa
quan trọng, phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn lịch sử
hào hùng của dân tộc trong giai đoạn 1959-1975. Với mong muốn cán bộ đi B và
thân nhân sớm biết thông tin về hồ sơ cán bộ đi B và nhận được hồ sơ để cá nhân và
thân nhân gia đình làm cơ sở giải quyết chế độ chính sách, TTLTQG III đã tiến hành
nhiều hoạt động trong đó, tổ chức triển lãm về khối hồ sơ và kỷ vật của cán bộ đi B
đã thu hút được sự quan tâm của xã hội.
Tiếp đó, đến tháng 9 năm 2018, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Lưu trữ
quốc gia Nhật Bản hợp tác thực hiện triển lãm trực tuyến TLLT với chủ đề “Việt Nam
– Nhật Bản: Lịch sử quan hệ hợp tác qua TLLT” nhân kỷ niệm 45 năm thiết lập quan
hệ ngoại giao (21/9/1973-21/9/2018). Triển lãm giới thiệu gần 50 TLLT tiêu biểu
hiện đang được bảo quản tại các cơ quan lưu trữ, bảo tàng… của Việt Nam và Nhật
Bản, trong đó có nhiều tài liệu, hình ảnh lần đầu tiên được công bố. Với cách thức
thể hiện bằng 3 ngôn ngữ tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nhật, triển lãm trực tuyến đã
120
tái hiện những dấu mốc quan trọng trong lịch sử hợp tác của hai nước hơn 1.000 năm
qua. Thông qua TLLT, chúng ta biết được, mối quan hệ bang giao Việt Nam - Nhật
Bản được bắt đầu rất sớm (thế kỷ thứ VIII), từ hoạt động truyền giảng Phật đạo, hàng
hải và thương mại. Trong suốt nhiều năm, mối quan hệ này đã không hề bị gián đoạn
và ngày càng phát triển, là tiền đề thúc đẩy Chính phủ hai nước tiến tới chính thức
thiết lập quan hệ ngoại giao 45 năm qua. Triển lãm đã thuyết minh chi tiết về nguồn
gốc, xuất xứ và nội dung tài liệu, giúp công chúng hiểu thêm và có cơ hội chia sẻ di
sản quốc gia của hai nước đối với bạn bè quốc tế.
+ Phòng đọc trực tuyến:
Phòng đọc trực tuyến nếu hiểu theo đúng nghĩa là độc giả có thể tiếp cận TLLT
ở mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị điện tử (máy tính hoặc điện thoại thông minh)
đã được kết nối với mạng internet. Tuy nhiên, phòng đọc trực tuyến được thực hiện
ở các TTLTQG và một số Trung tâm Lưu trữ các tỉnh như: Lào Cai, Hải phòng, Hà
Tĩnh lại không thể đọc tài liệu ở mọi lúc, mọi nơi. Các thủ tục tiếp cận tài liệu và đọc
tài liệu chỉ được thực hiện trên phần mềm của máy tính điện tử tại phòng đọc truyền
thống của các LTLS. Thay vì điền các thông tin yêu cầu đọc tài liệu trên giấy, độc
giả điền thông tin trên máy. Thay vì tiếp cận trực tiếp TLLT, người đọc tiếp cận tài
liệu trên máy thông qua các tài liệu đã số hóa (TLLT điện tử). Hệ thống thông tin của
các Trung tâm Lưu trữ cũng chưa có sự kết nối với nhau. Các lưu trữ độc lập với nhau
về dữ liệu. Ưu điểm của hình thức SDLLT theo cách thức này so với phòng đọc truyền
thống là thời gian được tiếp cận TLLT nhanh hơn do không phải mất thời gian vận
chuyển tài liệu từ nơi bảo quản đến nơi đến phòng đọc. Mặt khác. thủ tục yêu cầu đọc
tài liệu cũng được thực hiện trên máy tính đã được kết nối với người có thẩm quyền
cho phép đọc tài liệu. Bởi vậy, người đọc cũng không mất nhiều thời gian chờ đợi.
Tuy nhiên, xét về tính tiện ích của phòng đọc trực tuyến mà lưu trữ các quốc gia tiên
tiến đang thực hiện thì phòng đọc trực tuyến này chưa đáp ứng được yêu cầu.
3.3.1.3. Về chính sách bảo vệ TLLT
Để bảo quản an toàn, phòng tránh rủi ro có thể xảy ra đối với TLLT, việc xây
dựng kho lưu trữ được tiến hành từ cấp Trung ương đến cơ sở.
Tại LTLS cấp Trung ương, các kho lưu trữ được xây dựng chưa đáp ứng yêu
cầu kho lưu trữ chuyên ngành theo tiêu chuẩn của Thông tư số 09/2007/TT-BNV. Ví
121
dụ: Kho lưu trữ thuộc TTLTQG III diện tích hẹp, gần khu dân cư, khó lưu thông nếu
có sự cố xảy ra; TTLTQG II bên cạnh kho mới xây dựng hiện đại vẫn còn sử dụng
hệ thống kho được xây dựng trước năm 1975.
Tại các địa phương, mặc dù đã có nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về xây
dựng kho lưu trữ chuyên dụng nhưng nhìn vào số liệu khảo sát (phụ lục số 05) cho
thấy, việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 09 chỉ
có 08/30 LTLS hoàn thành và đưa vào sử dụng; 15/30 LTLS các tỉnh chưa xây dựng
kho; 07/30 còn đang hoàn thiện kho, chưa đủ điều kiện để đưa vào sử dụng. Các tỉnh
còn lại chưa xây dựng kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nhưng cũng đã bố trí được
phòng, kho lưu trữ với những trang thiết bị thiết yếu để bảo vệ cho TLLT.
Đặc biệt, tại tỉnh Hà Nam, chưa bố trí được kho lưu trữ để bảo quản TLLT. Toàn bộ
TLLT có ý nghĩa lịch sử của tỉnh vẫn đang được lưu trữ tại chính các cơ quan, đơn vị
sản sinh ra nó. Bởi vậy, các hoạt động của nghiệp vụ lưu trữ trong đó có SDTLLT
chưa có cơ sở để thực hiện. Tỉnh Nghệ An, Ninh Bình, theo phương án hỗ trợ kinh
phí đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng ban hành kèm theo Quyết định số 1784
là một trong 44 tỉnh được nhận hỗ trợ 60% tổng mức đầu tư nhưng cho đến nay vẫn
chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng.
Ngoài việc xây dựng các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu, hiện nay các LTLS
đã tiến hành số hóa TLLT nhằm tăng cường khả năng tiếp cận thông tin, tăng khả
năng bảo quản TLLT đáp ứng xu thế phát triển thời kỳ công nghệ số. Quá trình số
hóa TLLT đảm bảo yêu cầu về tính xác thực, nguyên vẹn thông tin góp phần hạn chế
tiếp cận sử dụng thông tin từ bản gốc, từ đó tài liệu được bảo quản an toàn trong kho,
hạn chế tiếp xúc với các yếu tố gây hư hỏng như: Con người, môi trường, vi sinh
vật… trong quá trình vận chuyển, khai thác sử dụng.
Hiện nay, số hóa TLLT đã được thực hiện tại một số LTLS địa phương như:
Lào Cai, Hải Phòng, Hà Tĩnh nhưng số lượng ít nên chưa có con số thống kê cụ thể.
Tại LTLS cấp Trung ương, việc số hóa TLLT đã được tiến hành ở cả 4 TTLTQG
nhưng số lượng tài liệu số hóa còn hạn chế so với tài liệu thực tế đang bảo quản trong
kho. Bảng số liệu dưới đây cho thấy điều đó.
Bảng 3.9. Số hóa TLLT tại các TTLTQG
122
STT Tên tài liệu số hóa Tên các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Số lượng số hóa (trang ảnh)
01 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 328.350 Phông Thống sứ Bắc Kỳ
02 Trung tâm Lưu trữ quốc gia II 259.000 Phông Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa
03 Trung tâm lưu trữ quốc gia III 244.599 Phông Ủy ban kế hoạch Nhà nước
04 Trung tâm lưu trữ quốc gia IV 100.000
(Nguồn: Báo cáo số 70/BC-VTLTNN ngày 22/01/2016 về tổng kết năm 2015
và phương hướng, nhiệm vụ năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
Về bảo vệ TLLT, trước năm 1986, Pháp lệnh Bảo vệ TLLT quốc gia đã khẳng định: “TLLT quốc gia thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc
tập trung, thống nhất; không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào được chiếm làm của riêng; Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu huỷ trái phép TLLT quốc gia hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước”. Kế thừa Pháp lệnh bảo vệ TLLT, Luật Lưu trữ ngoài việc nghiêm cấm các hành vi chiếm hữu, xâm hại
mua bán trái phép TLLT, còn khuyến khích các chủ sở hữu đăng ký, hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu cho Nhà nước. Hiện nay, việc mua bán TLLT cho các cơ quan lưu trữ còn nhiều hạn chế do ngân sách eo hẹp. Bởi vậy, bằng biện pháp tuyên truyền, thuyết phục các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng, tiêu biểu ký gửi, biếu tặng tài
liệu cho LTLS, nhiều TLLT có giá trị đã được tiếp nhận vào LTLS. Ví dụ: Trong năm 2014, TTLTQG II mua 03 thẻ kinh trên lá Buông (tiếng Chăm); TTLTQG III tiếp nhận tài liệu cả 03 cá nhân (nhà văn Ma Văn Kháng, nhà văn Vũ Tú Nam, nhà sưu tầm ảnh Đặng Tích). Năm 2017, TTLTQG I tiếp nhận 01 sắc phong của ông Nguyễn Thanh Thuận (hội viên Hội Khoa học- lịch sử Đồng Tháp) hiến tặng; TTLTQG II tiếp nhận tài liệu của 02 cá nhân tiêu biểu nhận giải thưởng Nhà nước là nhạc sĩ Lưu
Nhất Vũ, đạo diễn điện ảnh Mai Lộc; TTLTQG III tiếp nhận tài liệu của 01 cá nhân là đạo diễn, họa sĩ, nghệ sĩ nhân dân Ngô Mạnh Lân; LTLS Kiên Giang tiếp nhận tài liệu sắc phong của dòng họ Mạc, tài liệu mộc bản và tài liệu giấy về lịch sử Kiên Giang; LTLS Cần Thơ tiếp nhận mẫu dấu các chùa…
Đối với việc bảo vệ TLLT trong quá trình SDTLLT tại phòng đọc thì các LTLS ở Trung ương và một số LTLS ở địa phương đã cho phép độc giả đọc TLLT trên máy, tránh đọc trực tiếp TLLT có thể gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của TLLT. Tuy nhiên, số lượng tài liệu số hóa chưa được nhiều nên không phải mọi tài liệu đều được đọc
123
trên máy. Ngoài ra, để tránh mất mát, hư hỏng, sửa chữa, làm sai lệch nội dung TLLT, phòng đọc của các LTLS đều niêm yết công khai nội quy SDTLLT, trong đó có quy định các nội dung không được phép như: “Không mang tài liệu ra hoặc vào phòng đọc khi không có sự đồng ý của nhân viên phòng Đọc; Không cắt, xé hoặc ghi chép
lên TLLT; Không đọc tài liệu cho người khác; Không sử dụng điện thoại di động, không nói chuyện riêng, không hút thuốc lá trong phòng Đọc”.
3.3.2. Những hạn chế, bất cập và nguyên nhân 3.3.2.1. Những hạn chế, bất cập Có thể nói, trong những năm qua, việc phát huy giá trị của TLLT đã được Đảng và Nhà nước quan tâm, chú trọng. Điều đó được khẳng định trong các chính sách đã ban hành. Nhờ đó, công chúng có thể dễ dàng và thuận lợi trong việc tiếp cận và SDTLLT,
việc phát huy giá trị TLLT tại các LTLS mang lại hiệu quả đáng khích lệ. Tuy nhiên, chính sách SDTLLT hiện nay vẫn còn bộc lộ những hạn chế sau: Thứ nhất, các quy định về tiếp cận thông tin TLLT, mặc dù đã được ban hành
nhưng TLLT được phép tiếp cận chủ yếu thuộc diện tiếp cận rộng rãi. Những quy định về tiếp cận tài liệu mật, tài liệu hết hạn mật, tài liệu đã được giải mật, tài liệu thuộc danh mục hạn chế tiếp cận, tài liệu cá nhân vẫn còn thiếu những quy định cụ thể, chưa sát với thực tế. Mặt khác, sự không đồng bộ giữa các quy định của Luật
Lưu trữ, Luật Tiếp cận thông tin, Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước, Luật Sở hữu trí tuệ đã làm hạn chế việc phát huy giá trị TLLT tại các LTLS. Nhiều quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước tiến bộ hơn so với Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước trước
đó. Trong đó, quy định về thời gian bảo vệ bí mật nhà nước và vai trò của LTLS đối với quyết định giải mật TLLT không xác định được cơ quan xác định bí mật nhà nước. Tuy nhiên, Luật Lưu trữ lại chưa quy định cho nội dung này do chưa kịp điều chỉnh so với Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước mới ban hành. Những quy định của Luật
Sở hữu trí tuệ và Luật Lưu trữ cũng chưa thống nhất trong việc tiếp cận TLLT cá nhân, đặc biệt là tài liệu thuộc sáng tác cá nhân.
Những hạn chế nêu trên khiến các LTLS chưa thực hiện thống nhất việc SDTLLT
thuộc diện này, thậm chí nhiều địa phương còn không cho phép tiếp cận (Xem phụ lục số 05). Điều này đã tác động không nhỏ đến phát huy giá trị của TLLT, tạo ra tâm lý không tốt cho người SDTTLT. Công chúng có thể cho rằng, LTLS không tạo điều kiện cho người SDTLLT. Bản thân LTLS cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc tuyên
truyền, giới thiệu TLLT đến công chúng. Các hoạt động nhằm phát huy giá trị của TLLT cũng bị hạn chế bởi những quy định thiếu sự đồng bộ này.
124
Thứ hai, chúng ta cần thẳng thắn nhìn nhận các hình thức SDTLLT tại LTLS hiện nay về căn bản vẫn mang tính thụ động. Hình thức SDTLLT chủ yếu tập trung tại phòng đọc. Trong khi đó, các thủ tục và quy trình để tiếp cận TLLT tại phòng đọc còn chưa hoàn chỉnh nên chưa mang lại sự thuận lợi và nhanh chóng cho người
SDTLLT. Các hoạt động giao lưu giữa LTLS với các cơ quan, tổ chức khác đặc biệt là các trường học nhằm giới thiệu TLLT đến học sinh, sinh viên còn bị hạn chế. Bởi vậy, đối tượng đến LTLS nghiên cứu và SDTLLT chủ yếu là các nhà quản lý, nhà
khoa học, đối tượng là học sinh, sinh viên chiếm một số lượng rất nhỏ. Trong khi đây là đối tượng cần phải được tuyên truyền, phổ biến vì họ là đại diện cho thế hệ trẻ, tương lai của đất nước. Được tiếp cận những TLLT quý giá, họ có thể phát huy giá trị của TLLT phục vụ cho học tập, nghiên cứu và xây dựng đất nước. Đồng thời,
chính họ sẽ là người tiếp nối việc bảo tồn TLLT cho các thế hệ về sau giữ gìn và phát huy giá trị lịch sử của cha ông để lại.
Số lượng hồ sơ được khai thác còn rất khiêm tốn so với số lượng hồ sơ, tài liệu
đang bảo quản tại các LTLS. Các hình thức SDTLLT khác như: Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày TLLT; trích dẫn TLLT trong công trình do chưa có các văn bản hướng dẫn chuyên môn cụ thể nên các hình thức này chủ yếu chỉ được thực hiện
tại LTLS cấp Trung ương. Các hình thức giới thiệu TLLT chưa phong phú nên nhiều độc giả và các nhà nghiên cứu chưa quan tâm hoặc chưa biết đến giá trị TLLT để phục vụ cho các nghiên cứu của mình. Thực tế, nhiều công trình nghiên cứu chưa có
trích dẫn thông tin từ TLLT.
Các hình thức SDTLLT hiện đại, đáp ứng xu thế của người đọc trong thời kỳ Cách mạng công nghiệp 4.0 đã được triển khai ở các LTLS nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Cụ thể, sử dụng phòng đọc trực tuyến tại LTLS cấp Trung ương và một số
LTLS cấp tỉnh chưa được áp dụng theo đúng nghĩa của phòng đọc trực tuyến vì không thể tiếp cận TLLT ở mọi lúc, mọi nơi. Độc giả vẫn phải đến phòng đọc của các LTLS để SDTLLT thay vì tiếp cận trực tiếp TLLT thì tiếp cận TLLT trên máy thông qua
TLLT đã được số hóa. Trong khi đó, tài liệu được số hóa còn nghèo nàn, chỉ chiếm một khối lượng rất nhỏ trong toàn bộ khối lượng được bảo quản trong kho. Độc giả đến LTLS sử dụng TLLT vẫn phải sử dụng cùng một lúc hai hình thức là sử dụng phòng đọc trực tuyến và phòng đọc truyền thống.
Hình thức xuất bản ấn phẩm điện tử cũng đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước áp dụng. Độc giả có thể đọc tài liệu trên địa chỉ website của Cục nhưng do việc
125
quảng bá chưa được mở rộng nên chưa thu hút được đông đảo độc giả quan tâm.
Triển lãm trực tuyến là hình thức SDTLLT tiên tiến được nhiều quốc gia áp dụng nhưng ở Việt Nam hình thức này vẫn còn là vấn đề mới mẻ. Từ năm 2018 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với các TTLTQG mới chỉ tổ chức được hai cuộc
triển lãm. Các LTLS ở địa phương chưa áp dụng được hình thức này. Theo nghiên cứu của tác giả, để tổ chức các cuộc triển lãm trực tuyến này cần có sự đầu tư về công nghệ, đồng thời người làm CTLT cũng phải có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về công nghệ thông
tin thì việc triển khai triển lãm trực tuyến mới có thể thực hiện. LTLS ở địa phương do còn thiếu kinh phí và nguồn nhân lực nên chưa triển khai được.
Mạng xã hội facebook đã được thiết lập tại các LTLS cấp Trung ương và cấp tỉnh nhưng việc giới thiệu TLLT trên mạng xã hội vẫn còn mang tính thụ động, chưa
có sự thăm dò nhu cầu xã hội cần gì và muốn gì để đáp ứng đúng mục đích của người SDTLLT.
Thứ ba, hiện nay hầu hết các LTLS cấp Trung ương và địa phương đã bố trí
được phòng, kho lưu trữ để bảo quản TLLT. Tuy nhiên, nhiều kho lưu trữ cấp tỉnh chưa đáp ứng được yêu cầu của kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 09 (xem phụ lục số 05). Để kéo dài tuổi thọ cho TLLT, việc xây dựng kho chuyên dụng là thực sự cần thiết. Bởi tài liệu có thể đem ra sử dụng được hay không
phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện và kỹ thuật bảo quản. Nếu điều kiện và kỹ thuật bảo quản tài liệu không tốt, tài liệu bị hư hỏng, nấm mốc thì sẽ mất nguồn tư liệu quý và đương nhiên không phát huy được giá trị của TLLT trong đời sống xã hội.
Số hóa TLLT là một hình thức bảo quản mới cho TLLT nhằm giảm chi phí trang thiết bị, thời gian, nhân lực, đồng thời tiện ích cho việc SDTLLT trực tuyến trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0. Mặc dù các LTLS cấp Trung ương và một số LTLS cấp tỉnh đã tiến hành số hóa TLLT nhưng việc số hóa này được tiến hành
trước khi Thông tư số 02 ra đời. Bởi vậy, tài liệu số hóa chưa được ký số của cơ quan tổ chức quản lý tài liệu số hóa. Theo đó, TLLT chỉ có giá trị về thông tin chưa có giá trị về pháp lý. Công tác bảo mật thông tin trong TLLT khi thực hiện thuê dịch vụ số
hóa TLLT chưa được chú ý và coi trọng, có thể dẫn tới rò rỉ, mất dữ liệu, lộ bí mật nhà nước. Kính phí ngân sách hiện nay và nguồn chi thường xuyên của các cơ quan nhà nước hạn hẹp không thể thực hiện số hóa toàn bộ TLLT hiện có kể cả việc chỉ số hóa tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Thực tế, TLLT
được số hóa tại các LTLS hiện nay còn rất khiêm tốn so với khối tài liệu lớn đang được bảo quản trong kho. Chính vì vậy, số hóa để bảo quản TLLT vẫn còn gặp nhiều
126
khó khăn.
Để bảo vệ TLLT, mặc dù Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT nhưng tài liệu thuộc sở hữu cá nhân, nhà nước khuyến khích việc mua bán, trao đổi cho các LTLS. Đối với TLLT liên quan đến an ninh quốc gia, thì chỉ được bán hoặc
hiến tặng cho LTLS. Quy định này đã khẳng định TLLT dù thuộc sở hữu cá nhân hay sở hữu công thì cũng phải tuân theo quy định của nhà nước trong việc mua bán, chuyển nhượng nhằm bảo vệ an toàn cho TLLT. Tuy nhiên, hoạt động mua bán TLLT
giữa các cá nhân và LTLS lại rất ít. Hầu hết tài liệu của cá nhân có giá trị được đưa vào LTLS bằng con đường hiến, tặng. Thực tế, vẫn còn nhiều TLLT nằm trong dân vẫn chưa được chuyển nhượng cho LTLS do chưa bố trí được kinh phí hoặc chưa định giá được. Mặt khác, các hoạt động mua bán TLLT ra nước ngoài cũng chưa kiểm
soát được.
Nhằm bảo vệ TLLT trong quá trình SDTLLT thì nội quy phòng đọc cần chặt chẽ. Sử dụng phòng đọc trực tuyến có tính đặc thù so với phòng đọc truyền thống vì
đọc tài liệu qua thiết bị công nghệ. Những quy định về cấm sao chụp, phát tán thông tin hoặc mang các thiết bị công nghệ để sao chép dữ liệu chưa được đề cập đến trong nội quy phòng đọc được niêm yết công khai tại các LTLS. 3.3.2.2. Nguyên nhân tồn tại những bất cập, hạn chế
Có thể nói, có nhiều nguyên nhân dẫn đến những bất cập, hạn chế trong chính
sách SDTLLT, những nguyên nhân chủ yếu được xác định cụ thể như sau:
Thứ nhất, trình tự ban hành chính sách được quy định cụ thể trong Nghị định
số 34/2016/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 14.5.2016 về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, trong đó quy định các bước tiến hành, nhưng thực tế cho thấy còn rất nhiều hạn chế trong quá trình phối hợp giữa các cơ quan liên quan trong việc ban hành chính sách. Bởi vậy,
một số quy định về chính sách SDTLLT chưa thống nhất và đồng bộ trong các văn bản chính sách được ban hành. Đó cũng là lý do khiến cho chính sách SDTLLT nước ta chưa hoàn chỉnh và đồng bộ
Hai là, việc ban hành chính sách còn thiếu sự tham gia của người dân nói chung, các nhà nghiên cứu khoa học, các nhà quản lý nói riêng. Chính sách là công cụ quản lý của Nhà nước, được ban hành để giải quyết các vấn đề phát sinh trong xã hội. Mỗi chính sách khi ban hành sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của từng đối tượng khác
nhau. Tuy nhiên, quá trình ban hành chính sách SDTLLT hiện nay chưa có sự tham gia đầy đủ của các đối tượng nêu trên nên còn mang nặng tính hình thức. Bởi vậy, có
127
những quyết định được ban hành có hiệu lực pháp lý nhưng chưa phù hợp với thực tế nên khó thực thi trong cuộc sống. Ví dụ, một số quy định về giải mật TLLT; quy định về mua, bán TLLT, quy định về sử dụng phòng đọc trực tuyến…
Ba là, năng lực hoạch định chính sách của đội ngũ công chức còn bị hạn chế
do chưa nhận thức được vai trò của chính sách SDTLLT, coi chính sách chỉ đơn thuần là một biện pháp cụ thể để thực hiện một nhiệm vụ quản lý Nhà nước, coi chính sách được ban hành như một quyết định hành chính chỉ giải quyết vấn đề bất cập hiện tại
mà thiếu mục tiêu và các phương án chính sách mang tính hệ thống, điều này đã làm cho chính sách SDTLLT chưa đồng bộ. Mặt khác, trình độ của những người làm CTLT chưa theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin trong thời đại công nghiệp 4.0. Nhu cầu quản lý và sử dụng TLLT điện tử đang và sẽ là xu thế tất yếu
của thời đại ngày nay đòi hỏi đội ngũ hoạch định chính sách phải có trình độ công nghệ thông tin ngày càng cao. Bởi vậy, mặc dù đã có nhiều văn bản chính sách quy định về SDTLLT điện tử nhưng vẫn còn nhiều khoảng trống. Ví dụ: Các quy định về
đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của thông tin, các quy định để đảm bảo sự liên thông trong quá trình SDTLLT tại các LTLS…
Bốn là, chế tài xử lý vi phạm các quy định về chính sách SDTLLT còn chưa cụ thể, thậm chí còn nhiều khoảng trống, bởi vậy chưa đủ sức răn đe. Hầu hết các quy
định đều chỉ đề cập đến các hành vi cấm mà không có chế tài xử phạt. Ví dụ: Các hành vi bị cấm trong sử dụng TLLT được quy định tại điều 8 của Luật Lưu trữ; các hành vi nghiêm cấm trong bảo vệ bí mật nhà nước được quy định tại điều 5 của Luật
Bảo vệ bí mật nhà nước; Các quy định về xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tại LTLS chỉ mang tính yêu cầu không mang tính mang tính bắt buộc. Bởi vậy, nhiều địa phương chưa thực sự quan tâm đến xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản an toàn TLLT…; Các hoạt động mua bán trái phép TLLT vẫn có thể xảy nhưng thiếu
cơ chế kiểm soát…Như vậy, có thể nói thiếu chế tài xử phạt nghiêm khắc, thiếu cơ chế kiểm soát cũng là nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong thực thi chính sách SDTLLT ở nước ta hiện nay.
Năm là, một số các yếu tố tác động đã làm cho chính sách SDTLLT ở nước ta
chưa phát huy được hiệu quả.
Chế độ đãi ngộ đối với người làm CTLT cũng là yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả thực thi chính sách SDTLLT, chưa kích thích khả năng sáng tạo, tư duy đổi mới
trong quá trình thực thi chính sách. Theo nghiên cứu khảo sát của tác giả Nguyễn Thị Thanh Hương trong bài viết “Chế độ đãi ngộ vật chất đối với người làm công tác văn
128
thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước” được đăng tải trên tạp chí Dấu ấn thời gian số 1+2 năm 2016 về kết quả khảo sát năm 2012 đối với 219 người làm công tác văn thư, lưu trữ cho thấy rằng: 10 người (4.6%) hài lòng về chính sách lương, phụ cấp ưu đãi ngành nghề, còn 209 người (95,4%) chưa hài lòng về các chính sách, chế độ hiện hành
của Nhà nước. Nhiều người cho rằng, những người làm CTLT vất vả, độc hại nhưng thu nhập thấp, không đủ để trang trải cho cuộc sống sinh hoạt. Có 60% người được phỏng vấn thừa nhận không hài lòng với công việc. Trong số này khoảng gần ¾ cho
biết lý do là thu nhập không thỏa đáng và không có cơ hội làm thêm tăng thu nhập, chỉ có 1% cảm thấy đang yên tâm công tác. Vì vậy, có tới 83% cho biết các dự định để tìm cách tăng thu nhập trong thời gian tới. Trong số này có gần 20% theo học ngành nghề khác để chuyển công tác; 40% tranh thủ thời gian rảnh rỗi ở cơ quan để làm các
công việc khác; 20% dự định chuyển công tác sang lĩnh vực khác và sang khu vực ngoài nhà nước. Chế độ đãi ngộ chưa thỏa đáng sẽ dẫn đến không có động lực làm việc.
Cuối cùng, nguồn lực tài chính là yếu tố góp phần quyết định thực thi chính sách đạt hiệu quả. Để ứng dụng công nghệ thông tin trong SDTLLT thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 thì phải có kinh phí để thiết kế, xây dựng, vận hành phần mềm, đào tạo đội ngũ có năng lực thực hiện. Các hình thức SDTLLT truyền thống và trực tuyến
cũng cần phải sử dụng nguồn kinh phí rất lớn. Nếu nguồn kinh phí eo hẹp thì các hình thức SDTLLT này rất khó được thực hiện đồng bộ. Mặt khác, việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cũng không thể thực hiện được đối với những địa phương khó khăn
về nguồn lực tài chính. Nguồn tài chính eo hẹp cũng là nguyên nhân dẫn đến việc thu thập, bổ sung TLLT cá nhân bị hạn chế do chưa có kinh phí để mua lại những TLLT có giá trị từ các cá nhân và tổ chức. Tiểu kết chương 3 Chính sách SDTLLT ở Việt Nam trong thời gian qua có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT, đáp ứng được phần nào đó nhu cầu
sử dụng thông tin TLLT của xã hội. Chương 3 của luận án, tác giả đã khái quát về hệ thống cơ sở lưu trữ tài liệu ở Việt Nam, đồng thời giới thiệu nguồn TLLT phong phú đang được bảo quản tại đây. Bên cạnh đó, luận án cũng đã nghiên cứu thực trạng chính sách SDTLLT ở Việt Nam với 3 nội dung: Chính sách tiếp cận thông tin; chính sách tổ chức SDTLLT; chính sách bảo vệ TLLT. Nghiên cứu ba nội dung này cho tác giả nhìn nhận tổng thể về chính sách SDTLLT, từ đó có cơ sở để đánh giá những kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn
129
tại trong chính sách. Sự hạn chế của chính sách được tác giả phân tích từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó, các nguyên nhân cơ bản được xác định là: Trình tự ban hành chính sách còn bất cập; Việc ban hành chính sách còn thiếu sự tham gia của người dân và các đối tượng có liên quan; Năng lực của đội ngũ công chức hoạch định chính sách
còn hạn chế; Thiếu chế tài xử lý vi phạm chính sách. Ngoài ra, còn có nhiều nguyên khác, trong đó chế độ đãi ngộ đối với người làm CTLT, nguồn lực tài chính để thực hiện chính sách cũng được xem là một trong những nguyên nhân quan trọng quyết định quá
trình thực thi chính sách có hiệu quả. Đánh giá khách quan về thực trạng và làm rõ các nguyên nhân căn bản sẽ là cơ sở quan trọng cho việc đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện các chính sách SDTLLT ở Việt Nam, phát huy giá trị TLLT trong bối cảnh hội nhập và phát triển
đất nước giai đoạn hiện nay.
130
Chương 4.
HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
4.1. Bối cảnh và định hướng
4.1.1. Bối cảnh
Mục tiêu của chính sách SDTLLT là phát huy hiệu quả giá trị của TLLT phục
vụ cho đời sống xã hội. Tuy nhiên, mục tiêu của chính sách đạt được hay không phải
đặt trong bối cảnh phù hợp của thời đại. Nghiên cứu bối cảnh hiện nay để đề ra những
giải pháp hoàn thiện chính sách phù hợp là một yêu cầu tất yếu. Hiện nay, chính sách
SDTLLT đang đứng trước cơ hội và thách thức của bối cảnh như sau:
Thứ nhất, hội nhập quốc tế và bảo vệ chủ quyền lãnh thổ là xu thế đang diễn ra
Trong điều kiện của thế giới hiện nay, toàn cầu hóa với sự tác động chưa từng
có của cuộc cách mạng khoa học - công nghệ, đã kéo tất cả các nước tham gia vào
quá trình hội nhập quốc tế. Hội nhập để phát triển, muốn phát triển phải hội nhập.
Tuy nhiên, quá trình hội nhập quốc tế luôn chứa đựng nhiều cơ hội và thách thức.
Những cơ hội có thể nhìn thấy của quá trình hội nhập đó là: Tạo ra cơ hội, môi trường
hòa bình, ổn định để phát triển đất nước; tận dụng và phát huy các nguồn lực bên
ngoài bổ sung cho các nguồn lực trong nước; thấy rõ những lợi ích cùng chiều trong
quan hệ với nước khác để thúc đẩy hợp tác, đồng thời thấy rõ những lợi ích khác
chiều để nhận thức rõ hơn quan hệ đối tác, đối tượng và có đối sách thích hợp; Tạo
ra những quan hệ có lợi cho đất nước, góp phần tham gia các định chế chung, tạo sự
cân bằng đan xen lợi ích và cân bằng với các nước lớn; tập hợp được các lực lượng
tiến bộ yêu chuộng hòa bình trên thế giới để góp phần ngăn chặn những ý đồ và hành
vi xâm phạm chủ quyền của đất nước.
Bên cạnh những cơ hội thì những thách thức về hội nhập quốc tế là vấn đề
chúng ta cần phải xem xét và nhìn nhận đúng đắn. Hội nhập quốc tế trong một môi
trường cạnh tranh quyết liệt về chính trị, kinh tế, sự chi phối của các nước lớn và
những diễn biến phức tạp, hết sức khó lường của thế giới, đòi hỏi phải giữ vững độc
lập, tự chủ, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ.
Trước bối cảnh chung của thế giới và trong nước, ngành Lưu trữ Việt Nam
131
cũng đã có những hoạt động hợp tác, trao đổi quốc tế trong lĩnh vực SDTLLT. Từ
khi Lưu trữ Việt Nam là thành viên của các tổ chức Lưu trữ quốc tế, Lưu trữ Việt
Nam có cơ hội tiếp cận giao lưu với các quốc gia trên thế giới, từ đó giúp cho Việt
Nam học tập những kinh nghiệm của các quốc gia khác. Những kinh nghiệm quý báu
này là cơ sở để xây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện chính sách SDTLLT ở Việt
Nam trong giai đoạn hiện nay.
Xu hướng của các quốc gia về chính sách SDTLLT hiện nay được xác định là:
“Công chúng có quyền tiếp cận TLLT của các cơ quan nhà nước. Cơ quan nhà nước
và các cơ quan tư nhân cần mở rộng khả năng khai thác TLLT một cách tối đa”; “Tất
cả các TLLT cần được mở rộng đối với công chúng trừ phi chúng thuộc quy định hạn
chế tiếp cận do luật pháp quy định” [66, tr. 48]. Nắm bắt xu hướng đó, chúng ta có
thể học hỏi để theo kịp với sự phát triển trên cơ sở bảo đảm chủ quyền và toàn vẹn
lãnh thổ. Các chính sách SDTLLT ở Việt Nam được ban hành cần phải thực hiện trên
nguyên tắc: Vừa bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công chúng, vừa phải bảo đảm
giữ vững ổn định chính trị và an ninh quốc gia.
Thứ hai, cải cách hành chính là yếu tố hết sức quan trọng để thúc đẩy kinh tế-
xã hội nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Nhà nước
Để tận dụng cơ hội, vượt qua thách thức của quá trình hội nhập, cải cách hành
chính có vị trí đặc biệt quan trọng trong chiến lược phát chung của đất nước và mỗi
địa phương. Bản thân cải cách hành chính cũng là một chiến lược quốc gia đã được
Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm. Xu thế cải cách hành chính trong hoạt động
của các cơ quan nhà nước tại các quốc gia hiện nay hướng tới từ “quản lý”, “cai trị”
sang “quản trị”, “phục vụ” công chúng. Việt Nam đang tích cực hội nhập với các
quốc gia trên thế giới, bởi vậy, mục tiêu này cũng được xác định là mục tiêu quan
trọng hàng đầu trong cải cách hành chính.
Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08.11.2011 của Chính phủ ban hành Chương
trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 (Nghị quyết 30c)
đã đặt ra 6 nhiệm vụ của cải cách hành chính, đó là: Cải cách thể chế; cải cách thủ
tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính; xây dựng và nâng cao chất lượng
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách tài chính công và hiện đại hóa hành
132
chính. Trong nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính, điều 3, khoản 2 của Nghị quyết
quy định: Cắt giảm và nâng cao chất lượng thủ tục hành chính trong tất cả các lĩnh
vực quản lý nhà nước, nhất là thủ tục hành chính liên quan tới người dân, doanh
nghiệp; Công khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình thức thiết
thực và thích hợp; Đặt yêu cầu cải cách thủ tục hành chính ngay trong quá trình xây
dựng thể chế; tổng kết kinh nghiệm thực tiễn; công khai các chuẩn mực, các quy định
hành chính để nhân dân giám sát việc thực hiện; Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị
của cá nhân, tổ chức về các quy định hành chính để hỗ trợ việc nâng cao chất lượng
các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính của các cơ
quan hành chính nhà nước các cấp.
Từ nhiệm vụ chung được xác định như trên, cải cách hành chính đối với ngành
Lưu trữ cần tập trung ở những nội dung sau: Các quy định về tiếp cận thông tin TLLT
cần rõ ràng, cụ thể; Thủ tục hành chính liên quan đến vấn đề SDTLLT cần đơn giản hóa,
công khai, minh bạch; Chất lượng phục vụ hoạt động SDTLLT ngày càng phải nâng
cao thông qua các hình thức SDTLLT phong phú và đa dạng; Ứng dụng các thành tựu
của khoa học và công nghệ nhằm tăng cường hiệu quả SDTLLT.
Thứ ba, sự phát triển của công nghệ thông tin trong thời đại Cách mạng công
nghiệp 4.0 có tác động mạnh mẽ đến sự phát triển của các quốc gia
Trong thời đại Cách mạng Công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước hướng tới phát triển Chính phủ điện tử là xu
thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia, là một trong những mục tiêu của tiến
trình cải cách hành chính của Việt Nam. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và truyền
thông, hoạt động của các cơ quan chính quyền Trung ương và địa phương được đổi mới,
làm việc có hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn, cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho
người dân, doanh nghiệp và các tổ chức; tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân thực
hiện quyền dân chủ và tham gia quản lý nhà nước.
Phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra nhiều cơ hội đối hoạt động
của ngành Lưu trữ nói chung, SDTLLT nói riêng. Ở các quốc gia phát triển, nhờ vào
công nghệ số, TLLT đã được tiếp cận ở mọi lúc, mọi nơi. Học tập những thành tựu
tiên tiến của nước ngoài để nâng cao chất lượng SDTLLT ở Việt Nam là yêu cầu đặt
133
ra đối với ngành Lưu trữ hiện nay. Tuy nhiên, để làm được điều này, ngành Lưu trữ
cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn cần phải giải quyết, đó là: Sự tấn công, xâm
nhập, ăn cắp dữ liệu từ bên ngoài, của các hacker, mức độ chính xác của thông tin
cũng bị tác động bởi chức năng của hệ thống phải thường xuyên sử dụng và nâng cấp
để thích ứng với sự thay đổi liên tục của công nghệ mới.
4.1.2. Định hướng của Đảng về sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
Quá trình phát triển CTLT ở Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945
thành công đến nay gắn liền với sự lãnh đạo của Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh. Sự
lãnh đạo đó là một quá trình liên tục ngay từ khi Đảng mới trở thành Đảng cầm quyền,
xuyên suốt chiều dài hai cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ và tập trung cao
độ là từ sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất năm 1975.
Từ năm 1986, đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, những định hướng quan trọng của
Đảng về CTLT nói chung, SDTLLT nói riêng đã được đề cập tới trong Báo cáo chính
trị của Ban chấp hành Trung ương tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng
(tháng 12 năm 1986). Báo cáo chính trị đã xác định khoa học, kỹ thuật là một động
lực to lớn có vai trò đẩy nhanh quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong
thời kỳ đổi mới. CTLT được Đảng coi là một bộ phận trong hệ thống thông tin kinh
tế, khoa học, kỹ thuật và một hoạt động đảm bảo thông tin quan trọng phục vụ cho
công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nước. Từ quan điểm đó, văn kiện Đại hội
Đại biểu toàn quốc lần thứ VI đã đề ra chủ trương phải “Tổ chức tốt CTLT, bảo vệ
an toàn và sử dụng có hiệu quả TLLT quốc gia” [111, tr. 80]. Lần đầu tiên, hai chức
năng cơ bản của CTLT là bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả TLLT được nêu lên
trong một văn kiện quan trọng của Đại hội Đảng. Chủ trương đó đã khẳng định sự
quan tâm to lớn của Đảng đối với CTLT, có tác dụng củng cố nhận thức của các cấp,
các ngành về vai trò, tầm quan trọng của TLLT và CTLT, có ý nghĩa mở đầu cho một
thời kỳ mới- thời kỳ đổi mới sâu sắc và toàn diện CTLT ở nước ta.
Tại Hội nghị lần thứ V của Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII), khi
bàn về xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân
tộc, nghị quyết của Hội nghị lần này đã khẳng định: “Di sản văn hóa là tài sản vô giá,
gắn kết cộng đồng dân tộc, là cốt lõi của bản sắc dân tộc, cơ sở để sáng tạo những giá
134
trị mới và giao lưu văn hóa” [112, tr.40]. Chính vì vậy, Đảng chủ trương phải “hết
sức coi trọng bảo tồn, kế thừa, phát huy những giá trị văn hóa truyền thống (bác học
và dân gian), văn hóa cách mạng, bao gồm cả văn hóa vật thể và phi vật thể” [112,
tr.40].
TLLT là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
và nhân vật tiểu biểu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các
ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Chúng mang tính
chất là chứng cứ lịch sử văn hóa và có giá trị pháp lý cao. Chính vì vậy, di sản lưu
trữ đã được khẳng định là một loại di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của dân tộc. Bảo
tồn và phát huy giá trị di sản lưu trữ là yêu cầu mang tính chất quyết định đối với sự
phát triển của ngành Lưu trữ, góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển đất
nước trong giai đoạn hiện nay.
Để phát huy giá trị của TLLT, chủ trương “hiện đại hóa công tác thư viện, lưu
trữ” [113, tr.208] đã được Đảng đề cập tới tại văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc
lần thứ IX. Đây được coi là một nhiệm vụ quan trọng được đặt ra đối với ngành Lưu
trữ. Để thực hiện được nhiệm vụ này, đòi hỏi ngành Lưu trữ phải biết khai thác tốt
nhân tố thời đại, những thành tựu khoa học tiên tiến trên cơ sở mở rộng quan hệ hợp
tác quốc tế và tăng cường hoạt động nghiên cứu, ứng dụng khoa học- công nghệ về
lưu trữ.
Đại hội Đại biểu toàn quốc của Đảng lần thứ X (tháng 4/2006) diễn ra trong bối
cảnh nước ta đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng sau 20 năm tiến hành công cuộc
đổi mới (1986-2006). Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội,
khi nói về mục tiêu, phương hướng phát triển văn hóa trong giai đoạn mới đã nêu lên
chủ trương: “…tiếp tục phát triển sâu rộng và nâng cao chất lượng nền văn hóa Việt
Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc…”; “Tiếp tục đầu tư cho việc bảo tồn, tôn tạo
các di tích lịch sử cách mạng, kháng chiến, các di tích văn hóa vật thể và phi vật thể
của dân tộc”, trong đó có TLLT. Nhiệm vụ của toàn ngành Lưu trữ trong giai đoạn
mới được Đảng xác định là phải “bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT” [114, tr.106-
107]. Một lần nữa, Nghị quyết Đại hội Đảng lại nêu lên hai chức năng cơ bản của
CTLT nước nhà mà Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VI đã khẳng định từ hơn 20 năm
135
trước là bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT, đặc biệt coi trọng việc
phát huy cao độ giá trị của TLLT.
Để thích ứng với sự phát triển của thời đại công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực lưu trữ
được xem là yếu tố quan trọng. Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01.7.2014 của Bộ
Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát
triển bền vững và hội nhập quốc tế đã đề ra mục tiêu cho sự phát triển của công nghệ
thông tin thời đại mới. Với mục tiêu mà Nghị quyết đề ra, bên cạnh các nhiệm vụ
thường xuyên, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân
dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần cụ thể hóa và tổ chức triển khai
thực hiện các nhiệm vụ như: Ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, thiết thực, có
hiệu quả cao; Phát triển công nghiệp, công nghệ thông tin, kinh tế tri thức; Phát triển
nguồn nhân lực công nghệ thông tin đạt chuẩn quốc tế, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng
dụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo công nghệ mới; Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong quốc phòng, an ninh; Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, nâng cao
năng lực quản lý các mạng viễn thông, truyền hình, Internet, v.v ... Từ quan điểm này,
xu hướng hoạt động của ngành Lưu trữ cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông
tin vào hoạt động của CTLT nói chung, SDTLLT nói riêng nhằm phát huy giá trị của
TLLT, đáp ứng nhu cầu sử dụng TLLT trong tình hình mới.
Như vậy, từ khi đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, Đảng đã có nhiều chủ trương
mang tính chất định hướng về bảo tồn và phát huy giá trị TLLT. Những định hướng
đó là cơ sở để Nhà nước ban hành chính sách SDTLLT hiện nay.
4.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách sử sách sử dụng tài liệu lưu trữ
ở Việt Nam
4.2.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tiếp cận thông tin
4.2.1.1. Về chính sách tiếp cận rộng rãi thông tin
Thứ nhất, quy định về tiếp cận rộng rãi thông tin TLLT cần phải được ban
hành một cách đồng bộ trong tất cả các văn bản chính sách, bao gồm: Luật Tiếp cận
thông tin, Luật Sở hữu trí tuệ, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và Luật Lưu trữ. Cụ thể:
- Tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật được tiếp cận rộng rãi sau khi đã được
136
giải mật hoặc hết thời hạn mật cần được quy định thống nhất trong Luật Bảo vệ bí
mật Nhà nước và Luật Lưu trữ;
- Bổ sung Danh mục Thông tin được tiếp cận rộng rãi trong Luật Tiếp cận
thông tin những loại thông tin từ TLLT sau:
+ Tài liệu hết hạn mật hoặc đã giải mật theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật
Nhà nước và Luật Lưu trữ;
+ Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm
cá qua đời trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ. (Theo quy
định tại khoản 4,5, điều 2 Luật Lưu trữ).
+ Các tác phẩm do cá nhân sáng tác; các tác phẩm thuộc về công chúng (Theo
quy định tại khoản 1, điều 6; điều 43 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005)
Thứ hai, quy định về TLLT cá nhân được tiếp cận rộng rãi sau 40 năm kể từ ngày
cá nhân qua đời cần phải xác định cụ thể các thành phần TLLT cá nhân là những tài liệu
nào, trong đó có các tác phẩm của cá nhân, các tác phẩm thuộc về công chúng được tiếp
cận rộng rãi theo quy định tại khoản 1, điều 6 và điều 43 của Luật Sở hữu trí tuệ năm
2005 mà không phải chờ sau 40 năm kể từ ngày cá nhân qua đời.
Thứ ba, bổ sung quy định tài liệu đã được giải mật hoặc hết hạn mật được tiếp
cận rộng rãi theo quy trình và thủ tục thông thường trong Luật Lưu trữ.
Thứ tư, việc giải mật đối với tài liệu không xác định được cơ quan, đơn vị xác
định bí mật nhà nước có thể được quy định như sau:
Cơ quan, đơn vị đã giải thể hay hợp nhất thì đơn vị mới đảm nhiệm chức năng
trước đây sẽ thực hiện việc lập danh mục bí mật nhà nước để trình cơ quan có thẩm
quyền thẩm định và quyết định giải mật. Đồng thời, cơ quan này cũng sẽ tham gia
vào Hội đồng giải mật và cùng với Hội đồng giải mật tiến hành giải mật TLLT.
Trong trường hợp, không có cơ quan, đơn vị mới đảm nhiệm chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, đơn vị cũ thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ tiến hành lập danh
mục bí mật nhà nước trình lên cơ quan có thẩm quyền thẩm định và quyết định giải
mật. Thành phần trong Hội đồng giải mật TLLT bao gồm: Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước; LTLS đang bảo quản TLLT của cơ quan, đơn vị đã giải thể.
Thứ năm, để tránh gây khó khăn trong công tác giải mật TLLT tại LTLS, có
137
thể quy định cơ quan hình thành ra tài liệu tự giải mật tài liệu trước khi nộp tài liệu
vào LTLS. Theo quy định này, các cơ quan hình thành ra TLLT là đơn vị hiểu rõ nhất
về thông tin TLLT của cơ quan mình và sẽ chủ động giải mật chính xác. Tuy nhiên,
theo nguyên tắc của việc giao nộp tài liệu, tài liệu của các cơ quan sẽ phải giao nộp
vào LTLS trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc. Như vậy, nếu tài liệu
mật cần phải bảo mật trong thời hạn 30 năm hoặc 50 năm thì sẽ vẫn được bảo quản
tại lưu trữ cơ quan, không nộp vào LTLS sẽ dẫn đến tình trạng là phông tài liệu thu
thập vào LTLS chưa đầy đủ và phải bổ sung những tài liệu đó trong thời gian sau.
Do vậy, việc giao cho các các cơ quan, tổ chức chủ động giải mật tài liệu có chứa
các mức độ mật hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng cần được quy
định cụ thể bởi chính cơ quan xác định độ mật sẽ hiểu rõ hơn về thời điểm hết hạn mật.
Điều này sẽ giảm áp lực công việc đối với LTLS, chỉ có trong những trường hợp đặc
biệt, việc giải mật mới cần có sự tham gia của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, cơ
quan quản lý về bảo vệ bí mật nhà nước và các cơ quan có liên quan.
4.2.1.2. Về chính sách tiếp cận hạn chế
Quy định về tiếp cận hạn chế thông tin TLLT cần hoàn thiện và bổ sung như sau:
Thứ nhất, cần xác định rõ thẩm quyền, quy trình, thủ tục tiếp cận TLLT chứa
đựng thông tin bí mật nhà nước. Hiện nay, trong Luật Bảo vệ bí mật nhà nước chưa
làm rõ nội dung này.
Thứ hai, đối với Danh mục TLLT hạn chế tiếp cận cần phải quy định cụ thể
nội dung tài liệu hạn chế tiếp cận hơn nữa để người đứng đầu LTLS có cơ sở pháp lý
và khoa học trong việc phê duyệt cho độc giả SDTLLT thuộc danh mục hạn chế tiếp
cận. Đồng thời, các LTLS có thể cho phép tiến hành tiếp cận những tài liệu thuộc loại
này một cách đồng bộ và thống nhất.
Thứ ba, trong Danh mục hạn chế tiếp cận đối với những TLLT cá nhân, cần
bổ sung TLLT thêm: các tác phẩm là sáng tác của cá nhân “phải xin phép và trả tiền
nhuận bút, thù lao, các quyền lợi vật chất khác cho chủ sở hữu quyền tác giả” (Khoản
3, Điều 20 của Luật Sở hữu trí tuệ); các tác phẩm nếu sử dụng sẽ xâm hại đến lợi ích
của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác
và các quy định khác của pháp luật có liên quan (Điều 7, Luật Sở hữu trí tuệ năm
138
2005).
Thứ tư, cần phải ban hành quy trình tiếp cận TLLT cá nhân khi chưa đến hạn
hoặc TLLT cá nhân phải xin phép và trả tiền theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ;
ban hành quy trình tiếp cận TLLT nằm trong Danh mục hạn chế tiếp cận để các LTLS
có cơ sở pháp lý cho phép cá nhân, tổ chức, cơ quan có nhu cầu tiếp cận những tài
liệu thuộc loại này một cách dễ dàng và thuận tiện.
4.2.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
4.2.2.1. Về các hình thức SDTLLT truyền thống
Thứ nhất, đối với hình thức SDTLLT tại phòng đọc, cấp bản sao, bản chứng
thực lưu trữ cần hoàn thiện những nội dung sau:
- Về thành phần hồ sơ, biểu mẫu:
+ Thành phần hồ sơ độc giả cần chuẩn bị không chỉ đơn giản mà còn phải đủ
để thuận tiện cho LTLS thực hiện các chính sách của Nhà nước đối với người sử
dụng. Do đó, thành phần hồ sơ đọc TLLT ngoài chứng minh thư/hộ chiếu và công
văn giới thiệu của cơ quan, tổ chức cần quy định thêm giấy tờ chứng minh về đối
tượng miễn giảm (nếu có).
+ Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu cần được bổ sung thông tin về địa chỉ
email và cần cung cấp dưới dạng đính kèm để người sử dụng chủ động kê khai đầy đủ
trước khi đến cơ quan lưu trữ.
- Về thời hạn giải quyết hồ sơ:
+ Thời gian giải quyết hồ sơ cho phép độc giả có nhu cầu SDTLLT tại phòng
đọc cần quy định một số trường hợp người đứng đầu LTLS ủy quyền cho cấp dưới
giải quyết hồ sơ đối với TLLT thuộc diện tiếp cận rộng rãi nhằm đảm bảo cho người
SDTLLT được tiếp cận TLLT nhanh chóng, thuận tiện.
+ Bổ sung thêm quy định, các LTLS chủ động liên hệ với độc giả sau khi hồ sơ
đã được duyệt, giúp độc giả bố trí thời gian đến SDTLLT kịp thời.
+ Bổ sung thời hạn giải quyết hồ sơ đối với người SDTLLT có nhu cầu cấp bản
sao và bản chứng thực lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho người SDTLLT xác định thời
điểm đến nhận kết quả một cách chủ động.
- Về phí SDTLLT:
139
Cần bổ sung thêm đối tượng được miễn phí SDTLLT là cán bộ, công chức
SDTLLT để thực thi công vụ, tạo thuận lợi thời gian và điều kiện để họ giải quyết tốt
nhiệm vụ được giao.
- Về thẩm quyền cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ:
Cần phải đồng bộ hóa các văn bản quy định về cấp bản sao, bản chứng thực
lưu trữ. Cụ thể, Nghị định số 23, cần phải bổ sung, LTLS có thẩm quyền cấp bản sao,
bản chứng thực lưu trữ trong điều 5 của Nghị định này để thống nhất với điều 33 của
Luật Lưu trữ. Trên cơ sở nội dung bổ sung này, Thông tư số 20/2015/TT-BTP của
Bộ Tư pháp về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16.02.2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
cũng cần phải điều chỉnh lại cho thống nhất với các văn bản nêu trên, đó là: LTLS
được giải quyết yêu cầu chứng thực, sử dụng mẫu lời chứng thực, Số chứng thực bản
sao từ bản chính, bản sao, chụp từ bản chính… và các nội dung (Quy định từ điều 1
đến điều 7) theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Thứ hai, đối với hình thức xuất bản ấn phẩm lưu trữ, triển lãm và trưng bày TLLT
Cho đến nay, Luật Lưu trữ mới chỉ đề cập đến xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triển
lãm, trưng bày TLLT là những hình thức SDTLLT được thực hiện ở các LTLS. Các
quy định khác liên quan đến nghiệp vụ của những hình thức này chưa có văn bản nào
đề cập tới. Nhà nước cần phải hoàn thiện các quy định về các hình thức sử dụng tài
liệu nêu trên bao gồm:
+ Nguyên tắc xuất bản ấn phẩm và triển lãm, trưng bày TLLT;
+Thẩm quyền cho phép xuất bản ấn phẩm và tổ chức triển lãm, trưng bày TLLT;
+ Thủ tục xuất bản ấn phẩm và tổ chức triển lãm, trưng bày TLLT;
+Hướng dẫn các nghiệp vụ cụ thể về xuất bản ấn phẩm và tổ chức triển lãm, trưng
bày TLLT.
Ngoài ra, Nhà nước cần ban hành quy chế phối hợp hoạt động giữa tổ chức lưu
trữ ở Trung ương, địa phương, các cơ quan, đơn vị khác ngoài ngành Lưu trữ để sưu tầm,
thu thập những tài liệu quý hiếm, phục vụ cho việc triển lãm, trưng bày tài liệu có chất
lượng. Có thể nói rằng để tổ chức một cuộc triển lãm phải tốn nhiều kinh phí, nếu Nhà
140
nước có những chính sách khuyến khích đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhằm
hỗ trợ và đầu tư kinh phí thì việc triển lãm TLLT sẽ được diễn ra thường xuyên hơn, thu
hút sự quan tâm của cộng đồng đối với TLLT nhiều hơn.
Thứ ba, đối với hình thức mang TLLT ra khỏi LTLS
Luật Lưu trữ đã có các quy định về việc mang TLLT ra khỏi LTLS để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học và các mục đích chính đáng khác (Điều 34). Tuy nhiên,
để vận dụng quy định này vào thực tiễn thì cần phải làm rõ một số nội dung sau đây:
- Mang TLLT ra nước ngoài
+ Xác định đối tượng được mang tài liệu ra nước ngoài;
+ Loại tài liệu được mang đi;
+ Thủ tục xét duyệt mang tài liệu ra nước ngoài;
+ Thẩm quyền xét duyệt;
+ Thời gian sử dụng tài liệu ở nước ngoài;
+ Nguyên tắc sử dụng.
- Mang TLLT ra khỏi LTLS để phục vụ trong nước
+ Phân định rõ thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền
của Đảng trong việc mang tài liệu ra khỏi LTLS để phục vụ trong nước.
+ Loại tài liệu được mang ra khỏi LTLS;
+ Đối tượng được mang tài liệu ra khỏi LTLS;
+ Thủ tục xét duyệt;
+ Thời gian sử dụng và chuyển tài liệu vào LTLS;
+ Nguyên tắc sử dụng.
4.2.2.2. Về các hình thức SDTLLT trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0
Thứ nhất, SDTLLT trên mạng xã hội
Hiện nay, hầu hết các cơ quan lưu trữ ở các nước châu Âu đều sử dụng mạng xã
hội: Twitter, Facebook và Youtobe để quảng bá, giới thiệu TLLT. Trong đó, Youtobe là
hình thức được sử dụng nhiều nhất. Ở các quốc gia như: Estonia, Italia, Latvia và Thụy
Sĩ đã xây dựng các bộ phim lớn về lịch sử, phim thời sự và truyền tải đến công chúng
bằng mạng xã hội. Một số các quốc gia như: Estonia, Phần Lan còn sử dụng dịch vụ viễn
thông miễn phí để phục vụ công tác quảng bá hình ảnh của mình.
141
Từ thực tế kinh nghiệm của các nước châu Âu, các LTLS ở Việt Nam cũng đã
sử dụng mạng xã hội để giới thiệu TLLT đến gần hơn với công chúng. Tuy nhiên,
những quy định của Nhà nước liên quan đến SDTLLT qua mạng xã hội chưa được
văn bản nào đề cập tới. Chính sách của Nhà nước đối với SDTLLT qua mạng xã hội
cần tập trung vào những nội dung sau:
- Khuyến khích các cơ quan, tổ chức lưu trữ sử dụng mạng xã hội nhằm công
bố, giới thiệu TLLT.
- Đặt ra các điều kiện và hướng dẫn cụ thể để giới thiệu TLLT lên mạng xã
hội đảm bảo các yêu cầu về bản quyền, bảo mật và kịp thời.
- Khuyến khích các doanh nghiệp truyền thông, các mạnh thường quân tham
gia phối hợp, đầu tư công nghệ và kỹ thuật hiện đại để các LTLS cung cấp đến công
chúng những thông tin nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Thứ hai, sử dụng phòng đọc trực tuyến
Tham khảo chính sách SDTLLT tại Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, chúng ta nhận thấy,
việc áp dụng mô hình SDTLLT trực tuyến đã được áp dụng từ lâu. Tuy nhiên, để đi
được vào đời sống xã hội, bản thân các cơ quan, tổ chức lưu trữ của quốc gia này
không thể tự mình thực hiện được mà phải có sự hỗ trợ rất lớn của Chính phủ. Bởi lẽ
SDTLLT trực tuyến cần phải tốn kém rất nhiều kinh phí trong việc số hóa tài liệu và
xây dựng cơ sở dữ liệu, đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại. Để giải quyết vấn đề
về tài chính, Chính phủ Hoa Kỳ đã ban hành chính sách khuyến khích các cá nhân,
cơ quan, tổ chức ngoài nhà nước đầu tư cho hoạt động lưu trữ. Chính sách đó được
xác định bằng mô hình đối tác công tư (Public-private Parnerships). Năm 2006, mô
hình đối tác công tư được ra đời trong ngành Lưu trữ ở quốc gia này. Đó là liên doanh
giữa Nara (Cục Văn thư Lưu trữ Hoa Kỳ) với các tập đoàn tư nhân trong số hóa tài
liệu. Nara thực hiện liên doanh với Google để số hóa và cung cấp các tài liệu trực
tuyến. Năm 2007, Nara phối hợp với Fold3.com để thực hiện một dự án thí điểm số
hóa các tài liệu lịch sử hiện lưu trữ ở Nara. Vào tháng 7 năm 2007, Nara tuyên bố làm
bộ sưu tập phim Universal trong thời kỳ 1929-1967 để cung cấp cho người dùng qua
dịch vụ CreateSpace, một công ty con của Amazon.
TLLT của Hoa Kỳ được xem như một tài sản quốc gia thuộc về công chúng.
142
Do đó, mọi người dân đều có quyền truy cập và sử dụng nó cho những mục đích khác
nhau. Nara là cơ quan trực thuộc Chính phủ có trách nhiệm quản lý CTLT và cung
cấp các dịch vụ tra cứu TLLT trên toàn quốc. Các cơ quan Chính phủ, các tổ chức
chính trị, xã hội và người dân được Nara cung cấp quyền truy cập TLLT theo đạo
luật Tự do thông tin của Hoa Kỳ. Thông qua cơ quan này, người dân mới thực hiện
được quyền tiếp cận các hồ sơ của Chính phủ để hiểu biết và có trách nhiệm với Chính
phủ, để tham gia hiệu quả hơn vào các hoạt động hoàn thiện hệ thống chính trị Hoa
Kỳ.
Nhìn từ kinh nghiệm thực tiễn của Hoa Kỳ, ở Việt Nam để tiến hành hình thức
sử dụng TLLT trực tuyến, Nhà nước cũng cần phải ban hành chính sách nhằm khuyến
khích các cá nhân, tổ chức cùng tham gia vào hoạt động lưu trữ để tăng nguồn kinh
phí đầu tư cho lưu trữ. Ngoài ra, Nhà nước cũng phải ban hành các văn bản chỉ đạo
và hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể hơn cho sử dụng phòng đọc trực tuyến như: Quy trình
xây dựng phòng đọc trực tuyến; các tiêu chí lựa chọn TLLT phục vụ xây dựng danh
mục tài liệu cho phép phục vụ trên mạng diện rộng; Các chuẩn được áp dụng đối với
cơ sở dữ liệu; Thiết kế cổng thông tin điện tử phòng đọc; Quy định về sử dụng phòng
đọc trực tuyến dựa trên các nguyên tắc giống với sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền
thống…
Thứ ba, triển lãm TLLT trực tuyến
Từ những năm 1990, bên cạnh hình thức triển lãm truyền thống, triển lãm trực
tuyến là một trong những hình thức được chọn lựa để giới thiệu TLLT tại các bảo
tàng, cơ quan lưu trữ các nước đến đông đảo công chúng trên thế giới. Những cuộc
triển lãm trực tuyến đầu tiên của thế giới đã được tổ chức tại Hoa Kỳ, Canada,
Singapore… và mang lại nhiều ấn tượng cho người thưởng lãm.
Để áp dụng mô hình triển lãm TLLT trực tuyến, Nhà nước cần ban hành các quy
định về phần mềm ứng dụng đáp ứng các yêu cầu như: phân quyền truy cập; bảo đảm an
toàn và xác thực thông tin; có khả năng quản trị cơ sở dữ liệu với dung lượng dữ liệu lớn
với nhiều loại hình dữ liệu (thông tin cấp 2, thông tin cấp 1, bao gồm: text, ảnh, âm thanh,
phim điện ảnh,...); có khả năng quản trị và thu phí độc giả; phù hợp các tiêu chuẩn quốc
tế và tiêu chuẩn quốc gia; đáp ứng các yêu cầu dịch vụ (dịch vụ tìm kiếm, dịch vụ đáp
143
ứng nội dung theo yêu cầu, dịch vụ triển lãm trực tuyến, dịch vụ nội dung trên các thiết
bị di động, và các thiết bị viễn thông khác).
Thứ tư, xuất bản ấn phẩm lưu trữ điện tử
Ấn phẩm lưu trữ điện tử do các cơ quan lưu trữ xuất bản đều rất công phu và
có giá trị cao về mặt nội dung. Bởi lẽ, các thông tin trong đó đều được minh chứng
từ TLLT đang được bảo quản tại các LTLS. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ điện tử hiện
nay ngoài việc phải tuân theo các quy định về xuất bản thông thường như tác giả đã
đề xuất ở trên thì Nhà nước cần phải ban hành các quy định về bảo vệ bản quyền tác
giả trong môi trường mạng; phát hành xuất bản ấn phẩm lưu trữ điện tử trên trang
mạng internet có tên miền internet Việt Nam theo quy định của pháp luật; ban hành
chế tài xử lý các vi phạm liên quan đến xuất bản ấn phẩm lưu trữ điện tử như: sao
chép trái phép, làm sai lệch nội dung thông tin.
Bên cạnh đó, các cơ quan lưu trữ cũng phải cần thay đổi tư duy trong xuất bản
ấn phẩm lưu trữ điện tử, có thể coi ấn phẩm lưu trữ điện tử như một sản phẩm thương
mại, niêm yết giá và bán công khai tại các “shop online”. Với cách làm này, việc
quảng bá, giới thiệu TLLT sẽ thu hút được nhiều công chúng hơn, đồng thời tăng
thêm nguồn thu cho các cơ quan lưu trữ.
4.2.3. Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách bảo vệ TLLT
4.2.3.1. Về sở hữu và bảo quản tài liệu lưu trữ
Thứ nhất, bổ sung các quy định về TLLT thuộc sở hữu nhà nước và sở hữu tư
nhân trong Luật Lưu trữ, từ đó ban hành các quy định cụ thể về quyền hạn và trách
nhiệm của các cơ quan trong quản lý và SDTLLT thuộc sở hữu nhà nước; quyền hạn
và trách nhiệm của cá nhân trong SDTLLT thuộc sở hữu tư. Cụ thể: Cần làm rõ các
quy định về chuyển nhượng, trao đổi, bán TLLT, đưa TLLT thuộc sở hữu nhà nước
và sở hữu tư ra nước ngoài; Thu thập, bổ sung các TLLT thuộc sở hữu nhà nước đang
nằm tản mạn trong nhân dân bằng cách hình thức mua, bán, chuyển nhượng, thậm
chí trưng thu nếu TLLT đó có nguy cơ bị hư hỏng cần phải tu bổ, phục chế trong các
lưu trữ.
Thứ hai, chính quyền các địa phương cần thực hiện nghiêm túc Quyết định số
1784 của Thủ tướng Chính phủ, cân đối và bố trí nguồn ngân sách hợp lý cho việc xây
144
dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất nhằm thu thập, bổ sung
TLLT là nguồn nộp lưu vào LTLS đúng hạn, đồng thời bổ sung TLLT lưu trữ quý hiếm
làm phong phú thêm cho thành phần TLLT Phông Lưu trữ Nhà nước.
4.2.3.2. Về số hóa tài liệu lưu trữ
Thứ nhất, cần ban hành chính sách khuyến khích các cá nhân, cơ quan, tổ chức
tư nhân đầu tư cho hoạt động lưu trữ. Chính sách đó có thể là liên doanh giữa Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước với các tập đoàn tư nhân như: Facebook, Google trong
số hóa tài liệu. Tài liệu sau khi được số hóa sẽ được cung cấp trực tuyến thông qua
công cụ google, mạng xã hội facebook. Thực hiện được sự liên kết này thì cả hai bên
đều có lợi. Về phía cơ quan lưu trữ, TLLT sẽ được quảng bá sâu rộng hơn tới đông
đảo công chúng. Về phía các doanh nghiệp, doanh thu của họ có thể sẽ tăng lên nhờ
số lượng người truy cập.
Thứ hai, trong điều kiện hiện nay, khi chưa thực hiện được việc các hoạt động
liên kết với các cá nhân, tổ chức tư nhân để số hóa TLLT, cần phải ban hành quy định
xác định tiêu chí các TLLT số hóa. Ví dụ, tiêu chí về nội dung tài liệu, tần suất sử
dụng, tình trạng vật lý của tài liệu.
Thứ ba, cần ban hành các quy định về bảo mật thông tin TLLT khi thực hiện
thuê dịch vụ số hóa TLLT; Cần phải đưa ra các yêu cầu và điều kiện cụ thể đối với
các đơn vị được lựa chọn số hóa TLLT thông qua hình thức đấu thầu công khai, đồng
thời, xác định trách nhiệm pháp lý của các đơn vị này nếu để rò rỉ, mất dữ liệu, lộ bí
mật nhà nước.
4.2.3.3. Về các chế tài xử lý vi phạm
Chế tài xử lý vi phạm về bảo vệ TLLT, cần bổ sung các quy định sau:
Thứ nhất, bổ sung các chế tài xử lý các hành vi làm hư hỏng, giả mạo, làm sai
lệch, bán và chuyển giao TLLT trái phép bằng hình thức xử phạt hành chính đối với
người trực tiếp hoặc người có trách nhiệm trực tiếp đối với hành vi vi phạm đó; nếu
cấu thành tội phạm sẽ bị xử lý và điều tra theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, bổ sung chế tài xử lý các tổ chức và cá nhân vi phạm các quy định về
bảo vệ, bí mật nhà nước trong SDTLLT, trong đó xử lý nghiêm các cá nhân, tổ chức
trong ngành Lưu trữ, lợi dụng bảo vệ bí mật nhà nước cản trở việc tiếp cận TLLT của
145
công dân; xử lý nghiêm các cá nhân, tổ chức sử dụng bí mật nhà nước để thực hiện
các hành vi đăng tải, phát tán bí mật nhà nước trên các phương tiện thông tin đại
chúng, mạng xã hội và các dịch vụ viễn thông khác.
4.2.4. Các giải pháp khác
4.2.4.1. Xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan nhà nước đối với hoàn thiện chính
sách SDTLLT
Bộ Nội vụ là cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có vai trò quan trọng trong
quá trình tham gia và quyết định chính sách SDTLLT; đề xuất với Chính phủ và Quốc
hội ban hành các văn bản chính sách phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, đảm bảo tính
đồng bộ, dễ dàng trong quá trình triển khai thực hiện chính sách. Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước với tư cách là cơ quan giúp việc cho Bộ Nội vụ thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ trên cả nước trong đó có triển khai thực hiện
chính sách SDTLLT nói chung.
Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra và có những tác động mạnh mẽ
đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có hoạt động SDTLLT. Để theo kịp
xu thế của thời đại, việc hoàn thiện và ban hành các quy định về SDTLLT điện tử cần
có sự tham gia của cơ quan nhà nước sau đây:
- Chính phủ cần quyết tâm và cam kết chỉ đạo việc quản lý TLLT điện tử nói
chung và lập hồ sơ điện tử nói riêng trong quá trình xây dựng và áp dụng Chính phủ
điện tử. Văn phòng Chính phủ (cơ quan xây dựng và vận hành hệ thống quản lý văn
bản, kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản) phối hợp chặt chẽ với Bộ Nội vụ,
Bộ Thông tin và Truyền thông (cơ quan quản lý nhà nước về Công nghệ thông tin)
trong công tác quản lý TLLT điện tử và hướng dẫn lập hồ sơ điện tử.
- Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng các
văn bản quản lý, chỉ đạo kết hợp nghiệp vụ lưu trữ truyền thống và hiện đại bằng ứng
dụng công nghệ thông tin với các nội dung cơ bản: Xây dựng cơ sở dữ liệu; số hóa TLLT
truyền thống để bảo hiểm và tổ chức SDTLLT trực tuyến ; Xây dựng phần mềm thống
nhất quản lý và tra tìm TLLT trên cở sở khung phân loại thống nhất hồ sơ, TLLT trên
mạng lưới lưu trữ trên cả nước; Quản lý thông tin bao gồm các quy trình bảo quản, bảo
mật, sao lưu và đảm bảo an toàn, độ tin cậy và tính xác thực.
146
4.2.4.2. Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ
Chất lượng chính sách SDTLLT phụ thuộc rất nhiều vào năng lực đội ngũ cán
bộ, công chức cấp Trung ương, nhất là các cơ quan có liên quan trực tiếp hoạch định
chính sách, đòi hỏi đủ khả năng hoạch định chính sách. Đội ngũ cán bộ, công chức cùng
với các kiến thức chuyên ngành, cần có thêm những kiến thức về lĩnh vực công nghệ
thông tin, đồng thời phải có những trải nghiệm thực tiễn những vấn đề của đời sống. Đội
ngũ cán bộ, công chức cấp địa phương cũng cần được trang bị kiến thức về nội dung
chính sách, kỹ năng triển khai chính sách và những quan điểm phát triển mới.
Để chính sách đi vào đời sống, đội ngũ làm công tác hoạch định chính sách
cần tăng cường các biện pháp thu hút sự tham gia của các cá nhân, tổ chức, các nhà
khoa học thực hiện phản biện chính sách. Phản biện chính sách góp phần khắc phục
khiếm khuyết, hạn chế, bất cập của chính sách, nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu
quả của chính sách; Góp phần nâng cao trách nhiệm xã hội của cộng đồng đối với
SDTLLT, Góp phần tiết kiệm, giảm chi phí các nguồn lực để hoạch định chính sách
SDTLLT đạt được mục tiêu đề ra.
Đối với các viên chức làm việc trong các LTLS, cần nhận thức sâu sắc về ý
nghĩa và tầm quan trọng của TLLT trong việc phát huy và gìn giữ di sản quốc gia,
đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đặc biệt là bồi dưỡng các kỹ
năng hành chính để hiểu biết sâu sắc về đối tượng phục vụ và phối hợp trong quá
trình tổ chức SDTLLT. Để các viên chức trong ngành Lưu trữ yêu nghề, gắn bó với
nghề thì việc tuyển dụng, sử dụng nguồn nhân lực cho ngành Lưu trữ phải theo quy
định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành; việc nâng bậc, nâng ngạch,
các chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp nghề nghiệp cần phải được thực hiện đúng quy
định của Ngành và Nhà nước.
Tiểu kết chương 4 Phát huy giá trị của TLLT được xác định là mục tiêu quan trọng hàng đầu của
chính sách SDTTLT. Để thực hiện mục tiêu đó, tác giả đã phân tích thực trạng chính sách SDTLLT ở Việt Nam ở chương 3, đồng thời phân tích bối cảnh tình hình và định hướng của Đảng về SDTLLT hiện nay. Về bối cảnh tình hình, tác giả đã nhận định
147
những cơ hội và thách thức như sau: Hội nhập quốc tế và bảo vệ chủ quyền lãnh thổ là xu thế đang diễn ra; Cải cách hành chính là yếu tố hết sức quan trọng để thúc đẩy kinh tế-xã hội nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Nhà nước; Sự phát triển của công nghệ thông tin trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0 có tác động
mạnh mẽ đến các quốc gia.
Chính sách luôn bị ảnh hưởng bởi chính trị. Bất kỳ chính sách nào ban hành hoặc hoàn thiện cũng phải phù hợp với quan điểm chính trị của Đảng cầm quyền. Ở
Việt Nam, hoàn thiện chính sách SDTLLT phải phù hợp với định hướng của Đảng Cộng sản.
Từ những phân tích về bối cảnh tình hình và định hướng của Đảng về SDTLLT, tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách và tập trung ở
các nhóm giải pháp sau: Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tiếp cận thông tin TLLT; nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tổ chức SDTLLT; nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách bảo vệ TLLT, ngoài ra còn có nhóm các giải pháp khác. Các nhóm
giải pháp này cần phải được thực hiện đồng bộ, xác định được vai trò của người đứng đầu, cùng với sự quyết tâm, nhận thức đúng đắn của các cơ quan nhà nước về sự cần thiết phải hoàn thiện chính sách SDTTLLT. Nếu không có những hành động kịp thời này thì việc hoàn thiện chính sách khó triển khai trong thực tế. Một nền hành chính
công trong bối cảnh thế giới luôn vận động và phát triển với Chính phủ kiến tạo cần đảm bảo các chính sách ban hành phù hợp với quy luật vận động và phát triển của xã hội. Hoàn thiện chính sách SDTLLT nhằm đạt mục tiêu phát huy giá trị của TLLT là
một yêu cầu tất yếu của xu thế phát triển đó.
KẾT LUẬN
Đứng trước yêu cầu của thời kỳ mới, vai trò của TLLT trong xã hội Việt Nam
ngày càng được khẳng định, cộng hưởng với trình độ dân trí ngày một nâng cao, nhu cầu khai thác và SDTLLT phục vụ các mục đích đa dạng của đời sống xã hội đang trở thành một xu thế tất yếu. Việc đáp ứng nhu cầu chính đáng này đã tạo nên áp lực không nhỏ đối với cơ quan quản lý nhà nước nói chung và ngành Lưu trữ nói riêng.
148
Thực tế cho thấy, việc SDTLLT ở Việt Nam trong thời gian qua còn gặp nhiều khó khăn, bất cập, đặc biệt là chính sách chưa tạo lập môi trường thuận lợi cho việc phát huy giá trị TLLT. Nghiên cứu tổng quan về tình hình nghiên cứu, tác giả thấy rằng, có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến lý luận và thực tiễn sử dụng TLLT, trong
đó có những nội dung liên quan đến các biện pháp phát huy giá trị của TLLT. Tuy nhiên, các công trình đó chưa có những nghiên cứu chuyên sâu về lý luận và thực tiễn đối với chính sách SDTLLT, yếu tố có vai trò quan trọng tạo hành lang pháp lý để
SDTLLT có hiệu quả.
Bởi vậy, luận án nghiên cứu về “Chính sách sử dụng TLLT ở Việt Nam” có ý
nghĩa thiết thực cả về lý luận và thực tiễn sau đây:
Về mặt lý luận, trên cơ sở nghiên cứu quan điểm lý luận của các nhà khoa học
và thực tiễn trong nước, ngoài nước, luận án đã khái quát hóa những nội dung cơ bản của chính sách công; chính sách SDTLLT, nội dung và mục tiêu của chính sách; các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung chính sách SDTLLT; các tiêu chí đánh giá chính sách
SDTLLT.
Về mặt thực tiễn, tác giả đã nghiên cứu kinh nghiệm chính sách SDTLLT của nước ngoài như: Trung Quốc, Hoa Kỳ, Liên bang Nga, Pháp và một số các nước khác để rút ra bài học cho Việt Nam trong việc hoàn thiện chính sách.
Mặt khác, luận án cũng đã phân tích chính sách SDTLLT ở Việt Nam với 3 nội dung: Chính sách tiếp cận thông tin, chính sách tổ chức SDTLLT; chính sách bảo vệ TLLT. Thông qua các chính sách này, tác giả đã khảo sát tình hình SDTLLT tại
các LTLS, từ đó đánh giá chính sách SDTLLT ở Việt Nam ở các khía cạnh sau: Những kết quả đạt được, những hạn chế tồn tại, nguyên nhân của những hạn chế.
Có thể nói rằng để phát huy giá trị của TLLT trong điều kiện hiện nay, Nhà nước cần quan tâm xây dựng và hoàn thiện chính sách nhằm giải quyết các vấn đề
bất cập trong chính sách tiếp cận thông tin TLLT, chính sách tổ chức SDTLLT, chính sách bảo vệ TLLT. Những bất cập trong các chính sách nêu trên đươc tác giả phân tích, đánh giá một cách khách quan, từ đó đưa ra các quan điểm cá nhân trong việc
hoàn thiện chính sách. Các quan điểm của tác giả được hình thành trên cơ sở phân tích bối cảnh tình hình kinh tế, chính trị, xã hội trong nước và quốc tế; định hướng hoàn thiện chính sách của Đảng. Từ quan điểm đó, các nhóm giải pháp chính sách mà tác giả đưa ra bao gồm: Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tiếp cận thông tin;
nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tổ chức SDTLLT; nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách bảo vệ TLLT; nhóm các giải pháp khác. Trong nhóm các giải pháp nêu
149
trên, nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tiếp cận thông tin cần được ưu tiên và chú trọng, nó là tiền đề cho việc phát huy giá trị của TLLT. Nếu ngay từ đầu, chính sách tiếp cận thông tin bị bó hẹp, không cởi mở thì các giải pháp chính sách khác không có ý nghĩa. Bởi mở rộng tiếp cận thông tin tác động trực tiếp tới các hình thức
SDTLLT và bảo vệ TLLT. Tuy nhiên, để mục tiêu phát huy giá trị của TLLT đạt hiệu quả thì các nhóm giải pháp chính sách cần phải được thực hiện đồng bộ, khoa học. Đó là yêu cầu cần thiết mang tính bắt buộc để giải quyết những tồn tại, hạn chế trong
SDTLLT hiện nay.
150
DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ
1. Nguyễn Kim Dung, “Kiến thức nền tảng Lưu trữ học- Cơ sở quan trọng nhất
để nghiên cứu và thực thi các hoạt động lưu trữ theo chuyên đề”, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, (số 04), tháng 4/2017.
2. Nguyễn Kim Dung, “Một số nghiên cứu lý luận về chính sách sử dụng tài
liệu lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 02), tháng 2/2018.
3.Nguyễn Kim Dung, “Nghiên cứu chính sách tiếp cận thông tin từ tài liệu lưu
trữ ở Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 05), tháng 5/2018.
4. Nguyễn Kim Dung, “Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến chính sách sử
dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Quản lý nhà nước, (số 272), tháng
9/2018.
151
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
TÀI LIỆU KHOA HỌC
TIẾNG VIỆT
1. Nguyễn Thị Lan Anh (2018), Sử dụng TLLT trong hoạt động của cơ quan hành
chính nhà nước Việt Nam, Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện
Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
2. Đặng Khắc Ánh (2016), Bảo đảm sự tham gia của công dân vào hoạch định và
thực thi chính sách công, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ (Bộ Nội Vụ)
Nguyễn Trọng Biên (2016), “Tiến tới một hệ thống pháp luật hoàn thiện đảm
3.
bảo cho việc quản lý nhà nước về công tác văn thư- lưu trữ”, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, (số 01), tr. 25-32.
Nguyễn Thuý Bình (2009), “Hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của một
4.
số nước trên thế giới và một số vấn đề đề xuất đối với lưu trữ Việt Nam”, Kỷ
yếu Hội thảo khoa học Khai thác và phát huy giá trị TLLT trong nghiên cứu
khoa học xã hội nhân văn, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà
Nội, tr.186-187.
5. Yvon Chan (2008), “Kinh nghiệm của Lưu trữ quốc gia Singapore trong việc
bảo quản an toàn và phổ biến TLLT”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế Phát
huy giá trị TLLT phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, Hà Nội, tr. 42-53.
6. Minh Châu (2016), “Những thành tựu trong xây dựng hệ thống kho tàng để bảo
quản TLLT ở Việt Nam”, Tạp chí Dấu ấn thời gian (số 01+02), tr.25-27.
7. Chi cục Văn thư Lưu trữ Hải Phòng (2016), “Một số ý kiến về chế độ phụ cấp
độc hại đối với người làm công tác lưu trữ”, Tạp chí Dấu ấn thời gian (số
01+02), tr.14-19.
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
8.
(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội.
9. Cục Lưu trữ Nhà nước (dịch) (1995), Những văn bản pháp quy về lưu trữ của
nước Cộng hoà nhân Trung Hoa 1980-1992.
152
10. Cục Lưu trữ Nhà nước (dịch) (2001), Sơ lược về pháp chế lưu trữ .
11. Cục Lưu trữ Nhà nước (2002), Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia, Đề tài khoa học, Hà Nội.
12. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ
quốc gia, Kỷ yếu Hội nghị khoa học, Hà Nội.
13. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2008), Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục
vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế, Hà
Nội.
14. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước- Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội
đồng lưu trữ quốc tế Sarbica (2014), Tính xác thực của TLLT điện tử, Kỷ yếu
hội thảo khoa học, Hà Nội
15. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (dịch) (2014), Luật Lưu trữ các nước Trung
Quốc, Nga, Pháp, Hàn Quốc, Hà Nội.
16. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015), Thu thập TLLT vào LTLS – Thực
trạng và những vấn đề đặt ra, Kỷ yếu hội thảo khoa học, Hà Nội.
17. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2018), Quản lý và bảo mật TLLT điện tử
trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0: Thực trạng và giải pháp, Kỷ yếu
tọa đàm khoa học, Hà Nội.
18. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2017), Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Kỷ yếu hội thảo nghiệp vụ, Thành phố Hồ Chí Minh
19. Nguyễn Mạnh Cường (2013), “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
trong môi trường mạng xu hướng phát triển tất yếu của Lưu trữ Việt Nam”, Tạp
chí Dấu ấn thời gian (số 01).
20. Triệu Văn Cường (2004), Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu khoa lưu trữ học và Quản trị văn
phòng, trường Đại học KHXH và NV, Hà Nội.
21. Lê Vinh Danh (2001), Chính sách công của Hoa Kỳ: Giai đoạn: 1935-2001,
NxbThống Kê, Tp.HCM.
22. Nguyễn Hồng Duy (2016), “Quản lý TLLT của dòng họ tại Bắc Giang qua
nghiên cứu thực trạng tài liệu của một số dòng họ tại huyện Yên Dũng”, Tạp
chí Dấu ấn thời gian (số 01), tr.34-37.
153
23. Lã Thị Duyên (2006), Công tác lưu trữ trong điều kiện cải cách nền hành chính
nhà nước, luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
24. Vũ Cao Đàm (2011), Giáo trình khoa học chính sách, Nxb Đại học Quốc gia
Hà Nội.
25. Jean Favier (Chủ biên) (1993), Thực tiễn Lưu trữ Pháp (Cục Lưu trữ Nhà nước
dịch).
26. Jung Haekyo, “Các tiến bộ và thành tựu trong đổi mới công tác quản lý tài liệu
ở Hàn Quốc”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế Phát huy giá trị TLLT phục vụ
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Hà
Nội, tr. 18-23.
27. Nguyễn Thị Hà (2012), “Những vấn đề đặt ra trong việc quản lí tài liệu điện
tử của Lưu trữ Việt Nam”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (Số 6).
28. Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Chính sách kinh tế- xã
hội, Giáo trình, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
29. Trần Thị Thu Hà (2012), Quản lý Nhà nước về công tác bảo quản và khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc
gia, Hà Nội.
30. Nguyễn Hữu Hải (Chủ biên) (2013), Tìm hiểu hành chính công Hoa Kỳ - Lý thuyết
và thực tiễn, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
31. Nguyễn Hữu Hải và Lê Văn Hoà (2013), Đại cương về phân tích chính sách
công, Nxb Chính trị Quốc gia- Sự thật, Hà Nội.
32. Nguyễn Hữu Hải (2014), Chính sách công- Những vấn đề cơ bản, Nxb Chính
trị Quốc gia-Sự thật, Hà Nội.
33. Nguyễn Hồng Hải, Nguyễn Thị Thanh Thuỷ (2015), Quản lý nguồn nhân lực
trong khu vực công- Lý luận và kinh nghiệm một số nước, Nxb Chính trị Quốc
gia, Hà Nội.
34. Nguyễn Văn Hàm (2014), “Pháp luật về lưu trữ và vai trò của nó trong việc xây
dựng nền lưu trữ quốc gia”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 02).
35. Nguyễn Thị Hạnh (2014), Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ,
Hà Nội.
154
36. Chu Thị Hậu (2000), Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu kho lưu trữ Trung
ương Đảng cộng sản Việt Nam, Luận án tiến sĩ chuyên ngành biên soạn lịch sử và
sử liệu học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Hà Nội.
37. Nguyễn Văn Hậu (Chủ biên) (2015), Kỹ năng nghiệp vụ Hành chính, Nxb Lao
động, Hà Nội.
38. Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng quản lý tổ chức, Nxb Lao động, Hà Nội.
39. Đỗ Thu Hiền (2016), “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ qua Internet tại Hoa
Kỳ và Úc”. Tạp chí Dấu ấn thời gian (số 01+02), tr.46-49.
40. Đỗ Thu Hiền (2015), “Những ưu thế của phòng đọc trực tuyến trong tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 9).
41. Vũ Thị Thúy Hiền, Nguyễn Thị Hương (2014), “Khai thác, SDTLLT qua Internet
tại Hoa Kỳ và Úc”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 7), tr. 60-66.
42. Trần Phương Hoa (2018), Tổ chức hoạt động Marketting tại các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia Việt Nam, Luận án tiến sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
43. Lê Văn Hoà (2015), Quản lý theo kết quả trong thực thi chính sách công ở Việt
Nam, Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý hành chính công, Hà Nội.
44. Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (1999), Tìm hiểu về khoa học chính
sách công, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
Học viện hành chính Quốc gia (2003), Hành chính công, Nxb Thống kê, Hà Nội.
45.
46. Học viện Hành chính Quốc gia (2006), Hoạch định và phân tích chính sách
công, Nxb Giáo dục, Hà Nội.
47. Học viện Hành chính Quốc gia (2014), Phần lý thuyết, Tài liệu bồi dưỡng ngạch
chuyên viên chính (Quyển 1), tr.112-152.
48. Nghiêm Kỳ Hồng (2004), Đảng lãnh đạo công tác lưu trữ ở nước ta từ 1945 –
2000, Luận án tiến sĩ chuyên ngành Lịch sử, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ
Chí Minh, Hà Nội
49. Hà Văn Huề (2007), “Lưu trữ học và vấn đề xây dựng pháp luật lưu trữ ở Việt
Nam”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 6)
50. Vũ Thị Minh Hương (2012), “Hãy đưa luật Lưu trữ vào cuộc sống”, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 6).
155
51. Nguyễn Thị Lan Hương (2013), Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại kho
Lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt đông quản lý, điều hành của Chính
phủ, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, Hà Nội.
52. Nguyễn Liên Hương (2016), “Về văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư,
lưu trữ của các địa phương”, Tạp chí Dấu ấn thời gian (số 03), tr.16-15.
53. Nguyễn Thị Thanh Hương (2016), “Chế độ đãi ngộ vật chất đối với người làm
công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước”, Tạp chí Dấu ấn thời gian (số
01+02), tr.10-13.
54. Nguyễn Thị Thanh Hương (2016), “Một vài ý kiến trao đổi về chức danh, mã
số ngạch, tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn và chức danh nghề nghiệp của công
chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số
08), tr. 22-27.
55. Dương Văn Khảm (2015): Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng-Văn
thư- Lưu trữ Việt Nam, Nxb Thông tin và truyền thông, Hà Nội.
56. Dương Văn Khảm (2017), “Văn bản pháp luật và sự phát triển ngành lưu trữ
Việt Nam”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 08), tr.05-10.
57. Dương Văn Khảm (2018), “Quản lý lưu trữ trong bối cảnh cuộc cách mạng
công nghiệp 4.0”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học Cách mạng công nghiệp 4.0 và
những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
Hà Nội.
58. Lê Thị Thuỳ Linh (2016), “Niềm tự hào và những băn khoăn về nghề nghiệp”.
Tạp chí Dấu ấn thời gian (số 01+02), tr.57-59.
59. Phạm Thị Diệu Linh, Trương Thị Mai Anh (2010), “Áp dụng một số mô hình
thức marketing vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, (số 07), tr.32-34.
60. Trần Thị Loan (2017), “Giới thiệu về ngành Lưu trữ hợp chủng quốc Hoa Kỳ”,
Tạp chí Khoa học Nội Vụ, (số 17), tr. 101-107.
61. Quỳnh Lưu (2016), “Góp phần bàn về giá trị kinh tế của tài liệu lưu trữ”, Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 07), tr. 20-23.
62. Lê Chi Mai (2001), Những vấn đề cơ bản về chính sách và quy trình chính
sách, Nxb Đại học Quốc gia tp Hồ Chí Minh.
156
63. Đinh Văn Mạnh (2009), Thực trạng tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu khoa
học kỹ thuật các công trình giao thông vận tải tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận
tải và những giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
Đặng Thị Minh (2015), Chính sách phát triển Trường Đại học tư thục ở Việt Nam,
64.
Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
65. Tiết Thị Hồng Nga, Vũ Thị Minh Hương (2004), “Một số kinh nghiệm của
nước ngoài về việc cho phép SDTLLT”, Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Tổ chức sử
dụng TLLT phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ, Hà Nội, tr.125- 133.
66. Đinh Kim Ngân (2012), “Các nguyên tắc khai thác tài liệu lưu trữ”, Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 09), tr.48-50.
67. Trần Thị Bích Ngọc (Chủ nhiệm) (2018), Nghiên cứu giải pháp lưu trữ, số hóa
tài liệu tại Bộ Giao thông Vận tải, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, Bộ Giao
thông Vận tải.
68. Nguyễn Lệ Nhung (2000), Xác định giá trị sử liệu của tài liệu phông lưu Đảng
cộng sản Việt Nam, Luận án tiến sĩ chuyên ngành Sử học, Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
Ngô Kiều Oanh (2016), “Một số quy định của Nhà nước Việt Nam về đạo đức nghề
69.
nghiệp của người làm lưu trữ”, Tạp chí Dấu ấn thời gian (số 01+02), tr.07-09.
70. Nguyễn Tấn Phát (2006), “Hoạch định chính sách công- nhân tố quyết định
phát triển bền vững”, Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế, (số 335), tr31-37.
71. Nguyễn Lan Phương (2008), Công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III- Đánh giá kết quả và kiến nghị, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.
72. Vũ Thị Phụng (1990) “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức SDTLLT ở nước ta”,
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (số 2).
73. Vũ Thị Phụng (1990), “Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch
sử nhà nước Việt Nam hiện đại” Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (số 3), tr. 9-12.
74. Vũ Thị Phụng (1992), “Tài liệu lưu trữ ngành Y-Dược và việc sử dụng chúng
trong thực tiễn” Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (số 2).
157
75. Vũ Thị Phụng (2016), “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về văn
thư, lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển”, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam (số 06), tr.16-19.
76. Vũ Thị Phụng (2014), “Giá trị của TLLT và trách nhiệm của các cơ quan lưu
trữ Việt Nam”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế Phát huy giá trị TLLT phục
vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Hà
Nội, tr. 12-17.
77. Vương Đình Quyền (2002), Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn,
giấy tờ thời kỳ phong kiến Việt Nam. Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.
78. Nguyễn Thị Tâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung
tâm Lưu trữ, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng,
Trường Đại học KHXH và NV, Hà Nội.
79. Nguyễn Văn Thâm (2013), “Luật lưu trữ và vấn đề tổ chức tài liệu lưu trữ nhân
dân”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 6).
80. Nguyễn Văn Thâm (2016), “Nhìn lại một số vấn đề về lý luận và thực tiễn đánh
giá tài liệu lưu trữ ở nước ta thời gian qua”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam,
(số 03), tr. 35-43.
81. Nguyễn Văn Thâm (2009), “Cải thiện hơn nữa việc SDTLLT trong công trình
khoa học và trong đời sống xã hội”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Khai thác và
phát huy giá trị TLLT trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, tr.293-300.
Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (2010),
82.
Lịch sử Lưu trữ Việt Nam, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.
83. Nguyễn Tất Thắng (2016), “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công
tác văn thư lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam,
(số 02), tr. 30-37.
84. Hoàng Văn Thanh (2015), “Một số đề xuất về hoàn thiện pháp luật về tài liệu
điện tử và lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam (số 6).
85. Võ Hải Thanh (2016), “Công bố-giới thiệu tài liệu lưu trữ đối với việc phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 07), tr. 06-09.
158
86. Lê Như Thanh, Lê Văn Hoà (2016), Hoạch định và thực thi chính sách công,
Nxb Chính trị Quốc gia Sự thật, Hà Nội.
87. Nguyễn Lâm Thành (2014), Chính sách phát triển vùng dân tộc thiểu số phía
Bắc, Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc
gia, Hà Nội.
Nguyễn Anh Thư (2012), “Giải mật tài liệu lưu trữ trong các Trung tâm lưu trữ quốc
88.
gia theo yêu cầu của Luật Lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12).
89. Nguyễn Anh Thư (2013), “Triển khai chứng thực lưu trữ tại lưu trữ cơ quan và
lưu trữ lịch sử theo yêu cầu của Luật Lưu trữ”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt
Nam (số 4).
90. Nguyễn Thị Trà (2001), Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
trong giai đoạn hiện nay ở nước ta, Luận văn thạc sĩ, Học viện hành chính Quốc
gia, Hà Nội.
91. Việt Trí (1991), “ Tìm hiểu luật và quy định của một số nước về SDTLLT”,
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 04), tr. 27-29.
92. Tổng cục Lưu trữ trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng nước Cộng hoà nhân dân
Bungari (1976), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và các hình thức hoạt động
thông tin của các viện Lưu trữ Nhà nước, (Cục Lưu trữ dịch).
93. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (2007), Hội thảo khoa học 45 năm tổ chức và sử
dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (1962-2007), Kỷ yếu Hội thảo
khoa học, Tư Liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng- trường Đại học
KHXH và NV, Hà Nội.
94. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (2016), “Nhìn lại công tác tổ chức sử dụng tài
liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II một năm qua”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam, (số 12), tr. 30-32.
95. Trần Văn Trung (2015), Chính sách phát triển nguồn nhân lực trẻ vùng Tây
Bắc Việt Nam hiện nay, Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện
Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
96. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2016), Các nguồn tài liệu lưu
trữ về Việt Nam giai đoạn cận, hiện đại- giá trị và khả năng tiếp cận, Kỷ yếu
hội thảo khoa học quốc tế, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
159
97. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2009), Khai thác và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn, Kỷ yếu
hội thảo khoa học, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
98. Cam Anh Tuấn (2016), “Nâng cao đạo đức công vụ của đội ngũ cán bộ văn
thư- lưu trữ”, Tạp chí Dấu ấn thời gian (số 01+02), tr.03-06.
99. Trần Thanh Tùng (2009), “Vấn đề SDTLLT trong một số công trình nghiên
cứu tổng kết chính sách đổi mới kinh tế- xã họi Việt Nam”, Kỷ yếu Hội thảo
khoa học Khai thác và phát huy giá trị TLLT trong nghiên cứu khoa học xã hội
nhân văn, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, tr.301-307.
100. Trần Thanh Tùng (2018), Quản trị rủi ro trong lưu trữ (Qua thực tế ở Việt Nam),
Luận án tiến sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn, Hà Nội.
TIẾNG ANH
101. Harold D.Lasswell (1951), The Policy Orientation,
The Policy Sciennnes: Recent Developments in Scope and Method, Stanford
University Press, p.3-5.
102. James E. Anderson(1979), Public Policy Making. Holt-Rinehart & Winston.
USA, p.05
103. Michael Hill (1977), The Policy Process in the Mordern State, Third Edition,
Prentice Hall, p.07.
104. Theodore Roosevelt Chellenberg (1956), Modern Archives: Principles and
Techniques, Chicago University Edition, Chicago.
105. Michael Howlett, M. Ramesh (1995), Studying Pubic Policy:
Policy Cycles and Policy Subsystems, Oxford University Press.
106. Theodore Roosevelt Chellenberg (1956), Modern Archives: Principles and
Techniques, Chicago University Edition, Chicago.
107. Willam N. Dunn (2007), Public Policy A,nalysis An Introduction, Fourth
Edition, Prientice Hall.
160
TIẾNG ĐỨC
108. Edvard Fracki (1993), Brandschutz in Staatsarchiven in Polen, Atlanti2.
109. Gereld Ganser (1994), Bunützung und Archivalienschutz. Der konventionelle
Weg, Atlanti 4.
TIẾNG NGA
110. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-
ФЗ.
VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ VĂN BẢN PHÁP LUẬT
111. Đảng cộng sản Việt Nam (1986): Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ
VI, NXB Sự thật, Hà Nội, tr. 80.
112. Đảng cộng sản Việt Nam (1998): Văn kiện Hội nghị lần thứ 5 BCHTW khóa
VIII, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998, tr40.
113. Đảng Cộng Sản Việt Nam (2001): Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ
IX, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, tr.208.
114. Đảng cộng sản Việt Nam (2008): Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ
X. NXB Sự thật, HN, tr.106-107.
115. Nghị quyết Hội nghị Trung ương 5 khóa X (2007) về đẩy mạnh cải cách hành
chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước.
116. Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI (2011) về chiến lược phát triển
kinh tế- xã hội giai đoạn 2011-2020.
117. Nghị quyết số: 22-NQ/TW ngày 10/4/ 2013 của Bộ Chính trị về hội nhập quốc
tế.
118. Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01.7.2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng
dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội
nhập quốc tế
119. Hiến pháp năm 1992, 2013.
120. Luật Lưu trữ năm 2011.
121. Văn bản số:19/VBHN-VPQH do Văn phòng Quốc hội ban hành ngày
18/12/2013 về hợp nhất luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 ngày 29/11/2005
của Quốc hội và Luật số 36/2009/QH12 ngày 19/6/2009 của Quốc hội sửa đổi,
bổ sung một số điều của luật Sở hữu trí tuệ.
161
122. Luật Xuất bản năm 2012.
123. Luật Tiếp cận Thông tin năm 2016
124. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
125. Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018
126. Pháp lệnh số: 30/2000/PL-UBTVQH10 do UBTVQH ban hành ngày
28.12.2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.
127. Pháp lệnh số: 34/2001/PL-UBTVQH10 do UBTVQH ban hành ngày 04.4.2001
về lưu trữ quốc gia.
128. Nghị định số: 34/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 14.5.2016 về quy
định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật
129. Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 03.01.2013 về quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
130. Nghị định số: 63/2010/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 08.6.2010 về kiểm
soát thủ tục hành chính.
131. Nghị định số: 33/2002/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 28.3.2002 về quy
định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
132. Nghị định số: 22/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 23.2.2018 về quy
định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật sở hữu trí tuệ năm 2005 và
luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật sở hữu trí tuệ năm 2009 về quyền tác
giả, quyền liên quan.
133. Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 16.02.2015 về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng
thực hợp đồng, giao dịch.
134. Nghị định số: 159/2013/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 12.11.2013 quy
định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động báo chí, xuất bản
135. Nghị quyết số: 30c/NQ-CP do Chính phủ ban hành ngày 08.11.2011 về ban
hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020.
136. Chị thị số: 05/2007/CT-TTg doThủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02.3.2007
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
162
137. Chỉ thị số: 35/CT-TTg doThủ tướng Chính phủ ban hành ngày 07.9.2017 về
tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử.
138. Quyết định số: 1784/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 24.09.2010 về
phê duyệt đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương”.
139. Thông tư số: 13/2014/TT-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ngày
31.10.2014 về quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức
chuyên ngành lưu trữ.
140. Thông tư số: 33/2015/TT-BCA do Bộ trưởng bộ Công an ban hành ngày
20/07/2015 về hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 33/2002/NĐ-
CP ngày 28.3.2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước.
141. Thông tư số: 05/2015/TT-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
ngày 25.11.2015 về quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch
sử
142. Thông tư số: 10/2014/TT-BNV do Bộ Trưởng bộ Nội vụ ban hành
ngày 01.10.2014 quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ
lịch sử
143. Thông tư số: 275/2016/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 14.11.2016
về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí SDTLLT
144. Thông tư số: 09/2007/TT-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ngày
26.11.2007 về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng
145. Quyết định số: 579/QĐ-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ngày
27.06.2012 về phê duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm
nhìn đến năm 2030.
146. Quyết định số: 744/QĐ-BNV ngày 11.8.2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban
hành về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của
Bộ Nội vụ.
147. Thông tư số: 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 24.01.2019 quy
định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các
163
chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý
công việc của cơ quan, tổ chức.
148. Thông tư số: 02/2019/TT-BNV (Thông tư số 02) ngày 24.01.2019 của Bộ Nội
vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT
điện tử đã quy định và hướng dẫn chi tiết về bảo quản TLLT điện tử.
TÀI LIỆU THAM KHẢO TỪ INTERNET
149. ncseif.gov.vn, Hoạch định chính sách công, Tồn tại và đề xuất biện pháp khắc
phục, http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/126/0/1010067/0/32523/, cập nhật
ngày 21 tháng 7 năm 2017.
150. Office of General Counsel National Archives and Records Administration
(2016), Basic Laws, file:///C:/Users/dell/Downloads/basic-laws-book-
2016%20(2).pdf, cập nhật ngày 08.9.2017
151. Văn Tất Thu: “Bản chất, vai trò của chính sách công”,
http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/35801/Ban_chat_vai_tro_c
ua_chinh_sach_cong, cập nhật ngày 21.07.2017.
152. http://truongchinhtrina.gov.vn/ArticleDetail.aspx?_Article_ID=538, cập nhật
ngày 21 tháng 7 năm 2017.
153. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic
Systems (InterPARES), http://www.interpares.org/, cập nhật ngày 10.09.2018.
154. Sue V.G. Gobb, Virtual envỉonments supporting learning and communication
in special needs education,
http://www. Researchgate.net/publication/232239978 Virtual Environments
Supporting Learning and Communiation in Special Needs Neeeds Education,
đăng tải tháng 6 năm 2007.
155. Roger Macdonald-Kalev Leetaru, Internet Archive , s virtual reading room
empowers data mining on a societal scale,
http://www.Knightfoundatin.org/blogs/knightblog/2014/1/7/internetarchives-
virtual-reading-room-empowers-data-mining-societal-scale/, đăng tải ngày 07
tháng 01 năm 2013.
156. Đỗ Thị Huyền, “Luật Lưu trữ của một số nước trên thế giới”,
http://luutruhoanggia.com, cập nhật ngày 21 tháng 7 năm 2017.
164
PHỤ LỤC
165
PHỤ LỤC SỐ 01
PHIẾU KHẢO SÁT
(Dành cho các Lưu trữ lịch sử)
Về tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo vệ
tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử từ năm 2012 đến nay
Kính thưa ông (bà)! Tôi tên là ……………………….- Nghiên cứu sinh K14
tại Học viện Hành chính Quốc gia - Hà Nội. Hiện nay, tôi đang thực hiện luận án tiến
sĩ với đề tài “Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”. Rất mong nhận được
sự giúp đỡ của ông (bà) với việc hoàn thành phiếu khảo sát dưới đây. Tôi cam đoan
bảo mật các thông tin về người trả lời phiếu. Đồng thời kết quả khảo sát chỉ phục vụ
cho mục đích khoa học.
Cách điền thông tin như sau:
- Ông (bà) điền các thông tin cụ thể sau dấu (:) và các ô trống trong bảng biểu.
- Đối với những câu hỏi yêu cầu lựa chọn, Ông (bà) đồng ý với lựa chọn nào
vui lòng sử dụng dấu (x) để tích vào mỗi ô vuông nhỏ bên cạnh.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác và cung cấp thông tin của quý ông (bà).
I. THÔNG TIN CHUNG
1. Thông tin của đơn vị được khảo sát
- Tên cơ quan Lưu trữ Lịch sử: ........................................................................
- Địa chỉ: ............................................................................................................
- Điện thoại ......................Fax …….............. Email …………........................
2. Thông tin về người cung cấp thông tin
- Họ và tên:…………………………………………………………………….
- Chức vụ: ……………………………………………………………………..
- Điện thoại:…………………………………………………………………
- Địa chỉ Email:………………………………………………………………..
II. NỘI DUNG KHẢO SÁT
1. Về tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ
Câu 1. Lưu trữ lịch sử nơi ông (bà) đang công tác đã thành lập Hội đồng giải
mật tài liệu lưu trữ để giải mật tài liệu lưu trữ bao giờ chưa?
166
Có Có, nhưng chưa triệt để Chưa
Lý do chưa tiến hành giải mật?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Câu 2. Những tài liệu sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc có đóng dấu
chỉ mức độ mật; sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc có đóng dấu chỉ mức độ
tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật, theo quy định của Luật lưu trữ được
tiếp cận rộng rãi. Lưu trữ lịch sử nơi ông (bà) đang công tác đã cho phép tiếp cận
những tài liệu thuộc diện này chưa?
Có Chưa
- Nếu đã cho phép tiếp cận thì cơ quan ông (bà) tiến hành như thế nào?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
- Nếu chưa được phép tiếp cận thì lý do vì sao?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
167
2. Về sử dụng tài liệu lưu trữ
Câu 3. Tại lưu trữ lịch sử, nơi ông/bà đang công tác, đối tượng đến sử dụng tài
liệu lưu trữ là những đối tượng nào? (Ông (bà) có thể tích dấu X) và điền tỷ lệ %.
STT Các đối tượng Đối tượng Đối tượng SDTLLT Tỷ lệ
SDTLLT chủ yếu
01 Các nhà quản lí,
nhà khoa học,
02 Học sinh, sinh
viên
03 Người dân
04 Các đối tượng
khác
Câu 4. Ngoài các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống, các hình thức
sử dụng tài liệu lưu trữ hiện đại đáp ứng xu thế của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0
có được áp dụng hay không?
- Triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Có Không
- Sử dụng mạng xã hội hoặc website để giới thiệu tài liệu lưu trữ
Có Không
- Sử dụng Phòng đọc trực tuyến
Có Không
4. Về bảo vệ tài liệu lưu trữ
Câu 5. Lưu trữ Lịch sử nơi ông/bà đang công tác có thực hiện sưu tầm tài liệu
lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân không?
Có Không
- Việc sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân được tiến hành thông qua
các hoạt động nào sau đây:
Mua bán Hiến, tặng
168
Câu 6. Lưu trữ lịch sử nơi ông (bà) đang công tác đã được đầu tư kinh phí xây
dựng kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ theo Thông tư số:
09/2007/TT-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ngày 26/11/2007 về hướng dẫn
kho lưu trữ chuyên dụng (Thông tư số 09) chưa?
Có Chưa
Câu 7. Nếu chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng dẫn tại
Thông tư số 09, Lưu trữ lịch sử đã bố trí được phòng, kho lưu trữ với đầy đầy đủ các
trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như ở bảng thống kê dưới đây chưa? (Nếu
có thì ông/bà tích dấu X)
Giá để tài Điều hòa, Thiết bị báo Thiết bị báo Thiết bị khác
liệu máy hút ẩm động cháy (ghi tên nếu có)
Câu 8. Theo ông/bà nguyên nhân nào mà Lưu trữ lịch sử chưa được xây dựng
được kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 09
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Câu 9. Tại Lưu trữ lịch sử, nơi ông/bà công tác đã tiến hành số hóa tài liệu lưu
trữ để bảo quản lâu dài cho tài liệu lưu trữ chưa?
Có Chưa
Câu 10. Theo ông/bà khó khăn trong số hóa tài liệu lưu trữ lưu trữ hiện nay là
gì?
Xin trân trọng cảm ơn ông/bà
Hà Nội, ngày tháng năm 2018
NGƯỜI CUNG CẤP THÔNG TIN
PHỤ LỤC SỐ 02
169
PHIẾU PHỎNG VẤN
(Dành các nhà khoa học)
Kính thưa các nhà khoa học! Tôi tên là ……………….- Nghiên cứu sinh K14
tại Học viện Hành chính Quốc gia - Hà Nội. Hiện nay, tôi đang thực hiện luận án tiến
sĩ với đề tài “Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”. Rất mong nhận được
sự giúp đỡ của các nhà khoa học với việc hoàn thành phiếu khảo sát dưới đây.
I. THÔNG TIN CÁ NHÂN
Họ và tên: ……………………………………………………………………………
Chức vụ, chức danh:…………………………………………………………………
Đơn vị, công tác:…………………………………………………………………….
II. PHẦN NỘI DUNG
Câu 1. Xin ông (bà) cho biết quan điểm của ông (bà) về “Khai thác tài liệu
lưu trữ” và “ sử dụng tài liệu lưu trữ”
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Câu 2: Theo ông (bà) khoản 4, điều 30, luật Lưu trữ về cho phép tiếp cận rộng
rãi đối với tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật trong các trường hợp sau đây có áp
dụng được trong thực tế hay không? Vì sao?
- Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
- Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu chưa được giải mật;
- Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu chỉ
mức độ tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Câu 3. Ông (bà) có ý kiến về gì về quy định danh mục hạn chế tiếp cận theo
hướng dẫn tại Thông tư số 05/2015/TT-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ngày
25.11.2015 (Thông tư số 05).
170
- Về nội dung: …………………………………………………………..…
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
- Về quy trình và thủ tục tiếp cận:……………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Câu 4. Ông (bà) có đề xuất gì nhằm tạo thuận lợi hơn cho Lưu trữ lịch sử và người
sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc tiếp cận tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật và tài liệu
nằm trong danh mục hạn chế sử dụng theo quy định tại Thông tư số 05.
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Câu 5. Theo ông (bà) trong giai đoạn hiện nay, áp dụng hình thức sử dụng tài
liệu lưu trữ bằng việc sử dụng mạng internet và ứng dụng công nghệ mới như:
facebook, youtube, phòng đọc trực tuyến… có những ưu điểm và hạn chế gì? Ông
(bà) có đề xuất gì để các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ này đạt hiệu quả?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Câu 6. Theo ông (bà) Nhà nước có cần phải ban hành quy định về tài liệu thuộc
sở hữu nhà nước và tài liệu thuộc sở hữu tư nhân nhằm thực hiện quản lý thống nhất
tài liệu lưu trữ hay không?
171
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Câu 8. Để bảo vệ tài liệu lưu trữ, việc cấm các hành vi xâm hại đến tài liệu lưu
trữ (giả mạo, làm sai lệch, đánh cắp, làm mất mát, hư hỏng...) hoặc phát tán thông tin
tài liệu chỉ mức độ mật là một yêu cầu cần thiết. Theo ông (bà), Nhà nước có nên ban
hành chế tài xử lý vi phạm cho các hành vi không? Nên đưa ra các hình thức xử lý
như thế nào?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……….., ngày……tháng …..năm 2018
NGƯỜI CUNG CẤP THÔNG TIN
(Ký, ghi rõ họ tên)
172
PHỤ LỤC SỐ 03
DANH SÁCH CÁC NHÀ KHOA HỌC THAM GIA TRẢ LỜI PHỎNG VẤN
Họ và tên Học vị, Học hàm Cơ quan công tác
01 Nguyễn Văn Thâm GS. TSKH Học viện Hành chính Quốc gia
02 Vũ Thị Phụng PGS.TS Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn- Hà Nội
03 PGS.TS Nguyễn Thu Vân Học viện Hành chính Quốc gia
04 PGS.TS Dương Văn Khảm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
05 Trần Hoàng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước TS
06 Nguyễn Thị Chinh Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước TS
07 Nguyễn Hồng Duy Trường Đại học Khoa học Xã hội và TS
Nhân văn- Hà Nội
08 Trần Phương Hoa Trường Đại học Khoa học Xã hội và TS
Nhân văn- Hà Nội
09 Đỗ Văn Học Trường Đại học Khoa học Xã hội và TS
Nhân văn- TP Hồ Chí Minh
10 Nguyễn Văn Báu Trường Đại học Khoa học Xã hội và TS
Nhân văn- TP Hồ Chí Minh
11 Học viện Hành chính Quốc gia Nguyễn Thị Lan Anh TS
12 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nguyễn Minh Sơn TS
13 Văn phòng Trung ương Đảng Nguyễn Văn Tâm TS
14 Đại học Nội Vụ Nguyễn Mạnh Cường TS
15 Trường Cán bộ Quản lý Giao thông Trần Thị Bích Ngọc TS
Vận tải.
173
PHỤ LỤC SỐ 04
Thành lập
Tiếp cận TLLT chỉ mức độ
Xây dựng kho lưu trữ chuyên
Stt
Tên LTLS
Hình thức SDTLLT
Số hóa TLLT
HĐGM
mật
ngành theo Thông tư số 09
Sử dụng
Được
Phòng
mạng
Đang
Sau 40
Sau 60
Triển lãm
Có
Chưa
đọc trực
xã hội
Có
Chưa
Có
Chưa
giải
hoàn
năm
năm
trực tuyến
mật
tuyến
hoặc
thiện
website
Trung tâm
01
Lưu trữ Quốc
X
X
X
X
X
X
X
0
X
gia I
Trung tâm
02
Lưu trữ Quốc
X
X
X
X
X
X
X
0
X
gia II
Trung tâm
03
Lưu trữ Quốc
X
X
X
X
X
X
X
X
X
gia III
Trung tâm
04
Lưu trữ Quốc
X
X
X
X
0
X
X
X
X
gia IV
BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN PHIẾU KHẢO SÁT TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở TRUNG ƯƠNG
174
Số hóa TLLT
Thành lập HĐGM
Tiếp cận TLLT chỉ mức độ mật
Xây dựng kho lưu trữ theo Thông tư số 09
STT
Tên LTLS
Có Chưa
Có Chưa
Có
Chưa
Đang hoàn thiện
Được giải mật
Sau 40 năm
Sau 60 năm
Phòng đọc trực tuyến
Triển lãm trực tuyến
PHỤ LỤC SỐ 05 BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO SÁT TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH
(1)
Hình thức SDTLLT Sử dụng mạng xã hội hoặc website (9)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
01
Hà Nội
X
0
0
0
0
X
0
X
X
02
Yên Bái
X
0
0
0
0
X
0
X
X
03
Ninh Bình
X
X
X
X
0
X
0
X
X
04
Hải Dương
X
0
X
X
0
X
0
X
X
05
Bắc Ninh
X
0
0
0
0
X
0
X
X
06
Bắc Giang
X
0
0
0
0
X
0
X
X
07
Hà Nam
X
0
0
0
0
X
0
X
X
08
Hải Phòng
X
0
0
0
X
X
0
X
X
09
Lào Cai
X
0
0
0
X
X
0
X
X
10
Thái Bình
X
0
0
0
0
X
0
X
X
175
11
Quảng Ninh
X
0
0
0
0
X
0
X
X
12
Lai Châu
X
0
0
0
0
X
0
X
X
13
Thái Nguyên
X
0
0
0
0
X
0
X
X
14
Nghệ An
X
0
0
0
0
X
0
X
X
15
Hà Tĩnh
X
0
0
0
X
X
0
X
X
16
Quảng Bình
X
0
0
0
0
X
0
X
X
17
Ninh Thuận
X
0
0
0
0
X
0
X
X
18
TP Hồ Chí Minh
X
0
0
0
0
X
0
X
X
19
Bến Tre
X
0
0
0
0
X
0
X
X
20
Tiền Giang
X
0
0
0
0
X
0
X
X
21
Tây Ninh
X
0
0
0
0
X
0
X
X
22
Vĩnh Long
X
0
0
0
0
X
0
X
X
23
Long An
X
0
0
0
0
X
0
X
X
24
Phú Yên
X
X
X
X
0
X
0
X
X
25
Bình Phước
X
0
0
0
0
X
0
X
X
26
Kiên Giang
X
0
X
X
0
X
0
X
X
27
Cần Thơ
X
0
0
0
0
X
0
X
X
28
Trà Vinh
X
0
0
0
0
X
0
X
X
29
Sóc Trăng
X
0
0
0
0
X
0
X
X
30
Bình Dương
X
0
0
0
0
X
0
X
X
176
PHỤ LỤC SỐ 06
TÌNH HÌNH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LTLS CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
(Nguồn từ kỷ yếu Hội thảo nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
177
178
PHỤ LỤC SỐ 07
BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO SÁT LƯU TRỮ LTLS CẤP TỈNH VỀ CÁC ĐỐI TƯỢNG CÓ NHU CẦU SDTLLT
STT Tỉnh/Thành phố
Đối tượng khác(%)
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 19 20 22
Hà Nội Yên Bái Ninh Bình Hải Dương Bắc Ninh Bắc Giang Hải Phòng Quảng Ninh Thái Nguyên Hà Tĩnh Ninh Thuận Quảng Bình TP Hồ Chí Minh Bến tre Tây Ninh Long An Phú Yên Bình Phước Cần Thơ Trà Vinh
Nhà quản lý, nhà khoa học (%) 10 50 80 99 30 50 30 10 70 40 30 20 17 10 0 15 75 10 70
Người dân(%) 85 60 48 0 0 65 40 50 80 30 60 50 80 80 70 50 75 20 70 20
Học sinh, sinh viên (%) 05 02 20 01 05 10 20 10 0 0 20 0 3 20 0 10 5 20 10
50% (doanh nghiệp)
179
PHỤ LỤC SỐ 08
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi: …………………………………………………………………………….
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………
Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………………………
Quốc tịch: ……………………………………………………………………………
Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu: ……………………………………………
Cơ quan công tác: ……………………………………………………………………
Địa chỉ liên hệ: ……………………………………………………………………….
Số điện thoại: ………………………………………………………………………...
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: ……………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
Chủ đề nghiên cứu:…………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
Thời gian nghiên cứu:
………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định
của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
……., ngày …… tháng ….. năm ……… XÉT DUYỆT CỦA
GIÁM ĐỐC TT Người đăng ký
(ký, họ và tên) LƯU TRỮ QUỐC GIA
180
PHỤ LỤC SỐ 09
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
Số: ……………………
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………
Số CMND/Hộ chiếu: …………………………………………………………………
Chủ đề nghiên cứu: …………………………………………………………………..
Tên phông/ khối Ký hiệu Số thứ tài liệu, mục lục hồ sơ/ tài Tiêu đề hồ sơ/tài liệu tự số liệu
………….., ngày ….. tháng ….. năm …...
XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến của Phòng đọc Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC TT
LƯU TRỮ QUỐC GIA
181
PHỤ LỤC SỐ 10
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
Số: ………………………..
Họ và tên độc giả: ………………………………………………………………….
Số CMND/Hộ chiếu: ………………………………………………………………
Ký hiệu Tên văn Số thứ Từ tờ Tổng số Ghi Tên phông hồ sơ/ tài bản/tài tự đến tờ trang chú liệu liệu
………….., ngày ….. tháng ….. năm …...
XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến của Phòng đọc Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC TT
LƯU TRỮ QUỐC GIA
182
PHỤ LỤC SỐ 11
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Số: ……………………..
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………
Số CMND/Hộ chiếu: …………………………………………………………………
Ký hiệu Số thứ Tên Tên văn Từ tờ Tổng số Ghi hồ sơ/ tài tự phông bản/tài liệu đến tờ trang chú liệu
………….., ngày ….. tháng ….. năm …...
XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến của Phòng đọc Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC TT
LƯU TRỮ QUỐC GIA
183
PHỤ LỤC SỐ 12
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi: …………………………………………………………………………….
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………
Ngày, tháng, năm sinh:
………………………………………………………………………………………...
Quốc tịch:
………………………………………………………………………………………...
Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:
………………………………………………………………………………………...
Cơ quan công tác:
………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ liên hệ:
……………………………………………………………………………………….
Số điện thoại:
……………………………………………………………………………………….
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
………………………………………………………………………………………..
Chủ đề nghiên cứu:
……………………………………………………………………………………….
Thời gian nghiên cứu:
……………………………………………………………………………………….
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
…………, ngày ….. tháng ….. năm ……. XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI
ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ Người đăng ký
(Ghi rõ họ và tên) LỊCH SỬ CẤP TỈNH
184
PHỤ LỤC SỐ 13
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
Số: …………………
Họ và tên độc giả: ………………………………………………………………….
Số CMND/Hộ chiếu: ………………………………………………………………
Chủ đề nghiên cứu:
………………………………………………………………………………………
Tên phông/ khối Ký hiệu Số thứ tài liệu, mục lục hồ sơ/ tài Tiêu đề hồ sơ/tài liệu tự số liệu
………….., ngày ….. tháng ….. năm …...
XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến của Phòng đọc Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
CẤP TỈNH
185
PHỤ LỤC SỐ 14
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
Số: …………………
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………
Số CMND/Hộ chiếu: …………………………………………………………………
Ký hiệu Tên văn Số thứ Từ tờ Tổng số Ghi Tên phông hồ sơ/ tài bản/tài tự đến tờ trang chú liệu liệu
………., ngày ….. tháng …. năm …..
XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến của Phòng đọc Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
CẤP TỈNH
186
PHỤ LỤC SỐ 15
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Số: ………………………..
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………
Số CMND/Hộ chiếu: …………………………………………………………………
Ký hiệu Số thứ Tên Tên văn Từ tờ Tổng số Ghi hồ sơ/ tài tự phông bản/tài liệu đến tờ trang chú liệu
………., ngày ….. tháng …. năm …..
XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến của Phòng đọc Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
CẤP TỈNH
187
PHỤ LỤC SỐ 16
TRẢI NGHIỆM PHÒNG ĐỌC TRỰC TUYẾN TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
188
PHỤ LỤC SỐ 17
GIAO DIỆN FANPANGE CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
189
PHỤ LỤC SỐ 18
GIAO DIỆN FANPANGE CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
190
