ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN HÀ NHƢ
NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Hà Nội-2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN HÀ NHƢ
NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
Chuyên ngành:Lƣu trữ Mã số:60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. ĐÀO XUÂN CHÚC Hà Nội-2015
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU…………………………………………………………………...
05
13
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ……………..
13
1.1. Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ, Thủ Tƣớng Chính phủ………………………………………………………………… .
1.2. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ..…
16
1.2.1. Vị trí và chức năng…………………………………………………...
19
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn…………………………………..…………..
19
1.2.3. Cơ cấu tổ chức……………………………………………..…………
24
1.3. Khái quát về Lƣu trữ ở Văn phòng Chính phủ………..……………
25
1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ……………….……………
25
27
1.3.2. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ………………………………………………………….………..
1.3.3.Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ..............
29
1.4. Thành phần, số lƣợng tài liệu lƣu trữ Văn phòng Chính phủ…...…
30
1.4.1. Tài liệu hành chính……………………………………………..…….
30
1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư…………………………………………
31
1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ…..…..
31
1.4.2. Tài liệu ghi âm……………………………………………..…………
33
1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật………………………………...…………..
34
1.4.4.Tài liệu điện tử……………………………………………..………….
35
1.5. Ý nghĩa của tài liệu Lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ…………...
36
1.6 Tình trạng vật lý của tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ…...
39
1.6.1. Tài liệu giấy…………………………………………..………………
40
1.6.2. Tài liệu ghi âm.......................................................................
40
1.6.2.1. Ghi âm từ tính………………………………………..……………..
40
1.6.2.2. Ghi âm Laser (đĩa compact)…………………………...…………...
41
1
1.6.3. Tài liệu khoa học kỹ thuật……………………………...…………….
41
1.6.4. Tài liệu điện tử………………………………..………………………
42
42
1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ…………………………………………………..………..
1.7. Nguyên nhân hƣ hỏng tài liệu…………..…………………………….
43
1.7.1.Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên…………………………………...
43
1.7.2. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng………….………….
45
46
1.8. Sự cần thiết phải có những giải pháp về bảo quản tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ…………………………………………………
50
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ..................................................................................
50
2.1.Một số vấn đề lý luận, pháp lý về công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ.............................................................................................
2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản...............
50
2.1.2. Quy định của Nhà nước về công tác bảo quản........................
52
55
2.1.3. Quy định của Văn phòng Chính phủ về bảo quản tài liệu lưu trữ...................................................................................................
59
2.2. Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lƣu trữ ở Văn phòng Chính phủ......................................................................................
2.2.1.Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu........................
59
2.2.2. Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu.............................
66
2.2.3 Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ.........................................
67
2.2.4. Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản..........................
74
75
2.3. Nhận xét về ƣu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu tại VPCP..................................................................................
75
2.3.1. Ưu điểm................................................................................
76
2.3.2. Nhược điểm..........................................................................
2
77
2.4. Nguyên nhân...........................................................................
80
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ........................................................................................
80
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hƣớng dẫn công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ................................................................
80
3.1.1. Giải pháp đối với các cơ quan quản lý.....................................
80
3.1.2. Đối với Văn phòng Chính phủ..................................................
84
3.2. Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lƣu trữ......................................................................................
84
3.2.1. Yêu cầu về mua văn phòng phẩm................................
86
3.2.2. Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu.......................................
87
3.2.2.1. Đối với kho tài liệu điện tử.....................................................
87
3.2.2.2. Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn...........................
88
3.2.2.3.Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính(tài liệu giấy)........
88
3.2.3.Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu..........................................
89
3.2.4.Lắp đặt thiết bị..............................................................................
90
3.2.5. Biện pháp duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu..........................................................................................................
90
3.2.5.1. Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu.............
92
3.2.5.2.Chống bụi................................................................................
92
3.2.6.Hệ thống thiết bị an toàn.........................................................
93
3.2.7.Trang thiết bị bảo quản tài liệu.................................................
94 3.2.8. Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án cháy nổ, khủng bố.......................................................................................................
96
3.3.Tăng cƣờng số lƣợng,nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ(đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác bảo quản tài liệu)..................................................................................
3
97
3.4. Nghiên cứu và xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản nhằm hạn chế những tác hại do côn trùng, nấm mốc gây nên........
98
3.5. Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hƣ hại...................................................................
99
3.5.1. Khử trùng.....................................................................................
99
3.5.2. Tu bổ tài liệu................................................................................
99
3.6. Kinh phí cho công tác lƣu trữ.....................................................
101
3.7. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản..............................................
102
3.8. Thực hiện giải mật tài liệu đang bảo quản tại kho Lƣu trữ Văn phòng Chính phủ.........................................................................
104
KẾT LUẬN........................................................................................
106
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................
113
PHỤ LỤC............................................................................................
4
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, cơ quan tham mưu, giúp
việc cho Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại
kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ là những tài liệu phản ánh quá trình
hoạt động của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ qua các thời kỳ.Tại đây
bảo quản toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ Việt Nam
từ năm 1950 đến nay, chưa kể đến một số văn bản trước 1950 cũng đang được
bảo quản tại đây ( trừ những hồ sơ vụ việc đã nộp về Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III). Khối tài liệu này có ý nghĩa rất quan trọng về nhiều mặt như kinh tế,
chính trị, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng… Việc quản lý, sử dụng có
hiệu quả khối tài liệu đó góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
tổ quốc. Thực tế đã chứng minh rằng tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc
phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng, áp dụng các biện pháp tiên tiến, các chế
độ bảo quản chặt chẽ có thể giữ cho tài liệu lưu trữ tồn tại được bền lâu.
Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
còn nhiều hạn chế:
- Văn bản, hồ sơ hình thành hàng năm trong quá trình hoạt động của
Chính phủ, Văn phòng Chính phủ với một khối lượng rất lớn, nhưng hiện nay
tại Văn phòng Chính phủ chưa có kho tàng bảo quản tài liệu đúng quy chuẩn.
Trong khi đó khối lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng tăng. Tài liệu lưu trữ hiện
đang bảo quản ở các kho đại đa số được ghi trên giấy, nhưng cũng có một
phần không nhỏ là tài liệu ghi âm. Trải qua bề dày thời gian, dưới tác động
của điều kiện khí hậu nên đến nay tình trạng vật lý của tài liệu đã bị xuống
cấp nghiêm trọng ở mức độ khác nhau. Trước tình trạng này, nếu không có sự
quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời gian không xa thì số tài liệu
quý giá này sẽ tiếp tục bị huỷ hoại và không thể phục hồi lại được.
5
- Bước đầu công nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ, đặc biệt từ năm 2012 Văn phòng Chính phủ bắt đầu ứng dụng
công nghệ thông tin trong quá trình xử lý công việc và lập hồ sơ trên môi
trường mạng. Trách nhiệm đối với việc quản lý, bảo quản tài liệu điện tử
thuộc về Phòng Lưu trữ và Trung tâm Tin học. Việc sử dụng phần mềm tin
học trong xử lý công việc đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị
cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy. Việc thu thập, quản lý, khai thác và sử
dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới và khó khăn đối với cán bộ Phòng
Lưu trữ vì hiện nay. Văn phòng Chính phủ chưa ban hành được quy định về
bảo quản, thu thập tài liệu điện tử và chưa có nơi bảo quản tài liệu điện tử
đúng quy định.
- Văn phòng Chính phủ chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài
liệu. Vì vậy cán bộ lưu trữ không có cơ sở để lựa chọn chính xác văn bản có
giá trị để lưu giữ , gây tốn kém công sức, kinh phí để bảo quản những tài liệu
không còn giá trị .
Từ thực trạng này, đã xuất hiện nên một yêu cầu cấp thiết hiện nay là
phải có những giải pháp cụ thể và đồng bộ nhằm tổ chức và thực hiện tốt các
biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
Với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu ở lưu
trữ của Văn phòng Chính phủ, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp
Bảo quản tài liệu Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ” làm luận văn thạc sỹ.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:
Một là: Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của tài liệu hình
thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng
Chính phủ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
Hai là: Qua khảo sát thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt
được, những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại
Văn phòng Chính phủ.
6
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu:
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ( các quy
định,quy chế, biện pháp…).
- Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản
các loại tài liệu lưu trữ.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi đề tài đuợc nghiên cứu tại Kho lưu trữ tài liệu hiện hành tại
Văn phòng Chính phủ.
- Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số cơ quan như Kho Lưu
trữ Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ Tịch nước để so
sánh, đối chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối tài
liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Đồng thời tham
khảo một số phương pháp bảo quản của một số nước trên thế giới.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục đich trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác
định là:
Một là: Tìm hiểu số lượng , thành phần, nội dung tài liệu hình thành
trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ
đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
Hai là: Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ ( Kho tàng, trang thiết bị, xây dựng
chế độ bảo quản, các biện pháp bảo quản…).
Ba là: Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
5. Lịch sử nghiên cứu
- Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành.
7
- Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách
chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ
Nhà nước do Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã
hội Hà Nội năm 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả
Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn
Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà
Nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản cho Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm 2006.
Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt
nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và
nghiên cứu với một số đề tài liên quan như:
- “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu
giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Đát
năm 2003.
- “Tổ chức và quản lý tài liệu phim ảnh ghi âm ở nước ta hiện nay”
khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Vân Anh.
- “ Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe nhìn tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III” khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thu
Hà năm 2007.
Các đề tài nghiên cứu của các tác giả trên chủ yếu tập trung nghiên
cứu, tìm hiểu và đánh giá về quản lý tài liệu giấy. Đối với công tác thu thập
và bảo quản tài liệu ghi âm và tài liệu điện tử mới được đề cập một phần
trong đề tài nghiên cứu.
Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên
luận, bài viết của một số tác giả đề cập cũng liên quan ít nhiều tới nội dung
của luận văn cũng như khảo sát một số công trình khoa học cấp ngành, cấp bộ
đã bảo vệ thành công của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
8
Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu lưu
trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần có các giải pháp tổ chức, bảo
quản tài liệu lưu trữ trong các cơ quan.Chính vì vậy để góp phần thiết thực
vào quá trình đổi mới quản lý Nhà nước nói chung và quản lý ngành văn thư,
lưu trữ nói riêng Cục Văn thư Lưu trữ đã xây dựng Đề án “ Quy hoạch phát
triển ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020” nhằm hoàn thiện hệ thống tổ
chức bộ máy, nhân lực, cơ sở vật chất... nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra những vấn đề cơ bản
nhất về lý luận công tác lưu trữ. Các bài viết trên báo, tạp chí, các luận văn
thạc sỹ, khóa luận và các công trình nghiên cứu khoa học đã đi sâu nghiên
cứu công tác lưu trữ ở một số Bộ để đưa ra các giải pháp nhằm đổi mới công
tác lưu trữ. Tuy nhiên chưa có một đề tài nào nghiên cứu chi tiết và đưa ra các
giải pháp về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
Như vậy, từ những khái quát trên đây có thể khẳng định đề tài tác giả lựa
chọn không trùng lặp với bất cứ đề tài nào đã được nghiên cứu và công bố.
6. Nguồn tƣ liệu tham khảo
Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm:
- Các văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu
trữ Quốc gia do Ủy ban Thường Vụ Quốc hội ban hành năm 2001;Luật Lưu
trữ do Quốc hội ban hành năm 2011; Nghị định 01/2013/NĐ- CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ–CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ….
9
- Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm
việc của Văn phòng Chính phủ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc Văn
phòng Chính phủ: Luật Tổ chức Chính phủ số 33/2001/QH10 ngày
25/12/2001 Quy định trách nhiệm và quyền hạn của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ; Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính
phủ; Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Văn phòng Chính phủ;
Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 9/1/2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn
phòng Chính phủ quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn
bản tại Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Quy định về việc lập, nộp,
bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ…
- Các giáo trình về công tác lưu trữ, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
- Các luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn
phòng, các bài viết, khóa luận, các công trình nghiên cứu khoa học có liên
quan đến tổ chức công tác lưu trữ.
- Đề tài nghiên cứu khoa học về bảo quản tài liệu tại Trung tâm Nghiên
cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lê nin. Sử dụng phương
pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên
cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra nhưng ưu điểm để kế
thừa phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế
trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
10
- Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát về công tác bảo quản, cơ sở
vật chất, các biện pháp bảo quản, chế bộ bảo quản, nhân lực làm công tác
bảo quản…
- Phương pháp thống kê: Thống kê đầy đủ, chính xác về số lượng,
thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đang
bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và
chuyên viên ở đơn vị. Việc phỏng vấn sẽ cho tác giả nắm bắt được vấn đề bảo
quản hồ sơ tài liệu của từng chuyên viên tại các Vụ, Cục, đơn vị để từ đó có
giải pháp chung cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ.
Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả
còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như mô tả, so sánh công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử với tài liệu lưu trữ hiện hành.
8. Đóng góp của đề tài
- Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở pháp lý và thực trạng của công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ hiện nay tại Văn phòng Chính phủ, tác giả có thể đưa
ra các giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phòng
Chính phủ, cùng với yêu cầu đặt ra phải có một giải pháp lớn hơn nhằm giữ
gìn , bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, phục vụ tốt nhất cho việc
sử dụng khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.
- Nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu ở
Văn phòng Chính phủ để từ đó đưa ra các giải pháp cho công tác bảo quản tài
liệu lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và trong các cơ quan hành
chính nhà nước. Cụ thể tại các Bộ, ngành, Ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương.
- Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ lưu
trữ làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
11
- Trong quá trình nghiên cứu đã góp phần bồi dưỡng , nâng cao trình
độ, khả năng phân tích, đánh giá để lựa chọn phương pháp tối ưu trong quá
trình bảo quản tài liệu.
9. Bố cục
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung chính của luận
văn được chia làm ba chương:
Chương 1: Tổng quan về Văn phòng Chính phủ và công tác lưu trữ tại
Văn phòng Chính phủ
Chương 2: Cơ sở lý luận, pháp lý và thực trạng công tác bảo quản tài
liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu
lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ.
12
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƢU
TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
1.1. Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ, Thủ Tƣớng
Chính phủ
Theo Điều 94 Hiến pháp năm 2013 ,Chính phủ là cơ quan hành chính
Nhà nước cao nhất của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thống nhất
quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc
phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước; bảo đảm hiệu lực của bộ máy nhà
nước từ trung ương đến cơ sở; bảo đảm việc tôn trọng và chấp hành Hiến
pháp và pháp luật; phát huy quyền làm chủ của nhân dân trong sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ tổ quốc, bảo đảm ổn định và nâng cao đời sống vật chất và
tinh thần của nhân dân.
- Lãnh đạo công tác các bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính
phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp, xây dựng và kiện toàn hệ thống thống nhất bộ
máy hành chính nhà nuớc; hướng dẫn kiểm tra tạo điều kiện cho Hội đồng
nhân dân thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định; đào tạo, bồi dưỡng,
sắp xếp và sử dụng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước.
- Bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật trong các cơ quan nhà
nước, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang và công dân; tổ chức và lãnh
đạo công tác tuyên truyền, giáo dục Hiến pháp và pháp luật trong nhân dân.
- Trình dự án luật, pháp lệnh và các dự án khác trước Quốc hội và Uỷ
ban Thường vụ Quốc hội.
- Thống nhất quản lý việc xây dựng nền kinh tế quốc dân, chính sách
tài chính, tiền tệ quốc gia; quản lý và bảo đảm sử dụng có hiệu quả tài sản
thuộc sở hữu toàn dân; phát triển văn hoá giáo dục, y tế, khoa học và công
nghệ, thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách nhà nước.
13
- Thi hành biện pháp bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của công dân, tạo
điều kiện cho công dân sử dụng quyền và làm tròn nghĩa vụ của mình, bảo vệ
tài sản, lợi ích của Nhà nước và của xã hội, bảo vệ môi trường.
- Củng cố và tăng cường nền quốc phòng toàn dân, an ninh nhân dân;
bảo đảm an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội; xây dựng các lực lượng
vũ trang nhân dân; thi hành lệnh động viên, lệnh ban bố tình trạng khẩn cấp
và mọi biện pháp cần thiết khác bảo vệ đất nước.
- Tổ chức và lãnh đạo công tác kiểm kê, thống kê của Nhà nước, công
tác thanh tra và kiểm tra nhà nước chống quan liêu, tham nhũng; công tác giải
quyết khiếu nại, tố cáo của công dân.
- Thống nhất quản lý công tác đối ngoại; đàm phán, ký kết điều ước
quốc tế nhân danh Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, trừ trường
hợp quy định tại khoản 14 Điều 70 Hiến pháp năm 2013; đàm phán, ký kết,
phê duyệt, gia nhập điều ước quốc tế nhân danh Chính phủ; chỉ đạo việc thực
hiện các điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết
hoặc gia nhập; bảo vệ lợi ích của nhà nước, lợi ích chính đáng của tổ chức và
công dân Việt Nam ở nước ngoài.
- Thực hiện chính sách xã hội, chính sách dân tộc, tôn giáo.
- Quyết định việc điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính duới cấp
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Theo Luật Tổ chức Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có những nhiệm
vụ và quyền hạn sau đây:
- Lãnh đạo công tác Chính phủ, các thành viên Chính phủ, Thủ trưởng
cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp.
- Quyết định các chủ trương, biện pháp cần thiết để lãnh đạo điều hành
hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến
cơ sở.
14
- Chỉ đạo việc xây dựng các dự án Luật trình Quốc hội, các dự án pháp
lệnh trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; các văn bản quy phạm pháp luật
thuộc thẩm quyền của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
- Quy định chế độ làm việc của Thủ tướng với các thành viên Chính
phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Chỉ đạo phối hợp với các thành viên Chính phủ quyết định những vấn
đề có ý kiến khác nhau giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ,
Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương.
- Triệu tập và chủ toạ các phiên họp của Chính phủ.
- Đề nghị Quốc hội thành lập hoặc bãi bỏ các bộ, cơ quan ngang bộ;
trình Quốc hội phê chuẩn đề nghị về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức,
cho từ chức do sức khoẻ hoặc lý do khác đối với Phó Thủ tướng, Bộ trưởng…
- Thành lập hội đồng, uỷ ban thường xuyên hoặc lâm thời khi cần thiết
để giúp Thủ tướng nghiên cứu, chỉ đạo phối hợp giải quyết những vấn đề
quan trọng liên ngành.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức thứ trưởng và chức vụ tương đương;
phê chuẩn việc bầu cử thành viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương. Miễn nhiệm, điều động, cách chức Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố và các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân
tỉnh thành phố trực thuộc trung ương.
- Quyết định các biện pháp cải tiến lề lối làm việc hoàn thiện bộ máy
quản lý nhà nước đề cao kỷ luật ngăn ngừa và kiên quyết đấu tranh chống
tham nhũng, lãng phí, quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong bộ máy và trong
cán bộ công chức viên chức nhà nước.
- Đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định chỉ thị, thông tư
của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, quyết định, chỉ thị của Uỷ ban
nhân dân và chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
trái với Hiến pháp, luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên.
15
- Đình chỉ việc thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, luật và các văn bản của
các cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội
bãi bỏ.
- Thực hiện chế độ báo cáo trước nhân dân về những vấn đề quan trọng
thông qua các báo cáo của Chính phủ trước Quốc hội, trả lời của Chính phủ
đối với chất vấn của đại biểu Quốc hội và ý kiến phát biểu với cơ quan thông
tin đại chúng.
1.2. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ
Ngày 2 tháng 9 năm 1945, Chính phủ Lâm thời của nước Việt Nam
Dân chủ Cộng hòa do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu tuyên cáo trước quốc
dân đồng bào và toàn thế giới về việc thành lập Chính phủ nước Việt Nam
mới. Cũng trong thời gian đó, một cơ quan đầu não giúp việc cho Chính phủ
Lâm thời và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã được thành lập. Do lúc bấy giờ, chính
quyền Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chưa ổn định, áp lực nội ngoại xâm rất
lớn, nên tổ chức cũng như nhân sự của cơ quan này được giữ bí mật. Việc
thành lập cơ quan này cũng không có văn bản thành lập chính thức.
Từ khi nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập năm 1945
đến nay với tên gọi Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,tên gọi của
Văn phòng Chính phủ đã được thay đổi nhiều lần qua các thời kỳ như Phủ
Thủ tướng, Văn phòng Chủ tịch Chính phủ, Thủ tướng phủ, Văn phòng Hội
đồng Bộ trưởng và Văn phòng Chính phủ.
Hơn 8 tháng sau ngày Quốc khánh 2-9-1945, ngày 3-5-1946, Chủ tịch
Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 57 về cơ cấu tổ chức các cơ quan Chính phủ,
trong đó có Mục I về Văn phòng. Đây là văn bản pháp luật đầu tiên của Chính
phủ quy định về tổ chức và hoạt động của các Văn phòng trong bộ máy hành
chính Nhà nước. Đây là bộ máy giúp việc đầu tiên phục vụ Chính phủ và Chủ
tịch Hồ Chí Minh. Ngày 02 tháng 8 năm 1949 Chủ tịch Hồ chí Minh đã ra sắc
lệnh số 87/SL về việc Văn phòng Chủ tịch Chính phủ đổi tên thành Văn
phòng Thủ tướng phủ.
16
Đáng chú ý là tên gọi Văn phòng Phủ Thủ tướng đã tồn tại trong một
thời gian dài (1955-1980) ngay cả trong thời gian trước 1960 là lúc chưa ban
hành đạo luật đầu tiên về tổ chức và hoạt động của Chính phủ và cho đến khi
thành lập Hội đồng Bộ trưởng thay thế Hội đồng Chính phủ vào năm 1980
theo quy định của Hiến pháp 1980.
Tuy nhiên xét về địa vị pháp lý của Văn phòng Phủ Thủ tướng thì vấn
đề không chỉ dừng lại ở tên gọi của cơ quan này mà điều quan trọng hơn cả
chính là chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy và mối quan hệ của Văn
phòng Phủ Thủ tướng với các cơ cấu khác của Chính phủ.
Cơ cấu tổ chức thuộc bộ máy có ít nhiều thay đổi nhưng tựu chung đều
là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ trong
công tác lãnh đạo, điều hành, bảo đảm tính thống nhất, liên tục trong hoạt
động của Chính phủ. Là cơ quan có chức năng mang tính tổng hợp cao, đã
cùng các Bộ, ngành đề xuất, tư vấn những vấn đề mang tầm vĩ mô, giúp
Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đạt nhiều thành
tích trong việc hoạch định chính sách, pháp luật và điều hành các Bộ, ngành
và địa phương hoạt động phù hợp với pháp luật.
Đến tháng 9 năm 1955, Chính phủ của Thủ tướng Phạm Văn Đồng
được thành lập, ông Phạm Hùng được cử làm Bộ trưởng Phủ Thủ tướng. Mặc
dù vậy, mãi đến 26 tháng 7 năm 1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh mới ban hành
Lệnh số 18-LCT công bố Luật Tổ chức Hội đồng Chính phủ nước Việt Nam
Dân chủ Cộng hòa, trong đó chính thức thành lập Văn phòng Phủ Thủ tướng
và quy định chức năng như sau:
"Bộ máy làm việc của Hội đồng Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ là
Phủ thủ tướng. Phủ Thủ tướng gồm có:
- Văn phòng Phủ Thủ tướng, đứng đầu là Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có
một hoặc nhiều Thứ trưởng giúp việc.
17
- Các Văn phòng nghiên cứu và theo dõi từng khối công tác của Chính
phủ, đứng đầu là các Chủ nhiệm Văn phòng có một hoặc nhiều Phó chủ
nhiệm giúp việc. Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có hàm là một Bộ trưởng.
Ví dụ:
Năm 1971, bên cạnh Bộ trưởng Phủ Thủ tướng còn đặt thêm một Chủ
nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng có hàm Bộ trưởng. Ngày 18 tháng 12 năm
1980, Quốc hội Khóa 6 Kỳ họp thứ 7 đã nhất trí thông qua Hiến pháp mới,
trong đó quy định cơ cấu tổ chức mới của bộ máy lãnh đạo Nhà nước.
Văn phòng Phủ Thủ tướng đổi tên thành Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng.
Trên cơ sở Hiến pháp năm 1992, Quốc hội đã thông qua 4 luật tổ chức
bộ máy mới của Nhà nước ( Quốc hội, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát)
trong đó có Luật tổ chức Chính phủ. Từ đó, Hội đồng Bộ trưởng chuyển lại
thành Chính phủ,Văn phòng Phủ Thủ tướng đổi sang tên gọi mới là Văn phòng
Chính phủ. Ngày 31 tháng 12 năm 1992, Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết
định số 212/TTg của Thủ tướng Chính phủ về cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Chính phủ.
Ngày 19 tháng 4 năm 2001, Thủ tướng Phan Văn Khải đã ký
Quyết định số 489/QĐ-TTg, chọn ngày 28 tháng 8 làm “Ngày truyền thống
Văn phòng Chính phủ”.
Cơ cấu tổ chức thuộc bộ máy tổ chức của Văn phòng Chính phủ còn ít
nhiều thay đổi nhưng đều là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và
Thủ tướng Chính phủ trong công tác lãnh đạo, điều hành, bảo đảm tính thống
nhất, liên tục trong hoạt động của Chính phủ. Văn phòng Chính phủ là cơ
quan có chức năng tổng hợp cao, đã cùng các Bộ, ngành đề xuất, tư vấn
những vấn đề mang tầm vĩ mô, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
18
1.2.1. Vị trí và chức năng
Căn cứ Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của
Chính phủ thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Chính phủ được quy định như sau:
Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của
Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính
phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; giúp Thủ tướng Chính phủ
(bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt
động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ
sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định
của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng Chính phủ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại
Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan
ngang Bộ. Và thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn cụ thể được quy định tại
Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ.Theo đó, nhiệm vụ,
quyền hạn cụ thể như sau:
Tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ:
Trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý nhà nước, Văn
phòng Chính phủ có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức
các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp giúp Thủ tướng
Chính phủ lãnh đạo chỉ đạo điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống
hành chính nhà nước từ Trung uơng đến cơ sở.
19
- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Chính phủ theo quy
định của pháp luật.
- Theo dõi, đôn đốc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ (sau đây gọi tắt là Bộ, ngành), Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), các cơ quan,
tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Chính phủ và Quy chế
làm việc của Chính phủ.
- Phối hợp thường xuyên với các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề
án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ trình
Chính phủ xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập
đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo
quan trọng theo chương trình công tác của Chính phủ và các công việc khác
do các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan
trình Chính phủ.
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và
các báo cáo khi được Chính phủ giao.
- Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ
quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, đột
xuất của Chính phủ, các cuộc họp của Chính phủ với lãnh đạo địa phương,
các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Chính phủ .
Tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ:
- Giúp Thủ tướng Chính phủ đôn đốc xây dựng và thực hiện chương
trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Thủ tướng Chính phủ, kiến
nghị với Thủ tướng Chính phủ những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm để tập
trung chỉ đạo, điều hành các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ
quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất định.
20
- Kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ giao các Bộ, ngành, Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các
đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối
với các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật, báo cáo theo chương trình công
tác của Thủ tướng Chính phủ và các công việc khác do các Bộ, ngành, Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Thủ tướng Chính phủ.
- Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ
quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn
bản để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định đối với những công
việc thường xuyên khác.
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khi
được Thủ tướng Chính phủ giao.
- Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan
để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ mà
các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh còn có ý kiến khác nhau theo ủy
quyền của Thủ tướng Chính phủ.
- Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo
cáo, các bài phát biểu quan trọng của Thủ tướng Chính phủ .
- Giúp Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp
công tác giữa Chính phủ với các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước,
Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và cơ quan Trung ương của
các tổ chức chính trị - xã hội, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân
dân tối cao.
- Giúp Thủ tướng Chính phủ kiểm tra thực hiện những công việc thuộc
thẩm quyền kiểm tra của Thủ tướng Chính phủ đối với các Bộ, ngành, Hội
đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan để
báo cáo và kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ các biện pháp cần thiết nhằm
đôn đốc thực hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính.
21
- Đề nghị các Bộ, ngành, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các
văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ.
- Được yêu cầu các Bộ, ngành, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn bản
liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ .
Bảo đảm thông tin:
- Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, quản lý và duy trì hoạt động liên tục mạng
tin học diện rộng của Chính phủ .
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Thủ tướng
Chính phủ, thông tin để các Thành viên Chính phủ, Thủ trưởng cơ quan
thuộc Chính phủ, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức liên quan về tình
hình kinh tế-xã hội của đất nước, hoạt động của Chính phủ, công tác chỉ
đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ.
- Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những
quyết định quan trọng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, những sự kiện
kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy định pháp luật
và chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.
- Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Chính phủ theo quy định.
- Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam.
- Quản lý tổ chức và hoạt động của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
22
- Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản
khác thuộc thẩm quyền của Văn phòng Chính phủ theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ.
- Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng
đối với Văn phòng các Bộ, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Về cán bộ, công chức:
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, quản lý nguồn nhân lực
phục vụ hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng
đối với Văn phòng các Bộ, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Cán bộ, công chức Văn phòng Chính phủ phải là những người có
phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao,
am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi, được áp dụng
chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng Chính phủ được đề nghị quyết định điều động cán bộ,
công chức đang công tác ở các Bộ, ngành, cơ quan, địa phương về làm việc
tại Văn phòng Chính phủ theo quy định của Thủ tướng Chính phủ.
- Các Bộ, ngành, cơ quan, địa phương có trách nhiệm tạo điều kiện để
cán bộ, công chức được thuyên chuyển công tác về Văn phòng Chính phủ.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng
Chính phủ và các tổ chức tư vấn, chỉ đạo, phối hợp liên ngành do Thủ tướng
Chính phủ giao.
- Quản lý tài chính, tài sản, các dự án, công tác nghiên cứu khoa học.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
23
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Đứng đầu Văn phòng Chính phủ là Bộ trưởng, Chủ nhiệm, dưới Bộ
trưởng, Chủ nhiệm là các Phó Chủ nhiệm và các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc.
Vụ Theo dõi khiếu nại, tố cáo và Phòng, chống tham nhũng (gọi tắt Vụ I).
Vụ Nội chính (gọi tắt là Vụ II).
Vụ Theo dõi phối hợp công tác giữa Chính phủ với Quốc hội, Ủy
ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, cơ quan Trung ương
các đoàn thể nhân dân và Chính quyền địa phương (gọi tắt là Vụ III).
Vụ Tổng hợp.
Vụ Tổ chức hành chính nhà nước và Công vụ.
Vụ Pháp luật.
Vụ Quan hệ quốc tế.
Vụ Kinh tế ngành.
Vụ Kinh tế tổng hợp.
Vụ Khoa giáo - Văn xã.
Vụ Đổi mới doanh nghiệp.
Vụ Thư ký - Biên tập.
Vụ Văn thư Hành chính.
Vụ Tổ chức cán bộ.
Vụ Kế hoạch tài chính.
Cục Quản trị.
Cục Hành chính - Quản trị II.
Trung tâm Tin học.
Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
24
Vụ Theo dõi khiếu nại, tố cáo và Phòng, chống tham nhũng ( gọi tắt là
Vụ I có 03 phòng, Vụ Văn thư Hành chính (có 05 phòng), Vụ Tổ chức cán bộ
(có 03 phòng),Vụ Kế hoạch tài chính (có 02 phòng). Cục Quản trị có 05
phòng, Cục Hành chính - Quản trị II đơn vị phía nam có 4 phòng
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ trình Thủ tướng
Chính phủ ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và danh sách các đơn vị sự
nghiệp thuộc Văn phòng Chính phủ.
Có thể chia các đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ nói trên thành
2 nhóm: nhóm tham mưu tổng hợp và nhóm công tác nội bộ. Cơ cấu tổ chức
có sự khác biệt với cơ cấu tổ chức tại các Bộ, ngành, Văn phòng Chính phủ
với chức năng tham mưu như đã nêu ở trên nên tài liệu hình thành trong hoạt
động cũng có những điểm khác biệt so với các cơ quan, tổ chức khác.
1.3. Khái quát về Lƣu trữ ở Văn phòng Chính phủ
1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ là lưu trữ hiện hành, được tổ chức cấp
Phòng, trực thuộc Vụ Văn thư Hành chính. Biên chế cán bộ Phòng Lưu trữ có
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các Lưu trữ viên. Tuy là lưu trữ hiện
hành nhưng với đặc thù riêng theo như chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ
chức cuả Văn phòng Chính phủ như đã trình bày ở phần trên. Vì vậy tài liệu
sản sinh ra trong quá trình hoạt động cũng mang tính đặc thù như sau:
Thứ nhất: Văn thư tại Văn phòng Chính phủ không lập hồ sơ hiện hành
như quy định chung của Nghị định 110. Theo quy định ngày 10 tháng sau
Văn thư nộp toàn bộ văn bản phát hành của tháng trước cho Lưu trữ để lập hồ
sơ văn bản phát hành và phục vụ yêu cầu nghiên cứu khai thác.
Thứ hai: Văn bản đến Văn thư chuyển cho chuyên viên xử lý và tự lập
hồ sơ sau đó nộp lưu trữ vào tháng 1 của năm sau. Ví dụ hồ sơ năm 2014 nộp
về lưu trữ tháng 1 năm 2015. Đây là quy định của Văn phòng Chính phủ có
khác với quy định chung của ngành lưu trữ.
25
Phòng Lưu trữ là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ theo quy định chung
của Nhà nước. Sau thời gian đó, Phòng Lưu trữ có nhiệm vụ chọn lọc những
tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử.
Theo Quyết định số 32/BT ngày 27/2/1979 của Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ, Phòng Lưu trữ trực thuộc Vụ Hành chính có nhiệm vụ:
- Hướng dẫn cán bộ, chuyên viên trong cơ quan lập hồ sơ.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan.
- Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu.
- Lập công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu
- Phục vụ khách đến nghiên cứu sử dụng tài liệu.
- Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ.
- Nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Lịch sử theo qui định của Pháp luật.
Hiện nay, Phòng Lưu trữ có 7 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2
phó trưởng phòng.Về chất lượng cán bộ Phòng có 100% cán bộ đều được đào
tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ. Đây là những cán bộ được đào tạo cơ bản có
kinh nghiệm công tác từ 3 năm đến 15 năm vì vậy công tác lưu trữ của Văn
phòng Chính phủ luôn phát huy tốt hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ. Với số
cán bộ ít, nhưng phải quản lý khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1950
đến nay và các tài liệu được hình thành hàng ngày từ hơn 25 đầu mối trực
thuộc Văn phòng Chính phủ. Đây là khối lượng công việc rất lớn, đòi hỏi phải
có sự phân công công việc một cách hợp lý, khoa học phù hợp với khả năng
của mỗi cán bộ công chức trong phòng và sự nỗ lực của từng cá nhân mới có
thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng tài
liệu của lãnh đạo, cán bộ công chức trong và ngoài cơ quan.
Hàng năm, Lưu trữ Văn phòng Chính phủ thu thập về khoảng hơn 400
mét tài liệu. Với khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh hàng năm quá nhiều, trong
khi đó kho tàng, giá tủ để bảo quản chưa đáp ứng được yêu cầu. Đó là một
thách thức quá lớn cho công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ và những
người trực tiếp làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
26
1.3.2. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phòng
Chính phủ
Sau khi Cách mạng Tháng 8 thành công, Chính phủ nước Việt Nam
Dân chủ Cộng hòa ra đời. Chủ tịch Hồ Chí Minh ra Thông đạt số 01-CP/VP
ngày 03 tháng 1 năm 1946 về giữ gìn và cấm tiêu hủy công văn giấy tờ, hồ sơ
cũ, yêu cầu không được hủy những công văn giấy tờ nếu không có lệnh của
cấp trên. Văn bản có tính chất pháp lý đầu tiên là Nghị định 142-CP ngày
28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn
giấy tờ và công tác lưu trữ. Tuy nhiên đây là văn bản pháp quy đầu tiên về
xác định giá trị tài liệu nên có những quy định còn chưa hoàn thiện về nguyên
tắc, các quy định này chỉ tập trung vào việc hủy hồ sơ tài liệu mà không có
các điều kiện quy định về nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp xác định giá
trị tài liệu.
- Năm 1974 Bộ trưởng ,Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ Tướng có ban
hành quy định cụ thể về chế độ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ
của Phủ Thủ tướng. Trong văn bản này đã quy định về nguyên tắc phương
pháp lập hồ sơ và công tác thu thập, sưu tầm bảo quản tài liệu. Bản quy định
này cũng chưa đưa ra được thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Tuy nhiên
đây cũng là tiền đề cho việc ban hành một số văn bản về công tác xác định giá
trị tài liệu trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và
Văn phòng Chính phủ những thời gian tiếp sau.
- Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu. Cục
Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 về
việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu nhằm giúp cho
các cơ quan nhà nước các ngành các cấp có tài liệu làm căn cứ. Văn phòng
Phủ Thủ tướng căn cứ vào công văn đó để xác đinh thời hạn bảo quản cho
khối tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng qua các
giai đoạn.
27
- Quyết định 176/BT năm 1994 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ về lập, nộp và bảo quản hồ sơ tại Văn phòng Chính phủ.
Sau công văn 25/NV gần 20 năm sau Văn phòng Chính phủ mới ban
hành Quy định 176/BT về công tác lưu trữ. Tuy nhiên trong quyết định này
chưa đưa ra quy định cụ thể về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các kho
lưu trữ của văn phòng Chính phủ và công tác bảo quản tài liệu tại các đơn vị
trực thuộc.
- Công văn số 6043/HC năm 1997 về thu thập và tiêu huỷ tài liệu.
Trên thực tế các đơn vị tự tiêu hủy tài liệu làm thất lạc rất nhiều công
văn có giá trị. Vụ Hành chính có yêu cầu tất cả công văn giấy tờ sản sinh ra
hàng năm phải nộp về lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Lưu trữ Văn phòng
Chính phủ có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu trùng
thừa theo đúng quy định của pháp luật
- Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 3 tháng 8 năm 2005 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo
quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ.
Cũng theo Quy định tại Quyết định 1351/QĐ-VPCP chủ yếu quy định
về lập và nộp hồ sơ về lưu trữ hàng năm, chưa có điều khoản nào quy định về
bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Đặc biệt quy định về
bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật
- Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 9/1/2012 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định về việc tiếp nhận,xử lý, phát hành và
quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ.
- Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 17/6/ 2013 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử
dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ.
28
Điều 4 của bản quy định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được
bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính quản
lý, bảo quản. Kho lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo
đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu.
Kho lưu trữ được trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng
chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phòng chống côn trùng, nấm mốc và các
tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”.
- Để thực hiện nhiệm vụ được giao Vụ Văn thư Hành chính đã ban
hành Quyết định số 104/QĐ-HC ngày 27/5/2013 do Vụ trưởng Vụ Văn thư
Hành chính ký. Theo đó Phòng Lưu trữ có nhiệm vụ thực hiện bảo quản hồ
sơ, tài liệu lưu trữ và các nhiệm vụ khác. Chính những quy định này đã giúp
Phòng Lưu trữ có đầy đủ căn cứ pháp lý thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn,
trong đó có nhiệm vụ bảo quản khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong
quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng
Chính phủ.
1.3.3. Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
- Chứa đựng thông tin quá khứ: đó là những sự kiện, hiện tượng, biến
cố lịch sử, những vụ việc liên quan đến một cá nhân, một ngành, một địa
phương hay liên quan đến tình hình kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng…
của cả nước; những hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, của Thủ
tướng, các Phó Thủ tướng… Có thể nói, tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính
phủ có ý nghĩa trên nhiều mặt và có tầm ảnh hưởng rộng. Vì vậy cần phải có
những quy định đầy đủ, chặt chẽ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu đó; mặt
khác có thể phát huy được giá trị thông tin của tài liệu trong thực tiễn.
- Là bản gốc, bản chính của các văn bản: chúng mang những bằng
chứng thể hiện tính chân thực cao như bút tích, chữ ký của người có thẩm
quyền như Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các Bộ trưởng…, con dấu của
Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các cơ quan, địa danh, ngày tháng năm
29
làm ra tài liệu…. Do đặc điểm này mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, được
trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên
cứu khoa học và các mục đích khác. Mặt khác vì nó là bản chính, bản gốc nếu
bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được, có thể gây nên
những tổn thất lớn. Bởi vậy, cần được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ,
việc nghiên cứu, sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ,
không được đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện.
- Chứa đựng nhiều bí mật quốc gia: Tài liệu lưu trữ của Văn phòng
Chính phủ có tầm ảnh hưởng trên các mặt của đời sống, xã hội. Trong đó, có
rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin
bí mật của quốc gia, bí mật của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và bí mật
của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các
bí mật trong tài liệu lưu trữ. Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với
đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác.
Vì vậy, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ
những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải
là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi
giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân
có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực
thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao.
1.4. Thành phần, số lƣợng tài liệu lƣu trữ Văn phòng Chính phủ
Trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn
phòng Chính phủ đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu, trong đó có rất
nhiều tài liệu có giá trị nhiều mặt, đang được bảo quản tại Kho lưu trữ của
Văn phòng Chính phủ hiện nay đang bảo quản tại 04 kho với hơn 800 m tài
liệu từ năm 1950 đến nay ( trừ đi khoảng 250 m hồ sơ, tài liệu đã nộp về
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III) tương đương 52.198 đơn vị bảo quản.
1.4.1. Tài liệu hành chính
Chiếm khối lượng chủ yếu trong kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
30
Tài liệu nộp vào Lưu trữ từ 2 nguồn: nguồn tài liệu phát hành do Phòng
Văn thư nộp lên lưu trữ hàng tháng và nguồn tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị
trong Văn phòng Chính phủ.
1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng quy phạm pháp luật
do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành gồm 01 bản gốc và 02 bản chính.
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật do Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành chỉ 01 bản chính.
Thông báo ý kiến kết luận của Thủ tướng,các Phó thủ tướng.
Công văn giao dịch, xử lý công việc hàng ngày của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ với các cơ quan Trung ương, địa
phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế, xã hội.
Sổ tài liệu đăng ký công văn đi, đến.
1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ
+Tài liệu của các Vụ theo dõi ngành, lĩnh vực gồm :
* Hồ sơ công việc: gồm toàn bộ tài liệu được hình thành từ khi bắt đầu
đến khi kết thúc một sự việc, loại hồ sơ này thường gồm những tài liệu sau:
- Tờ trình hoặc đề án, công văn đề nghị của các Bộ, cơ quan ngang bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương, các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế- xã hội và tờ trình, đề
án… của các tổ công tác (do Thủ tướng Chính phủ thành lập), của Văn phòng
Chính phủ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Văn bản tham gia ý kiến của các ngành, các đơn vị có liên quan (kể cả
phiếu thẩm tra, phiếu phối hợp xử lý văn bản).
- Biên bản (hoặc trích biên bản) các cuộc họp (nếu có).
- Phiếu trình của chuyên viên và ý kiến giải quyết của lãnh đạo.
- Các bản dự thảo của Chiính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng
Chính phủ giải quyết các vấn đề đó.
- Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, chủ nhiệm
Văn phòng Chính phủ ban hành.
31
* Hồ sơ các cuộc họp: các phiên họp Chính phủ, Thường trực Chính
phủ, các cuộc họp chuyên ngành khác do Thủ tướng triệu tập và các cuộc họp
do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ triệu tập gồm các tài liệu:
- Giấy mời họp
- Danh sách các thành viên dự họp
- Chương trình họp
- Biên bản cuộc họp
- Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân
có liên quan đến cuộc họp.
- Các bức ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình…. về cuộc họp.
- Nghị quyết, thông báo về kết quả cuộc họp.
* Các loại báo cáo
- Báo cáo công tác định kỳ của các cơ quan Trung ương và địa phương.
- Báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất.
* Sổ công tác của chuyên viên.
+Tài liệu của các bộ phận giúp việc Thủ tƣớng, các Phó Thủ tƣớng
và Bộ trƣởng, chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ gồm các loại sau:
- Bài phát biểu, diễn văn của Thủ tướng, các Phó thủ tướng tại Hội
nghị, tại buổi làm việc với các cơ quan Trung ương, địa phương và các đoàn
thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội.
- Văn bản tài liệu về các chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước
ngoài của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn
phòng Chính phủ.
- Báo cáo của các đoàn và cá nhân về kết quả đi học tập, khảo sát ở
nước ngoài.
- Các báo cáo chuyên đề khác.
- Thư khen, thư chúc mừng, thư thăm hỏi…. của các đồng chí lãnh đạo
gửi cho các tập thể và cá nhân.
32
- Đơn, thư khiếu nại, tố cáo, góp ý kiến của công dân có bút tích hoặc ý
kiến xử lý của lãnh đạo.
- Sổ công tác của các đồng chí lãnh đạo.
+ Các loại tài liệu giải quyết nội bộ của Văn phòng Chính phủ:
Tuỳ theo chức năng của từng Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phòng
Chính phủ phải nộp những loại tài liệu sau:
- Chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo công tác định kỳ của cơ
quan Văn phòng Chính phủ.
- Hồ sơ về bộ máy tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng
đơn vị trong văn phòng.
- Hồ sơ về tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng,
kỷ luật, hưu trí về hợp đồng lao động.
- Hồ sơ về các cuộc họp giải quyết các công việc nội bộ của cơ quan.
- Hồ sơ về xây dựng sữa chữa các công trình của cơ quan gồm các loại
tài liệu, luận chứng kinh tế kỹ thuật,các bản vẽ thiết kế, báo cáo diễn biến quá
trình thi công, báo cáo nghiệm thu và thanh quyết toán công trình.
- Hồ sơ về việc mua sắm và sử dụng các trang thiết bị.
- Báo cáo quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan.
- Hồ sơ về công tác lễ tân.
1.4.2. Tài liệu ghi âm
Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu có nội dung rất phong phú và đa
dạng, phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hoá, tinh thần bằng hình tượng
âm thanh một cách sinh động.
Qua khảo sát thực tế hiện nay Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ
đang bảo quản khoảng 2.000 băng cassette về các phiên họp thường kỳ của
Chính phủ, 115 đĩa ghi âm. Nguồn thu chủ yếu là từ Vụ Tổng hợp, đơn vị có
trách nhiệm sắp xếp và theo dõi các cuộc họp của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ.
33
- Bài phát biểu, diễn văn (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) của
Thủ tướng, các Phó Thủ tướng tại hội nghị, tại các buổi làm việc với cơ quan
trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội…
- Văn bản, tài liệu (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) về các
chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước ngoài của Thủ tướng, các phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
Như vậy, thành phần chủ yếu của tài liệu ghi âm là những băng ghi âm
cuộc họp, các bài diễn văn, các buổi hội đàm của lãnh đạo Chính phủ bao
gồm những loại băng sau:
- Băng ghi âm cassette;
- Đĩa CD.
Khối tài liệu ghi âm có nội dung nói về những cuộc họp của Chính phủ,
lãnh đạo Chính phủ nhằm đưa ra những quyết định quan trọng nhằm điều
hành hoạt động của quốc gia hay giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh tế,
chính trị, văn hóa, xã hội… của đất nước.
Có thể nói, so với số lượng các cuộc họp hàng năm của Chính phủ thì
tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ
còn quá ít.
1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật
Bên cạnh các loại tài liệu hành chính, tài liệu ghi âm còn có tài liệu
khoa học kỹ thuật hình thành tại Văn phòng Chính phủ như các bản vẽ công
trình xây dựng, hồ sơ thiết kế, thi công công trình xây dựng trụ sở làm việc
của Văn phòng Chính phủ, các hồ sơ thiết kế do các cơ quan gửi lên xin ý
kiến….Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản sản sinh tương đối lớn, trong quá trình
thi công, sử dụng công trình tài liệu kỹ thuật liên tục được bổ sung ngày càng
hoàn chỉnh, phần lớn tài liệu mang tính chất thiết kế đơn chiếc cho nên có ý
nghĩa thực tiễn to lớn.
34
1.4.4. Tài liệu điện tử
Trước hết cần khẳng định tài liệu điện tử hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một ngưồn bổ sung quan trọng của tài
liệu lưu trữ, phải có một cách tiếp cận mới, hoàn toàn mở đối với việc quản
lý và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ
lịch sử.
Tài liệu điện tử có thể tạo ra dưới dạng điện tử cũng có thể tạo ra dưới
dạng số hóa. Để đảm bảo tính thống nhất đối với việc quản lý tài liệu điện tử
cũng như quản lý tài liệu giấy tại giai đoạn văn thư và trong công tác lưu trữ.
Trách nhiệm quản lý tài liệu điện tử ở giai đoạn văn thư thuộc về Trung tâm
tin học, Phòng Văn thư và chuyên viên. Quý I năm sau khi thực hiện giao nộp
hồ sơ giấy vào lưu trữ thì trách nhiệm này thuộc về Phòng Lưu trữ và Trung
tâm tin học.
Hiện tại, để tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ, Phòng Lưu
trữ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học lưu trữ hồ sơ, văn bản điện tử
theo các quy định hiện hành (máy chủ đặt tại Trung tâm tin học).
Thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được xác định theo những tiêu chí
giống như tài liệu giấy. Việc xác định giá trị tài liệu điện tử được thực hiện
đúng qui trình như thực hiện đối với tài liệu giấy và được đưa vào Danh mục
hồ sơ của cơ quan.
Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã tạo nên khối
lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị hình thành hàng ngày tại Văn phòng
Chính phủ. Cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy,việc thu thập, quản lý, khai
thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới, cần lựa chọn tài liệu
điện tử thật sự có giá trị cho lưu trữ, đòi hỏi lưu trữ Văn phòng Chính phủ
phải có sự nghiên cứu chọn lọc và xác định thời hạn bảo quản tạm thời, lâu
dài, vĩnh viễn cho những loại tài liệu điện tử nhất định. Đồng thời lưu trữ phải
đối chiếu hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để có phương án xử lý đảm bảo tính
thống nhất, chính xác của hai loại hình tài liệu này.
35
1.5. Ý nghĩa tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ hình thành trong quá trình hoạt
động và phát triển của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ có nội dung phong
phú, đa dạng chủ yếu là bản chính, bản gốc, phản ánh các sự kiện mang ý
nghĩa quốc gia qua nhiều thời kỳ lịch sử. Giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ
đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ được thể hiện một
số mặt sau:
- Tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý, tham mưu của Văn phòng
Chính phủ từ năm 1945 đến nay. Qua hồ sơ, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính
phủ là căn cứ để cán bộ, chuyên viên các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng
Chính phủ làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc những thông
tin phục cho cho việc nghiên cứu, tổng kết đúc rút kinh nghiệm để tham mưu,
tổng hợp giúp lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ giải quyết
công việc hàng ngày, đổi mới rút kinh nghiệm trong việc chỉ đạo điều hành,
đưa ra định hướng đúng đắn cho giai đoạn tiếp theo.
- Tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ hình thành trong hoạt động
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ thể hiện được
sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ đối với nhiều ngành, nhiều lĩnh vực qua
các thời kỳ lịch sử, có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Đây là nguồn tư liệu vô cùng
quý giá giúp Chính phủ xây dựng hoạch định các chủ trương, chính sách phù
hợp với tình thực thực tế của mỗi vùng, miền của đất nước. Xây dựng chiến
lược phát triển ngành, lĩnh vực dài hạn, trung hạn; chiến lược phát triển ngành
trọng điểm; về hợp tác quốc tế trong tình hình mới….
Ví dụ: Quyết định số 1546QĐ-TTg năm 2013 của Thủ tướng Chính
phủ về việc phê duyệt Quy hoạch phân vùng thăm dò, khai thác, chế biến
quặng Titan giai đoạn 2020 xét đến 2030. Để tham mưu cho Thủ tướng Chính
36
phủ ban hành quyết định này, chuyên viên phải nghiên cứu hồ sơ tài liệu tại
Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ các quy định của Chính phủ về khai thác
khoáng sản các giai đoạn trước đó để làm cơ sở về mặt pháp lý cũng như thực
tiễn tham mưu giúp Chính phủ Phê duyệt Quy hoạch đúng, phù hợp với thực
tiễn hiện tại và giai đoạn tới.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thể hiện
sự thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, luật
pháp của Nhà nước. Điều này được thể hiện qua rất nhiều văn bản của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ
Ví dụ: Nghị định số 65/2014/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật
sửa đổi bổ sung 1 số Điều của Luật Thi đua khen thưởng năm 2013. Đây là
căn cứ quan trọng thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng,
pháp luật của Nhà nước về việc khuyến khích, động viên tinh thần sáng tạo
của mọi người dân Việt Nam.
- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn là những chứng cứ có
sức thuyết phục mạnh mẽ cho các hoạt động của các cơ quan công an, tòa án,
phục vụ các cuộc điều tra liên quan đến phòng chống tham nhũng, buôn lậu.
Căn cứ vào hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thể kiểm tra, giám sát các Bộ, ngành, địa
phương thực hiện đúng sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ hay không.
Ví dụ: Xử lý sai phạm tại tập Đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt nam
(Vinasin). Lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã cung cấp 150 hồ sơ, văn bản của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ từ 1999 đến 2005 ban hành chỉ đạo những
vấn đề liên quan đến hoạt động của Tập đoàn Vinasin. Qua những chứng cứ
đó Thanh tra Chính phủ, Ủy ban kiểm tra Trung ương phát hiện ra việc Tập
đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt nam đã làm trái chỉ đạo của Thủ tướng Chính
phủ, trái quy định của Nhà nước, kiến nghị với các cơ quan để đưa ra xét xử
đúng người đúng tội.
37
- Bên cạnh những giá trị thực tiễn, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính
phủ còn có giá trị lịch sử to lớn có thể là nguồn sử liệu hết sức quý giá được
sử dụng cho mục đích biên soạn Lịch sử Văn phòng Chính phủ và Lịch sử
hình thành và phát triển của Chính phủ Việt nam qua các thời kỳ. Đây là
nguồn sử liệu quan trọng cho nhiều nhiều Bộ, ngành nghiên cứu lịch sử
ngành, lĩnh vực và lịch sử hoạt động của bộ máy nhà nước, các tập đoàn
kinh tế nhà nước… để xây dựng Biên niên sử của ngành mình về quá trình
hình thành và phát triển.
Ví dụ: Nghiên cứu sự ra đời của ngành Lưu trữ Việt nam, Lưu trữ Văn
phòng Chính phủ cung cấp rất nhiều tài liệu trong đó có Thông đạt số 01 của
Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1946 để từ đó có cơ sở lấy ngày 3/1/1946 là ngày
Lưu trữ Việt nam
- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn phục vụ nghiên cứu
tổng kết các thành tựu về các lĩnh vực của đất nước trong các giai đoạn. Tài
liệu phản ánh quá trình phát triển kinh tế xã hội của nước ta từ những ngày
đầu thành lập trải qua các cuộc chiến tranh và đến thời kỳ hội nhập phát triển.
Tấtc ả những biến động về kinh tế, xã hội; định hướng phát triển kinh tế; sự
điều hành của Chính phủ đều thể hiện qua những hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ là nguồn sử liệu vô cùng quan
trọng đối với các nhà nghiên cứu Khoa học. Các hồ sơ về chương trình, dự
án, đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước là nguồn tư liệu tham khảo phục vụ cho
hoạt động thực tiễn và là cơ sở lý luận cho nghiên cứu khoa học áp dụng vào
thực tiễn.
Ví dụ: Trên cơ sở Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước
giai đoạn 2001 - 2010. Thủ tướng Chính phủ đã triển khai Đề án đổi mới
phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính Nhà
nước giai đoạn I (2003-2005). Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày
12/8/2003 với các tiểu đề án nhỏ.
38
- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn phản ánh sự quản lý,
điều hành thống nhất của Chính phủ trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế,
văn hóa, giáo dục, quốc phòng, an ninh…. Văn bản của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ nhằm thể chế hóa, điều hành các hoạt động đó đi vào đúng
chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Ví dụ: Nghị định số 52/2012/NĐ-CP về xử phát hành chính trong lĩnh
vực phòng cháy, chữa cháy. Từ đó để quy rõ trách nhiệm của từng cá nhân và
tổ chức, nhằm bảo đảm an toàn cho nhân dân trong công tác cháy nổ.
- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ còn phục vụ cho các mục đích
chính đáng của cá nhân và các Tổ chức xã hội, các loại hình tài liệu này
thường phục vụ cho mục đích giải quyết các công việc cá nhân như tài liệu
liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, về chế độ đãi ngộ…. Đây cũng là
một căn cứ quan trọng cho việc giải quyết chế độ và các quyền lợi khác liên
quan đến một tổ chức hoặc cá nhân. Hàng năm Phòng Lưu trữ phải đóng dấu
cấp đổi lại khoảng hơn 1000 bằng khen qua các thời kỳ cho các tập thể và cá
nhân bị mất mát hay hư hỏng. Do trải qua thời gian chiến tranh vì vậy rất
nhiều cá nhân và tổ chức bị thất lạc hay hư hỏng bằng khen nay muốn giải
quyết chế độ cho mọi người phải căn cứ vào hồ sơ lưu trữ để thực hiện việc
cấp đổi lại.
Ví du: Quyết định số 69/ HĐBT năm 1989 của Hội đồng Bộ trưởng về
việc tặng thưởng Huy Chương kháng chiến chống Mỹ cho các cá nhân của
Tỉnh Nghệ tĩnh. Đây là những chứng cứ quan trọng giúp cho việc cấp đổi lại
bằng khen, giải quyết chế độ của công dân.
1.6 Tình trạng vật lý của tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ
Hiện nay tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ gồm
có tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuât, tài liệu điện tử. Tài
liệu giấy chiếm hơn 90% khối lượng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu
trữ Văn phòng Chính phủ. Vì vậy tác giả chủ yếu nghiên cứu các giải pháp
cho việc bảo quản tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử.
39
1.6.1. Tài liệu giấy
Tài liệu giấy được hình thành từ vật liệu hữu cơ và do vậy chúng dễ bị
tổn hại và tích trong mình nhiều yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu
này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình
ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về
nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đấy cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị
giòn, mối, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại.
Tài liệu gốc được in bằng mực in laser là loại mực ổn định nhất, nhưng
số lượng hồ sơ chiếm tỷ lệ nhiều chủ yếu photocopy thường có chất lượng
thấp, nhưng được cải thiện nhờ dùng loại giấy tốt, mực tốt.
1.6.2. Tài liệu ghi âm
Tài liệu ghi âm, ghi hình, kỹ thuật chế tác tài liệu ghi âm ở Văn phòng
Chính phủ chủ yếu được thực hiện bằng các kỹ thuật sau:
1.6.2.1. Ghi âm từ tính
- Là phương pháp làm cho độ từ hoá của băng từ thay đổi tương ứng
với sự thay đổi của tín hiệu âm thanh cần ghi.
- Một số vật liệu như sắt, kẽm, koban, crôm hoặc một số hợp chất như
Ôxit - sắt, ô - xít - crôm khi cho qua một từ trường của nam châm vĩnh cửu
hoặc nam châm điện thì chúng sẽ bị từ hoá. Khi các vật liệu bị từ hoá hoàn
toàn thì sẽ được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Hiện tượng này được ứng
dụng để làm băng từ tính.
- Cấu tạo của băng từ gồm 2 lớp: Một lớp đế bằng nhựa Polyester và
được phủ lên một lớp ô-xít sắt.
- Bột ô-xít sắt sẽ tạo thành các nam châm khác nhau, cứ 2 nam châm
khác nhau sắp xếp liên tiếp tạo thành một khoảng cách nhất định. Khoảng
cách này gọi là bước sóng lamda (λ). Tần số thanh nam châm phụ thuộc vào 2
nam châm cơ bản đó.
Băng ghi âm từ tính sau khi ghi xong có thể nghe được ngay.
40
1.6.2.2. Ghi âm Laser (đĩa compact)
- Đĩa compact (Compact Disk) còn gọi là đĩa Laser hay đĩa CD.
- Phương pháp ghi và đọc đĩa Compact có những điểm khác cơ bản so
với các phương pháp ghi âm cơ học, quang học và từ tính.
Cách ghi và đọc đĩa Compact không cần tiếp xúc giữa đĩa và đầu ghi
hay đầu đọc âm thanh. Các tín hiệu âm thanh được xử lý và ghi vào đĩa theo
kỹ thuật số. Trong hệ CD sử dụng phương pháp ghi âm quang học nhờ một
nguồn tia lade bán dẫn cực nhỏ. Các tia Laser sau khi hội tụ có thể làm nóng
chảy các vật liệu dễ nóng chảy được dùng làm đĩa.
- Chỉ sau vài micro giây, tia Laser sẽ làm nóng chảy vật liệu tạo trên bề
mặt đĩa những điểm tròn khoảng 0.1 um (đường kính sợi tóc khoảng 50 um).
- Việc đọc các điểm đã ghi được tiến hành nhờ các tia Laser chiếu qua.
Tia laser sẽ phản xạ khỏi bề mặt không biến dạng của đĩa và tán xạ khi chiếu
vào các điểm tròn. Nhờ một hệ thống quang học tia laser được chiếu vào bề
mặt đĩa và phản xạ khỏi bề mặt đĩa. Tia phản xạ hướng vào Phô-tô-đi-ốt và
Phô-tô-đi-ốt sẽ cảm nhận được tín hiệu. Nó sẽ không cảm nhận được tín hiệu
nếu tia laser tán xạ sau khi chiếu vào điểm tròn. Tín hiêu nhị phân lấy ở đầu ra
của Phô-tô-đi-ốt được xử lý và biến đổi thành tín hiệu âm thanh.
1.6.3. Tài liệu khoa học kỹ thuật
Bên cạnh tài liệu hành chính, tài liệu ghi âm còn có tài liệu khoa học kỹ
thuật như các công trình xây dựng, công trình giao thông, sơ đồ thiết kế các
công trình lớn của quốc gia đi kèm với tài liệu hành chính trong các hồ sơ
trình, hồ sơ về các công trình xây dựng trụ sở làm việc của Văn phòng Chính
phủ….Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều thể loại khác nhau. Mỗi loại tài liệu
có những đặc điểm riêng biệt, nhưng nội dung các loại tài liệu khoa học kỹ
thuật có mối liên hệ với nhau tạo thành từng nhóm, từng bộ tài liệu khoa học
kỹ thuật.Tuy nhiên khối tài liệu khoa học kỹ thuật thường có những loại tài
liệu chung mà ngành nào cũng có gồm: bản vẻ, bản tính toán, bản thuyết minh
41
kỹ thuật, quy phạm kỹ thuật, quy trình công nghệ, tiêu chuẩn, bản đồ….
Nghiên cứu và nắm vững đặc điểm của từng loại tài liệu lưu trữ khoa học kỹ
thuật là rất cần thiết để từ đó cán bộ lưu trữ mới biết cách đánh giá giá trị từng
loại tài liệu, tổ chức bảo quản một cách chính xác.Tài liệu khoa học kỹ thuật ở
Văn phòng Chính phủ chỉ để báo cáo xin ý kiến nên có giá trị không cao.
1.6.4. Tài liệu điện tử
Kết cấu vật lý và kết cấu logic của tài liệu giấy là kết cấu thống nhất,
nhưng tính phân lý của thông tin tài liệu điện tử với vật mang tin đã làm cho
kết cấu vật lý và vật mang tin không thống nhất với nhau. Nội dung của tài
liệu điện tử có thể lưu giữ trên các thiết bị khác nhau, chỉ khi có yêu cầu mới
thông qua hệ thống để tiến hành kết hợp mới, trong quá trình kết hợp nếu
khiếm khuyết một bộ phận nào đó, tính hoàn thiện của tài liệu điện tử sẽ bị
phá vỡ. Để xác lập tính an toàn của tài liệu điện tử trong cả chu kỳ vòng đời
thì phải áp dụng những kỹ thuật thông tin đặc biệt khác nhau để tiến hành xử
lý. Điều này ngày càng tạo thành tính phụ thuộc mạnh của tài liệu điện tử
đối với hệ thống sẽ có ảnh hướng đối với việc bảo quản tài liệu điện tử. Để
giải quyết vấn đề trên đòi hỏi phải áp dụng nhiều phương pháp khác nhau
trong quá trình bảo quản tài liệu điện tử. Đa số vật chứa tài liệu điện tử là
thể đĩa từ hoặc đĩa quang nên tuổi thọ thấp hơn nhiều so với vật mang tin
truyền thống, yêu cầu môi trường bảo quản phải chặt chẽ hơn và đòi hỏi
phương pháp bảo quản khoa học mới kéo dài tuổi thọ.
1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của
Văn phòng Chính phủ
Tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ gồm tài liệu giấy,
tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử, tài liệu khoa học kỹ thuật… nhưng tài liệu giấy
chiếm tới hơn 90% khối lượng. Đối với tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội
dung thông tin bằng âm thanh được ghi trên đĩa, trên phim cảm quang, băng từ
tính bằng phương pháp ghi âm: Cơ học, quang học, từ tính, lade...
42
Đối với tài liệu giấy đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính
phủ từ năm 1950 vì vậy tình trạng vật lý của tài liệu giấy bị giảm nhiều do
thời gian và phương thức bảo quản. Mặt khác công nghệ làm giấy cũng tác
động lớn đến độ bền của giấy. Những loại giấy sản xuất bằng quy trình xeo
giấy thủ công của các làng nghề nước ta thường được bảo quản lâu hơn
những loại giấy sản xuất bằng công nghệ hiện đại ngày nay của ngành công
nghiệp làm giấy. Theo khảo sát của tác giả khối lượng tài liệu giấy đang bảo
quản tại kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ bằng loại giấy sản xuất công
nghiệp chiếm tới hơn 83% khối lượng tài liệu lưu trữ giấy đang bảo quản tại
các kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ.
Như đã nói ở trên, tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ
của Văn phòng Chính phủ gồm các loại băng cassette, đĩa CD, phản ánh nội
dung các phiên họp thường kỳ của chính phủ, các cuộc họp do Chính phủ,
lãnh đạo Chính phủ chủ trì nhằm đưa ra các quyết sách để quản lý, điều hành
hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội...Qua khảo sát tình trạng tài liệu ghi âm của
Văn phòng Chính phủ cũng đang và đã bị hư hỏng ở nhiều dạng như:
- Xước băng;
- Mốc băng;
- Quăn, xoắn và rối băng;
- Rè, méo tiếng;
- Bong lớp bột từ...
1.7. Nguyên nhân hƣ hỏng tài liệu
1.7.1. Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên
Mỗi loại tài liệu được bảo quản trong một điều kiện nhiệt độ và độ ẩm
phù hợp. Trong công tác bảo quản nếu chế độ bảo quản không đúng và không
phù hợp, kho chứa tài liệu thiếu những điều kiện và phương tiện bảo quản cần
thiết và thiếu những nội qui, quy định cụ thể thì đó cũng là một trong những
nguyên nhân làm cho tài liệu bị hư hỏng, mất mát.
43
Về nhiệt độ và độ ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm trung bình ở nước ta tương
đối cao. Nhiệt độ cao, đặc biệt là độ ẩm cao làm giảm độ nhậy sáng. Độ ẩm
cao có thể gây ra những tác hại không những đối với tài liệu nghe nhìn mà cả
tài liệu giấy. Độ ẩm cao là điều kiện thuận lợi cho các phản ứng thủy phân
dẫn đến sự phân hủy các hạt hữu cơ màu của phim màu tạo nên hiện tượng
phai màu của nó.
Đối với những tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới, từ tính và
quang học, do đó chất liệu sản xuất cũng khác nhau. Những loại ghi âm cơ
giới đường ghi tiếng là rãnh nhựa, nếu những rãnh này bị xước hoặc bụi bám
thì ảnh hưởng đến âm thanh. Đối với những băng ghi âm từ tính, do cấu tạo
từ những mạt sắt non theo nguyên tắc dư từ nếu để gần nơi có từ trường
mạnh như máy phát điện, mô tơ, đường điện cao thế... thì sẽ làm âm thanh bị
méo mó.
Về ánh sáng: Đây là yếu tố làm cho tài liệu đặc biệt là tài liệu ghi âm
bị hư hỏng nhanh. Trong bảo quản tài liệu ghi âm, tuyệt đối không để ánh
nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.
Về bụi: trong quá trình sản xuất, sử dụng và bảo quản tài liệu (giấy và
phim ảnh) chúng luôn phải tiếp xúc với môi trường không khí xung quanh và
sự không tinh khiết hay ô nhiễm của không khí cũng là một trong những
nguyên nhân gây hư hại cho tài liệu.Ô nhiễm không khí có thể chia làm hai
nhóm là ô nhiễm do các động thực vật như bào tử nấm mốc, vi trùng hay côn
trùng ( kiến, mối) còn gọi là ô nhiễm sinh học và ô nhiễm do bụi hay các chất
khí có hại lẫn trong không khí như các Ôxít, Cácbon, lưu huỳnh, Clo, Flo còn
gọi là ô nhiễm lý hóa học. Bụi bẩn là kẻ thù giấu mặt của tài liệu lưu trữ.
Ngoài tác động bào mòn mà thường ít thấy rõ, bụi bẩn còn chứa các chất hoá
44
học gây hư hỏng tài liệu và truyền các nấm mốc. Trong khi đó, các kho lưu
trữ của nước ta thường bố trí ở các thành phố công nghiệp như: Hà Nội, Hải
Phòng, Thái Nguyên... hoặc các vùng ven biển như: Thanh Hoá, Nghệ An,
Quảng Bình, Quảng Trị... nên có rất nhiều cát và bụi bẩn. Nhiều cơn gió xoáy
đem theo rất nhiều bụi bẩn lên không trung và sau đó tản mác vào khắp mọi
nơi, trong đó có kho lưu trữ. Bụi bẩn có nhiều loại: Bụi cơ khí, bụi vi sinh
vật...Bụi cơ khí làm cho tài liệu bị xây xước, bụi vi sinh vật mang theo nhiều
bào tử nấm mốc, côn trùng vào tài liệu. Những bào tử nấm, mốc đó khi gặp
điều kiện thuận lợi sẽ phát triển và phá hoại tài liệu.
Về nấm mốc cũng là một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu.
Nhiệt độ cao, hơi ẩm lớn và bụi nhiều đã tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển
mạnh. Nấm mốc sống ký sinh trên băng ghi âm, tài liệu thường bị ố trắng lúc
đầu, sau chuyển sang màu sẫm làm cho các loại băng ghi âm bị mục giòn.
1.7.2.Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng
Cùng với các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu do thiên nhiên gây ra là
các nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu chưa tốt. Đây là
nguyên nhân do chính con người gây ra. Có những nguyên nhân do điều kiện
kinh tế chưa đáp ứng được. Có những nguyên nhân do ý thức, có mục đích
phá hoại rõ ràng. Đồng thời, cũng có những nguyên nhân do vô ý thức, do
thiếu trách nhiệm gây ra. Ngoài ra, việc ban hành không kịp thời và chấp hành
không nghiêm túc các quy chế, chế độ, quy định của nhà nước, của ngành,
của cơ quan về công tác lưu trữ nói chung, công tác bảo quản tài liệu nghe –
nhìn nói riêng cũng là nguyên nhân làm hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu.
45
- Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của acid, làm tăng nấm mốc, làm
mềm độ dính, làm yếu sợi giấy.Riêng nhiệt độ cao sẽ làm cho giấy giòn hơn.
- Ánh sáng là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do
giấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ.Các
tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.
- Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ
hút ẩm cao, là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.
- Acid là nguyên nhân của thủy phân acid(acid hydrolysis), là hiện
tượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi.Các nguồn acid có trên tờ
giấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm
khung và ô nhiễm không khí.
- Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết
các đồ lưu trữ khác.
- Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ , ảnh hưởng tới kích
thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu.Nấm
và mốc rất phát triển trong môi trường có tính acid.
- Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến
tình trạng vật lý , dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.
- Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các
loại vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.
- Điều kiện kho chật chội do sách và tài liệu lưu trữ bị nhồi nhét chặt, đặc
biệt là khi lưu trữ các bản đồ.Các vật liệu bao gói có tính acid và lưu huỳnh.
- Các rủi ro khác như hỏa hoạn, nước hoặc sập giá tài liệu.
1.8. Sự cần thiết phải có những giải pháp về bảo quản tài liệu lƣu
trữ tại Văn phòng Chính phủ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp
trong đó biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ
của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và
46
tương lai. Nhiệm vụ của công tác bảo quản không chỉ là tu bổ hoặc phục chế
tài liệu mà còn là nhiệm vụ bảo quản nhằm ngăn ngừa nguy cơ hủy hoại tài
liệu và những hư hại vật lý của tài liệu phải được tu bổ.
Bảo quản tốt là cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi
bị hủy hoại. Việc bảo quản tài liệu là một quá trình lâu dài và tỉ mỉ, là một
chương trình bảo quản khoa học, đúng phương pháp.
Tài liệu được hình thành từ các vật hữu cơ và do vậy chúng dễ bị tổn
hại và tích trong mình những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này.
Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình này
ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém, không đảm bảo phù
hợp về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi.
Với những đặc điểm và thành phần nội dung của khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng
Chính phủ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ, bảo
quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm đang được bảo quản tại kho
lưu trữ Văn phòng Chính phủ nói riêng là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở nước
ta, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới, gió mùa nóng ẩm, lại
chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh và thêm nữa trình độ kỹ thuật bảo
quản còn nhiều hạn chế ,dẫn tới tình trạng tài liệu lưu trữ của chúng ta nhanh
chóng xuống cấp và lão hóa.
Hiện nay, kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ đang bảo quản một
khối lượng tài liệu lưu trữ của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ từ khi
thành lập đến nay. Mặc dù công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ tương
đối tốt, tình trạng vật lý của tài liệu chủ yếu còn tốt, các thành phần thể thức
văn bản vẫn phải đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu. Để phòng, chống sự
xuống cấp của tài liệu, đặc biệt tài liệu ghi âm do nhiều nguyên nhân khác
nhau. Điều này đòi hỏi sự cần thiết phải đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhất,
phù hợp với hoàn cảnh và đặc thù của Văn phòng Chính phủ để gìn giữ di
sản văn hóa của Nhà nước ta, đó là di sản lịch sử ghi lại quá trình hoạt động
của nền hành chính nhà nước qua các thời kỳ lịch sử.
47
Từ năm 2012 Văn phòng Chính phủ sử dụng phần mềm tin học trong
xử lý công việc, đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị hình thành
hàng ngày. Cùng với việc bảo quản hồ sơ giấy,việc thu thập, quản lý, khai
thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới, cần lựa chọn tài liệu
điện tử thật sự có giá trị cho lưu trữ, đòi hỏi lưu trữ Văn phòng Chính phủ
phải có sự nghiên cứu chọn lọc và xác định thời hạn bảo quản tạm thời, lâu
dài, vĩnh viễn cho những loại tài liệu điện tử nhất định. Đồng thời lưu trữ phải
đối chiếu hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để có phương án xử lý đảm bảo tính
thống nhất, chính xác của hai loại hình tài liệu này.
Lưu trữ tài liệu điện tử đang thách thức vai trò của cán bộ lưu trữ Văn
phòng Chính phủ trong việc bảo quản và khai thác có hiệu quả khối tài liệu
này. Hiện nay Văn phòng Chính phủ chưa có khu vực dành cho lưu trữ cơ
quan để bảo quàn những loại vật mang tin điện tử riêng biệt ( kho lưu trữ
riêng biệt). Hệ thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để chúng
hoạt động, trong đó cho cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin điện
tử với mục đích để chúng trung hòa khí hậu ( hiện nay Trung tâm tin học đang
quản lý việc này).
48
Tiểu kết chƣơng 1:
Văn phòng Chính phủ là bộ máy giúp việc của Chính phủ. Văn phòng
Chính phủ thực hiện chức năng của mình, trong đó có một số nhiệm vụ cụ thể
liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, đó là quản lý thống nhất việc ban hành
các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ do các Bộ, cơ quan ngang
bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương trình, ban hành các thủ tục về quản lý công văn giấy tờ trong các
cơ quan hành chính nhà nước… Điều đó thể hiện sự đóng góp và tầm quan
trọng của công tác quản lý công văn giấy tờ trong hoạt động của Văn phòng
Chính phủ.
Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ bao gồm tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của Văn phòng Chính phủ và tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ, phản ánh chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, cá nhân sản sinh ra nó. Nội dung của
khối tài liệu này có ảnh hưởng trên phạm vi rộng, chứa nhiều bí mật quốc gia.
Bảo quản tốt tài liệu lưu trữ là cơ sở của tất cả các công tác khác .Do vậy việc
bảo quản những tài liệu này cần phải được quản lý khoa học, chặt chẽ.
Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ là lưu trữ hiện hành, tổ chức và nhiệm
vụ của lưu trữ hiện hành khác so với lưu trữ lịch sử. Nhà nước lại chưa có
những quy định cụ thể về bảo quản tài liệu ở lưu trữ hiện hành. Do vậy, vai trò
quản lý nhà nước về hoạt động này ở các cơ quan cần phải được quan tâm của
các cấp trong việc đầu tư cho công tác bảo quản và phục chế tài liệu đúng
mức.
49
CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
2.1. Một số vấn đề lý luận, pháp lý về công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ.
2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản.
+ Khái niệm
Trong cuốn Thuật ngữ lưu trữ Việt nam, khái niệm “ Bảo quản tài liệu
lưu trữ” được diễn giải là: bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống
các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo
đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ
tài liệu bao gồm: việc xây dựng, thiết kế, sửa chữa các kho lưu trữ; trang thiết
bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng
các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,
an ninh trong tòa nhà và các kho lưu trữ và việc áp dụng các biện pháp đặc
biệt về bảo quản và vận chuyển tài liệu.
Không riêng gì ở Việt Nam mà trong công tác lưu trữ của nhiều nước
trên thế giới đều có khái niệm này. Khái niệm “ bảo quản” là một khái niệm
hàm chứa nội dung ổn định và chặt chẽ về chuyên môn. Qua phân tích ở trên
cho thấy, ở Việt Nam cũng như nhiều nước khác về cơ bản đều thống nhất
rằng “ bảo quản tài liệu lưu trữ” là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa
học kỹ thuật để bảo quản tài liệu ở lưu trữ cơ quan tính từ khi tài liệu kết thúc
từ giai đoạn văn thư cho đến khi nộp về lưu trữ. Tuy nhiên ở đây cũng phải
cần hiểu rằng đó là sự diễn giải mang tính lý luận. Trong thực tiễn có giải
quyết được như lý luận còn tùy thuộc vào điều kiện riêng ở mỗi nước.
50
+Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn giữ
gìn tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có
những biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc
do con người gây ra. Đặc biệt, nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa,
cho nên các yếu tố nắng, mưa, vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại tài
liệu lưu trữ rất lớn. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có
thể bị mất mát, hư hỏng. vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một
nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp.
+ Nội dung công tác bảo quản tài liệu
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho
lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa
và làm phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ
bị hư hỏng. Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hét cần đề ra và thực hiện
đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm
ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng
kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu.
Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại cùng các kinh
nghiệm truyền thống để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hóa tự nhiên
của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì áp dụng
các biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đó, đặc
biệt là phải khử axit đối với tài liệu lưu trữ bị nhiễm axit.
Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu
hợp lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho góp phần hạn chế tác nhân gây hại
đối với tài liệu lưu trữ.
51
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan
đến nhiều ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh vật, khí tượng….
Các thành tựu khoa học của các ngành trên đang ngày càng được áp dụng
rộng rãi trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Ở Việt nam hiện nay, việc quy định bảo quản tài liệu lưu trữ đã được
trình bày trong bài “ Bảo quản tài liệu lưu trữ “của giáo trình Lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ . Đặc biệt trong Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu khoa học
công nghệ của Tiến sỹ Nguyễn Minh Phương, Tiến sỹ Nguyễn Liên Hương
và Tiến sỹ nguyễn Cảnh Đương đã trình bày những nội dung cụ thể, cơ bản
những thông tin mới về công tác bảo quản tài liệu khoa học công nghệ.
Tại Điều 25 của Luật Lưu trữ do Quốc hội khóa 13 thông qua tại kỳ
họp thứ hai, ngày 11 tháng 11 năm 2011, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm
2012 quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng,
bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ
thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ…”.
2.1.2. Các quy định của Nhà nƣớc về công tác bảo quản tài liệu
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa quý báu của dân tộc, có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử. Do ý nghĩa và tầm quan
trọng như vậy, nên công tác bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu đã,
đang và sẽ mãi là một trong những nhiệm vụ cơ bản của ngành lưu trữ nói
riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung. Vì thế, Đảng và Nhà nước đã có
những văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như:
- Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986, Đảng ta đã giao
nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là phải “Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ Quốc gia”.
52
- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cũng qui định tại
Điều 2 Chương 1 “Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia” và
tại Điều 6 Chương 2 yêu cầu “Các cơ quan lưu trữ Nhà nước trong phạm vi
được phân cấp quản lý phải thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo
sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia” [23, tr.106].
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 qui định tại Điều 9 chương
1“Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ
quốc gia” ; tại Điều 17 Chương 2 Mục 1 “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản
an toàn trong kho lưu trữ” [50, tr.109].
- Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định
tại Điều 4 chương 1 về kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ gồm: mua sắm
các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu
trữ [05, tr.104].
- Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005 của Thủ tướng
Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia đến
2010. Văn bản này quy định lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đặc
biệt quí, hiếm và đưa vào bảo quản theo “chế độ bảo hiểm” nhằm phòng ngừa
các thảm hoạ do thiên nhiên hoặc con người gây ra. Trong đó, văn bản có quy
định việc thử nghiệm lập phông bảo hiểm cho 3 loại tài liệu: ghi âm, tài liệu
ảnh và phim điện ảnh [46, tr.108].
- Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc Tăng
cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới đã giao nhiệm vụ cho Cục Lưu
trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) kiểm tra toàn bộ công
tác bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ trong toàn quốc để chỉ đạo về tu bổ, phục
chế, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu theo yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật
[45, tr.108].
53
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã
giao trách nhiệm cho Bộ Nội vụ chỉ đạo các cơ quan, tổ chức :"Nghiên cứu,
ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an
toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ"[47, tr.108].
- Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng (năm 2006) đã giao
nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ”. ( Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X)
- Gần đây nhất là Luật Lưu trữ do Quốc hội khóa 13 thông qua tại kỳ
họp thứ hai, ngày 11 tháng 11 năm 2011, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm
2012 quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng,
bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ
thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ…”[42, tr.108].
Để thực hiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng tinh thần các
văn bản quy định của Đảng và Nhà nước như đã nói ở trên, Cục Lưu trữ Nhà
nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã ban hành một số văn bản
quy định về công tác bảo quản tài liệu. Cụ thể:
- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước
về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Văn bản này chủ yếu áp dụng cho
các tài liệu có vật mang tin bằng giấy còn tài liệu có vật mang tin khác thì
chưa có quy định.
- Đến văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu
trữ. Trong văn bản này có quy định chế độ bảo quản đối với tài liệu ghi âm:
Nhiệt độ 180C (± 20C), độ ẩm 45% (± 5%)[13, tr.105].
54
- Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ (chủ yếu áp dụng đối với tài
liệu giấy, các loại hình tài liệu khác không có).
- Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm thuộc phạm vi
Đề án chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu.
- Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện
và mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện.
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
- Quyết định số 262/QĐ-VTLTNN ngày 17 tháng 12 năm 2008 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình vệ sinh kho
bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy.
- Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy
chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ, trong đó có đề cập đến
việc thu thập, bảo quản tài liệu điện tử.
2.1.3 Quy định của Văn phòng Chính phủ về công tác bảo quản tài
liệu lƣu trữ
Mặc dầu Nhà nước đã ban hành văn bản pháp lý cao nhất về công tác
lưu trữ là Luật Lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và một số văn bản hướng
dẫn thực hiện công tác lưu trữ. Nhận thức tầm quan trọng của công tác bảo vệ
55
tài sản tài liệu lưu trữ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ có nhiều quan tâm chỉ
đạo đối với công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
nói riêng. Tuy nhiên trong thực tế số lượng văn bản do Văn phòng Chính phủ
ban hành quy định về công tác lưu trữ chưa nhiều, đặc biệt là quy định riêng
về công tác bảo quản trong đó có tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử.
- Quyết định số 1044/QĐ-VPCP ngày 14 tháng 11 năm 2000 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về đề án chống nguy cơ hủy hoại,
bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 03 tháng 8 năm 2005 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành quy định về lập, nộp, bảo
quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ. Điều 4 của
bản quy định này nêu: “ Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho
lưu trữ của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính quản lý, bảo quản. Kho
lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy
định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu. Kho lưu trữ được
trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai;
phòng gian; bảo mật; phòng chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác
gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”. Quy định chưa nêu được chế tài và
trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và đơn vị vì vậy kho bảo quản tài liệu chỉ
được cải tạo từ các phòng làm việc không đủ diện tích và các phương tiện bảo
quản phù hợp.
- Quyết định số 1095/QĐ-VPCP ngày 01 tháng 6 năm 2005 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành quy chế bảo vệ bí mật
nhà nước ở Văn phòng Chính phủ: “Tài liệu, mẫu vật độ tuyệt mật, tối mật
phải tổ chức cất giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ , bảo đảm an
toàn…” [52, tr.109].
56
- Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng,
Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản
và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ. Điều 4 của bản
quy định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu
trữ của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính quản lý, bảo quản. Kho lưu
trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy
định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu. Kho lưu trữ được
trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai;
phòng gian, bảo mật; phòng chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác
gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”[57, tr.110].
Điều 2 của quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản,
tài liệu tại Văn phòng Chính phủ, ban hành kèm theo Quyết định số 716/QĐ-
VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ có những quy định liên quan đến tài liệu ghi âm sản sinh trong
hoạt động của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ. Nó là cơ sở cho việc thu thập,
quản lý tài liệu ghi âm ở Lưu trữ hiện hành của Văn phòng Chính phủ.
Tại điểm b, khoản 1 quy định thành phần hồ sơ các cuộc họp ở các đơn
vị phải nộp vào lưu trữ bao gồm cả “các bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình…về
cuộc họp”.
Khoản 2 quy định Văn bản, tài liệu tại các bộ phận giúp việc của Thủ
tướng, các Phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn
phòng Chính phủ.
Bài phát biểu, diễn văn (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) của
Thủ tướng, các Phó Thủ tướng tại hội nghị, tại các buổi làm việc với cơ quan
trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội…
Văn bản, tài liệu (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) về các
chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước ngoài của Thủ tướng, các phó Thủ
tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
57
Tuy nhiên Quyết định này chưa đưa ra quy định cụ thể về bảo quản tài
liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật. Đặc biệt giai đoạn này Văn
phòng Chính phủ bắt đầu xử lý và lập hồ sơ trên môi trường mạng, nhưng
chưa có quy định bắt buộc về bảo quản hồ sơ điện tử đồng thời chưa đưa ra
chế tài giao trách nhiệm cho chuyên viên và lưu trữ Văn phòng Chính phủ về
việc thu thập và bảo quản tài liệu điện tử như thế nào. So với quy định của
Nghị định số111/2004/NĐ-CP ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Luật lưu trữ
thì các quy định về công tác bảo quản của Văn phòng Chính phủ chưa đầy đủ
và rõ ràng; các khoản , mục quy định chưa cụ thể.
Nhận xét: Văn phòng Chính phủ đã ban hành các quy định liên quan
đến công tác bảo quản tài liệu ở Văn phòng Chính phủ. Tuy nhiên, các quy
định chưa có tính hệ thống, còn mang tính chung chung và chủ yếu áp dụng
cho tài liệu giấy. Chưa có quy định cụ thể về bảo quản tài liệu ghi âm, tài liệu
điện tử như: các biện pháp bảo quản; trang thiết bị bảo quản. Đặc biệt tài liệu
nghe nhìn đang bảo quản tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ chưa tập trung
về Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ cũng là một hạn chế ảnh hưởng đến
tình trạng tài liệu.
Qua khảo sát tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và Văn
phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, có thể nói với hệ thống văn bản
từ Luật Lưu trữ cho đến các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết của cơ quan
đã tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác
lưu trữ nói chung. Tuy nhiên, Văn phòng Quốc hội chỉ mới ban hành Quyết
định số 152/QĐ-VPQH ngày 8/12/2012 Quy định công tác lập hồ sơ hiện
hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ngoài ra chưa có văn bản
nào về công tác bảo quản và Văn phòng Chủ tịch nước cũng trong tình trạng
chung như vậy. Từ thực tế ở trên có thể thấy hệ thống văn bản của Đảng và
Nhà nước, về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn thiếu và chưa phù hợp với
tình hình chung của các cơ quan, đặc biệt hiện nay các cơ quan bắt đầu áp
dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc và lập hồ sơ điện tử.
58
2.2 Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lƣu trữ ở Văn phòng
Chính phủ
2.2.1. Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu
Văn phòng Chính phủ chưa đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng.
Tổng diện tích các kho bảo quản tài liệu lưu trữ khoảng 300 mét với 04 kho
tài liệu. Các loại hình tài liệu lưu trữ được bảo quản chung với nhau, chưa bố trí
kho riêng hay khu vực kho riêng . Tài liệu ghi âm được bảo quản chung với tài
liệu giấy. Tuy nhiên các Kho lưu trữ đã được trang bị các phương tiện, trang
thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu.
+ Kho bảo quản bản gốc (chữ ký tươi), hồ sơ vụ việc, hồ sơ phiên họp
(kho số 1), diện tích khoảng 70 mét vuông. Đây là kho bảo quản tài liệu quan
trọng nhất, chỉ trong trường hợp cần thiết mới được phép khai thác hồ sơ, hoặc
tài liệu gốc để đối chiếu khi cần thiết. Tuy nhiên kho bảo quản tài liệu số 1 đặt
ở khu nhà 3 tầng quá xa chỗ làm việc của Phòng Lưu trữ, khi cần nghiên cứu
khai thác cán bộ lưu trữ phải đi lại vất vả. Tổng số hồ sơ, văn bản đang bảo
quản tại kho số 1 như sau:
- Văn bản gốc từ năm 1950 lại này gồm : 3500 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Số văn bản này qua thời gian đã xuống cấp, hơn nữa với loại giấy poluy mỏng
khi cần thiết đưa ra khai thác đòi hỏi cán bộ Lưu trữ phải hết sức chú ý. Để bảo
đảm tuổi thọ của khối tài liệu này, giải pháp lâu dài phải Scan và số hóa để
phục vụ cho khai thác.
- Hồ sơ vụ việc, hồ sơ phiên họp: 13061 hồ sơ, đơn vị bảo quản. Đây là
hồ sơ các cuộc họp của Chính phủ, của Thủ tướng Chính phủ (chủ yếu là hồ sơ
giấy, hồ sơ nghe nhìn bảo quản riêng) . Đây là khối hồ sơ có ý nghĩa vô cùng
quan trọng thể hiện sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ về các mặt. Tuy nhiên
theo đánh giá của tác giả, Văn phòng Chính phủ chưa quan tâm đến công tác
59
bảo quản tài liệu ghi âm, chủ yếu chú ý đến công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu
giấy. Tài liệu khi âm không thu thập cùng lúc với tài liệu giấy vì vậy công tác
bảo quản bị xé lẻ, phương tiện bảo quản không đảm bảo, tài liệu ghi âm hầu
như khi thu thập về không sử dụng được.
60
+ Kho bảo quản tài liệu, văn bản phát hành (kho số 2): bảo quản văn bản
phát hành từ 1950 đến nay đây chủ yếu là tài liệu bản sao và bản chính gồm
nhiều loại như: Quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ (B3, bản chữ ký
chụp, ký hiệu QĐ-TTg); Quyết định Quy phạm pháp luật của Thủ tướng Chính
phủ ( B3a bản chữ ký chụp, ký hiệu QĐ/ năm/QĐ-TTg; Nghị định của Chính
phủ (B2b, chữ ký chụp, ký hiệu NĐ-CP); Quyết định cá biệt của Bộ trưởng,
Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (A5 bản gốc ký trực tiếp, ký hiệu QĐ-
VPCP), Quyết định quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ (A5a, bản gốc ký trực tiếp, ký hiệu QĐ/Năm/QĐ-VPCP)…. Tất cả
các loại văn bản bảo quản trong diện tích kho chỉ với 30 mét vuông. Kho bảo
quản tài liệu số 2 dùng để phục vụ cho độc giả đến nghiên cứu, sử dụng. Tổng
số hồ sơ văn bản đang bảo quản tại kho số 2 là 3092 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Đây là kho bảo quản phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác của cán bộ
chuyên viên trong và ngoài cơ quan. Trung bình 1 năm Phòng Lưu trữ sao chụp
khoảng hơn 1000 văn bản. Nếu cứ tiến hành việc sao chụp văn bản như hiện
nay, với chất liệu giấy và mực không tốt, cộng với công tác bảo quản không
khoa học, hiện tượng phai mờ mực trong các văn bản sẽ xảy ra. Thực hiện giải
pháp mực và giấy cho tài liệu lưu trữ là một trong những giải pháp quan trọng
cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
61
+ Kho bảo quản tài liệu số 3: Diện tích khoảng 35 mét vuông. Đặc biệt
đây là kho bảo quản toàn bộ văn bản mang hình thức công văn và chỉ có 01 bản
lưu ký trực tiếp gồm: công văn của Thủ tướng Chính phủ (C2d, bản gốc ký
trực tiếp); công văn của Chính phủ (C2c, bản gốc ký trực tiếp); công văn của
Văn phòng Chính phủ (C2, bản gốc ký trực tiếp); Công văn mật của Văn phòng
Chính phủ (C3, bản gốc ký trực tiếp); công văn mật của Chính phủ (C3a, bản
gốc ký trực tiếp); và hồ sơ chuyên đề.
62
Tổng số hồ sơ, đơn vị bảo quản đang bảo quản tại kho số 3 là: 2.133 hồ
sơ, đơn vị bảo quản.
63
+ Kho bảo quản số 4, đây là kho có diện tích lớn nhất khoảng hơn 100
mét vuông. Tại đây bảo quản toàn bộ hồ sơ vụ việc, được sắp xếp theo từng
đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ.
Tổng số gồm 57.586 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Ví dụ: Hồ sơ khối Nội chính gồm Đặc xá, Ân xá, Biên giới, Hải đảo,
Quốc phòng, Tòa án, địa chính….
Hồ sơ khối Khoa giáo Văn xã ( Giáo dục đào tạo, Lao động xã hội,.)
Hồ sơ khối Quan hệ quốc tế: Liên doanh, Đầu tư nước ngoài, Viện trợ….
Kho tài liệu số 4 là nơi bảo quản hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản
liên quan việc xây dựng, sữa chữa trụ sở Chính phủ, trụ sở Văn phòng Chính
phủ. Đây là khối tài liệu xây dựng cơ bản, nhưng trong quá trình thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, thu thập, xác định giá trị tài liệu
cũng ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu. Hiện nay khối tài liệu này
chưa có kho bảo quản riêng, chiếm khối lượng rất lớn trong kho lưu trữ của
Văn phòng Chính phủ. Tổng số hồ sơ, đơn vị bảo quản đang bảo quản tại kho
số 4 là 57.586 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Ngoài ra Kho bảo quản số 4 còn là nơi bảo quản Hồ sơ hình thành trong
hoạt động của cá nhân các Lãnh đạo Chính phủ như: Đồng chí Phạm Văn
Đồng, Đồng chí Võ Văn Kiệt, đồng chí Đỗ Mười, đồng chí Phan Văn Khải,
đồng chí Nguyễn Khánh và các lãnh đạo Chính phủ đương nhiệm. Vì điều
kiện kho tàng chưa đủ nên Văn phòng Chính phủ đang bảo quản khối tài liệu
của các lãnh đạo Chính phủ chung với các loại hồ sơ, tài liệu khác.
64
65
2.2.2. Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu
Kho lưu trữ của Văn phòng đã được trang bị các phương tiện, trang
thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu như: các hộp, cặp, giá sắt; dụng cụ đo
nhiệt độ và độ ẩm; quạt thông gió; máy hút ẩm, máy điều hòa không khí; thiết
bị phòng cháy, chữa cháy; dụng cụ vệ sinh tài liệu. Các trang thiết bị được bố
trí cụ thể như sau:
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm: Văn phòng mới trang bị một bộ dụng cụ
đo nhiệt độ, độ ẩm. Bộ dụng cụ này được đặt ở gần cửa ra vào của kho. Việc
kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo, hoặc định kỳ kiểm định lại độ chính
xác của mỗi dụng cụ đo đó chưa được Phòng Lưu trữ chú trọng thực hiện .
- Quạt thông gió: quạt thông gió được sử dụng trong các kho lưu trữ của Văn phòng là quạt gắn tường. Phòng 200 m2 được bố trí 06 quạt, phòng 80 m2 được bố trí 03 quạt, hai phòng 30 m2 mỗi phòng được bố trí 02 quạt
thông gió.
- Máy hút ẩm và máy điều hòa được bố trí tại các phòng như sau: Phòng 200 m2 có 03 máy hút ẩm, 03 máy điều hòa; phòng 80 m2 có 01 máy hút ẩm, 01 máy điều hòa; hai phòng 30 m2: một phòng có 01 máy điều hòa,
01 máy hút ẩm; phòng còn lại được trang bị 02 máy hút ẩm và 01 máy điều
hòa. Máy điều hòa hoạt động 24/24 giờ, máy hút ẩm hoạt động 8/24 giờ
trong một ngày đêm từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Chiều thứ 7 và chủ nhật
các máy này không hoạt động.
- Thiết bị phòng chống cháy: Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ
được trang bị các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an
toàn cho tài liệu. Trong đó, có hệ thống báo cháy tự động, các dụng cụ và
biện pháp chữa cháy được sử dụng là bình khí CO2 và hệ thống chữa cháy
bằng nước. Tuy nhiên, các thiết bị chữa cháy là thiết bị được trang bị chung
cho các phòng làm việc khác trong tòa nhà, không trang bị riêng cho phòng
lưu trữ.
66
- Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: Văn phòng Chính phủ đã trang bị cho
các kho lưu trữ 02 máy hút bụi, khăn để làm vệ sinh tài liệu.
2.2.3. Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
Tài liệu hành chính ( tài liệu giấy) chiếm tỷ lệ lớn tại kho lưu trữ Văn
phòng Chính phủ vì vậy việc sắp xếp tài liệu trong kho chủ yếu là tài liệu
giấy. Tài liệu ghi âm chỉ có một khối lượng ít , chủ yếu là hồ sơ phiên họp
hoặc tài liệu của lãnh đạo Chính phủ. Tài liệu giấy gồm có Hồ sơ vụ việc và
văn bản phát hành.
+ Kho bảo quản số 1: Như đã trình bày ở trên, đây là kho bảo quản văn
bản phát hành gốc (ký trực tiếp) Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Nghị
quyết, Nghị định của Chính phủ và Loại hồ sơ A’: là loại hồ sơ được xử lý,
giải quyết bằng các văn bản quy phạm pháp luật như Nghị quyết, Nghị định,
Chỉ thị, Quyết định do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành. Lọai hồ sơ
này thường cứ một văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sẽ được lập
thành một hồ sơ (bao gồm các văn bản liên quan cùng một vấn đề) và Hồ sơ
phiên họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Ví dụ:
- Hồ sơ A3.124 là văn bản phát hành Quyết định cá biệt của Thủ tướng
Chính phủ chữ ký tươi. Khi cần khai thác cán bộ lưu trữ phải tìm kiếm
qua thẻ để biết số hộp.
- Hồ sơ A’3/2010/01, quyển 200, Hộp số 300, A’3 là ký hiệu hồ sơ vụ
việc Quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ, thời gian năm 2010,
số quyết định 01, Quyển 200, Hộp 300 ( quyển và hộp được tính theo
thời gian lũy tiến từ trước đó,ký hiệu A là do Lưu trữ Văn phòng Chính
phủ quy định để phục cho việc thống kê và tìm kiếm)
67
68
+ Kho bảo quản văn bản phát hành, kho số 2: Tại đây bảo quản toàn bộ
văn bản phát hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (chữ ký chụp, bản
chính),văn bản Văn phòng Chính phủ (ký trực tiếp) như đã trình bày ở trên,
thời gian từ 1950 đến nay được sắp xếp theo cách sau: thời gian văn bản có
trong 1 đơn vị bảo quản (1 quyển): Từ ngày…. đến ngày, Số văn bản có trong
1 quyển: Từ số… đến số; Địa chỉ Lưu trữ 1: Q…. H…..; Địa chỉ Lưu trữ 2:
Q…H…..
Ví dụ: Tập quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ năm 2010
Quyển số 1, từ ngày 01 tháng 01 năm 2010 đến ngày 30 tháng 01 năm 2010(
từ số 01 đến 300); Quyển số 2 từ ngày 01/02/2010 đến ngày 29/02/2010 từ
số 301 đến số 600. Như vậy khi độc giả đến yêu cầu nghiên cứu, cán bộ lưu
trữ căn cứ vào ký hiệu, tiêu đề ngoài hộp bảo quản có thể nhanh chóng đưa
tài liệu phục vụ cho độc giả, không cần thiết phải sử dụng mục lục văn bản
phát hành.
Chẳng hạn muốn tìm Quyết định số 12/QĐ-TTG ngày 10 tháng 1 năm
2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Cần thơ.
Đầu tiên cán bộ lưu trữ tìm đến khu vực bảo quản Quyết định cá biệt của Thủ
tướng Chính phủ năm 2010, tìm quyển số 1.
Qua khảo sát thực tế Hộp bảo quản văn bản phát hành tại kho số 2
chưa đảm bảo, tài liệu được bảo quản trong các file bằng nhựa, khi cần khai
thác tìm kiếm nhanh, nhưng về lâu dài đòi hỏi Lưu trữ Văn phòng Chính phủ
phải thay bằng Hộp Conton theo quy định đinh của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.
69
+ Kho bảo quản số 3: tại đây bảo quản toàn bộ công văn phát hành của
Chính phủ, Thủ Tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ còn gọi là Loại hồ
sơ C’ được quy định theo từng loại như sau: C’2, C’2c, C’2d, C’3a, C’3b,
C’3… Mỗi loại văn bản được sắp xếp theo nơi riêng để thuận lợi cho việc tra
tìm khi cần thiết nhằm tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng.
70
71
+ Kho bảo quản số 4: Tại đây bảo quản toàn bộ Loại hồ sơ C: là loại
hồ sơ được xử lý, giải quyết bằng hình thức công văn của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ và Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ theo từng
đơn vị chuyên ngành. Đây là loại hồ sơ giải quyết các công việc sự vụ, công
văn trao đổi với các cơ quan, địa phương, tổ chức…. Số lượng văn bản, tài
liệu kèm theo để ban hành loại văn bản này nhiều nên một văn bản phát hành
thường hình thành 01 hồ sơ. Một số hồ sơ hình thành được ghép nhiều công
văn cùng xử lý một vấn đề. Việc sắp xếp hồ sơ trong kho được phân theo từng
mặt hoạt động liên quan đến chức năng của các đơn vị trực thuộc Văn phòng
Chính phủ.
Ví dụ:
- Tài liệu khối Quan hệ quốc tế gồm: Hồ sơ về Đầu tư nước ngoài, Hồ
sơ về tài trợ của các tổ chức phi chính phủ; hồ sơ về vay vốn ODA, hồ sơ về
các chuyến thăm và làm việc với các nước của lãnh đạo Chính phủ và các
Đoàn của các nước thăm và làm việc với Việt nam…
- Tài liệu Kinh tế tổng hợp gồm: Hồ sơ về phân bổ ngân sách hàng năm
cho các Bộ, ngành và địa phương, hồ sơ về dự trữ quốc gia, hồ sơ về chứng
khoán…..
-Tài liệu Khoa giáo văn xã gồm: Hồ sơ về thành lập các trường đại học;
hồ sơ về tiền lương; hồ sơ về điện hạt nhân…..
- Tài liệu khối Khiếu nại, tham nhũng ( vụ I ). Xử lý vụ việc khiếu nại, tố
cáo của công dân về nhà cửa,đất đai; Xử lý các vụ tham nhũng, buôn lậu….
- Tài liệu khối Nội chính gồm các vấn đề về an ninh, quốc phòng, địa
giới hành chính các tỉnh, thành, về tôn giáo, dân tộc…. mỗi vấn đề được sắp
xếp theo khu vực riêng vì vậy cán bộ lưu trữ chỉ cần đến khu vực Nội chính
là tìm kiếm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng.
Tài liệu được sắp xếp theo mặt hoạt động- thời gian vì vậy rất thuận
tiện cho việc khai thác hồ sơ, tài liệu.
72
73
Mục đích của việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ Văn phòng Chính
phủ nhằm tạo thuận lợi cho việc phục vụ nghiên cứu khai thác được dễ dàng,
chưa đặt vấn đề về giá trị của tài liệu để có chế độ bảo quản riêng.
Từ năm 2012 khối tài liệu nghe nhìn chủ yếu là tài liệu ghi âm các
cuộc họp, làm việc của Chính phủ bắt đầu được giao nộp cùng với tài liệu
giấy do chuyên viên giao nộp, tài liệu ghi âm được để trong túi nilon xếp dưới
sàn, chưa có kho và phương tiện bảo quản riêng. Có trường hợp chuyên viên
chỉ nộp riêng băng ghi âm.
Sau khi cán bộ lưu trữ chỉnh lý hồ sơ giấy, tài liệu ghi âm được kiểm
tra số lượng tương ứng với hồ sơ phiên họp đã thu thập. Sau đó tài liệu được
để trong túi nilon hoặc thùng giấy và để ở một vị trí trống trong kho. Đây là
vấn đề rất nguy hại mà Lưu trữ Văn phòng Chính phủ chưa có kế hoạch cũng
như đề xuất để đưa ra chế độ bảo quản riêng.
2.2.4. Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản
- Chống ẩm: để chống ẩm cho tài liệu, Phòng Lưu trữ đã áp dụng các biện
pháp như dùng quạt thông gió; dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí.
- Chống nấm mốc: để phòng nấm mốc phát sinh, thứ sáu hàng tuần, cán
bộ lưu trữ của Văn phòng tiến hành quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các
phương tiện bảo quản và kho tàng. Duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ, độ ẩm cho kho bảo quản tài liệu. Nhiệt độ trong các kho được duy trì ở mức 20oC.
- Chống côn trùng: để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho,
Phòng Lưu trữ đã áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho bằng
cách làm lưới bảo quản xung quanh kho; thường xuyên làm vệ sinh kho tàng.
- Chống chuột: nhằm hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột
vào kho, cán bộ phụ trách kho tàng luôn lưu ý bọc lưới sắt các đường ống,
đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi...nơi chuột có thể thâm nhập;
không để thức ăn trong kho chứa tài liệu; sử dụng bẫy dính để diệt chuột.
74
2.3. Nhận xét về ƣu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu
tại Văn phòng Chính phủ
Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình bảo quản tài liệu ở lưu trữ Văn
phòng Chính phủ, tác giả rút ra một số nhận xét về ưu, nhược điểm như sau:
2.3.1. Ưu điểm
Thứ nhất, Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ ngày càng
được nâng cao, đã ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn
thư, lưu trữ để tất cả các công chức trong cơ quan thực hiện việc lập hồ sơ,
lưu giữ hồ sơ đầy đủ và nộp về Phòng Lưu trữ đúng thời gian quy định, góp
phần đưa công tác lưu trữ vào đúng quy định của pháp luật. Nhờ đó mà công
tác bảo quản tài liệu tại Văn phòng Chính phủ được duy trì nề nếp và ngày
càng được tốt hơn.
Thứ hai, Văn phòng Chính phủ đã bố trí 04 kho tài liệu lưu trữ với
diện tích khoảng 300 mét. Tuy các kho lưu trữ được cải tạo từ các phòng làm
việc có sự khác nhau về quy mô, mức độ, nhưng bước đầu bảo đảm đúng quy
định của pháp luật. Chính vì vậy tài liệu từ 1950 đến nay đang được bảo quản
tại Văn phòng Chính phủ vẫn không bị ảnh hưởng của thời gian.
Thứ ba, Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ cũng
được chú trọng nhất là đầu tư cho việc cải tạo, nâng cấp kho bảo quản tài liệu
lưu trữ, đầu tư các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản tài liệu như
máy hút ẩm, điều hòa, máy hút bụi…
Thứ tư, Văn phòng Chính phủ đã ban hành một số quy định về công
tác bảo quản tài liệu như: nội quy kho, quy định về chế độ bảo quản tài liệu
ở các vụ, cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ; quy định về phòng cháy
chữa cháy; quy định về công tác bảo mật; quy định về khai thác tài liệu tại
kho lưu trữ….
Thứ năm, Kho tàng được phân công cho cán bộ phụ trách, theo dõi và
vệ sinh hàng ngày.
75
2.3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác bảo quản tài liệu ở Văn phòng
Chính phủ còn có một số hạn chế. Cụ thể:
- Các văn bản quy định liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn
phòng Chính phủ chưa có những điều khoản quy định riêng, cụ thể đối với tài
liệu khoa học công nghệ, tài liệu ghi âm, tài liệu giấy, tài liệu điện tử…. các công
trình xây dựng cơ bản đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
- Chưa thực hiện các biện pháp bảo quản phù hợp với đặc thù của từng
loại tài liệu, (tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử,
tài liệu giấy), chưa bố trí kho riêng, chưa có các trang thiết bị phù hợp. Tài
liệu các công trình xây dựng cơ bản chỉ mới có văn bản giấy, chưa xây dựng
cơ sở dữ liệu thông tin tài liệu các công trình xây dựng cơ bản.
- Tài liệu nghe nhìn đặc biệt tài liệu ghi âm trong kho lưu trữ của Văn
phòng Chính phủ đã và đang bị hư hỏng nghiêm trọng vì chưa có chế bộ bảo
quản riêng. Tuy nhiên hiện nay Phòng Lưu trữ Văn phòng Chính phủ được
giao nhiệm vụ quản lý nhưng chưa có biện pháp khắc phục hoặc đề xuất với
lãnh đạo để xử lý tình trạng này.
- Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhất là việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn chưa phổ biến và còn
gặp nhiều khó khăn. Đối với tài liệu khoa học công nghệ việc quản lý, tra tìm
tài liệu lưu trữ theo các phương pháp truyền thống vẫn còn phổ biến.
- Việc bảo quản tài liệu chỉ mới chú trọng đến tài liệu nộp vào kho lưu
trữ, còn tài liệu hiện hành tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ chưa có
phương tiện bảo quản phù hợp, mỗi cán bộ chuyên viên tự bảo quản hồ sơ do
mình xử lý. Đặc biệt hồ sơ mật chưa có tủ bảo quản riêng, cán bộ, chuyên
viên khi đi học hoặc đi công tác lại đưa nộp lưu cho lưu trữ trước thời hạn quy
định. Điều này ảnh hưởng đến việc thu thập và bảo quản khối hồ sơ liên quan
đến kế hoạch thu thập của năm tới.
76
- Loại hình tài liệu điện tử cũng đã được Văn phòng Chính phủ quy
định trong quy chế tiếp nhận, xử lý, bảo quản và phát hành văn bản từ năm
2012. Tuy nhiên, lưu trữ tài liệu điện tử đang thách thức vai trò của cán bộ
lưu trữ Văn phòng Chính phủ trong việc quản lý và khai thác có hiệu quả khối
tài liệu này. Hiện nay Văn phòng Chính phủ chưa có khu vực dành cho lưu
trữ cơ quan để bảo quản những loại vật mang tin điện tử riêng biệt ( kho lưu
trữ riêng biệt), hệ thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để
chúng hoạt động, trong đó cho cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin
điện tử với mục đích để bảo quản được tốt(hiện nay Trung tâm tin học đang
quản lý việc này).
2.4. Nguyên nhân
- Qua khảo sát thực tế, tôi thấy từ trước đến nay, Văn phòng Chính
phủ vẫn chưa có Bảng thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ, văn bản, tài
liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và
Văn phòng Chính phủ. Do đó, khi chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ không có
chuẩn mực để xác định giá trị tài liệu có giá trị như thế nào. Do vậy, nhiều
tài liệu được bảo quản không đúng theo giá trị đích thực của chúng, ảnh
hưởng đến chất lượng của tài liệu, lãng phí nhân lực, kinh phí bảo quản. Đây
chính là một vấn đề nghiệp vụ mà lưu trữ Văn phòng Chính phủ quan tâm từ
nhiều năm nay, song vẫn còn gặp khó khăn lúng túng trong việc quy định
thời hạn bảo quản cho tài liệu.
- Tại quyết định số 716/QĐ-VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Ban hành Quy định về lập, nộp, bảo
quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ,
không có quy định nào về bảo quản tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học công
nghệ, tài liệu điện tử….
77
- Bảo quản tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu ghi âm chung với kho
tài liệu hành chính. Hạn chế này dẫn đến tài liệu các công trình xây dựng cơ
bản hư hỏng nhiều đặc biệt là các bản vẽ thiết kế.
- Văn phòng Chính phủ chưa có quy chuẩn chung áp dụng cho việc xác
định giá trị tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu ghi âm. Nhưng thực tiễn xác
định giá trị tài liệu khoa học công nghệ cho thấy mỗi loại tài liệu khoa học
công nghệ, tài liệu ghi âm có những đặc điểm riêng biệt, có giá trị khoa học,
lịch sử, thực tiễn và các giá trị khác biểu hiện trên những góc độ khác nhau
cho nên mỗi loại tài liệu còn có những tiêu chuẩn xác định giá trị riêng biệt áp
dụng để xác định giá trị.
- Công tác xử lý văn bản và lập hồ sơ điện tử tại Văn phòng Chính phủ
thực hiện từ tháng 1 năm 2012 theo quy định tại Quyết định số 26/QĐ-VPCP
ngày 09/01/2012 nhưng đến ngày 14 tháng 6 năm 2013 mới ban hành Quyết
định số 716/ QĐ-VPCP thay thế Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 03
tháng 8 năm 2005 Quy định về việc lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, tài
liệu tại Văn phòng Chính phủ ( chỉ quy định đối việc việc lưu trữ hồ sơ giấy).
Vì vậy toàn bộ hồ sơ điện tử năm 2012 thu về lưu trữ không được đầy đủ, hồ
sơ điện tử thiếu nhiều so với hồ sơ giấy.
- Thiếu công cụ pháp lý mạnh hơn để bắt buộc cán bộ, công chức tại Văn
phòng Chính phủ phải tuân thủ việc xử lý, lập hồ sơ công việc trên mạng do
đó nhiều khi việc thu thập, bảo quản gặp nhiều khó khăn.
78
Tiểu kết chƣơng 2:
Hiện nay, Văn phòng Chính phủ có 4 kho bảo quản tài liệu với tổng diện
tích kho là 300 m2 với 740 mét giá tủ đựng hồ sơ, tài liệu. Kho bảo quản tài
liệu được trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu như quạt thông gió, máy
điều hoà, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy, …. để bảo vệ, bảo quản an toàn tài
liệu. Hồ sơ, tài liệu được bảo quản đúng chế độ, sắp xếp khoa học, đảm bảo
tốt vệ sinh kho tàng. Ngoài ra Văn phòng Chính phủ đã xây dựng được nội
quy ra vào kho, nội quy sử dụng tài liệu, chế độ vệ sinh thường xuyên hàng
ngày hàng tuần và chế độ tổng vệ sinh định kỳ hàng năm.
Theo quy định cán bộ chuyên viên thuộc các đơn vị Văn phòng Chính phủ
có trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu của mình, không được đem tài liệu
đến những nơi không phải là nơi xử lý, giải quyết công việc. Không ai được
mang hồ sơ, tài liệu của cơ quan về nhà làm của riêng, đem sang cơ quan khác
khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp tài liệu cho cá nhân, đơn vị. Hết
giờ làm việc, văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất vào tủ có khóa…
Có nhiều nguyên nhân khiến cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại
Văn phòng Chính phủ gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong việc đưa ra các
giải pháp cho việc bảo quản các loại hình tài liệu lưu trữ, trong đó có cả
nguyên nhân chủ quan và khách quan. Bức tranh chung về thực trạng bảo
quản tài liệu của Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ , đặt ra cho cơ quan quản
lý (Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) là phải nhanh chóng xây dựng một đề án
phù hợp với hiện trạng, quy mô đầu tư đáp ứng yêu cầu khả thi và hiệu quả để
các cơ quan là nguồn nộp lưu về lưu trữ lịch sử có phương pháp bảo quản tài
liệu phù hợp. Ngày nay với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, nhiều tài
liệu với vật mang tin khác nhau, nhưng tài liệu giấy vẫn là tài liệu quan trọng
và khó thay thế trong hiện tại cũng như trong tương lai.
79
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO
QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hƣớng dẫn công tác
bảo quản tài liệu lƣu trữ
3.1.1 Giải pháp đối với các cơ quan quản lý
Cần xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách
bảo đảm toàn bộ các cơ quan nhà nước triển khai các hệ thống ứng dụng quản
lý, trong đó có việc quản lý văn bản điện tử trong nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Xây dựng chương trình cải cách và chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ trên nền hành chính chung, đặc biệt là hành chính điện tử.
Bộ Nội vụ sớm xây dựng Đề án xây dựng Hệ thống quản lý lưu trữ điện
tử của các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Giao nhiệm vụ
cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ,
môi trường bảo quản tối ưu đặc biệt đối với tài liệu điện tử.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần thành lập các Viện lưu trữ ảnh,
phim điện ảnh, ghi âm nhằm quản lý tập trung thống nhất loại hình tài liệu
này. Mặt khác, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng cần nghiên cứu tổng
kết thực tiễn và tham khảo kinh nghiệm quốc tế, nhằm ban hành các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ giúp các cơ quan có tài liệu ghi âm có thể bảo quản an
toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả loại hình tài liệu này. Sớm nghiên cứu
một số đề tài ứng dụng về tổ chức quản lý khoa học tài liệu, ứng dụng tin học
trong bảo quản và phục chế tài liệu.
3.1.2. Đối với Văn phòng Chính phủ
Mặc dù Nhà nước đã ban hành văn bản pháp lý cao nhất về công tác
lưu trữ đó là Luật Lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và một số văn bản
hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ. Văn phòng Chính phủ cũng đã có văn
80
bản quy định về công tác văn thư, công tác lưu trữ nói chung. Tuy nhiên các
văn bản này còn quy định chung chung chưa có văn bản nào quy định riêng,
cụ thể về bảo quản tài liệu lưu trữ đặc biệt đối với từng loại tài liệu lưu trữ cụ
thể. Do đó, việc xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ là điều cần thiết. Văn phòng
Chính phủ cần quan tâm, chỉ đạo việc bảo quản các loại hình tài liệu trong đó
có tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính…. hình thành
trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn
phòng Chính phủ. Từ đó có những đầu tư đúng mức về cơ sở vật chất và nhân
lực để Phòng Lưu trữ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ này.
Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, Văn phòng Chính phủ
cần phát huy vài trò đầu tàu trong việc hoàn thiện thể chế. Vì vậy để có cơ sở
pháp lý Vụ Văn thư Hành chính nghiên cứu, tham mưu cho Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ cần sớm ban hành một số Quy định sau:
+ Quy định về bảo quản tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khoa học
kỹ thuật
+ Quy định về bảo quản tài liệu điện tử.
+ Quy định về bảo quản tài liệu hành chính ( tài liệu giấy)
Với những đặc thù riêng như đã nêu ở trên. Những văn bản quy định
nếu được ban hành đầy đủ sẽ có vai trò quan trọng và cơ sở cho việc thực hiện
các hoạt động nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy ý nghĩa
và tầm quan trọng của khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
Lãnh đạo Chính phủ, Văn phòng Chính phủ. Ví dụ:
+ Nghiên cứu, xây dựng và ban hành Quy định về bảo quản tài liệu ghi
âm, ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình, tài liệu
khoa học kỹ thuật.
81
- Trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu ghi âm, ghi hình
- Trang thiết bị bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật
- Về phương pháp sắp xếp tài liệu ghi âm, ghi hình
- Về phương pháp sắp xếp tài liệu khoa học kỹ thuật
- Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình và
tài liệu khoa học kỹ thuật….
Như trên đã trình bày, hiện nay Văn phòng Chính phủ mới chỉ có
Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản và
sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ. Điều 4 của bản quy
định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ
của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính quản lý, bảo quản. Kho lưu trữ
hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định,
bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị
các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng
gian, bảo mật; phòng chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư
hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”[57, tr.110].
Điều 2 của quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản,
tài liệu tại Văn phòng Chính phủ, ban hành kèm theo Quyết định số 716/QĐ-
VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ có những quy định liên quan đến tài liệu ghi âm sản sinh trong
hoạt động của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ. Nó là cơ sở cho việc thu thập,
quản lý tài liệu ghi âm ở Lưu trữ hiện hành của Văn phòng Chính phủ. Tuy
nhiên tại quyết định này chưa có điều khoản nào quy định bắt buộc chuyên
viên khi nộp hồ sơ về lưu trữ bắt buộc phải nộp cả tài liệu ghi âm. Hầu hết các
Hồ sơ về cuộc họp của lãnh đạo Chính phủ chỉ có Hồ sơ giấy.
82
Cũng tại Quyết định 716/QĐ-VPCP chưa có điều khoản nào quy định
về bảo quản tài liệu nghe nhìn, tài liệu ghi âm và tài liệu khoa học kỹ thuật. Vì
vậy hầu hết sau thời gian dài chuyên viên nộp về lưu trữ tài liệu ghi âm không
còn sử dụng được nữa, cán bộ lưu trữ chỉ biết đóng thùng và để trên nóc tủ.
Vì vậy, những văn bản quy định quản lý nếu được ban hành đầy đủ sẽ
có vai trò quan trọng cho việc bảo quản tốt tất cả các loại hình tài liệu sản sinh
ra trong quá tình hình hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ. Để từ
đó có phương pháp bảo quản phù hợp, nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi
thọ của tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật, quản lý tài liệu điện tử...
Ngoài ra, Phòng Lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Chính
phủ những vấn đề liên quan đến đầu tư cơ sở vật chất, nhân lực cho việc thực
hiện công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản nói riêng để ban hành
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn, ví dụ như:
- Công tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng
Chính phủ , làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện
các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Khắc phục nguy cơ bị hủy hoại, mất mát và thất
lạc hồ sơ, tài liệu, đảm bảo hồ sơ tài liệu được bảo quản an toàn.
- Quy định về lập hồ sơ hiện hành, đặc biệt từ khi có quy định về xử lý
công việc trên mạng, đòi hỏi phải có quy định bắt buộc mỗi cán bộ chuyên
viên khi xử lý công việc phải lập hồ sơ trên mạng, hồ sơ điện tử phải đầy đủ
như hồ sơ giấy.
- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ góp phần tổ chức lại tài liệu trong
phông theo một phương án phân loại khoa học, nhằm tạo điều kiện tối ưu cho
công tác bảo quản, thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu của Văn phòng
Chính phủ được thống nhất và khoa học
Bên cạnh đó tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ tổ chức
kiểm tra, tổng kết, đánh giá tuyên dương công tác bảo quản tài liệu của Phòng
Lưu trữ. Có như vậy mới nêu cao trách nhiệm của mỗi người trong việc giữ
gìn hồ sơ, văn bản của cơ quan, đơn vị.
83
3.2. Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài
liệu lƣu trữ
Bảo quản là cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi bị
hủy hoại. Nếu có thể bảo quản tốt và xử lý tốt thì có thể tiết kiệm được thời
gian và chi phí. Từ trước đến nay,các nhà nghiên cứu, các nhà làm công tác
lưu trữ chỉ chú ý đến kho và các phương tiện bảo quản tài liệu, chưa chú
trọng đến phương tiện để sản sinh ra tài liệu ( giấy viết, mực…). Theo tác
giả, muốn nghiên cứu và xây dựng các quy định bảo quản phù hợp ngoài các
yêu cầu chung về kho tàng, các thiết bị bảo quản, người làm công tác lưu trữ
giữ vai trò trung tâm đằng sau việc cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật và phương
pháp bảo quản, không thể bỏ qua vật liệu viết cho các văn bản. Trong điều
kiện của nước ta, có nhiều yếu tố phá hoại sức chịu đựng của nguyên vật liệu
để sản sinh ra các loại tài liệu. Có nhiều loại vật liệu chưa được sản sinh, chế
tạo ở nước ta mà còn nhập từ nước ngoài vào nên ngay từ đầu đã không có
cơ sở thích nghi cần thiết đối với từng loại này, gây khó khăn cho công tác
bảo quản. Do đó việc nghiên cứu chế độ bảo quản phù hợp vô cùng quan
trọng đối với đặc thù của tài liệu lưu trữ nói chung và lưu trữ Văn phòng
Chính phủ nói riêng.
3.2.1. Yêu cầu về mua văn phòng phẩm
Các vật mang tin lưu trữ thường bị hư hại do nguyên nhân tồn tại của
vật mang tin và do phương pháp mà chúng ta chế tác ra. Giấy vật mang tin
phổ biến trong lưu trữ hiện nay được sản xuất từ bột gỗ bằng phương pháp
công nghiệp nên sợi cenlulo của giấy rất ngắn và yếu. Đồng thời trong bột gỗ
còn có chất lignin và một số chất khác mà sau một thời gian sẽ làm cho giấy
bị phân rã về mặt hóa học, giấy sẽ bị biến đổi màu sắc và yếu đi. Thêm vào đó
trong quá trình sản xuất giấy người ta còn sử dụng chất phụ gia để tăng độ
bóng của bề mặt giấy, để hạ thấp độ thấm nước, để tẩy trắng…. cũng góp
phần làm cho giấy bị lão hóa nhanh hơn. Cùng với giấy, mực để ghi chép và
in ấn tài liệu cũng có nhiều loại mực chứa a xít, làm cho tài liệu bị ô xi hóa trở
nên vàng, tài liệu bị xuống cấp nhanh chóng.
84
Ở một số nước trên thế giới như Hung-ga-ri, Mông Cổ, Ba Lan, …. hiện
chưa có những quy định về việc sản xuất các loại giấy có độ bền lâu năm.
Để hạn chế sự thoái hóa do các nhân tố bên ngoài gây ra đối với tài
liệu, nhiều nước trên thế giới đã nghiên cứu sản xuất giấy có độ bền cao cho
tài liệu lưu trữ. Ở Mỹ từ năm 1984 đã có tiêu chuẩn giấy bền lâu để in sách
cho thư viện và tạo lập tài liệu lưu trữ đã được xây dựng. Ở Canada năm 1990
đã thông qua một Nghị quyết yêu cầu toàn bộ giấy văn bản của Nghị viện
được công bố phải làm trên giấy bền lâu.
Đối với Việt Nam, thời xa xưa ông cha ta đã sử dụng giấy sản xuất
bằng thủ công để viết, dù thời gian có bao lâu nhưng không ảnh hưởng đến
chất lượng văn bản. Từ 1995 đến nay hầu như các cơ quan trong đó có Văn
phòng Chính phủ sử dụng giấy sản xuất công nghiệp đặc biệt không dùng
máy đánh chữ mà sử dụng máy tính và máy phô tô copy. Chính vì vậy các tài
liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình này ngày càng
lớn nếu chế độ bảo quản không được tốt.
Để giữ gìn và đảm bảo an toàn cho tuổi thọ của tài liệu giấy, một yêu
cầu đặt cho những người làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ thực
hiện những yêu cầu sau:
- Cán bộ làm lưu trữ tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ
tìm đối tác cung cấp giấy viết có tên gọi là giấy trung tính hay giấy phi acid.
Cần đặt ra yêu cầu cao đối với các công ty cung cấp các loại giấy này, tạo
điều kiện dễ dàng cho mọi người sử dụng.
- Nên sử dụng mực có chứa hàm lượng carbon cao sẽ có độ bền cao
nhất. Mực photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng sẽ dược cải thiện
nếu chú ý chọn các loại giấy có độ bền cơ học cao, phi axit dùng làm tài liệu
lưu trữ .
- Nên tránh dùng băng dính tài liệu vì sẽ làm biến màu và gây hại đến
giấy theo thời gian
85
3.2.2. Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu
Nhà kho là phòng tuyến đầu tiên bảo vệ tài liệu chống lại tác nhân gây
hại từ bên ngoài xâm nhập vào tài liệu. Việc xây kho bảo quản tài liệu phải
đáp ứng những thông số kỹ thuật đặc biệt. Sự đặc biệt nằm ở độ cao về kỹ
thuật xây dựng nhà kho lưu trữ, thể hiện việc bố trí hạng mục công trình, kết
cấu công trình và lắp đặt các trang thiết bị kỹ thuật ở trong kho. Nước ta nằm
ở khu vực nhiệt đới gió mùa, tương đối nóng và ẩm nên kho bảo quản tài liệu
phải có khả năng chống nóng, chống ẩm. Khi xây kho lưu trữ tài liệu phải có
những điều khoản đặc biệt về kiến trúc chống lại những mối hiểm họa. Để
giảm thiểu những ảnh hưởng xấu của ánh sáng mặt trời tự nhiên, cần lưu ý về
hướng kho, cảnh quan và khí hậu trong kho.
Địa điểm xây kho lƣu trữ:
Đây là vấn đề khó khăn không chỉ đối với Lưu trữ Văn phòng Chính
phủ. Nhưng về lâu dài địa điểm xây dựng là vấn đề có ảnh hưởng quyết định
tới chất lượng bảo quản tài liệu và hiệu quả hoạt động của nhiều khâu nghiệp
vụ. Nếu có cơ hội thì công trình kho lưu trữ nên chọn khu đất có kết cấu hạ
tầng địa chất thuận lợi cho việc làm móng công trình, tránh vùng đất yếu và
nơi có mạch nước ngầm, địa hình phải cao ráo, tránh nơi ngập lụt, ẩm thấp.
Kho lưu trữ cần được xây dựng ở những nơi giao thông tương đối thuận
tiện. Môi trường không khí khu vực xây kho phải đảm bảo trong sạch, tránh
phát sinh các chất gây ô nhiễm môi trường.
Nhưng hiện nay việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đối với các cơ
quan hành chính ở Trung ương vô cùng khó khăn. Thường kho bảo quản tài
liệu lưu trữ của các cơ quan trong đó có Văn phòng Chính phủ nằm trong
khuôn viên tòa nhà làm việc chung. Trong phạm vi của luận văn này, học
viên chỉ muốn đưa ra các tiêu chí kho cho phù hợp với đặc thù của Văn
phòng Chính phủ.
86
3.2.2.1. Đối với kho tài liệu điện tử
Chuẩn hóa Kho văn bản điện tử, tiến hành xây dựng kho văn bản điện
tử trên cơ sở các chuẩn đã được quy định.
Phải có một khu vực dành để bảo quản những vật mang tin điện tử
riêng biệt (kho lưu trữ riêng biệt), hệ thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và
không gian để chúng hoạt động, trong đó có cả việc chứa đựng tạm thời
những vật mang tin điện tử với mục đích để trung hòa khí hậu. Đơn vị bảo
quản tài liệu điện tử cần được mô tả hệ thống hóa và đưa vào mục lục hồ sơ
và các chỉ dẫn khác để đảm bảo thống kê, tra tìm và sử dụng chúng.
Nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ, môi trường bảo quản tối ưu cho
tài liệu lưu trữ điện tử, lựa chọn các phương tiện, thiết bị lưu trữ phù hợp với
đặc điểm và thời hạn bảo quản từng loại tài liệu lưu trữ điện tử.
3.2.2.2.Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn
Trước hết Văn phòng Chính phủ cần bố trí kho riêng để bảo quản tài
liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ghi âm nói riêng. Loại tài liệu này rất
nhạy cảm với các chất ô xít. Việc bảo quản riêng rất cần thiết vì chúng rất
nhanh xuống cấp, đòi hỏi phải bảo quản ở nhiệt độ thấp và phải đáp ứng các
yêu cầu về độ ẩm theo quy định. Kho bảo quản tài liệu ghi âm phải được bố
trí ở địa điểm khô ráo, tránh chỗ ẩm ướt. Khi thiết kế kho cho loại tài liệu này
phải chú ý đến khả năng khắc phục sự cố thiên tai hỏa hoạn xảy ra. Hệ thống
điện trong kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn
chiếu sáng dùng loại bóng tròn có chụp bảo vệ. Hệ thống thiết bị điện luôn ở
điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động của các thiết bị dùng
điện trong kho.
Để bảo quản tài liệu ghi âm có thể dùng nhà kho không cần vách ngăn
cách ra từng ngăn. Trong nhà kho, tùy theo từng loại tài liệu mà thiết kế các
loại tủ, giá bảo hiểm đặc biệt cho thích hợp với tính chất của nó như:
87
- Đối với tài liệu phim và ghi âm dễ cháy phải có có loại giá bằng kim
loại hoặc bằng một trong những vật liệu khó cháy khác.
- Đối với tài liệu bằng ảnh dùng các loại tủ bằng gỗ, bằng kim loại có
ngăn kéo hay giá. Đối với tài liệu ảnh có nền bằng kính nên dùng tủ cửa có
bản lề mở ra hai bên ở phía trước và bên trong có ngăn cách ra thành từng ô
có thể tích chứa độ 100 âm bản trong mỗi ô ngăn kéo.
- Đối với loại tài liệu ghi âm bằng đĩa có nguyên bản kim loại nên dùng
giá bằng gỗ có ngăn thành nhiều ngăn và nhiều ô. Thể tích mỗi ô chứa độ 50
nguyên bản.
- Giá và tủ trong kho bảo quản có thể xếp dọc theo từng dãy hay giữa
nhà tùy thuộc vào sự thuận tiện cho việc đi lại, lấy tài liệu phục vụ khai thác.
3.2.2.3. Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính (tài liệu giấy)
Hiện nay khối tài liệu hành chính chiếm đến hơn 90% tài liệu bảo quản
trong kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ, vì vậy xây dựng kho bảo quản phù
hợp đối với tài liệu giấy là một đòi hỏi cấp thiết, nghiên cứu lựa chọn hình
thức lưu trữ, môi trường bảo quản,lựa chọn các phương tiện, thiết bị lưu trữ
phù hợp với đặc điểm và thời hạn bảo quản từng loại tài liệu
- Ví dụ kho bảo quản văn bản gốc. Phải được thiết kế và có quy chế bảo
quản đặc biệt nhằm giữ gìn được tuổi thọ của khối tài liệu này.
Đặc biệt hiện nay lưu trữ Văn phòng Chính phủ đang bảo quản tài liệu
từ năm 1950, khối tài liệu này chiếm tỷ lệ không nhiều trong kho bảo quản.
Tuy nhiên đây là khối tài liệu vô cùng quan trọng trong việc phục vụ Lãnh
đạo Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ khi cần thiết. Vì vậy phải có diện tích
kho bảo quản phù hợp để nhằm bảo quản an toàn.
3.2.3. Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu không được xây dựng ở những nơi có khả năng
xảy ra sụt lún, ngập úng; đặc biệt có nguy cơ về động đất, sóng triều dâng
hoặc lở đá , phải được bố trí ở địa điểm khô ráo, tránh chỗ ẩm ướt như gần ao
88
hồ, sông suối, xa khu công nghiệp và những nơi ô nhiễm môi trường. Khi
thiết kế kho cho loại tài liệu này phải chú ý đến khả năng khắc phục sự cố
thiên tai hoả hoạn xảy ra. Những người được giao nhiệm vụ làm việc trong
kho phải tuân thủ những quy định nghiêm ngặt như không hút thuốc lá, không
đun, nấu gần kho...
Về giao thông phải thuận tiện cho việc chuyên chở tài liệu, ô tô cứu hoả
khi cần, các phòng kho phải hoàn toàn ngăn cách với nhau nhưng thiết kế
phải làm cho không khí dễ lưu thông, việc vận chuyển tài liệu trong kho dễ
dàng thuận tiện.
Khi bố trí kho bảo quản tài liệu phải chú ý thiết kế cửa sổ phù hợp, nếu
có nhiều cửa sổ, phải khắc phục bằng cách dùng rèm che cửa màu vàng để
giảm tiếp xúc của loại tài liệu này với tia tử ngoại trong ánh sáng mặt trời.
Trong kho nên đầu tư máy lọc khí cùng với việc dọn dẹp và lau chùi thường
xuyên sẽ làm giảm bụi bẩn.
Hiện nay, các kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ
được cải tạo từ các phòng làm việc, chung với các đơn vị vụ, cục . Để bảo
quản tốt khối tài liệu quan trọng này, đòi hỏi Văn phòng Chính phủ phải khẩn
trương lựa chọn địa điểm xây dựng kho cho phù hợp và đúng quy định.
3.2.4 .Lắp đặt thiết bị
Kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ được cải tạo từ
các phòng làm việc. Vì vậy việc lắp đặt các thiết bị đầy đủ là một yêu cầu cấp
thiết để bảo quản an toàn, tránh thiệt hại do các yếu tố bên ngoài gây ra.
Các hệ thống cung cấp điện, ga và đặc biệt là nước nhất thiết không
được bố trí cố định ở bên trong hoặc gần các phòng kho. Các máy móc của
hệ thống kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ, hệ thống thông gió và lọc không khí sẽ
được nối với phòng máy trung tâm. Phòng này không nằm trong khu bảo
quản tài liệu và tốt nhất là được đặt trong tòa nhà khác. Tất cả các bộ phận
của tòa nhà được bố trí, lắp đặt các thiết bị phát hiện cháy đều nối với một
bảng kiểm soát trung tâm. (Cụ thể ở đây là Phòng bảo vệ Văn phòng Chính phủ).
89
Phải lắp đặt để cho cường độ và sự phân bổ ánh sáng của bất kỳ hệ
thống chiếu sáng nào trong nhà kho đều được kiểm soát để giảm thiểu các
tác động của ánh sáng. Mặt sàn có độ chiếu sáng khoảng 200 Lx. Đối với
các kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ là tòa nhà trước đây không được
thiết kế để làm kho lưu trữ, nhưng được sửa chữa lại làm kho lưu trữ thì các
cửa sổ nên được chềm hoặc gắn giải băng lọc UV lên cửa sổ nhằm loại bỏ
ánh sáng trực tiếp.
Kho phải được thông gió để việc lưu chuyển không khí được dễ dàng
và ngăn ngừa sự hình thành những túi không khí có độ ẩm cao. Cần có đường
dẫn không khí sạch vào kho, lượng không khí này phụ thuộc vào những điều
kiện cụ thể của kho.
Hệ thống điện trong kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật
bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng tròn có chụp bảo vệ. Hệ thống
máng, cống thoát nước phải đảm bảo tiêu thoát nước nhanh chóng, dễ dàng,
tránh gây ẩm ướt ảnh hưởng đến công tác bảo quản.
Hệ thống thiết bị điện luôn ở điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công
suất hoạt động của các thiết bị dùng điện trong kho. Có máy phát điện để hoạt
động khi mất điện lưới.
3.2.5. Biện pháp duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu
3.2.5.1. Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu
Trong công tác bảo quản, việc kiểm soát môi trường bảo quản rất quan
trọng vì nhiệt độ và độ ẩm tương đối không thích hợp có thể làm giảm tuổi
thọ của tài liệu. Chính vì vậy, việc kiểm soát môi trường khí hậu rất cần thiết
và là cách duy nhất để khống chế được điều kiện môi trường phù hợp đối với
các đối tượng tài liệu đang bảo quản. Muốn vậy, phải có thiết bị đo nhiệt độ,
độ ẩm chuyên dụng. Hiện nay, có rất nhiều thiết bị khác nhau để đo nhiệt độ
và độ ẩm tương đối, nhưng có thể chia chúng thành 2 loại cơ bản: loại đo
90
nhanh và loại theo dõi liên tục đưa ra một dãy thông số nối tiếp nhau về điều
kiện môi trường. Trang thiết bị dùng để kiểm soát môi trường bảo quản là
những thiết bị vừa để kiểm soát môi trường trong kho lưu trữ, vừa để đánh giá
hiệu quả các trang thiết bị duy trì môi trường. Do vậy, việc lựa chọn thiết bị
phù hợp là nhiệm vụ đặt ra cho các cơ quan đang bảo quản tài liệu.
Có thể nói khi chọn mua những thiết bị cho phù hợp cho tài liệu lưu trữ
tại Văn phòng Chính phủ nên xem xét đến các vấn đề sau:
- Số liệu đo cần độ chính xác đến mức nào. Tùy thuộc vào kinh phí
được cấp cũng như mức độ giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Đối với những loại tài liệu lưu trữ cần phải kiểm soát nghiêm ngặt về
môi trường hoặc nếu chúng ta cần lập hồ sơ về ảnh hưởng của việc thay đổi
thiết bị kiểm soát môi trường thì chúng ta phải sử dụng nhiệt độ biểu kế liên
tục ghi lại những thay đổi nhỏ về nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong kho.
- Khi mua thiết bị, cần tính đến nhu cầu kiểm tra, vận hành và bảo
dưỡng thuận tiện. Tránh tình trạng sử dụng bất cẩn và người sử dụng không
được đào tạo đẫn đến hư hỏng thiết bị và không đạt hiệu quả cao trong công
tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện
môi trường bảo quản. Vì tài liệu ghi âm được cấu tạo bằng hoá chất, do đó dễ
bị ảnh hưởng của các yếu tố khí hậu. Theo các nhà nghiên cứu trong và ngoài
nước thì điều kiện bảo quản thích hợp trong môi trường nhiệt độ đối với tài liệu ghi âm là 15-200C và độ ẩm là 40-50%. Đối với tài liệu giấy từ 13-18 0C,
độ ẩm 55-65%. Việc bảo quản sẽ không được đảm bảo nếu tài liệu được lưu giữ trong môi trường có sự thay đổi lớn hơn 40C và nhiệt độ lớn hơn 5% về
độ ẩm. Đồng thời tài liệu ghi âm phải được bảo quản trong môi trường không
có bụi, khô, ráo và ít chịu ảnh hưởng của các nguồn sáng, nguồn nhiệt.
91
Ánh sáng chỉ được sử dụng ánh sáng nhân tạo trong các phòng, kho bảo
quản. Tránh tuyệt đối ánh sáng mặt trời chiếu vào tài liệu. Ánh sáng nhân tạo
(ánh sáng điện) cũng chỉ sử dụng hạn chế, nói chung bảo quản loại tài liệu
này trong bóng tối là tốt nhất.
Để tạo và duy trì trong kho một môi trường bảo quản theo yêu cầu
Phòng Lưu trữ, Văn phòng Chính phủ có thể dùng máy lạnh và máy hút ẩm:
khi sử dụng phương pháp này người ta có thể điều chỉnh chính xác và độc lập
hai thông số nhiệt độ và độ ẩm không khí trong kho một cách dễ dàng. Tuy
nhiên, cần duy trì hoạt động của các máy này 24/24 giờ trong một ngày đêm.
3.2.5.2. Chống bụi
- Bụi xâm nhập từ bên ngoài vào kho qua các kẽ hở, hoặc cửa sổ, cửa ra
vào... mà mắt thường không nhìn thấy được; hoặc là giầy dép, quần áo của
người bảo quản không được vệ sinh thường xuyên cũng là nguồn bụi khi vào
phòng bảo quản.
- Bụi phát sinh từ bên trong: Vì qua nhiều năm, lớp sơn và xi măng có
thể bong tróc gây ra bụi và làm ảnh hưởng đến tài liệu ghi âm.
- Bụi bẩn mang cả những bào tử nấm mốc bay trong không khí ảnh
hưởng đến tài liệu ghi âm.
Để phòng ngừa được những tác hại từ bụi, Phòng Lưu trữ cần có
những biện pháp chống bụi tốt trong kho lưu trữ như: Dùng máy hút bụi để
làm sạch sàn kho bảo quản; dùng khăn lau ẩm để lau định kỳ cho sạch bụi
bẩn băng, đĩa ghi âm nhằm loại trừ những bụi bẩn do môi trường và do con
người gây ra.
3.2.6. Hệ thống thiết bị an toàn
Có rất nhiều nguồn gây cháy như sự cố ý gây hoả hoạn, việc bảo dưỡng
kém, mạch điện quá tải...Có thể giảm thiệt hại do lửa và phạm vi lửa cháy lan
rộng nếu thực hiện các biện pháp phòng cháy.
92
Việc duy trì, bảo dưỡng các khu vực cất giữ, các mạch điện, hệ thống
phòng cháy và việc kiểm tra thường xuyên các thiết bị chống cháy là rất cần
thiết. Mức độ thiệt hại phụ thuộc vào việc phát hiện ra lửa nhanh như thế nào
và sau tiếng chuông báo cháy thì làm gì? Vì vậy, chất lượng của hệ thống
phòng cháy, chữa cháy là điều quan trọng đầu tiên.
Hệ thống phòng cháy, chữa cháy bao gồm một số hệ thống cơ bản sau:
- Mạng điện độc lập;
- Hệ thống phát hiện cháy;
- Hệ thống cảnh báo và chuông báo động để báo cho người sử dụng biết;
- Hệ thống dập lửa;
- Hệ thống điều khiển tự động;
- Hệ thống chuông báo động cho các cơ quan chữa cháy.
3.2.7. Trang thiết bị bảo quản tài liệu
Hiện nay Văn phòng Chính phủ chưa thực hiện các biện pháp bảo quản
phù hợp với từng loại hình tài liệu. Chưa bố trí kho hay khu vực riêng trong
kho để bảo quản tài liệu ghi âm; chưa có các trang thiết bị bảo quản, chế độ
nhiệt độ, độ ẩm phù hợp cho tài liệu ghi âm. Các biện pháp kỹ thuật đặc thù
bảo quản tài liệu ghi âm chưa được lưu trữ của Văn phòng Chính phủ thực hiện.
Hạn chế này dẫn tới tình trạng tài liệu ghi âm hầu hết ở tình trạng để đống, chất
lượng xuống cấp trầm trọng. Bảo quản là phương cách tốt nhất để tránh không
phải cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại. Bảo quản tốt tài liệu bằng bì, hộp và
bao gói… có chất lượng thì tuổi thọ của tài liệu sẽ được kéo dài rất nhiều.
- Cần cất giữ tài liệu trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được
khử acid (free-acid) hoặc bìa và giấy đã khử acid.
- Các album ảnh nên được chèn bằng các tấm giấy bạc an toàn giữa các
tấm ảnh mặc dù giấy bóng kính được coi là thích hợp.
93
- Đối với tài liệu ghi âm,phim bản nên được bọc cẩn thận bằng giấy bạc
an toàn hoặc phong bì.
- Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản, là những
tài liệu lưu trữ khổ lớn, lý tưởng nhất là cần giữ trong mặt bằng có độ phẳng,
nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằng một lớp vải.
- Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được
diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác
động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi) tháo lắp được để
tuỳ theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế
chân cao.
- Bảo quản băng ghi âm bằng hộp nhựa PE, PP hay bằng hộp cáctông,
tránh sử dụng trang thiết bị bảo quản bằng kim loại. Khi xếp lên giá bảo quản,
ta phải xếp nằm hộp băng để cho các lớp dây băng không đè lên nhau, các
băng đỡ bị dính bết vào nhau.
Cần phải suy nghĩ kỹ nếu muốn phục chế tài liệu bị rách hoặc hư hỏng.
Tốt nhất là hạn chế cầm vào tài liệu và tài liệu cần được bao gói tốt. Không
nên sử dụng băng dính trong bất kỳ lý do nào. Do việc này khiến cho tài liệu
nhanh bị tổn hại do bị ố, mờ và về lâu dài có thể gây ra những vết bẩn của bụi
dính. Nếu phải dính các tờ tài liệu lại với nhau thì nên sử dụng giấy có dính
(tem, giấy có dính ghi nhãn) .
3.2.8 Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án có thể xảy ra
như: cháy nổ, khủng bố…..
Việc duy trì, bảo dưỡng các khu vực kho tàng và trang thiết bị, các
mạch điện, hệ thống phòng cháy và việc kiểm tra thường xuyên các thiết bị
chống cháy là rất cần thiết. Mức độ thiệt hại phụ thuộc vào việc phát hiện ra
lửa nhanh như thế nào và sau tiếng chuông báo cháy thì làm gì? Ngoài chất
lượng của hệ thống phòng cháy, chữa cháy việc xây dựng và tổ chức luyện
tập các phương án khi có cháy nổ xảy ra là điều quan trọng đầu tiên.
94
- Xây dựng Quy chế về công tác Phòng cháy chữa cháy của Văn phòng
Chính phủ nhằm triển khai thực hiện tốt công tác Phòng cháy chữa cháy.
Nâng cao kiến thức về các biện pháp cơ bản Phòng cháy chữa cháy cho
các đội viên Đội Phòng cháy chữa cháy, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
và người lao động của Văn phòng Chính phủ. Đặc biệt cán bộ làm công tác
bảo quản Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ phải có kiến thức cơ bản về
công tác phòng cháy chữa cháy, biết xử lý tình huống khi có sự cố xảy ra.
- Xây dựng và thực tập phương án chữa cháy cơ sở
Phối hợp với Cánh sát Phòng cháy chữa cháy thành phố Hà Nội, phê
duyệt phương án chữa cháy tại trụ sở Văn phòng Chính phủ và các đơn vị trực
thuộc. Đặc biệt khu vực Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ không thể dùng
phương pháp phòng cháy chữa cháy giống các khu vực khác.
- Bồi dưỡng nâng cao kiến thức về các biện pháp cơ bản Phòng cháy
chữa cháy
Tổ chức tập huấn công tác Phòng cháy chữa cháy hàng năm và luyện
tập phương án chữa cháy theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Phòng cháy chữa cháy cho
cán bộ công chức của Văn phòng Chính phủ, đặc biệt cán bộ công chức làm
công tác bảo quản tại các Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
- Kiểm tra công tác Phòng cháy chữa cháy.
Phối hợp với Cánh sát Phòng cháy chữa cháy thành phố Hà nội kiểm
tra án toàn về công tác Phòng cháy chữa cháy định kỳ theo quy định hoặc đột
xuất theo yêu cầu
95
3.3. Tăng cƣờng số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm
công tác văn thƣ lƣu trữ (đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác bảo
quản tài liệu)
Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ nhìn chung
được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ song lại ít được tham gia các lớp
tập huấn, bồi dưỡng để trao đổi kinh nghiệm, nâng cao chuyên môn nghiệp
vụ. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho công tác lưu trữ đặc biệt đối với
công tác bảo quản tài liệu.
Công tác bảo quản cần phải được tiến hành bởi cán bộ có trình độ
chuyên môn. Cán bộ làm công tác lưu trữ không chuyên thường làm hỏng tài
liệu do thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và biện pháp xử lý không phù hợp.
Ngoài các điều kiện về kho lưu trữ và trang thiết bị, con người cũng là một
yếu tố gây hư hỏng tài liệu, nếu không có nghiệp vụ chuyên môn. Để tránh
thiệt hại cần phải đào tạo cho người làm công tác lưu trữ hiểu rõ rằng bảo
quản là mối quan tâm và trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ.
Bảo quản là một lĩnh vực khoa học kỹ thuật, mà trong thời đại ngày
nay khoa học kỹ thuật phát triển không ngừng. Do đó, đào tạo cán bộ trong
công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nói riêng là nhiệm
vụ quan trọng.
Hiện nay, việc đào tạo cán bộ phục vụ trong lưu trữ tài liệu nghe nhìn
đang là vấn đề đặt ra đối với ngành lưu trữ Việt Nam. Chúng ta có đào tạo
chính quy bậc đại học, cao đẳng, trung học ngành lưu trữ song sinh viên tốt
nghiệp các trường này chỉ có thể làm nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hành
chính và một số tài liệu giấy còn những tài liệu có vật liệu và kỹ thuật chế tác
đặc biệt thì không có cán bộ có trình độ chuyên sâu về lĩnh vực đó.
96
Do đó, việc tổ chức các khoá học đào tạo về bảo quản tài liệu, các kỹ
thuật bảo quản căn bản, sử dụng các loại máy móc thiết bị sẽ giúp cho cán
bộ làm công tác bảo quản ý thức được mình đang làm công việc rất quan
trọng và ý nghĩa là bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị của quốc gia,
của nhân loại.
Công tác đào tạo đội ngũ cán bộ có đầy đủ trình độ nghiệp vụ trong
điều kiện khoa học và công nghệ hiện đại như hiện nay là rất quan trọng. Để
thực hiện tốt hơn thì cơ quan cần quan tâm đến chất lượng đội ngũ cán bộ
công tác văn thư lưu trữ, trước mắt thực hiện giải pháp sau:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên
môn cho cán bộ, công chức trong Văn phòng Chính phủ, đặc biệt là cán bộ
trong Vụ Văn thư Hành chính hiện đang đảm nhiệm công việc này. Mở các
lớp tập huấn về: xử lý tài liệu một cách thích hợp; về phản ứng đúng đắn với
hỏa hoạn, lũ lụt hay những thiên tai khác..
- Tổ chức thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ. Vì hệ thống hiện hành hoạt
động theo phương pháp thủ công truyền thống kết hợp với tin học hoá gây
khó khăn cho việc theo dõi và đôn đốc quá trình giải quyết văn bản. Phần
hoạt động thủ công phụ thuộc quá nhiều vào yếu tố con người dẫn đến tốc
độ xử lý thông tin chậm.
3.4. Nghiên cứu và xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản
nhằm hạn chế những tác hại do côn trùng, nấm mốc gây nên
Như phần trên đã trình bày, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng
Chính phủ 90% là tài liệu giấy vì vậy phòng chống các loại sinh vật gây hư
hại tài liệu là một trong những việc thường xuyên, quan trọng và cấp thiết.
Bởi lẽ, sinh vật gây hại còn nhanh hơn cả quá trình lão hóa của tài liệu. Vì vậy
cần nghiên cứu và đề ra những quy trình nhằm phát hiện và ngăn ngừa từ xa
những sinh vật phá hoại tài liệu.
97
Ví dụ: trước khi đưa tài liệu vào kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ
phải khử trùng bằng Bekaphot đối với những tài liệu có hiện tượng bị côn
trùng phá hoại.Hoặc thường xuyên thực hiện quy trình diệt mối trong kho
bảo quản tài liệu.
- Xây dựng Dự án bảo hiểm tài liệu trong kho lưu trữ Văn phòng Chính
phủ (kể cả tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình) bằng đĩa quang/số
- Xây dựng và nhập cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ toàn bộ tài liệu trong
04 kho để nhằm thống kê và phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác được
nhanh chóng.
3.5. Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục
chế tài liệu bị hƣ hại
Với những đặc điểm về thời gian và đặc thù của khối lượng tài liệu lưu
trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Việc nghiên cứu xây
dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hư hại có ý nghĩa
vô cùng quan trọng. Mặc dù đã phòng ngừa nhưng khả năng tài liệu vẫn có
thể bị hủy hoại do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.
Ví dụ do vận chuyển tài liệu bị rách , do tác động của nhiễm bẩn khí
quyển trên thành phần của giấy, do bị mốc, do loại gặm nhấm hay côn trùng….
Số liệu khảo sát bước đầu cho thấy, trong số 04 kho bảo quản tài liệu
tại Văn phòng Chính phủ, trong đó có 01 kho bảo quản tài liệu chữ ký gốc từ
năm 1950 đến nay. Tuy nhiên với thời gian hơn 65 năm, tài liệu đã bị lão hóa
nhiều. Mặc dù lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã cố gắng nhưng hiện nay số tài
liệu trước 1975 đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ đang bị
phai mờ chữ, có một số bị rách do vận chuyển và bị mốc do độ ẩm cao trong
thời gian dài.
Đối với mỗi loại bệnh đều có cách sửa chữa riêng nhưng đa số đều
phải chữa bằng những phương tiện rất chuyên môn, cụ thể:
98
3.5.1. Khử trùng
Nếu thấy xuất hiện tài liệu bị nhiễm bệnh thì cần phải đưa ngay ra khỏi
khu vực kho tàng. Để thực hiện một cách có hiệu quả công tác khử trùng, phải
áp dụng phương pháp vừa diệt khuẩn nấm mốc vừa diệt cả côn trùng. Chỉ có
một chất đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn này là oxit-êty-len. Nó được sử dụng
ở môi trường chân không trong một nồi hấp để khí thấm sâu vào cả quyển
sách hay cặp tài liệu. Nếu khử trùng một khối lượng lớn nên thuê những trung
tâm khử trùng có chuyên môn.
Ngoài ra có thể áp dụng các phương pháp khử trùng khác, tuy nhiên
theo các chuyên gia thì phương pháp khử trùng bằng phương pháp chân
không là khả thi hơn cả.
Trước khi đưa tài liệu đã khử trùng vào vị trí cần phải khử trùng cả kho
tàng, giá kệ.
3.5.2. Tu bổ tài liệu
Kho lưu trữ tài liệu Văn phòng Chính phủ đang bảo quản khối lượng
lớn tài liệu trước năm 1955, được dùng bằng giấy pô luy, rất mỏng, vì vậy
không tránh khỏi rách nát trong quá trình sử dụng. Để gia cố cho một tài liệu,
người ta dùng cách bồi thêm đơn giản hoặc xen vào giữa hai tờ giấy một lớp
bảo vệ.
Trước khi bồi nền thêm cần phải giải quyết các lỗ thủng trên giấy hoặc
bằng cách vá lấp thủ công.
Lưu ý không bao giờ được dùng bàn là để làm cho tài liệu giấy phẳng lại
3.6. Kinh phí cho công tác lƣu trữ
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Chính
phủ được quy định Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm
2012 của Chính phủ. Căn cứ vào Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19
tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong Văn phòng Chính phủ.
99
Đòi hỏi lãnh đạo Vụ Văn thư Hành chính phải tham mưu, đề xuất với Lãnh
đạo Văn phòng Chính phủ để xây dựng các Đề án. Theo khảo sát của tác
giả, từ năm 1998 đến 2010 Vụ Văn thư Hành chính cũng đã có 8 đề tài về
công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, chưa xây dựng được đề án cụ thể về
công tác Lưu trữ. Đặc biệt về kinh phí và đảm bảo vật chất cho công tác
lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu
thu về không đủ chỗ để phải tận dụng sàn kho nên ảnh hưởng đến tuổi thọ
của tài liệu như tác giả đã phân tích ở chương 2.
Việc bảo quản tài liệu chỉ mới chú trọng đến tài liệu nộp vào kho lưu
trữ, còn tài liệu hiện hành tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ chưa có
phương tiện bảo quản phù hợp, mỗi cán bộ chuyên viên tự bảo quản hồ sơ do
mình xử lý. Đặc biệt hồ sơ mật chưa có tủ bảo quản riêng, cán bộ, chuyên
viên khi đi học hoặc đi công tác lại đưa nộp lưu cho lưu trữ trước thời hạn quy
định. Điều này ảnh hưởng đến việc thu thập và bảo quản khối hồ sơ liên quan
đến kế hoạch thu thập của năm tới.
Cụ thể ở đây tác giả muốn đưa ra giải pháp về xây dựng Đề án đảm bảo
kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu tại Văn phòng Chính phủ gồm:
- Kinh phí đào tạo, hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, công chức tại Văn
phòng Chính phủ về quy trình bảo quản tài liệu tại các đơn vị trước khi nộp
về lưu trữ cơ quan.
- Kinh phí xây dựng cơ sở vật chất ,kho tàng, trang thiết bị, đặc biệt
cung cấp cho mỗi phòng làm việc 01 tủ sắt để bảo quản tài liệu mật và tủ đảm
bảo an toàn cho bảo quản tài liệu đang trong quá trình xử lý khi hết giờ làm
việc. Vì hiện nay các phòng làm việc của các đơn vị còn chưa có phương tiện
bảo quản an toàn tài liệu.
- Kinh phí cho số hóa tài liệu hiện đang bảo quản trong kho từ năm
1950 đến nay. Việc số hóa tài liệu từ năm 1950 vô cùng quan trọng.
100
3.7. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
Trong quá trình hoạt động của mình ,Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
và Văn phòng Chính phủ đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu văn bản rất
nhiều phản ánh mọi hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng, văn hoá
nghệ thuật…. đây là những loại tài liệu có giá trị rất lớn với nhiều nội dung
phong phú đa dạng. Việc lựa chọn tài liệu phù hợp đưa vào bảo quản trong
các kho tài liệu là điều cực kỳ cần thiết. Bảng thời hạn bảo quản là công cụ
để giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác.
Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản hình thành trong hoạt động của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ sẽ giúp cán bộ
làm công tác văn thư, lưu trữ xác định được chính xác thời hạn bảo quản của
những nhóm tài liệu chủ yếu, quan trọng, những tài liệu có giá trị lịch sử để
lưu vĩnh viễn và loại ra những tài liệu không có giá trị đảm bảo cho việc bảo
quản được tốt, tiết kiệm được diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản.
Nếu xây dựng được bảng thời hạn bảo quản sẽ có rất nhiều lợi ích trước
mắt cũng như lâu dài đối với Văn phòng chính phủ nói riêng và đất nước nói
chung, nếu giải pháp này được triển khai vào thực tiễn cho công tác chỉnh lý
tài liệu tại Văn phòng Chính phủ lợi ích mang lại sẽ là:
- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản sẽ giúp cho cán bộ lưu trữ có cơ sở
để xác định giá trị tài liệu và như vậy sẽ giảm được 50% chi phí về kinh phí,
công sức cho việc bảo quản tài liệu so với khi chưa có Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu.
- Không phải tốn kinh phí để mua sắm trang thiết bị hoặc phải xây
dựng thêm kho tàng để bảo quản những tài liệu không có giá trị hoặc đã hết
giá trị.
- Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian công sức trong quá trình
chỉnh lý tài liệu của cán bộ, công chức lưu trữ.
101
3.8. Thực hiện giải mật tài liệu đang bảo quản tại kho Lƣu trữ Văn
phòng Chính phủ
Tới thời điểm hiện tại Đảng và Nhà nước đã ban hành được một số văn
bản liên quan đến giải mật tài liệu. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để Văn
phòng Chính phủ có căn cứ vận dụng và thực hiện.
Qua khảo sát nội dung tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng
Chính phủ,khối lượng tài liệu nhiều, trong khi đó tài liệu được đóng dấu mật
có số lượng rất lớn. Nhiều tài liệu có tình trạng vật lý kém: rách, giòn, nhòe
mực, mờ chữ. Nếu Văn phòng Chính phủ thực hiện được giải mật tài liệu sẽ
là một giải pháp hữu hiệu nhằm đưa ra chế độ bảo quản phù hợp.
Tuy nhiên, trước mắt theo tác giả giải pháp này sẽ vô cùng khó khăn cho
những người làm công tác lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
102
Tiểu kết chƣơng 3:
Tài liệu lưu trữ đang đựơc bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính
phủ là nguồn tư liệu quý giá phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ. Tuy nhiên, công tác
bảo quản các loại hình tài liệu còn một số tồn tại, hạn chế như: chưa xây
dựng được kho bảo quản tài liệu ảnh và ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật…;
nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa được thực hiện phù hợp;… Những hạn chế
này ảnh hưởng không nhỏ tới mức độ an toàn và tuổi thọ của tài liệu. Nghiên
cứu và đề xuất các giải pháp tạo môi trường và các điều kiện tối ưu để bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi mỗi chúng ta,
đặc biệt những người đang làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ phải
so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp để góp phần đưa công tác bảo quản tài
liệu tại Văn phòng Chính phủ thực hiện đúng yêu cầu và quy định chung
103
KẾT LUẬN
Hồ sơ lưu trữ phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Văn phòng Chính phủ từ khi thành lập nước đến nay hiện đang
bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ khối lượng rất lớn. Song
hầu hết các khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ đều làm bằng phương pháp
thủ công từ thu thập, chỉnh lý, làm công cụ tra cứu, phục vụ khách đến
nghiên cứu sử dụng tài liệu đến công tác bảo quản, do vậy công chức lưu trữ
của Văn phòng Chính phủ rất vất vả mới có thể thực hiện tốt công việc của
mình. Hiện nay, bước đầu công nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác
lưu trữ, tuy nhiên vẫn đang trong tình trạng chưa ổn định. Hơn nữa muốn áp
dụng công nghệ tin học, trước tiên tài liệu phải được chỉnh lý, sắp xếp gọn
gàng theo đúng quy định về nghiệp vụ công tác lưu trữ, những công việc này
không thể máy móc nào thay thế được.
Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở pháp lý và thực trạng của công tác
lưu trữ hiện nay tại Văn phòng Chính phủ, tác giả kiến nghị các giải pháp cụ
thể cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ, cùng với
yêu cầu đặt ra, đòi hỏi phải có một hướng đi phù hợp với đặc thù của tài liệu
hình thành trong hoạt động của Lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính
phủ. Đó là một di sản kiến thức lớn, phản ánh trí tuệ và kinh nghiệm được
tích lũy qua quá trình hoạt động của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.
Nguồn di sản quý giá này cần được bảo quản đúng với giá trị đích thực của nó.
Trong những năm qua, được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Văn
phòng Chính phủ, công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ của Văn phòng
đã đạt được một số thành công nhất định. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài
liệu ở Văn phòng Chính phủ còn một số tồn tại, hạn chế như: chưa xây dựng
được hệ thống văn bản quy định về bảo quản tài liệu; nghiệp vụ bảo quản tài
liệu chưa được thực hiện phù hợp; kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản chưa
đầy đủ và đáp ứng đúng yêu cầu bảo quản tài liệu;… Những hạn chế này ảnh
hưởng không nhỏ tới mức độ an toàn và tuổi thọ của tài liệu.
104
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên như: sự quan tâm chưa
đồng bộ của lãnh đạo Văn phòng; công tác thống kê, quản lý tài liệu chưa
được thực hiện thường xuyên, bài bản; chưa bố trí cán bộ chuyên trách thực
hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;…Muốn loại bỏ các nguyên nhân để khắc
phục các hạn chế nêu trên, trong những giải pháp trình bày ở chương 3 ,Văn
phòng Chính phủ cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, bố trí và cải tạo kho tàng phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu.
Thứ ba, duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu .
Thứ tư, đầu tư hệ thống trang thiết bị phù hợp phục vụ bảo quản tài liệu.
Thứ năm, thực hiện đầy đủ, khoa học các biện pháp nghiệp vụ đối với tài liệu.
Thứ sáu, bố trí và đào tạo cán bộ thực hiện công tác bảo quản tài liệu .
Những giải pháp mang tính gợi mở đã nêu ở chương 3 trong luận văn
sẽ là cơ sở cho những định hướng để nhằm nâng cao năng lực công tác lưu
trữ tại Văn phòng Chính phủ trong thời gian tới. Muốn công tác bảo quản
tài liệu được thực hiện một cách có hiệu quả, Văn phòng Chính phủ cần
phải có sự quan tâm, đầu tư đúng mức. Sự quan tâm đó thể hiện trước hết ở
việc xây dựng một chiến lược, kế hoạch cụ thể cho công tác này. Có như
vậy, những tồn tại, hạn chế mới sớm được khắc phục, những phương pháp,
biện pháp khoa học sẽ được ứng dụng giúp bảo quản an toàn và kéo dài
tuổi thọ cho tài liệu.
105
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Khoa học và Công nghệ,1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 ,Công
bố Tiêu chuẩn quốc gia : bìa hồ sơ lưu trữ,hộp bảo quản tài liệu lưu
trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ, 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007, Hướng dẫn về kho lưu
trữ chuyên dụng.
3. Bộ Nội vụ ,15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011,Quy định định mức kinh
tế-kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu
trữ nền giấy.
4. Các báo cáo tham luận về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (1984), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr. 19-23.
5. Chính phủ ,111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004,Nghị định chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
6. Chính phủ ,08/2012/NĐ-CP ngày 16/2/2012,Nghị định ban hành Quy
chế làm việc của Chính phủ.
7. Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Chính phủ.
8. Cục Lưu trữ Nhà nước,02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 , Ban hành mẫu
“Sổ nhập tài liệu lưu trữ áp dụng cho các Trung tâm và Kho lưu trữ
nhà nước các cấp.
9. Cục Lưu trữ Nhà nước, 111/NVĐP ngày 04/4/1995,Hướng dẫn bảo
quản tài liệu lưu trữ.
10. Cục Lưu trữ Nhà nước,72/QĐ-QHTK ngày 02/3/1997, Ban hành tiêu
chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
11. Cục Lưu trữ Nhà nước, 73/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu
chuẩn ngành “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”.
106
12. Cục Lưu trữ Nhà nước, 74/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu
chuẩn ngành “Cặp đựng tài liệu”.
13. Cục Lưu trữ Nhà nước, 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000, Hướng dẫn
lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.
14. Cục Lưu trữ Nhà nước ,246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 ,Ban hành
quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
15. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,262/QĐ-VTLTNN ngày
17/12/2008, Ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy
trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy.
16. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,203/VTLTNN-TCCB ngày
23/3/2010 , Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an
toàn hồ sơ, tài liệu.
17. Đặng Anh Đào (1978 ),Một số ý kiến bước đầu về công tác bảo quản
và phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 1, tr. 17-23.
18. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và
giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
19. Đào Xuân Chúc(2003),Lưu trữ tài liệu nghe nhìn của các nước trên thế
giới - lịch sử và tổ chức, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, tr. 01-05.
20. Đào Xuân Chúc( 2006), Tập bài giảng về bảo quản, tu bổ, phục chế tài
liệu lưu trữ, Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa
học và xã hội nhân văn, Hà Nội.
21. Hạnh Dung, Ths.Trần Việt Hà (2010), Một số đề xuất trong việc thực
hiện đề án”Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10,
tr. 15-17.
22. Hoàng Quốc Tuấn(1979),Chống các vi sinh vật gây hại đối với hồ sơ
tài liệu lưu trữ , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam ,số 4,tr. 17-18.
107
23. Hội đồng nhà nước,08-LCT/HDDNN7 ngày 30/11/1982,Pháp lệnh
bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia
24. Lê Nguyên Ngọc(1991),Một số nấm mốc chủ yếu hại tài liệu giấy và
phương pháp phòng chống cơ bản ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam,
số 2.
25. Lê Nguyên Ngọc (1996),Sự ảnh hưởng của môi trường đến tài liệu
giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
26. Lê Thị Lộc(2009), Nghiên cứu giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ giấy
tại Trung tâm lưu trữ Bộ Quốc phòng, Khóa luận,Tư liệu khoa Lưu trữ
học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học
Quốc gia Hà Nội.
27. Lê Văn Năng,Vũ Xuân Thắng(2000),Giải pháp công nghệ trong việc
lưu trữ và quản lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III,Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr. 10-12.
28. Ngô Hiếu Chi(2008),Phim,băng từ nhiễm mốc.Vì sao, phải làm gì?,
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 9,tr. 6-8.
29. Nguyễn Cảnh Đương (1992), 30 năm công tác bảo vệ, bảo quản tài
liệu của Trung tâm lưu trữ quốc gia I, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 3.
30. Nguyễn Hồng Nhung(2013),Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục
lưu trữ quốc gia Anh trong điều kiện mới,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 12,tr. 67-69.
31. Nguyễn Hồng Phong(1988), Vài nét về công tác bảo quản tài liệu phim
ảnh ở kho lưu trữ nhà nước Trung ương ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 2.
32. Nguyễn Lan Phương(2004), Công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở Trung
tâm lưu trữ quốc gia III - Thực trạng và giải pháp,Khóa luận, Tư liệu
khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội
Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
108
33. Nguyễn Thị Hà (2009), Lựa chọn trang thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm cho
kho lưu trữ chuyên dụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11,
tr. 6-7.
34. Nguyễn Thị Hà(2010) , Hoạt động của hệ thống điều hòa không khí và
một số kinh nghiệm của các nước khi sử dụng chúng trong kho lưu trữ
chuyên dụng , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7,tr. 33-36.
35. Nguyễn Thị Phương Hoa (1992), Ảnh hưởng của ô nhiễm môi trường
trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam,
số 4.
36. Nguyễn Thị Tâm(2003),Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia,Luận văn thạc sỹ, Tư liệu khoa Lưu trữ
học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại
học Quốc gia Hà Nội.
37. Nguyễn Thị Tâm(2007),Thông tư hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên
dụng - Những vấn đề mới cần quan tâm, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 12,tr. 3-4.
38. Nguyễn Thị Thúy Bình(2002), Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở
các đài truyền hình - thực trạng và giải pháp,Luận văn, Tư liệu khoa
Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân
văn,Đại học Quốc gia Hà Nội.
39. Nguyễn Trọng Biên (2004), Giấy và việc nghiên cứu các giải pháp bảo
quản tài liệu giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1.
40. Phạm Thanh Hà(2007),Các yêu cầu chung và các thông số kỹ thuật cơ
bản để bảo quản tài liệu lưu trữ và thư viện, Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam , số 2,tr. 26-28.
41. Phạm Thị Đát(2003),Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để
bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia,Luận văn
thạc sỹ,Tư liệu khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa
học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội.
109
42. Quốc hội,01/2011/QH13 ngày 11/11/2011,Luật lưu trữ.
43. Quốc Thắng(2009),Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu khoa học
công nghệ -một yêu cầu cấp thiết của công tác lưu trữ ,Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam , số 1,tr. 8-10.
44. Thiên Hương (2007), Một số kinh nghiệm khi đánh số hộp bảo quản
tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 12,tr. 28-29.
45. Thủ tướng Chính phủ,726/TTg ngày 04/9/1997,Tăng cường chỉ đạo
công tác lưu trữ trong thời gian tới.
46. Thủ tướng Chính phủ,184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005,Phê duyệt đề
án bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đến 2010.
47. Thủ tướng Chính phủ,05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007,Chỉ thị của Thủ
tướng Chính phủ v/v tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ.
48. Trần Thị Thu Hà(2007), Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài
liệu nghe nhìn tại trung tâm lưu trữ quốc gia III,Khóa luận, Tư liệu
khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội
Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội.
49. Trịnh Thị Hà(2013), Tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu
trữ và sự cần thiết xây dựng tiêu chuẩn quốc gia ,Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam, số 5,tr. 13-16.
50. Ủy ban thường vụ quốc hội,34/2001/PL-UBTVQH10 ngày
04/04/2001,Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
51. Văn phòng Chính phủ ,1044/ QĐ-VPCP ngày 14/11/2000, Quyết định
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về đề án chống nguy cơ
hủy hoại, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
52. Văn phòng Chính phủ ,1095/ QĐ-VPCP ngày 01/6/2005, Quyết định
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành quy chế
bảo vệ bí mật nhà nước ở Văn phòng Chính phủ.
110
53. Văn phòng Chính phủ ,26/QĐ-VPCP ngày 09/01/2012,Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành Quy chế tiếp
nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ.
54. Văn phòng Chính phủ ,242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012, Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về quy chế làm việc ở Văn
phòng Chính phủ.
55. Văn phòng Chính phủ ,1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm
2012,Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các
Vụ, Cục thuộc Văn phòng Chính phủ.
56. Văn phòng Chính phủ ,104/ QĐ-HC ngày 27/5/2013, Quyết định của
Vụ Văn thư Hành chính, Văn phòng Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và nguyên tắc làm việc của cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn
thư Hành chính.
57. Văn phòng Chính phủ ,716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013,Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Quy định về việc lập, nộp,
bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng
Chính phủ.
58. Việc áp dụng các phương pháp khoa học và các phương tiện kỹ thuật
để bảo quản hoàn chỉnh tài liệu ở các ở các Viện lưu trữ Nhà nước Liên
Xô( 1978),Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr. 29-31.
59. Võ Văn Sáu(1968), Tổ chức và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ phim
ảnh, ảnh và ghi âm ( những nhận thức bước đầu) , Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam, số 4.
60. Vũ Hữu Vân(1979),Một số ý kiến về chế độ và biện pháp xử lý nhiệt,
ẩm để bảo quản tài liệu lưu trữ bằng giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 1,tr.11-14.
111
61. Vũ Hữu Vân(1980) , Sử dụng phương pháp ép màng mỏng(Laminato)
để bảo vệ tài liệu ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1.
62. Vũ Thị Minh Hương (2007), Giới thiệu văn bản về xây dựng kho lưu
trữ chuyên dụng ở Pháp, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11,
tr. 33-37.
63. Xuân Lâm(1979),Bảo quản tài liệu phim điện ảnh, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 3,tr.9-10.
112
PHỤ LỤC
1. Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Chính phủ.
2. Nội quy bảo quản kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ
3. Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
4. Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ
5. Văn phòng Chính phủ ,242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012, Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về quy chế làm việc ở Văn
phòng Chính phủ.
6. Văn phòng Chính phủ ,1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012,
Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ,
Cục thuộc Văn phòng Chính phủ.
7. Văn phòng Chính phủ ,104/ QĐ-HC ngày 27/5/2013, Quyết định của
Vụ Văn thư Hành chính, Văn phòng Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và nguyên tắc làm việc của cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn
thư Hành chính.
8. Văn phòng Chính phủ ,716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013,Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Quy định về việc lập, nộp,
bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng
Chính phủ.
