Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên cứu Nuôi trồng Thủy sản 2

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN THỤY MINH TÂM

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU

NUÔI TRỒNG THỦY SẢN 2

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

***

NGUYỄN THỤY MINH TÂM

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU

NUÔI TRỒNG THỦY SẢN 2

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. TRẦN VĂN THẢO

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

LỜI MỞ ĐẦU

Trang

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ.................................... 6

1.2 Kiểm soát nội bộ ở khu vực công .......................................................................... 10

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của INTOSAI ............................................... 10

1.2.2. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI ................................................ 13

1.2.3 Các bô phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004 ............ 15

1.2.3.1 Môi trường kiểm soát ....................................................................................... 16

1.2.3.2 Đánh giá rủi ro ................................................................................................. 17

1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................................ 18

1.2.3.4 Thông tin và truyền thông ................................................................................ 21

1.2.3.5 Giám sát ........................................................................................................... 22

1.2.4 Sự thành công của INTOSAI .............................................................................. 22

1.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................................. 24

1.4 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu ......................................................................... 25

1.4.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp có thu ................................................ 25

1.4.2 Cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu ................................... 26

1.4.3 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có

thu ................................................................................................................................ 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................... 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN

NGHIÊN CỨU NUÔI TRỒNG THỦY SẢN 2

2.1 Tổng quan về Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2. .................................... 29

2.1.1 Sơ lược sự hình thành và phát triển .................................................................... 29

2.1.2 Sơ đồ tổ chức Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 .................................. 29

2.2 Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 .... 34

2.2.1 Mô tả quá trình khảo sát ...................................................................................... 34

2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát ............................................................................................. 34

2.2.1.2 Đối tượng phỏng vấn khảo sát ......................................................................... 34

2.2.1.3 Nội dung khảo sát ............................................................................................ 34

2.2.1.4 Phương pháp khảo sát ...................................................................................... 35

2.2.2 Kết quả khảo sát .................................................................................................. 35

2.2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát ................................................................ 35

2.2.2.2 Thực trạng về đánh giá rủi ro .......................................................................... 39

2.2.2.3 Thực trạng về các hoạt động kiểm soát .......................................................... 39

2.2.2.3.1 Thực trạng hoạt động kiểm soát tiền lương .................................................. 39

2.2.2.3.2 Thực trạng hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài dự án ......... 41

2.2.2.3.3 Thực trạng hoạt động kiểm soát sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. ............... 43

2.2.2.4 Thực trạng về thông tin và truyền thông .......................................................... 44

2.2.2.5 Thực trạng về giám sát ..................................................................................... 45

2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy

Sản 2 ............................................................................................................................. 46

2.3.1 Môi trường kiểm soát .......................................................................................... 46

2.3.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................................... 50

2.3.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................................... 51

2.3.3.1. Hoạt động kiểm soát tiền lương ...................................................................... 51

2.3.3.2 Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài ........................................ 52

2.3.3.3 Hoạt động kiểm soát sản xuất, kinh doanh và dịch vụ .................................... 54

2.3.4 Thông tin và truyền thông ................................................................................... 55

2.3.5 Giám sát .............................................................................................................. 56

2.4 Nguyên nhân của những nhược điểm .................................................................... 57

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................... 60

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU NUÔI TRỒNG THUỶ SẢN 2

3.1 Quan điểm hoàn thiện ............................................................................................ 61

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng

Thủy 2 .......................................................................................................................... 61

3.2.1 Môi trường kiểm soát ......................................................................................... 61

3.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................................... 68

3.2.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................................... 68

3.2.3.1 Kiểm soát tiền lương ........................................................................................ 68

3.2.3.2 Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài ........................................ 72

3.2.3.3 Kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ .................................... 86

3.2.4 Thông tin truyền thông ........................................................................................ 88

3.2.5 Giám sát .............................................................................................................. 90

3.3 Một số kiến nghị .................................................................................................... 91

3.3.1 Kiến nghị cơ quan Nhà nước .............................................................................. 91

3.3.2 Kiến nghị đối Viện Nghiên cứu Nuôi trồng Thủy sản 2 ..................................... 91

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3........................................................................................... 92

KẾT LUẬN ................................................................................................................. 93

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Tiếng Anh

AAA American Accounting Association

AICPA American Institute of Certified Public Accountants:

Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa kỳ

CoBIT Control Objectives for Information and Related Technology

COSO Committee of Sponsoring Organization

ERM Quản trị rủi ro doanh nghiệp

FEI Financial Executives Institute

GOV government

IFAC International Federation of Accountants: Liên đoàn kế toán quốc

tế

IIA Institute of Internal Auditors: Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ

IMA Institute of Management Accountants

INCOSAI International Congress of Supreme Audit Institutions

INTOSAI International Organization of Supreme Audit Institutions

IPU Institute of Public Utilities: Hiệp hội lợi ích công

ISSAIs International Standards of Supreme Audit Institutions

ISA Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế

OECD Organization for Economic Co- operation and Development: Tổ

chức hợp tác và Phát triển kinh tế

Statement on Auditing Standard: Chuẩn mực kiểm toán SAS

Securities and Exchange Commission: Ủy ban chứng khoán Hoa SEC

Kỳ

Tiếng Việt

BT Bảo tàng

CNSTH Công nghệ sau thu hoạch

KH - TC Kế hoạch - Tài chính

KSNB Kiểm soát nội bộ

NC TS Nghiên Cứu Thủy Sản

NL & KT TS NĐ Nguồn lợi và khai thác thủy sản nội địa

TC - HC Tổ chức - Hành chính

TN Thí nghiệm

TN SHPT Thí nghiệm sinh học phân tử

TN TATN Thí nghiệm thức ăn tự nhiên

TN VS và LM Thí nghiệm vi sinh và lên men

TT CN Trung tâm Công nghệ

TT QG GHS TT QG GTS NN TT Quan Trắc Trung tâm Quốc gia giống Hải sản Trung tâm Quốc gia giống Thủy sản Nước ngọt Trung tâm Quan trắc cảnh báo môi trường và phòng ngừa dịch

CBMT & PNDB bệnh

VS và DT PT Vi sinh và di truyền phân tử

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: So sánh sự khác nhau của INTOSAI 2004 và INTOSAI 2007

Bảng 2.1: Thống kê trình độ thạc sỹ, tiến sỹ của Viện 2

Bảng 3.1: Kiểm soát bộ chứng từ viết chuyên đề

Bảng 3.2: Kiểm soát bộ chứng từ công tác phí

Bảng 3.3: Kiểm soát bộ chứng từ nguyên vật liệu

Bảng 3.4: Kiểm soát bộ chứng từ phân tích mẫu

Bảng 3.5: Thành phần hồ sơ

Bảng 3.6: Sổ nhật ký theo dõi nguyên vật liệu trong nuôi tôm, cá

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2

Hình 2.2: Thống kê trình độ nhân sự của Viện 2

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 3.1: Lưu đồ tiền lương

DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ của Viện 2

Phụ lục 2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về môi trường kiểm soát.

Phụ lục 3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về đánh giá rủi ro

Phụ lục 4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về hoạt động kiểm soát

Phụ lục 5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về thông tin và truyền

thông.

Phụ lục 6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về giám sát

Phụ lục 7: Các văn bản pháp luật

Phụ lục 8: Mẫu biểu

Phụ lục 9: Danh sách những người được khảo sát

Phụ lục 10: Quy trình tiếp nhận hồ sơ thanh toán và hướng dẫn thủ tục thanh toán..

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của đề tài.

Kiểm soát nội bộ hữu hiệu là nhu cầu tất yếu khách quan không chỉ ở các Doanh

nghiệp mà còn ở trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu. Kiểm soát nội bộ vững

mạnh sẽ đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức như là phát hiện, ngăn ngừa các sai sót, gian

lận xảy ra, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quản lý tài chính, trong sản xuất kinh

doanh. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các nội quy, quy chế của đơn vị đặt ra. Mặc

khác, kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị sự nghiệp có thu thực

hiện tốt cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm.

Như vậy, nhiệm vụ của các Thủ trưởng đơn vị không chỉ dừng lại làm tốt nhiệm

vụ chuyên môn mà còn phải làm tốt công tác quản lý tài chính, biên chế. Làm thế nào để

quản lý tốt nguồn thu từ việc đấu thầu trúng các đề tài, dự án; nguồn thu từ hoạt động

dịch vụ, chuyển giao công nghệ, tư vấn và sản xuất và quản lý nguồn chi ra sao để mang

lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2”

2. Tổng quan các nghiên cứu trước đây liên quan đến luận văn

Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Phương Trâm (năm 2009) với tên đề tài

“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng sư phạm Trung ương

TP.HCM” đề tài phân tích hệ thống kiểm soát nội thuộc lĩnh vực giáo dục, hệ thống hóa

lý thuyết kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công và hướng tiếp cận của đề tài là các quy

trình của trường. Từ đó, luận văn đưa ra các giải pháp giải pháp hoàn thiện. Ưu điểm của

đề tài là Tác giả mô tả quy trình tiền lương; quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài

sản; quy trình thanh toán; quy trình xây dựng chương trình đào tạo; hoạt động quản lý

chất lượng giảng dạy; hoạt động quản lý tài sản. Từ đó, Tác giả đưa ra ưu điểm và hạn

chế của quy trình làm cơ sở cho giải pháp. Trong phần giải pháp, Tác giả đưa ra giải

pháp khắc phục những hạn chế và vẽ lưu đồ chứng từ quy trình tiền lương; lưu đồ chứng

từ quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản. Mặt hạn chế của đề tài là Tác giả

chưa tiến hành khảo sát để lấy ý kiến đánh giá về các quy trình. Do đó, kết quả đánh giá

còn mang tính chủ quan. Tác giả chưa vẽ lưu đồ của quy trình thanh toán; quy trình xây

dựng chương trình đào tạo; hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy và hoạt động quản lý

tài sản.

Luận văn thạc sỹ của tác giả Phạm Hồng Thái (năm 2011) với tên đề tài “Một số

giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của ngành y tế tỉnh Long An” đề tài phân

tích hệ thống kiểm soát nội bộ theo lĩnh vực y tế. Đề tài tiếp cận năm bộ phận cấu thành

của báo cáo COSO 1992, không tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ. Cho nên việc đánh giá

hệ thống kiểm soát nội bộ ngành y tế của toàn tỉnh Long An và đưa ra giải pháp hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ dưới góc nhìn chung nhất. Luận văn chưa đưa ra tổng

quan những nghiên cứu trước đây và ngành y tế là một đơn vị sự nghiệp nhưng luận văn

không sử dụng lý thuyết kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công.

Luận văn thạc sỹ của tác giả Bùi Thanh Huyền (năm 2011) với tên đề tài “ Hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 TP.HCM – Thực trạng và

giải pháp hoàn thiện”. Tác giả tiến hành đánh giá rủi ro tại Kho bạc theo lý thuyết kiểm

soát nội bộ cho các doanh nghiệp (COSO 2004). Ưu điểm của đề tài này là Tác giả tiến

hành khảo sát và quan sát công việc hiện tại ở Kho bạc rất chi tiết từng hoạt động của

đơn vị và mô tả tần suất xảy ra rủi ro với ba mức độ (cao, trung bình và thấp). Nhược

điểm của đề tài là: Tác giả chưa nêu lịch sử hình thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kho bạc Nhà nước quận 10 là đơn vị sự nghiệp nhưng Tác giả không sử dụng lý thuyết

quản lý rủi ro trong lĩnh vực công (INTOSAI GOV 9130) để phân tích rủi ro tại đơn vị.

Kết quả khảo sát về môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông

tin và truyền thông; giám sát, Tác giả chưa cho biết Tác giả đã khảo sát như thế nào và số

người được khảo sát là bao nhiêu người. Cơ sở để Tác giả đánh giá mức độ rủi ro ở tần

suất cao, trung bình và thấp không được nêu trong luận văn. Tác giả không cân đối giữa

ba chương (chương 1: 19 trang; chương 2: 57 trang; chương 3: 9 trang).

Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Hoàng Anh (năm 2012) với tên đề tài

“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học sư phạm Kỹ thuật TP.HCM”

đề tài tiến hành khảo sát và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của trường học. Ngoài

ra, Tác giả còn đưa ra quy trình kiểm soát trong hoạt động mua sắm vật tư – thiết bị và

lưu trình lập kế hoạch và thực hiện công tác giảng dạy của nhà trường. Nhược điểm của

đề tài là chưa nêu được tổng quan những nghiên cứu trước đây; những thành công của Tổ

chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI); quá trình hình thành và phát

triển của INTOSAI.

Luận văn thạc sỹ của tác giả Phan Nam Anh (năm 2013) với tên đề tài “Hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Trung học Công nghệ Lương thực Thực

phẩm” đề tài nêu được tổng quan nghiên cứu trước đây; hệ thống hóa cơ sở lý luận; tiến

hành khảo sát kết hợp với việc quan sát thực tế để phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ

của đơn vị theo INTOSAI và đưa ra giải pháp hoàn thiện. Nhược điểm của đề tài là Tác

giả chưa nêu những thay đổi của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO 2013 so với

COSO 1992 trong phần lịch sữ hình thành và phát triển của hệ thống KSNB; những

thành công của hệ thống KSNB trong lĩnh vực công trên thế giới.

Trong các đề tài nói trên, chưa có đề tài nào đề cập đến lĩnh vực nuôi trồng thủy

sản và các nguồn thu của đơn vị. Luận văn của tác giả nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội

bộ của toàn Viện 2, trong đó luận văn đề cập các nguồn thu của Viện II (nguồn thu từ

hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ; nguồn thu từ các đề tài dự án.)

3. Mục tiêu nghiên cứu.

Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI.

Khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng

Thủy Sản 2. Từ đó tìm ra những mặt tồn tại, thiếu sót của hệ thống và nguyên nhân gây

ra sự thiếu sót đó.

Đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.

Để giải quyết các vấn đề này, tác giả đưa các câu hỏi nghiên cứu sau:

a) Hệ thống KSNB ở khu vực công trên thế giới đang áp dụng là gì?

b) Những thành tựu của hệ thống KSNB ở khu vực công là gì?

c) Thực trạng hệ thống KSNB tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2

như thế nào?

d) Những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống KSNB của Viện 2 là những

điểm gì?

e) Nguyên nhân của những nhược điểm của hệ thống KSNB của Viện 2

f) Cách giải quyết những nhược điểm của hệ thống KSNB của Viện ra sao?

4. Đối tượng nghiên cứu

Đề tài thực hiện nghiên cứu tại Trụ sở chính của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng

Thủy Sản 2 và 05 đơn vị trực thuộc của Viện.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn Viện.

5. Phương pháp nghiên cứu.

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính là chủ yếu để giải quyết vấn

đề nghiên cứu. Các phương pháp cụ thể bao gồm: sử dụng công cụ nghiên cứu là bảng

câu hỏi khảo sát về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên cứu Nuôi

trồng Thủy sản 2; quan sát công việc kiểm soát hằng ngày tại trụ sở chính; phân tích,

thống kê và mô tả và quy nạp.

Thu thập thông tin:

Thông tin sơ cấp: Thu thập thông tin qua câu hỏi khảo sát, phỏng vấn và

trao đổi thông tin với đồng nghiệp.

Thông tin thứ cấp: Thông tin từ các quy định, quy chế, quy trình của Viện

có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ.

6. Những đóng góp của đề tài

Qua kết quả khảo sát và quan sát thực tế tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản

2. Tác giả đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng

thêm nguồn thu của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2.

7. Bố cục luận văn

- Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo. Luận văn

gồm 3 chương.

- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi

Trồng Thủy Sản 2.

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu

Nuôi Trồng Thủy Sản 2.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ

Cuối thế kỷ 19, hoạt động kinh tế phát triển cho nên các doanh nghiệp cần có một

báo cáo tài chính trung thực và hợp lý để vay tiền ngân hàng, từ đó các công ty kiểm toán

độc lập ra đời. Kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Cho nên,

thuật ngữ kiểm soát nội bộ xuất hiện từ giai đoạn này và hình thức ban đầu của kiểm soát

nội bộ là kiểm soát tiền. Từ đó cho đến năm 1936, trong một công bố của Hiệp hội kế

toán viên công chứng Hoa Kỳ, thuật ngữ kiểm soát nội bộ không chỉ là công cụ để bảo

vệ tiền mà còn bảo vệ tài sản khác. Kiểm soát nội bộ là “… các biện pháp và cách thức

được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác,

cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách.” Đặc biệt, sau vụ phá sản của

công ty Mc Kesson & Robins vào năm 1937 thì vai trò của kiểm soát nội bộ càng được

chú trọng. Sau vụ bê bối trên, vào năm 1949, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ

(AICPA) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ là “… cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách

thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra

sự chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến

khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý.”

Sau vụ tai tiếng chính trị Watergate, luật chống hối lộ nước ngoài ra đời năm

1977. Sau đó, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đưa ra bắt buộc các công ty phải báo

cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình (1976). Yêu cầu về báo

cáo kiểm soát nội bộ của công ty cho công chúng là một chủ đề gây nhiều tranh luận.

Cuối cùng đã đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO (1985) dưới sự bảo trợ của năm tổ

chức nghề nghiệp đó là:

Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA).

Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association).

Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executives Institute).

Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA – Institute of Management Accountants).

Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA - Institute of Internal Auditors).

Năm 1992, COSO đã phát hành Báo Cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên

thế giới đã đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ

thống. Báo cáo COSO 1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo được cơ sở lý

thuyết rất cơ bản phát triển về kiểm soát nội bộ. Sau đó, hàng loạt nghiên cứu về kiểm

soát nội bộ trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời.

• Phát triển về phía quản trị: Năm 2001, COSO nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro

doanh nghiệp (ERM) trên cơ sở báo cáo COSO 1992, dự thảo được công bố vào

tháng 7 năm 2003. Năm 2004, ERM đã chính thức ban hành.

• Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: Năm 2006, COSO ban hành “Kiểm soát nội bộ

đối với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ”.

• Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: Năm 1996, Hiệp hội về kiểm soát và

kiểm toán thông tin ban hành Bản tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong

công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” (CoBIT – Control Objectives for

Information and Related Technology).

• Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ

chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát

nội bộ.

• Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: Các chuẩn mực của IIA không đi sâu vào

nghiên cứu các thành phần của kiểm soát nội bộ.

• Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel

(1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng.

• Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ: Năm 2008, COSO cũng đưa ra

Dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ (Exposure Draft,

COSO 2008) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992.

• Những thay đổi của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO 2013

Những thay đổi được thực hiện để cập nhật Cơ cấu tổ chức năm 1992 là một bước

tiến hoá, chứ không phải một cuộc cách mạng. Khuôn mẫu báo cáo COSO 2013 giữ lại

định nghĩa của kiểm soát nội bộ và 5 thành phần của kiểm soát nội bộ: Kiểm soát môi

trường, đánh giá rủi ro, kiểm soát các hoạt động, thông tin và truyền thông, theo dõi các

hoạt động.

Sự thay đổi có ý nghĩa nhất được thực hiện trong COSO 2013 chính là sự hệ

thống hoá 17 nguyên tắc để hổ trợ cho 5 thành phần:

 Môi trường kiểm soát

1. Các tổ chức phải thực hiện cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.

2. Ban giám đốc thể hiện sự độc lập từ việc quản lý và thực hiện giám sát sự phát

triển và hoạt động của kiểm soát nội bộ.

3. Nhà quản lý cùng với sự giám sát của Hội đồng thiết lập cơ cấu, các báo cáo, chức

năng và quyền hạn trong việc theo đuổi các mục tiêu.

4. Các tổ chức thể hiện một cam kết để thu hút, phát triển và duy trì các cá nhân có

năng lực trong sự liên kết với các mục tiêu.

5. Tổ chức yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm về trách nhiệm của họ trong kiểm

soát nội bộ nhằm theo đuổi các mục tiêu.

 Đánh giá rủ ro

6. Tổ chức xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng, đầy đủ để giúp xác định và đánh giá rủi

ro liên quan đến các mục tiêu.

7. Tổ chức xác định các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của đơn vị và phân

tích rủi ro như là một cơ sở để xác định những rủi ro cần được quản lý như thế

nào.

8. Tổ chức xem xét khả năng gian lận trong đánh giá rủi ro để đạt được các mục tiêu.

9. Tổ chức xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động đáng kể đến hệ

thống kiểm soát nội bộ.

 Các hoạt động kiểm soát

10. Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần vào việc

giảm thiểu rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu đến mức chấp nhận được.

11. Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ

nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.

12. Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách mà thiết lập

những gì được mong đợi trong các thủ tục để biến chính sách thành hành động.

 Thông tin và truyền thông

13. Tổ chức thu thập hay tạo ra và sử dụng các thông tin thích hợp, chất lượng để hỗ

trợ các chức năng của các thành phần khác của kiểm soát nội bộ.

14. Tổ chức truyền thông trong nội bộ, bao gồm mục tiêu và trách nhiệm về kiểm soát

nội bộ, những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng của các thành phần khác

của kiểm soát nội bộ.

15. Tổ chức phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài về các vấn đề ảnh hưởng

đến chức năng của các thành phần khác của kiểm soát nội bộ.

 Hoạt động giám sát

16. Tổ chức lựa chọn, triển khai và thực hiện đánh giá liên tục hoặc riêng biệt để xác

định rằng các thành phần của kiểm soát nội bộ là hiện hữu và đang vận hành tốt.

17. Tổ chức đánh giá và thông báo những điểm yếu của kiểm soát nội bộ kịp thời cho

các đối tượng có trách nhiệm để có hành động khắc phục, kể cả quản lý cấp cao

và Hội đồng quản trị khi cần thiết.

Cơ cấu tổ chức COSO được thiết kế cho các tổ chức sử dụng nhằm đánh giá tính

hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ để đạt được các mục tiêu mà ban quản lý đã đề

ra. Cơ cấu tổ chức năm 2013 liệt kê ba phạm trù của các mục tiêu tương tự như cơ cấu tổ

chức năm 1992 nhưng nội dung bên trong được mở rộng ra.

• Mục tiêu hoạt động – liên quan đến tính hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ

chức, bao gồm các mục tiêu vận hành và mục tiêu tài chính, bảo vệ tài sản chống

thất thoát. Trong cơ cấu tổ chức năm 1992, mục tiêu hoạt động bị giới hạn để “sử

dụng tài nguyên của một tổ chức có hiệu quả và hiệu suất.”

• Mục tiêu báo cáo – liên quan đến báo cáo tài chính và phi tài chính trong nội bộ

và bên ngoài cho các cổ đông, bao gồm độ tin cậy, tính kịp thời, minh bạch hoặc

những khoản khác như được thành lập bởi nhà quản lý, người thiết lập tiêu chuẩn,

hoặc các chính sách của tổ chức. Trong cơ cấu tổ chức năm 1992, mục tiêu báo

cáo được gọi là mục tiêu báo cáo tài chính và nó được mô tả như là có “mối liên

hệ đến sự chuẩn bị cho các phát ngôn tài chính đáng tin cậy.”

• Mục tiêu tuân thủ - liên quan đến việc tôn trọng pháp luật và các quy định mà tổ

chức phải tuân theo. Trong cơ cấu tổ chức năm 1992, mục tiêu tuân thủ được mô

tả “liên quan đến sự tuân thủ của tổ chức đối với những luật và quy định thích

hợp.” Cơ cấu tổ chức năm 2013 xem xét những nhu cầu đã tăng trưởng và những

phức tạp trong pháp luật, quy định và chuẩn mực kế toán đã xảy kể từ năm 1992.

1.2 Kiểm soát nội bộ ở khu vực công

1.2.1 Qúa trình hình thành và phát triển của INTOSAI

Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI: International

Organization of Supreme Audit Institutions) được thành lập vào năm 1953 tại Havana,

Cuba với 34 thành viên ban đầu và đến năm 2013 có 192 thành viên trong đó có Việt

Nam.

Năm 1992 hướng dẫn INTOSAI cho các tiêu chuẩn hệ thống kiểm soát nội bộ đã

được hình thành nhằm phản ánh tầm nhìn rằng các tiêu chuẩn cần được thúc đẩy cho việc

thiết kế, thực hiện và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trong năm 2001, INTOSAI ban hành tài liệu INTOSAI GOV 9120, tài liệu này

hướng dẫn, cung cấp, giới thiệu về kiểm soát nội bộ cho cán bộ quản lý trong các tổ chức

chính phủ.

Và cũng trong năm 2001, INCOSAI quyết định cập nhật bản hướng dẫn của

INTOSAI 1992. Bản cập nhật này là kết quả của sự nổ lực của các thành viên của Ủy

ban Tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ INTOSAI (the INTOSAI Internal Control Standards

Committee) và đã được điều phối bởi một lực lượng đặc nhiệm được thành lập giữa các

thành viên ủy ban với đại diện của SAIs của Bolivia, Pháp , Hungary, Lithuania , Hà

Lan, Romania , Vương quốc Anh, Hoa Kỳ và Bỉ. Bản cập nhật đã được thảo luận và

thông qua tại Đại hội XVIIIth INTOSAI, Budapest 2004.

Báo cáo COSO 2004 mở rộng hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng quản lý rủi

ro doanh nghiệp là tiền đề cơ bản để suy nghĩ về quản lý rủi ro trong lĩnh vực công. Và

năm 2007, thông qua tại Đại hội XIX của INTOSAI, Mexico 2007. INTOSAI ban hành

INTOSAI GOV 9130, yếu tố quản lý rủi ro được đưa thêm vào.

So sánh INTOSAI

• Sự khác nhau giữa INTOSAI 1992 và INTOSAI 2004

Đối với mục tiêu hoạt động: So với INTOSAI 1992 thì khía cạnh đạo đức được

thêm vào khi thực hiện các hoạt động của đơn vị. Việc đưa yếu tố đạo đức vào trong các

mục tiêu kiểm soát nội bộ là hợp lý vì tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như

phòng ngừa và phát hiện hành vi gian lận và tham nhũng trong khu vực công. Đạo đức

trong lĩnh vực công là một điều kiện tiên quyết để củng cố niềm tin của công chúng và là

một nền tảng quản trị tốt.

Đối với mục tiêu báo cáo: kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn quan điểm truyền

thống kiểm soát hành chính và tài chính có liên quan mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng

của việc báo cáo các thông tin phi tài chính.

• Sự khác nhau giữa INTOSAI 2004 và INTOSAI 2007

INTOSAI 2004 INTOSAI 2007

Guidelines

Guidelines for Internal for Internal Control

Tên Control Standards for the Standards for the Public Sector –

gọi Public Sector Further Information on Entity Risk

Management

Quản lý rủi ro đơn vị là một quá trình Kiểm soát nội bộ là một quá

thực hiện bởi hội đồng quản trị, giám trình không thể tách rời

đốc, quản lý và nhân viên của đơn vị, được thực hiện bởi nhà quản

được áp dụng trong việc thiết lập chiến lý và các nhân viên trong tổ

lược của đơn vị, được thiết kế để xác chức, quá trình này được Định

định các sự kiện tiềm năng có thể ảnh thiết kế để phát hiện các rủi nghĩa

hưởng đến đơn vị và quản lý rủi ro trong ro và cung cấp sự đảm bảo

phạm vi chấp nhận rủi ro của nó, để hợp lý trong việc theo đuổi

cung cấp đảm bảo hợp lý cho việc đạt sứ mệnh của tổ chức nhằm

được các mục tiêu sau: đạt được các mục tiêu sau:

- Chiến lược: Mục tiêu cao cấp, phù hợp - Chiến lược: Thực hiện các

với nhiệm vụ và hỗ trợ các đơn vị hoạt động một cách có kỷ

cương, có đạo đức, có tính Mục - Hoạt động: Thực hiện, hoạt động đạo

kinh tế, hiệu quả và thích tiêu đức, kinh tế, hiệu quả và hiệu quả có trật

hợp. tự và bảo vệ tài nguyên chống mất mát,

sử dụng sai và thiệt hại - Hoạt động: Bảo vệ nguồn

lực không bị thất thoát, lãng • Báo cáo: Độ tin cậy của báo cáo bao

phí và sử dụng đúng mục gồm thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm

đích. • Tuân thủ: Tuân thủ pháp luật và quy

- Báo cáo: Thực hiện đầy đủ định hiện hành và có thể hành động phù

nghĩa vụ và trách nhiệm giải hợp với chính sách của Chính phủ

trình

- Tuân thủ: Tuân thủ pháp

luật và các quy định hiện

hành

1. Môi trường kiểm soát 1. Môi trường nội bộ

2. Thiết lập mục tiêu

Các 3. Nhận dạng sự kiện

nhân 2. Đánh giá rủi ro 4. Đánh giá rủi ro tố 5. Phản ứng rủi ro cấu

3. Các hoạt động kiểm soát 6. Các hoạt động kiểm soát thành

4. Thông tin và truyền thông 7. Thông tin và truyền thông

5. Giám sát 8. Giám sát

Bảng 1.1: So sánh sự khác nhau của INTOSAI 2004 và INTOSAI 2007

1.2.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI

Theo INTOSAI GOV 9100 định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội

bộ là một quá trình không thể tách rời được thực hiện bởi nhà quản lý và các nhân viên

trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp sự đảm bảo

hợp lý trong việc theo đuổi sứ mệnh của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu

quả và thích hợp.

Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm giải trình

Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

Bảo vệ nguồn lực không bị thất thoát, lãng phí và sử dụng đúng mục đích.”

Trong định nghĩa trên có năm khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là:

• Kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể tách rời: Kiểm soát nội bộ không

phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hành động xảy ra liên

tục trong suốt các hoạt động của tổ chức. Hệ thống kiểm soát nội bộ đan xen với

các hoạt động của một tổ chức và kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi nó là một bộ phận

không tách rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ

chức.

• Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các nhân viên trong tổ

chức (con người): Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi suy nghĩ và hành động

của con người trong tổ chức. Chính họ là người vạch ra mục tiêu, đưa ra biện

pháp kiểm soát và vận hành chúng. Do đó, kiểm soát nội bộ là một công cụ được

nhà quản lý sử dụng. Để hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì mỗi thành viên

trong tổ chức phải hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, và chúng được

giới hạn ở một mức độ nhất định.

• Kiểm soát nội bộ được thiết kế để phát hiện rủi ro: Bất cứ nhiệm vụ nào có thể

đạt được thành tích đều phải đối mặt với tất cả các loại rủi ro. Kiểm soát nội bộ có

thể giúp giải quyết rủi ro, tuy nhiên nó chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý về

việc đạt được nhiệm vụ và mục tiêu chung.

• Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ không thể đảm

bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu chung, mà chỉ cung cấp sự đảm

bảo hợp lý cho các nhà quản lý vì những sai lầm của con người khi đưa ra các

quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý.

Thêm vào đó, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí của kiểm soát nội bộ

không được vượt quá lợi ích thu được. Vậy, trong mọi tổ chức, dù có đầu tư rất

nhiều trong việc thiết kế vận hành nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm

soát nội bộ hoàn hảo.

• Kiểm soát nội bộ để đạt được các mục tiêu: Kiểm soát nội bộ hướng tới việc đạt

được các mục tiêu của đơn vị. Đó có thể là mục tiêu chung. Những mục tiêu

chung được thực hiện thông qua nhiều mục tiêu cụ thể cho từng chức năng, quy

trình và các hoạt động.

1.2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004

Môi trường kiểm soát

Giám sát Đánh giá rủi ro Hệ thống KSNB

Hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông

Hình 1.1: Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến

ý thức kiểm soát của nhân viên. Nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm

soát nội bộ, cung cấp kỹ luật, kỹ cương và cơ cấu của tổ chức. Các nhân tố của môi

trường kiểm soát là:

• Tính chính trực và giá trị đạo đức

Tính chính trực và giá trị đạo đức là những hành vi của nhà quản lý và các nhân

viên phải tuân theo các điều lệ, quy định, nội quy và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ

công chức, viên chức nhà nước. Ví dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên

ngoài, quà tặng và các báo cáo về xung đột về lợi ích.

• Cam kết năng lực

Cam kết năng lực bao gồm kiến thức và kỹ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện

có kỷ cương, trật tự, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu cũng như sự hiểu biết tốt về trách

nhiệm của cá nhân liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, có thể nâng cao nhận

thức của cán bộ, công chức đối với các mục tiêu kiểm soát nội bộ và đặc biệt là mục tiêu

của hoạt động đạo đức và giúp họ phát triển kỹ năng xử lý các tình huống khó xử về đạo

đức.

• Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện đạo đức, thái độ và quy tắc ứng

xử của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý cho rằng kiểm soát nội bộ là rất quan trọng thì nhân

viên trong tổ chức sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ phản ứng bằng cách tận tâm quan sát

và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Mặt khác, nếu các thành viên trong tổ chức cảm

thấy rằng kiểm soát nội bộ không quan trọng đối với việc quản lý và kiểm soát. Điều đó

có nghĩa là gần như chắc chắn rằng mục tiêu kiểm soát nội bộ của tổ chức không thể đạt

được hiệu quả như mong muốn.

• Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là việc xác định phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban,

bộ phận và từng cá nhân một cách hợp lý trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Với

cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, thực hiện kiểm soát và

giám sát. Cơ cấu tổ chức bao gồm:

Sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm

Hệ thống báo cáo phù hợp

Trong cơ cấu tổ chức có thể bao gồm một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập và báo cáo

trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong đơn vị.

• Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, bổ

nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Mỗi cá nhân đóng một vai trò quan trọng trong kiểm soát

nội bộ. Do đó, nhân viên được tuyển dụng phải đảm bảo được về tư cách đạo đức cũng

như kinh nghiệm để thực hiện tốt công việc được giao. Việc quản lý nguồn nhân lực cũng

có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy một môi trường đạo đức bằng cách thực thi tính

minh bạch trong thực tế hàng ngày.

1.2.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro có liên quan để đạt

được các mục tiêu của tổ chức và xác định phản ứng thích hợp. Đánh giá rủi ro gồm các

bước sau:

• Nhận dạng rủi ro

Phương pháp tiếp cận chiến lược đánh giá rủi ro phụ thuộc vào việc xác định rủi

ro đối với mục tiêu quan trọng của tổ chức. Rủi ro liên quan đến các mục tiêu được xem

xét và đánh giá. Hoạt động của một tổ chức có thể có nhiều nguy cơ rủi ro do sự tác động

của các yếu tố bên trong và bên ngoài. Đánh giá rủi ro nên xem xét tất cả các rủi ro có

thể xảy ra (bao gồm nguy cơ gian lận và tham nhũng). Xác định rủi ro phải là một quá

trình lặp đi lặp lại liên tục để tránh khỏi bị thiệt hại. Điều đó rất cần thiết để áp dụng các

công cụ thích hợp để đánh giá rủi ro.

• Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một nghệ thuật hơn là một khoa học. Tuy nhiên việc sử dụng

các tiêu chí đánh giá rủi ro sẽ giảm thiểu được tính chủ quan của quá trình này bằng cách

cung cấp một khuôn khổ nhất quán cho việc đánh giá. Một trong những mục đích chính

của đánh giá rủi ro là thông báo cho nhà quản lý về lĩnh vực bị rủi ro để nhà quản lý phân

loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của tổ chức. Ví dụ, rủi ro đó

cao, trung bình hoặc thấp. Bằng cách đánh giá như vậy, rủi ro sẽ được sắp xếp theo thứ

tự ưu tiên quản lý và đưa ra những thông tin cần thiết để giải quyết những rủi ro đó. Ví

dụ, với một hoạt động có nhiều tiềm năng lớn thì sẽ có nhiều rủi ro xảy ra.

• Đối phó rủi ro

Sau khi nhận dạng và đánh giá được mức độ rủi ro thì nhà quản lý phải đưa ra các

biện pháp thích hợp để đối phó với rủi ro. Thông thường, có 4 biện pháp để ứng phó với

rủi ro, đó là tránh né rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro và chấp nhận rủi ro. Tuy

nhiên, việc lựa chọn phương pháp nào thì tổ chức cũng phải cân nhắc giữa rủi ro và chi

phí bỏ ra để đối phó rủi ro và nhà quản lý giữ cho rủi ro ở mức chấp nhận được để duy trì

hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.

Ngoài ra, kinh tế, công nghệ, chế độ chính sách của Nhà nước liên tục thay đổi

làm cho môi trường rủi ro cũng thay đổi liên tục. Vì vậy, tổ chức thường xuyên xem xét

lại những rủi ro thay đổi theo thời gian cho phù hợp với mục tiêu của đơn vị.

1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đối phó với rủi ro để đạt

được mục tiêu của tổ chức. Để có hiệu quả thì hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất

quán trong suốt thời kỳ và đạt được hiệu quả chi phí. Hoạt động kiểm soát xảy ra trong

toàn bộ tổ chức, các cấp và trong tất cả các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm

kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện.

Để có hiệu quả, hoạt động kiểm soát cần phải:

Phù hợp

Tuân thủ theo các quy định

Các chi phí thực hiện kiểm soát không được vượt quá lợi ích thu được

Liên quan trực tiếp đến các mục tiêu kiểm soát một cách đầy đủ và hợp lý.

• Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa

 Thủ tục ủy quyền và phê duyệt

Người được ủy quyền chỉ được thực hiện nghiệp vụ trong phạm vi quyền hạn của

mình, hành động theo chỉ thị, trong giới hạn được thiết lập bởi quản lý. Ủy quyền là

phương tiện chủ yếu để đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện như dự kiến của Ban

giám đốc. Thủ tục ủy quyền cần được ghi rõ ràng các điều kiện, điều khoản cụ thể và

thông báo cho các nhà quản lý và nhân viên.

 Phân công nhiệm vụ

Để giảm rủi ro hoặc hành vi sai trái và nguy cơ không thể phát hiện thì một cá

nhân đơn lẻ hoặc một nhóm không thể kiểm soát tất cả các thời điểm then chốt của một

nghiệp vụ hoặc sự kiện. Do đó, nhiệm vụ và trách nhiệm cần phải phân công một cách có

hệ thống để đảm bảo một số cá nhân kiểm soát lẫn nhau có hiệu quả.

Tuy nhiên, sự thông đồng có thể làm giảm hoặc phá hủy hiệu quả của các hoạt

động kiểm soát nội bộ của đơn vị. Một tổ chức nhỏ có thể có ít nhân viên thì trường hợp

kiêm nhiệm sẽ không tránh khỏi. Trong trường hợp này, nhà quản lý phải nhận biết được

rủi ro có thể xảy ra và sử dụng các biện pháp khác để giảm thiểu rủi ro. Như là luân

chuyển cán bộ để đảm bảo một nhân viên không thể xử lý các khía cạnh quan trọng của

mọi nghiệp vụ trong thời gian dài.

 Kiểm soát đối với quyền truy cập

Truy cập vào các nguồn tài nguyên và các hồ sơ được giới hạn cho các cá nhân có

thẩm quyền. Hạn chế quyền truy cập vào tài nguyên làm giảm nguy cơ của việc sử dụng

trái phép hoặc thiệt hại cho chính phủ và giúp đạt được chỉ thị quản lý.

• Các hoạt động kiểm soát rủi ro

 Kiểm tra

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Ví dụ như là

khi giao hàng, số lượng hàng hóa cung cấp phải được kiểm tra so với số lượng đặt hàng.

Sau đó số lượng hàng ghi trên hóa đơn phải được đối chiếu với số lượng hàng hóa nhận

được.

 Đối chiếu

Sổ sách, chứng từ phải được đối chiếu kịp thời để phát hiện những sai sót và có

biện pháp xử lý. Ví dụ: Hàng tháng, hàng quý kế toán tiến hành đối chiếu nguồn kinh phí

với kho bạc để phát hiện những sai sót của hai bên và điều chỉnh kịp thời.

 Hiệu quả hoạt động

Dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá các hoạt động một cách thường xuyên. Nếu

kết quả các hoạt động không đáp ứng được mục tiêu hoặc các tiêu chuẩn, quy trình và

các hoạt động thành lập để đạt được các mục tiêu cần được xem xét để xác định những

cải tiến cần thiết.

• Hoạt động vừa kiểm soát phòng ngừa và vừa kiểm soát rủi ro (Đánh giá hoạt

động và các quy trình)

Các hoạt động và quy trình định kỳ phải xem xét lại thực tế hoạt động của tổ chức

để đảm bảo rằng chúng phù hợp với quy định hiện hành, chính sách, thủ tục, hoặc các

yêu cầu khác.

Quản lý (phân công, xem xét và phê duyệt, hướng dẫn và đào tạo)

Việc quản lý giúp đảm bảo đạt được các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Phân công,

xem xét, phê duyệt và công việc của nhân viên, bao gồm:

Giao rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giải trình của từng nhân viên;

Xem xét lại công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết;

Xem xét lại các điểm then chốt để đảm bảo công việc trôi chảy.

Với sự hướng dẫn và đào tạo để giúp nhân viên tránh các lỗi, lãng phí và các hành

vi sai trái được giảm thiểu.

Các tổ chức phải đạt được sự kết hợp cân bằng thích hợp giữa kiểm soát phòng

ngừa và kiểm soát rủi ro để bù đắp những nhược điểm của cá nhân.

Khi một hoạt động kiểm soát được thực hiện thì điều quan trọng là đảm bảo hiệu

quả thu được. Do đó hành động khắc phục là một bổ sung cần thiết để kiểm soát hoạt

động. Hơn nữa, sự rõ ràng của các hoạt động kiểm soát chỉ là một phần của kiểm soát nội

bộ. Cần phải tích hợp với bốn thành phần khác của kiểm soát nội bộ.

1.2.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là rất cần thiết để thực hiện các mục tiêu của kiểm soát

nội bộ. Thông tin và truyền thông liên quan đến hoạt động của tổ chức.

• Thông tin

Thông tin là cần thiết ở tất cả các bộ phận, các cấp của một tổ chức. Thông tin

giúp cho hoạt động kiểm soát nội bộ đạt được hiệu quả và đạt được các mục tiêu của tổ

chức. Do đó, thông tin cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Tính thích hợp: là thông tin cần thiết không?

Tính kịp thời: là thông tin có khi cần thiết không?

Tính hiện hành;

Tính chính xác;

Tính truy cập: Thông tin có thể lấy được dễ dàng bởi các bên có liên quan?

• Truyền thông

Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt đến các bên có liên quan. Trong một

đơn vị cần phải tổ chức các kênh truyền thông như là truyền thông được truyền từ cấp

trên xuống cấp dưới và cấp dưới phản hồi lên cấp trên; truyền thông giữa các bộ phận

trong một cơ quan; giữa cơ quan với bên ngoài.

1.2.3.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời

gian, là xác định xem kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như t hiết kế hay không và có

cần sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị.

Có hai loại giám sát

• Giám sát thường xuyên

Các hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt

động hàng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật, và các

hoạt động khác mà nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày

• Giám sát định kỳ

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua thông qua các cuộc kiểm toán nội bộ

định kỳ, kiểm tra và đánh giá kết quả nghiên cứu.

1.2.4 Sự thành công của INTOSAI

• Theo INTOSAI GOV 9110 thì các thành viên của INTOSAI chia sẽ kinh nghiệm

của nước họ trong việc phát triển và đánh giá cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ

dựa trên hướng dẫn INTOSAI năm 1992:

 Nói về sự đảm bảo hợp lý: New Zealand báo cáo rằng mỗi giám đốc điều

hành của một cơ quan chính phủ có nghĩa vụ như một người quản lý chịu trách

nhiệm cho việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm cung

cấp sự đảm bảo hợp lý của một báo tài chính có độ tin cậy và minh bạch.

Trong khi trách nhiệm này, trước đây thường giao cho giám đốc tài chính của

tổ chức, cả hai giám đốc điều hành và giám đốc tài chính cùng ký tên trên một

báo cáo về trách nhiệm bao gồm một phần của báo cáo thường niên của tổ

chức cùng báo cáo tài chính đã được kiểm toán.

 Sự liêm chính và thẩm quyền: Các nước thành viên của INTOSAI cũng báo

cáo việc thực hành kiểm soát nội bộ theo thiết kế để tránh những tình huống vi

phạm về đạo đức. Ví dụ như chi tiêu công của New Zealand, Văn phòng Kiểm

toán tìm thấy một loạt các điểm yếu, một phần do thiếu sự liêm chính và thẩm

quyền của quản lý thu mua, không ghi lại quá trình ra quyết định để xác định

nhu cầu mua hàng và không quy định cụ thể về việc xét duyệt mua hàng.

 Mục tiêu kiểm soát: Tổng báo cáo kiểm toán của Cộng hòa Nam Phi báo cáo

rằng một mục tiêu chính cho chính phủ là ngăn ngừa sai sót và vi phạm xảy ra

trong quản lý thông tin tài chính Cộng hòa Nam Phi. Một loạt các mục tiêu

kiểm soát chung đã được xác định cụ thể.

 Giám sát: Iceland Văn phòng Kiểm toán Quốc gia báo cáo một điểm yếu

trong kiểm soát nội bộ chính là sự thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của kiểm

soát nội bộ. Giữa các cá nhân và nhà quản lý, thiếu sự tuân thủ các thiết lập cơ

cấu kiểm soát nội bộ. Mặc dù cơ quan chính phủ Iceland có thể xác định rõ

kiểm soát nội bộ trên giấy và thực tế khá khác nhau. Văn phòng kiểm toán

phát hiện ra rằng nếu không có sự hiểu biết và giám sát thì nhân viên sẽ không

thực hành theo kiểm soát đã được thiết lập.

• Theo tuyên bố Bắc kinh 2013 thì INTOSAI có rất nhiều thành công, trong đó có

những điểm nổi bật sau:

Sự công nhận của Đại hội đồng Liên Hiệp Quốc thông qua Nghị quyết 66 năm

2011 là một kết quả thành công của INTOSAI trong những năm gần đây. INTOSAI thiết

lập tiêu chuẩn kiểm toán khu vực công với đặc điểm độc lập, phải phát huy hiệu quả,

trách nhiệm và minh bạch của hành chính công bằng cách tăng cường tổ chức kiểm toán

tối cao. Điều đó được công nhận như là một phần thiết yếu của việc quản trị tốt.

Sự hợp tác của SAIs với đối tác bên ngoài như Liên hợp quốc và các tổ chức quốc

tế như Ngân hàng Thế giới, OECD, IPU, IFAC hoặc IIA đã làm tăng danh tiếng của

INTOSAI, tầm nhìn toàn cầu và công nhận là một tổ chức chuyên nghiệp cấp cao.

INTOSAI đã ký Biên bản ghi nhớ (MoU) với 21 nhà tài trợ và đã tiến hành một

loạt các hoạt động hợp tác với các nhà tài trợ, thông qua đó các mục tiêu chung nêu trong

Biên bản ghi đạt được, thực hiện thành công khung tiêu chuẩn INTOSAI bao gồm các

tiêu chuẩn của SAIs (ISSAIs) và INTOSAI hướng dẫn quản trị (INTOSAI GOVs) và sự

hiểu biết về tầm quan trọng của SAIs và INTOSAI trong cộng đồng toàn cầu phát triển

tăng lên.

1.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ không thể tự đảm bảo đạt được các mục tiêu chung đã định

nghĩa trước đó vì:

Kiểm soát nội bộ không thể làm cho một người quản lý tồi trở thành một quản lý

giỏi. Hơn nữa, sự thay đổi về chính sách của chính phủ hoặc các chương trình, các điều

kiện kinh tế thường ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý, nhà quản lý phải thiết kế lại

hoặc điều chỉnh lại mức độ rủi ro có thể chấp nhận được.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giảm bớt khả năng rủi ro. Tuy nhiên có sự

rủi ro là hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế kém hoặc không hoạt động như dự định.

Bởi vì kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào yếu tố con người, nó là đối tượng sai sót

trong thiết kế, diễn giải, cẩu thả, không tập trung, thông đồng, lạm dụng hoặc ghi đè.

Việc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ phải đối mặt với hạn chế nguồn lực.

Nhà quản lý phải cân nhắc giữa lợi ích của kiểm soát nội bộ với chi phí bỏ ra để duy trì

một hệ thống kiểm soát nội bộ.

Việc thay đổi tổ chức và thái độ quản lý có thể có một tác động sâu sắc về hiệu

quả của kiểm soát nội bộ và đến các nhân viên. Vì vậy, quản lý cần phải tiếp tục rà soát

và cập nhật kiểm soát.

1.4 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu

1.4.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp có thu

• Khái niệm

Đơn vị sự nghiệp có thu là một tổ chức hoạt động theo các nhiệm vụ được Nhà

nước giao bằng nguồn kinh phí ngân sách và kinh phí thu tại chỗ từ các hoạt động được

giao.

Đơn vị sự nghiệp có thu phải tự chủ về mặt tài chính, tự chịu trách nhiệm về thực

hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế hoạt động. Đơn vị sự nghiệp có thu được xác

định bởi tiêu thức sau:

Là đơn vị do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập.

Được Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất, đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt

động thường xuyên.

Đơn vị sự nghiệp được Nhà nước cho phép thu một số loại phí, lệ phí, trong quá trình

hoạt động.

Đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ

máy kế toán theo quy định của Luật kế toán.

• Phân loại

Theo tính chất hoạt động các đơn vị sự nghiệp có thu được phân thành: Các đơn

vị sự nghiệp văn hóa, thể thao, các đơn vị sự nghiệp kinh tế, các đơn vị sự nghiệp giáo

dục, khoa học, các đơn vị sự nghiệp y tế, các tổ chức đoàn thể, nghề nghiệp, xã hội.

Căn cứ vào nguồn thu của các đơn vị sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp được phân loại

để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau:

Đơn vị sự nghiệp có thu tự chủ về hoạt động tài chính: Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo

toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên.

Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động: Đơn vị có nguồn thu sự

nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân

sách nhà nước cấp.

Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động: Đơn vị

sự nghiệp có nguồn thu thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt

động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn

bộ kinh phí hoạt động.

1.4.2 Cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu

• Cơ chế quản lý tài chính đó là những quy định về nguồn kinh phí và định mức chi

tiêu nguồn kinh phí cho các hoạt động theo chức năng được giao. Nguồn kinh phí

đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm:

Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp: Kinh phí đảm bảo một phần hay toàn bộ

hoạt động thường xuyên. Kinh phí chi lương, phụ cấp cho cán bộ viên chức, tinh giản

biên chế. Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài khoa học cấp Nhà nước, cấp

Bộ, cấp ngành; chương trình mục tiêu quốc gia và các nhiệm vụ đột xuất khác được cấp

có thẩm quyền giao; kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Vốn đầu tư xây dựng cơ

bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định. Vốn đối ứng thực hiện

các dự án nước ngoài được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Kinh phí bổ sung từ nguồn thu sự nghiệp như thu phí, lệ phí theo quy định của

Nhà nước, lãi tiền gửi ngân hàng, nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng của các tổ chức

trong và ngoài nước. Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ.

• Từ các nguồn thu trên, đơn vị sự nghiệp thực hiện các khoản chi theo nhiệm vụ

được giao:

Chi thường xuyên: Chi các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm

quyền giao, chi phục vụ cho việc thu phí, lệ phí.

Chi không thường xuyên: Chi thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ. Chi

thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức. Chi thực hiện các nhiệm vụ

đột xuất được cấp có thẩm quyền giao. Chi thực hiện tinh giãn biên chế. Chi đầu tư xây

dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn. Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn

viện trợ nước ngoài. Chi hoạt động liên doanh, liên kết, các khoản chi theo quy định.

• Hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp khác

theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi (nếu có) được sử dụng theo trình

tự sau:

Trích tỷ lệ phần trăm để lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.

Trả thu nhập tăng thêm cho người lao động theo quy chế chi tiêu nội bộ.

Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ dự phòng ổn định thu nhập. Đối với 2

quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi mức trích tối đa không quá 3 tháng lương, tiền công

và thu nhập tăng thêm bình quân thực hiện trong năm.

1.4.3 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có

thu

Hoạt động kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu gắn liền với

mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về báo cáo và mục tiêu về tính tuân thủ.

• Mục tiêu về hoạt động: Mục tiêu hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp

có thu không phải là tối đa hóa lợi nhuận mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng.

• Mục tiêu báo cáo: Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được trình bày và

báo cáo trung thực đáng tin cậy; phải được cung cấp kịp thời, phù hợp với từng

đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.

• Mục tiêu tuân thủ: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải chấp hành tuân thủ

các quy định của Nhà nước và quy chế của đơn vị

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả trình bày lịch sữ hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ,

những thay đổi của Báo cáo COSO 2013. Ngoài ra, tác giả cũng trình bày một số đặc

điểm cơ bản của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và hệ thống kiểm soát nội bộ trong

lĩnh vực công theo INTOSAI 2004 bao gồm năm thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với

nhau, đó là:

Môi trường kiểm soát;

Đánh giá rủi ro;

Hoạt động kiểm soát;

Thông tin và truyền thông;

Giám sát.

Đồng thời, tác giả cũng nêu lên những thành công trong quá trình thực hiện kiểm

soát nội bộ trong lĩnh vực công và trình bày kế hoạch của INTOSAI trong giai đoạn 2011

– 2016.

Trong thực tế, tùy theo tổ chức của đơn vị, loại hình hoạt động của đơn vị mà có

cách thức tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau nhằm ngăn chặn sai sót, gian lận

có thể xảy ra. Do đó, các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công

(INTOSAI 2004) là nền tảng cho tác giả trình bày , đánh giá mô hình hệ thống kiểm soát

nội bộ của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2. Nhằm phát hiện những sai sót yếu

kém trong hoạt động của đơn vị cũng như đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động

kiểm soát nội của đơn vị và tiến tới đạt các mục tiêu mà đơn vị đưa ra.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU

NUÔI TRỒNG THỦY SẢN 2

2.1. Tổng quan về Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2

2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển

Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 được thành lập theo Quyết định số 219

HS/QĐ vào ngày 22/12/1976 của Bộ Hải sản với tên gọi là Phân Viện Hải sản I trên cơ

sở tiếp quản Viện Khảo cứu Thuỷ sản Miền Nam Việt Nam sau ngày miền Nam hoàn

toàn giải phóng. Năm 1979 Phân Viện Hải sản I được đổi tên thành Phân Viện Nghiên

cứu Thuỷ sản I với chức năng và nhiệm vụ nghiên cứu phát triển nuôi trồng thuỷ sản ở

Đồng Bằng Nam bộ. Đến năm 1983, theo Quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng

(nay là Thủ tướng Chính phủ), Phân viện Thủy sản được nâng cấp thành Viện Nghiên

Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2, tên giao dịch tiếng Anh: Research Institute for Aquaculture

No. 2 (viết tắt RIA2), là tổ chức khoa học công nghệ thuộc Bộ Nông nghiệp & Phát triển

Nông thôn.

2.1.2 Sơ đồ tổ chức của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2

• Tổ chức Đảng, Đoàn thanh niên, Công đoàn và Ban thanh tra nhân dân: Tổ

chức Đảng lãnh đạo Viện và hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp luật,

theo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức Đảng, nghị quyết của Đảng; phương hướng

hoạt động của Đoàn thanh niên gắn với phương hướng hoạt động của Viện. Công

đoàn bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của toàn thể cán bộ viên chức và

người lao động . Ban thanh tra nhân dân là cầu nối giữa nhân viên với nhân viên ;

giữa nhân viên với Lãnh đạo; ghi nhận những phản ánh, trao đổi của nhân viên.

Sinh học thực nghiệm

NL & KT TS NĐ

C T -

H K

C H

Bộ môn VS và DT PT - Phòng TN SHPT - Phòng TN VS và LM - Phòng TN TATN Bộ môn kinh tế xã hội - Phòng TN ướt - Trại thực nghiệm Thủ Đức

Bộ môn nguồn lợi thủy sản - Phòng TN ngư loại học - Phòng TN chất lượng nước - Phòng BT ngư loại và ngư cụ Bộ môn kinh tế xã hội

C T

n â d n â h n a r t h n a h t n a B

u a S N C

T T

h c ạ o H u h T

c ọ h a o h k g n ồ đ i ộ H

Ban lãnh đạo Quan trắc Phòng kế toán – hành chính Phòng nhận mẫu Phòng mô học Phòng sinh học phân tử Phòng vi khuẩn dược lý Phòng virut Phòng chất lượng nước Phòng tảo độc

B D N P & T M B C

c ắ r T n a u Q T T

n ệ i V o ạ đ h n ã l n a B

N N S T G G Q T T

ộ B m a N

2 N Ả S Y Ủ H T G N Ồ R T I Ô U N U Ứ C N Ê I H G N N Ệ I V

Ban lãnh đạo Trung tâm Cái Bè Phòng hành chính Phòng tài chính kế hoạch Phòng di truyền và sản xuất giống Phòng sản xuất giống và công nghệ nuôi Phòng bệnh và môi trường

Ban Lãnh đạo Trung tâm CNSTH Phòng hành chính Phòng Tài chính – Kế hoạch Bộ môn dinh dưỡng và công nghệ thức ăn Bộ môn công nghệ chế biến và bảo quản sau thu hoạch Xưởng sản xuất thực nghiệm Gò Vấp Xưởng sản xuất thực nghiệm thức ăn nuôi thủy sản tại Cái Bè – Tiền Giang

n à o đ g n ô C

S H G G Q T T

ộ B m a N

Ban lãnh đạo Trung tâm Vũng Tàu Phòng hành chính Phòng tài chính kế hoạch Bộ môn cá biển Bộ môn giáp xác Bộ môn bệnh môi trường

Ban lãnh đạo Phân Viện Minh Hải Phòng kế toán - hành chính Phòng kỹ thuật nuôi Phòng bệnh thủy sản Trại thực nghiệm Bạc Liêu

n ê i n h n a h t n à o Đ

C N n ệ i V n â h P

i ả H h n i M S T

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2

• Hội đồng Khoa học của Viện: Xây dựng các chiến lược và kế hoạch hoạt động

khoa học công nghệ ngắn và dài hạn cho Viện; kiểm tra, đánh giá, nghiệm thu cấp

cơ sở kết quả thực hiện các nhiệm vụ KHCN.

• Văn phòng Viện: Soạn thảo, chỉnh lý, in ấn, phát hành, lưu trữ các văn bản của

Viện, của cấp trên và các ngành gửi đến . Thường trực Hội đồng thi đua khen

thưởng, kỷ luật của cơ quan. Thực hiện công tác quản lý an ninh trật tự. Quản trị

cơ sở vật chất trong khuôn viên của Viện. Quản lý, điều hành hoạt động của đội

xe ô tô.

• Phòng Kế hoạch – Tài Chính:

 Bộ phận Kế hoạch tham mưu cho chủ đầu tư trong việc: xây dựng, điều

chỉnh, quản lý, kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác đầu tư, sửa chữa lớn và

tăng cường thiết bị của Viện.

 Bộ phận tài chính tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ, luật ngân sách

nhà nước, luật kế toán, qui chế chi tiêu nội bộ hiện hành. Kiểm tra, giám sát

các đơn vị trực thuộc về việc thực hiện chế độ tài chính theo qui định

• Phòng quản lý khoa học: Phối hợp với hội đồng khoa học tư vấn, tổng hợp và đề

xuất các nhiệm vụ khoa học. Đề xuất việc khen thưởng các sáng kiến, phát minh

trong lĩnh vực khoa học công nghệ.

• Phòng nghiên cứu nguồn lợi và khai thác thủy sản nội địa: Nghiên cứu về

nguồn lợi thủy sản nội địa và ven biển; đánh giá tiềm năng khai thác và sử dụng

nguồn lợi thủy sản; phát triển nuôi trồng thủy sản khu vực Nam Bộ; đánh giá chất

lượng nước phục vụ nuôi trồng thủy sản; đánh giá các tác động đến nguồn lợi thủy

sản (khai thác và nuôi trồng thủy sản). Nghiên cứu các vấn đề kinh tế xã hội liên

quan đến nguồn lợi và nuôi trồng thủy sản; các mô hình quản lý, khai thác và bảo

vệ nguồn lợi thủy sản; phối hợp, hỗ trợ và tư vấn cho các đơn vị trong và ngoài

Viện, địa phương.

• Phòng sinh học thực nghiệm: Lưu giữ các chủng loài vi sinh vật có lợi, các

giống loài thức ăn tự nhiên (vi tảo, luân trùng), nghiên cứu phân lập và tạo các chế

phẩm vi sinh phục vụ cho nuôi trồng thủy sản. Ứng dụng các công nghệ di truyền ,

công nghệ sản xuất giống và nuôi trồng thủy sản tiên tiến nhằm tạo giống mới có

năng suất và chất lượng cao. Đào tạo và chuyển giao công nghệ. Dịch vụ khảo

nghiệm, tư vấn. Sản xuất và kinh doanh.

• Trung tâm Quốc gia quan trắc cảnh báo môi trường và phòng ngừa dịch

bệnh: Trung tâm Quốc gia quan trắc cảnh báo môi trường và phòng ngừa dịch

bệnh là phòng Bệnh học thủy sản. Ngoài nhiệm vụ chính là nghiên cứu phát triển

và ứng dụng nhằm hỗ trợ ngành nuôi trồng thủy sản khu vực Nam Bộ phát triển

một cách bền vững. Trung tâm còn cung cấp các dịch vụ xét nghiệm bệnh trên

động vật thủy sản.

• Trung tâm công nghệ sau thu hoạch: Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến

trong bảo quản sau thu hoạch các đối tượng thủy sản, công nghệ chế biến các sản

phẩm thủy sản, tận dụng phụ phế liệu để chế biến thành các sản phẩm có giá trị

gia tăng; nghiên cứu dinh dưỡng các giống loài thủy sản nuôi và chuyển giao công

nghệ tiên tiến nuôi phục vụ nghề nuôi thủy sản ở khu vực Nam Bộ. Bên cạnh đó

Trung tâm còn có nhà máy sản xuất thức ăn cho cá tra, cá basa, cá rô, cá trê… tại

Cái Bè – Tiền Giang; cung cấp dịch vụ phân tích, khảo nghiệm, dịch vụ tư vấn và

đào tạo trong các lĩnh vực liên quan.

• Trung tâm Quốc gia giống hải sản Nam bộ: lưu giữ và cung cấp các đàn giống

gốc, thuần chủng; lưu giữ nguồn gen các loài hải sản có giá trị kinh tế và quý

hiếm; di nhập, thuần hóa và khảo nghiệm các giống hải sản mới vào đồng bằng

Nam Bộ; ứng dụng di truyền chọn giống trong tuyển chọn, lai tạo, của các loài hải

sản; ứng dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất giống và nuôi thương phẩm các

loài hải sản. Đào tạo, tư vấn và cung cấp các dịch vụ liên quan đến công nghệ sản

xuất giống hải sản và thiết kế xây dựng trại sản xuất giống hải sản; chuyển giao

công nghệ sản xuất giống và nuôi thương phẩm các loài hải sản. Hoạt động sản

xuất của Trung Tâm là cung cấp tôm bố mẹ , cá giống (cá mú, cá chẽm, cá măng,

cá kèo, cá chìa vôi).

• Trung tâm Quốc gia giống thủy sản nước ngọt Nam bộ: ứng dụng công nghệ

trong tuyển chọn, lai tạo, lưu giữ nguồn gen của các loài thủy sản nước ngọt; lưu

giữ và sản xuất giống gốc, giống thuần chủng; nhập nội và khảo nghiệm giống,

thuần hóa giống mới; sản xuất giống gốc, giống thuần cung cấp cho các trại giống

cấp 1; hoàn thiện công nghệ sản xuất giống và công nghệ nuôi các giống loài thủy

sản nước ngọt bản địa và nhập nội; thiết kế, tư vấn kỹ thuật xây dựng trại sản xuất

giống các loài thủy sản nước ngọt; đào tạo, chuyển giao công nghệ nuôi các loài

thủy sản nước ngọt; tư vấn và cung cấp các dịch vụ cho hoạt động khuyến ngư .

Hoạt động sản xuất : Trung tâm cung cấp giống cá tra, cá rô phi vằn dòng gift,

gifTV2, tôm càng xanh toàn đực (tôm cái giả), cá chép koi (bố mẹ, cá cảnh), cá rô

phi đỏ ENV2.

• Phân viện nghiên cứu thủy sản Minh Hải: Chức năng và nhiệm vụ của Phân

viện là điều tra, nghiên cứu môi trường và nguồn lợi thủy sản; khai thác sử dụng

và bảo vệ nguồn lợi thủy sản thuộc vùng Nam sông Hậu; quan trắc các vấn đề về

môi trường, nghiên cứu bệnh thủy sản trong nuôi trồng thủy sản vùng Nam sông

Hậu; nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong sản xuất giống,

nuôi trồng thủy sản ở các vùng sinh thái khác nhau thuộc vùng Nam sông Hậu; tư

vấn và cung cấp các dịch vụ về đào tạo, phân tích môi trường và bệnh thủy sản;

chuyển giao các công nghệ về sản xuất giống và nuôi thủy sản cho địa phương và

các cơ sở sản xuất.

2.2 Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2

Ban lãnh đạo của Viện 2 nhận thức được vai trò của KSNB cũng như lợi ích của

KSNB mang lại cho tổ chức như là đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế,

quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật, đảm bảo tính chính

xác của số liệu. Nhìn chung hệ thống KSNB của Viện 2 vận hành tương đối tốt theo 5 bộ

phận: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền

thông; giám sát nhằm tiến tới đạt được mục tiêu của Viện 2 đề ra và hoàn thành nhiệm

vụ của cấp trên giao. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành hệ thống KSNB còn có những

hạn chế đáng kể. Sau đây, tác giả trình bày phần khảo sát kết hợp việc quan sát thực tế

tại đơn vị.

2.2.1 Mô tả quá trình khảo sát

2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát

Thu thập thông tin về cách thức tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ và

phân tích đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để đưa ra những ưu điểm và nhược điểm.

Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với

hoạt động của đơn vị.

2.2.1.2 Đối tượng phỏng vấn khảo sát

Đối tượng khảo sát là lãnh đạo trung tâm, trưởng phó phòng, trưởng phó bộ môn,

chủ nhiệm đề tài dự án, kế toán đề tài, kế toán trưởng của các trung tâm và nhân viên.

2.2.1.3 Nội dung khảo sát

Căn cứ theo năm bộ phận của INTOSAI 2004. Tác giả thiết kế câu hỏi khảo sát

gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát, trong đó

tác giả đề cập đến phần hoạt động kiểm soát tiền lương, hoạt động kiểm soát thực hiện và

thanh toán đề tài, hoạt động kiểm soát sản xuất; thông tin truyền thông và giám sát.

2.2.1.4 Phương pháp khảo sát

Trước hết tác giả thu thập các chính sách, quy định, quy chế, các quy trình. Kế

tiếp tác giả thiết kế 63 câu hỏi khảo sát dựa trên các tiêu chí đánh giá của năm yếu tố cấu

thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004. Sau đó, tác giả gửi bảng câu hỏi

khảo sát đến các Trung tâm và trao đổi với các kế toán trưởng của Trung tâm, đồng thời

kết hợp với việc quan sát thực tế công việc hằng ngày tại trụ sở chính của Viện 2.

2.2.2 Kết quả khảo sát

Số phiếu gửi đi khảo sát là 124, số phiếu nhận được là 124. Dựa trên 124 phiếu trả

lời nhận được, tác giả thống kê kết quả (kết quả trình bày trong phần phụ lục) và từ đó

đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

2.2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát

• Tính chính trực và giá trị đạo đức.

Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm

soát là yếu tố trước tiên nâng cao sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Qua kết quả

khảo sát thì 100% ý kiến cho rằng Viện 2 có yêu cầu toàn thể cán bộ có thái độ cư xử

chuẩn mực đạo đức trong công việc.

Kết quả khảo sát hoàn toàn đồng ý (100%) lãnh đạo của toàn Viện 2 rất quan tâm

đến việc truyền đạt chuẩn mực đạo đức, quy chế, quy định và học tập phấn đấu theo

gương Bác Hồ. 100% đơn vị và trụ sở chính của Viện 2 đều gắn bảng nội quy cơ quan

trước sảnh ra vào và các quy chế quy định được tải lên trang thông tin điện tử của Viện

2. Trong lễ tổng kết hằng năm của Viện 2, chủ tịch công đoàn luôn phát động phong trào

xây dựng công đoàn vững mạnh.

Bên cạnh đó, để tăng cường thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong cả

việc làm và lời nói của ban lãnh đạo thì Viện 2 thành lập ban thanh tra nhân dân để ghi

nhận lại phản ánh của nhân viên đối với ban lãnh đạo cũng như những vi phạm nội quy,

quy chế của cán bộ công nhân viên. Theo kết quả khảo sát thì 94% đồng ý lãnh đạo thực

hiện tính chính trực trong lời nói và việc làm.

100% phiếu trả lời cơ quan có đưa ra biện pháp xử phạt đối với nhân viên vi phạm

quy tắc, nội quy của cơ quan. Nội dung xử phạt được ban hành bằng văn bản và nằm

trong quy chế, quy định của Viện 2. Nhưng các hình thức xử phạt còn mang tính chung

chung chưa có quy định chi tiết cụ thể từng trường hợp.

• Cam kết năng lực và chính sách nhân sự

Qua kết quả khảo sát thì hơn 89% cho rằng Viện 2 có đưa ra quy định chi tiết về

tuyển dụng nhân viên mới. Ngoài việc đưa ra các tiêu chuẩn để tuyển dụng cán bộ

nghiên cứu khoa học, kế toán. Viện 2 còn tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa

học ngắn hạn hoặc tập huấn (gần 98% đồng ý).

Đối với đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học thì có đến 100% phiếu trả lời “có”.

Qua đó cho thấy Lãnh đạo rất quan tâm đến tăng cường năng lực, kiến thức chuyên môn

sâu trong nghiên cứu khoa học. Trong các buổi lễ tổng kết cuối năm, Viện 2 đều nêu ra

bao nhiêu cán bộ khoa học đang được đào tạo ở nước ngoài và đưa ra kế hoạch đào tạo

Số lượng

120

100

Số lượng

T iến sĩ

T hạc sĩ

Đại học và t rung cấp

trong năm tiếp theo. Viện 2 tạo nên một lực lượng nghiên cứu viên vững mạnh cho Viện.

Hình 2.2: Thống kê trình độ nhân sự của Viện 2 đến ngày 01/03/2014 (Nguồn từ

Văn phòng Viện 2)

Việc tuyển dụng ở bộ phận hành chính, quản lý mạng hầu như không có. Các cán

bộ thuộc các bộ phận này được điều chuyển từ các phòng ban khác sang. Qua kết quả

khảo sát câu hỏi, cơ quan có đưa ra kế hoạch đào tạo cán bộ thuộc bộ phận hành chính và

quản lý mạng, có hơn 68% trả lời “không”. Do Viện 2 không có kế hoạch hàng năm mà

Viện 2 chỉ đào tạo theo nhu cầu công việc của phòng ban, không phổ biến rộng rãi như

việc đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học.

Câu hỏi khảo sát về việc cơ quan có văn bản quy định rõ yêu cầu kiến thức và

chất lượng nhân sự cho từng vị trí chủ chốt, thì có hơn 63% cán bộ biết đến văn bản này.

Điều đó cho thấy văn bản này không được phổ biến rộng rãi.

Đối với câu hỏi về quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ cho kế toán đề tài thì có 74%

phiếu trả lời “không” và 26% cho rằng “không biết”.

Qua kết quả khảo sát thì có gần 15% ý kiến cho rằng bố trí nhân sự không đúng

với chuyên môn đào tạo ở các vị trí Trưởng phòng nhân sự, Trưởng phòng Kế hoạch –

Tài chính.

• Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.

Viện trưởng thường xuyên đi đến các Trung tâm để xem xét tình hình thực hiện đề

tài và gặp gỡ nhân viên đề tài để hỏi thăm và động viên tinh thần làm việc của cán bộ

nghiên cứu khoa học. Ban lãnh đạo Trung tâm theo dõi và đôn đốc các chủ nhiệm hoàn

thành công việc và thường xuyên tiếp xúc với nhân viên trao đổi công việc. Vì vậy có

88% ý kiến cho rằng Ban lãnh đạo có thường xuyên tiếp xúc với nhân viên. Bên cạnh đó,

88% trả lời có về việc Ban lãnh đạo thường xuyên tổ chức cuộc họp với các thành viên

của đề tài để lắng nghe những phản ánh của nhân viên đề tài trong quá trình thực hiện

cũng như trong thanh toán và tìm ra hướng giải quyết.

Ngoài ra, định kỳ cuối mỗi tháng ban Lãnh đạo Viện, Giám đốc của các đơn vị

trực thuộc Viện, Trưởng phòng trực thuộc Viện họp giao ban. Các đơn vị báo cáo tình

hình hoạt động chi tiết c ủa đơn vị trong tháng vừa qua. Viện trưởng lắng nghe và giao

nhiệm vụ trong tháng tới.

Ngoài mục tiêu chung của toàn Viện, Viện còn nhấn mạnh mục tiêu trọng tâm của

từng năm. Ví dụ trong năm 2014, Viện đưa ra khẩu hiệu “Đẩy mạnh và nâng cao hiệu

quả hợp tác nghiên cứu, sản xuất với địa phương, doanh nghiệp”. Vì vậy kết quả khảo sát

có đến 100% trả lời “có”.

• Sự phân chia quyền hạn

Theo kết quả khảo sát cho thấy 100% đơn vị đều có sơ đồ tổ chức của đơn vị.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình ký của các bộ phận tại trụ sở chính của

Viện 2 cũng như của các đơn vị trực thuộc. Viện 2 đã đưa ra thông báo phân công nhiệm

vụ trong ban lãnh đạo Viện. Thông báo này được phổ biến đến các phòng ban, trung tâm

và các cá nhân có liên quan, theo kết quả điều tra thì có gần 88% biết thông báo phân

chia trách nhiệm của ban lãnh đạo cấp cao của Viện 2.

Qua khảo sát cho thấy đơn vị nào cũng có bản thông báo chức năng và quyền hạn

của lãnh đạo Trung tâm, gần 80% phiếu cho rằng họ có biết văn bản đó.

Theo số liệu khảo sát về câu hỏi “Cơ quan có văn bản phân chia rõ ràng trách

nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên không?” thì có hơn 80% trả lời “không”. Vì

trong cuộc họp giao nhiệm vụ đầu năm. Ban lãnh đạo Viện 2 chỉ giao nhiệm vụ cho Thủ

trưởng của từng phòng ban, trung tâm bằng văn bản. Nhưng, tại buổi họp phòng thì lãnh

đạo của mỗi phòng ban giao nhiệm vụ trực tiếp cho nhân viên của mình sao cho phù hợp

với công việc hiện tại (nói bằng miệng), không có văn bản chính thức.

Qua kết quả khảo sát về việc lãnh đạo Viện 2 có đẩy mạnh việc giao dự toán đề tài

cho các đơn vị trực thuộc, thì có hơn 75% ý kiến trả lời “không”.

2.2.2.2 Thực trạng về đánh giá rủi ro

Qua câu hỏi khảo sát thì có đến 100% trả lời “có” về mục tiêu của Viện 2 được

truyền đạt đến toàn thể cán bộ công nhân viên. Bởi vì trong lễ tổng kết cuối năm, Viện

trưởng luôn nêu lên mục tiêu chung của toàn Viện 2.

Ngoài mục tiêu chung của toàn Viện 2, lãnh đạo Viện 2 đưa ra mục tiêu cụ thể

cho từng trung tâm, phòng ban trong cuộc họp phân công nhiệm vụ đầu năm. Qua kết

quả khảo sát có đến 100 % trả lời “có”.

Câu hỏi khảo sát về nhận dạng rủi ro từ bên trong đơn vị thì gần 92% trả lời “có”.

Vì cơ quan có xây dựng các chỉ tiêu tuyển dụng nhân sự. Thành lập ban thanh tra nhân

dân.

Ngoài việc nhận dạng rủi ro, Viện 2 còn tiến hành phân tích và đánh giá những rủi

ro đã xảy ra, qua khảo sát có 91% phiếu trả lời “có”, cụ thể là lãnh đạo Viện 2 thường

xuyên họp với chủ nhiệm đề tài để giải quyết những vấn đề đang tồn đọng. Trong cuộc

họp giao ban hàng tháng, các thủ trưởng các đơn vị nêu ra những khó khăn, vướng mắc

trong tháng qua để cùng nhau bàn bạc hướng giải quyết.

2.2.2.3 Thực trạng về các hoạt động kiểm soát.

Đối với phân công nhiệm vụ trong công tác kế toán thì kế toán được chia làm 3

mãng: mãng xây dựng cơ bản, mãng hoạt động sản xuất kinh doanh và mãng đề tài, dự

án trong và ngoài nước và kinh phí thường xuyên. Đối với đề tài, dự án trong và ngoài

nước. Viện 2 thực hiện theo chiều dọc toàn hệ thống và tạo điều kiện cho các chủ nhiệm

đề tài trong việc quản lý các khoản chi cho phù hợp với nội dung của đề cương, dự toán.

2.2.2.3.1 Thực trạng hoạt động kiểm soát tiền lương

Kết quả khảo sát về việc tách bạch giữa cán bộ quản lý nhân sự , cán bộ tính tiền

lương và cán bộ chuyển lương thì 100% trả lời “có”.

Câu hỏi về quy trình tiền lương có được mô tả cụ thể bằng văn bản, kết quả khảo

sát là 53% trả lời “không” và 47% trả lời “không biết”.

Ngoài ra, toàn Viện 2 thì bộ phận làm lương không sử dụng phần mềm quản lý

nhân sự để tính lương mà sử dụng word, excel để tính lương.

Giữa bộ phận tính lương và chuyển lương chưa có sự thông báo thay đổi nhân sự,

hoàn tất công nợ của người nghỉ việc.

Mô tả quy trình tiền lương tại Viện 2

Bước 1: Người lao động làm đơn xin nghỉ phép nhiều ngày, thai sản, ốm đau, thôi

việc gửi cho Trưởng bộ phận phụ trách . Đối với thành viên ký hợp đồng với chủ nhiệm

đề tài thì gửi đơn cho chủ nhiệm đề tài và chủ nhiệm đề tài quyết định .

Bước 2: Trưởng bộ phận phụ trách xem xét yêu cầu của cá nhân có chính đáng

không. Nếu lý do chính đáng thì Trưởng bộ phận xác nhận và chuyển đến Văn phòng

Viện.

Bước 3:

Chánh văn phòng xem xét và ký vào giấy đề nghị của bộ phận gửi lên, sau đó

chuyển tiếp lên Phó viện trưởng phụ trách nội chính. Đối với đơn xin thôi việc thì phải

có sự chỉ đạo của Viện trưởng. Nếu Viện trưởng chấp nhận thì giấy đề nghị chuyển

xuống cán bộ tiền lương của Văn phòng Viện.

Đối với trường hợp cán bộ xin nghỉ việc . Cán bộ tiền lương làm thủ tục chốt sổ

bảo hiểm và giao sổ bảo hiểm cho cá nhân xin nghỉ việc.

Cán bộ tiền lương căn cứ vào sự thay đổi nhân sự như là tuyển dụng , bổ nhiệm,

nâng lương theo định kỳ , nâng lương trước thời hạn , đơn xin nghỉ phép , nghỉ việc, thai

sản ốm đau và nghỉ không hưởng lương để cập nhật, lưu trữ thông tin của người lao động

vào hồ sơ quản lý nhân sự.

Bước 4:

Kế toán căn cứ vào bảng lương . Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương. Nếu

bảng lương đúng thì kế toán lập “Giấy rút dự toán ngân sách” và “Lệnh chi” chuy ển toàn

bộ hồ sơ đến Kế toán trưởng. Kế toán trưởng xem xét, kiểm tra và ký duyệt vào bảng

lương, giấy rút dự toán và lệnh chi.

Bước 5:

Văn thư lấy hồ sơ đã có Kế toán trưởng ký duyệt và chuyển lên ban Lãnh đạo ký

duyệt. Sau khi Lãnh đạo ký duyệt, văn thư photo bảng lương , đóng dấu và gửi cho cán

bộ tiền lương bảng photo, gửi cho Kế toán bảng chính.

Cán bộ tiền lương sau khi nhận bảng tiền lương photo có đầy đủ chữ ký của người

xét duyệt. Cán bộ tiền lương gửi mail tiền lương đến ngân hàng.

Bước 6: Kế toán chuyển “Giấy rút dự toán ngân sách” đến Kho bạc Nhà nước

quận 1 và “Lệnh chi” đến ngân hàng.

2.2.2.3.2 Thực trạng hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài dự án.

Viện 2 tham gia đấu thầu nhiều đề tài của cấp Bộ, cấp Nhà nước. Ngoài ra, Viện 2

còn ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước. Các chủ nhiệm đề tài được

quyền tuyển chọn nhân viên kỹ thuật, nhân công và kế toán phục vụ đề tài.

Qua kết quả khảo sát 100% trả lời “có” về việc phân công nhiệm vụ và thường

xuyên họp với các thành viên trong đề tài . Bởi vì , sau khi hợp đồng được ký kết , chủ

nhiệm đề tài trực tiếp chỉ đạo, phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên tham gia đề tài.

Chủ nhiệm phân công kế toán đề tài đảm nhiệm tất cả các hoạt động của đề tài

như là từ khâu đặt hàng, mua hàng và theo dõi nguyên vật liệu, chấm công lao động,

soạn thảo hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán và tập hợp các chứng từ có liên quan để

làm thanh toán và đứng tên người thanh toán. Cho nên, khi khảo sát về nhân viên có đảm

nhiệm tất cả các nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc không thì kết quả trả lời “có”

hơn 83%. Mặc khác, chủ nhiệm đề tài cũng là người ký duyệt vào giấy đề nghị mua

nguyên vật liệu (hơn 92% trả lời “có”).

Hơn 72% trả lời “có” cho câu hỏi về việc chủ nhiệm có xây dựng danh mục khách

hàng. Vì đa số chủ nhiệm đề tài đã làm qua nhiều đề tài và có quen biết với người bán.

Đối với cán bộ lần đầu tiên làm chủ nhiệm thì cũng biết được nhiều người bán vì trước

đó có tham gia nhiều đề tài.

Việc tìm kiếm một người bán mới rất khó vì đa số người bán yêu cầu trả tiền mặt

ngay sau khi nhận hàng. Họ không muốn chuyển khoản vì họ cho rằng nhà nước chuyển

khoản chậm. Cho nên khi khảo sát trong danh sách khách hàng có thường xuyên cập nhật

người cung cấp mới không? thì gần 84% trả lời “không”.

Khi khảo sát đề tài có lập phiếu nhập xuất kho không? Thì hơn 80% trả lời “có”.

Đối với các gói thầu nguyên vật liệu trên 100.000.000đ, có đến hơn 83% các

thành viên đề tài không nắm được các thủ tục đấu thầu. Qua đó, cho thấy quy trình này

bộ phận kế hoạch nói riêng và Viện 2 nói chung chưa phổ biến rộng rãi cho toàn thể cán

bộ công nhân viên.

Qua khảo sát cho thấy 90% chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài và các thành viên

tham gia đề tài không biết kinh phí đề tài sử dụng không hết sẽ đưa vào nguồn kinh phí

tiết kiệm của Viện 2.

Kế toán đề tài có thường xuyên đối chiếu số liệu với nhân viên phòng kế toán thì

hơn 54% trả lời “không” và 25% trả lời “không biết. Bởi vì, số liệu kế toán đề tài theo

dõi bao gồm số đã thanh toán rồi và chưa thanh toán; nhiều chứng từ gửi đến phòng kế

toán không được thanh toán hoặc số tiền trong thanh toán giảm xuống, kế toán đề tài

không cập nhật kịp thời.

Mặt khác, nhằm thống nhất và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài

chính, kế toán trong toàn Viện 2. Viện 2 đã gửi quy trình tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

thanh toán bằng văn bản và có hướng dẫn thủ tục thanh toán bằng văn bản đến tất cả các

đơn vị trực thuộc Viện 2 trong năm 2009. Tác giả đưa ra câu hỏi khảo sát với mục đích là

hiện nay có bao nhiêu người biết đến văn bản này. Và qua kết quả khảo sát cho thấy hơn

92% trả lời “có”.

Trong thông báo quy trình tiếp nhận hồ sơ thanh toán và hướng dẫn thủ tục thanh

toán chỉ quy định trách nhiệm của kế toán thanh toán, không quy định kế toán đề tài và

kế toán trung tâm chịu trách nhiệm phần nào của quy trình. Vì vậy, 76% từ kết quả khảo

sát cho rằng Viện 2 chưa quy định trách nhiệm của từng cá nhân trong thanh toán bằng

văn bản.

Kết quả khảo sát về việc phổ biến cơ sở pháp lý thì kết quả khảo sát là gần 26%

trả lời “không” và hơn 36% trả lời “không biết”. Qua đó thấy Viện 2 chưa phổ biến rộng

rãi đến toàn thể nhân viên. Viện 2 chỉ phổ biến cơ sở pháp lý của nhà nước tới Thủ

trưởng các đơn vị, chủ nhiệm đề tài và kế toán trung tâm bằng email, không có văn bản

chính thức.

Đối với mẫu giao nhận hồ sơ thanh toán của Viện 2 trong năm 2013 thì chỉ có hơn

40% ý kiến cho rằng không phù hợp. Khi được phỏng vấn thì trong mẫu này không có

ghi số tiền và nội dung thanh toán.

Viện 2 chưa quy định thời hạn gửi hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán kể từ khi

nghiệp vụ phát sinh theo kết quả khảo sát hơn 77%. Cho nên hồ sơ thanh toán thường

dồn vào cuối năm

2.2.2.3.3 Thực trạng hoạt động kiểm soát sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.

Kết quả khảo sát về xem xét nguồn gốc và xét nghiệm con bố mẹ (tôm, cá) đối với

hoạt động ương, nuôi cá, tôm giống thì 100% trả lời “có”.

Theo kết quả khảo sát, 100% trả lời “có”, cơ quan đưa ra biện pháp quản lý công

nợ của khách hàng.

Trong hoạt động dịch vụ phân tích mẫu cũng như sản xuất thức ăn thì các Trung

tâm hạn chế nguyên vật liệu bị hư hỏng nên Trung tâm xem có bao nhiêu mẫu cần phân

tích, số lượng đơn đặt hàng thì mua số nguyên vật liệu phù hợp. Cho nên tình trạng

nguyên vật liệu tồn kho không nhiều cũng như không có nguyên vật liệu tồn kho để

thanh lý, theo kết quả khảo sát là 100%.

Kết quả khảo sát cho thấy 100% trả lời cơ quan có tách biệt giữa người mua hàng

và người trả tiền. Điều này sẽ ngăn chặn được gian lận trong thanh toán.

Đối với hoạt động bán hàng thì tất cả các đơn vị trực thuộc đều có xây dựng chính

sách và thủ tục về quy trình bán hàng, dịch vụ bằng văn bản. (kết quả khảo sát 100%).

Khi khảo sát về cơ quan có tách bạch giữa người mua hàng và người nhận hàng

không? thì kết quả khảo sát trả lời “không” 22% và hơn 77% trả lời “có”.

Trong mua hàng thì cơ quan không có danh mục nhà cung cấp đã được Lãnh đạo

xét duyệt (90% trả lời “ không”). Nhân viên có nhu cầu mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp

và 03 bảng báo giá trình ký trưởng bộ phận và giám đốc Trung tâm. Lãnh đạo căn cứ vào

bảng báo giá và lựa chọn nhà cung cấp. Nhân viên mua hàng tiến hành các thủ tục cần

thiết để mua hàng.

Về tiêu chuẩn nhà cung cấp thì gần 81% cho rằng cơ quan không có xây dựng tiêu

chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bằng văn bản. Cơ quan chỉ căn cứ vào các

thông số trong bảng báo giá, xem có phù hợp với nhu cầu mua hàng hay không, giá cả

như thế nào và đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp.

Kết quả khảo sát, 100% trả lời “có” trong sản xuất, nuôi trồng và phân tích mẫu,

cơ quan có định lượng được mức tiêu hao nguyên vật liệu; nhưng hơn 80% trả lời

“không” về định mức tiêu hao nguyên vật liệu được xây dựng bằng văn bản.

Qua kết quả khảo sát thì 100% trả lời cơ quan có mở sổ nhật ký theo dõi nguyên

vật liệu phục vụ sản xuất, nuôi và dịch vụ phân tích mẫu.

2.2.2.4 Thực trạng về thông tin và truyền thông

Thông tin truyền thông là yếu tố không thể thiếu trong quá trình quản lý đơn vị

nhằm đưa ra các quyết định thực hiệ n các hoạt động kiểm soát . Việc trao đổi thông tin

hằng ngày giữa các cá nhân với nhau , giữa các phòng ban , truyền đạt thông tin từ cấp

trên xuống cấp dưới và cấp dưới lên cấp trên là điều cần thiết ở tất cả các đơn vị.

Theo kết quả khảo sát thì gần 96% cho rằng Viện 2 có tổ chức kênh tiếp nhận

những phản ánh của nhân viên như là Viện 2 thành lập ban thanh tra nhiệm kỳ 2 năm/lần

để nhận lấy những thông tin phản ánh cũng như đóng góp của tất cả nhân viên của Viện

2. Ngoài ra việc truyền thông những thông tin giữa kế to án với nhau còn đươc thực hiện

bằng cách gửi mail , điện thoại. Kế toán trưởng trực tiếp truyền đạt những thông tin cần

thiết đến các kế toán trưởng của các Trung tâm.

Hệ thống phần mềm kế toán đã giúp cho kế toán trình lên lãnh đạo kịp thời những

thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản trị. Khi được hỏi về việc cung cấp thông

tin tài chính từ bộ phận kế toán có kịp thời hay không thì gần 84% ý kiến hài lòng.

Hơn 78% ý kiến thông tin về tiến độ thực hiện đề tài và tình hình thanh toán đề tài có

được truyền đạt đến những người có liên quan qua mạng không kịp thời . Khi cần những

thông tin có liên quan đến thanh toán, tiến độ thực hiện đề tài thì phải gọi điện thoại đến

người có liên quan cho biết thông tin bằng cách gửi email. Thông tin không phải được

truyền đạt qua mail kịp thời ngay lập tức mà còn phụ thuộc người có liên quan có mặt tại

cơ quan hay không.

2.2.2.5 Thực trạng về giám sát

Theo kết quả khảo sát thì 100% trả lời “có” cho câu hỏi định kỳ cơ quan có đánh

giá mức độ hoàn thành đề tài, dự án và lãnh đạo cũng thường xuyên kiểm tra tiến độ thực

hiện đề tài. Qua đó cho thấy, lãnh đạo rất quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu của Viện 2.

Với quan điểm, đơn vị có làm thì có hưởng, Viện 2 sẽ không bắt đơn vị trích nộp

lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Lĩnh vực này chưa được quan tâm nhiều

trong những năm qua. Cho nên kết quả khảo sát cho thấy gần 71% cho rằng Viện 2

không có thường xuyên kiểm tra tình hình hoạt động sản xuất, dịch vụ của các đơn vị

trực thuộc.

2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên cứu Nuôi trồng Thủy sản 2.

2.3.1 Môi trường kiểm soát

• Tính chính trực và giá trị đạo đức.

 Ưu điểm

Viện 2 đưa ra nhiều quy chế, quy định để toàn thể cán bộ của Viện làm theo như

là: quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế quản lý cán bộ đi đào tạo sau đại học; quy chế quản

lý đề tài, dự án và các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của Viện 2; quy chế công nhận

sáng kiến, tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới và quy chế thị đua khen thưởng. Mặt khác,

ban chấp hành công đoàn của Viện 2 cũng xây dựng kế hoạch tổ chức, vận động công

đoàn viên hưởng ứng các hoạt động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí

Minh”. Công đoàn cơ sở Viện 2 tiếp tục phấn đấu duy trì danh hiệu Công đoàn vững

mạnh và bồi dưỡng những công đoàn viên ưu tú cho Đảng. Bên cạnh đó, Viện 2 còn có

đội ngũ ban thanh tra nhân dân sẵn sàng lắng nghe ý kiến trình bày phản ánh của nhân

viên để từng bước hoàn thiện môi trường hoạt động của Viện 2 tốt hơn.

 Nhược điểm

Các hình thức xử phạt còn mang tính chung chung chưa cụ thể trong từng trường

hợp. Chẳng hạn như:

Quy định của cơ quan yêu cầu cán bộ công nhân viên đi làm đúng 7 giờ 30 phút.

Nhưng Viện 2 chưa đưa ra biện pháp để hạn chế tình trạng đi làm trễ cũng như chưa đưa

ra hình thức xử phạt ngay trong ngày hoặc trong tháng.

Trong quy chế thi đua khen thưởng ghi rất rõ các chi tiết về khen thưởng để nhân

viên có cơ sở tự đánh giá mình cũng như để hội đồng có cơ sở đánh giá thi đua. Nhưng

trong việc xét các hình thức khen thưởng như là bằng khen Viện trưởng; chiến sĩ thi đua

còn làm cho nhiều nhân viên không hài lòng, cảm thấy bức xúc khi so sánh kết quả đạt

được của họ với nhân viên được khen thưởng.

Trong quy chế đào tạo yêu cầu cán bộ đi học ở nước ngoài theo các nguồn học

bổng phải về phục vụ Viện 2 nhưng có một số cán bộ đi học về không phục vụ Viện 2

cũng không bồi thường những khoản chi phí Viện 2 đã bỏ ra trong suốt thời gian đi học

như là 100% tiền bảo hiểm và 60% tiền lương được hưởng khi đi học. Viện 2 chưa đưa

ra biện pháp ngăn chặn trường hợp này.

• Cam kết năng lực và chính sách nhân sự

 Ưu điểm

Viện 2 luôn tạo điều kiện cho các cán bộ khoa học trẻ được học lên thạc sỹ, tiến

sỹ trong và ngoài nước. Điều này không chỉ tạo nên một lực lượng nghiên cứu vững

mạnh cho Viện 2 mà còn tạo ra đội ngũ có chuyên môn sâu về kỹ thuật trong lĩnh vực

sản xuất.

 Nhược điểm

Viện 2 xây dựng tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên rất chi tiết về tuyển dụng cán bộ

nghiên cứu nhưng Viện 2 chưa thật sự thu hút được người tài từ bên ngoài vào Viện 2.

Việc tuyển dụng ở bộ phận hành chính, quản lý mạng hầu như không có. Các cán

bộ thuộc các bộ phận này được điều chuyển từ bộ phận bảo vệ sang, không có chuyên

môn sâu về lĩnh vực tin học, nhân sự. Cho nên, Viện 2 phải tốn thêm chi phí đào tạo

ngắn hạn, trung cấp, đại học. Trong khi đó nguồn kinh phí thường xuyên được nhà nước

cấp chủ yếu dùng để chi trả cho 110 xuất lương nằm trong biên chế của Viện 2.

Viện chưa có chính sách để các chủ nhiệm đề tài, dự án sử dụng cán bộ lâu năm

của Viện 2. Điều này làm c ho nguồn kinh phí tiết kiệm phần khoán chi của đề tài , dự án

sẽ giảm xuống và các khoản trích lập quỹ, khen thưởng cho nhân viên tham gia đề tài , dự

án cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Viện 2 không quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ cho nhân viên kế toán đề tài. Cho

nên, trong công tác thanh toán còn gặp nhiều hạn chế. Những hạn chế trong thanh toán sẽ

được tác giả trình bày trong phần kiểm soát.

Viện chưa phổ biến rộng rãi văn bản quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng

nhân sự cho từng vị trí chủ chốt cho toàn thể nhân viên. Viện 2 chỉ được chuyển đến cho

giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, trưởng bộ môn và phó bộ môn.

Việc bố trí không đúng chuyên môn cho một số vị trí lãnh đạo sẽ ảnh hưởng đến

công việc điều hành và phải mất một thời gian thì cán bộ mới hội nhập được với vai trò

lãnh đạo của mình.

Chưa có sự luân chuyển cán bộ trong cùng một phòng ban cho nên khi có việc

khẩn cấp hoặc nhân viên muốn nghỉ phép năm thì cũng không có người làm thay . Điều

này ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.

• Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.

 Ưu điểm

Viện 2 là Viện nghiên cứu cho nên Ban lãnh đạo Viện 2 cũng như Giám đốc của

các Trung tâm rất quan tâm đến tiến độ và kết quả nghiên cứu của các chủ nhiệm đề tài,

dự án. Vì việc tạo ra sản phẩm nghiên cứu tốt, chất lượng sẽ giúp Viện 2 hoàn thành

nhiệm vụ của Bộ và cũng là bước đệm để Viện 2 tăng cường hợp tác với các địa phương,

doanh nghiệp đưa sản phẩm nghiên cứu vào trong hoạt động sản xuất, chuyển giao công

nghệ để tăng nguồn thu của Viện 2.

Ngoài mục tiêu chung của toàn Viện 2, hàng năm Viện 2 đều đánh giá việc thực

hiện mục tiêu của năm trước và đưa ra mục tiêu mới trong đầu năm mới.

Khi giải quyết những vấn đề quan trọng đột xuất , Viện trưởng tổ chức cuộc họp

nội bộ để lắng nghe ý kiến đóng góp của trưởng phó phòng , giám đốc và phó giám đốc

của các trung tâm có liên quan đến vấn đề cần giải quyết . Từ đó Viện trưởng tóm lược ý

kiến và đưa ra quyết định cuối cùng.

Các lãnh đạo luôn yêu cầu nhân viên tuân thủ theo quy định của Nhà nước cũng

như của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, chấp hành theo quy định của chế độ

kế toán hành chính sự nghiệp có thu.

 Nhược điểm

Viện rất quan tâm đến tình hình thực hiện tiến độ đề tài cũng như quan tâm đến

đến các thành viên tham gia đề tài. Nhưng về lĩnh vực tài chính của toàn Viện 2 thì chưa

được quan tâm sâu sát như các đề tài. Trong cuộc họp tài chính của Ban lãnh đạo Viện

với từng đơn vị trực thuộc thì không có sự tham gia của bộ phận kế toán tài chính của

từng đơn vị và bộ phận kế toán tài chính của Viện 2.

Nguồn thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của toàn Viện 2 trong

những năm qua thì không có sự điều phối nguồn thu chung. Để nguồn thu cho đơn vị tự

quản lý.

• Đánh giá sự phân chia quyền hạn

 Ưu điểm:

Sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giữa Viện trưởng và 03 Viện phó

đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mỗi lãnh đạo

Viện.

Việc Viện 2 không có văn bản chính thức ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm của

mỗi nhân viên. Mà thông qua cuộc họp đầu năm, lãnh đạo phòng ban phổ biến lại cho

nhân viên. Nhưng điều này không phải là không tốt. Vì mọi người đều hiểu và biết công

việc của mình và bắt đầu năm mới họ vẫn tiếp tục công việc của mình.

Việc thông báo chức năng và quyền hạn của lãnh đạo Trung tâm đến nhân viên sẽ

giúp nhân viên biết được khi trình ký thì sẽ đưa hồ sơ trình ký cho ai và đối với văn thư

có cơ sở trả lời điện thoại của những cuộc gọi từ bên ngoài đơn vị đến liên hệ công việc.

 Nhược điểm

Ban lãnh đạo Viện 2 bắt đầu giao dự toán kinh phí thường xuyên , kinh phí dự án

cấp Bộ và các đề tài hợp tác quốc tế cho các đơn vị cấp dưới từ năm 2011 nhằm nâng cao

quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc . Đến năm 2013, việc giao dự

toán đề tài vẫn chưa được đẩy mạnh.

2.3.2 Đánh giá rủi ro

• Ưu điểm

Mục tiêu chung của toàn Viện 2 là hoàn thành tốt chức năng , nhiệm vụ, đề tài dự

án được Bộ giao hàng năm . Hoàn thành đúng tiến độ và đạt kết quả tốt đối với các đề tài

trúng thầu. Do đó, Viện 2 đưa ra quy chế quản lý đề tài, dự án nghiên cứu khoa học với

mong muốn chủ nhiệm hoàn thành tốt các đề tài đã được đấu thầu, tạo được uy tín với

Bộ và là bước đệm cho những đề tài tham gia đấu thầu tiếp theo.

Đẩy mạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của Viện 2.

Ngoài mục tiêu nói trên, trong năm 2014 Viện 2 đưa ra mục tiêu đẩy mạnh và

nâng cao hiệu quả hợp tác nghiên cứu, sản xuất với địa phương, doanh nghiệp.

Bên cạnh việc tuân thủ các quy định của Nhà nước , toàn thể cán bộ công nhân

viên chức phải tuân thủ và chấp hành các quy chế mà Viện 2 đưa ra.

Ngoài mục tiêu chung của toàn Viện 2, lãnh đạo Viện 2 đưa ra mục tiêu cụ thể

cho từng trung tâm, phòng ban trong cuộc họp phân công nhiệm vụ đầu năm. Sau đó các

Thủ trưởng của các Trung tâm và Trưởng phòng của các phòng ban truyền đạt lại nội

dung cuộc họp phân công nhiệm vụ và vạch ra cụ thể, chi tiết từng mục tiêu được giao để

phổ biến cho nhân viên trong phòng ban.

Ban thanh tra nhân dân thường xuyên tiếp xúc với cán bộ công nhân viên để lắng

nghe ý kiến đóng góp cũng như tố cáo những hành vi vi phạm nội quy, quy chế của cơ

quan và tham nhũng.

Viện 2 thường xuyên họp với chủ nhiệm đề tài để giải quyết những vấn đề đang

tồn đọng. Trong cuộc họp giao ban hàng tháng, các thủ trưởng các đơn vị nêu ra những

khó khăn, vướng mắc trong tháng qua để cùng nhau bàn bàn bạc hướng giải quyết.

• Nhược điểm

Nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro thông qua cuộc họp giao ban, họp nội bộ

với chủ nhiệm đề tài nhưng mức độ đánh giá rủi ro chỉ dừng lại việc nhận xét những gì

chưa làm được hoặc những gì đã làm nhưng gặp phải những vướng mắc khó khăn trong

quá trình thực hiện, chủ yếu là khắc phục những hậu quả chứ chưa đi sâu vào việc phân

tích rủi ro tiềm tàng.

2.3.3. Hoạt động kiểm soát

2.3.3.1 Hoạt động kiểm soát tiền lương

• Ưu điểm

Mặc dù không có quy trình kiểm soát tiền lương bằng văn bản nhưng về cơ bản đã

tách biệt giữa người làm lương và người chuyển lương.

• Nhược điểm

Quy trình tiền lương chưa được mô tả cụ thể bằng văn bản chỉ làm theo sự hướng

dẫn của những người đi trước. Điều này sẽ làm cho:

 Nhân viên mới vào sẽ rất ngỡ ngàng, không biết quy trình bắt đầu từ đâu, liên

hệ với ai, bắt nhịp với công việc sẽ bị chậm và mất nhiều thời gian tìm hiểu;

 Người lao động không nắm được trách nhiệm giữa bộ phận tiền lương và kế

toán. Khi khiếu nại tiền lương, người lao động phản ánh không đúng nơi , đúng

người.

Bên cạnh đó, bộ phận làm lương không có dùng phần mềm quản lý nhân sự mà

tính lương và các khoản đóng góp theo lương bằng hình thức làm trên excel , chưa sử

dụng phần mềm kế toán hay phần mềm quản lý nhân sự .

Giữa bộ phận làm lương và bộ phận chuyển lương chưa có bảng thông báo thay

đổi nhân sự . Nên việc kiểm soát bảng lương của bộ phận kế toán chỉ dừng lại ở mức

kiểm tra cộng, trừ, nhân, chia và việc kiểm soát bảng lương sẽ không đảm bảo tính chính

xác tuyệt đối của bảng lương.

Giữa bộ phận kế toán và bộ phận tiền lương chưa có bảng thông báo hoàn tất công

nợ của người xin nghỉ việc trước khi người nghỉ việc nhận sổ bảo hiểm . Điều này gây

khó khăn cho phòng kế toán trong việc đi đòi nợ của những người đã nghỉ việc.

2.3.3.2 Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài

• Ưu điểm

Việc phân công trách nhiệm cho từng thành viên đề tài đã giúp cho chủ nhiệm

kiểm soát được tiến độ thực hiện công việc của từng thành viên. Từ đó biết được tiến độ

công việc gặp vướng mắc chổ nào và chủ nhiệm có biện pháp giải quyết kịp thời.

Mặc dù chủ nhiệm đề tài phân công cho kế toán đề tài làm toàn bộ công việc liên

quan đến mua hàng, làm thanh toán nhưng kế toán đề tài không thể cấu kết với người bán

để nâng giá, mua hàng không chất lượng hoặc đặt hàng không đúng với đơn đặt hàng vì

những người bán đều nằm trong danh mục khách hàng do chủ nhiệm lựa chọn và tất cả

chứng từ đặt hàng, mua hàng và làm thanh toán, chủ nhiệm đều kiểm soát trước khi ký

duyệt.

• Nhược điểm

Việc tìm kiếm nhà cung cấp mới để đưa vào trong danh sách người bán sẽ giúp

cho chủ nhiệm có nhiều lựa chọn nhưng việc tìm kiếm người bán mới còn gặp nhiều khó

khăn. Ngoài ra trong trường hợp tổ chức đấu thầu (đăng báo) cho các gói thầu thức ăn,

hóa chất trên 100.000.000 đồng cũng không tìm được nhà cung cấp mới. Vì các công ty

cho rằng gói thầu không lớn nhưng thủ tục rườm rà. Điều này gây khó khăn cho chủ

nhiệm, chủ nhiệm phải tìm kiếm những người quen biết để hoàn tất thủ tục đấu thầu ký

kết hợp đồng mua bán. Từ đó cho thấy nguy cơ gian lận trong thủ tục là điều không thể

tránh khỏi và nguy cơ cấu kết với người bán xảy ra rất cao.

Mặc dù, đa số các kế toán đề tài có lập phiếu nhập, xuất kho nhưng nhiều phiếu

xuất nhập kho không được tiến hành ngay khi nghiệp vụ phát sinh mà thường làm phiếu

nhập xuất vào cuối năm hoặc trước khi đoàn kiểm toán nội bộ của Viện 2 đi kiểm tra.

Ngoài ra, việc ghi chép số lượng nhập xuất kho không theo mẫu kế toán mà mỗi đề tài có

một cách ghi và làm sổ khác nhau (ví dụ: có đề tài lập thành cuốn, có đề tài làm tờ rời và

kẹp vào trong chứng từ thanh toán) và đồng thời phiếu nhập xuất kho không có đánh số

liên tục. Từ đó cho thấy, đa số các đề tài lập phiếu nhập xuất kho một cách qua loa, mang

tính chất đối phó với đoàn kiểm toán nội bộ của Viện 2.

Viện 2 chưa phổ biến rộng rãi cho toàn thể cán bộ công nhân viên về quy trình

đấu thầu đối với các gói thầu nguyên vật liệu trên 100.000.000 đồng. Do đó, nhiều chủ

nhiệm cũng như kế toán đề tài không biết thủ tục, quy trình tiến hành đấu thầu.

Viện 2 gửi các văn bản pháp luật nhà nước cho các chủ nhiệm và các kế toán

Trung tâm, trong đó có Thông tư 93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 10/04/2006 có đề

cập đến phần kinh phí tiết kiệm, nhưng các chủ nhiệm không nắm được nội dung tiết

kiệm.

Trong năm 2013, Viện phổ biến văn bản pháp luật nhà nước nhưng chưa phổ biến

bằng văn bản đến toàn thể nhân viên.

Cách truyền đạt thông tin về số tiền đã thanh toán cũng như tiến độ thực hiện đề

tài giữa kế toán đề tài và kế toán trung tâm hoặc kế toán Viện 2 còn nhiều hạn chế. Mặc

khác, cách ghi chép và làm sổ không đúng với luật kế toán. Cho nên khi đối chiếu với kế

toán Trung tâm hoặc với kế toán Viện 2 còn gặp nhiều khó khăn.

Hồ sơ thanh toán thường dồn vào cuối năm tạo áp lực về khối lượng công việc

cho kế toán và kế toán không có đủ thời gian để kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp trên

chứng từ, kiểm tra nội dung thanh toán so với đề cương và với áp lực công việc, kế toán

cũng không nhớ hết những chứng từ cần phải có trong thanh toán.

Trong quá trình thanh toán thì người làm thanh toán (người thụ hưởng, kế toán đề

tài) thường mắc những lỗi như là:

 Không hiểu trình tự, thứ tự chứng từ phát sinh trong hồ sơ thanh toán: ngày tháng

trên tờ trình, chỉ định thầu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận hàng,

phiếu báo giá và hóa đơn;

 Thường xuyên mắc những lỗi không đáng có: các chỉ tiêu trên công lệnh không

ghi đầy đủ, sai số tiền bằng chữ, thời hạn thanh toán trên hợp đồng không còn

hiệu lực;

 Người thanh toán không biết giao cho cán bộ nào phụ trách trong phòng kế toán.

Viện 2 chưa quy định trách nhiệm của từng cá nhân trong thanh toán bằng văn

bản. Yêu cầu trách nhiệm của từng cá nhân chỉ truyền bằng miệng không có thông báo

chính thức. Nhìn chung các khâu kiểm soát chứng từ rất gắt gao nhưng thiếu sự quy trách

nhiệm cho từng cá nhân cho nên việc kiểm soát chứng từ của kế toán đề tài cũng như kế

toán Trung tâm còn nhiều sai sót hoặc bị áp lực từ chủ nhiệm đề tài cũng là lãnh đạo của

Trung tâm hoặc Phòng ban, nên một số kế toán Trung tâm không có đủ thời gian kiểm

tra hồ sơ. Mặt khác, kế toán Trung tâm không muốn đụng chạm với chủ nhiệm đề tài

cũng như thành viên đề tài và với tư tưởng chủ quan là kế toán Viện 2 là khâu kiểm tra

cuối cùng, nếu có sai sót thì kế toán Viện 2 chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Viện 2.

Chính vì thế đã tạo lỗ hỏng trong kiểm soát.

2.3.3.3 Hoạt động kiểm soát sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.

• Ưu điểm:

Đối với hoạt động ương nuôi cá, tôm giống thì Viện 2 đưa ra biện pháp xem xét

nguồn gốc và xét nghiệm phát hiện mầm bệnh để loại trừ những con giống bố mẹ không

tốt và bên cạnh đó, yếu tố vệ sinh không thể thiếu trong sản xuất nhằm phòng ngừa và

hạn chế những rủi ro.

Trung tâm quản lý công nợ của khách hàng rất tốt là do yêu cầu khách hàng tạm

ứng tiền trước để thực hiện hợp đồng và sau khi giao hàng, xuất hóa đơn thì người mua

chuyển trả số tiền còn lại.

• Nhược điểm

Các Trung tâm chưa có danh mục nhà cung cấp đã được lãnh đạo xét duyệt. Và

trong việc lựa chọn người bán thì cũng chưa đưa ra tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà

cung cấp bằng văn bản.

Đối với hoạt động sản xuất thì chưa có định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Kế toán

không có cơ sở kiểm tra chứng từ nhằm ngăn chặn gian lận, sai sót xảy ra như là tiêu hao

nguyên vật liệu quá nhiều hay sử dụng ít mà khai báo nhiều.

Sổ nhật ký chưa có đóng dấu giáp lai giữa hai trang cho nên việc sửa lại cách ghi

chép nguyên vật liệu trong sản xuất có khả năng xảy ra. Ngoài ra, trong nuôi tôm cá thì

do công nhân chăm sóc tôm cá ghi chép rất khó xem, không có kẻ ô cho từng nhóm.

Ngoài ra, qua quan sát hoạt động phân tích mẫu thì chưa có sự tách bạch giữa

nhân viên nhận mẫu, trả kết quả phân tích mẫu và thu tiền của khách hàng. Điều này sẽ

đem lại mức độ rủi ro tiềm ẩn cho nhân viên thu tiền như là nhân viên thu tiền không có

máy phát hiện tiền giả, không có két sắt để cất tiền, trong khi đó trong phòng nhận mẫu

khách hàng ra vô thường xuyên dễ bị mất mát, cuối ngày nhân viên nhận mẫu có khả

năng quên nộp tiền cho Thủ quỹ hoặc nộp tiền không kịp thời cho Thủ quỹ. Đồng thời kế

toán ghi nhận doanh thu không kịp thời.

2.3.4 Thông tin và truyền thông

• Ưu điểm

Trong lĩnh vực nghiên cứu, Viện 2 đã chuyển đến các đơn vị các quy trình nhằm

thúc đẩy hoạt động nghiên cứu của Viện 2 bằng cách gửi văn bản và đăng tải lên trang

thông tin điện tử của Viện 2 như là quy trình đăng ký công nhận tiến bộ kỹ thuật của

Viện 2; quy trình đăng ký công nhận tiến bộ kỹ thuật công nghệ sinh học của ngành

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Hệ thống báo cáo: Các Trung tâm và phân Viện trực thuộc Viện 2 đều hạch toán

độc lập và chấp hành theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có thu. Sau

khi quyết toán được duyệt, kế toán các Trung tâm và Phân Viện gửi bản báo cáo tài

chính cho Kế toán trưởng của Viện. Kế toán trưởng tổng hợp báo cáo quyết toán tài

chính toàn Viện trình Bộ duyệt.

• Nhược điểm

Hiện nay , tiến độ thực hiện đề tài và tình hình thanh toán đề tài truyền đạt đến

những người có liên quan qua mạng không kịp thời . Khi cần những thông tin có liên

quan đến thanh toán, tiến độ thực hiện đề tài thì phải gọi điện thoại đến người có liên

quan cho biết thông tin bằng cách gửi email.

Phần mềm kế toán được đưa vào sử dụng và các phần thực hành trên phần mềm

kế toán rất chi tiết như theo dõi vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, tiền

lương và các khoản đóng góp theo lương nhưng chưa được khai thác hết. Ví dụ như hệ

thống tiền lương bao gồm chấm công, lập bảng lương, thuế thu nhập cá nhân, theo dõi

bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp không được theo dõi trên phần

mềm.

2.3.5 Giám sát

• Ưu điểm

Trong việc quản lý đề tài và các hoạt động khác trong Viện: Chủ nhiệm đề tài, dự

án phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đề tài và giám sát, đôn đốc công việc

hằng ngày của các thành viên của đề tài.

Ban lãnh đạo Viện 2 giám sát tình hình thực hiện của cấp dưới bằng cách đi xem

xét thực trạng. Lãnh đạo Viện 2 sắp xếp lịch họp để nắm tình hình thực hiện đề tài cũng

như sản xuất tổ chức cuộc họp thường xuyên để nghe báo cáo của từng chủ nhiệm, Lãnh

đạo của Trung tâm về tình hình thực hiện đề tài, sản xuất và trong quá trình đó đã đạt

được những gì cũng như gặp phải những khó khăn, vướng mắc nào trong quá trình thực

hiện.

Về tài chính : Đối với tài chính thì định kỳ hàng tháng họp giao ban tài chính để

các kế toán gặp mặt nhau và trao đổi những vấn đề còn vướng mắc trong công việc, học

hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Mỗi năm một lần, phòng kế toán đi đến các đơn vị duyệt

quyết toán: Kiểm tra chứng từ chi thường xuyên, chi đề tài, hoạt động sản xuất kinh

doanh và báo cáo tài chính có tuân theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự

nghiệp hay không và rà soát các định mức chi tiêu của đơn vị có phù hợp với định mức

trong dự toán.

Về nghiên cứu khoa học: Định kỳ 6 tháng một lần, Lãnh đạo Viện II cùng phòng

quản lý khoa học và phòng kế hoạch tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện các đề tài, dự

án.

• Nhược điểm

Trong quy trình chưa quy định rõ trách nhiệm của từng người cho nên công việc

giám sát lẫn nhau không tốt.

Khả năng làm báo cáo tài chính cũng như kiểm soát chứng từ của một số Kế toán

Trung tâm chưa tốt nhưng định kỳ chỉ kiểm toán nội bộ một lần trong năm thì sẽ không

kịp thời điều chỉnh những sai sót trong năm.

2.4 Nguyên nhân của những ngược điểm

Mọi người trong cơ quan cả nể lẫn nhau. Khi có một nhân viên đi trễ nhưng

không bị xử phạt thì nhân viên khác cũng bắt chước theo và tạo ra một hiệu ứng là cùng

nhau đi làm trễ.

Việc đánh giá còn mang nhiều cảm tính chưa rõ ràng làm cho nhiều nhân viên

không muốn đăng ký thi đua và tỏ ra thái độ bất mãn.

Ban lãnh đạo dùng biện pháp đánh vào tâm lý của người được đưa đi đào tạo

nước ngoài là Viện 2 rất ưu ái về khoản lương và bảo hiểm cho họ, với mong muốn giữ

chân những thạc sĩ, tiến sĩ đi học ở nước ngoài về phục vụ Viện 2. Cho nên, Viện 2

không dùng biện pháp chế tài đối với họ.

Hệ số lương ban đầu cho sinh viên tốt nghiệp đại học là 2,34 nhân với mức lương

hiện tại là 1.150.000 đồng thì quá thấp so với mức lương tại các công ty tư nhân của Việt

Nam và công ty nước ngoài. Bên cạnh đó, đa số nhân viên vào Viện 2 làm là do sự quen

biết trước và làm một thời gian nhân viên có kinh nghiệm trong công việc hiện tại. Khi

nào có kỳ thi tuyển viên chức thì nộp đơn thi. Hội đồng ra đề thi và chấm thi là những

người trong Viện 2. Do sự cả nể lẫn nhau về việc con em của họ đang làm trong cơ quan.

Cho nên, việc đảm bảo công bằng trong thi tuyển sẽ không chắc chắn.

Lãnh đạo Viện 2 rất quan tâm đến những cá nhân và con em của những người có

công với đất nước. Lãnh đạo luôn tạo điều kiện cho họ có cơ hội học hành cũng như

thăng tiến trong công việc.

Viện luôn tạo điều kiện cho chủ nhiệm trong việc tuyển dụng chọn nhân viên

nhằm mục đích làm tốt công việc được giao.

Viện chỉ đưa những văn bản quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự

cho những người có liên quan. Đối với những người không có liên quan thì có đưa cũng

không có tác dụng gì. Cho nên, Viện 2 không phổ biến rộng rãi văn bản này.

Ban lãnh đạo Viện luôn quan niệm cán bộ nghiên cứu khoa học lĩnh vực thủy sản

làm được tất cả mọi việc, cho nên Viện 2 không có kế hoạch đào tạo cán bộ có chuyên

môn của bộ phận Kế hoạch – Tài chính lên trình độ cao hơn cũng như không có tuyển

dụng cán bộ quản lý nhân sự đúng chuyên ngành.

Việc luân chuyển cán bộ trong cùng một phòng ban sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực

hiện của công việc.

Kiến thức về quản trị tài chính của Ban Lãnh đạo còn thiếu sót vì Lãnh đạo không

tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về tài chính do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông

thôn tổ chức để bổ sung kiến thức về tài chính cũng như học hỏi những kinh nghiệm của

các đơn vị khác trong việc quản lý tài chính của đơn vị.

Việc kiểm soát chứng từ của các Kế toán của một số Trung tâm còn nhiều thiếu

sót.

Giám đốc Trung tâm vừa là lãnh đạo vừa là chủ nhiệm đề tài dự án.

Những chủ nhiệm lần đầu tiên làm đề tài phải cần có sự quản lý giám sát của Ban

Lãnh đạo Viện 2.

Viện 2 chưa có bộ phận chuyên biệt và không có công cụ phân tích những rủi ro

tiềm tàng cũng như không ước tính chi phí phải mất nếu rủi ro xảy ra.

Làm theo lề lối cũ, khi có những sai sót thì giải quyết nội bộ, không đưa ra trong

cuộc họp.

Sau khi được tập huấn về cách sử dụng phần mềm trong quản lý tiền lương nhưng

do khả năng sử dụng vi tính hạn chế, không thể truyền đạt cho cấp dưới cũng như cho

nhân viên kế thừa.

Thủ tục thực hiện gói thầu phức tạp nhưng giá trị gói thầu nhỏ (từ 100.000.000đ

đến 200.000.000đ). Các công ty không tham gia mua hồ sơ thầu ảnh hưởng đến việc tổ

chức đấu thầu.

Kiểm soát phiếu nhập xuất kho còn lỏng lẻo, chưa quan tâm.

Cách tổ chức truyền thông những thông tin về các văn bản còn hạn chế.

Kiến thức về kế toán của kế toán đề tài còn nhiều hạn chế, không có nghiệp vụ

chuyên môn. Chủ nhiệm muốn tiết kiệm kinh phí cho nên yêu cầu cán bộ nghiên cứu

kiêm luôn kế toán đề tài.

Viện chưa quy định thời gian nộp hồ sơ thanh toán kể từ khi nghiệp vụ phát sinh.

Phân công trách nhiệm kiểm soát chứng từ đề tài chưa ban hành bằng văn bản.

Viện 2 giao cho các Trung tâm tự quản lý nguồn thu và Viện 2 cũng không đưa ra

biện pháp quản lý cũng như bộ phận kiểm toán nội bộ chưa kiểm soát chặt chẽ chi tiết

Viện 2 chưa có thiết kế cách truyền đạt những thông tin về tài chính, tiến độ thực hiện đề

tài, thanh toán qua mạng.

phần sản xuất, dịch vụ.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Chương 2 đã trình bày thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI và

đánh giá ưu điểm, nhược điểm của đơn vị từ bảng câu hỏi khảo sát, quan sát công việc

hằng ngày của Viện 2.

Nhìn chung, Viện 2 đã ban hành nhiều quy chế , quy định nhằm tạo ra môi trường

hoạt độ ng tốt hơn , hoàn thiện hơn . Ưu tiên đào tạo những cán bộ nghiên cứu , tạo nên

nguồn nhân lực nghiên cứ u viên mạnh mẽ cho Viện 2 để nâng cao năng lực đội ngũ

nghiên cứu khoa học và cũng là nguồn nhân lực đem lại nguồn thu cho đơn vị từ các đề

tài đấu thầu, chuyển giao công nghệ, sản xuất thực nghiệm, áp dụng kỹ thuật chuyên

môn trong hoạt động nuôi trồng thủy sản, kỹ năng trong phân tích mẫu. Tuy nhiên, hệ

thống kiểm soát nội bộ của Viện 2 cũng còn một số nhược điểm đối với tuyển dụng nhân

sự; đào tạo nhân lực; quản lý đề tài; Viện cũng chưa quan tâm nhiều đến việc quản lý và

điều phối nguồn thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh; trong lĩnh vực truyền đạt thông

tin tiến độ thực hiện đề tài và chi đề tài cho các cá nhân có liên quan…

Từ những nhược điểm trong kiểm soát nội bộ của Viện 2, trong chương 3, tác giả

đưa ra một số giải pháp hoàn thiện những điểm yếu hiện tại của hệ thống kiểm soát nội

bộ.

CHƯƠNG 3

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VIỆN

NGHIÊN CỨU NUÔI TRỒNG THUỶ SẢN 2

3.1. Quan điểm hoàn thiện

Qua việc đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị sự nghiệp có

thu Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 đã được trình bày ở chương 2, tác giả đưa

ra một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên cơ sở sau:

• Phù hợp với quy định kiểm soát nội bộ theo lý thuyết của INTOSAI GOV 9100

với năm yếu tố:

Mội trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Giám sát

• Phù hợp với quan điểm của tổ chức, tính chất hoạt động và các quy chế của Viện

Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2.

• Đảm bảo sự cân đối giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra.

• Dựa vào các văn bản pháp luật của Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển

Nông thôn.

• Dựa vào những nhược điểm hiện nay của đơn vị theo đánh giá thực trạng trong

chương 2.

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng

Thủy Sản 2

3.2.1 Môi trường kiểm soát

• Tính chính trực và giá trị đạo đức

Việc ban hành các định mức , quy định, quy chế rõ ràng , dễ hiểu và nêu lên được

mục tiêu, mong muốn của đơn vị đối với nhân viên . Và bên cạnh đó, ban lãnh đạo thực

hiện tốt các quy định, quy chế để làm gương sáng cho nhân viên là điều không thể thiếu

trong việc làm cho môi trường kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu hơn và cũng là cơ sở để

đánh giá đạo đức, hành vi, thái độ và năng lực của nhân viên.

Do đó, bên cạnh các quy định, quy chế thi đua khen thưởng, Viện 2 nên đưa ra

các quy định xử phạt bằng văn bản đối với các trường hợp vi phạm nội quy, quy chế của

cơ quan. Các hình thức xử phạt phải quy định chi tiết mức độ xử phạt cụ thể tránh trường

hợp chung chung.

Trong nội quy cơ quan yêu cầu rất rõ cán bộ công nhân viên đi làm đúng 7 giờ 30

phút. Nhưng nhiều cán bộ còn đi làm trễ. Tác giả đưa ra giải pháp sau: tại mỗi cơ quan

trực thuộc viện 2 và tại trụ sở Viện 2 đặt máy chấm công bằng vân tay. Khi vào và ra cơ

quan các nhân viên đều phải lăn tay và đồng thời bảo vệ không cho ra cổng nếu chưa lăn

tay đi ra, để tránh trường hợp cán bộ lăn tay đi vào đúng giờ cho có hình thức và sau đó

đi ra ngoài làm việc riêng. Cuối tháng, phòng nhân sự căn cứ vào bảng chấm công để

tính lương và tiền phụ cấp cơm trưa. Nếu ai đi trễ thì trừ tiền cơm trưa của ngày đi làm

trễ. Ngày nào không đi làm thì trừ tiền lương của ngày đó.

Trong quy chế thi đua khen thưởng ghi rất rõ các chi tiết về khen thưởng để nhân

viên có cơ sở tự đánh giá mình. Nhưng trong việc xét các hình thức khen thưởng như là

bằng khen Viện trưởng; chiến sĩ thi đua thì sau khi hội đồng đánh giá thi đua khen

thưởng, lãnh đạo đơn vị cần phải công bố lí do tại sao cán bộ A không được bằng khen

để cán bộ A phấn đấu trong năm tiếp theo. Tránh trường hợp cho rằng: việc đánh giá

khen thưởng mang tính cảm tính; nhiều cán bộ không biết lý do tại sao, cảm thấy bức

xúc không hài lòng khi so sánh những gì mình làm được so với cán bộ được bằng khen.

Để hạn chế việc thạc sĩ, tiến sĩ sau khi được đào tạo từ nước ngoài theo các nguồn

học bổng khác nhau không muốn trở về Viện 2 làm việc hoặc làm việc trong một thời

gian ngắn rồi chuyển sang đơn vị khác làm. Và cũng giảm bớt rủi ro thất thoát về tài

chính của Viện 2 đã chi trả trong suốt thời gian được đào tạo ở nước ngoài. Tác giả đưa

ra biện pháp chế tài nhằm hoàn thiện quy chế quản lý cán bộ, viên chức đi đào tạo sau

đại học như sau:

 Thời gian về làm việc ở Viện 2 sau khi được đào tạo đối với thạc sỹ là năm

năm và tiến sỹ là bảy năm.

 Chuyển việc chi trả 60% tiền lương vào tài khoản cá nhân của cán bộ đi học

sang tài khoản tạm giữ của Viện 2 và nộp tiền tạm ứng trước khi đi đào tạo

tương đương với số tiền mà Viện 2 chi trả (tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn) trong suốt thời gian đi học. Số

tiền đó Viện 2 không được dùng vào việc khác ngoài việc chi trả lại tiền tạm

ứng, tiền lương và lãi cho người được đi đào tạo ở nước ngoài. (Lãi được tính

sau khi được đào tạo và trở lại Viện 2).

 Sau khi cán bộ đi học về, Viện 2 sẽ trả lại tiền cho cán bộ tương ứng theo từng

năm mà cán bộ phục vụ cho Viện 2. Công thức tính là:

Số tiền thực nhận hàng năm = [(số tiền lương còn lại và tiền tạm ứng còn lại) / số

năm còn lại] + {[(số tiền lương còn lại và tiền tạm ứng còn lại) / số năm còn lại] x lãi

suất kỳ hạn 1 năm theo ngân hàng}.

Ngoài ra, trong quy chế đào tạo, Viện 2 cần ghi rõ: thời gian mà nhân viên cống

hiến cho Viện 2 là ít nhất là hai năm và tham gia tối thiểu một đề tài. Thì sẽ được Viện 2

đưa vào danh sách xét duyệt đi học thạc sĩ nước ngoài. Để tránh trường hợp nhiều cán bộ

làm lâu năm có tâm tư nguyện vọng xin học bổng đi học nhưng không được, trong khi đó

có những cán bộ vào làm việc tại Viện 2 chưa tròn 01 năm và thời gian tham gia đề tài

không nhiều đã được cử đi học. Đưa ra quy định này sẽ tạo tâm lý ổn định cho nhân viên

yên tâm làm việc, tập trung vào công việc nhiều hơn. Mặt khác, đối với nhân viên mới

vào thì nhìn thấy được định hướng trước mắt sẽ cố gắng phấn đấu.

• Cam kết năng lực và chính sách nhân sự

 Cam kết năng lực

Để đảm bảo việc thi tuyển viên chức một cách công bằng và hiệu quả thì Viện 2

tuân theo chính sách tuyển chọn nhân viên mà Viện 2 đã đưa ra, đồng thời hội đồng ra đề

thi và chấm thi là những người ngoài Viện 2.

Mặc khác để thu hút được những sinh viên tốt nghiệp đại học loại giỏi nộp đơn

vào Viện 2 thi tuyển thì ngoài việc các quy định tuyển sinh, Viện 2 nên đề cập đến:

 Vấn đề đào tạo lên thạc sĩ nước ngoài trong quy chế đào tạo của Viện 2 để

những sinh viên giỏi có ý chí vươn lên trong công việc cũng như trong học tập

nộp đơn vào thi tuyển.

 Đưa ra mức lương theo quy định của Nhà nước và chi tăng thêm thu nhập theo

quy chế chi tiêu nội bộ.

Đối với cán bộ của bộ phận quản lý mạng, tiền lương và nhân sự thì về lâu dài,

Viện 2 không nên dùng cán bộ từ bảo vệ cho đi đào tạo trung cấp rồi đại học. Viện 2 nên

có kế hoạch tuyển dụng nhân viên có chuyên ngành. Vì:

 Tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đào tạo ban đầu;

 Cán bộ được đào tạo suốt trong quá trình đại học sẽ có kiến thức về nhân sự

lao động tiền lương, tin học và đặc biệt là khả năng sử dụng vi tính về excel,

word của nhân viên lao động tiền lương cũng thành thạo hơn những cán bộ

chưa có kinh nghiệm sử dụng vi tính bao giờ.

Để tiết kiệm nguồn kinh phí khoán chi của đề tài dự án và tăng tiền khen thưởng,

khích lệ cho các thành viên tham gia đề tài theo thông tư 93/2006 của Bộ khoa học công

nghệ và Bộ Tài chính thì Viện 2 nói chung và các chủ nhiệm đề tài nói riêng nên có sử

dụng năng lực sẵn có của Viện 2.

Quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ khi tuyển kế toán đề tài cho dự án, đề tài. Như là:

 Kế toán đề tài tối thiểu phải có giấy chứng nhận tham gia các khóa học về kế

toán hoặc có bằng trung cấp kế toán. Vì mỗi người sẽ chuyên về một lĩnh vực

cụ thể, nếu cán bộ khoa học kiêm nhiệm kế toán đề tài thì sẽ ảnh hưởng đến

tiến độ thanh toán. Bên cạnh đó để tiết kiệm chi phí thì mỗi kế toán đề tài sẽ

đảm nhiệm từ 02 đến 03 đề tài, tùy thuộc vào kinh phí và mức độ của công

việc.

 Các kế toán đề tài phải thường xuyên tham dự các buổi họp mặt kế toán của

Viện 2 để đưa ra vấn đề còn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện cũng như

thanh toán.

Mặt khác, với công nghệ thông tin ngày càng phát triển, đơn vị tiếp tục duy trì và

có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao kiến thức cho cán bộ tin học nhằm trang bị những kỹ

năng cần thiết phục công tác chuyên môn, đặc biệt giúp ban lãnh đạo có thể tiếp cận

thông tin kế toán để phục vụ công tác quản trị một cách nhanh chóng.

Tiếp tục duy trì và nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm trong

nuôi, trồng và cá c dịch vụ trong lĩnh vực nông nghiệp để tạo ra sản phẩm tốt, có chất

lượng phục vụ nông dân cũng như Viện 2 có cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp, công

ty tư nhân.

Cần phải có cán bộ có chuyên môn sâu về kinh tế và quản lý trong hoạt độ ng sản

xuất, nhằm đẩy mạnh việc nghiên cứu thị trường thức ăn để sản xuất sản phẩm có chất

lượng tốt cho cá nước ngọt (cá tra, cá basa, cá trê, cá lóc, cá cảnh…), tôm (tôm sú, tôm

thẻ chân trắng , tôm càng xanh… ) và tìm hiểu các doanh nghiệp đang cần gì trong sản

phẩm nghiên cứu của Viện 2 để tăng cường hợp tác với doanh nghiệp trong sản xuất con

giống, thức ăn.

Sản xuất sản phẩm có chất lượng tốt để tạo được uy tín sản phẩm trên thị trường .

 Chính sách nhân sự

Viện 2 nên phổ biến văn bản quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự

cho từng vị trí chủ chốt đến tất cả các nhân viên. Vì đó là điều tốt giúp cho những nhân

viên có nguyện vọng phấn đấu đi lên trong sự nghiệp biết được những tiêu chuẩn kiến

thức mà Viện 2 yêu cầu để cố gắng phấn đấu.

Viện 2 nên bố trí nhân sự đúng người đúng vị trí và đặc biệt là vị trí lãnh đạo

(Trưởng, phó phòng). Vì lãnh đạo có chuyên môn sẽ am hiểu những vấn đề mình đang

quản lý, sẽ tư vấn cho lãnh đạo về lĩnh vực chuyên môn mà họ đang quản lý. Ngoài ra,

nhân viên cấp dưới sẽ không giám qua mặt họ. Từ đó, sẽ làm cho hệ thống kiểm soát nội

bộ càng thêm hữu hiệu.

Để tăng thêm kinh nghiệm cho mỗi nhân viên cũng như đảm bảo quyền lợi nghỉ

phép của cá nhân thì Viện 2 nên có chính sách luân chuyển cán bộ trong phòng, mọi

người trong phòng hiểu được công việc của nhau hơn và giúp đỡ nhau khi cần thiết.

• Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Việc quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu là rất quan trọng nhưng cũng không nên

xem nhẹ về lĩnh vực tài chính. Vì theo cơ chế tự chủ tự chịu trách nhiệm thì nguồn thu

do ngân sách cấp chi thường xuyên có giới hạn. Vì vậy, Về mặt tài chính của toàn Viện

thì lãnh đạo Viện cần phải quan tâm nhiều, như là:

Nguồn thu từ kinh phí thường xuyên: Hàng năm, Viện 2 cũng như các Trung tâm

nên xem lại định mức chi tiêu văn phòng phẩm, vật dụng, phụ cấp đi công tác, điện thoại,

điện, nước, xăng dầu và chi khác có phù hợp với số tiền trong dự toán mà Viện đang có

sau khi đã trừ tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

và bảo hiểm thất nghiệp. Từ đó Viện, Trung tâm đưa ra định mức phù hợp cho từng bộ

phận phòng ban. Đồng thời, lãnh đạo cũng có kế hoạch cho các chuyến đi công tác. Vậy,

việc hoàn thiện lại các định mức chi cho phù hợp với tình hình tài chính hiện tại là rất

cần thiết trong việc giảm chi những khoản gây lãng phí.

Nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ và khác của toàn Viện 2 thì

trước đây Viện 2 chưa có chính sách đầu tư và điều phối nguồn thu. Cũng như kiểm toán

nội bộ ở mảng này cũng không được quan tâm. Để kiểm soát được mảng này và điều

phối nguồn thu của toàn Viện cũng như bỏ tư tưởng, lề lối cũ, lợi ích nhóm thì lãnh đạo

Viện 2 cần phải có triết lý quản lý và chính sách điều hành cẩn trọng để đem lại lợi ích

cho toàn Viện cũng như tăng nguồn thu nhập cho toàn thể cán bộ công nhân viên.

• Sự phân chia quyền hạn

Phân quyền và trách nhiệm cho từng nhân viên cần căn cứ vào quy trình làm việc

của từng nghiệp vụ phát sinh và các thủ tục kiểm soát trong từng nghiệ p vụ cụ thể để

đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời và để mọi người đều hiểu và biết công

việc của từng nhân viên và phản ánh sự việc đúng nơi đúng chổ.

Không nên giao trách nhiệm và quyền hạn cho một cá nhân đảm nhận m ột công

việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc , mà cần có sự tham gia của nhiều người . Nếu

trường hợp công việc đó không cần phải có nhiều người thì cần phải có biện pháp giám

sát để giảm thiểu gian lận xảy ra.

Trong từng phòng ban , khi giao việc cho một cá nhân cần chú ý đến mối quan hệ

giữa các cá nhân để bố trí công việc cho cá nhân một cách phù hợp để tránh trường hợp

rủi ro sai sót cũng như gian lận xảy ra làm ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của

đơn vị.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán, tạm ứng của các đề tài dự án được

nhanh chóng; nâng cao trách nhiệm của kế toán đề tài, kế toán Trung tâm; giảm bớt áp

lực cho bộ phận kế toán Viện 2 (bộ phận kế toán Viện 2 vừa làm kế toán vừa kiêm nhiệm

ban kiểm soát nội bộ) và nâng cao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trực

thuộc thì Viện 2 nên đẩy mạnh giao dự toán kinh phí dự án cấp Bộ và các đề tài hợp tác

quốc tế cho các Trung tâm.

3.2.2 Đánh giá rủi ro

Hiện nay việc phân tích rủi ro chỉ dừng lại khắc phục những hậu quả chứ chưa đi

sâu vào việc phân tích rủi ro tiềm tàng. Để đạt được các mục tiêu của Viện 2 đưa ra trong

hoạt động của Viện 2 thì đơn vị cần phải:

Rà sót những rủi ro từ hoạt động đấu thầu đề tài, hoạt động sản xuất.

Rà soát lại môi trường hoạt động, cơ cấu tổ chức.

Lãnh đạo từng phòng ban của Viện, Trung tâm lấy ý kiến đóng góp của nhân viên

về các quy trình hoạt động liên quan đến phần hành công việc của nhân viên đang thực

hiện. Từ đó, Lãnh đạo đánh giá được những khó khăn và hạn chế trong từng hoạt động,

nhận dạng được những kẻ hở trong từng quy trình, đánh giá được sự phối hợp của nhân

viên trong các quy trình, sự kiểm tra và giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên, giữa các

phòng ban.

3.2.3 Hoạt động kiểm soát

3.2.3.1 Kiểm soát tiền lương

Giữa bộ phận làm lương và bộ phận chuyển lương chưa có bảng thông báo thay

đổi nhân sự. Tác giả đề xuất cách giải quyết như sau:

Sau khi lãnh đạo chấp nhận đơn xin nghỉ việc thì bộ phận hành chính gửi bảng

thông báo nghỉ việc đến phòng kế toán để phòng kế toán rà soát, đối chiếu công nợ với

cá nhân xin nghỉ việc. Sau khi phòng kế toán xác nhận người nghỉ việc đã trả hết nợ của

cơ quan bằng văn bản thì phòng hành chính soạn thảo quyết định thôi việc và trình ký

ban lãnh đạo. Phòng hành chính giao quyết định thôi việc và sổ bảo hiểm cho người xin

nghỉ việc.

Đối với trường hợp thay đổi nhân sự có ảnh hưởng đến tiền lương thì photo các

chứng từ có liên quan gửi đến phòng kế toán để phòng kế toán có cơ sở để kiểm tra bảng

lương.

• Quy trình tiền lương

 Mục tiêu kiểm soát của quy trình

Cập nhật sự biến động nhân sự một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Căn cứ vào bảng chấm công tính tiền lương đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Chi trả tiền lương đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận tham gia vào quy trình nhằm giảm

thiểu sự sai sót và gian lận.

Quy trình quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và phòng ban có liên quan

đồng thời mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân. Điều này không chỉ giúp cán bộ

công nhân viên phản ánh sự việc đúng người đúng chổ mà còn giúp nhân viên mới vào

làm sẽ biết quy trình bắt đầu từ đâu, liên hệ với ai, bắt nhịp công việc nhanh.

Cập nhật thường xuyên những quy định, chính sách của nhà nước liên quan đến

người lao động và đăng tải lên trang thông tin điện tử của Viện 2 để những cá nhân

không có điều kiện gặp trực tiếp cán bộ quản lý nhân sự có thể tìm hiểu mức lương và

thực hiện đúng chế độ.

Các phòng ban phổ biến thông báo đến từng nhân viên của phòng, đồng thời các

cá nhân có liên quan đến quy trình phải tự động cập nhật vào trang thông tin điện tử của

Viện 2 để hiểu và thực hiện đúng quy trình.

Quy định rõ thời gian xử lý của từng công đoạn để tránh trường hợp đùn đẩy trách

nhiệm.

• Nội dung quy trình

 Các bộ phận tham gia quy trình tiền lương.

Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động (bộ phận sử dụng người lao động): Trực

tiếp theo dõi, quản lý người lao động. Ký đơn đề nghị của người lao động, đề xuất và gửi

đến Văn phòng Viện.

Người lao động : Người lao động làm đơn khi có yêu cầu về nghỉ phép , nghỉ

không hưởng lương , thôi việc , thai sản , ốm đau...gửi đến bộ phận trực tiếp quản lý để

được xem xét.

Văn phòng Viện (bộ phận nhân sự ; bộ phận tính lương ): làm thủ tục tuyển dụng

nhân sự, soạn thảo hợp đồng lao động và trình ký Phó Viện Trưởng phụ trách nội chính .

Phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động ; theo dõi quản lý nhân sự về tuyển

dụng, luân chuyển cán bộ , sa thải; ghi nhận, tính lương và các khoản thu nhập cho người

lao động và chuyển bảng lương đến bộ phận kế toán.

Phòng kế toán (bộ phận trả lương ): Kế toán làm thủ tục chuyển lương cho người

lao động.

 Thành phần hồ sơ

Bảng chấm công

Bảng thông báo thay đổi nhân sự nếu có (Giấy bổ nhiệm, điều chuyển, tuyển

dụng, giấy xin nghỉ phép.)

Bảng tính tiền lương.

Hợp đồng lao động: Ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong hợp đồng theo quy định của nhà

nước.

Danh sách tiền lương: Ghi rõ tên đề tài; tháng; họ và tên; số tài khoản; tên ngân

hàng; số tháng dược hưởng tiền công; số tiền công một tháng; tổng cộng.

 Thời gian xử lý hồ sơ

Từ ngày 01 đến ngày 03, cán bộ tính lương gửi bảng lương và photo các chứng từ

có liên quan đến sự biến đổi nhân sự trong tháng đến bộ phận kế toán.

Thời gian bộ phận kế toán kiểm tra, trình ký và chuyển lương: 02 ngày.

 Lưu đồ tiền lương

Bộ phận TCHC

Bộ phận kế toán

Ban lãnh đạo

Người lao động

Bộ phận quản lý người lao động

Bắt đầu

Xét đơn đề nghị

Giải quyết đơn đề nghị

Kiểm tra bảng lương

Duyệt bảng lương, giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi

Lập đơn đề nghị

Đơn đề nghị đã được xét

Bảng lương đã được kiểm tra

Đơn đề nghị

Tổng hợp chấm công

Chấm công

Bảng lương, giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi đã được duyệt

Bảng chấm công

Bảng tổng hợp ngày công

Lập giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi

Tính lương

Kế toán kho bạc, ngân hàng

Giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi đã được lập

Bảng lương

Lưu đồ 3.1: Lưu đồ tiền lương

3.2.3.2 Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài

Nhiều chủ nhiệm cho rằng việc tìm kiếm khách hàng mới gặp nhiều khó khăn vì

do người bán yêu cầu trả tiền ngay. Để giải quyết vấn đề này tác giả đưa ra giải pháp như

sau: Đầu năm, các chủ nhiệm và kế toán đề tài lên kế hoạch mua nguyên vật liệu, con

giống vào tháng nào và tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp có uy tín. Soạn thảo hợp đồng,

trong hợp đồng có phần tạm ứng tiền trả cho người bán trước khi nhận hàng và thanh

toán phần còn lại sau khi nhận hàng. Mặc khác, Viện 2 ra quy định thời hạn gửi hồ sơ

thanh toán kể từ ngày chứng từ phát sinh để tránh trường hợp nhiều đề tài bị người bán

đòi nợ mới làm thanh toán, chuyển trả tiền cho người bán không kịp rồi đổ lỗi do phòng

kế toán và Kho bạc chuyển tiền chậm. (Hiện nay Viện đã quy định thời gian thanh toán

là 02 ngày và hệ thống chuyển khoản bằng Tabmis của Kho bạc nhanh rất nhiều so với

lúc chưa có hệ thống Tabmis) Việc bổ sung người bán vào danh sách nhà cung cấp tạo

điều kiện thuận lợi cho chủ nhiệm đề tài vì chủ nhiệm có nhiều sự lựa chọn khi so sánh

giá cả, chất lượng mặt hàng.

Đối với các gói thầu tiến hành đấu thầu thì Viện 2 nên giao cho bộ phận kế hoạch

chịu trách nhiệm. Đầu năm bộ phận này cùng với chủ nhiệm xem xét đề cương và dự

toán đề tài để xem các mặt hàng nào cần phải đấu thầu. Từ đó, bộ phận kế hoạch tiến

hành những thủ stục cần thiết để tổ chức đấu thầu. Tập trung tại một bộ phận, thì bộ phận

này có nhiều gói thầu mua sắm nguyên vật liệu vào một thời gian gần nhau. Khi đăng

báo, sẽ có nhiều cơ hội trong việc lựa chọn nhà cung cấp vì số tiền của nhiều gói thầu sẽ

lớn, sẽ có nhiều người bán tham gia đấu thầu. Làm được điều này, sẽ làm cho các chủ

nhiệm cũng như thành viên đề tài có thời gian nghiên cứu. Đồng thời ngăn chặn hoặc

giảm thiểu gian lận xảy ra.

Để tránh trường hợp làm qua loa đối phó, nguyên vật liệu bị hư hỏng thì tại mỗi

Trung tâm nên có một kho chứa hàng, có người của Trung tâm quản lý và đồng thời sổ

xuất nhập kho phải có đánh số thứ tự để giảm bớt gian lận xảy ra như là hàng hóa không

có mua nhưng vẫn nhập sổ theo dõi, hoặc nhập xuất số lượng nhiều nhưng thực tế mua ít

hơn.

Việc kiểm tra chứng từ của một số nội dung mà kế toán hay quên hay bỏ sót.

Ngoài chứng từ giấy đề nghị thanh toán và bảng kê chi tiền bắt buộc phải có. Tác giả

thiết kế mẫu kiểm soát nhằm hạn chế sự thiếu sót những chứng từ cần thiết.

Kiểm soát bộ chứng từ viết chuyên đề

Có Không

Nội dung Ghi chú những sai sót

có

Hợp đồng

Thanh lý hợp đồng

Danh sách tiền công viết chuyên đề (02 bản)

Cuốn chuyên đề

Bằng cấp của người viết chuyên đề

Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu

chuyên đề

Danh sách hội đồng nghiệm thu

Bài phản biện

Phiếu nhận xét

Phiếu đánh giá của hội đồng

Bảng 3.1: Kiểm soát bộ chứng từ viết chuyên đề

Kiểm soát bộ chứng từ công tác phí

Nội dung Có Không Ghi chú những sai sót

có

Công lệnh

Hóa đơn tiền thuê chổ ngủ (nếu có)

Nếu thuê xe

Hợp đồng

Thanh lý hợp đồng

Hóa đơn

Nếu đi máy bay

Quyết định

Hóa đơn

Vé điện tử

Thẻ lên máy bay

Nếu thuê ghe

Hợp đồng

Thanh lý hợp đồng

Giấy biên nhận tiền

Nếu đi xe cơ quan

Hóa đơn xăng, dầu

Phí cầu đường

Phiếu thu khấu hao xe

Nếu đi bằng phương tiện khác

Vé xe, tàu

Biên nhận tiền xe ôm (nếu đi xe

honda ôm)

Bảng 3.2: Kiểm soát bộ chứng từ công tác phí

Kiểm soát bộ chứng từ nguyên vật liệu

Có Không

Nội dung Ghi chú những sai sót

Hóa đơn (nếu dưới 10.000.000 đồng)

Nếu hàng hóa mua từ 10.000.000 đồng đến dưới

20.000.000 đồng

03 bảng báo giá

Hợp đồng

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp

đồng

Hóa đơn

Biên bản giao nhận hàng

Nếu mua nguyên vật liệu trên 20.000.000 đồng và dưới

100.000.000 đồng thì bổ sung thêm

Tờ trình

Quyết định chỉ định thầu

Bảng 3.3: Kiểm soát bộ chứng từ nguyên vật liệu

Kiểm soát bộ chứng từ phân tích mẫu

Có Không

Nội dung Ghi chú những sai sót

có

Biên bản giao mẫu

Kết quả phân tích mẫu

Biên bản trả kết quả mẫu

Photo bằng cấp (cá nhân)

Hóa đơn

(*)Nếu phân tích mẫu từ 10.000.000 đồng đến dưới

20.000.000 đồng thì bổ sung thêm

03 bảng báo giá

Hợp đồng

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp

đồng

Nếu phân tích mẫu trên 20.000.000 đồng và dưới

100.000.000 đồng thì bổ sung tiếp phần (*)

Tờ trình

Quyết định chỉ định thầu

Bảng 3.4: Kiểm soát bộ chứng từ phân tích mẫu

Viện 2 gửi các văn bản pháp luật nhà nước cho các chủ nhiệm và kế toán Trung

tâm nhưng hầu như các chủ nhiệm không quan tâm và nhân viên thực hiện đề tài cũng

không biết. Vì vậy, Viện 2 nên phổ biến chi tiết về tiết kiệm chi trong Thông tư

93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 10/04/2006 đến toàn thể nhân viên. Đồng thời Viện

cũng có chính sách để khuyến khích các chủ nhiệm sử dụng lao động của Viện có sẵn vì

một mặt sẽ tiết kiệm được kinh phí của đề tài và mặt khác tăng thu nhập cho cán bộ công

nhân viên.

Nhằm giảm bớt áp lực về khối lượng công việc cho kế toán, tránh trường hợp

chứng từ để dồn vào cuối năm ; kế toán có đủ thời gian để kiểm soát tính hợp lệ, hợp

pháp trên chứng từ, kiểm tra nội dung thanh toán so với đề cương và chứng từ có phù

hợp với tiến độ thực hiện đề tài. Viện 2 nên quy định thời hạn gửi hồ sơ thanh toán cho

bộ phận kế toán kể từ khi nghiệp vụ phát sinh là trong vòng 15 ngày. Trong trường hợp

chứng từ của đề tài sắp đến ngày kết thúc thì chứng từ phải gửi trước 05 ngày làm việc

kể từ ngày kết thúc đề tài.

Trong thanh toán đề tài còn gặp nhiều bất cập như trong phần hạn chế về thanh

toán đã đề cập trong chương 2. Tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán

như sau:

• Xác định mục tiêu kiểm soát của quy trình thanh toán.

Giao hồ sơ đúng nơi quy định.

Trong quy trình thanh toán ghi rõ trình tự, thứ tự chứng từ phát sinh trong hồ sơ

tạm ứng, hồ sơ thanh toán để người thanh toán biết cách tập hợp chứng từ.

Cần phải cập nhật thường xuyên những thay đổi về mẫu biểu (thanh toán bằng

tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản, tạm ứng, bảng kê chứng từ thanh toán, công

lệnh) và các quy định của nhà nước bằng văn bản để tất cả cán bộ công nhân viên của

Viện 2 đều biết.

Chuyển khoản nhanh chóng và chính xác.

Quy định trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình thanh toán .

• Nội dung quy trình

 Cơ sở pháp lý

- Cập nhật thường xuyên các chính sách Nhà nước.

- Quy chế chi tiêu nội bộ.

 Thành phần hồ sơ (cập nhật thường xuyên)

TT Chứng từ

1 Quy định chung

Giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị tạm ứng

Bảng kê đề nghị thanh toán

2 Công lao động

1. Hợp đồng lao động

2. Bảng chấm công bằng tay: ghi rõ tên đề tài (nếu có), người chấm công,

chủ nhiệm đề tài, dự án (nếu có), trưởng bộ phận, lãnh đạo Trung tâm và

đóng dấu.

3. Danh sách tiền công lao động: Nội dung trong danh sách ghi rõ tên đề

tài, tiền công tháng nào, tên người lao động, số tiền/tháng, số tháng, tổng

tiền/cá nhân, số tài khoản, tên ngân hàng, tổng số tiền bằng số, bằng chữ,

người lập bảng, chủ nhiệm đề tài, Lãnh đạo duyệt.

3 Hợp đồng phân tích mẫu, chuyên đề, mua nguyên vật liệu (Đối với

hạng mục trong dự toán dưới 100 triệu đồng)

Quy định chung (ghi theo thứ tự)

- Đối với hợp đồng từ 20.000.000đ trở lên : 03 phiếu báo giá , tờ trình của

chủ nhiệm đề tài có chữ ký của Giám đốc trung tâm, quyết định chỉ định

thầu, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, hóa

đơn và thanh lý hợp đồng.

- Đối với hợp đồng từ 10.000.000đ đến dưới 20.000.000đ: 01 phiếu báo

giá, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và

thanh lý hợp đồng.

Tùy trường hợp sau mà cần phải có thêm chứng từ sau:

- Hợp đồng phân tích mẫu: Biên bản giao mẫu; kết quả phân tích mẫu;

biên bản trả kết quả mẫu; photo bằng cấp của cá nhân phân tích mẫu (nếu

thuê cá nhân phân tích.)

- Hợp đồng viết chuyên đề: Cuốn chuyên đề có chữ ký của người viết,

chủ nhiệm đề tài, phòng quản lý khoa học, lãnh đạo và giáp lai; danh sách

hội đồng nghiệm thu chuyên đề; photo bằng cấp của người viết chuyên

đề.

4 Hợp đồng mua nguyên vật liệu có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên

- Quyết định chỉ định thầu Công ty tư vấn đấu thầu

- Biên bản thương thảo hợp đồng với công ty tư vấn đấu thầu

- Hợp đồng với công ty tư vấn đấu thầu

- Quyết định thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu

- Quyết định thành lập tổ thẩm định hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề

xuất.

- Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt thông số kỹ thuật và dự toán

gói thầu.

- Quyết định phê duyệt thông số kỹ thuật và dự toán gói thầu.

- Xây dựng hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.

- Báo cáo thẩm định của tổ chuyên gia về hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn

đánh giá hồ sơ đề xuất

- Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn

đánh giá hồ sơ đề xuất.

- Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề

xuất

- Biên bản giao nhận hồ sơ yêu cầu.

- Công văn đăng thông báo mời thầu.

- Bán hồ sơ mời thầu (Thủ tục bán hồ sơ)

- Nhận hồ sơ đề xuất (Thủ tục nhận hồ sơ, biên bản giao nhận, biên bản

đóng thầu.)

- Đánh giá hồ sơ dự thầu (mở thầu, xét thầu, báo cáo kết quả chấm thầu.)

- Biên bản giao nhận kết quả báo cáo chấm thầu

- Báo cáo thẩm định của tổ chuyên gia về kết quả chấm thầu.

- Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt kết quả đấu thầu.

- Quyết định phê duyệt xếp hạng nhà thầu.

- Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.

- Biên bản nghiệm thu hợp đồng với công ty tư vấn.

- Thủ tục thanh toán cho công ty tư vấn ( bảng xác định khối lượng, công

văn đề nghị)

- Công văn thông báo kết quả đấu thầu.

- Biên bản thương thảo hợp đồng.

- Hợp đồng thực hiện gói thầu.

- Chủ nhiệm đề tài theo dõi thực hiện và thủ tục nghiệm thu hợp đồng.

- Giám định chất lượng (nếu cần).

- Hoàn chỉnh và đóng hồ sơ của dự án.

5 Hội đồng xét duyệt đề cương, nghiệm thu

Quyết định thành lập hội đồng, danh sách hội đồng, bài nhận xét, bài phản

biện, phiếu đánh giá, phiếu nhận xét

6 Đi công tác

- Giấy cử đi công tác

- Công lệnh ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên công lệnh

- Nếu đi xe cơ quan: Trên giấy đề nghị thanh toán ghi rõ số km và định

mức xăng trên 1 km, hóa đơn xăng xe, phí cầu đường, gửi xe, khấu hao

xe, rửa xe và vá xe

- Nếu thuê xe: Hợp đồng thuê xe ghi rõ đoạn đường đi, đơn giá trên 1 km,

thời gian đi; thanh lý hợp đồng làm rõ đoạn đường đi, số ki-lô-met, đơn

giá, thành tiền và hóa đơn.

- Đi máy bay: hóa đơn, vé điện tử của hãng hàng không, thẻ lên máy bay,

quyết định cử đi công tác, thư mời.

- Khác: vé tàu, xe; hợp đồng và thanh lý hợp đồng thuê ghe; giấy biên

nhận nhận tiền báo xe ôm (giá trị nhỏ).

- Hóa đơn khách sạn (nếu có).

Ghi chú: Giấy biên nhận cho các khoản chi có giá trị nhỏ hơn 200.000đ,

không được xé nhỏ các khoản chi để làm giấy biên nhận.

7 Hội thảo

Thư mời, chương trình hội thảo, danh sách cá nhân và đơn vị tham dự hội

thảo (có ký tên của từng cá nhân tham dự ), bài báo cáo tham luận hội

thảo, giấy đi đường của người tham dự hội thảo (các đối tượng thuộc cơ

quan nhà nước), hóa đơn (khách sạn, xăng xe đưa rước, photo, văn phòng

phẩm, thuê hội trường, máy móc thiết bị phục vụ hội thảo (nếu có))

Bảng 3.5: Thành phần hồ sơ

Ghi chú:

Hóa đơn tài chính: Trường hợp mua bán lẻ hàng hóa có giá trị dưới 200.000đ mà

người bán không có hóa đơn giá trị gia tăng thì người mua phải lập bảng kê mua hàng.

 Mẫu biểu: Cập nhật thường xuyên mẫu biểu theo quy định của Nhà nước.

 Nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

Cơ quan cần phân công, chia rõ nhiệm vụ trách nhiệm của người phụ trách từng

nguồn kinh phí để người có nhu cầu thanh toán gửi hồ sơ thanh toán đúng nơi, đúng

người. Tránh trường hợp hồ sơ bị thất lạc.

Trung tâm

Chi đề tài do Trung tâm quản lý thì kế toán trung tâm tiếp nhận và làm thanh toán

cho người hưởng thụ

Chứng từ đề tài thuộc trụ sở Viện 2 quản lý thì kế toán đề tài gửi hồ sơ thanh toán

đến kế toán trung tâm; kế toán trung tâm xem, xử lý hồ sơ và chuyển tiếp đến kế toán

Viện 2.

Trụ sở chính của Viện 2

Hồ sơ dự án đề tài thuộc cấp Bộ, Tổng Cục, Bộ khoa học công nghệ và các đơn vị

khác trong nước; giấy đề nghị tạm ứng thì hồ sơ gửi đến bộ phận kế toán các nguồn kinh

phí. Trong bộ phận ghi rõ họ tên người tiếp nhận hồ sơ thanh toán, tạm ứng.

 Thời gian gửi và xử lý hồ sơ

Quy định thời gian thực hiện kiểm soát đối với chứng từ tiền mặt.

Quy định thời gian thực hiện kiểm soát chứng từ chuyển khoản.

Quy định thời gian người thanh toán gửi chứng từ thanh toán kể từ khi nghiệp vụ

 Số lượng hồ sơ

kinh tế phát sinh.

Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, quyết định chỉ định thầu, danh sách tiền công lao

động: 2 bộ

Các chứng từ còn lại: 01 bộ.

 Quy trình xử lý công việc

Trách

Trình tự thực hiện và kiểm soát nhiệm Bước thực hiện

1 Tập hợp hồ sơ

- Người có nhu cầu thanh toán tập hợp đầy đủ chứng từ

cần thanh toán. Người

- Điền đầy đủ thông tin trên chứng từ thanh toán. thanh toán,

chủ nhiệm - Rà soát lại hồ sơ chi theo quy định của Nhà nước và theo

đề tài và quy chế chi tiêu nội bộ. Nếu là đề tài cần phải xem thêm

phụ trách thuyết minh đề cương.

bộ phận, - Chuyển hồ sơ đến chủ nhiệm đề tài (nếu đề tài), phụ trách

thủ trưởng bộ phận, phụ trách Trung tâm của người làm thanh toán để

trung tâm. xem xét và ký duyệt.

- Sau khi hoàn tất các thủ tục, người có nhu cầu thanh toán

chuyển hồ sơ đến bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ theo quy

định nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

Kế toán kiểm tra hồ sơ 2

- Kế toán của từng bộ phận kiểm tra tính hợp pháp, tính

tuân thủ và hợp lý của chứng từ và đối chiếu dự toán có liên

quan đến kinh phí mà kế toán đang kiểm chứng từ.

- Nếu chứng từ không đúng thì để vào khay trả lại hồ sơ. Bộ phận kế

toán kinh - Nếu chứng từ đúng thì kế toán của từng bộ phận ký vào

phí đề tài. chứng từ và lập giấy “Giấy rút dự toán ngân sách”, “Ủy

nhiệm chi”, “Lệnh chuyển tiền”, “Giấy rút tiền” theo mẫu

quy định của Kho bạc và chuyển hồ sơ đến Kế toán trưởng

Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt 3

Kế toán trưởng xem xét và đối chiếu với dự toán nguồn chi Kế toán để đảm bảo các khoản chi không bị vượt so với dự toán. trưởng Nếu đồng ý thì ký duyệt.

Lãnh đạo xem xét và duyệt hồ sơ 4

- Văn thư nhận chứng từ từ Kế toán trưởng và chuyển lên

Lãnh đạo phụ trách từng nguồn kinh phí (chủ tài khoản). Lãnh đạo, Lãnh đạo kiểm tra và ký duyệt. Văn thư. - Văn thư nhận lại hồ sơ từ Lãnh đạo và chuyển đến bộ

phận kế toán.

Kế toán giao dịch với Kho bạc, ngân hàng 5

- Đối với chứng từ tiền mặt sau khi đã được kế toán trưởng Kế toán

và Lãnh đạo duyệt chi thì kế toán các bộ phận chuyển cho nguồn kinh

kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt lập phiếu thu hoặc phiếu phí đề tài;

chi theo mẫu Bộ tài chính quy định. Chuyển đến Thủ quỹ. Kế toán

tiền mặt, - Đối với chứng từ rút tiền mặt, chuyển khoản qua Kho bạc,

Kế toán Ngân hàng thì chuyển đến kế toán Kho Bạc, ngân hàng. kế

giao dịch toán Kho Bạc, ngân hàng đi giao dịch với Kho bạc, ngân

với Kho hàng.

bạc, ngân  Nếu Kho bạc, Ngân hàng không chấp nhận thanh

hàng toán chứng từ chuyển khoản thì Kế toán Kho bạc,

Ngân hàng chuyển trả hồ sơ lại cho Kế toán các

nguồn kinh phí và đồng thời thông báo ngay cho

người thanh toán.

 Nếu Kho bạc, Ngân hàng chấp nhận và chuyển

khoản cho đơn vị, cá nhân thụ hưởng thì Kế toán

kinh phí căn cứ vào giấy báo nợ, giấy báo có của

Kho bạc, Ngân hàng để hạch toán vào phần mềm.

Định kỳ cuối tháng làm đối chiếu “Bảng xác nhận số

dư tài khoản tiền gửi tại Kho bạc nhà nước” và cuối

quý làm “Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách

cấp theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc nhà

nước”; “Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh

toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại Kho bạc nhà

nước”.

6 Thủ quỹ chi tiền

Căn cứ vào phiếu thu, chi đã có đầy đủ chữ ký theo quy Thủ quỹ định được ghi trên phiếu thu chi thì thực hiện việc thu chi

theo đúng số tiền đã ghi trên phiếu thu chi đồng thời đề

nghị đối tượng đến thanh toán ký nhận tiền trên phiếu chi

(hoặc phiếu thu) xác định số tiền đã nhận hoặc đã nộp vào

quỹ. Tại quỹ, thủ quỹ đếm tiền bằng máy trước mặt người

nhận tiền và người nhận tiền phải kiểm tra tiền trước khi ra

khỏi quỹ, những thiếu sót sau khi ra khỏi quỹ, thủ quỹ

không chịu trách nhiệm. Sau khi phát tiền thủ quỹ căn cứ số

tiền ghi trên phiếu thu hoặc phiếu chi vào sổ và bảo quản

các phiếu thu chi đã được thực hiện. Định kì hàng tháng

làm tồn quỹ và chuyển toàn bộ số phiếu đã thu, chi đó cho

kế toán trưởng.

3.2.3.3 Kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ

• Kiểm soát hoạt động mua hàng

Giữa người mua hàng và người nhận hàng cần phải giao cho hai người. Một người

chịu trách nhiệm đặt hàng, người còn lại chịu trách nhiệm nhận hàng . Nhằm hạn chế khả

năng cấu kết với người bán để giảm chất lượng nguyên vật liệu, nâng giá bán lên cao.

Lãnh đạo Trung tâm nên lựa chọn và lập danh sách nhà cung cấp nguyên vật liệu

phục vụ hoạt động sản xuất. Định kỳ cần phải đánh giá lại chất lượng hàng hoá , giá cả

của nhà cung cấp so với thị trường.

Cập nhật thông tin về sản phẩm cũng như chất lượng , giá cả mặt hàng của những

nhà cung cấp mới để tạo danh sách nhà cun g cấp ngày càng nhiều và từ đó chọn nhà

cung cấp có lợi cho đơn vị.

Các lãnh đạo Trung tâm nên xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung

cấp bằng văn bản. Vì việc này sẽ giúp lãnh đạo ngăn chặn tình trạng mua cấu kết với

người bán để nâng giá bán lên; nhân viên căn cứ vào tiêu chuẩn mà lãnh đạo đưa ra để

tìm kiếm những bảng báo giá phù hợp trình lên cho ban lãnh đạo xem xét.

Giấy đề nghị mua hàng phải được lập thành một cuốn sổ có đánh số thứ tự liên tục

trước khi sử dụng và giao cho một người bảo quản.

• Kiểm soát sản xuất

Đối với định mức tiêu hao nguyên vật liệu thì ban lãnh đạo cần phải hối thúc các

lãnh đạo Trung tâm xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng trường hợp.

Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu căn cứ vào sổ nhật ký theo dõi nguyên vật

liệu trước đây kết hợp với kiến thức về chuyên môn, kinh nghiệm hiện có của các nhân

viên kỹ thuật, trại trưởng và trưởng bộ môn.

Sổ nhật ký theo dõi nguyên vật liệu sử dụng trong việc s ản xuất tôm , cá giống

hoặc tôm, cá bố mẹ phải được đóng dấu giáp lai giữa hai trang và đánh số thứ tự . Sổ nhật

ký phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu : giờ, ngày, tháng, nội dung (tên thức ăn , tên thuốc, hoá

chất, vi sinh ....), số lượng, tên ao, tên hồ. Tác giả đưa ra cách ghi sổ nhật ký theo dõi như

Sổ nhật ký theo dõi nguyên vật liệu trong nuôi tôm, cá cho ao số 01.

Thức ăn

Thuốc Hóa chất Thức ăn

Thuốc Hóa chất

Nội dung Số lượng Giờ, ngày

Tổng cộng (theo tuần hoặc

tháng)

Bảng 3.6: Sổ nhật ký theo dõi nguyên vật liệu trong nuôi tôm, cá

Nhân viên kỹ thuật cần phải thường xuyên kiểm tra tình trạng ghi sổ và theo dõi

tình trạng con giống để kiểm tra nhân công chăm sóc tôm cá cho đúng liều lượng thuốc

chữa bệnh do nhân viên kỹ thuật đưa ra hay không.

• Kiểm soát hoạt động bán hàng.

Hiện nay, việc nhận mẫu, trả kết quả phân tích mẫu và thu tiền là do một người.

Tác giả đề nghị bố trí 2 người: một người chịu trách nhiệm nhận mẫu và giao kết quả

mẫu; người còn lại chịu trách nhiệm thu tiền và giao tiền cho thủ quỹ của Trung tâm.

Điều này sẽ giảm thiểu mức độ rủi ro tiềm ẩn cho nhân viên thu tiền và trang bị cho nhân

viên thu tiền máy đếm tiền có khả năng phát hiện tiền giả, két sắt để cất tiền.

Do phòng kế toán và phòng nhận trả kết quả mẫu gần nhau. Đơn vị nên bố trí

nhân viên thu tiền phân tích mẫu và thủ quỹ cùng một người.

Do khách hàng chủ yếu là nông dân nên việc trao đổi mua bán không có hợp đồng

và nhận tiền mặt. Cho nên, cần phải có biện pháp để ngăn chặn tình trạng gian lận xảy ra

như là:

 Số lượng tôm , cá giống bán ra cho khách hàng cũng phải được ghi chép rõ

ràng về số lượng, đơn giá, ngày bán và ao hồ nào được xuất bán;

 Sổ nhật ký ghi chép phải được tổng hợp và báo cáo hàng tháng cho bộ phận

giám sát;

 Kế toán dựa vào báo cáo hàng tháng để đối chiếu giữa số lượng bán ra với số

lượng sản xuất;

 Kế toán so sánh giá bán với giá thị trường.

3.2.4 Thông tin và truyền thông

Ngoài việc phổ biến trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo cấp cao được ban

hành bằng văn bản, Viện 2 nên gắn trên bảng thông báo của Viện 2, Trung tâm; tải lên

trang thông tin điện tử của Viện 2. Điều này không chỉ giúp nhân viên trong Viện 2 hiểu

trách nhiệm của ban lãnh đạo cấp cao mà còn giúp cho những cá nhân hoặc tổ chức bên

ngoài dễ dàng liên hệ với ai khi cần thiết, không cần phải gọi điện đến tổng đài hỏi thăm

xem phải gặp ai nếu muốn hỏi về vấn đề nào đó.

Hoàn thiện cá c quy trình của từng hoạt động và thông tin đến toàn thể nhân viên

như sau:

• Gắn quy trình trên bảng thông báo của Viện 2 và các Trung tâm , phòng ban trực

thuộc. Bảng thông tin đặt trước lối ra vào đến từng phòng ban;

• Gửi thông báo đến Thủ Trưởng và Kế toán của từng phòng ban , Trung tâm bằng

cách: phát chuyển nhanh ; email; giao nhận trực tiếp thì phải có sổ ký nhận ; thông

qua cuộc họp giao ban tài chính truyền tải thông tin đến những người tham dự;

• Đăng tải lên trang thông tin điện tử của Viện 2:

 Các quy trình đưa vào trong một thư mục riêng để người xem dễ dàng nhìn

thấy trên trang thông tin điện tử của Viện 2.

 Hướng dẫn cách sử dụng trang thông tin điện tử để lấy thông tin.

 Những cá nhân th am gia vào các quy trình , phải tự động đọc thông tin trên

trang thông tin điện tử của Viện 2.

Tổ chức kênh truyền thông thông tin qua hệ thống mạng từ phòng Quản lý khoa

học đến Lãnh đạo Viện 2 và phòng Kế toán những thông tin về tiến độ thực hiện của đề

tài. Phòng Kế toán căn cứ trên thông tin đó và đối chiếu trên chứng từ thanh toán gửi đến

phòng kế toán để phát hiện những gian lận, sai sót kịp thời.

Phân quyền truy cập vào hệ thống phần mềm cho những cá nhân có liên quan để

nắm được thông tin về tình hình đề tài , sản xuất và chi thường xuyên . Qua đó, Lãnh đạo

Viện 2 cũng như chủ nhiệm đề tài có thể nắm được thông tin liên quan đến phần mình

được phép truy cập. Từ đó , Thủ trưởng chỉ tổ chức những cuộc họp cần thiết để giải

quyết những tồn động , giảm được số lần họp và giảm bớt chi phí đi lại , thuê chổ ngủ và

công tác phí của những đơn vị ở xa.

3.2.5 Giám sát

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế tốt và có những con người có đủ

trình độ thực hiện nhiệm vụ mà thiếu đi sự giám sát thì hệ thống đó mất dần tính hữu

hiệu. Mặt khác, trong quá trình hoạt động của đơn vị phát sinh nhiều vấn đề như là văn

bản pháp luật của nhà nước thay đổi , quy trình nghiệp vụ không phù hợp với tình hình

hiện nay của Viện 2. Do đó cần một hệ thống giám sát để phát hiện những bất hợp lý của

đơn vị, cụ thể như sau:

• Giám sát thường xuyên : Căn cứ vào quy định , quy chế và quy trình đã thiết kế

sẵn, các nhân viên, các phòng ban phải cố gắng hoàn thành công việc của mình và

đồng thời giám sát công việc lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao . Mặt

khác, trong quá trình giám sát thường xuyên nhân viên thực hiện công việc được

giao, người quản lý sẽ phát hiện ra những điều bất hợp lý của quy trình hoặc quy

trình đó không mang lại hiệu quả cao trong kiểm soát. Từ đó có biện pháp khắc

phục kịp thời.

Xây dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập. Ban kiểm soát nội bộ thường

xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của toàn Viện 2, phát hiện những sai sót, gian lận

kịp thời để sửa chữa và tư vấn cho ban lãnh đạo đưa ra các chính sách nhằm nâng cao

hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý và điều hành đơn vị.

• Giám sát định kỳ : Ngoài việc định kỳ họp giao ban hàng tháng để đánh giá tình

hình hoạt động của đơn vị trong tháng qua . Đơn vị cần tổ chức công tác giám sát

tình hình tài chính , đề tài dự án của các đơn vị trực thuộc định kỳ nhiều lần trong

năm để phát hiện những sai sót kịp thời và có biện pháp ngăn chặn.

3.3 Một số kiến nghị

3.3.1 Kiến nghị cơ quan Nhà nước

Đối với gói thầu bắt đầu từ 100.000.000đ. Mặc dù, đơn vị có tiến hành theo quy

định như là tiến hành đăng báo bán hồ sơ thầu nhưng không có người mua. Do đó đề

nghị Nhà nước nâng mức giới hạn đấu thầu lên cho phù hợp với các thủ tục đấu thầu.

Hiện nay, với phụ cấp chủ nhiệm đề tài 1.000.0000đ/ tháng là quá thấp so với các

dự án nước ngoài. Các dự án nước ngoài phụ cấp cho chủ nhiệm đề tài rất cao từ 1.000

USD đến 1.200 USD cho một tháng, đồng thời đưa ra trách nhiệm về kết quả thực hiện

đề tài. Cho nên, Nhà nước đưa ra mức phụ cấp cao đồng thời gắn với trách nhiệm chất

lượng kết quả nghiên cứu.

3.3.2 Kiến nghị đối với Viện Nghiên cứu Nuôi trồng Thủy sản 2

• Đối với hoạt động sản xuất thì ban lãnh đạo không đi sâu vào trong nội bộ của

đơn vị nhưng phải có biện pháp quản lý và phải có sự điều phối chung nguồn thu

như là:

 Đề nghị ban kiểm toán nội của Viện 2 kiểm soát chặt chẽ phần thu chi trong

hoạt động sản xuất.

 Yêu cầu các đơn vị lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu và bộ phận có

chuyên môn kiểm định lại định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà đơn vị đã lập

ra.

 Đặt ra chỉ tiêu lợi nhuận trong năm và tỷ lệ trích nộp trích lập quỹ lên cấp trên.

 Đưa ra khen thưởng đối với những đơn vị đạt chỉ tiêu và biện pháp xử phạt đối

với đơn vị không đạt chỉ tiêu.

• Đối với hoạt động quản lý đề tài

Viện 2 nên tổ chức một bộ phận chuyên lập kinh phí dự toán đề tài dự án, mua

nguyên vật liệu cũng như chuyên về đấu thầu nguyên vật liệu, thiết bị trong đề tài. Vì bộ

phận này sẽ nắm rất rõ các văn bản pháp luật và quy định Nhà nước có liên quan đến

công việc.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Mỗi đơn vị có một hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau tùy thuộc vào mô hình

hoạt động của đơn vị, cách thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó sẽ có những nhược

điểm đặc trưng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của từng đơn vị. Từ đó, các nhà quản lý

sẽ tìm ra cách thức khác nhau để khắc phục những điểm yếu của đơn vị nhằm nâng cao

tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động kiểm soát.

Thông qua thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Viện 2 từ bảng câu hỏi kháo

sát và quan sát tình hình thực tế tại Viện 2. Trong chương 3, tác giả đề xuất một số giải

pháp hoàn thiện về môi trường kiểm soát (tính chính trực và giá trị đạo đức; nâng cao

năng lực và chính sách nhân sự; triết lý quản lý và phong cách điều hành và phân chia

quyền hạn); hoạt động kiểm soát về tiền lương, đề tài và hoạt động sản xuất, kinh doanh

và dịch vụ; thông tin và truyền thông và giám sát. Ngoài ra, trong chương 3, tác giả cũng

thiết kế mẫu biểu vể kiểm soát chứng từ và sổ nhật ký theo dõi nguyên vật liệu nhằm

khắc phục những nhược điểm, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội tại Viện Nghiên Cứu

Nuôi Trồng Thủy Sản 2 giúp cho hoạt động của đơn vị ngày càng tốt hơn.

KẾT LUẬN

Trong giai đoạn hiện nay, các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động theo nguyên tắc

tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc tổ chức hoạt động, sắp xếp bộ máy, sử dụng lao

động và các nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Do đó đòi hỏi Viện 2

nói chung và các Thủ trưởng của Viện 2 nói riêng phải phát huy mọi khả năng của mình

để cung cấp sản phẩm trong nghiên cứu nuôi trồng thủy sản, dịch vụ phân tích mẫu với

chất lượng tốt nhất cho xã hội, tăng nguồn thu của Viện 2 nhằm từng bước cải thiện đời

sống cho cán bộ công nhân viên. Để thực hiện được điều đó thì Viện 2 cần phải có một

hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.

Trong luận văn tác giả dựa trên cơ sở lý thuyết kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực

công INTOSAI để đưa ra bảng khảo sát tình hình thực hiện kiểm soát nội bộ tại Viện

Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2, đồng thời kết hợp với việc quan sát, phỏng vấn.

Qua đó tìm ra ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ của Viện 2, trong

đó tác giả có đề cập đến 02 nguồn thu chủ yếu của toàn Viện 2: trước tiên là nguồn thu từ

các đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước và từ các đơn vị khác; tiếp theo là nguồn thu từ dịch vụ

phân tích mẫu, sản xuất thức ăn và dựa trên sản phẩm nghiên cứu để tiến hành nuôi, tạo

ra con giống có chất lượng, kết hợp với doanh nghiệp để đưa sản phẩm nghiên cứu vào

trong sản xuất. Từ đó tác giả đưa ra giải pháp quản lý con người (khen thưởng, kỷ luật,

phân công trách nhiệm, truyền thông, giám sát) và hoàn thiện quy trình tiền lương, hoạt

động quản lý đề tài và hoạt động sản xuất. Nhằm mang lại một hệ thống kiểm soát nội bộ

tốt hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TIẾNG VIỆT

10 1. Bùi Thanh Huyền , 2011. Hệ thống kiểm soát Kho bạc Nhà nước Quận

TP.HCM – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện . Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường

Đại học Kinh tế TP.HCM.

– Bộ tài chính – Bộ nội vụ – Thông tư liên tịch 2. Bộ Khoa học Công nghệ

12/2006/TTLT/BKHCN-BTC-BNV ngày 5 tháng 6 năm 2006 – Hướng dẫn thực

hiện Nghị định số 115/2005/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2005 của Chính phủ

quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các tổ chức khoa học và công

nghệ công lập

3. Chính phủ - Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 - Quy định cơ chế tự

chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối

với các cơ quan nhà nước.

4. Chính phủ - Nghị định 115/2005/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2005 - Quy định cơ

chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học và công nghệ công lập.

5. Chính phủ - Nghị định 96/2010/NĐ-CP ngày 20 tháng 9 năm 2010 - Sửa đổi, bổ

sung một số điều của Nghị định số 115/2005/NĐ-CP ngày 05 tháng 09 năm 2005

của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học

và công nghệ công lập và Nghị định số 80/2007/NĐ-CP ngày 19 tháng 5 năm

2007 của Chính Phủ về doanh nghiệp khoa học và công nghệ.

6. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn

kiểm toán, 2012. Kiểm soát nội bộ. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Đông Phương.

7. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn

kiểm toán, 2011. Kiểm toán. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản lao động xã hội.

8. Mai Thị Hoàng Minh, 2012. Bài giảng kế toán công. Đại học Kinh tế TP.HCM

9. Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2012. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường

Đại học sư phạm Kỹ thuật TP.HCM. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học

Kinh tế TP.HCM.

10. Nguyễn Ngọc Quang, 2011. Phân tích báo cáo tài chính. Hà Nội: Nhà xuất bản

Tài chính.

11. Nguyễn Thị Phương Trâm, 2009. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường

Cao đẳng sư phạm Trung ương TP.HCM. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại

học Kinh tế TP.HCM.

12. Phạm Hồng Thái , 2011. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

của ngành Y tế tỉnh Long An . Luận văn thạc sỹ kinh tế . Trường Đại học Kinh tế

TP.HCM.

13. www.INTOSAI.org

TIẾNG ANH

1. Azuma, 2008. The Framework of INTOSAI Government Auditing Standards: In

the Stream of International Convergence.

2. Committee of Sponsoring Organizations, 1992. Internal Control: Integrated

Framework (Executive Summary, Framwork, Reporting to External Parties,

Addendum to Reporting to External Parties).

3. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2013.

Internal Control - Intergrated Framework, Executive Summary.

4. Internal Control Standards Committee. Guidelines for Internal Control Standards

for the Public Sector.

5. International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI). Mutual

experience benefits all strategic phan 2011-2016.

6. International Organization of Supreme Audit Institutions, 2013. Beijing

Declaration.

7. International Organization of Supreme Audit Institutions. INTOSAI GOV 9100 -

Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector.

8. International Organization of Supreme Audit Institutions. INTOSAI GOV 9110 -

Guidance for Reporting on the Effectiveness of Internal Controls: SAI

Experiences In Implementing and Evaluating Internal Controls.

9. International Organization of Supreme Audit Institutions. INTOSAI GOV 9130 -

Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector – Further

Information on Entity Risk.

10. United States General Accounting Office, 1999. Standards for Internal Control in

the Federal Government.

Phụ lục 1:

BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU NUÔI TRỒNG THỦY SẢN 2

Kính chào các anh, chị!

Tôi đang thực hiện nghiên cứu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Viện

Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 và đề ra các giải pháp hoàn thiện. Vì vậy, tôi mong

muốn các anh, chị dành chút ít thời gian để tham gia trả lời câu hỏi của Bảng khảo

sát. Thông tin trung thực của các anh, chị cung cấp có giá trị đối với nghiên cứu của tôi.

Xin chân thành cảm ơn sự đóng góp quý báu của các anh/chị vào bảng trả lời câu

hỏi này. Mọi thông tin các anh, chi cung cấp sẽ được bảo mật tuyệt đối.

TRẢ LỜI

CÂU HỎI

CÓ KHÔNG

GHI CHÚ

KHÔNG BIẾT

I. Môi trường kiểm soát

Tính chính trực và giá trị đạo đức

1. Cơ quan có yêu cầu toàn thể cán bộ có thái

124

độ cư xử chuẩn mực đạo đức trong công việc

không?

124

Bảng nội 2. Chuẩn mực đạo đức có được ban hành quy của cơ bằng văn bản (các điều lệ, quy định về đạo quan. Luật đức ứng xử của cán bộ) nhằm hướng dẫn cán viên chức, bộ của Viện 2 không? công chức

3. Ban Lãnh đạo có thực thi tính chính trực

117

và giá trị đạo đức trong cả việc làm và lời nói

không?

4. Cơ quan có đưa ra biện pháp xử phạt đối Chưa

124

với nhân viên vi phạm quy tắc, nội quy của nghiêm

cơ quan không? khắc

124

5. Nội dung xử phạt có ban hành bằng văn

bản đến toàn thể nhân viên không?

Cam kết năng lực và chính sách nhân sự

111

1. Cơ quan có đưa ra quy định chi tiết về

tuyển dụng nhân viên mới không?

2. Cơ quan có tạo điều kiện cho cán bộ tham

121

gia các khóa học ngắn hạn hoặc tập huấn cho

cán bộ của cơ quan không?

124

3. Hàng năm, Cơ quan có đưa ra kế hoạch

đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học không?

4. Cơ quan có đưa ra kế hoạch đào tạo cán bộ

ở bộ phận quản lý chung không? (tổ chức –

hành chính, quản lý khoa học, quản lý

mạng.)

5. Cơ quan có văn bản quy định rõ yêu cầu

kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị

trí chủ chốt không?

6. Cơ quan có xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ

cho kế toán đề tài không?

105

7. Nhân sự của cơ quan có được bố trí đúng

theo chuyên môn được đào tạo không?

Triết lý và phong cách điều hành của nhà

quản lý.

110

1. Ban lãnh đạo có thường xuyên tiếp xúc và

trao đổi với nhân viên không?

110

2. Lãnh đạo có thường xuyên tổ chức họp với

các thành viên của đề tài không?

3. Ban lãnh đạo có định hướng chương trình

124

hoạt động hay mục tiêu và kế hoạch thực

hiện trong năm tiếp theo không?

Sự phân chia quyền hạn

124

1. Cơ quan có sơ đồ cơ cấu tổ chức không?

2. Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh

109

đạo cấp cao của Viện II có ban hành bằng

văn bản không?

3. Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh

đạo cơ quan có ban hành bằng văn bản

không?

4. Cơ quan có văn bản phân chia rõ ràng

100

trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên

không?

5. Lãnh đạo Viện 2 có đẩy mạnh việc giao dự

toán đề tài cho các đơn vị trực thuộc chưa?

II. Đánh giá rủi ro

124

1. Mục tiêu của Viện 2 có được truyền đạt

đến toàn thể cán bộ công nhân viên không?

124

2. Viện 2 có đưa ra mục tiêu cụ thể cho từng

trung tâm, phòng ban không?

114

3. Viện 2 có nhận dạng rủi ro từ bên trong

đơn vị không?

116

4. Viện 2 có tiến hành phân tích và đánh giá

những rủi ro đã xảy ra không?

5. Viện 2 có đưa ra quy trình nhận dạng,

phân tích và đánh giá rủi ro không?

III. Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát chu trình tiền lương

124

1. Có sự tách bạch giữa cán bộ quản lý nhân

sự, cán bộ tính tiề n lương và cán bộ chuyển

lương không?

2. Quy trình tiền lương chưa được mô tả cụ

thể bằng văn bản không

Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh

toán đề tài dự án.

124

1. Chủ nhiệm có phân công, trách nhiệm cho

từng thành viên tham gia đề tài không?

124

2. Chủ nhiệm đề tài có thường xuyên họp các

thành viên đề tài không?

3. Chủ nhiệm đề tài có xây dựng danh mục

nhà cung cấp không?

115

4. Chủ nhiệm đề tài có xét duyệt đơn đặt

hàng không?

5. Trong danh sách khách hàng, chủ nhiệm

104

có thường cập nhật người cung cấp mới

không?

6. Chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài và các

112

thành viên tham gia đề tài có biết kinh phí đề

tài sử dụng không hết sẽ đưa vào kinh phí tiết

kiệm không?

7. Đối với các gói thầu nguyên vật liệu trên

104

100.000.000đ, các thành viên tham gia đề tài

có nắm được các thủ tục đấu thầu không?

100

8. Đề tài có lập phiếu nhập xuất kho nguyên

9. Nhân viên đề tài có đảm nhiệm tất cả các

nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc

104

không

vật liệu không?

10. Kế toán đề tài có thường xuyên đối chiếu

số liệu với nhân viên phòng kế toán không?

11. Viện II có đưa ra quy trình tiếp nhận và

115

kiểm tra hồ sơ thanh toán của đề tài, dự án

bằng văn bản không?

12.Viện 2 có quy định trách nhiệm của từng

thành viên tham gia vào quá trình thanh toán 0 95 29

không?

13. Cơ quan có phổ biến cơ sở pháp lý trong 47 32 45 thanh toán bằng văn bản không?

14. Mẫu giao nhận hồ sơ thanh toán của Viện 34 50 40 2 có hợp lý không?

15. Viện 2 có quy định thời hạn gửi hồ sơ 0 96 28 thanh toán về phòng kế toán kể từ khi nghiệp

vụ phát sinh không?

KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT

(số phiếu là 104)

1. Cơ quan có danh mục nhà cung cấp đã

được Lãnh đạo xét duyệt không?

2. Cơ quan có xây dựng tiêu chuẩn đánh giá

và lựa chọn nhà cung cấp bằng văn bản

không?

3. Cơ quan có xây dựng chính sách và thủ tục

về quy trình mua hàng bằng văn bản không?

4. Cơ quan có mở sổ nhật ký theo dõi nguyên

104

vật liệu phục vụ sản xuất, nuôi và dịch vụ

phân tích mẫu không?

5. Cơ quan có tách biệt giữa người xét duyệt

104

nhà cung cấp, xét duyệt mua hàng và người

mua hàng không?

6. Cơ quan có xây dựng chính sách và thủ tục

104

về quy trình bán hàng, dịch vụ bằng văn bản

không?

104

7. Cơ quan có thường xuyên đối chiếu công

nợ với khách hàng không?

104

8. Cơ quan có xem xét nguồn gốc và xét

nghiệm con bố mẹ (tôm, cá) không?

104

9. Cơ quan có đưa ra biện pháp quản lý công

nợ của khách hàng không?

104

10. Cơ quan có nguyên vật liệu tồn kho để

thanh lý không?

11. Cơ quan có tách bạch giữa người mua

hàng và người nhận hàng không?

12. Trong sản xuất, nuôi trồng và phân tích

104

mẫu, cơ quan có định lượng được mức tiêu

hao nguyên vật liệu không?

13. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu có

được xây dựng bằng văn bản không?

104

14. Cơ quan có tách biệt giữa người mua

hàng và người trả tiền không?

IV. Thông tin và truyền thông

119

1. Cơ quan có tổ chức kênh tiếp nhận những

phản ánh của nhân viên không?

2. Lãnh đạo đơn vị có hài lòng về việc cung

104

cấp thông tin tài chính kịp thời từ bộ phận kế

toán không?

3. Thông tin về tiến độ thực hiện đề tài và

tình hình thanh toán đề tài có được truyền đạt

đến những người có liên quan qua mạng có

kịp thời không?

4. Tính năng của phần mềm kế toán có được

khai thác hết không?

V. Giám sát

124

1. Định kỳ , Cơ quan có đánh giá mức độ

hoàn thành đề tài dự án không?

124

2. Lãnh đạo Viện II có thường xuyên kiểm

tra tiến độ thực hiện đề tài, dự án không?

3. Lãnh đạo Viện II có thường xuyên kiểm

tra tình hình hoạt động sản xuất , dịch vụ của

đơn vị trực thuộc không?

Phụ lục 2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về môi trường kiểm soát.

TRẢ LỜI

CÂU HỎI

CÓ

KHÔNG KHÔNG

BIẾT

GHI CHÚ

100%

Tính chính trực và giá trị đạo đức.

1. Cơ quan có yêu cầu toàn thể cán bộ có thái

độ cư xử chuẩn mực đạo đức trong công việc

100%

không?

2. Chuẩn mực đạo đức có được ban hành

bằng văn bản (các điều lệ, quy định về đạo

đức ứng xử của cán bộ) nhằm hướng dẫn cán

94,35%

5,65%

bộ của Viện 2 không?

3. Ban Lãnh đạo có thực thi tính chính trực

và giá trị đạo đức trong cả việc làm và lời nói

100%

không?

4. Cơ quan có đưa ra biện pháp xử phạt đối

với nhân viên vi phạm quy tắc, nội quy của

100%

cơ quan không?

5. Nội dung xử phạt có ban hành bằng văn

bản đến toàn thể nhân viên không?

Cam kết năng lực và chính sách nhân sự.

89,5%

10,5%

1. Cơ quan có đưa ra quy định chi tiết về

tuyển dụng nhân viên mới không?

2. Cơ quan có tạo điều kiện cho cán bộ tham

97,58%

2,42%

gia các khóa học ngắn hạn hoặc tập huấn cho

cán bộ của cơ quan không?

100

3. Hàng năm, Cơ quan có đưa ra kế hoạch

đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học không?

4. Cơ quan có đưa ra kế hoạch đào tạo cán bộ

ở bộ phận quản lý chung không? (tổ chức – 13,46% 86,54% 0 hành chính, quản lý khoa học, quản lý

mạng.)

5. Cơ quan có văn bản quy định rõ yêu cầu

kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị 63,7% 0 36,3%

trí chủ chốt không?

6. Cơ quan có xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ 0 74,19% 25,81% cho kế toán đề tài không?

7. Nhân sự của cơ quan có được bố trí đúng 84,67% 15,33% 0 theo chuyên môn được đào tạo không?

Triết lý và phong cách điều hành của nhà

quản lý.

88,7%

11,3%

1. Ban lãnh đạo có thường xuyên tiếp xúc và

trao đổi với nhân viên không?

88,7%

11,3%

2. Lãnh đạo có thường xuyên tổ chức họp với

các thành viên của đề tài không?

3. Ban lãnh đạo có định hướng chương trình

100%

hoạt động hay mục tiêu và kế hoạch thực

Sự phân chia quyền hạn.

100%

hiện trong năm tiếp theo không?

12,1%

87,9%

1. Cơ quan có sơ đồ cơ cấu tổ chức không?

2. Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh

đạo cấp cao của Viện II có ban hành bằng

79,8%

20,2%

3. Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo

cơ quan có ban hành bằng văn bản không?

80,6%

19,4%

văn bản không?

4. Cơ quan có văn bản phân chia rõ ràng

trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên

12,9%

75,8%

11,3%

không?

5. Lãnh đạo Viện 2 có đẩy mạnh việc giao dự

toán đề tài cho các đơn vị trực thuộc chưa?

Phụ lục 3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về đánh giá rủi ro

TRẢ LỜI

CÂU HỎI

CÓ

KHÔNG KHÔNG

BIẾT

GHI CHÚ

100%

1. Mục tiêu của Viện 2 có được truyền đạt

đến toàn thể cán bộ công nhân viên không?

100%

2. Viện 2 có đưa ra mục tiêu cụ thể cho từng

trung tâm, phòng ban không?

91,93%

8,07%

3. Viện 2 có nhận dạng rủi ro từ bên trong

đơn vị không?

93,54%

6,46%

4. Viện 2 có tiến hành phân tích và đánh giá

những rủi ro đã xảy ra không?

77,42%

22,58%

5. Viện 2 có đưa ra quy trình nhận dạng,

phân tích và đánh giá rủi ro không?

Phụ lục 4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về hoạt động kiểm soát.

TRẢ LỜI

CÂU HỎI

CÓ

KHÔNG KHÔNG

BIẾT

GHI CHÚ

100%

Hoạt động kiểm soát chu trình tiền lương.

1. Có sự tách bạch giữa cán bộ quản lý nhân

sự, cán bộ tính tiền lương và cán bộ chuyển

53,22%

46,78%

lương không?

2. Quy trình tiền lương chưa được mô tả cụ

thể bằng văn bản không

Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh

100%

toán đề tài.

1. Chủ nhiệm có phân công, trách nhiệm cho

100%

từng thành viên tham gia đề tài không?

2. Chủ nhiệm đề tài có thường xuyên họp các

72,58%

8,06

19,36%

thành viên đề tài không?

3. Chủ nhiệm đề tài có xây dựng danh mục

92,74%

7,26%

nhà cung cấp không?

4. Chủ nhiệm đề tài có xét duyệt đơn đặt

16,13%

83,87%

hàng không?

5. Trong danh sách khách hàng, chủ nhiệm

có thường cập nhật người cung cấp mới

không?

9,67%

90,33

6. Chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài và các

thành viên tham gia đề tài có biết kinh phí đề

tài sử dụng không hết sẽ đưa vào kinh phí tiết

16,13%

83,87%

kiệm không?

7. Đối với các gói thầu nguyên vật liệu trên

100.000.000đ, các thành viên tham gia đề tài

80,64%

19,36%

có nắm được các thủ tục đấu thầu không?

8. Đề tài có lập phiếu nhập xuất kho nguyên

83,87%

16,13%

vật liệu không?

9. Nhân viên đề tài có đảm nhiệm tất cả các

nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc

20,16%

54,83%

25,01%

10. Kế toán đề tài có thường xuyên đối chiếu số

liệu với nhân viên phòng kế toán không?

92,74%

7,26%

11. Viện II có đưa ra quy trình tiếp nhận và kiểm

tra hồ sơ thanh toán của đề tài, dự án bằng văn

bản không?

76,61%

95%

12.Viện 2 có quy định trách nhiệm của từng

thành viên tham gia vào quá trình thanh toán

không?

37,9%

25,8%

36,3%

không

13. Cơ quan có phổ biến cơ sở pháp lý trong

thanh toán bằng văn bản không?

27,42%

40,32%

32,26%

14. Mẫu giao nhận hồ sơ thanh toán của Viện

77,42%

22,58%

2 có hợp lý không?

15. Viện 2 có quy định thời hạn gửi hồ sơ

thanh toán về phòng kế toán kể từ khi nghiệp

vụ phát sinh không?

Hoạt động kiểm soát hoạt động sản xuất.

9,6%

90,4%

1. Cơ quan có danh mục nhà cung cấp đã

được Lãnh đạo xét duyệt không?

2. Cơ quan có xây dựng tiêu chuẩn đánh giá

19,23%

80,77%

và lựa chọn nhà cung cấp bằng văn bản

không?

12,5%

87,5%

3. Cơ quan có xây dựng chính sách và thủ tục

về quy trình mua hàng bằng văn bản không?

4. Cơ quan có mở sổ nhật ký theo dõi nguyên

100%

vật liệu phục vụ sản xuất, nuôi và dịch vụ

phân tích mẫu không?

5. Cơ quan có tách biệt giữa người xét duyệt

100%

nhà cung cấp, xét duyệt mua hàng và người

mua hàng không?

6. Cơ quan có xây dựng chính sách và thủ tục

100%

về quy trình bán hàng, dịch vụ bằng văn bản

không?

100%

7. Cơ quan có thường xuyên đối chiếu công

nợ với khách hàng không?

100%

8. Cơ quan có xem xét nguồn gốc và xét

nghiệm con bố mẹ (tôm, cá) không?

100%

9. Cơ quan có đưa ra biện pháp quản lý công

nợ của khách hàng không?

100%

10. Cơ quan có nguyên vật liệu tồn kho để

thanh lý không?

77,88%

22,12%

11. Cơ quan có tách bạch giữa người mua

hàng và người nhận hàng không?

12. Trong sản xuất, nuôi trồng và phân tích

100%

mẫu, cơ quan có định lượng được mức tiêu

hao nguyên vật liệu không?

80,77%

19,23%

13. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu có

được xây dựng bằng văn bản không?

100%

14. Cơ quan có tách biệt giữa người mua

hàng và người trả tiền không?

Phụ lục 5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về thông tin và truyền thông.

TRẢ LỜI

CÂU HỎI

CÓ

KHÔNG

GHI CHÚ

95,97%

KHÔNG BIẾT 7,03%

1. Cơ quan có tổ chức kênh tiếp nhận những

83,87%

10,48%

5,65%

phản ánh của nhân viên không?

2. Lãnh đạo đơn vị có hài lòng về việc cung

cấp thông tin tài chính kịp thời từ bộ phận kế

2,42%

78,22%

19,36%

toán không?

3. Thông tin về tiến độ thực hiện đề tài và

tình hình thanh toán đề tài có được truyền đạt

đến những người có liên quan qua mạng có

9,67%

27,42%

62,91%

kịp thời không?

4. Tính năng của phần mềm kế toán có được

khai thác hết không?

Phụ lục 6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tính theo tỷ lệ về giám sát

TRẢ LỜI CÂU HỎI

KHÔNG

CÓ

KHÔNG BIẾT

GHI CHÚ

1. Định kỳ , Cơ quan có đánh giá mức độ 100% 0 0 hoàn thành đề tài dự án không?

2. Lãnh đạo Viện II có thường xuyên kiểm 100% 0 0 tra tiến độ thực hiện đề tài, dự án không?

3. Lãnh đạo Viện II có thường xuyên kiểm

17,74%

70,96%

11,3%

tra tình hình hoạt động sản xuất , dịch vụ của

đơn vị trực thuộc không?

Phụ lục 7: Các văn bản pháp luật

NỘI DUNG T T CHI PHÍ SỐ VĂN BÀN CƠ QUAN BAN HÀNH THAY THẾ VĂN BẢN NGÀY BAN HÀNH NGÀY HIỆU LỰC

Quy

Chi

97/2010/ Bộ Tài 06/07/2010 1 TT-BTC Chính 23/2007//TT- BTC

phí công tác trong nước

định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà Nước và sự đơn vị công nghiệp lập

Ban

3565/Q Bộ NN và 31/12/2010 01/01/2011 3626/QĐ-BNN- TC PTNT Đ- BNN-TC

hành quy định một số định mức chế độ công tác phí, chế độ hội nghị đối với các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ NN và PTNT Quy

01/2010/ Bộ Tài 06/01/2010 20/02/2010 2 TT-BTC Chính 57/2007/TT- BTC và 127/2007/TT- BTC

Tiếp khách, hội nghị, hội thảo

định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế

tại VN và chi tiếp tiêu khách

Quy

Chi

102/201 Bộ Tài 21/06/2012 10/08/2012 3 Chính 91/2005/TT- BTC 2/ TT-BTC

phí công tác nước ngoài

định chế độ công tác phí cho CBCC Nhà Nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoái do NSNN ảo đảm kinh phí

Về

3566/Q Bộ NN và 31/12/2010 01/01/2011 PTNT 3213/QĐ-BNN- TC Đ- BNN-TC

việc phân cấp quản tài chính lý đoàn ra, đoàn vào, tổ chức hội nghị, hội thảo cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ NN và PTNT Quy

Mua 68/2012/ Bộ Tài 26/04/2012 15/06/2012 4 TT-BTC Chính

sắm hàng hóa

trị,

định về việc đấu thầu mua sắm tài sản nhằm trì hoạt duy động thường xuyên của cơ Nhà quan Nước, tổ chức chính tổ chức chính trị xã hội - nghề

nghiệp, tổ chức xã hội nghề nghiệp, vũ đơn vị trang nhân dân

93/2006/

Đề 04/10/2006 19/10/2006 5 tài Bộ Tài Chính, Bộ KHCN TTLT- BTC- BKHCN

Hướng dẫn chế độ khoán kinh phí của đề tài, dự án khoa học và công nghệ sử dụng NSNN

17/11/2010 01/01/2011 Bộ NN và PTNT 67/2010/ TT- BNNPTNT

Hướng dẫn thực hiện cơ chế tự chủ, tự trách chịu nhiệm của tổ chức khoa học nghệ công công lập thuộc Bộ NN và PTNT

07/05/2007 Bộ KHCN - Bộ NN và PTNT 44 /2007/ TTLT- BTC- BKHCN

Hướng dẫn định mức xây dựng và phân toán bổ dự kinh phí đối với các đề tài, dự án khoa học và công nghệ có sử dụng NSNN

29/04/2008 13/06/2008

Bộ Tài Nguyên Môi Trường - Bộ Tài Chính 01/2008/T TLT- BTNMT- BTC Hướng dẫn lập dự toán công tác bảo vệ môi trường thuộc kinh phí

sự nghiệp môi trường

30/03/2010

45/2010/T TLT-BTC- BTNMT 114/2006/TTLT- BTC-BTNMT ngày 29/12/2006 Bộ Tài Nguyên Môi Trường - Bộ Tài Chính Hướng dẫn việc quản lý kinh phí sự nghiệp môi trường

21/02/2012 08/04/2012 Bộ KHCN - Bộ NN và PTNT 22/2011/T TLT-BTC- BKHCN 85/2004/TTLT- BTC-BKHCN ngày 20/8/2004

Hướng dẫn quản tài lý chính đối với các dự án sản xuất thử nghiệm được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí

13/05/2011 CVăn 1302 /BNN-TC Bộ NN và PTNT Hướng dẫn quản tài lý chính các dự án SXTN

07/05/2012 CVăn 1213 /BNN-TC Bộ NN và PTNT

Hướng dẫn thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí sự nghiệp các Dự án giống đoạn giai 2011-2015

01/03/2012 15/05/2012

Bộ NN và PTNT, Bộ Tài Chính, Bộ Khoa học 11/2012/ TTLT- BNNPTNT -BTC- BKHĐT

Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng phí kinh chi NSNN án cho Đề triển phát cây giống lâm nông, nghiệp, giống

vật nuôi và thủy giống sản đến năm 2020

107/201 28/06/2012 15/08/2012 Bộ Tài Chính 2/ TT-BTC 199/2010/TT- BTC (60/2008/QĐ- BTC) An toàn, vệ sinh, thú y thủy sản

Hướng dẫn thu, chế độ nộp, quản lý sử dụng phí, lệ phí quản lý chất lượng và an toàn vệ sinh thủy sản

231/200 09/12/2009 27/10/2009 Bộ Tài Chính 83/2002/TT- BTC 9/ TT-BTC

Tiêu chuẩn đo lường chất lượng

định Quy chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí trong lĩnh tiêu vực đo chuẩn chất lường lượng

Thực hiện 2003/TĐ 30/12/2009 cục chuẩn lường C- KHTC thông tư 231/2009/TT- BTC Tổng tiêu đo chất lượng

Ban

06/2005/ 18/01/2005 QĐ-BTC Bộ Tài Chính

hành quy chế tính tài sản, giá hàng hóa, dịch vụ

6 Kho Bạc

Quy 164/201 Bộ tài Chính 17/11/2011 01/01/2012 33/2006/TT- BTC (17/04/2006) 1/ TT-BTC định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ

Kho Nhà thống Bạc Nước

Quy

Bộ tài Chính 02/10/2012 15/11/2012 161/201 2/TT-BTC 79/2003/TT- BTC (3/08/2003)

định chế độ kiểm thanh soát, các toán chi khoản NSNN qua Kho bạc Nhà Nước Quy

115/200 Chính phủ 05/09/2005 7 NĐ 115 5/ NĐ-CP

định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức KH và công nghệ công lập

Chính phủ 20/09/2010 06/11/2010 96/2010/ NĐ-CP

Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 115/2005/NĐ- CP ngày 05 tháng 9 năm của 2005 Chính phủ quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học và công nghệ công lập và Nghị định số 80/2007/NĐ- CP ngày 19 tháng 5 năm của 2007

Chính phủ về doanh nghiệp khoa học và công nghệ

05/06/2006

Bộ Khoa học - Bộ tài Chính - Bộ Nội Vụ 12/2006/T TLT/ BKHCN- BTC-BNV

Quy

21/09/2010 06/11/2011 8 Khác 139/2010/ TT-BTC Bộ Tài Chính 51/2008/TT- BTC ngày 16/6/2008

Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 115/2005/NĐ- CP ngày 05 tháng 9 năm của 2005 Chính phủ quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các tổ chức khoa học và công nghệ công lập định lập dự việc toán, quản lý và sử dụng từ kinh phí NSNN dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC

Ban

Chính phủ 12/12/2011 01/01/2013 68/2011/Q Đ-TTg

hành danh mục phương tiện, thiết bị tiết kiệm năng được lượng trang bị, mua sắm đối với cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN

184/2007/QĐ- Chính phủ 30/09/2010 15/11/2010 61/2010/Q Đ-TTg TTg (30/11/2007)

Sửa đổi, bổ sung một số điều của quyết định số 59/2007/Qđ- Ttg (7/5/2007) của TTCP quy tiêu định chuẩn, định mức và chế độ quản lý sử dụng phương tiện lại đi trong cơ quan nhà nước , ĐV sự nghiệp lập, công công ty Nhà Nước

Phụ lục 8: Mẫu biểu

Giấy đề nghị tạm ứng: theo biểu mẫu số: C32-HD ban hành theo quyết định số:

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC.

Giấy đề nghị thanh toán: theo biểu mẫu số: C37-HD ban hành theo quyết định

số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ sung theo

Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Bảng kê đề nghị thanh toán: theo biểu mẫu số: C41-HD ban hành theo Thông tư

185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài Chính.

Bảng thanh toán tiền thuê ngoài: theo biểu mẫu số: C09-HD ban hành theo

quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ

sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Bảng chấm công: theo biểu mẫu số: C01a-HD ban hành theo quyết định số:

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ sung theo Thông

tư 185/2010/TT-BTC.

Bảng chấm công làm thêm giờ: theo biểu mẫu số: C01b-HD ban hành theo quyết

định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ sung theo

Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Giấy báo làm thêm giờ: theo biểu mẫu số: C01c-HD ban hành theo quyết định

số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ sung theo

Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Bảng thanh toán tiền lương: theo biểu mẫu số: C37-HD ban hành theo quyết

định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC.

Bảng thanh toán phụ cấp: theo biểu mẫu số: C05-HD ban hành theo quyết định

số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC.

Giấy đi đường: theo biểu mẫu số: C06-HD ban hành theo quyết định số:

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC.

Bảng thanh toán tiền làm ngoài giờ: theo biểu mẫu số: C07-HD ban hành theo

quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ

sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Hợp đồng giao khoán công việc sản phẩm: theo biểu mẫu số: C08-HD ban hành

theo quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi

bổ sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán: theo biểu mẫu số: C10-HD ban hành

theo quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi

bổ sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: theo biểu mẫu số: C11-HD ban hành

theo quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi

bổ sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Bảng kê thanh toán công tác phí: theo biểu mẫu số: C12-HD ban hành theo

quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ

sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC.

Phiếu xuất kho: theo biểu mẫu số: C21-HD ban hành theo quyết định số:

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC.

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: theo biểu mẫu số: C23-

HD ban hành theo quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng

BTC.

Bảng kê mua hàng: theo biểu mẫu số: C24-HD ban hành theo quyết định số:

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi bổ sung theo Thông

tư 185/2010/TT-BTC.

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: theo biểu mẫu số:

C25-HD ban hành theo quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng

BTC.

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn: theo biểu mẫu số:

C40a-HD ban hành theo quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ

trưởng BTC.

Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân:

theo biểu mẫu số: C13-HD ban hành theo thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010.

Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: theo biểu mẫu số:

C13-HD ban hành theo thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010.

Phụ lục 9: Danh sách những người được khảo sát.

STT Văn phòng Viện

Phạm Cử Thiện 1 Trưởng phòng

Hoàng Thị Thủy Tiên 2 Kế toán đề tài

Nguyễn Hữu Khiêm 3 Kế toán đề tài

Trần Văn Đào 4

Phòng nguồn lợi và khai thác thủy sản nội địa

Trưởng phòng, Chủ Vũ Vi An 1 nhiệm đề tài

Nguyễn Minh Niên 2 Phó phòng

Nguyễn Văn Phụng 3

Đoàn Văn Bảy 4 Chủ nhiệm đề tài

Nguyễn Du 5 Kế toán đề tài

Đoàn Văn Tiến 6

Phòng sinh học thực nghiệm

Phó phòng, Chủ Nguyễn Nhứt 1 nhiệm đề tài

2 Bùi Thị Liên Hà Chủ nhiệm đề tài

3 Lê Ngọc Hạnh Kế toán đề tài

4 Lê Thị Hoài Oanh

5 Nguyễn Đức Minh Chủ nhiệm đề tài

6 Nguyễn Thảo Sương

7 Phan Văn Tráng

8 Trần Thanh Võ

9 Trịnh Quang Sơn Kế toán đề tài

10 Võ Minh Sơn Chủ nhiệm đề tài

Trung tâm Quốc gia giống Thủy sản nước ngọt

Nam Bộ

Giám đốc, chủ Trịnh Quốc Trọng 1 nhiệm đề tài

Phó giám đốc, chủ Đặng Văn Trường 2 nhiệm đề tài

Vũ Thị Khoát Kế toán trưởng 3

4 Dương Thị Kim Giàu Kế toán đề tài

5 Hà Thị Ngọc Nga Kế toán đề tài

6 Huỳnh Hữu Ngãi Chủ nhiệm đề tài

7 Lê Thị Thanh Thùy

8 Lê Thị Tiền

9 Nguyễn Huỳnh Duy

10 Nguyễn Thanh Vũ

11 Nguyễn Thế Vương Kế toán đề tài

12 Nguyễn Thị Đang Kế toán đề tài

13 Nguyễn Thị Kiều Nga Kế toán đề tài

14 Nguyễn Văn Hiệp Kế toán đề tài

15 Phạm Đăng Khoa Kế toán đề tài

16 Phạm Tiến Đệ

17 Thi Thanh Vinh Chủ nhiệm đề tài

18 Trần Văn Sáu

Trung tâm Quốc gia giống Hải sản Nam Bộ

Giám đốc, chủ 1 Trình Trung Phi nhiệm đề tài

Phó giám đốc, chủ 2 DĐặng Tố Vân Cầm nhiệm đề tài

Phó giám đốc 3 Nguyễn Hữu Thanh

4 Vũ Thị Huyền Kế toán trưởng

5 Bùi Duy Biền

6 Đặng Thị Nguyên Nhàn

7 Đào Văn Được

8 Dương Thị Nhân

9 Lại Thị Minh Lê

10 Lê Thị Dung Hòa

11 Nguyễn Thị Huyền

12 Nguyễn Thị Nhàn Kế toán đề tài

13 Nguyễn Thị Tuyết Sa

14 Nguyễn Văn Kiều

15 Nguyễn Văn Tá

16 Nguyễn Văn Tài

17 Phan Ngọc Dũng

18 Trần Hưng Anh

19 Trần Kim Đồng

20 Vũ Thị Giang

21 Vũ Thị Hương

Phân Viện Nghiên cứu Thủy sản Minh Hải

Phân Viện Trưởng, 1 Vũ Anh Tuấn chủ nhiệm đề tài

Phân Viện Phó, chủ 2 Nguyễn Công Thành nhiệm đề tài

3 Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán trưởng

4 Đặng Thị Trà My

5 Đỗ Văn Hoàng

6 Hoàng Thị Hiền

7 Huỳnh Thị Lài

8 La Thuý An Kế toán đề tài

9 Lê Hữu Hiệp

10 Lê Thị Bình

11 Lê Văn Trúc

12 Ngô Minh Lý

13 Ngô Thị Ngọc Thuỷ Chủ nhiệm đề tài

14 Nguyễn Đình Kỳ Phó trại trưởng

15 Nguyễn Quốc Thể Trại trưởng

16 Nguyễn Thanh Hà

17 Nguyễn Văn Giang

18 Nguyễn Văn Út

19 Phan Quốc Việt

20 Phan Thị Linh Phi

21 Phan Thu Trang

22 Quách Thị Nguyệt Sang

23 Tăng Vũ Đình Thi

24 Tiêu Thanh Tươi

25 Trần Quốc Bình

26 Võ Bích Xoàn

Trung tâm Quốc gia Quan trắc, Cảnh báo Môi

trường và Phòng ngừa dịch bệnh

Giám đốc, chủ Lê Hồng Phước 1 nhiệm đề tài

Phó giám đốc, chủ Đinh Thị Thủy 2 nhiệm đề tài

Vũ Thị Phương Nga 3 Kế toán trưởng

Bùi Thị Bích Thủy 4

Cao Thành Trung 5 Chủ nhiệm đề tài

Chu Quang Trọng 6 Kế toán đề tài

Đặng Ngọc Thùy 7 Kế toán đề tài

Đỗ Quang Tiền Vương Chủ nhiệm đề tài 8

9 Đỗ Thị Cẩm Hồng

10 Đoàn Văn Cường

11 Lạc Hồng Minh

12 Lê Hữu Tài

13 Lưu Đức Điền Kế toán đề tài

14 Mã Tú Lan

15 Nguyễn Hồng Lộc

16 Nguyễn Thanh Trúc Kế toán đề tài

17 Nguyễn Thị Hiền Chủ nhiệm đề tài

18 Phạm Hồng Lan

19 Phạm Võ Ngọc Ánh Kế toán đề tài

20 Thới Ngọc Bảo

21 Trần Minh Thiện

22 Trần Văn Tám

23 Trì Thanh Thảo

24 Trương Hồng Việt

25 Võ Hồng Phượng

26 Vũ Ngọc Thanh Trúc

Trung tâm Công nghệ sau Thu hoạch

Giám đốc, Chủ 1 Nguyễn Văn Nguyện nhiệm

Phó giám đốc, Chủ 2 Nguyễn Thị Hương Thảo nhiệm

3 Nguyễn Thị Sa Kế toán trưởng

4 Đinh Quốc Cường

5 Đinh Thị Mến

6 Lê Hoàng

7 Nguyễn Thị Lan Chi Chủ nhiệm

8 Nguyễn Thị Mỹ Thuận

9 NguyễnLữ Hồng Diễm

10 Phạm Duy Hải Chủ nhiệm

11 Trần Thị Lệ Trinh

12 Trần Văn Khanh Kế toán đề tài

Phụ lục 10: Quy trình tiếp nhận hồ sơ thanh toán và hướng dẫn thủ tục thanh toán.

13 Võ Thị Mai Thảo Kế toán đề tài