ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRẦN THỊ VÂN ANH
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Hà Nội - 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRẦN THỊ VÂN ANH
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học
Mã số: 60 32 24
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS. Vũ Thị Phụng
Hà Nội - 2015
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng
công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có
nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ
Trần Thị Vân Anh
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................. 11
Chƣơng 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU
LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY
ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM ................................................................................ 11
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam .. 11
1.1.1. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954) ............................ 11
1.1.2. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay) ...................... 12
1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty đƣờng
sắt Việt Nam ........................................................................................................ 15
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ........................................................ 15
1.2.2. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 16
1.3. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam .................................................. 18
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam ..................................................................................... 18
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam ......................................................................................... 20
1.3.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam .............. 24
Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................................... 29
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN
LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT
NAM (nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công
ty có trụ sở tại thành phố Hà Nội) .................................................................... 31
2.1. Lý luận chung về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ ................................ 31
2.1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 31
2.1.2. Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................................ 32
2.1.3. Sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................... 36
2.2. Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nƣớc về tổ chức, quản lý công tác
lƣu trữ trong doanh nghiệp ............................................................................... 38
2.2.1. Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp ........................................................................................... 38
2.2.2. Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp .................................................................................................... 41
2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng
sắt Việt Nam ........................................................................................................ 46
2.3.1. Tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác
lưu trữ ............................................................................................................... 46
2.3.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ .................. 51
2.3.3. Ban hành văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ .......... 53
2.3.4. Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ lưu trữ .......................................... 55
2.3.5. Thực hiện thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ ............................ 57
2.3.6. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT. .............................. 68
2.3.7. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ............................................ 70
2.3.8. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ. ....... 72
Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................................... 74
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT
VIỆT NAM .......................................................................................................... 76
3.1. Nhận xét và đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công
ty Đƣờng sắt Việt Nam....................................................................................... 76
3.1.1. Ưu điểm................................................................................................... 76
3.1.3. Nhược điểm ............................................................................................. 77
3.2. Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của hoạt động tổ chức, quản lý công tác
lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam ................................................. 78
3.2.1. Nguyên nhân từ phía Tổng công ty Đường sắt Việt Nam ....................... 79
3.2.2. Nguyên nhân từ phía cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ ... 80
3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ .......... 83
3.3.1. Nhóm giải pháp tổng thế ........................................................................ 83
3.3.2. Giải pháp quan trọng và cần thiết nhất – Chuẩn hóa trình độ, chuyên
môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. ................................................. 89
Tiểu kết chƣơng 3 ............................................................................................... 94
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 98
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 104
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ
DN Doanh nghiệp 1
DNNN Doanh nghiệp Nhà nước 2
ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 3
ĐSVN Đường sắt Việt Nam 4
KHKT Khoa học kỹ thuật 5
TLLT Tài liệu lưu trữ 6
TCT Tổng công ty 7
TCT ĐSVN Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 8
XH Xã hội 9
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa
đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân
dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống
hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng.
Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản
chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng
chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt
động của con người.
Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ
nhân dân, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng,
Hồ Chủ Tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương
diện kiến thiết Quốc gia”[26] và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức
tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ hoặc công văn không cần
dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục
để tàng trữ”[26]. Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được
tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà
nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống
nhất tài liệu lưu trữ sau này.
Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí
thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê
Khả Phiêu – nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “Tài
liệu lưu trữ phải được quản lý tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ
quan lưu trữ của Đảng cộng sản và của Nhà nước nhằm bảo vệ an toàn và
1
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của
cách mạng” [27;tr.2]. Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự
lực, thường xuyên học hỏi và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động
của mình. Trước hết cần chú ý đến công tác tổ chức, quản lý, bởi vì quản lý
tốt công tác này không những phục vụ tốt cho công tác của các cấp lãnh đạo
mà còn giúp cho việc thu thập, lưu giữ và cung cấp thông tin cho mọi hoạt
động trong đời sống xã hội, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các
cơ quan tổ chức và cá nhân trong xã hội được tiến hành thường xuyên, đạt
hiệu quả cao. Hơn nữa, đây là công việc liên quan đến nhiều đơn vị, tổ chức
và cá nhân, vì vậy nắm vững và thực hiện nghiêm túc việc tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ là yêu cầu bắt buộc không chỉ đối với các cơ quan nhà nước mà
còn với cả tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân.
Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ thì kiến thức về tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ càng hết sức cần thiết, không những giúp họ hiểu về chức năng,
phương pháp và hiệu quả của công tác tổ chức, quản lý một ngành một lĩnh vực,
một cơ quan tổ chức mà còn là một trong những hành trang cần thiết đối với các
hoạt động tác nghiệp văn thư lưu trữ vì các khâu nghiệp vụ là kết quả của công tác
tổ chức quản lý.
Tổng cục Đường sắt được thành lập theo quyết định số 505/TTg ngày 6-
4-1955 của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 14/5/1990, Chủ tịch Hội đồng Bộ
trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) đã có quyết định số 158/QĐ-TTg
chuyển Tổng cục đường sắt thành Liên hiệp Đường sắt Việt nam. Để phù hợp
với tình hình sản xuất kinh doanh mới, ngày 4/3/2003, Thủ tướng Chính phủ
đã ra quyết định số 34/QĐ- TTg, chuyển Liên hiệp Đường sắt Việt nam thành
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
theo mô hình Tổng công ty Nhà nước (Tổng công ty 91). Ngày 13/11/2013
2
Chính phủ ban hành Nghị định số 175/2013/NĐ-CP về Điều lệ quy định tổ
chức và hoạt động của TCTĐSVN như sau: Trực tiếp kinh doanh vận tải,
đóng vai trò của một doanh nghiệp dịch vụ vận tải; Quản lý, sửa chữa, bảo trì
cơ sở hạ tầng đường sắt; chế tạo, đóng mới, đại tu, sửa chữa lớn và sản xuất
các phương tiện vận tải, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành.
Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ;
lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam gần đây đã có nhiều thay đổi như:
Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho,
trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo
quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ, thường xuyên mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ...
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của toàn Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam còn bộc lộ những hạn chế về mặt tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ như: chưa ban hành hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu
trữ, công tác lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi
đây là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan
trọng của công tác lưu trữ; chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ lưu trữ
chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp
ứng được yêu cầu đ òi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến
hành kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên...Từ đó dẫn
đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư
hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.
Từ thực tế trên, tác giả đã quyết định chọn vấn đề: “Tổ chức, quản lý
công tác lƣu trữ tại Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam” làm luận văn thạc
sỹ chuyên ngành “Lưu trữ học” của mình. Thông qua đề tài này, tác giả hy
vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành đường sắt hiểu và quan tâm đến
công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện công tác
lưu trữ của Tổng Công ty Đường sắt nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ
3
nói chung.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài, chúng tôi đặt ra những mục tiêu sau:
Thứ nhất: Khái quát những vấn đề lý luận và hệ thống các quy định hiện
hành về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.
Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản
lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Tổng công ty Đường sắt Việt Nam từ
năm 2003 đến nay. Tuy nhiên, do điều kiện thời gian nên phạm vi khảo sát
tập trung cơ quan Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và một số đơn vị trực
thuộc có trụ sở tại Hà Nội.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:
- Khái quát lịch sử hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức tại Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam
- Tìm hiểu về thành phần, nội dung các loại văn bản, tài liệu hình thành
trong hoạt động tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và phân tích những ý
nghĩa của khối tài liệu này đối với nền kinh tế - xã hội nói chung và đối với
doanh nghiệp nói riêng.
4
- Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.
- Khảo sát thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam.
- Đánh giá và nhận xét những hiệu quả, ưu điểm, hạn chế và phân tích
các nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong doanh nghiệp này.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp là một
hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Đã có một số công trình
nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này, dưới nhiều góc độ khác nhau nhưng
một số vấn đề còn chưa được thống nhất. Cụ thể là các công trình nghiên cứu
như: luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo khoa học đề
cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay ở một nội dung cụ thể của
công tác lưu trữ. Luận văn thạc sỹ “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các
tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình không đi sâu nghiên cứu
các giải pháp nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà
chỉ tập trung nghiên cứu các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
các doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ chức, công tác thu
thập TLLT công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử
dụng TLLT và của các Tổng công ty 91 vào Lưu trữ lịch sử. Luận văn thạc
sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài:“Công tác văn thư, lưu trữ trong
doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986
- 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại một số
doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Gần đây nhất
có luận văn thạc sỹ của Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
5
trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh
nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về
vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu
tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên
Hòa - Đồng Nai).
Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn
đề trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong
thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
số 3/2000; bài “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu
trữ - Thực trạng và giải pháp” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài “Một số
biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu
trữ của các doanh nghiệp” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, cả hai đều được
đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 5/2004. Cùng với những
bài viết này còn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai
của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5 năm thành lập
Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “TLLT của các
doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của
TS.Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường ĐH
Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “TLLT của
doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của ThS. Nguyễn Thị Kim
Bình... Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang
tính cấp thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và
phần nào cho chúng ta thấy được giá trị vốn có của TLLT hình thành trong
họat động của các doanh nghiệp. Đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một
thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có
những biện pháp thiết thực nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt
6
phục vụ nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của xã hội.
Qua đây có thể khẳng định được rằng vấn đề tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ tại doanh nghiệp đã có công trình nghiên cứu nhưng chưa có công
trình nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng
Công ty Đường sắt Việt Nam. Vì vậy, luận văn của chúng tôi có kế thừa
nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp
luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp
này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách
quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận
trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này.
6.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp
và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các
thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng
hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài.
6.3. Phương pháp so sánh, hệ thống
Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh,
đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh
nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác
giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này trong Tổng
7
Công ty Đường sắt Việt Nam.
6.4. Phương pháp thu thập thông tin qua phiếu khảo sát và xử lý phiếu
khảo sát
Phương pháp này được tác giả sử dụng để phát phiếu khảo sát ý kiến
của những cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng
trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở kết quả của phiếu khảo sát, tác giả
thực hiện việc xử lý và lập các bảng số liệu khảo sát.
6.5. Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp này được tác giả sử dụng để tiếp xúc và phỏng vấn đại diện
của một số cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn
thành phố Hà Nội về các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ
quan, đơn vị của Tổng công ty.
7. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng
Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu chủ
yếu như: sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành văn thư, lưu trữ
như: giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyên Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, giáo trình
Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường THCN) của PGS.TS Vũ
Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh; Các đề tài luận văn Thạc sĩ nghiên cứu về
công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp của Th.S Nguyễn Văn Báu,
Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, Th.S Lã Thị Hồng, Th.S Trần Vũ Thành. Nguồn
tư liệu thứ ba tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ và
một số báo cáo của các Hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp. Ví dụ như bài viết:
“Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý Nhà nước đối với công
8
tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của Th.S Nguyễn Thị Kim Bình trên Tạp
chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam. Nguồn tư liệu chính thứ năm là các sách dịch
từ tiếng nước ngoài của Cục văn thư, lưu trữ Việt Nam và các tác giả thuộc
Trung tâm nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ thuộc Cục. Ví dụ như cuốn
“Thực tiễn lưu trữ Pháp tập I và tập II của Cục Lưu trữ Pháp. Một nguồn tư
liệu chủ yếu nữa được tác giả dùng là các văn bản của Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa
bàn thành phố Hà Nội quy định về hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong chính doanh nghiệp này. Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các văn bản pháp
luật liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp.
8. Đóng góp của đề tài
Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh
nghiệp nói riêng.
Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả
việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo
cho Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, tài liệu cho các học viên, sinh viên
tham khảo khi nghiên cứu về lĩnh vực này.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục. nội dung của luận văn được chia
thành ba chương như sau:
Chƣơng 1: Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ
hình thành trong hoạt động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam
Chƣơng 2: Cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu
trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam (nghiên cứu tại Tổng công ty và
một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành
9
phố Hà Nội).
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công
tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
các thầy (cô) giáo, cán bộ, chuyên viên, nhân viên của TCTĐSVN và một số
đơn vị trực thuộc Tổng công ty nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định
hướng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn
thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy
(cô), bạn bè trong lớp cao học khóa 2010 – 2015, đồng nghiệp, gia đình và cô
giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không
tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng
góp của các thầy (cô), bàn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Tác giả
10
Trần Thị Vân Anh
PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU
LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG
TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam
Đường sắt Việt Nam là một trong những ngành công nghiệp lâu đời của
Việt Nam. Ngành Đường sắt Việt Nam ra đời năm 1881 bằng việc khởi công
xây dựng tuyến Đường sắt đầu tiên đi từ cột cờ Thủ Thiêm đến bến xe Chợ
Lớn dài 13 km. Chuyến tàu đầu tiên khởi hành ở Việt Nam là vào ngày 20
tháng 7 năm 1885. Những năm sau đó, mạng lưới Đường sắt tiếp tục được
triển khai xây dựng trên khắp lãnh thổ Việt Nam theo công nghệ đường sắt
của Pháp với khổ đường ray một mét. Thời kỳ chiến tranh, Hệ thống Đường
sắt bị hư hại nặng nề. Kể từ năm 1986, Chính phủ Việt Nam tiến hành khôi
phục lại các tuyến đường sắt chính và các ga lớn, đặc biệt là tuyến Đường sắt
Bắc Nam [18; tr.9]
1.1.1. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954)
1.1.1.1. Giai đoạn trước 1945
- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Đồng Đăng;
- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Hải Phòng;
- Năm 1906, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Lào Cai;
- Năm 1931, Pháp xây dựng xong Đường sắt Tháp Chàm – Đà Lạt;
- Năm 1933, Pháp xây dựng xong Đường sắt Sài Gòn – Lộc Ninh;
- Năm 1899 - 1936, Pháp xây dựng xong tuyến Đường sắt Bắc Nam.
1.1.1.2. Giai đoạn 1945 - 1954
Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, ngày 28 tháng 8 năm
1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã Chính thức ký Quyết định thành lập Bộ Giao
11
thông Công chính thuộc Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, trong
đó có Sở Hỏa Xa - Cơ quan Quản lý Nhà nước và khai thác về Đường sắt Việt
Nam. Và từ đây, Hệ thống Đường sắt Việt Nam đã thực sự trở thành tài sản
của người Việt Nam, phục vụ người dân nước Việt [18, tr.120].
1.1.2. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay)
1.1.2.1. Giai đoạn 1954 - 1975
Ngày 6/4/1955 Tổng cục Đường sắt Việt Nam được thành lập theo
Quyết định số: 505/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Tổng Cục Đường sắt
trực thuộc Bộ Giao thông và Bưu điện (trước đó là Bộ Giao thông Công
chính). Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm:
- Văn phòng Tổng Cục Đường sắt;
- Cục Cầu đường Đường sắt;
- Nhà máy Xe lửa Gia Lâm;
- Cục Vận chuyển Đường sắt;
- Cục Kiến thiết Cơ bản Đường sắt;
- Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt;
- Ty Công an Đường sắt;
- Ty Y tế Đường sắt;
- Ty Thông tin Tín hiệu Đường sắt;
- Trường Đảng Tổng Cục Đường sắt [18]
1.1.2.2. Giai đoạn 1954 – 1964
Trong 10 năm (1954 – 1964), Hệ thống Đường sắt miền Bắc đã được
xây dựng và khôi phục lại với những tuyến đường chính là Hà Nội – Lào Cai;
Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - Lạng Sơn. Những tuyến đường này đã có vai
trò quan trọng phục vụ đi lại, khôi phục kinh tế miền Bắc trong nhiều năm
thời điểm đó và còn phát huy tác dụng đến bây giờ. Một Tuyến Đường sắt
khác được xây dựng là Hà Nội – Thái Nguyên với 164 km cũng hoàn thành
12
trong giai đọan này [18]
1.1.2.3. Giai đoạn 1964 – 1975
Những sự kiện nổi bật ghi dấu ấn của Ngành trong giai đoạn này là duy
trì vận chuyển hàng viện trợ và chở bộ đội trên các tuyến đường từ Bắc vào
Vinh với phong trào "Tất cả vì miền Nam thân yêu" do Hồ Chí Minh phát
động. Dưới sự lãnh đạo của Đảng Lao động Việt Nam và Hồ Chí Minh,
Ngành Đường sắt miền Bắc đã lập nên những kỳ tích huy hoàng, góp phần
quan trọng vào chiến thắng của dân tộc trong cuộc kháng chiến chống Hoa Kỳ
oanh liệt.
Tính đến năm 1971 - 1972 thì Việt Nam Cộng hòa có 1.240 km đường
sắt nhưng vì chiến cuộc và an ninh nên chỉ có 57% sử dụng được. Dù vậy, tổng
lượng hành khách và hàng hóa chuyên chở bằng đường sắt tăng dần. Cụ thể:
- Năm 1968, Tổng lượng hàng hóa vận tải 400.000 tấn; Số lượng hành
khách 0,73 triệu;
- Năm 1969, Tổng lượng hàng hóa vận tải 530.000 tấn; Số lượng hành
khách 1,75 triệu;
- Năm 1970, Tổng lượng hàng hóa vận tải 720.000 tấn; Số lượng hành
khách 2,4 triệu;[18]
1.1.2.4. Giai đoạn 1975đến nay
a. Thời kỳ đầu
Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm:
- Văn phòng Tổng Cục;
- Các Vụ Tham mưu;
- Cục Cơ khí - Cầu đường Đường sắt;
- Cục Vận chuyển;
- Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt (năm 1980 trực thuộc Bộ Quốc phòng);
- Sở Y tế Đường sắt (năm 1994 chuyển thành Sở Y tế Giao thông Vận tải
13
trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải);
- Sở Thông tin Tín hiệu Đường sắt;
- Trường Đảng Tổng Cục Đường sắt;
- Trường Cao đẳng Đường sắt;
- Các Công ty Công trình Cầu đường Đường sắt;
- Nhà máy Xe lửa Gia Lâm.
b. Thời Bao cấp
Ngày 31 tháng 12 năm 1976, đầu máy này đã kéo đoàn tàu đầu tiên khai
thông tuyến đường sắt Bắc Nam, hiện vật đang được trưng bày tại Ga Sài Gòn.
Các Ty Quản lý trực thuộc Tổng Cục Đường sắt chuyển thành Sở và
nhiều doanh nghiệp quốc doanh của Ngành Đường sắt đã ra đời và giữ vững
mô hình hoạt động đến năm 1986.
c. Thời đổi mới đến nay
- Từ năm 1989 đến ngày 4 tháng 3 năm 2003, ngành Đường sắt được cơ
cấu lại thành một Doanh nghiệp Nhà nước với tên là Liên hiệp Đường sắt
Việt Nam, hoạt động trên nguyên tắc thị trường mở.
- Từ ngày 7 tháng 7 năm 2003, Đường sắt Việt Nam chính thức đi vào
hoạt động theo mô hình tổ chức mới bao gồm: Cục Đường sắt Việt Nam - Cơ
quan Quản lý Nhà nước về đường sắt; và Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam.
- Năm 2004, Quốc hội đã thông qua Luật Đường sắt. Như vậy, lần đầu tiên
trong lịch sử, ngành Đường sắt có bộ luật điều chỉnh lĩnh vực của Ngành.
- Năm 2010 Chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty ĐSVN thành công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo Quyết
định số 973/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ.
- Ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chính Phủ ban hành Nghị định số:
175/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường
14
sắt Việt Nam [18, tr.328].
1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
đƣờng sắt Việt Nam
Căn cứ Nghị định số: 175/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 13 tháng 11
năm 2013 về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam được quy định như sau:
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1.1. Chức năng
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có chức năng trực tiếp sản xuất, kinh
doanh và đầu tư tài chính vào các công ty con, công ty liên kết; quản lý, chỉ
đạo, chi phối các công ty con, công ty liên kết theo tỷ lệ chiếm giữ vốn điều lệ
tại các công ty đó theo quy định của pháp luật; quản lý, khai thác có hiệu quả
quỹ nhà, quỹ đất thuộc TCTĐSVN; tổ chức cứu hộ, cứu nạn, đảm bảo an
ninh, trật tự. an toàn giao thông vận tải đường sắt theo quy định [12, tr.4]
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a. Nhiệm vụ
Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại
Đường sắt Việt Nam và của Đường sắt Việt Nam đầu tư tại các doanh nghiệp
khác; hoàn thành các nhiệm vụ khác do chủ sở hữu giao.
Tối đa hóa hiệu quả hoạt động của Đường sắt Việt Nam và các đơn vị
thành viên.
Phát triển Đường sắt Việt Nam có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại
và chuyên môn hóa cao; kinh doanh đa ngành, trong đó quản lý, khai thác hệ
thống kết cấu hạ tầng đường sắt, điều hành giao thông vận tải đường sắt và
vận tải đường sắt là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa
sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự
15
tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành Đường sắt Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả [12, tr.5]
b. Quyền hạn
- Quyền đối với vốn và tài sản: ĐSVN có quyền chiếm hữu, sử dụng,
định đoạt vốn và tài sản để kinh doanh, thực hiện các lợi ích hợp pháp từ vốn
và tài sản của Đường sắt Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Quyền kinh doanh và tổ chức kinh doanh: Chủ động tổ chức sản xuất,
kinh doanh, kế hoạch phối hợp sản xuất, kinh doanh, tổ chức bộ máy quản
lý theo yêu cầu kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- Quyền về tài chính: Huy động vốn để kinh doanh dưới hình thức phát
hành trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu Đường sắt Việt Nam; vay vốn của tổ chức
tín dụng và các tổ chức tài chính khác; vay vốn của người lao động và các
hình thức huy động vốn khác theo quy định của pháp luật.
- Quyền tham gia hoạt động công ích: Sản xuất, cung ứng sản phẩm,
dịch vụ công ích trên cơ sở đấu thầu. Đối với hoạt động công ích theo đặt
hàng, giao kế hoạch của Nhà nước thì Đường sắt Việt Nam có nghĩa vụ tiêu
thụ sản phẩm, cung ứng dịch vụ công ích đúng đối tượng, theo giá và phí do
Nhà nước quy định.
- Các quyền khác của Đường sắt Việt Nam: Lập quy hoạch, kế hoạch,
đầu tư, cải tạo, nâng cấp kết cấu hạ tầng đường sắt phù hợp với chiến lược,
quy hoạch tổng thể phát triển đường sắt được Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt. Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, kế hoạch quản lý, khai thác, bảo
trì, sửa chữa kết cấu hạ tầng đường sắt trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền
phê duyệt; tổ chức giao kế hoạch, khai thác, bảo trì, sửa chữa hệ thống kết cấu
hạ tầng đường sắt quốc gia đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt...[12, tr.6]
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Với những chức năng, nhiệm vụ trên, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
16
Đường sắt Việt Nam gồm có:
a) Hội đồng thành viên.
b) Tổng giám đốc,
c) Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng.
d) Bộ máy giúp việc, Ban Kiểm soát nội bộ.
Ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chính Phủ ban hành Nghị định số:
175/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức ĐSVN tại thời điểm hiện nay bao gồm:
*)Các đơn vị hạch toán phụ thuộc
- Trung tâm điều hành giao thông vận tải Đường sắt
- Văn phòng và các Ban của Đường sắt Việt Nam
- Công ty sức kéo Đường sắt.
- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Hà Nội
- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Sài Gòn
*) Các đơn vị sự nghiệp
- Trường CĐ Nghề Đường sắt
- Trung tâm y tế Đường sắt
- Ban Quản lý Các dự án Đường sắt (RPMU)
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực I
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực II
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực III
- Ban Quản lý Dự án Tòa nhà đường sắt
*) Công ty con do Đƣờng sắt Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Hải
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Lạng
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Thái
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Vĩnh Phú
17
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Yên Lào
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Quảng Bình
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Bình Trị Thiên
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Quảng Nam
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Sài Gòn
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Hà Nội
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Bắc Giang
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Vinh
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Đà Nẵng
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Sài Gòn
- Công ty TNHH MTV Xe lửa Dĩ An
- Công ty TNHH MTV In Đường sắt
- Công ty TNHH MTV In đường sắt Sài Gòn
- Công ty TNHH MTV Vận tải Hàng hóa Đường sắt [12; tr56]
1.3. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
TCTĐSVN hoạt động trên quy mô và phạm vi toàn quốc với nhiều
ngành nghề kinh doanh khác nhau nên khối lượng tài liệu sản sinh ra từ hoạt
động của Đường sắt Việt Nam là rất lớn, bao gồm ba loại tài liệu chính, đó là:
Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu chuyên môn.
- Tài liệu Hành chính: Là thành phần tài liệu chiếm khối lượng tương
đối lớn trong Phông lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, hình thành từ
hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ
khác của bộ máy lãnh đạo, các phòng, ban chức năng của TCTĐSVN và các
đơn vị trực thuộc dưới các hình thức văn bản như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông
18
tư, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Công văn, Hồ sơ cán bộ,...
- Tài liệu khoa học - kỹ thuật: Tài liệu về các công trình xây dựng đường
sắt như: nhà ga, đường, ray, cầu, cống, hầm, ...Đó là tài liệu liên quan đến đầu
tư, xây dựng, thanh quyết toán các công trình, dự án trọng điểm quốc gia
thuộc lĩnh vực đường sắt ở nước ta. Loại hình tài liệu bao gồm: Bản vẽ thiết
kế thi công các công trình, các ga; Bản vẽ tín hiệu các ga; Báo cáo kinh tế kỹ
thuật; Báo cáo khảo sát địa chất công trình; Hồ sơ mời thầu các gói thầu, kết
quả thầu; Hồ sơ hoàn công các công trình, tín hiệu đáp dừng; Hồ sơ thanh
quyết toán công trình; bản vẽ tín hiệu các ga;...
- Tài liệu chuyên môn: Đây là loại hình tài liệu liên quan đến chuyên
môn, nghiệp vụ của ngành Đường sắt như: Lệnh chạy tàu; Biểu đồ chạy tàu
các tuyến; Lý trình các tuyến; Hiệp định liên vận hành khách quốc tế; Tài liệu
về các tiêu chuẩn kỹ thuật Ray-Ghi; Nghị đinh thư về Hội nghị Biên giới, Hội
nghị giá cước, Hội nghị ủy ban kỹ thuật...
Theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm
2013 của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam gửi Cục Văn thư – lưu trữ Nhà
nước, khối lượng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của TCT hiện nay được thể
hiện cụ thể như sau:
Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng
1. Tài liệu lƣu trữ hành chính
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ Phông/sưu tập 19
Mét 150.5 - Tổng số mét giá tài liệu
Hồ sơ 131.5 Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
Mét 260 + Quy ra mét giá tài liệu
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
Mét 295 - Tổng số mét giá tài liệu
3. Tài liệu chuyên môn
Mét 96 - Tổng số mét giá tài liệu
Hồ sơ 80 Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
19
Mét 96 + Quy ra mét giá tài liệu
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam
Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan TCTĐSVN
không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung. Bên
cạnh các quyết sách, chủ trương, quyết định quản lý, điều hành hoạt động của
ĐSVN; TLLT còn phản ánh rõ các lĩnh vực hoạt động của ĐSVN, đặc biệt là
lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
- Khối tài liệu hành chính:
Nội dung chủ yếu của khối tài liệu hành chính là những tài liệu phản ánh
chủ trương, đường lối lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, cơ quan Nhà nước cấp
trên, lãnh đạo Tổng công ty đối với các mặt hoạt động của ĐSVN (tổ chức
cán bộ, thi đua, khen thưởng, lao động tiền lương...); các tài liệu chỉ đạo
chung về phát động phong trào thi đua cho các phòng, ban, bộ phận hoặc cá
nhân có thành tích; tài liệu liên quan đến thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi
tên, cổ phần hóa...; tài liệu về việc phân cấp, phân quyền tuyển dụng, điều
động, bổ nhiệm, kỷ luật cán bộ; tài liệu về nâng ngạch, bậc lương, bảo hộ an
toàn lao động; thống kê tình hình chất lượng, số lượng cán bộ, báo cáo thực
hiện các chế độ chính sách cán bộ, kế hoạch tuyển dụng hàng năm; ...Khối tài
liệu hành chính này được hình thành từ rất nhiều nguồn khác nhau. Cụ thể
như sau:
+ Tài liệu thuộc các cơ quan Nhà nước cấp trên: Đường sắt Việt Nam là
doanh nghiệp lớn do Nhà nước thành lập nên chịu sự quản lý của Nhà nước,
Chính phủ, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Tài chính... Trong số các văn bản đến
từ nguồn này có thể tập trung vào hai loại lớn, gồm:
Loại thứ nhất là văn bản quy phạm pháp luật mang tính điều chỉnh chung
cho hoạt động của doanh nghiệp như: Luật doanh nghiệp, Luật Kế toán, Luật
20
thuế giá trị gia tăng, Luật đường sắt..., các Nghị định, Thông tư hướng dẫn
các mặt hoạt động chung của doanh nghiệp. Thông qua hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật, Nhà nước thể chế hóa đường lối, chủ trương, chính sách kinh
tế của Đảng thành các quy định pháp lý có giá trị bắt buộc chung đối với
doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra một hành lang pháp lý thuận lợi để các doanh
nghiệp nói chung, TCTĐSVN nói riêng hoạt động sản xuất kinh doanh theo
đúng pháp luật, xây dựng và phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng
xã hội chủ nghĩa. Trong nhóm văn bản này, các Quyết định về thành lập, phê
duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của ĐSVN; các Quyết định về bầu, bãi
nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch HĐQT, ủy viên HĐQT; các Quyết định bổ
nhiệm, cách chức TGĐ và về lương của các cán bộ chủ chốt của ĐSVN có giá
trị đặc biệt quan trọng.
Ví dụ: Luật Đường sắt số 35/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của
Quốc hội
- Quyết định số 973/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ
chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty ĐSVN thành công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu.
- Quyết định số 198/QĐ-TTg ngày 21/01/2013 của Thủ tướng Chính Phủ
phê duyệt đề án tái cơ cấu Tổng công ty Đường sắt Việt Nam giai đoạn 2012 – 2015.
Loại thứ hai là văn bản mang tính chỉ đạo trực tiếp về tài chính, về đầu
tư, về lao động xã hội, về ngành, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của ĐSVN.
+ Tài liệu từ các đơn vị thành viên:
Khối tài liệu từ các đơn vị thành viên gửi về ĐSVN chiếm khối lượng
không nhỏ. Nội dung chủ yếu của các tài liệu này là phản ánh tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên gửi lên Tổng công ty
ĐSVN để báo cáo, thông báo. Tài liệu này là tài liệu thuộc công văn đến.
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chỉ yêu cầu các đơn vị nộp lưu tại Tổng
21
công ty các tài liệu như: Hồ sơ hoàn công, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Tài liệu từ chính quyền địa phương, các đối tác và các tổ chức XH khác.
Trong thực tế tài liệu từ nguồn này chiếm khối lượng không đáng kể. Tài
liệu của chính quyền địa phương (HĐND, UBND nơi cơ quan đóng trụ sở)
thường đề cập tới các vấn đề như: giữ gìn an ninh trật tự, tham gia các hoạt
động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao của địa phương,... Nội dung của các
tài liệu đến từ các đối tác chủ yếu là thư chào hàng, báo giá, giấy giới thiệu,
thư cảm ơn,...Sở dĩ khối tài liệu của đối tác có số lượng không nhiều là bởi
vì hầu hết hoạt động trao đổi mua bán đều được thực hiện ở các đơn vị
thành viên.
+ Tài liệu do chính ĐSVN ban hành
Theo quy định của pháp luật, ĐSVN không có thẩm quyền ban hành văn
bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành các văn bản áp dụng văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường và văn bản chuyên
môn. Văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật có hai loại: Nghị quyết và
Quyết định của Tổng giám đốc và chủ tịch HĐQT, được ban hành theo trình
tự và thủ tục nhất định. Nội dung các văn bản này thường phản ánh chiến
lược, mục tiêu, kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm và các vấn
đề quan trọng khác của ĐSVN.
Ví dụ: Quyết định số 306/QĐ-ĐS của Tổng giám đốc Đường sắt Việt
Nam ngày 15/3/2013 về phê duyệt kế hoạch kiểm tra của Đường sắt Việt
Nam năm 2013.
Đối với các công văn hành chính: thông báo, tờ trình, hợp đồng,... đề cập
tới tất cả các mặt hoạt động của ĐSVN.
Ví dụ: Công văn số 04/ĐS-KSV của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
ngày 25/6/2014 về việc phê duyệt Chương trình kiểm tra, giám sát của Kiểm
22
soát viên Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Ngoài ra còn có các quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu, hoặc
các quyết định liên quan đến nhân sự như: thành lập đoàn cán bộ công tác
nước ngoài, miễn nhiệm, điều động cán bộ trong phạm vi quyền hạn của Tổng
giám đốc.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
Theo kết quả khảo sát, đây là khối tài liệu phản ánh rõ nét đặc trưng
ngành hoạt động của ĐSVN trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, xây dựng cơ
bản. Tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu được sản sinh từ hoạt động của các
ban như: Ban kế toán, Ban đầu máy toa xe, Ban quản lý dự án Đường sắt, Ban
Quản lý kết cấu hạ tầng Đường sắt,...
Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật phần lớn là tài liệu về các dự án,
tài liệu liên quan đến việc thanh quyết toán đầu tư các công trình xây dựng cơ
bản và mua sắm các trang thiết bị phục vụ hoạt động các mặt công tác của
ĐSVN. Cụ thể, tài liệu khoa học kỹ thuật của ĐSVN gồm:
+ Tài liệu quy hoạch, chiến lược phát triển mạng lưới đường sắt
+ Tài liệu xậy dựng cơ bản: gồm có hồ sơ công trình, lý trình Đường sắt
dọc tuyến (báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án, số liệu điều tra cơ bản, hợp đồng
thuê đất, giấy phép xây dựng, bản vẽ thiết kế - thi công – hoàn công, tổng dự
toán...) về các mảng như: kiến trúc nhà ga, đường ray, ...
+ Tài liệu về khoa học, kỹ thuật, công nghệ: chiến lược, quy hoạch phát
triển khoa học, công nghệ; văn bản liên quan đến chuyển giao công nghệ, ứng
dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất; hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học
– công nghệ; văn bản hướng dẫn về tiêu chuẩn đo lường chất lượng...
Ví du: Hồ sơ hoàn công dự án “Hệ thống thông tin tín hiệu đường sắt
thống nhất đến năm 2000”
Ngoài ra, trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đường sắt Việt Nam
23
còn có một khối lượng đáng kể tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán. Đó là các
sổ sách kế toán, các chứng từ kế toán, các báo cáo tài chính hàng năm,...Nội
dung văn bản thường đề cập đến việc cấp tiền, cấp kinh phí cho các dự án; tài
liệu phản ánh về chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực tài chính, kế toán; kế hoạch
ngân quỹ, thu chi, sử dụng tiền mặt hàng tháng; tỷ lệ phân chia cước phí,
doanh thu; thanh toán nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi
1.3.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Qua việc tìm hiểu về đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của TCTĐSVN, chúng ta thấy khối lượng tài liệu ở
đây là rất lớn, chúng không chỉ có giá trị đối với ĐSVN mà còn đem lại ý
nghĩa về nhiều mặt đối với quốc gia, cụ thể:
Đối với hoạt động của ĐSVN:
Thứ nhất, TLLT chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao phục vụ
hiệu quả cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của TCTĐSVN, là bằng chứng cho sự hình thành và
phát triển của ngành Đường sắt.
TLLT được hình thành từ quá trình thực hiện hoạt động quản lý và các
hoạt động sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN. Chúng phản ánh đầy đủ và
đúng đắn những chức năng, nhiệm vụ của ĐSVN và chứa đựng những thông
tin quan trọng cần thiết làm cơ sở cho hoạt động quản lý của lãnh đạo
TCTĐSVN như ban hành các quyết định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế
hoạch, kiểm tra kết quả thực hiện, ...Để điều hành hoạt động của TCTĐSVN
có hiệu quả, Ban lãnh đạo TCTĐSVN cần phải được cung cấp thông tin về
pháp luật, vốn, khoa học kỹ thuật, giá cả thị trường; thông tin tìm hiểu về đối
tác làm ăn, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng, ...Những thông tin này sẽ
là cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp lãnh đạo TCTĐSVN đưa ra
những quyết định đúng đắn và hợp lý, định hướng hoạt động của TCTĐSVN
24
theo đúng đường lối, chủ trương phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước.
Chúng được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu và quan
trọng là nguồn từ tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao. Việc sử dụng thông tin tài
liệu lưu trữ không chỉ giúp lãnh đạo TCTĐSVN đưa ra các quyết sách quản lý
kịp thời mà còn xây dựng các kế hoạch, chiến lược kinh doanh hợp lý, thúc
đẩy sản xuất kinh doanh hiệu quả, bền vững.
Thứ hai, TLLT là căn cứ giải quyết công việc hàng ngày của các đơn vị,
phòng, ban chức năng thuộc TCTĐSVN. Chúng không chỉ chứa đựng các
thông tin pháp lý, phân công việc của lãnh đạo đối với các phòng, ban chức
năng mà còn phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động chuyên môn của từng phòng,
ban ở từng giai đoạn phát triển nhất định. Nhờ đó, các phòng, ban có thể hoàn
thành tốt hơn nhiệm vụ công tác được giao của mình.
Ví dụ: khi muốn nâng cấp các toa xe thì phải xem lại bản thiết kế để biết
được đã qua bao nhiêu lần nâng cấp và sau những lần nâng cấp đó thì thông
số kỹ thuật như thế nào.
Thứ ba, TLLT là bằng chứng pháp lý có sức thuyết phục mạnh mẽ,
chứng minh sự lành mạnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của ĐSVN.
Với chức năng pháp lý vốn có của mình, TLLT có thể được sử dụng để giải
quyết các tranh chấp thương mại, các khiếu nại, tố cáo về gian lận hay các
đơn thư của khách hàng hoặc cơ quan, đơn vị về hoạt động hay sản phẩm kinh
doanh của TCT. Ý nghĩa này của tài liệu lưu trữ còn đặc biệt được phát huy
trong trường hợp TCTĐSVN luận giải về hoạt động tài chính của mình với
các cơ quan kiểm toán Nhà nước thông qua hệ thống chứng từ, hóa đơn, sổ
sách hàng năm.
Thứ tư, TLLT là kho kinh nghiệm quý báu về tổ chức quản lý đối với
hoạt động sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN. TLLT ghi lại lịch sử hình
thành và phát triển của TCTĐSVN với các sự kiện lịch sử quan trọng như tài
25
liệu về sự ra đời của TCTĐSVN, tài liệu về thay đổi tên gọi, sáp nhập, giải
thể các đơn vị thành viên của TCTĐSVN. Chúng phản ánh từng bước phát
triển của TCTĐSVN từ khi thành lập đến nay với những thành công và cả
những thất bại trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, chiến
lược kinh doanh,... Nghiên cứu TLLT có thể giúp lãnh đạo TCT rút ra những
bài học quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. Từ đó đưa ra những điều
chỉnh hợp lý trong các chiến lược phát triển của mình trong tương lai. Đồng
thời, TLLT còn lưu giữ những bí quyết kinh doanh riêng về công nghệ quản
lý, kỹ thuật,...giúp đảm bảo chất lượng cũng như nét đặc trưng riêng của các
sản phẩm được cung ứng ra thị trường.
Thứ năm, TLLT mà đặc biệt là tài liệu khoa học kỹ thuật còn là căn cứ
để tiến hành thi công, xây lắp các công trình; sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, mở
rộng, sử dụng và quyết toán các công trình đường sắt đảm bảo các thông số
kỹ thuật và ý đồ thiết kế của chủ đầu tư cũng như kiến trúc sư. Việc sử dụng
TLLT khoa học kỹ thuật còn có vai trò trong việc giảm bớt thời gian, khối
lượng công việc khi tiến hành thi công hay cải tạo, nâng cấp các công trình
xây dựng khi đã khảo sát địa chất công trình, đồng thời giảm đến mức tối
thiểu những thiệt hại có thể xảy ra do dự đoán trước tuổi thọ công trình. Tài
liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật còn là căn cứ để kiểm tra, giám sát chất lượng
thi công các công trình và là căn cứ để quản lý và khai thác sử dụng công
trình theo đúng chức năng và công dụng của chúng.
Ví dụ: Để có được những đoàn tàu chạy từ Bắc đến Nam chỉ với 28h,
ĐSVN đã phải nghiên cứu cải tiến rất nhiều lần mới có được những thành tựu
đó, hoặc các công trình kiến trúc, nhà ga, ke tàu...từ thủa tiền sơ khai cho đến
nay, tất cả những kết quả đó đều phải dựa trên nền tảng của tài liệu lưu trữ. Khi
muốn nâng cấp cải tiến hạng mục công trình nào đều phải lấy hồ sơ tài liệu cũ
26
làm bản lề để nghiên cứu, cải tiến mà giá trị gốc của nó không thay đổi.
Cuối cùng, TLLT còn góp phần xây dựng thương hiệu, hình ảnh đẹp của
TCTĐSVN trên thị trường cung ứng các dịch vụ đường sắt. Với những tài liệu
lưu trữ phản ánh truyền thống sản xuất kinh doanh cũng như những thành tựu
đã đạt được (bằng các giải thưởng, danh hiệu,...); tên tuổi và chất lượng của
các sản phẩm mà TCTĐSVN cung ứng sẽ được khẳng định, mang lại lợi thế
cạnh tranh cao cho TCTĐSVN so sánh với các doanh nghiệp kinh doanh khác
trên thị trường, mở ra ưu thế hợp tác, hội nhập với thị trường quốc tế.
Đối với quốc gia
Trước hết, cần phải khẳng định TLLT của TCTĐSVN là TLLT quốc gia
và thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều 2 Luật Lưu trữ
số: 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã nêu
rất rõ:” Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ
chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu
và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân...”. Tổ chức kinh tế trong định nghĩa này là bao gồm tất cả
các loại hình doanh nghiệp ở các thành phần kinh tế khác nhau.
Trên phương diện quốc gia, TLLT TCTĐSVN chính là nguồn thông tin
phản ánh khách quan đường lối đổi mới cũng như những chính sách kinh tế
27
của Đảng và Nhà nước đối với sự phát triển của ngành ĐSVN nói riêng; với
nền kinh tế quốc dân nói chung qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. Thông
qua các tài liệu về quy hoạch phát triển ngành, giao chỉ tiêu công tác hàng
năm,...có thể thấy rõ sự thay đổi trong đường lối phát triển kinh tế và phát
triển ngành của Đảng và Nhà nước. Chẳng hạn như sự chuyển đổi từ Liên
hiệp ĐSVN sang hình thức Tổng công ty ĐSVN khẳng định mục tiêu xây
dựng một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa của Đảng ta.
Đồng thời với những tiến bộ mà ĐSVN đạt được phản ánh trong TLLT còn
chứng minh sự đúng đắn trong quá trình đổi mới chính sách và phát triển
ĐSVN cũng như nền kinh tế Việt Nam của Đảng và Nhà nước ta.
TCTĐSVN là một doanh nghiệp Nhà nước, nắm giữ một trong những
ngành kinh tế then chốt của đất nước – ngành ĐSVN. Bởi vậy, TLLT hình
thành từ hoạt động của TCTĐSVN còn là kho báu lưu giữ những thông tin, số
liệu, những bí quyết kinh doanh trong việc cung ứng những sản phẩm, dịch vụ
có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của đất nước, đảm bảo an
toàn giao thông, làm nòng cốt để ngành TCTĐSVN phát triển nhanh, bền
vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả.
Qua TLLT có thể phần nào thấy được bối cảnh kinh tế, hoàn cảnh lịch
sử và những bước phát triển của ngành TCTĐSVN cũng như kinh tế - xã hội
trong nước. Do đó, TLLT của TCTĐSVN được xem là một nguồn sử liệu
quan trọng để nghiên cứu lịch sử xây dựng ngành TCTĐSVN. Đồng thời đó
cũng là nguồn không thể thiếu khi nghiên cứu tình hình phát triển kinh tế đất
nước trong những năm qua, đặc biệt là từ khi đổi mới năm 1986.
TLLT của TCTĐSVN có vai trò quan trọng trong sự phát triển khoa học
kỹ thuật công nghệ đất nước. Thông qua quá trình hợp tác, liên doanh, liên kết
với các đối tác nước ngoài trong việc chuyển giao công nghệ; rất nhiều máy
móc, thiết bị, quy trình công nghệ về đường sắt đã được ứng dụng vào nước
28
ta. Đi kèm là các tài liệu hướng dẫn quy trình hoạt động cũng như cấu tạo của
hệ thống máy móc, công nghệ. Các tài liệu này sẽ là cơ sở để tiến hành áp
dụng các công nghệ hiện đại vào Việt Nam trên diện rộng. Đồng thời đó cũng
là tài liệu tham khảo hữu ích để cải tiến, sáng tạo ra nhiều máy móc, thiết bị,
quy trình công nghệ mới góp phần thúc đẩy sự phát triển khoa học công nghệ
trong lĩnh vực đường sắt, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước.
Ngoài ra, TLLT của TCTĐSVN còn thể hiện một phần chính sách phát
triển quan hệ đối ngoại của Đảng và Nhà nước Việt Nam, đặc biệt là đối
ngoại về kinh tế. Với quy mô hoạt động trên phạm vi toàn quốc, TCTĐSVN
luôn đi đầu trong việc hợp tác, giao lưu, hội nhập quốc tế thông qua việc
chuyển giao công nghệ và hoạt động liên doanh, liên kết, xuất nhập khẩu. Do
đó, TLLT của TCTĐSVN còn phản ánh đường lối đổi mới, đa phương hóa,
đa dạng hóa quan hệ quốc tế của Đảng. Trên cơ sở đó, đẩy mạnh hoạt động
chính trị đối ngoại đồng thời với hoạt động kinh tế đối ngoại.
Tiểu kết chƣơng 1
Với những hoạt động sản xuất, kinh doanh, Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ với nhiều loại
hình khác nhau. Khối tài liệu này phản ánh đầy đủ các hoạt động quản lý sản
xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, khối tài liệu đó không những có ý
nghĩa quan trọng đối với chính TCT mà còn có những ý nghĩa to lớn không
thể phủ nhận đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay. Đối với khoa
học lưu trữ ở Việt Nam, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của doanh
nghiệp cũng là đối tượng cần nghiên cứu nghiêm túc. Những nghiên cứu đó
phải dựa trên cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp nhằm
xây dựng cơ sở để đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng của công tác lưu
trữ trong các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và Tổng công ty Đường sắt
29
Việt Nam nói riêng.
Hơn nữa, những tài liệu đã sản sinh ra trong hoạt động của TCT đều có
ý nghĩa thực tiễn và đã được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản lý và
điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Vì thế, TCT cần phải
tiếp tục tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ để lưu trữ tài liệu và đưa vào khai
thác có hiệu quả khối tài liệu này. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là TCT đã tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ như thế nào để quản lý và khai thác có hiệu quả
khối tài liệu có giá trị trên. Trả lời câu hỏi trên, chương 2 của đề tài này tác
giả sẽ trình bày những tìm hiểu về cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức, quản lý
30
công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
(nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty
có trụ sở tại thành phố Hà Nội)
2.1. Lý luận chung về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ
2.1.1. Một số khái niệm
2.1.1.1. Tổ chức
Hiện nay, trên thế giới, tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.
Tổ chức có thể hiểu là một thực thể hoặc tổ chức cũng có thể hiểu là một hoạt
động (hay là chức năng tổ chức). Trong đề tài này, tác giả sử dụng khái niệm
tổ chức là một hoạt động. Với cách tiếp cận này chúng ta có thể hiểu: “Tổ
chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các
nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung”[22;tr.136].
2.1.1.2. Quản lý
Hiện nay, với những nhận thức và các cách tiếp cận khác nhau sẽ có
những khái niệm khác nhau về quản lý. Ví dụ như khái niệm của F.W Taylor,
H. Fayol, M.P Follet, C. I. Barnarrd, H. Simon, v.v... Tuy vậy, trong đề tài
này tác giả sử dụng định nghĩa về quản lý như sau: “Quản lý là tác động có ý
thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý
để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều
kiện môi trường biến đổi”[22; tr.12]
2.1.1.3. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
31
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [13, tr.15]
Vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ là quy trình quản lý, thiết kế bộ
máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục
tiêu của công tác lưu trữ.
2.1.2. Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Nội dung của tổ chức, quản lý công tác lưu trữ bao gồm hai nội dung
chính là: Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ và các biện pháp tổ chức, quản
lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
2.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng
với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Theo ý
kiến của PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS.TS Dương Văn Khảm thì nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất cũng được áp dụng để quản lý đối với tài liệu
hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp. “Vì thế, công tác lưu trữ ở
các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu
thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia
thuộc bí mật Nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy
định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư
hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục
đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá
nhân”[29;tr.31].
Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: Nhà
nước xác định và thành lập bởi hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ thống
nhất từ Trung ương đến địa phương. Hệ thống đó bao gồm: các cơ quan quản
32
lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. Những cơ quan
này giúp Nhà nước trong việc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả
nước. Đồng thời, các cơ quan này cũng có chức năng tham mưu cho các cơ
quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản điều chỉnh và quản lý
công tác lưu trữ trong toàn quốc.
Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã
nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ
đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các
nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định
giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu
khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ
Quốc gia và lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện
theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ
quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên.
2.1.2.2. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được thể hiện ở năm
nội dung như sau:
Thứ nhất là thành lập bộ phận quản lý lưu trữ: Bộ phận quản lý lưu trữ
được thành lập ở hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở
khu vực Nhà nước. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo tổ chức, quản
lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu
trữ trong cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ
quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Bộ phận lưu trữ được thành lập ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo các
33
quy định hiện hành của pháp luật. Ở khu vực Nhà nước, bộ phận quản lý lưu
trữ được xây dựng thành hệ thống thuộc các cơ quan từ Trung ương đến địa
phương. Riêng đối với doanh nghiệp, tùy thuộc quy mô lớn hay nhỏ của doanh
nghiệp mà các nhà đầu tư, các cơ quan chủ quản hoặc các lãnh đạo doanh nghiệp
quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý công tác lưu trữ.
Thứ hai là tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ: Cán bộ là
nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan.
Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức
tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài
liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán
bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài
liệu của cơ quan và làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử
dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu
trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao
của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Đối với doanh nghiệp chính
sách tuyển dụng và bố trí cán bộ còn phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh
đạo về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Hầu hết các
doanh nghiệp đều bố trí cán bộ phụ trách công tác lưu trữ. Tuy nhiên, phần
lớn các doanh nghiệp đang bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
Thứ ba là tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ: Nhìn
chung, kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ bước đầu đã được lãnh
đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm đầu tư xây dựng, nhất là
những cơ quan, tổ chức Nhà nước có quy mô lớn và các Trung tâm lưu trữ
Quốc gia, tỉnh, huyện. Tuy nhiên, ở hầu hết lưu trữ hiện hành đều chưa xây
dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, song cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị
như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệt độ… đảm bảo ở mức tương đối
34
yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.
Thứ tư là ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn, phổ biến, tập huấn
nghiệp vụ công tác lưu trữ: Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc
thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn
quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà
nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ. Có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ
được ban hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2013.
Dưới luật có nhiều văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ chuyên môn cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn
bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể do cơ quan ban hành. Những
cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành
những quy chế quy định một số điều cụ thể về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ,
việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức,
viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ.
Thứ năm là công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong
công tác lưu trữ: Thanh tra, kiểm tra nhằm đánh giá quá trình thực hiện các
quy định pháp luật lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Dựa trên
những kết quả thanh tra, kiểm tra, các cơ quan quản lý Nhà nước có thể đánh
giá được mức độ phù hợp của các quy định pháp luật lưu trữ đối với thực tiễn
lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó có những điều chỉnh nội dung của
các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ngày càng phù hợp hơn với thực
tiễn công tác lưu trữ. Đồng thời, các cơ quan quản lý lưu trữ có thể có những
chỉ đạo, hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện có hiệu quả cao
35
hơn công tác lưu trữ của mình.
2.1.3. Sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Có thể khẳng định rằng bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào
trong hoạt động của mình đều sản sinh ra các tài liệu. Những tài liệu đó có giá
trị thực tiễn được sử dụng hàng ngày trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, khối lượng tài liệu ngày càng được sinh ra nhiều trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ vượt quá khả năng kiểm soát của chính các cơ
quan này. Do vậy, lý thuyết về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ chỉ ra rằng
cần phải quản lý tập trung thống nhất khối tài liệu này để tạo điều kiện thực
hiện thống nhất các nghiệp vụ có tính khoa học của công tác lưu trữ. Khối
lượng tài liệu sẽ giảm xuống khi nó được quản lý tập trung thống nhất và
được tiến hành lựa chọn bằng những nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Nhờ vậy
các cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm diện tích về phòng, kho để lưu trữ những tài
liệu không có giá trị. Hơn nữa cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm được chi phí về
bố trí cán bộ, nhân lực cho việc quản lý khối tài liệu đã hết giá trị.
Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng chỉ ra rằng cần phải thành lập
bộ phận quản lý công tác lưu trữ hoặc ít nhất cần phải bố trí cán bộ phụ trách
công tác này. Việc thành lập bộ phận quản lý công tác lưu trữ xuất phát từ
thực tế công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bất kỳ một
cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động đều phải sử dụng các nguồn thông tin.
Trong khi đó, hơn 90% thông tin được chứa đựng trong văn bản, tài liệu. Tuy
nhiên, do khối lượng tài liệu được sinh ra ngày càng nhiều trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã làm cho công tác tra cứu, sử dụng
những tài liệu này tốn kém rất nhiều công sức, thời gian. Do đó, hiệu quả của
việc tra cứu thông tin tài liệu trong cơ quan, tổ chức sẽ rất thấp nếu công tác
lưu trữ thiếu sự quản lý và hướng dẫn thống nhất của bộ phận chuyên môn về
lưu trữ. Bộ phận quản lý lưu trữ sẽ xây dựng những văn bản quy định về công
36
tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu
trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong
cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian
tới. Nhờ đó, công tác lưu trữ được quản lý thống nhất, khoa học và góp phần
nâng cao năng suất, hiệu quả các hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Mặt khác, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng đặt ra yêu cầu về việc
tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ. Đây là nhân tố quan trọng
quyết định hiệu quả của công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu
trữ được đào tạo về chuyên môn lưu trữ sẽ giúp các cơ quan, tổ chức nhận thức
đúng đắn giá trị tài liệu của mình. Từ nhận thức đúng, các cơ quan, tổ chức sẽ
có các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ một cách hợp lý, hiệu quả.
Hơn nữa với sự tham mưu của các cán bộ lưu trữ, các cơ quan, tổ chức sẽ ban
hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ và bố trí các kho, tàng
nhằm bảo quản tốt các tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của mình.
Ngoài ra, với việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thì công tác này
trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng phải được thanh tra, kiểm tra
và xử lý các vi phạm pháp luật, quy định của cơ quan về lưu trữ. Tổ chức và
quản lý công tác lưu trữ tức là tổ chức và kiểm soát các thông tin chủ yếu phục
vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do vậy tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ cũng cần phải có các cơ chế thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm
nhằm hướng công tác lưu trữ đạt được hiệu quả ngày càng cao hơn. Vì vậy, tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ không chỉ đơn thuần giúp cho các cơ quan, tổ
chức kiểm soát một cách cơ học tài liệu mà nó còn giúp cơ quan quản lý tốt
nguồn lực thông tin của mình. Nhờ vậy, các hoạt động của các cơ quan, tổ chức
với tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo hoạt động có hiệu quả.
Ngược lại nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽ gây nên các hậu
37
quả to lớn đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đối với các cơ quan
quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ sẽ
giúp cho các cơ quan này quản lý thống nhất tài liệu của Phông lưu trữ Quốc
gia Việt Nam.
Như vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thực sự cần thiết đối với hoạt
động của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ tổ chức, quản lý tốt
công tác lưu trữ, hiệu quả của các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp ngày càng được nâng cao rõ rệt. Ngược lại, nếu tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ không tốt sẽ gây nên những khó khăn, thậm chí có thể gây ra những
hậu quả to lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ không chỉ là việc quản lý thống nhất một cách cơ học
tài liệu lưu trữ mà thông qua đó các nhà quản lý đặt ra một cơ chế kiểm soát
chặt chẽ nguồn lực thông tin của mình. Đây là nguồn lực có vai trò quan trọng
quyết định sự thành, bại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong “thời đại
bùng nổ thông tin” như hiện nay.
2.2. Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nƣớc về tổ chức, quản lý công
tác lƣu trữ trong doanh nghiệp
Cho đến nay, ở Việt Nam đang còn tồn tại nhiều quan điểm khác nhau
về tổ chức, quản lý đối với công tác lưu trữ doanh nghiệp. Trong phần này,
tác giả sẽ phân tích các cơ sở pháp lý của pháp luật lưu trữ Việt Nam và của
các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp làm cơ sở
đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.
2.2.1. Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp có giá
trị rất quan trọng không những đối với chính doanh nghiệp mà còn đối với
38
nền kinh tế - xã hội của nước ta. Tuy nhiên, trong các văn bản pháp lý về lưu
trữ của Việt Nam hiện nay vẫn chưa có những quy định cụ thể nhằm điều
chỉnh hợp lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.
Các văn bản pháp luật lưu trữ của Việt Nam hiện nay chỉ mới dừng lại
xem các tài liệu của các doanh nghiệp như tài liệu của một tổ chức kinh tế
(doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngoài, hộ kinh doanh cá thể, các hợp tác xã,...). Tại điều 1 của Pháp lệnh
lưu trữ số 34/2001/PL-UBTVQH10 ban hành năm 4/4/2001 quy định: “Tài
liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an
ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành
trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của
các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân
(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu
phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”[41].
Đối với tài liệu kế toán hình thành trong hoạt động của các doanh
nghiệp nói chung thì được điều chỉnh bởi Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC
ban hành ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng bộ Tài chính về việc ban hành chế
độ lưu trữ tài liệu kế toán trong đó quy định cụ thể về đối tượng điều chỉnh
của văn bản này như sau: “Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ lưu trữ
tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần
kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị
vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
nghề nghiệp có sử dụng vốn, kinh phí của Nhà nước, của tập thể”[9]. Trong
văn bản này đã quy định cụ thể tất cả các nghiệp vụ lưu trữ liên quan đến tài
liệu kế toán của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Mặt khác, tại điều 3 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ban hành
39
ngày 29/11/2005 quy định: “Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có
tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định
của pháp luật nhằm thực hiện mục đích của hoạt động kinh doanh”[34]. Như
vậy, dựa trên cơ sở những quy định của các văn bản quy phạm pháp luật trên
cho phép chúng ta khẳng định rằng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp thuộc đối
tượng điều chỉnh của luật pháp lưu trữ Việt Nam. Như vậy, các doanh nghiệp
đều có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phải
trên cơ sở tuân thủ pháp luật của Nhà nước.
Hơn nữa, theo quy định tại khoản 7 điều 2 của Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ban hành năm 2013 thì “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là
toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian
hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật
mang tin”[35]. Theo quy định này thì tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của các doanh nghiệp thuộc thành phần của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Một lần nữa chúng ta đã có thể khẳng định rằng: “Hệ thống văn bản
hình thành trong các doanh nghiệp là kết quả tất yếu của hoạt động sản xuất,
kinh doanh, phải thuộc sự quản lý của Nhà nước và công tác ban hành, quản
lý, sử dụng hệ thống văn bản đó cũng phải được điều chỉnh bằng pháp
luật”[4;tr.133].
Từ những phân tích trên đây, cho thấy rằng công tác lưu trữ của các
doanh nghiệp nói chung được xem là đối tượng điều chỉnh của nhiều văn bản
quy phạm pháp luật của Việt Nam, trong đó có sự điều chỉnh của pháp luật về
lưu trữ do Nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên, cho đến hiện nay, trong hầu hết
nội dung của các văn bản pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam chưa có các quy
định cụ thể đối với việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.
Đặc biệt, trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ của Việt Nam vẫn
chưa quy định cụ thể về quyền sở hữu, cơ chế kiểm soát và những hướng dẫn
40
cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ đối với công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Thực tế
đó cũng cho thấy các văn bản quy phạm pháp luật chưa có sự điều chỉnh phù
hợp với thực tiễn của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.
2.2.2. Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp
Tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các
doanh nghiệp đã được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về lưu trữ
của nhiều nước. Các nước đều coi trọng giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành
trong doanh nghiệp và xem nó như một đối tượng quản lý chủ yếu của các cơ
quan quản lý Nhà nước về lưu trữ. Tuy nhiên, pháp luật các nước cũng có các
chính sách điều chỉnh phù hợp đối với công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Đặc
biệt, pháp luật lưu trữ của nhiều nước đã tách biệt cụ thể giữa tài liệu lưu trữ
của doanh nghiệp công và tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp tư. Nhờ vậy, công
tác lưu trữ của các doanh nghiệp đã có cơ sở pháp lý vững chắc để thực hiện
có hiệu quả các hoạt động của mình. Đồng thời các cơ quan quản lý Nhà nước
về lưu trữ cũng thực hiện có hiệu quả hoạt động quản lý của mình đối với các
khối tài liệu hình thành trong hoạt động các doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp tư.
Ở hầu hết các nước như: Nga, Trung Quốc, Mỹ, Pháp, Auxtralia,
Anbani, Bê Nanh, Angiêri, Hàn Quốc, Nhật Bản, v.v... tài liệu lưu trữ hình
thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đều được điều chỉnh bởi các văn
bản pháp luật. Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp đều được quy định thuộc
thành phần của Phông lưu trữ Quốc gia như ở Nga, Luật Liên bang Nga về
công tác lưu trữ do Đuma Quốc gia thông qua ngày 01 tháng 10 năm 2004 và
Hội đồng Liên bang phê chuẩn ngày 13 tháng 10 năm 2004. Theo quy định
của Luật này công tác lưu trữ doanh nghiệp thuộc hệ thống mạng lưới lưu trữ
Nhà nước. “Thành phần Phông Lưu trữ Liên bang Nga bao gồm: các phông
lưu trữ và toàn bộ tài liệu lưu trữ thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ
41
thuộc vào nguồn gốc và thời gian hình thành, tác giả tài liệu, nơi lưu giữ và
hình thức sở hữu,…những tài liệu lưu trữ này được bảo quản vĩnh viễn trên
lãnh thổ Liên bang Nga” [16; tr.20]. Ở nước CHND Trung Hoa, tài liệu lưu
trữ của doanh nghiệp được xác định thuộc sự điều chỉnh của các văn bản pháp
luật.“Qua phân tích tất cả đối tượng có thể thấy được có 4 loại đối tượng chấp
hành pháp luật pháp qui lưu trữ:…
Trên cơ sở xác định tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các
doanh nghiệp thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật về lưu
trữ, các nước cũng ban hành các chính sách thành lập các cơ quan để quản lý
và hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất đối với công tác lưu trữ của các doanh
nghiệp như: Ở Nga “ngoài các viện lưu trữ Nhà nước ra, còn được xây dựng
một mạng lưới các phòng lưu trữ cơ quan đoàn thể và xí nghiệp, những
phòng lưu trữ này hoặc là tồn tại như những đơn vị tổ chức độc lập, hoặc là
đặt trong bộ phận phụ trách công tác văn phòng trong các cơ quan, đoàn thể,
xí nghiệp đó”[16; tr.15]. Ở Pháp cho phép thành lập các Trung tâm lưu trữ
riêng của “giới lao động” và thông qua các trung tâm lưu trữ này để lưu trữ
.Nhà nước tiến hành khảo sát, nghiên cứu và tuyên bố xếp hạng các tài liệu
của doanh nghiệp có giá trị bảo tồn Quốc gia. “Về mặt ý nghĩa Trung tâm lưu
trữ về giới lao động phải trở thành nơi bảo quản, nơi trao đổi, mở đầu trên
con đường của một đối tác thực sự với doanh nghiệp”[19;tr.48]. Riêng công
tác tổ chức, quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp, ở Pháp đã hình thành các
cơ quan lưu trữ riêng trong chính các doanh nghiệp. “Hiện nay có khoảng 20
cơ quan lưu trữ được thiết lập ngay tại doanh nghiệp, đó là áp dụng những
quy định của sắc lệnh số 79-1037 ngày 3.12.1979”[19; tr.48]. Luật pháp lưu
trữ của Anbani quy định: “Ban Tổng giám đốc LTNN tổ chức, chỉ đạo và
kiểm tra hoạt động của cả mạng lưới lưu trữ. Các quy tắc, hướng dẫn, chỉ thị
do Ban Tổng giám đốc ban hành về việc quản lý tài liệu là những điều bắt
42
buộc phải chấp hành đối với cả màng lưới lưu trữ và các thể nhân, pháp nhân
tư có giữ tài liệu (Luật số 7726 ngày 29/7/1993 về Phông lưu trữ Quốc gia và
về các lưu trữ của Anbani)”[19; tr.4]
Để quản lý hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp, luật pháp
lưu trữ các nước đều công nhận quyền sở hữu tài liệu của các doanh nghiệp
song song với việc quy định cụ thể về phương thức quản lý tài liệu lưu trữ của
Nhà nước. Đồng thời, nhiều nước đã quy định cụ thể về việc bán, chuyển
nhượng, xác định giá trị tài liệu và việc xuất khẩu tài liệu của các doanh
nghiệp ra nước ngoài. Luật pháp Trung Quốc quy định: “Bất cứ cơ quan,
đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức cũng như cá nhân đều không
được bán TLLT thuộc sở hữu Nhà nước...Đối với TLLT cùng bản phục chế có
giá trị bảo tồn đối với Nhà nước và xã hội hoặc là phải giữ bí mật thuộc sở
hữu Nhà nước, sở hữu tập thể và cá nhân, khi các viện lưu trữ các loại, các
cấp, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức khác cần
mang theo, vận chuyển hoặc gửi qua đường bưu điện ra nước ngoài, phải
được sự đồng ý của cơ quan chủ quản từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra, phê duyệt
và được cơ quan hải quan kiểm tra cho phép”[19;tr.6-7]. Luật pháp về lưu trữ
của nước Côxta Rica quy định: “Không một ai là nhân viên hay không, có thể
được chiếm đoạt tài liệu này…Ban Tổng Giám đốc có các chức năng:...Yêu
cầu các tổ chức tư nhân cung cấp các thông tin về các tài liệu có giá trị khoa
học – văn hóa mà họ có, nhằm để có các thống kê, mục lục, đăng ký, kiểm kê
hoặc vi phim các tài liệu này (Luật về hệ thống lưu trữ Quốc gia số 7202
ngày 24 tháng 10 năm 1990 của Côxta Rica)” [19; tr.55-56]
Đối với công tác thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ của các
doanh nghiệp cũng được luật pháp lưu trữ các nước quy định cụ thể. Luật
pháp lưu trữ nước Auxtralia quy định “Khi thực hiện chức năng của mình,
lưu trữ có thể thỏa thuận để giữ hồ sơ do các cá nhân, chứ không phải các cơ
43
quan Liên bang chuyển tới, theo sự thỏa thuận này lưu trữ và cá nhân đó có
quyền khai thác các tài liệu đó”[23; tr.18]. Đồng thời, công nhận quyền sở
hữu và quyền khai thác tài liệu doanh nghiệp của chính doanh nghiệp đó.
Tương tự các nước khác, hệ thống văn bản pháp luật lưu trữ của Auxtralia
quy định các hồ sơ của doanh nghiệp và chứa các thông tin bí mật thương mại
của doanh nghiệp không được tiết lộ, khai thác. “Hồ sơ Liên bang thuộc loại
không được khai thác nếu có chứa thông tin hoặc vấn đề sau:…
(j) Thông tin hoặc vấn đề (không thuộc loại thông tin hoặc vấn được đề cập
đến trong khoản (h)) liên quan đến doanh nghiệp hoặc nghề nghiệp của một
cá nhân, hoặc tới vấn đề tài chính và doanh nghiệp của một cơ quan, mà việc
tiết lộ các thông tin và vấn đề đó có thể có lý do chính đáng để dự đoán rằng
sẽ ảnh hưởng xấu tới các quan hệ thương mại và tài chính hợp luật của một cá
nhân hoặc cơ quan đó.
(3) Theo Bộ luật này, hồ sơ Liên bang là loại không được khai thác, nếu nó có
chứa các thông tin hoặc vấn đề có liên quan tới quan hệ cá nhân hoặc quan hệ
nghề nghiệp hay doanh nghiệp của bất kỳ một cá nhân nào (kể cả người đã
chết) hoặc có liên quan tới doanh nghiệp, các quan hệ buôn bán, tài chính của
tổ chức hoặc một hoạt động”[24; tr.21].
Mặc dù công nhận quyền sở hữu tài liệu của các tư nhân trong đó bao
gồm cả doanh nghiệp tư nhưng hệ thống pháp luật lưu trữ của các nước cũng
quy định sự quản lý của Nhà nước đối với những tài liệu lưu trữ của doanh
nghiệp có giá trị Quốc gia hay giá trị lịch sử. Luật pháp về lưu trữ ở Bê Nanh
quy đinh: “Mỗi khi tài liệu lưu trữ tư có một ý nghĩa quốc gia hay ý nghĩa
1 Điều 18. – Một ủy ban thường trực mà các thành viên được chỉ định trong Hội quốc gia về lưu trữ bằng sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ theo đề nghị của Giám đốc lưu trữ Quốc gia sẽ đánh giá tính chất quốc gia của những tài liệu đưa trình ủy ban. Ủy ban cũng tuyên bố việc thông báo một số tài lệu và việc đưa tài liệu lưu trữ tư ra khỏi lãnh thổ Quốc gia.
44
lịch sử được thừa nhận, sau khi có ý kiến của Ủy ban thường trực nói ở điều 181, Giám đốc lưu trữ Quốc gia hoặc đại diện có thể tiến hành sao tài liệu và
trong trường hợp bảo quản kém có thể yêu cầu chuyển chúng vào một kho lưu
trữ công (Sắc lệnh số 90-384 ngày 4/12/1990 của Bê Nanh)”[18; tr.38].
Tóm lại: Hầu hết Luật pháp lưu trữ các nước đều công nhận quyền sở
hữu tài liệu của doanh nghiệp. Đồng thời, quy định cụ thể các trường hợp
doanh nghiệp phải nộp tài liệu vào lưu trữ Nhà nước bảo quản và việc xuất
khẩu, bán, cho, tặng tài liệu của doanh nghiệp với một pháp nhân thứ hai phải
được sự đồng ý của cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước. Trường hợp xuất khẩu
tài liệu của doanh nghiệp ra nước ngoài phải có sự kiểm soát, cho phép của cơ
quan quản lý lưu trữ Nhà nước hoặc cơ quan Hải quan. Việc tiêu hủy tài liệu
của doanh nghiệp phải được thông báo cho cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước
biết và thẩm định. Xác định các khâu nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp và
các hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp đều thuộc đối tượng điều chỉnh của
pháp luật lưu trữ. Một số nước đã quy định cụ thể các nguyên tắc, chế độ
quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Quy định cụ thể về trách nhiệm của doanh
nghiệp trong việc quản lý, báo cáo, bảo quản tài liệu lưu trữ của mình. Đặt ra
các đặc quyền của lưu trữ Nhà nước đối với việc biết, ưu tiên mua, trưng mua,
thu thập,… đối với tài liệu lưu trữ doanh nghiệp trong các trường hợp cụ thể.
Những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với Quốc gia, địa phương
được lưu trữ Nhà nước xếp hạng và thực hiện các biện pháp bảo quản, thu
mua để bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước. Quy định cụ thể về các
quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với tài liệu cho, tặng, ký gửi vào lưu
trữ Nhà nước, đặc biệt là quyền cho phép hay không cho phép các cá nhân, cơ
quan, tổ chức khác kể cả cơ quan Nhà nước trong việc tiếp cận, khai thác các
thông tin tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhất là tài liệu chứa bí mật thương
mại và bí mật công nghệ. Đặc biệt, luật pháp của nhiều nước đã phân định rõ
45
ràng các quyền và nghĩa vụ của lưu trữ doanh nghiệp công và tư.
2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng
sắt Việt Nam
2.3.1. Tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công
tác lưu trữ
Như đã phân tích ở trên, bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ
2.3.1.1. Tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý
công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ
quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản
quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực
hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ
của cơ quan trong thời gian tới.
Trước hết, cần phải khẳng định Tổng giám đốc ĐSVN là người chịu
trách nhiệm thống nhất, tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ, TLLT của
Tổng công ty ĐSVN. Giám đốc các công ty với tư cách là đơn vị thành viên
có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư – lưu trữ, TLLT, chỉ đạo việc nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ của đơn
vị mình.
Lưu trữ còn là một lĩnh vực hoạt động mang tính xã hội, giữ vị trí quan
trọng, không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ một ngành nghề nào, bao
gồm cả ngành ĐSVN, là một công ty nhà nước, đầu tư và hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực giao thông vận tải theo chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước. Trên tinh thần cần phải tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ ở tất
cả các cơ quan, tổ chức do Đảng và Nhà nước đề ra, ĐSVN đã có sự quan tâm
46
nhất định đối với công tác này ngay từ khi ra đời.
Hơn nữa, với quy mô tổ chức và hoạt động trên phạm vi toàn quốc,
quản lý mạng lưới giao thông đường sắt ở nhiều tỉnh, thành cùng các đơn vị
thành viên trực thuộc; khối tài liệu sản sinh trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của ĐSVN thực sự rất lớn, có giá trị; đa dạng, phong phú về các nội
dung: vận tải đa phương thức trong nước và liên vận quốc tế; quản lý, khai
thác, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống kết cấu hạ tầng ĐS quốc gia; kinh
doanh hệ thống kết cấu hạ tầng ĐS; điều hành giao thông vận tải ĐS; tư vấn,
khảo sát, thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương tiện, thiết bị,
phụ tùng chuyên ngành ĐS và các sản phẩm cơ khí; sản xuất và kinh doanh
vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm, đồ uống; kinh doanh du lịch,
khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hóa; tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây dựng các
công trình giao thông, thủy lợi, công nghiệp và dân dụng; dịch vụ viễn thông
và tin học; kinh doanh xăng, dầu, mỡ bôi trơn của ngành ĐS,...tài liệu hành
chính sản sinh trong quá trình quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh.
Với khối lượng lớn tài liệu đó cùng nhận thức đúng đắn về vai trò của
công tác lưu trữ và giá trị của TLLT hình thành từ quá trình hoạt động của
ĐSVN đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh, tháng 5/1964 Bộ phận Văn thư -
Lưu trữ của Tổng cục Đường sắt Việt Nam thuộc Bộ Giao thông Vận tải (nay
là Tổng công ty ĐSVN) chính thức được thành lập. Từ năm 1963 trở về trước
do chưa ổn định về cơ cấu tổ chức nên ĐSVN chưa có điều kiện thiết lập bộ
phận chuyên trách về lưu trữ, song không phải vì thế mà công tác này không
được quan tâm, toàn bộ tài liệu, công văn giấy tờ đều được lưu giữ ở Kho lưu
trữ của Tổng cục ĐSVN (nay là Tổng Công ty ĐSVN).
Đến năm 1989, để thống nhất và tăng cường hoạt động quản lý trong
công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, Tổng Cục ĐSVN đã ký Quyết định
số 699-ĐS/TC ngày 23/8/1989 quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
47
và các phòng.
Gần đây nhất, ngày 30 tháng 6 năm 2014 Tổng giám đốc Tổng công ty
ĐSVN đã ký Quyết định số 868/QĐ-ĐS quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng TCTĐSVN.
+ Tại TCTĐSVN, bộ phận phụ trách lưu trữ thuộc Tổ Hành chính (Văn
phòng Tổng công ty) có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng trong
việc triển khai công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước đồng thời đề xuất
với lãnh đạo các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.
+ Tổ chức thực hiện, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ và quy
trình xử lý văn bản trong cơ quan và các đơn vị của TCTĐSVN. Căn cứ các
văn bản của Nhà nước và của ĐSVN, xây dựng các văn bản chỉ đạo chung
công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan và các đơn vị thành viên, báo cáo lãnh
đạo Văn phòng xem xét, trình cấp có thẩm quyền ban hành.
+ Lập kế hoạch, đề xuất tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công
tác văn thư – lưu trữ của ĐSVN.
+ Lưu trữ văn bản, tài liệu của cơ quan. Tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ, bảo đảm an toàn TLLT của cơ quan.
+ Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ thuộc
phạm vi quản lý của Văn phòng và cơ quan.
+ Tham mưu đề xuất với lãnh đạo cơ quan các biên pháp nâng cao hiệu
quả hoạt động lưu trữ, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, cá nhân
trong cơ quan trong việc sắp xếp thống kê hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu
trữ cơ quan.
+ Phối hợp với phòng Tin học, đề xuất việc ứng dụng tiến bộ khoa học
công nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ,
+ Thường trực giải quyết các nội dung công tác lưu trữ với các cơ quan
48
lưu trữ và nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ theo quy định.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, cá nhân trong Tổng công
ty sắp xếp, thống kê, lập mục hồ sơ, TLLT
+ Bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng TLLT của TCT.
+ Triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ
+ Thường trực giải quyết các nội dung công tác lưu trữ của Tổng công
ty với cơ quan lưu trữ có thẩm quyền tại địa phương
+ Thực hiện giao nộp TLLT vào Trung tâm Lưu trữ tại địa phương theo
quy định
+ Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ đột xuất công tác lưu trữ,
TLLT của Tổng công ty theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày
06/01/2005 của Bộ Nôi vụ.
Như vậy, theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/01/2005 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và
UBND; tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã tổ chức một bộ phận phụ
trách thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đó là Tổ Hành chính thuộc
Văn phòng Tổng công ty đồng thời tổ chức bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc
Phòng Hành chính Tổng hợp của các đơn vị thành viên. Đây thực sự là một
bước đệm quan trọng tạo tiền đề cho sự phát triển công tác lưu trữ của Tổng
công ty và các đơn vị thành viên, góp phần thống nhất về tổ chức và phương
thức hoạt động của Lưu trữ theo hướng khoa học, hiện đại.
2.3.1.2. Tại một số đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam có trụ sở ở thành phố Hà Nội.
Theo quy định của TCTĐSVN, căn cứ vào tình hình và khối lượng
công việc tại các đơn vị thành viên có thể tổ chức Tổ Văn thư - Lưu trữ hoặc
Bộ phận phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ để thực hiện các chức năng,
49
nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Nhìn chung, Bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại nhiều đơn vị thành viên
được tổ chức khá quy củ, thể hiện phong cách quản lý hiện đại, chuyên môn
hóa, thống nhất trong toàn Tổng công ty. Ngoài việc khảo sát công tác lưu trữ
ở Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, chúng tôi còn tiến hành khảo sát công
tác lưu trữ ở một số đơn vị thành viên của Tổng công ty có trụ sở tại Hà Nội
để làm ví dụ minh chứng cho tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của
TCTĐSVN. Ở các đơn vị thành viên trực thuộc TCTĐSVN, Bộ phận Văn thư
– Lưu trữ thuộc phòng Hành chính Tổng hợp, có chức năng tham mưu, giúp
việc cho lãnh đạo phòng Hành chính Tổng hợp và lãnh đạo Công ty trong
việc triển khai thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của
TCTĐSVN đồng thời đề xuất với lãnh đạo các biện pháp nâng cao hiệu quả
hoạt động lưu trữ.
Theo Quyết định số 888/QĐ-ĐS ban hành quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Đường sắt Việt Nam ngày 15 tháng 9 năm 2011 Chủ tịch hội đồng
thành viên Đường sắt Viêt Nam quy định nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ
như sau:
+ Hướng dẫn cán bộ, viên chức trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ và
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; Phân
loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phục vụ việc khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ
cấp trên theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Ví dụ: Tại Công ty Thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội, công tác lưu
trữ được tổ chức, quản lý tương đối tốt theo mô hình quản lý tập trung thống
50
nhất (Phụ lục số 10).
2.3.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương
pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ
có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp
xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình
độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp
xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử
dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu
trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết, cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao
của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Với mô hình quản lý tập trung thống nhất trong việc tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực
thuộc Tổng công ty, mỗi cơ quan, đơn vị đều bố trí cán bộ văn thư cơ quan
kiêm nhiệm công tác lưu trữ để quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình.
Nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ là phải hướng dẫn cán bộ, viên chức
trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu
trữ hiện hành; Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ,
bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
lưu trữ; Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ
cấp trên theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Tổng
công ty Đường sắt Việt Nam đã ban hành các quy định cụ thể về công tác lưu
trữ cho toàn Tổng công ty nên các phòng, ban, bộ phận đều phải thực hiện
công tác lưu trữ tài liệu theo quy định. Tổng công ty có bố trí kho lưu trữ và
bố trí cán bộ kiêm nhiệm quản lý kho lưu trữ. Tài liệu ở đây chủ yếu là của
51
Tổng công ty và tài liệu các công trình xây dựng của các Ban Quản lý Các dự
án ĐS (RPMU), Ban DA1, DA2, DA3 nộp về. Tuy nhiên, các bộ phận quản
lý kho lưu trữ của doanh nghiệp chưa được đào tạo chuyên môn về lưu trữ.
Chính vì thế, việc quản lý hoặc hướng dẫn các nghiệp vụ lưu trữ cho toàn
Tổng công ty cán bộ làm công tác lưu trữ chưa thực hiện được mà Tổng công
ty phải mời giảng viên ở các Trường đại học có chuyên môn về Lưu trữ để
hướng dẫn. Theo kết quả phỏng vấn thì các cán bộ làm công tác kiêm nhiệm
quản lý kho lưu trữ tại các công ty nói trên đều được đào tạo từ nhiều chuyên
ngành khác nhau như: Quản trị nhân sự; Kế toán...
Theo ý kiến của lãnh đạo Tổng công ty đường sắt Việt Nam mà chúng
tôi đã phỏng vấn họ cho rằng: Thực trạng về tuyển dụng và sử dụng cán bộ
làm công tác lưu trữ trong doanh nghiệp cũng xuất phát từ yêu cầu của doanh
nghiệp trong việc bảo mật tài liệu, văn bản. Do vậy, người được tuyển dụng,
sử dụng làm công tác văn thư - lưu trữ trong cơ quan, đơn vị chủ yếu là
thuyên chuyển cán bộ đã và đang làm việc ở các đơn vị, phòng, ban tại
TCTĐSVN vào làm công tác văn thư – lưu trữ vì họ cho rằng các cán bộ này
có kinh nghiệm và hiểu biết về tính chất đặc thù của ngành Đường sắt. Ngoài
ra, một số cán bộ được tuyển dụng mới vào làm công tác văn thư –lưu trữ
phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch viên chức Hành chính, lưu trữ theo
quy định của Đường sắt Việt Nam (Phụ lục 05).
Hơn nữa, theo ý kiến của một số nhà quản lý Tổng công ty về thực tế
công tác tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ trong doanh nghiệp cũng
xuất phát từ nhiều hạn chế của nguồn lao động đã qua đào tạo về lưu trữ của
Việt Nam. Theo quan điểm này, cho rằng tài liệu hình thành trong thực tiễn
doanh nghiệp có nhiều đặc điểm khác biệt so với hệ thống văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan Nhà nước như: Hệ thống văn bản, tài liệu của
doanh nghiệp có rất nhiều loại văn bản chuyên môn, đặc biệt là các văn bản
52
về lĩnh vực kỹ thuật, kinh tế, thương mại như: các hợp đồng kinh tế, các tài
liệu hướng dẫn kỹ thuật , tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản,
lý trình dọc tuyến đường sắt, tài liệu về các tiêu chuẩn kỹ thuật Ray-Ghi, lệnh
chạy tàu, biểu đồ chạy tàu các tuyến, bản vẽ tín hiệu các ga...
Như đã trình bày ở trên, qua quá trình chúng tôi khảo sát tại Tổng công
ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty thì tổ chức, nhân sự làm công tác
lưu trữ tính đến ngày 31/12/2013, tổ chức văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm có 03
phòng văn thư- lưu trữ; 11 tổ văn thư – lưu trữ; 01 bộ phận văn thư- lưu trữ.
Nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ có 80 người, trong đó: 06 người có
trình độ đại học chuyên ngành văn thư – lưu trữ; 28 người có tình độ đại học
chuyên ngành khác; 03 người có trình độ cao đẳng chuyên ngành khác; 10
người có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư – lưu trữ; 11 người có trình
độ trung cấp chuyên ngành khác; 11 người có trình độ sơ cấp (tập huấn ngắn
hạn). Qua kết quả khảo sát thực tế của chúng tôi tại doanh nghiệp cho thấy
còn khá nhiều các cán bộ phụ trách công tác lưu trữ làm việc không đúng với
ngành được đào tạo (Phụ lục số 02).
Mục đích cơ bản nhất của doanh nghiệp khi đầu tư sản xuất, kinh
doanh là tối ưu hóa lợi nhuận nên trong thực tế công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp chưa mang lại lợi ích trước mắt nhiều nên đã trở thành lực cản để các
nhà lãnh đạo Tổng công ty dành sự quan tâm và đầu tư thích đáng trong việc
tuyển dụng cán bộ chuyên trách, xây dựng kho lưu trữ, bảo quản tài liệu của
doanh nghiệp mình. Như vậy, kết quả cho thấy công tác tuyển dụng, sử dụng
cán bộ làm công tác lưu trữ trong doanh nghiệp còn hạn chế. Các cán bộ
chuyên môn làm kiêm nhiệm công tác lưu trữ còn nhiều. Vì thế hiệu quả công
tác lưu trữ tại Tổng công ty chưa cao.
2.3.3. Ban hành văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào
53
cũng đều phải sử dụng văn bản như một phương tiện giao tiếp chính thức để
thực hiện các hoạt động giao dịch, điều hành và quản lý doanh nghiệp mình.
Ngày nay, mặc dù công nghệ thông tin phát triển mạnh, các phương tiện
truyền tải thông tin hiện đại đang dần chiếm ưu thế nhưng chức năng quan
trọng đó của văn bản không hề bị mất đi. Để thực hiện một chức năng, nhiệm
vụ hay một chủ trương, chính sách về lĩnh vực nào đó chúng ta luôn cần đến
văn bản để quy định và điều chỉnh.
Qua quá trình hình thành và phát triển, cùng với việc ban hành văn bản,
quyết định quản lý, điều hành; Đường sắt Việt Nam đã xây dựng một hệ
thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ một cách đồng bộ, toàn
diện, tạo điều kiện cho công tác này được thực hiện một cách bài bản, khoa
học, thống nhất tại Đường sắt Việt Nam và các đơn vị thành viên. Việc ban
hành văn bản quy định về công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam dựa trên hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác này và phù hợp
với tình hình thực tế của cơ quan. Để tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu
trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc,
TCTĐSVN đã ban hành một số văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện
nghiệp vụ công tác lưu trữ, cụ thế như: Quyết định số 451/QĐ-ĐS-VP ngày
08/9/2003 của HĐQT về việc ban hành Quy chế quản lý công văn, tài liệu,
công tác lưu trữ tại TCTĐSVN; ngày 15 tháng 9 năm 2011 Chủ tịch hội đồng
thành viên Đường sắt Viêt Nam đã ban hành Quyết định số 888/QĐ-ĐS ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Đường sắt Việt Nam; Tài liệu phổ
biến, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một
số điều của Luật Lưu trữ; Công văn số 2839/ĐS-VP của TCTĐSVN ngày
11/11/2013 quy định về việc nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ VP Tổng công ty;
Công văn số 3259/ĐS-VP của TCTĐSVN ngày 18/12/2013 về việc thực hiện
chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
54
văn bản hướng dẫn truy cập Thông tư số 04/2014/TT-BNV quy định mức
kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu TLLT... Trong các văn bản này quy
định cụ thể về thẩm quyền ban hành và trách nhiệm quản lý, thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức bộ máy, nhận sự và nhiệm vụ của văn thư, lưu
trữ; kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ; Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Ngoài
ra, văn bản còn quy định cụ thể việc kiểm tra, hướng dẫn ngiệp vụ, khen
thưởng, xử lý vi phạm và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ (Phụ
lục 01).
Những quy định trong văn bản được ban hành về cơ bản đã cụ thể hóa
các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ để phù hợp với đặc điểm tổ
chức và hoạt động của TCTĐSVN. Các văn bản đó phần lớn là được ban
hành bằng các văn bản của Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị nên hiệu lực
của chúng đối với nội bộ TCTĐSVN là tương đối cao. Phạm vi điều chỉnh
của chúng không chỉ giới hạn ở cơ quan TCT mà còn có giá trị áp dụng đối
với các đơn vị thành viên.
Nhìn chung, các văn bản này đều được sao gửi tới tất cả các bộ phận
thuộc cơ cấu tổ chức của TCTĐSVN và các đơn vị thành viên của
TCTĐSVN nhằm hướng dẫn thống nhất các quy định về công tác lưu trữ của
TCT và yêu cầu các đơn vị triển khai thực hiện nghiêm túc đồng thời quán
triệt đến từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên làm việc liên quan đến công
tác công văn giấy tờ.
Việc xây dựng hệ thống văn bản trên chứng tỏ sự quan tâm của Lãnh
đạo TCT đối với công tác văn thư – lưu trữ, đây thực sự là cơ sở quan trọng
cho việc thực hiện tốt công tác lưu trữ của TCTĐSVN và các đơn vị thành
viên; góp phần không nhỏ vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN.
2.3.4. Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ lưu trữ
Qua tìm hiểu thực tế tại TCTĐSVN, chúng tôi được biết TCT thường
55
xuyên tổ chức và cử các cán bộ, chuyên viên theo học các lớp tập huấn, bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ đồng thời tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư –lưu trữ không ngừng nâng cao trình độ
chuyên môn của bản thân. Đó là các lớp tập huấn do Chính phủ, Bộ giao
thông vận tải, Cục văn thư – Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan cấp trên khác
tổ chức mang tính định kỳ mỗi năm 1 lần (thường diễn ra vào tháng 11). Đối
tượng tham gia tập huấn là toàn thể cán bộ của ĐSVN làm công tác công văn,
giấy tờ dưới nhiều hình thức như: Hội nghị chuyên đề tập huấn nghiệp vụ, kết
hợp phổ biến trong giao ban hay đơn thuần là truyền đạt qua công việc thực tế
hàng ngày.
Cơ quan TCTĐSVN và các đơn vị thành viên luôn tạo điều kiện cho
cán bộ tham gia các lớp đào tạo các cấp về chuyên môn văn thư- lưu trữ, hành
chính văn phòng từ bổ túc nghiệp vụ đến trung cấp chuyên nghiệp hay học đại
học chuyên ngành về lưu trữ, hành chính. TCTĐSVN cũng thường xuyên tổ
chức các lớp tập huấn, phổ biến các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ của cấp trên. Từ năm 2003 đến nay, bình quân TCTĐSVN tổ chức tập
huấn và Hội nghị, hội thảo chuyên đề về công tác văn thư –lưu trữ và soạn
thảo văn bản 02 lần/năm cho toàn Tổng công ty, doanh nghiệp đã có chính
sách đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm của
mình. Do vậy hiệu quả công tác lưu trữ trong doanh nghiệp đã đạt được kết
quả đáng kể. Tháng 7 năm 2006 TCTĐSVN cử đoàn cán bộ Văn phòng TCT
sang Malaysia tham quan và học tập. Những đợt tập huấn được tổ chức định
kỳ không những giúp cho cán bộ, chuyên viên nâng cao được trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ mà còn bồi dưỡng nhận thức về nghề nghiệp, ý thức đúng về
tầm quan trọng của công việc mình đảm nhận, từ đó hun đúc thêm cho họ
lòng yêu nghề và nỗ lực để hoàn thành tốt công việc được giao. Kết thúc
những đợt tập huấn, TCTĐSVN thường có những bài kiểm tra để đánh giá
56
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của từng cán bộ làm công tác văn thư – lưu
trữ và đánh giá hiệu quả của đợt tập huấn, từ đó TCTĐSVN rút ra những bài
học kinh nghiệm cho các lần tổ chức tập huấn tiếp theo được quy mô hơn,
hiệu quả hơn (Phụ lục 08)
Bên cạnh việc tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư
– lưu trữ, việc thực hiện chế độ chính sách đối với những người làm công tác
văn thư – lưu trữ cũng đã được các cấp lãnh đạo ở từng đơn vị quan tâm, chú
ý. Các cán bộ đảm nhận công tác văn thư – lưu trữ trong TCT đã được hưởng
lương theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước.
2.3.5. Thực hiện thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ
Việc thực hiện thống nhất các chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ là một
nội dung quan trọng và là một yêu cầu tất yếu trong quá trình tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ. Đó thực sự là tiền đề thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển
theo hướng ngày càng nâng cao về chất lượng, phục vụ có hiệu quả cho nhu
cầu khai thác thông tin của xã hội.
Nhiệm vụ thực hiện thống nhất các nhiệp vụ lưu trữ cũng đồng nghĩa
với việc quản lý tốt khối TLLT của TCTĐSVN, bao gồm các hoạt động:
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
- Tổ chức khoa học TLLT
- Bảo quản TLLT
- Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
- Giao nộp TLLT vào Lưu trữ lịch sử
Vai trò của Lưu trữ TCTĐSVN trong việc quản lý thống nhất các
nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị thành viên thể hiện ở việc ban hành các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lưu trữ trên cơ sở cụ thể hóa các văn bản của
Nhà nước liên quan đến vấn đề này và tố chức kiểm tra việc thực hiện. Công
tác lưu trữ các đơn vị thành viên vẫn độc lập trong việc thực hiện các nghiệp
57
vụ đó và tự tổ chức, quản lý khối tài liệu của mình sao cho khoa học đồng
thời tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả theo đúng quy định của Nhà
nước và TCT.
Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể sau:
2.3.5.1. Về tổ chức khoa học TLLT
Tổ chức khoa học TLLT thực chất là việc thực hiện các khâu nghiệp vụ
lưu trữ như: thu thập, bổ sung TLLT; phân loại khoa học TLLT; xác định giá
trị TLLT và xây dựng công cụ tra tìm TLLT.
* Về công tác thu thập và bổ sung TLLT
Thu thập, bổ sung TLLT là khâu nghiệp vụ được thực hiện đầu tiên
trong số các nghiệp vụ lưu trữ. Khâu thu thập có được thực hiện đúng quy
định và kế hoạch thì mới đảm bảo cho việc tiến hành các khâu nghiệp tiếp
theo một cách thuận lợi, có hiệu quả.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu, hồ sơ vào Lưu trữ được thực hiện theo
quy định của Nhà nước và Quy chế tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ của
TCTĐSVN ban hành kèm theo Quyết định số 888/QĐ- ĐS.
Thời hạn giao nộp tài liệu:
Hàng năm, theo thời hạn quy định, Lưu trữ TCT và lưu trữ các đơn vị
thành viên có nhiệm vụ tổ chức thu thập những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu (từ
việc lập kế hoạch thu thập, hướng dẫn các đơn vị cá nhân chuẩn bị tài liệu
giao nộp cho đến việc chuẩn bị kho tàng, các phương tiện tiếp nhận và làm
các thủ tục tiếp nhận), cụ thể như sau:
+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm kết thúc công việc;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được
quyết toán;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01
58
năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính chức;
+ Tài liệu phim ảnh, microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác: sau 03 tháng kể từ khi công việc được kết thúc.
Nhưng trên thực tế, các quy định trên chưa được thực hiện một cách
nghiêm túc, đầy đủ; chỉ khi các phòng ban không còn không gian để tài liệu
hoặc khối tài liệu đó đã hết giá trị hiện hành thì mới chịu giao nộp tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan TCT. Điều này ít nhiều cũng gây khó khăn cho công tác
chỉnh lý TLLT cũng như toàn bộ công tác lưu trữ TCT.
Nguồn nộp lưu tài liệu:
Nguồn tài liệu bổ sung cho Lưu trữ TCT bao gồm hồ sơ, tài liệu của
các phòng, ban chức năng thuộc cơ cầu tổ chức của TCTĐSVN như: Văn
phòng, Ban nghiệp vụ giúp việc Hội đồng quản trị, Ban Tổ chức cán bộ - lao
động, Ban kế hoạch đầu tư, Ban tài chính kế toán, Ban Vận chuyển, Ban
Quan hệ quốc tế, Ban khoa học công nghệ, Ban đầu máy toa xe, Ban kinh
doanh tiếp thị, Ban quản lý dự án xây dựng đường sắt, Ban quản lý dự án hạ
tầng đường sắt, Ban Thống kê máy tính, Ban Kiểm soát, Ban Thanh tra - Pháp
chế,... Do đặc điểm quản lý đã nêu trên, Kho lưu trữ TCTĐSVN không thu
thập tài liệu của các đơn vị thành viên mà các đơn vị thành viên đó tự thu thập
và quản lý khối tài liệu của mình trừ các hồ sơ hoàn công của các Ban Quản
lý dự án ĐS DA1, DA2, DA3.
Các đợt giao nộp tài liệu của các Ban về Kho phụ thuộc vào khối lượng
tài liệu của các Ban sản sinh ra nhiều hay ít. Có Ban tiến hành giao nộp tài
liệu khá thường xuyên như: Ban Ban kế hoạch đầu tư, Ban tài chính kế toán,
Ban Vận chuyển, Ban quản lý dự án xây dựng đường sắt, Ban quản lý dự án
hạ tầng đường sắt,... do tài liệu về dự án, kế hoạch đầu tư hay tài liệu thanh
quyết toán,...sản sinh ra nhiều. Bên cạnh đó có những Ban chưa tiến hành giao
nộp hay rất ít khi giao nộp tài liệu vào Kho như: Ban Thống kê máy tính, Ban
59
kinh doanh tiếp thị, Ban Kiểm soát,...
Qua số liệu thống kê ban đầu, tính từ tháng 01/2010 đến tháng 6/2013,
trên 700m giá tài liệu đã được thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ TCT.
Thủ tục giao nộp:
Thủ tục giao nộp tài liệu về kho được tiến hành khá đơn giản. Trước
hết, đơn vị có tài liệu cần giao nộp có Công văn đề nghị Văn phòng tiếp nhận
tài liệu. Căn cứ vào công văn đề nghị, khối lượng tài liệu, tình trạng tài liệu
mà Văn phòng chuẩn bị kế hoạch tiếp nhận phù hợp: cặp hộp đựng tài liệu,
phương pháp tiếp nhận,....
Công tác giao nộp được tiến hành có sự phối hợp giữa cán bộ lưu trữ và
đại diện đơn vị giao nộp tài liệu.
Khi giao nộp sẽ có hai bản “Thống kế hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai
bản “Biên bản giao nhận tài liệu” với chữ ký của hai bên được lập, đơn vị có
tài liệu giao nộp sẽ giữ mỗi loại một bản (mẫu thống kê và biên bản theo mẫu
của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước). Điển hình là Ban cơ sở hạ tầng Đường
sắt, Ban xây dựng cơ bản đều có bảng kê các hồ sơ công trình theo mã công
trình đi kèm theo khi giao nộp cho lưu trữ cơ quan. Trong trường hợp tài liệu
chưa được lập hồ sơ thì bàn giao tài liệu được thống kê theo hộp thùng.
* Về phân loại phông lưu trữ TCT:
Theo nghĩa chung nhất, phân loại TLLT là căn cứ vào các đặc trưng
chung của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm (nhóm lớn, nhóm nhỏ,
nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ nhất) nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu
quả những tài liệu đó. Thực chất đây chính là việc sắp xếp khoa học tài liệu
dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính logic, hợp lý cho tài liệu sau khi phân chúng
ra thành từng nhóm nhất định.
Với sự khác biệt cơ bản về đặc điểm, tính chất giữa các loại hình tài
liệu thì không có một phương án phân loại thống nhất nào chung cho tất cả.
60
Như đã trình bày, tài liệu sản sinh từ hoạt động của ĐSVN phần lớn là tài liệu
hành chính và tài liệu các công trình xây dựng cơ bản. Do vậy, phương án
phân loại đối với TLLT hành chính là hoàn toàn khác so với TLLT khoa học
kỹ thuật và theo các đặc trưng khác nhau của tài liệu.
* Về xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài
liệu theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa,...Từ đó lựa
chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ đồng thời loại bỏ những tài
liệu đã hết giá trị.
Đây là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng thuộc nội
dung của công tác lưu trữ bởi nó mang tính quyết định rất lớn đối với số phận
tài liệu.
Thực tế tại TCT cho thấy rằng đây là khâu nghiệp vụ được lãnh đạo
TCT quan tâm rất nhiều và có những quy định rất chặt chẽ bởi khối lượng tài
liệu sản sinh hàng năm của ĐSVN là rất lớn trong khi đó diện tích kho lại hết
sức hạn hẹp; có lựa chọn chính xác, khoa học những tài liệu thực sự có giá trị
vào lưu trữ hiện hành thì mới đảm bảo có đủ mặt bằng bảo quản an toàn khối
tài liệu đó; phục vụ hiệu quả mọi nhu cầu khai thác, sử dụng của TCT.
Có thể khẳng định rằng ưu điểm lớn nhất trong công tác lưu trữ của
TCT là việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách khoa học, chặt
chẽ và hệ thống. Khâu nghiệp vụ này được tiến hành dựa trên cơ sở là những
hướng dẫn, quy định cụ thể về thời hạn bảo quản TLLT trong Bảng thời hạn
bảo quản TLLT của TCTĐSVN ban hành kèm Quyết định số 888/QĐ-ĐS.
Văn bản này không chỉ mang tính chất hướng dẫn mà còn tạo điều kiện cho
công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành thống nhất trong toàn cơ quan
61
TCT. Trên cơ sở đó, hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tiến
hành xác định giá trị tài liệu khách quan và khoa học hơn. Thành phần Hội
đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Tại cơ quan Tổng công ty:
+ Chánh văn phòng – Chủ tịch Hội đồng;
+ Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Ủy viên;
+ Trưởng phòng Văn Thư – Lưu trữ - Ủy viên;
+ Cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ - Thư ký Hội đồng.
- Tại các đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty:
+ Thủ trưởng đơn vị - Chủ tịch Hội đồng
+ Trưởng phòng (Tổ trưởng) Văn thư – Lưu trữ - Ủy viên;
+ Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Ủy viên;
+ Cán bộ thuộc phòng (tố) Văn thư – Lưu trữ - Thư ký Hội đồng.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng
đầu đơn vị về việc quyết định: mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh
mục tài liệu hết giá trị và làm việc theo phương thức thảo luận tập thể và biểu
quyết theo đa số.
Kết quả của việc xác định giá trị tài liệu là giữ lại những tài liệu có giá
trị với thời hạn bảo quản lâu dài và vĩnh viễn như: tài liệu về các công trình
xây dựng cơ bản (được giữ lại tối thiểu và đồng thời với tuổi thọ công trình);
tài liệu tư vấn, khảo sát, thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương
tiện, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành ĐS, tài chính kế toán, kiểm toán; tư vấn,
khảo sát, thiết kế, xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, công nghiệp
và dân dụng; tài liệu quy hoạch, kinh doanh vận tải ĐS; tài liệu kinh doanh hệ
thống kết cấu hạ tầng ĐS; tài liệu điều hành giao thông vận tải ĐS; tài liệu
dịch vụ viễn thông, phát hành báo đường sắt và tin học;...đồng thời loại hủy
những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu gửi đến để biết, tài liệu
62
không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của ĐSVN,...Việc loại hủy tài liệu cũng
được tiến hành hết sức cẩn thận, theo một quy trình nhất định. Sau khi có ý
kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền, Tổng giám đốc,
Thủ trưởng đơn vị cho phép hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ
TCT, Lưu trữ đơn vị theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trih tài liệu.
Việc tiêu hủy được lập thành hồ sơ và phải đảm bảo tiêu hủy thông tin tài
liệu. Uu điểm trong công tác xác định giá trị tài liệu đã góp phần nâng cao
chất lượng công tác lưu trữ của TCTĐSVN nói riêng và trong các doang
nghiệp nói chung.
2.3.5.2. Về công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT.
Thực tế cho thấy, mục đích cuối cùng và cũng là cái đích của công tác
lưu trữ là phải tổ chức sử dụng tốt các TLLT vào các mục đích khác nhau của
đời sống xã hội. Nó là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một
trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng, kho lưu trữ. Có
tổ chức tốt khâu khai thác, sử dụng TLLT thì mới phát huy hết giá trị của bản
thân chúng và góp phần khẳng định ý nghĩa của TLLT cũng như vị trí, vai trò
của công tác lưu trữ trong xã hội.
Việc khai thác, sử dụng TLLT của TCT được thực hiện một quy trình,
thủ tục và những quy định cụ thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động văn thư,
lưu trữ ban hành kèm Quyết định số 888/QĐ-ĐS.
* Đối tượng được khai thác, sử dụng TLLT:
- Cán bộ công nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Công chức, viên chức ngoài TCT được Thủ trưởng cơ quan phê
duyệt, cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Các cá nhân trong và ngoài nước sử dụng TLLT với mục đích chính
đáng và được Thủ trưởng cơ quan cho phép sử dụng.
Như vậy, theo quy định, đối tượng khai thác, sử dụng TLLT của ĐSVN
63
là tương đối rộng, mọi cán bộ trong, ngoài cơ quan TCT cũng như mọi cá
nhân trong và ngoài nước khi có nhu cầu chính đáng và được sự cho phép của
Thủ trưởng cơ quan thì đều được phục vụ.
Qua khảo sát thực tế tại ĐSVN thì đối tượng khai thác, sử dụng TLLT
chủ yếu là các cán bộ chuyên viên thuộc các phòng, ban chức năng; các đơn
vị thuộc cơ cấu tổ chức của TCT mà phần lớn là các chuyên viên Ban cơ sở
hạ tầng, Ban Kế toán – Tài chính. Loại tài liệu được mang ra khai thác chủ
yếu là tài liệu thanh quyết toán các công trình, dự án đầu tư; tài liệu thiết kế
và các công văn hành chính dưới dạng một hồ sơ hay một/ một số văn bản
trong hồ sơ.
* Mục đích khai thác, sử dụng:
TLLT của ĐSVN được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, gồm:
- Sản xuất kinh doanh;
- Thanh kiểm tra về các dự án, công trình;
- Đánh giá, xem xét, bình bầu khen thưởng;
- Nghiên cứu khoa học;
Trong đó, mục đích chủ yếu, thường xuyên và nhiều nhất là mục đích
sản xuất kinh doanh của cơ quan TCT và mục đích kiểm tra về các dự án,
công trình của các cơ quan nhà nước.
TCTĐSVN là một doanh nghiệp lớn cũng có các quyền và nghĩa vụ
trước pháp luật. Đình kỳ hoặc đột xuất, các cơ quan quản lý thuế có thể đến
kiểm tra nghĩa vụ đóng thuế của TCT và TLLT là một trong những chứng cứ
quan trọng để chứng minh việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế của mình với
Nhà nước. Các TLLT về kiểm toán còn minh chứng cho khả năng ổn định và
phát triển vững mạnh về tài chính nhắm thu hút các ngồn vốn đầu tư trong và
ngoài nước.
* Hình thức khai thác, sử dụng:
Có nhiều hình thức khai thác, sử dụng TLLT của TCT được quy định
64
bằng văn bản, đó là: nghiên cứu tại chỗ, sao chụp tài liệu, xác nhận hồ sơ gốc.
TLLT chỉ được khai thác tại chỗ trong trường hợp đặc biệt cần đưa ra ngoài
kho phải được lãnh đạo đơn vị quản lý tài liệu cho phép bằng văn bản.
* Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:
- Bước 1: Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
soạn thảo công văn xin khai thác tài liệu.
- Bước 2: Trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt.
- Bước 3: Trình lãnh đạo Văn phòng TCT xem xét và cho ý kiến.
- Bước 4: Sau khi có ý kiến đồng ý của lãnh đạo Văn phòng vào văn
bản xin khai thác, công văn sẽ được chuyển xuống bộ phận lưu trữ để cán bộ
lưu trữ giải quyết.
Khi cung cấp tài liệu cho đối tượng sử dụng, cán bộ lưu trữ TCT sẽ lập
một biên bản giao nhận, trong đó có các thông tin cơ bản bao gồm:
- Tên người khai thác.
- Đơn vị, cơ quan công tác.
- Hồ sơ, tài liệu đem ra khai thác.
- Ngày khai thác.
- Mục đích khai thác.
Do điều kiện không cho phép nên chúng tôi không thể thống kê chi tiết
số lượng, số lượt độc giả đến khai thác, sử dụng TLLT trong từng năm mà chỉ
có thể đưa ra con số tổng hợp dựa trên các báo cáo về công tác văn thư – lưu
trữ của TCT như sau:
Số lượt người khai thác, sử dụng TLLT Thời gian
Năm 2010 30
Năm 2011 26
Năm 2012 34
65
Năm 2013 30
Sự chênh lệch về số liệu thống kê trên chưa thể khẳng định được hiệu
quả công tác khai thác, sử dụng TLLT của TCT trong từng năm là cao hay
không cao bởi điều đó còn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của các cán bộ,
chuyên viên trong từng năm. Theo báo cáo thống kê tình hình công tác văn
thư – lưu trữ TCT năm 2010, tính đến ngày 31/12/2010, tổng số lượt người
khai thác, sử dụng TLLT là 30 với tổng số 640 hồ sơ, đơn vị bảo quản đem ra
phục vụ nhu cầu của độc giả.
Nhìn chung, công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại TCT còn mang
tính thụ động và chưa phát huy được tiềm năng của tài liệu lưu trữ đối với
hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT. Giữa những quy định mang tính
khoa học bằng văn bản cụ thể và tình hình thực tế thực hiện quy định đó về
khai thác TLLT không có sự thống nhất. Nguyên nhân của hạn chế này là bởi
diện tích kho lưu trữ TCT quá hẹp so với khối lượng lớn TLLT.
2.3.5.3. Về công tác giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử
Trước hết, cần phải khẳng định TLLT của ĐSVN là TLLT quốc gia và
thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều 2 Luật Lưu trữ số:
01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã nêu rất
rõ:” Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt
Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính
trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu
66
và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân...”. Tổ chức kinh tế trong định nghĩa này là bao gồm tất cả
các loại hình doanh nghiệp ở các thành phần kinh tế khác nhau. TCTĐSVN là
một cơ quan do Chính phủ thành lập theo Quyết định số 34/2003/QĐ-
TTg ngày 4/3/2003 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở tổ chức lại Liên hiệp
Đường sắt Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo mô hình
Tổng Công ty Nhà nước, chịu sự quản lý trực tiếp của Chính phủ và Bộ giao
thông vận tải, bởi vậy toàn bộ tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động
của TCT đều thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Với giá trị to lớn về nhiều mặt của tài liệu hình thành trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam như đã phân tích
ở phần trên thì đây là nguồn nộp lưu quan trọng vào Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III, nhằm phục vụ tốt cho mục đích nghiên cứu và khai thác thông tin của
xã hội.
TLLT của các đơn vị thành viên thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh,
thành phố, trực thuộc TW thì được giao nộp vao Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành
phố nơi đặt trụ sở Công ty. Như vậy, thành phần hồ sơ tài liệu của các đơn vị
thành viên thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có trụ sở tại Hà Nội sẽ là
nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội theo hướng dẫn của
Cục Văn thư – lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày
04/3/2004.
Tuân thủ theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành
ngày 11 tháng 11 năm 2011, thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, cụ
thể như sau:
+) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu xây dựng
67
cơ bản: Sau 10 năm kể từ năm tài liệu được nộp vào Lưu trữ Tổng Công ty
hoặc sau 05 năm kể từ năm tài liệu được nộp vào Lưu trữ tỉnh, thành phố trực
thuộc TW.
+) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình:
sau 02 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành.
Từ khi thành lập đến nay, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã nộp
9m giá tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Có thể thấy rằng tài liệu sản sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của
Tông công ty Đường sắt Việt Nam là rất lớn và có giá trị không chỉ đối với cơ
quan Tổng công ty mà còn có ý nghĩa quốc gia, là thành phần quan trọng nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử. Việc thu thập, bổ sung vào Lưu trữ (cả Lưu trữ hiện
hành và Lưu trữ lịch sử) được thực hiện thường xuyên theo đúng thời hạn và
quy định của Nhà nước và Tổng công ty sẽ khắc phục tình trạng thất thoát
khối tài liệu có ý nghĩa quốc gia trên lĩnh vực sản xuất kinh doanh dịch vụ
Đường sắt này.
2.3.6. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp,
trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo
dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác khai thác và sử
dụng tài liệu trong hiện tại và tương lai.
Việc bảo quản an toàn TLLT của ĐSVN là cần thiết và tất yếu bởi khối
tài liệu đó phần lớn là tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản, thời hạn bảo
quản của chúng thường là đồng thời hoặc có thể lâu hơn so với tuổi thọ công
trình tùy vào mục đích sử dụng. Khối tài liệu càng lớn, càng phong phú về nội
dung và có giá trị về nhiều mặt thì càng phải tố chức các điều kiện bảo quản
cho tốt.
Hiện nay, toàn bộ TLLT của TCT đang được bảo quản tại 02 kho lưu
68
trữ ở tầng 1 tại Tổng công ty. Tình trạng vật lý của tài liệu ở kho nhìn chung
không được tốt vì khối tài liệu trong kho lưu trữ là khối tài liệu cũ từ năm
1927 đến nay, tài liệu rất bụi bẩn, ẩm mốc do trước đó không có chế độ bảo
quản tốt. Khối tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật từ năm 1927 đến
nay có 122m đã chỉnh lý. Diện tích kho lưu trữ không lớn (tổng diện tích là 140 m2) chỉ đủ để đặt các giá tài liệu, không có không gian để chỉnh lý tài liệu
hoặc để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhưng khối tài liệu hành chính và
tài liệu khoa học kỹ thuật vẫn được bảo quản riêng biệt. Hiện nay, diện tích
kho đã quá tải, nhiều hộp tài liệu phải để dưới nền kho lưu trữ (cụ thể như tài
liệu hoàn công dự án hệ thống thông tin tín hiệu đường sắt thống nhất đến
năm 2000, các tài liệu của các phòng DA1, 2, 3 ). Điều kiện bảo quản này về
trước mắt chưa gây hại gì đến tài liệu song về lâu dài nếu không có biện pháp
bảo quản kịp thời thì chắc chắn khối tài liệu này sẽ bị hư hỏng bởi các tác
động khách quan của môi trường. Năm 2009 Tổng công ty đã nộp vào Trung
tâm lưu trữ Quốc gia III 09m tài liệu
Trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu tại Kho lưu trữ
TCT gồm có: giá, hộp để tài liệu, văn phòng phẩm (giấy, bút, bìa hồ sơ,...).
quạt thông gió, máy điều hòa, các thiết bị phòng cháy, chữa cháy, hệ thống
chiếu sáng, máy vi tính, máy hút ẩm...Giá, hộp để tài liệu đều theo đúng tiêu
chuẩn mới nhất do Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, còn các dụng
cụ khác trong việc bảo quản như: quạt thông gió, máy điều hòa, các thiết bị
phòng cháy, chữa cháy, hệ thống chiếu sáng khá hiện đại, được bảo dưỡng có
thể phục vụ tốt cho công tác bảo quản TLLT (Phụ lục 09).
TLLT khi được đưa vào bảo quản hầu hết đã được đóng hộp, trên mỗi
cặp, hộp đều có dán nhãn ghi các thông tin cần thiết để tra tìm tài liệu được
nhanh chóng. Tuy nhiên, có một số tài liệu là bản vẽ thiết kế các công trình
được đóng thành những quyển (các khổ giấy A3, A2, A0) không thể gấp thành
69
khổ A4 để xếp vào cặp, hộp tài liệu được thì được bọc giấy và trên đó cũng
dán nhãn ghi đầy đủ các thông tin để phục vụ tra tìm tài liệu. Các tài liệu sau
khi đã được đưa vào cặp, hộp hoặc được bọc giấy sẽ được xếp lên giá theo
nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới trong mỗi khoang giá theo
hướng người xếp tài liệu quay mặt vào giá. Khối tài liệu đã chỉnh lý được xếp
riêng và đánh số theo trình tự. Còn khối tài liệu chưa chỉnh lý được xếp vào
cặp bìa để lên giá và ghi là tài liệu chờ chỉnh lý (Phụ lục 06-07)
2.3.7. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định
* Thống kê về lưu trữ
Thống kê về lưu trữ là một trong những biện pháp quan trọng trong
công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ. Đó là những bản thống kê tổng hợp
phản ánh bằng số hiệu tình hình về các mặt của phòng, kho lưu trữ như: tình
hình kho tàng, trang thiết bị, khối lượng, thành phần TLLT, tình hình khai
thác sử dụng, tình hình cán bộ lưu trữ,...
Công tác thống kê về lưu trữ ở Tổng công ty được thực hiện theo
đúng quy định của Nhà nước tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết
định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc báo cáo
thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ.
Theo quy định, Lưu trữ Tổng công ty, Lưu trữ đơn vị phải thường
xuyên tổ chức thống kê, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, TLLT do mình đang quản
lý. Đối tượng thống kê lưu trữ ở Tổng công ty cụ thể gồm có: khối lượng
thành phần TLLT, kho tàng, phương tiện bảo quản tài liệu, tình hình sử dụng
TLLT và tình hình chất lượng, số lượng cán bộ, công chức lưu trữ. Thống kê
lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê được tính từ 00
giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 cùng năm - ( Phụ lục 02)
Cuối mỗi năm, các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo thống kê lưu trữ về
Tổng công ty, Tổng công ty sẽ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn
70
thư và Lưu trữ Nhà nước. Các đơn vị thành viên thuộc diên nộp lưu TLLT
vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc TW gửi báo cáo thống kê
lưu trữ về Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc TW.
* Báo cáo tình hình công tác lưu trữ
Báo cáo là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan lưu
trữ, nhằm phản ánh tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ và các
mặt liên quan khác lên cơ quan cấp trên.
Khác với các bản thống kê, báo cáo không mang tính chất liệt kê số liệu
đơn thuần, mà đòi hỏi phải diễn giải phân tích tình hình thực hiện các nhiệm
vụ công tác một cách cụ thể, chi tiết.
Tại Tổng công ty; các Ban; các đơn vị thường xuyên tiến hành tổng kết,
đánh giá, báo cáo kết quả công tác văn thư – lưu trữ trong năm; từ đó đề ra kế
hoạch và chương trình công tác văn thư – lưu trữ năm tiếp theo gửi về Văn
phòng Tổng công ty trước ngày 10 tháng 12 hàng năm để tổng hợp và theo
dõi. Nội dung đề cập trong báo có gồm:
- Kết quả thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại đơn vị trong năm ở
các mặt: quản lý, chỉ đạo công tác văn thư – lưu trữ (mô hình tổ chức và cán
bộ, triển khai các văn bản của Nhà nước về Lưu trữ, tình hình ban hành văn
bản về văn thư – lưu trữ, kết quả kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ, ứng dụng
công nghệ thông tin vào văn thư- lưu trữ); thực hiện các hoạt động nghiệp vụ
văn thư; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
- Hạn chế tồn tại và nguyên nhân
- Phương hướng, nhiệm vụ công tác năm tiếp theo
- Kiến nghị các biện pháp hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ
Định kỳ hàng năm, theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước về
công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng Tổng công ty chịu trách nhiệm lập báo
cáo tình hình thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Tổng công ty; các đơn
71
vị thành viên lập báo cáo tình hình thực hiện công tác, báo cáo Trung tâm lưu
trữ tỉnh, thành phố theo Quyết định số 14/2005/QĐ/BNV đã nêu trên. Công
tác văn thư – lưu trữ của Tổng công ty đã có những bước chuyển biến khá
đậm nét tạo tiền đề để Tổng công ty tiếp tục tổng hợp, nghiên cứu và phân
tích đánh giá xây dựng mô hình chuẩn về công tác văn thư – lưu trữ phù hợp
với mô hình tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con; đáp
ứng có hiệu quả cho công tác quản lý và điều hành của Tổng công ty.
2.3.8. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ.
Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ là bộ
phận của công tác quản lý; là việc xem xét, điều chỉnh, đánh giá kết quả thực
hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
và một số đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty có trụ sở tại Hà Nội,
giúp nâng cao chất lượng công tác này một cách rõ rệt; nhằm đảm bảo thực
hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước cũng như quy định của Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam về lưu trữ.
Đây được coi là một biện pháp có ý nghĩa quan trọng trong quá trình tổ
chức, điều hành quản lý công tác lưu trữ ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Một
mặt, kiểm tra là công cụ, phương tiện giúp lãnh đạo Tổng công ty phát hiện
những sai sót trong công tác lưu trữ để khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Mặt
khác, dựa vào kết quả kiểm tra, Lưu trữ Tổng công ty có thể đánh giá một
cách tổng quan công tác lưu trữ của Tổng công ty để từ đó đề ra những chủ
trương, phương hướng nhiệm vụ cùng những giải pháp chỉ đạo kịp thời, thích
hợp đối với công tác này trong cơ quan.
Nội dung của công tác kiểm tra bao gồm: kiểm tra thực hiện nhiệm vụ
công tác của từng đơn vị thành viên; đánh giá kết quả thực hiện; kiểm tra thái
độ nghiêm túc trong thực hiện các văn bản của Nhà nước và của Tổng công ty
về công tác văn thư – lưu trữ, quy chế văn thư – lưu trữ; kiểm tra đội ngũ cán
72
bộ làm công tác lưu trữ trong toàn cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
Theo kết quả khảo sát và dựa trên các Báo cáo về lưu trữ gần đây của
Tổng công ty, công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ từ cơ quan Tổng công
ty đến các đơn vị thành viên được tiến hành thường xuyên. Lãnh đạo Văn
phòng Tổng công ty là người được Tổng giám đốc ủy quyền có trách nhiệm
cao nhất trong việc kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ ở Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam. Do hoạt động trên phạm vi cả nước nên việc kiểm tra không thể
tập trung về một đầu mối là Văn phòng Tổng công ty đặt trụ sở tại Hà Nội mà
được giao cho cả hai Văn phòng – bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo
Tổng công ty trong việc thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ. Cụ thể, lãnh
đạo Tổng công ty giao cho Văn phòng Tổng công ty kiểm tra hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của các đơn vị thành viên ở khu vực phía Bắc và
miền Trung; Văn phòng đại diện của Tổng công ty đặt tại thành phố Hồ Chí
Minh kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ của các đơn vị ở khu vực phía Nam.
Tại các đơn vị đều xây dựng kế hoạch triển khai các văn bản của Nhà nước,
của Tổng công ty; đồng thời kiểm tra việc thực hiện các chế độ như: bảo mật
thông tin, trình độ đội ngũ cán bộ văn thư – lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng
TLLT, lưu trữ và bảo quản TLLT, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, TCTĐSVN còn tiến hành kiểm tra chéo công tác
văn thư – lưu trữ trong cụm, cụ thể tại công văn số 1692/ĐS-VP của
TCTĐSVN ngày 31 tháng 7 năm 2007 về kế hoạch kiể tra chéo công tác văn
thư – lưu trữ năm 2007 (Phụ lục 04).
Kết thúc đợt kiểm tra, TCTĐSVN thông báo công khai kết quả kiểm tra
vì kết quả của công tác kiểm tra sẽ là cơ sở khách quan để tiến hành xét thi
đua khen thưởng hay kỷ luật cho các đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện các
quy định về lưu trữ cũng như hoàn thành hai nhiệm vụ cơ bản của công tác
lưu trữ là: bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả TLLT của
73
cơ quan, đơn vị mình (Phụ lục 06). Hàng năm, Tổng công ty đều thực hiện
công việc xét bình bầu khen thưởng cho các cá nhân, đơn vị như một nhiệm
vụ thường niên. Chế độ khen thưởng kỉ luật thực hiện theo đúng quy định
hiện hành của Nhà nước và Quy chế thi đua - khen thưởng của Tổng công ty.
Đó là động lực thúc đẩy, nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc của các cán
bộ làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ trong toàn Tổng công ty cũng
như các đơn vị thành viên. Năm 2009 Tổ Hành chính Văn phòng TCTĐSVN
được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ tặng bằng khen có thành
tích xuất sắc trong công tác Văn phòng (Phụ lục 11).
Tiểu kết chƣơng 2
Có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động tại
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam không những có ý nghĩa quan trọng với
TCT mà còn có những ý nghĩa không thể phủ nhận đối với nền kinh tế - xã
hội Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay. Từ
thực tế khảo sát cho thấy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại TCT đã có
những ưu điểm, nhược điểm và đặc điểm khác biệt. Kết quả khảo sát chỉ ra
rằng các nhà lãnh đạo tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã nhận thức
được giá trị của tài liệu lưu trữ nhất là những tài liệu có giá trị quan trọng đối
với TCT. Minh chứng cho điều này là việc TCT đã bố trí kho bảo quản tài
liệu lưu trữ và bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ tại Tổng công ty
và các đơn vị thành viên. Tuy nhiên, do nhận thức chưa đầy đủ về giá trị của
tài liệu lưu trữ nên nhiều tài liệu hình thành trong hoạt động của TCT này
đang bị bỏ rơi.
Thực tế cho thấy mục đích chủ yếu của TCT là tối đa hóa lợi nhuận
trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Do mục đích đó nên các biện pháp tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ tại TCT còn nhiều vấn đề hạn chế, chưa được
quan tâm đúng mực. Để bảo quản tài liệu lưu trữ TCT đã lựa chọn phương
74
pháp bố trí công tác lưu trữ của mình theo mô hình quản lý tập trung thống
nhất. Mô hình đó cũng tạo ra những ưu điểm và những hạn chế nhất định
trong công tác lưu trữ của TCT. Những hạn chế của công tác lưu trữ tại TCT
xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau. Trong đó,
có nguyên nhân xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của nhà quản lý doanh
nghiệp về giá trị của tài liệu lưu trữ. Hơn nữa, cho đến nay Nhà nước Việt
Nam mà trong đó cụ thể là Cục văn thư, lưu trữ Nhà nước chưa có những quy
định một cách cụ thể và đầy đủ để quản lý, hướng dẫn công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Tuy nhiên, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam cũng tạo ra những hiệu quả nhất định đối với hoạt động
sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp. Do đó, để phát huy những ưu
điểm và khắc phục các hạn chế về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp, các nhà khoa học và các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ
cần nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất. Với những
nghiên cứu bước đầu, trong chương 3 của đề tài này, chúng tôi sẽ đề xuất một
số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
75
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY
ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
3.1. Nhận xét và đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng
công ty Đƣờng sắt Việt Nam.
3.1.1. Ưu điểm
Kết quả khảo sát thực tế về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
TCTĐSVN đã cho thấy một số ưu điểm của công tác này như sau:
Thứ nhất, hầu hết các cấp quản lý của TCT cũng như người lao động
đã bước đầu nhận thức được giá trị và vai trò của công tác lưu trữ trong hoạt
động sản xuất của mình. Từ những nhận thức đó, họ đã ban hành các văn bản
quy định về công tác lưu trữ. Những quy định đó cũng đã phản ánh toàn diện
các hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh.
Thứ hai, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã bố trí bộ phận có chức
năng tham mưu và hướng dẫn tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh
nghiệp nên nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp đã được
thực hiện thống nhất.
Thứ ba, TCT ngày càng quan tâm hơn trong việc bố trí các cán bộ làm
công tác lưu trữ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác này trong
hoạt động của doanh nghiệp. Tại Tổng công ty đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm
quản lý kho lưu trữ chung, điều này cho thấy họ cũng đã bắt đầu nhìn thấy
những giá trị tiềm ẩn và sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của
doanh nghiệp mình.
Thứ tư, công tác phổ biến, đào tạo và hướng dẫn thực hiện các quy định
về công tác lưu trữ trong TCT tỏ ra hiệu quả hơn khi Văn phòng Tổng công ty
76
thực hiện thường xuyên một năm 2 đợt về việc phổ biến, hướng dẫn các
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho tất cả các cán bộ làm công tác này
của TCT.
Thứ năm, công tác kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công tác lưu trữ
được doanh nghiệp thực hiện thường xuyên hàng năm. Với việc thành lập Ban
thi đua khen thưởng, Tổng công ty đã ban hành những quy định khen thưởng,
kỷ luật về công tác lưu trữ, điều này đã làm hạn chế đến thấp nhất những vi
phạm các quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong TCT. Đồng thời, các
văn bản của TCT cũng đã đưa ra các chế tài đủ mạnh để răn đe các hành vi vi
phạm các quy định về công tác lưu trữ, nhờ vậy TCT đã ngăn chặn được các
hành vi vi phạm các quy định về công tác lưu trữ của toàn thể cán bộ, nhân
viên và người lao động.
3.1.3. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đạt được trong hoạt động tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cũng còn có những hạn
chế như sau:
Thứ nhất, mặc dù bước đầu các cấp quản lý của doanh nghiệp đã nhận
thức được giá trị của công tác lưu trữ đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh
của TCT, tuy nhiên các phòng, ban, bộ phận, các đơn vị trực thuộc TCT còn
thiếu sự quan tâm và chưa thực sự có nhận thức đúng đắn về công tác này.
Cán bộ làm công tác lưu trữ chưa tuyên truyền được ý nghĩa, giá trị TLLT
đến lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong Tổng công ty để họ thấy được ý nghĩa
và giá trị của TLLT cũng như công tác lưu trữ đối với sự tồn tại và phát triển
của cơ quan mình. Do đó, tài liệu của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc
chưa được tổ chức, quản lý chặt chẽ và khoa học.
Thứ hai, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chưa bố trí cán bộ lưu trữ
chuyên trách, mới chỉ bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác này, những cán bộ
77
này chưa qua đào tạo về chuyên môn lưu trữ. Số lượng cán bộ làm công tác
lưu trữ không ổn định, thường xuyên bị thuyên chuyển sang làm công việc
khác. Do chưa có những cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn về lưu
trữ nên việc xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ công
tác lưu trữ chưa đầy đủ. Vì thế hiệu quả của công tác này trong doanh nghiệp
chưa cao.
Thứ ba, doanh nghiệp đã có chính sách bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm
công tác lưu trữ, phổ biến các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
nhưng do nhiều cán bộ trực tiếp làm việc với tài liệu lưu trữ đã không nhận
thức được các giá trị của tài liệu nên họ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến
lưu trữ tài liệu một cách tự phát tạo nên hiệu quả thấp trong công tác lưu trữ
và có thể làm mất, làm hư hỏng những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.
Thứ tư, Tổng công ty đã bố trí kho lưu trữ chung cho toàn Tổng công ty
được trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện, máy móc kỹ thuật cần thiết
để bảo quản tập trung tài liệu của mình. Mặc dù được đưa vào kho bảo quản
tập trung nhưng còn một khối lượng lớn tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học
và tạo nên nhiều vấn đề khó khăn khi tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu. Hơn
nữa, kho lưu trữ của Tổng công ty được bố trí ở tầng 1 và diện tích kho hẹp
nên điều kiện bảo quản không đảm bảo làm cho tài liệu nhanh chóng bị ẩm
mốc, hư hỏng.
Thứ năm, thực tiễn của công tác lưu trữ tại TCTĐSVN cho thấy việc
cập nhật và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ chưa được
áp dụng phổ biến nên công tác lưu trữ TCT chưa đạt hiệu quả cao.
3.2. Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của hoạt động tổ chức, quản lý công tác
lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam
Dựa trên các kết quả khảo sát từ thực tế công tác lưu trữ tại Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam và một số công ty trực thuộc Tổng công ty có trụ sở
78
tại Hà Nội. Chúng tôi nghiên cứu và nhận thấy những hạn chế và tồn tại của
hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp xuất phát từ
nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau. Trong đó, chúng tôi
thấy rằng hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại đây còn nhiều hạn
chế xuất phát từ một số nguyên nhân chủ yếu như sau:
3.2.1. Nguyên nhân từ phía Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Chúng ta có thể thấy rằng bất kỳ một doanh nghiệp nào khi thực hiện
các hoạt động sản xuất, kinh doanh đều mong muốn tìm kiếm được càng
nhiều lợi nhuận càng tốt. Vì thế trong những công việc và lĩnh vực thực sự
quan trọng và cần thiết thì TCT mới chú trọng đầu tư và thực hiện nghiêm
chỉnh các quy trình nghiệp vụ của nó. Còn những hoạt động ở những lĩnh vực
mà TCT cho rằng ít ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị lợi nhuận của TCT thì
TCT thiếu đầu tư cả về nhân lực lẫn vật lực. Công tác lưu trữ tại Tổng công ty
Đường sắt Viêt Nam cũng được xếp vào một trong các lĩnh vực ít được chú
trọng. TCTĐSVN chưa bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ mà
hiện nay TCT mới chỉ bố trí cán bộ kiên nhiệm. Cán bộ làm công tác lưu trữ ơ
đây không ổn định, thường xuyên bị thuyên chuyển nên có ảnh hưởng lớn đến
công tác lưu trữ. Kho lưu trữ tại Tổng công ty chỉ quan tâm lưu trữ những tài
liệu có giá trị quan trọng quyết định sự sống còn của TCT và ở đây chủ yếu
lưu trữ những tài liệu về xây dựng các công trình, tài liệu kế toán...còn những
tài liệu khác thì vẫn còn để bó gói hoặc đựng trong các thùng caton (Phụ lục
08). Từ đó, công tác lưu trữ tài liệu trong TCT với các phương pháp lưu trữ
khác nhau, thiếu tính khoa học chưa thể phát huy được vai trò của mình trong
việc góp phần tăng năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Thực tế đó đã
làm cho các nhà lãnh đạo có những cân nhắc và chưa có những đầu tư thích
đáng đối với công tác lưu trữ cũng như chưa có các chính sách xây dựng kho
79
đúng tiêu chuẩn, tuyển dụng cán bộ lưu trữ chuyên trách,…
Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
đã lựa chọn phương pháp tổ chức theo mô hình quản lý tập trung thống nhất
nhằm bảo quản an toàn khối tài liệu lưu trữ của mình, đây cũng là một tiêu chí
để doanh nghiệp thiết kế, bố trí các bộ phận, đơn vị trong bộ máy quản lý của
mình. Khi xây dựng hệ thống thông tin có tính cát cứ giữa các bộ phận sẽ
giúp cho TCT dễ dàng tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc
của doanh nghiệp được nhanh chóng, thuận lợi. Vì vậy, không phải ngẫu
nhiên TCT lựa chọn phương pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tài liệu
theo hình tập trung, thống nhất.
Những hạn chế trong công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam cũng còn xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của các nhà lãnh đạo và
cán bộ, nhân viên làm việc trong doanh nghiệp về giá trị của tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, kinh phí để đầu tư cho công tác lưu trữ như xây dựng kho, bố trí
cán bộ,… tương đối lớn, trong nhận thức của TCT lại chưa nhìn nhận được
giá trị tiềm ẩn của tài liệu lưu trữ nên các nhà lãnh đạo TCT cho rằng đầu tư
cho công tác lưu trữ không đem lại lợi nhuận. Từ đó, họ xem nhẹ công tác lưu
trữ và chỉ chú trọng lưu trữ những tài liệu mà họ cho là quan trọng, các hoạt
động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại TCT dù còn hạn chế nhưng ảnh
hưởng không lớn đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.2. Nguyên nhân từ phía cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ
Tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam không chỉ có giá trị đối với doanh nghiệp mà còn có giá trị về nhiều mặt
đối với nền kinh tế - xã hội của Việt Nam. Đặc biệt trong thời kỳ đổi mới như
hiện nay, các doanh nghiệp đã và đang có vai trò ngày càng lớn trong quá
trình phát triển nền kinh tế thị trường định hướng XHCN ở Việt Nam. Đối với
công tác lưu trữ, trong nhiều năm qua chúng ta đang chứng kiến sự thay đổi
80
và phát triển mạnh mẽ cả về mặt lý luận, thực tiễn và hành lang pháp lý. Tuy
nhiên, cho đến hiện nay các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ kể cả Luật
Lưu trữ cũng còn thiếu những quy định cụ thể về tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ của các doanh nghiệp. Bàn về vấn đề này TS. Hồ Văn Quýnh cho
rằng: “Chưa có văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định toàn
diện cho công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp. Vì thế công việc này
còn nan giải. Tùy theo từng doanh nghiệp có tầm cỡ to nhỏ khác nhau mà họ
tổ chức công tác văn thư, lưu trữ một cách thích hợp. Mục đích cuối cùng của
công tác văn thư, lưu trữ ở các doanh nghiệp là phục vụ kinh doanh có hiệu
quả. Công ty nào thấy đầu tư vào đây để sinh ra lợi nhuận thì họ tăng cường
và ngược lại”[32; tr.191]. Có thể khẳng định rằng, hiện nay chúng ta đang
thiếu hành lang pháp lý để hướng dẫn nghiệp vụ, thực hiện việc quản lý, thu
thập, trưng mua, mua và nhận chuyển nhượng tài liệu từ doanh nghiệp.
Pháp luật lưu trữ Việt Nam chỉ dừng lại xem doanh nghiệp như một tổ
chức kinh tế tức là xem công tác lưu trữ ở trong doanh nghiệp Nhà nước
(thuộc sở hữu công) và cũng như các cơ quan hành chính nhà nước. Vì thế
các quy định của luật pháp chưa áp dụng được trong các doanh nghiệp. Hơn
nữa, pháp luật lưu trữ Việt Nam chỉ mới dừng lại thừa nhận quyền sở hữu tài
liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ mà chưa đề cập đến quyền sở hữu tài liệu
của doanh nghiệp. Vì thế, trong thời gian qua, hầu như các cơ quan quản lý
Nhà nước về công tác lưu trữ chưa quản lý được khối tài liệu của các doanh
nghiệp. Với quan điểm cho rằng: tài liệu của doanh nghiệp là tài liệu bất khả
xâm phạm thuộc sở hữu hoàn toàn của doanh nghiệp cho nên các cơ quan
quản lý lưu trữ các cấp hầu như chưa có những nghiên cứu về mặt lý luận và
thực tiễn để xây dựng các chính sách quản lý phù hợp đối với công tác lưu trữ
của các doanh nghiệp. Vì vậy pháp luật lưu trữ Việt Nam chưa có cơ sở để
quy định cụ thể về chế độ quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ một cách phù hợp
81
đối với công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.
Từ những phân tích đó, cho thấy thực tiễn công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp còn nhiều hạn chế cũng xuất phát từ việc thiếu những quy định cần
thiết, cụ thể và phù hợp để điều chỉnh công tác lưu trữ của các doanh nghiệp
nói chung tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Đồng thời pháp
luật lưu trữ Việt Nam chưa có các chế tài cần thiết trong việc xử lý các vi
phạm về việc tự ý tiêu hủy, mua bán, chuyển nhượng, xuất khẩu tài liệu trái
pháp luật nên chưa có cơ sở pháp lý vững chắc để quản lý tài liệu lưu trữ
trong doanh nghiệp.
Mặc dù luật lưu trữ không quy định nhưng trong một số văn bản khác
của Nhà nước lại quy định chế độ lưu trữ của doanh nghiệp nói chung như
điều 12, Luật doanh nghiệp và chế độ lưu trữ tài liệu kế toán,… Tuy nhiên
những văn bản này chưa quy định toàn diện về tổ chức, quản lý công tác lưu
trữ doanh nghiệp. Hơn nữa, năng lực quản lý cũng như nhận thức về vai trò,
vị trí của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp của các cán bộ, cơ quan quản lý
lưu trữ các cấp còn nhiều vấn đề bất cập nên chưa có một cơ quan nào quan
tâm đến các khối tài liệu này. Minh chứng cụ thể cho vấn đề này, là trong đợt
tuyên truyền triển khai Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày
11/11/2011 tới toàn thể nhân dân thì chưa có một Chi cục văn thư, lưu trữ hay
địa phương nào tổ chức tuyên tuyền và triển khai tới các doanh nghiệp nói
chung Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Khi mà các cơ quan quản
lý Nhà nước về lưu trữ cũng như các cán bộ làm công tác lưu trữ còn chưa
biết, chưa hiểu về thực tiễn lưu trữ, thiếu nhận thức đúng đắn và đầy đủ về giá
trị của khối tài liệu này đối với nền kinh tế - xã hội của Quốc gia thì không
thể có những cơ sở vững chắc để điều chỉnh pháp luật lưu trữ nhằm thực hiện
82
việc quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.
3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ
3.3.1. Nhóm giải pháp tổng thế
3.3.1.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên
trong cơ quan về công tác lưu trữ
Thực tế đã chứng minh rằng trong mọi cơ quan, tổ chức; để tiến hành
thuận lợi và có kết quả một chủ trương, chính sách hay một vấn đề thì luôn
cần chú ý, quan tâm đến nhận thức của con người. Có nhận thức đúng đắn,
toàn diện về vấn đế thì những giải pháp tiếp theo mới được thực hiện theo
đúng kế hoạch và mục tiêu ban đầu. Nhận thức là tiền đề, là cơ sở để đảm bảo
thực hiện tốt công việc đặt ra.
Cần khẳng định công tác văn thư – lưu trữ là một trong những công tác
không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào. Nó là
một mắt xích quan trong trong chuỗi các hoạt động nghiệp vụ đảm bảo thông
tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cơ quan đồng thời góp phần
nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Có thể nhận thấy rằng, Lãnh đạo Tổng công ty cũng như các cán bộ,
nhân viên trong cơ quan bước đầu đã có nhận thức đúng đắn về vai trò của
công tác lưu trữ và ý nghĩa của TLLT đối với hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Bởi vậy mà công tác lưu trữ tại Tổng công ty đã có được một vị trí tương đối
vững chắc và đã được quan tâm đầu tư nhưng còn hạn chế.
Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn trong lĩnh vực đường sắt,
mục tiêu quan trọng của Tổng công ty là kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát
triển vốn chủ sở hữu, nhưng ở Tổng công ty đã có đầu tư cho công tác lưu trữ
- một mảng hoạt động không trực tiếp tạo ra của cải vật chất. Điều này thể
hiện trước hết ở việc thực hiện nghiêm túc các quy định chung của Nhà nước
về công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời nghiên cứu ban hành một hệ thống
83
văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ áp dụng thống nhất trong cơ
quan Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc. Đây là hệ thống văn bản chỉ đạo
và quản lý công tác lưu trữ đồng bộ, phù hợp với nhu cầu phát triển và đặc
thù quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Đó quả là một
cố gáng không nhỏ và là một kết quả lớn mà không phải một doang nghiệp
hoặc một cơ quan hành chính nhà nước có thể thực hiện được.
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên đối với
công tác lưu trữ là việc làm cần thiết để đẩy mạnh công tác lưu trữ và đưa
công tác này đi vào nề nếp bởi nhận thức đúng đắn của Lãnh đạo và cán bộ cơ
quan Tổng công ty cũng như các đơn vị thành viên là cốt lõi trong tổng thể
các giải pháp đặt ra. Bằng kiến thức và kinh nghiệm của mình cán bộ văn thư
– lưu trữ phải là người tiên phong tuyên truyền về ý nghĩa và giá trị của
TLLT, phải giúp cho Lãnh đạo và cán bộ Tổng công ty thấy được giá trị của
TLLT và ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với sự tồn tại và phát triển của cơ
quan mình. Cách tuyên truyền hiệu quả nhất là tổ chức chỉnh lý khoa học có
chất lượng một khối tài liệu có giá trị cao của cơ quan, sau đó đưa vào khai
thác, sử dụng có hiệu quả. Từ đó hình thành nên thói quen sử dụng TLLT
phục vụ cho hoạt động quản lý, ra các quyết định quản lý hoặc giải quyết các
công việc chuyên môn, dần dần xóa đi tình trạng làm việc theo thói quen và
kinh nghiệm.
3.3.1.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ
Muốn công tác lưu trữ đạt hiệu quả thì cần phải hoàn thiện hệ thống
văn bản chỉ đạo điều hành công tác này. Bên cạnh việc chỉ đạo thực hiện các
văn bản của cấp trên thì Tổng công ty cũng cần có những quy định riêng của
cơ quan mình và có những hướng dẫn thực hiện chi tiết dựa trên tình hình
thực tế của cơ quan.
Việc ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ cần được thực hiện
84
thường xuyên, kịp thời và có khả năng thực thi tại cơ quan Tổng công ty. Để
đạt được điều này, hệ thống văn bản đó phải phù hợp với thực tế cơ quan xu
hướng phát triển của thời đại. Không những vậy, Tổng công ty cần quan tâm,
chỉ đạo các đơn vị thành viên trong việc ban hành các quy định về văn thư –
lưu trữ một cách chi tiết, cụ thể các hoạt động nghiệp vụ tùy vào tình hình
thực tế của Tổng công ty và các đơn vị thành viên sao cho chất lượng công tác
này không ngừng được nâng cao, xứng tầm với quy mô tổ chức hoạt động của
một Tổng công ty lớn mạnh
3.3.1.3. Đầu tư cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ
Cùng với những giải pháp về con người, chúng ta cũng cần phải dặt ra
giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ. Có như vậy, công tác lưu trữ mới
thực sự có được tiền đề vững chắc để phát triển và đóng góp vào hiện quản
sản xuất kinh doanh.
Tổng công ty cần có kế hoạch đầu tư kho tàng, trang thiết bị máy móc
hiện đại, đồng bộ và hoàn chỉnh hơn nữa cho công tác lưu trữ. Hiện tại kho
lưu trữ Tổng công ty đang được bố trí tại tầng một của trụ sở làm việc ở số
118 Lê Duẩn – Hoàn Kiếm – Hà Nội, kho lưu trữ đặt tại đây có thể nói là rất
thuận lợi cho việc độc giả đến khai thác sử dụng nhưng tài liệu ở đây hay bị
ẩm móc vì kho Lưu trữ đặt ở tầng một. Tổng công ty cũng chưa có kho lưu
trữ chuyên dụng, Tổng công ty cần có kinh phí hàng năm cho công tác văn
thư – lưu trữ nói chung, công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu tồn đọng, bảo quản
TLLT nói riêng. Kinh phí, chi phí mua sắm trang thiết bị, chỉnh lý tài liệu,
vận chuyển, phục vụ công tác văn thư – lưu trữ được trích từ chi phí hoạt
động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc. Lãnh
đạo Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đảm bảo nguồn
kinh phí phục vụ công tác văn thư – lưu trữ. Đó thực sự là một giải pháp hữu
hiệu góp phần không nhỏ vào việc khắc phục hạn chế, cải thiện chất lượng
85
công tác văn thư – lưu trữ của Tổng công ty.
3.3.1.4. Thống nhất thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ về lưu trữ
Tổng công ty cần tăng cường công tác chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị
trực thuộc thực hiện các quy định về nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là những
nghiệp vụ còn tồn tại nhiều hạn chế.
Việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ đã được quy định khá bài bản và chặt
chẽ xong một số các phòng, ban không thực hiện nghiêm túc. Các phòng, ban
chức năng đó chỉ nộp tài liệu vào lưu trữ khi đã hết không gian, mặt bằng để
tài liệu hoặc khối tài liệu nào đã hết giá trị sử dụng cho mục đích quản lý hay
cho công việc hàng ngày của các chuyên viên cán bộ(mặc dù công việc đã kết
thúc nhiều năm). Chất lượng các hồ sơ tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ
thường được đóng hộp hoặc đựng trong hộp bìa catton. Có những tài liệu đã
được lập hồ sơ song không có sự đồng đều bên trong hồ sơ, tài liều trùng thừa
hết giá trị vẫn còn.
Để xảy ra tình trạng này một phần cũng là do công tác thanh tra, kiểm
tra đôi khi chỉ mang tính hình thức, chưa thực sự có biện pháp cụ thể, hữu
hiệu nào được áp dụng. Thêm vào đó là do ý thức của một số cán bộ chuyên
viên chưa cao. Mặc dù thấy được sự bất hợp lý khi giữ tài liệu quá thời hạn
song họ vẫn không giao nộp bởi khi xuống lưu trữ khai thác thông tin chắc
chắn họ sẽ phải mất nhiều thời gian và thủ tục rườm rà.
Tổng công ty cần có những biện pháp cứng rắn hơn nữa trong việc đôn
đốc các phòng ban giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan. Tài liệu phải được
giao nộp đầy đủ đúng thời gian quy định và phải được lập hồ sơ theo đúng
tiêu chuẩn chất lượng. Để làm được điều này, Phòng Văn thư Lưu trữ cần
tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng và ban hành dạnh mục hồ sơ gửi
đến các phòng, ban chức năng, để các chuyên viên tự lập hồ sơ ở giai đoạn
văn thư. Có như vậy mới đảm bảo chất lượng hồ sơ vì hơn ai hết, cán bộ
86
chuyên môn là người hiểu rõ tài liệu của mình nhất.
* Tổ chức bảo quản an toàn TLLT trong kho lưu trữ tổng công ty
Có thể nói, tài liệu lưu trữ sản sinh từ hoạt động của Tổng công ty
đường sắt Việt Nam đang được bảo quản trong tình trạng vật lý chưa được tốt
vì kho tài liệu được đặt tại tầng 1 khu nhà làm việc của Tổng công ty, tài liệu
bị xâm hại bởi các yếu tố môi trường bên ngoài không đảm bảo các điều kiện
bảo quản riêng biệt, phù hợp cho hai khối tài liệu của Tổng công ty.
Ngoài ra Tổng công ty Đường sắt Việt Nam còn dành một nguồn kinh
phí nhất định cho việc đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản
tài liệu như: điều hòa, quạt thông gió, hệ thống chiếu sáng, ...cặp, hộp, giá
đựng tài liệu,...Các điều kiện bảo quản đó đều đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn
mới nhất của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
Tuy nhiện, Lưu trữ TCTĐSVN vẫn cần quan tâm đầu tư hơn nữa cho
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ cần triển khai thường xuyên
các biện pháp giữ vệ sinh cho tài liệu, đặc biệt là chống lại sự phá hoại của vi
sinh vật, côn trùng, chuột, gián,...Không chỉ có vậy, cần thiết phải có chế độ
1,...và nên xây dựng các điều kiện bảo quản riêng biệt khối tài liệu đã chỉnh
để bảo quản đặc biệt với những tài liệu có khổ lớn như các bản vẽ khổ A0, A-
lývới khối tài liệu chưa chỉnh lý.
Với các điều kiện bảo quản lý tưởng riêng biệt cho từng khối tài liệu thì
chắc chắn tuổi thọ TLLT sẽ được nâng cao và có như vậy mới phục vụ lâu
dài, hiệu quả cho mọi nhu cầu chính đáng của xã hội.
* Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng TLLT
Hiện nay, có rất nhiều hình thức khai thác, sử dụng TLLT nhưng do
điều kiện không cho phép, kho tàng chật hẹp nên không có không gian xây
dựng phòng đọc; hơn nữa, do sự bảo mật về thông tin kinh doanh và nhu cầu
khai thác không thương xuyên nên không đầu tư tổ chức các hình thức: công
bố, triển lãm,...Chỉ với một hình thức là cho mượn tài liệu thì chắc chắn sẽ
87
không phát huy hết tiềm năng to lớn của khối tài liệu có giá trị của TCT mà
còn ảnh hưởng đến tuổi thọ cũng như không thế tránh khỏi sự mất mát tài liệu
lưu trữ.
Lưu trữ TCT cần nhanh chóng xây dựng quy chế phòng đọc, quy chế
khai thác sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu phục vụ cho việc
tra tìm tài liệu. Để nâng cao tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và tránh mất
mát tài liệu, TCT nên ban hành văn bản thu phí khi khai thác sử dụng tài liệu.
Ngoài ra, Lưu trữ TCT phải tăng cường các biện pháp tuyên truyền, quảng bá
thông tin TLLT. Muốn làm được như vậy, trước hết cán bộ làm công tác lưu
trữ cần phải hiểu và nắm rõ nội dung, thành phần tài liệu đang được bảo quản
tại kho và tầm quan trọng của từng loại tài liệu. Bên cạnh đó, cần thống kê,
nghiên cứu khai thác tình hình khai thác, sử dụng TLLT của TCT, ý nghĩa của
việc khai thác sử dụng TLLT đối với các sự kiện, chủ đề cụ thể để nâng cao
khả năng phục vụ của Lưu trữ TCT.
3.3.1.5. Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết, đánh giá hiệu quả
của công tác lưu trữ
Để chất lượng công tác lưu trữ được nâng cao và đi vào nề nếp thì Lãnh
đạo TCT cần phải thắt chặt hơn nữa quy chế và kiểm tra, đánh giá công tác
lưu trữ. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
đối với các đơn vị thành viên. Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản của TCT
về công tác văn thư, lưu trữ để phù hợp với văn bản quản lý của Nhà nước và
mô hình đổi mới tổ chức của TCT. Ngoài hình thức kiểm tra thông qua báo
cáo, thống kê công tác văn thư – lưu trữ, Lãnh đạo TCT cần ủy quyền một
cách công khai bằng văn bản cho Văn phòng TCT để thường xuyên theo dõi
kiểm tra việc thực hiện các quy định về văn thư – lưu trữ. Thực hiện thường
xuyên và đột xuất chế độ báo cáo, thống kê tổng hợp văn thư – lưu trữ theo
quy định. Công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết phải được tiến hành thường
88
xuyên, liên tục như một nhiệm vụ quan trọng của cơ quan.
Trên cơ sở kết quả kiểm tra, tổng kết đó, TCT nên xây dựng một chế độ
khen thưởng, kỷ luật kịp thời cho những đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt
công tác lưu trữ cũng như những đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt công tác
này. Đây sẽ là một động lực thúc dẩy tinh thần và khích lệ cán bộ nhân viên
thi đua thực hiện tốt công tác lưu trữ.
3.3.2. Giải pháp quan trọng và cần thiết nhất – Chuẩn hóa trình độ, chuyên
môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ.
Các nghiệp vụ thuộc công tác lưu trữ phần lớn là các nghiệp vụ phức tạp,
đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải có trình độ chuyên môn cao, có đầu óc tổ chức
công việc khoa học, hợp lý. Thực tế, các cán bộ làm công tác lưu trữ của
Tổng công ty đều là cán bộ kiêm nhiệm được đào tạo từ các chuyên ngành
khác. Tại Tổng công ty chưa bố trí cán bộ chuyên trách về lưu trữ nên không
thể đáp ứng được các yêu cầu của công tác lưu trữ. Số lượng công việc về
lưu trữ tại Tổng công ty là rất lớn, cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được đào
tạo đúng chuyên ngành và bị thuyên chuyển liên tục nên các công việc như:
thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu... chưa làm tốt.
Với những hạn chế nêu trên thì không thể đảm bảo được chất lượng công việc
tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. Bởi vậy Tổng công ty cần quan tâm hơn nữa
trong việc chỉ đạo các đơn vị thành viên kiện toàn tổ chức và bố trí đủ biên
chế về văn thư – lưu trữ; đặc biệt là biên chế chuyên ngành lưu trữ. Cán bộ
viên chức lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiệp vụ ban hành kèm Quyết
định số 420/TCCP-VC ngày 29 tháng 5 năm 1993 và Quyết định số
650/TCCP-VC ngày 20/8/1993 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ). Để thực hiện được nhiệm vụ trên TCTĐSVN cần có giải pháp cụ
thể đầu tư chủ yếu vào đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ như sau:
Mục tiêu: Nâng cao chất lượng, số lượng, ổn định nhân sự làm công
tác lưu trữ.
89
Biện pháp, lộ trình, kinh phí:
Thứ nhất: Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ phải là
người tốt nghiệp đúng chuyên ngành lưu trữ.
Thứ hai: Nên có Quy định cụ thể về việc thuyên chuyển cán bộ làm
công tác lưu trữ. Yêu cầu cán bộ làm lưu trữ cam kết phải làm việc từ 7 đến
10 năm mới được thuyên chuyển sang bộ phận khác hoặc cơ quan khác.
Thư ba: Hàng năm, TCTĐSVN nên có Kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng
cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ, các lớp tập huấn, bồi dưỡng này cần
được tổ chức tiến hành đều đặn và định kỳ hơn nhằm nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, liên tục bổ sung những kiến thức mới,
tránh tình trạng tụt hậu kiến thức so với sự tiến bộ và phát triển của xã hội,
đặc biệt về trình độ tin học. Trong các đợt tập huấn, cần mở rộng phạm vi, đối
tượng học viên để những cán bộ làm việc liên quan đến công tác công văn
giấy tờ trong toàn cơ quan Tổng công ty và đặc biệt là các đơn vị trực thuộc
có điều kiện nâng cao hiểu biết và trình độ chuyên môn về lưu trữ.
Thứ tư: Đối với cán bộ đang làm lưu trữ tại TCTĐSVN chưa qua đào
tạo về lưu trữ cần phải có quy định cụ thể cho đối tượng này, cụ thể:
- Đối với cán bộ có bằng Đại học chuyên ngành khác làm công tác lưu
trữ phải có chứng chỉ văn thư lưu trữ.
+ Xây dựng chương trình học khoảng 03 tháng (30 ngày), học vào các
ngày thứ 7, Chủ nhật hàng tuần, 2/3 số tiết học trên lớp, 1/3 số tiết thực hành,
học xong chương trình tổ chức cấp chứng chỉ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho
các học viên, cụ thể như: TCTĐSVN có thể liên hệ với các Trường ĐH Khoa
học Xã hội và Nhân văn, Trường ĐH Nội vụ để mời giảng viên tham gia
giảng dạy và cấp chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ.
+ Nội dung chương trình đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ
90
(cấp chứng chỉ) cụ thể như sau:
1. Mục tiêu, đối tượng
a. Mục tiêu
Chương trình bồi dưỡng hướng tới các mục tiêu sau :
- Trang bị những kiến thức cơ bản và cập nhật những kiến thức mới để
người học nắm vững và nâng cao năng lực về tổ chức, quản lý và nghiệp vụ
công tác văn thư- lưu trữ, góp phần đưa công tác này ở các cơ quan đi vào nề nếp.
- Chương trình trang bị một số kỹ năng, phương pháp làm việc, giao
tiếp để cán bộ quản lý và cán bộ chuyên trách công tác văn thư – lưu trữ có
thể thực hiện tốt chức trách được giao, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp,
đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
b. Đối tượng
- Đối tượng chung: Học viên chủ yếu là những người đang công tác
trong lĩnh vực hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ thuộc các cơ quan nhà
nước; các đơn vị sự nghiệp; các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị- xã hội,
các tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế.
- Đối tượng cụ thể:
+ Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý công
tác văn thư, lưu trữ (Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành
chính/ Cán bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh và cấp huyện).
+ Cán bộ/nhân viên văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
2. Yêu cầu và giá trị của chứng chỉ
- Học viên sẽ được cấp chứng chỉ nếu tham dự đầy đủ thời gian theo
quy định và hoàn thành các bài thực hành, bài kiểm tra chuyên môn
- Chứng chỉ có giá trị để các cơ quan bố trí công việc và bổ nhiệm các
chức danh quản lý thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ cũng như giải quyết các
chế độ có liên quan .
3. Phân bổ thời gian
Thời gian tối thiểu của toàn bộ khoá học là 3 tháng (60 buổi, tương
91
đương 30 ngày học), mỗi buổi học 4 tiết = tổng thời lượng: 240 tiết.
Trong đó:
- Giảng viên thuyết trình trên lớp: 120 tiết
- Thảo luận, thực hành (trên lớp) 60 tiết
- Tham quan, khảo sát, thực hành tại thực tế 36 tiết
- Kiểm tra, viết thu hoạch (4 phần x 04 tiết) 16 tiết
- Khai giảng, bế giảng 08 tiết
4. Cấu trúc chương trình
Chương trình gồm 04 phần lớn (trong từng phần thiết kế các chuyên đề
cụ thể tùy theo đối tượng từng khóa):
Phần 1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư- lưu trữ
Phần 2. Nghiệp vụ công tác văn thư
Phần 3. Nghiệp vụ công tác luu trữ
Phần 4. Các kiến thức và kỹ năng bổ trợ (kỹ năng mềm)
Phân bổ Thời thời lƣợng TT Nội dung lƣợng LT TH/ TL
1 Phần 1. Tổ chức và quản lý về công tác văn thư- lưu trữ 20 10 10
2 Phần 2. Nghiệp vụ công tác văn thư 50 30 20
3 Phần 3. Nghiệp vụ công tác lưu trữ 60 40 20
4 Phần 4. Các kiến thức và kỹ năng bổ trợ ( tùy chọn) 30 20 10
5 Tham quan, khảo sát, thực hành thực tế 36
6 Kiểm tra, viết thu hoạch 04
7 Khai mạc, bế mạc, phát chứng chỉ 08
Tổng cộng 240 120 60
5. Phương pháp đào tạo
92
- Giảng viên thuyết trình kết hợp với trình chiếu.
- Trước hoặc sau một phần thuyết trình sẽ có thảo luận chung hoặc
thảo luận nhóm (học viên nêu những vấn đề từ thực tế, trả lời câu hỏi hoặc
thảo luận cách giải quyết các tình huống, các vấn đề thường gặp trong công
tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp).
- Xem và bình luận về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở Việt
Nam qua băng hình/ hoặc tham quan thực tế.
- Các học viên được khuyến khích để nêu tình huống và đề xuất cách
giải quyết tình huống; được thực hành một số nghiệp vụ tại lớp.
6. Trang thiết bị giảng dạy
Trang thiết bị giảng dạy gồm: Văn bản, hồ sơ, tài liệu thực hành; Máy
tính; Bảng giấy lật; Giấy màu, bút dạ, băng dính; Máy chiếu Projector; Giấy
khổ Ao.
7. Nội dung chi tiết
Phần 1. Tổ chức và quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ
1/. Tổ chức và quản lý về công tác văn thư
2/. Tổ chức và quản lý về công tác lưu trữ
Phần 2. Nghiệp vụ công tác văn thƣ
1/. Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản
2/. Quản lý văn bản đi và đến
3/. Quản lý và sử dụng con dấu
4/. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ
Phần 3. Nghiệp vụ công tác lƣu trữ
1/. Thu thập và bổ sung tài liệu
2/. Phân loại tài liệu lưu trữ
3/. Xác định giá trị tài liệu
93
4/. Thống kê và bảo quản tài liệu
5/. Xây dựng công cụ tra cứu
6/. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
Phần 4. Các kiến thức và kỹ năng bổ trợ (chọn 4 trong số 8 chuyên đề)
1/. Cải cách hành chính trong công tác văn thư - lưu trữ
2/. Áp dụng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư - lưu trữ
3/. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ
4/. Quản lý và sử dụng trang thiết bị trong công tác văn thư – lưu trữ
5/. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử của cán bộ văn thư- lưu trữ trong công sở
6/. Kỹ năng tham mưu các vấn đề về công tác văn thư-lưu trữ
7/. Kỹ năng tổ chức công việc
8/. Kỹ năng giải quyết xung đột trong công sở
+ Kinh phí đào tạo: toàn bộ kinh phí do TCTĐSVN hỗ trợ.
- Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ nhưng học chuyên
ngành khác và chưa có bằng đại học, yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp chuyên
ngành văn thư – lưu trữ hệ trung cấp chuyên nghiệp trở lên.
Tiểu kết chƣơng 3
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động tại Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam có những giá trị to lớn không thể phủ nhận đối với doanh nghiệp và
đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam trong quá trình công nghiệp hóa, hiện
đại hóa. Yêu cầu đặt ra đối với các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ nói
chung và đối với doanh nghiệp nói riêng là phải nâng cao hiệu quả hoạt động
tổ chức, quản lý khối tài liệu này trong doanh nghiệp. Công tác lưu trữ tại
TCT chỉ thực sự được nâng cao hiệu quả khi TCT và các cơ quan quản lý Nhà
nước về lưu trữ nhận thức đầy đủ và toàn diện về giá trị của khối tài liệu này.
Hơn nữa, bản thân TCT cần có các chính sách bố trí, đào tạo, bồi dưỡng đội
ngũ cán bộ của mình nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của chính
94
doanh nghiệp. Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có quy mô hoạt động lớn
phải bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách, tham mưu cho TCT về biện pháp tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả.
Về phía các cơ quan Nhà nước cần xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn
bản pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
hơn nữa. Yêu cầu đặt ra là các văn bản đó cần phải đáp ứng các yêu cầu và
nguyên tắc về tính sở hữu, tính bảo mật thông tin và phù hợp với thực tiễn
công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Song song với việc ban hành, sửa đổi, bổ
sung các văn bản pháp luật, Nhà nước Việt Nam cần thành lập các cơ quan/bộ
phận chức năng nhằm nghiên cứu và quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong
hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, cần nắm bắt và có chính sách lựa
chọn những tài liệu có giá trị Quốc gia của doanh nghiệp đưa vào bảo quản ở
Trung tâm lưu trữ Kinh tế - do Nhà nước hoặc tư nhân xây dựng để bảo quản
an toàn những tài liệu này phục vụ cho nhu cầu phát triển lâu dài của doanh
nghiệp và đất nước.
Bên cạnh đó, việc cho phép thành lập các doanh nghiệp thực hiện các
dịch vụ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp cũng thực sự cần thiết. Với hoạt
động của các doanh nghiệp này sẽ cho phép công tác tổ chức, quản lý lưu trữ
95
tài liệu của doanh nghiệp được nâng cao hiệu quả.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu
trong hoạt động của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào. Nó là một mắt xích
quan trọng trong chuỗi các hoạt động nghiệp vụ đảm bảo thông tin phục vụ sự
chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cơ quan, đồng thời góp phần nâng cao hiệu
quả, chất lượng công việc của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam là cơ quan có quy mô lớn, được
Chính phủ quy định hướng dẫn tiêu chí, tổ chức quản lý và hoạt động. Là một
loại hình doanh nghiệp nhà nước, hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ với nhiều loại hình
khác nhau. Khối tài liệu này không những có ý nghĩa quan trọng với các
doanh nghiệp mà còn có những ý nghĩa không thể phủ nhận đối với nền kinh
tế - xã hội Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay
và là thành phần quan trọng thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Từ thực tế khảo sát cho thấy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
TCTĐSVN cũng có những ưu điểm, hạn chế và các đặc điểm khác biệt. Thực
tế công tác này tại TCT cũng cho thấy các nhà lãnh đạo đã nhận thức được
giá trị của tài liệu lưu trữ nhất là những tài liệu có giá trị quan trọng đối với
các doanh nghiệp mình.
Từ những kết quả nghiên cứu trên, chúng tôi cũng xin đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động tổ chức, quản
lý công tác lưu trữ tại TCTĐSVN như sau: để nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ đội ngũ cán bộ, nhân viên TCT phải có nhận thức hơn nữa về giá trị tài
liệu do chính mình sản sinh ra. Khi nhận thức được giá trị của tài liệu thì TCT
sẽ ban hành các chính sách phù hợp về tổ chức, quản lý có hiệu quả khối tài
96
liệu lưu trữ của mình. Tuy nhiên, nhận thức đó của TCT cũng chỉ được thay
đổi khi các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ có được nhận thức đúng đắn
và đầy đủ các giá trị của tài liệu lưu trữ đối với nền kinh tế của đất nước. Khi
nhận thức đúng đắn và đầy đủ về giá trị của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thì
các cơ quan quản lý Nhà nước sẽ có các chính sách quản lý hợp lý, ban hành
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể có tính phù hợp với thực tiễn công
tác lưu trữ của doanh nghiệp. Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
TCTĐSVN cũng được nâng cao hiệu quả khi cơ quan bố trí cán bộ chuyên
trách về công tác lưu trữ. Những cán bộ này được đào tạo về chuyên môn
nghiệp vụ và hệ thống lý luận phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp, sẽ là lực lượng tham mưu cho các lãnh đạo doanh nghiệp trong
việc tổ chức, quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ của doanh nghiệp mình. Để
đào tạo được đội ngũ cán bộ đáp ứng những yêu cầu của doanh nghiệp, các
trường đào tạo cán bộ lưu trữ cần cải tiến chương trình đào tạo của mình theo
hướng đào tạo chuyên sâu phục vụ công tác lưu trữ doanh nghiệp... Tuy
nhiên, những kết quả trên đây chỉ là những nghiên cứu mang tính bước đầu
của chúng tôi. Vì thế, để có thể thực sự nâng cao được hiệu quả công tác lưu
trữ tại TCTĐSVN chúng tôi nghĩ rằng cần có nhiều công trình nghiên cứu
công phu hơn nữa nhằm xây dựng cơ sở thực tiễn, cơ sở khoa học và cơ sở
pháp lý để thực hiện việc tổ chức, quản lý và nâng cao hiệu quả công tác lưu
97
trữ của các doanh nghiệp nói chung và TCTĐSVN nói riêng.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nguyễn Văn Báu (2008), Luận văn thạc sỹ: Công tác văn thư, lưu trữ
trong doanh nghiệp Nhà nước tại Thành phố HCM giai đoạn 1986 -
2006, Trường ĐHKHXH&NV – Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh.
[2]. Nguyễn Trọng Biên (2000), Suy nghĩ về công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp trong thời kỳ đổi mới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số
3/2000, trang 9-11.
[3]. GS. Bê Lôp, A. N Loghinôva, K.G Michiép, N.R. Prôkôpenkô(1968), Lý
luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên xô, Bản dịch tiếng Việt của
Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội.
[4]. Nguyễn Thị Kim Bình (2004), Một số biện pháp bước đầu nhằm thực
hiện quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp,
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2004, trang 131-134
[5]. Nguyễn Thị Kim Bình (2005), Luận văn thạc sỹ: Tổ chức quản lý công
tác lưu trữ của các Tổng công ty 91,Trường ĐHKHXH&NV- Đại học
Quốc gia Hà Nội.
[6]. Th.S Nguyễn Thị Kim Bình (2008), Những vấn đề cần xem xét trong
quản lý công tác lưu trữ ở các tập đoàn kinh tế Việt Nam, Tạp chí Văn
thư Lưu trữ Việt Nam số 4/2008, trang 5-9
[7]. Th.S Nguyễn Thị Kim Bình (2009), Giá trị tài liệu lưu trữ của doanh
nghiệp phục vụ nghiên cứu sự phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam thời
kỳ đổi mới, Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường
ĐHKHXH&NV – Đại học Quốc gia Hà Nội, tổ chức tháng 12/2009,
98
trang 141-155.
[8]. Th.S Nguyễn Thị Kim Bình (2012), Vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ khi
chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 4/2012, trang 5-9
[9]. Bộ Tài chính nước CHXHCN Việt Nam (2000), Quyết định số
218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính về
việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán.
[10]. Chính Phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định số
111/2004/NĐ- CP của Chính phủ về công tác lưu trữ ban hành ngày
08/04/2004.
[11]. Chính Phủ nước CHXHCN Việt Nam (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-
CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật lưu trữ.
[12]. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2013), Nghị định số
175/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 11 năm 2013 của Chính Phủ về Điều lệ
tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
[13]. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
[14]. CHND Trung Hoa (1992), Những văn bản Pháp quy về lưu trữ của nước
CHND Trung Hoa 1980-1992, Bắc Kinh.
[15]. Cục Lưu trữ Pháp (1993), Thực tiễn lưu trữ Pháp, Tập II, Paris, dịch:
Nguyễn Đức Bảo, Nguyễn Huy Côn, Đặng Trần Lộc, Nguyễn Đông
Hải, Nguyễn Thị Nga.
[16]. Cục Lưu trữ Nhà nước Nga (1992), Nguyên tắc thành lập và phương án
bố cục viện lưu trữ trong cả nước (bản dịch tiếng Việt), ban hành ngày
99
27/01/1992
[17]. Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước (1999), Sơ lược về pháp chế Lưu trữ
(dịch từ nguyên bản tiếng Trung của tác giả Thạch Đại Quyết), NXB
Lưu trữ Trung Quốc.
[18] Phan Văn Giản (2006), Lịch sử Đường sắt Việt Nam, NXB Chính trị
Quốc gia.
[19]. Hội đồng lưu trữ Quốc tế (1995), Luật lệ Lưu trữ các nước, 1981-1994,
K.G.SAUR, Munchen. New Providence. London. Paris, Trung tâm
nghiên cứu khoa học lưu trữ - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt
Nam dịch.
[20]. Vũ Thị Thu Hiền (2012), 500 doanh nghiệp lớn trên thế giới quản lý tài
liệu lưu trữ của mình như thế nào (nguồn: Báo Lưu trữ Trung Quốc”,
ngày 10 tháng 3 năm 2011, kỳ thứ 2125),Website:
http://www.archives.gov.vn , truy cập ngày 28/09/2014, 10h55’
[21]. PGS.TS Dương Văn Khảm (2001), Quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia
trong nền kinh tế thị trường theo pháp luật, Kỷ yếu hội thảo khoa học
Lưu trữ và Quản trị văn phòng lần thứ hai, do Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức tháng 11-2001,
tr. 41-52
[22]. Khoa Khoa học Quản lý (2009), Bài giảng Khoa học quản lý đại cương,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội.
[23]. Lagos Kornmendy (2007), Tư nhân hóa và Lưu trữ (bản tiếng Việt), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2007; trang 29-31.
[24]. V.P.Kôzlôv (Chủ biên) (2002), Những nguyên tắc công tác cơ bản của
các viện lưu trữ Nhà nước Liên bang Nga (bản dịch tiếng Việt),
100
Matxcơva.
[25]. Doãn Lực (2008), Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ
hướng tới công chúng để tăng cường phục vụ sự nghiệp phát triển kinh
tế - xã hội ở Trung Quốc, Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế: “phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, do Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tháng 4/2008; tr.4-11.
[26]. Thông đạt số 1C ngày 03-01-1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác
lưu trữ các công văn, tài liệu.
[27]. Bài phát biểu của đồng chí Lê Khả Phiêu (nguyên Tổng Bí thư Đảng
Cộng sản Việt Nam) về nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo
của các cấp ủy đảng đối với công tác lưu trữ Đảng tại hội nghị tổng kết
10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư Trung ương Đảng về
phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam.www.cpv.org.vn.
[28]. PGS.TS Vũ Thị Phụng (2003), Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở
Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 3/2003; tr.77-80
[29]. PGS.TS Vũ Thị Phụng (2004), Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất,
kinh doanh vào lưu trữ - thực trạng và giải pháp, Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam số 5/2004 tr.127-130
[30]. PGS.TS Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình Nghiệp vụ
lưu trữ cơ bản, NXB Hà Nội.
[31]. PGS.TS Nguyễn Minh Phương (2001), Một số suy nghĩ bước đầu về ứng
dụng Luật pháp lưu trữ nước ngoài để xây dựng luật pháp lưu trữ Việt
Nam, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ và Quản trị văn phòng lần thứ
2, do Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia
101
Hà Nội tổ chức tháng 11-2001; tr71-89.
[32]. TS. Hồ Văn Quýnh(2001), Một số vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ
của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu
trữ và Quản trị văn phòng lần thứ hai, do Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức tháng11-2001 tại
Hà Nội, tr.179-191
[33]. Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI(2003), Luật Kế toán số
03/2003/QH11, ban hành ngày 17 tháng 06 năm 2003.
[34]. Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI(2005), Luật Doanh
nghiệp số 60/2005/QH11, ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005.
[35]. Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII(2011), Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13, ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011.
[36]. Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI(2005), Luật Đường sắt số
35/2005/QH11, ban hành ngày 14/6/2005.
[37]. Trần Vũ Thành (2013), Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các
doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh
nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai), Luận văn thạc sỹ.
[38]. Nguyễn Thị Thanh Thùy (2005), Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại
Tập đoàn Bưu chính viên thông Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, Hà
Nội.
[39]. Tổng công ty đường sắt Việt Nam (2013), một số văn bản đi, đến của
Tổng công ty đường sắt Viêt Nam.
[40]. Tổng cục Thống kê (2010), Doanh nghiệp Việt Nam 9 năm đầu thế kỷ
21, NXB Thống kê, Hà Nội.
[41]. Ủy ban thường vụ Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa X (2001),
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04 tháng 04 năm 2001 về
102
lưu trữ Quốc gia.
[42]. Ủy ban Dự thảo sửa đổi Hiến pháp năm 1992 (2013), Báo cáo thuyết
minh về Dự thảo sửa đổi Hiến pháp năm 1992.
103
[43]. Website: http://www.vr.com.vn
PHỤ LỤC
1. Phụ lục 01: Các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
của TCTĐSVN.
2. Phụ lục 02: Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ năm 2013 của
TCTĐSVN gửi Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
3. Phụ lục 03: Công văn về việc phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư,
lưu trữ năm, 2010, 2012, 2014.
4. Phụ lục 04: Các văn bản kế hoạch kiểm tra, kết quả kiểm tra công tác văn
thư – lưu trữ năm 2007, 2008, 2009.
5. Phụ lục 05: Một số hình ảnh phỏng vấn cán bộ quản lý công tác văn phòng
TCT và cán bộ lưu trữ tại đơn vị.
6. Phụ lục 06: Một số hình ảnh TLLT đã chỉnh lý tại kho lưu trữ Tổng Công
ty ĐSVN.
7. Phụ lục 07: Một số hình ảnh TLLT chưa chỉnh lý tại kho lưu trữ Tổng
Công ty ĐSVN.
8. Phụ lục 08: Một số hình ảnh tổng kết, tập huấn công tác văn phòng ở trong
và ngoài nước.
9. Phụ lục 09: Một số hình ảnh kho tàng, trang thiết bị tại kho lưu trữ
TCTĐSVN.
10. Phụ lục 10a; 10b: Một số hình ảnh kho lưu trữ tại một số các đơn vị trực
thuộc Tổng Công ty ĐSVN đóng trên địa bàn TP Hà Nội.
11. Phụ lục 11: Hình ảnh bằng khen của Văn phòng Chính Phủ tặng Tổ hành
104
chính – Văn phòng TCTĐSVN.
PHỤC LỤC 5
HÌNH ẢNH PHỎNG VẤN CÁN BỘ QUẢN LÝ VĂN PHÒNG TCTĐSVN - ẢNH CHỤP NGÀY 10/11/2014
105
HÌNH ẢNH PHỎNG VẤN CÁN BỘ LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY VẬN TẢI ĐS HÀ NỘI - ẢNH CHỤP NGÀY 16/12/2014
PHỤC LỤC 6
HÌNH ẢNH TLLT KẾ TOÁN TẠI KHO LƢU TRỮ TCT ĐSVN ẢNH CHỤP 10/11/2014
106
HÌNH ẢNH TLLT ĐÃ CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TCT ĐSVN ẢNH CHỤP 10/11/2014
PHỤC LỤC 7
HÌNH ẢNH TLLT CHƢA CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TCTĐSVN - ẢNH CHỤP NGÀY 10/11/2014
107
HÌNH ẢNH TLLT KHKT CHƢA CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TCTĐSVN - ẢNH CHỤP NGÀY 10/11/2014
PHỤC LỤC 8
HÌNH ẢNH CB VĂN PHÒNG TCTĐSVN THAM QUAN, HỌC TẬP TẠI MALAYSIA - ẢNH CHỤP NGÀY 25/11/2014
108
HÌNH ẢNH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TCTĐSVN - ẢNH CHỤP NGÀY 25/11/2014
PHỤC LỤC 9
HÌNH ẢNH THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY TẠI KHO LƢU TRỮ TCTĐSVN - ẢNH CHỤP NGÀY 10/11/2014
109
HÌNH ẢNH THIẾT BỊ MÁY HÚT ẨM TẠI KHO LƢU TRỮ TCTĐSVN - ẢNH CHỤP NGÀY 10/11/2014
PHỤC LỤC 10
110
HÌNH ẢNH TLLT TẠI KHO LƢU TRỮ CÔNG TY THÔNG TIN TÍN HIỆU ĐS HÀ NỘI - ẢNH CHỤP NGÀY 10/11/2014
HÌNH ẢNH TLLT TẠI KHO LƢU TRỮ NHÀ MÁY XE LỬA GIA LÂM ẢNH CHỤP NGÀY 10/11/2014
PHỤC LỤC 11
ẢNH BẰNG KHEN TỔ HÀNH CHÍNH - TCTĐSVN
111
DO CHỦ NHIỆM VPCP TẶNG - ẢNH CHỤP NGÀY 08/12/2014
